PRAKTISCHE HANDLEIDING
GEMEENTE BEKKEVOORT
2
INLEIDING
3
HOOFDSTUK 1: VOOR HET EVENEMENT
4
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Wat Waar Geluid en licht Promotie Verzekeringen Veiligheid Vergunningen Geldzaken
HOOFDSTUK 2: DE DAG ZELF 1. Inrichting zaal/terrein 2. Aandachtspunten veiligheid
5 6 7 8 12 13 17 21
24 25 28
HOOFDSTUK 3: NATRAJECT
33
NOODNUMMERS
36
NOTITIES
37
3
Fuiven en evenementen maken reeds jaren deel uit van de jeugdcultuur. Heel wat jongeren gaan er graag naartoe om zich te ontspannen en leeftijdsgenoten te ontmoeten. Voor de organisatoren is het vaak een leerschool en verenigingen spijzen hun kas met fuiven. Toch is er ook een keerzijde aan de medaille. Fuiven en evenementen zorgen soms voor heel wat spanningen bij de buurtbewoners, ongerustheid bij de ouders en opvoeders… Geluidsoverlast, vervuiling, vandalisme en verkeersdrukte zijn slechts enkele voorbeelden die kunnen voortvloeien uit fuiven en evenementen. Als organisator moet je je echter niet alleen daarover zorgen maken: een hoop reglementen, wetten, aanvragen en vergunningen maken een evenement organiseren niet gemakkelijk. Duizend-en-één dingen moeten gebeuren: een zaal reserveren, verzekeringen afsluiten, SABAM aanvragen, affiches en folders laten drukken, drank bestellen… Zonder hulp is het dan ook niet moeilijk om in de wirwar van organisatorische aspecten te verdwalen. Om u als organisatie bij te staan heeft de gemeente Bekkevoort een evenementengids opgesteld. Deze gids wil een hulp zijn bij het inrichten en organiseren van evenementen. Het is een resultaat van een samenwerking tussen alle betrokkenen en bevat inlichtingen over de te volgen reglementen en nuttige tips bij praktische organisatie.
4
5
Vooraf Een evenement kan zowel een concert, een fuif als een groot festival met duizenden bezoekers zijn. Uiteraard vergt het ene een totaal andere voorbereiding dan het andere. Daarom is het van belang dat je onderling eerst heel goed uitmaakt wat je precies wil organiseren: - Hoeveel publiek willen we bereiken (schaalgrootte)? - Welk financieel resultaat willen we halen (winst, break-even…)? - Welk publiek willen we aantrekken (jongeren, volwassenen, gezinnen…)? - … Bij het organiseren van een evenement kan je doorgaans best te werk gaan zoals bij het organiseren van andere activiteiten: - In een goede brainstorm laat je alle creatieve ideeën los, zonder beperking. - Op basis van een goede discussie wordt de (financiële) haalbaarheid van ideeën ingeschat en keuzes gemaakt. - Vervolgens wordt een goede strategie opgesteld i.f.v. de realisatie. - Aan het einde hou je een grondige evaluatie.
Selectie van artiesten en dj’s De beste plaats om een selectie van artiesten te doen is vanuit het publiek. Uiteraard leg je ook best een goed netwerk aan van collega-programmatoren die je ook informatie kunnen geven over hoe bepaalde optredens waren, hoe goed de groep was, hoeveel publiek er op af kwam… Volgende checklist kan je helpen bij het kiezen van een groep of dj voor je evenement: - Het genre is afgestemd op het beoogde publiek. - De band of dj kan voldoende lang blijven boeien (genoeg materiaal). - Deze naam op de affiche zal voldoende publiek lokken. - De vraagprijs staat in relatie tot de (artistieke) waarde. - De technische vereisten voor de groep zijn haalbaar. - Deze groep/dj treedt in de weken voor het evenement niet in dezelfde buurt op. - De groep/dj heeft voldoende live ervaring en de optredens zijn steeds goed.
6
Waar je iets organiseert, zal sowieso beïnvloed worden door wat je wilt organiseren. Een festival of fuif met 3000 bezoekers zal je nooit in je eigen tuin opzetten. Bij de keuze van de plek waar je iets organiseert kunnen heel veel verschillende parameters meespelen. En dan hebben we het nog even niet over de haalbaarheid en de beschikbaarheid (dat zijn hoe dan ook noodzakelijke voorwaarden), maar wel over een aantal wettelijke aspecten zoals milieuvergunningen en dergelijke meer.
Een geschikte locatie Zaal: -
-
Een zaal dien je tijdig te reserveren. Ga na of de zaal voldoende is uitgerust (elektriciteit, capaciteit, akoestiek, veiligheid…) Sluit ook steeds vooraf een contract af met de zaaluitbater en vraag het huishoudelijk reglement. Maak steeds duidelijke afspraken om later betwistingen te voorkomen. Wie is voor wat verantwoordelijk? Wat was er stuk voor het begin van de fuif? Vraag een rondgang van de zaal aan, voor en na de fuif, om samen te bekijken wat de situatie van de zaal is. Voor een fuif in een zaal, ben je er als organisator toe verbonden om minstens 2 maanden vooraf een meldingsformulier in te dienen bij het college van burgemeester en schepenen (formulier beschikbaar op website).
Openlucht / tent: - Zoek een geschikt terrein en eventueel degelijke tenten. Niet elk terrein is geschikt voor het organiseren van een evenement. - Voor een evenement in een tent is een plaatsingsattest van de verhuurder van de tent noodzakelijk. - Je kan het beste podiumelementen en toiletcabines huren. - Voor een evenement in openlucht of in een tent, heb je altijd toestemming nodig van de burgemeester. Deze toelating dient door de organisatoren minstens 6 maanden vooraf, schriftelijk aangevraagd worden bij het college van burgemeester en schepenen.
7
Algemeen Degelijk licht en geluid zijn cruciaal voor het welslagen van een evenement. Zonder een degelijke geluidsversterking zal de band of dj ontevreden zijn en een ontevreden band geeft zelden een goed optreden. Ook het publiek heeft nood aan een goede klank om echt in de sfeer te geraken. Licht is minstens even belangrijk. Een fantastische lichtshow geeft de duidelijke meerwaarde aan een evenement. Als je als organisator je bezoekers in een specifieke sfeer wilt, zal je naast de geluidsversterking ook veel aandacht moeten besteden aan het licht en de aankleding.
Welk materiaal heb je nodig Aangezien licht- en geluidsinstallaties een gespecialiseerde kennis vereisen, is het voor een organisator niet altijd makkelijk om hier mee om te gaan, om te beslissen wat er nu wel of niet nodig is en wat de juiste prijs is voor specifiek materiaal. Je hoeft echter geen gespecialiseerde licht- of geluidstechnicus te zijn om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Een beperkte basiskennis en stevige portie gezond verstand volstaan. Als je zelf niet veel van geluidsversterking kent, ben je aangewezen op de expertise van firma’s die licht- en geluidsversterking leveren. Het is verstandig om bij verschillende firma’s een offerte op te vragen als je eenmalig een evenement organiseert. Als je vaak beroep doet op geluidsfirma’s ben je doorgaans beter af als je steeds met de dezelfde firma werkt en daardoor niet alleen goede relaties opbouwt, maar mogelijks ook kortingen kan onderhandelen. Volgende informatie moet je verzamelen vooraleer je geluidsfirma’s contacteert: - De technische vereisten van elke band en dj (de technische fiches + podiumplan). - De capaciteit van de zaal. - Het verwachte publieksaantal. - Eventuele bijzondere eigenschappen van de locatie of het event. - De line-up (welke groep speelt om hoe laat). - Het tijdsschema (vanaf hoe laat is de zaal beschikbaar, eerste soundcheck…).
Contracten Contracten zijn heel belangrijk bij de organisatie van fuiven. Hierbij schuif je je als organisator in een veilige positie op voorwaarde dat de contracten degelijk zijn opgesteld en door beide partijen zijn goedgekeurd. Waar heb je een contract voor nodig? - Zaal /tent - Discobar / geluidsinstallatie en lichten - Brouwer en eventuele catering - Sponsoring Tips bij het opstellen van contracten: - Enkel meerderjarigen kunnen een contract afsluiten. Burgerrechtelijk is een meerjarige bekwaam. - Wees steeds voorzichtig met het afsluiten van contracten. Lees alles grondig na alvorens te ondertekenen. Een contract ondertekenen is zich immers volledig akkoord verklaren met alles wat er in het contract vermeld staat. 8
-
Niet alleen de prijs, maar ook de wijze van betaling, schadevergoeding, bijkomende afspraken en dergelijke dienen opgenomen te worden in het contract.
Goed om te weten De gemeente Bekkevoort en de provincie Vlaams-Brabant hebben een eigen uitleendienst waar je geluidsmateriaal kan ontlenen aan een goedkope prijs. Bij de gemeente Bekkevoort is enkel een kleine muziekinstallatie te ontlenen. Let wel, bij dit materiaal wordt geen geluidstechnicus geleverd. Je doet er goed aan om, als je zou overwegen om met materiaal van de provincie te werken, dit goed af te spreken met de band of dj die komt draaien zodat eventueel de technicus van de band kan zorgen dat al het materiaal goed opgesteld raakt en alles correct bediend wordt.
9
Algemeen Een evenement met een geweldige programmatie op een geweldige locatie dat perfect georganiseerd is, maar waarvoor geen goede communicatie gebeurde, schiet zijn doel voorbij. De communicatie en promotie van je evenement is even belangrijk als de artistieke programmatie. In het welslagen van promotionele acties zijn twee elementen doorslaggevend. Het eerste is een zeer doordacht communicatieplan. Wanneer gaan we communiceren, naar wie gaan we welke boodschap brengen, welk effect willen we veroorzaken met onze communicatie? Het tweede is de communicatiemix die je inzet. Een goede communicatiemix is steeds op maat gesneden van je doelgroep (en het beschikbare budget) en bereikt de juiste mensen met dezelfde boodschap via verschillende kanalen (online, offline, geschreven pers, radio, tv, advertenties, affiches…) in een juiste periode.
