Prinsip-Prinsip Manajemen Persediaan Penentuan jumlah dan jenis barang yang disimpan haruslah sedemikian rupa sehingga produksi dan operasi perusahaan tidak terganggu, tetapi dilain pihak sekaligus harus dijaga agar biaya investasi yang timbul dari penyediaan barang tersebut seminimal mungkin. Tujuan perencanaan dan pengendaliaan persediaan:
Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan
Menjaga agar persediaan tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil
Kesalahan dalam menetapkan persediaan dapat berakibat fatal, suatu contoh : Persediaan terlalu kecil : Hilangnya kesempatan ; untuk menjual memperoleh laba Persediaan terlalu besar: Adanya biaya besar ; memperkecil laba memperbesar resiko Biaya Persediaan. Biaya total persediaan meliputi biaya pemesanan (setup cost), biaya penyimpanan (holding cost), dan biaya kekurangan (stockout cost). Secara garis besar, biaya total persediaan meliputi ketiga komponen jenis biaya tersebut, namun tidak menutup kemungkinan terdapat komponen biaya-biaya lain yang mempengaruhi biaya total persediaan. Beberapa komponen biaya yang relatif memiliki pengaruh yang kecil terhadap biaya total persediaan dapat diabaikan. Pelibatan seluruh komponen biaya yang memiliki pengaruh terhadap biaya total persediaan akan menyebabkan fungsi biaya total menjadi terlalu kompleks untuk dianalisa secara matematis. Pengertian mengenai ketiga komponen biaya yang mempengaruhi biaya total persediaan lebih lanjut dijelaskan dibawah ini. 1. Biaya pemesanan (setup cost) adalah biaya yang dikeluarkan ketika sebuah pesanan diajukan. Biaya ini dapat meliputi biaya ongkos kirim barang, biaya uji kualitas bahan baku, biaya kontrak pembelian.
Jumlah pemesanan barang yang sedikit mengakibatkan frekuensi pemesanan semakin sering dilakukan dan mengakibatkan biaya pemesanan menjadi tinggi;
1
Sebaliknya jumlah pemesanan barang yang banyak mengakibatkan frekuensi pemesanan menjadi semakin jarang dilakukan dan mengakibatkan biaya pemesanan menjadi rendah.
2. Biaya penyimpanan (holding cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk keperluan pemeliharaan, sewa tempat, asuransi atas barang/bahan baku yang ada. Semakin banyak persediaan barang akan mengakibatkan biaya penyimpanan menjadi besar. 3. Biaya kekurangan (stockout cost) adalah biaya yang timbul akibat kehabisan bahan baku/barang sehingga mengakibatkan perusahaan berhenti produksi/beroperasi. Kekurangan bahan baku dapat mengakibatkan hilangnya pendapatan yang potensial dan hilangnya kepercayaan konsumen pada perusahaan.
Model Persediaan EOQ: Pendekatan Grafik
Gambar diatas menjelaskan bagaimana variasi dari biaya yang saling berinteraksi dalam menciptakan biaya total persediaan. Pengadaan persediaan barang dalam jumlah banyak akan menyebabkan biaya penyimpanan menjadi mahal, sedangkan biaya pemesanan dan biaya kekurangan akan mengecil. Hal ini terjadi karena dengan jumlah persediaan barang yang banyak menyebabkan frekuensi pemesanan menjadi jarang dan kecil kemungkinannya untuk terjadinya kekurangan barang sehingga kebutuhan konsumen akan barang tersebut selalu dapat terpenuhi. Sebaliknya, pengadaan persediaan barang dalam jumlah sedikit akan menyebabkan biaya pemesanan dan biaya kekurangan barang akan membesar, sedangkan biaya penyimpanan dan biaya pembelian akan menjadi murah. Hal ini terjadi seiiring dengan frekuensi pemesanan yang lebih sering dan peluang untuk terjadinya kekurangan barang sangat besar sehingga konsumen akan menjadi kecewa ketika
2
