Prinsip-prinsip Manajemen: Model Pendekatan Perencanaan, Pelaksanaan dan Kontrol dalam Kegiatan Organisasi Rabu, 23 Maret 2005 Jam 11.00 – 11.50
Dosen: dr. NugrohoWiyadi, MPH Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran UGM
1. Pengantar Tidak dapat disangkal lagi bahwa mahasiswa kedokteran setelah lulus dari bangku kuliah, mau tidak mau akan berhadapan dengan realitas dunia kerja dimana sistem manajemen berlaku. Akan kecil kemungkinannya pada jaman sekarang apalagi di masa mendatang seorang dokter bekerja tanpa tersentuh suatu sistem manajemen yang melingkupinya. Pilihan karir apapun, sejak sebagai peneliti, dosen, tonsultan, dokter puskesmas, dokter rumahsakit pemerintah, dokter keluarga dan apalagi dokter yang 3ekerja di rumahsakit swasta, pastilah akan bersentuhan dengan sistem manajemen. Pemahaman akan prinsip-prinsip manajemen menjadi semakin diperlukan agar dalam bekerja di atu sisi dokter mampu bersinergi untuk mencapai kinerja tertentu dalam suatu organisasi demi tercapainya ujuan institusinya. Di sisi lain dengan memahami prinsip-prinsip manajemen pelayanan kesehatan dokter asa menempatkan posisi yang proporsional dalam suatu sistem pelayanan sehingga motivasi pribadinya lapat terakomodasi dalam organisasi dimana dia bekerja. Dapat dibayangkan bagaimana seorang dokter ana txtek paham tentang sistem manajemen yang berlaku di suatu perusahaan asuransi kesehatan akan )e«er]a sebagai dokter keluarga, atau seorang dokter yang tidak paham konsep-konsep perencanaan stratejik menjadi direktur rumahsakit.
Gambar 1. Siklus Perencanaan – Pelaksanaan – Kontrol – Evaluasi yang Digerakkan dan Mempengaruhi Tujuan Organisasi
Dalam topik bahasan ini akan dibahas mengenai prinsip-prinsip prinsip manajemen yang meliputi model pendekatan perencanaan, pelaksanaan dan kontrol dalam kegiatan organisasi. Jika kita menganalogkan suatu organisasi sebagai sebuah makhluk hidup yang hidup dalam lingkungan tertentu, maka ia pasti asti memiliki tujuan dan berusaha mempertahankan hidupnya. Demikian pula organisasi, ia ada atau dibentuk karena memiliki tujuan, dan ia harus bertahan hidup agar mampu mencapai tujuan hidupnya. Untuk mencapai tujuan organisasi tersebut, maka organisasi perlu perlu mempertahankan diri. Ini pula yang menjelaskan, mengapa banyak organisasi yang dengan sendirinya mati jik'a sudah tidak lagi memiliki tujuan yang jelas. Dari titik tolak ini maka proses perencanaan, pelaksanaan dan kontrol dapat dimaknakan sebagai upaya upaya mencapai tujuan dan mempertahankan hidup suatu organisasi. Sebagai catatan, proses perencanaan, pelaksanaan dan kontrol memiliki pola keterkaitan yang membentuk suatu siklus sebagaimana terlihat dalam Gambarl, dan siklus ini hanya akan ada jika tujuan organisasi or telah ditetapkan. Dalam konteks ini, tujuan organisasi dapat dipandang sebagai roh yang menggerakkan siklus perencanaan, pelaksanaan dan kontrol. Secara ekstrim dapat dikatakan bahwa tanpa ada tujuan, tidaklah mungkin suatu perencanaan dapat dibuat. dibua Sebagai tambahan, llmu manajemen lahir tatkala orang menyadari bahwa segala sesuatu yang berupa sumber daya, baik sumber daya alam, manusia, waktu dan sebagainya tersedia secara terbatas. Manajemen adalah ilmu
mengelola sumber daya yang tersedia secara terbatas tersebut untuk dimanfaatkan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan. Dengan demikian mudahlah kita fahami, mengapa dalam manajemen aspek efisiensi memegang posisi yang sangat penting. Tujuan Instruksional Umum: 1.
Memahami prinsip-prinsip manajemen dalam pengelolaan organisasi pelayanan kesehatan.
2.
Memahami peran perencanaan, pelaksanaan dan kontrol dalam organisasi pelayanan kesehatan
Tujuan Instruksional Khusus: 1.
Memahami prinsip-prinsip perencanaan dalam pengelolaan organisasi pelayanan kesehatan
2.