Communicatieplan Elk communicatieplan vertrekt van een grondige analyse. Dit begint met dezelfde analyse als diegene die je maakte voor de organisatie en de programmering van je evenement: - Op welke doelgroep mikken we? - Hoeveel volk moet er minimaal zijn / kan er maximaal binnen? - Welke soorten van mensen zijn (mogelijks) geïnteresseerd in de programmatie die we staan hebben op ons event? - Via welke kanalen kunnen we die mensen het beste bereiken (affiches, flyers, online…) Eens je goed weet wat je doelgroep is, kan je een analyse maken van hoe die doelgroep zich gedraagt. Welke media lezen ze, horen ze, bekijken ze, waar brengen ze graag in vrije tijd door, waar geven ze hun (zak)geld aan uit…? Al die elementen zal je elke stap van de ontwikkeling en de uitvoering van je communicatieplan en communicatiemix in je achterhoofd moeten houden. De kern van een communicatieplan is een goede retroplanning. Retroplannen of achteruit plannen is een systeem waarbij je elke stap in het communicatieplan chronologisch plant, vertrekkend vanaf de datum van het evenement. Er zijn op het internet heel wat projectplanningstools te vinden die het opmaken van een retroplanning een stuk makkelijker maken.
Communicatiemix Er bestaat niet zoiets als de perfecte communicatiemix. Als algemene regel kan je wel stellen dat uitsluitend werken via één communicatiemiddel doorgaans niet de beste resultaten oplevert. Uiteraard zijn betalende advertenties meestal niet goedkoop en voor heel wat organisaties niet haalbaar. Maar misschien kan je wel opgenomen worden in een kalender die in diezelfde media gepubliceerd wordt en kost je dat niks. Hieronder geven we een overzicht van de belangrijkste onderdelen van een communicatiemix: 1. Internet Het vertrekpunt voor de meeste mensen zal internet zijn. Internet is gratis, biedt interactieve mogelijkheden, is makkelijk, bereikt veel mensen en lijkt daarom de ideale 10
manier om snel veel mensen te bereiken. Dit is tegelijk de kracht en het gevaar van het internet? Iedereen maakt immers reclame via het internet en via mail en mensen zijn er bijna immuun voor geworden. Het komt er dus op aan om op alle plaatsen tegelijk aanwezig te zijn. Wat daarvoor kan helpen zijn websites die je toelaten om je informatie op één plaats in te voeren en zo meteen zichtbaar te maken op heel wat plaatsen. Zo kan je bijvoorbeeld je twitter- en facebookprofiel aan elkaar koppelen om te zorgen dat op beide dezelfde informatie zichtbaar is. In elk geval is het belangrijk om in golven te communiceren en de online promotie aan te houden tot aan het evenement zelf. Een bijzonder handig hulpmiddel is de UiTdatabank. Via een enkel eenvoudig invulformulier op www.uitdatabank.be komt je activiteit gelijktijdig terecht op verschillende websites, waaronder de websites van UiTinVlaanderen, CJP, Sherpa, kranten en gemeenten. Let op: je mag niet zomaar om het even wie een mail sturen. De wetgeving zegt dat je maar mails mag sturen naar die mensen die daar schriftelijk hun toestemming voor gegeven hebben. Bovendien moet je elke keer dat je massamail de deur uitstuurt ook een vermelding gebruiken dat mensen zich ten allen tijde uit je mailinglijst kunnen laten schrappen. Stuur nooit een mail rond met alle adressen in het “Aan”-veld. Het is veel beter om het “BCC”-veld te gebruiken, zo krijgt niet iedereen alle e-mailadressen te zien. Goed om te weten Tips voor emailmarketing: - Stuur je mails op dinsdag, woensdag of donderdag. - Persoonlijke mails aan particulieren stuur je best tussen 17u00 en 20u00. - Hou het onderwerp korter dan 50 tekens. - Gebruik veel hyperlinks in je tekst. - Verstuur nooit bijlagen. - Kom onmiddellijk ter zake. - Zorg dat je eerste call-to-action zichtbaar is zonder te scrollen. - Hou je database up-to-date. - Verstuur geen mails in de vorm van reclameaffiches. - Personaliseer de “Van”-naam in je uitgaande mail. - Plaats geen antwoordformulier in een mail, maak een formulier op een webpagina. - Vermijd het woord ‘gratis’, zeker in het onderwerp. - Geef alleen duidelijke, relevante en correcte informatie. - Volg je mailcorrespondentie goed op, antwoord snel. - Test op een klein testpubliekje of je mail juist en goed toekomt. - Besteed bijzonder veel aandacht aan het onderwerp van de mail, test welk onderwerp best werkt. - Lees altijd alles drie keer na om te zien of de inhoud klopt en er geen taal- en spellingsfouten in staan. - Voor mailings van meer dan 100 adressen gebruik je beter een mailinglistprogramma dan je standaard mailprogramma. 2. Affiches en flyers Affiches en flyers drukken is relatief goedkoop en wordt daarom ook voor quasi elk evenement gedaan. Wat moet je zeker op een affiches vermelden: - Wat er georganiseerd wordt - Wanneer (datum en aanvangsuur) - Waar (zaal en gemeente) - Wie (discobar, groep…) voor de muziek zorgt
11
-
Wie het organiseert De toegangsprijzen Eventuele sponsors Vermeld ook steeds een verantwoordelijke uitgever. Dat moet een meerderjarige inwoner van België zijn (ook voor vzw’s). Gebruik zijn/haar domicilieadres en niet dat van de organisatie. Vzw’s moeten ook hun naam met maatschappelijk zetel vermelden.
Je moet een aanplakkingtaks betalen voor affiches die groter zijn dan 1 m². Voor deze affiches geldt een aanplakkingtaks van € 0,50 per m². Het gaat hier om affiches die groter zijn dan formaat A0 (formaat 84,1 x 118,9 cm). A0 is dus nog vrijgesteld van aanplakkingtaks. Als de affiche groter is dan 1 m² maar de activiteit heeft een zeer duidelijk en strikt liefdadig of menslievend doel, dan is de affichetaks niet verschuldigd. Activiteiten van het jeugdwerk vallen hier in principe niet onder, tenzij de opbrengst integraal aan een goed doel geschonken wordt. Je moet dan wel vermelden ‘Vrij van zegel volgens art. 198/7 van het wetboek der met het zegel gelijkgestelde taksen’. 3. Borden langs de openbare weg Er worden nog steeds heel wat borden langs de weg geplaatst om een fuif, concert, festival… aan te kondigen. Als ze strategisch geplaatst zijn, kunnen ze heel wat visibiliteit voor je evenement opleveren. Maar zomaar ergens een bord neerplanten, is uit den boze. Meestal moet je toelating vragen aan de gemeente of provincie (zie “vergunningen” op p 15).
12
Ook al neem je als organisator de nodige voorzorgen, toch kan er altijd iets misgaan. Om je in te dekken tegen de verschillende risico’s die aan het geven van een fuif of evenement verbonden zijn, kan je vooraf een aantal verzekeringen afsluiten. Verzekeringen zijn niet alleen een zaak voor de organisator, ook de zaaluitbater heeft bepaalde verplichtingen. Brandverzekeringspolis
Objectiviteitverzekering
Burgerlijke aansprakelijkheid
Contractuele aansprakelijkheid
Alle risico’s
Lichamelijke ongevallen
Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een brandverzekeringspolis werd afgesloten. In het contract moet de zaaluitbater duidelijk vermelden dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ ten aanzien van de inrichters van de fuif. Als dit niet het geval is, moet men zelf een verzekering afsluiten. Door de wet van 30 juli 1979 betreffende de preventie van brand en ontploffing en de aansprakelijkheid in dergelijke gevallen moet de inrichtingen die toegankelijk zijn voor het ruim publiek verzekerd zijn voor schade ten gevolge van brand of ontploffing. Deze verzekering is verplicht. Indien de eigenaar van de zaal er geen heeft of je een fuif organiseert op eigen locatie, moet je zo een verzekering afsluiten. Het is raadzaam om een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid (B.A.) af te sluiten. Als organisator kan je immers aansprakelijk gesteld worden voor de schade die voortvloeit uit jouw activiteit en jouw vereniging of jijzelf kan voor de schade opdraaien. Naast de B.A. bestaan er verzekeringen Contractuele Aansprakelijkheid (C.A.). Met deze verzekering kan schade aan ‘toevertrouwde zaken’ of schade die niet door de brandpolis gedekt is, verzekerd worden. Via de verzekering ‘alle risico’s’ kan je voorwerpen laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme, diefstal… Zowel eigen materiaal als gehuurd materiaal kan verzekerd worden. Een verzekering ‘lichamelijke ongevallen’ voor je helpers en jezelf als organisator kan nuttig zijn indien er iets gebeurt tijdens de opbouw, afbraak van de fuif of tijdens de werkzaamheden op de fuif.
Verzekeringen ontlasten je niet van alle schuld. Je dient ervoor te zorgen dat je organisatie goed is opgezet en dat het risico zo klein mogelijk wordt gehouden. De schade mag niet te wijten zijn aan eigen schuld, actieve daad of nalatigheid. Contacteer zeker een goede verzekeringsagent, die je duidelijk kan uitleggen wat je polis wel en niet dekt. Weeg de opportuniteit van een verzekering ernstig af aan de hand van de plaats en soort activiteit, het verwachte aantal deelnemers… Je start best met het verzekeren van de zwaarste risico’s en vul dit indien nodig aan met verzekeringen voor de minder zware risico’s. Bemerkingen voor de verenigingen: binnen de groepspolis van je vereniging zijn reeds een aantal zaken gedekt. Vraag na bij je koepelorganisatie of verzekeringsagent. Breidt desnoods een bestaande polis uit. Dubbel verzekeren is onnodig. 13
Veiligheid is een van de prioriteit bij het organiseren van een evenement. Organisatoren besteden meer en meer aandacht aan het security-aspect. Ze nemen de nodige preventieve maatregelen om het risico op overlast en verstoring van de openbare orde zo klein mogelijk te houden. Maar minstens even belangrijk is de creatie van een veilige omgeving, de zogenaamde ‘safety’ die het risico op ongevallen, brand… zo veel mogelijk beperkt. Wij raden daarom aan om, zeker bij grotere evenementen, te streven naar een geïntegreerd veiligheidsplan, waarin beide aspecten vervat zitten.
