© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI Účinnost dokumentu od: 1.1.2011
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
Proces R3 Interní audity
________________________________________________________________________________________________
Řízená kopie č.:
Razítko:
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
1/17
© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
Proces:
R3 Interní audity
Garant procesu:
Předseda akademického senátu FMMI
Účel:
Vymezení platnosti:
Účelem tohoto popisu procesu je stanovit dokumentované postupy pro řízení procesu R3 Interní audity na Fakultě metalurgie a materiálového inženýrství VŠB - TU Ostrava. Popis procesu je závazný pro všechny útvary, zaměstnance a studenty Fakulty metalurgie a materiálového inženýrství VŠB - TU Ostrava vykonávající činnosti stanovené tímto popsaným procesem. Klient auditu - vedení fakulty
Zákazník:
Požadavky zákazníka Dokumentované postupy SMJ Klíčové vstupy: Závěry z předchozích auditů
Klíčové výstupy:
Zdroje:
Regulátory:
Závěry z auditů
Kompetentní tým auditorů Portál ISO FMMI
ISO 19011 ISO 9001 TUO_PPR_07_006
Měřitelná kritéria: Kontrola sestavení programu auditů k danému termínu Podíl počtu uskutečněných a počtu naplánovaných auditů Podíl počtu dokončených auditů a počtu uskutečněných auditů Úspěšnost externích a dozorových auditů
Cíle: Včas sestavený program auditů 1 > 0,75 90 %
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
2/17
© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
Karta procesu:
R3 Interní audity
Garant procesu:
Předseda akademického senátu FMMI
Diagram aktivit procesu: FMMI VŠB-TUO
R3 Interní audit Garanti auditovaných procesů
Předseda AS FMMI
Děkan
R3.1 Návrh programu interních auditů
R3.2 Projednání programu interních auditů s garanty auditovaných procesů
[neschválen]
R3.3 Zapracování připomínek
[schválen]
R3.4 Schválení programu interních auditů
R3.5 Zveřejnění Programu interních auditů
R3.6 Uplatňování programu interních auditů
R3.7 Tým interních auditorů
R3.8 Zlepšování programu interních auditů
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
3/17
© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
Přehled aktivit procesu R3.1 Návrh programu interních auditů Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Předseda akademického senátu FMMI Předseda akademického senátu FMMI
Popis: „Program interních auditů“ zpracovává garant procesu R3 Interní audity (předseda AS FMMI) na základě posouzení stavu a důležitosti procesů zpravidla dvakrát ročně, minimálně však jednou za rok. Program interních auditů obsahuje položky s následujícími údaji: - identifikační číslo interního auditu, - název auditovaného procesu s přiřazenými prvky pro SMJ, - kritéria auditu, - plánovaný termín interního auditu, - jméno vedoucího auditora. Příloha P1 uvádí formulář pro Program interních auditů R3.2 Projednání Programu interních auditů s garanty auditovaných procesů Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Předseda akademického senátu FMMI Předseda akademického senátu FMMI a garanti auditovaných procesů
Popis: Navržený Program interních auditů předkládá předseda akademického senátu minimálně čtrnáct dní před započetím období, pro které je navržený program určen k projednání s garanty jednotlivých procesů. Garanty auditovaných procesů jsou definovány případné požadavky na jeho změnu.
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
4/17
© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
R3.3 Zapracování připomínek Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Předseda akademického senátu FMMI Předseda akademického senátu FMMI
Popis: Do Programu interních auditů jsou zapracovány připomínky, které vznesli jednotliví garanti procesů a upravený návrh je znovu předložen k připomínkování garantům procesů opakování aktivity R3.2. Nejsou-li další připomínky ze strany garantů procesů, pokračuje se aktivitou R3.4.
R3.4 Schválení Programu interních auditů Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Předseda akademického senátu FMMI Děkan FMMI
Schválený Program interních auditů
Popis: Děkan fakulty schválí a podepíše předložený Program interních auditů. Schválený Program interních auditů může být dle potřeby případně průběžně aktualizován - každá aktualizace je podmíněna realizací aktivit R3.2 - R3.4.
R3.5 Zveřejnění Programu interních auditů Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Předseda akademického senátu FMMI Správce řízené dokumentace Portál ISO FMMI Schválený Program interních auditů
Popis: Děkanem schválená verze Programu interních auditů na následující období je správcem řízené dokumentace zveřejněna na portálu ISO FMMI. Originál záznamu s podpisy je uložen u garanta procesu R 3.
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
5/17
© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
R3.6 Uplatňování Programu interních auditů Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Předseda akademického senátu FMMI Vedoucí auditoři a tým auditorů
Popis: Jednotlivé činnosti procesu R3.6. Uplatňování Programu interních auditů jsou popsány samostatně.