Mampu membuat perencanaan dan menilai perencanaan yang baik
3.
Memahami prinsip-prinsip dalam fungsi pelaksanaan dan kontrol dalam manajemen organisasi pelayanan kesehatan.
Penugasan: Datanglah ke Puskesmas, Klinik 24 Jam, RSUD atau Dinas Kesehatan Kabupaten/Provinsi. Mintalah salah satu dokumen perencanaan yang mereka buat. Review dan analisislah apakah perencanaan yang mereka buat tersebut merupakan perencanaa yang baik atau bukan. 2. Perencanaan 2.1. Makna perencanaan Perencanaan secara sederhana dapat diartikan sebagai proses penetapan serangkaian cara untuk bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan. Dengan demikian, dalam merencanakan dapat pula diartikan sebagai memikirkan tindakan apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan, mengapa tindakan fersebut dilakukan, bagaimana tindakan dilakukan, siapa yang akan melakukan, kapan dilaksanakan dan sarana apa yang diperlukan untuk melakukan tindakan. Selain itu, rencana dapat pula diartikan sebagai detail tindakan yang disusun sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan, yang berfungsi sebagai panduan
dalam proses pelaksanaan agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan lebih efektif dan efisen. Dijelaskan di atas, bahwa perencanaan hanya bisa dibuat jika tujuan suatu organisasi telah dfctapkan. Namun demikian, perlu dicermati bahwa tujuan organisasi dalam proses penetapannya harus nonpertimbangkan realitas yang ada, atau dengan kalimat tanya, "Apakah tujuan organisasi yang telah ditetapkan dalam prakteknya memungkinkan untuk dapat dicapai?" Hal ini penting, mengingat jika tujuan organisasi yang telah ditetapkan ternyata tidak realistis, maka perencanaan sehebat apapun akan tidak mampu untuk mencapainya. Dengan demikian jelas, bahwa perencanaan memiliki fungsi yang sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Dapat dibayangkankan jika sebuah rumahsakit yang mempunyai tujuan untuk menjadi trauma center di kabupaten dimana rumahsakit tersebut berdomisili, tetapi tidak diikuti dengan perencanaan yang baik, dapat dipastikan tujuan tersebut tidak akan pernah tercapai. Demikian juga ada seorang dokter yang sejak mahasiswa ingin sekali menjadi ahli kandungan, tetapi ia tidak membuat rencana yang jelas kapan dan dimana ia harus melanjutkan pendidikan spesialisasinya, dan karena terlalu lama asyik dengan para pasiennya, tiba-tiba disadari bahwa kini usianya telah berkepala 5, sehingga cita-cita menjadi ahli kandungan dibawanya hingga ajal menjemputnya. 2.2. Perencanaan yang baik Untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien, maka diperlukan suatu perencanaan yang baik. Dengan perencanaan yang baik, organisasi tersebut dapat menentukan mana Wakan yang harus dilakakukan dana mana yang tidak. Dengan rencana yang baik, organisasi tersebut v*ruy}\ tahu kapan tindakan tersebut harus dilaksanakan, siapa orang yang tepat melakukan tindakan Ttie:.; dan bagaimana alokasi sumberdayanya. Secara umum, perencanaan yang baik adalah pereneanaan yang berdasarkan alternatif, realistis, ekonomis, fleksibel dan dilandasi partisipasi. Rencana yang baik adalah rencana yang berdasarkan pada alternatif. Dalam membuat perencanaan, sebaiknya dipikirkan sebanyak mungkin altematif perencanaan yang mungkin dibuat untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Setelah dibuat beberapa alternatif perencanaan, maka perlu dfaHnbangkan dari
berbagai aspek yang berkaitan dengan keuntungan dan kerugian yang dimiliki masing-masing alternatif rencana. Dengan menilai keuntungan dan kerugian dari masing-masing alternatif rencana tersebut, maka kita dapat menentukan mana rencanan yang paling baik. Selanjutnya, rencana yang baik adalah rencana yang realistis. Sifat realistis dari rencana yang harus ditekankan secara baik, hal ini didasarkan pada kenyataan di lapangan, bahwa banyak yang dibuat secara baik namun sulit dilaksanakan karena ketidak-realistisan rencana yang ada. Unfiuk menyusun suatu rencana yang realistis, maka perlu dikaitkan dengan kekuatan, kelemahari, tesemoatan dan tantangan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan. Misalnya rumahsakit yang imerancanakan pembangunan ruang ICCU dengan teknologi modern bisa dianggap sebagai rencana yang ten realistis jika rumahsakit tersebut tidak memiliki sumber keuangan yang cukup, sementara pinjaman iunak dari bank atau sponsor asing tidak diperolehnya, namun tetap memaksakan melaksanakan pemtengunan tersebut. Selain