PRINTMACHINE SOFTWARE

PRINTMACHINE SOFTWARE

De software-oplossing voor uw output management en verwerking van uw poststroom

Modulair, flexibel en kostenbesparend

WE VALUE YOUR MAIL

INHOUD

AUTOMATISEER Optimaliseer uw documentverwerking: op papier of elektronisch

CREËER Ontwerp uw documenten eenvoudig en flexibel

PRINT Maak optimaal gebruik van printerfuncties en -prestaties

DISTRIBUEER Selecteer de ideale communicatiewijze

VERZEND Profiteer van automatische postverwerking

ARCHIVEER Vereenvoudig uw elektronische archivering

AUTOMATISERING VAN OUTPUT MANAGEMENT EN POSTVERWERKING – WAAROM? Directe communicatie met klanten, leveranciers en werknemers is essentieel voor elk bedrijf. Zakenpartners stellen steeds hogere eisen aan de kwaliteit van geleverde informatie, en verwachten dat deze optimaal op hun individuele behoeften is toegesneden. De IT-sector moet goed op deze trend kunnen inspelen, zowel nu als in de toekomst. Moderne bedrijven realiseren zich dat facturen, rekeningoverzichten, verzekeringspolissen, salarisstroken en andere documenten kunnen worden gebruikt als hoogwaardige communicatiemiddelen. Vrijwel geen enkel ander communicatiemiddel is in staat de volledige aandacht van de ontvanger te trekken. Maak dus gebruik van deze informatiedragers en zorg dat zowel uw zakenpartners als uw bedrijf ervan profiteren! PrintMachine, het softwarepakket voor Output Management dat gebruik maakt van de modernste

informatietechnologie, formatteert de uitvoer van uw bedrijfsapplicaties zodanig dat u een onuitwisbare indruk maakt op uw klanten en zakenpartners. Bovendien worden de productie, distributie, verzending en archivering van documenten allemaal volledig geautomatiseerd en wordt de postverwerking geoptimaliseerd om kosten te reduceren. Het onderhouden van goede relaties met klanten en zakenpartners door middel van uitstekende communicatie is te belangrijk om te verwaarlozen. Kort samengevat: PrintMachine maakt het eenvoudiger om uw relaties met klanten en zakenpartners te verdiepen. De software stelt u in staat hoogwaardige documenten te creëren met een aantrekkelijke en persoonlijke uitstraling, zodat succes verzekerd is en tegelijkertijd kosten worden gereduceerd.

VOORDELEN • Lagere kosten • Hogere mate van klanttevredenheid • Verbetering van logistieke efficiëntie en bedrijfsprocessen • Automatisering van uw postkamer en postverwerking • Gebruiksgemak dankzij geavanceerde informatietechnologie • Toegevoegde marketingwaarde

AUTOMATISEER

OPTIMALISEER UW DOCUMENTVERWERKING: OP PAPIER OF ELEKTRONISCH HOEKSTEEN VAN SUCCESVOLLE COMMUNICATIE

TOEGEVOEGDE WAARDE VOOR AL UW BEDRIJFSAPPLICATIES!

De PrintMachine-server ontvangt onbewerkte en voorgeformatteerde gegevens uit verschillende open en particuliere systeemomgevingen en zet deze om in zakelijke documenten zoals facturen, rekening-overzichten, verzekeringspolissen, etiketten of mailmerge-brieven. PrintMachine analyseert de onbewerkte en voorgeformatteerde gegevens en activeert de ontwerpen verwerkingsprocessen. Het systeem beheert de printuitvoer en de digitale distributie van geformatteerde documenten volledig automatisch en maakt documenten gereed voor elektronische archivering. Daarnaast voegt de software intelligente OMR-markeringen of barcodes aan de documenten toe, zodat couverteersystemen kunnen worden beheerd. Dankzij de grafische gebruikersinterface en de ‘Point & Click’-functie kunnen gebruikers het systeem en de documenten gemakkelijk configureren en gebruiken.

De PrintMachine-software is erop gericht onbewerkte printgegevens vanuit uw applicatie om te zetten in effectieve communicatie met uw zakenpartners en werknemers – flexibel, persoonlijk en op het juiste moment!

EENVOUDIGE INTEGRATIE VAN HET SYSTEEM PrintMachine kan in bijna elke systeemomgeving en in elke procesreeks worden geïntegreerd. In de meeste gevallen hoeft u uw applicaties op geen enkele manier aan te passen.

VOORDELEN • Centraal beheer van de formattering, productie en distributie van al uw documenten • Aanzienlijke kostenbesparingen dankzij consistente en geautomatiseerde documentverwerking voor alle applicaties • Uw bedrijf krijgt een professionelere uitstraling doordat al uw documenten volgens dezelfde huisstijl worden ontworpen • Gebruiksgemak voor operators en beheerders dankzij standaardisering van document configuratie en onderhoud • Ondersteuning van de volledige functionaliteit van elke kleuren- of zwart/wit-laserprinter

PrintMachine biedt een Output Management-oplossing voor uw hele bedrijf en optimaliseert uw documentverwerking binnen uw bestaande systeemomgeving. U zult versteld staan hoe snel u de kwaliteit en de effectiviteit van documenten voor al uw bedrijfsapplicaties kunt verbeteren!

