POTRET LAYANAN PERPUSTAKAAN PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI ILMIAH PERIODE 2009 – 2013 Rochani Nani Rahayu dan Wahid Nashihudin Pustakawan pada PDII-LIPI
ABSTRAK Kajian ini bertujuan untuk mengetahui: 1) Jumlah pemustaka yang datang ke PDII selama 2009 – 2013; 2) Kota asal pemustaka; 3) Koleksi perpustakaan yang digunakan; 4) Jumlah anggota perpustakaan ; 5) Jumlah buku yang dipinjam. Kajian dilakukan secara deskriptif dengan sumber data adalah laporan bulanan layanan jasa perpustakaan dari Sub Bidang Jasa Perpustakaan 2009 – 2013. Hasil kajian adalah : 1) Pelajar yang datang berjumlah 1.132 orang, yaitu mahasiswa D3 3.320 orang,S1 58.399 orang, mahasiswa S2/S3 3.775 orang, wiraswata 612 orang, industri 849 orang, pengajar/dosen 177 orang, pustakawan 469 orang, peneliti LIPI sebanyak 72 orang, peneliti non LIPI 536 orang, PNS/TNI 552 orang dan pemustaka yang tidak bekerja/tidak mengisi identitas berjumlah 736 orang; 2) Sebanyak 46 kota asal pemustaka terdiri atas 3 kota dari luar negeri yaitu Tokyo, Kairo dan Swiss sisanya sebanyak 43 kota dari dalam negeri dengan urutan posisi 5 besar adalah Jakarta 39.554 kali (56,00%), Depok 6.455 kali (9,14%), Tangerang 6.242 kali (8,84%), Bekasi yaitu 5.231 kali (7,41%) dan Bogor sebanyak 1.717 kali (2,43%). 3) Koleksi umum digunakan sebanyak 35.627 judul (11,75%), berikutnya koleksi referensi 6.335 judul (2,09%), koleksi mikrofis/film 20 judul (0,006%), laporan penelitian digunakan 22.878 judul (7,54%), tesis S2/S3 26.852 judul (8,85%), koleksi wanita dan anak 10.403 judul (3,43%). Majalah Indonesia digunakan 193.321 judul (63,74%), koleksi Meja Informasi 2.282 judul (0,75%), koleksi Teknologi Tepat Guna 1.297 judul (0,42%), majalah CATU digunakan 715 judul (0,23%) dan koleksi Ilmu Pengetahuan Sosial dan Kemanusiaan 3.559 judul (1,17%). 4) Anggota perpustakaan di urutan pertama adalah mahasiswa yaitu 211 orang (59,44%), di tempat ke dua adalah peneliti dan karyawan LIPI sebanyak 70 orang (19,72%), di posisi ke tiga peneliti non LIPI berjumlah 38 orang (10,70%), dan posisi ke empat adalah karyawan dengan jumlah 36 orang (10,14%); 5). Seluruh sirkulasi berjumlah 1.468 judul yaitu peminjaman buku 712 judul (48,50%) dan pengembaliannya 756 judul (51,50%).Transaksi di setiap tahun berturut – turut mulai 2009 – 2013 adalah 370 judul (25,20%) , 449 judul ( 30,58%), 204 judul (13,89%), 312 judul (21,25%) dan 2013 sebanyak 133 judul ( 9,06%). Disimpulkan bahwa pemustaka utama adalah mahasiswa (D3, S1, S2/3), dengan jumlah yang semakin menurun yang sebagian besar berasal dari Jakarta, Bekasi, Bogor, Tangerang. Koleksi terbanyak digunakan adalah Majalah Indonesia, namun koleksi mikrofis sangat minim digunakan. Anggota perpustakaan terbanyak adalah mahasiswa. Selama 2009 – 2013 jumlah buku yang dipinjam cenderung menurun. Mengingat Perpustakaan PDII merupakan perpustakaan khusus instansi yang diharapkan melayani kebutuhan organisasinya, maka diperlukan strategi khusus agar peneliti LIPI menjadi pemustaka utama juga diperlukan survei untuk mengetahui kebutuhan peneliti LIPI secara detail. Kata kunci : libraries; PDII LIPI; services; users PENDAHULUAN Latar belakang Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDII LIPI ) merupakan salah satu unit kerja eselon 2 yang berada di bawah LIPI. Berdasarkan Surat keputusan Kepala LIPI nomor 1151/M/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia; pasal VISI PUSTAKA Vol. 16 No.2 Agustus 2014
