PRIVATE SEARCH: Mandaten
22/10/2010
1
Inleiding In deze handleiding behandelen we de manieren waarop u mandaten in Private Search via de Self Service module door de ondernemers, of door hen gemandateerden, ingevoerd en aangepast kunnen worden. Iedereen die toegang heeft tot de Private Search kan alle acties uitvoeren. Daarom is de toegang beperkt tot de wettelijke functiehouders van een onderneming en hun gemandateerden “Private Search”. Voorlopig hebben andere mandaten nog geen toegang tot de toepassing Private Search.
2
Inhoudsopgave Inleiding
..........................................................................................................2
1.
Inloggen als Private Searcher.............................................................4
2. 2.1. 2.2.
Niveau van een mandaat....................................................................6 Mandaten op het niveau van de onderneming ....................................6 Mandaten op het niveau van de vestigingseenheid .............................7
3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5.
Acties op de mandaten van een onderneming en/of Vestigingseeheid 8 Creatie van een nieuw mandaat..........................................................8 Bewerken van een mandaat ...............................................................8 Corrigeren van een mandaat ..............................................................9 Stopzetten van een mandaat.............................................................10 Annuleren van een mandaat.............................................................11
3.
4.
Uittreksel Mandaten ........................................................................12 Mandaat per persoon .......................................................................12 Volledig uittreksel ...........................................................................12 4.2.1. Uittreksel “mandaat post”................................................................13 4.3. Uittreksel tussen bepaalde data ........................................................13 4.1. 4.2.
3
1. Inloggen als Private Searcher Om toegang te krijgen tot de toepassing Private Search dient u te klikken op de link “KBO Private Search”, toegankelijk via de website van de FOD economie: http://economie.fgov.be/ Na het klikken verschijnt scherm 1 en u wordt verzocht u te identificeren hetzij via een token, hetzij via de identiteitskaart (e-ID).
Scherm 1 Scherm 2 verschijnt na identificatie.
Scherm 2
U dient op de link “Toon de lijst van ondernemingen van de gebruiker van de private search” te klikken om toegang te krijgen tot de lijst van ondernemingen waarvoor u gemachtigd bent.
4
Scherm 3 wordt vervolgens getoond, genaamd: “Lijst ondernemingen waarvoor u gemachtigd bent”.
Scherm 3 Als u één van de getoonde ondernemingen selecteert, komt u terecht in scherm 4.
Scherm 4
5
2. Niveau van een mandaat Een Private Search User kan een aantal acties uitvoeren op mandaten van een onderneming en vestigingseenheid (onderneming) waarvoor men gemandateerd is. Een mandaat op het niveau van de onderneming is geldig voor de onderneming en dus ook alle vestigingseenheden. Wanneer een mandaat ingeschreven is op het niveau van een vestigingseenheid dan is dat mandaat enkel geldig voor de vestigingseenheid en niet voor de onderneming of andere vestigingen.
2.1. Mandaten op het niveau van de onderneming Wanneer u mandaten wil invoeren of aanpassen op het niveau van de onderneming gaat u op ondernemingsniveau in de linker navigatie naar het tabblad mandaten.
Mandaten op niveau van de onderneming
6
2.2. Mandaten op het niveau van de vestigingseenheid Om mandaten voor een vestigingseenheid aan te maken, gaat u, via de linkernavigatie, naar het tabblad “Lijst vestigingseenheden”. Daar krijgt u een overzicht van alle vestigingseenheden die ingeschreven zijn voor uw onderneming.
Daar kan u de gewenste vestigingseenheid opvragen door op het juiste vestigingseenheidsnummer te klikken. Dan komt u op niveau van de vestigingseenheid. U kan daar opnieuw het tabblad mandaten kiezen in de linkernavigatie, om de mandaten in te voeren of te bewerken die enkel voor deze vestigingseenheid actief zijn.
