Preekbeurten Regelen
Eenvoudig, Efficient en Online
Agenda Doel en voordelen webapplicatie Mogelijkheden preekafspraken Toegang webapplicatie Applicatie in algemeen Procedures & Functionaliteit Inzicht en overzicht Registratie
2
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Doel webapplicatie Kerkelijke bureau van de HHK stelt een hulpmiddel ter beschikking om preekbeurten: Eenvoudig te plannen Met paar muisklikken een preekbeurt inplannen of aanvragen Heldere overzichten van uitstaande preekverzoeken Gestructureerd en gecentraliseerd punt voor alle preekafspraken
Efficiënt te plannen Inzichtelijkheid beschikbaarheid voorgangers Aantal handmatige handelingen reduceren
Online actuele informatie Overzicht van afspraken/diensten Overzicht open beurten/diensten
3
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Voordelen webapplicatie De webapplicatie is een hulpmiddel om preekafspraken vast te leggen en/of tot preekafspraken te komen Preekbeurten vastleggen / aanvragen / afhandelen op het moment dat het u uitkomt Efficiënter werken is mogelijk waardoor minder tijd nodig is voor maken van preekafspraken Centrale plaats waar alle informatie is opgeslagen Minimaliseren van miscommunicatie (dubbele afspraken) Inzicht in beschikbaarheid van voorgangers Heldere overzichten met preekrooster van een voorganger of gemeente
4
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Doelgroep webapplicatie De startpagina is beschikbaar voor iedereen Weergave van een preekrooster met selectiemogelijkheden: Voorganger (ds. / kand. / etc. / allen) Locatie / gemeente (Urk Moria / Urk Elim / etc. / alles) Tijdsperiode (specifieke datum, bepaalde periode of jaar)
Doelgroep webapplicatie HHG Voorgangers HHG Preekregelaars
Alleen gebruikers die tot de doelgroep behoren kunnen van de applicatie gebruik maken
5
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Agenda Doel en voordelen webapplicatie Mogelijkheden preekafspraken Toegang webapplicatie Applicatie in algemeen Procedures & Functionaliteit Inzicht en overzicht Registratie
6
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Mogelijkheden voor preekafspraken
Tot op heden worden preekafspraken als volgt gemaakt: 1. Volledig telefonisch (Traditionele manier)
7
2. Via e-mails
(Deze werkwijze wordt steeds vaker gebruikt)
3. Via internet tools
(Op gemeenteniveau eigen spreadsheets, eigen websites)
Met de nieuwe webapplicatie die u wordt aangeboden, blijven genoemde werkwijzen mogelijk maar kunnen door de webapplicatie worden overgenomen
Indien u geen persoonlijk e-mail adres hebt, is de webapplicatie een ideaal hulpmiddel om preekafspraken vast te leggen. In dat geval kunt u niet van alle functionaliteit gebruik maken in de webapplicatie
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Agenda Doel en voordelen webapplicatie Mogelijkheden preekafspraken Toegang webapplicatie Applicatie in algemeen Procedures & Functionaliteit Inzicht en overzicht Registratie
8
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Toegang tot de applicatie Webapplicatie is gekoppeld met het basis systeem van het kerkelijke bureau Namen, adressen etc. van voorgangers en preekregelaars worden elke nacht automatisch overgezet naar de webapplicatie Gaat hierbij om de data zoals weergegeven in het kerkelijke jaarboekje
Registratie is noodzakelijk Uw e-mail adres wordt uw inlogcode Type gebruiker opgeven (voorganger/preekregelaar) Uw plaatselijke gemeente opgeven (voorganger/preekregelaar) Vastleggen aantal preekbeurten/diensten per (zon/feest)dag
Inloggen in de applicatie Met e-mail adres en wachtwoord U komt op uw startpagina met een jaaroverzicht van alle zelf gemaakte preekafspraken
9
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Agenda Doel en voordelen webapplicatie Mogelijkheden preekafspraken Toegang webapplicatie Applicatie in algemeen Procedures & Functionaliteit Inzicht en overzicht Registratie
10
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Applicatie in het algemeen Generieke opzet Met een paar muisklikken kan een preekbeurt worden aangevraagd of ingepland Met een druk op de knop verschijnen allerlei overzichten Communicatie tussen voorganger(s) en preekregelaar kan via de applicatie verlopen
Geschiedenis Terugkijken in historie (gehouden preekbeurten / kerkdiensten) Terugkijken in de liturgie (per voorganger / gemeente)
Toegankelijkheid Overal & 24 uur per dag beschikbaar waar een goed werkende internetverbinding is. Altijd up-to-date informatie
Actuele kerktijden Iedere preekregelaar kan dus de preekbeurten voor eigen gemeente vastleggen en wijzigen via de webapplicatie. Dit geldt ook voor voorgangers. Het resulteert in het preekbeurtenoverzicht op de HHK website wat door iedere internet gebruiker geraadpleegd kan worden.