327 Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah terdiri atas: 1) Bagian Tata Usaha; 2) Bidang Dokumentasi; 3) Bidang Informasi; 4) Bidang Pengembangan Sistem Pengelolaan Dokumentasi dan Informasi; 5) Bidang Sarana Teknis; 6) Kelompok Fungsional. Secara umum tugas utama PDII adalah melakukan dokumentasi karya ilmiah , melakukan pengelolaan serta memberikan layanan informasi kepada masyarakat umum terutama masyarakat 111
ilmiah. Sehingga dua bidang yang sangat berperan dalam melakukan tugas tersebut adalah Bidang Dokumentasi dan Bidang Informasi. Tugas dokumentasi di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah secara jelas tertulis pada pasal 333, 334 dan pasal 335. Menurut pasal 334 Bidang Dokumentasi yang terdiri atas Sub Bidang Akuisisi dan Koleksi Literatur, Sub Bidang Pengolahan Literatur dan Sub Bidang Pangkalan Data Literatur mempunyai tugas seperti yang tercantum pada pasal 335 yaitu sebagai berikut. 1) Sub Bidang Akuisisi dan Koleksi Literatur mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis, penyusunan rencana dan pelaksanaan, serta evaluasi dan penyusunan laporan akuisisi dan koleksi literatur. 2) Sub Bidang Pengolahan Literatur mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis, penyusunan rencana dan pelaksanaan, serta evaluasi dan penyusunan laporan pengolahan literatur. 3) Sub Bidang Pangkalan Data Literatur mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis, penyusunan rencana dan pelaksanaan, serta evaluasi dan penyusunan laporan pangkalan data literatur. Tugas layanan informasi diterjemahkan ke dalam pasal 337, 338 dan 339. Pasal 338 menyatakan bahwa Pusat Dokumentasi dan Informasi terdiri atas tiga Sub Bidang yaitu ; 1) Sub Bidang Jasa Perpustakaan; 2) Sub Bidang Jasa Penelusuran Informasi; 3) Sub Bidang Jasa Kemasan Informasi. Adapun tugas yang diamanatkan adalah sebagai berikut. 1) Sub Bidang Jasa Perpustakaan mempunyai tugas melakukan pengembangan dan urusan pelayanan jasa perpustakaan dan layanan referensi singkat, serta pengelolaan.
mempunyai tugas melakukan urusan pelayanan jasa penelusuran dan konsultasi informasi ilmiah, serta melakukan pengembangan dan pengelolaan. 3) Sub Bidang Jasa Kemasan Informasi mempunyai tugas melakukan urusan pelayanan, pengemasan informasi ilmiah, menyiapkan rencana penerbitan dalam bentuk cetak maupun digital serta melakukan pengembangan dan pengelolaan.
Permasalahan Sampai dengan Juni 2014 PDII belum melakukan evaluasi terhadap layanan perpustakaan yang diamanahkan kepada Sub Bidang Jasa Perpustakaan, sehingga pimpinan PDII belum dapat melihat gambaran menyeluruh tentang hal itu. Oleh karena itu diperlukan sebuah kajian yang hasilnya dapat disampaikan kepada pimpinan PDII sebagai masukan di dalam penyelenggaraan jasa perpustakaan. Tujuan kajian Kajian ditujukan untuk mengetahui: 1) Jumlah pemustaka yang datang selama 2009 2013. 2) Kota asal pemustaka yang datang selama 2009 – 2013. 3) Koleksi perpustakaan yang pemustaka periode 2009 – 2013.
digunakan
4) Jumlah anggota perpustakaan selama 2009 – 2013. 5) Jumlah buku yang dipinjam selama 2009 – 2013. TINJAUAN PUSTAKA Tugas Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Sesuai SK Kepala LIPI No.1151/M/2001 tanggal 5 Juni 2001, struktur perpustakaan PDII merupakan Sub Bidang Jasa Perpustakaan yang berada di bawah Bidang Informasi sesuai gambar 1 berikut.
