KONSEP DASAR MEMBANGUN SISTEM INFORMASI AKADEMIK JURUSAN /PRODI
Desain Pengembangan Pengembangan meliputi data awal yang diperlukan dalam pengembangan system, proses program serta hasil akhir yang diharapkan. Berikut ini adalah konsep membangun Sistem Informasi Akademik program Pascasarjana Unima Gambar 1 Desain Data Awal Pengembangan Sistem Informasi Akademik
DATA AWAL DIREKTUR
DATA KURIKULUM
As. DIREKTUR
DATA JADWAL
KETUA/SEK PRODI
DATA SPP
DATA DOSEN
DATA KRS
DATA MAHASISWA
DATA NILAI
Gambar 1. Menunjukkan suatu kegiatan menyiapkan data untuk diproses. Data awal merupakan data-data yang perlu dipersiapkan sekaligus merupakan data acuan untuk merancang format tampilan input data dalam rangka menunjang proses pengembangan program sistem informasi akademik. Data tersebut meliputi data Direktur, asisten direktur, ketua dan sekretaris program studi, data dosen, data mahasiswa, data kurikulum, data jadwal, data SPP, KRS dan nilai.
Gambar 2. Desain Proses Program Sistem Informasi Akademik
DATA DOSEN & KURIKULUM Ok
BUAT DAFTAR KELAS
BUAT JADWAL KULIAH
ISI ISINILAI NILAI
ISI ISI DATA DATA SPP SPP
TRANSFER KRS & NILAI KE KHS
PROSES PROGRAM
BUAT BUAT LAPORAN LAPORAN
ISI ISIKRS KRS
Gambar 2. Menunjukkan bagaimana
data-data diproses untuk menghasilkan suatu
informasi yang bernilai tambak. Di dalam proses berbagai data yang saling terkait dikoordinasikan dan dikendalikan sedemikian rupa, mengambil dan meletakkan data ke memori serta melakukan berbagai perhitungan atau perbandingan logika. Adapun data yang diproses adalah data dosen dan kurikulum, jadwal kuliah, data SPP, KRS, daftar kelas, data nilai dan transfer KRS dan Nilai ke KHS, dilanjutkan dengan pembuatan laporan. Sedangkan Gambar 3. adalah kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses pada Gambar 2. Setelah data yang dimasukkan selesai diproses, hasil dari pengolahan data dapat ditampilkan melalui alat output, misalnya printer, plotter, disk drive atau monitor.
Gambar 3. Desain Output Program Sistem Informasi Akademik
OUTPUT PROGRAM DATA INDUK DOSEN
DATA INDUK MAHASISWA
DAFTAR PRESTASI
ABSEN PER MAT KULIAH
BLANKO DAFTAR NILAI
TRANSKRIP NILAI
MAHASISWA PERSIAPAN SEMINAR
DATA NILAI
MHS BAYAR SPP
MAHASISWA PERSIAPAN TESIS
DATA KRS
REKAP KRS
BEBAN MENGAJAR DOSEN
DATA KHS
REKAP KHS
DATA MHS & PA
DATA IP SEMESTER
KARTU MAHASISWA
DATA MATA KULIAH JADWAL KULIAH RUANG & M. KULIAH
KET. AKTIF KULIAH
DAFTAR LULUSAN
Strategi Implementasi Pengembangan Sistem Informasi Akademk Persiapan Awal Untuk kebutuhan Implementasi Pengembangan Sistem Informasi Akademik diperlukan data-data utama sebagai berikut: a.
Data Induk Mahasiswa
b.
Data induk Dosen
c.
Data induk Mata Kuliah ( Kurikulum )
d.
Data Fakultas / Jurusan / Prodi
e.
Data Nilai
f.
Data SPP
g.
