ABSTRAKT Obsahem práce je vysvětlení trendu nasazování EDI (Elecronic data interchange) ve výrobních a prodejních podnicích malé a střední velikosti. Je řešeno, zda pro tyto subjekty má smysl technologii nasazovat a přináší-li jim možnosti pro zefektivnění procesů či komparativní výhodu vůči konkurenci.
Ondřej Fous
POUŽITÍ EDI V MID-SMALL SIZE PODNICÍCH Trend, nebo zastaralá technologie?
Obsah Úvodem ................................................................................................................................................... 2 Electronic data interchange – původ, historie a podstata ...................................................................... 2 Historie elektronické výměny dat ....................................................................................................... 2 Podstata EDI ........................................................................................................................................ 3 Standardy ........................................................................................................................................ 3 Technologie ..................................................................................................................................... 5 Přínosy a rizika v praxi ............................................................................................................................. 7 Přínosy ................................................................................................................................................. 7 Rizika.................................................................................................................................................... 8 Závěr a otázky.......................................................................................................................................... 9 Otázky.................................................................................................................................................. 9 Reference .............................................................................................................................................. 10
1
Úvodem Nedílnou součástí podnikání většiny firem je jistě kontakt s obchodními partnery a zákazníky; ať už jde o obchodní či jinou korespondenci, nebo o důležité dokumenty v podobě objednávek, dodacích listů, faktur a další. Předmětem této práce je nastínění možnosti přenosu později jmenovaného do plně automatizovaného, standardizovaného a spolehlivého prostředí, které zosobňuje právě EDI. První část práce bude věnována vymezení pojmu a jeho historii, která je v rámci informačních technologií až nezvykle dlouhá. Druhá část pak bude věnovaná přínosům tohoto druhu mezipodnikové komunikace, ale i rizikům při její implementaci. Poslední část pak plynule naváže simulací situace před a po implementaci EDI v „reálném“ podniku střední velikosti, jež obchoduje s obuví.
Electronic data interchange – původ, historie a podstata Historie elektronické výměny dat Ačkoli byl pojem Electronic Data Interchange (dále jen EDI) oficiálně definován až v roce 1996, jeho historie sahá mnohem dále; jako u mnoho jiných informačních technologií je i zde třeba hledat kořeny jeho vzniku v rámci reakce na studenou válku. Samé počátky lze vystopovat do roku 1948, kdy západní spojenci řešili jeden ne zcela nevýznamný problém – jak zásobovat Sověty blokovaný Západní Berlín tak, aby byl zcela soběstačný a nedostal se tak pod kontrolu Sovětů? Vzhledem k tomu, že železnice i námořní cesty byly blokovány a cesta za použití síly nepřipadala v úvahu, jedinou možností bylo vytvořit letecký most takového rozsahu, jaký nikdy předtím neměl obdob. V průběhu jednoho roku bylo provedeno na 280 000 zásobovacích letů, které každý den zásobovaly oblast 4 700 tunami potravin, paliva a materiálu. Vzhledem k velikosti této logistické operace bylo jasné, že bez striktní metodiky a plánování by letecký most došel rychlého konce. Vývojem této metodiky byl pověřen Edward A. Guilbert, jež tehdy sloužil jako logistický důstojník v armádě Spojených Států – výsledkem byla implementace standardizovaného systému objednávek, dodacích listů a dalších dokumentů, které v kooperaci s dokonalým plánovaním napomohly k úspěšnému udržení mostu a nakonec i k prolomení blokády. Systém však svým tvůrcem nebyl zapomenout. S postupem vývoje počítačů a výpočetní techniky obecně zavedl Guilbert jeho elektronickou podobu - prvního „skutečného“ předka dnešního EDI. Vzhledem k jeho úspěchům v rámci operace Vittles (oficiální název Berlínského vzdušného mostu) je patrné, že prvním odvětvím, které tuto technologii implementovalo a přijalo brzy za své, byla doprava. Na konci šedesátých let již tento systém používala řada dopravních společností – od námořních, přes železniční až po silniční. Vzhledem k různorodosti zaváděných standardů (téměř každá společnost měla 2
tendenci zavádět svůj vlastní) to logicky vedlo spíše k chaosu než k čemukoli jinému. V roce 1968 tedy došlo k zavedení prvního, oficiálního, mezinárodního standardu pro elektronickou komunikaci mezi přepravními společnostmi. Je zřejmé, že další odvětví brzy následovala – už v roce 1980 tento typ komunikace používalo více než 100 000 společností živících se maloobchodním a velkoobchodním prodejem a počet stále stoupal. Postupně byly vyvinuty specifické standardy pro každé myslitelné i nemyslitelné odvětví, které se snažily pokrýt valnou část jejich procesů. Do zemí západní a severní Evropy EDI dorazilo zhruba v polovině osmdesátých let, opravdový rozmach lze však pozorovat právě až od poloviny devadesátých let, kdy došlo k takřka kompletní standardizaci a popsání technologie tak, jak ji známe dnes. Stále však zůstává mnoho nepokrytých oblastí; zejména společnosti ze střední a východní Evropy bývají, často ke své škodě, ve vztahu k přechodu na B2B elektronickou komunikaci příliš konzervativní.