2) Sub Bidang Jasa Penelusuran Informasi 112
VISI PUSTAKA Vol. 16 No.2 Agustus 2014
Gambar 1. Struktur organisasi PDII
Visi
dokumentasi dan informasi ilmiah. Menjadi institusi terdepan di dokumentasi dan informasi ilmiah
bidang
dalam rangka ikut membangun masyarakat yang adil, cerdas, kreatif, integratif dan dinamis berbasis ilmu pengetahuan dan teknologi yang humanistik. Misi Melaksanakan pemberian jasa, penelitian dan pengembangan, serta pembinaan di bidang VISI PUSTAKA Vol. 16 No.2 Agustus 2014
Tugas 1) PDII mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumussan kebijakan, dokumentasi dan informasi ilmiah. 2) Penyusunan pedoman, pemberian bimingan teknis, pelaksanaan dan pelayanan di bidang dokumentasi dan informasi 3) Penyusunan rencana, program serta pelaksanaan penelitian di idang dokumentasi dan informasi ilmiah. 113
4) Pengelolaan sarana teknis dokumentasi dan informasi ilmiah. 5) Evaluasi dan penyusunan laporan penelitian dan pelayanan dokumentasi dan informasi ilmiah. 6) Pelaksanaan urusan tata usaha. Layanan Perpustakaan PDII Perpustakaan PDII dapat dikategorikan sebagai perpustakaan khusus yang diharapkan melayani lembaga induknya beserta seluruh sivitas organisasinya. Menurut Standar Nasional Indonesia nomor 7496 : 2009 layanan yang wajib dilaksanakan oleh sebuah perpustakaan khusus diantaranya adalah : memberikan layanan baca di tempat, layanan sirkulasi, layanan kesiagaan informasi, layanan referensi, layanan penelusuran informasi dan layanan bimbingan pengguna. Layanan tersebut wajib dilaksanakan untuk menunjang tugas perpustakaan yaitu: a) menunjang terselenggaranya pelaksanaan tugas lembaga induknya dalam bentuk penyediaan materi perpustakaan dan akses informasi; b) mengumpulkan terbitan dari dan tentang lembaga induknya; c) memberikan jasa perpustakaan dan informasi; d) mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk menunjang tugas perpustakaan dan e) meningkatkan litersi informasi. Dengan mempertimbangkan hal – hal tersebut, maka di dalam memberikan layanan perpustakaan, PDII LIPI menyelenggarakan layanan sebanyak 6 hari kerja yaitu dari Senin sampai dengan Sabtu dengan jam buka layanan dimulai dari pukul 8.30 – 15.30 WIB. Pengunjung dipersilakan memanfaatkan seluruh koleksi yang dimiliki PDII. Sebagai gambaran perlu disampaikan bahwa koleksi PDII terdiri atas : 1 ) Koleksi umum: berisikan koleksi buku umum, prosiding, seminar dan yang sejenisnya. 2) Koleksi referensi: berisikan berbagai buku, kamus, ensiklopedia dll 3) Koleksi laporan penelitian : berisikan laporan dari berbagai lembaga riset di Indonesia dan universitas di Indonesia. 4) Koleksi tesis dan disertasi: berisikan berbagai tesis dan disertasi dari berbagai universitas di Indonesia. 114
5) Koleksi Wanita dan Anak : merupakan koleksi buku, tesis, laporan penelitian, dan jurnal yang berhubungan dengan wanita dan anak. 6) Koleksi Umum : berisikan berbagai buku dari berbagai disiplin ilmu yang dapat dipinjam oleh anggota. 7) Koleksi majalah ilmiah Indonesia: merupakan koleksi dari majalah ilmiah terutama yang terbit di Indonesia. Koleksi majalah ilmiah Indonesia merupakan koleksi terlengkap yang dapat dimanfaatkan oleh pemustaka. Hal ini disebabkan PDII merupakan focal point untuk pengurusan International Serials System Number (ISSN). Mereka yang mengurus ISSN majalah /jurnal diwajibkan untuk mengirimkan jurnal ke PDII sebanyak 2 eksemplar setiap kali jurnal terbit. 8) Koleksi Meja Informasi: merupakan koleksi yang dipergunakan guna menjawab layanan rujukan cepat. 9) Koleksi Teknologi Tepat Guna : merupakan koleksi tentang berbagai teknologi yang bersifat sederhana. 10) Koleksi majalah CATU: merupakan koleksi yang dilanggan khusus terutama adalah majalah luar negeri yang bersifat “Core journal” bagi para peneliti LIPI. Koleksi majalah CATU diadakan sejak tahun 1990 – 1997. 11) Koleksi microfis/microfilm: merupakan koleksi dari berbagai jenis sumber informasi dalam bentuk microfis/microfilm. Koleksi microfilm merupakan koleksi yang lengkap dan banyak memuat pengetahuan yang sudah sangat lama jaman sebelum kemerdekaan Negara Republik Indonesia sampai koleksi artikel – artikel yang dimuat dalam majalah Indonesia sampai saat ini. Untuk membaca koleksi microfis/microfilm digunakan microreader yang telah disediakan di perpustakaan. Untuk memperoleh layanan perpustakaan pemustaka yang datang langsung ke PDII dilayani dengan dua jenis layanan baca di tempat yaitu layanan terbuka dan layanan tertutup. Layanan tertutup dikenakan kepada koleksi laporan penelitian dan tesis. Jadi setiap pemustaka untuk dapat membaca tesis atau laporan penelitian wajib mengisi formulir peminjaman dan menyertakan VISI PUSTAKA Vol. 16 No.2 Agustus 2014
kartu tanda pengenal untuk kemudian diserahkan kepada petugas. Selanjutnya petugas mengambilkan tesis atau laporan penelitian yang diinginkan oleh calon pembaca dan menyerahkan kepadanya.
pemustaka yang membutuhkan bantuan. Seperti diketahui petugas /pustakawan yang memberikan layanan perpustakaan terdiri atas pejabat fungsional pustakawan maupun pustakawan yang belum menduduki jabatan fungsional pustakawan dengan jumlah seluruhnya adalah 18 orang.
