Product & Service catalogus Wolters Kluwer

Sociale verkiezingen 2016

Product & Service catalogus Wolters Kluwer Deze producten service catalogus maakt integraal deel uit van de (algemene/bijzondere) voorwaarden van het Wolters Kluwer aanbod inzake de Sociale verkiezingen 2016.

Inhoud 1.

Producten, diensten en pakketten...................................................................................................................4 1.1.

1.1.1.

Software ...........................................................................................................................................4

1.1.2.

Wolters Kluwer account ...................................................................................................................4

1.1.3.

Wekelijkse nieuwsbrief (e-zine) .......................................................................................................5

1.1.4.

Seminaries ........................................................................................................................................5

1.1.5.

Proceduregids ..................................................................................................................................5

1.1.6.

Website www.socialeverkiezingen.be en www.electionssociales.be .............................................5

1.2. 2.

Pakketten .................................................................................................................................................6

Support en begeleiding in het kader van de pakketten ‘Budget’, ‘Economy’ en ‘Business’:...........................7 2.1.

Algemeen .................................................................................................................................................7

2.2.

Technische bijstand ..................................................................................................................................7

2.2.1.

Beschrijving van de service ..............................................................................................................7

2.2.2.

Draagwijdte van de service ..............................................................................................................7

2.2.3.

Beschikbaarheid van de service .......................................................................................................8

2.3.

Procedurele bijstand ................................................................................................................................8

2.3.1.


2.3.2.

Draagwijdte van de service ..............................................................................................................8

2.3.3.

Beschikbaarheid van de service .......................................................................................................9

2.4.

3.

Producten en diensten .............................................................................................................................4

Administratieve begeleiding ....................................................................................................................9

2.4.1.


2.4.2.

Draagwijdte van de service ............................................................................................................10

2.4.3.

Beschikbaarheid van de service .....................................................................................................10

Support en begeleiding in het kader van het pakket ‘First class’ ..................................................................11 3.1.

‘First Class’ = Volledige begeleiding .......................................................................................................11

4.

SLA’s in het kader van support en begeleiding ..............................................................................................12

5.

Technische vereisten voor het gebruik van de software ...............................................................................12

6.

Bestellen van optionele producten en diensten ............................................................................................12 6.1.

Juridisch advies ......................................................................................................................................13

Product- en service catalogus Sociale verkiezingen

1

6.2.

Workshops voor de voorzitter ...............................................................................................................13

6.3.

Boek ‘Stembureaus. Handleiding voor de voorzitters’ ..........................................................................13

6.4.

Stembiljetten en stembussen ................................................................................................................14

6.5.

Stemming per brief ................................................................................................................................19

6.6.

Oproeping tot stemmen ........................................................................................................................20

6.7.

Assistentie dag Y ....................................................................................................................................21

7.

Administratieve vragen ..................................................................................................................................21

8.

Elektronisch stemmen....................................................................................................................................22


2

 De snelste weg naar een antwoord Om snel een antwoord te krijgen op uw vragen omtrent het gebruik van de software of omtrent de procedure gaat u als volgt te werk:

1. Consulteer in eerste instantie de uitleg die u in het softwarepakket zelf terugvindt door het icoontje met het vraagteken ‘?’ rechtsboven aan te klikken. Daar vindt u alle relevante uitleg over de procedurestap met betrekking tot dat scherm en hoe u die stap in de software dient te vervullen. Voor de meeste vragen zal u daar onmiddellijk het antwoord vinden zodat u onverwijld kan verdergaan. 2. Vindt u het antwoord niet in de contextuele helpschermen van de software, raadpleeg dan de rubriek ‘Veelgestelde vragen’ op de website www.socialeverkiezingen.be. Daar vindt u eveneens korte filmpjes die u doorheen de belangrijkste stappen van de software loodsen. 3. Als u noch via de helpschermen in de software noch via de website een antwoord vindt op uw vraag, dan kan u uw vraag voorleggen aan onze helpdesk via e-mail op het adres [email protected]. Een medewerker van onze helpdesk zal u zo snel mogelijk een antwoord of remedie bezorgen per mail of per telefoon. Vermeldt in elk geval het bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer en de naam van de contactpersoon. Business klanten mogen hun vragen voorleggen aan hun persoonlijke begeleider. Verkiest u voor deze stap een medewerker aan de lijn te krijgen, dan kan u onze helpdesk bellen op het nummer 0800/40.304.


3

1. Producten, diensten en pakketten Het Wolters Kluwer aanbod inzake de sociale verkiezingen omvat ten eerste de producten en diensten in de rubriek 1.1. hieronder. Een aantal producten en diensten worden aangeboden in pakketten, waarvan de samenstelling opgelijst wordt in rubriek 1.2.