Podstata EDI Standardy Jak již vyplynulo z výše uvedeného textu, hlavní podstatou EDI nejsou systémy pro získání a transport dat (ačkoli jsou jeho nedílnou součástí; o tom však dále): jádro EDI spočívá v jeho standardech. Podstatou činnosti EDI je umožňovat stabilní a automatizovanou komunikaci mezi různými společnostmi, které se zároveň mohou vyskytovat v různých odvětvích ekonomiky. Pro každé odvětví a každý dokument, který tímto odvětvím může být komunikován je proto určen standard, jímž se řídí implementátoři EDI při jeho zavádění a později administrátoři při jeho provozování a při otevírání nových kanálů po navázání nových obchodních vztahů. Každý dokument EDI se tedy řídí podle předem dané masky, kterou musí alespoň do určité míry dodržovat. Zjednodušeně řečeno – EDI dokument je svojí strukturou velmi podobný svému papírovému předobrazu – stejně jako papírový dokument mívá hlavičku, kde je určeno, kdo je odesilatel a kdo příjemce, účel dokumentu, jeho číslo a případně souhrny. V těle dokumentu se pak nacházejí detaily, identifikace jednotlivých položek, jejich cena a další potřebné informace. Mezi standardy pro elektronickou komunikaci v rámci Evropy jednoznačně dominuje UN/EDIFACT vyvíjený Společností Národů, který je zároveň jediným uznaným standardem pro celosvětovou mezinárodní komunikaci. Ten rozpoznává tyto základní (ne všechny – seznam je, vzhledem k počtu odvětví poměrně dlouhý) typy dokumentů: -
-
DESADV Dispatch advice message je prakticky dodacím listem. Přichází většinou před dodáním zboží a obsahuje jednoznačnou identifikaci položek, jejich počet a v některých případech rovněž cenu. INVOIC Invoice message nahrazuje tištěnou formu faktury. Stejně jako reálný základ obsahuje částku, datum splatnosti, atp. 3
-
-
-
-
INVRPT Inventory report je využíván nejen při komisním prodeji. Je odesílán horizontálně nahoru, tedy od zákazníka k dodavateli a dodavatele informuje o tom, kolik jeho zboží má zákazník skladem. ORDERS Purchase order message slouží jako nákupní objednávka směrem od zákazníka dodavateli – na jejím základě dodavatel například později vystavuje DESADV. PRICAT Price/sales catalogue message je možná jednou z nejdůležitějších zpráv – obsahuje definici dodávaných položek – ať už jde o jejich kategorizaci, jednoznačnou identifikaci, název, vlastnosti, ceny a podobně. SLSRPT Sales report je v pravidelných intervalech odesílán zákazníkem dodavateli a informuje jej o prodeji jeho zboží. Jedná se o velmi užitečný dokument zejména při plánování výroby a včasných dodávek na základě intenzity prodeje zboží.
Jak již bylo uvedeno: dokumentů podobného typu je mnohonásobně víc. Některé jsou využívány všemi odvětvími, jiné například jen odvětvím finančním či farmaceutickým. Jedna věc je však pro všechny bez rozdílu společná – systém pro jedinečnou identifikaci subjektů a položek. Subjekty (tedy různí účastníci komunikace) jsou identifikováni na základě systému GLN (Global Location Number), který zaručuje, že každá entita (ať už jde o celou společnost, její pobočku, sklad, nebo třeba celou vládu), která se v elektronické komunikaci vyskytuje, má své vlastní unikátní číslo. Položky (zboží) pak bývají identifikovány na základě známého systému EAN – princip unikátnosti však musí zůstat zachován. Vlastní rozsahy GLN a EAN je třeba zakoupit u příslušných organizací, které se starají o jejich správu a přidělování. Část výsledné zprávy PRICAT pak může vypadat takto:
4
Obrázek 1: Struktura zprávy PRICAT
Technologie Technické řešení komunikace pomocí EDI lze rozdělit na tři základní části: a) Zdrojové a cílové systémy Prakticky každý podnikový systém, nezávisle na druhu či výrobci, může být modifikován pro odesílání a příjem zpráv EDI. Pro SLSRPT může být zdrojovým systém ERP systém zákazníka a cílovým systémem může být CRM nebo BI systém dodavatele, který na základě tohoto dokumentu pak může generovat reporty o prodejích zboží u jednotlivých zákazníků a pomoci tak procesu plánování. Zdrojový i cílový systém mohou používat zcela odlišnou strukturu dat; jejich sjednocení je činností další části systémů EDI: b) Převodní a komunikační programy Ačkoli může být funkčnost této části obsažena již ve zdrojových či cílových systémech, nebývá to zvykem. Úkolem těchto rozhraní je modifikovat zprávy do přijatelné/odesilatelné podoby a jejich následná distribuce – ven k obchodnímu partnerovi či dovnitř do cílového systému. Modifikace dat probíhá za pomoci tzv. mapovacích tabulek, kdy jsou data přizpůsobena cílovému systému – může být přizpůsobována kategorizace položek, cílové destinace dokumentů. Druhým typem modifikace přemapování informací z jednotlivých segmentů dokumentu do jiných – dost často se stává, že zprávy od různých dodavatelů či odběratelů se liší v drobnostech (jednotlivé informace, například cena položky, se mohou vyskytovat v různých segmentech zprávy a zároveň stále splňovat podmínky standardizace) a je třeba je přizpůsobit podnikovému standardu. Posledním krokem je pak odeslání dat partnerovi/importování dat do cílového systému.