Apabila ternyata pemustaka berkeinginan untuk menggandakan sebagian dari laporan yang mereka baca, maka mereka dapat langsung menuju ke bagian fotokopi untuk meminta bantuan petugas foto kopi untuk melakukan penggandaan. Mengingat PDII melakukan layanan berdasarkan Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP) maka pemustaka diwajibkan untuk membayar sesuai tarif PNBP yang sudah ditentukan. Namun ada yang perlu diingat yaitu keberadaan Undang – undang Hak Cipta Nomor 19 tentang Hak Cipta, sehingga penyediaan dokumen semata-mata hanya diperuntukkan bagi keperluan pendidikan dan penelitian.
METODOLOGI Kajian dilakukan secara deskriptif dengan menggunakan sumber data berupa laporan bulanan dan laporan tahunan dari Sub Bidang Jasa Perpustakaan tahun periode 2009 – 2013. Pengumpulan data dilakukan dengan mencatat jumlah pemustaka, kota tempat tinggal pemustaka, koleksi yang digunakan keanggotaan, dan jumlah peminjaman serta pengembalian buku. Selanjutnya data yang sudah dikumpulkan diolah menggunakan statistik distribusi frekuensi dilengkapi dengan penghitungan prosentase. Kemudian data yang sudah diolah disajikan dalam bentuk tabel dan grafik untuk dilakukan pembahasan dan kesimpulan.
Adapun layanan terbuka merupakan layanan yang diberikan kepada pemustaka supaya mereka dapat dengan leluasa memilih sendiri literatur yang mereka inginkan. Hal ini memberikan kemungkinan kepada pemustaka untuk melakukan browsing apabila literatur yang mereka inginkan tidak dapat diketemukan di rak. Layanan terbuka diterapkan pada buku umum, prosiding, majalah Indonesia baik yang lepas maupun yang sudah dijilid serta koleksi wanita dan anak. Di dalam memberikan kemudahan layanan kepada pemustaka yang datang langsung, PDII menyediakan On Line Public Acsess (OPAC) yang dipasang di meja-meja layanan di lantai 3, 4 dan 5 guna mempermudah pencarian bahan pustaka yang mereka butuhkan.
HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Profil Pemustaka yang datang ke PDII 2009 – 2013 Profil pemustaka secara rinci dapat dicermati dari Tabel 1 berikut ini. Kategori pemustaka yang datang ke PDII dikelompokkan menjadi 12 jenis yaitu pelajar, mahasiswa D3, mahasiswa S1, mahasiswa S2/S3, wiraswasta, industri, pengajar/ dosen, pustakawan, peneliti LIPI, peneliti non LIPI, PNS/TNI, tidak bekerja/tidak mengisi profesi.
