PEDOMAN TEKNIS LAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
1
Perpustakaan Nasional RI 2014 Perpustakaan Nasional : Katalog dalam Terbitan (KDT) National Library of Indonesia : Cataloguing in Publication (CIP) Pedoman teknis layanan perpustakaan dan informasi / penyusun, Luthfiati Makarim, Mohammad Ramdhan ; editor, Lucya Dhamayanti.— Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2014. vi, 86 hlm. ; 21 cm. ISBN 1. Perpustakaan , Pelayanan – Buku pegangan, pedoman, dsb. I. Perpustakaan Nasional II. Luthfiati Makarim III. Mohammad Ramdhan IV. Lucya Dhamayanti 025.5 Penyusun: Luthfiati Makarim Mohammad Ramdhan Editor: Lucya Dhamayanti Kontributor: Arief Wicaksono
2
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, Buku Pedoman Teknis Layanan Informasi Perpustakaan Nasional RI dapat diselesaikan. Salah satu upaya yang dilakukan Perpustakaan Nasional RI untuk meningkatkan layanan perpustakaan dan informasi adalah dengan membuat pedoman ini. Sesuai dengan pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia tahun 1945 yang mengamanatkan bahwa “... mencerdaskan kehidupan bangsa...”. Selanjutnya Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan menetapkan bahwa “... tentang layanan perpustakaan...” dan “Layanan perpustakaan dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan pemustaka.” Layanan perpustakaan dan informasi di Perpustakaan Nasional RI telah berlangsung sejak Perpustakaan Nasional RI didirikan pada tahun 1989. Seiring berjalannya waktu, jenis dan kualitas layanan terus ditingkatkan. Saat ini, gedung Perpustakaan Nasional RI – yang akan menjadi pusat layanan perpustakaan dan informasi – di Jl. Medan Merdeka Selatan sedang dalam proses pembangunan. Gedung yang dirancang 24 lantai ini direncanakan akan selesai dibangun dan siap dioperasikan pada tahun 2017. Untuk itu perlu dibuat pedoman teknis layanan perpustakaan dan informasi yang sejalan dengan fungsi-fungsi ruang sesuai perencanaan. Pedoman ini akan mencakup persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi layanan perpustakaan dan informasi secara teknis yang meliputi persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi terhadap sumber daya manusia layanan perpustakaan dan informasi, yaitu pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan, koleksi perpustakaan, sarana dan fasilitas layanan perpustakaan dan informasi, serta pedoman layanan perpustakaan dan informasi yang diperuntukkan bagi pemustaka Perpustakaan Nasional RI.
3
Pedoman teknis layanan perpsutakaan dan informasi ini bertujuan untuk menjamin keberhasilan, kesinambungan dan kualitas layanan perpustakaan dan informasi di Perpustakaan Nasional RI. Pedoman ini diharapkan dapat menjadi acuan agar pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi di Perpustakaan Nasional RI dapat dilaksanakan dan berjalan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria (NSPK) layanan perpustakaan dan informasi sehingga tujuan penyelenggaraan perpustakaan sesuai Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan dapat terwujud. Secara garis besar, pedoman ini terdiri dari empat bab, yaitu: pendahuluan, sistem layanan perpustakaan dan informasi di Perpustakaan Nasional RI, pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi di Perpustakaan Nasional RI dan penutup. Semoga buku pedoman ini dapat bermanfaat dan memudahkan pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi di Perpustakaan Nasional RI.
Jakarta, Desember 2014 Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi Dra. Welmin Sunyi Ariningsih, M.Lib
4
DAFTAR ISI
Halaman KATA PENGANTAR .................................................................................................................... i DAFTAR ISI .............................................................................................................................. iii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................. 6 A. Latar Belakang. .................................................................................................................... 6 B. Tujuan . ................................................................................................................................ 7 C. Sasaran. ............................................................................................................................... 8 D. Manfaat................................................................................................................................ 8 E. Dasar Hukum . ..................................................................................................................... 9 F. Batasan Pengertian . ............................................................................................................ 9
BAB II LAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI ..... 20 A. Tujuan dan Sasaran Layanan Perpustakaan dan Informasi................................................ 20 B. Prinsip-prinsip Layanan Perpustakaan dan Informasi ....................................................... 21 C. Unsur-Unsur Pelaksana Layanan Perpustakaan dan Informasi ......................................... 21 D. Peran dan Tugas Unsur Pelaksana Layanan Perpustakaan dan Informasi ........................ 21 E. Tahapan Pelaksanaan Layanan Perpustakaan dan Informasi ............................................ 23 F. Standar Layanan Perpustakaan dan Informasi .................................................................. 24 G. Indikator Keberhasilan Layanan Perpustakaan dan Informasi .......................................... 56
5
BAB III PELAKSANAAN LAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI ........................................................................................................... 59 A. Perencanaan Layanan Perpustakaan dan Informasi ...................................................... 59 A.1. Perencanaan Persiapan Semua SDM yang Akan Bertugas di Gedung Baru............. 60 A.2. Perencanaan Ragam Layanan Perpustakaan dan Informasi ..................................... 61 A.3. Perencanaan Perpindahan Koleksi ........................................................................... 62 A.4. Perencanaan Persiapan Sistem, Prosedur Layanan dan Peraturan Perpustakaan.....64 A.5. Perencanaan Mebeler .............................................................................................. 68 A.6. Perencanaan Desain dan Tata Ruang Layanan Perpustakaan dan Informasi ........... 73 A.7. Perencanaan Sarana, Prasarana dan Fasilitas Perpustakaan dan Informasi ……........76 B. Pelaksanaan Layanan Perpustakaan dan Informasi ...................................................... 82 B.1. Pelaksana Layanan Perpustakaan dan Informasi ................................................... 83 B.2. Koleksi ..................................................................................................................... 83 B.3. Fasilitas, Sarana dan Prasarana Perpustakaan dan Informasi ................................ 83 B.4. Prosedur Layanan Perpustakaan dan Informasi ...................................................... 83 C. Evaluasi Pelaksanaan Layanan Perpustakaan dan Informasi …………………………..…….. 83 C.1. Monitoring Pelaksanaan Layanan Perpustakaan dan Informasi .............................. 83 C.2. Evaluasi Pelaksanaan Layanan Perpustakaan dan Informasi ................................... 83 C.3. Pelaporan Pelaksanaan Layanan Perpustakaan dan Informasi ................................ 84 C.4. Pengaduan Masyarakat ………………………………………………………………………….....………..85
BAB IV PENUTUP ................................................................................................................... 86
LAMPIRAN
6
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Setiap warga negara berhak untuk mendapatkan pendidikan. Untuk itu, pemerintah wajib menyediakan fasilitas pendidikan, termasuk perpustakaan, seperti yang tersebut dalam UUD 1945 pasal 28C ayat 3 dan tiga ayat dalam pasal 31. Hal tersebut menjadi pertimbangan dasar dan landasan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. Dalam pembukaannya, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan menyebutkan bahwa: (a) dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, perpustakaan sebagai wahana belajar sepanjang hayat mengembangkan potensi masyarakat agar menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap,
kreatif,
mandiri
dan
menjadi
warga
negara
yang
demokratis
serta
bertanggungjawab dalam mendukung penyelenggaraan pendidikan nasional; (b) bahwa sebagai salah satu upaya untuk memajukan kebudayaan nasional, perpustakaan merupakan wahana pelestarian kekayaan budaya bangsa; dan (c) bahwa dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, perlu ditumbuhkan budaya gemar membaca melalui pengembangan dan pendayagunaan perpustakaan sebagai sumber informasi dan pusat sumber belajar bagi masyarakat. Pengembangan dan pendayagunaan perpustakaan sebagai pusat sumber belajar masyarakat akan lebih dirasakan manfaatnya bila pelayanan yang diberikan optimal 7
sehingga memberikan kepuasan kepada pemustaka. Hal ini terdapat dalam Keputusan Men.PAN No. 63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik yang menjadi acuan bagi seluruh penyelenggara pelayanan publik dalam pengaturan dan pelaksanaan kegiatan pelayanan publik sesuai kewenangannya dengan tujuan untuk mendorong terwujudnya penyelenggaraan pelayanan publik yang prima dalam arti memenuhi harapan dan kebutuhan, baik pemberi maupun penerima pelayanan. Peraturan
Menteri
Negara
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
Nomor:
PER/20/M/AN/04/2006 tentang Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Publik menjelaskan bahwa standar pelayanan publik adalah suatu tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai komitmen atau janji dari penyelenggara pelayanan kepada masyarakat untuk memberikan pelayanan yang berkualitas. Salah satu komponen standar pelayanan publik adalah adanya pedoman teknis penyelenggaraan layanan publik. Untuk itu maka perlu disusun Pedoman Teknis Layanan Koleksi Umum, Perpustakaan Nasional RI yang akan menjadi rujukan pemberian layanan perpustakaan dan informasi di Perpustakaan Nasional RI. Selain itu, perpindahan lokasi layanan perpustakaan dan informasi Perpustakaan Nasional RI, dari Jl. Salemba Raya ke Jl. Medan Merdeka Selatan, akan membawa perubahan signifikan terhadap pengelolaan layanan perpustakaan dan informasi kepada masyarakat. Seiring dengan perubahan situasi dan kondisi tersebut, maka dibutuhkan adanya pedoman layanan perpustakaan dan informasi yang selaras dengan perubahan situasi dan kondisi tersebut, mengikuti perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta mendukung sistem pengelolaan perpustakaan secara modern. Pedoman layanan perpustakaan dan informasi ini menjadi acuan bagi pustakawan dalam memberikan layanan perpustakaan dan informasi secara profesional di gedung baru Perpustakaan Nasional RI, Jl. Medan Merdeka Selatan, Jakarta Pusat.
B. Tujuan Petunjuk teknis ini bertujuan untuk:
8
1. mempersiapkan pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi secara prima dan profesional di gedung baru Perpustakaan Nasional RI, Jl. Medan Merdeka Selatan, yang akan dioperasikan pada tahun 2017; 2. memenuhi kebutuhan pustakawan Perpustakaan Nasional RI akan pedoman teknis layanan perpustakaan dan informasi sebagai acuan dalam merencanakan dan melaksanakan layanan perpustakaan dan informasi secara prima dan profesional kepada pemustaka; 3. menjadi pedoman layanan perpustakaan dan informasi yang up to date di Perpustakaan Nasional RI sesuai perubahan dan perkembangan situasi dan kondisi terkini.
C. Sasaran Sasaran petunjuk teknis ini adalah pustakawan, tenaga perpustakaan, konservator, staf Biro Umum serta interior designer juga pejabat struktural di lingkungan Perpustakaan Nasional RI yang terkait.
D. Manfaat Pedoman teknis ini akan memberi manfaat sebagai berikut: 1. Menunjukkan tujuan layanan perpustakaan dan informasi Perpustakaan Nasional RI; 2. Meletakkan landasan kebijakan dan langkah-langkah operasional layanan perpustakaan dan informasi di Perpustakaan Nasional RI; 3. Standarisasi proses pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi; 4. Menetapkan prosedur dan cara kerja layanan perpustakaan dan informasi; 5. Memberikan gambaran yang jelas dan lengkap mengenai seluruh kegiatan yang akan dikerjakan 6. Melahirkan produktivitas kerja yang baik dan mendapatkan kinerja serta hasil sesuai harapan; 7. Pengukuran kemampuan bagi efektivitas dan efisiensi kerja; 8. Menjadi alat pengawasan dan penilaian terhadap kinerja dan hasil yang dicapai; 9. Pedoman pembagian tugas secara tepat sesuai keahlian;
9
10. Pedoman untuk penyediakan sarana dan prasarana kegiatan sesuai dengan kebutuhan riil layanan perpustakaan dan informasi;
E. Dasar Hukum 1.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan.
2.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik.
3.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2014 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan.
4.
Keputusan Presiden RI No. 166 tahun 2000 tentang Perpustakaan Nasional RI, sebagaimana telah tiga kali diubah terakhir dengan Keputusan Presiden RI No. 103 tahun 2001;
5.
Keputusan Presiden RI No. 178 tahun 2000 tentang Susunan Organisasi dan Tugas Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah diubah dengan Keputusan RI no. 110 tahun 2001;
6.
Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 81/1993 Tentang Pedoman Tatalaksana Pelayanan Umum;
7.
Keputusan
Menteri
Negara
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
Nomor
132/KEP/M.PAN/12.2002 tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya; 8.
Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 3 Tahun 2001 Pasal 27 tentang Tugas Pokok dan fungsi Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi.
F. Batasan Pengertian Bagian
ini
memberikan
penjelasan
tentang
pengertian
jenis-jenis
layanan
perpustakaan dan informasi yang ada di Perpustakaan Nasional RI serta istilah yang terkait, juga cakupan layanannya.
10
1. Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. 2. Perpustakaan Nasional adalah lembaga pemerintah non-departemen (LPND) yang melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang perpustakaan yang berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, perpustakaan pelestarian, dan pusat jejaring perpustakaan, serta berkedudukan di ibukota negara. 3. Perpustakaan Lansia adalah perpustakaan yang menyediakan koleksi, fasilitas, layanan perpustakaan yang ditujukan bagi orang lanjut usia, yaitu seseorang, baik perempuan maupun laki-laki, yang telah berusia 50 tahun ke atas. Perpustakaan Lansia memberikan layanan perpustakaan kepada orang lanjut usia agar hidup orang lansia, secara fisik, mental, sosial dan psikologis, tetap berkualitas. 4. Perpustakaan Cacat Netra adalah perpustakaan yang menyediakan koleksi dan layanan perpustakaan yang ditujukan bagi penyandang cacat netra, yaitu orang yang mempunyai kelainan penglihatan sehingga ia tidak dapat melihat secara baik dan membutuhkan alat untuk melihat atau membaca. 5. Perpustakaan Anak adalah perpustakaan yang menyediakan koleksi dan layanan perpustakaan yang ditujukan bagi anak untuk mendukung tumbuh kembang anak secara optimal. Yang dimaksud dengan anak adalah: (a) bayi (usia 0-1 tahun), (b) bermain/toddler (1-2,5 tahun), (c) pra sekolah (2,5-5 tahun), usia sekolah (5-11 tahun). 6. Perpustakaan Remaja adalah perpustakaan yang menyediakan koleksi dan layanan perpustakaan yang ditujukan bagi remaja, yaitu anak yang telah berusia 11-18 tahun untuk mendukung tumbuh kembang mereka yang optimal dan pembentukan pribadi dewasa yang berkualitas secara kognitif, konsep diri, pola koping dan perilaku sosial. 7. Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. 8. Layanan perpustakaan dan informasi adalah kegiatan memberikan bimbingan dan jasa perpustakaan dan informasi kepada pemustaka.
11
9. Layanan Koleksi Film dan Bentuk Mikro adalah layanan koleksi film (bukan film reel) dan bentuk mikro, berisi informasi yang bersifat ilmiah untuk keperluan pendidikan dan penelitian, yang diberikan kepada pemustaka untuk dimanfaatkan, dibaca di tempat dengan menggunakan alat baca bentuk mikro (microreader) dan/atau dicetak ke bentuk hard copy dengan menggunakan alat microprinter. 10. Koleksi film adalah koleksi perpustakaan berupa: a. gambar hidup, seperti film - baik bersuara maupun tidak bersuara - berisi gambar, teks, dan juga kombinasi dari bentuk-bentuk tersebut, yang harus menggunakan alat bantu untuk dapat menggunakannya, yaitu proyektor dan layar. Jika dilihat dari ukuran film (segi fisik), terdapat tiga macam ukuran film, yaitu: 18 mm, 16 mm, dan 35 mm. b. rekaman video, mencakup semua bentuk video, yaitu: bentuk kaset, gulungan, dan cakram. Alat bantu yang digunakan adalah televisi, komputer, VCR (Video Casette Recorder). 11. Koleksi bentuk mikro adalah koleksi perpustakaan yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa, melainkan harus memakai alat yang dinamakan microreader. Umumnya koleksi ini digolongkan tersendiri dan tidak dimasukkan ke kelompok bahan non-cetak karena informasi yang tercakup di dalamnya meliputi bahan tercetak, seperti majalah, surat kabar, dan sebagainya. Terdapat lima macam koleksi bentuk mikro yang dimiliki Perpustakaan Nasional RI, yaitu: a. Mikrofilm: bentuk gulungan film berukuran 16 mm dan 35 mm. b. Mikrofis: bentuk mikro dalam lembaran film sebesar kartu pos, berukuran 105 mm x 148 mm (standar) dan 75 mm x 125 mm. Mikrofis dikenal pula dengan istilah eye-readable material. c. Aperture card: selembar mikrofilm ukuran 35 mm yang ditempelkan pada lembaran kartu. d. Microfilm cartridge: berbentuk sama dengan mikrofilm, ditempatkan pada satu kemasan film dan berukuran 16 mm. Namun ia juga diberikan suatu tanda agar pada waktu membacanya dapat dilakukan secara otomatis. e. Microfilm jackets: bentuk mikrofilm yang dimasukkan ke dalam kantong plastik transparan yang mempunyai jalur-jalur dan berisi 12 atau 14 lembar. 12
12. Layanan Koleksi Indonesiana adalah layanan koleksi Indonesiana yang diberikan kepada pemustaka untuk dimanfaatkan, baik dibaca di tempat, dipinjam, dan/atau direprografi (difotokopi, di-scan, atau dicetak) sesuai aturan perpustakaan. 13. Koleksi Indonesiana adalah dokumen, bahan perpustakaan dan/atau koleksi perpustakaan yang berisi informasi tentang, membahas dan/atau terkait dengan Indonesia, yaitu mengenai sejarah, budaya, dan orang/masyarakat Indonesia secara luas, mengandung kekayaan informasi, bernilai historis serta kultural yang sangat tinggi, baik yang terbit di Indonesia maupun di luar Indonesia, juga yang dihasilkan oleh warga negara Indonesia maupun warga negara asing. Koleksi Indonesiana meliputi buku (books), jurnal (journals), web sites, peta (maps), partitur musik (printed music), gambar dan lukisan (pictures), naskah kuno (manuscripts), dan rekaman tutur lisan tentang sejarah (oral history recordings). Koleksi Indonesiana umumnya berbentuk tercetak (in print form), namun terdapat juga dalam bentuk bahan mikro serta elektronik (electronic form). Salah satu bagian dari koleksi Indonesiana adalah koleksi varia, buku langka, koleksi tandon dan literatur kelabu tentang Indonesia. 14. Layanan Koleksi Varia & Buku Langka adalah layanan koleksi varia dan buku langka yang diberikan kepada pemustaka untuk dimanfaatkan, baik dibaca di tempat dan/atau direprografi (difotokopi, di-scan, atau dicetak) sesuai aturan perpustakaan. 15. Koleksi Varia adalah koleksi khusus yang mengandung kekayaan informasi, bernilai historis serta kultural yang sangat tinggi, berupa informasi tentang Indonesia tahun 1750-1950, khususnya yang berkaitan dengan Batavia dan Jawa, walapun terdapat juga beberapa bahan pustaka langka yang isinya berkaitan dengan beberapa bagian terpencil dari kepulauan Nusantara, serta beberapa bahan pustaka unik yang berkaitan dengan budaya/sejarah Asia Tenggara pada masa penjajahan Indonesia. Koleksi varia terdiri dari berbagai jenis koleksi
langka, seperti: bahan tercetak,
stempel (seal), gambar, lukisan cat air, surat dan foto. Koleksi ini sebagian besarnya merupakan bahan pustaka karya orang Belanda, namun terdapat juga manuskrip dan gambar pemandangan karya orang Indonesia atau Asia. 16. Koleksi Langka adalah dokumen dalam bentuk apa pun yang ditulis dengan tangan atau diketik yang belum dicetak atau dijadikan buku tercetak yang berumur 50 tahun 13
lebih, termasuk di dalamnya naskah kuno (UU Cagar Budaya No. 5 Tahun 1992, Bab I Pasal 2). 17. Koleksi Buku Langka adalah buku-buku yang merupakan karya berharga karena mengandung kekayaan informasi, bernilai historis serta kultural yang tinggi, termasuk seluruh monograf, seperti buku, laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi dan buku rujukan yang terbit sebelum tahun 1556 sampai terkini dengan kriteria:
terbitan pertama yang mengandung informasi penting (significant first editions) dengan kandungan informasi yang kaya, bernilai historis dan kultural yang tinggi;
buku yang langka karena keunikannya atau karena tidak terbit lagi, termasuk buku-buku yang dicetak terbatas (limited editions) yang umumnya hanya dicetak 500 eksemplar atau kurang;
buku-buku berharga yang diterbitkan oleh pribadi (private press books);
buku karya lembaga-lembaga penting (important association copies);
karya-karya penting yang ditandatangani oleh pengarang atau ilustratornya (important works autographed by their authors, illustrators or printers);
buku dengan edisi spesial (editions of special note), termasuk di dalamnya edisi langka karena tidak banyak yang mengetahui (surreptitious editions);
buku yang mengandung informasi seni dan estetika yang penting, seperti cetakan halus (fine printing), ilustrasi atau penjilidan yang bersifat khusus (illustration or binding), dan buku-buku cetakan khusus lainnya (special press books);
buku yang terkait dengan naskah kuno yang dicetak dalam jumlah terbatas;
koleksi khusus yang berisi informasi langka maupun tidak langka, yang perlu disimpan karena memiliki tujuan tertentu;
buku berisi informasi moneter bernilai tinggi;
Koleksi buku langka Perpustakaan Nasional RI mencakup lima jenis koleksi berikut:
Koleksi Ster atau yang diberi tanda bintang (*), yaitu: koleksi yang memuat informasi tentang Indonesia di sekitar abad 18 sampai dengan pertengahan abad 20. Koleksi ster umumnya dilengkapi dengan lukisan litografi yang indah;
Disertasi berbahasa Belanda di sekitar tahun 1830-1940; 14
Koleksi Deposit tahun 1920–1990, terdiri atas terbitan Indonesiana pada masa itu;
Koleksi Varia, yaitu koleksi yang mengandung nilai historis dan budaya yang sangat tinggi, terdiri dari berbagai jenis koleksi perpustakaan yang langka dan unik, seperti barang cetakan, cap, gambar, lukisan cat air, surat dan foto;
Koleksi Terlarang, yaitu koleksi perpustakaan yang memuat paham atau ideologi yang dilarang pada masa pemerintahan Orde Baru, seperti komunisme dan marxisme, walaupun pada saat ini banyak di antaranya yang bisa didapatkan dengan mudah. Koleksi ini dipertahankan karena nilai sejarahnya.