Risicoanalyse en veiligheidsplan Een geïntegreerd veiligheidsplan bestaat uit een grondige analyse en een aantal concrete maatregelen die de veiligheid op je evenement zoveel mogelijk moeten garanderen. Naast een duidelijk en volledig actieplan, is ook de samenwerking met de verschillende partners een groot pluspunt. Je stelt zo een plan namelijk niet alleen op, maar wel samen met de verschillende actoren die met je evenement te maken hebben: de politie, de brandweer, de gemeente… Door de krachten te bundelen zal niet alleen het resultaat beter zijn, ook de communicatie tussen de verschillende partners zal doorgaans beter verlopen. Ook voor kleinere evenementen, is het nuttig dat je vooraf een risicoanalyse maakt en een aantal preventieve maatregelen in het veiligheidsplan opneemt. Hieronder volgen enkele voorbeelden van maatregelen die opgenomen worden in een veiligheidsplan. Organisatorische maatregelen Goede afspraken met de medewerkersploeg zijn cruciaal. Een lijst opstellen met verantwoordelijken tijdens de fuif houdt meer in dan mensen aanduiden voor tap en inkom. Zo moet er ook een ploeg stand-by zijn voor allerhande klussen (bv. vrijhouden van de nooduitgangen, technische problemen oplossen, interventie bij vechtpartijen, EHBO-taken, het bijvullen van dranken en toiletpapier). Zorg er ook voor dat de dj’s, geluidstechnici en eventueel de artiesten op de hoogte zijn van gemaakte afspraken. Zeker in het geval van een eventuele evacuatie kunnen zij een erg belangrijke rol spelen. In het veiligheidsplan kan je volgende zaken opnemen: - Een draaiboek + duidelijke taakverdeling van alle medewerkers. - Afspraken rond interventie (vechtpartijen, evacuaties…). - Intern regels (bv. geen drank mee naar buiten, geen drugs…) - Maatregelen rond diefstalpreventie. - Organisatie parking. - Afronding van het muziekfeest. Fysische en bouwkundige maatregelen Enkele voorbeelden van maatregelen op dit vlak: - Pictogrammen aanbrengen die de vluchtwegen aangeven. - Ramen en deuren moeten vrij zijn in geval van brand… maar toch voldoende beveiligd. - De keuze van de plaats van de toog, discobar, inkom, vestiaire is een erg belangrijk element in het kader van de sociale controle (geen verborgen hoeken) en het voorkomen van publieksconcentraties. 14
-
Nadar plaatsen waar het noodzakelijk is. Voldoende licht voorzien, ook buiten op de parking. Het vragen van technopreventief advies aan de politie.
Elektronische maatregelen Je kan eventueel elektronische hulpmiddelen inschakelen om de veiligheid of het veiligheidsgevoel op je evenement te verbeteren. Overdrijf echter niet en let erop dat je je niet bezondigt aan Big Brother-praktijken! De maatregelen die je neemt moeten in verhouding staan tot de omvang van het evenement en de doelstellingen die je wilt bereiken. - Webcams of digitale camera’s zijn zelden echt nodig, soms kan je met nepcamera’s of camera’s zonder videotape hetzelfde effect bereiken. - Intern communicatienetwerk via gsm’s (of walkie-talkies). Meldingsmaatregelen Politieaanwezigheid op een fuif of evenement kan beter de uitzondering blijven dan een regel worden. De politiediensten zijn wel partners in de preventieve aanpak, maar hun effectieve tussenkomst is in principe alleen noodzakelijk als sluitstuk, met name op het ogenblik dat er moet opgetreden worden tegen excessen of personen met onaanvaardbaar of gewelddadig gedrag. Samenwerking met de politie houdt onder meer in: - Hen op voorhand verwittigen. - De namen van de contactpersonen/verantwoordelijken doorgeven. - Oproep- en interventiescenario’s afspreken (vanaf welk moment is interventie noodzakelijk?), afspraken over sluitingsuur…
Brandveiligheid Elke ruimte die gewoonlijk voor het publiek toegankelijk is en waar 50 of meer personen tegelijk toegelaten zijn, moet voldoen aan wettelijke vereisten op vlak van brandveiligheid. Dat alleen leden of betalende gasten binnen mogen, maakt geen verschil. Zorg er dus voor dat de zaal waarin je je evenement organiseert, veilig is en dat alle mogelijke maatregelen genomen zijn om brand en ontploffing te vermijden. Als je zelf de uitbater bent van je jeugdhuis, concert- of fuifzaal, moet je er zelf voor zorgen dat je alle wettelijke bepalingen naleeft. Als je een zaal huurt, is het in principe de uitbater of verhuurder die ervoor moet zorgen dat de zaal veilig is. Hoe je de zaal gebruikt (bv. meer mensen binnen laten dan maximaal toegelaten) blijft je eigen verantwoordelijkheid. Vraag dus zeker na wat er wel en niet mag, en wat de maximale capaciteit van de zaal is. Naast federale wetgeving omtrent brandveiligheid, heeft de gemeente een heel belangrijke verantwoordelijkheid. Zo ligt de eindverantwoordelijkheid voor de brandveiligheid bij de burgemeester. In principe is het burgemeester die, op advies van de brandweercommissaris, een vergunning aflevert. Goed om te weten - Elke zaal moet over een brandveiligheidattest beschikken waarin staat hoeveel personen er maximaal zijn toegelaten. - Niet alleen zalen, maar ook tenten moeten aan bepaalde brandveiligheidsvoorschriften voldoen (aantal uitgangen, maximum aantal aanwezigheden, nooduitgangen en signalisatie ervan, aantal brandblusapparaten, veiligheidsverlichting, voldoende bereikbaar voor nooden veiligheidsdiensten…)
15
-
-
-
Het maximaal aantal toegelaten personen wordt steeds in functie gesteld van drie criteria: o Het aantal cm nuttige evacuatiebreedte: regel is 1 cm/persoon, met een minimale breedte van 80 cm. o Het aantal uitgangen. o De netto-oppervlakte (is de oppervlakte die beschikbaar is voor het publiek). Zorg dat de evacuatievoorzieningen in orde zijn. In het brandweerverslag worden bepalingen vastgelegd van het aantal uitgangen in functie van het maximum aantal toegelaten personen en de af te leggen evacuatieafstand. Er wordt niet alleen bepaald wat er intern minimaal aanwezig moet zijn voor een vlotte evacuatie, ook de inplanting van het gebouw en de toegangswegen moeten voldoende mogelijkheid bieden aan de hulpverleners. Dit om in geval van een brand of ernstig ongeval efficiënt en veilig te kunnen optreden. Inrichtingen die over een milieuvergunning beschikken (ingedeelde inrichtingen) zijn normaal in orde met de voorschriften in verband met brandveiligheid. Voor fuiven in tenten kan je best via de burgemeester contact opnemen met de brandweercommandant in de regio. Uit het verslag van de brandweer zal blijken hoeveel personen er maximum toegelaten zijn. Het verslag bevat eventueel ook richtlijnen i.v.m. brandblussers, pictogrammen, nooduitgangen…
Security Bij sommige feesten is het nuttig of zelfs nodig om mensen in te zetten die de boel in het oog houden. De tijd dat je de plaatselijke boksclub in ruil voor een bak bier en wat gratis kaarten kon vragen om de ‘beveiliging’ te doen, is al lang voorbij. De wetgeving omtrent bewakingsdiensten wordt geregeld in de Wet van 10 april 1990 tot regeling van de private en bijzondere veiligheid. Deze werd in 1999 en 2010 ingrijpend bijgestuurd. De wet is erg gedetailleerd en bovendien bestaat er heel wat onduidelijkheid over wat nu precies mag en niet mag. Goed om te weten Sinds 2010 geldt een aantal nieuwe securityverplichtingen voor de beheerders van cafés, bars,… en organisatoren van fuiven. Begin maart 2011 overliep en verduidelijkte de minister via een omzendbrief de nieuwe regels. Die zijn overigens niet van toepassing op concerten en festivals (zonder dans), enkel op fuiven en andere dansgelegenheden. Het betreft ook voornamelijk nieuwe verplichtingen t.a.v. de private bewakingsondernemingen en interne bewakingsdiensten. Belangrijkste nieuwigheden zijn: - Verplichte aanwezigheid van een bewakingsovereenkomst. - Soms verplichting van een postchef. - Specifieke opleiding tot postchef (enkel voor professionele security). - Verplichte aanwezigheid op dansgelegenheid van kopie toestemming burgemeester om vrijwilligers te mogen inzetten + persoonsgegevens van deze vrijwilligers. - Registratie van bewakingsagenten met aanduiding begin en einde van de bewakingsopdracht. - Bekendmaking verzekering burgerlijke aansprakelijkheid van de bewakingsonderneming.
