Podvojné účetnictví UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA © 2011
ing. Michal Mirský služby výpočetní techniky Okružní 1727 393 01 Pelhřimov tel. 777170683
[email protected]
0
Obsah: 1. Úvod ............................................................................................................................................5 2. Přijaté faktury ...............................................................................................................................7 2.1. Vstup přijatých faktur ................................................................................................................7 2.2. Prohlížení přijatých faktur ..........................................................................................................9 2.2.1. Všechny přijaté faktury ..........................................................................................................9 2.2.2. Nerozúčtované přijaté faktury ..............................................................................................10 2.2.3. Nezaplacené přijaté faktury..................................................................................................10 2.3. Automatické rozúčtování faktur ................................................................................................10 2.4. Tisky ......................................................................................................................................10 2.4.1. Soupis faktur.......................................................................................................................10 2.4.2. Nezaplacené faktury ............................................................................................................11 2.4.3. Rozúčtování ........................................................................................................................11 2.4.4. Návrh zápočtu.....................................................................................................................12 2.4.5. Odsouhlasení závazků..........................................................................................................12 2.4.6. Přehled plateb.....................................................................................................................13 2.4.7. Saldo dodavatelů.................................................................................................................13 2.4.8. Soupis DPH .........................................................................................................................13 2.5. Kontrola salda .........................................................................................................................13 2.6. Zúčtování rozdílu .....................................................................................................................14 2.7. Zrušení faktury........................................................................................................................14 2.7.1. Poslední faktura ..................................................................................................................14 2.7.2. Vybraná faktura ..................................................................................................................15 2.8. Příkazy k úhradě......................................................................................................................15 2.8.1. Tvorba příkazu k úhradě ......................................................................................................15 2.8.2. Prohlížení příkazů k úhradě ..................................................................................................16 2.8.3. Rozvrh stálých plateb...........................................................................................................16 2.9. Řady přijatých faktur ...............................................................................................................17 2.10. Druhy faktur ...........................................................................................................................18 2.11. Předkontace (kódy účtování)....................................................................................................18 2.12. Nastavení agendy....................................................................................................................19 2.12.1. Základní..............................................................................................................................19 2.12.2. Volby ..................................................................................................................................19 2.12.3. Text odsouhlasení ...............................................................................................................20 2.12.4. Text zápočtu .......................................................................................................................20 2.13. Přenos faktur ..........................................................................................................................21 2.13.1. Export ................................................................................................................................21 2.13.2. Import ................................................................................................................................21 2.13.3. Import účtování...................................................................................................................21 2.14. Roční zúčtování kurzových rozdílů ............................................................................................21 2.14.1. Vytvoření ............................................................................................................................22 2.14.2. Tisk zaúčtování ...................................................................................................................22 2.15. Import faktur z DOSu ..............................................................................................................22 3. Vydané faktury............................................................................................................................23 3.1. Vstup vydaných faktur .............................................................................................................23 3.2. Prohlížení vydaných faktur .......................................................................................................25 3.2.1. Všechny vydané faktury .......................................................................................................25 3.2.2. Nerozúčtované vydané faktury .............................................................................................25 3.2.3. Nezaplacené přijaté faktury..................................................................................................26 3.3. Automatické rozúčtování faktur ................................................................................................26 3.4. Tisky ......................................................................................................................................26 3.4.1. Soupis faktur.......................................................................................................................26 3.4.2. Nezaplacené faktury ............................................................................................................27 3.4.3. Rozúčtování ........................................................................................................................27 3.4.4. Upomínky ...........................................................................................................................27 3.4.5. Návrh zápočtu.....................................................................................................................29 3.4.6. Odsouhlasení závazků..........................................................................................................29 3.4.7. Přehled plateb.....................................................................................................................30 3.4.8. Saldo dodavatelů.................................................................................................................30 3.4.9. Soupis DPH .........................................................................................................................30 1
