ICT boekje gebruik gmail, telefonie,livedrive 1 van 17. ICT boekje gebruik: Gmail Telefonie Livedrive Digiboard

1.4.1.12 ICT boekje gebruik gmail, telefonie,livedrive

1 van 17

ICT boekje gebruik: Gmail Telefonie Livedrive Digiboard

Aangepast door instelling op: Sept 2013


2 van 17

Gebruik gmail Binnen de organisatie gebruiken we gmail voor mailverkeer. Er zijn meerder opties mogelijk. Handtekening Je kunt elke uitgaande mail voorzien van een handtekening. Je gaat hiervoor naar instellingen door rechts bovenin bovenin op tandwiel te klikken. Je selecteert Instellingen. Er wordt een volgend scherm geopend. Je scrolt naar beneden tot je bij kopje Handtekening komt. Je klikt rechts zie je 2 bolletjes: 1 Geen handtekening 2 een vakje met je email adres erin. Deze regel vink je aan. Vervolgens voeg je tekst toe aan de handtekening zoals je m weergegeven wilt hebben in je uitgaande mail. Het is tevens mogelijk om afbeeldingen toe te voegen. Je klikt op het afbeeldingenbestand dat je wilt toevoegen (foto of logo) met je rechter muis en selecteert opslaan als Urlbestand. Vervolgens ga je weer naar je handtekening in instellingen en zet je cursor in witte vlak waar je je afbeelding toe wilt voegen. Je selecteert in werkbalk boven witte valk in de handtekening het vierkante vlakje met 2 berg topjes. Je klikt hierop en je krijgt afbeelding toevoegen. Je afbeelding wordt aan je handtekening toegevoegd. Als je op de afbeelding klikt dan krijg je onderaan de mogelijkheid om de afbeelding te verkleinen, vergroten, verwijderen. Als je handtekening klaar is, scrol je helemaal naar beneden en klikt op wijzigingen opslaan. Onder de handtekening staat “deze handtekening invoegen voor geciteerde tekst...”. Dit vinkje aanzetten. Als je een mail beantwoord dan wordt het veldtekst om te beantwoorden bovenaan gezet. Doe je dit niet dan moet je eerst alle voorgaande mailwisseling door scrollen en dan pas kom je bij je antwoord mail waarin je kunt gaan typen. Link naar URL met logo voor in handtekening

http://www.drieballonnen.nl/maillogo.jpg (kleine logo) http://www.drieballonnen.nl/maillogo_groot.jpg (groot logo) Nieuwe mail maken Via de knop links bovenaan Opstellen kun je een nieuwe mail maken. Naast de knop verzenden onderaan de mail zie je een A met een streepje eronder. Als je hierop klikt, krijg je opmaakopties. Je kunt dan tekst dik gedrukt maken, schuin, tekstkleur aanbrengen. Met het paperclipje kun je bijlagen toevoegen. Als je de mail niet wilt versturen dan kun je helemaal rechts in de balk naast verzenden via de icoontje prullenbak ervoor kiezen om concept te verwijderen. Ingekomen mail bewaren/Labels Belangrijke mailtjes kun je in je mail bewaren zonder dat ze in je postvak in blijven staan. Links onder postvak in vind je de optie meer. Klik hierop op met je linker muis button. Er vouwen zich meer opties uit. Kies voor nieuwe label maken. Je krijgt een nieuw scherm. Je vult de naam in zoals je de label wilt noemen. En je klikt op maken. De label is gemaakt. Je kunt er ook voor kiezen om een label onder een hoofdlabel te plakken. Dan kies je in het schermpje voor de optie met het vinkje “label onderbrengen onder”. Elke mail die binnenkomt kun je in labels onderbrengen indien gewenst. Als je een mail opent, dan zie je boven je mail een taakbalk. Halverwege zie je een envelopje. Klik erop met je rechter muis button en er ontvouwt zich een scherm. Als je al labels hebt aangemaakt,