16
EHBO Een EHBO-koffer met wat pleisters, verbanden, ontsmettingsmiddel en dergelijke moet je altijd bij de hand hebben als je iets organiseert. Naarmate het evenement groter, uitgebreider of ‘gevaarlijker’ wordt, groeit het belang om ook een echte EHBO-post te voorzien. Je kan dit zelf voorzien, maar zorg dan dat er genoeg medewerkers aanwezig zijn met voldoende kennis en ervaring op vlak van EHBO. Vaak is het interessanter om dit uit te besteden aan organisaties zoals Rode Kruis, Levenskruis… die tegen een faire vergoeding zullen instaan voor de opvang van mogelijke gewonden en zieken. De beslissing om een EHBO-post te voorzien neem je best na een risicoanalyse en in overleg met de burgemeester en de hulpdiensten. Criteria daarbij zijn o.a. het type evenement, de afstand tot het dichtstbijzijnde ziekenhuis, het verwachte publiek… Enkele richtlijnen voor het bepalen of je al dan niet een EHBO-post voorziet: - Vanaf 750 bezoekers doe je best een beroep op de deskundigheid van het Rode Kruis, het Vlaamse Kruis of een medische post. - Vanaf 2000 personen is de burgemeester bevoegd. Hij beslist hoeveel en welke medische middelen worden ingezet. - Voor grote evenementen kan je advies inwinnen bij de Provinciale Commissies voor Dringende Medische Hulpverlening. Wanneer je geen EHBO-post nodig acht, hang dan op zijn minst een lijst uit met noodnummers (brandweer, politie, medische spoeddienst, antigifcentrum, dokter van wacht, brandwondencentrum…) en zorg dat je EHBO-koffer in orde is!
17
SABAM Heel vaak is diegene die de muziek live brengt of afspeelt niet dezelfde als diegene die de muziek componeerde en/of de tekst schreef. Daarom is er naast de vergoeding voor het optreden of de dj-set ook een vergoeding voor het spelen van auteursrechtelijke beschermde muziek. Zodra je op een of andere manier muziek gebruikt van auteurs of componisten die aangesloten zijn bij een auteursvereniging in een activiteit die publiek toegankelijk is, moet je SABAM betalen. Ook een avond enkel toegankelijk voor leden of genodigden valt onder deze regel. Enkel familiefeesten zijn vrijgesteld (als er geen inkom gevraagd wordt). Het komt dus zelden voor dat je bij optredens of fuiven helemaal geen SABAM moet betalen. Je dient minimum 10 werkdagen op voorhand SABAM schriftelijk op de hoogte te brengen van je activiteit. De aanvraagformulieren kan je downloaden van de website van SABAM of online je aangifte doen. Verzuim je aangifte te doen, dan riskeer je een procesverbaal. Sabam oefent regelmatig controles uit. Laattijdige betaling worden beboet via een fikse verhoging van 30% van de rechten die je moet betalen. Meer info en formulieren: www.sabam.be
Billijke vergoeding Een Billijke Vergoeding is een vergoeding voor de vertolkers van de muziek. Hier betaal je voor het werk van de vertolkers i.p.v. de auteurs van de muziek. Men kan een jaarlijks tarief betalen of per 24u, een tijdelijk tarief. Deze bovenstaande tarieven zijn nog onder te verdelen in drie groepen: basistarief, tarief met drank en tarief met en zonder dans. Let zeker op wat je invult op het aangifteformulier, want voor elke type is er een ander tarief. Wat dien je zeker te doen voor de billijke vergoeding? - Navragen bij de zaaluitbater of hij een jaarlijks tarief betaald van de billijke vergoeding. Zo ja, dan hoef je dit niet meer te betalen. Indien dit niet het geval is, ben je verplicht om een tijdelijk tarief te betalen. - Bij een fuif op eigen locatie moet je steeds zelf de billijke vergoeding aanvragen en betalen aan de hand van het tijdelijk tarief. De aangifte moet minstens 5 werkdagen op voorhand bij het bureau van Billijke Vergoeding zijn. Betaal je niet, dan riskeer je een boete van 15% bovenop je tarief met een minimum van € 99,16. Een aanvraagformulier is te bekomen via de website van Billijke vergoeding: www.bvergoed.be
Milieuvergunning en geluidsnormen In de bestaande wetgeving zijn een aantal algemene bepalingen geldig waarmee je zeker rekening dient te houden. In de eerste plaats is er de algemene milieuzorg waarbij iedereen geacht wordt steeds de nodige maatregelen te treffen om schade, hinder en zware ongevallen te voorkomen (ongeacht de verleende vergunning). 18
VLAREM Vanaf 1 januari 2013 wordt er geen onderscheid meer gemaakt tussen kleine (<100 m²) en grotere ruimten. De indelingsrubriek ‘dansgelegenheid’ wordt vervangen door ‘muziekactiviteiten’. Het oude KB van 24 februari 1977 wordt integraal in de nieuwe VLAREM opgenomen. In de nieuwe VLAREM heeft men gekozen voor 3 categorieën. Als je een muziekactiviteit organiseert dan is de belangrijkste vraag: ‘Hoe hoog is het maximale geluidsniveau dat we nodig hebben?’. Goed om te weten is dat een evenement in openlucht of in tent altijd onder categorie 1 valt, en dat er dus altijd uitzonderingen kunnen/moeten worden aangevraagd bij het college van burgemeester en schepenen. Categorie 1: geluidsniveau 85 dB(A)LAeq, 15 min Verplichtingen voor de organisator: - Geen verplichte metingen - Melden is niet verplicht Categorie 2: geluidsniveau 85 dB(A)LAeq, 15 min en 95 dB(A)LAeq, 15 min De normen: - Het geluidsniveau is hoger dan 85 dB(A)LAeq, 15 min en kleiner of gelijk aan 95 dB(A)LAeq, 15 min. Er wordt gemeten ter hoogte van de mengtafel of andere representatieve meetplaats. - Handhaven en meten: er mag getoetst worden aan 102 dB(A)LAmax, slow. Enkel als die drempel overschreden wordt, wordt er gecontroleerd op de 95 dB(A)LAeq, 15 min-norm. Verplichtingen voor de organisator: - Het geluidsniveau wordt verplicht gedurende de volledige activiteit (elektronische versterkte muziek + achtergrondgeluid in de inrichting) gemeten of men maakt gebruik van een begrenzer (limiter) die zo afgesteld is dat de norm gerespecteerd wordt. - Duidelijke visuele indicatie van het geluidsniveau, minstens zichtbaar voor de verantwoordelijke(n). Uitzondering: - Je kan aan het college van burgemeester en schepenen een toelating vragen tot maximaal 100 dB(A)LAeq, 60 min voor activiteiten tussen 12u en middernacht die maximaal 3 uur duren. - OF: je kan aan het college van burgemeester en schepenen een toelating vragen tot max. 100 dB(A)LAeq, 60 min voor maximaal 12 gelegenheden per jaar (die dus langer duren dan 3u of na middernacht doorgaan). Categorie 3: geluidsniveau 95 dB(A)LAeq, 15 min en 100 dB(A)LAeq, 60 min De normen: - Het geluidsniveau is hoger dan in de andere categorieën en kleiner of gelijk aan 100 dB(A)LAeq, 60 min en wordt gemeten ter hoogte van de mengtafel of andere representatieve meetplaats. - Handhaven en meten: er mag getoetst worden aan 102 dB(A)LAeq, 15 min. Enkel als die drempel overschreden wordt, wordt er gecontroleerd op de 100 dB(A)LAeq, 60 min-norm.
19
Verplichtingen voor de organisator: - Het geluidsniveau wordt gedurende de volledige activiteit (elektronisch versterkte muziek + achtergrondlawaai in de inrichting) gemeten en geregistreerd. - Duidelijke visuele indicatie van het geluidsniveau minstens zichtbaar voor de verantwoordelijke(n). - Registeren verplicht, logfile 1 maand bewaren. - Verplicht gratis ter beschikking stellen van oordopjes voor het publiek. - Aanvulling huidige VLAREM-voorschriften met betrekking tot een akoestisch onderzoek en opmaak van een geluidsplan voor inrichtingen met een vaste permanente geluidsinstallatie.
Tapvergunning of vergunning sterke drank Er is geen vergunning meer nodig voor bieren, wijnen, mousserende en andere gegiste dranken en tussenproducten zoals porto, sherry en Martini. Sinds 7 januari 2006 is het de gemeente die beslist of en onder welke vorm ze een vergunning voor het schenken van sterke drank aflevert. Wat zegt de wet? - Je mag geen ‘dronkenmakende’ dranken schenken aan minzestienjarigen. Dat wil zeggen dat minzestienjarigen geen alcohol mogen drinken in welke vorm dan ook (pintjes, wijn…). - Voor sterke dranken, alcoholpops inbegrepen, ligt de leeftijdsgrens op achttien jaar. - Alcohol schenken aan iemand die zichtbaar dronken is, mag niet. Als de dronken persoon minderjarig is, dan wordt de normale straf verdubbeld. - Het is ook strafbaar om een uitdaging die leidt tot dronkenschap voor te stellen of te aanvaarden.
Vergunning voedingsmiddelen Voor ‘eenmalige’ evenementen zonder handelskarakter heb je geen vergunning ‘tot het fabriceren en/of in de handel brengen van voedingsmiddelen’ nodig. Ook als je een beroep doet op een hotdogkraam, frituuruitbater of cateringbedrijf, hoef je als organisator niet voor deze vergunning te zorgen, de verkoper moet dit voor zijn rekening nemen.
Meldingsplicht gemeente en politie Wie een evenement of fuif wil organiseren, moet dit minstens 2 maanden vooraf melden aan het college van burgemeester en schepenen. Grote evenementen in openlucht worden minstens 6 maanden vooraf gemeld. Grote evenementen vallen onder het veiligheidsconvenant, deze krijgen bijkomende richtlijnen. Na ontvangst van de goedkeuring aanvraag door het schepencollege, wordt het meldingsformulier via de gemeente doorgegeven aan de politie (en bevoegde instanties zoals brandweer). Hierdoor is er preventief toezicht mogelijk. Het meldingsformulier vindt u terug op de website van de gemeente Bekkevoort: www.bekkevoort.be/fuiven.