18. Layanan Koleksi Terbitan Organisasi Internasional dan Regional adalah layanan koleksi terbitan PBB dan organisasi di bawahnya serta koleksi terbitan organisasi regional, seperti ASEAN dan SEAMEO. Layanan ini diberikan kepada pemustaka untuk dimanfaatkan, baik dibaca di tempat dan/atau direprografi (difotokopi, di-scan, atau dicetak) sesuai aturan perpustakaan. 19. Koleksi Terbitan Organisasi Internasional dan Regional adalah koleksi perpustakaan yang merupakan terbitan dari organisasi Perserikatan Bangsa-bangsa (PBB) dan organisasi internasional lainnya. 20. Layanan Koleksi Grafis (Foto, Lukisan & Peta) adalah koleksi perpustakaan non-buku yang: a. dapat dilihat langsung, seperti foto, lukisan, peta, bagan, gambar teknik (blue print) dan sebagainya; b. harus diproyeksikan atau dilihat dengan bantuan alat, seperti: filmstrip, yaitu selongsongan film yang memuat gambar dalam urutan tertentu yang diproyeksikan satu persatu. slide, yaitu gambar dalam suatu media film atau bahan trasparan lain yang harus dilihat dengan bantuan proyektor slide (slide projector). transparansi, yaitu selembar bahan trasparan yang berisi gambar dan dirancang untuk digunakan dengan overhead projector atau kotak sinar. c. merupakan bahan kartografi, yaitu semua karya yang merupakan representasi grafika dari bumi, matahari, bulan, planet-planet, dan badan-badan ruang 15
angkasa lainnya. Bahan pustaka ini dapat berbentuk dua dimensi atau tiga dimensi. Contoh bahan kartografi: peta ruang angkasa, atlas, globe, foto udara, dan sebagainya. 21. Layanan Multimedia & Internet adalah karya atau informasi dalam bentuk elektronik yang disimpan dalam media elektronik, seperti pita magnetis, cakram (disc) dan informasi yang berbasis internet, seperti website, dan lain-lain. Koleksi ini biasa dikenal dengan istilah electronic collection (e-collection). Contoh sumber daya elektronik adalah CD-ROM (Compact Disk read Only Memory), buku elektronik (ebook), jurnal elektronik (e-journal), koran online. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti computer, CD-ROM player, dan sebagainya. 22. Layanan Referensi adalah semua kegiatan yang dilakukan oleh pustakawan referensi untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka (secara pribadi, melalui telepon atau elektronik), tidak terbatas untuk menjawab pertanyaan substantif juga memberikan pengajaran kepada pemustaka dalam menyeleksi, menggunakan alatalat dan strategi penelusuran yang sesuai untuk menemukan informasi, melakukan penelusuran dalam rangka memenuhi kebutuhan pemustaka, mengarahkan mereka ke sumber daya perpustakaan, membantu dalam evaluasi informasi, merujuk pemustaka pada sumber daya di luar perpustakaan, membuat statistik referensi dan berpartisipasi dalam pengembangan koleksi referensi. 23. Koleksi referensi adalah koleksi perpustakaan yang disusun sedemikian rupa sehingga kita dapat mencari informasi tertentu tanpa harus membaca bagian-bagian koleksi itu secara berurutan dan keseluruhan. 24. Pustakawan referensi adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan layanan perpustakaan, khususnya layanan referensi. 25. Layanan Terbitan Berkala adalah layanan koleksi terbitan berkala, baik terbitan dalam maupun luar negeri, yang terbit tiga tahun terakhir yang diberikan kepada pemustaka untuk dimanfaatkan . Layanan ini berupa: a. layanan koleksi kliping surat kabar dengan subjek tertentu, khususnya bidang ilmu-ilmu sosial; 16
b. layanan penyebaran informasi terseleksi, dengan cara mengirimkan daftar isi dan abstrak artikel dengan subjek tertentu dari majalah maupun jurnal ilmiah subjek tertentu yang dilanggan oleh Perpustakaan Nasional RI; 26. Koleksi terbitan berkala atau terbitan berseri adalah terbitan (publikasi) terkini, terhitung mulai tiga tahun terakhir, memiliki waktu atau kala terbit tertentu dengan jarak terbit yang tetap dan terus-menerus tanpa batas waktu tertentu, diterbitkan dengan nomor yang berurutan, terus menerus dan waktu/kala terbit tertentu, seperti harian, mingguan, dua mingguan, bulanan, tiga bulanan, tengah tahunan dan sebagainya. Koleksi berkala mutakhir meliputi majalah, jurnal, surat kabar, buletin, tabloid, dan lain sebagainya, yang terbit tiga tahun terakhir. 27. Klipping adalah guntingan artikel atau berita dari surat kabar, majalah dan sebagainya yang dianggap penting untuk disimpan atau didokumentasikan. 28. Layanan Monograf adalah layanan koleksi monograf bagi pemustaka untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka, baik untuk dibaca di tempat, dipinjam, dan/atau direprografi (difotokopi, di-scan, atau dicetak) sesuai aturan perpustakaan. 29. Koleksi monograf adalah koleksi perpustakaan yang merupakan terbitan bukan terbitan berseri yang lengkap dalam satu volume atau sejumlah volume yang sudah ditentukan sebelumnya. 30. Monograf adalah sebutan lain untuk buku dan digunakan untuk membedakan terbitan tersebut dengan terbitan berseri. Monograf berisi satu topik atau sejumlah topik (subjek) yang berkaitan dan biasanya ditulis oleh satu orang. Selain itu, monograf merupakan terbitan tunggal yang selesai dalam satu jilid dan tidak berkelanjutan. Contoh monograf adalah buku, laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi, dan lain-lain yang memiliki ciri sama. 31. Buku adalah bahan pustaka yang merupakan satu kesatuan utuh tidak berseri. Berdasarkan standar UNESCO, tebal buku paling sedikit 48 halaman, tidak termasuk kulit ataupun jaket buku. Contoh buku adalah buku teks, buku rujukan, buku fiksi. Buku biasanya dilengkapi dengan nomor standar intenasional, yaitu ISBN (International Standard Book Number).
17
32. Layanan Koleksi Regional Historis adalah koleksi perpustakaan yang berisi informasi bersejarah tentang negara-negara yang memiliki hubungan sejarah dengan Indonesia, seperti Portugis, Belanda, Jepang, Arab, Cina, Spanyol, Korea, dan lainnya. 33. Layanan Budaya Etnis Nusantara adalah koleksi perpustakaan berupa literatur primer, literatur sekunder, maupun artefak yang berisi informasi tentang budaya etnis Nusantara, termasuk di dalamnya informasi koleksi Centre of Excellence dari semua propinsi di Indonesia. 34. Layanan Audio Visual adalah koleksi non-buku perpustakaan yang bersifat hiburan berbentuk: a. Rekaman suara dalam bentuk piringan hitam, pita kaset, dan cakram (disk). Jika dilihat dari segi isi, diantaranya adalah rekaman musik, wawancara, seminar, ceramah, pelajaran bahasa Inggris, dan sebagainya. b. Film (gambar hidup), memerlukan proyektor dan layar untuk melihatnya. c. Rekaman video mencakup semua bentuk video, diantaranya yang berbentuk kaset, gulungan, dan cakram. Alat bantu yang digunakan adalah televisi, komputer, VCR (Video Casette Recorder), DVD player. 35. Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan. 36. Koleksi Khusus Kepresidenan adalah koleksi perpustakaan yang memiliki informasi tentang Presiden Republik Indonesia sepanjang sejarah dan segala informasi yang terkait dengan kepresidenan. Koleksi khusus Kepresidenan bertujuan untuk menjadi salah satu sumber informasi yang menyimpan dan menginformasikan kepada masyarakat agar mereka dapat mengetahui dan memahami sejarah pemimpin bangsa. 37. Naskah kuno (manuskrip) adalah semua dokumen tertulis yang tidak dicetak atau tidak diperbanyak dengan cara lain, baik yang berada di dalam negeri maupun di luar negeri, yang berumur sekurang-kurangnya 50 (lima puluh) tahun, dan yang mempunyai nilai penting bagi kebudayaan nasional, sejarah dan ilmu pengetahuan. 38. Pusat Pernaskahan Nusantara adalah pusat data, pusat penyimpanan, pemeliharaan, pelestarian dan pengkajian naskah kuno Nusantara dan pusat jejaring pengelola
18
naskah nusantara sebagai pelaksanaan amanat Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2014. 39. Gedung Heritage adalah gedung yang dibangun pada masa penjajahan Belanda dan masuk dalam daftar gedung cagar budaya yang dijaga kelestarian dan keasliannya dan tidak boleh dirubah. 40. Sistem layanan terbuka (open access system) adalah salah satu sistem layanan di perpustakaan dimana pemustaka bebas mencari sendiri informasi yang terekam dalam suatu dokumen, berupa buku maupun non-buku, di rak penyimpanannya. 41. Sistem layanan tertutup (close access system) adalah salah satu sistem layanan di perpustakaan dimana pemustaka tidak bisa mengambil sendiri buku yang diperlukan dari rak penyimpanannya. Untuk mengetahui jenis, subyek dan lokasi koleksi perpustakaan, pemustaka harus terlebih dahulu melihat pada katalog terlebih dahulu lalu mencatat nomor panggil, judul, pengarang, tahun terbit, serta lokasi koleksi yang diinginkan.
BAB II SISTEM LAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI
19
A. Tujuan dan Sasaran Layanan Perpustakaan dan Informasi Tujuan sistem layanan perpustakaan dan informasi : 1. Menjadi rujukan standar kerja bagi pustakawan dan petugas perpustakaan di lingkungan Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi dalam melaksanakan tugas harian, khususnya dalam memberikan layanan perpustakaan dan informasi; 2. Memberikan arahan kerja dan menunjukkan batasan kerja kepada pustakawan dan petugas perpustakaan di lingkungan Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi dalam melaksanakan tugas harian; 3. Memberikan panduan dalam penggunaan dan memaksimalisasikan layanan perpustakaan dan informasi bagi pemustaka Perpustakaan Nasional RI.
Sasaran sistem layanan perpustakaan dan informasi : 1. Tersedianya petunjuk teknis yang bersifat standar dalam penyelenggaraan layanan perpustakaan dan informasi di lingkungan Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi; 2. Tersedianya petunjuk teknis layanan koleksi yang menjadi rujukan bagi pustakawan dan petugas teknis perpustakaan di lingkungan Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi; 3. Meningkatkan kualitas layanan perpustakaan dan informasi bagi pemustaka; 4. Meningkatkan peran dan fungsi pendayagunaan koleksi dan fasilitas layanan Perpustakaan Nasional RI; 5. Meningkatnya citra positif Perpustakaan Nasional RI di mata pemustaka pada khususnya dan masyarakat luas pada umumnya melalui layanan perpustakaan dan informasi di Perpustakaan Nasional RI.
B. Prinsip-Prinsip Layanan Perpustakaan dan Informasi 1. Layanan perpustakaan dan informasi dilakukan secara prima dan dikembangkan melalui pemanfaatan sumber daya perpustakaan yang berorientasi bagi kepentingan dan kebutuhan pemustaka; 2. Menerapkan tata cara layanan perpustakaan dan informasi sesuai standar nasional perpustakaan;
20
3. Mengembangkan layanan perpustakaan dan informasi sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi; 4. Mewujudkan layanan perpustakaan dan informasi terpadu melalui kerjasama antar perpustakaan melalui jejaring telematika; 5. Meningkatkan kualitas dan kapasitas pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan.
C. Unsur-Unsur Pelaksana Layanan Perpustakaan dan Informasi 1. Kepala Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi; 2. Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum; 3. Kepala Bidang Koleksi Khusus; 4. Kepala Bidang Kerja Sama Perpustakaan dan Otomasi; 5. Kepala Sub Bidang Kerja Sama Perpustakaan; 6. Kepala Sub Bidang Otomasi Perpustakaan; 7. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Deputi I; 8. Pejabat fungsional pustakawan; 9. Tenaga teknis layanan perpustakaan.
D. Peran dan Tugas Unsur Pelaksana Layanan Perpustakaan dan Informasi 1. Kepala Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi; Dalam melaksanakan tugas, Kepala Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi menyelenggarakan fungsi: a. pelaksanaan layanan koleksi umum dan khusus; b. pelaksanaan bimbingan pemakai; c. pelaksanaan pameran dan promosi; d. pelaksanaan kerja sama dan otomasi perpustakaan.
2. Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum Bidang Layanan Koleksi Umum mempunyai tugas melaksanakan layanan koleksi umum,
dalam
melaksanakan
tugas
menyelenggarakan fungsi:
21
Bidang
Layanan
Koleksi
Umum
a. pelaksanaan layanan koleksi umum dan rujukan; b. pelaksanaan layanan terjemahan dan konsultasi perpustakaan.
3.
Kepala Bidang Koleksi Khusus.
Bidang Layanan Koleksi Khusus mempunyai tugas melaksanakan layanan koleksi khusus,
dalam
melaksanakan
tugas
Bidang
Layanan
Koleksi
Khusus
menyelenggarakan fungsi : a. pelaksanaan layanan koleksi bahan pustaka manuskrip, buku langka dan audio visual; b. pelaksanaan layanan terjemahan dan transliterasi (alih aksara) dan konsultasi perpustakaan.
4. Kepala Bidang Kerja Sama Perpustakaan dan Otomasi. Bidang Kerja Sama Perpustakaan dan Otomasi mempunyai tugas melaksanakan kerja sama perpustakaan dalam dan luar negeri, pengelolaan pangkalan data nasional, pelaksanaan dan pengembangan sistem otomasi perpustakaan, dalam melaksanakan tugas Bidang Kerja Sama Perpustakaan dan Otomasi menyelenggarakan fungsi: a. pelaksanaan kerja sama perpustakaan dalam dan luar negeri; b. pengelolaan pangkalan data perpustakaan lingkup nasional; c. pembinaan dan pengembangan otomasi perpustakaan di lingkungan PERPUSNAS; d. pengelolaan website dan jaringan intranet; e. pengembangan format komunikasi Indonesia Machine Readable Cataloging (INDOMARC).
5. Kepala Sub Bidang Kerja Sama Perpustakaan. Subbidang Kerja Sama Perpustakaan mempunyai tugas penyiapan bahan dan melakukan kerja sama perpustakaan dalam dan luar negeri.
6. Kepala Sub Bidang Otomasi Perpustakaan.
22
Subbidang Otomasi Perpustakaan mempunyai tugas melakukan pengelolaan pangkalan data perpustakaan lingkup nasional, pembinaan pengelolaan dan pengembangan otomasi perpustakaan, website dan jaringan intranet serta mengembangkan format komunikasi Indonesia Machine Readable Cataloging (INDOMARC).
7. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Deputi I. Subbagian Tata Usaha Deputi I mempunyai tugas melakukan pelayanan administrasi kepada satuan organisasi di lingkungan Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi, dalam hal ini termasuk mendukung tugas dan peran perangkat kerja di lingkungan Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi.