3 van 17

dan zie je die hier terug, Je klikt op het label waarin je de mail wilt bewaren en de mail wordt hier direct in geplaatst. Mocht je de mail in een nieuw mapje plaatsen dan kun je via het geopende scherm direct een nieuw label maken en het mailtje wordt hierin bewaard. Mail beantwoorden Als je een binnengekomen mail opent, dan kun je links bovenin de mail klikken op het pijltje, je kunt de mail beantwoorden aan de persoon die hem heeft verzonden. Als de mail aan meerdere personen was gericht en je wil aan iedereen beantwoorden dan klik je op het omgekeerde driehoekje naast de pijl. Je kiest de optie die je wenst. Conversatieweergave Via de knop instellingen is het mogelijk om de conversatieweergave uit te zetten. Deze staat standaard aan. Dit betekent dat als je meerdere keren mailt met iemand in je inbos al die mailtjes in 1 mail worden weergegeven. Dit kan het onoverzichtelijk maken waar je op aan het antwoorden bent. Als je de weergave uitzet, komt elke reactie van de ander als een apart mailtje binnen. Agenda beheer Via de zwarte balk bovenin gmail kun je de optie agenda selecteren. Als je hierop klikt, zie je de agenda waar je je afspraken/taken in kunt vastleggen. Het toevoegen van een agenda item doe je door op een dag op een tijd te klikken. Bij dubbelklik ontvouwt zich een volledig scherm waar je je afspraak kunt vastleggen. Tevens kun je via dit scherm andere aanwezigen uitnodigen. Links zie je gasten toevoegen. In het lege balkje vul je email adres in van degene die je wilt uitnodigen. En je klikt op toevoegen. Wil je nog iemand uitnodigen dan herhaal je dezelfde handeling. Als je links bovenaan op opslaan klikt dan krijg je “wil je de uitnodiging verzenden naar gasten”, en je klikt op ja en vervolgens vraag ie of je wilt verzenden naar gasten buiten de organisatie en je ziet de email adressen van degenen die zijn uitgenodigd. Je zegt weer ja en de anderen ontvangen een uitnodiging in de mail. Als je zelf wordt uitgenodigd via de mail, dan zie je, als je de mail opent, rechts bovenaan je agenda voor de betreffende dag en conflicterende afspraken worden weergegeven. Je accepteert de uitnodiging en de afspraak wordt automatisch in je agenda geplaatst. Agenda delen Je kunt je agenda met andere gmail gebruikers delen. Je opent de agenda. Je gaat rechts op je eigen naam staan en klikt op omgekeerde driehoekje achter je naam. In het scherm dat ontvouwt kies je de optie deze agenda delen. Er opent een nieuw scherm. Hierin vul je email adres in van degene waarmee je agenda wil delen. Vervolgens selecteer je achter het email adres in omschermde balkje welke je rechten je diegene wilt toekennen door op omgekeerde driehoekje te klikken. Voordat je teruggaat naar agenda, kies je onderaan voor opslaan. De wijzigingen worden behouden. Een ander kan ook met jou de agenda delen. Je kunt de agenda van de ander een ander kleurtje geven. Achter de agenda van diegene ga je weer op omgekeerde driehoekje staan, klikt erop en je kunt een kleur kiezen. Je kunt meerdere agenda's tegelijk openen door op de naam van de agenda die je ook wilt zien te gaan staan. Als je weer op de naam klikt, verdwijnt de andere agenda weer.

Tijdens vakantie Als je op vakantie gaat, kun je via instellingen een automatisch antwoord instellen. Je vinkt het 2e bolletje aan, je geeft de 1e dag aan van je vakantie en wanneer deze eindigt. In witte vlak geef je de tekst weer die ontvangers moeten lezen als ze tijdens je vakantie een mail sturen. Onderaan weer wijzigingen opslaan aanklikken. Aangepast door instelling op: Sept 2013


4 van 17

Het is van belang om je bestaande handtekening te kopiëren en plakken in de afwezigheidsmelding en je normale handtekening op “geen handtekening”te zetten. Je kunt ervoor kiezen om tijdens je vakantie je mail door te laten sturen naar een collega, die de belangrijke mailtjes afhandelt. Je gaat weer naar instellingen. Bovenaan zie je blauwe tabjes. Je klikt op “Doorsturen POP/IMAP”. Je klikt op “doorstuuradres toevoegen”. En je volgt de aangegeven stappen. Je kunt meer informatie vinden als je klikt op blauwe “meer informatie” in de rechter kolom onder doorsturen.

