Príruþka pre skenovanie dokumentov verzia 1.3
Obsah 1
Úvod ..................................................................................................................... 3 1.1
2 3
Popis funkcionality ............................................................................................ 5 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
4
Pojmy, akronymy a skratky ........................................................................................................ 3
Proces skenovania ............................................................................................. 4 Vytvorenie a kontrola skenovacej dávky ................................................................................... 5 Dávkové skenovanie.................................................................................................................. 5 Validácia .................................................................................................................................... 6 Export do BRISK ........................................................................................................................ 6 Preþítanie nesprávneho þiarového kódu ................................................................................... 7
Konfigurácia ........................................................................................................ 8 4.1 Nastavenie Skenera a jeho vlastností ....................................................................................... 8 4.2 Nastavenie Export konektora..................................................................................................... 8 4.3 Nastavenie Java prostredia pre tlaþ þiarového kódu ................................................................. 9 4.4 Nastavenie a kalibrácia tlaþiarne štítkov ................................................................................. 10 4.4.1 Nastavenie tlaþiarne štítkov Datamax Mark III ...................................................................10 4.4.2 Kalibrácia tlaþiarne štítkov Datamax Mark II a IIII ..............................................................11
1 Úvod Tento dokument je používateĐskou príruþkou pre skenovanie dokumentov prostredníctvom Informaþného systému pre správu a manažment (ISSM) na Trnavskej univerzite v Trnave. Dokument je vypracovaný ako súþasĢ projektu „Zefektívnenie správy a riadenia univerzity s využitím moderných technológií“, kód projektu ITMS26110230027. Projekt je financovaný v rámci výzvy OPV-2009/1.2/01-S0RO: Podpora inovatívnych foriem vzdelávania na vysokých školách a rozvoj Đudských zdrojov vo výskume a vývoji pre operaþný program Vzdelávanie. Prioritná os 1: Reforma systému vzdelávania a odbornej prípravy. Opatrenie 1.2: Vysoké školy a výskum a vývoj ako motory rozvoja vedomostnej spoloþnosti.
1.1
Úþel dokumentu
Digitalizácia fyzických dokumentov je realizovaná na skenovacom pracovisku, kde je k dispozícii technológia KOFAX Express. Skenovanie fyzických dokumentov prebieha v dávkach. Vyškolená obsluha skenovacieho pracoviska pripraví dávku na skenovanie, ktorá bude obsahovaĢ cca 50 až 100 listov. Každý dokument obsahuje na prvej strane nalepený, þiarový kód, ktorý slúži k priradeniu elektronickej formy dokumentu v Registratúre.
1.2
Pojmy, akronymy a skratky BC
þiarový kód
BRISK
Document management system
ECM
Enterprise Content Management
ISSM
Informaþný systém pre správu a manažment
3
2 Proces skenovania Dokumenty, ktoré prichádzajú na podateĐĖu je potrebné roztriediĢ na 2 skupiny : 1. Dokumenty urþené na dávkové skenovanie 2. Dokumenty urþené na ruþné skenovanie (na ložnej ploche) Procesom skenovania prechádzajú len dokumenty, ktoré sú zaevidované a obsahujú þiarový kód. Pracovník skenovacieho pracoviska vytvorí dávky s takým poþtom dokumentov, aby to predstavovalo 30 až 50 listov pre dávku. Takto vytvorenú dávku je potrebné prekontrolovaĢ, þi sú dokumenty rozdelené na jednotlivé listy a neobsahujú kovové spinky, ktoré by mohli poškodiĢ skener.
4
3 Popis funkcionality 3.1 Vytvorenie a kontrola skenovacej dávky Po zaevidovaní dokumentov v BRISK systéme sa tieto naskladajú na seba do skenovacej dávky. Dávka by nemala obsahovaĢ viac ako 50 listov. Každý dokument musí maĢ na prednej strane þiarový kód a jeho ćalšie strany musia nasledovaĢ bezprostredne za touto prvou stranou. Ak by na prvej strane niektorého dokumentu nebol þiarový kód, došlo by k chybnej separácii strán v dokumentoch.
3.2 Dávkové skenovanie Po naplnení zásobníka skenera môžeme pristúpiĢ k samotnému skenovaniu. Celý skenovací proces sa ovláda aplikáciou Kofax Express – záložka HOME.
Tu je možná akákoĐvek manipulácia so skenovacími dávkami. Po vytvorení novej dávky na základe preddefinovaného profilu tlaþidlom New Batch je možné spustiĢ samotné skenovanie tlaþidlom Scan All. Preddefinovaný profil bude maĢ názov: •
BRISK
Po ukonþení skenovania je možné v zozname dávok Batches prekontrolovaĢ poþet dokumentov a strán.
5
3.3 Validácia Po úspešnom automatickom vyĢažení potrebných údajov (þiarových kódov) nastupuje krok validácie. Toto je užívateĐský krok procesu skenovania. Po kliknutí na tlaþidlo Index sa zobrazí prvý naskenovaný dokument a v pravom hornom rohu hodnota þiarového kódu v poli barcode.
Ak by bola hodnota v tomto poli nesprávna, užívateĐ má možnosĢ ju jednoducho prepísaĢ. Následne sa pomocou modrých šípok preklikne na ćalší dokument v dávke. Týmto spôsobom overí správnosĢ všetkých vyĢažených kódov.
3.4 Export do BRISK Po úspešnej Indexácii všetkých þiarových kódov sa vykoná Export skenovanej dávky do systému BRISK pomocou tlaþidla Export v záložke HOME.
6
Export je vykonaný na pozadí bez nutnosti ćalšieho zásahu užívateĐa. Po úspešnom exporte skenovaná dávka zmizne zo zoznamu dávok a užívateĐ môže naskenovaĢ ćalšiu dávku.
