kennis
Colofon
Onderzoek en tekst Berenschot Groep BV, Utrecht Ontwerp en opmaak Pleon bv, Amsterdam Druk Rijser Grafische Communicatie, Purmerend Maart 2005
N
Realisatie Ministerie van Justitie Projectbureau ‘Handhaven op Niveau’, H.1108 Postbus 20301 2500 EH Den Haag T (070) 370 74 71 www.handhavenopniveau.nl
ZIJ
De brochure ‘Professioneel Handhaven: werken met competenties’ is een uitgave van het Ministerie van Justitie, in het kader van het actieprogramma Handhaven op Niveau.
persoonskenmerken
K
vaardigheden
motivatie
EN
Het actieprogramma Handhaven op Niveau stimuleert en faciliteert overheden en handhavende instanties bij het werken aan handhaving. Het bevordert daartoe verdere professionalisering van handhaving en samenwerking tussen alle betrokkenen.
N TE
N NE UN
W E
: n e v a h d n a el H e n o i s s e f o r s P e i t n e t e p m co t e m n e k r e w
L WI
L
Inhoud
Inleiding De Stuurgroep Handhaven op Niveau heeft in 2004 inzichtelijk gemaakt welke mogelijkheden er zijn voor handhavers om zich verder te
Inleiding
3
professionaliseren. Hiertoe is door een projectgroep bestaande uit afgevaardigden van het Expertisecentrum Rechtshandhaving (ERh), de arbeidsinspectie, de inspectie van het onderwijs, de gemeente Den Haag, de provincie Overijssel en (in de eerste fase van het project)
1 Waarom werken met competenties
4
de VNG, onderzoek gedaan naar het opleidingenaanbod op het gebied van handhaving. Daarnaast zijn er werkconferenties georganiseerd met handhavers en toezichthouders over de opleidingsbehoefte van handhavers1.
2 Tips voor het werken met competenties
6 Tijdens de werkconferenties is ook gediscussieerd over de kennis en vaardigheden (ook wel competenties) die een handhaver op mbo/hboniveau in huis dient te hebben om goed te kunnen functioneren. Deze
3 De competenties nader bekeken
10
discussies hebben uiteindelijk geresulteerd in een keuze voor een vijftal competenties die deel uit kunnen maken van een functiebeschrijving
3.1
Onafhankelijkheid
10
van een handhaver.
3.2
Overtuigingskracht
12
In deze brochure, die gericht is op leidinggevenden binnen handhaving,
3.3
Oordeelsvorming
14
3.4
Omgevingsbewust
16
3.5
Doel-/Resultaatgericht
18
komt u meer te weten over de vijf competenties die gekozen zijn. In hoofdstuk 3 treft u van elke competentie een uitgebreide beschrijving aan en krijgt u tips over de wijze waarop handhavers deze verder kunnen ontwikkelen. Daaraan voorafgaand leest u in dit boekje meer over het werken met competenties en de wijze waarop u deze kunt bespreken met handhavers. Wij hechten eraan op te merken dat afhankelijk van de situatie binnen uw eigen organisatie deze competenties al dan niet één op één toepasbaar
4 Zelf aan de slag met competenties
22
zijn. U kunt de brochure gebruiken ter inspiratie en als hulpmiddel om op uw eigen manier bij te dragen aan de professionalisering van het vak handhaving.
1 Indien u geïnteresseerd bent in de rapportage van het onderzoek naar handhaversopleidingen dan kunt u hiervoor terecht op www.handhavenopniveau.nl.
3
1. Waarom werken met competenties Handhaven van wet- en regelgeving is een vak. Om het vak goed uit te
Met het gebruik van competenties kijk je naar het feitelijke gedrag dat
kunnen oefenen, zijn uiteenlopende kennis en vaardigheden vereist.
iemand laat zien als hij zijn functie uitoefent. Door over het vertoonde
Deze kennis en vaardigheden worden veelal gedurende de loopbaan
gedrag te praten, bijvoorbeeld tijdens een functioneringsgesprek, kun
van een persoon verder ontwikkeld. Deels als resultaat van het opdoen
je zo concreet mogelijk zijn over de effectiviteit van dat gedrag (positief
van werkervaring, deels als resultaat van gerichte opleidingsinspanningen
als wel negatief).
of andere ontwikkelactiviteiten zoals coaching. Voorbeeld:
Van handhavers en hun leidinggevenden wordt steeds meer verwacht
Van een handhaver wordt verwacht dat hij door zijn overtuigingskracht, persoonlijke
dat ze gericht werken aan de ontwikkeling van kennis en vaardigheden.
overwicht en tact, invloed uitoefent op het standpunt van zijn gesprekspartner (= een
Of anders gezegd: hoe ontwikkel je de competenties van een handhaver
competentie). Dit kan hij onder meer bereiken door helder de eigen argumenten te
het beste?
formuleren en deze op beslissende momenten in te brengen (= gedrag dat je kunt waarnemen).
