Arco Mail Manager Productbeschrijving
Inhoud
1
2
Arco Mail Manager – Algemene beschrijving ................................................................................... 2 1.1
Doelstelling ............................................................................................................................... 2
1.2
Concept..................................................................................................................................... 2
1.3
Infrastructuur ........................................................................................................................... 3
1.4
Voordelen ................................................................................................................................. 3
Arco Mail Manager – Workflow ....................................................................................................... 4 2.1
De Gebruikersinterface............................................................................................................. 4
2.2
De Registratiefase ..................................................................................................................... 5
2.3
De Verwerkingsfase .................................................................................................................. 6
2.3.1
Advies- Kennisgeving- Taak............................................................................................... 6
2.3.2
Uitgaand document .......................................................................................................... 7
2.4
De Contactenselectie ................................................................................................................ 7
2.5
Gebruik van deadlines .............................................................................................................. 7
2.6
Historiek.................................................................................................................................... 8
2.7
Zoekmogelijkheden ................................................................................................................ 10
Productbeschrijving Arco Mail Manager
23/01/2012
Arco Information
1/10
Omega Business Park
www.arco.be
t +32 (0)15 289 030
Wayenborgstraat 24 – B-2800 Mechelen
[email protected]
f +32 (0)15 289 031
Arco Mail Manager Productbeschrijving
1 1.1
Arco Mail Manager – Algemene beschrijving Doelstelling Met de softwareoplossing Mail Manager wil Arco Information een standaardoplossing bieden voor de registratie en verwerking van inkomende en uitgaande post. De term “post” dient hierbij in een zeer ruime context gezien te worden : •
Briefwisseling hardcopy
•
Briefwisseling digitaal
•
E-mail
•
Fax
•
Telefonische communicatie
•
...............
Samengevat kunnen we stellen dat “post” hier elke vorm van communicatie en melding betreft die een opvolging vereist.
1.2
Concept
De basisflow voorziet een registratie en verdeling van de post door bijvoorbeeld het secretariaat. Deze verdeling zal gebeuren naar de verschillende diensten, waarbinnen de postitems aan gebruikers en/of rollen worden toegekend. Na de registratie vindt de verwerking plaats. Met de module postverwerking bent u in staat om bepaalde acties uit te voeren op een inkomend stuk. De acties Advies aanvragen, Taak uitsturen, Ter kennisgeving, Commentaar geven en Een uitgaand document maken zijn standaardacties die voorzien zijn in de module. Gepersonaliseerde acties kunnen desgewenst in de workflow opgenomen worden. De oplossing biedt uiteraard de mogelijkheid om nieuwe informatie en items aan een geregistreerd poststuk toe te voegen. 23/01/2012
Arco Information
2/10
Omega Business Park
www.arco.be
t +32 (0)15 289 030
Wayenborgstraat 24 – B-2800 Mechelen
[email protected]
f +32 (0)15 289 031
Arco Mail Manager Productbeschrijving Na de volledige behandeling en verwerking wordt het postdossier gearchiveerd voor latere consultatie en opzoeking. Het beheer van de dossiers kan verwezenlijkt worden door de optionele module “Dossierbeheer”. 1.3
Infrastructuur Arco Mail Manager werd ontwikkeld op basis van de Arco producten DocRoom 6 (documentmanagement) en Routing 6 (workflow), die de fundering vormen waarop alle Arco oplossingen gebouwd worden. De toepassing ondersteunt moeiteloos miljoenen documenten, met een goede antwoordtijd. Uiteraard dienen hierbij minimum systeemvereisten in acht genomen te worden. Het gebruik en beheer van Arco Mail Manager gebeurt via de standaard desktop webinterface Internet Explorer of Firefox.
1.4
Voordelen •
Bedrijfskritische informatie niet kwijt raken.
•
De logistiek rond de documenten vereenvoudigen.
•
Een flexibel office concept kunnen realiseren.
•
Remote verwerking en opvolging makkelijker maken.
•
Doorlooptijden van bepaalde documenttypes .
•
Fouten in het werkproces verminderen (bijv. minder data-entry, minder type fouten).
•
Centraal beheer en opvolging afdelingsoverkoepelend.
•
Kosten reduceren en Indirecte kosten direct maken.
Minder prints.
Minder (fysieke) centrale opslagruimte en archiefruimte op de werkvloer.
Tijdswinst.
23/01/2012
Arco Information
3/10
Omega Business Park
www.arco.be
t +32 (0)15 289 030
Wayenborgstraat 24 – B-2800 Mechelen
[email protected]
f +32 (0)15 289 031
Arco Mail Manager Productbeschrijving
2
Arco Mail Manager – Workflow
2.1
De Gebruikersinterface
Het basisscherm geeft een overzicht van de dossiers die een gebruiker kan consulteren of waarvoor hij bepaalde verwerkingstaken dient uit te voeren. De lijst geeft tevens een overzicht van de fase (Procedure) waarin een postitem zich bevindt en/of de actie (Stap) die uitgevoerd dient te worden. Verschillende filtermogelijkheden zijn hier beschikbaar. De gebruiker beschikt over 6 voorgeconfigureerde basistabs.
•
Nieuw Hier kan de gebruiker een inkomend stuk registreren of uitgaand document creëren.
