Pracovní výkazy návod k použití 1
Popis aplikace Internetová aplikace „Pracovní výkazy“ slouží k zadávání pracovních výkazů od zaměstnanců a externích pracovníků.
2
Technické požadavky klienta Internetový prohlížeč se zapnutým javascriptem a cookies.
3
Přihlášení do systému Přihlašovací formulář se nachází na adrese https://office.miba.cz:444/. Pro přihlášení je potřeba zadat uživatelské jméno a heslo.
Po přihlášení do systému se zobrazí aktuální rozpracovaný pracovní výkaz. V horní části okna prohlížeče je rozbalovací menu aplikace.
4
Pracovní výkazy 4.1 Aktuální výkaz Formulář s pracovní výkazem se skládá ze 3 záložek: ▪ pracovní výkaz ▪ sazby ▪ dokumenty
1/10
4.1.1
Záložka pracovní výkaz
obsahuje 3 editovatelné tabulky a součtovou tabulku, která shrnuje údaje z editovatelných tabulek. Výkaz se vyplňuje kliknutím na tlačítko „Přidat řádek“ pod editovatelnými tabulkami. Na konci editované tabulky se zobrazí nový žlutě podbarvený řádek. Po jeho vyplnění se informace uloží klávesou „Enter“. Tabulka se znovu načte již s uloženými informacemi. Řádky jsou řazeny podle datumu. Storno nového řádku Nový řádek je možné stornovat klávesou „Escape“ (Esc). Je nutné mít kurzor v některém z editovatelných polí. Mazání uložených řádků Klikněte na požadovaný řádek – řádek se zobrazí v editačním módu (žlutě podbarvený). Smazání řádku provedete stiknutím klávesy „Delete“ (Del). Jednotlivé tabulky se vyplňují takto: ▪ Výkaz činností datum – výběr z nabídnutých datumů popis činnosti – volně editovatelný text, charakterizuje vykázanou činnost druh činnosti – výběr z nabídnutých druhů činností. V případě, že uživatel nerozpozná druh činnosti může vybrat „nevím“. zakázka – výběr z nabídnutých zakázek středisko – výběr z nabídnutých středisek diety – pro jeden datum je možné zadat dietu. Celá dieta se vyplňuje pokud pracovník pracuje v zahraničí již před polednem pracovního dne. Půl diety se vyplňuje pokud pracovník začal pracovat až po poledni pracovního dne. od – výběr z časů; začátek vykazované pracovní činnosti
2/10
do – výběr z časů; ukončení vykazované pracovní činnosti počet hodin – nevyplňuje se; vypočítaná hodnota z polí „od“ a „do“ schváleno – může editovat pouze pracovník, který schvaluje výkaz ▪ Požadované náhrady nákladů datum – výběr z nabídnutých datumů popis činnosti – volně editovatelný text, charakterizuje požadovanou náhradu činnost – výběr z nabídnutých druhů činností. V případě, že uživatel nerozpozná druh činnosti může vybrat „nevím“. zakázka – výběr z nabídnutých zakázek středisko – výběr z nabídnutých středisek vozidlo – výběr z nabídnutých vozidel; pouze pokud uživatel využíval firemní vozidlo měna – výběr z nabídnutých měn; částka – požadovaná částka v měně dle sloupce „měna“ schváleno – schválená částka, editovat může pouze pracovník, který schvaluje výkaz částka v Kč – častka přepočítaná na české koruny ▪ Používání soukromého vozidla datum – výběr z nabídnutých datumů popis činnosti – volně editovatelný text, charakterizuje použití soukr. vozidla sazba – výběr z nabídnutých druhů sazeb zakázka – výběr z nabídnutých zakázek středisko – výběr z nabídnutých středisek počet km – počet nárokovaných kilometrů za použití soukr. vozidla schváleno – schválený počet kilometrů částka v Kč – částka v českých korunách spočítaná ze sloupců „počet km“ a „schváleno“
4.1.2
Záložka sazby
Zobrazuje tabulku sazeb za jednotlivé činnosti.