itu, rencana yang baik adalah rencana yang ekonomis. Selain karena secara umum sumber daya tersedia dalam jumlah yang terbatas, juga untuk menghindari pemborosan-pemborosan yang sebenamya tidak perlu. Pertimbangan ini semakin penting jika organisasi memiliki sumber daya yang sangat terbatas, dan jika organisasi bisa menghindari pemborosan maka sumber daya yang berhasil itenat akan dapat dimanfaatkan untuk pencapaian tujuan yang lain, misalnya meningkatkan kesejahteraan stafnya. Berikutnya, rencana yang baik adalah rencana yang fleksibel. Dalam menyusun rencana yang baik sering telah dipertimbangkan kemungkinan -kemungkinan yang bisa terjadi di masa mendatang. Namun demikian, dalam praktek keseharian tetap saja ada faktor yang tidak bisa atau sulit diprediksikan setelumnya, yang menyebabkan tidak terpenuhinya asumsi yang mendasari perencanaan yang telah dbuat Munculnya outbreak penyakit tertentu misalnya cukup sulit diperkirakan, demikian juga terjadinya tess ekonomi global. Fleksibilitas rencana perlu ada, agar rencana selalu sesuai dengan kondisi di saat icncana tersebut dilaksanakan. Akhimya, rencana yang baik adalah rencana yang dilandasi partisipasi segenap unsur dalam oflgartsasi. Dengan adanya partisipasi dari segenap unsur organisasi, maka rencana yang dibuat akan jSpahami sebagai rencana bersama,
yang secara otomatis akan mendorong segenap unsur dalam aganisasi tersebut merasa memiliki dan akhirnya bertanggung jawab dalam pelaksanaannya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam pembuatan rencana organisasi adalah: (1) suatu rencana haws dapat dijadikan landasan bagi fungsi-fungsi manajemen lainnya; (2) suatu rencana harus dapat mendaya gunakan segala fasilitas organisasi; (3) bersifat dinamis; (4) harus menghindarkan diri terhadap adanya under maupun over planning; dan (5) dalam pembuatannya rencana harus memperhatikan adanya toordinasi. 2.3. Manfaat perencanaan Dari proses penyusunan rencana yang baik, manfaat yang akan diperoleh organisasi antara lain: (1) sebagai alat pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan organisasi; (2) untuk memilih dan menentukan prioritas dari beberapa alternatif yang ada; (3) untuk mengarahkan dan menuntun pelaksanaan hpaftan sehingga tertib dan teratur menuju tujuan yang telah ditentukan sebelumnya; (4) untuk menghadapi dan mengurangi ketidakpastian di masa yang akan datang; dan (5) mendorong tercapainya twan dan menurunkan biaya yang dikeluarkan organisasi. 2.4. Model perencanaan menurut sifatnya Ada banyak dimensi yang dapat membedakan perencanaan ke dalam kategori-kategori fenartu,misalnya berdasarkan waktu, berdasarkan fungsi, berdasarkan cakupan materi dsb. Secara lebih deal dapat dilihat dalam tabel berikut: Tabel 1: Dimensi dan Kategori Perencanaan Dimensi
Kategori Perencanaan
Waktu
Rencana jangka pendek, menengah dan panjang
Fungsi organisasi
Rencana produksi, rencana keuangan, rencana pengembangan
Cakupan Materi
Cakupan materi luas dan komprehensif (rencana stratejik), cakupan materi sempit (rencana taktis)
Rutinitas
Rencana rutin, rencana temporer
Struktur
Rencana menyeluruh (master plan) dan rencana detail
Hirarki Organisasi
Rencana organisasi, rencana departemen, rencana seksi, rencana tim
2.5. Rencana stratejik sebagai satu model perencanaan komprehensif Konsep ini ditulang-punggungi oleh suatu model perencanaan organisasi pelayanan kesehatan fang bersifat strategis, diikuti dengan pelaksanaan dan pengendalian yang tepat. Model perencanaan srasgis sangat menekankan pentingnya pembahasan mengenai visi dan analisis faktor-faktor eksternal 'jar internal yang dapat mempengaruhi keberhasilan program. Faktor-faktor internal tersebut dapat menunjukkan kekuatan dan kelemahan yang ada pada program, sedangkan analisis faktor eksternal dapat menggambarkan hambatan dan dorongan dari luar program. Faktor-faktor eksternal dan internal yang ada harus dipelajari dan dianalisis untuk proses perencanaan kegiatan di masa mendatang. Dengan analisis keadaan ini maka perencanaan di masa nendatang akan dapat lebih rasional dan tepat. Dengan memperhitungkan faktor-faktor eksternal dan internal, pengembangan kegiatan organisasi peayanan kesehatan dapat dilakukan secara lebih sistematis dan mempunyai dimensi waktu perencanaan yang tidak hanya satu tahun saja. Konsep pemikiran ini dapat dituangkan melalui suatu perencanaan sraegie yang bersifat jelas, antisipatif, dan berjangka panjang seperti yang terurai pada skema berikut.
