Képzési füzetek 3.
Projektmenedzsment, pályázatírás
(összeállította: Jelinkó Mónika) www.nyicita .hu
2011
Projektmenedzsment, pályázatírás _________________________________________________________________
Projektmenedzsment, pályázatírás „Ha hajót akarsz építeni, ne az embereket trombitáld össze, hogy fát szerezzenek, hanem tanítsd meg nekik a végtelen tenger iránti vágyat.” (Antoine de Saint-Exupéry)
Projekt – program Projekt: Olyan folyamat, amely magában foglalja egy cél pontos meghatározását, az eléréséhez szükséges lépéseket, valamint az értékelés mozzanatait. A projekt, mint folyamat több fontos szakaszra bontható: célmeghatározás, források és szükségletek felmérése, tervezés, megvalósítás, értékelés, lezárás. Az egyes szakaszok után értékelést végzünk és meghatározzuk a szükséges korrekciókat. Projektterv Ha a fentiek alapján már sikerült pontosítani a projekt fogalmát, akkor látható, hogy a projektterv nem más, mint a folyamat logikus, egymást követő részekre, majd a részek további feladatokra bontása. Ekkor határozzuk meg a felelősöket, a munkamegosztást, az egyes feladatok elvégzésének határidejét. A projektterv egyes részeit, azok megvalósulását követően azonnal értékeljük és meghatározzuk az esetlegesen szükséges korrekciókat. Program A projekt folyamatának az a része, ami a célcsoport számára is „kézzel fogható” eseménnyé válik. A program a projekt folyamatához képest egy viszonylag rövid szakasz (még abban az esetben is, ha programsorozatról van szó), hiszen azt megelőzi egy hosszas előkészítési folyamat és követi a viszonylag rövid lezáró, értékelő szakasz. Tehát a program a projekt része, annak egy szakasza.
3
4
Képzési füzetek 3. _________________________________________________________________
Projekt • egyszeri, egyedi tevékenység (nem ismétlődő) • tervezett módon, tudatosan megvalósított • konkrét, objektív célja van • véges tevékenység (határideje van) • nincs kialakult szabályozás a megvalósítás módjára, vagy nincs kialakult gyakorlata, vagy a kialakult gyakorlat nem alkalmazható • komplex tevékenység, többféle ismeretet, jártasságot igényel • saját munkaszervezete van, mely csak a projekt idejére jön létre • menedzselés • vezetés (tervezés, szervezés, irányítás, koordináció), ügyvitel, megvalósítás, levezénylés Projektmenedzsment: Egyedi és véges, konkrét céllal bíró, szabályozatlan tevékenység egyszeri, tervezett módon történő megvalósítása Projekt folyamata • Igényfelmérés • Szükségletek elemzése • Meghatározás, definíció (célok) • Tervezés • Megvalósítás • Értékelés • Projekt zárása, monitoring, nyomon követés 1. A szükséglet ill. Megoldandó probléma észlelése, ismertetése • a probléma egyértelmű megfogalmazása; • okainak leírása; • súlya és hosszú-távú hatásai, elhanyagolásának következményei; • probléma által közvetlenül és közvetve érintettek bemutatása; • pontos, hiteles adatok feltüntetése (statisztika, dokumentumok, független jelentések
Projektmenedzsment, pályázatírás _________________________________________________________________
2. Helyzetelemzés, a célállapot megfogalmazása • problémaháló, SWOT, STEP-analízis, célcsoport szegmentáció • a projekt hosszú távú célja • összhangban a pályázó szervezet küldetésével, céljaival • ennek elérésével megszűnik, jelentősen enyhül a probléma • a projekt rövid távú célkitűzései • a projekt végrehajtása során kell elérnünk őket („mérföldkövek”) • konkrétak • pontos határidőhöz kötöttek • elérésükért felelősöket jelölünk meg • a célok elérését tegyük mérhetővé (indikátorok, mutatószámok) • a célok legyenek reálisak (időben, térben, a meglévő források segítségével elérhetőek) SWOT-ANALÍZIS Vizsgálja meg szervezetük/projektjük külső, belő környezetét! Strengths = erősségek Weaknesses = gyengeségek Opportunities = lehetőségek Threats = veszélyek
PORTFOLIÓ-ANALÍZIS projektjeink vizsgálatára szolgáló helyzetelemző módszer
5
6
Képzési füzetek 3. _________________________________________________________________
• • • •
Tényleg csillaggá válhatnak a kérdőjeleink? Nem kellene teljesen elhagynunk az alvó kutyákat, s helyettük a többi projektre koncentrálni? Van elegendő csillagunk? Működik-e az egyes kategóriák közötti vándorlás, vagy stabil a helyzet?
