PRESENTEREN
Een mondelinge presentatie is in vele opzichten vergelijkbaar met een toneelstuk. Om succes te hebben dient u zich grondig voor te bereiden. Eigenlijk moet u een presentatiescript maken waarin niet alleen de inhoud aan de orde komt, maar zeker ook de vorm. Het is bij presenteren niet zozeer wat u zegt, maar hoe u het zegt. Uit onderzoek naar geloofwaardigheid van sprekers bleek dat gemiddeld genomen de helft van de geloofwaardigheid wordt bepaald door de totale uitstraling van de spreker. Een derde wordt bepaald door de klank, intonatie en warmte van de stem. Kortom: de inhoud is wat geloofwaardigheid betreft niet de bepalende factor. In mondelinge communicatie is het visuele aspect datgene wat het meeste aandacht moet verdienen. In het script en bij het oefenen moet u daar nadrukkelijk rekening mee houden.
Publiekgerichtheid is ook bij presenteren het toverwoord. Een presentatie over bijvoorbeeld een veiligheidskundig onderwerp moet aan managers anders worden gepresenteerd dan aan mensen op de werkvloer. Optimaal afstemmen is het devies. De beste voorbereiding bestaat uit het pretesten van uw presentatie bij representanten van de beoogde doelgroep. U dient zich te realiseren dat een presentatie niet geschikt is om veel informatie over te brengen. Een rapport leent zich daar beter voor. Het doel van een presentatie is dan ook meestal om een beeld of een boodschap over te brengen. Een presentatie is ook uiterst geschikt om mensen te motiveren en te stimuleren. Kortom: denk alvorens aan het werk te gaan goed na over het publiek en uw doel. In een presentatiescript is het handig om met twee kolommen te werken. In de eerste kolom werkt u tijdens de voorbereiding uit wat u vertelt. In de tweede kolom geeft u aan hoe u het verhaal gaat presenteren. In het onderstaande overzicht staan nuttige aandachtspunten voor beide kolommen. Daarna gaat u oefenen. Eerst voor uzelf en later voor proefpubliek. De reacties verwerkt u dan weer in uw script. Op deze manier kan iedereen beduidend beter leren presenteren.
Aandachtspunten voor de voorbereiding en de beoordeling van een presentatie Structuur: • •
•
Welkom heten en voorstellen (naam en status) Inleiding o Wat (onderwerp/probleemstelling) o Waarom (belang/doel van het 'Wat') o Hoe (Aanpak/Werkwijze: Transparant 1: Titel+hoofdstukken) Overgangszinnen (nu u ... duidelijk is, behandel ik de werking van ....) o Tussen Inleiding, Kern en Slot o Tussen onderdelen van Kern
• •
Slot o Samenvatting o Conclusie (grijp terug op wat en waarom uit de inleiding) Gelegenheid tot vragen / Bedanken
Audio/Visuele middelen: (Bij transparanten) •
•
Professioneel verzorgd o Kader om transparant (flipframe) o Type letter (vet en groot) o Harde kleuren o Beperkte info per transparant Professioneel gebruikt o Opstelling projector en scherm o Eerste transparant klaarleggen o Wisselen nadat projector is uitgezet o Afdekken indien nodig o Vanaf scherm presenteren
Powerpoint: Beperk het aantal dia's, gebruik lichte achtergrond.