3. Pelaksanaan Telah disampaikan sebelumnya, bahwa rencana yang baik dan detail akan mempermudah dalam proses pelaksanaan. Namun pada tahap ini tidak tertutup kemungkinan rencana yang telah disusun secara balk dan lengkap tersebut menghadapi kendala dalam tahap pelaksanaan. Beberapa kendala yang mungkin ditemui dalam tahap pelaksanaan adalah adanya perubahan dari factor yang mempengaruhi tebefhasilan. Perlu di sadari bahwa perubahan-perubahan tersebut terjadi seiring dengan berjalannya «aktus dan memiliki dua arah yakni ke arah positif atau ke arah negatif. Misalnya perubahan komitment potts, fluktuasi nilai tukar uang akibat inflasi dan melemahnya respon masyarakat merupakan pamasalahan tersendiri dalam pelaksanaan pemecahan masalah. Untuk memperoleh kompentensi dalam pengorganisasian program pemecahan masalah kesehatan, selain pengalaman kerja di lapangan, penguasaan konsep-konsep management yang memadai sanest diperlukan. Secara garis besarnya, dalam pengorganisasian program ada beberapa hal yang perlu dcenatikan, yakni factor sumber daya dan waktum dimana faktor sumber daya setidaknya meliputi: (1) sorter daya manusia; (2) sumber daya keuangan; dan (3) sumber daya material, sarana, alatdan bahan. Sumber daya manusia: harus diperhitungkan mengenai kuantitas dan kualitasnya, berapa jumlah jang dlbutuhkan, untuk tugas seperti apa, sehingga kualifikasi keahlian seperti apa yang dibutuhkan. Dalam taryak hal, kualitas sumber daya manusia harus menjadi perhatian utama dalam pengorganisasian program. Libatkanlah sumber daya yang memiliki kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan dengan prtah yang cukup. Sumber daya keuangan juga harus diperhatikan, apakah biaya seluruh kegiatan dapat dicover dengan dana yang ada. Bagaimana anggaran dialokasikan harus diperhatikan, j'angan sampai ada mata anggaran yang terlewatkan. Jika ternyata dihadapakan pada keterbatasan sumber daya yang ada, maka bngfcati pertama dan utama yang harus dilakukan adalah efisiensi. Setiap kegiatan yang menggunakan mate anggaran harus dinilai efisiensinya, untuk menghindari pemborosan. Jika ternyata semua sudah mencapai efisiensi maksimal, maka langkah kedua adalah dengan mencari kemungkinan sumber dana lain yang mungkin, sebelum akhirnya melakukan prioritisasi penganggaran yang rasional dan tidak mengganggu jalannya program.