1.1. Producten en diensten 1.1.1.

Software

Het cloud programma begeleidt u doorheen de verkiezingsprocedure en geeft aan welke acties ondernomen moeten worden, op welk ogenblik en welke punten bijzondere aandacht verdienen. U krijgt dus een volledig overzicht van de takenlijst per procedure. Het programma geeft u een seintje via e-mail wanneer u een bepaalde handeling moet ondernemen. Met behulp van het programma kan u ook alle nodige formulieren afdrukken en de nodige berekeningen laten uitvoeren inzake het aantal mandaten en de uiteindelijke verkiezingsuitslag. Met uw Wolters Kluwer account krijgt u toegang tot de software via de link https://kluwereptool.electionssociales.be.

1.1.2.

Wolters Kluwer account

Met uw persoonlijke Wolters Kluwer account krijgt u rechtstreeks toegang tot de software van de Sociale verkiezingen en het Q&A platform. U krijgt hiervoor een e-mail met de vraag u aan te melden, of te registreren indien u nog niet over een Wolters Kluwer account beschikt. Pas na registratie is er bij het opstarten van de software toegang tot uw dossier. Dat dossier is gekoppeld aan uw account, maar het is mogelijk om in de toepassing een nieuwe gebruiker aan het dossier te koppelen. Deze gebruiker zal over dezelfde rechten beschikken als uzelf. Het algemene idee van de Wolters Kluwer Account is het ontwikkelen van een globale account voor alle Kluwer producten. Gebruikers met meerdere Kluwer producten zullen daarvoor dezelfde logingegevens kunnen gebruiken. Het is ook mogelijk om aan te melden met MyDigipass. Deze authenticatiemethode wordt aangeboden als alternatief naast de (minder veilige) standaard loginmethode aan de hand van gebruikersnaam en wachtwoord. Zie voor meer info: http://www.mydigipass.com.


4

1.1.3.

Wekelijkse nieuwsbrief (e-zine)

Elke week vanaf september 2015 ontvangt u de elektronische nieuwsbrief "Sociale Verkiezingen 2016". Dit e-zine is een praktisch instrument waarin de acties die u moet ondernemen voor de verkiezingsprocedure in de eerstkomende dagen stap voor stap worden toegelicht. Het e-zine geeft eveneens tips en technieken voor het gebruik van de software. Inschrijven voor het e-zine kan u op onze website www.socialeverkiezingen.be.

1.1.4.

Seminaries

Wolters Kluwer organiseert tussen november 2015 en januari 2016 in het hele land seminaries. Er zijn drie reeksen van telkens een halve dag. Elke reeks vindt meermaals plaats en wordt zowel in het Nederlands als in het Frans aangeboden. De eerste sessie is voorzien in het begin van de procedure en behandelt de voorprocedure van x-60 tot dag x. De tweede sessie gaat door rond dag x en behandelt de procedure van dag x tot dag y. De derde sessie is een workshop waarin u de stembusgang in uw onderneming inoefent. Op onze website www.klu.be/socialeverkiezingen of www.klu.be/electionssociales kan u filteren op uw regio naar keuze. Vervolgens krijgt u een overzicht van de data en locaties van de seminaries die Wolters Kluwer daar organiseert. Inschrijven kan u via het inschrijvingsformulier op de pagina van de opleiding in de regio naar keuze.

1.1.5.

Proceduregids

Dit boek geeft een chronologisch overzicht van alle kiesverrichtingen, licht het gebruik van alle officiële documenten toe en verwijst waar nodig naar de betreffende wetgeving.

1.1.6.

Website www.socialeverkiezingen.be en www.electionssociales.be

U krijgt toegang tot het voor de klanten gereserveerde deel van de website Sociale verkiezingen 2016. U kan er terecht voor online nieuws, informatie en formulieren (archief van de nieuwsbrieven, Q&A, download formulieren, verkiezingskalender, overzicht studiedagen, e.d.).


5

1.2. Pakketten De producten en diensten worden gebundeld in 4 pakketten: ‘Budget’, ‘Economy’, ‘Business’ en ‘First Class’. Een aantal producten en diensten maakt geen deel uit van de pakketten en zijn enkel optioneel verkrijgbaar (zie rubriek 6. Bestellen van optionele producten en diensten). Overzicht van de pakketten en de optionele producten en diensten:

Technische bijstand Procedurele bijstand Administratieve begeleiding E-zine Seminaries procedure Proceduregids Website Juridisch advies Workshop voorzitter Boek Stembureau Stembiljetten en -bussen Stemming per brief Elektronisch stemmen Volledige begeleiding

Rubriek 2.2. 2.3.

n.v.t. n.v.t.

2.4.

n.v.t.

