Publikováno na Inflow.cz (http://www.inflow.cz/portal-competitive-intelligence)
Portál Competitive Intelligence 5. 11. 2009 Čech Martin, Byloková Kateřina, Masaříková Gabriela, Sedláčková Alena, Stroupková Martina
Závěrečná zpráva o projektu Portál Competitive Intelligence, který se zaměřuje na problematiku konkurenčního zpravodajství.
Portál Competitive Intelligence závěrečná zpráva projektu Competitive Intelligence (dále jen CI) vymezuje oblast, které se u nás říká konkurenční zpravodajství - tedy zjišťování a vyhodnocování informací, které pomáhají odhalovat slabé a silné stránky konkurence a umožňují rozpoznat její strategii. CI je účinným nástrojem pro úspěch v konkurenčním boji a může manažery včas varovat před hrozbami a upozorňovat je na příležitosti v jejich podnikání a rozvoji. Díky CI mohou být firmy flexibilnější a maximálně vycházet vstříc potřebám zákazníků. Informace získané procesem CI mohou firmy účinně aplikovat do své obchodní strategie v rámci dlouhodobějších plánu, které jsou nezbytné pro cílené směrování podnikatelské činnosti. Systematičnost získávání těchto informací může vést k větší stabilitě a prosperitě firmy.
Představení projektu Cílem projektu bylo vytvořit oborový rozcestník v podobě odborného portálu, který by byl volně přístupný a informoval o aktuálních otázkách a dění v oblasti konkurenčního zpravodajství. Provedená analýzy ukázala, že české prostředí postrádá jakýkoliv odborný, ucelený a pravidelně aktualizovaný zdroj informací z oblasti CI. Vytvořený portál tak zaplnil prázdné místo v oblasti využívání CI. Stal se místem, kde lze získat pomoc, radu, informace. Umožnil sledovat aktuální dění v oboru. Poskytnul prostor pro interakci odborníků a veřejnosti.
I přesto, že je portál přístupný široké veřejnosti, byly již na počátku projektu vytyčeny tři cílové skupiny, na které se portál primárně zaměřuje. Těmito cílovými skupinami jsou studenti, profesionálové CI a podnikatelé. S ohledem na ně byla následně koncipována celá architektura portálu.
Realizátoři projektu 1. Bc. Martin Čech, DiS. - hlavní koordinátor projektu, architektura portálu, technické řešení portálu 2. Bc. Kateřina Byloková, DiS. - technické řešení portálu, obsahový redaktor portálu, koordinátor projektu 3. Bc. Gabriela Masaříková, DiS. - architektura portálu, PR (reklama, propagace...), realizační pracovník, tvůrce a editor obsahu 4. Bc. Alena Sedláčková - tisková mluvčí, koordinátor partnerů, tvůrce a editor obsahu, správa financí 5. Bc. Martina Stroupková - PR (reklama, propagace...), realizační pracovník, tvůrce a editor obsahu
Realizace projektu Projekt byl realizován od října 2008. Časově nejnáročnější aktivitou byla tvorba koncepce navigačního schématu webových stránek, vypracování efektivní obsahové architektury portálu, příprava pilotních textů a následné naplnění portálu připravenými texty a jejich sjednocení do stejné vizuální podoby. Samotné tvorbě portálu předcházela detailní analýza problematiky CI. Byly prozkoumány dosavadní realizace obdobně zaměřených webových stránek a portálů. Za pomoci studentů bakalářského studia na KISK MUNI byly vyhotoveny rešerše k problematice CI. Tyto rešerše byly později využity při přípravě odborných textů. Od prosince 2008 do ledna 2009 byla ve spolupráci s kodérem vytvářena obsahová architektura portálu. Byla navržena logická struktura celého webu, včetně jednotlivých rubrik. Hlavním požadavkem bylo, aby rozvržení portálu odráželo zaměření na tři cílové skupiny (sekce Student, Profesionál a Podnikatel).
Současně s výše uvedenými realizačními kroky byl vytvořen návrh grafické podoby portálu, který byl základním bodem pro následnou tvorbu webu založeného na redakčním systému (WordPress).