Jij+ Als je gmail opent dan heb je helemaal bovenin een zwarte balk met keuzeopties. Als 1e zie je daar Jij+. Als je hierop klikt kun je je persoonlijke profiel aanmaken en een foto toevoegen. Zoeken Gmail kent een zoekfunctie. Je kunt in al je labels, verzonden berichten en prullenbak zoeken. Je opent de map waarin je wilt zoeken en bovenin de gmail zie je een witte balk met een vergrootglas ernaast. Je tikt de zoekterm in en klikt op vergrootglas. Gmail gaat in aangegeven map zoeken naar je mailtje. Mail opslaan Je opent een mail die je wilt opslaan. Je klikt rechts bovenaan op het printer tekentje. Je klikt op afdrukken, selecteert cutePDFWriter, en weer op afdrukken, vervolgens kun je selecteren waar je het mailtje wil opslaan. Geef de mail een naam, zodat je later het opgeslagen bestand weer makkelijk terug kunt vinden. Agenda voorzien van weeknummer Je opent de agenda. Klikt rechts bovenaan op tandwiel/instellingen en selecteert instellingen. Je klikt op blauwgekleurde agenda's links bovenaan. Dan rechtsboven “door interessante agenda's bladeren”. Je klikt op blauwe meer, selecteert weeknummers en aanmelden. Je kunt de weeknummers zien als je de agenda instelt op weergave per maand. Je kunt hiermee ook bijv Nederlandse feestdagen in je agenda weergeven. Labs Je gaat in je mail naar instellingen, selecteert blauwgekleurde Labs. Een aantal Labs zijn handig om op inschakelen te zetten: Afbeelding invoegen, standaard antwoorden, als deze is ingeschakeld kun je standaard antwoorden maken. Je opent via opstellen een nieuw te verzenden mail. Onderaan, naast het prullenbakje, zie je een omgekeerd driehoekje. Hier klik je op. Je selecteert nieuw standaard antwoord. Je vult de naam in hoe je de handtekening wilt noemen. Je typt de tekst in mailvak. De volgende keer dat je dit standaard antwoord wilt gebruiken om te verzenden, open je een nieuwe mail, klik op driehoekje, standaardantwoord en je selecteert degene die je wil verzenden. Je kunt dus meer standaardantwoorden aanmaken. Je kunt ze ook verwijderen door onder verwijderen op de naam te klikken. verzenden ongedaan maken, als deze is ingeschakeld kun je via instellingen bepalen hoeveel seconden je de tijd wilt hebben om een verzonden mail ongedaan te maken. Contactpersonen Je klikt in zwarte balk helemaal bovenaan op contactpersonen. Je klikt op “Nieuw contactpersoon” en voegt de gegevens van je contactpersoon toe. Je kunt van contactpersoon een groep maken. Je vinkt de contactpersonen waar je een groep van wil maken aan. Je klikt op tekentje van 3 poppetjes naast elkaar. Je selecteert nieuwe maken. Je vult de groepsnaam in. De personen die je hebt geselecteerd staan nu ook in deze groep. Wil je later nog iemand aan de groep toevoegen,



5 van 17

dan vink je die persoon aan, klikt weer op het icoontje voor groepen en selecteert de groep waaraan je diegene wil toevoegen. Filters Via instellingen kun je filters maken. Open instellingen en klik op blauwgekleurde filters. Klik op nieuw filter maken. Vul het email adres in van degene waar je een filter voor wilt instellen onder kopje van. Klik op “filter maken voor deze zoekopdracht”. In het nieuw geopende schermpje selecteer je waar je ingekomen mail wilt archiveren. Onder label toepassen kun je het mapje selecteren waar je de mail van deze persoon wilt bewaren. Je zet een vinkje in het vierkantje en selecteert het label. Als je alles wat je wilt hebt geselecteert, klik je onderaan op filter maken. Als je nu een mail van deze persoon hebt ontvangen en je opent m, dan kun je door op het icoontje mapje met een wit pijltje (archiveren) te klikken de mail direct in het eerder aangegeven label archiveren.

Downloads direct in mapje downloads plaatsen Ga naar de drie streepjes rechtsboven, naast de Adblock, ga naar Settings, klik onderaan het blauwe 'Show advanced settings'. Scroll naar beneden, kijk bij Downloads. Daar kun je de 'Download location' aanpassen.



6 van 17

Gebruik Telefonie De ICT structuur binnen de Drie Ballonnen ziet er als volgt uit:

Ook onze telefonie verloopt via internet, VOIP, genaamd. (Voice over internet protocol) Als er een melding komt dat er iets met de telefoon niet goed is, zorg dan dat je de juiste informatie krijgt. Volg bij een melding de volgende stappen: – stroom- instelling-verbinding met internet- defect Voicemail op de BSO moet elke dag afgeluisterd worden en berichten gewist. Melding Telefoon doet het niet Toestel gaat niet aan Check Batterij en/of Lader (door o.a. wissel met andere), Check contactpuntjes (oxidatie, breuk) Toestel gaat wel aan, maar valt spontaan uit (bijv. tijdens bellen) Zie hierboven Toestel gaat wel aan, maar bellen lukt niet (evt. tekst in beeldscherm knippert) Check andere toestellen op locatie ? die werken wel ? Doe toestel uit en weer aan, wacht paar minuten. Helpt dit niet, meld toestel aan, door 901 te bellen en op verzoek extensienummer met # (= nummer toestel bijv. 224) en daarna wachtwoord met # te toetsen (Wachtwoord = 1234 of 4321 of 0000). Als dit niet helpt of andere toestellen het ook niet doen ? Basis station resetten door het 10 tellen van het stroom te halen. Nadat stekker weer erin zit, weer paar minuten wachten. Als dit nog niet geholpen heeft, hetzelfde met de Switch en Modem doen. Toestel doet het wel, maar kraakt Check “belasting internet” (evt. bij te veel internetgebruik en telefonie tegelijk niet voldoende bandbreedte over. Zet ivt. Laptop uit. Als dit niet het probleem is, check of je binnen bereik basisstation en repeater bent (evt. reset repeater) Kom je er niet uit, neem dan (via ICT ?) contact op met Crystal Networks 035-7600100 Aangepast door instelling op: Sept 2013