1.1.2. 1.1.3. 1.1.4. 1.1.5. 6.1. 6.2. 6.3.

optie optie optie

optie optie optie

optie optie optie

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. optie optie optie

6.4.

optie

optie

optie

optie

6.5. 6.6. 3.

optie optie

optie optie

optie optie

optie optie


6

2. Support en begeleiding in het kader van de pakketten: ‘Budget’

‘Economy’ en

‘Business’

2.1. Algemeen Afhankelijk van uw pakket, wordt er bijstand en begeleiding voorzien op 3 niveaus: - Technische bijstand (2.2) - Procedurele bijstand (2.3) - Administratieve begeleiding (2.4) Hierna wordt voor elk van deze 3 types van bijstand en begeleiding de draagwijdte beschreven alsook de wijze waarop u op deze diensten beroep kan doen.

2.2. Technische bijstand 2.2.1.

Beschrijving van de service

Deze service verleent klanten op het Budget, Economy en Business pakket bijstand bij vragen en problemen omtrent het gebruik van de software.

2.2.2.

Draagwijdte van de service

De bijstand heeft betrekking op uw vragen of problemen van zowel technische als functionele aard. Technische vragen of problemen hebben betrekking op situaties waar de software niet reageert zoals verwacht kan worden. Bijvoorbeeld: - Inloggen lukt niet. - Word start niet op om een document te visualiseren. - Er verschijnt een foutmelding. !

Technische vragen of problemen worden uitsluitend ondersteund indien uw versie van browser en van MS Office beantwoordt aan de onder rubriek 5. vermelde specificaties.

Functionele vragen of problemen hebben betrekking op de wijze waarop u de software dient te gebruiken. Bijvoorbeeld: - Hoe kan ik een bijkomende TBE creëren? - Kan ik een officieuze Franse vertaling van een Nederlandstalig document genereren?


7

2.2.3.

Beschikbaarheid van de service

Voor functionele vragen dient u in eerste instantie de uitleg te consulteren die u in het softwarepakket zelf kan terugvinden (het icoontje ‘?’ rechtsboven elke pagina van de software). Voor alle andere technische en functionele vragen en problemen in verband met de software staat de rubriek ‘Veelgestelde vragen’ op de website www.socialeverkiezingen.be ter uwer beschikking. Daar vindt u eveneens korte filmpjes die u doorheen de belangrijkste stappen van de software loodsen. Als u noch via de helpschermen in de software noch via de website een antwoord vindt op uw vraag, dan kan u uw vraag of probleem voorleggen aan onze helpdesk via e-mail ([email protected]) of via telefoon (0800/40.304). Onze helpdesk is beschikbaar op werkdagen van 8.30 u. tot 17.30 u. De helpdesk zal u, afhankelijk van de vraag of het probleem, hetzij per mail hetzij telefonisch een antwoord geven of een oplossing aanbieden.

2.3. Procedurele bijstand 2.3.1.


Deze service verleent klanten op het Economy en Business pakket bijstand bij vragen en problemen omtrent het wettelijk kader van de verkiezingsprocedure. Het betreft met andere woorden antwoorden op vragen waarvoor het antwoord in de wetgeving terug te vinden is.

2.3.2.


In het kader van de procedurele bijstand beantwoorden wij al uw vragen betreffende de modaliteiten en de stappen van de verkiezingsprocedure. Concrete vragen die betrekking hebben op de specifieke situatie van uw onderneming of die een zekere interpretatie vereisen vallen hier niet onder. Ook concrete berekeningen zijn niet begrepen in de service. Voor dergelijke vragen zal de procedurele bijstand u de algemene regels en principes toelichten, zoals deze vastgelegd zijn in de wetgeving. Wenst u een concreet antwoord, advies of berekening omtrent een bedrijfsspecifieke situatie, dan kan u daarvoor beroep doen op onze optionele service ‘Juridisch advies’ (zie rubriek 6. hieronder). Enkele voorbeelden van het onderscheid tussen ‘procedurele bijstand’ en ‘juridisch advies’: a. Omtrent het aantal TBE’s (Technische bedrijfseenheden): -

Valt onder procedurele bijstand: Welke zijn de criteria waarop we ons kunnen baseren om te beslissen of 2 verschillende juridische entiteiten al dan niet als één TBE mogen worden beschouwd?

-

Valt onder juridisch advies: In ons bouwbedrijf hebben we 3 afzonderlijke vennootschappen: één met als activiteit het bouwen van nieuwe woningen, één met als activiteit het renoveren van bestaande woningen en één met als activiteit vochtbestrijding. Moeten we elk van deze 3 vennootschappen als een afzonderlijke TBE beschouwen of moeten we ze samen als één TBE in aanmerking nemen?