3/10
4.1.3
Záložka dokumenty
Umožňuje přiložit dokument k výkazu. Pro přiložení souboru klikněte na tlačítko „Procházet“ (může být pojmenováno jinak v závislosti na internetovém prohlížeči). Zobrazí se dialogové okno pro výběr souboru z disku, síťových zdrojů a připojených zařízení (např. USB). Nalezněte požadovaný soubor a klikněte na tlačítko „Otevřít“ (může být pojmenováno jinak v závislosti na internetovém prohlížeči). Po zavření dialogového okna klikněte na tlačítko „Přidat soubor“ pro dokončení nahrání souboru k výkazu. Dokumenty přiložené k výkazu jsou zobrazené v tabulce nad formulářem pro přidání souboru.
4/10
4.1.4
Odeslání výkazu ke schválení
Po vyplnění údajů ve výkazu je možné odeslat výkaz ke schválení tlačítkem „Poslat výkaz ke schválení“ v pravém horním rohu prohlížeče. Aplikace se znovu zeptá zda opravdu chcete poslat výkaz ke schválení.
4.2 Neschválené výkazy Seznam neschválených výkazů zobrazíte pomocí menu Pracovní výkazy > Neschválené výkazy. Po načtení obrazovky se zobrazí tabulka s výkazy, které byly odeslány ke schválení, ale ještě nejsou zpracovány a schváleny. Výkaz je možné tisknout a zobrazit pomocí tlačítek „Tisk“ a „Detail“ u každého výkazu. Pracovníci s právy schvalovat výkazy mají rozděleny neschválené výkazy do dvou záložek - „Moje výkazy“ a „Výkazy ostatních pracovníků“.
4.3 Historie schválených výkazů Seznam schválených výkazů zobrazíte pomocí menu Pracovní výkazy > Schválené výkazy. Po načtení obrazovky se zobrazí tabulka s výkazy, které byly schváleny. Výkaz je možné tisknout a zobrazit pomocí tlačítek „Tisk“ a „Detail“ u každého výkazu. Pracovníci s právy schvalovat výkazy mají rozděleny neschválené výkazy do dvou záložek - „Moje výkazy“ a „Výkazy ostatních pracovníků“.
5/10
4.4 Výkazy k přepracování Seznam výkazů k přepracování zobrazíte pomocí menu Pracovní výkazy > Výkazy k přepracování. Po načtení obrazovky se zobrazí tabulka s výkazy, které byly vráceny zpět pracovníkovi k doplnění. Výkaz je možné tisknout a zobrazit pomocí tlačítek „Tisk“ a „Detail“ u každého výkazu. Pracovníci s právy schvalovat výkazy mají rozděleny neschválené výkazy do dvou záložek - „Moje výkazy“ a „Výkazy ostatních pracovníků“.
5
Personální karta Údaje o přihlášeném uživateli je možné zobrazit a editovat pomocí menu Personální karta. Formulář Personální karta obsahuje 4 záložky s editačními prvky. Na každé záložce je tlačítko „Uložit“ pro potvrzení změněných údajů.
5.1 Základní údaje Jméno (povinný údaj), Příjmení (povinný údaj), Ulice, Město, PSČ, E-mail, Telefon, Mobil Needitovatelné údaje: IČ, DIČ, Banka, Číslo účtu/IBAN, Kód banky, Poznámka
6/10
5.2 Sazby Zobrazuje tabulku sazeb za jednotlivé činnosti.
5.3 Přístupové údaje
7/10
Zobrazuje přihlašovací jméno a umožňuje změnit přístupové heslo k aplikaci.
5.4 Dokumenty
Zobrazuje dokumenty přiložené k výkazům a umožňuje přiložit další dokumenty. Postup přiložení viz. kapitola 4.1.3 Záložka dokumenty
6
Tiskové sestavy umožňují výstup v PDF dokumentech, které je možné dále tisknout. Jednotlivé tiskové sestavy naleznete v menu Tiskové sestavy. Každé tiskové sestavě předchází filtrovací formulář pro nastavení požadovaného výstupu.