Systeemomgevingen UNIX, AS/400, Windows 2000/XP/Vista, VMS, IBM MVS, LINUX, overig

Swiss Quality Software

BTA PrintMachine™

Onbewerkte gegevens (“ruwe data”) ASCII-tekst voor regel-/matrixprinters, XML, flatfiles, SAP-RDI, CSV, overig

Voorgeformatteerde gegevens PCL, PDF, Windows, AFP, Postscript, TIFF (met OCR), overig

Formatteren /Ontwerpen Verzendklare kwaliteitsdocumenten

Toevoegen Barcodes, overlays, OMR-tekens, aanvullende teksten, overig

Elektronisch verzamelen, sorteren en groeperen Elektronisch postvak met dashboard en postoptimalisatie

MS Office RTF

Fax

E-mail

Internet

EBPP

Gefrankeerde post Printers Volledige ondersteuning van printerstuurprogramma’s

Archiveringssystemen PDF, TIFF, overig

Couverteersysteem Technologie op basis van stuurprogramma’s

CREËER

ONTWERP UW DOCUMENTEN EENVOUDIG EN FLEXIBEL FILIAAL- EN TAALSPECIFIEKE FORMULIEREN

TEKSTMODULES

Een groot voordeel voor bedrijven met verschillende filialen of dochterondernemingen – de formulieren zelf zijn meestal door het hele bedrijf heen volgens dezelfde huisstijl ontworpen, maar logo’s en adressen moeten voor elke bedrijfseenheid apart worden geprint. Universele ondersteuning van taalspecifieke uitvoer van teksten, logo’s, tekstmodules en aanvullende teksten.

PrintMachine stelt documenten samen uit tekstmodules op individuele basis, afhankelijk van het type klant, de taal of andere eigenschappen.

SPECIALE LETTERTYPEN EN FUNCTIES Naast standaardlettertypen ondersteunt het systeem ook speciale lettertypen zoals OCR-A, OCR-B, CMC-7 en vele andere. PrintMachine kan ook overweg met andere functies zoals het berekenen van controlesommen of het samenstellen van de relevante tekstregels.

AANVULLENDE TEKSTEN VOOR 1-op-1 MARKETING Dit is een van de favoriete hulpmiddelen van de marketingafdeling: bedrijfsdocumenten kunnen worden gebruikt als reclamemiddelen en ze kunnen worden voorzien van boodschappen die op een bepaalde klant of zakenpartner zijn toegesneden.

OPTISCHE TEKENHERKENNING (OMR) PrintMachine voegt intelligente OMR-markeringen of barcodes toe, waarmee de verschillende functies van een couverteersysteem automatisch kunnen worden beheerd.

BARCODERING PrintMachine print barcodes en kan daarnaast controlesommen berekenen en verwerken. Gangbare typen barcodes (één- en tweedimensionaal) worden ondersteund.

FORMULIERENSETS EN KOPIEËN Laserprinters vormen tegenwoordig de ultieme vervanging van carbonpapier of de chemische kopieën die vroeger moesten worden gemaakt. Elke kopie kan apart worden vormgegeven! De bedrijfsapplicatie hoeft geen kopieën meer te maken.

DYNAMISCHE INTEGRATIE VAN GRAFISCH MATERIAAL Elementen zoals afbeeldingen, grafische voorstellingen of handtekeningen kunnen dynamisch in de documenten worden ingevoegd.

MODULAIRE OPZET VOOR FORMULIEREN Het modulaire systeem kan worden gebruikt om de configuratie en het onderhoud van PrintMachine te vereenvoudigen wanneer u met een aantal vergelijkbare lay-outs, aanvullende teksten, overlays, barcodes of archiveringsregels werkt. Overbodige elementen worden verwijderd.

KLEURONDERSTEUNING PrintMachine ondersteunt kleur in de lay-out en het ontwerp van documenten.

ONTWERP MET “POINT & CLICK” De nieuwe standaard voor visuele configuratie! In tegenstelling tot de conventionele ‘Drag & Drop’-functie biedt ‘Point & Click’ u de mogelijkheid tot een ‘What You See Is What You Get’-weergave van uw documenten, inclusief logo’s, kaders en randen, variabele gegevens en dynamisch ingevoegde afbeeldingen en grafisch materiaal.

MAILMERGE-BRIEVEN PrintMachine beschikt over een supersnelle mailmerge-functie voor het genereren van documenten op basis van een sjabloonbrief die direct aan uw bedrijfsapplicatie kan worden gekoppeld. Deze functie is geschikt voor het produceren van grote hoeveelheden.

GRAFIEKEN PrintMachine creëert verschillende grafieken tussen de bedrijven door en integreert ze in bestaande pagina’s of maakt nieuwe aan.