8. Pejabat fungsional pustakawan Kelompok Jabatan Fungsional Pustakawan di lingkungan Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi mempunyai tugas melaksanakan kegiatan fungsional pustakawan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
9. Tenaga teknis layanan perpustakaan Dalam memaksimalisasikan pelaksanaan layanan perpustakaan kepada pemustaka, pustakawan dibantu oleh tenaga teknis layanan perpustakaan.
E. Tahapan Pelaksanaan Layanan Perpustakaan dan Informasi Dalam melayani pemustaka untuk memanfaatkan koleksi Perpustakaan Nasional, ada beberapa tahapan yang harus dilaksanakan pemustaka : 1. Membuat kartu anggota Perpustakaan Nasional bagi yang belum menjadi anggota; 2. Menelusur koleksi yang dibutuhkan pemustaka melalui katalog online (OPAC) atau katalog manual di layanan katalog yang terletak di lantai 2, petugas layanan katalog akan membimbing pemustaka; 3. Menuju tempat koleksi yang dibutuhkan pemustaka sesuai bimbingan/arahan petugas layanan katalog;
23
4. Pustakawan menerima bon permintaan koleksi dari pemustaka, dan mencarikan koleksi yang dibutuhkan pemustaka. 5. Pemustaka menerima koleksi yang dibutuhkan.
F. Standar Layanan Perpustakaan dan Informasi Standar ini adalah prosedur layanan perpustakaan dan informasi di Perpustakaan Nasional yang di dalamnya mencakup indikator kinerja layanan perpustakaan dan informasi. Standar ini meliputi 17 jenis layanan yang terbagi menjadi prosedur layanan perpustakaan dan informasi serta prosedur layanan dan aktivitas terkait dalam rangka layanan perpustakaan dan informasi. Prosedur layanan perpustakaan dan informasi meliputi enam jenis layanan, yaitu: 1. Layanan sirkulasi 2. Layanan baca koleksi perpustakaan 3. Layanan meja informasi 4. Layanan bimbingan pemustaka 5. Layanan penelusuran informasi 6. Layanan e-resources
Prosedur layanan dan aktifitas terkait dalam rangka layanan perpustakaan dan informasi meliputi 11 jenis layanan, yaitu: 1. Layanan keanggotaan 2. Layanan sahabat perpustakaan 3. Layanan call centre 4. Layanan magang dan penelitian 5. Layanan kunjungan 6. Layanan perpustakaan elektronik keliling (Pusteling) 7. Layanan pameran 8. Layanan fotokopi dan scanning koleksi perpustakaan 9. Layanan penerimaan koleksi baru 10. Layanan penanganan koleksi rusak 11. Layanan peminjaman koleksi untuk tujuan tertentu. 24
Berikut prosedur 17 jenis layanan tersebut:
PROSEDUR LAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI 1. Prosedur Layanan Sirkulasi Tujuan: Menjamin berjalannya proses layanan sirkulasi secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan yang dipinjam. Prosedur ini berlaku diKelompok Layanan Terbuka. ProsedurKerja: 1. Layanan Sirkulasi a. Pemustaka dapat meminjam bahan perpustakaan untuk dibawa pulang di Layanan Terbuka. b. Untuk dapat meminjam bahan perpustakaan, pemustaka menelusur bahan perpustakaan yang akan dipinjam di Katalog Online atau langsung menuju rak penyimpanan koleksi. 2. PeminjamanDan Pengembalian Bahan Perpustakaan Secara Mandiri. a. Tersedia mesin untuk meminjam dan mengembalikan bahan perpustakaan secara mandiri. b. Pemustaka
dianjurkan
untuk
mampu
melakukan
peminjaman
dan
pengembalian bahan perpustakaan secara mandiri. Tugas pustakawan untuk mengajarkan penggunaan mesin peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan secara mandiri. c. Pemustaka memindai kartu anggota perpustakaan lalu memindai bahan perpustakaan yang akan dipinjam atau dikembalikan. Bukti peminjaman dan pengembalian akan didapatkan dari mesin peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan secara mandiri.
25
d. Mesin peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan secara mandiri berada dalam gedung Layanan Terbuka. Mesin ini dapat diakses pada jam bukalayanan. e. Khusus untuk mengembalikan, pemustaka dapat memanfaatkan mesin peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan secara mandiri yang dapat di akses 24 jam (Book Drop) di luar gedung LayananTerbuka. 3. Peminjaman dan Pengembalian Bahan Perpustakaan Melalui Pustakawan a. Peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan juga dapat dilakukan melalui pustakawan. Khusus untuk pengembalian yang melewati batas waktu yang ditentukan hanya dapat dilakukan melalui pustakawan. b. Pemustaka menyerahkan kartu anggota perpustakaan dan bahan perpustakaan yang akan dipinjam atau dikembalikan kepada pustakawan. c. Pustakawan memindai kartu anggota perpustakaan dan bahan perpustakaan yang dipinjam atau dikembalikan. Pustakawan mengecek kesesuaian kartu anggota perpustakaan dengan pemustaka yang memberikannya. Pustakawan juga mengecek kesesuaian bahan perpustakaan yang dipinjam atau dikembalikan termasuk waktu pinjamnya. d. Pustakawan memberikan bukti peminjaman, kartu anggota perpustakaan, dan bahan
perpustakaan
kepada
pemustaka
untuk
peminjaman.
Untuk
pengembalian, pustakawan memberikan bukti pengembalian dan kartu anggota perpustakaan kepada pemustaka. e. Untuk pemustaka yang terlambat mengembalikan bahan perpustakaan, pustakawan memberikan sanksi berupa penentuan waktu tidak bisa pinjam sesuai dengan lamanya waktu keterlambatan. 4. Perpanjangan Waktu Peminjaman a. Pemustaka dapat melakukan perpanjangan waktu peminjaman bahan perpustakaan. Perpanjangan waktu peminjaman hanya dapat dilakukan sekalidalam waktu peminjaman. b. Perpanjangan waktu dapat dilakukan melalui telepon ke Kelompok Layanan Terbuka dengan menyebutkan nomor anggotaatau langsung datang ke LayananTerbuka. 26
5. Laporan Layanan Sirkulasi a. Kelompok Layanan Terbuka merekap peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan dalam Rekap Layanan Sirkulasi. b. Kelompok Layanan Terbuka membuat dalam Laporan Layanan Sirkulasi setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. c. Laporan memuat analisa Rekap Layanan Sirkulasi. Dalam laporan dapat disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan dan perbaikan yang diperlukan. d. Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan layanan sirkulasi.
2. Prosedur Layanan Baca Bahan Perpustakaan Tujuan: Menjamin berjalannya proses layanan baca bahan perpustakaan secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi penerimaan bon permintaan serta pengambilan, penyerahan, danpengembalian bahan perpustakaan. Prosedur ini berlaku di Kelompok Layanan Koleksi Berkala Mutakhir, Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial, Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Terapan, Kelompok Layanan Koleksi Rujukan, Kelompok Layanan Koleksi Majalah Terjilid, Kelompok Layanan Koleksi Surat Kabar Terjilid, dan Kelompok Layanan Terbuka. ProsedurKerja: 1. Layanan Baca Bahan Perpustakaan a. Untuk dapat membaca bahan perpustakaan, pemustaka menelusur bahan perpustakaan yang akan dibaca di Katalog Online dan mencatatkan informasi bahan perpustakaan yang ingin dibaca di Bon Permintaan. Bon permintaan disediakan di setiap ruangan layanan. Pemustaka dapat menelusur di setiap
27
ruang layanan. Pengunjung baru disarankan untuk menelusur lebih dahulu di Kelompok Layanan Katalog dilantai IIC. b. Untuk bahan perpustakaan berupa terbitan berkala seperti surat kabar, jurnal, tabloid, dan majalah bisa langsung ke ruang layanan karena terdapat sarana penelusuran tercetak. 1) Lantai IB untuk terbitan berkala dalam kurun tiga tahun terakhir. 2) Lantai VIIB untuk majalah dan jurnal lama sampai tiga tahun terakhir. 3) Lantai VIII untuk surat kabar lama sampai tiga tahun terakhir. c. Pemustaka menaruh Bon Permintaan di tempat yang telah disediakan atau menyerahkan langsung ke pustakawan sesuai dengan lokasi koleksi bahan perpustakaan yang ingin dibaca. Pemustaka maksimal dapat memberikan 3 (tiga) Bon Permintaan untuk sekali baca. Setelah selesai dan mengembalikan, pemustaka kembali memberikan 3 (tiga) Bon Permintaan, dan seterusnya. d. Pustakawan mencatatkan jam diterimanya Bon Permintaan di atas Bon Permintaan ketika pustakawan menerima Bon Permintaan. e. Pustakawan mengambilkan bahan perpustakaan yang sesuai dengan Bon Permintaan dari rak penyimpanan dan menyerahkan bahan pustaka. f. Pustakawan mencatat di atas Bon Permintaan, jam penyerahan bahan perpustakaan tersebut. Standar pengambilan bahan perpustakaan adalah 5 menit per bon. Penghitungan waktu dimulai saat pustakawan menerima Bon Permintaan sampai dengan menyerahkan bahan perpustakaan yang sesuai dengan bon permintaan. Khusus bahan perpustakaan yang berada berbeda lantai dari ruang baca, standar waktu pengambilan adalah 10 menit. g. Pemustaka
menyerahkan
kartu
anggota.
Pustakawan
menyatukan
bonpermintaan dengan kartu anggota pemustaka. h. Masing-masing kelompok layanan merekap Bon Permintaan dalam Daftar Baca Bahan Perpustakaan termasuk jam menerima Bon Permintaan, jam menyerahkan koleksi ke pemustaka, dan alasan penyebabnya jika waktu yang dibutuhkan lebih dari waktu standar pengambilan bahan pustaka. Masingmasing Ketua Kelompok Layanan bertanggung jawab untuk melakukan rekap hal ini. 28
2. Reproduksi Bahan Pustaka Pemustaka dapat memfotokopi atau memindai bahan perpustakaan. Lihat Prosedur Fotokopi dan Scanning Bahan Perpustakaan. 3. Pengembalian Bahan Perpustakaan a. Setelah selesai membaca, pemustaka mengembalikan bahan perpustakaan. Pustakawan mengecek bahan pustaka yang dikembalikan dengan Bon Permintaan. Pustakawan mengembalikan kartu anggota pemustaka. b. Pustakawan secara berkala menjajarkan bahan perpustakaan yang sudah dibaca kerak penyimpanan koleksi. 4. Layanan Baca dan Pengembalian Bahan Perpustakaan Layanan Terbuka a. Pemustaka
di
Layanan
Terbuka
dapat
langsung
mengambil
bahan
perpustakaan dirak penyimpanan koleksi. b. Setelah membaca bahan perpustakaan, pemustaka tidak diperkenankan mengembalikan ke rak penyimpanan koleksi. Pemustaka cukup menaruh bahan perpustakaan tersebut di tempat yang sudah disediakan. c. Pustakawan secara berkala menjajarkan bahan perpustakaan yang sudah dibaca kerak penyimpanan koleksi. d. Kelompok Layanan Terbuka merekap bahan perpustakaan yang sudah dibaca tersebut dalam Daftar Baca Bahan Perpustakaan. 5. Laporan Layanan Baca Bahan Perpustakaan a. Masing-masing Kelompok Layanan membuat dalam Laporan Layanan Baca Bahan Perpustakaan setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. b. Laporan memuat analisa Daftar Baca Bahan Perpustakaan. Dalam laporan dapat disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan dan perbaikan yang diperlukan. c. Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan layanan baca bahan perpustakaan.
29
3. Prosedur Layanan Meja Informasi Tujuan: Menjamin berjalannya layanan meja informasi secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedurini meliputipersiapan dan pelaksanaan meja informasi. ProsedurKerja: 1. Persiapan Layanan MejaInformasi a. Koordinator meja informasi mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan bimbingan pemustaka b. Koordinator layanan meja informasi bertanggung jawab membuat dan mendistribusikan Jadwal Meja Informasi yang memuat jadwal pustakawan yang bertugas di mejainformasi. 2. Pelaksanaan Layanan MejaInformasi a. Pustakawan yang bertugas di meja informasi standby pukul 09.00 sampai dengan 15.30 WIB. b. Pustakawan yang bertugas di meja informasi mencatat pertanyaan yang masuk selama bertugas di meja informasi berikut jawaban dari pertanyaan dalam Rekap Pertanyaan Meja Informasi. c. Pustakawan yang bertugas di meja informasi memperhatikan respon pemustaka atas hasil penyajian jawaban dengan menuliskan OK jika responnya baik dan No OK jika responnya tidak baik dalam Rekap Pertanyaan Meja Informasi. Jika respon pemustaka No OK, maka pustakawan menuliskan penyebab alasan atas respon No OK tersebut. 3. Laporan Layanan Meja Informasi a. Koordinator layanan meja informasi membuat Laporan Layanan Meja Informasi setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. b. Laporan memuat analisa Rekap Pertanyaan Meja Informasi. Dalam laporan tersebut dapat disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan danperbaikan yang diperlukan. 30
c. Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan layanan mejainformasi.
4. Prosedur Layanan Bimbingan Pemustaka Tujuan: Menjamin berjalannya layanan bimbingan pemustakadengan baik. Ruang Lingkup: Prosedurini meliputipersiapan dan pelaksanaan bimbingan pemustaka. Prosedur Kerja: 1. Persiapan Bimbingan Pemustaka a. Koordinator bimbingan pemustaka mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan bimbingan pemustaka. b. Koordinator bimbingan pemustaka bertanggung jawab membuat dan mendistribusikan Jadwal Bimbingan Pemustaka yang memuat jadwal pustakawan yang akan melakukan bimbingan pemustaka. c. Koordinator bimbingan pemustaka bertanggung jawab untuk membuatkan Modul dan Bahan Presentasi Bimbingan Pemustaka. 2. Pelaksanaan Bimbingan Pemustaka a. Kelompok Layanan Keanggotaan menginformasikan dan menawarkan kepada pemustaka baru untuk mengikuti bimbingan pemustaka ketika pemustaka mendaftar keanggotaan online dan mencetak kartu anggota. Setiap pegawai di Bidang Layanan Koleksi Umum juga dapat menginformasikan dan menawarkan kepada pemustaka untuk mengikutibimbingan pemustaka. b. Jika penawaran bertepatan dengan hari dan waktu pelaksanaan bimbingan pemustaka, maka pemustaka diarahkan ke ruangan pelaksanaan bimbingan pemustaka. Jika penawaran tidak bertepatan dengan hari dan waktu pelaksanaan, maka pemustaka diberitahu hari, waktu, dan tempat pelaksanaan bimbingan pemustaka.
31
c. Pustakawan yang bertugas melaksanakan bimbingan pemustaka menyiapkan diri dan segala sesuatu terkait dengan pelaksanaan bimbingan pemustaka sebelum waktu pelaksanaan bimbingan pemustaka. d. Waktu pelaksanaan bimbingan pemustaka adalah Selasa dan Kamis pukul 09.00 sampai dengan 12.00 WIB. Pelaksanaan bimbingan pemustaka dapat dilaksanakan di luar waktu diatas dengan kesepakatan pemustaka dan koordinator bimbingan pemustaka. e. Dalam melakukan layanan bimbingan pemustaka, pustakawan yang melakukan bimbingan pemustaka memperhatikan Modul Bimbingan Pemustaka dan menggunakan Bahan Presentasi Bimbingan Pemustakadengan materi sebagai berikut: 1) Pengenalan koleksiPerpustakaan Nasional RI 2) Pengenalan layanan Perpustakaan Nasional RI 3) Penelusuran informasi melalui katalog online Perpustakaan Nasional RI. 4) Penelusuran informasi melalui e-resource Perpustakaan Nasional RI f. Pustakawan yang melakukan bimbingan pemustaka mencatat pertanyaan yang ada ketika bimbingan pemustaka berikut jawaban pertanyaan tersebut dalam Notulensi Bimbingan Pemustaka dan menyerahkannya ke koordinator bimbingan pemustaka. g. Peserta bimbingan pemustaka dan pustakawan yang melakukan bimbingan pemustaka mencatatkan kehadirannya dalam Daftar Hadir Bimbingan Pemustaka. h. Peserta bimbingan pemustaka diminta memberikan evaluasi dan saran terhadap pelaksanaan bimbingan pemustaka melalui Form Evaluasi Bimbingan Pemustaka. 3. Laporan Bimbingan Pemustaka a. Koordinator bimbingan pemustaka bertanggung jawab membuat Laporan Bimbingan Pemustaka setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. b. Laporan memuat analisa dari Notulensi Bimbingan Pemustaka dan Form Evaluasi Bimbingan Pemustaka. Dalam laporan dapat disertakan kemungkinan 32
permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan dan perbaikan yang diperlukan. c. Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan layanan bimbingan pemustaka.
5. Prosedur Layanan Penelusuran Informasi Tujuan: Menjamin berjalannya proses layanan penelusuran informasi secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi pelaksanaan dan laporan layanan penelusuran informasi. ProsedurKerja: 1. Pelaksanaan Layanan Penelusuran Informasi a. Layanan penelusuran informasi dapat dilakukan di meja informasi dandi masing-masing ruang layanan. b. Pemustaka dapat meminta bantuan pustakawan untuk menelusur bahan pustaka atau informasi yang bersifat umum (sederhana) maupun yang bersifat khusus melalui Formulir Penelusuran Informasi. c. Pustakawan
yang
melakukan
layanan
penelusuran
informasi
dapat
menggunakan sarana temu kembali informasi di dalam atau diluar Perpustakaan Nasional RI. d. Pustakawan yang melakukan layanan penelusuran informasi merekap penelusuran informasi yang dilakukan dalam Rekap Layanan Penelusuran Informasi. 2. Laporan Layanan Penelusuran Informasi a. Koordinator layanan meja informasi dan Ketua Kelompok Layanan membuat Laporan
Layanan
Penelusuran
Informasi
setiap
bulan
menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum.
33
sekali
dan
b. Laporan memuat analisa Rekap Layanan Penelusuran Informasi. Dalam laporan dapat disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan danperbaikan yang diperlukan. c. Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan layanan penelusuran informasi. 6. Prosedur Layanan E-Resources Tujuan: Menjamin berjalannya layanan e-resources secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedurini meliputipelaksanaan dansosialisasi layanan e-resources. ProsedurKerja: 1. Layanan E-Resources a. Layanan E-Resources adalah layanan Perpustakaan Nasional RI dengan menyediakan koleksi perpustakaan berbentuk elektronik yang diakses melalui http://e-resources.pnri.go.id . b. Pemustaka memasukkan nomor anggota dan password (password yang di isi ketika mendaftar). 2. Sosialisasi Layanan E-Resources a. Perpustakaan Nasional RI dan pustakawan melakukan sosialisasi dan pelatihan untuk pemanfaatan layanan e-resoruces dalam berbagai kesempatan, salah satunya melalui Bimbingan Pemustaka (lihat Prosedur Layanan Bimbingan Pemustaka). b. Sosialisasi dan pelatihan pemanfaatan layanan e-resources dapat dilakukan di Perpustakaan Nasional RI dan di luar Perpustakaan Nasional RI. c.