11
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Algemene overzichten (na inloggen) Preekroosters Per gemeente Per voorganger (tenzij voorganger aangeeft zijn rooster af te schermen)
Personen Categorie: Voorgangers, preekregelaars, penningmeesters, kosters, organisten Selectie per gemeente mogelijk
Beschikbaarheid Open preekbeurten Selectie per gemeente of per voorganger mogelijk
Liturgie Voor erediensten in het verleden
Mededelingen Vanuit kerkelijke bureau
12
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Agenda Doel en voordelen webapplicatie Mogelijkheden preekafspraken Toegang webapplicatie Applicatie in algemeen Procedures & Functionaliteit Inzicht en overzicht Registratie
13
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Functionaliteit in hoofdlijnen voor Preekregelaars Preekbeurten voor uw gemeente regelen Gemaakte afspraken vastleggen Vastgelegde preekafspraken wijzigen Verzoek voor nieuwe preekbeurten uitsturen & inplannen
Vergelijken preekrooster eigen gemeente met die van een voorganger snel inzicht in mogelijkheid voor preekbeurt afspraak
Voorkeurtijden/dagen/voorganger voor erediensten in eigen gemeente vastleggen Op basis van voorkeur, kan bijvoorbeeld een (eigen) voorganger voor een bepaalde periode ingepland worden in een serie (morgen/avond) diensten (met 1 handeling meerdere preekbeurten vastleggen)
Evt. invoeren van liturgie voor a.s. eredienst(en) Zelf koster(s) en organist(en) aan uw gemeente toekennen Overzicht met (niet/wel) beschikbare voorgangers 14
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Functionaliteit voor preekregelaars
Preekregelaar
Beschikbare voorgangers opvragen
Vergelijken preekroosters Eigen gemeente met een voorganger
Overzichten preekregelaars voorgangers penningmeesters kosters gemeenten
15
Voorgaan.nl
Preekbeurt aanvragen bij voorganger
Preekafspraak vastleggen in het rooster
Copyright © 2012
Preekafspraken beheren
Preekrooster Preekrooster eigen gemeente Open beurten eigen gemeente Preekrooster per voorganger
17-7-2012
Procedure voor preekregelaars Preekregelaar
Inloggen Selecteer datum & tijd
Voorbereiding, HA, Doop, etc.
Selecteer Typedienst Applicatie geeft overzicht met beschikbare voorgangers
Selecteer voorganger
Afhankelijk van instellingen gaat direct een mailverzoek uit, of worden alle verzoeken in een verzendlijst gezet en later in een keer verzonden.