5
Obrázek 3: Komunikace pomocí EDI. Části „EDI Translator“ a „Communications Software“ většinou pokrývá jedna aplikace. „Direct“, tedy přímá komunikace je relativně nevýhodná vzhledem ke své malé flexibilitě (je třeba nastavovat připojení pro každého nového partnera).
c) Komunikační kanály EDI může využívat různorodé komunikační kanály. Od jednoduchého posílání textových souborů, přes sdílení CSV souborů pomocí ftp až po využívání pokročilejších a zabezpečenějších cest komunikace. V západní Evropě, zejména pak v Německu je dost často využívanou služba eGate od firmy Pranke, jež byla původně vyvinuta ve spolupráci s IBM. Ta se stará o přeposílání dokumentů jednotlivým partnerům i o jejich příjem a následné uchování. Příjemnou vlastností je i možnost opětovného přeposlání zpráv, které z nějakého důvodu nebyly přijaty, nebo byly smazány. Je jasné, že služby tohoto typu s sebou nesou nutnost poplatku.
6
Obrázek 3: eGate webové rozhraní
Přínosy a rizika v praxi Jak již bylo řečeno výše, společnosti v rámci České republiky se k elektronické komunikaci pomocí EDI staví stále poměrně chladně; výjimkou jsou společností větších rozměrů a společnosti dodávající velkým řetězcům – první z důvodu své (alespoň většinou) nadnárodní podstaty či vlastnostem odvětví, ve kterém se nacházejí a druzí z nutnosti – mnohé řetězce komunikaci v EDI po svých dodavatelích vyžadují. To však neznamená, že EDI musí být za každou cenu vynuceno. Naopak, přínosy pro střední a malé podniky mohou být podstatné. Pojďme si je, společně s možnými riziky, předvést na podniku LPR s.ro., středním obuvním podniku, jehož činnost z větší části spočívá v maloobchodním a velkoobchodním prodeji obuvi a příslušenství a v menší části ve výrobě vlastní značky obuvi.
Přínosy Společnost LPR provozuje na dvě desítky maloobchodních prodejen a má několik významných dodavatelů. Na celopodnikový výpočetní systém s elektronickými pokladnami sice přešla před mnoha lety a od vedení podniku jen „za pomocí papíru“ upustila již dávno, nicméně proces příjmu a distribuce zboží je pro ni stále bolestivě pomalým procesem. Předně: dodací listy od dodavatelů je nyní schopna zpracovat jen v papírové podobě (přijde buď vytištěná faktura nebo faktura ve formátu pdf), v lepším případě je pak schopna data importovat pakliže je dodavatel pošle v listu Excel. V prvním případě personál musí přepisovat údaje z papírových faktur do systému, což je u dokumentů, které často obsahují i více než dvě stovky položek běh na dlouhou trať a často při tom dochází k chybám. Ve 7
druhém případě je často nutné data v excelovém listu manuálně upravit tak, aby je podnikový systém přijal, což je opět dost často zdlouhavé a náchylné k chybám. Před příjmem musí personál zboží nejprve zadat do systému. Opět se jedná o stovky položek, u kterých je třeba určit kategorizaci, cenu, název a další detaily. Majitel proto musí v sezonních obdobích přemýšlet nad najmutím pomocného personálu, což generuje další, nevítané náklady. Někteří odběratelé rovněž žádají, aby společnost přešla na EDI, neboť se u produktů a dodávek společnosti potýkají se stejnými problémy. Pakliže je úspěšně zavedeno EDI, tyto procesy se významně zkracují. Faktury není třeba pracně zadávat do systému, jsou pomocí DESADV přeneseny a naimportovány automaticky, a pokud je potřeba, rovnou nasměrovány na správnou cílovou pobočku. Před příchodem samotných dodacích listů je nové zboží zavedeno do systému díky cenovému katalogu. Personál jen pro jistotu odkontroluje správnost údajů a dokumenty schválí. Prodejní a skladové reporty pro dodavatele již rovněž není třeba vytvářet ručně a poté odesílat mailem; jsou generovány automaticky. Obecně: mezi výhody při zavedení EDI zkrácení doby potřebné na vykonání procesů, automatizace některých z nich, zvýšení jistoty správnosti těchto dokumentů a úsporu nákladů na personál, který by byl potřeba, pokud by bylo potřeba tyto procesy vykonávat manuálně.