Een competentie is een combinatie van kennis, vaardigheden, persoonskenmerken en motivatie die een handhaver nodig heeft om
Het werken met competenties levert, voor zowel leidinggevenden als
succesvol te kunnen functioneren.
ook voor handhavers zelf, een goed handvat om het functioneren te beoordelen. Wat gaat goed en wat gaat minder goed? Op basis van deze beoordeling kan men enerzijds afspraken maken om dat wat goed gaat
EN
vaardigheden
persoonskenmerken
motivatie
ontwikkelactiviteiten om dat wat minder goed gaat te verbeteren. NB: Overal waar hij staat, wordt uiteraard ook zij bedoeld.
EN
kennis
J
W
4
een voorbeeld te zijn voor anderen. Anderzijds geeft het richting aan
LL
ZI
N
KU EN NN
WE T
nog beter te benutten. Dit kan bijvoorbeeld door op die competentie
I
5
2. Tips voor het werken met competenties Bij het werken met competenties komen bij leidinggevenden en
Feedback ontvangen =
handhavers zelf veelal de volgende vragen op:
Horen hoe iemand jouw gedrag ervaart en welk effect dat op hem heeft,
•
met als doel de ontstane situatie te verhelderen en eventueel te verbeteren.
Hoe geef ik als leidinggevende op een goede wijze feedback over waargenomen gedrag?
•
Hoe ontvang ik als handhaver op een goede wijze feedback van mijn
Bij het ontvangen van feedback is het volgende van belang:
leidinggevende?
•
Stel je open op bij het ontvangen van feedback
•
Hoe werf ik als leidinggevende mensen met de juiste competenties?
•
Stuur de feedback door vragen te stellen (specifieke punten,
•
Zijn alle competenties goed te ontwikkelen en op welke wijze?
voorbeelden) •
Luister goed en vraag opheldering
Feedback geven en ontvangen tijdens een functioneringsgesprek
•
Check of je het goed begrepen hebt
Het is onmogelijk iets bij, of juist af te leren zonder feedback. Mensen
•
Aanvaard het (ga niet argumenteren of verdedigen)
hebben vaak een spiegel nodig om te zien welke effecten bepaald
•
Bepaal zelf of je er iets mee wilt doen
gedrag heeft op een ander. Het voorhouden van die spiegel is veelal de schone taak van een leidinggevende, bijvoorbeeld tijdens een
Werving en selectie met behulp van competenties
functioneringsgesprek.
Het grootste verschil met ‘traditionele’ wervings- en selectieprocedures is dat er niet alleen wordt gekeken naar wat een handhaver allemaal
Feedback geven =
doet, maar ook naar de wijze waarop hij het werk dient uit te voeren.
Iemand informeren over hoe je diens gedrag ervaart en welk effect dat op
Het schept duidelijkheid over wat er verwacht wordt van een handhaver
jou heeft, met als doel de ontstane situatie te verhelderen en eventueel te
in de nieuwe functie.
verbeteren. Het opstellen van een vacaturetekst Bij het geven van feedback is het volgende van belang:
Bij het opstellen van een vacaturetekst zijn de volgende zaken van
•
Geef een ik-boodschap
belang:
•
Gebruik de 3 G’s: Gedrag, Gevoel, Gevolg
•
•
Benoem eerst positieve punten en geef dan verbeterpunten
•
Wees specifiek (beschrijf waarneembaar gedrag)
•
Oordeel niet
je vindt dat die al goed ontwikkeld moeten zijn. Beschrijf dus niet
•
Toets of de ander het begrepen heeft
uitputtend alle benodigde competenties, maar maak een keuze voor
Geef weer welke inhoudelijke vakgebieden de basis vormen van de functie.