Data Jadwal Kuliah
Proses Pengembangan Sistem Informasi Akademik Data awal yang perlu dipersiapkan adalah data induk mahasiswa yang terdiri dari nama mahasiswa, NIM, jenis kelamin, jalur masuk PT, jenjang program, tempat dan tanggal lahir (Kabupaten/Kodya/Propinsi), asal SLTA, agama, golongan darah, alamat tempat tinggal, status mahasiswa, status rumah, status warga negara, status kawin, pekerjaan mahasiswa, ijazah terakhir, jurusan STLA, tahun lulus, IP semester, SKS semester, jumlah SKS capaian, status SPP, alamat tempat tinggal, asal perguruan tinggi (pndahan), status bea siswa, penghasilan, dosen PA, NIP dosen PA, kode PA, jalur masuk perguruan tinggi, tahun ajaran, semester serta pas foto mahasiswa dan lain sebagainya. Data dosen yang perlu dipersiapkan adalah nama, nip, kode dosen, pangkat, golongan, golongan TMT, jabatan fungsional, fungsional TMT, masa kerja (thn), masa kerja (bln), latahan jabatan, nama pendidikan, tingkat ijazah, lulus tahun, bidang keahlian, tempat/tanggal lahir, nomor karpeg, agama, kelamin, alamat rumah, telepon rumah, alamat kantor, telepon kantor, fakultas, jurusan, program studi, golongan darah, status kawin, status pegawai, SK CPNS, SK CPNS TMT. Data mata kuliah antara lain menyangkut: Nama mata kuliah, kode matakuliah, semester, kelompok mata kuliah, keterangan mata kuliah, jam semester, jumlah sks, fakultas, jurusan, program studi. Data fakultas menyangkut data-data pimpinan fakultas serta data mengenai pimpinan jurusan/program studi. Data nilai menyangkut nilai akhir semester setiap mata kuliah, kode mata kuliah, call number mata kuliah, tenaga pengajar setiap mata kuliah, dan waktu pemasukan data nilai.
Proses Pelaksanaan Program Proses pelaksanaan program
dapat dilaksanakan jika data awal telah dipersiapkan
/dirancang terlebih dahulu. Proses awal adalah mengisi seluruh data dosen sesuai dengan format yang telah dipersiapkan. Setelah data dosen dimasukkan maka proses berikutnya mengisi data induk mahasiswa mengikuti format yang sudah dirancang. Setelah itu proses pengisian data mata kuliah sesuai dengan kurikulum yang berlaku pada masing-masing Jurusan/Program Studi, dilanjutkan dengan mengisi data menyangkut keberadaan pimpinan fakultas dan jurusan/program studi. Pengisian data jadwal perkuliahan dapat dilakukan jika data mata kuliah dan data dosen sudah ada. Selesai pembuatan jadwal perkuliahan diikuti dengan proses pengisian Kartu Rencana Studi Mahasiswa yang terdaftar.
Pengisian KRS bisa dilakukan sendiri oleh
mahasiswa tetapi dengan syarat mahasiswa tersebut sudah membayar SPP untuk semester berjalan. Setelah proses pengisian KRS selesai maka pencetakan daftar kelas tiap mata kuliah bisa dilakukan.
Pencetakan blanko daftar nilai setiap mata kuliah dilakukan
menjelang ujian semester, dimana nama-nama mahasiswa yang ada dalam daftar nilai tersebut hanyalah mahasiswa yang mengontraknya dalam KRS. Setelah blanko daftar nilai diisi oleh dosen maka semua nilai dimasukkan lagi kedalam sistim kemudian bersama dengan KRS ditransfer ke KHS.
Jika proses ini berjalan dengan baik maka langkah
berikutnya adalah proses pencetakan KHS, IP semester dan lain sebagainya. Support system Pengembangan Sistem Administrasi Akademik Berdasarkan
strategi
implementasi
yang
meliputi
persiapan
awal,
Proses
Pengembangan Sistem Administrasi Akademik serta Proses Pelaksanaan Program maka dibuat Support system sebagai berikut.
