Presentatie 17 maart 2016 kennis sessie ICT 1. Het bedrijf Carrosserie Elenbaas 2. Ons gebruik van Gilde Carlogic 3. Actueel het project Windream digitalisering facturen
Geschiedenis Carrosserie Elenbaas • Oorsprong bedrijf 1890 als timmerbedrijf en sinds 1910 een wagenmakerij. • Tot 1930 produktie van ‘windmolens’, karnen en tobben. • Eerste carrosserie werd in 1923 gemaakt.
Huisvesting • • • •
1890 klein schuurtje 1900 werkplaats met woonhuis in centrum dorp. 1962 spuiterij op huidige locatie met in 1963 montage hal Momenteel 3800 m² bebouwd op 6850 m²
Waarom Carrosserie Elenbaas? • Dé carrosserie specialist in Zuid-West Nederland • • •
Dicht bij de klant Regionaal netwerk & service Veel vakmanschap in eigen huis
• • • • • • • •
Traditionele carrosseriebouw Hydrauliek (Palfinger) Koelopleggers (Lamberet) heel Nederland Marktwagens (ook in België) Bedrijfswageninrichting Specials Segmenten (duiven en bibliobussen) Eigen spuiterij, reclame en Service&Onderhoud
•
vooral ook meedenken in specifieke wensen: maatwerk
•
we maken goede afspraken en komen die na
• Een –heel gevarieerd- totaalpakket:
• Bieden wat de klant wil; • Waarom Elenbaas?
Importeur van Lamberet koelopleggers voor Nederland
Carrosserieën schuifzeil plywood gesloten kipper lichtgewicht enz
Specials
Verhuiscarrosserie
Paardenvervoer met living
Mobile Decanter
Bibliotheekwagens
Radiografisch bediende hydraulische trap met LED-verlichting
Opleggers voor duiventransport
Marktverkoopwagen(tje)s
Bott vario bedrijfswageninrichting
Spuiten / Reclame
Elenbaas en (Gilde) automatisering • Draaien vanaf het allereerste begin met Carlogic – vorige millennium, toen nog van AKZO
• • • •
Werkzaam met 23 personen, waarvan 18x direct Half gesloten magazijn Werkvoorbereiding alles in 3-D (Solid Works) Sinds 2,5 jaar bezig de interne automatisering te optimaliseren – Aanleiding en noodzaak door personele wijzigingen
• Automatisering is mensenwerk – De juiste mensen en leren er goed mee om te gaan – Het systeem gebruiken zoals het bedoeld is – Procedures verankeren en periodiek toetsen
• Automatisering moet meegroeien met het bedrijf
Samenwerking Gilde Software Uitgebreid gebruik van Carlogic
• • • • • • • • • • • •
Beheer van klanten Calculatie Offertes Offerteopvolging (kan beter) Beheer lopende opdrachten / nacalculatie / urenregistratie ATR Werkvoorbereiding / werkopdrachten Planning / capaciteitsplanning (pilot) Magazijnbeheer (met portable magazijnscanners) Inkoopadministratie Service & Onderhoud Facturering Boekhouding
Samenwerking Gilde Software Automatisering moet meegroeien
• Steeds op zoek naar verbeteringen • Bereid om in nieuwe ontwikkelingen te investeren – Capaciteitsplanning – Digitalisering
• Technisch goed voor elkaar; overstap gemaakt naar SQL • Gestructureerde ondersteuning vanuit Gilde Software door Service level agreement (SLA) – – – – – –
Vooraf vastgesteld jaar budget uren voor ondersteuning Wederzijds commitment en betrokkenheid Geen verassingen Gereduceerde tarieven Maandelijks “voorschot”bedrag, verrekening achteraf Jaarlijkse evaluatie bespreking en vaststellen nieuwe prioriteiten
Belangrijke voordelen Carlogic • Calculatie: snel en nauwkeurig met de carrosserie configurator • Alle offertes in systeem: binnen half uur professioneel de deur uit • Capaciteitsplanning: meer inzicht / overzicht – Pilot: verbeterpunten verzamelen
• Projectuitvoering en bewaking – Vanuit calculatie: precies welk materiaal nodig is + uren voor planning – alle informatie direct bij de hand: bijvoorbeeld bij werkbespreking
• Inkoopadministratie: alles met bs-nummer; ook nodig voor digitaliseren • Service & Onderhoud – Gestuctureerd contact met klanten, aanschrijven voor LPK
• Boekhouding / management informatie – Elke kwartaal zonder accountant de cijfers actueel – Dashboard steeds overzichtelijker en kompleter
Doel Project “Digitalisering” Snelle betrouwbare informatie genereren Volledig digitaal archief In en uitgaande facturen digitaal Papier tot een minimum beperken – Groot archief, kost veel ruimte; zo klein mogelijk • Efficiency en tijdsbesparing: alles sneller afhandelen en terug kunnen vinden • • • •
Aanpak • Proces – – – – – –
Scan (via professionele 2-zijdige A4 scanner) Herken (tekstdoorzoekbaar maken) Workflow fiattering (nu 100% na afstemsessies Michiel en Josca) Boeken Archiveren Terugvinden vanuit Carlogic indien nodig
• Bewustwording noodzaak medewerkers • Stap voor stap – Focus op facturering, eerst inkoop facturen – Daarna ook verkoopfacturen, HRM, S&O, formulieren, ….
• Sturen op eigen data • Protocol opstellen hoe alles werkt (bij ziekte of mutatie)
Evaluatie “Digitalisering” • Eind 2015 gestart • Eerste stappen zijn goed verlopen – – – –
NU: Inkoopfacturen 100% digitaal Het scheelt papier: 1 vak in het boekhoudarchief is nu al leeg … Het hele proces van inkoopfacturen loopt Zin om verder te gaan met de digitalisering
• Razendsnel zoeken = vinden • Automatiseren is en blijft een proces • Licentie voor # facturen per maand – Te beperkend – Naar een jaarafspraak of bundel
Bedankt en graag tot ziens