•
Beschrijf in vacaturetekst in ieder geval de competenties waarvan
maximaal 3 competenties en beschrijf deze uitgebreid in termen Voorbeeld:
van gewenst gedrag. Bijvoorbeeld: “U herkent weerstand bij klanten
“Ik zie dat jij moeite hebt met aanpassen van je gedrag bij een klant die zeer boos is over
en weet hier mee om te gaan.”
het oordeel dat je hebt gegeven. Dat geeft mij het gevoel dat jij het gewenste resultaat
6
•
Lees de sollicitatiebrieven van kandidaten goed door op de wijze
niet op een effectieve manier bereikt. Het gevolg is dat ik denk dat jij meer aandacht
waarop zij zichzelf ‘aanprijzen’ op de gewenste competenties.
moet schenken aan het aanpassen van gesprekstechnieken in lastige situaties.”
Vanuit welk soort ervaring hebben zij deze competenties ontwikkeld?
7
Voorbeeld: competenties beschrijven in een vacaturetekst
Voorbeeld:
Om goed te kunnen functioneren als handhaver binnen onze organisatie dient u uw
De competentie oordeelsvorming is matig tot voldoende ontwikkelbaar. Deze bestaat
standpunten tegenover anderen te kunnen verdedigen en om te kunnen gaan met
met name uit persoonskenmerken zoals sensitiviteit, inlevingsvermogen, rationele en
mogelijke weerstand die uw standpunten oproepen. Daarnaast bent u in staat om
realistische instelling en een analytische instelling. Een analytische instelling stelt
hoofd- van bijzaken te onderscheiden. Tot slot is het uw tweede natuur om breder te
een handhaver in staat de essentie van een klantsituatie te herkennen en vervolgens
kijken dan het eigen vakgebied – en bent u in staat om relevante ontwikkelingen te
hierin grote lijnen aan te brengen dan wel de kritische details te onderscheiden.
vertalen naar uw eigen werksituatie.
In het hiernavolgende hoofdstuk leest u meer over de vijf competenties Het sollicitatiegesprek
en krijgt u per competentie ontwikkeltips aangereikt.
In het sollicitatiegesprek kun je als leidinggevende nader onderzoeken in welke mate de potentiële handhaver daadwerkelijk beschikt over de benodigde competenties. Een beproefde manier hierbij is het stellen van een zogenaamde STAR-vraag tijdens het gesprek: eerst wordt gevraagd naar een concrete Situatie, vervolgens naar de Taak van de sollicitant en de ondernomen Actie en tot slot naar het bereikte Resultaat. Voorbeeld: STAR-vraag naar de competentie ‘overtuigingskracht’ Situatie: kunt u een voorbeeld geven van een situatie waarin uw oordeel absoluut niet werd geaccepteerd? Taak: welk doel wilde u met uw oordeel bereiken? Actie: wat heeft u ondernomen om toch uw oordeel geaccepteerd te krijgen? Resultaat: wat was het uiteindelijke resultaat, werd uw oordeel alsnog geaccepteerd?
Ontwikkelbaarheid van competenties Niet elke competentie is even ontwikkelbaar of trainbaar. De opbouw van een competentie (kennis, vaardigheden, persoonskenmerken en motivatie) zegt iets over de ‘ontwikkelbaarheid’ van de competentie. In beginsel is het zo dat kennis en vaardigheden redelijk tot goed te ontwikkelen zijn en persoonskenmerken een stuk lastiger.
8
9
3. De competenties nader bekeken Zoals in de inleiding beschreven zijn de competenties in deze brochure
•
het resultaat van een werkconferentie met verschillende ‘handhavings-
blijft rustig en zichzelf bij gespannen situaties, geeft duidelijk grenzen aan tot hoe ver de klant kan gaan,
experts’. Als basis voor het benoemen van de competenties zijn eerst de
•
houdt de leiding over de situatie,
kerntaken van handhavers in kaart gebracht. De genoemde kerntaken
•
neemt het initiatief om praktijksituaties ter discussie te stellen op alle niveaus in
zijn (in willekeurige volgorde):
zijn omgeving.
•
Informeren over wet- en regelgeving (voorlichting)
•
Signaleren
•
Inspecteren/controleren
•
Beoordelen uitvoering wet- en regelgeving
•
Handhaven (toepassen wet- en regelgeving)
•
Confronteren/optreden
[legenda van het symbool: gekleurde vakjes zijn de dominante
•
Bevindingen rapporteren, overtredingen melden
componenten van de competentie]
Onafhankelijkheid en persoonlijke ontwikkeling
k
v
p
m
Deze kerntaken vormen het uitgangspunt voor de competenties in deze
De ontwikkelbaarheid van de competentie onafhankelijkheid is
brochure.