Během tří měsíců, od ledna do března 2009, připravil realizační tým pilotní texty pro úvodní naplnění portálu. Současně probíhala tvorba webových stránek. Během dubna a května 2009 docházelo k postupnému naplňování portálu připravenými texty. V červnu 2009 prošel portál konečnou redaktorskou úpravou. Byly provedeny závěrečné grafické a gramatické revize textů, zkontrolována navigace a provázanost jednotlivých stránek. Průběžně probíhala také propagace a zapojení cílových skupin. V následné etapě došlo k naplánování propagačních aktivit a jejich realizaci (viz níže). Rozvíjena byla i spolupráce a provázání s cílovými skupinami. Zde je však nutné podotknout, že se jedná o kroky, které musí být prováděny soustavně, dlouhodobě a strategicky. Strategie propagace je založena na přímém oslovování cílových skupin v rámci elektronických a tištěných médií. V rámci zapojení cílových skupin bylo dosaženo následujících výsledků:
1) Příslib zapojení studentů vrámci studijního programu „Informační průmysl" na FF MU Brno zapojení spočívá vnásledujících aktivitách: Vytipování studenti se budou aktivně podílet na aktualizaci a správě portálu (budou získávat informace kpublikování, monitorovat média, podílet se na oslovování dalších cílových skupin, zapojení do projektů). Cílem je udržet projekt při životě, předávat zkušenosti a znalosti jednotlivým generacím studentů, kteří se do spolupráce sportálem zapojí. Na portálu budou zveřejňovány semestrální práce na vybraná témata, které studenti zpracovávají vrámci studia. Dojde ksíťovému provázání scílovou skupinou studentů, získá se velmi hodnotný a především unikátní publikační obsah. Předpokládá se i zájem profesionálů o některé zveřejněné práce. Na portálu bude ve vybrané sekci vytvořena studentská podpora pro studenty Informačního průmyslu. Budou zde umístěny studijní materiály ke stažení (poskytne vyučující), stejně tak ke sdílení případných studijních podkladů, které vzniknou z dobrovolnéčinnosti studentů. Dojde květšímu propojení sdanou cílovou skupinou. 2) Zahájeno intenzivní jednání o účasti vprojektu SŠE, vekterém je zapojena odborná firma Tovek, jmenovitě Ing. Tomáš Vejlupek. 3) Portál CI bude partnerem chystané konference, jejím realizátorem je soukromá firma zabývající se konkurenčním zpravodajstvím. Portál poslouží jako platforma pro propagaci konference, budou zde umístěny informace o konferenci (informační podpora) a taktéž umožní přístup kvýsledným příspěvkům z konference. Z pochopitelných důvodů zde nemůžeme prozatím sdělit ani jméno realizátora, tak i datum, místo a čas konání konference.
Portál CI Portál CI (http://www.portalci.cz/) je realizován v redakčním systému, který umožňuje snadnou administraci stránek. Právě tento fakt je jeden z klíčových bodů, který byl pro tvorbu portálu navržen. Využití redakčního systému má za cíl následující: jednoduchá editace www obsahu možnost zapojení studentů při aktualizacích možnost přidělit přístupová práva kpublikaci spolupracujícím odborníkům Zároveň byl portál navržen tak, aby byl aktualizačně samostatný, tj. aby probíhala určitá automatizovaná aktualizace. Na základě rešerše byl sestaven seznam zdrojů, které publikují aktuální informace z oboru. Tyto zdroje poskytují RSS kanály, které jsou automaticky stahovány na stránku „Odborné články". Jádro portálu tvoří úvodní strana, která je společná pro všechny tři sekce. Další navigace pak probíhá podle příslušných sekcí, které odpovídají jednotlivým cílovým kategoriím (Student, Profesionál, Podnikatel).