barang yang diinginkannya tidak tersedia. Dengan adanya kontradiksi diantara berbagai hubungan komponen biaya, maka perlu dicari solusi tentang jumlah persediaan barang yang dapat meminimunkan biaya total persediaan. Banyaknya jumlah barang yang dipesan dan kapan waktu pemesanan akan sangat menentukan besarnya biaya total persediaan. Jumlah barang yang dipesan berkaitan dengan biaya penyimpanan, dan biaya pemesanan, sedangkan penetapan waktu pemesanan bertujuan untuk menjamin perusahaan tidak mengalami kekurangan bahan baku/barang yang akan mengakibatkan berhentinya produksi atau kegiatan bisnis sehingga menyebabkan hilangnya pendapatan bagi perusahaan. Oleh sebab itu, faktor jumlah pemesanan (order quantity) dan faktor waktu pemesanan yang harus dilakukan oleh perusahaan (reorder point) merupakan dua faktor yang sangat penting dalam menentukan besarnya biaya total persediaan. Dengan perkataan lain, perusahaan harus mampu menentukan berapa jumlah barang yang harus dipesan dan kapan barang tersebut harus dipesan sehingga meminimunkan biaya total persediaan Fokus Pengelolaan persediaan Berapa banyak yang harus dipesan pada waktu tertentu ? Berapa banyak jenis persediaan yang harus disimpan ? Kapan sebaiknya persediaan dipesan ? Tujuan pengelolaan persediaan Menyediaan persediaan yang dibutuhkan untuk menyokong operasi dengan biaya minimum
Model Persediaan: I. Kedatangan barang tidak sinambung/diskontinu/berkala Asumsinya: Kebutuhan akan barang yang dipesan diketahui jumlahnya dan sama Tidak ada biaya kesenjangan Barang yang dipesan dan disimpan hanya satu macam Kebutuhan/permintaan barang adalah konstan dan diketahui Biaya pemesanan dan biaya penyimpanan adalah konstan dan diketahui Barang yang dipesan segera dapat tersedia dan tidak ada pesanan tertunda (diterima dalam satu batch) Waktu tenggang (lead time) diketahui dan konstan. Permintaan sama dan tidak ada kekurangan 3
D C1 C2 Q
= Permintaan tiap periode ( unit) = Biaya pemesanan /pengadaan ( Rp./pemesanan) = Biaya penyimpanan (Rp/unit/periode) = Jumlah barang yang ditempatkan dalam persediaan atau jumlah pemesanan (unit/pesanan)
D = Banyaknya kedatangan pesanan dalam setiap periode (frekuensi pemesanan) Q Q = Persediaan rata-rata 2 C1 D = Biaya total pemesanan Q C2 Q = Biaya penyimpanan per-periode 2 Sehingga : Biaya total persediaan per-periode : C minimum jika
C D C Q C 1 2 Q 2
d 2C dC 0 0 dan dQ 2 dQ
CD C dC 0 , maka 1 2 2 0 2 Q dQ C CD 2 12 2 Q Q2C2 = 2C1D Q2
2C1 D 2C1 D .................. Q C2 C2
d 2 C 2C1 D 0 (biaya total persediaan minimum) dQ 2 Q3 Economic Order Quantity - (Jumlah Pesanan Optimal) : Q 4
2C1D C 2
Contoh : 1. PT. XYZ membutuhkan 2500 barang setiap triwulan. Biaya untuk menyimpan satu unit barang selama satu bulan $3,-. Biaya pemesanan $ 0,50. Jika PT. XYZ membeli barang secara periodik didalam jumlah yang besar dan tidak membiarkan adanya kekurangan, tentukan: -
Biaya optimal tiap triwulan
-
Jumlah pesanan optimal
Jawab. D=2500 C1 = 0,5 C2 = 3(3) = 0
2(0,5)(2500) 2C1 D = = 50/3 9 C2 C D C Q 0,5(2500) 9(50 / 3) Biaya setiap triwulan : C 1 2 = =150 50 / 3 2 Q 2 Jumlah pesanan optimal :
Q
2. Toko Buku “Borobudur” ingin memesan 2000 unit buku dari Jakarta guna melengkapi barang dagangannya. Biaya pemesanan Rp. 50,- per order. Biaya penyimpanan Rp. 80,- perunit pertahun. Waktu untuk pengiriman barang sampai di tempat = 5 hari Tentukan: a. Berapa jumlah buku yang harus dipesan agar biaya persediaan minimum b. Berapa biaya persediaan total c. Tentukan titik pemesanan kembali. Jawab. Diketahui :
D = 2000 C1 = Rp. 50,- per order C2 = 80,- perunit pertahun
d = permintaan harian rata-rata =
2000 365
L = 5 hari a> EOQ = Q b> TC
2C1 D = C2
C1 D C2Q = Q 2
2(2000)(50) = 80
50.2000 80.50 + 50 2
= 2000+2000 =Rp. 4.000,-
5
2500 = 50 unit
c> Titik pemesanan kembali: Reorder Point
Titik dimana pemesanan harus dilakukan lagi untuk mengisi persediaan Titik pemesan ulang = Waktu tunggu x tingkat penggunaan
R= d . L = 2000/365 * 5 = 27.39 Atau 28 unit.