7 van 17

Gebruik Computers Bij het gebruik van computers kan er meerdere vlakken iets niet werken: Hardware

problemen met de computer zelf

Software

problemen met gebruik van de programma's

Als je een melding krijgt, zorg dan dat je goed doorvraagt wat er aan de hand is en wat er precies niet werkt. Gaat de computer aan, is er stroom, werkt de adapter (bij laptops), is er internet verbinding etc. Wat gebruiken wij in de organisatie: MS Office Libre Office Outlook Gmail Explorer Chrome Livedrive Voor het opslaan en bewaren van documenten gebruiken we Livedrive. Livedrive is een in the Cloud systeem. Dit betekent dat elk document dat je maakt en opslaat geupload wordt naar een server elders. Op het moment dat je een document weer opent dan wordt deze gedownload vanaf dezelfde server. Bij meldingen dat internet verbinding niet werkt, onderneem je dezelfde stappen zoals beschreven bij telefonie, nl , stoom checken, switch en modem resetten. Check tevens of er geen storing is bij de provider (ziggo of kpn) De BSO's draaien over de netwerken van de scholen. Als er problemen zijn, dan aangeven bij de school. Als je de melding krijgt dat geluid van computer het niet doet: Check rechts beneden (Luidsprekertje, waarmee je volumeniveau aan kunt passen) als dit goed staat en dus niet op laag of uit, kan het zijn dat in de mediaspeler waarmee je geluid wilt afspelen de volume knop te laag staat.

BACKUP PROCEDURE Op Platinastraat staat een computer waar back-ups worden gemaakt. Deze is zo ingesteld, dat die elke avond om 23 uur alle bestanden van de L-schijf downloadt naar een map: (C:\Users\Directie\L-Backup\Backup). (De interne systeembeheerder checkt structureel of dit gelukt is). LET OP! Het downloadt en synchroniseert niet volledig! Dit betekent, dat de bestanden die aangepast zijn, wel worden overschreven naar de nieuwe versie, nieuwe bestanden erbij worden geplaatst, maar verwijderde bestanden op de backup niet worden verwijderd, maar blijven staan. Hierdoor staat er altijd een map die tot de dag ervoor alle up to date bestanden bevat, maar ook alle verwijderde bestanden (tot een tijd terug, zie voor meer begrip verder). Minstens elke 2 weken (maar volgens planning elke week), wordt door de interne systeembeheerder deze map gekopieerd naar een externe HDD die hijzelf in beheer heeft. Elke maand wordt de map ook gekopieerd op een 2e externe HDD, die naar de Platinastraat gaat.



8 van 17

Om de harde schijf van de computer op kantoor niet te vol te laten raken, wordt periodiek (1x per kwartaal/half jaar/ jaar de map van de computer gewist. Alles staat dan al wel op de 2 externe HDD’s. Die avond komt er dus ook weer een nieuwe backup op de computer zelf te staan, maar daar zitten dan niet meer alle vroeger verwijderde documenten in. Die staan op de 2 Externe HDD’s. Elke keer dat laatstgenoemde procedure wordt herhaald, worden oude backups op de HDD’s niet overschreven, maar zolang de capaciteit van de HDD’s het toe laat bewaard. In de praktijk zal het mogelijk zijn ook de gewiste bestanden (en oudere versies van bestanden) meerdere jaren als backup te behouden.



9 van 17

Gebruik Livedrive Livedrive zie je als je op “deze computer”klikt als Ldrive. Als je deze niet ziet, dan klik je op bureaublad op icoontje van Livedrive. (blauw vierkant met witte veeg er doorheen). Je krijgt dan Live Drive Settings. De 1e regel moet groen zijn en de tekst omvatten “livedrive is running”. Is dit niet het geval, dan is de tekst bruin en moet je klikken op deze tekst. Even wachten en Livedrive wordt opgestart. Op het moment dat de tekst weer groen is, dan zie je onder deze computer ook weer de Lschijf en heb je toegang toe de mapjes. Belangrijk: op moment dat je de computer aanzet en Livedrive is geactiveerd, dan gaat het systeem kijken of er wijzigingen zijn tav de laatste keer dat je onder het account bent ingelogd. Je moet echt inloggen, alleen de computer aanzetten is niet voldoende. Zorg dat je elke dag de laptop of computer even aanzet om ervoor te zorgen dat het systeem gesynchroniseerd kan worden. Zo beschik je steeds over de laatste versies van de documenten. Als je in de taakbalk op driehoekje klikt en op icoontje van livedrive dan kun je door op status te klikken kijken of het systeem nog aan synchroniseren is. Is het up to date, dan staat er “Your briefcase is up-to-date”. Zo niet dan zie je aantal files worden gedownload. Als je op “detailed status” klikt, dan zie je waar systeem mee bezig is. Mis je een document dat op een andere computer is gemaakt en opgeslagen en die zie je niet terug op computer waar je nu bezig bent.....dan kan dit te maken hebben met nog niet volledig gesynchroniseerd zijn. Ditzelfde kan aan de hand zijn als een document niet te openen is....systeem geeft dan “not fully uploaded yet”. Dit kan betekenen dat er nog gesynchroniseerd moet worden. Het kan ook zijn dat je de 1e computer te snel hebt afgesloten en document daar nog niet volledig geupload was. Dan rest helaas niets om die computer aan te zetten, in te loggen en te synchroniseren. De computers zijn zo ingeschakeld dat documenten die gesynchroniseerd worden, niet als kopie worden opgeslagen op de computer. Dit voorkomt dat de harde schijven snel vollopen en de computer trager wordt. Je kunt dit checken door een mapje te openen. De documenten die je ziet geven allemaal 0 kb aan. Op het moment dat je een document opent en weer sluit, wordt er wel een KB aangegeven. Eens in de zoveel tijd is het handig om te bekijken hoeveel beschikbare harde schijfruimte er nog beschikbaar is en documenten weer terug te zetten naar geen kopie op mijn computer. Dit doe je als volgt. Je gaat op de folder waarde documenten zich in bevinden staan of op een los document en je klikt erop met je rechter muisbutton. Je scrolt naar livdrive en in het schermpje wat zich ernaast ontvouwt klik je op “do not keep a copy on my computer”. Moment geduld en je ziet de documenten in de folder of het losse document weer naar 0 KB gaan. Livedrive geeft helaas niet aan dat een ander in hetzelfde document aan het werk is. Verzeker je er dus van dat alleen jij op dit moment aan het werk bent in dit document. Als een ander ook erin werkt en m later opslaat dan jij, dan worden jouw wijzigingen teniet gedaan. Zorg ervoor dat je niet verwijdert, waarvan je niet zeker weet dat het verwijderd mag worden! Zorg ervoor dat elke 2 maanden de mapjes worden opgeschoond ivm beschikbare ingekochte schijfruimte bij Livedrive. Onbekende POP-ups afsluiten met ctrl-w ivm verborgen virussen.