8

b. Omtrent de berekening van het aantal werknemers: -

Valt onder procedurele bijstand: de toepasselijke regels en uitleg met voorbeelden zodat u in staat bent om zelf het gemiddelde aantal werknemers in uw bedrijf te berekenen.

-

Valt onder juridisch advies: de effectieve berekening van het gemiddelde aantal werknemers in uw bedrijf

Alle diensten die onder rubriek 1.2. als optioneel vermeld staan (bijvoorbeeld stemming per brief) vallen niet onder deze service. Zie rubriek 6. voor het bestellen van die optionele diensten.

2.3.3.


Voor procedurele vragen dient u in eerste instantie de uitleg te consulteren die u in het softwarepakket zelf kan terugvinden (onder het icoontje ‘?’ rechtsboven elke pagina van de software). De antwoorden op de meest voorkomende procedurele vragen vindt u in de rubriek ‘Veelgestelde vragen’ op de website www.socialeverkiezingen.be. Als u noch via de helpschermen in de software noch via de website een antwoord vindt op uw vraag, dan kan u uw vraag of probleem voorleggen aan onze helpdesk via e-mail ([email protected]) of via telefoon (0800/40.304). Onze helpdesk is beschikbaar op werkdagen van 8.30 u. tot 17.30 u. De helpdesk zal u, afhankelijk van de vraag of het probleem, hetzij per mail hetzij telefonisch een antwoord geven of een oplossing aanbieden.

2.4. Administratieve begeleiding 2.4.1.


Voor de klanten van het Business pakket volgt een specialist van Wolters Kluwer de procedure van uw sociale verkiezingen in de software voor u op. Hij/zij bewaakt de deadlines, voert de wettelijk vastgelegde stappen uit en bezorgt u de nodige documenten. Een belangrijk aantal taken worden dus voor u uitgevoerd in de software zodat u grotendeels administratief ontlast wordt. Uzelf verschaft de nodige input en op sleutelmomenten bevestigt u de correctheid van de output (bv. definitieve kandidatenlijsten). Als u vragen heeft omtrent de acties die u zelf dient te ondernemen kan u deze vragen voorleggen aan uw persoonlijke begeleider. Deze service heeft betrekking op vragen waarvoor het antwoord in de wetgeving terug te vinden is. Vragen die betrekking hebben op de specifieke situatie van uw onderneming of die een zekere interpretatie vereisen vallen hier niet onder. Voor dergelijke vragen zal uw persoonlijke begeleider u de algemene regels en principes toelichten, zoals deze vastgelegd zijn in de wetgeving. Wenst u een concreet antwoord of advies omtrent een bedrijfsspecifieke situatie, dan kan u daarvoor beroep doen op onze optionele service ‘Juridisch advies’ (zie rubriek 6. hieronder).


9

2.4.2.


De persoonlijke begeleider is te beschouwen als uw administratieve medewerker die alle stappen van de complexe procedure voor u opvolgt en uitvoert. U blijft wel eindverantwoordelijke voor het correct verloop van uw procedure. U staat in voor de verschaffing van correcte data en informatie. Op sleutelmomenten controleert u de correctheid van de output. Telkens er een tussenkomst van u verwacht wordt zal uw persoonlijke begeleider u daarover op voorhand informeren en duidelijk omschrijven wat er precies van u verwacht wordt. De belangrijkste opleveringen en tussenkomsten die van u verwacht worden zijn: - Mededeling van informatie over de plaats(en) van tewerkstelling en over de TBE’s - Mededeling van de te gebruiken taal/talen - Overmaken van een elektronische lijst (Excel of csv) van werknemers met alle relevante informatie zoals categorie (leidinggevende, kaderlid, bediende, arbeider of jonge werknemer), plaats van tewerkstelling,woonplaats, taal, … - Controle van de leidinggevende functies en de kaderfuncties - Informatie over de interim medewerkers aanleveren - Uurregeling per stembureau doorgeven - Akkoord bekomen en doorgeven voor eVoting (indien u tot elektronisch stemmen wenst over te gaan) - Doorgeven van de kandidatenlijsten - Doorgeven van voorzitter, secretaris, bijzitters en plaatsvervangers per stembureau - Manier van oproepen kiezen en bevestigen - Downloaden, printen en versturen van oproepingsbrieven per post - Stembiljetten controleren op correctheid - Beheer van de eigenlijke kiesverrichtingen in de onderneming - Telling van de stembiljetten - Invoeren resultaten stembureau Daarnaast bent u verantwoordelijk voor de correcte verspreiding van de documenten die u door uw persoonlijke begeleider bezorgd worden (aanplakking in het bedrijf, overmaken aan FOD WASO via webapplicatie, eBox of post,…) Alle diensten die onder rubriek 1.2. als optioneel vermeld staan (bijvoorbeeld stemming per brief) vallen niet onder deze service. Zie rubriek 6. voor het bestellen van deze optionele diensten.