Untuk sumber daya alat, material dan bahan, perlu dikaji apa saja yang diperlukan, apakah semuanya, bagaimana kualitas yang sudah ada, apakah perlu menggantinya dengan alat yang kemampuan lebih baik (komputer misalnya) sehingga perlu mengalokasikan anggaran untuk membeli yang baru. Dan mengenai waktu, perlu diperhitungkan agar tidak ada pemborosan waktu sehingga peasanaannya jadi molor, namun juga jangan sampai banyak yang overtime sehingga kinerja sumber daya manusia akan menurun. 4. Kontrol atau Pengawasan 4.1. Makna dan tujuan Kontrol bertujuan agar hasil yang dicapai daru proses pelaksanaan benar-benar sesuai dengan png Jtetapkan dalam rencana. Selain itu juga bertujuan untuk mendeteksi kegagalan, kesalahan dan hambatan dalam proses pelaksanaan untuk mencegah terulangnya kesalahan tersebut. Kontrol dan perencanaan merupakan dua hal yang memiliki kaitan sangat erat. Rencana yang telah disusun baik, tanpa adanya control dalam pelaksanaannya, maka sangat mungkin hasil yang dicapai tidak menjadi optimal. Tanpa adanya kontrol, maka jika terjadi kesalahan dalam proses pelaksanaan maka kesalahan tersebut tei acan terdeteksi, sehingga akan terjadi secara berulang-ulang dan terus menerus dan sangat mungkin akan semakin menjadi parah, sampai pada kondisi yang tidak mungkin lagi diperbaiki. Jadi jelas, bahwa mono nsmpakan keseluruhan kegiatan untuk menjamin atau mengusahakan agar semua pelaksanaan dapat berlangsung serta berhasil sesuai denan apa yang direncanakan dan ditetapkan. 4.2. Fungsi-fungsi kontrol Secara umum fungsi yang dimiliki kontrol adalah: pertama, mencegah terjadinya berbagai penyimpangan atau kesalahan-keselahan. Kontrol yang baik adalah pengawasan yang dapat mencegah terjadinya berbagai penyimpangan dalam pelaksanaan terhadap apa yang telah ditetapkan dalam rencana. Kedua, jika terjadi penyimpangan atau kesalahan, tindakan kontrol ini bisa segera mendeteksi dan akhirnya nengatasinya. Ketiga, dengan adanya pengawasan, maka akan tercipta suasana bahwa pelaksana senantiasa berhati-hati dan berusaha agar jangan sampai terjadi kesalahan. Keempat, menciptakan tanggung jawab bersama di antara para staf yang terlibat dalam pelaksanaan.
4.3. Prinsip-prinsip dasar dalam kontrol Disadari bahwa kontrol sangat diperlukan dan bertujuan agar hasil yang dicapai dalam pelaksanaan sesuai dengan apa yang telah direncanakan, maka prinsip-prinsip berikut perlu dipegang saat melakukan kontrol. Pertama, adanya rencana tindakan kontrol yang akan membantu penilaian saat melakukan kontrol. Kedua, adanya pemberi instruksi atau perintah serta wewenang kepada bawahan. dapat merefleksikan berbagai sifat dan kebutuhan dari kegiatan yang dikontrol. Keempat, dapat segera dilaporkan jika ada berbagai bentuk penyimpangan. Kelima, kontrol harus bersifat fleksible, dinamis taefisien. Keenam, kontrol dapat merefleksikan pola organisasi, misalnya ditetapkan toleransi kesalahan atau penyimpangan dari setiap jenis pelaksanaan. Jika kesalahan atau penyimpangan yang muncul telah melebihi batas toleransi, maka dikategorikan sebagai hal yang tidak wajar. Ketujuh, kontrol dapat menjamin dbertakukannya tindakan korektif, yakni segera mengetahui apa yang salah, dimana terjadinya kesalahan dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kesalahan yang terjadi. Ketujuh prinsip dasar ini bukanlah harga mati, artinya suatu organisasi dapat mengembangkan prinsip-prinsip dasar yang dianut. 4.4. Macam-macam kontrol Kontrol dapat dibedakan ke dalam kategori-kategori berbeda menurut aspek yang dikontrol, sebagamana terlihat dalam table berikut. Table 2. Kategori-kategori Kontrol Berdasarkan Aspek yang Dikontrol Asoek yang Dikontrol Subyek yang mengontrol
Kategori-Kategori yang Ada Pengawasan internal dan eksternal Pengawasan langsung dan tidak langsung Pengawasan formal dan informal Pengawasan manajerial dan staf
Obyek yang dikontrol
Material, Keuangan, Waktu dan Personalia
Waktu kontrol
Kontrol preventif, dilakukan sebelum terjadi penyimpangan Kontrol represif, dilakukan setelah terjadi penyimpangan
Sistem control
Inspektif, Komparatif, Verivikatif dan Investigatif
4.5. Teknik control Agar tindakan kontrol dapat bermanfaat seefektif mungkin dalam mengawasi dan mencegah poiproaogan dalam tahap pelaksanaan, maka teknik-teknik berikut perlu diterapkan; Pertama, kontrol pada hal-hal yang menyolok penyimpangannya (control by exception). Kedua, kontrol yeng pada pengendalian di dalam bidan pengeluaran (control through cost)', Ketiga, kontrol yang pada orang-orang yang dipercaya atau orang-orang yang merupakan kunci dari pekerjaan (control through key persons); Keempat, kontrol dengan memperhatikan penggunaan waktu yang HhaSakan atau diberikan (control through
time)',
Kelima,
kontrol
dengan
pemeriksaan/verifikasi/audit secara sistematis.
menjalankan
suatu
rangkaian