10 van 17

Fototoestellen Zorg ervoor dat de fototoestellen zijn ingesteld op VGA via menu en afbeeldingskwaliteit. Dit ivm met bestandsformaat van de foto's. Als er toch foto's zijn gemaakt in groter bestandsformaat dan: Instructie 1 (foto's verkleinen) de foto's verkleinen. Dit kan met Microsoft Office Picture manager (te vinden op computers met MS office onder MS office-hulpprogrammas) * Open Picture manager * zorg ervoor dat je links de mappenstructuur ziet. Als dit niet het geval is, dan in de taakbalk klikken op "snelkoppelingen naar afbeeldingen weergeven" * ga nu naar de map waar de foto's staan zodat je in de rechter deel van de scherm de fotos ziet (zie je alleen 1 foto of een filmstrip weergave, klik dan op Ctrl+T. * Markeer alle foto's door op de eerste te klikken, dan met shiftknop ingedrukt houdend op de laatste * Klik dan op "Afbeelding" en kies voor "formaat wijzigen" * Rechts verschijnt een kolom met opties * Kies voor "vooraf gedefinieerde breedte en hoogte" en eronder met het pijltje voor "Web - Klein (448 x 336 px) * klik dan op "OK" * Voor de naam van de foto's verschijnt een sterretje * ga nu naar "Bestand" en kies voor "Alles opslaan" * De bestanden worden nu overschreven in een kleiner formaat. Als afbeeldingen ingevoegd worden in bijv nieuwsbrieven dan via invoegen in de taakbalk. Zo wordt voorkomen dat er te grote bestanden worden gebruikt, waardoor document een te groot formaat krijgt. Gebruik Laptops op bso door de kinderen Kinderen mogen de computer allen onder KIDS account gebruiken. Daar zit een beveiliging op waardoor zij niet onbeperkt bij allerlei websites kunnen komen die niet voor hun ogen geschikt zijn. De beveiliging is Windows Essentials Family Safety. Alleen sites waarvoor eenmalig toestemming is verleend kunnen worden bezocht. Als kinderen een zoekterm invullen of naar een pagina gaan volgt er een scherm met 2 opties: toestemming aanvraag mailen of direct aanvragen. Je gebruikt alleen direct aanvragen. Bij direct aanvragen opent een volgend scherm. Pmer vult inloggegevens in en kan zien waar kind heen wil. Inloggegevens zijn gelijk aan die van mailadres BSO. Er moet goed worden opgelet waar toestemming voor wordt gevraagd. uitproberen kan. vooral goed kijken als een zoekwoord wordt aangevraagd. Bijv. zoeken op auto's kan toestemming voor worden gegeven, maar autopoezen niet. Als ten onrechte toestemming is gegeven, kan die verwijderd worden door op onderstaande link te klikken en in te loggen. Vervolgens bij account Kids, te kiezen voor instellingen bewerken, dan lijsten met webfilters. Je ziet dan een lijst met toegestane adressen. Aanvinken welke toestemming gewist moet worden en op opslaan klikken. Daarna uitloggen. LET OP!!!! nooit een vinkje aanvinken waardoor je ingelogd blijft en opletten dat kinderen nooit je wachtwoord zien!!!!!! Gebruik digiboard Het Digiboard heeft tijd nodig op te starten Handelingen zoals omschreven uitvoeren alvorens in gebruik te nemen Digiboard in huidige opstelling aangesloten laten staan Check Alle stekkers in stopcontact Laptop goed aansluiten [ zie foto 1 ]



