Příloha č. 1 k Příkazu ministra kultury č. 26 / 2016 Pravidla centralizovaného zadávání veřejných zakázek v resortu Ministerstva kultury
ČÁST PRVNÍ ÚČEL A PŮSOBNOST
Čl. I Předmět a účel úpravy Vláda ČR stanovila usnesením č. 563 ze dne 20. července 2011 k resortním systémům centralizovaného zadávání veřejných zakázek ústředních orgánů státní správy (dále jen „usnesení č. 563/2011“) členům vlády a vedoucím ostatních ústředních orgánů státní správy, jimiž řízené orgány či úřady mají alespoň dvě podřízené organizace, povinnost nejpozději do 30. dubna 2012 ustanovit resortní systémy centralizovaného zadávání za účelem posílení hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti při zadávání veřejných zakázek a dosažení úspor ve veřejných rozpočtech. Ministerstvo kultury v návaznosti na usnesení č. 563/2011 ustanovilo resortní systém centralizovaného zadávání v resortu Ministerstva kultury a postupovalo při zadávání veřejných zakázek pro stanovené komodity v souladu s určenými postupy. V rámci resortního systému centralizovaného zadávání veřejných zakázek Ministerstva kultury budou sdružovány potřeby zadavatelů v rámci resortu Ministerstva kultury (dále jen „MK“), a to zejména k nákupu komodit z povinného seznamu komodit schváleného usnesením vlády č. 24 ze dne 18. ledna 2016 k resortním systémům centralizovaného zadávání veřejných zakázek v návaznosti na pravidla pro centrální nákup státu (dále jen „usnesení č. 24/2016“) a dalších komodit, u kterých tak určí řídicí subjekt, tj. MK. Sdružené nákupní potřeby zadavatelů resortu MK budou následně uspokojovány formou veřejných zakázek (dále jen „VZ“) zadávaných centralizovaně v souladu s těmito Pravidly centralizovaného zadávání VZ v resortu MK (dále jen „Pravidla“) a v souladu s Minimálními požadavky na provoz resortních systémů centralizovaného zadávání veřejných zakázek České republiky, které byly schváleny usnesením č. 24/2016.
Čl. II Vymezení pojmů Pro účely těchto Pravidel se rozumí: a) administrátorem resortního systému centralizovaného zadávání organizační útvar MK pověřený výkonem této funkce (dále jen „administrátor“) 1
b) centralizovaným zadáváním postup, ve kterém centrální zadavatel provádí zadávání VZ dle ustanovení § 9 odst. 1 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, (dále jen „zákon“), v němž pořizuje dodávky či služby, které následně přenechá jednomu nebo více zadavatelům za cenu nikoliv vyšší, než za kterou byly pořízeny, nebo v němž jiný zadavatel nebo zadavatelé pořizují dodávky, služby nebo stavební práce, c) centrálním zadavatelem MK, d) číselníkem NIPEZ1 číselník komodit a komoditních kategorií s návazností na stávající hierarchii položek klasifikace CPV2; číselník NIPEZ spravuje Ministerstvo pro místní rozvoj, e) komoditou dodávka zboží, služba nebo stavební práce; komoditou se rozumí i skupina spolu souvisejících komodit, f) minimálním povinným seznamem komodit seznam komodit povinně nakupovaných v rámci resortního systému centralizovaného zadávání dle přílohy č. 2 usnesení č. 24/2016, g) Minimálními požadavky Minimální požadavky na provoz resortních systémů centralizovaného zadávání veřejných zakázek České republiky, schválené usnesením č. 24/2016, h) NIPEZ Národní infrastruktura pro elektronické zadávání VZ, i)
organizačním útvarem MK sekce, odbor a oddělení MK,
j)
osobou jakákoliv osoba či jiný subjekt, který není centrálním nebo pověřujícím zadavatelem,
k) pověřujícím zadavatelem zadavatel, který není centrálním zadavatelem a který je zahrnut do resortního systému centralizovaného zadávání veřejných zakázek MK, l)
prováděcí smlouvou písemná smlouva, na základě které je poskytováno konkrétní plnění dodavatelem; písemnou smlouvou se rozumí také objednávka akceptovaná dodavatelem,
m) příkazem ministra Příkaz ministra kultury č. 26 / 2016, kterým se vydávají Pravidla centralizovaného zadávání veřejných zakázek v resortu Ministerstva kultury a Resortní seznam komodit, n) rámcovou dohodou písemná smlouva mezi jedním či více zadavateli a jedním či více dodavateli, která upravuje rámcové podmínky týkající se zejména ceny nebo jiných podmínek plnění VZ, které jsou závazné po dobu trvání rámcové dohody, o) resortem resort Ministerstva kultury, tj. všechny státní příspěvkové organizace a státní fondy v působnosti resortu MK, vč. MK; 1)
Číselník NIPEZ je dostupný na adrese http://ciselnik.nipez.cz. Nařízení komise (ES) č. 213/2008 ze dne 28. listopadu 2007, kterým se mění nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 2195/2002 o společném slovníku pro veřejné zakázky (CPV) a směrnice Evropského parlamentu a Rady 2004/17/ES a 2004/18/ES o postupech při zadávání zakázek, pokud jde o přezkum CPV. 2)
2
p) resortním seznamem nakupovaných položek (dále jen „RSNP“) evidence informací o vysoutěžených zadaných komoditách v resortním systému centralizovaného zadávání, která slouží především pro efektivní komunikaci mezi pověřujícími zadavateli a centrálním zadavatelem, q) resortním seznamem komodit seznam komodit, které budou nakupovány centralizovaně v rámci resortního systému centralizovaného zadávání, r) resortním systémem centralizovaného zadávání (dále jen „RS CZ“) soustava zadávacích postupů a pravidel v rámci resortu MK, jež jsou vymezeny zejména subjektem, který plní funkci centrálního zadavatele, výčtem pověřujících zadavatelů a výčtem komodit, které jsou zadávány centralizovaně v rámci tohoto resortního systému, s) resortním vzorem vzor zadávacích podmínek, vzor smlouvy o centralizovaném zadávání či vzor jakéhokoliv jiného dokumentu, u kterého bylo provedeno řádné připomínkové řízení v součinnosti všech zadavatelů, kterých se daný vzor týkal v době procesu připomínkování, t)
řídícím subjektem Ministerstvo kultury,
u) smlouvou o centralizovaném zadávání smlouva mezi centrálním zadavatelem a jedním či více pověřujícími zadavateli upravující vzájemná práva a povinnosti související s centralizovaným zadáváním veřejných zakázek, v) správcem správce seznamu všech resortních systémů centralizovaného zadávání jednotlivých resortů; roli správce vykonává Ministerstvo pro místní rozvoj, w) účetními jednotkami veškeré subjekty uvedené v § 1 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, x) účetními záznamy údaje dle § 4 odst. 10 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, y) věcně příslušným útvarem organizační útvar MK pověřený ke správě komodit jemu určených v resortním seznamu komodit, z) zadávacím řízením způsob výběru dodavatele, jehož cílem je zadání VZ postupem podle zákona nebo závazných postupů, aa) zadavatelem centrální nebo pověřující zadavatel.