6.1 Náklady na zakázku – finančně Výstupem je tabulka finančních nákladů na pracovníka dle jednotlivých činností pro konkrétní zakázku za vybrané období.
6.2 Náklady na zakázku – hodinově Výstupem je tabulka hodinových nákladů na pracovníka dle jednotlivých činností pro konkrétní zakázku za vybrané období.
6.3 Náklady na střediska Výstupem je tabulka finančních a hodinových nákladů na jednotlivá střediska za vybrané období.
6.4 Náklady na pracovníka Výstupem je tabulka hodinových a finančních nákladů na pracovníka za jednotlivé
8/10
činnosti seskupené podle kalendářních měsíců.
6.5 Pracovní výkaz Z rozbalovacího menu vyberte požadovaného pracovníka a stiskněte tlačítko „Načíst“. Po načtení se zobrazí tabulka s dostupnými pracovními výkazy. Stisknutím tlačítka „Tisk“ se vygeneruje výkaz. Výstupem je pracovní výkaz pracovníka tak jak ho zadal.
6.6 Pracovní výkaz 2. stupeň Postup filtrování viz. kapitola 6.5 Pracovní výkaz Výstupem je pracovní výkaz pracovníka po úpravách zpracovatelem.
6.7 Pracovní výkaz 3. stupeň Postup filtrování viz. kapitola 6.5 Pracovní výkaz Výstupem je pracovní výkaz pracovníka po úpravách schvalovatelem.
6.8 Podklady pro fakturaci Výběrem pracovníka a kliknutím na tlačítko „Načíst“ zobrazíte podklady pro fakturaci za jednotlivé pracovní výkazy.
7
Správa uživatelů 7.1 Seznam uživatelů Zobrazí seznam uživatelů aplikace výkazy. Je možné filtrovat podle kategorie a zobrazit i neaktivní uživatele. Kliknutím na řádek uživatele se zobrazí jeho detail.
7.1.1
Detail uživatele
Formulář s detailem uživatele se skládá ze 4 záložek. Na každé záložce je tlačítko „Uložit“ pro uložení změněných údajů.
7.1.1.1
Základní údaje a sazby
Obsahuje pole: Jméno (povinné), Příjmení (povinné), Ulice, Město, PSČ, E-mail, Stát, Telefon, Mobil, Kategorii (výběr ze seznamu), Středisko (každý uživatel má svoje středisko), IČ, DIČ, Banka (výběr ze seznamu), Číslo účtu/IBAN, Kód banky, Poznámka. Tabulka sazby zobrazuje nastavené částky za činnost. Částku je možné změnit kliknutím na řádek tabulky. Sloupec částka se stane editovatelným a je možné přepsat částku.
7.1.1.2
Zařazení v MIBA 9/10
Obsahuje textové pole pro poznámky, které uživatel nevidí v personální kartě.
7.1.1.3
Přístupové údaje
Aktivní uživatel – pouze aktivní uživatel se může přihlásit do systému Přihlašovací jméno – přihlašovací jméno uživatele Heslo – heslo pro přihlášení do aplikace Vygenerovat heslo – vygeneruje náhodné heslo Generované heslo – zobrazuje generované náhodné heslo Vynutit změnu hesla – pokud je zaškrtnuto, uživatel je po přihlášení nucen změnit heslo Role – role uživatele v systému; výběr ze seznamu Výkaz zpracovává – uživatel, který zpracovává výkaz Výkaz schvaluje – uživatel, který schvaluje výkaz
7.1.1.4
Dokumenty
Zobrazuje seznam dokumentů ve dvou tabulkách. „Dokumenty uživatele“ jsou dokumenty od uživatele nebo přiložené ve výkazech uživatele. „Naše dokumenty o uživatel“ jsou dokumenty, které vidí pouze manažer v detailu uživatele. Pod seznamy dokumentů je formulář pro vložení nových dokumentů.
7.2 Přidat uživatele Zobrazí seznam uživatelů, kteří jsou v adresáři Varia a nemají založený uživatelský účet v pracovních výkazech.
10/10