R3.7 Tým interních auditorů Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Předseda akademického senátu FMMI
Kopie Osvědčení o absolvování specializačního Kurzu interních auditorů a Pověření výkonem funkce interního auditora Popis: Interní auditoři vykonávají svou činnost na základě pověření děkanem fakulty. Interní auditoři, kteří provádějí interní audity, musí splňovat tyto předpoklady: • vzdělání minimálně středoškolské, • jsou nezávislí na prověřované oblasti auditu, • absolvují každé dva roky školení z oblasti auditování v rozsahu minimálně 8 hodin, absolvují minimálně 1 interní audit ročně (vedoucí auditor 3 interní audity ročně), • mají platné Osvědčení auditora pro danou oblast, které obdrží po proškolení • byli děkanem FMMI pověřeni výkonem funkce interního auditora Kopie záznamů Osvědčení a Pověření auditorů jsou uloženy u garanta procesu R 3. R3.8 Zlepšování Programu interních auditů Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Předseda akademického senátu FMMI Předseda akademického senátu FMMI
Popis: Garant procesu R3 Interní audity (předseda AS FMMI) přezkoumává uplatňování Programu interních auditů, zda byly splněny jeho cíle a zda byly identifikovány příležitosti ke zlepšování. Výsledky přezkoumání oznámí vedení fakulty.
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
6/17
© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
Karta procesu:
R3.6 Uplatňování programu auditů
Garant procesu:
Předseda akademického senátu FMMI
Diagram aktivit procesu: FMMI VŠB-TUO
R3.6 Uplatňování programu auditů
Vedoucí auditor
Garant auditovaného procesu
R3.6.1 Vypracování plánu auditu
R3.6.2 Projednání Plánu auditu
R3.6.3 Schůzka auditního týmu
R3.6.4 Zahajovací jednání
R3.6.5 Provedení auditu
R3.6.6 Příprava závěrů z auditu
R3.6.7 Závěrečné jednání
R3.6.8 Návrh opatření
R3.6.9 Protokol z auditu
R3.6.10 Vypořádání neshod a nedostatků
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
7/17
© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
Přehled aktivit procesu R3.6.1 Vypracování Plánu auditu Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Vedoucí auditor Vedoucí auditor
Popis: Vedoucí auditor vypracuje s využitím šablony záznamu podrobný Plán auditu, viz příloha P2.
R3.6.2 Projednání Plánu auditu Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Vedoucí auditor Vedoucí auditor s garantem auditovaného procesu
Plán auditu
Popis: Vedoucí auditor spolu s garantem auditované oblasti (procesu) projedná Plán auditu minimálně 5 pracovních dnů před zahájením auditu a: - dohodne se na upřesnění cílů auditu, - dohodne se na obsazení auditního týmu, - určí pracovníky, kteří musí být při auditu přítomni (zajistí garant procesu dohodou s vedoucími pracovníky), - dohodne se na místě konání a časovém harmonogramu auditu. Originál Plánu auditu bude uložen u garanta procesu R 3.
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
8/17
© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
R3.6.3 Schůzka auditního týmu Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Vedoucí auditor Vedoucí auditor
Popis: Vedoucí auditor s předstihem svolá schůzku nebo schůzky auditního týmu, kde je projednán plánovaný průběh a cíle auditu i úkoly jednotlivých členů auditního týmu.
R3.6.4 Zahajovací jednání Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Vedoucí auditor Vedoucí auditor, zástupce auditované oblasti
Popis: Vedoucí auditor představí zástupcům prověřované oblasti svůj tým a stručně sdělí cíl a účel prověrky.
R3.6.5 Provedení auditu Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Vedoucí auditor Tým auditorů
Záznamy o zjištění
Popis: V průběhu auditu shromažďují auditoři důkazy pro posouzení shody se specifikovanými požadavky a pro posouzení efektivnosti prováděných činností. V průběhu auditu je prováděno ověřování provedených opatření z předchozích auditů. Auditoři zaznamenávají zjištění z auditu do „Záznamu o zjištění“ (viz příloha P3). Zde kategorizují druh nálezu (neshoda, nedostatek), který musí být odsouhlasen auditovanou stranou.
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
9/17
© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
R3.6.6 Příprava závěrů z auditu Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Vedoucí auditor Tým auditorů
Záznam o zjištění
Popis: Tým auditorů se před závěrečným jednáním setká, aby: - přezkoumal zjištění z auditu a jakékoliv jiné vhodné informace shromážděné během auditu, - odsouhlasil závěry z auditu.
R3.6.7 Závěrečné jednání Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Vedoucí auditor Tým auditorů, garant auditovaného procesu
Záznam o zjištění
Popis: Na závěrečném jednání sdělí vedoucí auditor ústně zástupcům auditované oblasti zjištění a závěry z auditu. Jakýkoliv rozdíl v názorech na zjištění z auditu nebo v závěrech z auditu mezi týmem auditorů a auditovanou stranou musí být vyřešen.