• •
Mijn Werk – Items waarbij een tussenkomst van de gebruiker vereist wordt. Mijn dossiers – Gebruiker is betrokken geweest in de behandeling , heeft het dossier gestart doch het verder verwerken zit nu bij anderen. Open Dossiers – Alle in omloop zijnde dossiers die de gebruiker kan opvolgen. Archief – Afgewerkte, gearchiveerde dossiers. Zoeken – Uitgebreide zoekmogelijkheid binnen de workflow.
• • •
23/01/2012
Arco Information
4/10
Omega Business Park
www.arco.be
t +32 (0)15 289 030
Wayenborgstraat 24 – B-2800 Mechelen
[email protected]
f +32 (0)15 289 031
Arco Mail Manager Productbeschrijving 2.2
De Registratiefase
Bij de registratie van het postitem wordt een dossier met een uniek nummer gegenereerd. Aansluitend wordt een behandelaar gekozen en een betrokkene geselecteerd of manueel ingevoerd. Vervolgens dient de inhoud ingevoerd te worden met optioneel interne en/of externe referenties. Tenslotte bestaat de mogelijkheid een bestand te koppelen indien dit niet automatisch in de workflow geplaatst werd.
23/01/2012
Arco Information
5/10
Omega Business Park
www.arco.be
t +32 (0)15 289 030
Wayenborgstraat 24 – B-2800 Mechelen
[email protected]
f +32 (0)15 289 031
Arco Mail Manager Productbeschrijving Indien een dienst als behandelaar gekozen wordt, kan deze binnen de dienst het werk toekennen aan de juiste persoon of terugsturen.
De behandelaar kan het werk accepteren of weigeren. Bij acceptatie kan de verwerkingsfase starten. 2.3
De Verwerkingsfase
Tijdens de verwerking van het postdossier kan de hoofdbehandelaar werk uitsturen naar andere personen (of zichzelf). Hierbij is standaard voorzien: •
Advies
•
Kennisgeving
•
Taak
•
Uitgaand document
Uitbreiding hiervan is mogelijk.
2.3.1
Advies- Kennisgeving- Taak
De procedure doorsturen kan worden gebruikt om advies te vragen over het inkomende stuk, een taak te geven of het inkomende stuk ter kennisgeving aan te bieden.
23/01/2012
Arco Information
6/10
Omega Business Park
www.arco.be
t +32 (0)15 289 030
Wayenborgstraat 24 – B-2800 Mechelen
[email protected]
f +32 (0)15 289 031
Arco Mail Manager Productbeschrijving 2.3.2
Uitgaand document
Voor het samenstellen van een uitgaande brief dienen standaardbrieven gebruikt te worden. Via de knop “Nieuw” in DocRoom kan men eveneens een uitgaand document genereren onafhankelijk van een inkomend stuk. De standaardbrief kan verrijkt worden met een aantal vooraf bepaalde informatievelden. Na de creatie van het uitgaand document heeft de gebruiker nog steeds de mogelijkheid dit document online te wijzigingen.
Na het aanmaken van het uitgaand document kan het proces indien gewenst nog verder gaan. Optioneel kunnen er nog extra stappen toegevoegd: - Goedkeuringsproces: Eén of meerdere collega’s kunnen het uitgaand document controleren op juistheid;
2.4
-
Externe goedkeuring: Het document wordt uit het systeem gehaald (printen) en wordt na behandeling (ondertekening) opnieuw ingescand en toegevoegd;
-
Verzending: Er wordt een dienst opgegeven die instaat voor de verzending van het document.
De Contactenselectie
Het is mogelijk om externe databanken met contactgegevens van zowel personen als bedrijven te koppelen. Zodoende kan deze contactinformatie gebruikt worden binnen Arco Mail Manager. Indien de gebruiker de contactgegevens aanpast in Post 6 zullen deze wijzigingen geen impact hebben op de originele externe databank. Uiteraard bestaat de mogelijkheid om binnen Arco Mail Manager contactinformatie manueel in te voeren en op te slaan in de interne databank
2.5
Gebruik van deadlines
Deadlines kunnen ingesteld worden op acties. 23/01/2012
Arco Information
7/10
Omega Business Park
www.arco.be
t +32 (0)15 289 030
Wayenborgstraat 24 – B-2800 Mechelen
[email protected]
f +32 (0)15 289 031
Arco Mail Manager Productbeschrijving Bij het verlopen van de ingestelde deadline, is het bijvoorbeeld mogelijk automatisch een mail te sturen.
2.6
Historiek
Een permanent overzicht is beschikbaar m.b.t. dossierstatus, wijzigingen en betrokkenheden.
23/01/2012
Arco Information
8/10
Omega Business Park
www.arco.be
t +32 (0)15 289 030
Wayenborgstraat 24 – B-2800 Mechelen
[email protected]
f +32 (0)15 289 031
Arco Mail Manager Productbeschrijving
23/01/2012
Arco Information
9/10
Omega Business Park
www.arco.be
t +32 (0)15 289 030
Wayenborgstraat 24 – B-2800 Mechelen
[email protected]
f +32 (0)15 289 031
Arco Mail Manager Productbeschrijving 2.7
Zoekmogelijkheden
Uitgebreide zoekmogelijkheden laten de gebruiker toe om een dossier of document snel terug te vinden.
23/01/2012
Arco Information
10/10
Omega Business Park
www.arco.be
t +32 (0)15 289 030
Wayenborgstraat 24 – B-2800 Mechelen
[email protected]
f +32 (0)15 289 031
