Gmail. Aanmelden voor Gmail. Syllabus Google Applications - De Avondschool

Syllabus Google Applications - © De Avondschool

Gmail Net zoals Hotmail en Yahoo is Gmail oftewel Google Mail een gratis e-maildienst. Bij Gmail heb je momenteel maar liefst iets meer dan 7GB ter beschikking (...en dit aantal stijgt nog steeds). Hierdoor wordt het mogelijk om al je e-mailberichten te bewaren. Verwijderen van berichten wordt dus overbodig! Zo heb je steeds al je e-mailberichten bij de hand, en dit overal ter wereld (natuurlijk op voorwaarde dat je ergens op Internet kan). Via de zoekfunctie in Gmail vind je bepaalde berichten in een handomdraai terug. Gmail beschikt ook over de mogelijkheid om berichten te markeren. Zo kan je bijvoorbeeld belangrijke berichten van de andere onderscheiden. Verder kan je ook berichten indelen in categorieën door ze te labelen. Zo vind je bijvoorbeeld eenvoudig alle mails terug die gaan over het plannen van een reis met de vrienden en vriendinnen komende zomer doordat je ze met "reis zomer 2009" gelabeld hebt.

Aanmelden voor Gmail Om gebruik te kunnen maken van Gmail moet je eerst een account aanmaken. Ga eerst naar de startpagina van Gmail door de URL http://www.gmail.com in je adresbalk van je browser in te geven:

Indien je al een Google of Gmail account hebt, kan je je aanmelden met je gebruikersnaam en wachtwoord. Heb je nog geen account, dan klik je op Aanmelden voor Gmail:

Gmail

1


Hier vul je de nodige gegevens in: • Voornaam • Achternaam • Gewenste gebruikersnaam: kies hier de naam voor je e-mailadres. Na het invullen ervan druk je op de knop beschikbaarheid controleren om te zien of de ingevulde gebruikersnaam reeds bestaat. Indien deze al bestaat zal je een andere naam moeten kiezen. Je kan kiezen uit een aantal voorstellen die Google doet of je kan zelf een andere gebruikersnaam invullen

Indien je zelf een andere naam invult, controleer dan opnieuw via de knop beschikbaarheid controleren. Indien je het voorstel van Google aanduidt, dan hoef je dit niet meer te doen • Wachtwoord: Vul hier een wachtwoord in van minimum 8 karakters. Telkens u wil inloggen bij één van de Google applicaties zal u dit wachtwoord samen met uw gebruikersnaam moeten ingeven om toegang te krijgen tot de toepassing. Let op de volgende punten: ◦ Gebruik geen wachtwoord dat in de voorbeelden van goede wachtwoorden wordt weergegeven. ◦ Gebruik geen persoonlijke informatie in het wachtwoord (naam, geboortedatum, enz.) ◦ Gebruik geen bestaande woorden. ◦ Gebruik geen toetsenbordreeksen (qsdf) of opeenvolgende cijfers (1234). ◦ Zorg dat uw wachtwoord niet alleen uit cijfers, hoofdletters of kleine letters bestaat. ◦ Gebruik geen herhalende tekens (aa11). Gmail

2

Syllabus Google Applications - © De Avondschool Tips voor de beveiliging van uw wachtwoord: ◦ Geef uw wachtwoord nooit weg (ook niet aan uw partner, uw huisgenoot of uw papegaai). ◦ Schrijf uw wachtwoord nooit op. ◦ Verzend uw wachtwoord nooit per e-mail. ◦ Controleer en wijzig regelmatig uw wachtwoord. • Wachtwoord bevestigen: Vul uw wachtwoord nogmaal in. Zo bent u er zeker van dat u niet gemist bent. Een verkeerde toets indrukken is gauw gebeurd! • Onthouden op deze computer: Indien u deze account aanmaakt op uw persoonlijke pc, die enkel door u gebruikt wordt, dan kan u dit aanvinken. Indien u gebruikt op een openbare pc (bvb. De Avondschool, Internetcafé) dan vinkt u dit best uit. Indien u dit niet doet, zal iedere andere persoon die deze pc gebruikt onder uw account kunnen werken! • Webgeschiedenis: Indien u dit aanvinkt, dan wordt door Google bijgehouden welke pagina's u allemaal bezoekt. Zo kan u later gemakkelijk terugvinden welke websites u bijvoorbeeld 2 weken geleden bezocht hebt. • Beveiligingsvraag: Deze vraag zal door Google aan u gesteld worden wanneer u uw wachtwoord vergeten bent. Zo kan u toch nog in uw account geraken door het juiste antwoord te geven. Let op de volgende punten: ◦ Kies een vraag waarop alleen u het antwoord weet en die niets te maken heeft met uw wachtwoord. ◦ Kies een vraag waarop het antwoord niet makkelijk valt te achterhalen zoals bijvoorbeeld uw identiteitskaartnummer. (De meisjesnaam van uw moeder, uw geboortedatum, uw voor- of achternaam, uw telefoonnummer en de naam van uw huisdier zijn bijvoorbeeld antwoorden die makkelijk zijn te achterhalen.) • Secundair e-mailadres: Indien u nog over een ander e-mailadres beschikt, kunt u dit hier ingeven zodat Google contact met u kan opnemen in één van de volgende gevallen: ◦ U bent uw wachtwoord vergeten. ◦ Uw opslagruimte is binnenkort vol. ◦ Er zijn ongebruikelijke activiteiten vastgesteld in uw account. Indien u uw wachtwoord vergeten bent, zal Google u een mail sturen naar het door u ingevulde secundaire e-mailadres. Via deze mail zal u uw wachtwoord van uw Gmail-account opnieuw kunnen instellen. Dit veld is niet verplicht in te vullen. • Land • Woordverificatie: Typ de letters die getoond worden over. Dit is nodig om spambots (soort computers die proberen spam te verzenden via accounts) tegen te houden. • Algemene gebruikersvoorwaarden: de voorwaarden die Google aan u oplegt om uw account te gebruiken. Druk nu op de knop Ik ga akkoord. Maak mijn account. Uw account is nu klaar voor gebruik:

Gmail

3


Klik op Ik wil nu graag mijn account bekijken om Gmail te starten.