matig tot redelijk. Het grote aandeel van de persoonskenmerken brengt dit met zich mee. Het zit in je of het zit niet in je. Het bezitten van de benodigde kennis is als handhaver juist wel zeer ontwikkel-
3.1 Onafhankelijkheid
baar. De competentie onafhankelijkheid is grotendeels opgebouwd
De competentie onafhankelijkheid is voor handhavers van groot
uit persoonskenmerken. Is de handhaver in staat een eigen koers te
belang. Vaardigheden als het vasthouden aan de eigen standpunten
varen? Laat hij zich beïnvloeden door zijn omgeving?
in discussies met klanten, waarbij wel wordt ingegaan op de
Onafhankelijkheid heeft tevens een kenniscomponent: door veel
argumenten van die klanten maar tegelijkertijd ook duidelijk
kennis over een vakgebied te vergaren kan een handhaver zich als
grenzen worden aangegeven, zijn noodzakelijk om goed te kunnen
expert profileren en daarin legitimiteit vinden voor een onafhanke-
functioneren als handhaver.
lijke opstelling.
Onafhankelijkheid:
Ontwikkeltips voor tijdens het werk:
Functioneert zonder hulp van anderen. Is zelfstandig in zijn gedrag, durft eigen
Leren hoe een onafhankelijk oordeel te vellen
standpunten tegenover anderen te handhaven en te verdedigen.
•
Maak als handhaver zoveel mogelijk gebruik van geldende wet- en regelgeving om een oordeel te ondersteunen. Dingen die zwart op wit staan, zijn overtuigender.
Een handhaver: •
10
houdt vast aan het eigen oordeel en denkt mee met de klant binnen eigen
•
Onderzoek als leidinggevende (of vraag hiervoor een collega) samen met de
grenzen,
handhaver of hij een duidelijke mening heeft over belangrijke onderwerpen in
•
durft en kan zelfstandig beslissingen nemen,
het werk en hoe hij tot die mening komt.
•
herkent weerstand bij klanten en weet hier mee om te gaan,
11
Vasthouden aan eigen standpunten •
•
•
Een handhaver:
Maak een overzicht van de argumenten voordat het standpunt c.q. het besluit
•
bereidt zich gedegen voor op de uitvoering van handhavingstaken,
wordt verteld. Wanneer deze goed in het hoofd zitten, is het eenvoudiger het
•
maakt bij binnenkomst een stevige indruk bij klanten,
standpunt te verdedigen.
•
schept duidelijkheid over het doel van een bezoek en benadrukt het belang/
Gebruik directe taal in de communicatie met anderen. Het vaag en wollig
voordeel ervan voor de klant,
weergeven van het standpunt, geeft de ander de gelegenheid daar zijn eigen
•
toont interesse in de algemene situatie van de klant,
‘verhaal’ van proberen te maken.
•
formuleert helder de eigen standpunten en brengt deze op beslissende
Realiseer dat standpunten niet altijd door iedereen worden geaccepteerd:
momenten in,
bezwaren horen er vaak bij. Onderzoek deze bezwaren.
•
Het voorkomen van starheid
•
luistert goed naar de (tegen)argumenten van de klant, leeft zich in voor zover dit mogelijk is,
•
speelt in op de (tegen)argumenten van de klant en sluit hierop aan met de eigen argumentatie.
Blijf luisteren naar de ander en laat ruimte over voor andere argumenten. Stel je niet ‘onbenaderbaar’ op. De handhaver kan vervolgens aangeven dat hij gehoord heeft wat de ander heeft gezegd, maar dat hij bij zijn oordeel blijft.
Leren via training of opleiding
Overtuigingskracht en persoonlijke ontwikkeling
Er zijn geen speciale opleidingen voor het ontwikkelen van onafhankelijkheid.
k
v
p
m
Een mogelijkheid is eventueel een training op het gebied van assertiviteit of persoonlijke effectiviteit, waarin je leert meer voor jezelf op te komen.
Overtuigingskracht is voldoende ontwikkelbaar. De competentie overtuigingskracht is opgebouwd uit persoonskenmerken en vaardigheden. Tegelijkertijd speelt motivatie een belangrijke rol.