Instansi pendidikan dan non pendidikan dapat mengajukan kepada Perpustakaan Nasional RI untuk dapat menerima sosialisasi dan pelatihan layanan e-resources untuk pemanfaatan di lembaganya.
d. Koordinator layanan e-resource membuat Rekap Layanan E-Resources. 3. Laporan Layanan E-Resources 34
a. Koordinator layanan e-resources membuat Laporan Layanan E-resource setiap bulan sekali dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. d. Laporan memuat analisa Rekap Layanan E-Resources. Dalam laporan dapat disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan dan perbaikan yang diperlukan. c. Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan layanan e-resources.
PROSEDUR
LAYANAN
DANAKTIFITAS
TERKAIT
DALAM
RANGKA
LAYANAN
PERPUSTAKAAN DANINFORMASI 1. Prosedur Keanggotaan Tujuan: Menjamin berjalannya proses pendaftaran anggota secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedurini meliputipendaftaran anggotadan pencetakkan kartu anggota. Prosedur ini berlaku di Kelompok Layanan Keanggotaan dan Kelompok Layanan Terbuka. Prosedur Kerja: 1. PendaftaranAnggota Perpustakaan a. Persyaratan untuk mendapatkan layanan perpustakaan dan informasi dari Perpustakaan Nasional RI adalah menjadi anggota Perpustakaan Nasional RI. b. Syarat keanggotaan: 1) Umum:memilikiKTP/SIM/Paspor yang masih berlaku 2) SiswaSD, SLTP,dan SLTA:memiliki Kartu Pelajar. 3) Mahasiswa: memilikiKartu Mahasiswa yang masih berlaku. c.
Pendaftaran keanggotaan dilakukan secara online dengan mengisi form pendaftaran
di
portal
Perpustakaan
Nasional
RI,
yaitu
di
http://keanggotaan.pnri.go.id/daftar.aspx. Yang wajib diisi adalah ruas yang 35
bertanda bintang (*). Namun demikian disarankan mengisi dengan lengkap seluruh ruas. d. Nomor anggota akan didapatkan setelah selesai mengisi form pendaftaran online. Nomor anggota dan password sebaiknya dicatat ditempat lain untukkeperluan pribadi pemustaka. 2. Pembuatan Kartu Anggota a. Pemustaka harus datang ke Perpustakaan Nasional RI di Jl. Salemba Raya atau di Jl. Medan Merdeka Selatan dan menunjukkan nomoranggotajikaingin mencetak kartu anggota. b. Pustakawan mengecek informasi yang telah diisi oleh pemustaka dengan Kartu Tanda Pengenal yang digunakan ketika mengisi form pendaftaran. Jikasesuai dilanjutkan dengan sesi foto. c. Pustakawan mengambil foto pemustaka lalu mencetak kartu anggota. d. Pustakawan menyerahkan kartu anggota kepada pemustaka. 3. Hak dan KewajibanAnggota a. Hak Anggota 1) Mendapatkan layanan perpustakaan dan informasi yang diberikan Perpustakaan Nasional RI 2) Mendapatkan layanan sesuai dengan standar waktu layanan yang telah ditentukan 3) Menyampaikan saran dan masukan terhadap layanan perpustakaan dan informasi yang dilakukan Perpustakaan Nasional RI. b. Kewajiban Anggota 1) Pemustaka mengisi buku tamu yang tersedia di ruang petugas terdepan dan di setiap ruangan layanan. 2) Pemustaka diwajibkan menyimpan tas, tas komputer jinjing, dan barangbarang lainnya dalam loker penitipan. Pemustaka diperbolehkan membawa buku catatan, alat tulis, dan komputerjinjingke ruang baca. 3) Pemustaka tidak diperkenankan memotret koleksi tanpa izin petugas. 4) Barang berharga dan uang tidak disimpan dalam loker penitipan. 5) Pemustakadiwajibkan memakai pakaian rapih dan sopan. 36
6) Pemustaka tidak dibenarkan merusak, mencoret, melipat, dan merobek bahan pustaka. 7) Pemustaka tidak dibenarkan melakukan tindakan merusak fasilitas perpustakaan. 8) Pemustaka turut memelihara kebersihan lingkungan dan ketenangan ruang baca. 4. Laporan Keanggotaan a. Kelompok Layanan Keanggotaan membuat Rekap Keanggotaan. b. Kelompok Layanan Keanggotaan membuat Laporan Keanggotaan setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. c. Laporan memuat analisa dari Rekap Keanggotaan. Dalam laporan dapat disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan dan perbaikan yang diperlukan. d. Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan keanggotaan.
2. Prosedur Sahabat Perpustakaan Tujuan: Menjamin aktifitas Sahabat Perpustakaan berjalan dengan baik. Ruang Lingkup: Prosedurini meliputimekanismeaktifitas Sahabat Perpustakaan. ProsedurKerja: 1. Pendaftaran Sahabat Perpustakaan a. Sahabat Perpustakaan adalah kegiatan bersama antara Perpustakaan Nasional RI dengan masyarakat dengan cara mendukung/memfasilitasikegiatan tersebut. b. Pemustaka yang ingin menjadi Sahabat Perpustakaan mengisi Form PendaftaranSahabat Perpustakaan Nasional RI.
37
dan mengembalikan
kePerpustakaan
c. Koordinator Sahabat Perpustakaan bertanggung jawab merekap data Sahabat Perpustakaan dalam Direktori Sahabat Perpustakaan. 2. AktifitasSahabat Perpustakaan a. Tim Sahabat Perpustakaan mengirimkan informasi sebagai berikut kepada Sahabat Perpustakaan: 1) Bahan perpustakaan baru 2) Informasi kegiatan yang akan dilakukan Perpustakaan Nasional RI. b. Sahabat Perpustakaan dapat mengajukan kegiatan bersama untuk difasilitasi Perpustakaan Nasional RI. c. Pengajuan kegiatan bersama yang masuk akan dipelajari untuk kemungkinan realisasinya. d. Tim Sahabat Perpustakaan membuat Dokumentasi Kegiatan Bersama Sahabat Perpustakaan.
3. Laporan Sahabat Perpustakaan a. Koordinator Sahabat Perpustakaan membuat Laporan Sahabat Perpustakaan setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. b. Laporan memuat analisa dari Direktori Sahabat Perpustakaan dan Dokumentasi Kegiatan Bersama Sahabat Perpustakaan. Dalam laporan dapat disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan dan perbaikan yang diperlukan. c. Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan Sahabat Perpustakaan.
3. Prosedur Call Center Tujuan: Menjamin aktifitas call center berjalan secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktifitas menerima dan menjawab telepon, sms, dan 38
email yang masuk melalui call center. ProsedurKerja: 1. Persiapan Call Center a. Petugas call center adalah Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan atau pustakawan yang ditugaskan di Call Center. b. Petugas call center menyalakan perangkat call center sesuai dengan jam layanan call center, yaitu pukul 08.30 sampai dengan 15.30 WIB. 2. Penerimaan Telepon a. Petugas call center menerima telepon dengan sapaan pembuka,”Selamat pagi/siang/sore, Perpustakaan Nasional, dengan Nama, ada yang bisadibantu?” b. Petugas call center menerima, menganalisa pertanyaan, dan menjawab pertanyaan yang diajukan. c. Jika terdapat pertanyaan yang membutuhkan waktu dalam menjawabnya, petugas call center dapat meminta penelpon untuk menelpon kembali dalam waktu yang ditentukan atau petugas call center yang akan menelpon balik. d. Petugas call center menutup pembicaraan dengan sapaan penutup, “Apakah ada lagi yang bisa dibantu? Terima kasih sudah menghubungi kami. Selamat pagi/siang/sore.” e. Petugas call center merekap seluruh pertanyaan yang masuk melaluitelepon dalam Rekap Telepon Call Center. 3. Penerimaan SMS dan email a. Penerima call center langsung menjawab seluruh SMS dan email yang masuk melalui call center. b. Jika terdapat pertanyaan yang membutuhkan waktu dalam menjawabnya, penerima call center menjawab SMS dan email dengan menyatakan “SMS dan email sudah diterima, namun untuk menjawab pertanyaan Bapak/Ibu membutuhkan waktu. Untuk itu kami akan membalas kembali SMS dan email Bapak/Ibu dengan jawabannya.” c. Di akhir jawaban SMS dan email, gunakan kalimat penutup,”Jika masih ada yang ditanyakan, dapat menghubungi kembali Call Center.Salam, Nama.” 4. Laporan Call Center 39
a. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan Sub Bidang Otomasi untuk merekap seluruh SMS dan email yang masuk dan jawabannya. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan menyajikan rekapan ini dalam Rekap SMS Call Center, Rekap Telepon Call Center, dan Rekap EmailCallCenter. b. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan membuat Laporan Call Center setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. c. Laporan memuat analisa dari Rekap Telepon Call Center, Rekap SMS Call Center, dan Rekap Email Call Center. Dalam laporan dapat disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan dan perbaikan yang diperlukan. d. Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan call center. 4. Prosedur Magang dan Penelitian Tujuan: Menjamin magang dan penelitian berjalan dengan baik Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktifitas penerimaan permintaan magang dan penelitian terkait perpustakaan, pengaturan jadwal magang dan waktu penelitian, dan penerimaan magang serta pelaksanaan penelitian. Prosedur Kerja: 1. Permohonan Magang a. Surat permohonan magang dan penelitian dari instansi, sekolah, lembaga pendidikan, maupun perguruan tinggi ditujukan kepada Kepala Perpustakaan Nasional RI. b. Surat permohonan menyebutkan tanggal pengajuan magang, jumlah peserta yang akan magang, dan pengajuan unit kerja yang akan menjadi tujuan magang. Surat permohonan diajukan maksimal 1 bulan sebelum tanggal pengajuan magang dan penelitian. c. Surat didisposisikan sampai ke Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan. 40
d. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjugan memberitahukan kepada pihak pemohon mengenai diterima atau tidaknya permohonan magang.
2. Pengaturan Jadwal Magang danWaktu Penelitian a. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan unit kerja yang menjadi tujuan magang dalam hal pengaturan jadwal magang dan dengan unit kerja yang menjadi tujuan penelitian. b. Untuk unit kerja Bidang Layanan Koleksi Umum, Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan dapat langsung membuatkan jadwal magang dan penentuan waktu penelitian. Jadwal didistribusikan ke masing-masing Kelompok Layanan di Bidang Layanan Koleksi Umum.
3. Penerimaan Magang dan Penelitian a. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan menerima peserta magang dan peneliti. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan memberikan pengarahan serta jadwal magang kepada peserta magang dan waktu penelitian kepada peneliti. b. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan mengantarkan peserta magang ke unit kerja tempat magang dan peneliti ke unit kerjatujuan penelitian.
4. Laporan Magang danPenelitian a. Setelah selesai melakukan magang, peseta magang membuat laporan dan diserahkan kepada Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan. b. Setelah penelitian selesai, peneliti memberikan hasil penelitiannya kepada Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan. c. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan membuat Laporan Penerimaan
Magang
dan
Penelitian
setiap
bulan
dalam
menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum.
41
dan
d. Dalam laporan dapat disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan dan perbaikan yang diperlukan. e. Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan magang dan penelitian.
5. ProsedurKunjungan Tujuan: Menjamin kunjungan berjalan dengan baik. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktifitas penerimaan permintaan kunjungan terkait perpustakaan, pengaturan jadwal kunjugan, dan penerimaan kunjungan. ProsedurKerja: 1. Permohonan Kunjungan a. Surat permohonan kunjungan dari instansi, sekolah, lembaga pendidikan, perguruan tinggi, maupun kelompok masyarakat ditujukan kepada Kepala Perpustakaan Nasional RI. Surat permohonan menyebutkan tanggal pengajuan kunjungan, jumlah peserta yang akan berkunjung, dan tujuan kunjungan. b. Surat permohonan diajukan minimal 1 minggu sebelum tanggal pengajuan kunjungan. c. Surat didisposisikan sampai ke Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan atau ke Kelompok Layanan Terbuka untuk kunjungan ke LayananTerbuka. d. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan memberitahukan kepada pihak pemohon mengenai diterima atau tidaknya permohonan kunjungan.
2. Pengaturan Jadwal Kunjungan a. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan unit kerja yang menjadi tujuan kunjungan dalam hal 42
pengaturan jadwal kunjungan. b. Untuk unit kerja Bidang Layanan Koleksi Umum, Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan dapat langsung membuatkan Jadwal Kunjungan. c. Kelompok Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan Sekretaris dan Bendara Bidang Layanan Koleksi Umum terkait konsumsidancinderamata peserta kunjungan. d. Kelompok Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan Sub Bidang Humas terkait peliputan jika peserta kunjungan adalah tamupimpinan Perpustakaan Nasional RI. 3. Penerimaan Kunjungan a. Penerima kunjungan adalah Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan, pegawai yang ditunjuk untuk menerima kunjungan, dan pegawai yang dijadwal untukmenerima kunjungan. b. Tempatpenerimaan kunjungan: 1) Ruang sidang apabila peserta kunjungan merupakan tamu pimpinan 2) Ruang Informasi dan Kunjungan, Ruang Layanan Referensi dan Tesis, dan Ruang Rapat Deputi I jika peserta kunjungan kurang dari 20 orang. 3) RuangTeaterjikapeserta kunjungan lebih dari 20 orang. 4) Gedung Layanan Terbuka jika tujuan kunjungan Layanan Terbuka. c. Penerima kunjungan memberikan informasi mengenai Perpustakaan Nasional RI, layanan dan koleksi Perpustakaan Nasional RI, termasuk pengenal e-resource. Bentuknya dapat pemutaran film dan tanya jawab. d. Penerima kunjungan dapat mengantarkan peserta kunjungan mengunjungi ruangan-ruangan layanan sesuai tujungan kunjungan dan memberikan informasi mengenai layanan diruang-ruang tersebut. 43
e. Jika tujuan kunjungan adalah unit diluar Bidang Layanan Koleksi Umum, penerima kunjungan mengantarkan peserta kunjungan ke unit kerja tujuan kunjungan. Pegawai yang memberikan penjelasan adalah pegawai diunit kerja tujuan kunjungan. f. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan membuat Rekap PenerimaanKunjungan. 4. Laporan Kunjungan a. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan membuat Laporan Penerimaan Kunjungan setiap bulan dalam dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. b. Laporan memuat analisa dari Rekap Penerimaan Kunjungan. Dalam laporan dapat disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan dan perbaikan yang diperlukan c. Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan penerimaan kunjungan. ProsedurPerpustakaanElektronikKeliling(Pusteling) Tujuan: Menjamin berjalannya proses Perpustakaan Elektornik Keliling dengan baik. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi persiapan dan pelaksanaan kunjungan Perpustakaan Elektronik Keliling. ProsedurKerja: 1. Persiapan Kunjungan Perpustakaan Elektornik Keliling a. Kelompok Layanan Perpustakaan Elektornik Keliling bertanggung jawab menyebarkan informasi mengenai layanan Perpustakaan Elektornik Keliling keberbagai lapisan masyarakat b. Masyarakat dapat mengajukan surat permohonan untuk 44
mendapatkan kunjungan Perpustakaan Elektornik Keliling yang ditujukan kepada Kepala Perpustakaan Nasional RI maksimal 1 minggu dari tanggal pengajuan kunjungan Pusteling. Surat tersebut akan didisposisikan sampai ke Kelompok Layanan Pusteling. c. Kelompok Layanan Pusteling melakukan survey kondisi tempat yang menjadi target kunjungan Perpustakaan Elektornik Keliling. Kelompok Layanan Perpustakaan Elektornik Keliling menghubungi pihak terkait dan menjelaskan fasilitas dan layanan yang diberikan Perpustakaan Elektornik Keliling. d. Kelompok Layanan Perpustakaan Elektornik Keliling berkoordinasi dengan pihak terkait dalam menentukan hari, waktu kunjung, dan durasi kunjungan Perpustakaan Elektornik Keliling. e. Kelompok Layanan Pusteling mempersiapkan jadwal pelaksanaan Perpustakaan Elektornik Keliling, jadwal petugas yang melaksanakan layanan Perpustakaan Elektornik Keliling, dan jadwal supir bus Perpustakaan Elektornik Keliling. Supir Perpustakaan Elektornik Keliling bertanggungjawab terhadap atas kelayakkan bus Perpustakaan Elektornik Keliling. 2. Pelaksanaan Kunjungan Perpustakaan Elektornik Keliling a. Bus Perpustakaan Elektornik Keliling mempunyai kapasitas 10 orang setiap sesi. Setiap masyarakat yang menggunakan Pusteling mengisi dan menandatangani daftar yang sudah disediakan. b. Petugas Perpustakaan Elektornik Keliling melakukan hal-hal sebagai berikut: 1) Mengenalkan koleksi dan layanan Perpustakaan Nasional RI. 2) Membantu masyarakat mencari informasi sesuai dengan kebutuhan informasinya. 45
3) Membantu dalam penggunaan koleksi multimedia yang tersedia 3. Laporan Layanan Perpustakaan Elektornik Keliling a. Kelompok Layanan Perpustakaan Elektornik Keliling membuat RekapKunjunganPerpustakaanElektornikKeliling. b. Kelompok Layanan Pusteling membuat Laporan Perpustakaan Elektornik Keliling setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. c. Laporan memuat analisa dari Rekap Kunjungan Perpustakaan Elektornik Keliling. Dalam laporan dapat disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan dan perbaikan yang diperlukan. d. Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan Perpustakaan Elektornik Keliling. ProsedurPameran Tujuan: Menjamin terselenggaranya dengan baik pameran untuk promosi koleksi dan layanan perpustakaan. Ruang Lingkup: Prosedurini meliputipersiapan dan pelaksanaan pameran ProsedurKerja: 1. PameranTetap a. Pameran tetap adalah pameran yang diselenggarakan dalam rangka hari-hari besar nasional atau internasional di lobby Gedung Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi dan Ruang Heritage Perpustakaan Nasional RI. b. Koordinator pameran menentukan tema dan waktu pameran untuk Pameran Tetap selama satu tahun dalam Rencana 46