Čl. III Působnost a rozsah použití Pravidel Pravidly jsou povinni se řídit: a) řídící subjekt, b) pověřující zadavatelé, 3
c) jakákoliv jiná osoba, který přistoupí do RS CZ.
Čl. IV Způsob centralizovaného zadávání Centralizované zadávání je realizováno na základě písemných smluv o centralizovaném zadávání mezi centrálním zadavatelem a pověřujícími zadavateli.
ČÁST DRUHÁ PRAVOMOCI A POVINNOSTI
Čl. V Pravomoci a povinnosti administrátora Administrátor má zejména následující pravomoci a povinnosti: a) zajišťuje správu předpisů upravujících RS CZ, jejich soulad s Minimálními požadavky a jejich publikaci, b) aktualizuje resortní seznam komodit dle Čl. IX a Čl. X, c) připravuje a spravuje resortní vzory i.
smluv používaných při centralizovaném zadávání veřejných zakázek,
ii.
zadávacích podmínek pro centralizovaně zadávané komodity
v součinnosti s organizačním útvarem MK, v jehož působnosti je, v souladu s vnitřními předpisy MK, spolupráce na přípravě vzorů, posouzení návrhů smluv či zadávacích podmínek nebo zajišťování spolupráce při přípravě smluv či zadávacích podmínek, a zajišťuje jejich připomínkové řízení v rámci organizací účastnících se RS CZ dle Čl. XVII, d) připravuje smlouvy o centralizovaném zadávání a zajišťuje jejich připomínkové řízení v rámci organizací účastnících se RS CZ dle Čl. XI, e) zajišťuje podpis a případné změny smluv o centralizovaném zadávání, f) zajišťuje sběr požadavků na nákup komodit od věcně příslušných útvarů MK dle Čl. XII, g) zajišťuje realizaci centralizovaných zadávacích řízení, h) spravuje RSNP dle Čl. XX,
4
i) zajišťuje přípravu žádostí o výjimku z účasti v RS CZ a jejich předání ministrovi ke schválení dle j) Čl. XXII; o udělených výjimkách vč. jejich zdůvodnění bezodkladně informuje Ministerstvo financí, k) předkládá ministrovi ke schválení žádosti osob mimo resort MK o přistoupení k RS CZ dle l) Čl. XXI, m) předává Ministerstvu financí seznam podřízených organizací a bezodkladně informuje o změně tohoto seznamu, n) kontroluje dodržování povinností vyplývajících z usnesení č. 24/2016 a Minimálních požadavků v resortu MK, zajišťuje metodickou podporu centralizovaného zadávání pro všechny subjekty účastnící se RS CZ, o) připravuje vyhodnocení fungování RS CZ dle Čl. XVIII, které následně každoročně do 28. 2. předává Ministerstvu financí a poskytuje mu součinnost při vyhodnocování resortních systémů centralizovaného zadávání, p) požaduje od pověřujících zadavatelů prostřednictvím Národního elektronického nástroje (dále jen „NEN“) součinnost při správě RS CZ za účelem zavedení a zefektivnění elektronické komunikace v rámci jeho fungování.
Čl. VI Pravomoci a povinnosti věcně příslušných útvarů Věcně příslušný útvar má v RS CZ následující pravomoci a povinnosti: a) poskytuje administrátorovi součinnost při přípravě smluv o centralizovaném zadávání dle Čl. XI a vyhodnocení fungování RS CZ dle Čl. XVIII odst. 4, b) poskytuje administrátorovi součinnost při vypořádávání připomínek dle Čl. XIII, c) předává administrátorovi požadavky na nákup komodit jemu určených do správy za všechny organizační útvary MK a pověřující zadavatele, a to v požadované struktuře a dle nastaveného harmonogramu dle Čl. XII, d) připravuje smlouvy používané při centralizovaném zadávání veřejných zakázek a zajišťuje jejich předložení administrátorovi v souladu s Čl. XII odst. 6., e) u komodit jemu určených do správy provádí analýzu komodit nakupovaných zadavateli zařazených do RS CZ dle Čl. IX, f) u komodit jemu určených do správy provádí komoditní analýzu resortu za účelem nastavení parametrů RS CZ při zohlednění logistických charakteristik resortu, g) odpovídá za identifikaci komodit vhodných pro nákup v rámci RS CZ nad rámec komodit z minimálního povinného seznamu komodit; pro vymezení komodit musí být použit číselník NIPEZ, h) definovat předmět centralizovaně zadávaných VZ s využitím číselníku NIPEZ, 5
i) dodržování těchto Pravidel, j) na žádost administrátora nominuje z řad svých zaměstnanců a státních zaměstnanců členy a náhradníky komisí pro účely zadávacích řízení.