3.5. Kontrola salda .........................................................................................................................30 3.6. Zúčtování rozdílu .....................................................................................................................31 3.7. Zrušení faktury........................................................................................................................31 3.7.1. Poslední faktura ..................................................................................................................31 3.7.2. Vybraná faktura ..................................................................................................................32 3.8. Řady vydaných faktur ..............................................................................................................32 3.9. Druhy faktur ...........................................................................................................................33 3.10. Předkontace (kódy účtování)....................................................................................................33 3.11. Nastavení agendy....................................................................................................................33 3.11.1. Základní..............................................................................................................................34 3.11.2. Volby ..................................................................................................................................34 3.11.3. Text upomínek ....................................................................................................................35 3.11.4. Text odsouhlasení ...............................................................................................................35 3.11.5. Text zápočtu .......................................................................................................................36 3.12. Přenos faktur ..........................................................................................................................36 3.12.1. Export ................................................................................................................................36 3.12.2. Import ................................................................................................................................37 3.12.3. Import účtování...................................................................................................................37 3.13. Roční zúčtování kurzových rozdílů ............................................................................................37 3.13.1. Vytvoření ............................................................................................................................37 3.13.2. Tisk zaúčtování ...................................................................................................................37 3.14. Import faktur z DOSu ..............................................................................................................38 4. Banka .........................................................................................................................................39 4.1. Vstup......................................................................................................................................39 4.1.1. Úhrada dodavatelské faktury................................................................................................39 4.1.2. Úhrada odběratelské faktury ................................................................................................40 4.1.3. Ostatní ...............................................................................................................................41 4.2. Prohlížení ................................................................................................................................41 4.2.1. Bankovní doklady ................................................................................................................41 4.2.2. Nerozúčtované doklady........................................................................................................42 4.2.3. Bankovní výpisy ..................................................................................................................42 4.2.4. Denní zůstatky ....................................................................................................................42 4.3. Tisky ......................................................................................................................................42 4.3.1. Přehled bankovních dokladů.................................................................................................42 4.3.2. Přehled účtování..................................................................................................................42 4.3.3. Tisk jednoho výpisu .............................................................................................................43 4.3.4. Soupis DPH .........................................................................................................................43 4.3.4.1. Daň na vstupu.....................................................................................................................43 4.3.4.2. Daň na výstupu ...................................................................................................................43 4.4. Storno posledního dokladu .......................................................................................................44 4.5. Seznam bankovních účtů .........................................................................................................44 4.6. Předkontace (kódy účtování)....................................................................................................46 4.7. Nastavení agendy....................................................................................................................46 4.8. Kontrola zůstatku a účtu ..........................................................................................................47 4.9. Přepočet zůstatků....................................................................................................................47 4.10. Import bank............................................................................................................................47 5. Pokladna.....................................................................................................................................48 5.1. Vstup......................................................................................................................................48 5.1.1. Ostatní ...............................................................................................................................48 5.1.2. Úhrada dodavatelské faktury................................................................................................49 5.1.3. Úhrada odběratelské faktury ................................................................................................49 5.2. Prohlížení ................................................................................................................................50 5.2.1. Pokladní doklady .................................................................................................................50 5.2.2. Nerozúčtované doklady........................................................................................................50 5.2.3. Denní zůstatky ....................................................................................................................50 5.3. Tisky ......................................................................................................................................50 5.3.1. Pokladní doklad ...................................................................................................................51 5.3.2. Přehled pokladních dokladů..................................................................................................51 5.3.3. Přehled účtování..................................................................................................................51 5.3.4. Pokladní deník.....................................................................................................................52 2
5.3.5. Soupis DPH .........................................................................................................................52 5.3.5.1. Daň na vstupu.....................................................................................................................52 5.3.5.2. Daň na výstupu ...................................................................................................................52 5.4. Storno posledního dokladu .......................................................................................................52 5.5. Seznam pokladen ....................................................................................................................53 5.6. Předkontace (kódy účtování)....................................................................................................54 5.7. Nastavení agendy....................................................................................................................55 5.8. Kontrola zůstatku a účtu ..........................................................................................................55 5.9. Přepočet zůstatků....................................................................................................................56 5.10. Import pokladen......................................................................................................................56 6. Účetnictví....................................................................................................................................57 6.1. Vstup účetních dokladů............................................................................................................57 6.2. Prohlížení ................................................................................................................................58 6.2.1. Účetní doklady ....................................................................................................................58 6.2.2. Účetní deník........................................................................................................................58 6.2.3. Obratová předvaha..............................................................................................................58 