Onderwerpskeuze: •
Publiekgericht o Juiste niveau o Boeiend o Nieuwwaarde o Nuttig / bruikbaar o Actueel o Voorbeelden
Houding/Taalgebruik: • • • • • • • • • • •
Aankijken Enthousiasme Glimlach Interactie Vragend Vaart Humor Stiltes Basishouding Intonatie U-perspectief
Nuttige tips uit literatuur over presenteren •
Maak contact met uw publiek in de inleiding door vragend te beginnen of nieuwsgierigheid op te wekken. Een fraaie afbeelding, cartoon of anekdote brengt het publiek ook op het puntje van de
• •
• • • • • • • • •
stoel. Inhoudelijk moet u het publiek voor u winnen door met uw onderwerp/probleemstelling aan te sluiten bij wat er bij het publiek leeft. Laat merken dat u zich in het publiek hebt verdiept. Kiss: Keep it short and simple. Een presentatie is niet geschikt om veel informatie over te dragen, wel om een beeld of een boodschap over te brengen. Informatie verwerkt u bijvoorbeeld in een rapport waarnaar u dan verwijst in uw presentatie. Tell what your are going to tell. Tell it. Tell what you have told. (structuur!) Werk veel met U. Bijvoorbeeld: 'U als bouwkundig ingenieur'. Gebruik regelmatig retorische vragen: 'Stelt u zich eens voor...', 'Wie van u heeft niet ...', Gaat u eens bij uzelf na of ...'. Probeer met uw publiek in gesprek te komen zonder dat zij het woord nemen. Interactie maakt uw presentatie natuurlijker. Gebruik herhaling. Repetitio werd in de oudheid al onderkend als een krachtig presentatiemiddel. Gebruik metaforen. Beelden blijven beter hangen bij het publiek. Voorzie informatie altijd van voorbeelden. Oogcontact, glimlach en stiltes zijn zeer krachtige middelen. Presenteer nooit langer dan vijftien minuten. Rond de twaalf minuten is de ideale lengte. Na gemiddeld twaalf minuten verslapt de aandacht van het publiek. Reken een uur voorbereidings- en oefentijd per minuut.
Voorbeeld van een presentatiescript Inhoud:
Regie:
Allereerst van harte welkom op dit congres over .....
Welkom: Aankijken
Mijn naam is ..... Ik ben werkzaam bij ..... en houd me nu al weer twee jaar bezig met het optimaliseren van .....
Voorstellen: Enthousiast
Onderwerp van mijn presentatie is ..... Nadruk en Dit omdat u in uw vakgebied ...... Belang is ook .....
Wat en Waarom:
Achtereenvolgens kunt u verwachten..... projector aan
Hoe: aankijken plus
Basishouding
plus aankijken Nu u duidelijk is wat u kunt verwachten en waarom, kom ik bij mijn eerste punt ...... Belangrijk voor u om als eerste te weten is laten zien
Overgangszin
Aankijken plus sheet
Nu de basispricipes duidelijk zijn, kom ik
Overgangszin
Etc. Samenvatting
Etc.
Conclusie Bedanken
Geschiedenis 3000 voor Christus: Stuk perkament met spreekinstructies voor de zoon van farao Huni 400 voor Christus: Plato 350 voor Christus: Aristoteles schreef onder andere Rhetorica 96: Quintilianus: Twaalfdeling boek Institutio oratoria Opzet uit 500 voor Christus: o o o o o
het exordium of praemium (de aanhef) de narratio (de vertelling) de argumentatio (de onderbouwing) de degressio (de uitweiding) de peroratio (het slot)
Beroemde sprekers: o o o o o o o
Socrates Cicero Julius Caesar Churchil Goebels Kennedy Martin Luther King
Spreekangst • • • • •
Accepteer dat je faalangst hebt. Kijk er niet negatief naar, maar ga ervan uit dat het je alert maakt en dat dit een gunstig effect op je presentatie kan hebben. Doe voor de presentatie iets rustigs. Zorg voor een ontspannende bezigheid. Doe ontspannende ademhalingsoefeningen. Probeer tijdens de presentatie ontspannen adem te halen (buik en flank). Wees niet te perfectionistisch. Een goed voorbereide presentatie die voor 70% uit de verf komt is goed genoeg. Richt je op je publiek en op de inhoud. Laat geen zinloze negatieve gedachten toe.
• • • •
Probeer negatieve gedachten over jezelf te vervangen door positieve gedachten. Zoek een veilig oriëntatiepunt in de zaal. Bijvoorbeeld een bekende waar je op gesteld bent. Maak een duidelijk onderscheid tussen de kwaliteit van je presentatie en de waarde die je als persoon hebt. Oefen van tevoren. Bereid je goed voor. Dat geeft zekerheid.