VOORDELEN • • • • •

Gebruikersvriendelijke WYSIWYG-weergave om het uiterlijk van documenten snel en gemakkelijk te verbeteren Documenten maken een betere indruk op klanten en zakenpartners omdat ze specifiek op individuele behoeften of op bepaalde productcategorieën kunnen worden toegesneden Snelle implementatie van bedrijfsvereisten met betrekking tot de huisstijl dankzij een bibliotheek met grafisch materiaal en elementen die van toepassing zijn op verschillende bestandstypen Eenvoudige implementatie van één- en tweedimensionale barcodes Hoge mate van klanttevredenheid dankzij verbetering van visuele aspecten van documenten (dynamisch geïntegreerde grafische voorstellingen, afbeeldingen en grafieken die zijn toegesneden op de individuele behoeften van klanten)

U ontdekt al gauw de meerwaarde van PrintMachine wanneer u ervaart hoeveel flexibiliteit deze software u biedt bij het ontwerp en beheer van afzonderlijke documenten en documentensets. Ontwerpen van hoge kwaliteit resulteren in verzendklare documenten die volledig aan uw behoeften voldoen.

X.Y.T

XY-TRADING

Filiaalspecifieke formulieren Speciale lettertypen en functies Aanvullende teksten voor 1-op-1 marketing Optische tekenherkenning (OMR)

our ask for Please ices! lume pr large vo

Mr. John Smith 203 North LaSalle Chicago, IL 60601-1210 USA

Invoice No.

178373

P.O. No. Account No. Sales Manager Assistant

4249 2314 Jack Hunt Anne Miller

Date VAT No.

2006 20th February 2004 222 91

Barcodes (tweedimensionaal) Kix barcodering (portokorting)

Invoice

Taalspecifieke formulieren Description

Quantity

Unit Price

Discount

Cellular Phone – incl. 12V-Adapter – incl. Compact Charger – incl. Car Holder

20

500.–

10 %

XYT 9933

Cellular Phone – incl. Chatboard – incl. 12V-Adapter – incl. Compact Charger – incl. Car Holder

60

300.–

15 %

XYT 3955


15

99.–

5%

15 days net

Tekstmodules Dynamische integratie van grafisch materiaal

15 300.–

1410.75

Modulair ontwerp voor formulieren ter ondersteuning van uw huisstijl

25 710.75

Total

Payment Terms

Formulierensets en kopieën

9 000.–

Thank you for your order. Printed by BTA PrintMachine

Yours sincerely, XY-Trading

Jack Hunt

Kleurondersteuning Printed by BTA PrintMachine

XYT 8822

Total

4 3 4 5 3 3 2 0

XY-Trading, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland Phone +41 (0)55 251 31 00, Fax +41 (0)55 251 3110, Internet www.xyt.ch

4 3 4 5 3 3 2 0


Filiaalspecifieke formulieren Barcodes (ééndimensionaal)

Printed by BTA PrintMachine

Item

4 3 4 5 3 3 2 0


X.Y.T

Credit

XY-TRADING

X.Y.T

XY-TRADING

Statement of Account


X.Y.T

Invoice

Ruti, 20th February 2004 Mr. John Smith 203 North LaSalle Chicago, IL 60601-1210 USA

XY-TRADING

Mail-Merge Letter

X.Y.T

Mail-Merge Letter

Ruti, 20th February 2004 Mr. John Smith 203 North LaSalle Chicago, IL 60601-1210 The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system USAthem into business documents such as invoices, account statements, environments and transforms Dear Mr. Smith

XY-TRADING

insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine Mail-Merge analyses Letter the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures

fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and Ruti, 20th February prepares them for electronic archiving. It also2004 adds intelligent OMR marks to the documents in Mr. John Smith Dear Mr. Smith order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system 203 North LaSalle and document configuration as well as easy maintenance. Chicago, IL 60601-1210 The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system USAthem into business documents such as invoices, account statements, environments and transforms BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all. analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system Ruti, 20th February prepares them for electronic archiving. It also2004 adds intelligent OMR marks to the documents in environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, Dear Mr. Smith order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine and document configuration as well as easy maintenance. analyses the raw and activates the design and processing procedures. The system ensures The BTA PrintMachine Server receives raw data fromdata a variety of open and proprietary system automaticdocuments control of such printas output and digital environments and transforms them fully into business invoices, accountdistribution statements,of the formatted documents, and BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every prepareslabels them for electronic archiving. also adds intelligent OMR marks to the documents in insurance policies, production paperwork, or mail-merge letters. BTAIt PrintMachine process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all. order to control systems. The graphic user surface analyses the raw data and activates the design andinserting processing procedures. The system ensuresguarantees a user-friendly system andand document configuration as easy maintenance. fully automatic control of print output digital distribution of as thewell formatted documents, and The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, Dear Mr. Smith order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine and document configuration as well as easy maintenance. Yours sincerely, analyses the raw and activates the design and processing procedures. The system ensures The BTA PrintMachine Server receives raw data fromdata a variety of open and proprietary system XY-Trading automaticdocuments control of such printas output and digital environments and transforms them fully into business invoices, accountdistribution statements,of the formatted documents, and BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every prepareslabels them for electronic archiving. also adds intelligent OMR marks to the documents in insurance policies, production paperwork, or mail-merge letters. BTAIt PrintMachine process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all. order to control systems. The graphic user surface analyses the raw data and activates the design andinserting processing procedures. The system ensuresguarantees a user-friendly system andand document configuration as easy maintenance. fully automatic control of print output digital distribution of as thewell formatted documents, and The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system Jack Hunt prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine and document configuration as well as easy maintenance. Yours sincerely, analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures XY-Trading fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in Joweid Zentrum, at P.O. process sequence – and usually, there is no need toXY-Trading, adapt your applications all.Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland order to control inserting systems. The graphic user251 surface a user-friendly systemwww.xyt.ch Phone +41 (0)55 31 00,guarantees Fax +41 (0)55 251 3110, Internet and document configuration as well as easy maintenance. The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system Jack Hunt environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine Yours sincerely, analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures XY-Trading fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and prepares them for electronic archiving. It also Joweid adds intelligent OMR marks the documents in Switzerland XY-Trading, Zentrum, P.O. Box 255,to CH-8630 Ruti-Zurich, order to control inserting systems. The graphic user251 surface a user-friendly systemwww.xyt.ch Phone +41 (0)55 31 00,guarantees Fax +41 (0)55 251 3110, Internet and document configuration as well as easy maintenance.