Pameran Tetap. Dalam rencana pameran, juga dimasukkan rencana kegiatan pendukung pameran. c. Tim pameran menyiapkan materi pameran sesuai dengan tema dan menyiapkan kegiatan pendukung pameran serta segala sesuatu yang terkait dengan penyelenggaraan pameran. d. Timpameran membuatDokumentasiPameranTetap. 2. PameranTemporer a. Pameran temporer adalah pameran yang diselenggarakan dalam rangka Hari Ulang Tahun Perpustakaan Nasional RI dan dalam rangkaHari Kunjung Perpustakaan dan Bulan Gemar Membaca. b. Koordinator pameran menentukan tema dan waktu pameran untuk Pameran Temporer dalam Rencana Pameran Temporer. Dalam rencana pameran, juga dimasukkan rencana kegiatan pendukung pameran. c. Tim pameran berkoordinasi dengan unit kerja lain di Perpustakaan Nasional RI dan juga instansi mitra Perpustakaan Nasional RI dalam rangka menyiapkan materi pameran sesuai dengan tema, kegiatan pendukung pameran, dan segala sesuatu yang terkait penyelenggaraan pameran. d. Timpameran membuatDokumentasiPameranTemporer. 3. Pameran Luar a. Pameran Luar adalah pameran yang diselenggarakan dengan lokasi diluar Perpustakaan Nasional RI baik di Jakarta, diluar daerah, maupun diluarnegeri. b. Koordinator pameran bersama menentukan tema dan waktu pameran untuk pameran bersama dalam Rencana Pameran Luar. Dalam rencana pameran, juga dimasukkan rencana kegiatan pendukung pameran. c. Tim pameran berkoordinasi dengan instansi mitra Perpustakaan Nasional RI dalam rangka menyiapkan materi pameran sesuai dengan tema, kegiatan pendukung pameran, dan segala sesuatu 47
yang terkait penyelenggaraan pameran. d. Timpameran membuatDokumentasiPameranLuar. 4. Laporan Pameran a. Koordinator pameran membuat Laporan Pameran setelah pelaksanaan pameran dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. b. Laporan memuat analisa Dokumentasi Pameran. Dalam laporan dapat disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan dan perbaikan yang diperlukan. c. Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pameran . ProsedurFotokopidanScanningBahanPerpustakaan Tujuan: Menjamin fotokopi dan scanning bahan perpustakaan secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktifitas menfotokopi dan memindai bahan perpustakaan. ProsedurKerja: 1. Fotokopi danScanning Bahan Perpustakaan a. Pemustaka menuliskan halaman atau bagian mana yang akan difotokopiatau discan. b. Petugas memfotokopiatau menscan sesuai dengan pesanan. c. Khusus untuk scan, petugas menyimpan hasil scan dengan sistematika tertentu sehingga suatu saat jika diperlukan dapat ditemukan kembali. d. Kelompok Layanan terkait membuat Daftar Bahan PerpustakaanYangDifotokopidanDiscan. 48
e. Biaya fotokopi dan scanning disesuaikan dengan Daftar Harga FotokopidanScanning. 2. Laporan Fotokopi dan Scanning a. Kelompok Layanan terkait membuat Laporan Fotokopi dan Scanning setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. b. Laporan memuat analisa Daftar Bahan Perpustakaan Yang Difotokopi dan Discan. Dalam laporan dapat disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan dan perbaikan yang diperlukan. c. Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan fotokopi dan scanning bahan pustaka. 9. ProsedurPenerimaanBahanPerpustakaanBaru Tujuan: Menjamin penerimaan bahan perpustakaan berjalan secara cepat dan akurat. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktifitas menerima dan mencatat koleksi bahan perpustakaan baru dari Bidang Akuisisi dan Bidang Pengolahan Bahan Pustaka. ProsedurKerja: 1. PenerimaanTerbitanBerkala Baru a. Bidang Akuisisi menyerahkan terbitan berkala baru setiap hari kecuali hari Sabtudan Minggu. b. Kelompok Layanan Koleksi Terbitan Berkala Mutakhir dan Kelompok Layanan Terbuka menerima dan mengecek koleksi terbitan berkalabaru dengan daftar pengiriman. c. Kelompok Layanan Koleksi Terbitan Berkala Mutakhir 49
menjajarkan surat kabar hari diterimanya bahan pustaka terbitan berkala di rak ruang baca. Surat kabar kemarin dari hari diterimanya koleksi bahan perpustakaan terbitan berkala dimasukkan ke dalam portepel di rak penyimpanan sesuai judul surat kabarnya. Majalah, jurnal, dan tabloid dimasukkan ke dalam portepel di rak penyimpanan sesuai dengan judul majalah, jurnal, dantabloid. d. Kelompok Layanan Terbuka menjajarkan terbitan berkala baru di rak penyimpanan dalam ruang baca. Koleksi bahan perpustakaan terbitan berkala yang lama dikeluarkan dari rak penyimpanan dalam ruang baca untuk masuk gudang. Bidang Akuisisi secara berkala mengambil koleksi bahan perpustakaan terbitan berkala yang berada digudang. 2. Penerimaan Buku Baru a. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka menyerahkan buku baru ke Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial, Kelompok Layanan Koleksi IlmuTerapan, dan Layanan Koleksi Rujukan. b. Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial, Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Terapan, dan Layanan Koleksi Rujukan menerima dan mengecek buku baru dengan daftar pengiriman dan Katalog Online. c. Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial, Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Terapan, dan Layanan Koleksi Rujukan menjajarkan bukubaru di rak penyimpanan. 3. Laporan Penerimaan Koleksi Bahan Perpustakaan Baru a. Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial, Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Terapan, dan Layanan Koleksi Rujukan dan Tesis membuat Laporan Penerimaan Bahan Perpustakaan Baru setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan KoleksiUmum. b. Laporan memuat analisa dari daftar pengiriman. Dalam laporan 50
dapat disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan dan perbaikan yang diperlukan. c. Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan penerimaan bahan perpustakaan baru. 10. ProsedurPenangananBahanPerpustakaanRusak Tujuan: Menjamin bahan perpustakaan yang rusak dapat dipergunakan kembali secaracepat dan akurat. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktifitas mencatat bahan perpustakaan rusak, menyerahkan ke Pusat Preservasi untuk diperbaiki, dan menerimanya kembali setelah diperbaiki. ProsedurKerja: 1. Persiapan Penanganan Bahan Perpustakaan Rusak Seluruh Kelompok Layanan yang mempunyai bahan perpustakaan rusak memisahkan koleksi bahan perpustakaan rusak dan membuatkan daftarnya dalamDaftarBahanPerpustakaanRusak. 2. Penangangan Bahan Perpustakaan Rusak a. Seluruh Kelompok Layanan yang mempunyai bahan perpustakaan rusak menyerahkan bahan perpustakaan rusak ke PusatPreservasi. b. Pusat Preservasi menerima dan mengecek bahan perpustakaan rusak dengan Daftar Bahan Pustaka Rusak. c. Pusat Preservasi menangani bahan perpustakaan rusak sesuai dengan jenis kerusakannya. d. Setelah selesai, Pusat Preservasi mengirimkan bahan perpustakaan rusak yang sudah ditangani ke Bagian Pengolahan untukdiberikan kembali label bahan perpustakaan. 51
e. Bagian Pengolahan mengirimkan bahan perpustakaan rusak yang sudah ditangani dan sudah diberikan kembali label bahan perpustakaan keKelompok Layanan terkait. 3. Penerimaan Bahan Perpustakaan RusakYang Sudah Ditangani a. Kelompok Layanan terkait menerima dan mengecek bahan perpustakaan rusak yang sudah ditangani dan sudah diberikan kembali label bahan pustaka dengan Daftar Bahan Perpustakaan Rusak. b. Kelompok Layanan terkait menjajarkan bahan perpustakaan rusak yang sudah ditangani dan sudah diberikan kembali label bahan perpustakaan kerak penyimpanan. 4. Laporan Penangangan Bahan Perpustakaan Rusak a. Kelompok Layanan terkait membuat laporan penanganan bahan perpustakaan rusak setiap bulan dalam Laporan Penanganan Bahan Perpustakaan Rusak dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. b. Laporan memuat analisa dari Daftar Bahan Perpustakaan Rusak. Dalam laporan dapat disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan danperbaikan yang diperlukan. c. Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait penanganan bahan perpustakaan rusak . 11. ProsedurPeminjaman BahanPerpustakaanUntukTujuanTertentu Tujuan: Menjamin kembalinya bahan perpustakaan yang dipinjam untuk tujuan tertentu. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktifitas mencatat bahan perpustakaan yang dipinjam 52
untuk tujuan tertentu seperti pameran, alihmedia, preservasi, serta keperluan lain, dan menerimanya kembali setelah digunakan. ProsedurKerja: 1. PeminjamanBahan Perpustakaan UntukTujuanTertentu a. Pegawai yang akan meminjam bahan perpustakaan mencatat bahan pustaka yang dipinjam dalam Daftar Peminjaman Bahan PerpustakaanUntukTujuanTertentu. b. Pustakawan yang bertugas mengecek kesesuaian catatan pinjaman dengan bahan perpustakaan yang dipinjam. c. Pustakawan yang bertugas membuatkan Berita Acara Peminjaman BahanPerpustakaanUntukTujuanTertentu. d. Kelompok Layanan dapat tidak meminjamkan bahan perpustakaan terutama diluar keperluan pameran, alihmedia, dan preservasi dengan alasan yang dapat diterima. 2. Pengembalian Bahan Pustaka UntukTujuan Lain a. Pegawai segera mengembalikan bahan perpustakaan ke Kelompok Layanan dimana bahan perpustakaan tersebut dipinjam setelah selesai dipergunakan. Kelompok Layanan dapat mengingatkan kepada pegawai yang bersangkutan. b. Pustakawan yang bertugas di Kelompok Layanan dimana bahan perpustakaan tersebut dipinjam mengecek kesesuaian catatan pinjaman dengan bahan perpustakaan yang dikembalikan. c. Pustakawan yang bertugas di Kelompok Layanan dimana bahan perpustakaan tersebut membuatkan Berita Acara Pengembalian Pinjaman BahanPerpustakaanUntukTujuanLain. 3. Laporan Peminjaman Bahan Perpustakaan UntukTujuan Lain a. Kelompok Layanan terkait membuat Laporan Peminjaman Bahan Perpustakaan Untuk Tujuan Lain setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. b. Laporan memuat analisa Berita Acara Peminjaman dan 53
Pengembalian Pinjaman Bahan Perpustakaan Untuk Tujuan Lain. Dalam laporan dapat disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan danperbaikan yang diperlukan. c.Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan peminjaman bahan perpustakaan untuk tujuan lain. E. FASILITAS LAYANAN, SARANA PENELUSURAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN, LOKASI LAYANAN, DAN JADWALLAYANAN 1. Fasilitas Layanan a. Ruang baca yang dilengkapi dengan air conditioner di lantai I sampai denganVIII Blok B dan C dengan mejadan kurci baca b. Mesin fotokopidi lantai IB, IIIB, IIIC,VIIB, danVIIIB c. Hotspotdisetiap ruangan d. Locker penitipan tas, jaket dan barang-barang lainnya di lantai I e. Musholla f. Kantin g. Toiletdi lantai I 2. SaranaPenelusuran KoleksiPerpustakaan a. Katalog Online 1) Katalog online Perpustakaan Nasional RI dapat diakses dari mana saja dan kapan saja selama pemustaka terhubung dengan jaringan internet. Katalog online Perpustakaan Nasional RI dapat diakses melalui alamat URL: www.perpusnas.go.id. atau www.pnri.go.id 2) Ketikkan kata kunci di kolom Pencarian. Lalu pindahkan cek ke Katalog Online. Lalu klik GO. 3) Dalam katalog online Perpustakaan Nasional RI, terdapat pencarian sederhana danpencarian lanjut. 4) Panduan pencarian sederhana: a) Pencarian sederhana adalah pencarian koleksi dengan 54
menggunakan hanya satu kriteria pencarian saja. b) Ketikkan kata kunci pencarian, misalnya: "sosial kemasyarakatan”. c) Pilihruas yang dicari, misalnya: "Judul" d) Pilih jenis koleksi misalnya "Monograf (buku)", atau biarkan pada pilihan "Semua Jenis Bahan." e) Kliktombol "Cari" atau tekan tombolEnter padakeyboard 5) Panduan pencarian lanjut: a) Pencarian Lanjut adalah pencarian koleksi dengan menggunakan lebih dari satu kriteria. b) Ketikkan kata kunci pencarian, misalnya: "sosial kemasyarakatan" c) Pilihruas yang dicari, misalnya : "Judul" d) Untuk menambah kriteria silahkan klik tombol "Tambah Filter" e) Pilih operator boolean "DAN" untuk hasil pencarian yang sesuai dengan kriteriapertama DAN kriteria selanjutnya f) Pilih operator boolean "ATAU" untuk hasil pencarian yang sesuai dengan kriteriapertamaATAUkriteria selanjutnya g) Ketikkan kata kunci kriteria selanjutnya, misalnya: "Joko Bramantio" h) Pilih ruas kriteria selanjutnya yang dicari, misalnya: "Pengarang" i) Jumlahkriteria yang dapat ditambahkan tidakterbatas j) Untuk menghapus kriteria, kliktombol "Hapus Filter" k) Untuk melaksanakan pencarian, kliktombol"Cari" b. Katalog Manual 1) Katalog Kartu Katalog kartu dikelompokkan berdasarkan judul, pengarang, dan subyek yang disusun secara alfabetis. 2) Katalog Berkas Katalog berkas adalah katalog yang berbentuk kumpulan 55
lembaran terjilid, yand ikelompokkan berdasarkan pengarang dan judul,dan dijajarkan secara alfabetis. 3) Katalog Buku Katalog buku adalah katalog yang berbentuk buku yang entrinya disusunberdasarkan subyek. 4) Indeks Indeks adalah sumber rujukan yang memberikan informasi tentang dimana suatu artikel dimuat dalam majalah, surat kabar, hasillokakarya atau seminar. 5) Abstrak Abstrak adalah sumber rujukan yang mendaftar judul-judul buku atau terbitan lain. Abstrak memberikan informasi tambahan mengenai subyek yang dikandung dalam bahan pustaka yang didaftar berupa ringkasan atau anotasi dari bahan pustaka tersebut. 3. Lokasi dan Jadwal Layanan Jl.Medan Merdeka Selatan No. 11,Jakarta Pusat Senin-Jumat :08.30-17.30WIB Sabtu-Minggu :09.00-15.30WIB
G. Indikator Keberhasilan Layanan Perpustakaan dan Informasi 1. Rentang waktu pengadaan koleksi perpustakaan 2. Rentang waktu pengolahan koleksi perpustakaan 3. Ketersediaan judul koleksi perpustakaan 4. Penggunaan koleksi di perpustakaan per kapita 5. Tingkat penggunaan koleksi perpustakaan 6. Rentang waktu temu kembali koleksi perpustakaan dari koleksi tertutup 7. Rentang waktu temu kembali koleksi perpustakaan dari koleksi terbuka 8. Perputaran koleksi 9. Peminjaman koleksi perpustakaan per kapita
56
BAB III PELAKSANAAN LAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI
A. PERENCANAAN LAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI Perpustakaan Nasional adalah lembaga pemerintah non-departemen (LPND) yang melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang perpustakaan yang berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, perpustakaan pelestarian, dan pusat jejaring perpustakaan, serta berkedudukan di ibukota negara. Sebagai sebuah lembaga, Perpustakaan Nasional memiliki tujuan lembaga. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka perpustakaan harus membuat perencanaan. Perencanaan pembangunan perpustakaan oleh Perpustakaan Nasional di tahun 20152019 tercantum dalam Buku II Nawacita: Agenda Bidang Rancangan Awal RPJMN 2015-2019 antara lain adalah: mewujudkan perpustakaan sebagai sumber jasa informasi yang mampu menyajikan informasi dengan cepat, terutama di bidang ilmu pengetahuan, teknologi dan karya budaya dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi sesuai trend masyarakat agar budaya gemar membaca masyarakat meningkat. Rencana 57
tersebut menjadi acuan dalam pembuatan Pedoman Layanan Perpustakaan dan Informasi ini. Sesuai perencanaan tersebut, maka rencana layanan perpustakaan dan informasi Perpustakaan Nasional RI di gedung baru dimulai dari perencanaan untuk mempersiapkan perpindahan layanan perpustakaan dan informasi dari gedung layanan perpustakaan dan informasi di Jl. Salemba Raya No. 28A ke gedung baru di Jl. Medan Merdeka Selatan No. 11. Perencanaan persiapan perpindahan layanan perpustakaan dan informasi mencakup enam aspek, yaitu: (1) perencanaan persiapan pustakawan dan tenaga perpustakaan; (2) perencanaan ragam layanan perpustakaan dan informasi; (3) perencanaan perpindahan koleksi; (3) perencanaan persiapan sistem, prosedur layanan dan peraturan perpustakaan; (4) perencanaan mebeler; dan (5) perencanaan desain dan tata ruang layanan perpustakaan dan informasi; (6) perencanaan sarana, prasarana dan fasilitas perpustakaan dan informasi. A.1. Perencanaan Persiapan Semua SDM yang Akan Bertugas di Gedung Baru Sumber daya manusia adalah unsur utama dalam pelaksanaan pekerjaan. Gedung baru layanan perpustakaan dan informasi Perpustakaan Nasional memerlukan kesatuan paradigma, persepsi, gerak antar seluruh SDM yang akan bertugas di gedung baru layanan mengenai layanan perpustakaan dan informasi serta seluruh aspek pendukungnya. SDM yang akan bertugas di gedung baru layanan meliputi pustakawan, tenaga perpustakaan, petugas Humas, petugas keamanan, petugas kebersihan, dan staf manajemen gedung. Pustakawan dan tenaga perpustakaan adalah pengelola sekaligus pelaksana layanan perpustakaan dan informasi sehingga mereka menjadi unsur pertama dan utama dalam layanan perpustakaan dan informasi. Perencanaan persiapan pustakawan dan tenaga perpustakaan meliputi: A.1.1. Rencana Kebutuhan Pustakawan dan Tenaga Perpustakaan Hal yang harus diperhatikan adalah: a. Jumlah pustakawan dan tenaga perpustakaan yang dibutuhkan (dapat dihitung dengan menggunakan rumus kebutuhan pustakwan dan tenaga perpustakaan dari Ranganathan); b. Jumlah jam layanan/minggu c. Jumlah pemustaka 58
d. Jumlah titik layanan di tiap jenis layanan e. Jumlah penambahan koleksi tiap tahun
A.1.2. Rencana Rincian Tugas Kerja dan Tanggung Jawab Kerja Hal-hal yang harus dirumuskan adalah: a. Pendefinisian tugas kerja di setiap unit layanan; b. Tanggung jawab kerja tenaga perpustakaan kepada pustakawan dan pustakawan terhadap atasan langsung atas pelaksanaan tugas yang diberikan; c. Sistem kerja agar tidak terjadi duplikasi pembagian dan pelaksanaan tugas kerja, fungsi dan tanggung jawab.