6.2.4. Směrná účtová osnova.........................................................................................................59 6.3. Tisky ......................................................................................................................................59 6.3.1. Účetní doklad ......................................................................................................................59 6.3.2. Výkaz zisku a ztráty .............................................................................................................60 6.3.3. Rozvaha..............................................................................................................................60 6.3.4. Obratová předvaha..............................................................................................................60 6.3.5. Hlavní kniha ........................................................................................................................60 6.3.6. Účetní deník........................................................................................................................61 6.3.7. Zakázky ..............................................................................................................................61 6.3.8. Střediska ............................................................................................................................61 6.3.9. Přehled aktiv a pasiv............................................................................................................61 6.3.10. Přehled nákladů a výnosů ....................................................................................................61 6.3.11. DPH....................................................................................................................................62 6.3.11.1. Přiznání k dani z přidané hodnoty .....................................................................................62 6.3.11.2. Záznamní povinnost – podrobná.......................................................................................62 6.3.11.3. Záznamní povinnost – stručná ..........................................................................................62 6.3.11.4. Souhrnné hlášení.............................................................................................................62 6.3.11.5. Soupis účetních dokladů s DPH na vstupu .........................................................................63 6.3.11.6. Soupis účetních dokladů s DPH na výstupu .......................................................................63 6.3.12. Kontrolní tisky .....................................................................................................................63 6.4. Storno účetního dokladu ..........................................................................................................63 6.5. Řady účetních dokladů.............................................................................................................63 6.6. Nastavení agendy....................................................................................................................64 6.6.1. Parametry účetnictví ............................................................................................................64 6.6.2. Řádky výkazu zisku a ztráty .................................................................................................64 6.6.3. Řádky rozvahy ....................................................................................................................64 6.6.4. Inicializace ..........................................................................................................................64 6.7. Import účetních dokladů z DOSu ..............................................................................................64 6.8. Import počátečních stavů.........................................................................................................64 7. Číselníky .....................................................................................................................................65 7.1. Účetní osnova .........................................................................................................................65 7.2. Adresář...................................................................................................................................65 7.3. Střediska ................................................................................................................................67 7.4. Zakázky ..................................................................................................................................68 7.5. Pracovníci ...............................................................................................................................68 7.6. Místa uložení ...........................................................................................................................68 7.7. Číselné řady ............................................................................................................................68 7.7.1. Řady přijatých faktur ...........................................................................................................68 7.7.2. Řady vydaných faktur ..........................................................................................................68 7.7.3. Seznam bankovních účtů .....................................................................................................69 7.7.4. Seznam pokladen ................................................................................................................69 7.8. Předkontace ............................................................................................................................69 7.9. Systémové ..............................................................................................................................69 7.9.1. Formy úhrady .....................................................................................................................69 3
7.9.2. Kurzovní lístek.....................................................................................................................69 7.9.3. Kódy bank ..........................................................................................................................70 7.9.4. Měny ..................................................................................................................................70 7.9.5. Státy ..................................................................................................................................70 7.9.6. Jazyky ................................................................................................................................71 7.9.7. Řady tabulek.......................................................................................................................71 7.9.8. Sazby DPH ..........................................................................................................................71 7.10. Uživatelé.................................................................................................................................72 7.11. Import číselníků ......................................................................................................................72 8. Rok ............................................................................................................................................73
4
1. Úvod Účetní program MAPOS je modulární program, který umožňuje zpracovávat agendy podvojného účetnictví. V rozšířené verzi je koncipován jako „víceuživatelský“, kdy umožňuje nezávislé účtování různých účetních jednotek. Standardní je jednouživatelská verze pro jednz účetní jednotku. Program je vytvořen v programovacím jazyku Delphi a jako úložiště používá databázový server MySQL. Toto řešení umožňuje i vzdálený přístup. Zvolená technologie samozřejmě umožňuje síťovou instalaci. Každý modul má možnost využívat uživatelsky nastavené předkontace, nebo provádět ruční účtování. Všechny tiskové sestavy lze ukládat ve formátu PDF nebo zasílat emailem. Tisky lze provádět na jakékoliv tiskárně připojené k počítači nebo sdílené v síti. Moduly účetního programu:
Přijaté faktury Vydané faktury Bankovní účty Pokladní doklady Evidence majetku Fakturace Mzdová agenda Účetnictví Pomocné číselníky
Instalace: Program je dodáván na instalačním CD včetně standardního instalačního programu. Pomocí instalačního programu SETUP.EXE snadno nainstaluje samotnou aplikaci FAKTURACE. Instalační program automaticky vytvoří na ploše zástupce (ikonu), pomocí které se pak program spouští.
Systémové požadavky: Program Fakturace je určený pro operační systémy Windows XP, Windows Vista, Windows 7. Pokud tomu tak není, nespouštějte instalaci programu! Doporučená konfigurace počítače: • Procesor: AMD, DURON, INTEL min.750MHz • Operační paměť min. 500MB • Volné místo na disku min.100MB • Instalovaný datový server MySQL
Postup instalace: Máte-li nainstalován odpovídající operační systém, instalační CD vložte do CD mechaniky. Na hlavním panelu klikněte na tlačítko START a vyberte položku SPUSTIT. Zobrazí se okno "SPUSTIT".Klikněte na tlačítko Procházet. V tomto okně vyberte CD. Zobrazí se obsah instalačního disku CD. Spusťte program Setup.exe. Program Setup.exe se spustí průvodce instalací, který Vás provede zbytkem instalace.