Mail-Merge Letter

Mail-Merge Letter

PRIVATE BANK Customer Name Customer Number Your Account Officer Phone Number

PRINTMACHINE TEST-KUNDE 2 2159990 MARC MUSTER +41 (0)1 123 45 67

Portfolio valuation as of 07. June 2001

Recapitulation assets

EUR 25000000

20000000

Jack Hunt

EURO US DOLLAR SWISS FRANCS % 60

50

40 15000000

Yours sincerely, XY-Trading XY-Trading, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland Phone +41 (0)55 251 31 00, Fax +41 (0)55 251 3110, Internet www.xyt.ch Jack Hunt

30 10000000 20 5000000

0


Ontwerp met “Point & Click”

Mailmerge-brieven

Grafieken

Valuation currency

Currency mix

Short Term Investments Bonds incl. Funds Equities incl. Funds

10

0

EUR

PRINT

MAAK OPTIMAAL GEBRUIK VAN PRINTERFUNCTIES EN -PRESTATIES GESORTEERDE EN GEGROEPEERDE UITVOER

HERHALEN VAN PRINT JOBS

U kunt de uitvoer van documenten volgens verschillende sorterings- en groeperingscriteria sturen (bijv. hetzelfde adres, hetzelfde filiaal, dezelfde vertegenwoordiger).

Met de oproepfunctie kunt u documenten die al eerder zijn geprint nogmaals printen. Dankzij de templates en de zoekfunctie waarmee u de volledige tekst kunt doorzoeken, kunt u iedere gewenste pagina oproepen en opnieuw afdrukken.

PARALLELPRINTEN VOOR GROTE HOEVEELHEDEN Er kunnen verschillende printers tegelijk worden aangesloten zodat printopdrachten door meer dan slechts één printer kunnen worden uitgevoerd. Door de hoeveelheid post op deze manier over meerdere printers te verdelen, kunt u in korte tijd grote hoeveelheden post verwerken en kosten besparen.

PERIODIEKE OF HANDMATIGE ACTIVERING VAN PRINT JOBS

VOLLEDIGE ONDERSTEUNING VAN HET PRINTERSTUURPROGRAMMA

VERSPREID PRINTEN VIA LAN/WAN

PrintMachine kan verschillende toevoer- en uitvoerbakken activeren, afhankelijk van de formulieren die worden verwerkt of op basis van andere criteria. Dit is een handige functie voor documenten die uit verschillende papiersoorten moeten worden samengesteld. Daarnaast worden alle functies ondersteund waarover het printerstuurprogramma beschikt (zoals mediumtype, vouwen, nieten en perforeren).

INTELLIGENT DUBBELZIJDIG PRINTEN PrintMachine kan documenten zowel enkelzijdig als dubbelzijdig afdrukken. Alle PrintMachine-functies zijn van toepassing op de voorzijde en de achterzijde van het document. Op de achterzijde worden vaak algemene voorwaarden en dergelijke geprint.

PRINTEN VAN ETIKETTEN Dankzij de mogelijkheid barcodering aan te brengen met PrintMachine en de ondersteuning die de software biedt voor uiteenlopende barcodes- en laserprinters kan het systeem worden gebruikt voor identificatie, logistieke en overige toepassingen.

Met PrintMachine kunt u de uitvoer van documenten beheren aan de hand van het tijdstip en de prioriteit. Dankzij deze functie kunt u documenten voor specifieke (groepen) ontvangers op een vast tijdstip per dag, week of maand of op aanvraag afleveren. Om documenten in uw hele bedrijf te kunnen printen en verspreiden, moet u over ondersteuning voor netwerktechnologie beschikken. De open architectuur van PrintMachine zorgt voor optimalisering van uw printbeheer door middel van technologie voor gedistribueerde netwerken.