A.1.3. Rencana Sikap Kerja Profesional dan Nilai-Nilai Budaya Kerja a. Ramah dan profesional b. Kompeten c. Layanan prima d. Layanan pro-aktif
A.1.4. Rencana Pelatihan untuk Semua SDM yang Akan Bertugas di Gedung Baru 1) Pustakawan 2) Tenaga perpustakaan 3) Petugas Humas 4) Petugas keamanan 5) Petugas kebersihan 6) Staf manajemen gedung Jenis pelatihan apa saja yang diperlukan akan dibahas dalam pedoman pelatihan SDM perpustakaan.
A.2. Perencanaan Ragam Layanan Perpustakaan dan Informasi
59
Ragam layanan perpustakaan dan informasi di gedung baru adalah berdasarkan perencanaan gedung dan fungsi ruang yang telah dibuat (lihat Lampiran 1). Berdasarkan rencana gedung tersebut, terdapat 37 ruang untuk layanan perpustakaan dan informasi. Tabel 1. Fungsi Ruang Gedung Baru Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Perpustakaan Nasional RI No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37
Fungsi Ruang Bookdrops Quicksort Koleksi Khusus Kepresidenan Bookdrops Quicksort Plaza Pustaka Ruang Humas dan Visitor Center Ruang Teater Ruang Katalog Ruang Keanggotaan Ruang tunggu Zona Komunitas Pustakawan Zona Promosi Budaya Gemar Membaca Ruang serba guna Ruang Humas Ruang Galeri Ruang gudang dan persiapan Ruang Pameran Perpustakaan Lansia Perpustakaan Cacat Netra Perpustakaan Anak Roof Garden Layanan AV: Film & Bentuk Mikro Pusat Pernaskahan Nusantara Ruang Koleksi Monograf Ruang Baca Utama Ruang Studi/Penelitian Individual Ruang Baca Ruang Koleksi Langka + R. Baca Layanan Koleksi PBB & Koleksi Organisasi Internasional + R. Baca Layanan Koleksi Grafis (Foto & Lukisan) Layanan Multimedia & Internet Perpustakaan Remaja Layanan Referens Layanan Terbitan Berkala Mutakhir Layanan Monograf Mutakhir Koleksi Regional Historis Layanan Budaya Etnis Nusantara Layanan Audio Visual
Rencana Lantai Lt. Dasar – Zona Sirkulasi Utama Lt. Dasar Lt. 1 Lt. 1 Lt. 2 Lt. 2 Lt. 2 Lt. 2 Lt. 2 Lt. 3 Lt. 3 Lt. 4 Lt. 4 Lt. 4 Lt. 4 Lt. 4 Lt. 7 Lt. 7 Lt. 7 Lt.7 Lt.8 Lt. 9 Lt. 10, 11 Lt. 12 Lt. 12 Lt. 13 Lt. 14 Lt. 15 Lt. 16 Lt. 19 Lt. 19 Lt. 20 Lt. 20 Lt. 21, 22 Lt. 23 Lt. 23 Lt. 24
Deskripsi di atas menunjukkan terdapat 37 ragam layanan perpustakaan dan informasi di gedung baru Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi, Perpustakaan Nasional RI. A.3. Perencanaan Perpindahan Koleksi A.3.1. Sebelum Pindah 60
Perpindahan lokasi layanan perpustakaan dan informasi Perpustakaan Nasional RI harus dipersiapkan secara matang. Persiapan perpindahan koleksi juga memerlukan persiapan matang, terlebih jumlah koleksinya berjumlah kurang lebih 5 juta. Hal-hal yang harus dipersiapkan untuk memindahkan koleksi adalah: a.
Tunjuk ketua koordinator perpindahan koleksi. Ia dibantu oleh koordinator masingmasing jenis koleksi. Semua koordinator ini bertanggung jawab terhadap proses pra dan pasca pindahan; b. Jadwalkan apa yang harus dipersiapkan hingga 'hari H' kepindahan agar tidak ada barang yang hilang. Kesalahan yang sering dilakukan saat pindah kantor adalah segala sesuatu baru dikerjakan di hari-hari terakhir menjelang kepindahan. Akibatnya semua barang dimasukkan sembarangan ke dalam kardus tanpa dipilahpilah lagi. Untuk itu maka buatlah: Rundown pindahan koleksi; Daftar koleksi apa saja yang harus dipak di satu tempat; Daftar koleksi mana yang akan ditinggal; Mekanisme perpindahan koleksi. c. Kelompokkan koleksi sesuai dengan jenisnya; d. Kelompokkan lagi masing-masing jenis koleksi ke dalam subjek pengetahuannya (berdasarkan nomor kelasnya); e. Catat jumlah masing-masing jenis koleksi; f. Berdasarkan jumlah tersebut, buatlah pembagiannya; g. Hitung jumlah kardus yang dibutuhkan; h. Sediakan kardus sebanyak yang dibutuhkan; i. Rencanakan sistem pembungkusan (packaging) koleksi; j. Setiap selesai memasukkan koleksi ke dalam kardus, tempelkan keterangan isi dan jumlah dari setiap kardus serta lokasi lantai dan ruangan tempat kardus tersebut akan diletakkan ; k. Buat daftar seluruh kardus beserta lokasi lantai dan ruangan tempat menaruhnya; l. Sebaiknya menggunakan jasa pindahan kantor; m. Paling lambat seminggu menjelang kepindahan, semua koleksi telah dibungkus (packing). n. Pastikan saat pindah tidak ada lagi barang yang tercecer. A.3.1. Sesudah Pindah a. Masing-masing koordinator setiap jenis koleksi memeriksa koleksi yang telah tiba di kantor baru; b. Buatlah tata cara pembongkaran koleksi; c. Buatlah tim kecil penyusunan kembali koleksi di rak. d. Buatlah daftar koleksi yang telah tersusun kembali di rak. e. Identifikasi koleksi yang hilang. 61
f. Laporkan ke ketua koordinator perpindahan koleksi. Jika menggunakan jasa pindahan kantor, maka hal yang harus diperhatikan dalam memilih perusahaan jasa pindahan adalah: i.
Memastikan legalitas perusahaan jasa pindahan tersebut dengan cara memastikan kelengkapan dokumen yang berhubungan dengan legalitas perusahaan tersebut, antara lain
AKTA Pendirian Perusahaan, TDP, SIUP, PKP dan NPWP serta Surat
Keterangan Domisili Perusahaan; ii. Survey alamat perusahaan jasa pindahan yang dipilih, apakah alamat yang diberikan oleh perusahaan sesuai dengan alamat domisili perusahaan tersebut; iii. Lihat pengalaman perusahaan tersebut dalam dunia jasa pindahan. Hal ini akan berpengaruh terhadap keamanan dan keselamatan barang-barang kita; iv. Biaya
yang
ditawarkan
oleh
perusahaan
jasa
pindahan.
A.4. Perencanaan Persiapan Sistem, Prosedur Layanan dan Peraturan Perpustakaan A.4.1. Perencanaan Persiapan Sistem Layanan Perpustakaan dan Informasi Persiapan sistem layanan perpustakaan dan informasi meliputi dua hal, yaitu: A.4.1.1. Kebijakan pelaksanaan sistem dan prosedur layanan serta peraturan perpustakaan Kebijakan tersebut harus disusun berdasarkan dan sesuai dengan kebijakan yang lebih tinggi atau yang setingkat, merupakan penjabaran kebijaksanaan yang lebih tinggi, tertulis dan jelas, dikomunikasikan kepada seluruh staf, mendorong pelaksanaan dan penyelesaian tugas serta dievaluasi secara berkala. Kebijakan tersebut juga memuat rencana kerja yang diikuti program kerja yang disusun dengan memperhitungkan tersedianya anggaran, tenaga, sarana prasarana dan waktu pelaksanaan, bersifat luwes dan fleksibel serta memperhatikan batas kewenangan tiap unit kerja.
A.4.1.2. Rencana Sistem Layanan Perpustakaan dan Informasi No 1 2 3 4
Fungsi Ruang Bookdrops Quicksort Koleksi Khusus Kepresidenan Bookdrops Quicksort Plaza Pustaka
Rencana Lantai Lt. Dasar – Zona Sirkulasi Utama Lt. Dasar Lt. 1 Lt. 1
62
Rencana Sistem Layanan Tertutup -
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37
Ruang Humas dan Visitor Center Ruang Teater Ruang Katalog Ruang Keanggotaan Ruang tunggu Zona Komunitas Pustakawan Zona Promosi Budaya Gemar Membaca Ruang serba guna Ruang Humas Ruang Galeri Ruang gudang dan persiapan Ruang Pameran Perpustakaan Lansia Perpustakaan Cacat Netra Perpustakaan Anak Roof Garden Layanan AV: Film & Bentuk Mikro Pusat Pernaskahan Nusantara Ruang Koleksi Indonesiana Ruang Baca Utama Ruang Studi/Penelitian Individual Ruang Baca Ruang Koleksi Langka + R. Baca Layanan Koleksi PBB & Koleksi Organisasi Internasional + R. Baca Layanan Koleksi Grafis (Foto & Lukisan) Layanan Multimedia & Internet Perpustakaan Remaja Layanan Referens Layanan Terbitan Berkala Layanan Monograf Koleksi Regional Historis Layanan Budaya Etnis Nusantara Layanan Audio Visual
Lt. 2 Lt. 2 Lt. 2 Lt. 2 Lt. 2 Lt. 3 Lt. 3
-
Lt. 4 Lt. 4 Lt. 4 Lt. 4 Lt. 4 Lt. 7 Lt. 7 Lt. 7 Lt.7 Lt.8 Lt. 9 Lt. 10, 11 Lt. 12 Lt. 12 Lt. 13 Lt. 14 Lt. 15
Terbuka Terbuka Terbuka Tertutup Tertutup Tertutup Tertutup Tertutup
Lt. 16
Tertutup
Lt. 19 Lt. 19 Lt. 20 Lt. 20 Lt. 21, 22 Lt. 23 Lt. 23 Lt. 24
Terbuka Terbuka Tertutup Terbuka Terbuka Terbuka Terbuka Terbuka
A.4.1.3. Rencana Pembuatan Prosedur Layanan Perpustakaan dan Informasi Prosedur layanan perpustakaan dan informasi merupakan prosedur kerja atas pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi. Pembuatan prosedur layanan perpustakaan dan informasi didasarkan pada standar layanan perpustakaan dan informasi yang dibuat. Untuk itu maka prosedur layanan perpustakaan dan informasi haruslah:
a. Tertulis b. Berdasarkan pada standar layanan yang berlaku c. Sederhana dan mudah dimengerti d. Sedapat mungkin dilengkapi dengan bagan alur kerja 63
e. Dapat mencegah terjadinya penyimpangan layanan perpustakaan dan informasi f.Tidak menimbulkan pertentangan dan duplikasi kerja g. Untuk hal-hal tertentu harus diinformasikan kepada masyarakat. Hal yang perlu dimasukkan dalam prosedur layanan perpustakaan dan informasi: a. Pencatatan pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi; b. Pelaporan pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi, yaitu penyampaian informasi kepada pimpinan sehingga ia mengetahui apa yang sedang terjadi. Dengan demikian pimpinan dapat mengambil keputusan serta tindakan secara tepat. Sebutkan pula bentuk laporannya: lisan atau tertulis. Laporan harus memenuhi syarat berikut:
Laporan harus benar, objektif dan tepat waktu;
Jelas, cermat dan lengkap;
Tepat penerimanya;
Langsung pada sasaran yang akan diinformasikan;
Tegas dan konsisten.
c. Kegiatan layanan yang perlu diketahui kinerjanya, yaitu:
Jumlah sirkulasi/hari
Jumlah koleksi yang dipakai di setiap jenis layanan/hari: jumlah pemanfaatan per subjek dan jumlah pemanfaatan total
Jumlah kunjungan pemustaka ke perpustakaan, termasuk jumlah kunjungan pemustaka pada masing-masing program/kegiatan perpustakaan
Transaksi referens/hari/jenis koleksi referens dan pertanyaan referens.
A.4.1.3. Rencana Pembuatan Peraturan Layanan Perpustakaan dan Informasi Peraturan layanan perpustakaan dan informasi yang dibuat harus memberi informasi berikut ini: 1. Peruntukan layanan: menjelaskan segmen masyarakat yang menjadi objek layanan perpustakaan dan informasi; 2. Persyaratan setiap jenis layanan: menjelaskan syarat dari setiap jenis layanan yang diberikan oleh perpustakaan; 64
3. Peraturan setiap jenis layanan; 4. Jam dan waktu layanan, termasuk waktu istirahat dan libur. Berikan penjelasan lain terkait jam dan waktu layanan jika ada; 5. Aturan pemanfaatan masing-masing jenis koleksi, seperti koleksi referensi, buku dapat dipinjam dengan aturan peminjaman yang berlaku di perpustakaan, koleksi yang dipinjam wajib dikembalikan sesuai dengan batas waktu yang ditetapkan, waktu peminjaman koleksi maksimal, jumlah maksimal koleksi yang dipinjam, prosedur peminjaman koleksi; 6. Larangan-larangan di dalam perpustakaan, seperti makan, minum di ruang perpustakaan, membuat gaduh, berbicara keras, menyanyi, tertawa, bersiul dan bersenda gurau didalam ruang perpustakaan, merusak koleksi dan fasilitas, sarana prasarana perpustakaan, mencoret-coret koleksi, meja, kursi dan perlengkapan lainnya, memindahkan letak buku sehingga tidak sesuai dengan sistem penempatan yang berlaku, membawa keluar buku-buku dari perpustakaan yang sebelumnya tanpa diproses secara administratif, membuang sampah di sembarang tempat, serta sanksi yang akan diberikan bagi pemustaka yang melanggar larangan tersebut. 7. Tata tertib dan peraturan perpustakaan secara jelas. Jika perlu, setiap ruang layanan yang membutuhkan perlakukan khusus, seperti naskah kuno, buku langka, peta dan koleksi non-buku, harus membuat tata tertib dan peraturannya sendiri-sendiri dan dipasang bersama rambu-rambu serta diletakkan di tempat strategis sehingga memudahkan pemustaka membacanya. Contoh tata tertib dan peraturan perpustakaan:
TATA TERTIB DAN PERATURAN PERPUSTAKAAN
Kunjungan ke perpustakaan:
Isilah buku tamu untuk kepentingan pembuatan statistik pengunjung.
Letakkan tas, jaket, dan helm Anda di tempat yang telah disediakan. Mohon handphone, dompet dan barang berharga lainnya tidak ditinggalkan di dalam tas untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
Periksakan buku yang Anda bawa keluar kepada petugas. 65
Dilarang menyobek atau membuat coretan pada koleksi.
Letakkan buku/koleksi yang Anda baca di tempat yang disediakan. Anda tidak perlu mengembalikannya di tempat semula/rak bukuf.
Jagalah ketenangan dan kebersihan ruang perpustakaan.
Dilarang merokok di dalam ruang perpustakaan.
Pastikan tidak ada barang Anda yang tertinggal di perpustakaan saat Anda meninggalkan ruang perpustakaan.
Jam Layanan: Senin s.d. Kamis : 08.00 s.d. 15.30 WIBb. Jumat : 08.00 s.d. 14.00 WIB.
Peminjaman koleksi: a. Gunakanlah kartu anggota Perpustakaan. Maksimal jumlah peminjaman 3 buku. Waktu peminjaman 1 minggu. b. Perpanjangan waktu pinjaman dapat dilakukan 3 kali (@ 1 minggu). Perpanjangan dapat dilakukan melalui telepon atau langsung membawa buku yang diperpanjangjang. c. Keterlambatan pengembalian akan dikenai sanksi denda berupa pelarangan meminjam koleksi. d. Denda pelarangan meminjam koleksi/hari/judul. e. Pastikan buku yang Anda pinjam/kembalikan telah diproses. f. Koleksi referens tidak dapat dipinjamkan, hanya dapat dibaca di ruang perpustakaan. g. Letakkan koleksi yang selesai Anda baca di tempat yang telah tersedia. Kami harapkan kerjasama baik Anda, diucapkan terima kasih.
A.5. Perencanaan Mebeler Perencanaan mebeler dilakukan setelah mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki serta perkiraan perkembangan jumlahnya. Sesuai dengan penjelasan pembagian ruang perpustakaan yang telah diuraikan sebelumnya, maka perpustakaan memiliki beberapa ruang penunjang layanan, yaitu ruang koleksi, ruang baca, ruang operasional perpustakaan, 66
dan ruang khusus dimana setiap ruangan tersebut memiliki perabotan masing–masing dan sesuai dengan fungsinya. Perabotan dan perlengkapan perpustakaan sangatlah penting untuk menunjang kelancaran kegiatan di perpustakaan. Oleh karenanya perlu ada perencanaan pengadaan perabot dan perlengkapan agar kegiatan perpustakaan berjalan lancar. Perabot perpustakaan adalah segala sesuatu barang berupa kelengkapan yang dibutuhkan di perpustakaan untuk memperlancar aktivitas kerja karyawan, aktivitas pemustaka, layanan, dan untuk meletakkan atau menyimpan sesuatu. Barang–barang tersebut seperti rak, lemari, meja, kursi dan sebagainya. Sedangkan perlengkapan adalah segala sesuatu kelengkapan yang diperlukan perpustakaan berupa perkakas atau alat yang berfungsi untuk membantu kemudahan pelaksanaan pekerjaan dan pemanfaatan sumber–sumber informasi yang tersedia di perpustakaan, baik berupa mesin atau bukan seperti: mesin tik, komputer, stempel, penggaris, pemotong kertas (cutter), layar proyektor, kartu katalog, kartu buku, lembar pengembalian (date due slip), dan sebagainya. Kebutuhan perabot dan perlengkapan pada sebuah perpustakaan bergantung kepada fungsi spesifik dan ragam kegiatan yang berlangsung di perpustakaan. Beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan, yaitu: a. Pertimbangan fungsi spesifik. Fungsi spesifik terkait dengan berbagai ragam layanan yang diberikan perpustakaan. b. Pertimbangan ragam kegiatan, terdiri atas tiga kegiatan pokok, yaitu: • Kegiatan pengelolaan administratif. • Kegiatan pengelolaan teknis. • Kegiatan pengelolaan layanan pemustaka.