3.2 Overtuigingskracht De eerste klap is een daalder waard, zegt men wel eens. Voor
In welke mate is iemand gemotiveerd om overtuigingskracht
handhavers geldt dit gezegde dubbel en dwars. Bij een eerste
tentoon te spreiden?
kennismaking bij de klant is het maken van een stevige indruk
Bij overtuiging kun je goed gebruik maken van debatingtechnieken.
onontbeerlijk. Het maken van deze eerste indruk zit deels in de
Een mogelijkheid om deze technieken regelmatig te oefenen is door
fysieke lichaamshouding en vormt de basis voor de geloofwaardig-
de handhaver zich te laten aansluiten bij een debatingclub. Hierbij
heid van het optreden en daarmee de basis voor de overtuigings-
kan buiten de reguliere functie gewerkt worden aan het overtuigen
kracht van een handhaver.
van anderen.
Overtuigingskracht
Ontwikkeltips voor tijdens het werk:
Kan door zijn overtuigingskracht, persoonlijk overwicht en tact invloed uitoefenen op het standpunt van anderen.
Goed naar voren brengen van het standpunt/besluit •
Presenteer het verhaal kort en bondig. Zorg er zo voor dat de handhaver stellig overkomt. Let op woordkeus: ‘zo is het’ in plaats van ‘zo zou het kunnen zijn’.
12
13
•
Stop energie in het verhaal. Probeer belangrijke zinnen of woorden extra te
Een handhaver:
benadrukken door armbewegingen of door harder en met meer nadruk te praten.
•
verdiept zich in de situatie van de klant (inhoudelijk, procesmatig, belangen),
De non-verbale communicatie bepaalt voor een belangrijk deel hoe je overkomt.
•
herkent de essenties, grote lijnen en kritische details van de aan de orde zijnde
Denk aan de houding (rechtop, armen open op tafel indien van toepassing). •
•
onderscheid hoofd- van bijzaken en feiten van meningen,
Welke vaardigheden of trucs kan de ander gebruiken?
•
interpreteert informatie op basis van een brede en afgewogen analyse,
•
formuleert heldere criteria op basis waarvan een oordeel kan worden gevormd,
•
komt tot realistische beoordelingen waarbij argumenten betrokken worden die
•
overziet de gevolgen van een beslissing en anticipeert hierop.
Goed inspelen op de ander •
situatie,
Geef een collega als voorbeeld die goed kan overtuigen. Ga eens na hoe dit komt.
relevant zijn in het licht van de criteria,
Vraag je van tevoren goed af wat het belang van de ander is en hoe deze zou kunnen reageren. Probeer van tevoren bij elk van de mogelijke bezwaren of tegenargumenten van de ander vast een reactie klaar te hebben.
•
Check tijdens het verhaal of de ander je nog begrijpt en goed kan volgen.
•
Probeer in de eigen argumenten vast rekening te houden met de kritiek van een ander. Geef dit eventueel ook in het verhaal aan: “Je zou als kritiek op dit voorstel
Oordeelsvorming en persoonlijke ontwikkeling
kunnen zeggen dat..., maar daar staat tegenover dat...” Zo kan geprobeerd
k
v
p
m
worden de ander een stap voor te zijn. •
Nodig de ander uit zijn reactie te geven. Geef aan dat je die reactie, positief of
De ontwikkelbaarheid van de competentie oordeelsvorming is
negatief, op prijs stelt en dat daar, waar mogelijk, rekening mee wordt gehouden.
matig tot voldoende. Met name de vaardighedenkant zorgt ervoor Leren via training of opleiding
dat een handhaver kan werken aan zijn oordeelsvorming.
Er zijn geen specifieke cursussen of trainingen op het gebied van overtuigen.
Collega’s hebben vaak goed zicht op de wijze waarop een persoon
Wel is er vaak aandacht voor overtuigingskracht in trainingen over
tot een oordeel komt. Zij kunnen dan ook goed ingezet worden om
onderhandelen, presentatievaardigheden of beïnvloedingstechnieken.
feedback te geven hierover. Ontwikkeltips voor tijdens het werk
3.3 Oordeelsvorming Persoonlijk kenmerken die de competentie oordeelsvorming
Voorbereiden van een oordeel •
beïnvloeden zijn: een rationele en realistische instelling en
komen. Geef eventueel ook het belang van die richtlijnen aan. Check bij de
analytisch vermogen. Een handhaver dient deze dan ook grotendeels van nature in huis te hebben om goed te kunnen functioneren.
Stel van tevoren vast welke richtlijnen gebruikt worden om tot een oordeel te
leidinggevende of bij een collega of de juiste richtlijnen gebruikt zijn. •
Bepaal van tevoren welke informatie nodig is om tot een oordeel te komen en welke bronnen dan wel mensen je daarbij moet betrekken.