Di setiap konter koleksi disediakan petugas atau pustakawan yang disiapkan untuk membimbing
Tabel 1. Profil pemustaka yang datang ke PDII 2009 – 2013 Pemustaka:
2009
2010
2011
2012
2013
Jumlah
Pelajar
85
243
179
309
316
1132 (1,60%)
Mahasiswa D3
685
721
721
772
421
3320 (4,70%)
Mahasiswa S1
13178
17412
12999
9559
5251
58399 (82,68%)
Mahasiswa S2/S3
755
981
1126
530
383
3775 (5,34%)
Wiraswasta
156
188
123
86
59
612 (0,86%)
Industri
183
32
53
212
369
849 (0,86%)
Pengajar/dosen
22
97
58
0
0
177 (0,25%)
VISI PUSTAKA Vol. 16 No.2 Agustus 2014
115
Pustakawan
7
27
14
0
421
469 (0,66%)
Peneliti LIPI
72
0
0
0
0
72 (0,10%)
Peneliti non LIPI
2
132
123
50
229
536 (0,76%)
PNS/TNI
268
0
120
137
27
552 (0,78%)
Tidak bekerja/tidak mengisi identitas
239
202
203
49
43
736 (1,04%)
Jumlah
15.652
20.035 (28,36%)
15.719 (2,22%)
11.704 (16,57%)
7.519 (10,64%)
70629 (100%)
(2,21%)
Dijumpai pelajar yang datang ke PDII selama 2009 – 2013 adalah 1.132 orang, terdiri atas mahasiswa D3 berjumlah 3.320 orang, mahasiswa S1 58.399 orang, mahasiswa S2/S3 berjumlah 3.775 orang, wiraswata sebanyak 612 orang, industri 849 orang, pengajar/ dosen 177 orang, pustakawan 469 orang, peneliti LIPI sebanyak 72 orang, peneliti non LIPI berjumlah 536 orang, PNS/TNI berjumlah 552 orang dan pemustaka yang tidak bekerja/tidak mengisi identitas berjumlah 736 orang. Pada posisi teratas tercatat mahasiswa S1 dengan jumlah 58.399 orang (82,68%), kemudian di tempat ke dua adalah S2/S3 berjumlah 3.775 orang (5,34%) dan posisi ke tiga adalah pelajar 1.132 (1,60%). Dengan demikian pemustaka dari kalangan mahasiswa dan pelajar mendominasi PDII selama kurun waktu 2009 – 2013 mendominasi kunjungan. Adapun pemustaka dengan profesi peneliti dan
peneliti non LIPI presentase jauh di bawah mahasiswa karena ke duannya kurang dari 1 %. Apabila dilihat dari periode tiap tahunnya, maka kunjungan pemustaka tertinggi adalah pada tahun 2010 yaitu sebanyak 20.035 orang (28,37%) dan pemustaka terendah berada pada tahun 2013 yaitu 7.519 orang (10,64%). Penurunan pemustaka terjadi sejak tahun 2010 sampai 2013 dengan jumlah penurunan berturut-turut 4.316 orang, 4.015 orang, 4.185 orang.
4.2 Kota tempat tinggal pemustaka Tempat tinggal pemustaka yang datang dapat dilihat pada Tabel 2 berikut.
Tabel 2. Kota tempat tinggal pemustaka yang datang PDII LIPI Kota: Aceh Banjar Bali Bandung Banten Batam Bekasi Bengkulu Bogor Boyolali Cianjur Cirebon Depok Kota: Indramayu Jakarta Jambi Jawa Timur KalimantaTimur 116
2009 1 0 2 61 40 0 617 1 116 0 0 0 291 2009 2 11963 0 0 0
2010 11 1 91 0 0 1 1141 0 242 1 2 1 870 2010 0 13292 0 0 1
2011 4 4 108 0 0 1 2016 0 395 0 0 0 589 2011 2 8652 1 0 0
2012 0 0 292 0 0 0 765 0 527 0 0 0 3055 2012 0 4133 0 0 0
2013 0 0 0 7 0 0 692 0 437 0 0 0 1650 2013 0 1514 0 4 0
Jumlah 16(0,022%) 5(0,007%) 493(0,69%) 68(0,096%) 40(0,056%) 2(0,002%) 5231(7,41%) 1(0,00%) 1717(2,43%) 1(0,00%) 2(0,002) 1(0,00%) 6455(9,14%) Jumlah 4(0,006%) 39554(56,00%) 1(0,00%) 4(0,056%) 1(0,00%)
VISI PUSTAKA Vol. 16 No.2 Agustus 2014
KalimantaTengah Kebumen Kairo Lampung Lombok Madiun Makasar Manado Medan Padang Palembang Pontianak Purwokerto Semarang Samarinda Solo Subang Sukabumi Surabaya Sumatra Selatan Sulawesi Selatan Sulawesi Tengg. Surakarta Swiss Tangerang Tokyo Yogyakarta Jumlah
0 0 1 6 1 0 2 0 0 4 2 0 1 2 1 2 1 3 8 1 0 0 2 0 509 0 3 15652
0 1 5 1 1 9 1 2 1 3 8 2 1 12 0 2 1 2 0 0 0 1 22 1 2278 3 14 20035
Dijumpai sebanyak 46 kota terdiri atas 3 kota dari luar negeri yaitu Tokyo, Kairo dan Swiss sisanya sebanyak 43 kota merupakan kota dari dalam negeri dengan urutan posisi 5 besar adalah sebagai berikut. Di urutan pertama adalah Jakarta 39.554 kali (56,00%), kemudian Depok berada di posisi ke dua yaitu 6.455 kali (9,14%), pada posisi ke tiga kota Tangerang sebanyak 6.242 kali (8,84%), pada posisi ke empat adalah Bekasi yaitu 5.231 kali (7,41%) dan Bogor berada di urutan ke lima yaitu 1.717 kali (2,43%).