Verkeer Je kan straten en pleinen, die tot de openbare weg behoren, niet zomaar afbakenen voor een evenement. Alles wat tijdelijke afwijkingen in het verkeersreglement veronderstelt, moet vooraf aangevraagd worden bij het gemeentebestuur. 20
Meer info: Dienst grondgebiedzaken, Marijke Vanhoofstat, 013/460.578,
[email protected]
Reclame langs de openbare weg In sommige gemeenten heb je een bouwvergunning nodig voor borden langs de weg. Gezien de meeste invalswegen gewestwegen zijn, moet je bij de provinciale dienst ‘Wegen en verkeer’ toelating vragen. Het plaatsen van panelen is alleen toegestaan: - Voor socio-culturele verenigingen - Met een maximum van 2 borden per gewestweg - Enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - Voor panelen met een maximale grootte van 0,75 m² (A0-formaat is te groot!) - Als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden…) - Als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan) De vergunning wordt meestal via de gemeente aangevraagd bij de provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaams Gewest. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna. Overtredingen worden strafrechtelijk vervolgd en beboet. Er mogen geen verkeerstekens afgebeeld zijn op de borden of affiches en fluorescerende affiches moeten op minstens 75 meter afstand van verkeerslichten geplaatst worden.
Andere vormen van publiciteit Net als op affiches, zet je de verantwoordelijke uitgever op flyers. Vermeld best ook ‘Verboden op de openbare weg te werpen’. Zo voorkom je dat de politie de verspreiding verbiedt onder het voorwendsel van milieuvervuiling. Zorg dat je present bent op andere fuiven en evenementen. Dit is vaak de makkelijkste en goedkoopste manier om de doelgroep te bereiken. Als je folders uitdeelt, let er dan op dat ze niet op de openbare weg terecht komen. Volgens het politiereglement van sommige gemeenten heb je een vergunning nodig voor het uitdelen van pamfletten. Dit systeem is omstreden in de rechtspraak, het brengt de principes van de Grondwet en van internationale verdragen in gedrang. Politiemaatregelen mogen niet met andere doeleinden dan de ordehandhaving worden uitgevaardigd. Er zijn nog een heleboel andere manieren om je fuif onder de aandacht te brengen: stickers, bierviltjes, pennen… en eventuele een geluidswagen (toelating schepencollege voor nodig). Bij een grote fuif kan je overwegen om de (regionale) pers te verwittigen en denk ook aan de vrije radio’s in de buurt. Zij kunnen het evenement aankondigen, je vergroot je kansen door vrijkaarten ter beschikking stellen.
21
De begroting Een concert of fuif organiseren doe je meestal met voorbedachten rade. Eén van de dingen die je best vooraf doet, is een goede begroting opmaken. Een begroting is eigenlijk niet meer dan een lijst met uitgaven en een lijst met inkomsten. Uiteraard probeer je ervoor de zorgen dat de verwachte inkomsten groter zijn dan de verwachte uitgaven. Uitgavenkant: - Kosten artiesten, dj… - SABAM - Billijke vergoeding - Geluidsinstallatie - Zaal - Promotie - Kosten medewerkers - Budget onverwachte uitgaven - … Inkomstenkant: - Inbreng sponsors - Verkoop inkomkaarten - Eventuele tussenkomsten in de gages door provincie… - Drankverkoop - Kaartverkoop aan de kassa - … Als je de oefening goed maakt, kan je perfect inschatten wat het ‘break-even-point’ is. Zo kan je bijvoorbeeld in de loop van de avond, louter op basis van de verkoop aan de kassa, al weten dat je zeker geen verlies zal lijden. De uiteindelijke afrekening kan je pas maken als alle facturen betaald zijn, de beloofde sponsoring of subsidies echt op de rekening staan en ook de afrekening met SABAM achter de rug is. Het is verstandig om in je begroting verschillende scenario’s uit te werken. Zeker als je voor het eerst bv. een concert organiseert, is het moeilijk om alle kosten goed in te schatten. Heel wat kosten zijn ook pas bekend als de factuur in de bus valt of de offerte werd opgemaakt. Een eerste scenario is een worst-case scenario, hierin ga je uit van een minimum aan inkomsten (bijna geen publiek) en een maximum aan uitgaven. Zo weet je welk risico op verlies je neemt. Een tweede scenario maak je zo realistisch mogelijk. Naarmate de planningsfase van het evenement vordert, worden meer en meer kosten duidelijk. Daarom is het belangrijk om regelmatig een update te maken van je begroting. Voorzie ook een kolom of extra tabel waarin je alle noteert die al gedaan zijn. Goed om te weten Volgende checklist kan je helpen om na te gaan of je de belangrijkste kosten in rekening gebracht hebt. - Programmatiekosten: o Gages van artiesten, dj… o Eventuele hotelkosten artiesten, dj… 22
-
-
-
-
-
-
-
o Vergoeding voor boekers o Catering artiesten, dj… o … Promotiekosten: o Lay-out en ontwerp affiches/flyers o Druk affiches/flyers o Verspreiding affiches/flyers o Advertenties o … Zaal/terrein: o Huur van zaal of terrein o Huur extra infrastructuur (nadar, toiletten, podium…) o Aankleding o Water- en energiekosten o … Beveiliging: o Security o Huur walkie-talkies o … Drukwerk: o Toegangskaarten, bonnetjes, polsbandjes o T-shirts voor medewerkers o Wegwijzers o … Licht & geluid: o Huur van materialen o Vergoedingen voor techniekers, … o Huur generator of extra bekabeling elektriciteit o … Vergunningen en verzekeringen: o Evenementen polis o SABAM o Billijke vergoeding o … Drank en eten: o Huur togen/koeling o Personeel o Aankoop drank o Aankoop eten
Sponsors vinden Sponsors zijn de ideale manier om de kosten van een evenement te drukken. Voor je sponsors begint te zoeken moet je jezelf en de te sponsoren activiteit op een positieve en duidelijke manier kunnen weergeven. Dit kan via een sponsordossier waar alle nodige informatie in staat. In zo een dossier maak je een korte voorstelling van jouw organisatie met contactgegevens en de persoon met wie een eventuele overeenkomst kan opgemaakt worden. Daarnaast maak je ook een duidelijke voorstelling van de activiteit met voldoende achtergrondinformatie (zoals beoogde opkomst, doelpubliek en achterliggende doelstellingen van de activiteit en de organisatie). Het laatste stuk van zo een ‘dossier’ is het sponsorvoorstel. Dit is een volledig overzicht van wat jij hen kunt aanbieden als organisatie. In dit voorstel toon je duidelijk aan wat de sponsor terugkrijgt indien hij jullie sponsort. Zo vermeld je welke informatie van de sponsor (naam en/of logo), waar (op affiches, flyers, spandoeken, Tshirts…) en in welke hoeveelheid dit gaat terechtkomen bij het doelpubliek. Hoe beter
23
je kan inschatten waar een sponsor belang aan hecht, hoe beter je hem of haar ook een ‘interessant’ voorstel kan doen.
Voorverkoop Voorverkoop is niet alleen belangrijk voor de grootte van de inkomsten waar je al voor het evenement zeker van bent, maar helpt ook de dag zelf om de stroom van mensen beter te beheersen. Als iedereen zijn ticket de dag zelf moet aanschaffen, krijg je immers gigantische files aan de kassa. Een goede voorverkoop halen is niet makkelijk. Jongeren beslissen immers vaak pas op het allerlaatste moment wat ze op een bepaalde avond gaan doen. Het is dus de kunst om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk mensen elkaar aanzetten om toch maar al een kaart te kopen. Als de plaatsen beperkt zijn en de vraag groot, kan de dreiging voor een uitverkocht concert genoeg zijn. Als die dreiging er niet is, kan een voldoende groot prijsverschil tussen voorverkoop en kassaprijs mensen toch over de streep trekken. Ga voldoende op voorhand langs bij de cafés en winkels waar je voorverkoop zou willen doen en spreek met hen af hoe een en ander praktisch geregeld moet worden. De voorverkoop kan uiteraard ook gebeuren door vrijwilligers die actief kaarten proberen te verkopen. Uiteraard moet je heel goed bijhouden wie hoeveel kaarten heeft kaarten gekregen en hoeveel geld je nog moet ontvangen.
Materiaal Als een zaal/terrein niet voldoende is uitgerust, zal het zeker nodig zijn om voor bijkomende voorzieningen te zorgen. Sommige overheidsdiensten (gemeente, provincie…) of verenigingen stellen materiaal ter beschikking. Gemeentelijke uitleendienst De gemeente Bekkevoort stelt gratis gemeentemateriaal zoals nadarhekken, activiteitencontainers, geluidsmeter… ter beschikking van verenigingen. Voorafgaandelijk moet er een schriftelijke aanvraag worden ingediend en een waarborg betaald worden. Voor meer informatie: www.bekkevoort.be/uitleendienst. Provinciale uitleendienst De provinciale uitleendienst Vlaams-Brabant stelt didactisch materiaal en audiovisueel materiaal ter beschikking. Je moet geen huurgelden betalen, maar je bent wel verplicht een verzekering af te sluiten. Meer informatie: www.vlaamsbrabant.be/uitleendienst
24
25
Aankleding en sfeer Een van de eerste stappen is doorgaans de aankleding van de zaal en het plaatsen van het podium. Al te vaak wordt er niets ondernomen om de taal of tent extra cachet te geven. Meestal loont het echter de moeite om toch wat extra werk te steken in de aankleding en de sfeer van de zaal. Let daarbij wel op brandbaarheid van de materialen die je gebruikt.
Onthaal bezoekers Zeker als je een groot evenement organiseert, moet je een goede manier vinden om de stroom van mensen te verwerken die het evenement in of uit willen. Dit betekent niet alleen dat je voldoende brede toegangswegen hebt, maar ook dat je een systeem bedenkt om mensen met een kaart te scheiden van die zonder kaart, een file aan de kassa op te vangen zonder dat heel de stroom vastloopt, de ingang de uitgang niet blokkeert of andersom, enzovoort. Een goed voorverkoop kan al een belangrijke stroom indammen omdat de mensen met een kaart onmiddellijk binnen kunnen gelaten worden en bijvoorbeeld een stempel of een bandje krijgen waarmee ze binnen en buiten kunnen. Vaak is het interessant om met verschillende kleuren bandjes te werken zodat je mensen een verschillende ‘aanduiding’ kunt geven. Bv. verschil in leeftijden voor drankbedeling (-18j: geen sterke drank); gewone bezoekers en mensen die backstage mogen… Je kan je bezoekers ook gratis oordopjes aanbieden. De nieuwe VLAREM maakt het uitdelen van gratis oordopjes soms zelfs verplicht.