Oordeelsvorming
•
Maak onderscheid tussen feiten en meningen. Feiten zijn ‘harde’ gegevens die
Kan gegevens en mogelijke handelwijzen in het licht van relevante criteria tegen
controleerbaar zijn. Een mening wordt door een betrokkene gegeven en is geen
elkaar afwegen en tot een logisch oordeel komen.
‘hard’ gegeven. Meningen geven uiteraard wel aanleiding om naar de feiten te zoeken die deze mening ondersteunen.
14
15
Situaties vanuit verschillende invalshoeken bekijken •
Onderzoek welke partijen allemaal belang hebben bij de bestaande situatie
Een handhaver: •
(bijvoorbeeld medewerkers, klanten). Verplaats je als handhaver in al deze partijen: wat zijn de standpunten van die partijen? Hoe beleven zij deze situatie?
bezoeken van klanten (kijken voor elkaar), •
Welk belang hebben zij bij het oordeel? Neem deze informatie mee bij het formuleren van het oordeel.
kijkt breder dan het eigen vak(kennis)gebied, doet aan signaaltoezicht bij het
schat het belang van bepaalde netwerken en belangengroeperingen voor het functioneren van de organisatie correct in,
•
bezoekt branchebijeenkomsten, heeft extra aandacht voor het vakgebied in (geschreven) media,
Oordelen goed onderbouwen •
•
elk criterium de feiten weer die zijn aangetroffen. Werk dit vervolgens uit in een
•
maakt een vertaalslag van de door de overheid gestelde normen naar de situatie van de klant.
heldere argumentatie. •
functioneert niet alleen binnen de kaders van de ‘eigen’ wet- en regelgeving, maar houdt ook het brede doel van handhaving voor ogen,
Werk het oordeel uit aan de hand van de vooraf opgestelde richtlijnen. Geef bij
Laat de argumentatie door een collega lezen. Vraag hem te bekijken of de argumentatie helder en goed te volgen is. Vraag hem eens in de rol van de ‘advocaat van de duivel’ te gaan zitten. Dit betekent dat hij zich als het ware als tegenstander opstelt en probeert de argumentatie en het oordeel aan te vechten.
Omgevingsbewust en persoonlijke ontwikkeling
Ga na of op alle kritische reacties een antwoord te geven is.
k
v
p
m
Leren via training of opleiding Er zijn geen specifieke opleidingen gericht op oordeelsvorming; een handhaver
Omgevingsbewust is een competentie die goed ontwikkelbaar is.
leert dit het beste in de praktijk door mee te lopen met een ervaren collega.
Het doet een beroep op zowel kennis, vaardigheden, persoonskenmerken als motivatie. Kennis (over bijvoorbeeld de juiste informatiebronnen) en vaardigheden (bijvoorbeeld het maken van een omgevings-
3.4 Omgevingsbewust
analyse) zijn over het algemeen goed te ontwikkelen. De motivatie om
Een handhaver met alleen oog voor het eigen vakgebied wanneer
zich bij het handelen te laten beïnvloeden door externe ontwikkelingen
hij een bezoek brengt aan klanten, treedt feitelijk te beperkt op.
moet echter wel aanwezig zijn. Persoonskenmerken zoals sociale of
De professionalisering van het vak handhaving vraagt dat men ook
politieke antennes, zijn lastiger te ontwikkelen.
het brede doel van handhaving voor ogen houdt. Ontwikkeltips voor tijdens het werk Op de hoogte blijven van ontwikkelingen binnen het werkgebied
Omgevingsbewust Is goed geïnformeerd over de relevante (maatschappelijke en politieke) ontwikke-
•
Lezen van de plaatselijke dag- en weekbladen en het regionieuws volgen.
lingen op het vakgebied en de omgeving van de organisatie en kan deze kennis
•
Geregeld het gezicht laten zien bij instanties waarmee wordt samengewerkt
effectief benutten.
16
binnen het werkgebied en vragen naar nieuwe ontwikkelingen.