8 0 0 0 0 4 0 6 6 1 2 1 0 12 0 5 0 413 0 0 1 0 3 0 1456 4 14 15719
0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 5 0 23 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 810 55 23 11704
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1189 0 13 7519
8(0,01%) 1(0,00%) 6(0,01%) 7(0,01%) 2(0,002%) 13(0,018%) 3(0,004%) 8(0,011%) 7(0,01%) 11(0,015%) 12(0,016%) 8(0,011%) 2(0,003%) 49(0,07%) 1(0,00%) 9(0,013%) 2(0,003%) 418(0,59%) 8(0,01%) 1(0,00%) 2(0,003%) 1(0,00%) 27(0,038%) 1(0,00%) 6242(8,84%) 62(0,087%) 67(0,095%) 70629 (100%)
Apabila dikategorikan menurut wilayah maka dapat diketahui bahwa mereka datang dari Sumatra, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, Bali dan Nusa Tenggara Barat namun pemustaka yang berasal dari Papua, Maluku, Nusa Tenggara Timur, tidak diketemukan. 4.3. Jumlah koleksi yang digunakan pemustaka 2009 – 2013 Kondisi koleksi perpustakaan yang digunaka dapat dicermati dari Tabel 3 berikut.
Tabel 3. Jumlah koleksi yang digunakan pemustaka 2009 - 2013 Koleksi
2009
2010
2011
2012
2013
Jumlah
Umum
8547
10789
8843
4682
2766
35627 11,75%)
Referensi
1263
2137
1683
104
1148
6335 (2,09%)
Mikrofis
20
0
0
0
0
20 (0,006%)
Laporan
6313
6208
5374
2986
1997
22878 7,54%)
VISI PUSTAKA Vol. 16 No.2 Agustus 2014
117
Tesis S2
9449
8350
6133
1848
1072
26852(8,85%)
Wanita
2858
2621
2399
1436
1089
10403 (3,43%)
Mjl.Indo.
37154
55113
56991
32301
11762
193321(63,74%)
Meja Inf.
809
549
606
158
160
2282 (0,75%)
TTG
454
300
272
91
180
1297 (0,42%)
CATU
156
222
179
158
0
715 (0,23%)
IPSK
645
215
188
2511
0
3559 (1,17%)
Jumlah
67668
86504 (28,52%)
82668 (27,26%)
46275
20174 (6,65%)
303289 (100%)
( 2,31%
Pada tahun 2009 - 2013 jumlah koleksi yang digunakan berturut – turut sebanyak 67.668 judul ( 22,31%), 86.504 judul (28,52%), 82.668 judul (27, 26%), 46.275 judul (15,26%), dan 20.174 judul (6,65%). Pemakaian koleksi terbanyak berada pada tahun 2010 dan terendah pada tahun 2013, kondisi ini berhubungan dengan jumlah pemustaka yang datang ke PDII. Jumlah koleksi yang digunakan pemustaka berdasarkan jenis koleksi adalah sebagai berikut. Koleksi umum sebanyak 35.627 judul (11,75%), berikutnya koleksi referensi yang digunakan adalah 6.335 judul (2,09%), koleksi mikrofis/film digunakan sebanyak 20 judul (0,006%). Adapun koleksi laporan penelitian digunakan sebanyak 22.878 judul (7,54%). Untuk penggunaan koleksi Tesis S/S3 telah digunakan sebanyak 26.852 judul (8,85%). Koleksi wanita dan anak berjumlah 10.403 judul (3,43%), berikutnya penggunaan koleksi majalah Indonesia berjumlah 193.321 judul (63,74%), koleksi Meja Informasi digunakan sejumlah 2.282 judul (0,75%). Untuk koleksi Teknologi Tepat Guna (TTG) telah digunakan sebanyak 1.297 judul (0,42%) berikutnya pemakaian majalah CATU berjumlah 715 judul (0,23%) dan untuk koleksi Ilmu Pengetahuan Sosial dan Kemanusiaan berjumlah 3.559 judul (1,17%). Koleksi yang digunakan terbanyak adalah majalah Indonesia dengan menduduki peringkat pertama yaitu sebanyak 193.321 judul (63,74%), kemudian pada tempat ke dua adalah Koleksi umum
118
(15,26%)
sebanyak 35.627 judul (11,75%), dan di tempat ke tiga adalah penggunaan koleksi Tesis S/S3 telah digunakan sebanyak 26.852 judul (8,85%). Majalah Indonesia adalah literatur primer yang paling banyak dibutuhkan oleh pemustaka, hal ini disebabkan majalah merupakan literatur untuk penyebaran informasi tercepat. Di samping itu hal ini diduga karena PDII memilki sumber majalah Indonesia terlengkap di Indonesia dengan kapasitasnya sebagai organisasi yang mendapatkan kewenangan untuk memberikan ISSN khusus majalah yang diterbitkan di Indonesia. Pemakaian koleksi umum yang digunakan adalah koleksi prosiding maupun makalah-makalah hasil seminar yang tidak terdapat di perpustakaan lain. Adapun untuk koleksi tesis banyak digunakan karena sampai saat ini meskipun terjadi penurunan pengadaannya, masih dirasakan lengkap karena Perpustakaan PDII menerima tesis S2 dari berbagai perguruan tinggi negeri dan swasta. Hal ini disebabkan PDII merupakan organisasi yang mendapat tugas oleh Kementerian Riset dan Teknologi untuk mendepositkan karya ilmiah (grey literature) yang dihasilkan oleh lembaga pemerintah. (SK Menristek No: 44/M/Kp/VII/2000) 4.4. Pemustaka vs koleksi yang digunakan 2009 – 2013 Guna melihat berapa rata – rata setiap pemustaka menggunakan koleksi Perpustakaan PDII, maka hal ini dapat dijawab berdasarkan Tabel 4..