2.4.3.


Uw persoonlijke begeleider voert alle stappen van de administratieve procedure uit, geeft u aan welke informatie u moet aanleveren en welke output u moet controleren en bezorgt u alle vereiste documenten. Bij afwezigheid van uw persoonlijke begeleider wordt altijd een backup voorzien die uw procedure gedurende de tijd van diens afwezigheid overneemt. U ontvangt het e-mail adres van uw persoonlijke begeleider en alle communicatie en informatie-uitwisseling tussen u en uw persoonlijke begeleider verloopt via dit email adres. Via het algemeen nummer 0800/40.304 kunnen we niet garanderen dat u bij uw persoonlijke begeider terechtkomt daar de oproepen op dit nummer over alle medewerkers van de helpdesk verdeeld worden. Uw persoonlijke begeleider is op werkdagen beschikbaar van 8.30 u. tot 17.30 u.


10

3. Support en begeleiding in het kader van het pakket ‘First class’ 3.1. ‘First Class’ = Volledige begeleiding Onze externe specialisten (consultants en advocaten) bieden u een volledige begeleiding doorheen de volledige procedure. Zij nemen al het werk van u over en garanderen dat alle stappen correct en tijdig uitgevoerd worden. Deze formule vormt meteen het meest geavanceerde pakket, met name het ‘First Class pakket’. U staat enkel in voor de oplevering van een correcte en volledige werknemerslijst, voor het uithangen van de aangeleverde documenten in uw bedrijf en voor de organisatie van de verkiezingsdag zelf. In het kader van het pakket ‘First class’ besteedt u de eigenlijke organisatie van de sociale verkiezingen vanaf dag X-60 tot aan dag Y uit. Onze externe juristen met jarenlange ervaring volgen uw procedure nauwgezet op en voeren alle stappen uit. Van zodra de procedure van start gaat volgt onze specialist alle stappen van de verkiezingskalender voor u op. Alle vereiste documenten worden door ons aangemaakt en verwerkt. Daarna worden deze u elektronisch doorgestuurd. U dient ze enkel af te drukken, te ondertekenen, te afficheren en eventueel te verzenden overeenkomstig de instructies van onze specialist. De verantwoordelijkheid voor het volledig correcte verloop van het proces valt dus, in tegenstelling tot bij het Business Pakket, bij ons.

De diensten die niet inbegrepen zijn in de scope van het pakket ‘First Class’, maar waarvoor u wel beroep kan doen op onze externe specialisten, zijn de volgende: - U bijstaan bij het oplossen van conflicten en het onderhandelen met de vakbond - U begeleiden op de dag van de verkiezingen zelf. Wij zorgen ervoor dat de kiesverrichtingen op die dag vlekkeloos verlopen en helpen u met de administratieve taken zoals de toewijzing van de mandaten. - U bijstaan met hoogstaand juridisch advies gedurende een gedeelte of het gehele traject van de sociale verkiezingen, dit zowel op preventief als op curatief vlak. De preventieve ondersteuning heeft voornamelijk betrekking op de eerste fase van de procedure, waar een aantal principes door de onderneming dienen voorgesteld worden (bv. wie behoort tot het kaderpersoneel, wie behoort tot het leidinggevend personeel, het aantal TBE’s, de verkiezingsdatum, ...). Onze ervaren juristen detecteren en signaleren mogelijke problemen zodat u proactief de juiste handeling kan doen. Bij bedrijven met 300 medewerkers en meer is hiervoor een intakegesprek voorzien. Bij bedrijven met minder dan 300 medewerkers wordt het intakegesprek vervangen via mail of telefoon. - De stemming per brief organiseren Verder kan u optioneel deelnemen aan onze seminaries (zie rubriek 1.1.3.) en aan onze workshops voor de voorzitter (zie rubriek 6.1.2.).


11

4. SLA’s in het kader van support en begeleiding De medewerkers van onze helpdesk staan elke werkdag van 8.30 u. tot 17.30 u. ter beschikking om u bij te staan bij al uw procedurele en technologische vragen of problemen. De tijdspanne waarbinnen deze kwesties worden afgehandeld hangt af van vraag tot vraag, maar onze medewerkers zullen steeds binnen de 24u contact met u opnemen.

5. Technische vereisten voor het gebruik van de software Het gebruik van de software vereist een browser alsook MS Office (Word en Excel) Wij ondersteunen daarbij de volgende versies: Browser support IE 10+ op Windows 7+ Firefox 31+ op Windows 7+ Google Chrome 36+ op Windows 7+ Safari 7.0+ op Mac OSX v10.9 (Maverick)+ Office support Microsoft Word 2010+ (export) Microsoft Excel 2010+ (import/export) Indien u versies gebruikt die hier niet aan beantwoorden en u ondervindt problemen bij het gebruik van de software, dan zal onze helpdesk u in de mate van het mogelijke bijstaan. Wij kunnen echter geen oplossing garanderen.