17
Op de hoogte blijven van ontwikkelingen binnen het vakgebied •
Regelmatig lezen van minimaal 1 vaktijdschrift. Een andere mogelijkheid is enkele
Een handhaver: •
tijdschriften onder collega’s te verdelen en elkaar op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen in het werkoverleg. Denk in dit verband ook aan internet. •
voor ogen bij het eigen optreden, •
Bezoeken van een relevant congres of lezing over een onderwerp binnen het eigen vakgebied. Dit is tevens een goede gelegenheid om nieuwe contacten te leggen.
houdt de geformuleerde handhavingsvisie en de gestelde handhavingsthema’s
bewaakt de voortgang van handhavingscases en toetst of de gestelde doelen worden gerealiseerd,
•
monitort de eigen werkzaamheden op basis van de geformuleerde handhavingsvisie en thema’s binnen het eigen werkveld (gemeente, provincie, waterschap),
Kennis gebruiken over ontwikkelingen binnen het eigen werkgebied •
Wanneer er iets binnen het werkgebied van de handhaver gebeurt, kan hij een
•
kan verschillende gevolgen hebben. Een mogelijkheid is om als leidinggevende
•
is in staat tactieken bij te stellen bij een wijzigende situatie bij de klant,
samen met de handhaver een oorzaak-gevolganalyse bij belangrijke ontwikke-
•
kan variëren tussen verschillende rollen om met de klant om te gaan en resultaten te bereiken.
lingen te maken. •
zorgt ervoor dat de hoeveelheid en kwaliteit van de activiteiten in verhouding staan tot de bestede tijd,
inschatting maken van de impact daarvan op het eigen werk. Dezelfde gebeurtenis
Bespreken van de impact van politieke ontwikkelingen met collega’s. Wat zijn de gevolgen voor het team? Wat kan er gedaan worden om op die ontwikkelingen in te spelen?
Doel-/resultaatgericht en persoonlijke ontwikkeling Leren via training of opleiding
k
v
p
m
Er zijn geen specifieke cursussen en trainingen gericht op omgevingsbewustheid. Inhoudelijke cursussen op het eigen vakgebied dragen wel bij aan het vergroten van omgevingsbewustheid. Vaak komen daar externe (vak)ontwikkelingen aan
Een belangrijk deel van de competentie bestaat uit vaardigheden, zoals
de orde.
het kunnen stellen van prioriteiten en het bewaken van de voortgang. Deze vaardigheden zijn goed te ontwikkelen, maar hangen ook vrij sterk samen met de persoonskenmerken die een rol spelen (bijvoorbeeld
3.5 Doel-/Resultaatgericht
graag vooruit denken, voorkeur voor planmatig werken, graag werken
Het beoogde resultaat van de werkinspanningen van een handhaver
met deadlines en doorwerken tot het werk af is). Deze persoons-
dient altijd leidend te zijn bij het maken van keuzes in het soort en
kenmerken zijn weer lastiger te ontwikkelen. De ontwikkelbaarheid
hoeveelheden activiteiten. Niet iedereen is hierin even competent.
van de competentie is dan ook voldoende.
Reden te meer om de competentie doel- en resultaatgericht op te nemen in het functieprofiel van de handhaver.
Ontwikkeltips voor tijdens het werk Doelen vertalen in resultaten
Doel-/resultaatgericht Maakt een vertaalslag van doelen naar resultaten en weet vervolgens het
•
Maak doelen en resultaten specifiek en meetbaar. Dit kun je doen door criteria als tijd, geld, kwantiteit en kwaliteit aan te geven. Stel vragen als:
gewenste resultaat op efficiënte en effectieve wijze te realiseren.
18
19
•
>
Waarom stel ik dit doel, welk resultaat wil ik ermee bereiken?
Leren via training of opleiding
>
Wanneer wil ik dit resultaat bereikt hebben?
Om resultaatgerichtheid te ontwikkelen kun je denken aan een training
>
Welke stappen ga ik zetten?
zelfmanagement. In een dergelijke training komen veelal de volgende
>
Wie gaat wanneer en waar aan werken?
>
Wat heb ik nodig om het doel te bereiken?
Beoordelen van de eigen werkstijl.
Formuleer te bereiken resultaten zo dat deze in kleine en meetbare stappen zijn
•
Visievorming.
op te delen. Hierdoor wordt het eenvoudiger om de voortgang van het werk te
•
Formuleren van persoonlijke doelstellingen.
volgen.
•
Stellen van prioriteiten.
•
Planningsprincipes.
•
Onderhandelen in de eigen (werk)omgeving over eigen resultaten en resultaten
Voortgang monitoren •
onderwerpen aan bod: •
van medewerkers.
Controleer regelmatig of alles nog volgens plan verloopt. Kies hier een vast moment voor, bijvoorbeeld iedere maandag. Trek conclusies en stel zo nodig de
•
Omgaan met verstorende invloeden uit de omgeving.
planning bij. •
Spreek van tevoren of de handhaver met de zijn leidinggevende en/of zijn klant tussentijds over de voortgang rapporteert en hoe vaak. Rapporteer over voortgang, eventuele vertraging, oorzaken en ondernomen acties.