Čl. VII Pravomoci a povinnosti organizačních útvarů MK Organizační útvary MK vyjma útvarů, jejichž pravomoci a povinnosti jsou uvedeny v předchozích článcích této části, mají následující pravomoci a povinnosti: a) předávají věcně příslušným útvarům požadavky na nákup komodit v požadované struktuře a dle nastaveného harmonogramu dle Čl. XII, b) poskytují součinnost administrátorovi při přípravě vyhodnocení fungování RS CZ dle Čl. XVIII odst. 4, c) poskytují součinnost věcně příslušnému útvaru při analýze nakupovaných komodit dle Čl. IX, d) dodržování těchto Pravidel.
Čl. VIII Pravomoci a povinnosti pověřujících zadavatelů Pověřující zadavatelé mají zejména následující pravomoci a povinnosti: a) předávají věcně příslušným útvarům požadavky na nákup komodit v požadované struktuře a dle nastaveného harmonogramu dle Čl. XII, b) v rámci účasti v RS CZ poskytují potřebnou součinnost centrálnímu zadavateli, zejména i.
při účasti na připomínkovém řízení k resortním vzorům připraveným administrátorem dle Čl. XVII a k návrhům zadávacích podmínek dle Čl. XIII,
ii.
při přípravě vyhodnocení fungování RS CZ dle Čl. XVIII odst. 3 a při podpisu smlouvy o centralizovaném zadávání dle Čl. XI,
iii.
věcně příslušným útvarům při analýze nakupovaných komodit v požadované struktuře a dle nastaveného harmonogramu dle Čl. IX.
c) na základě písemné žádosti administrátora ve smyslu čl. V písm. p) zajistí požadovanou součinnost, d) dodržování těchto Pravidel.
6
ČÁST TŘETÍ RESORTNÍ SEZNAM KOMODIT
Čl. IX Resortní seznam komodit 1.
Administrátor spravuje resortní seznam komodit, který je tvořen komoditami uvedenými v minimálním povinném seznamu komodit a komoditami zařazenými do resortního seznamu komodit na základě analýzy provedené dle tohoto článku.
2.
Věcně příslušný útvar může provést u komodit jemu určených do správy vždy po skončení každého účetního období analýzu komodit nakupovaných zadavateli. Věcně příslušný útvar za účelem sběru podkladů pro uvedenou analýzu zašle ostatním organizačním útvarům MK a pověřujícím zadavatelům žádost o poskytnutí dat s vymezením jejich formy a rozsahu a to tak, aby byl schopen zaslat administrátorovi ve lhůtě dle odst. 5 výstupy z analýzy dle odst. 2.
3.
4.
Organizační útvary MK a pověřující zadavatelé jsou povinni poskytnout věcně příslušnému útvaru součinnost při sběru dat pro provedení analýzy nakupovaných komodit.
5.
Případné výstupy z analýzy jsou věcně příslušné útvary povinny zaslat nejpozději do 15. února následujícího po analyzovaném období administrátorovi za účelem rozhodnutí o možné aktualizaci resortního seznamu komodit a za účelem vyhodnocení fungování RS CZ dle Čl. XVIII.
Čl. X Aktualizace resortního seznamu komodit 1.
Pokud bude změněn minimální povinný seznam komodit, je administrátor oprávněn pozastavit proces vedoucí k centralizovanému zadání komodit, které byly z minimálního povinného seznamu komodit vypuštěny, a navrhnout změnu resortního seznamu komodit tak, aby v něm byly obsaženy zejména komodity z aktualizovaného minimálního povinného seznamu komodit.
2.
Na základě dat obsažených v analýze provedené věcně příslušnými útvary dle Čl. IX je administrátor oprávněn navrhnout aktualizaci resortního seznamu komodit.
7
ČÁST ČTVRTÁ UZAVÍRÁNÍ SMLUV O CENTRALIZOVANÉM ZADÁVÁNÍ A SBĚR POŽADAVKŮ NA NÁKUP KOMODIT
Čl. XI Příprava a uzavírání smluv o centralizovaném zadávání 1.
V případě potřeby pořízení komodity uvedené v resortním seznamu komodit, pro niž není uzavřena smlouva o centralizovaném zadávání, zašle věcně příslušný útvar nebo pověřující zadavatel administrátorovi podnět k zahájení přípravy návrhu smlouvy o centralizovaném zadávání. Přípravu návrhu smlouvy o centralizovaném zadávání může zahájit administrátor rovněž dle vlastního uvážení.
2.
Administrátor na základě vlastního uvážení či podnětu dle odst. 1 připraví nejpozději do 15 pracovních dnů v případě doručení podnětu dle odst. 1 návrh smlouvy o centralizovaném zadávání. Pokud existuje resortní vzor smlouvy o centralizovaném zadávání, je administrátor povinen připravit návrh smlouvy o centralizovaném zadávání dle tohoto vzoru. Administrátor je oprávněn lhůtu uvedenou v první větě prodloužit až na dvojnásobek. Pokud administrátor nepřipraví návrh smlouvy o centralizovaném zadávání nejpozději do 30 pracovních dnů ode dne obdržení podnětu dle odst. 1, je povinen zaslat vysvětlení věcně příslušnému útvaru nebo pověřujícímu zadavateli, který ho vyzval k přípravě návrhu smlouvy o centralizovaném zadávání.
3.
Věcně příslušný útvar je povinen poskytnout administrátorovi součinnost nezbytnou pro přípravu smlouvy, zejména za použití číselníku NIPEZ stanovit komodity, které budou zadávány na základě smlouvy o centralizovaném zadávání.
4.
Návrh smlouvy o centralizovaném zadávání zašle administrátor písemnou formou k připomínkám věcně příslušným útvarům a pověřujícím zadavatelům, s nimiž bude smlouva o centralizovaném zadávání uzavírána.
5.