3.5 Preþítanie nesprávneho þiarového kódu Stávajú sa prípady, že skener preþíta z dokumentu nesprávny þiarový kód – hlavne na obálkach s doporuþenkovou nálepkou z pošty (keć sa jedná o ten istý typ kódovania ako používa Brisk). V takýchto prípadoch je najjednoduchšie osvedþené riešenie: Pri príprave na skenovanie prebehnúĢ þiernou fixkou zaþiatok kódu. Keć sa spoja dokopy 2 þiary z kódu, už sa takto upravený kód nerozpozná.
7
4 Konfigurácia 4.1 Nastavenie Skenera a jeho vlastností Nastavenia skenera je možné vykonaĢ v záložke Scan Settings.
V tejto záložke je možne meniĢ základné nastavenia ako: • • • • •
Flatbet / Feeder – Zmena zdroja skenovania medzi zásobníkom a ložnou plochou One Side / Both Sides – Jednostranné alebo obojstranné skenovanie. Nastavenie je aplikovateĐné len pre podávaþ. Ložná plocha skenuje vždy len jednostranne. Size – definuje veĐkosĢ papiera Rotation – urþuje natoþenie skenovanej predlohy Select – Tu je možné vyberaĢ typ zdroja. Buć Skener Fujitsu Fi-xxxx alebo Folder Scan. Pri voĐbe Folder Scan sa dokumenty miesto skenovania budú importovaĢ z preddefinovaného prieþinka na disku.
Tieto nastavenia je možné ukladaĢ do profilov a teda nie je nutné ich nastavovaĢ po každom spustení aplikácie.
4.2 Nastavenie Export konektora Táto sekcia je urþená pre skúsených administrátorov. Po nainštalovaní sú všetky polia prednastavené a nie je potrebné s nimi manipulovaĢ. Pre korektné fungovanie skenovacej aplikácie je potrebná maĢ správne nastavený exportovací konektor. Tento sa nastavuje v záložke JOB Setup.
V zozname export konektorov musí byĢ zvolený konektor Brisk Release. 8
Následne kliknutím na ikonu kĐúþa, je možné vyvolaĢ okno s detailnými nastaveniami.
Destination Temp Path – oznaþuje doþasný pracovný prieþinok aplikácie File Type – urþuje typ exportovaného dokumentu. Na výber je niekoĐko typov ako PDF, TIFF Single / Multi Page – parameter urþuje jedno alebo viac stranový formát dokumentu Web Service URL – urþuje adresu webovej služby aplikácie BRISK User Name / Password – užívateĐské meno a heslo pre overenie prístupu k webovej službe. VypĎĖa sa len ak je nutné.
4.3 Nastavenie Java prostredia pre tlaþ þiarového kódu Pre správnu funkcionalitu tlaþe þiarového kódu je potrebné 1) maĢ na danom PC nainštalovanú Java Desktop komponentu zo stránky: http://java.com/en/download/index.jsp PokiaĐ nie je nainštalovaná, prehliadaþ by si mal inštaláciu danej komponenty automaticky vypýtaĢ. Po inštalovaní Java komponenty, pri prvej tlaþi štítku musí používateĐ: 2) PovoliĢ zobrazovanie vyskakovacích okien v prehliadaþi:
3) PovoliĢ spúšĢanie modulu v prehliadaþi: 9
4) PotvrdiĢ že spustený modul je bezpeþný:
Po vykonaní uvedených 4 krokov bude možná tlaþ þiarového kódu bez komplikácií.
4.4 Nastavenie a kalibrácia tlaþiarne štítkov 4.4.1
Nastavenie tlaþiarne štítkov Datamax Mark III
Nastavenie tlaþiarne - video: http://www.youtube.com/watch?v=0Z9FTvcfvYc Podrobný manuál k obsluhe tlaþiarne je dostupný na stiahnutie: http://www.datamax-oneil.com/do/com/en-us/home/printers-software/stationary-printers/desktopprinters/file.cfm/E3_88-2353-01_C.pdf?contentID=6807 Nastavenie rozmeru štítkov tlaþiarne:
V ovládaēi tlaēiarne - Datamax E-4205 - Vlastnosti tlaēiarne - Všeobecné - Preferencie - Page setup.
10
4.4.2
Kalibrácia tlaþiarne štítkov Datamax Mark II a IIII
Kalibrácia tlaþiarne Datamax E-Class™ Mark III Advanced (model E-4205A (203dpi)): 1. NasadiĢ pásku a štítky. 2. PodržaĢ hlavné tlaþidlo 10 sekúnd. 3. Následne z tlaþiarne vylezie asi 4 - 5 prázdnych štítkov. Poþas tejto kalibrácie si tlaþiareĖ zmeria veĐkosĢ štítku a nastaví sa na zaþiatok nasledujúceho štítku. 4. Po tejto kalibrácii je možné tlaþiĢ kódy z BRISKU (appletu) a tlaþiareĖ bude presne vedieĢ kde má zaþiatok a koniec štítku. Kalibráciou sa zabráni tomu aby sa tlaþil kód cez dva štítky. 5. Pre úspešnú tlaþ z BRISKu treba maĢ nastavený presný názov tlaþiarne – Datamax E-4205. Kalibrácia tlaþiarne Datamax E-Class™ Mark II: Na staršej tlaþiarni MARK II, kalibrácia prebieha tak, že vypneš tlaþiareĖ, podržíš tlaþidlá F1 a F2, zapneš tlaþiareĖ a po niekoĐkých sekundách sa tlaþiareĖ zaþne kalibrovaĢ.
11