6. Bestellen van optionele producten en diensten Optionele producten en diensten kan u bestellen door te mailen naar [email protected], te bestellen via www.socialeverkiezingen.be of door te bellen naar 0800/40.304. De stembiljetten worden via de verkiezingssoftware besteld. Bent u een klant met het Business Pakket, dan neemt u contact op met uw persoonlijke begeleider via [email protected] of 0800/40.304. Voor de gepersonaliseerde producten en diensten zal u in eerste instantie per mail een prijsvoorstel voor de gewenste producten en/of diensten ontvangen. Pas als u dit voorstel uitdrukkelijk bevestigd heeft, wordt uw bestelling definitief. De standaard producten en opleidingen kan u bestellen vanop onze website www.socialeverkiezingen.be. Optionele producten en diensten zijn: -

Juridisch advies Workshop voorzitter stembureau Boek ‘Stembureaus. Handleiding voor de voorzitters’ Stembiljetten en stembussen Stemming per brief


12

-

Assistentie dag Y

6.1. Juridisch advies Onze interne juristen, gespecialiseerd in sociale verkiezingen, geven concrete antwoorden op uw bedrijfsspecifieke vragen of geven u advies over voorkoming of behandeling van conflicten. Onze interne juristen worden bijgestaan door ervaren advocaten en academici.

6.2. Workshops voor de voorzitter In deze workshop bespreken we alle taken die u als voorzitter van een stembureau dient te vervullen. U krijgt concrete informatie zodat u exact weet wat u te doen staat. In een interactieve ‘hands-on’ werksessie simuleren we de verkiezingsdag in uw bedrijf zodat u met een gerust gemoed aan de slag kan gaan. Elke deelnemer ontvangt eveneens het boek ‘Stembureaus. Handleiding voor de voorzitters’. Inschrijven kan via klu.be/socialeverkiezingen. Prijs voor de workshop : € 400. Indien u over een kortingscode beschikt krijgt u 10% vermindering.

6.3. Boek ‘Stembureaus. Handleiding voor de voorzitters’ Het boek bespreekt op gedetailleerde wijze alle stappen van de samenstelling van de kiescolleges en de stembureaus tot de eigenlijke kiesverrichtingen. Het is aan te raden om deze handleiding tijdig te bestellen via de Kluwer Webshop, zodat de voorzitter zich optimaal kan voorbereiden op de stemming:

U kan het boek ook samen met uw stembiljetten bestellen via de software (zie hieronder).


13

6.4. Stembiljetten en stembussen In de aanloop naar dag Y komen er nog een aantal belangrijke stappen aan: o o o o

Dag X+40: Aanplakken kandidatenlijsten Dag X+77: Afsluiting kandidatenlijsten en voorbereiding oproeping (26 april 2016 – 9 mei 2016): In deze periode worden de stembiljetten, stembussen, stemming per brief… voorbereid. Dag X+80: Oproeping van de kiezers Dag Y: Verkiezingsdag (9 mei 2016 – 22 mei 2016)

Houd er rekening mee dat er twee feestdagen vallen tussen X+77 en Y: donderdag 5 mei 2016 (Hemelvaart) en maandag 16 mei 2016 (Pinkstermaandag). Op die dagen worden geen bestellingen verwerkt. Om u heel wat administratieve rompslomp en extra kosten te besparen, kan u een aantal producten bij ons bestellen, zoals uw gepersonaliseerde stembiljetten, netjes ingedeeld over uw TBE’s, organen en werknemerscategorieën. In de software zal u een specifieke taak kunnen uitvoeren voor de bestelling van de stembiljetten en aanverwante producten (X+77 : Bevestig stembiljetten). Via deze taak wordt de mogelijkheid voorzien om een nieuwe bestelling te plaatsen of het overzicht van reeds ingebrachte bestellingen te bekijken. Voorbeeld van het overzicht van de bestellingen:

Via het bestelformulier kan u verschillende ‘producten’ bestellen: o o o o

Stembiljetten Setjes ‘Stemming per brief’ (standaard of gepersonaliseerd) Extra stembussen ‘Stembureaus. Handleiding voor de voorzitters’


14

Daarnaast moet u op het bestelformulier een aantal gegevens invullen/selecteren: o o o

Facturatieadres BTW-nr, indien van toepassing Leveringsadres

Facturatieadres:  Wolters Kluwer Belgium Motstraat 30 2800 Mechelen België  Wolters Kluwer Belgium Motstraat 30 2800 Mechelen België  ................................................................... ................................................................... POSTCODE: . . . . . . . . . . . GEMEENTE: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


15

BTW-nummer:  Geen / niet van toepassing  BE 0123456789  BE 0987654321  ..............................................