Pokud administrátor připravil návrh smlouvy o centralizovaném zadávání s využitím resortního vzoru, jsou věcně příslušné útvary a pověřující zadavatelé oprávněni zasílat své připomínky a stanoviska pouze v rozsahu, ve kterém znění návrhu smlouvy neodpovídá resortnímu vzoru.
6.
Věcně příslušné útvary a pověřující zadavatelé zasílají administrátorovi písemné odůvodněné připomínky k návrhu smlouvy o centralizovaném zadávání nejpozději do 10 pracovních dnů od doručení návrhu smlouvy o centralizovaném zadávání. Připomínky musí obsahovat náležitosti dle Čl. XIII odst. 6 obdobně.
7.
Zásadní připomínky dle odst. 6 je nutné zohlednit o centralizovaném zadávání. V případě, že připomínky o centralizovaném zadávání budou zohledněny jen administrátor takový postup odůvodnit a odůvodnění 8
pro konečné znění smlouvy do konečného znění smlouvy částečně nebo vůbec, musí zaslat v písemné formě věcně
příslušným útvarům a pověřujícím zadavatelům, s nimiž bude smlouva o centralizovaném zadávání uzavírána. 8.
Po ukončení procesu uvedeném v odst. 3 až 7 zajistí administrátor podpis smlouvy o centralizovaném zadávání s pověřujícími zadavateli.
9.
V případě souhlasu ministra s přistoupením subjektu mimo resort MK do RS CZ realizuje administrátor postup vedoucí k uzavření smlouvy o centralizovaném zadávání dle odst. 3 až 8 obdobně.
Čl. XII Sběr požadavků na pořízení komodit 1.
Administrátor písemně vyzve věcně příslušné útvary k zaslání požadavků na pořízení komodit zařazených v resortním seznamu komodit.
2.
Ve výzvě dle odst. 1 administrátor uvede požadované údaje a případně strukturu, v níž požaduje údaje zaslat.
3.
Na základě písemné výzvy administrátora dle odst. 1 vyzvou věcně příslušné útvary k zaslání požadavků na pořízení komodit zařazených v resortním seznamu komodit pověřující zadavatele a organizační útvary MK.
4.
Pověřující zadavatelé a organizační útvary MK jsou povinni zasílat nejpozději do 10 pracovních dnů od doručení výzvy uvedené v odst. 3 požadavky na pořízení komodit zařazených do resortního seznamu komodit věcně příslušným útvarům. V případě, že pověřující zadavatel žádné požadavky neuplatní, je povinen o této skutečnosti informovat věcně příslušný útvar ve stejné lhůtě.
5.
Věcně příslušný útvar je povinen v případě, že neobdrží vyjádření pověřujícího zadavatele ve lhůtě dle odst. 4, jej opětovně vyzvat k předložení požadavků v jím stanovené dodatečné lhůtě.
6.
Po přijetí podkladů dle odst. 4 a 5 je věcně příslušné útvary zpracují a spolu s dalšími podklady pro zadávací řízení (např. obchodní podmínky, technickou kvalifikaci, apod.) je zašlou administrátorovi.
7.
Administrátor zpracuje na základě přijatých podkladů dle odst. 6. nejpozději do 15 pracovních dnů od jejich přijetí návrh zadávací dokumentace.
8.
Administrátor je oprávněn ve zvlášť složitých případech lhůtu uvedenou v odst. 7 prodloužit, nejdéle však na 30 pracovních dnů.
9
ČÁST PÁTÁ POSTUPY PŘI CENTRALIZOVANÉM ZADÁVÁNÍ VZ A PLNĚNÍ SMLUV
Čl. XIII Postupy při centralizovaném zadávání 1.
Není-li v těchto Pravidlech stanoveno jinak, řídí se postup před, během a po ukončení zadávacího řízení pokyny administrátora.
2.
Administrátor písemně vyzve v souladu s Čl. XII věcně příslušný útvar k přípravě a zaslání podkladů pro zahájení zadávacího řízení. Ve výzvě administrátor uvede údaje, strukturu a případně lhůtu, v níž požaduje podklady zaslat. Pověřující zadavatelé a organizační útvary MK jsou povinni poskytovat součinnost věcně příslušnému útvaru při přípravě podkladů pro administrátora.
3.
Pokud je zpracován resortní vzor příslušných zadávacích podmínek, je administrátor oprávněn připravit návrh zadávacích podmínek úpravou tohoto vzoru.
4.
Po zapracování připomínek k návrhu zadávacích podmínek v rámci MK (mezi věcně příslušným útvarem a administrátorem) zašle administrátor návrh zadávacích podmínek k připomínkám pověřujícím zadavatelům. Návrh zadávacích podmínek musí být před zasláním odsouhlasen věcně příslušným útvarem.
5.
Pokud byl návrh zadávacích podmínek připraven s využitím resortního vzoru, jsou pověřující zadavatelé oprávněni zasílat své připomínky pouze v rozsahu, ve kterém znění návrhu zadávacích podmínek neodpovídá resortnímu vzoru. Pokud se jedná o zásadní připomínku vztahující se k resortnímu vzoru zadávacích podmínek, jsou pověřující zadavatelé oprávněni zasílat své připomínky i v tomto rozsahu.
6.
Pověřující zadavatelé zasílají administrátorovi odůvodněné připomínky k návrhu zadávacích podmínek nejpozději do 10 pracovních dnů od doručení návrhu zadávacích podmínek. Připomínky musí obsahovat tyto náležitosti: a) Údaj o tom, zda se jedná o připomínku doporučující, nebo zásadní, b) věcný obsah připomínky, c) návrh konkrétního alternativního řešení.
7.
Připomínky pověřujících zadavatelů označené jako zásadní dle odst. 6 je nutné zohlednit do konečného znění zadávacích podmínek. V případě, že tyto připomínky do konečného znění zadávacích podmínek budou zohledněny jen částečně nebo vůbec, musí administrátor, případně věcně příslušný útvar, takový postup odůvodnit a odůvodnění zaslat v písemné formě pověřujícím zadavatelům.