Rizika Potencionální rizika zavedení EDI lze spatřovat zejména ve fázi implementace této technologie. Jednak, jak již bylo zmíněno, dojde k zásadní změně procesů, což si vyžádá jistou dávku reorganizace. Dalším problémem může být zdrojový systém a možná potřeba jeho úpravy pro komunikaci pomocí EDI, to samé platí pro data, které zdrojový systém již obsahuje. Mezi již klasická rizika lze pak zařadit problémy a možné chyby pří výběru dodavatele, a to jak transformačních, tak komunikačních technologií. Nicméně trend poslední doby ukazuje na postupné zaměření dodavatelů i na klientelu menší velikosti, čemuž odpovídají specializovaná řešení, jež se obecně vyznačují nižší cenou. Jasnou potřebou je určení systémového administrátora, který se bude o provoz EDI starat – buď vlastního, nebo externího z firmy dodavatele.
8
Závěr a otázky Zavedení EDI může být pro malé a střední podniky každopádně zásadní inovací a při správném postupu implementace technologie a jednoznačným přínosem. Jedná se sice o technologii, která je používána mnoho let, ale zcela jistě není na ústupu, právě naopak. Její implementací se podnik posune o krok dál směrem k modernizaci.
Otázky 1. Jaký je důvod pro dlouhodobý konzervatismus českých firem vůči zavedení EDI a inovaci celopodnikových procesů za použití IT technologií obecně? 2. Proč jsou místo zavedeného a jednoznačně zabezpečeného EDI využívány pro komunikaci se státem nové, neověřené a poměrně drahé systémy? Proč stát v tomto směru více nepodporuje B2G komunikaci za použití zavedených nástrojů? 3. Jaká technologie by v budoucnu mohla nahradit EDI? Jaké přínosy by oproti EDI musela poskytovat?
9
Reference Edibasics [2013]: A list of EDIFACT document types. edibasics.cz [online]. Dostupné z: < http://www.edibasics.com/edi-resources/document-standards/edifact/> Edibasics [2013]: How Does EDI Work? edibasics.cz [online]. Dostupné z: < http://www.edibasics.com/what-is-edi/how-does-edi-work/#wp-prettyPhoto[g1058]/0/> Aurora EDI Alliance [2013]: EDI in Logistics: A Brief History auoraedialliance.com [online]. Dostupné z: < http://www.auroraedialliance.com/blog/bid/181921/EDI-in-Logistics-A-Brief-History> Aurora EDI Alliance [2013]: EDI in Retail: A Brief History auoraedialliance.com [online]. Dostupné z: < http://www.auroraedialliance.com/blog/bid/189093/EDI-in-Retail-A-Brief-History> Princeton [2008]: Electronic Data Interchange. Princeton.edu [online]. Dostupné z:
GS1 [neuvedeno]: Global Location Number. gs1.org [online]. Dostupné z: < http://www.gs1.org/barcodes/technical/idkeys/gln> The finance director [2007]: E-Procurement – Electronic Data Integration Comes of Age the-financedirector.com [online]. Dostupné z: < http://www.the-financedirector.com/features/feature1420/#adEnd> Roger Clarke’s Web-Site [2001]: Electronic Data Interchange (EDI): An Introduction rogerclarke.com [online]. Dostupné z: < http://www.rogerclarke.com/EC/EDIIntro.html> Ecommerce [neuvedeno]: Electronic Data Interchange (EDI) – Advantages Of Edi, How Edi Works, Security Issues, The Future Of Edi exommerce.info [online]. Dostupné z: < http://ecommerce.hostip.info/pages/384/Electronic-Data-Interchange-EDI.html> Indiana Military [2005]: Fifty years ago, a massive airlift into Berlin showed the Soviets that a post-WWII blockade would not work indianamilitary.org [online]. Dostupné z: < http://www.indianamilitary.org/ATTERBURYAAF/History/BerlinAirlift.html>
10