Leveringsadres:  Wolters Kluwer Belgium Motstraat 30 2800 Mechelen België  Wolters Kluwer Belgium Motstraat 30 2800 Mechelen België  ................................................................... ................................................................... POSTCODE: . . . . . . . . . . . GEMEENTE: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Bij de adressen kan u kiezen uit een lijst van voorgestelde adressen. U kan ook een nieuw adres invullen. Er zijn 2 soorten bestellingen mogelijk: o

Standaard levering  Deze optie wordt standaard voorzien. Er wordt een standaard verzendingskost aangerekend van € 20 per bestelling.  De bestelling wordt binnen de 4 werkdagen geleverd.

o

Express levering  Deze optie kan u aanvinken. De verzendingskost bedraagt € 150.  Als het order bevestigd wordt vóór 12u, zal de bestelling de volgende werkdag geleverd worden.  Indien u na 12u nog een bestelling wilt plaatsen voor de volgende dag, gelieve dan contact op te nemen met de Service Desk Sociale Verkiezingen via 0800/40.304.

Zodra u een bestelling via het bestelformulier bevestigt, wordt er een bevestigingsmail gestuurd naar alle emailadressen die aan uw dossier gekoppeld zijn. De factuur ontvangt u nadat uw producten geleverd zijn. Merkt u te laat dat u stembiljetten tekort komt? Dan kan u ze alsnog zelf afdrukken. Opgelet: o Alle stembiljetten van eenzelfde categorie moeten op dezelfde kleur papier worden afgedrukt.


16

Enkele belangrijke opmerkingen: o

Het bestelformulier kan enkel vanuit de software geopend worden en is niet rechtstreeks via onze website beschikbaar.

o

Elke keer dat u via de software op het bestelformulier terechtkomt, staat automatisch ingevuld hoeveel stembiljetten u nodig heeft, ook als u eerder al stembiljetten heeft besteld. Vergeet dan niet om dat aantal aan te passen.

o

U moet een aparte bestelling plaatsen per TBE.

o

Stembiljetten worden altijd per set van 50 stuks aangeboden en kan u enkel bestellen via de software.

o

Het formaat van de stembiljetten is A4 of A3. Standaard wordt op A4 afgedrukt, maar er wordt automatisch naar A3 overgeschakeld wanneer:  meer dan 3 organisaties op de lijst voorkomen (vakbonden)  meer dan 15 namen op minstens 1 lijst voorkomen  foto’s op de stembiljetten worden gebruikt (bvb. voor beschutte werkplaatsen)

o

De stembiljetten A4 worden verzonden in de stembussen. Dit betekent dat u al een aantal stembussen standaard ter beschikking krijgt (gratis). De A3 biljetten worden plano apart geleverd.

o

Het is aangewezen om zoveel mogelijk producten in één keer te bestellen.

o

U dient er zelf voor te zorgen dat alle gegevens correct zijn alvorens uw bestelling te plaatsen. De controle van de stembiljetten is ook als een aparte taak in de software opgenomen (X+77).

o

De stembiljetten kunnen besteld worden in de volgende kleuren en types:


17

Voorbeeld stembiljet (OR arbeiders):

De prijzen: -

Stembiljetten o A4: we bieden alle stembiljetten aan in sets van 50 aan de eenheidsprijs van € 40/set. o A3: we bieden alle stembiljetten aan in sets van 50 aan de eenheidsprijs van € 80/set.

-

Stembuspakketten o We bieden vouwbare, kartonnen stembussen aan, telkens voorzien van 2 rode potloden en verzegeletiketten o € 27 excl BTW o € 28,62 incl BTW


18

Het stembuspakket is ook verkrijgbaar in de Kluwer Webshop:

Annulatie: Wilt u uw bestelling annuleren? Neem dan telefonisch contact op met de Service Desk. Indien mogelijk zal de bestelling geannuleerd worden, maar dan worden er wel annuleringskosten aangerekend.