8.
Pokud administrátor, případně věcně příslušný útvar, zohlední připomínky pověřujících zadavatelů označené jako zásadní jen částečně nebo vůbec, předloží ministrovi společně s návrhem zadávacích podmínek tyto připomínky včetně odůvodnění administrátora, 10
případně věcně příslušného útvaru, dle odst. 7. V případě, že ministr podpisem schválí návrh zadávacích podmínek, má se za to, že s vypořádáním zásadních připomínek souhlasí.
Čl. XIV Hodnotící komise 1.
Při ustanovování komise se postupuje v souladu s pokyny administrátora.
2.
Každý pověřující zadavatel je oprávněn nominovat jednoho člena hodnotící komise a jeho náhradníka.
3.
Administrátor je povinen písemně vyzvat pověřující zadavatele k nominaci člena hodnotící komise a jeho náhradníka. Výzvu musí administrátor zaslat pověřujícím zadavatelům včas tak, aby mohla být hodnotící komise schválena. Ve výzvě administrátor určí lhůtu, v níž mohou pověřující zadavatelé nominovat člena hodnotící komise a náhradníka člena hodnotící komise. Lhůta nesmí být kratší než 5 pracovních dnů ode dne doručení výzvy.
4.
Pokud pověřující zadavatelé využijí své právo na nominaci člena hodnotící komise a jeho náhradníka, odešlou administrátorovi svou nominaci ve lhůtě stanovené výzvou. Na pozdější nominace nemusí brát administrátor zřetel.
5.
Pokud pověřující zadavatel využije své právo na nominaci člena hodnotící komise a jeho náhradníka, je administrátor povinen začlenit do hodnotící komise alespoň a) 2 členy a 2 náhradníky nominované pověřujícími zadavateli, a to dvěma různými pověřujícími zadavateli v případě podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek, b) 1 člena a 1 náhradníka nominovaného pověřujícími zadavateli v případě veřejných zakázek malého rozsahu.
6.
Pokud pověřující zadavatelé nenominovali dostatečný počet členů hodnotící komise a jejich náhradníků pro splnění povinnosti stanovené administrátorovi v odst. 5, je administrátor povinen začlenit do hodnotící komise všechny pověřujícími zadavateli nominované členy hodnotící komise a náhradníky členů hodnotící komise.
7.
Pokud nominovalo člena hodnotící komise a jeho náhradníka více pověřujících zadavatelů nežli je třeba dle odst. 5, je administrátor oprávněn vybrat z došlých nominací losem.
8.
Pověřující zadavatelé mohou nahlížet do protokolů, zápisů, zpráv a dalších písemných výstupů komisí nebo pověřených zaměstnanců či státních zaměstnanců administrátora a činit si z nich opisy či výpisy - předpokladem je zachování mlčenlivosti o všech skutečnostech, o nichž se z těchto dokumentů dozví.
11
Čl. XV Centralizované uzavírání smluv a jejich plnění 1.
Způsob uzavření smlouvy určuje administrátor, nestanoví-li smlouva o centralizovaném zadávání jinak..
2.
Centrální zadavatel i pověřující zadavatelé jsou povinni uzavírat smluvní vztahy s dodavateli tak, aby nevyčerpání celého plnění nepředstavovalo pro veřejné rozpočty ekonomickou újmu, či aby zadavatelé zařazeni do RS CZ nebyli nuceni čerpat plnění, které nepotřebují.
3.
Pokud jménem pověřujících zadavatelů uzavřel smlouvu vzešlou z centralizovaného zadávacího řízení s dodavateli centrální zadavatel, je administrátor povinen kopii této smlouvy nejpozději do 5 pracovních dnů od jejího uzavření zaslat všem pověřujícím zadavatelům, v jejichž prospěch byla smlouva uzavřena. Kopii uzavřené smlouvy je administrátor povinen nejpozději do 10 pracovních dnů od jejího uzavření zaslat věcně příslušnému útvaru. Povinnost uveřejňovat smlouvu dle § 219 zákona plní administrátor; to neplatí v případě prováděcích smluv uzavřených pověřujícími zadavateli.
4.
Pokud s dodavateli uzavírají smlouvu vzešlou z centralizovaného zadávacího řízení pověřující zadavatelé, je administrátor povinen nejpozději do 2 pracovních dnů od rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky písemně oznámit pověřujícím zadavatelům, že vznikla povinnost k uzavření této smlouvy dle § 124 odst. 1 zákona a předat pověřujícím zadavatelům veškerou dokumentaci potřebnou k uzavření smlouvy. Administrátor je povinen oznámit pověřujícím zadavatelům, že byly podány námitky či byl podán návrh na zahájení řízení o přezkoumání úkonů zadavatele bezprostředně po zjištění této skutečnosti.
5.
V případě, že bylo zadávací řízení zrušeno, je administrátor povinen nejpozději do 5 pracovních dnů od zrušení zadávacího řízení tuto skutečnost písemně oznámit pověřujícím zadavatelům.
6.
V případě, že pověřující zadavatelé uzavírají prováděcí smlouvy samostatně, jsou povinni zaslat kopii prováděcí smlouvy nejpozději do 7 pracovních dnů od jejího uzavření administrátorovi. V případě dodatků a změn uzavřené smlouvy zasílají pověřující zadavatelé kopii dodatku či změny nejpozději do 7 pracovních dnů od podpisu těchto dokumentů administrátorovi.
7.
Evidenci uzavřených smluv doručených dle odst. 6 v rámci RS CZ zajišťuje administrátor.
8.
Všechna plnění vyplývající z požadavků na pořízení komodit zařazených do resortního seznamu komodit, které uvedli pověřující zadavatelé nebo organizační útvary MK na základě výzvy věcně příslušného útvaru, budou v uzavřené smlouvě k dispozici příslušným pověřujícím zadavatelům nebo organizačním útvarům MK dle jejich požadavků (dále též „požadavek na rezervaci“).