11 van 17

Opstarten Eerst Laptop aanzetten en wachten tot deze echt volledig is opgestart. Daarna digiboard aan met afstandbediening Geluidswitch aanzetten Wachten tot apparaten echt klaar zijn Kies met afstandbediening welke input het digiboard krijgen: video, computer, e.d. Test of touch screen digiboard werkt [vragen om installatie met nee antwoorden] Werken met het digiboard Het digiboard is bedienen door functieknoppen op het scherm aan te tikken [ niet op de laptop ] Invulveld aanklikken en toetsenboard word zichtbaar, daarna op het board typen Veger en stiften dienen goed op de plaats te liggen. Ligt de veger niet goed, kan er een cirkel zichtbaar zijn. Microfoon is te gebruiken middels het aanzetten met schuif op de microfoon Het werkt niet: Touch screen reageert niet Laptop opnieuw opstarten en wachten tot apparaten echt klaar zijn met opstarten Als het geluid het niet doet Check of soundmixer aan staat Zijn kabels op juiste wijze aangesloten Staat geluidscontroller aan op voldoende volume? Staan boxen digiboard aan achterzijde ook aan? Check laptop of daar het geluid niet is uitgezet



12 van 17

Controle ronde computers Elk half jaar moeten alle computers na worden gekeken op de volgende onderdelen. –

Verwijderen bestanden bureaublad/C schijf

_

Controle opschonen mapje Ldrive

_

Uitzetten mogelijkheden verkeerd gebruik; Instellen dat verborgen bestanden niet worden weergegeven

– Installeren van de volgende prog.'s voorzover nog niet aanwezig (of update) en ervoor zorgen dat ze bij elk account werken; nieuwste Livedrive (incl. instellingen, dat het gelijk met account opstart en bestanden alleen online opslaat (behalve Sil/Cor/Adm. Graz. Hilda) Nieuwste LibreOffice (incl. gelijk instellen zoals o.a. op opslaan als MS Office 97/2000/XP/2003, enz.) Cute PDF Adobe Acrobat reader NOD (nieuwe versie en updaten) VLC Player CC cleaner Chrome als extra browser en ingesteld als standaard-browser 7-Zip Evt. alternatief voor MS Office Picture manager om foto's te verkleinen _ _ _ – – – – –

Algehele update Windows Algehele schoonmaak; met CC cleaner, Antivrusscan uitgebreid 1x laten lopen en Zorgen dat Livedrive automatisch start zodra een account is aangemeld Printermappen aanmaken (waar nodig) Per account alle instellingen aanpassen/ bij nieuwe computer bepalen welke accounts worden geïnstalleerd. Automatisch defragmentariseren bij programma Computers waar kinderen evt. op gaan ook Kids-account met family-safety Zorgen dat niet onnodig dingen opstarten



13 van 17

FAQ's Hieronder volgt een opsomming van vragen die in verleden zijn gesteld en die zijn uitgezocht. Mocht je vragen krijgen, kijk dan eerst even in deze lijst of er al een antwoord te vinden is. 1) Er komt een melding dat er licentie ESET NOD verloopt en hernieuwd moet worden. Wat moet ik doen? Melding maken bij ICT en zij schakelen Willem Jan in. Hij kan op afstand de licentie verlengen. Niet alle computers hebben tegelijkertijd een nieuwe licentie gekregen, dus de meldingen kunnen op verschillende tijdstippen komen. 2) Livedrive synchroniseert niet. Hoe komt dat? Dit kan de volgende oorzaken hebben: * Doet Livedrive het wel (via L-drive controle panel)..check of die het altijd doet. Computer aan laten opdat het veel synchroniseert helpt niet als er niet aan gewerkt wordt en het in slaapstand gaat. Dan stopt ook synchronisatie. * Zijn er meerdere accounts aangemeld. Als bijv. MT op de achtergrond aangemeld is, terwijl men in Directie werkt, betekent dit, dat MT op de achtergrond ook synchroniseert (wat wel goed is voor later gebruik door MT, maar niet voor de snelheid en synchronisatie van Directie). * Soms lijkt het alsof iets niet uploadt (PM-ers klaagden dat uren lang het rode pijltje te zien was en het bestand niet het groene vinkje kreeg, terwijl internet het echt wel deed). Als je dan echter op F5 drukt, ververst het beeldscherm zich en blijkt dat alles wel gelukt is, alleen het beeld "bevroren was" . * Soms kan het nodig zijn een nieuwe versie van Livedrive te installeren. In de regel worden alle oude instellingen overgenomen, dus zou evt. ook een ICT-deskundige dit later kunnen doen met het wachtwoord van de administrator. * Om problemen met de bekabeling uit te sluiten evt. test door kabels te ruilen cq om te steken. *Soms kan het nodig zijn Via Livedrive settings dan tabblad advanced en subtabblad maintenance een Integrity check te laten uitvoeren. (let op, het is ook wel eens voorgekomen, dat een Integrity check niet afgerond kan worden en elke keer als men de computer aan doet, deze opnieuw opstart, echter zonder resultaat van eren werkende Livdrive. Nadere uitleg integrity check: ga naar de Livedrive Control Panel (is op je bureaublad of heel incidenteel via Start -> Livedrive mapen daar op Livedrive Control Pannel klikken) Er komt een pop-up met diverse tabbladen Ga naar tabblad Advanced Nu zie je 3 mogelijke tabbladen; Drive settings, Maintenance en Proxy. Klik op tabblad Maintenance Je ziet bij Integrity Check; Chack and repair your Livedrive een knopje Run Klik op dit knopje Run Er verschijnt een pop-up met Please Wait en daarna een andere pop-up met Integrity check en een balkje. Het balkje vult zich enkele malen met groen. Hierna geeft Livedrive aan The integrity check completed successfully, but identified some files that need to be updated. Tefens geeft het aan dat dit op de achtergrond gebeurt en word je verzocht niet Livedrive of je computer te sluiten tot dit af is. Je kan de schermpjes sluiten en gewoon doorwerken. Na een tijdje zie je vanzelf rechts beneden een kleine pop-up dat Livedrive klaar is met de updates. (meestal binnen een uur). 3) Mijn beeldscherm is gekanteld. Wat moet ik doen?