Každá sekce obsahuje svůj jedinečný uvítací text, který stručně, ale výstižně charakterizuje, jaké informace může uživatel v příslušné sekci získat. Pro snadnou orientaci mezi jednotlivými rubrikami slouží navigační menu. Nabídka jednotlivých rubrik se mění v závislosti na zvolené sekci (např. rubriku „Co je CI?" logicky nenalezneme v sekci Profesionál, ale pouze v sekcích Student a Podnikatel). Každá rubrika obsahuje v úvodu krátkou anotaci. Struktura rubrik je následující. Pokud není uvedeno jinak, je rubrika společná pro všechny tři sekce.
Co je CI? - (sekce Student, Podnikatel) základní charakteristika oboru a její vysvětlení Odborné články - odkazy na články a plné texty z oblasti konkurenčního zpravodajství, podnikání, studijní materiály o CI apod. Záznamy jsou obohaceny o citace, stručnou anotaci, klíčová slova, v případě jejich online zveřejnění jsou přidány odkazy na jejich umístění. Odborné zdroje a publikace - odkazy na odborné zdroje a publikace, plné texty z oblasti konkurenčního zpravodajství, podnikání, managementu, studijní materiály o CI apod. Záznamy jsou obohaceny o citace, stručnou anotaci, klíčová slova. U některých prací, které jsou zveřejněny online, je přidán odkaz na jejich zdroj.
Realizace CI - obsahuje základní informace z oblasti CI a metody, jak úspěšně aplikovat poznatky z konkurenčního zpravodajství pro lepší fungování firmy. Tato rubrika se dále dělí: Etika a CI - rozbor etických problémů v oblasti CI a doporučení etických postupů. Funkce a cíle CI - podrobný rozbor funkcí a cílů CI. Infozdroje pro realizaci CI - seznam zdrojů pro uskutečňování konkurenčního zpravodajství. Seznam je pravidelně aktualizován. Internet a CI - využití internetu pro potřeby konkurenčního zpravodajství. Metody CI - podrobný popis metod, které je vhodné použít pro efektivní a soustavné provozování CI. Případové studie - případové studie jakožto reálná ukázka nasazení procesu konkurenčního zpravodajství na konkrétních situacích. Procesy a cykly CI - přehled cyklů a procesů včetně vysvětlení. CI software - (sekce Profesionál) seznam software pro realizaci Ci, software který je využívání pro získávání, shromažďování a hodnocení získaných dat Slovníček pojmů - abecedně řazený slovníček s důležitými pojmy z oblasti CI Profesní organizace - rubrika přináší informace o profesních organizacích v oblasti konkurenčního zpravodajství CI profesionálové - přináší informace o profesionálech v oblasti konkurenčního zpravodajství Inzerce, zaměstnání, výzvy - slouží ke zveřejňování aktuálních výzev a sdělení Dokumenty ke stažení - odkazy na dokumenty ke stažení, jsou stahovány z externích webových stránek. I přesto, že je většina rubrik shodná pro všechny tři sekce, mají různý a personifikovaný obsah s přihlédnutím k cílovým skupinám. Tato metodika je dodržována i při aktualizacích - cílem je vytvořit jedinečných obsah jednotlivých sekcí se zaměřením na cílové skupiny, tak jak bylo stanoveno v úvodní projektové zprávě. Prakticky to znamená, že například článek spadající do rubriky Metody CI není automaticky uveřejněn ve všech sekcích, ale s ohledem na odbornost a úroveň je publikován v adekvátní sekci. Podoba zveřejnění se velmi jednoduše volí v administraci portálů při zveřejňování či editaci obsahu. Aktualizace portálu je prováděna jak ručním vkládáním novinek, tak již zmíněným automatickým zveřejňováním pomocí RSS kanálů. Automatické stahování pomocí RSS kanálů je zavedeno v sekcích Podnikatel a Profesionál. Do sekce Profesionál jsou stahovány zejména cizojazyčné novinky, např. ze zdrojů jako je Online Information Review nebo Research and Markets Competitive and Market Intelligence category. RSS kanály v sekci Podnikatel jsou zaměřeny prakticky, nejen na oblast CI, ale také na informace o nových podnikatelských příležitostech, např. CzechInvest novinky. Všechny články, které jsou zveřejňovány ručně, jsou obohaceny o štítky, klíčová slova a zpravidla i o stručnou anotaci. Tímto získávají přidanou hodnotu. Aktualizace je prováděna na základě následujících kroků: 1. Pravidelné procházení vytipovaných zdrojů (seznam byl vytvořen vpřípravném období, je
průběžně doplňován). Případné získání jedinečného článku, rozhovoru, textu (pouze pro Portal CI). Texty jsou podrobovány hodnocení sohledem na jejich relevantnost. 2. Zpracování anotací, klíčových slov, citací, korektura textů. Předání ke zveřejnění. 3. Zveřejnění textů, přiřazení klíčových slov, tagů pro místní štítkovací systém na portálu. Je provedena i vizuální úprava podle stanovené metodiky, tak aby zveřejněná sdělení měla vždy jednotnou strukturu a vizuální podobu.