9.
Během celého zadávacího řízení a plnění smlouvy je pověřující zadavatel nebo organizační útvar MK oprávněn k veřejné zakázce, v jejímž rámci má požadavek na rezervaci, písemně oznámit administrátorovi zúžení rozsahu svého požadavku na rezervaci. 12
10.
V případě zúžení rozsahu požadavku na rezervaci administrátor takto uvolněnou část plnění eviduje za účelem případného přidělení ostatním pověřujícím zadavatelům a organizačním útvarům MK.
11.
Pověřující zadavatel nebo organizační útvar MK, který nemá u rámcové dohody požadavek na rezervaci, případně požadavek na rezervaci není dostačující, nesmí bez předchozího souhlasu administrátora pořizovat plnění z rámcových dohod, je pouze oprávněn k veřejné zakázce písemně oznámit administrátorovi požadavek na plnění. V tomto případě administrátor může vyzvat pověřujícího zadavatele nebo organizační útvar MK, který má požadavek na rezervaci, k podání informace, zda trvá na požadavku na rezervaci v plné výši, nebo zda uvolní určitou část z požadavku na rezervaci ve prospěch ostatních pověřujících zadavatelů a organizačních útvarů MK, nebo může přidělit uvolněnou část plnění dle odst. 10. Pokud pověřující zadavatel nebo organizační útvar MK, který má požadavek na rezervaci, uvolní určitou část pro ostatní pověřující zadavatele a organizační útvary MK, postupuje centrální zadavatel dle odst. 10 přiměřeně.
12.
Pověřující zadavatelé, kteří jsou smluvní stranou rámcové dohody, v níž je stanoven limit na plnění, jsou povinni informovat administrátora o záměru pořídit plnění, jímž dojde k přečerpání 80 % jeho požadavku na rezervaci, a o každém dalším záměru pořídit plnění, přičemž není oprávněn zahájit realizaci tohoto záměru (zadávací řízení) bez souhlasu administrátora. Administrátor se k záměru dle předchozí věty vyjádří do 10 pracovních dní, v opačném případě se má za to, že se záměrem souhlasí. Za překročení rezervovaného plnění odpovídá vždy ten pověřující zadavatel nebo věcně příslušný útvar, který svým jednáním toto překročení zapříčiní.
13.
Informace dle odst. 12 vztahující se k povinnosti informovat administrátora o vyčerpání 80 % požadavku na rezervaci musí obsahovat zejména: a) identifikaci rámcové smlouvy, b) identifikaci zamýšleného předmětu plnění, c) informace o vyčerpaném limitu (vyčerpaná částka z požadavku na rezervaci; požadavek na rezervaci), d) předpokládanou hodnotu zamýšleného plnění.
14.
Administrátor bude písemně informovat pověřujícího zadavatele po vyčerpání 90 % finančního limitu čerpání rámcové dohody a v tom případě jsou pověřující zadavatelé povinni informovat administrátora o jakémkoliv dalším záměru pořízení plnění. V takovém případě se použijí odst. 12 a 13 přiměřeně.
15.
Pověřující zadavatelé, kteří jsou smluvní stranou rámcové dohody, v níž je stanoven limit na plnění, jsou povinni informovat administrátora nejpozději do 5 pracovních dnů od uhrazení o výši každé uhrazené finanční částky a objemu dodaného plnění na základě této rámcové dohody.
16.
Povinnost uvedenou v odst. 15 má také věcně příslušný útvar, pokud je Ministerstvo kultury smluvní stranou uzavřené smlouvy.
13
Čl. XVI Sdružené nakupování na základě centralizovaně uzavřených rámcových dohod 1.
Centrální zadavatel a pověřující zadavatelé se mohou ve smlouvě o centralizovaném zadávání dohodnout, že v případě zadávání veřejných zakázek na základě uzavřené rámcové dohody se budou požadavky pověřujících zadavatelů na pořízení komodit sdružovat dle odst. 2 a 3. Podrobnosti týkající se sběru požadavků na zadávání veřejných zakázek na základě rámcové dohody budou upraveny ve smlouvě o centralizovaném zadávání.
2.
Pokud byla v zadávacím řízení uzavřena centrálním zadavatelem rámcová dohoda, zasílají věcně příslušné útvary a pověřující zadavatelé administrátorovi požadavky na pořízení komodit, které jsou předmětem rámcové dohody. Veškeré podrobnosti o zasílání požadavků na pořízení komodit budou upraveny ve smlouvě o centralizovaném zadávání.
3.
Administrátor bude na základě požadavků věcně příslušných útvarů a pověřujících zadavatelů zadávat veřejné zakázky na základě rámcové dohody tak, aby byly požadavky věcně příslušných útvarů a pověřujících zadavatelů uspokojeny.
Čl. XVII Resortní vzory 1.
Administrátor je oprávněn vytvářet a spravovat resortní vzory: a) smluv používaných při centralizovaném zadávání veřejných zakázek, b) zadávacích podmínek pro centralizovaně zadávané komodity.
2.
Administrátor zasílá návrh resortních vzorů k připomínkám věcně příslušným útvarům a pověřujícím zadavatelům. Pověřující zadavatelé a věcně příslušné útvary zasílají administrátorovi odůvodněné připomínky k návrhům resortních vzorů nejpozději do 10 pracovních dnů od doručení návrhu vzoru. Připomínky musí obsahovat tyto náležitosti: a) Údaj o tom, zda se jedná o připomínku doporučující, nebo zásadní, b) věcný obsah připomínky, c) návrh konkrétního alternativního řešení.
3.
Připomínky pověřujících zadavatelů a věcně příslušných útvarů označené jako zásadní dle odst. 2 je nutné zohlednit do konečného znění resortního vzoru. V případě, že tyto připomínky do konečného znění resortních vzorů budou zohledněny jen částečně nebo vůbec, musí administrátor takový postup odůvodnit a odůvodnění zaslat v písemné formě pověřujícím zadavatelům a věcně příslušným útvarům.