6.5. Stemming per brief Heeft u een akkoord om werknemers die op de dag van de verkiezingen niet aanwezig kunnen zijn te laten stemmen per brief? Dan kan u gebruikmaken van onze service ‘Stemming per brief’. U kan hierbij kiezen tussen standaard sets waar u de gegevens van de werknemer zelf op aanbrengt en gepersonaliseerde sets waar wij reeds de adresgegevens van uw werknemers op hebben aangebracht. We bieden dit product aan in sets van 10 stuks: o o o o

10 blanco omslagen (voor de werknemers) 10 omslagen bedrukt met tekst ‘Afzender’ + ‘Aan de voorzitter van het stembureau’ 10x formulier 42 (bericht aan de kiezer) 10 omslagen (verzending naar werknemers)

De stembiljetten zijn niet inbegrepen in de sets stemming per brief. U moet deze apart bestellen en zelf in de omslagen steken in het bijzijn van de getuigen. Zijn er verkiezingen voor zowel raad als comité? Dan moet u sets voorzien per orgaan. De werknemer moet zijn stembiljet namelijk kunnen terugsturen naar de voorzitter van het stembureau CPBW en naar de voorzitter van het stembureau OR. In dat geval kan u wel zowel de oproeping en de stembiljetten voor de verkiezing van de raad als van het comité in dezelfde aangetekende zending versturen naar de werknemer. Dat geldt ook voor de stembiljetten voor arbeiders en bedienden in geval van een gemeenschappelijk kiescollege. Product- en service catalogus Sociale verkiezingen

19

Stemming per brief kan op aanvraag gepersonaliseerd worden. Vraag een offerte aan via [email protected] of nr 0800 40 304. Voor deze gepersonaliseerde sets kan u bij Bpost een barcode aanvragen. Die drukken wij op de omslagen die worden teruggestuurd aan de voorzitter. Op die manier vermijdt u dat u portkosten moet betalen voor stembiljetten die niet teruggestuurd worden naar het stembureau. Sets stemming per brief bestelt u best op voorhand via de Kluwer Webshop:

U kan de sets ook samen met de stembiljetten bestellen via de software (zie hierboven).

6.6. Oproeping tot stemmen Kiezers kunnen op twee manieren opgeroepen worden: via een oproepingsbrief of via elektronische oproeping. We herhalen nog eens dat u de oproepingsbrieven niet kan bestellen. Daarvoor is er niet voldoende tijd tussen X+77 (aanmaak oproepingsbrieven) en X+80 (oproeping kiezers). U kan de oproepingsbrieven aanmaken in de software via de taak ‘X+77: Maak uw oproepingsbrieven’. Vervolgens kan u de brieven downloaden en afdrukken. Kiezers die elektronisch opgeroepen worden, krijgen vanuit de software een e-mail met een bijlage met meer details (locatie en uren stembureau). Let op: deze optie is enkel mogelijk indien de e-mailadressen van de Product- en service catalogus Sociale verkiezingen

20

kiezers gekend zijn in de software. U kan de adressen toevoegen in het werknemersbestand, in een extra kolom.

De kiezers klikken op ‘Klik hier om te bevestigen’ en worden dan omgeleid naar een website waar ze op een bevestigingsknop moeten drukken. Pas dan is hun oproeping geregistreerd. Verdwijnt de e-mail in de spamfolder of klikken de kiezers niet op de link of de bevestigingsknop, dan zal u hen alsnog een papieren oproepingsbrief moeten sturen.

6.7. Assistentie dag Y Wilt u op de dag van de verkiezingen bijgestaan worden door ervaren juristen? Dat kan volgens de capaciteit die wij hebben. Stuur uw aanvraag door via [email protected] of bel naar 0800/40.304.

7. Administratieve vragen Als u vragen heeft van administratieve aard (factuur, levering, …) in verband met de door u aangekochte producten en diensten inzake de sociale verkiezingen, of als u meer informatie wenst over een eventuele upgrade van uw huidige pakket, kan u per mail contact met ons opnemen op het adres [email protected]. Heeft u liever onmiddellijk een medewerker aan de lijn, dan kan u onze helpdesk bellen op het nummer 0800/40.304.


21

8. Elektronisch stemmen Heeft u ervoor gekozen om gebruik te maken van onze service ‘elektronisch stemmen’, dan worden de papieren stembiljetten vervangen door een scherm waarop de medewerkers simpelweg een keuze maken met een klik op de knop. Alle in de wet omschreven procedures blijven bestaan bij het elektronisch stemmen. Zo wordt een stembureau bijvoorbeeld op dezelfde wijze gedefinieerd en worden de begrippen ‘stembus’, ‘organen’ of ‘lijsten’ in het elektronisch concept geïntegreerd.

De software en de diensten inzake elektronisch stemmen worden via onze partner Elegio verdeeld. Wanneer er zich problemen voordoen bij de overdracht van stemgegevens vanuit onze tool naar de tool van Elegio, kan u onze helpdesk bereiken via e-mail ([email protected]) of via telefoon (0800/40.304). Eventuele problemen bij de import van gegevens in de applicatie van Elegio of eventuele technische problemen, vallen onder de verantwoordelijkheid van Elegio ([email protected]).

Na afloop van de verkiezingen kunnen de resultaten niet in de Verkiezingsdagtool worden geïmporteerd. Ze kunnen enkle manueel worden ingebracht.


22

Product & Service catalogus Wolters Kluwer

Recommend Documents