VISI PUSTAKA Vol. 16 No.2 Agustus 2014
Tabel 4. Pemustaka vs koleksi yang digunakan 2009 - 2013 Uraian:
2009
2010
2011
2012
2013
Jumlah
Pemustaka (orang)
15.652
20.035
15.719
11.704
7.519
70.629
Koleksi yang
67.668
86.504
82.668
46.275
20.174
303.289
4,32
4,32
5,29
3,95
2,68
4,29
(Jdl/org)
(Jdl/org)
(Jdl/org)
(Jdl/org)
(Jdl/org)
(Jdl/org)
Digunakan (judul) Rata-rata ko-leksi diguna-kan (jdl/org)
Berturut – turut dimulai dari tahun 2009 sampai tahun 2013 jumlah buku/koleksi yang digunakan secara rata - rata adalah 4,32 judul/orang, 4,32 judul/orang, 5,29 judul/orang, 3,95 judul/orang dan 2,68 judul/orang. Kondisi ini menunjukkan bahwa telah terjadi penurunan penggunaan jumlah koleksi di tahun 2012 dan 2013, namun jika dihitung secara rata-rata keselurahan maka jumlah koleksi yang digunakan
adalah 4,29 judul/orang. 4.5 Jumlah Anggota Perpustakaan PDII 2009 2013 Anggota perpustakaan PDII dikelompokkan menjadi empat kategori yaitu peneliti karyawan LIPI, peneliti non LIPI, karyawan dan mahasiswa. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 5 di bawah ini.
Tabel 5. Jumlah Anggota Perpustakaan PDII 2009 - 2013 Anggota Pene/Karyawan LIPI Peneliti non LIPI Mahasiswa Karyawan Jumlah
2009 12 21 34 17 84
2010 28 1 9 8 46
2011 26 14 62 8 110
(23,66%)
(12,96%)
(30,98%) (5,35%)
Dijumpai jumlah anggota terbanyak pada posisi pertama adalah tahun 2011 dengan jumlah 110 orang (30,98%), kemudian pada posisi ke dua berada pada tahun 2013 dengan jumlah 96 orang (27,04%), di tempat ke tiga adalah tahun 2009 yaitu 84 orang (23,66%), di tempat ke empat adalah tahun 2010 dengan jumlah anggota 46 orang (12,96%), dan posisi terakhir adalah tahun 2012 yaitu sebanyak 19 orang (5,35%). Jika diamati dari kategori maka mahasiswa berada pada urutan pertama yaitu sebanyak 211 orang (59,44%), kemudian di tempat ke dua adalah peneliti dan karyawan LIPI dengan jumlah 70 orang (19,72%), kemudian pada posisi ke tiga adalah peneliti non LIPI dengan jumlah 38 orang
VISI PUSTAKA Vol. 16 No.2 Agustus 2014
2012 4 2 10 3 19
2013 0 0 96 0 96
Jumlah 70 (19,72%) 38 (10,70%) 211 (59,44%) 36 (10,14%) 355 (100%)
(27,04%)
(10,70%), posisi ke empat adalah karyawan dengan jumlah 36 orang (10,14%). 4.6 Jumlah koleksi yang dipinjam pemustaka 2009 – 2013 Guna mengetahui seberapa banyak buku yang dipinjam anggota maka hal ini dapat dilihat dari Tabel 6. Seluruh sirkulasi buku berjumlah 1.468 judul terdiri atas peminjaman 712 judul (48,50%) dan pengembalian 756 judul (51,50%) Transaksi di setiap periode dimulai dari 2009 - 2013 berturut – turut adalah 370 judul (25,20%), kemudian 449 kali ( 30,58%), berikutnya 204 kali (13,89%), 312 judul (21,25%) sebanyak 133 judul buku ( 9,06%).