16
Voorgaan.nl
Bevestig preekverzoek Verzoek sturen
Copyright © 2012
17-7-2012
Overzicht van voorgangers die nog geen preekbeurt op de door u geselecteerde tijd in het systeem hebben geregistreerd
Functionaliteit in hoofdlijnen voor Voorgangers Preekbeurten
Gemaakte afspraken vastleggen Vastgelegde preekafspraken wijzigen Mogelijkheid zelf preekbeurtverzoeken uit te sturen Mogelijkheid om ook preekbeurten voor eigen gemeente te regelen (verzoeken uitsturen, afspraken vastleggen)
Vergelijken van eigen preekrooster en preekrooster van een gemeente snel overzicht waar open beurten zijn in beide agenda’s
Data, tijden of perioden aangeven wanneer u niet beschikbaar bent (vakantie) Preekverzoeken die u ontvangt van preekregelaars accepteren of afwijzen (bij meerdere verzoeken op dezelfde datum of tijd kunt u zelf bepalen welk verzoek u accepteert of afwijst afhankelijk van …) Invoeren van de liturgie voor a.s. preekbeurt Invoeren van gereden afstand waarna deze vanuit de applicatie wordt doorgestuurd naar betreffende gemeente Overzicht van preekbeurtdeclaraties 17
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Functionaliteit voor voorgangers
Voorganger
Preekafspraak vastleggen in rooster
Preek verzoeken en afspraken beheren
Informatie uitwisselen met preek regelaars
18
Voorgaan.nl
Preekverzoek zelf indienen bij preekregelaar
Nog beschikbare diensten aangeven
Copyright © 2012
Liturgie invoeren
Afwezigheid invoeren (verlof/vakantie)
17-7-2012
Liturgie gehouden erediensten inzien Gereden afstanden invoeren
Printen overzicht ontvangen vergoedingen
Procedure voor Voorgangers (I) Mailverzoek van preekregelaar
Voorganger
Inloggen Naar: Preken beheren
Zet status om naar Accepteren of Afwijzen
Selecteer aangevraagde dienst Bevestig preekbeurt Automatisch gaat een bevestigingmail naar de preekregelaar
19
Voorgaan.nl
Preekbeurt verschijnt in rooster
Copyright © 2012
17-7-2012
Zowel bij Voorganger als bij preekregelaar
Procedure voor Voorgangers (II) Voorganger Inloggen Mogelijkheid om zelf een preekbeurt te plannen Voor de dienst
Selecteer datum & tijd Selecteer Typedienst
Invoeren liturgie
Applicatie geeft overzicht met locaties of gemeentes
Automatisch mail
Selecteer gemeente
20
Voorgaan.nl
Gereden afstand invoeren Declaratie mail
Naar organist en koster (afhankelijk van instellingen)
Bevestig preekverzoek Verzoek sturen
Na een dienst
Naar preekregelaar (afhankelijk van instellingen) Copyright © 2012
17-7-2012
Afhankelijk van instelling wordt automatisch een declaratie voor preekbeurt met gereden kilometers naar Kerkvoogdij of preekregelaar verzonden
Procedure voor Organisten en kosters Afhankelijk van de instellingen in de applicatie, ontvangt u een mail met de liturgie, zodra deze is ingevoerd Ook is mogelijk zelf in te loggen in de applicatie Op uw startpagina verschijnt een overzicht met diensten van de komende 4 weken Zodra de liturgie door een voorganger is ingevoerd, is deze zichtbaar in het overzicht van organist en koster Liturgie kan uitgeprint worden
21
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Applicatiebeheerder Controleren gegevens van gebruikers die zich registreren Activeren of blokkeren van gebruikers die zich registreren Gebruikers ontvangen een e-mail bericht als hun login-account is geactiveerd.
Toevoegen van preeklocaties Invoeren van preekbeurten die buiten deze applicatie om worden doorgegeven Inzicht in alle data in het systeem Het kerkelijke bureau draagt zorg voor deze taak
22
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Agenda Doel en voordelen webapplicatie Mogelijkheden preekafspraken Toegang webapplicatie Applicatie in algemeen Procedures & Functionaliteit Inzicht en overzicht Registratie
23
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Tot nut voor uzelf en de ander (I)
24
Hoe meer voorgangers gebruik maken van de applicatie, hoe meer voordelen het voor de preekregelaars oplevert
Beschikbaarheid voorganger is dan inzichtelijk
Liturgie is inzichtelijk voor belanghebbenden
Preekrooster is toegankelijk
Wanneer een groep preekregelaars geen gebruik maakt van de webapplicatie, kan alsnog het preekrooster van betreffende gemeente via de applicatie inzichtelijk worden op basis van de ingevoerde preekafspraken door voorgangers
Hoe meer preekregelaars gebruik maken van de applicatie, hoe meer voordelen het oplevert voor andere preekregelaars
Preekafspraken die u met een voorganger maakt en vastlegt, geven andere preekregelaars de informatie dat de voorganger op dat moment niet beschikbaar is
Wanneer een groep voorgangers geen gebruik maakt van de webapplicatie, kan alsnog het preekrooster van betreffende voorganger via de applicatie inzichtelijk worden op basis van de ingevoerde preekafspraken door preekregelaars
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Tot nut voor uzelf en de ander (II) Beschikbaarheid van voorgangers Het overzicht met beschikbare voorgangers in de applicatie wordt opgebouwd aan de hand van de ingevoerde informatie door voorgangers en/of preekregelaars Systeem geeft beschikbaarheid voorganger weer op basis van: Max. aantal diensten wat voorganger beschikbaar wil zijn per dag Tijden dat voorganger op een bepaalde dag zichzelf als ‘niet beschikbaar’ opgeeft (bv. vakantie of zelf een bijzondere dienst wil bijwonen) Minimaal 1 ½ uur tijd (1 uur + 29 min) zit tussen aanvangstijd van een geaccepteerde preekbeurt en de aanvangstijd van een nieuw aan te vragen preekbeurt Lege agenda voor betreffende dagdeel en max. aantal diensten per dag niet is overschreden
Maximum aantal diensten per dag kan door de voorganger zelf overschreden worden Systeem houdt geen rekening met reistijden en reisafstanden tussen verschillende preekbeurten.