7
3. Acties op de mandaten van een onderneming en/of Vestigingseeheid 3.1. Creatie van een nieuw mandaat Mandaten gecreëerd worden via het onderdeel ‘Een mandaat creëren’ Daar moet u het Type mandaat ingeven. Er is momenteel een keuze tussen mandaat “post” en mandaat “Private search”. Een mandaat “post” mag aangetekende zendingen gaan afhalen met een uittreksel dat ook via Private Search beschikbaar is (zie verder). Mandatarissen “post” hebben zelf geen toegang tot de toepassing “Privat Search”, dit bewijs moet dus steeds aan het gegeven worden door een wettelijk vertegenwoordiger of een mandataris “Privat Search”
3.2. Bewerken van een mandaat Mandaten kunnen bewerkt worden, door op de link ‘bewerken’ te klikken. Men komt dan terecht in de ‘Bewerk Wizard’. Deze Wizard laat toe om mandaten te corrigeren, stop te zetten of te annuleren.
8
3.3. Corrigeren van een mandaat Mandaten kunnen gecorrigeerd worden, via de ‘Bewerk Wizard’, door op de link ‘Er staat een fout in het mandaat, dit dient aangepast te worden.’ te klikken.
9
3.4. Stopzetten van een mandaat Mandaten kunnen stopgezet worden, via de ‘Bewerk Wizard’, door op de link ‘Het mandaat dient stopgezet te worden’ te klikken.
10
3.5. Annuleren van een mandaat Annuleren van een mandaat is niet rechtstreeks mogelijk. Door op de link ‘Dit mandaat heeft nooit bestaan in de onderneming’ te klikken, verkrijgt men meer uitleg over hoe een annulatie ingediend kan worden.
De volgende boodschap wordt getoond
11
4. Uittreksel Mandaten Er kunnen verschillende soorten uitreksels mandaten uitgeprint worden. Dit zowel op het niveau van de onderneming als op het niveau van de vestigingseenheid. Ga naar het tabblad “Uittreksel mandaten”. Dan krijgt u volgend scherm:
Het type mandaat moet steeds gekozen worden. Dit veld kan u niet leeg laten.
4.1. Mandaat per persoon U kan een uittreksel vragen voor een bepaald persoon. Dan krijgt u een overzicht van alle mandaten die de persoon uitoefent in de onderneming. Dit krijgt u door “Enkel de mandaten opnemen voor volgend persoonsnummer” aan te vinken en in het voorziene veld het rijksregisternummer in te geven. Daarna kiest u bij “Type mandaat” het soort mandaat dat u wilt opvragen voor die bepaalde persoon.
4.2. Volledig uittreksel Een tweede uittreksel is het volledige uittreksel mandaten van een onderneming of vestigingseenheid. Wanneer u de toestand van alle actieve gegevens op een bepaalde datum wenst, kiest u “Toestand op” en vult u een datum in. Op ondernemingsniveau hebt u de keuze om de gegevens van de actieve vestigingseenheden hierbij mee af te drukken. Daarvoor vinkt u “inclusief vestigingseenheden aan. Dan zullen alle Vestigingseenheden waarvoor een mandaat is ingevoerd ook afgedrukt worden.
12
4.2.1.
Uittreksel “mandaat post”
Wanneer u een aangetekende zending wenst op te halen kan u best dit type uittreksel afprinten met volgende instellingen: • • •
Type mandaat : “post” Aanvinken “inclusief vestigingseenheden” op ondernemingsniveau Toestand op met de gewenste datum.
Bij datum moet u opletten dat u een datum neemt die nog aanvaard gaat worden door de postdiensten. Deze datum wordt afgeprint op het uittreksel en op dit uittreksel is maar een bepaalde periode geldig. Wanneer de vestigingseenheden niet afgeprint worden omdat u een functie of mandaat hebt op niveau van de onderneming, kan u altijd het volledig of beperkt uittreksel van de onderneming met alle vestigingseenheden, of het uittreksel van een bepaalde vestigingseenheid, afprinten. Dit samen met het uittreksel postmandaat zal aanvaard worden om uw aangetekende zending voor een vestigingseenheid in ontvangst te nemen.
4.3. Uittreksel tussen bepaalde data Wanneer u een volledig overzicht wil van de mandaten van een bepaald type tussen twee data of van een bepaalde datum tot nu kiest u de laatste optie “Historiek”. Daar kan u de gewenste begin-en einddatum ingeven.
13