3. A. Megoldási Alternatívák K idolgozása, Alternatívák Értékelése 3. B. Döntés A Végrehajtandó Alternatívákról
4. Tevékenységek Tervezése • a tevékenység várható eredménye, • a tevékenység szakmai tartalma, • a teljesítés fizikai helyszíne, • a teljesítésben közreműködő személyek, illetve szervezetek, • a tevékenység kezdete és vége, • a szükséges előfeltételeket és kockázatokat, • a tevékenység forrás, illetve erőforrásigényét (humán és tárgyiasult), • a tevékenység elvégzésért, illetve az eredményért felelős személy, illetve csoport. TERVEZÉS KÖRFOLYAMATA helyzetelemzés
tervezés
tervmódosítás
végrehajtás
eredmények értékelése
Projektmenedzsment, pályázatírás _________________________________________________________________
PROJEKTTERV ŰRLAP
MUNKATERV ÖSSZEÁLLÍTÁSA • a célkitűzések eléréséhez szükséges tevékenységek, módszerek listájának elkészítése • a tevékenységek sorrendjének magállapítása • az egyes tevékenységekhez szükséges idő kiszámítása • időterv összeállítása (Gantt-diagramm, hálós tervezés) • az egyes lépésekhez szükséges források meghatározása • munkatársak, szakemberek, szakértők, önkéntesek feladatainak ismertetése • felhasználandó eszközök, anyagok, infrastruktúra, … bemutatása • az egyes lépések felelőseinek meghatározása GANTT -DIAGRAM • idő-tengely • munkalebontási szerkezet (feladat)-tengely • előnye az elemi feladatok időbeli áttekinthetősége
7
8
Képzési füzetek 3. _________________________________________________________________
KÖLTSÉGVETÉS ÖSSZEÁLLÍTÁSA • Minden előre látható költséget és bevételt tartalmaz • térítésmentes anyag, szolgáltatás és munkavégzés • részvétel díj • szponzorációmás támogatók • Előkészítés, lebonyolítás, utómunkálatok • Minden tétel alátámasztható a projekt szöveges leírása alapján • nincs benne számolási hiba! • reális (aktuális árak) • pontos, részletes adatok (egységár X mennyiség) • Kiadások – bevételek • Egyértelmű, könnyen áttekinthető • táblázatos forma • összes költség: meglévő forrás – hiányzó forrás • támogató – támogatás formája – értéke – rendelkezésre állása • Saját erő • önkéntes munka (piaci érték) • termék (pl. szakirodalom, pólók,…) • szolgáltatás (pl. terembérlet, számítógép,…)
Projektmenedzsment, pályázatírás _________________________________________________________________
5. Megvalósítás A kivitelezés eredményessége kb 80%-ban múlik a jó előkészítésen, 20%-ban magán a megvalósításon. Fontos: • áttekinthetőség, • rugalmasság, • pontosság • Ezért fontos a munkafolyamatok szervezése, irányítása. 6. Értékelés
• • • • • • • • •
Mennyire volt sikeres a projekt, Célok elérését, A projekt erősségeit, gyengeségeit, Költségvetés betartását, Határidők betartását, Feladatok teljesítését, Mit gondolnak róla akik részt vesznek a projektben, milyen hasznuk származik belőle? Munka szervezettségét, Kommunikációt, média
9
10
Képzési füzetek 3. _________________________________________________________________
7. Projekt zárása, utánkövetés
• • • • •
az elszámolások lezárása, pénzügyi beszámoló készítése Tanácsos a projekt során minden dokumentumot, jelenléti ívet, értékelő lapot, feljegyzést, cikket, fotót megőrizni szakmai beszámolók megírása, elküldése szponzorokhoz, támogatókhoz, köszönetnyilvánítás a partnereknek, szponzoroknak, résztvevőknek, projekt dokumentációjának elkészítése utánkövetés: Okozott-e változást a projekt? Projekt- program- pályázat
Pályázati dokumentáció • Felhívás • Kiírás • Pályázati programűrlap • Útmutató • Egyéb pl. EPER regisztrációs lap
Projektmenedzsment, pályázatírás _________________________________________________________________