Vestiaire Met een betaalde vestiaire kun je voorkomen dat mensen achteraf zonder jas naar huis gaan. Als het gebruik van een vestiaire verplicht is, dan hebben de bezoekers bovendien heel wat minder mogelijkheden om allerlei dingen mee naar binnen te smokkelen. Een vestiaire blijft best open en bewaakt tot elke bezoeker de zaal heeft verlaten. Goed om te weten Vaak wordt aan de vestiaire een boodschap opgehangen dat de organisator niet aansprakelijk gesteld kan worden voor schade of verlies. Als je de vestiaire verplicht maakt of je vraagt er geld voor, dan is deze boodschap echter zinloos. Volgens de wet heb je in dit geval immers een overeenkomst afgesloten en word je geacht deze overeenkomst goed uit te voeren. Wanneer er dan een jas beschadigd of gestolen wordt, kan de eigenaar een schadevergoeding van jou eisen. In het geval van een gratis en onbewaakte vestiaire maak je best duidelijk kenbaar dat er geen sprake is van bewaring en dat de organisator niet verantwoordelijk is voor diefstal en/of beschadiging van kledij. Zo zijn de bezoekers op de hoogte en moeten ze zelf maar uitmaken of ze het risico nemen om hun jas achter te laten in de onbewaakte vestiaire. Voorzie je een verplichte vestiaire of laat je de mensen ervoor betalen, dan kan je overwegen om een verzekering ‘vestiaire’ af te sluiten die diefstal, schade… dekt.
26
Drankbedeling Bonnetjessysteem Als je met een bonnensysteem werkt, komen slechts enkele mensen in aanraking met geld. Een ander groot voordeel is dat het de werking van de toog enorm vergemakkelijkt: het rekenwerk voor de tappers wordt beperkt en ze hoeven zich geen zorgen te maken over de voorraad aan wisselgeld. Enkele tips: - Werk met vrijwilligers die bonnen verkopen en een financieel verantwoordelijke. - Werk met vrijwilligers die je voor 100% vertrouwt. - Voorzie een aparte bonnenstand die duidelijk zichtbaar is. - Beperk het aantal soorten bonnetjes en dus ook het aanbod van dranken. - Vermijd veel voorkomende drankbonnetjes, ontwerp ze desnoods zelf of voorzie ze van een stempel. - Als er meer bonnen nodig zijn, noteer dit dan zeker. Zo kan je nadien perfect nagaan of er geen geld verdwenen is. Toog Tijdens een fuif of concert is de bar de belangrijkste bron van inkomsten. Ervaringen leren echter dat de winst vaak 20 tot 25% lager ligt dan verwacht. Er bestaan verschillende mogelijke oorzaken: - Medewerkers die drank weggeven aan vrienden of die zelf drinken zonder een drankbon in te leveren. - Slechte controle op het (her)gebruik van de bonnetjes. - Medewerkers die geen tapervaring hebben. - Te veel aangesloten vaten en geopende flessen op het einde van de fuif. Enkele tips: - Laat je vrijwilligers een tapcursus volgen. - Duid een toogverantwoordelijke aan. Deze zorgt dat de wissels tussen de tapploegen vlot verlopen en dat iedereen op de hoogte is van hoe het ‘systeem’ werkt. Hij of zij houdt ook de drankvoorraad in het oog en geeft waar nodig opdrachten om meer aan te vullen. - Maak vooraf afspraken over het aantal drankbonnen per medewerker en verdeel ze voor het evenement begint. - Maak zowel voor als na de fuif een stock op van de drank. Je kan dit best met twee medewerkers doen. Tel altijd de volle flessen en vaten en nooit het leeggoed. - Bij een groter evenement werk je met een doorgeeftoog. D.w.z. dat je een splitsing maakt tussen de mensen die tappen en de mensen die de drankjes doorgeven aan de bezoekers. Zo kan je de hele zaak beter controleren en loop je mekaar minder voor de voeten. - Voorzie genoeg ‘aanvullers’. Zij zorgen ervoor dat er tijdig en voldoende drank wordt gekoeld, dat er op tijd nieuwe vaten worden aangesloten en dat lege vaten en flessen worden afgevoerd. Zorg er ook voor dat ze gepaste kledij en handschoenen dragen voor hun veiligheid. - Je schenkt je dranken best niet te lang op voorhand in, niemand drinkt graag lauwe consumpties. Zelfs een pint in een plasticbeker moet goed gepresenteerd worden. - De kartonnen dozen voor de gebruikte drankbonnen moeten consequent gebruikt worden. Zorg ervoor dat niemand aan de bonnen kan. - Wanneer de fuif georganiseerd wordt door meerdere organisaties, neemt de kans op misbruiken toe. Het gevaar bestaat dat medewerkers zich niet echt 27
-
-
verantwoordelijk voelen voor het (eind)resultaat. De controle op de toog zal dan ook strenger moeten zijn. Je kan een toogverantwoordelijke uit een andere groep/organisatie bij de dienstdoende ploeg plaatsen. Bepaal de prijs van je consumpties in functie van de som die je verschuldigd bent aan de brouwer of de zaaluitbater. Hou er ook rekening mee dat de prijs van je consumpties mee in rekening genomen wordt bij de berekening van SABAM. Bekers zijn goedkoper en minder gevaarlijk dan glas. Herbruikbare bekers kan je vaak gratis of tegen betaling van een waarborg uitlenen bij de provincie. Voorzie tijdens het evenement een speciaal opvangsysteem om de bekers terug te krijgen of geef bijvoorbeeld een gratis bonnetje voor 50 ingezamelde bekers.
Parking Op een parking kan je geconfronteerd worden met inbraken in wagens, vandalisme, dealen van drugs, nachtlawaai… Het is echter verboden – zowel voor erkende bewakingsagenten als vrijwilligers – om op te treden op de openbare weg en dus ook de parkings die hiertoe behoren. De organisator kan wel bewaking voorzien voor parkings die niet tot de openbare weg behoren. Zo kan de burgemeester toestemming geven om een stuk van de openbare weg af te bakenen dat gebruikt mag worden als parking. Hier mogen bewakingsagenten (vrijwilligers of professionelen) wel toezicht houden, opdat wagen niet gestolen of beschadigd zouden worden. Je kan ook een parkingorganisator aanstellen, iemand die ervoor zorgt dat de toekomende wagens een plaats toegewezen krijgen. Enkele tips: - Zorg steeds dat er voldoende verlichting is en met nadarafsluiting of lint kan je zorgen voor een beter overzicht en vlottere verkeersstroom. - Door een eetkraam op de parking te plaatsen verhoog je de sociale controle. - Denk ook aan fietsers en bromfietsers, voorzie duidelijk afgebakende stalplaatsen met voldoende verlichting. - Als je toevallig iemand betrapt op het plegen van een misdrijf, dan mag je (zonder je eigen veiligheid in gedrang te brengen), zonder geweld te gebruiken, deze persoon vasthouden tot de politiediensten ter plaatse zijn.
28
Security Wat mag, wat niet? Leden van de bewakingsploeg, al dan niet vrijwilligers, mogen nooit: - Geweld gebruiken: dit is immers een uitsluitende bevoegdheid van politie. Alleen wanneer je iemand op heterdaad betrapt bij het plegen van een misdrijf, mag je als bewaker zonder geweld of dwang ingrijpen, op voorwaarde dat je onmiddellijk de autoriteiten waarschuwt. - Controle uitoefenen op de openbare weg of openbare plaatsen: dit is de bevoegdheid van de overheid. Je mag dus in de omgeving van de zaal geen mensen inzetten. - Fouilleren: juridisch gezien kunnen bewakingsagenten en vrijwilligers nooit een fouillering verrichten zoals de wetgeving dit voorziet voor de politiediensten. De bewakingswet spreekt daarom over ‘controle van kledij en goederen’. Dit is enkel mogelijk wanneer men uitdrukkelijk de toestemming heeft van de burgemeester. Maar dan nog moet het een uitzondering blijven! Controle van kledij en goederen Als organisator van een evenement kan je niet zomaar aan de bewakingsploeg de opdracht geven om controles van kledij en handbagage uit te voeren. De bewakers en vrijwilligers die mogelijks deze controles zullen uitoefenen, mogen dit slechts onder bepaalde voorwaarden. Voorwaarden: - De burgemeester moet expliciet toestemming geven. - De namen van de mensen die de controle zullen uitvoeren, moeten aan hem doorgegeven worden. Welke controles mogen? - Controle van kledij of handbagage mag enkel aan de toegang van het evenement. - De controle mag ook niet systematisch zijn. Niet alle bezoekers mogen dus gecontroleerd worden, het moet een uitzondering blijven! Enkel als de veiligheidsmensen vermoeden dat een bezoeker een wapen of een gevaarlijk voorwerp bij heeft, mag die aan een controle onderworpen worden. - Enkel mannelijke bewakers mogen mannen controleren, enkel vrouwelijke bewakers kunnen vrouwen controleren. - De gecontroleerde mag niet gedwongen worden tot de controle, ze gebeurt op basis van vrijwilligheid. - Wie zich niet wil laten controleren, kan de toegang ontzegd worden. Welke controles mogen niet? Alle controles die niet aan de wettelijke voorwaarden voldoen, zijn verboden. In eerste instantie controles met een ander doel dan wat wettelijk is voorzien (de veiligheid in de bewaakte plaats). Voorbeelden van verboden controlevormen zijn: - Deze om na te gaan of iemand geen voorwerpen heeft gestolen. - Controles om na te gaan of iemand geen drugs bij zich draagt. - Controles naar fototoestellen of andere ongevaarlijke voorwerpen.