14 van 17

Beeldscherm kantelen = Cltr+Alt ingedrukt houden en dan op pijltje drukken. In principe pijltje naar boven om het weer goed te zetten. Pijltje naar andere richting zet het juist verkeer, maar soms meegemaakt dat pijl juist aangeeft in welke richting de scherm gedraaid moet worden. 4) Mijn muispad doet het niet. afhankelijk van type laptop, maar meestal is er een knopje op het toetsenbord waarmee het aan of uitgezet kan worden. Bij de nieuwere laptops is linksboven op het muispad een klein lampje. Daarop 2x achter elkaar drukken om het aan of uit te zetten. Eventueel kan met een externe muis naar het icoontje rechts beneden worden gegaan (bij oudere types) en daar kan het tekentje van de muispad waar dan n.a.w. een rode kruis in zit worden aangepast opdat het werkt en geen rode kruis meer heeft. 5) Icoontje van Livedrive settings is van bureaublad verdwenen. Na het vinden via start, alle programma's, livedrive, met rechter muisknop klikken op Livedrive settings en kiezen voor kopiëren naar en dan voor Bureaublad (snelkoppeling maken).

6) Mijn map lijkt verdwenen Zoals is gebleken, kan een bestand of map ook kwijt lijken, doordat het als verborgen is aangemerkt. Daar de meeste computers zo ingesteld staan dat ze verborgen bestanden/mappen niet laten zien, lijken ze weg. Als men dan op een computer kijkt die verborgen dingen wel weergeeft raakt men in de war; hoe kan het op de ene wel aanwezig zijn en op de ander niet?/ Ze zijn er dus (in dit geval) op beiden, maar met rechtermuis op document en bij eigenschappen "verborgen" uitvinken lost het probleem (in dit geval) op. Om de instelling tussen wel of niet weergeven van verborgen dingen op de computer aan te passen ga je naar verkenner, dan Organiseren, dan Map en zoekopties, dan Weergave en scroll je tot je de optie hebt wel of niet weergeven en kies je voor instelling die je wenst. Deze uitleg is overigens voor Win 7. Bij Xp werkt het iets anders. Daar bij verkenner, naar weergave, dan map opties en dan scroll enz.. Daarnaast nog de volgende informatie: Als op de L-schijf bestanden opeens verdwenen zijn, kan het zijn dat:

1) verkenner (Windows) even de weg kwijt is. --> Als je dan verkenner (deze computer)sluit en het opnieuw opent, of een paar keer op hele andere mappen klikt en dan terug waar je moet zijn, zie je de bestanden opeens wel weer. 2) de bestanden op een andere computer zijn gemaakt en geupload en een de computer waar je nu aan werkt nog niet gesynchroniseerd is (links naar de nieuwe bestanden nog niet heeft gedownload) --> gewoon wachten en na een tijdje zie je de bestanden gewoon erbij staan. 3) de bestanden door iemand verwijderd zijn --> Via backup kunnen ze weer teruggehaald worden. In principe bewaart Livedrive gewiste bestanden 1 maand. 4) Of de bestanden zijn niet te vinden als gewiste bestanden (niet omdat ze langer dan een maand geleden zijn gewist maar) omdat ze niet gewist zijn, maar per ongelijk verplaatst naar een andere map. Als je een map/bestand wilt openen en tijdens het klikken per ongeluk iets verschuift, kan het Aangepast door instelling op: Sept 2013


15 van 17

zijn dat je het naar een naastgelegen map verschuift. Als daar dan weer meerdere mappen onder liggen, kan die ook nog eens in 1 van die mappen terechtgekomen zijn. --> Zoek dus ook in de naastgelegen mappen.