Gmail startpagina Wanneer u Gmail opstart komt u in het volgende scherm terecht:

Gmail

4


1. Andere Google toepassingen Indien je naar een andere Google toepassing wil gaan vanuit je Gmail, dan klik je op het gewenste programma. Indien je het programma niet kan vinden, klik dan op meer. Staat het programma dat je zoekt er nog niet bij, klik dan op "en nog veel meer".

2. Gmail accountinformatie Hier kan je zien onder welke account je ingelogd bent. Je kan hier ook de instellingen wijzigen voor Gmail via de link Instellingen:

Gmail

5


Bovenaan selecteer je eerst welke instellingen je wil gaan wijzigen of raadplegen door op de link te klikken. We bespreken hier enkel de instellingen Algemeen, Webclips en Thema's. De andere instellingen worden verderop in dit hoofdstuk besproken. • Algemeen: ◦ Taal ◦ Maximum paginaformaat: geef weer hoeveel berichten je op één pagina wil zien ◦ Sneltoetsen: werken via het toetsenbord ipv de muis ◦ Mijn afbeelding: laadt een afbeelding van jezelf op zodat andere personen naar wie je mailt of chat je foto kunnen zien. Selecteer je de optie Alleen zichtbaar voor mensen met wie ik kan chatten dan kunnen enkel de mensen die zich op jouw chatlijst bevinden jouw afbeelding zien. ◦ Afbeeldingen van contactpersonen: kies je voor Alle afbeeldingen weergeven dan wordt de afbeelding getoond die je contactpersoon heeft ingesteld. Selecteer je Alleen afbeeldingen weergeven die ik voor mijn contactpersonen heb gekozen dan zal de afbeelding getoond worden die jij ingesteld hebt voor een contactpersoon. ◦ Handtekening: De tekst die je hier invult, wordt aan het einde van elke mail toegevoegd. ◦ Aanduiding van geadresseerde: Indien je Aanduidingen weergeven kiest, dan wordt bij elk bericht dat enkel naar jou toe werd gezonden een dubbele pijl (>>) weergegeven. Indien een bericht ook naar andere personen is gezonden, dan wordt dit aangeduid met een enkele pijl (>). ◦ Fragmenten: indien je Fragmenten weergeven kiest, dan wordt er naast het onderwerp een deel van de inhoud van het bericht getoond. ◦ Automatisch antwoord: Als je een tijdje je mail niet kan lezen omdat je bijvoorbeeld op reis bent, dan kan je via deze instellingen een automatisch bericht laten terugsturen Gmail

6

Syllabus Google Applications - © De Avondschool indien iemand je mailt. Hierbij kan je een onderwerp en een bericht opgeven. Je kan er ook voor kiezen om enkel een antwoord te sturen indien de persoon die een bericht naar jou heeft gestuurd op je contactenlijst staat. ◦ Codering van uitgaand bericht: Indien je standaardtekstcodering neemt, dan bepaalt Google zelf adhv de taal van het bericht in welke codering het bericht moet worden opgesteld. Moest de ontvanger het bericht toch niet kunnen lezen, dan kan je er voor kiezen om UTF-8 tekstcodering te gebruiken. ◦ Bijlagen: Indien je Geavanceerd kiest, dan kan je meerdere bestanden tegelijkertijd als bijlage toevoegen. ◦ Browserverbinding: HTTPS (oftewel Hypertext Transfer Protocol Secure) is een veilig protocol dat geverifieerde en gecodeerde communicatie bevat. Kies dus altijd voor https omdat dit een betere beveiliging biedt, zeker als je je op een openbaar netwerk bevindt zoals op scholen, luchthavens, stations,... . Gmail wordt iets trager indien je deze optie aanvinkt door de extra controles die worden uitgevoerd. Indien je het netwerk vertrouwt, zoals bijvoorbeeld het internet bij je thuis, dan kan je deze optie uitvinken. • Webclips: indien je webclips inschakeld, dan worden er nieuwsberichten over allerhande onderwerpen boven je Postvak IN. Over welke onderwerpen je berichten wil, kan je zelf kiezen. Je kan zoeken naar nieuwsberichten of je kan kiezen uit de populairste berichten per onderwerp.

• Thema's: Kies je eigen layout voor Gmail. Tevens kan je je locatie instellen.

Gmail

7


Indien je problemen zou ondervinden bij een nieuwe versie van Gmail heeft Google een link voorzien naar een eerdere versie van Gmail. Zo kan je toch nog je mail controleren. Indien je met een vraag zit over Gmail, kan je via de link Help het helpcentrum van Gmail oproepen. Hier vind je alle informatie terug over de functies van Gmail. Ook kan je zoeken op een bepaald onderwerp. Als je Gmail niet meer nodig hebt kan je je afmelden via de desbetreffende knop.

3. Berichten doorzoeken Als je na verloop van tijd een hoop e-mails hebt ontvangen, kun je de uitstekende zoekfunctie van Gmail gebruiken om een mailtje terug te vinden. Typ een woorden in het zoekveld bovenaan en klik op Berichten doorzoeken. Google zoekt hierbij in het onderwerp, de inhoud, de zenders en ontvangers van alle berichten.