29
Maximum capaciteit zaal/tent Indien het maximum aantal toegelaten mensen – zoals vastgelegd in de brandveiligheidsnormen – bereikt is, mag je mensen weigeren. Let erop dat er dan niemand meer binnengelaten wordt zolang er niemand buitengegaan is. Op het moment dat iemand de zaal verlaat, is er weer plaats. Als je toch meer personen toelaat, maak je als organisator eigenlijk een bewuste organisatiefout. Wanneer er in dat geval iets gebeurt, zoals bijvoorbeeld een brand, loop je het risico niet meer gedekt te worden door de verzekering. Je neemt dus een behoorlijk risico door meer bezoekers binnen te laten.
Vermijd publieksconcentraties Op elke plaats en op elk moment moet een vlotte doorgang van het publiek mogelijk blijven. Zorg ervoor dat typische knelpuntplaatsen als de inkom, de vestiaire, de bar en de toiletten over de locatie gespreid zijn.
Nooduitgangen Deze moeten altijd vrij zijn, voorzie genoeg verantwoordelijken om hierop toe te zien. Let erop dat de signalisatie ervan steeds zichtbaar is.
Toepassing rookverbod Als je een evenement organiseert in een polyvalente zaal, jeugdhuis, gesloten tent of café, geldt altijd het rookverbod. In sommige gelegenheden is er een aparte rookruimte voorzien. Daar mag er natuurlijk wel gerookt worden. Een tent wordt altijd beschouwd als een afgesloten ruimte (en er mag dus niet in gerookt worden), tenzij er minimum 2 van de 4 wanden open zijn. Organiseer je je fuif in een zaal waar een rookverbod geldt, dan moet je er als organisator op toezien dat dit wordt toegepast. Zo voldoe je aan de huidige rookreglementering: - De rookverbodtekens moeten zichtbaar blijven. - In een gesloten tent voorzie je zelf voldoende verbodstekens op zichtbare plaatsen. - Plaats binnen nergens asbakken. - Er wordt in geen geval binnen gerookt, zeker niet door medewerkers, die een voorbeeldfunctie hebben. - Medewerkers hebben de verantwoordelijkheid de rokende bezoekers actief op het rookverbod te wijzen.
Omgaan met min-16-jarigen Een minzestienjarige mag in principe niet binnen in een dansgelegenheid zonder begeleiding van een volwassene. Toch mag een jongere, ongeacht zijn leeftijd, naar evenementen zonder winstgevend doel. Dat zijn fuiven die niet uit handelsgeest worden opgezet (bv. schoolbal, fuiven van verenigingen…). Bij onduidelijkheid moet de rechtbank beslissen of een feest een handelsgeest heeft of niet.
Omgaan met drank en drugs Alcohol Op de meeste fuiven, concerten, evenementen… is er alcohol verkrijgbaar. Het is verboden om elke drank of product waarvan het effectief alcoholvolume hoger is dan 0,5% te verkopen, te schenken of aan te bieden aan minzestienjarigen. Van elke persoon die dranken of andere producten op basis van alcohol wil kopen, mag worden gevraagd aan te tonen dat hij of zij ouder is dan zestien.
30
Het is verboden om sterke drank te verkopen, te schenken of aan te bieden aan minachtienjarigen. Van elke persoon die sterke drank wil kopen, mag worden gevraagd aan te tonen dat hij of zij ouder is dan achttien. Als organisator moet je de volgende regels in acht nemen: - Je mag geen ‘dronkenmakende’ dranken schenken aan minzestienjarigen. Dat wil zeggen dat minzestienjarigen geen alcohol mogen drinken in welke vorm dan ook (pintjes, wijn…). - Voor sterke drank, alcoholpops inbegrepen, ligt de leeftijdsgrens op achttien jaar. - Alcohol schenken aan iemand die zichtbaar dronken is, mag niet. Als de dronken persoon minderjarig is, dan wordt de normale straf verdubbeld. - Het is ook strafbaar om een uitdaging die leidt tot dronkenschap voor te stellen of te aanvaarden. Drugs Of het nu gaat om soft- of harddrugs, druggebruik is nooit toegelaten op een evenement, al is dat natuurlijk moeilijk te controleren. Je kan bezoekers er via affiches wel attent op maken dat gebruik van drugs niet getolereerd wordt. Tolereren wordt in de rechtspraak trouwens beschouwd als ‘aanzetten tot’. Het oogluikend toelaten van druggebruik is dus een verzwarende omstandigheid. Let op: jeugdhuisverantwoordelijken of leden van de securityploeg mogen nooit zelf op zoek gaan naar drugs bij bezoekers. Dit is een exclusieve bevoegdheid van de politiediensten.
Veilig thuis Het is verschrikkelijk om maandag in de krant te lezen dat iemand die jullie fuif bezocht heeft, zich te pletter reed. Een actief alcohol- en drugbeleid is zeker aan te raden. Enkele tips: - Personen die kennelijk dronken zijn of onder invloed van andere drugs, weiger je best. - Personen die duidelijk boven hun theewater zitten en die aanstalten maken om een wagen te besturen, wijs je erop dat dit onverantwoord is. - Bij eerder kleinschalige fuiven kan je als organisator overwegen om personen die teveel gedronken hebben, zelf naar huis te voeren. - Bij megafuiven valt het zeker te overwegen om een fuifbus in te leggen. Informeer ook eens bij de lokale en provinciale jeugddiensten wat je mogelijkheden zijn. - Je kan als organisator ook de mogelijkheden rond openbaar vervoer, taxi of het inschakelen van een BOB promoten. - Werk samen met Responsible Young Drivers of Drive Up Safety!
Verantwoordelijken en communicatielijnen Om het welslagen van een evenement te bevorderen werk je best met heel duidelijke en transparante verantwoordelijkheden en communicatielijnen. Hoe groter het evenement, hoe belangrijker deze afspraken. Bij grote evenementen is een degelijke set walkie-talkies onontbeerlijk. Hieronder geven we enkele belangrijke functies die op elk evenement op een of andere manier aanwezig zouden moeten zijn. Uiteraard zullen bij kleinere evenementen verschillende functies in één persoon verenigd zijn.
31
Algemene coördinatie Er moet altijd één iemand zijn die de eindverantwoordelijkheid opneemt tijdens een evenement. Die persoon moet ten allen tijde bereikbaar zijn en mag dus niet de handen vol hebben met allerlei kleine deeltaken. De belangrijkste rol van de algemene coördinator is het kunnen aansturen van verantwoordelijken en dispatchen van problemen. Als er bij wijze van spreken een brand gesignaleerd wordt, moet de coördinator niet gaan blussen, maar wel snel een juiste probleemanalyse kunnen doorvoeren en zorgen dat het publiek veilig is, de brandweer verwittigd wordt, communicatie wordt opgestart, desnoods medische interventie wordt opgezet… Op dat moment zal hij of zij dus een aantal mensen aansturen die op hun beurt ook weer mensen aansturen. Bij heel wat evenementen zit de algemene coördinator dan ook niet midden in het feestgedruis maar wel in een kamer of container weg van het lawaai en met telefoon, internet, walkie-talkie en andere communicatielijnen binnen handbereik. Het spreekt voor zich dat diegene die deze rol op zich neemt of krijgt, best iemand is die stressbestendig is en ervaring heeft met evenementen of andere vormen van crisismanagement. Veiligheidscoördinator De veiligheidscoördinator coördineert de veiligheid. Dit houdt eigenlijk op zich heel wat subtaken in. Tot de veiligheid van een evenement horen immers: Crowd-management: Zorgen dat het publiek zich veilig kan bewegen over het festivalterrein of binnen de fuifzaal. Dit houdt in dat je goed in de gaten houdt of er ergens een bottleneck ontstaat en indien nodig ingrijpt (bv. door heel even mensen tegen te houden nog voor ze aan de ticketbalie komen). Verkeersveiligheid: Als je merkt dat er in de onmiddellijke omgeving van je evenement een verkeersinfarct dreigt, moet je proberen dit op te lossen. Uiteraard is hier best lang op voorhand over nagedacht en liggen de scenario’s en afspraken met de politie daarvoor klaar. De essentie van mobiliteitsorganisatie is communicatie. Door het publiek vooraf (en ter plekke) heel goed duidelijk te maken hoe ze met het openbaar vervoer of met de fiets ter plekke geraken, vermijd je dat iedereen met de auto komt. De auto’s die toch komen, probeer je af te leiden naar goed georganiseerde parkings vanwaar ze te voet of met shuttles naar het terrein gebracht worden. Hoe meer je kunt vermijden dat voetgangers en auto’s door elkaar moeten rijden en lopen, hoe veiliger je de situatie maakt. Bewaking: Zowel de muzikanten als de technische crew hebben doorgaans voor duizenden euro’s materiaal bij. Als veiligheidscoördinator sta je in voor de uitvoering van het plan dat ervoor zorgt dat deze zaken veilig staan en niet beschadigd of gestolen kunnen worden. De praktijk leert dat dit vooral neer komt op ervoor zorgen dat alleen zij die echt in de buurt van dat materiaal moeten komen er ook kunnen komen. Controle: In principe moet de veiligheidscoördinator altijd zijn fiat geven voor het terrein of de zaal geopend kan worden. Dit moet hem of haar in staat stellen om nog een laatste controle te doen op alle veiligheidsmaatregelen. Je wilt niet dat er nog een
32
vorkheftruck of losliggend materiaal op het terrein ligt op het moment dat het publiek al toestroomt. Security: De veiligheidscoördinator is het belangrijkste aanspreekpunt voor de securitymensen die je inhuurt. Samen met de verantwoordelijke van de securityploeg zal je alle belangrijke afspraken en scenario’s voor het evenement doorlopen en zorgen voor een permanente communicatielijn. Artiesten De artiesten die je inschakelt zijn de belangrijkste stakeholders voor het welslagen van je evenement. Je moet ze dan ook met alle oog voor detail onthalen en soigneren. Dit begint met het onthaal van de artiesten. De eerste artiesten komen doorgaans toe nog lang voor het eerste publiek. Toch moet je ervoor zorgen dat de artiesten perfect weten waar ze zich moeten aanmelden en hoe ze vandaar begeleid worden. Op grote evenementen krijgt elke artiest een persoonlijke host aan wie ze kunnen vragen wat ze nodig hebben. Ook op kleinere evenementen kan je echter heel wat doen om het artiesten aangenaam te maken. Verantwoordelijke geldzaken Op de dag van je fuif, concert of festival komt er, als het goed gaat, heel wat geld in het laatje. De verantwoordelijke voor de financiën heeft dus niet alleen een verpletterende verantwoordelijkheid in de aanloop van het evenement (het opmaken van een goede begroting, beheersen van alle uitgaven) maar ook op de dag zelf. De financieel verantwoordelijke zal zorgen dat de vrijwilligers die aan de bonnetjes of aan de ticketbalie zitten een getelde kassa krijgen die ook op tijd opgehaald en herteld wordt. Zo vermijd je enerzijds dat er geld verdwijnt en anderzijds stelt het je in staat om tijdens het evenement zelf al een goede indicatie te hebben van het succes. Productieverantwoordelijke De productieverantwoordelijke runt de productie. Dat wil zeggen dat hij de opbouw en afbraak aanstuurt en op de dag zelf alle praktische zaken in goede banen leidt. De productieverantwoordelijke zal dan ook het eerste aanspreekpunt zijn voor de technische crew. Bij kleine evenementen staat de productieverantwoordelijke letterlijk ook in voor het aanvullen van het toiletpapier en de drankvoorraad, maar bij grotere evenementen zijn al deze taken toegewezen aan deelverantwoordelijken. Het komt er vooral op aan dat de productieverantwoordelijke zich verantwoordelijk voelt voor zowel de grote lijnen als de details. Daarom is het belangrijk dat er een zo uitgebreid mogelijk overzicht gemaakt wordt van alle elementen die bewaakt moeten worden. Hoe meer je op voorhand analyseert en scenario’s opstelt, hoe minder er de dag zelf fout kan gaan of vergeten kan worden. Stagemanagement Het territorium van de stagemanager is het podium. Zijn taak bestaat erin om te zorgen dat alles op het podium vlot verloopt. De stressmomenten voor de stagemanager zijn de podiumwissels. Op die momenten moet binnen een strak tijdschema de ene band van het podium en de andere opgebouwd zodat de soundcheck kan beginnen. Om die podiumwissels zo vlot mogelijk te maken heeft de stagemanager ook een aantal stagehands die mee de handen uit de mouwen steken. Eventueel heeft hij ook runners die mensen en/of materiaal kunnen halen en brengen.