a. Program Utama Aplikasi Sistem Administrasi Akademik ditunjukkan antara lain melalui Gambar 4. berupa menu utama sistem sekaligus berfungsi sebagai fasilitas utama untuk mengakses data. Menu utama terdiri dari sub-sub
tempat mengisi data, menampilkan data,
menambah data, mengganti data, menyisip data, menghapus data, mengurut data serta fasilitas untuk pembuatan file setiap jurusan/prodi dan fasilitas untuk keluar dari sistem. Gambar 4. Menu Utama Sistem Administrasi Akademik
File Isi Tampil Tambah Ganti Sisip Cetak Hapus Urut Warna ╔═══════════════════╗══════════════════════════ ║ Buat File Jurusan / Prodi ║▓▓ ║ Selesai ║▓▓ ╚═══════════════════╝▓▓ ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓ ╔═════════════════════════════════════════╗ ║ Gerakkanlah dengan panah → ↓ ← ↑ ║ ╚═════════════════════════════════════════╝ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ░░░░░░░░░░░░░░░ PASCASARJANA UNIMA ░░░░░░░░░░░░░░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ KOMPUTERISASI DATA ADMINISTRASI AKADEMIK ░░░░░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
Gambar 5. Sub Menu untuk Mengisi Data File Isi Tampil Tambah Ganti Sisip Cetak Hapus Urut Warna ╔═════ ══════════════════════════════════════ ══╗ Data Data Data Data Data Data Data Data Data Data Data Data
Fakultas / Unit Dosen Mahasiswa & PA Matakuliah SPP Mahasiswa Kehadiran Mahasiswa & Dosen Jadwal Kuliah KRS Nilai Per Mahasiswa Nilai Per Mata Kuliah Induk Mahasiswa Alumni
Sub menu untuk mengisi data adalah salah satu fasilitas yang dibuat untuk memudahkan ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ pemasukan data kedalam system. Adapun fasilitas yang disiapkan antara lain tempat untuk ░░░░░░░░░░░░░░░ PASCASARJANA UNIMA ░░░░░░░░░░░░░░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ KOMPUTERISASI DATA ADMINISTRASI AKADEMIK ░░░░░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
memasukkan data Fakultas/unit, Data Dosen, Data mahasiswa dan PA, Data Mata kuliah, Data SPP Mahasiswa, Kehadiran Mahasiswa dan Dosen, Jadwal kuliah, KRS, Nilai Mahasiswa, data Induk serta data Alumni. Gambar 6. Sub menu untuk Menampilkan Data
File Isi Tampil Tambah Ganti Sisip Cetak Hapus Urut Warna ╔═════ ══════════════════════════════════════ ══╗ Data Fakultas Daftar Dosen Daftar Mahasiswa & PA Daftar Mata Kuliah Daftar Pembayaran SPP Transfer Jadwal Kuliah (ASCI) Jadwal Kuliah Kartu Rencana Studi (KRS) Absen Kuliah/Praktikum Absen Ujian Daftar Isian Nilai Mahasiswa Daftar Nilai Ujian Semester Kartu Hasil Studi (KHS) Rangkuman KHS & IP Semester Data Kehadiran Mhs. & Dosen Data Alumni Mahasiswa Data Induk Mahasiswa TRANSFER DATA KE MS OFFICE
Sedangkan gambar 6. merupakan fasilitas yang dibuat untuk menampilkan data ke monitor. Data yang bisa ditampilkan adalah semua data yang telah di input melalui sub menu mengisi data ataupun data hasil proses berupa data data Fakultas, daftar dosen, dafatr mahasiswa & PA, daftar mata kuliah, daftar pembayaran SPP, jadwal perkuliahan, kartu rencana studi, absesn kuliah / praktikum, absen ujian, daftar isian nilai mahasiswa, daftar nilai ujian semester, kartu hasil studi, rangkuman KHS dan IP semester, dafatar hadir mahasiswa dan dosen, data induk mahasiswa serta daftar alumni. Fasilitas tersebut dirancang bukan untuk dicetak keprinter tetapi lebih diutamakan/diarahkan untuk pengecetak data atau hasil beberapa proses data melalui layar monitor. Gambar 7. Sub menu Mencetak Data
dibuat untuk menampilkan hasil akhir yang
dibutuhkan berupa format-format laporan akhir melalui printter, Plotter ataupun disimpan ke
media disk. Gambar 7. Sub menu untuk Mencetak Data
File Isi Tampil Tambah Ganti Sisip Cetak Hapus Urut Warna ╔═════ ══════════════════════════════════════ ══╗ Daftar Dosen Daftar Dosen & Mata Kuliah Daftar Mahasiswa Bayar SPP Daftar Mata Kuliah Daftar Ruang & Mata Kuliah Jadwal Kuliah Kartu Rencana Studi (KRS) Absen Kuliah / Praktek / Ujian Transfer KRS dan Nilai ke KHS Rekap Pelaksanaan Kuliah Daftar Isian / Nilai Mahasiswa Kartu Hasil Studi (KHS) Rangkuman KHS & IP. Semester Daftar Prestasi Mahasiswa Histori KRS / KHS Mahasiswa Rekapitulasi SKS & IPK Transkrip Mahasiswa Daftar Alumni Data Induk Mahasiswa
b. Diagram Aliran Data
c. Listing Program