25
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Aanvullende informatie Afschermen informatie Voorgangers kunnen hun informatie afschermen zodat niet gefilterd kan worden op de gegevens van de voorganger De aanvangstijden en data van de diensten zelf zijn niet af te schermen
Verzenden mailverzoeken Met verschillende instellingen kan worden aangegeven of preekbeurtverzoeken per mail wel/niet uitgestuurd moeten worden Via de webapplicatie kunnen berichten verzonden worden naar voorgangers of preekregelaars
Alle contactgegevens (namen, adressen etc.) in de webapplicatie worden dagelijks geüpdate vanuit een centraal computersysteem van het kerkelijke bureau (HHK)
26
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Communicatie via webapplicatie Mededelingen Vanuit het kerkelijke bureau kunnen via de webapplicatie mededelingen worden uitgestuurd Mededelingen verschijnen boven aan de preekbeurten agenda van iedere gebruiker
Verzenden berichten Via de webapplicatie kan iedere gebruiker contact opnemen met iedere persoon die zich heeft geregistreerd in de webapplicatie
Melding maken Fouten of onvolkomenheden ten aanzien van de informatie in de webapplicatie kunnen via de webapplicatie worden doorgegeven aan de applicatiebeheerder van de HHK. Technische fouten in de webapplicatie (functies die niet werken of foutmeldingen die verschijnen) kunnen via de webapplicatie worden doorgegeven aan de webmaster.
27
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Samenvattend Eenvoudig preekafspraken vastleggen, plannen en beheren Efficiënt omgaan met tijd en techniek Gecentraliseerd online systeem Krachtig hulpmiddel om overzichtelijk te werken Kerkelijke bureau is met het Reformatorisch Dagblad in overleg. Het streven is alle preekbeurten automatisch aan hen door te geven.
28
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Agenda Doel en voordelen webapplicatie Mogelijkheden preekafspraken Toegang webapplicatie Applicatie in algemeen Procedures & Functionaliteit Inzicht en overzicht Registratie
29
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Registratie De nieuwe webapplicatie kunt u benaderen via de link http://www.hersteldhervormdekerk.nl/voorgaan
Klik op ‘Registreer’
30
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Registratie Uw e-mail adres wordt uw loginnaam Indien u geen e-mail adres hebt, kunt u zelf een loginnaam bedenken, de functionaliteit van de applicatie is in dit geval beperkt
Selecteer de juiste functie waarvoor u zich registreert: preekregelaar of voorganger Indien u voorganger bent en ook de preekbeurten voor uw eigen gemeente regelt, dan dient u de functie ‘voorganger’ te selecteren
Vergeet niet het wachtwoord dat u zelf opgeeft, voor uzelf te noteren!
31
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Registratie (voorganger)
32
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Registratie (preekregelaar)
33
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Registratie Nadat u op button ‘Aanmelden’ hebt gedrukt, ontvangt de applicatiebeheerder van het kerkelijke bureau uw verzoek De applicatiebeheerder beoordeelt uw registratieverzoek en accepteert of weigert het registratieverzoek Uw krijgt automatisch bericht per e-mail als uw registratieverzoek is beoordeelt Zodra uw account is geactiveerd, ontvangt u hiervan een email bericht Nadat uw login account is geactiveerd door de applicatiebeheerder, kunt u inloggen in de webapplicatie
34
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
17-7-2012
Eenvoudig, Efficient en Online
35
Voorgaan.nl
Copyright © 2012
Copyright © 2012 Voorgaan.nl. Niets uit deze presentatie mag gekopieerd, 17-7-2012 overgenomen, gedeeld, vermenigvuldigd of verspreid worden.