OPERATOR DASHBOARD Met het Operator Dashboard kunt u documenten en print jobs die al zijn afgehandeld of die nog in de wachtrij staan voortdurend in de gaten houden. Elke print job kan met een eenvoudige muisklik naar een andere printer worden gestuurd. Handmatige print jobs en taken voor het printen van kopieën kunnen gemakkelijk worden geactiveerd via het Operator Dashboard.

NALEVING VAN REGELS VOOR POSTVERZENDING Geprinte adressen om aan regels voor postverzending te voldoen, de laagste portotarieven te garanderen en postbezorging te professionaliseren.

VOORDELEN • Stelt u in staat de functionaliteit van uw printer volledig te beheren voor de verwerking van uw zakelijke documenten (zoals nieten, perforeren, vouwen, maken van boekjes) • Ondersteuning van verschillende mediavormen en papierladen • Aanzienlijke kostenbesparingen en vermindering van handmatige taken dankzij het elektronische sorteersysteem voor documenten (bijv. voor het papieren archief of de distributie van documenten) • Toename van klanttevredenheid dankzij geautomatiseerde groepering van verschillende documentsoorten (afkomstig uit één of meerdere applicaties) in een set (bijv. voor het afleveren van een offerte inclusief begeleidend schrijven, aparte voorwaarden en bijlagen via e-mail of voor het elektronisch archiveren van een volledig zakelijk dossier als één enkel document) • Geen kans op fouten dankzij elektronische in plaats van handmatige groepering en sortering • Reduceert portokosten en zorgt voor een professionelere bezorging

Printers bieden steeds meer functionaliteit en leveren betere prestaties. Met PrintMachine kunt u optimaal profiteren van deze functies door ze beschikbaar te stellen voor uw applicatie. Ook overige functies zoals parallelprinten voor grote hoeveelheden, gedistribueerd printen en gespecialiseerd printen kunnen voor u interessant zijn.

Parallelprinten voor grote hoeveelheden

Gesorteerde en gegroepeerde uitvoer X.Y.T XY-TRADING

Description

Quantity

Unit Price

Discount

XYT 8822


20

500.–

10 %

9 000.–

XYT 9933


60

300.–

15 %

15 300.–

XYT 3955


15

99.–

5%


Total

Payment Terms

15 days net

Total

1410.75

25 710.75

Thank you for your order. Printed by BTA PrintMachine

Yours sincerely, XY-Trading

Invoice


XY-TRADING

Jack Hunt

Mail-Merge Letter

4 3 4 5 3 3 2 0


Intelligent dubbelzijdig printen

Mail-Merge Letter Dear Mr. Smith

XY-TRADING

20th February 2004 222 91

Item


X.Y.T X.Y.T


178373 4249 2314 Jack Hunt Anne Miller

Date VAT No.

Invoice

Credit

XY-TRADING

X.Y.T

our ask for ! Please e prices large volum

Invoice No. P.O. No. Account No. Sales Manager Assistant

The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and

XY-TRADING

BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all.

X.Y.T

The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system and document configuration as well as easy maintenance.

Volledige ondersteuning van het printerstuurprogramma

Mr. John Smith 203 North LaSalle

Ruti, 20th February 2004

Chicago, IL 60601-1210 The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system USAthem into business documents such as invoices, account statements, environments and transforms insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and Ruti, 20th February prepares them for electronic archiving. It also2004 adds intelligent OMR marks to the documents in Mr. John Smith Dear Mr. Smith order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system 203 North LaSalle and document configuration as well as easy maintenance. Chicago, IL 60601-1210 The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system USAthem into business documents such as invoices, account statements, environments and transforms BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all. analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system Ruti, 20th February prepares them for electronic archiving. It also2004 adds intelligent OMR marks to the documents in environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, Dear Mr. Smith order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine and document configuration as well as easy maintenance. analyses the raw and activates the design and processing procedures. The system ensures The BTA PrintMachine Server receives raw data fromdata a variety of open and proprietary system automaticdocuments control of such printas output and digital environments and transforms them fully into business invoices, accountdistribution statements,of the formatted documents, and BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every prepareslabels them for electronic archiving. also adds intelligent OMR marks to the documents in insurance policies, production paperwork, or mail-merge letters. BTAIt PrintMachine process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all. order to control systems. The graphic user surface analyses the raw data and activates the design andinserting processing procedures. The system ensuresguarantees a user-friendly system andand document configuration as easy maintenance. fully automatic control of print output digital distribution of as thewell formatted documents, and The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, Dear Mr. Smith order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine and document configuration as well as easy maintenance. Yours sincerely, analyses the raw and activates the design and processing procedures. The system ensures The BTA PrintMachine Server receives raw data fromdata a variety of open and proprietary system XY-Trading automaticdocuments control of such printas output and digital environments and transforms them fully into business invoices, accountdistribution statements,of the formatted documents, and BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every prepareslabels them for electronic archiving. also adds intelligent OMR marks to the documents in insurance policies, production paperwork, or mail-merge letters. BTAIt PrintMachine process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all. order to control systems. The graphic user surface analyses the raw data and activates the design andinserting processing procedures. The system ensuresguarantees a user-friendly system andand document configuration as easy maintenance. fully automatic control of print output digital distribution of as thewell formatted documents, and The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system Jack Hunt prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine and document configuration as well as easy maintenance. Yours sincerely, analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures XY-Trading fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every prepares them for electronic archiving. It also Joweid adds intelligent OMR marks to the documents in Zentrum, at P.O. process sequence – and usually, there is no need toXY-Trading, adapt your applications all.Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland order to control inserting systems. The graphic user251 surface a user-friendly systemwww.xyt.ch Phone +41 (0)55 31 00,guarantees Fax +41 (0)55 251 3110, Internet and document configuration as well as easy maintenance. The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system Jack Hunt environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine Yours sincerely, analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures XY-Trading fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and prepares them for electronic archiving. It also Joweid adds intelligent OMR marks the documents in Switzerland XY-Trading, Zentrum, P.O. Box 255,to CH-8630 Ruti-Zurich, order to control inserting systems. The graphic user251 surface a user-friendly systemwww.xyt.ch Phone +41 (0)55 31 00,guarantees Fax +41 (0)55 251 3110, Internet and document configuration as well as easy maintenance.