PR aktivity S ohledem na rozdělení portálu na tři sekce - Student, Profesionál a Podnikatel, byly i PR aktivity plánovány a realizovány se zřetelem k těmto cílovým skupinám tak, aby byly co nejefektivnější. Na cílovou skupinu studentů se propagace zaměřila pomocí nejmodernějších informačních technologií, které umožňují masové a efektivní oslovení. Z tohoto důvodu byl vybrán Facebook, jako sociální nástroj, který propojuje uživatele s přáteli, známými, spolužáky apod. Na stránkách Facebooku byl založen profil portálu CI, který informuje o tom, co uživatelé mohou na portálu najít. Díky profilu je možné odkazovat na aktuální novinky, komunikovat s fanoušky, zvát na akce aj. Facebook také umožnil propojení a spolupráci s jinými projekty. Lze díky němu sledovat různé statistiky. Byly osloveny vybrané univerzity, které poskytují vzdělání v dané oblasti, nebo se problematikou konkurenčního zpravodajství zabývají alespoň okrajově. Bylo jim rozesláno krátké PR sdělení o existenci, cílech a přínosu Portálu CI. Součástí propagace je i zapojení studentů v rámci výuky na KISK MUNI, aby se aktivně zapojili do realizace portálu. Mohou přispívat vlastní tvorbou nebo se podílet na aktualizaci portálu. Odborná veřejnost byla kontaktována osobně s žádostí, zda by nemohli přispět na portál svými odbornými články a profesními připomínkami k portálu. Mezi oslovenými byli např. Tomáš Vejlupek, Jan Špingl nebo Richard Papík. V nejbližší době by na portálu CI měl být publikován rozhovor s Richardem Papípek. Dále je přislíben článek od Tomáše Vejlupka na téma „Mapování konkurenčního prostředí". Tomáš Vejlupek také nabídl portálu CI možnost podílet se na projektu, který realizuje SŠE Praha. Z dalších publikujících profesionálů, kteří spolupracují aktivně s Portálem CI je i Petr Šmejkal ze společnosti Ernst&Young. Třetí cílovou skupinou portálu jsou podnikatelé. U této cílové skupiny byla propagace nejobtížnější. PR aktivity probíhaly v tištěných i elektronických médiích. Portál byl zaregistrován v různých oborových katalozích, databázích, blozích apod. Do budoucna je potřeba PR aktivity pro každou sekci rozšířit. Pro cílovou skupinu studentů bude i nadále rozvíjen profil na Facebooku a spolupráce s univerzitami, která se doposud velmi osvědčila. Cílem bude zapojit je do činnosti portálu (publikování článků a příspěvků, aktualizace portálu, případně možnost stát se členem redakčního týmu). V plánu je také odborná přednáška některého z českých odborníků z oblasti CI - v jednání. Díky cílové skupině profesionálů CI by se měl portál v budoucnu odborně zkvalitňovat. Měli by se stát pravidelnými přispěvateli článků a poradci v plánovaných poradenských službách. Rozjednány jsou prozatím dvě odborné spolupráce. Předpokládá se další rozvíjení poradenských služeb.