Klik op één van de resultaten om de mail te openen. Je kan ook meer gedetailleerd zoeken door op de link Zoekopties weergeven te klikken:

Gmail

8


Hier kan je een zoekopdracht opgeven voor elk veld apart. Zo kan je o.a. opgeven in welke berichten je wil zoeken door dit te selecteren uit de lijst Zoeken, welke tekst er niet mag voorkomen in het tekstveld Bevat niet, of het bericht een bijlage moet hebben in het veld Bevat bijlage. Je kan ook opgeven wanneer je het bericht hebt ontvangen/verzonden:

In het bovenstaande voorbeeld zullen we zoeken op berichten die verzonden/ontvangen zijn na 26 februari 2009 (5 maart - 1 week) en voor 13 maart 2009 (5 maart + 1 week).

4. Berichten versturen, berichtenindeling en contactpersonen beheren berichten versturen Als je een nieuw bericht wil versturen, klik je op Nieuw bericht:

Vul nu in het tekstvak Aan het e-mailadres in van de persoon naar wie je een e-mail wil zenden. Automatisch worden de contactpersonen in een lijst getoond die overeenstemmen met de reeds ingevulde tekst. Je hoeft nu het e-mailadres niet meer volledig in te tikken, maar je kan het ook selecteren met de muis zodat het in één klik ingevuld is. Wil je naar meerdere personen een mail sturen, scheidt de mailadressen dan met een komma. Wil je een kopie sturen naar iemand, klik dan op cc toevoegen en vul het mailadres of de mailadressen in. Klik je op bcc toevoegen, dan zullen de adressen die je in dit tekstveld invult niet zichtbaar zijn voor de andere e-mailontvangers. Vul in het tekstveld onderwerp in waarover je mail zal gaan. Druk op bestand toevoegen als bijlage als je een bestand wil meesturen met je mail:

Selecteer het bestand dat je wil toevoegen en klik op Openen. Je kan ook meerdere bestanden selecteren door op de ctrl-toets te drukken tijdens het selecteren. Gmail

9

Syllabus Google Applications - © De Avondschool Je ziet de reeds toegevoegde bijlagen onder het onderwerp staan:

Onder de bijlagen heb je een groot tekstveld waar je de inhoud van je bericht kan typen. Boven het tekstveld is er een werkbalk waar je de layout kan wijzigen (lettertype, lettergrootte, tekstkleur, lijst, uitlijning, ...). De werkwijze verloopt analoog zoals de werkwijze bij Google documenten. Als je al een stuk tekst getypt en je wl er zeker van zijn dat je geen gegevens zal verliezen als de computer zou uitvallen, dan klik je op de knop Nu opslaan: het bericht wordt dan opgeslagen onder Concepten (zie berichtenindeling ). Als je klaar bent met de inhoud van je bericht kan je de spelling laten controleren door rechts in de werkbalk op spelling controleren te klikken. De woorden die volgens Google niet correct zijn, worden met een kleur aangeduid. Druk op Gereed als je klaar bent. Je bericht is nu klaar om te verzenden. Je hoeft enkel nog op verzenden te klikken om je bericht te versturen. U krijgt een melding dat het bericht verzonden is. berichtenindeling

Nieuwe berichten komen automatisch terecht in Postvak IN. Belangrijke berichten kan je aanduiden met een geel sterretje. Klik op Met ster om enkel deze berichten te tonen. In Gmail beschik je over de mogelijkheid om te chatten (meer info: 5.Chatten in Gmail). Als je ervoor gekozen hebt om je chatberichten op te slaan, dan kan je deze terugvinden door op chats te klikken. De berichten die je verzonden hebt vind je terug door te klikken Verzonden berichten. Nieuwe berichten die je opgeslagen hebt via de knop Nu opslaan vind je terug door te klikken op Concepten. Wil je gewoon alle berichten zien, dan klik je op die link. Hierin staan dus de berichten van Postvak IN, Met Ster, Chats, Verzonden berichten en Concepten. Berichten uit Spam en Prullenbak worden hier niet getoond. Spam is een verzamelnaam voor ongewenste berichten. Spam is ook bekend als Unsolicited Commercial E-mail en Unsolicited Bulk E-mail. Google plaatst berichten waarvan het vermoedt dat ze ongewenst zijn automatisch onder Spam. Je kan zelf ook berichten hierin plaatsen, moest Google dit zelf nog niet gedaan hebben. Als je een bericht verwijderd is het nog niet definitief weg, maar komt het eerst in de Prulenbak terecht. Verwijder je het uit de prullenbak, dan is het wel definitief weg. De indeling die actief is wordt aangeduid met een andere achtergrondkleur (dus hier: Alle berichten). Indien er zich in een bepaalde indeling nog ongelezen berichten bevinden, dan wordt deze indeling in het vet weergegeven met achteraan tussen haakjes het aantal ongelezen berichten (hier hebben we 1 ongelezen bericht in de indeling Postvak IN). contactpersonen Klik je op Contactpersonen kom je terecht in volgende scherm:

Gmail

10


Standaard maakt Google een aantal groepen aan: Mijn contactpersonen, Vrienden, Familie, Collega's, Alle contactpersonen en Meest contact mee opgenomen. In Alle contactpersonen vind je alle contactpersonen terug. De personen naar wie je een e-mail stuurt, worden automatisch in deze lijst opgenomen. Klik je op Meest contact mee opgenomen, dan krijg je een lijst te zien van contactpersonen naar wie je het meest een e-mail stuurt. Het maximum aantal contactpersonen dat hier getoond wordt is 20. De mappen aangemaakt door Google kan je niet verwijderen. Je kan wel nieuwe groepen toevoegen door op te klikken. Je geeft dan een nieuwe naam op en klik OK. De nieuwe opgegeven naam verschijnt dan tussen de lijst met groepen. Je kan een nieuwe contactpersoon toevoegen via de knop . Selecteer eerst de groep waarin je de contactpersoon wil toevoegen. Klik dan op de knop om alle gegevens van die contactpersoon invullen:

Merk op dat enkel het e-mailadres verplicht in te vullen is. De overige gegevens kan je later bijvoorbeeld nog invullen. Heeft de contactpersoon meerdere e-mailadressen, telefoons, adressen, chataccounts, ... dan kan je klikken op de link toevoegen. Je kan ook uit een lijst selecteren om welke informatie het gaat: zo kan je bij het telefoonnummer aangeven om welk telefoonnummer het gaat:

Gmail

11


Klik op Meer informatie om opmerkingen of overige informatie toe te voegen. Als je gegevens hebt ingevuld, klik je op Opslaan. Kan je een bepaalde contactpersoon niet meer terugvinden in je lijst met honderden contactpersonen, dan kan je in het veld zoekt:

de naam opgeven van de persoon die je

Selecteer de persoon om deze te bewerken en/of van groep te wijzigen:

Klik je in het rechterdeel op het e-mailadres van de geselecteerde contactpersoon, dan kan je onmiddellijk een e-mail opstellen voor die persoon. Naast chat staat er een bolletje: indien dit bolletje groen gekleurd is, is je contactpersoon online en dus beschikbaar om mee te chatten. Is het grijs gekleurd, dan is de persoon offline, maar kan je wel een berichtje achterlaten. Vanaf dat deze persoon dan online komt, zal hij jou berichtje ontvangen. Klik op Chat om het chatten te starten: er verschijnt rechts onderaan je scherm een venster waarin je tekst kan typen. Hier kan je ook bepalen of deze contactpersoon mag weergegeven worden in je chatlijst: Kies de gewenste optie uit de lijst. Druk je op weergeven bij Recente conversatie krijg je alle berichten te zien tussen jou en die contactpersoon. Je kan ook een foto toevoegen door op Een foto toevoegen te klikken:

Gmail

12


Je hebt een aantal opties om je afbeelding te kiezen: • • • •

Deze computer: selecteer een afbeelding die zich bevindt op je eigen computer. Picasa-webalbums: selecteer een afbeelding uit één van je Picasa webalbums. Webadres (URL): geef een URL op van de afbeelding. Hun afbeelding: heeft de contactpersoon zelf al een afbeelding, dan kan je deze gewoon overnemen. • Geen afbeelding: had je reeds een afbeelding ingesteld, dan kan je deze hier verwijderen. Als je een afbeelding selecteert via één van de 1ste 3 opties, kom je nog in het volgende scherm terecht:

Je kan hier nog aangeven welk deel van de foto je wil opnemen in je Google foto: Verplaats het kader door het kader te verslepen en/of vergroot het door het kleine vierkantje rechts onderaan te slepen. Ben je akkoord met het voorbeeld, dan klik je op wijzigingen toepassen:

Gmail

13


Klik je op Ja, deze afbeelding voorstellen dan zal je contactpersoon een mail ontvangen met deze afbeelding en de tekst getypt in het tekstvak naast de foto. Zo kan de contactpersoon ook de door jouw geselecteerde foto instellen als afbeelding voor zijn Gmail account. Kies je Nee, dan wordt er geen mail verzonden naar je contactpersoon en zal jij alleen deze afbeelding gebruiken. De afbeelding is nu ingesteld voor deze contactpersoon. Sta je nu op de naam van een bericht van deze contactpersoon, dan zie je onmiddellijk zijn foto verschijnen:

Indien je de gegevens voor deze contactpersoon wil bewerken, druk je op de knop Bewerken. Als je klaar bent met bewerken, druk je op Opslaan om de wijzigingen te bewaren. Klik op de knop Discussiegroepen om deze persoon toe te voegen aan een groep of te verwijderen van een groep:

Als de persoon nog niet tot Mijn contactpersonen behoort, dan zal er ook nog een knop Toevoegen aan mijn contactpersonen zijn die je dus toelaat om deze persoon hieraan toe te voegen. Druk op Contactpersoon verwijderen om de persoon te verwijderen. Via de link Importeren is het mogelijk om contactpersonen te importeren van Microsoft Outlook, Outlook Express, Yahoo! of Hotmail. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een CSV-bestand (Comma Separated Values, door komma's gescheiden waarden) gebruikt. We gaan hier niet verder op in. Via de link Exporteren kan je ook bestanden exporteren vanuit Gmail om dan te importeren in je eigen mailprogramma. Wil je een afdruk maken van je contactpersonen, druk dan op de link Afdrukken. Gmail

14


5. Chatten in Gmail Gmail bevat een ingebouwde chatfunctie (Google Talk) waarbij het dus mogelijk is om vanuit je emailprogramma Gmail dus rechtstreeks te chatten met één of meerdere contactpersonen. Standaard worden alle chats opgeslagen in de indeling Chats. Wil je dit niet, dan moet je dit wijzigen in de instellingen: Klik hiervoor op Instellingen bovenaan rechts (Gmail accountinformatie) en kies dan het onderdeel Chat:

Vink Chatgeschiedenis nooit oplaan als je dus niet wil dat al je chats te bekijken zijn onder de indeling Chats. Verder kan je opgeven bij Locatie chatlijst of je het chatvenster wil weergeven boven of onder het vak Labels. Google beschikt zelf over de mogelijkheid om een spraak- en videochat te houden met je contactpersonen. voorwaarde is dan wel dat je beschikt over een webcam en een geluidsinstallatie met micro. We gaan hier niet verder op in. Wil je Google zelf de lijst met contactpersonen laten opstellen die met jou mogen chatten, dan selecteer je de 1ste optie in Voorgestelde contactpersonen automatisch toevoegen. Wil je wat meer controle en wil je dus zelf bepalen wie met jouw mag chatten, dan selecteer je de 2de optie. Wil je een geluidssignaal horen wanneer er een nieuw chatbericht wordt ontvangen, dan kies je Geluid aan bij Geluiden. Een emoticon is een toetsencombinatie die omgezet wordt naar een afbeelding: bvb. :-) wordt omgezet naar , een blij gezichtje. Selecteer dus de gewenste optie bij Emoticons. Klik op Wijzigingen opslaan om je instellingen te bewaren.

Bovenaan het chatvenster beschik je over een tekstveld waar je adhv het ingeven van de naam (indien de persoon zich reeds in de contactlijst bevindt) of het e-mailadres van een persoon: • die persoon kan mailen. • die persoon kan uitnodigen voor chat (indien nog nooit gechat via Google Talk). Gmail

15

Syllabus Google Applications - © De Avondschool • met die persoon kan chatten (indien die persoon al gebruik maakt van Google Talk). • kan kiezen of die persoon weergeven moet worden in de chatlijst (enkel indien reeds in contactlijst). • de recente conversaties met die persoon kan weergeven. • het profiel van die contactpersoon bekijken.

Om een persoon uit te nodigen om te chatten klik je dus op de link Uitnodigen voor chat:

Google doet eventueel nog een aantal andere voorstellen van personen uit je contactpersonen. Je kan zelf ook nog e-mailadressen toevoegen, gescheiden door komma's. Klik uiteindelijk op Uitnodigingen verzenden. Deze personen ontvangen dan een uitnodiging om een Gmail-account aan te maken:

Gmail

16


Nadat die persoon ingegaan is op je voorstel zal er in de plaats van Uitnodigen voor chat gewoon Chat staan. Als je hierop klikt opent zich een chatvenster rechts onderaan je scherm:

Gmail

17

Syllabus Google Applications - © De Avondschool Om nu een bericht te verzenden naar die persoon tik je je bericht in in het witte tekstvak. Druk op de Enter-toets om je bericht te verzenden. De conversatie verschijnt boven het tekstvak. Wil je het chatvenster kleiner maken of minimaliseren, dan klik je op . Wil je het terug groter maken of maximaliseren, dan klik je er nogmaals op. Wil je het chatvenster weergeven in een apart venster, dan klik je op . Wil je het terug in hetzelfde venster weergeven, dan klik je op . Om het chatvenster te sluiten klik je op . Om Emoticons in te voegen, klik je op . Kies bovenaan je type emoticon en selecteer dan een uit de lijst:

De toetsencombinatie wordt dan ingegeven in het tekstvak. Druk je op enter, dan wordt de emoticon verzonden en omgezet naar een afbeelding. Klik op Opties om een aantal extra zaken in te stellen:

Wanneer je Vertrouwelijke modus inschakelen kiest, dan wordt de chat niet meer opgeslagen. Let op, het gaat enkel om die chat waarvan je de opties oproept en niet over eventuele andere chatvenster met andere personen die ook openstaan. Om vertrouwelijke modus te beëindigen klik je terug op opties en kies je Chatten in vertrouwelijke modus stoppen. Vanuit opties kan je ook de persoon blokkeren door op e desbetreffende link te klikken. De geblokkeerde persoon zal je niet meer kunnen bereiken via de chat. Wil je met meerdere personen (meer dan 2) tegelijk chatten in één venster, dan klik je op Groepschat:

Vul het e-mailadres in van de persoon die je wenst uit te nodigen en klik op uitnodigen. Je kunt enkel personen uitnodigen die in je contactpersonen staan. Klik je op Pop-out dan zal het chatvenster in een nieuw venster getoond worden. Via Stem/videochat toevoegen kan je chatten via beeld en geluid (op voorwaarde dat je het nodige materiaal hiervoor ter beschikking hebt). We gaan hier niet verder op in.

Gmail

18


Om je status in te stellen klik je op Status hier instellen en typ je je status in, bijvoorbeeld "momenteel in de les Google Apps" en druk op de Enter-toets. De andere persoon kan je status zien als hij je profiel bekijkt:

Indien je op het pijltje klikt naast Status hier instellen kan je kiezen uit een aantal voorgedefinieerde statussen + de statussen die je ooit zelf al eens ingesteld hebt:

Er zijn standaard drie hoofdstatussen: beschikbaar ( ), bezet ( ) en offline ( ). In offline status, heb je nog 2 mogelijkheden: Onzichtbaar en Afgemeld. Het enige verschil tussen deze 2 is dat je in de status Onzichtbaar nog de status kan zien van de personen in je chatlijst. De personen uit je chatlijst zien jou echter wel als offline staan. Vind je geen gepaste keuze uit de standaard statussen, kan je klikken op Aangepast bericht..., ofwel bij status beschikbaar ofwel bij status bezet. Je kan ook alle Aangepaste berichten wissen. Indien je op Opties klikt, kan je nog een aantal instellingen maken:

Gmail

19


Hier beschik je nogmaals de mogelijkheid om je af te melden. Bepaal zelf de grootte van je chatlijst door het gepaste formaat te kiezen. Merk op dat indien je maar enkele contactpersonen hebt, het resultaat bij elke formaat hetzelfde zal zijn. Pas indien je veel contactpersonen hebt, kan deze optie handig zijn. Wanneer je enkel de personen wil zien in je chatlijst waarmee je het meeste communiceert dan selecteer je Populairste. Selecteer je de andere optie, dan worden Alle contactpersonen in de lijst getoond. Indien je klikt op Contactpersoon toevoegen, dan kan je de e-mailadressen opgeven van de personen met wie je wenst te chatten. Zij ontvangen dan een e-mail met een uitnodiging om een Gmail-account aan te maken.