33
34
Hopelijk was je evenement van A tot Z geslaagd. Na ja, die Z moet misschien nog komen. Ook na een evenement zijn er nog heel wat taken die vervuld moeten worden. Het is cruciaal dat ook hier vooraf een duidelijke planning voor wordt opgemaakt. Het gebeurt maar al te vaak dat de helft van je ploeg plots weg is als de opkuis nog moet beginnen, of dat betalingen, eindafrekeningen… blijven aanslepen. In dit laatste deeltje zetten we een aantal zaken op een rijtje waar je het best rekening mee houdt. Want pas als alles terug is bij de rechtmatige eigenaar, alles betaald is en je je evenement grondig hebt geëvalueerd, kan je met een gerust hart relaxen.
Opkuis -
Je kan best onmiddellijk na het evenement opruimen. Op dat moment zijn de medewerkers immers nog aanwezig. Spreek vooraf duidelijk af wie opruimt! Spreek op voorhand met de zaaluitbater goed af wat er verstaan wordt onder opruimen. Ook het buitenterrein verdient een grondige beurt. Papier en bekers moeten er niet blijven liggen. Als je panelen, borden of wegwijzers geplaatst hebt langs openbare wegen, ruim ze op. Controleer of er nergens schade is, zowel binnen als buiten. Doe samen met de zaaluitbater de stockcontrole, zo worden discussies vermeden.
Materiaal -
Denk eraan dat uitgeleend materiaal op tijd terug moet zijn. Plaats nadarafsluitingen en ander geleend materiaal bij elkaar zodat de gemeentedienst dit gemakkelijk kan opladen. Breng de verzekeringsmaatschappij tijdig op de hoogte van eventuele schadegevallen.
Promopanelen en wegwijzers ophalen Het evenement mag dan nog een gigantisch succes en een staaltje van professionele organisatie geweest zijn, als er achteraf borden en wegwijzers langs de weg blijven rondslingeren, zullen voorbijgangers zich vooral dat laatste herinneren. Bovendien riskeer je als organisator een fikse boete. - Neem vooraf in je planning op dat je na het evenement zo snel mogelijk alle promoborden en wegwijzers weghaalt. - Maak een gedetailleerde lijst van alle plaatsen waar borden geplaatst werden. - Laat, indien mogelijk, borden en wegwijzers weghalen door dezelfde mensen die ze ook gaan plaatsen zijn. De kans is zo veel kleiner dat er een bord vergeten wordt.
Facturen betalen Ga direct na de afloop van het evenement na welke facturen nog betaald moeten worden (SABAM, billijke vergoeding, brouwer, huur materiaal, zaaluitbater, uitkoopsommen artiesten…) en zorg dat ze tijdig vereffend worden.
Afrekenen De medewerkers zullen graag weten wat hun inspanningen opgeleverd hebben. Zorg zo snel mogelijk voor een financieel verslag. Zodra je het financieel verslag hebt opgemaakt, heb je meteen ook een overzicht van alle gemaakte kosten en inkomsten. Kijk bij de opmaak van het financieel verslag nog eens goed na of alle facturen wel betaald werden. 35
Wat bij conflicten en schadegevallen? - Laat deze niet aanslepen en tracht zo snel mogelijk een oplossing te vinden. - Twistpunten kunnen zich onder meer voordoen op vlak van contracten die niet correct nagekomen zijn, zoals: o Bepaalde afspraken die bewust genegeerd werden. o Overeenkomsten gages die achteraf nog veranderd werden. o Schadegevallen van artiesten of leveranciers die hiervoor een vergoeding verwachten. o Materiaal van de organisatie dat beschadigd werd omwille van verkeerd gebruik of onvoorzichtigheid. - Zoek hoe dan ook eerst naar een minnelijke schikking, goede communicatie is hierbij zeer belangrijk. - Als je er een verzekering voor afgesloten hebt, kan je daar bij schadeclaims van derden een beroep op doen om niet zelf voor de kosten te moeten opdraaien.
Evaluatie Een evaluatie achteraf is erg belangrijk. Je krijgt meteen een overzicht van wat er goed en fout is gegaan en daaruit kun je leren voor de toekomst. - Bekijk niet alleen de financiële kant van de zaak, overloop en evalueer alle aspecten en fasen van het evenement: verliepen de voorbereidingen vlot, verliep alles de dag zelf naar wens, hebben er zich geen incidenten voorgedaan, waren alle betrokkenen (artiesten, leveranciers, medewerkers) en het publiek tevreden en werd het verwachte toeschouwersaantal gehaald? - Sta niet te lang stil bij de effecten van wat fout liep. Focus vooral op wat er verbeterd kan worden en hoe je een bepaald probleem in de toekomst kan vermijden! - Vooraf heb je de verwachte uitgaven en inkomsten gebudgetteerd. Maak zo snel mogelijk een financieel overzicht zodat je weet of het evenement op financieel vlak al dan niet een succes was. Om het succes op financieel vlak te bepalen, hou je natuurlijk ook rekening met de vooropgestelde streefdoelen: o Wou je winst maken of was je al tevreden met een breakeven? o Misschien had je vooraf zelfs ingecalculeerd dat er een verliesmarge te voorspellen was… Zo kan het prestige en de naambekendheid die je als organisatie kan bereiken door een grote en bekende naam op de affiche te zetten een argument zijn om een bepaalde som van de eigen middelen te investeren. - Schrijf de conclusies van je evaluatie op. Het heeft weinig zin een lange vergadering te doen met alle medewerkers als de belangrijkste conclusies nergens bijgehouden worden en in een volgende editie dezelfde fouten opnieuw gemaakt worden.
Bedanking medewerkers Na een goed concert of een fantastische fuif baadt iedereen in algemene euforie. Dat is uiteraard erg leuk, maar na een nachtje slaap is dat gevoel vaak alweer verdwenen. Als eindverantwoordelijke heb je niet alleen de taak een goede balans op te maken, maar moet je er ook voor zorgen dat alle medewerkers ook gemotiveerd blijven om in de toekomst opnieuw mee te werken. Een mail, telefoon of briefje achteraf met nog eens een geweldige merci voor de inzet wordt enorm geapprecieerd. Ook sponsors vinden het leuk om achteraf te horen dat jullie fantastische initiatief niet zo fantastisch was geweest zonder hun bijdrage.
36
Politie – noodnummer
101
Politiezone Hageland
013/350.350
Brandweer – noodnummer
112
Brandweer Diest – alarmnummer Brandweer Diest – administratie
013/31.35.00 013/38.03.50
Brandweer Scherpenheuvel – alarmnummer (enkel
013/77.46.96
Brandweer Scherpenheuvel – administratie
013/78.08.00
bereikbaar tijdens diensturen en niet in het weekend)
Medische spoeddienst
100 112
Rode Kruis Vlaanderen (ziekenvervoer)
105
Rode Kruis Vlaams-Brabant
016/39.80.72
Arts met dienst (centraal nummer)
0900/70.123
Apotheker van wacht (centraal nummer)
0900/10.500
Antigifcentrum
070/245.245
Tele-onthaal
106
Inlichtingen
1207
Zaalverantwoordelijke
Leveranciers
37
38
39
Dienst vrije tijd 013/460.565
[email protected] www.bekkevoort.be V.U. College van burgemeester en schepenen - E. Coolsstraat 17 – 3460 Bekkevoort
40