Mail-Merge Letter

Mail-Merge Letter

Mail-Merge Letter

Jack Hunt Yours sincerely, XY-Trading

XY-Trading, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland Phone +41 (0)55 251 31 00, Fax +41 (0)55 251 3110, Internet www.xyt.ch Jack Hunt

Printen van etiketten


Verspreid printen via LAN/WAN Operator Dashboard

Opnieuw uitvoeren van print jobs

Periodieke of handmatige activering van print jobs

DISTRIBUEER

SELECTEER DE IDEALE COMMUNICATIEWIJZE WEBSERVER

Fax

Plaats het definitieve document in het gewenste grafische formaat op de webserver van de zender samen met de documenteigenschappen. De eigenschappen kunnen worden gebruikt voor autorisatie en groepering.

Documenten kunnen met dezelfde lay-out en achtergrond automatisch naar de ontvanger worden gefaxt in plaats van eerst te worden geprint en vervolgens per post te worden verstuurd.

E-MAIL MET HOTLINK

Op verzoek kunnen documenten in WYSIWYG-weergave naar het beeldscherm van de gebruiker worden gestuurd.

E-mail een hotlink naar ontvangers waarmee ze naar de webserver worden teruggeleid. Het document kan via persoonlijke login-gegevens worden geopend.

UITVOER NAAR BEELDSCHERM

DISTRIBUTIE VIA WAN Gegevens kunnen via een WAN-verbinding naar de gewenste locatie worden verstuurd.

E-MAIL MET BIJLAGE Met PrintMachine kunt u documenten in het gewenste grafische formaat via een e-mailadres versturen.

VOORDELEN • Optimale mix tussen fysieke en digitale documenten, afgestemd op de wensen van de ontvangende partij • Kostenbesparingen op papier en porto • Razendsnelle communicatie • Handmatige routinetaken worden overbodig (zoals het verpakken van poststukken) • Overdag wordt het netwerk minder zwaar belast dankzij voorgeprogrammeerde verzending ‘s nachts • Gebruiksgemak doordat documenten 7 dagen per week, 24 uur per dag kunnen worden gecontroleerd en/of lokaal worden geprint

De mogelijkheden van PrintMachine zijn niet beperkt tot het aanmaken van documenten; de software stelt u in staat documenten volledig automatisch op verschillende manieren naar de juiste ontvanger te verzenden. Met PrintMachine kunt u voor al uw bedrijfsapplicaties gebruikmaken van de nieuwste netwerken en communicatie-mogelijkheden, zodat uw documenten efficiënt worden verwerkt en snel op de juiste plek terechtkomen.

Distributie via WAN

Webserver

Uitvoer naar beeldscherm

E-mail met hotlink

E-mail met bijlage Fax

VERZEND

PROFITEER VAN AUTOMATISCHE POSTVERWERKING GEGROEPEERDE INVOER

SELECTIEF BEHEER VAN BIJLAGEN

Met PrintMachine kunt u verschillende documenten die bestemd zijn voor dezelfde ontvanger verzamelen en sorteren (bijv. vanuit verschillende applicaties en systeemomgevingen). Dit betekent dat klanten van nu af aan slechts één envelop per dag ontvangen, waardoor u aanzienlijk bespaart op porto- en verpakkingskosten. Bovendien kunt u de volgorde van de documenten in elke envelop zelf bepalen.

Met PrintMachine kunt u speciale OMR codering toevoegen om de juiste stations voor bijlagen te activeren, gebaseerd op de taal waarin het document is opgesteld of andere criteria.