Secara garis besar, mebeler dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk masing–masing ruangan adalah seperti berikut: 1) Mebeler dan perlengkapan pokok ruang koleksi: rak buku, rak majalah, rak atlas, rak display, tempat pamflet dan brosur, rak majalah, rak kaset, rak video kaset, standar buku, tangga injakan, alat pemadam api, rambu-rambu, telepon, AC/ kipas angin, dan lain-lain. Terdapat berbagai macam desain rak, seperti:
67
a. Desain rak ganda memiliki ukuran tinggi 2.175 mm, panjang 1.840 mm, dan lebar 460 mm. b. Pada rak dua muka dengan kedalaman rak 500 mm, tinggi 2.280 mm, panjang 1.840 mm, dan memiliki 7 pagu (level pada rak) dengan pagu mati pada bagian bawah, diperkirakan perpagu dapat menampung 25 eksemplar per meter untuk buku dengan jilid biasa, sedang untuk koleksi acuan (referens) sebanyak 15 eksemplar per meter. c. Rak tunggal artinya hanya dapat menyimpan satu sisi saja, ukuran tingginya 2.175 mm, panjang 1.840 mm, dan lebar 230 mm. Sebagai anjuran bahwa jarak antar rak sebaiknya 900 mm. Dari uraian di atas, maka dapat diketahui luas ruangan yang dibutuhkan untuk penjajaran koleksi perpustakaan. Penggunaan rak yang terbuat dari baja lebih dianjurkan karena tahan lama dan fleksibel. 2) Mebeler dan perlengkapan untuk ruang baca: meja baca, kursi baca, jaringan internet, telepon, karel/meja baca perorangan, karpet lantai untuk anak–anak, bantal duduk untuk anak – anak, poster dinding/hiasan. Ukuran meja baca untuk satu orang berukuran 900 x 600 mm, ukuran meja baca untuk tiga orang adalah 2400 x 600 mm dengan ketinggian 750 mm, sedangkan ketinggian kursi baca adalah 430 mm dengan lebar 450 mm dan ukuran meja untuk empat orang dengan luas 0,55 m2 per orang mempunyai ukuran 1.821 mm x 1.220 mm”. Meja tunggal berukuran 900 mm x 600 mm = 2,3 m2. Meja tunggal untuk koleksi audio visual berukuran 1200 mm x 750 mm (dilengkapi dengan saluran listrik ) = 2,8 mm. 3) Mebeler dan perlengkapan untuk ruang pelayanan: loker/tempat penitipan barang, lemari katalog, kardeks, kartu katalog, meja sirkulasi, perlengkapan sirkulasi, buku tamu, komputer papan pengumuman, kotak kartu anggota, rak display, , telepon, ramburambu petunjuk, mikrofilm reader dan printer, kotak saran, komputer, dvd player, TV, slide proyektor/layar, kereta buku (book troley), AC, stempel cap tanggal dan bantalannya, kartu pembatas, ATK, streples cutter, pelubang kertas, alat pengukur suhu udara, interkom. 4) Mebeler dan perlengkapan untuk ruang khusus (pantry dan toilet): ember, papan tulis, meja/ kursi, gelas, ceret, tatakan gelas, sabun, alat penghisap debu. 68
5) Mebeler dan perlengkapan lain jika memungkinkan: alat pemadam api.
A.5.1. Pemilihan dan Pembuatan Mebeler dan Perlengkapan Pustakawan harus lebih cermat dalam melakukan pemilihan bahan untuk mebeler dengan mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan bahan tersebut untuk menghindari kesalahan dalam pemilihan mebeler sesuai yang dibutuhkan. Bahan mebeler dapat terbuat dari dua jenis bahan, yaitu kayu dan logam. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan bahan dari kayu antara lain: a. Tersedia dan mudah didapat. b. Mudah diperbaiki bila terjadi kerusakan. c. Mudah dan banyak orang yang dapat membuatnya. d. Memiliki banyak unsur dekoratif. Kekurangan bahan dari kayu adalah daya tahannya kurang, mudah terbakar dan kayu yang baik harganya mahal. Memilih bahan logam akan memberi keuntungan karena tahan lama dan mudah dibongkar pasang, namun pemesanan tidak dapat dilakukan di semua tempat, hanya dapat dipesan di tempat tertentu saja dan mudah berkarat. Disain mebeler sebaiknya dibuat sederhana dan mudah dibersihkan. Selain itu perlu diperhatikan faktor ergonomi dan fungsionalnya. Bentuk dan konstruksi perabot sebaiknya, dibuat sedemikian rupa sehingga kuat dengan kualitas bahan yang baik dan enak dipandang, serta bentuk tepi dan ujung perabot harus tumpul. Warna yang dipergunakan harus serasi dengan warna ruangan. Untuk itu perlu diperhatikan tentang sifat warna. Juga harus diperhatikan penggunaan dana agar sesuai dengan kemampuan perpustakaan itu.
A.5.2. Teknik Penataan Mebeler dan Perlengkapan Perpustakaan Mebeler perpustakaan yang perlu ditata dan diatur letaknya dalam ruang perpustakaan adalah: 1) Rak buku: di ruang layanan dengan sistem terbuka, rak buku dua sisi dapat berdiri sendiri di tengah ruangan. Penggunaan rak buku ini akan menghemat ruangan. Rak satu sisi sangat penting dipakai di ruang referensi karena dapat dipakai sebagai penyekat ruangan menurut kehendak pustakawan.
69
2) Rak surat kabar: dapat ditempelkan pada ujung rak buku atau di mana saja yang menarik dan strategis. 3) Rak majalah: dapat ditempatkan di ruang peminjaman atau ruang baca. Dua buah rak dapat ditempatkan saling bertolak belakang. Penempatan rak buku harus memperhatikan keadaan cahaya dan pertukaran udara. Bagian muka harus menghadap pada sumber cahaya (matahari atau lampu/ listrik). Koleksi rak hendaknya juga ditempatkan di ruang yang pertukaran udaranya baik, namun tidak di daerah yang lembab udara. 4) Kabinet katalog: ditempatkan di ruang layanan umum, dan ruang referensi. 5) Meja sirkulasi: berada di ruang layanan, diletakkan di tempat yang dapat mengawasi seluruh orang yang keluar masuk perpustakaan. Diusahakan pula posisinya berada di tempat dimana petugas yang berada di belakang meja dapat melihat keadaan ruang baca dan koleksi. 6) Meja baca berkelompok: diletakkan di ruang baca. Meja ini harus kuat dan kaki–kakinya sedapat mungkin diberi keset agar jika ditarik tidak membuat berisik. Tempat meja baca harus berada di tempat yang terang dan berudara yang segar/sejuk. Masing – masing meja baca dilengkapi dengan kursi baca. 7) Studi carrel Biasanya mebeler ini dipasang di ruang belajar atau di ruang referensi. Meja ini digunakan untuk menghilangkan semaksimal mungkin gangguan dari pemustaka lain. 8) Papan pameran Digunakan untuk memamerkan book jackets dari buku–buku baru, diletakkan didekat pintu masuk atau tempat–tempat yang strategis. 9) Meja pustakawan dan tenaga perpustakaan Setiap pustakawan dan tenaga perpustakaan memiliki meja dan kursi kerja sendiri. Meja kerja dibuatkan dengan ukuran standar yang sekaligus dapat digunakan untuk keperluan mengetik. Meja kerja seharusnya diletakkan di ruang kerja atau tempat–tempat strategis dalam rangka melayani pemustaka. 10) Lemari titipan barang Lemari titipan barang atau tas berada diruang pelayanan dekat pintu masuk atau keluar tetapi sebelum meja sirkulasi. 70
11) Meja katalog Meja katalog berisi kartu yang ditempatkan di ruang pelayanan berada di jalur masuk yang menuju ruang koleksi. 12) Rak peragaan (display): digunakan untuk memajang koleksi terbitan terbaru, ditempelkan di ruang layanan namun dapat dipindah di teras depan bagian luar, dekat pintu masuk. Rak ini harus mudah dilihat secara dekat oleh pengunjung. 13) Papan pengumuman Papan pengumuman merupakan perlengkapan yang dapat diangkat dan dipindahkan. Papan pengumuman ini digantung di dinding atau di tempat di ruang layanan atau teras depan, dekat pintu masuk ruang layanan yang mudah dilihat dan memungkinkan pemustaka membaca dari dekat. 14) Kereta buku (book troley)
A.6. Perencanaan Desain dan Tata Ruang Layanan Perpustakaan dan Informasi A.6.1. Sistem Pencahayaan Sistem pencahayaan di setiap tempat dalam perpustakaan tidaklah sama. Pencahayaan pada ruang baca memerlukan penerangan yang kuat, berbeda dengan penerangan untuk ruang pandang-dengar (audio-visual). Prinsipnya, penempatan lampu penerangan di perpustakaan diusahakan agar sinar tidak jatuh di atas rak buku melainkan diantara rak buku. Dengan demikian judul koleksi mudah dibaca. Penerangan jangan sampai menyebabkan terjadinya penurunan gairah membaca dan bekerja, serta tidak boleh membuat silau, baik langsung dari sumbernya maupun dari permukaan meja tempat bekerja. Usaha ini ditempuh dengan cara menghindari sinar matahari langsung, memilih jenis lampu yang dapat memberikan sifat dan taraf penerangan yang tepat, misalnya lampu pijar akan memberikan cahaya yang bersifat setempat, lampu TL/PL/fluorescent akan memberikan cahaya yang merata (difused), sedangkan lampu sorot akan memberikan cahaya yang terfokus pada obyek tertentu. Dasar pemikiran yang dipakai untuk konsep perancangan sistem penerangan adalah pemenuhan tingkat intensitas terang tidaklah sama. Daftar intensitas penerangan ruangan adalah sebagai berikut: 1. Area baca (majalah dan surat kabar) 200 lumen 71
2. Meja baca (ruang baca umum) 400 3. Meja baca (ruang baca rujukan) 600 4. Area sirkulasi 600 5. Area pengolahan 400 6. Area akses tertutup (closed access) 100 7. Area koleksi buku 200 8. Area kerja 400 9. Area pandang dengar 100 Berdasarkan jenis lampu dapat diketahui kekuatan cahaya yang dikeluarkan (lummens) oleh jenis lampu tersebut sebagaimana berikut ini: 1) Lampu TL (Fluorescent tube): a. 80 watt 3100 – 4850 lumens b. 65 watt 2700 – 4400 lumens c. 40 watt 1700 – 2600 lumens 2) Lampu pijar (bulb) a. 25 watt 200 lumens b. 40 watt 390 lumens c. 60 watt 665 lumens d. 100 watt 1260 lumens e. 200 watt 2720 lumens f. 500 watt 7.700 lumens Lampu pijar tidak cocok digunakan di perpustakaan karena panas yang dipancarkan dan lebih baik jika menggunakan lampu TL (fluorecscent) karena memancarkan sinar yang lebih baik kualitasnya serta tidak terlalu memancarkan panas. Penggunaan lampu TL (fluorecscent) yang memiliki reflektor parabola dari cermin aluminium dan bertutup jejalur aluminium merupakan salah satu lampu yang paling efisien, karena tidak menyilaukan dan memberikan pencahayaan yang berkualitas tinggi, serta menggunakan komponen lampu TL jenis ballast, kondensator, starter yang baik sehingga dapat mengurangi getaran cahaya yang timbul dari sumber cahaya tersebut. Untuk menghindari radiasi sinar ultraviolet yang berasal dari lampu TL dapat digunakan penyaring ultraviolet.
72
A.6.2. Sistem Pewarnaan dan Rambu-Rambu Pemilihan warna yang tepat untuk ruangan perpustakaan tidak hanya dapat menimbulkan rasa nyaman, intensitas terang, sejuk dan memberikan suasana tetapi juga dapat memantulkan cahaya atau dapat menyerap sinar yang datang. Berikut adalah warna dinding yang dapat mendominasi ruang dan dapat memantulkan atau menyerap sinar yang datang, yaitu: white (putih), salmon (blewah), ivory muda (krem), ivory (kuning gading), pale apple green (hijau apel), pale blue (biru muda), apricot beige (kuning kunyit), medium grey (abu – abu), lemon yellow (kuning muda), light green (hijau muda), light buff (coklat muda), deep rose (merah mawar), peach (kuning tua), dark green (hijau tua). Perpustakaan juga harus memperhatikan penempatan rambu-rambu pada tempat yang benar dan tepat agar dapat dilihat dan dibaca dengan jelas oleh pemustaka serta memiliki ukuran rambu yang proporsional sesuai dengan tempat peletakannya. Penggunaan ramburambu akan memudahkan pemustaka menemukan tempat fasilitas yang diinginkan sehingga pemanfaatan fasilitas yang disediakan dapat optimal. Rambu-rambu di perpustakaan terbagi atas empat kategori, yaitu: a. Rambu identifikasi. b. Rambu penunjuk arah. c. Rambu peringatan atau larangan. d. Rambu informasi.
Terdapat beberapa metode penempatan marka, yaitu: digantung di plafon di antara rak, ditempel di dinding atau di mebeler, diletakkan berdiri di atas lantai, dipasang minimal 160 cm di atas lantai, diberi jarak yang tidak boleh lebih dari 50 m dari orang yang melihat rambu-rambu. Dengan demikian pemilihan warna dan penggunaan rambu-rambu yang benar dan tepat sangat penting dalam layanan perpustakaan karena pemilihan warna dan kombinasi yang tepat akan berdampak pada peningkatan pemanfaatan koleksi perpustakaan oleh pemustaka, terutama pemanfaata koleksi di ruang baca perpustakaan. Sedangkan penempatan rambu-rambu yang benar dan diletakkan pada tempat yang tepat akan memudahkan pemustaka mendapatkan fasilitas yang ingin digunakan.
73
A.6.3. Sistem Akustik Ruangan Layanan Tingkat kebisingan yang dihasilkan dari setiap ruangan di dalam perpustakaan berbeda–beda karenanya perlu diperhatikan penempatan ruangan agar ruangan yang tingkat kebisingannya rendah tidak berdekatan atau bahkan menyatu dengan ruangan yang tingkat kebisingannya tinggi. Hal ini perlu mendapatkan perhatian karena pada beberapa ruangan, seperti ruang baca, memerlukan ketenangan. Terdapat dua sumber kebisingan di dalam perpustakaan, yaitu: a. External noise, yaitu kebisingan yang berasal dari luar ruang perpustakaan, seperti suara yang berasal dari koridor di sekitar perpustakaan, suara mesin yang berasal dari kendaraan. b. Internal noise, yaitu kebisingan yang berasal dari dalam perpustakaan, seperti suara percakapan - baik oleh pemustaka maupun pustakawan dan tenaga perpustakaan, suara kursi yang digeser, dan suara yang berasal dari peralatan yang digunakan di dalam perpustakaan seperti trolley, mesin fotocopy, printer, dan hp. Dengan demikian maka hal yang perlu diperhatikan dalam sistem akustik ruang perpustakaan adalah: a. Pemenuhan tingkat intensitas suara (noise criteria) yang memadai pada setiap fungsi ruang berikut: ruang baca, ruang koleksi, ruang kerja, ruang audio. b. Mengurangi secara optimal gangguan suara dari luar dengan menerapkan sistem pemilihan bangunan dan rancangan sisi luar bangunan, baik buruk rancangan bentuk maupun bahan bangunan. c. Menerapkan sistem kompartemenisasi sumber suara, yaitu dengan pendaerahan ruang–ruang yang merupakan sumber suara pada lokasi yang terisolasi; dan d. Penggunaan bahan bangunan yang dapat mereduksi suara untuk lantai/langit– langit/dinding pada ruang–ruang yang dianggap dapat menjadi sumber suara dan pada ruang yang memerlukan intensitas suara yang rendah. Tingkat kebisingan di ruang perpustakaan dapat dikurangi dengan meningkatkan kedisiplinan pustakawan dan tenaga perpustakaan untuk tidak banyak bercakap-cakap dengan suara keras, memasang karpet untuk menyerap kebisingan yang muncul dari dalam.
74
Sedangkan untuk mengatasi kebisingan yang berasal dari luar ruang perpustakaan dapat dilakukan dengan menutup pintu dan jendela ruang perpustakaan serta menempatkan perpustakaan jauh dari ruas jalan yang dilalui kendaraan bermesin atau membuat ruang perpustakaan kedap suara.
A.7. Perencanaan Sarana, Prasarana dan Fasilitas Perpustakaan dan Informasi Perencanaan sarana, prasarana dan fasilitas layanan perpustakaan dan informasi di Perpustakaan Nasional meliputi: 1. Gedung dan ruang yang representatif dan sesuai visi, misi, tujuan dan berbagai fungsi layanan perpustakaan dan informasi di Perpustakaan Nasional dengan memperhatikan pengaturan cahaya, udara, suara, tata ruang, kadar kelembaban di dalam gedung dan ruang perpustakaan serta sistem layanan perpustakaan yang akan diterapkan. Terdapat tiga ruangan pokok yang harus direncanakan, yaitu untuk koleksi perpustakaan, staf perpustakaan dan ruang lain yang diperlukan sebagai sarana penunjang perpustakaan, seperti ruang pameran, teater, ruang seminar. Sedangkan kondisi ruangan yang diinginkan adalah memiliki temperatur 22 – 24°C (untuk ruang koleksi buku, ruang baca dan ruang kerja) dan 20°C (untuk ruang komputer) dengan kelembaban 45 – 55% . 2. Sarana kerja yang memadai dan permanen untuk menyimpan semua koleksi dan pengembangannya, fasilitas, staf dan kegiatan perpustakaan 3. Fasilitias dan sarana untuk mengakses informasi, membaca, belajar, menambah pengetahuan dan wawasan, pendidikan, hiburan, penelitian, seperti: wifi, akses internet, ruang baca dan ruangan lainnya. 4. Fasilitas bagi pemustaka untuk memberi saran dan kritik
A.7.1. Perencanaan Gedung Perpustakaan Nasional Perencanaan pembangunan gedung Perpustakaan Nasional memperhatikan lima hal berikut, yaitu: deskripsi objek dan fungsi dari badan induk, peranan perpustakaan, deskripsi jasa perpustakaan, penyediaan ruangan, dan bagan organisasi. Sedangkan desain gedung memperhatikan fungsi dan tugas yang diemban oleh perpustakaan karena ia akan menentukan kegiatan yang dilaksanakannya. Kegiatan yang dilaksanakan akan menentukan 75
susunan dan luas ruangan sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Diharapkan dengan perencanaan yang baik maka gedung dan ruang perpustakaan akan berfungsi secara efisien dan efektif, memudahkan pengguna dan karyawan, memberi lingkungan yang nyaman, menyenangkan, dan menarik sebagai tempat belajar dan bekerja serta membuatnya tetap berfungsi sama berpuluh tahun kemudian. Berikut beberapa sifat utama gedung perpustakaan sesuai perencanaan: 1. Kelenturan, yaitu dapat mengikuti perubahan kebutuhan dengan hanya mengubah strukturnya sedikit saja, meliputi: desain ruangan, mebeler, susunan rak, perhitungan beban lantai yang menuntut supaya semua bagian lantai dapat menopang beban bergerak dan pencahayaan merata diseluruh gedung. 2. Perluasan, yaitu perencanaan gedung perpustakaan harus memperhitungkan perluasan di masa datang secara hemat dan efisien. 3. Kesederhanaan desain. Gedung perpustakaan tidak mementingkan kemegahan tetapi yang penting adalah kesederhanaan yang terletak pada denah lantai yang terbuka, tidak menghambat lalu lintas dan memudahkan pengunjung bergerak dari satu bagian ke bagian lain. 4. Tempat dan letak yang tepat. Perpustakaan mudah dijangkau. 5. Desain gedung dengan memperhatikan aktivitas layanan perpustakaan dapat berlangsung lancar: h. Para pengunjung tidak saling mengganggu waktu bergerak dan belajar. i. Letak ruangan–ruangan memperhatikan hubungan suatu ruangan dengan yang lain. Pengadaan harus ada hubungan langsung dengan katalog untuk mengetahui sudah atau belum adanya buku yang diminta di koleksi perpustakaan, sedangkan bagian pengolahan maupun peminjaman harus ada hubungan langsung dengan katalog maupun koleksi. Kepala perpustakaan perlu ada hubungan langsung dengan pegawai. j. Memungkinkan sirkulasi udara dan masuknya sinar matahari dalam ruangan. k. Pengguna perpustakaan merasa betah dan nyaman serta mudah memperoleh informasi yang dibutuhkan. l. Pengawasan dan pengamanan bahan pustaka dapat dilaksanakan dengan baik.