R3.6.8 Návrh opatření Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Vedoucí auditor, garant auditovaného procesu Vedoucí auditor, garant auditovaného procesu
Záznam o zjištění
Popis: Garant auditované oblasti navrhne nápravná opatření spolu se stanovením termínů plnění a odpovědnosti za jejich splnění a uvede je ve formuláři Záznam o zjištění, v části Navržená opatření k nápravě. Návrh nápravných opatření podléhá schválení vedoucím auditorem, což ten potvrdí svým podpisem ve formuláři Záznam o zjištění. Na žádost auditované strany (garanta auditovaného procesu) vyhotoví vedoucí auditor kopie všech zjištění z daného auditu a tyto budou předány auditované straně.
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
10/17
© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
R3.6.9 Protokol z auditu Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Vedoucí auditor Vedoucí auditor Portál ISO FMMI Protokol z auditu
Popis: Vedoucí auditor vypracuje Protokol z auditu (příloha P4) do tří pracovních dnů od závěrečného jednání. Protokol z auditu musí vždy obsahovat: - záznam o přezkoumání účinnosti nápravných opatření z předchozích auditů, - posouzení efektivnosti procesu a jeho cílů. Každé zjištění z auditu vedoucí auditor zapíše do šablony záznamu Protokol z auditu - části Popis zjištění. Originál záznamu Protokol z auditu předá vedoucí auditor správci řízené dokumentace ke zveřejnění na Portálu ISO FMMI. Správce řízené dokumentace vyznačí současně provedení auditu značkou v dokumentu Program interních auditů, uveřejněném na Portálu ISO FMMI. Auditoři také mohou v Protokolu z auditu uvést vhodná doporučení ke zlepšení. Originál záznamu Protokol z auditu je uložen u garanta procesu R3. R3.6.10 Vypořádání neshod a nedostatků Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:
Vedoucí auditor Vedoucí auditor a garant auditovaného procesu Portál ISO FMMI Záznam o zjištění, Program interních auditů
Popis: . Garant auditované oblasti je zodpovědný za realizaci nápravných opatření, která jsou potřebná k odstranění neshody nebo příčiny neshody. Vedoucí auditor sleduje jejich plnění až do odstranění zjištění. Audit je ukončen potvrzením realizace nápravných opatření vedoucím auditorem ve všech Záznamech o zjištění z daného auditu, která nadále zůstanou v archívu u garanta procesu R 3. V dokumentu Program interních auditů, uveřejněném na Portále ISO FMMI, vyznačí správce řízené dokumentace provedení auditu značkou .
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
11/17
© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
Příloha P1 – Program interních auditů
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
12/17
© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
Příloha P2 – Plán auditu
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
13/17
© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
Příloha P3 – Zjištění z auditu
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
14/17
© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
Příloha P4 – Protokol z auditu
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
15/17
© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
Seznam záznamů Název záznamu Schválený Program interních auditů Kopie Osvědčení o absolvování specializačního Kurzu interních auditorů Kopie Pověření výkonem funkce interního auditora Plán auditu Záznam(y) o zjištění
Protokol z auditu
Proces R3.4, R3.5, R3.6.10 R3.7
Místo uložení Garant procesu R3 Portál ISO FMMI Garant procesu R3
Podoba Listinná Elektronická Listinná
Doba uložení 3 roky
R3.7
Garant procesu R3
Listinná
Archiv FMMI
R3.6.2 R3.6.5, R3.6.6, R3.6.10 R3.6.9
Garant procesu R3 Garant procesu R3
Listinná Listinná
Po dobu platnosti 3 roky 3 roky
Archiv FMMI Archiv FMMI
Plan_auditu.dot Zaznam_o_zjisteni.dot
Garant procesu R3 Portál ISO FMMI
Listinná Elektronická
3 roky
Archiv FMMI Vyřazení
Protokol_z_auditu.dot
Po dobu platnosti
Vypořádání Archiv FMMI Vyřazení Archiv FMMI
Šablona* Program_internich_auditu.dot
* šablony jsou dostupné na portálu ISO FMMI
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
16/17
© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI
Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D
Seznam změn a revizí řízeného dokumentu Verze
Datum
A
11.7.2006 První vydání
B
23.10.2006 Realizace výsledků interního auditu
C
Úprava a nové začlenění existujícího dokumentu FMMI_SMJ_06_018 verze B s názvem „Proces R3 Interní audity“ podle 18.6.2007 nové Směrnice VŠB-TUO Řízení dokumentů a záznamů TUO_SME_07_004 verze A.
C
7.12.2007 Revize dokumentu – beze změn
C
2.9.2008
D
Jméno a podpis garanta dokumentu
Obsah změny / revize
Revize dokumentu – beze změn
20.12.2010 Aktualizace dokumentu – úprava regulátorů
Doc. RNDr. Hana Kulveitová, Ph.D., v.r.
Doc. RNDr. Hana Kulveitová, Ph.D., v.r.
Doc. RNDr. Hana Kulveitová, Ph.D., v.r.
Doc. RNDr. Hana Kulveitová, Ph.D., v.r.
Doc. RNDr. Hana Kulveitová, Ph.D., v.r.
Doc. Dr. Ing. Monika Losertová
________________________________________________________________________________________________
Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.
17/17