Proces R3 Interní audity

© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI Účinnost dokumentu od: 1.1.2011

Proces R3 Interní audity FMMI_PPR_06_018 verze: D

Proces R3 Interní audity

________________________________________________________________________________________________

Řízená kopie č.:

Razítko:

Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.

1/17

© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: předseda AS FMMI


Proces:

R3 Interní audity

Garant procesu:

Předseda akademického senátu FMMI

Účel:

Vymezení platnosti:

Účelem tohoto popisu procesu je stanovit dokumentované postupy pro řízení procesu R3 Interní audity na Fakultě metalurgie a materiálového inženýrství VŠB - TU Ostrava. Popis procesu je závazný pro všechny útvary, zaměstnance a studenty Fakulty metalurgie a materiálového inženýrství VŠB - TU Ostrava vykonávající činnosti stanovené tímto popsaným procesem. Klient auditu - vedení fakulty

Zákazník:

Požadavky zákazníka Dokumentované postupy SMJ Klíčové vstupy: Závěry z předchozích auditů

Klíčové výstupy:

Zdroje:

Regulátory:

Závěry z auditů

Kompetentní tým auditorů Portál ISO FMMI

ISO 19011 ISO 9001 TUO_PPR_07_006

Měřitelná kritéria: Kontrola sestavení programu auditů k danému termínu Podíl počtu uskutečněných a počtu naplánovaných auditů Podíl počtu dokončených auditů a počtu uskutečněných auditů Úspěšnost externích a dozorových auditů

Cíle: Včas sestavený program auditů 1 > 0,75 90 %

________________________________________________________________________________________________


2/17



Karta procesu:

R3 Interní audity

Garant procesu:


Diagram aktivit procesu: FMMI VŠB-TUO

R3 Interní audit Garanti auditovaných procesů

Předseda AS FMMI

Děkan

R3.1 Návrh programu interních auditů

R3.2 Projednání programu interních auditů s garanty auditovaných procesů

[neschválen]

R3.3 Zapracování připomínek

[schválen]

R3.4 Schválení programu interních auditů

R3.5 Zveřejnění Programu interních auditů

R3.6 Uplatňování programu interních auditů

R3.7 Tým interních auditorů

R3.8 Zlepšování programu interních auditů

________________________________________________________________________________________________


3/17



Přehled aktivit procesu R3.1 Návrh programu interních auditů Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Předseda akademického senátu FMMI Předseda akademického senátu FMMI

Popis: „Program interních auditů“ zpracovává garant procesu R3 Interní audity (předseda AS FMMI) na základě posouzení stavu a důležitosti procesů zpravidla dvakrát ročně, minimálně však jednou za rok. Program interních auditů obsahuje položky s následujícími údaji: - identifikační číslo interního auditu, - název auditovaného procesu s přiřazenými prvky pro SMJ, - kritéria auditu, - plánovaný termín interního auditu, - jméno vedoucího auditora. Příloha P1 uvádí formulář pro Program interních auditů R3.2 Projednání Programu interních auditů s garanty auditovaných procesů Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Předseda akademického senátu FMMI Předseda akademického senátu FMMI a garanti auditovaných procesů

Popis: Navržený Program interních auditů předkládá předseda akademického senátu minimálně čtrnáct dní před započetím období, pro které je navržený program určen k projednání s garanty jednotlivých procesů. Garanty auditovaných procesů jsou definovány případné požadavky na jeho změnu.

________________________________________________________________________________________________


4/17



R3.3 Zapracování připomínek Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:


Popis: Do Programu interních auditů jsou zapracovány připomínky, které vznesli jednotliví garanti procesů a upravený návrh je znovu předložen k připomínkování garantům procesů opakování aktivity R3.2. Nejsou-li další připomínky ze strany garantů procesů, pokračuje se aktivitou R3.4.

R3.4 Schválení Programu interních auditů Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Předseda akademického senátu FMMI Děkan FMMI

Schválený Program interních auditů

Popis: Děkan fakulty schválí a podepíše předložený Program interních auditů. Schválený Program interních auditů může být dle potřeby případně průběžně aktualizován - každá aktualizace je podmíněna realizací aktivit R3.2 - R3.4.

R3.5 Zveřejnění Programu interních auditů Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Předseda akademického senátu FMMI Správce řízené dokumentace Portál ISO FMMI Schválený Program interních auditů

Popis: Děkanem schválená verze Programu interních auditů na následující období je správcem řízené dokumentace zveřejněna na portálu ISO FMMI. Originál záznamu s podpisy je uložen u garanta procesu R 3.

________________________________________________________________________________________________


5/17



R3.6 Uplatňování Programu interních auditů Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Předseda akademického senátu FMMI Vedoucí auditoři a tým auditorů

Popis: Jednotlivé činnosti procesu R3.6. Uplatňování Programu interních auditů jsou popsány samostatně.