6. Labels en filters In vele e-mailprogramma's worden mappen gebruikt om e-mails te organiseren. Zo plaats je bijvoorbeeld alle e-mails over de lessen Google Apps in een submap Google Apps in de map Avondschool. In sommige gevallen schiet het gebruik van mappen te kort. Daarom heeft Google labels ontworpen als alternatief voor mappen. Hieronder wordt kort het verschil tussen deze 2 geïllustreerd: Labels

Mappen

Een conversatie kan meerdere labels bevatten.

Je kunt een bericht slechts in één map plaatsen.

Een conversatie kan zich op meerdere locaties tegelijk bevinden (Postvak IN, Alle berichten, Verzonden berichten, enzovoort), zodat je later eenvoudiger kunt zoeken.

Je moet onthouden in welke map je een bericht hebt opgeslagen om dit later te kunnen ophalen.

Je kunt naar conversaties zoeken op label.

Je kunt niet altijd naar een specifieke map zoeken.

Het principe van labelen is relatief simpel. Men plakt als het ware een sticker op iets dat aangeeft wat dat iets is. Neem nu bijvoorbeeld een pot aardbeienconfituur: men kan hier de stickers aardbei, confituur en pot op kleven. Doordat die 3 stickers op de pot geplakt zijn kunnen wij weten wat er in de pot zit zonder erin te kijken of er zelfs van te moeten proeven. Als we als voorbeeld terug alle e-mails nemen die over de lessen Google Apps gaan van de avondschool, dan kunnen we op deze e-mails de stickers Google Apps en Avondschool plakken. Om een label toe te voegen, klik je op Labels bewerken. Je komt dan onmiddellijk in de instellingen terecht van Labels (je kan er ook naartoe via Instellingen en dan Labels te selecteren):

Typ de naam in van het label en klik op de knop Maken. Het label verschijnt nu in het venster Labels:

Gmail

20


Klik je op de pijl naast een label, dan kan je er een kleur voor instellen of de naam van het label bewerken. De huidige kleur wordt met en vinkje aangeduid. Klik je op het label zelf, dan worden alle berichten getoond die het label quiz hebben opgekleefd. Om een label toe te kennen aan één of meerdere berichten, selecteer je de berichten door ze aan te vinken en via de knop Labels het juiste label te selecteren:

Als je nu in je berichten kijkt zie je dat het label toegekend is aan de daarnet geselecteerde berichten:

Heb je reeds vele labels dan kan je het gepaste label eerst zoeken via het zoekveld bovenaan. Bestaat het label nog niet dat je aan deze berichten wil toekennen, dan druk je op Nieuwe creëren en krijg je een nieuw venster waar je de labelnaam kan opgeven. Druk je op Labels beheren dan kom je terug terecht in de instellingen van labels:

Hier kan je dus zoals eerder al besproken een nieuw label aanmaken, maar je kan ook zien hoeveel conversaties (berichten) er dit label hebben, de naam van het label wijzigen of het label verwijderen. Merk op dat wanneer we een bepaald label verwijderen, de berichten die dit label hebben niet mee verwijderd worden. Klik je op een label dan worden de berichten getoond die dit label hebben. Wil je op meerdere labels zoeken, dan kan dit via Berichten doorzoeken. Plaats gewoon telkens de tekst "label:" voor elke labelnaam waarop je wil zoeken:

Met deze zoekopdracht zoeken we alle berichten die het label quiz EN het label huisdier hebben.

Gmail

21

Syllabus Google Applications - © De Avondschool Je kan Google ook automatisch labels laten toekennen bij het binnenkomen van een bericht. Jij dient wel op te geven bij welk soort bericht welk label er moet worden aan toegekend. Dit instellen doe je met behulp van filters. Om een filter aan te maken klik je op de link Filter maken in het zoekscherm:

Je komt terecht in het volgende scherm:

In een 1ste stap geef je dus op welk soort bericht moet onderschept worden door Gmail. Je kan dus opgeven van wie het bericht moet komen, of aan wie het bericht gericht is, over wat het bericht gaat, welke woorden het al dan niet bevat en of het bericht een bijlage bevat. Indien je klikt op de knop Zoekinstellingen testen dan worden de ingevulde zoekcriteria toegepast op de reeds aanwezige berichten in je Gmail-account. Bekijk de huidig ingestelde filters door op Huidige filters weergeven te klikken. In ons voorbeeld willen we een label toekennen aan alle berichten afkomstig van [email protected], de Google Agenda berichtendienst. Klik op Volgende stap om op te geven wat er met de berichten die voldoen aan de opgegeven zoekcriteria moet gebeuren:

In ons voorbeeld willen we dus aan alle berichten die voldoen aan de zoekcriteria van de vorige stap het label agenda toekennen. We kunnen dit ook toepassen op de reeds aanwezige berichten door Pas het filter ook toe op onderstaande 22 conversaties aan te vinken. Willen we nog eens het overzicht met huidige filters bekijken klik je op de desbetreffende link. Naast een label toepassen zijn er zes andere mogelijk acties die kunnen uitgevoerd worden: • Het Postvak IN overslaan: nieuwe berichten die voldoen aan de zoekcriteria komen niet terecht in Postvak IN, maar worden onmiddellijk onder alle berichten geplaatst. • Markeren als gelezen: nieuwe berichten die voldoen aan de zoekcriteria worden als gelezen gemarkeerd, ook al zijn ze nog niet gelezen door jou. • Ster toevoegen: nieuwe berichten die voldoen aan de zoekcriteria krijgen een ster toegewezen. Een ster kan je gebruiken om bijvoorbeeld belangrijke mails te onderscheiden van de rest. • Doorsturen naar: nieuwe berichten die voldoen aan de zoekcriteria kan je laten doorsturen naar het e-mailadres dat je hier opgeeft. • Verwijderen: nieuwe berichten die voldoen aan de zoekcriteria worden onmiddellijk in de prullenbak geplaatst. • Nooit naar Spam zenden: verbiedt Gmail om nieuwe berichten die voldoen aan de zoekcriteria en waarvan Gmail denkt dat het spam is naar spam te verplaatsen. Druk uiteindelijk op Filter maken om de filter te activeren. Je komt dan automatisch in het overzicht met huidig ingestelde filters. Je kan hier ook naartoe via Instellingen en dan Filters te kiezen:

Gmail

22


Je kan van hieruit een filter bewerken, verwijderen of een nieuwe filter maken.

7. Mensen uitnodigen om Gmail te gebruiken

Vroeger was het zo dat een Gmail-account enkel op uitnodiging kon aangemaakt worden. Zonder een uitnodiging kon je Gmail dus niet gebruiken. Nu is dit anders en kan iedereen die een account wil er één aanmaken. Toch kan je nog altijd uitnodigingen versturen. Waarschijnlijk hoopt Google zo nog nieuwe gebruikers te mogen verwelkomen. Het is immers een soort van mond tot mond reclame. Als je Gmail goed vindt, kan je op een eenvoudige manier iemand een e-mail sturen met een uitnodiging om een account aan te maken. Google geeft je 100 Gmail uitnodigingen om aan je vrienden, familie, kennissen, ... te geven.

8. Mails lezen Na het selecteren van het type indeling (Postvak IN, Met Ster, Chats, ...) zie je in dit scherm welke berichten er zich in dat type indeling bevinden:

Elke lijn stelt één bericht voor. Op één lijn onderscheiden we een aantal verschillende velden: • selectieveld : klik op dit vakje om het bericht te selecteren. klik nogmaals om het te deselecteren. • ster : belangrijke berichten kan je aanduiden met een ster. Om een ster toe te kennen, klik je op de ster van het bericht: de ster kleurt nu geel. Wil je de ster terug weg, klik dan nogmaals. • Het volgende veld bevat van wie het bericht komt. Indien het om een verzonden bericht gaat, dan verschijnen hier de geadresseerden. Soms staat er op het einde van dit veld een getal tussen haakjes: dit getal is het aantal conversaties die hebben plaatsgevonden over dit onderwerp. • Daarna heb je ofwel , het bericht is enkel naar mij verzonden, ofwel , het bericht is naar mij gezonden, maar ook nog naar anderen. Merk op dat dit enkel getoond wordt indien je de optie Aanduidingen weergeven geactiveerd hebt in de instellingen van Gmail. • Het volgende veld duidt aan in welke indeling een bericht zich bevindt. • Heeft het bericht één of meerdere labels, dan worden deze in het volgende veld weergegeven. • Daarna vind je het onderwerp terug. • Indien je Fragmenten weergeven hebt ingesteld in de instellingen van Gmail, dan verschijnt na het onderwerp de eerste woorden van de inhoud van het bericht. • In het volgende veld wordt een aanduiding geplaatst: ◦ indien het om een chat gaat: ◦ indien het bericht een bijlage bevat: Gmail

23

Syllabus Google Applications - © De Avondschool • het laatste veld bevat het tijdstip waarop het bericht is verzonden of ontvangen. Bovenaan en onderaan je berichten beschik je over een aantal actieknoppen. De acties worden steeds uitgevoerd op de geselecteerde berichten: • Archiveren: veplaatst de geselecteerde berichten naar Alle berichten. • Spam rapporteren: verplaatst de geselecteerde berichten naar Spam. • Verwijderen: verplaatst de geselecteerde berichten naar de Prullenbak. • Verplaatsen naar Postvak IN: verplaatst de geselecteerde berichten naar het Postvak IN. • Labels: kent een label toe aan de geselecteerde berichten. Een label kies je uit de lijst met labels ofwel maak je een nieuw label aan door op Labels beheren te klikken. Merk op dat je meerdere labels kan selecteren. • Meer acties: ◦ Markeren als gelezen/ongelezen: markeert de geselecteerde berichten als gelezen/ ongelezen. ◦ Ster toevoegen/verwijderen: toevoegen/verwijderen van een ster aan de geselecteerde berichten. ◦ Gebeurtenis maken: voeg een afspraak toe in Google Agenda vanuit Gmail. Je kan dit enkel gebruiken als je in de instellingen je taal op English (US) instelt. ◦ Berichten zoals deze filteren: start het maken van een filter waarbij de zenders van de geselecteerde berichten in de zoekcriteria van of aan reeds ingevuld worden, afhankelijk of er ontvangen respectievelijk verzonden berichten berichten zijn geselecteerd. ◦ Negeren: Wanneer er reeds meerdere berichten over en weer zijn gegaan over éénzelfde onderwerp, kan je de conversatie negeren: de berichten over dit onderwerp en de nieuwe die later eventueel nog zullen binnenkomen worden gearchiveerd, dus verplaatst naar Alle berichten. Onder de actieknoppen bevinden zich een aantal hulplinks om berichten te selecteren: • Alles: selecteert alle berichten van die pagina. • Geen: alle berichten van die pagina zijn niet geselecteerd. • Gelezen: selecteert alle gelezen berichten van die pagina. • Ongelezen: selecteert alle ongelezen berichten van die pagina. • Met ster: selecteert alle berichten met een ster van die pagina. • Zonder ster: selecteert alle berichten zonder ster van die pagina. Naast de actieknoppen kan je navigeren tussen de pagina's met berichten:

Merk op dat je het aantal berichten per pagina kan instellen in de Gmail instellingen. Om een bericht te openen klik je er op:

Bovenaan en onderaan bevinden zich terug de actieknoppen waarmee je nu een actie kan laten gebeuren op het geopende bericht.

Gmail

24

Syllabus Google Applications - © De Avondschool Links naast de actieknoppen heb je een link om terug te keren naar het vorige scherm, dus het overzicht van berichten waar je het nu geopende bericht hebt aangeklikt. Rechts kan je navigeren via de links Nieuwer en Ouder tussen de verschillende mails van de huidige indeling, in ons voorbeeld de indeling Postvak IN. Daar zie je ook het aantal mails die zich daarin bevinden: we bevinden ons momenteel in het 2de bericht van in totaal 5 berichten. Onder de actieknoppen bevindt zich het onderwerp met daarnaast de eventuele labels waartoe dit bericht behoort. Daaronder wordt getoond van wie (met de naam) het bericht komt samen met het tijdstip waarop de mail is ontvangen/verzonden. Links naast de naam kan je het bericht aanduiden met een ster als je dat wenst. Naast de ster wordt de chatstatus weergegeven indien het om een persoon gaat uit je chatlijst. Wil je meer details zien van het bericht zoals bijvoorbeeld het e-mailadres dan klik je op de link details weergeven. Is het geopende bericht het vervolg van enkele voorgaande berichten, dan worden deze voorgaande berichten ter info boven het geopende bericht weergegeven. Wil één van de voorgaande berichten volledig weergeven, klik er dan op. Last, but not least, heb je de inhoud van het bericht. Wil je nu reageren op dit bericht, klik je ofwel in het witte tekstvak onderaan ofwel klik je op link beantwoorden. Er verschijnt een nieuw gedeelte waar je je bericht kan ingeven. Het e-mailadres wordt automatisch al ingevuld en het oorspronkelijke bericht wordt ook ingevuld. Druk op Verzenden om het bericht te verzenden. Wil je bericht later verzenden kan je het opslaan in Concepten door op Opslaan te klikken. Om het recent aangemaakte bericht te verwijderen druk je op de knop Verwijderen. Het invullen van de gegevens is gelijkaardig aan de manier waarop we een nieuw bericht opstellen. Indien je het bericht naar iemand anders wil sturen dan de persoon van wie het bericht komt, dan kies je voor Doorsturen ipv beantwoorden. Je moet nu zelf nog één of meerdere e-mailadressen opgeven. De manier van werken voor de overige velden is gelijkaardig aan de manier van werken bij het beantwoorden van een e-mail. Naast het beantwoorden en doorsturen heb je nog een aantal andere opties: • Allen beantwoorden: indien jij niet de enige ontvanger bent van het bericht, dan zal je antwoord naar alle ontvangers van dit bericht worden gezonden. Merk op dat indien je de optie Beantwoorden kiest, enkel de afzender het antwoord zal krijgen, ook al werd het naar meerdere personen gezonden. • Berichten zoals deze filteren: een filter maken voor dit bericht. • Afdrukken: dit bericht afdrukken. • Bericht verplaatsen naar prullenbak • Phishing melden: Phishing is een vorm van fraude waarbij de afzender van een bericht zich voordoet als een medewerker van een legitieme organisatie. Deze persoon probeert belangrijke persoonlijke informatie op te vragen bij de ontvanger, zoals een wachtwoord of een bankrekeningnummer. Als je denkt dat een bericht een phishing-aanval is, kun je dit melden bij het Google fraudeteam en hen helpen om deze en soortgelijke vormen van fraude tegen te gaan. Wanneer je dit bericht meldt als een aanval, wordt het gehele bericht naar Google verstuurd. • Origineel weergeven: hierbij wordt het bericht in een nieuw venster getoond samen met informatie die standaard niet getoond wordt. Deze informatie omvat onder andere de mail headers en kan nuttig zijn voor het opsporen van problemen. • Tekst van het bericht onleesbaar?: kan je het bericht niet volledig lezen, dan kan je deze optie eens proberen. Het bericht opent zich in een nieuw venster. Rechts van het bericht heb je bovenaan ook nog enkele opties: • Nieuw venster: opent het bericht in een nieuw venster. • Alles afdrukken: afdrukken van het bericht. Indien er voorgaande berichten zijn over hetzelfde onderwerp, dan worden deze ook afgedrukt. • Alles uitvouwen: enkel beschikbaar indien er voorgaande berichten zijn. Klik hierop om alle voorgaande berichten volledig te tonen. • Alles doorsturen: enkel beschikbaar indien er voorgaande berichten zijn. Klik hierop om het bericht door te sturen samen met de voorgaande berichten. Onder deze opties vind je een aantal gesponsorde links oftewel reclame.

Gmail

25

Gmail. Aanmelden voor Gmail. Syllabus Google Applications - De Avondschool

Recommend Documents