Podnikatelům by měl portál i nadále přinášet důležité a aktuální informace, které by pomáhaly k rozvoji jejich podnikání a upozornily na možnosti CI. Snahou je také odkázat na možnosti využití pomoci dalších skupin (studenti, odborníci) - zde pak dojde k plánovanému propojení cílových skupin. Toto propojení je patrné v současné době především mezi „studenty" a „odborníky" - viz rozjednané přednášky. V závěru je třeba uvést, že propagace je činnost náročná a důležitá pro to, aby došlo k propojení cílových skupin a rozšíření povědomí o portálu. Musí se provádět strategicky a soustavně. Doposud byla propagace realizována v průběhu tří měsíců, tj. vše bylo limitováno spuštěním finální podoby webu. V budoucnu bude propagace rozvíjena. Je zpracována propagační strategie, která předpokládá razantní prosazení především v rámci webového prostředí. V rámci této strategie již byla realizována kampaň na vybraných PR webech a portálech, které umožňují zveřejnění informačních PR článků zdarma. Tyto články zajistili publicitu i množství zpětných odkazů, které jsou zase důležité z hlediska pozic ve vyhledávačích při vyhledávání zásadních klíčových slov.
Rozpočet projektu Projekt byl financován částkou 20 000,- Kč, kterou získal od KISK MUNI. Uvedené finance byly využity z větší části na tvorbu webových stránek portálu. Částka 15 000,- Kč byla proplacena programátorovi webových stránek jako dohoda o provedení práce. Zbylých 5 000,- Kč bylo využito na propagační aktivity.
Vyhodnocení vybraných monitorovacích indikátorů Na počátku realizace projektu byly stanoveny monitorovací indikátory, tzn. kvantifikované cíle, kterých chce projekt dosáhnout. S ohledem na časovou náročnost přípravy celého portálu došlo k oficiálnímu spuštění až k 1. červenci 2009 (zkušební provoz od 1. června 2009). Nelze prozatím vhodně vyhodnotit některé stanovené monitorovací indikátory (např. indikátory kvantifikované za rok). Vyhodnocení tedy bylo upraveno za čtvrtletí. Monitorovací indikátor 1 - Vymezený počet přístupů na stránky portálu (stanovených 100 přístupů za měsíc) Jak dokládají níže uvedené grafy, byl indikátor přístupů na stránky splněn za všechny tři sledované měsíce (červen - srpen 2009). Ze statistik je taktéž patrno, že největší návštěvnost získal portál v době svého oficiálního spuštění. Je to dáno efektivní a masivní propagací při spuštění. Další měsíce vykazují snížení, což je dáno obdobím prázdnin a dovolených, kdy obecně webové stránky vykazují vždy malou návštěvnost. Změna se dá očekávat v září. Navíc budou realizovány další propagační kroky a posilování povědomí o portálu v rámci cílové skupiny studentů a také na Facebooku a PR webech. Počet přístupů na stránky - červen 2009
Počet přístupů na stránky - červenec 2009
Počet přístupů na stránky - srpen 2009
Monitorovací indikátor 2 - Pravidelná aktualizace obsahu (min. 1x do týdne) Aktualizace obsahu portálu CI probíhají jak ručním vkládáním článků, tak i automatickým stahováním novinek pomocí RSS kanálů z jiných oborově zaměřených periodik a webových stránek. V měsíčním průměru byl monitorovací indikátor dodržen. Menší oslabení nastalo v době prázdnin. Monitorovací indikátor 3 - Stanovený počet zveřejněných odborných článků a příspěvků (min. 35 za rok, tj. 3 články na měsíc) Tento indikátor nelze vzhledem k roční kvantifikaci prozatím vyhodnotit. V rámci odvozeného čtvrtletního hodnocení, byl limit splněn mnohonásobně - viz „odborné články". Monitorovací indikátor 4 - Stanovené množství poradenských služeb (min. 3 druhy
poradenských služeb) Poradenské služby jsou v současné době v návrhu. Zpoždění realizace vychází z nutnosti zapojení většího počtu členů cílových skupin. Monitorovací indikátor 5 - Bohatá architektura portálu se stanoveným počtem rubrik (min. 10 podstránek) Architektura portálu je řešena následovně: Úvodní strana: sekce Student: 10 rubrik 12 podrubrik sekce Profesionál: 10 rubrik 12 podrubrik sekce Podnikatel: 9 rubrik 12 podrubrik Tento monitorovací indikátor byl naplněn. Monitorovací indikátor 6 - Měřitelné výsledky spolupráce subjektů cílových skupin (realizace min. 2 participačních podprojektů) Plánovaná odborná konference vpříštím roce - spolupráce s odbornou soukromou firmou. Zapojení studentů do činnosti portálu. Monitorovací indikátor 7 - Partnerské zapojení v projektu (min. 5 partnerů) Projekt vrámci SŠE (Ing. Vejlupek - Tovek) - provázání a spolupráce vrámci participačního odborného projektu. Prosazení aktivní účasti Portálu CI vrámci výuky Informačního průmyslu na FF MU - KISK se zaměřením na cílovou skupinu studentů.