R3.7 Tým interních auditorů Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:


Kopie Osvědčení o absolvování specializačního Kurzu interních auditorů a Pověření výkonem funkce interního auditora Popis: Interní auditoři vykonávají svou činnost na základě pověření děkanem fakulty. Interní auditoři, kteří provádějí interní audity, musí splňovat tyto předpoklady: • vzdělání minimálně středoškolské, • jsou nezávislí na prověřované oblasti auditu, • absolvují každé dva roky školení z oblasti auditování v rozsahu minimálně 8 hodin, absolvují minimálně 1 interní audit ročně (vedoucí auditor 3 interní audity ročně), • mají platné Osvědčení auditora pro danou oblast, které obdrží po proškolení • byli děkanem FMMI pověřeni výkonem funkce interního auditora Kopie záznamů Osvědčení a Pověření auditorů jsou uloženy u garanta procesu R 3. R3.8 Zlepšování Programu interních auditů Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:


Popis: Garant procesu R3 Interní audity (předseda AS FMMI) přezkoumává uplatňování Programu interních auditů, zda byly splněny jeho cíle a zda byly identifikovány příležitosti ke zlepšování. Výsledky přezkoumání oznámí vedení fakulty.

________________________________________________________________________________________________


6/17



Karta procesu:

R3.6 Uplatňování programu auditů

Garant procesu:


Diagram aktivit procesu: FMMI VŠB-TUO

R3.6 Uplatňování programu auditů

Vedoucí auditor

Garant auditovaného procesu

R3.6.1 Vypracování plánu auditu

R3.6.2 Projednání Plánu auditu

R3.6.3 Schůzka auditního týmu

R3.6.4 Zahajovací jednání

R3.6.5 Provedení auditu

R3.6.6 Příprava závěrů z auditu

R3.6.7 Závěrečné jednání

R3.6.8 Návrh opatření

R3.6.9 Protokol z auditu

R3.6.10 Vypořádání neshod a nedostatků

________________________________________________________________________________________________


7/17



Přehled aktivit procesu R3.6.1 Vypracování Plánu auditu Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Vedoucí auditor Vedoucí auditor

Popis: Vedoucí auditor vypracuje s využitím šablony záznamu podrobný Plán auditu, viz příloha P2.

R3.6.2 Projednání Plánu auditu Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Vedoucí auditor Vedoucí auditor s garantem auditovaného procesu

Plán auditu

Popis: Vedoucí auditor spolu s garantem auditované oblasti (procesu) projedná Plán auditu minimálně 5 pracovních dnů před zahájením auditu a: - dohodne se na upřesnění cílů auditu, - dohodne se na obsazení auditního týmu, - určí pracovníky, kteří musí být při auditu přítomni (zajistí garant procesu dohodou s vedoucími pracovníky), - dohodne se na místě konání a časovém harmonogramu auditu. Originál Plánu auditu bude uložen u garanta procesu R 3.

________________________________________________________________________________________________


8/17



R3.6.3 Schůzka auditního týmu Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Vedoucí auditor Vedoucí auditor

Popis: Vedoucí auditor s předstihem svolá schůzku nebo schůzky auditního týmu, kde je projednán plánovaný průběh a cíle auditu i úkoly jednotlivých členů auditního týmu.

R3.6.4 Zahajovací jednání Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Vedoucí auditor Vedoucí auditor, zástupce auditované oblasti

Popis: Vedoucí auditor představí zástupcům prověřované oblasti svůj tým a stručně sdělí cíl a účel prověrky.

R3.6.5 Provedení auditu Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Vedoucí auditor Tým auditorů

Záznamy o zjištění

Popis: V průběhu auditu shromažďují auditoři důkazy pro posouzení shody se specifikovanými požadavky a pro posouzení efektivnosti prováděných činností. V průběhu auditu je prováděno ověřování provedených opatření z předchozích auditů. Auditoři zaznamenávají zjištění z auditu do „Záznamu o zjištění“ (viz příloha P3). Zde kategorizují druh nálezu (neshoda, nedostatek), který musí být odsouhlasen auditovanou stranou.

________________________________________________________________________________________________


9/17



R3.6.6 Příprava závěrů z auditu Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Vedoucí auditor Tým auditorů

Záznam o zjištění

Popis: Tým auditorů se před závěrečným jednáním setká, aby: - přezkoumal zjištění z auditu a jakékoliv jiné vhodné informace shromážděné během auditu, - odsouhlasil závěry z auditu.

R3.6.7 Závěrečné jednání Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Vedoucí auditor Tým auditorů, garant auditovaného procesu


Popis: Na závěrečném jednání sdělí vedoucí auditor ústně zástupcům auditované oblasti zjištění a závěry z auditu. Jakýkoliv rozdíl v názorech na zjištění z auditu nebo v závěrech z auditu mezi týmem auditorů a auditovanou stranou musí být vyřešen.