76
6. Lokasi unsur mati, yaitu unsur konstruksi yang permanen dalam gedung, terdiri atas lalu lintas vertikal, tangga, pipa saluran dan fasilitas lain yang sama. 7. Pengaturan hawa. Pengadaan pengatur hawa dimaksudkan untuk mengurangi serangan jamur, serangga dan menambah umur kimia kertas dari serangan asam yang lengket pada kertas. Penggunaan alat pengatur hawa (air conditioner) adalah untuk menjaga agar kondisi temperatur dan kelembapan ruangan perpustakaan relatif konstan. Hal ini dimaksudkan agar koleksi perpustakaan terjamin keawetannya. 8. Lift. 9. Tinggi plafon (langit–langit) yang mempertimbangkan berbagai faktor, seperti pengaturan hawa, penyebaran cahaya lampu dari plafon, fungsi ruangan, keindahan, reaksi psikologi pengguna ruangan dan biaya. Plafon sama tinggi di setiap ruangan. Rancangan ventilasi gedung perpustakaan memperhatikan hal berikut: a. Menempatkan lubang ventilasi jendela/lubang angin pada sisi dinding yang berhadapan. b. Mengusahakan agar lubang ventilasi tersebut sejajar dengan angin lokal. c. Mengusahakan luas lubang ventilasi sebanding dengan persyaratan dan fasilitas ruang. 10. Jumlah lantai sesuai fungsi yang direncanakan. 11. Persiapan otomasi. Perencanaan otomasi ini mencakup penyediaan ruang mesin, fasilitas pemasangan kabel dari terminal sampai ke ruang mesin tempat menyimpan komputer. 12. Aliran/alur kerja, pola lalu lintas pengunjung, staf perpustakaan dan barang serta organisasi gedung agar perpustakaan berjalan secara efektif. 13. Memperhatikan gangguan yang akan timbul oleh alam, seperti: − Gangguan kebakaran: harus dapat ditanggulangi dengan pengamanan semua instalasi yang mungkin menjadi penyebab kebakaran dan pengadaan jalan darurat untuk keluar (exit door) yang mudah dicapai serta pemilihan bahan yang tidak mudah terbakar.
77
− Gempa bumi, angin topan, untuk ini perlu dipertimbangkan pemilihan sistem struktur bangunan, bentuk dasar dan bahan bangunan yang digunakan dengan mempertimbangkan terjadinya gempa. − Air hujan/banjir. Hal ini dapat ditanggulangi dengan perencanaan ketinggian lantai dasar bangunan. − Petir. Untuk menanggulangi hal ini gedung harus dilengkapi dengan sistem penangkal petir.
A.7.1.1. Perencanaan Fungsi Ruang Persiapan yang harus dilakukan dalam merencanakan fungsi ruang gedung perpustakaan: 1. Mempelajari visi, misi, tugas, fungsi dan tujuan Perpustakaan Nasional. 2. Mengamati dan menganalisa kebutuhan karyawan dan pemustaka. 3. Menyusun daftar perlengkapan dan perabot yang dibutuhkan atau akan ditempatkan dalam gedung perpustakaan. 4. Membuat catatan tentang program pembangunan gedung perpustakaan yang memuat hal–hal yang berhubungan dengan deskripsi kegiatan yang akan dilaksanakan, fungsi, tugas dan peranan perpustakaan, deskripsi rencana layanan dan aktivitas–aktivitas yang dilakukan untuk dapat dimanfaatkan pemustaka, penyediaan kebutuhan ruangan dalam jangka waktu lama yang dapat menampung perkembangan: a. Jumlah dan jenis koleksi serta perkembangannya di masa yang akan datang. b. Jumlah pemustaka atau masyarakat yang akan berkunjung dan dilayani oleh perpustakaan di masa mendatang. c. Jumlah bentuk layanan perpustakaan yang disajikan. d. Jumlah petugas atau karyawan yang menggunakan ruangan.
Perencanaan terhadap lima komponen yang memerlukan ruangan, yaitu; a. Koleksi b. Perpustakaan Nasional menerapkan dua macam sistem layanan, yaitu sistem layanan terbuka dan tertutup. Penempatan koleksi pada perpustakaan dengan sistem terbuka akan berbeda dari sistem tertutup, luas ruangan yang dibutuhkan 78
juga berbeda. Sistem tertutup membutuhkan satu meter bujur sangkar dapat menampung 180-220 pustaka, pada sistem terbuka hanya 130-170 pustaka. Untuk dokumen atau bahan pustaka: 150 volume per meter2 (ruang koleksi 45% luas lantai). Ruang koleksi perpustakaan sebaiknya batas pengaturan hawa antara 19°c – 23°c dengan kelembapan 40% - 50%. c. Pemustaka Setiap pemustaka memerlukan tempat seluas 3 meter bujur sangkar dan perlu ketenangan untuk berkonsentrasi. Oleh karena itu ruangan harus bersih, terang, tenang, longgar, sejuk, ventilasi cukup dan sebagainya. d. Pustakawan dan tenaga perpustakaan. Setiap pustakawan dan tenaga perpustakaan memerlukan tempat seluas 3 meter bujur sangkar. o Kepala dan wakil kepala perpustakaan: 30 meter2. o Pengklasifikasian, pengkatalog, pustakawan pengadaan, dan pustakawan layanan: 9 meter2. o Staf administrasi dan profesional yang tidak bertugas di titik jasa (service point) serta staf lainnya terkecuali (b) adalah: 5 m2. e. Pemustaka: luas rata–rata per pemustaka di ruang baca adalah 2,33 m2. f. Ruang
baca,
adalah
tempat
yang
digunakan
oleh
pengguna/pengunjung
perpustakaan untuk membaca bahan pustaka. Ruang baca biasanya terletak dekat dengan koleksi atau ruang koleksi dan ruang baca digabungkan dalam satu ruangan. Ruang baca sebaiknya ditempatkan dekat sumber cahaya (agar berfungsi bila lampu mati) dan tidak di daerah lalu lintas pengunjung. Luas ruang baca yang diperlukan untuk satu orang pemustaka adalah 0,55 m2”. g. Ukuran meja belajar berukuran 910 mm x 610 mm. Jadi meja untuk empat orang dengan luas 0,55 m2 per orang mempunyai ukuran 1.821 mm x 1.220 mm. h. Ruang operasional perpustakaan dipergunakan untuk ruang kerja pustakawan atau tenaga perpustakaan dan kepala perpustakaan. i.
Ruang baca (25% luas lantai).
79
j.
Ruang khusus, seperti ruang seminar dan pertemuan, ruang diskusi, ruang pemutaran film, ruang khusus bercerita untuk anak–anak, ruang pantry, kantin, kamar kecil, dan sebagainya.
k. Ruang untuk keperluan lain dapat disebut sebagai ruang darurat, ruang untuk tangga, koridor, pintu masuk, lobi, toilet, tembok, tiang, pengangkutan barang dan lift. Ruang semacam itu memerlukan tempat sekitar 30% sehingga sepertiga dari ruangan untuk koleksi, pemustaka serta ruang layanan untuk pembaca dan staf. Dengan demikian maka sepertiga dari ruangan digunakan untuk ruang koleksi, ruang baca, ruang layanan dan ruang kerja. 30% untuk ruang lain, seperti ruang untuk tangga, koridor, pintu masuk, lobi dan toilet.
A.7.1.2. Perencanaan Luas Ruang Gerak Peralatan rak buku, meja baca dan lain-lain, hendaknya memperhatikan luas ruang gerak agar pustakawan, tenaga perpustakaan dan pemustaka leluasa bergerak. Luas ruang gerak yang direncanakan adalah luas ruang gerak untuk ruang baca, luas ruang gerak antara ruang baca dengan koleksi, luas ruang gerak antar pembaca, dan luas ruang gerak pembaca dengan rak koleksi
A.7.1.3. Perencanaan Desain dan Tata Ruang Penataan ruang perpustakaan erat hubungannya dengan cara bagaimana layanan perpustakaan dan informasi dilaksanakan. Agar pemustaka tertarik masuk dan berkunjung ke gedung perpustakaan dan beraktifitas di dalamnya, maka ruangan-ruangan dalam gedung perpustakaan harus memiliki suasana yang menyenangkan, bersih, sejuk, tenteram dan aman dengan pengaturan mebel yang nyaman. Hal yang perlu dibuat rencana desain dan penataannya adalah tata sekat, tata parak, dan tata baur. a. Tata sekat, yaitu suatu cara penempatan koleksi yang terpisah dengan meja baca pemustaka. Hanya petugas yang boleh masuk ke ruang itu. Jadi antara koleksi dan pemustaka terdapat sekat/batas. Tata sekat ini diterapkan untuk layanan dengan sistem tertutup.
80
b. Tata parak. Sistem ini hampir sama dengan sistem tata sekat antara koleksi dan meja baca, namun penataan ini di pemustaka dimungkinkan mengambil sendiri koleksi yang terletak di ruangan lain kemudian dibawa untuk dibaca di ruang baca yang disediakan. c. Tata baur, yaitu cara penempatan koleksi yang ditata berbaur antara ruangan dengan meja baca. Pada tata ini koleksi dicampur sehingga pemustaka lebih mudah mengambil koleksi sendiri. Cara ini untuk layanan dengan sistem terbuka (open access).
B. PELAKSANAAN LAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI Pedoman ini memberikan informasi bagaimana layanan perpustakaan dan informasi dilaksanakan. Pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi melibatkan tiga unsur penting, yaitu: pustakawan, koleksi, fasilitas dan sarana prasarana dan prosedur layanan perpustakaan dan informasi.
B.1. Pelaksana Layanan Perpustakaan dan Informasi Pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi terkait SDM yang terlatih sebagai pelaksana layanan perpustakaan yang holistik dan integratif meliputi penyiapan: 1) Pustakawan mencakup dua aspek yang harus diperhatikan dan dibuatkan pedomannya, yaitu: a. Kinerja dan performa layanan perpustakaan dan informasi b. Prosedur atau mekanisme pelaksanaan standar layanan perpustakaan dan informasi oleh pustakawan dan tenaga perpustakaan, termasuk di dalamnya peraturan layanan perpustakaan dan informasi berbasis ISO 2008 (termasuk di dalamnya penjelasan nilai-nilai dasar layanan yang harus diterapkan). Prosedur atau mekanisme layanan ini harus disiapkan untuk masing-masing jenis layanan.
B.2. Koleksi Pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi dari aspek koleksi meliputi pedoman: 81
1) Pedoman Pengelompokan Koleksi Perpustakaan Nasional RI, yaitu persiapan perpindahan koleksi dari gedung lama di Salemba Raya ke gedung baru di Medan Merdeka Selatan. Pengelompokan koleksi terdiri dari tiga tahap kegiatan, yaitu: a. Memilah koleksi yang akan dipindahkan sesuai jenis layanan yang akan diberikan; b. Menandai hasil pemilahan koleksi dengan tanda yang jelas dan unik, misal: stiker yang bertuliskan jenis layanan. 2) Pengambilan Koleksi 3) Penjajaran koleksi di rak (shelving)
B.3. Fasilitas, Sarana dan Prasarana Perpustakaan dan Informasi Pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi dari fasilitas, sarana dan prasarana perpustakaan dan informasi meliputi: 1) Penyiapan aplikasi sistem manajemen informasi layanan perpustakaan dan informasi yang holistik dan integratif dengan seluruh pusat terkait sebagai perwujudan dari fungsi Perpustakaan Nasional RI sebagai pusat rujukan dan pusat deposit. 2) Pengambilan koleksi 3) Penjajaran koleksi di rak (shelving)
B.4. Prosedur Layanan Perpustakaan dan Informasi Prosedur layanan perpustakaan dan informasi meliputi: 1) Alur layanan perpustakaan dan informasi di gedung baru 2) Prosedur mekanisme pelaksanaan standar layanan perpustakaan dan informasi, termasuk di dalamnya peraturan layanan perpustakaan dan informasi berbasis ISO 2008 (termasuk di dalamnya penjelasan nilai-nilai dasar layanan yang harus diterapkan). Prosedur atau mekanisme layanan ini harus disiapkan untuk masing-masing jenis layanan.
C. EVALUASI PELAKSANAAN LAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI C.1. Monitoring Pelaksanaan Layanan Perpustakaan dan Informasi Merupakan rangkaian kegiatan pengamatan secara terus-menerus untuk mengetahui tingkat perkembangan, hambatan yang dihadapi, serta dukungan yang diperoleh dari 82
berbagai pihak. Tujuan monitoring adalah untuk mengetahui proses dan realisasi pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi sesuai prosedur standar operasional, kendala-kendala yang dihadapi serta upaya penanganannya di lapangan. Sasaran monitoring adalah para pengelola dan pelaksana layanan perpustakaan dan informasi. Substansi yang dimonitoring mencakup: lama waktu pemberian layanan perpustakaan dan informasi, ketepatan informasi yang diberikan, sikap kerja profesional pustakawan dan tenaga perpustakaan, prosedur standar operasional dan tingkat kepuasan pemustaka terhadap layanan perpustakaan dan informasi. Waktu monitoring dimulai sejak proses persiapan layanan, pelaksanaan layanan, sampai evaluasi pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi. dan setelah penyaluran. Pelaksanaan monitoring dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung. Penyampaian hasil monitoring dilakukan secara berkala. Pelaksana monitoring adalah Kepala Bidang dan Ketua Kelompok layanan perpustakaan dan informasi. Buat aturan main dan prosedur pelaksanaan monitoring, termasuk formulir monitoring. Monitoring harus dilaksanakan harian, mingguan, bulanan dan tahunan.
C.2. Evaluasi Pelaksanaan Layanan Perpustakaan dan Informasi Evaluasi pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi merupakan kegiatan pencocokan dengan standar kerja operasional layanan perpustakaan dan informasi, penilaian pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi serta pemberian umpan balik serta perbaikan pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi. Evaluasi pelaksanaan kegiatan bertujuan untuk mengetahui proses pelaksanaan kegiatan, hambatan, kendala dan menilai keberhasilan pelaksanaan kegiatan layanan perpustakaan dan informasi agar dapat dilaksanakan penyempurnaan pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi. Sasaran evaluasi adalah para pengelola gedung, pelaksana layanan perpustakaan dan informasi secara terpadu dan holistik, yaitu pustakawan, tenaga perpustakaan, petugas Humas, petugas keamanan, dan petugas kebersihan. Evaluasi dilaksanakan secara berkala baik triwulan, semester, tahunan maupun pada saat yang dibutuhkan. Dari kegiatan evaluasi ini dapat diperoleh informasi kesesuaian atau penyimpangan dalam mencapai tujuan,
83
hambatan-hambatan yang dihadapi serta perubahan-perubahan yang diperlukan untuk perbaikan dan peningkatan pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi.
C.3. Pelaporan Pelaksanaan Layanan Perpustakaan dan Informasi Pelaporan merupakan serangkaian kegiatan penyusunan dan penyampaian hasil monitoring maupun hasil kegiatan evaluasi pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi. Pelaporan digunakan sebagai bahan dokumentasi dan pertanggungjawaban pelaksana layanan perpustakaan dan informasi. Tujuan pelaporan adalah untuk pendokumentasian serta penyediaan informasi atas pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi. Sasaran pelaporan adalah para pemangku kepentingan layanan perpustakaan dan informasi Perpustakaan Nasional RI sebagai bahan untuk pengambilan keputusan dan kebijakan selanjutnya, guna mendapatkan dukungan perbaikan/ pengembangan program ke depan, serta memberikan informasi dan pertanggungjawaban secara menyeluruh tentang penyelenggaraan layanan perpustakaan dan informasi. Laporan dibuat secara berkala, baik triwulan, semester, tahunan maupun pada saat yang dibutuhkan.
C.4. Pengaduan Masyarakat Sebagai bentuk pelayanan prima dan pemenuhan UU RI Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik, maka Perpustakaan Nasional RI memberi kesempatan dan fasilitas bagi pemustaka untuk memberi saran dan kritik atas pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi. Peran serta masyarakat ikut serta mengawasi pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi merupakan salah satu unsur penting dalam keberhasilan pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi serta merupakan wujud keterbukaan Perpustakaan Nasional RI untuk peningkatan layanan perpustakaan dan informasi yang lebih baik. Pengawasan ini dapat dilaksanakan dalam bentuk pengaduan masyarakat. Berikut aturan pengaduan masyarakat: 1) Pengaduan harus disertai identitas yang jelas dari pengadu, dan berisi informasi yang didukung data yang dapat dipertanggungjawabkan. 2) Untuk itu pemustaka mengisi formulir pengaduan masyarakat yang disediakan (formulir akan segera dibuat).
84
3) Penyelesaian pengaduan masyarakat dilakukan secara berjenjang, mulai dari tenaga perpustakaan, pustakawan, ketua kelompok, kepala bidang, kepala pusat.
BAB IV PENUTUP
Pedoman ini disusun sebagai acuan bagi pustakawan, tenaga perpustakaan, konservator, staf Biro Umum serta interior designer juga pejabat struktural di lingkungan Perpustakaan Nasional RI yang terkait dengan layanan perpustakaan dan informasi Perpustakaan Nasional RI. Dengan memahami Pedoman ini diharapkan pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi akan berjalan secara efektif, efisien, dan profesional sehingga amanat UU RI No. 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan yang menyebutkan “Layanan perpustakaan dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan pemustaka” dapat terwujud dan terlaksana dengan baik. Pedoman ini memerlukan penyempurnaan dan penerjemahan terhadap berbagai aspeknya, meliputi aspek SDM pelaksana layanan, koleksi, prosedur dan mekanisme kerja serta fasilitas, sarana dan prasarana layanan perpustakaan dan informasi. Untuk itu, akan dibuat beberapa pedoman terkait yang akan melengkapi pedoman ini.
85