Budoucnost projektu Již prvotním záměrem projektu bylo portál CI nejen realizovat, ale zejména se zasadit o jeho další rozvoj a to jak z hlediska kvalitativního, tak kvantitativního. Další udržitelnost portálu spočívá v pravidelných aktualizacích obsahu. Tato činnost je založena zejména na vyhledávání oborových novinek v českém i zahraničním odborném tisku. Dále je potřeba aktivně rozvíjet spolupráci s odborníky v oboru CI, kteří mohou přispět svými praktickými
zkušenostmi. Snahou je také zapojení do zahraniční sekce SCIP, což pomůže aktuálnímu přehledu v oboru a umožní tak přinášet nejnovější poznatky z oboru. Do budoucna je nutné navázat další nové partnerské vztahy a rozvíjet již navázanou spolupráci, která v současnosti existuje (měla by být vhodně prohloubena). Partneři projektu portálu zajistí nejen finanční podporu, ale hlavně podporu odbornou. Důležitým krokem je také podpora provázanosti všech tří cílových skupin a zapojení do realizace portálu, což se povedlo především mezi skupinami studentů a odborníků z oboru. Velkou pozornost je potřeba věnovat také propagačním aktivitám. Nadále je nutné rozvíjet jak současnou činnost, např. propagaci pomocí sociální sítě Facebook, ale také vyvíjet stále nové aktivity dle naplánované propagační strategie. Plánovaná propagační činnost spočívá v pravidelném uveřejňování příspěvků v odborném tisku. Dále v propagaci na vybraných webech a oborových portálech, mezi studenty příbuzných oborů, v účasti na oborových konferencích a seminářích. Za tímto účelem budou vydány informační brožury a další propagační materiály. Portál bude také propagován pomocí bannerů umístěných na spřátelených webových stránkách.
Shrnutí Realizace portálu jako takového je ukončena. Lze také říci, že portál je určitou měrou zavedený, probíhají aktualizace obsahu. Je třeba však pokračovat v dalším rozvoji, především pak propagační činnost doposud nebyla plně realizována - časově náročný proces. Je také potřeba dokončit rozjednanou spolupráci s cílovými skupinami, až poté je možné reálně zhodnotit úspěšnost projektu. Projekt nyní může již jen růst, neboť vznikla participace. Důležitý je také určitý kredit portálu a jméno, které se buduje vždy velmi těžce a proces je opravdu zdlouhavý. Na základě hodnocení, které bylo zadáno vybraným odborníkům, a mělo hodnotit slabé a silné stránky portálu, přínosy, nedostatky, problémy a možnosti rozvoje, je projekt hodnocen velmi pozitivně. Jako jediný v ČR se v takovéto míře věnuje dané problematice. Zpětná odezva ukázala i možné příležitosti, kam portál dále směřovat (pořádat školení a přednášky pod hlavičkou portálu apod.). Štítky: competitive intelligence, projekty, portály, projekty APLS, Portál Competitive Intelligence