Kiírás főbb fejezetei: • A pályázat célja • A támogatásra rendelkezésre álló forrás mértéke • A támogatottak köre • A támogatás időszaka, formája és mértéke • Támogatható kiadások, sajátos kikötések • A pályázatok benyújtásának módja, helye és határideje • A pályázat érvényességének vizsgálata (formai) • A pályázat tartalmi elbírálásának kritériumai • Az elbírálás határideje • Pályázók döntést követő kiértesítésről • Szerződéskötésről • A támogatás folyósításáról • A támogatás elszámolása és ellenőrzéséről • Egyéb: összeférhetetlenség, hol található az adatlap, Figyelem a pályázati kiírásnál 1. Alaposan, többször el kell olvasni: ki pályázhat? Mennyit? 2. Kijegyzetelni a kiírók által támasztott elvárásokat: célok, támogatandó tevékenységek, határidők, összegek, stb. 3. A kiírók által támasztott elvárások maradéktalanul teljesíteni kell! 4. Projektcélokat összhangba hozzuk a pályázati kiírással 5. Formai követelmények 6. Önrész 7. Vegyük figyelembe, mit kér a támogató Hogyan írjuk le a pályázatban? • A projekt oka: helyzetelemzéssel alátámasztva. Milyen igényeket elégít ki a projekt? • Mit szeretnénk elérni a projekttel? Eredmények, hatása a környezetre. • Hogyan kívánjuk elérni céljainkat? Feladatok, munkaterv, humán erőforrás • Milyen erőforrásokra lesz szükség? Költségek – kockázat • Ki koordinálja a projektet? Adatai, résztvevők. • Időbeni ütemezés
11
12
Képzési füzetek 3. _________________________________________________________________
Mire számítanak a támogatók? • Biztosítékra hogy a projekt sikeresen megvalósul, • Az elnyert pénzösszeg a projekt-leírásban megadott módon történő felhasználására, • A projekt ismertségére és népszerűségére, • A támogató nevének feltüntetésre minden nyilvános megjelenéskor, • jól átlátható, világos projektre, • a szervezet fejlődésére. Sikeres pályázat tízparancsolata • Ragadd meg a figyelmet, és tartsd is meg! • Használd a támogató nyelvét. • Legyél magabiztos! • Érthetőség: átláthatóság, helyesírás • Kezelhető méret / Reális program: ne kérj túl sokat. • Használd a támogató kiírását:: okkal adott kiírást, szorosan kövesd azt. • Falatka – teória: vágd akkorára hogy lenyelhető legyen, nem kell rágódnia rajta az olvasónak. • Lényegre törő legyen a pályázatod! Ha napenergiáról szól, ne a bálnákról írj. • Hitelesség • Teljesség: ha 3 másolatot kérnek.. Pénzügyi tervezés • Akkor álljunk neki, ha kész a szakmai rész • A pályázati kiírással összhangban • Tevékenységenként, feladathoz kapcsolva írjuk le a költségeket • Költségtípusonként (személyi/dologi/bér/egyéb) • Források szerint tervezzünk (támogatás/önrész/természetbeni) • Időrendi ütemezés, a támogatási időszakban • Bevételek – ráfordítások tervezése, plusz kiadások tervezése • Legyen összhangban a projekttel • Támogatható kiadásokra kérjünk pénzt! • Legyen reális, ne legy túlzó vagy túl alacsony a költségvetés
Projektmenedzsment, pályázatírás _________________________________________________________________
Beszámoló készítése Figyelembe véve a szerzősben aláírtakat, és a pályázati útmutató tartalmát. Szakmai beszámoló: • A projekt folyamatának és eredményének értékelése. • A beszámoló űrlap minden kérdésének megválaszolása Pénzügyi beszámoló: • Számlák , kiadási-, bevételi pénztárbizonylatok, átutalási megbízások másolatai, • szerződések, • hitelesítés, • záradékolás • a számlák megfelelő rögzítése a könyvelésben Pályázat Utóélete Beadás történhet : • postán • személyesen • elektronikusan; • elektronikus pályázatkezelő rendszeren keresztül Hiánypótlás Szerződés • köszönjük meg!!! • feltételek tisztázása • cégszerű aláírás • beadandó igazolások Kapcsolattartás a támogatóval • állandó személy • támogató tájékoztatása • támogató bevonása
13
14
Képzési füzetek 3. _________________________________________________________________
Dokumentáció • iktatás, irattározás • kettős kódrendszer a könyvelésben • program szakmai részének dokumentálása Elszámolás • Tartalmi-szakmai beszámoló • Pénzügyi beszámoló Ha nem nyertünk Érdeklődjünk az elutasítás okáról
Irodalom
Eric Verzuh: Projektmenedzsment, HVG, Bp, 2006 Görög Mihály: A projektvezetés mestersége, Aula, 2003 Projektmenedzsment, T-KIT-sorozat, Mobilitás, Bp, 2004
Hasznos linkek: www.nyicita.hu palyazat.lap.hu eupalyazat.lap.hu
Projektmenedzsment, pályázatírás _________________________________________________________________
15