119
Tabel 6. Jumlah koleksi yang dipinjam pemustaka 2009 – 2013 Kegiatan
2009
2010
2011
2012
2013
Jumlah
Peminjaman
168
200
99
169
76
712 (48,50%)
Pengembalian
202
249
105
143
57
756 (51,50%)
Jumlah
370 449 204 312 (25,20%) (30,58%) (13,89%) (21,25%)
133
1468 (100%)
(9,06%)
yang perlu diperhatikan baik kenaikan maupun penurunan jumlahnya. Disadari bahwa selama periode 2009 – 2013 pembelian buku dalam bentuk tercetak mulai berkurang. Buku yang dipinjam oleh setiap anggota pada setiap periode dapat diacu dari Tabel 7 berikut.
Volume peminjaman dan pengembalian buku tidak selalu berjumlah sama hal ini dimungkinkan karena bisa saja buku yang seharusnya dikembalikan namun diperpanjang waktu peminjamannya. 4.7 Jumlah buku yang dipinjam vs jumlah anggota Jumlah buku yang dipinjam oleh pemustaka merupakan salah satu indikator kinerja perpustakaan
Tabel 7. Jumlah anggota vs jumlah sirkulasi buku 2009 - 2013 Uraian:
2009
2010
2011
2012
2013
Anggota (orang)
84
46
110
19
96
Sirkulasi (judul)
370
449
204
312
133
Rata-rata sirkulasi /anggota
4,40 (jdl/ orang)
9,76 (jdl/ orang)
1,85
16,42
1,38
(jdl/orang)
(jdl/orang)
(jdl/orang)
Seperti sudah diketahui dan dibahas pada bab di atas maka kali ini ingin diketahui seberapa banyak rata – rata setiap anggota melakukan transaksi baik peminjaman maupun pengembalian buku di setiap periodenya. Dapat dilihat bahwa pada tahun 2009 transaksi setiap anggota rata-rata adalah sebanyak 4,4 judul/orang, kemudian pada tahun 2010 terjadi peningkatan jumlah peminjaman yaitu sebanyak 9,76 judul/orang, adapun pada tahun 2010 telah terjadi transaksi sebanyak 1,85 judul/orang. Berikutnya pada tahun 2011 transaksi yang terjadi adalah sebanyak 16,42 judul/orang dan di tahun 2013 jumlah transaksi rata – rata adalah 1,38 judul/orang. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa periode paling aktif adalah pada tahun 2012. KESIMPULAN Disimpulkan bahwa pemustaka utama adalah 120
mahasiswa yang terdiri atas D3, S1, S2/3, dengan kecenderungan adanya penurunan di setiap tahunnya, mereka datang sebagian besar berasal dari Jakarta, Bekasi, Bogor, Tangerang. Terjadi kecenderungan penggunaan koleksi di setiap tahunnya, dan koleksi yang digunakan terbanyak adalah Majalah Indonesia. Tidak ada penggunaan koleksi mikrofis selama 2010 – 2013. Tercatat mahasiswa sebagai anggota perpustakaan terbanyak dan karyawan adalah anggota dengan jumlah paling sedikit. Rata – rata sirkulasi buku adalah rendah. Saran : Mengingat Perpustakaan PDII merupakan perpustakaan khusus yang diharapkan melayani kebutuhan organisasinya, maka diperlukan strategi / upaya khusus agar para peneliti dan sivitas LIPI menjadi pemustaka utama. Diperlukan survei untuk VISI PUSTAKA Vol. 16 No.2 Agustus 2014
mengetahui kebutuhan para peneliti maupun sivitas LIPI, serta sebagai pembanding diperlukan kajian untuk pemustaka yang hadir secara on line. DAFTAR PUSTAKA Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah. Sub Bidang Jasa Perpustakaan, Laporan Bulanan 2009 – 2013. Jakarta.
Surat keputusan Menteri Negara Riset dan Teknologi nomor 44/M/Kp/VII/2000 tentang literatur kelabu. Surat keputusan Kepala LIPI nomor 1151/M/2001; tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia; Jakarta; Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia; 2001.
Standar Nasional Indonesia nomor 7496 : 2009 tentang Perpustakaan Khusus Instansi Pemerintah. Jakarta; Badan Standarisasi Nasional, 2009.
VISI PUSTAKA Vol. 16 No.2 Agustus 2014
121