Als je bestanden/mappen wel ziet, maar niet kunt openen kan het komen doordat:

1) De bestanden met een andere computer zijn gemaakt en opgeslagen, maar die computer uitgezet is voordat het bestand volledig is geupload--> kijk voor het afsluiten of de bestanden een groen vinkje hebben (geupload zijn) of nog een rood pijltje in een blauwe vak (aan het uploaden zijn). Laat als het kan de computer aan totdat alles is geupload. Kan dit niet, doe dan de computer met die account later z.s.m. weer aan opdat die de uploads af kan maken. 2)De computer met een bepaalde account zich op de L-schijf nog moet synchroniseren. Afhankelijk van hoe lang geleden bij die computer met die account ingelogd is, kan het zijn dat de links die te zien zijn verwijzen naar bestanden mappen die niet meer op die plek staan, inmiddels aangepast zijn e.d. In dergelijke gevallen kan je ze in principe niet openen. WACHT DUS ALTIJD EVEN TOT EEN COMPUTER IS GESYNCHRONISEERD. Als de computer met die account lang niet is aan geweest, kan dit best enige tijd duren. 3) Livedrive een technische probleem ondervindt dat ze nog aan het oplossen zijn.

Bij het openen van een bestand verschijnt een gekke scherm zoals hieronder, waarbij een keuze moet worden gemaakt en ongeacht de keuze is het document in een gekke opmaak en/of met gekke tekens te zien.



16 van 17

Het bestandstype is gekoppeld aan een verkeerd programma. Bijv. PDF document wordt standaard met Word geopend enz.. --> Vraag de computerdeskundige op locatie om dit aan te passen en/of bel Andras om jullie hier doorheen te loodsen. Kan je niemand bereiken en heeft het haast dit document te openen --> doe dit dan op een andere computer of -Klik binnen verkennen (deze computer) 2x op het document. -Als die is gedownload en op deze gekke manier geprobeerd te openen, of zelfs ipv openen aangeeft OPSLAAN ALS, gewoon het schermpje sluiten. - Het gekozen document is nu gekleurd. Nu met rechter muisknop aanklikken en kiezen voor openen met. - kies dan voor het programma waarmee betreffende bestand normaliter geopend moet worden --> Doc en docx met Word of Libreoffice Writer, Xls en Xlsx met Excel of Libreoffice Calc, voedingslijsten met Access, pub met Publisher.

7) Documenten openen niet Dit kan te maken hebben met: *) verkeerde toewijzing. - LD documenten van 0 kb moeten door Livedrive online handler geopend worden. Als ze al een kleurtje hebben en ipv dat ze openen, weergegeven wordt opslaan, dan doc (docs) aan Libre office writer, xls (xlss) aan libre ofice calc (of respectievelijk ms office word en excel) koppelen, door met de rechter muisknop erop te klikken, dan te kiezen voor openen met, dan Aangepast door instelling op: Sept 2013


17 van 17

standaard programma selecteren, ervoor zorgen dat het vakje Dit type bestand altijd met dit programma openen is aangevinkt en dan programma kiezen. *) documenten als html opgeslagen met verwijzing, die niet meer klopte - Voortaan goed opslaan en opletten welk type document en niet als html. *) Link naar Livedrive is verouderd. - Laat de computer zich synchroniseren Let erop, dat als je grote documenten hebt, dit erg lang kan duren voordat ze zijn ge-upload. Als je ze voortijdig weer opent, kan het openen vanuit het geheugen, maar kan het wel fouten opleveren cq lijken alsof het document verkeerd is ge-upload of zelfs zorgen voor een crash van computer en/of document. Heb geduld. - Onnodig grote documenten ontstaan als plaatjes erin worden gezet door ze te knippen en plakken. DIT SVP NOOIT ZO DOEN! Ga altijd via "invoegen" dan "afbeelding" dan "uit bestand" en zoek dan de afbeelding op. Deze manier kan het verschil maken van honderden tot zelfs duizenden keer grotere, dan wel kleinere documenten! 8) Leestekens geven een ander dan ik heb ingetoetst. Houd linker ctrl toets in en druk op SHIFT.

9) Als ik een nieuw libre office word document open, dan begint hij met een ander lettertype dan arial 11. Je opent libre office word document, in taakbalk bovenin naar extra en dan opties. Dan op plusje klikken van Libre Office Writer, en standaardlettertypen. Dan rechts achter standaard gewenste lettertype en grootte instellen en ok klikken onderaan. Dan sluit je het lege document. Er wordt gevraagd of je de wijzigingen wilt opslaan en je kiest voor opslaan. De volgende keer dat je weer een leeg document opent, opent ie met arial 11.


ICT boekje gebruik gmail, telefonie,livedrive 1 van 17. ICT boekje gebruik: Gmail Telefonie Livedrive Digiboard

Recommend Documents