II. Pengadaan (kedatangan barang) kontinu
Asumsi : Permintaan sama, tidak ada kekurangan-2, kedatangan barang sinambung Contoh. Suatu pabrik harus menyerahkan setiap hari secara kontinu suatu barang sampai sejumlah D = 200 satuan sebulan. C1 = 500; Biaya pengadaan/tiap kali pemesanan C2 = 40;
Biaya simpan tiap bulan 6
k
= 400 unit/bulan : Produksi dengan laju yang sama;
t1
= lamanya waktu barang ditempatkan dalam persediaan
t2
= lamanya waktu tidak berproduksi (lamanya waktu barang tidak berada dalam persediaan)
t
= t1 + t2 ; waktu yang dibutuhkan untuk satu siklus persediaan.
Kalau pada setiap pengadaan diproduksi q unit, maka waktu pengadaan adalah : t1=q/k; q D Dalam waktu t1 diserahkan D. t1 = D. satuan, sehingga stok = q Dt1 q(1 ) k k q(1 D / k ) Stok rata-rata = 2 D C2 .q(1 ) k Biaya simpan rata-rata = 2 q Kuantitas q cukup untuk bulan, sedangkan biaya pengadaannya = C1, atau setiap D D bulannya = C1 . q Biaya rata-rata tiap bulan : TC
dTC Biaya rata-rata minimum : dq
C1 .D q
D ) k C1 D 0 2 q2
C2 (1
q
2C1 D D C 2(1 ) k
Masukkan angkanya: 2.500.200 q 200 40.(1 ) 400 = 10.000 = 100 Jadi 100 satuan barang diproduksi setiap 100/200 = ½ bulan Biaya setiap bulan adalah : D C2 .q(1 ) C1 .D k TC q 2
7
C 2 .q(1 2
D ) k
(500).(200) 100 = 1000 +1000 = 2000
(40).(100).(1
=
200 ) 400
2
Persediaan Pengaman – Safety Stocks Persediaan tambahan yang dimiliki untuk berjaga-jaga terhadap perubahan tingkat penjualan atau kelambatan produksi – pengiriman Maka : Persediaan awal = EOQ + Safety stock Persediaan rata – rata = ( EOQ / 2 ) + safety stock Menentukan Besarnya Safety Stock o Faktor pengalaman o Faktor dugaan o Biaya o Keterlambatan Contoh : Penggunaan per hari 15 Kg Keterlambatan pengiriman 10 Hari Maka besarnya safety stock = 10 x 15 Kg = 150 Kg Latihan Perusahaan A penjualan 2,6 juta kg terigu, biaya pemesanan $ 5000, biaya penyimpanan 2 % dari harga beli dan harga beli $ 5 /kg. Persediaan pengaman 50.000 kg dan waktu pengiriman 2 minggu dan setiap pemesanan terigu harus dengan kelipatan 2000 kg Hitung:
EOQ
Reorder Point
Biaya pemesanan
Biaya Penyimpanan 8
Biaya Safety Stock
Total Biaya Persediaan -
Gambarkan grafiknya
Jika perusahaan A membeli terigu sebanyak 650.000 Kg maka biaya pengiriman ditangung oleh perusahaan pengolahan gandum sebesar $ 3.500; Apakah penawaran ini menguntungkan atau tidak ?
9