BETROUWBAARHEID Het systeem beschikt over een speciale controlefunctie voor de volgorde van documenten, zodat u erop kunt vertrouwen dat de automatische postverwerking nauwkeurig verloopt.

AUTOMATISCHE VERWIJDERING PrintMachine herkent documenten die niet voor verzending bestemd zijn (zoals post voor interne werknemers) en stuurt ze automatisch uit naar een speciale uitgang op het couverteersysteem.

FOUTLOOS COUVERTEREN PrintMachine voegt automatisch intelligente OMR-markeringen of barcodes toe aan documenten zodat ze foutloos door het couverteersysteem kunnen worden verwerkt. Door een tweedimensionale barcode aan het adresvenster van de envelop toe te voegen kan de inhoud door een barcodelezer worden gelezen als het poststuk het couverteersysteem bijna heeft doorlopen. Op deze manier wordt er binnen het gesloten circuit van de machine een veiligheidscontrole uitgevoerd en bevestiging van verzending geregistreerd.

GEOPTIMALISEERDE PORTOKOSTEN U kunt per land de efficiëntste en voordeligste optie kiezen voor de verwerking van uw documenten door het postkantoor, wat grote kostenbesparingen op portokosten oplevert.

VOORDELEN • Gemakkelijk te implementeren in elke systeemomgeving en kostenbesparend dankzij de standaard OMR-stuurprogramma’s voor couverteermachines • Ondersteuning voor elke gewenste bijlage (bijv. brochures in verschillende talen), automatische postselectie (bijv. voor interne werknemers) • Nauwkeurige controle op het verzenden van documenten dankzij de scanfunctie voor enveloppen • Profiteer van het gunstigste tarief door poststukken aan te bieden volgens specifieke regels voor postverzending • Automatisch bijhouden van verzendlijsten • Bespaar op portokosten en verbeter de klanttevredenheid door verschillende documentsoorten die bestemd zijn voor dezelfde ontvanger vanuit één of meerdere applicaties te rangschikken, groeperen en sorteren (één envelop per dag per geadresseerde)

Arbeids- en portokosten lopen gaandeweg op en postverwerkingssystemen bieden steeds meer waar voor hun geld. Dit is dan ook hét moment om te profiteren van de mogelijkheden die PrintMachine biedt om uw postverwerking te automatiseren; het systeem is flexibel, betrouwbaar en aantrekkelijk geprijsd. Maak gebruik van alle mogelijkheden die couverteersystemen u te bieden hebben!

Lagere porto- en verzendkosten, elektronische frankering

X.Y.T

Credit

XY-TRADING

X.Y.T

XY-TRADING



X.Y.T

Invoice


XY-TRADING

Mail-Merge Letter

X.Y.T

Mail-Merge Letter

Ruti, 20th February 2004 Mr. John Smith 203 North LaSalle Chicago, IL 60601-1210 The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system USAthem into business documents such as invoices, account statements, environments and transforms Dear Mr. Smith

XY-TRADING

Gegroepeerde invoer

insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine Mail-Merge analyses Letter the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures

fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and Ruti, 20th February prepares them for electronic archiving. It also2004 adds intelligent OMR marks to the documents in Mr. John Smith order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system 203 North LaSalle and document configuration as well as easy maintenance. Chicago, IL 60601-1210 The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system USAthem into business documents such as invoices, account statements, environments and transforms BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all. analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system Ruti, 20th February prepares them for electronic archiving. It also2004 adds intelligent OMR marks to the documents in environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, Dear Mr. Smith order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine and document configuration as well as easy maintenance. analyses the raw and activates the design and processing procedures. The system ensures The BTA PrintMachine Server receives raw data fromdata a variety of open and proprietary system automaticdocuments control of such printas output and digital environments and transforms them fully into business invoices, accountdistribution statements,of the formatted documents, and BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every prepareslabels them for electronic archiving. also adds intelligent OMR marks to the documents in insurance policies, production paperwork, or mail-merge letters. BTAIt PrintMachine process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all. order to control systems. The graphic user surface analyses the raw data and activates the design andinserting processing procedures. The system ensuresguarantees a user-friendly system andand document configuration as easy maintenance. fully automatic control of print output digital distribution of as thewell formatted documents, and The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, Dear Mr. Smith order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine and document configuration as well as easy maintenance. Yours sincerely, analyses the raw and activates the design and processing procedures. The system ensures The BTA PrintMachine Server receives raw data fromdata a variety of open and proprietary system XY-Trading automaticdocuments control of such printas output and digital environments and transforms them fully into business invoices, accountdistribution statements,of the formatted documents, and BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every prepareslabels them for electronic archiving. also adds intelligent OMR marks to the documents in or mail-merge letters. BTAIt PrintMachine insurance policies, production paperwork, process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all. order to control systems. The graphic user surface analyses the raw data and activates the design andinserting processing procedures. The system ensuresguarantees a user-friendly system andand document configuration as easy maintenance. fully automatic control of print output digital distribution of as thewell formatted documents, and The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system Jack Hunt prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine and document configuration as well as easy maintenance. Yours sincerely, analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures XY-Trading fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every prepares them for electronic archiving. It also Joweid adds intelligent OMR marks to the documents in Zentrum, at P.O. process sequence – and usually, there is no need toXY-Trading, adapt your applications all.Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland order to control inserting systems. The graphic user251 surface a user-friendly systemwww.xyt.ch Phone +41 (0)55 31 00,guarantees Fax +41 (0)55 251 3110, Internet and document configuration as well as easy maintenance. The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system Jack Hunt environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine Yours sincerely, analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures XY-Trading fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and prepares them for electronic archiving. It also Joweid adds intelligent OMR marks the documents in Switzerland XY-Trading, Zentrum, P.O. Box 255,to CH-8630 Ruti-Zurich, order to control inserting systems. The graphic user251 surface a user-friendly systemwww.xyt.ch Phone +41 (0)55 31 00,guarantees Fax +41 (0)55 251 3110, Internet and document configuration as well as easy maintenance. Dear Mr. Smith