4.
Pokud administrátor zohlední připomínky pověřujících zadavatelů a věcně příslušných útvarů označené jako zásadní jen částečně nebo vůbec, předloží ministrovi společně 14
5.
s návrhem resortního vzoru tyto připomínky včetně odůvodnění administrátora dle odst. 3. V případě, že ministr schválí návrh resortního vzoru, má se za to, že s vypořádáním zásadních připomínek souhlasí. Po ukončení připomínkového řízení dle tohoto článku administrátor vydá resortní vzory a o jejich vydání a místě, na kterém jsou uveřejněny, informuje věcně příslušné útvary a pověřující zadavatele.
ČÁST ŠESTÁ SPOLEČNÁ USTANOVENÍ
Čl. XVIII Vyhodnocení RS CZ 1.
Administrátor nejpozději do 28. února kalendářního roku připraví vyhodnocení fungování RS CZ za předchozí kalendářní rok, které obsahuje alespoň informace o veřejných zakázkách zadaných centrálním zadavatelem v rámci resortního systému centralizovaného zadávání a o veřejných zakázkách zadaných věcně příslušnými útvary nebo pověřujícími zadavateli na základě centralizovaně uzavřených rámcových dohod v rámci RS CZ.
2.
Informace dle odst. 1 musí obsahovat zejména: a) název veřejné zakázky, b) předmět veřejné zakázky definovaný s využitím číselníku NIPEZ, c) druh veřejné zakázky (dodávky, služby, stavební práce), d) druh zadávacího řízení dle § 21 zákona, v případě veřejných zakázek malého rozsahu postup zadávání veřejné zakázky upravený ve vnitřním předpisu k VZ, e) předpokládaná hodnota veřejné zakázky v Kč bez DPH, f) celková cena plnění v Kč bez DPH uvedená ve smlouvě, nebo předpokládaná cena plnění v případě, že je ve smlouvě uvedena pouze jednotková cena plnění, g) zda byla veřejná zakázka zadávána na základě rámcové dohody, h) zda bylo výsledkem zadávacího řízení uzavření rámcové dohody či prováděcí smlouvy, i) v případě uzavření rámcové dohody – s kolika dodavateli byla rámcová dohoda uzavřena, j) identifikace zadavatele veřejné zakázky s uvedením, byl-li v roli centrálního či pověřujícího zadavatele, k) uzavřel-li rámcovou dohodu či prováděcí smlouvu centrální zadavatel či pověřující zadavatel,
15
l) platnost rámcové dohody či prováděcí smlouvy (začátek a konec platnosti smlouvy), m) vyčíslení dosažených úspor v souladu s metodikou vydanou Ministerstvem pro místní rozvoj za všechny zadavatele účastnící se RS CZ. 3.
Organizační útvary MK, věcně příslušné útvary a pověřující zadavatelé jsou povinni poskytnout administrátorovi součinnost při sběru dat pro vyhodnocení fungování RS CZ.
Čl. XIX Úhrada nákladů 1.
Veškeré poplatky a jiné náklady spojené s prováděním zadávacích řízení a zadáváním veřejných zakázek vzniklé některému zadavateli budou hrazeny zadavatelem, jemuž vznikly.
2.
Náklady spojené s poskytnutím informací a jakékoli součinnosti dle Pravidel a na základě smlouvy o centralizovaném zadávání nese každý pověřující zadavatel nebo organizační útvar MK, jemuž vznikly.
3.
Centrální zadavatel a pověřující zadavatelé se mohou ve smlouvě o centralizovaném zadávání dohodnout na jiném rozdělení úhrady nákladů, než jak je uvedeno v odst. 1 a 2.
Čl. XX Údaje o pořizovaných komoditách a účetních záznamech 1.
Administrátor vede RSNP.
2.
V RSNP administrátor u všech nákupů komodit z resortního seznamu komodit eviduje zejména a) identifikaci komodity dle kategorie číselníku NIPEZ, b) charakteristiku pořizované komodity, c) pořizovací cenu, d) identifikaci dodavatele. 3. Jednotlivé účetní jednotky, které pořizují účetní záznamy související s pořizováním veškerých komodit vedené jednotlivými účetními jednotkami v RS CZ, jsou povinny zajistit, aby účetní záznamy obsahovaly údaje o charakteristice pořizované komodity v takové podrobnosti, která bude umožňovat jednoznačnou identifikaci pořizované komodity v resortním seznamu komodit. Jednoznačnou identifikací pořizované komodity se rozumí jednoznačné zařazení pořizované komodity do jedné z kategorií nejvyšší úrovně číselníku NIPEZ. Jednoznačné zařazení pořizované komodity do jedné z kategorií nejvyšší úrovně číselníku NIPEZ (Kód z číselníku NIPEZ) jsou povinny uvést spolu 16
s číslem veřejné zakázky věcně příslušné útvary na žádosti o rezervaci finančních prostředků, průvodním listu faktury, příp. na platebním poukazu.
Čl. XXI Přistoupení do resortního systému centralizovaného zadávání 1.
Osoba mimo resort MK může administrátorovi podat žádost o přistoupení k RS CZ (dále jen „žádost o přistoupení“).
2.
Administrátor zpracuje stanovisko k žádosti se stanoviskem předloží ke schválení ministrovi.
3.
Žádost o přistoupení musí obsahovat:
o
přistoupení
a
žádost
společně
a) identifikaci osoby, která chce přistoupit k RS CZ, b) specifikaci komodit z resortního seznamu komodit, na něž se má přistoupení vztahovat, c) období, na které se má přistoupení vztahovat, d) řádné odůvodnění. V případě, že ministr žádost neschválí, může osoba podat žádost o přistoupení nejdříve po uplynutí 6 měsíců od rozhodnutí ministra o neschválení.
Čl. XXII Výjimky z účasti v RS CZ 1.