Anderen aanspreken op hun bijdrage •
Anderen aanspreken kan wanneer er duidelijke afspraken zijn gemaakt over wat ze moeten doen. Leg de resultaten die zij moeten behalen zo concreet en SMART-mogelijk2 aan hen voor.
•
Leg afspraken zoveel mogelijk vast op papier. Een e-mail sturen ter bevestiging van gemaakte afspraken werkt vaak al heel goed. Dit maakt het eenvoudiger om anderen aan te spreken wanneer ze de afspraak niet nakomen.
•
Vertel de ander wat de gevolgen zijn wanneer hij of zij zich niet aan de afspraak houdt. Dit benadrukken kan helpen de ander te stimuleren zich aan de afspraak te houden.
De afkorting SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
2
20
21
4. Zelf aan de slag met competenties Wel of niet werken met competenties is veelal een keuze van de
Een paar laatste aandachtspunten
organisatie waarbinnen u werkzaam bent. Het proces dat gepaard
•
Een leidinggevende die zijn handhavers niet zelf regelmatig
gaat met het invoeren van competentiemanagement wordt vaak als
aan het werk ziet is minder goed in staat vast te stellen of het
waardevol ervaren indien men direct betrokken wordt. Bij het bepalen
gewenste effectieve gedrag ook door de handhaver vertoond wordt.
van de benodigde competenties wordt gevraagd antwoord te geven
Het voeren van een gesprek over competenties is dan een stuk
op vragen als: “wat zijn nu eigenlijk de kerntaken van een handhaver,
lastiger. Een dag meelopen met een medewerker kan dan een
wat zie je een handhaver doen als hij goed functioneert, waar let je op
uitkomst zijn.
als je een nieuwe handhaver in dienst neemt”, etc. Maar ook als uw
•
Een tweede aandachtspunt is de wijze waarop het waargenomen
organisatie formeel niet werkt met competenties kunt u zichzelf deze
gedrag wordt geïnterpreteerd. Een handhaver die een bureau vol
vragen stellen of erover nadenken met collega-handhavers. Mocht u
met dossiers heeft liggen, kan de indruk wekken de boel niet op
andere mensen binnen uw organisatie willen informeren over competen-
orde te hebben. Maar het kan ook zijn dat hij juist precies weet
ties voor handhavers dan kunt u altijd extra brochures aanvragen via de
waar wat ligt in welke stapel en dat hij het fijn vindt om alles onder
website van Handhaven op Niveau, www.handhavenopniveau.nl.
handbereik te hebben.
De in deze brochure beschreven competenties zijn niet allemaal
Tot slot …
even makkelijk ontwikkelbaar. Sommige doen een stevig beroep op
Werken met competenties zal u niet altijd even makkelijk vallen. Het
persoonskenmerken en motivatie. Hieronder treft u een overzicht van
bespreekbaar maken van gedrag in bijvoorbeeld een functionerings-
mogelijke ontwikkelvormen per competentie.
gesprek blijft altijd een persoonlijke aangelegenheid. Degene die onderwerp is van gesprek kan het confronterend vinden dat er zeer gericht
COACHING
Onafhankelijkheid
X
Overtuigingskracht
X
Oordeelsvorming
X
Omgevingsbewust Doel-/Resultaatgericht
INTER-
SENIOR-
VISIE
JUNIOR-
FEEDBACK
TRAINING EN
LEREN
OPLEIDING
wordt gesproken over hoe hij zijn werkzaamheden uitvoert. Toch zijn de ervaringen met competentiemanagement over het algemeen positief. Dit komt omdat het echt een hulpmiddel kan zijn bij het
X
X
kiezen van een juiste opleiding of een training, dan wel een andere vorm van ontwikkeling. Daarnaast weten zowel de leidinggevende als
X
X
X
X
X
X
X
X
X
verwacht wordt als ze het hebben over goed functioneren. Gesprekken
X
X
X
over dit functioneren kunnen daarom door beide partijen beter worden
X
ook de handhaver zelf beter wat er nu eigenlijk van een handhaver
voorbereid. Voor meer informatie over opleidingsmogelijkheden voor handhavers
Handhaven op Niveau hoopt u met deze brochure een hulpmiddel te
verwijzen wij u graag naar www.videnet.nl.
hebben geboden als u zelf aan de slag gaat met competenties. Veel succes!
22
23