Mail-Merge Letter

Mail-Merge Letter

Jack Hunt Yours sincerely, XY-Trading

XY-Trading, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland Phone +41 (0)55 251 31 00, Fax +41 (0)55 251 3110, Internet www.xyt.ch Jack Hunt


Foutloos couverteren

Automatische uitsturing

Selectief beheer van bijlagen

Betrouwbaarheid

ARCHIVEER

VEREENVOUDIG UW ELEKTRONISCHE ARCHIVERING OPEN INTERFACE

GRAFISCH OF TEKSTFORMAAT

Aan de hand van de gegevensstroom detecteert PrintMachine automatisch welke documenten moeten worden gearchiveerd. Vervolgens worden ze gereedgemaakt voor archivering en naar het archiveringssysteem gestuurd. Tegelijkertijd worden er printdocumenten, grafische documenten en tekstdocumenten aangemaakt, evenals een indexdocument.

Met PrintMachine kunt u talloze grafische formats archiveren. De software ondersteunt ook printformats zoals AFP, Postscript en PCL, en zet deze om naar PDF ter archivering.

AUTOMATISCH GEGENEREERDE INDEX Naast het aanmaken van een grafisch document dat er hetzelfde uitziet als het geprinte document genereert PrintMachine automatisch de indexen. Hierdoor kunt u documenten later eenvoudig terugvinden en opnieuw weergeven.

DANKZIJ DOCUMENTWEERGAVE GEMAKKELIJK TE REVISEREN Omdat het hele document wordt gearchiveerd (inclusief de achtergrond), is er geen verschil tussen het gearchiveerde en het werkelijke document. Hierdoor is elk document gemakkelijk te reviseren of te controleren.

INDEXERING VAN VOLLEDIGE TEKST Naast het genereren van individuele indexen is het ook mogelijk de volledige tekst als index op te slaan. Op deze manier kunt u volledige teksten doorzoeken, zelfs in grafische documenten.

VOORDELEN • Archiveren van zakelijke en interne documenten overeenkomstig de printversies in elk gewenst format (waaronder PDF en TIFF) • Documenten worden automatisch geïndexeerd op homogene en gestructureerde wijze • Onafhankelijk van afkomst en in welk format ze zijn aangemaakt kunnen alle zakelijke en interne documenten in hetzelfde format worden gearchiveerd (bijv. PDF) • Grafische documenten en indexbestanden (sleutelbestanden) kunnen zodanig worden aangemaakt dat ze kunnen worden gelezen en verwerkt door elk gewenst archiverings-/DMS-systeem • Documenten kunnen volledig automatisch op voorgeprogrammeerde tijdstippen (bijvoorbeeld om middenacht) worden gearchiveerd in een archiverings-/DMS-systeem • De structuur van een indexbestand (sleutelbestand) kan eenvoudig en flexibel worden aangepast

Er worden digitale kopieën aangemaakt voor uw elektronische archief. Gearchiveerde kopieën zien er precies hetzelfde uit als de printversies en kunnen gemakkelijk worden gereviseerd. PrintMachine genereert ook de gewenste indexen voor het document zelf. Hierdoor is het zeer eenvoudig uw gearchiveerde materiaal terug te vinden.

Automatisch gegenereerde index Index van volledige tekst

Open interface

Automatisch gegenereerde index

Index van volledige tekst

X.Y.T

XY-TRADING

Grafisch of tekstformaat

our ask for s! Please e price m lu vo large


Invoice No.

178373

P.O. No. Account No. Sales Manager Assistant

4249 2314 Jack Hunt Anne Miller

Date VAT No.

20th February 2002 2006 222 91

Invoice Item

Description

Quantity

Unit Price

Discount

Total

XYT 8822


20

500.–

10 %

9 000.–

XYT 9933


60

300.–

15 %

15 300.–

XYT 9933


15

99.–

5%

1410.75

Total 25 710.75

Dankzij documentweergave gemakkelijk te reviseren

PRINTMACHINE SOFTWARE

Recommend Documents