Pověřující zadavatel může administrátorovi podat odůvodněnou žádost o výjimku ze zapojení do RS CZ. Pověřující zadavatel může požádat o celkové vyjmutí ze zapojení do RS CZ či částečné vyjmutí ze zapojení do RS CZ. Částečné vyjmutí z RS CZ znamená udělení výjimky pro nákup určitých komodit dle Přílohy č. 2 příkazu ministra. Žádost o výjimku musí mít písemnou podobu.
2.
Administrátor k podané žádosti o výjimku zpracuje své stanovisko vč. odůvodnění, a tyto následně předloží ministru ke konečnému rozhodnutí.
3.
Žádost o výjimku musí obsahovat: a) identifikaci pověřujícího zadavatele, na nějž se má výjimka vztahovat, b) specifikaci komodit z resortního seznamu komodit, na něž se má výjimka vztahovat (vč. uvedení komodit dle NIPEZ), c) období, na které se má výjimka vztahovat, d) řádné odůvodnění.
17
4.
V případě, že žádost o výjimku nebude obsahovat požadované náležitosti či jsou pro zpracování stanoviska k žádosti nezbytné doplňující informace, vyžádá si administrátor doplnění žádosti.
5.
V případě schválení výjimky je administrátor povinen o dané výjimce bezodkladně informovat Ministerstvo financí. Nedílnou součástí této informace bude řádné zdůvodnění schválení výjimky z RS CZ.
Čl. XXIII Výjimky z nákupů v RS CZ 1.
V resortním systému centralizovaného zadávání nemusí být realizován nákup, který je financován či spolufinancován z prostředků Strukturálních fondů Evropské unie nebo z jiného nástroje finanční podpory, kdy se zadavatel musí řídit specifickými postupy danými poskytovatelem finanční podpory.
2.
Centrální zadavatel, věcně příslušné útvary a pověřující zadavatelé jsou oprávněni v souladu se zásadou hospodárnosti nakupovat centralizovaně zadávanou komoditu i od jiných dodavatelů, než se kterými byla uzavřena na základě centralizovaně zadané veřejné zakázky rámcová dohoda či prováděcí smlouva, pouze v případě, že centrální zadavatel, věcně příslušné odbory či pověřující zadavatelé prokážou, že budou nakupovat komoditu za cenu nižší, než je cena dodavatele, se kterým byla uzavřena na základě centralizovaně zadané veřejné zakázky rámcová dohoda či prováděcí smlouva.
3.
Věcně příslušné útvary a pověřující zadavatelé jsou povinni nejpozději do 10 pracovních dnů od uzavření smlouvy písemně informovat administrátora o nákupech realizovaných mimo RS CZ dle odst. 2 a to ve struktuře dle Čl. XX odst. 2.
4.
Administrátor je povinen veškeré nákupy uvedené v odst. 2 evidovat ve struktuře dle Čl. XX odst. 2.
5.
V případě, že dojde k nákupu komodity od jiného dodavatele dle odst. 2 a zároveň nepůjde o zboží pořizované za cenu podstatně nižší, než je obvyklá tržní cena, a podstatně nižší cena je dodavatelem nabízena jen po velmi krátkou dobu, je administrátor povinen zahájit v souladu s Pravidly zadávací řízení na nákup komodity, která byla nakoupena pověřujícím zadavatelem mimo RS CZ za nižší cenu, než je cena dodavatele, se kterým byla uzavřena na základě centralizovaně zadané veřejné zakázky rámcová dohoda či prováděcí smlouva.
Čl. XXIV Náležitosti komunikace 1.
Veškerá komunikace dle Pravidel musí probíhat elektronickými prostředky (emailem, datovou schránkou či zprávou v NEN), není-li v Pravidlech stanoveno jinak. 18
ČÁST ŠEDMÁ PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Čl. XXV Přechodná a závěrečná ustanovení 1.
Pravidla nabývají účinnosti dnem účinnosti příkazu ministra, jehož jsou tato Pravidla přílohou.
2.
Pokud zadavatel uzavřel smlouvu před nabytím účinnosti Pravidel a ukončení takové smlouvy by bylo pro zadavatele nevýhodné, nebude zadavatel povinen takovou smlouvu předčasně ukončit.
3.
V případě, že organizačním útvarům MK či pověřujícím zadavatelům vznikne potřeba nákupu komodity dříve, než bude možno čerpat plnění ze smluv uzavřených v resortním systému centralizovaného zadávání, mohou zadavatelé postupovat při uzavírání smluv mimo resortní systém centralizovaného zadávání. Mimo resortní systém centralizovaného zadávání mohou zadavatelé postupovat pouze v nezbytně nutném rozsahu tak, aby takto získané plnění pokrývalo období do okamžiku, kdy bude možnost využít plnění ze smluv uzavřených v resortním systému centralizovaného zadávání. Období, na které je smlouva uzavírána, musí být schváleno administrátorem. Pokud se jedná o smlouvu jednorázovou, není třeba schválení administrátora.
4.
Pokud budou organizační útvary MK či pověřující zadavatelé postupovat dle odst. 3 tohoto článku, musí být v nově uzavíraných smlouvách obsažena možnost ukončit je bez uvedení důvodu a bez negativních ekonomických dopadů pro zadavatele.
5.
Pokud některá z požadovaných komodit zjištěných při sběru požadavků dle Čl. XII nebude požadována shodně, nejméně dvěma pověřujícími zadavateli, nejsou centrální zadavatel či věcně příslušné útvary oprávněni tyto komodity zahrnout do konečného znění zadávacích podmínek. Pokud nebyly centrálním zadavatelem či věcně příslušným útvarem zahrnuty komodity požadované pověřujícím zadavatelem v souladu s Čl. XII do návrhu zadávacích podmínek, je tento pověřující zadavatel oprávněn při pořízení takové komodity postupovat mimo RS CZ, jelikož se nejedná o komoditu povinně nakupovanou centrálním zadavatelem v rámci RS CZ.
19