R3.6.8 Návrh opatření Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Vedoucí auditor, garant auditovaného procesu Vedoucí auditor, garant auditovaného procesu


Popis: Garant auditované oblasti navrhne nápravná opatření spolu se stanovením termínů plnění a odpovědnosti za jejich splnění a uvede je ve formuláři Záznam o zjištění, v části Navržená opatření k nápravě. Návrh nápravných opatření podléhá schválení vedoucím auditorem, což ten potvrdí svým podpisem ve formuláři Záznam o zjištění. Na žádost auditované strany (garanta auditovaného procesu) vyhotoví vedoucí auditor kopie všech zjištění z daného auditu a tyto budou předány auditované straně.

________________________________________________________________________________________________


10/17



R3.6.9 Protokol z auditu Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Vedoucí auditor Vedoucí auditor Portál ISO FMMI Protokol z auditu

Popis: Vedoucí auditor vypracuje Protokol z auditu (příloha P4) do tří pracovních dnů od závěrečného jednání. Protokol z auditu musí vždy obsahovat: - záznam o přezkoumání účinnosti nápravných opatření z předchozích auditů, - posouzení efektivnosti procesu a jeho cílů. Každé zjištění z auditu vedoucí auditor zapíše do šablony záznamu Protokol z auditu - části Popis zjištění. Originál záznamu Protokol z auditu předá vedoucí auditor správci řízené dokumentace ke zveřejnění na Portálu ISO FMMI. Správce řízené dokumentace vyznačí současně provedení auditu značkou v dokumentu Program interních auditů, uveřejněném na Portálu ISO FMMI. Auditoři také mohou v Protokolu z auditu uvést vhodná doporučení ke zlepšení. Originál záznamu Protokol z auditu je uložen u garanta procesu R3. R3.6.10 Vypořádání neshod a nedostatků Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Vedoucí auditor Vedoucí auditor a garant auditovaného procesu Portál ISO FMMI Záznam o zjištění, Program interních auditů

Popis: . Garant auditované oblasti je zodpovědný za realizaci nápravných opatření, která jsou potřebná k odstranění neshody nebo příčiny neshody. Vedoucí auditor sleduje jejich plnění až do odstranění zjištění. Audit je ukončen potvrzením realizace nápravných opatření vedoucím auditorem ve všech Záznamech o zjištění z daného auditu, která nadále zůstanou v archívu u garanta procesu R 3. V dokumentu Program interních auditů, uveřejněném na Portále ISO FMMI, vyznačí správce řízené dokumentace provedení auditu značkou .

________________________________________________________________________________________________


11/17



Příloha P1 – Program interních auditů

________________________________________________________________________________________________


12/17



Příloha P2 – Plán auditu

________________________________________________________________________________________________


13/17



Příloha P3 – Zjištění z auditu

________________________________________________________________________________________________


14/17



Příloha P4 – Protokol z auditu

________________________________________________________________________________________________


15/17



Seznam záznamů Název záznamu Schválený Program interních auditů Kopie Osvědčení o absolvování specializačního Kurzu interních auditorů Kopie Pověření výkonem funkce interního auditora Plán auditu Záznam(y) o zjištění

Protokol z auditu

Proces R3.4, R3.5, R3.6.10 R3.7

Místo uložení Garant procesu R3 Portál ISO FMMI Garant procesu R3

Podoba Listinná Elektronická Listinná

Doba uložení 3 roky

R3.7

Garant procesu R3

Listinná

Archiv FMMI

R3.6.2 R3.6.5, R3.6.6, R3.6.10 R3.6.9

Garant procesu R3 Garant procesu R3

Listinná Listinná

Po dobu platnosti 3 roky 3 roky

Archiv FMMI Archiv FMMI

Plan_auditu.dot Zaznam_o_zjisteni.dot

Garant procesu R3 Portál ISO FMMI

Listinná Elektronická

3 roky

Archiv FMMI Vyřazení

Protokol_z_auditu.dot

Po dobu platnosti

Vypořádání Archiv FMMI Vyřazení Archiv FMMI

Šablona* Program_internich_auditu.dot

* šablony jsou dostupné na portálu ISO FMMI

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________


16/17



Seznam změn a revizí řízeného dokumentu Verze

Datum

A

11.7.2006 První vydání

B

23.10.2006 Realizace výsledků interního auditu

C

Úprava a nové začlenění existujícího dokumentu FMMI_SMJ_06_018 verze B s názvem „Proces R3 Interní audity“ podle 18.6.2007 nové Směrnice VŠB-TUO Řízení dokumentů a záznamů TUO_SME_07_004 verze A.

C

7.12.2007 Revize dokumentu – beze změn

C

2.9.2008

D

Jméno a podpis garanta dokumentu

Obsah změny / revize

Revize dokumentu – beze změn

20.12.2010 Aktualizace dokumentu – úprava regulátorů

Doc. RNDr. Hana Kulveitová, Ph.D., v.r.





Doc. Dr. Ing. Monika Losertová

________________________________________________________________________________________________


17/17

Proces R3 Interní audity

Recommend Documents