5
PRVNÍ SPUŠTĚNÍ PROGRAMU: Po prvním zpuštění je program připraven na vložení základních údajů potřebných pro jeho správnou činnost. Bez pečlivého zadání těchto údajů může dojít k nekorektní práci programu. Nejprve program provede kontrolu všech potřebných tabulek a zobrazí prvotní přihlášení do systému. Zde vložte prvotní přihlašovací jméno admin a heslo admin:
Jméno a heslo může být vyžadováno při každém spuštění programu, nebo v menu Nastavení – Lokální nastavení lze nastavit volbu, při které je přihlašovací dialog vynechán. V menu Číselníky – Uživatelé lze vytvořit seznam uživatelů s jejich jmény a hesly. Je možné nastavit i různá přístupová práva. Oboje nastavení je podrobně popsáno níže. Před zahájením práce s programem je potřeba otevřít menu: Servis a postupně projít volby:
Lokální nastavení: V lokálním nastavení prověřte připojení na databázový server, kam se budou ukládat všechna data. Případně potřeby upravte přihlašování do programu (změna hesla, vypuštění přihlášení přes jméno a heslo), nastavte přihlášení do skladu (bude-li se vybírat ze seznamu nebo se rovnou otevře nastavený sklad).
Globální nastavení: V globálním nastavení projděte jednotlivé záložky a prověřte případně nastavte výchozí údaje pro jednotlivé části programu:
Údržba dat: Údržba dat prověří všechny používané tabulky, které používá program. Pokud by obsahovaly jiné struktury než jsou předepsány, program by nepracoval správně.
Import dat: Pokud jste dříve používaly jinou verzi skladové evidence (např. DOS), je možné pomocí tohoto importu a nastavení importních filtrů provést přenos dat ze staré verze do nové. Filtry lze uživatelsky upravovat a před vlastním převodem prohlédnout přenášená data. Nastavení filtrů lze uložit pro pozdější použití.
Číselníky: Po nastavení lokálních a globálních parametrů nastavte další parametry v menu Číselníky. Zde nastavíte „masky“ dokladů, číselné řady dokladů, seznam skladových dokladů, apod.
6
2. Přijaté faktury Modul přijaté faktury zabezpečuje evidenci přijatých faktur včetně saldokonta dodavatelů. (Vede knihu přijatých faktur (resp. závazků). Při návrhu tohoto modulu jsme vycházeli z praxe, že v okamžiku příchodu faktury není možno vždy jednoznačně určit, jak danou fakturu zúčtovat. Proto může být zúčtování faktury rozděleno na dva kroky (viz. kapitola o počátečním nastavení). V prvním kroku fakturu zapíšeme do knihy došlých faktur a přidělíme jí zúčtovací kód z číselníku účtování přijatých faktur. Na základě tohoto kódu program sám provede zúčtování faktury na účet dodavatelů se souvztažným zápisem na účet materiál na cestě, zboží na cestě nebo účet vnitřního zúčtování , tak jak jsme si tento kód zvolili v počátečním nastavení. Pokud je na faktuře uvedena daň z přidané hodnoty, je automaticky provedeno zúčtování na příslušný účet DPH. Tento systém nám tedy umožní zapsat fakturu v okamžiku příchodu do knihy došlých faktur a k zúčtování se můžeme vrátit později, až si vyjasníme potřebné informace o účelu použití předmětu fakturace. Zúčtování pak provedeme v menu VSTUPY rozúčtování faktur. Podrobně je tento problém rozebrán v kapitole o počátečním nastavení.
Poznámka: Pokud nehodláte používat účtování faktur přes účet "Na cestě", stačí když u příslušného kódu číselníku účtování přijatých faktur nevyplníte účet "Na cestě". Program pak fakturu zúčtuje přímo do nákladů.
Práce s programem: Modul spustíme z hlavního menu MAPOSu volbou agendy Přijaté faktury. Rozbalí se menu, Každá položka (pokud má podmenu) se rozvine do svislé nabídky pokud kurzor nastavíme na příslušnou akci. Popis funkcí jednotlivých položek menu si nyní popíšeme:
2.1. Vstup přijatých faktur Tato volba slouží ke vstupu faktur do modulu (resp. k zápisu faktur do knihy přijatých faktur). Při zvolení této nabídky se zobrazí vstupní formulář a faktuře je automaticky přiděleno interní pořadové číslo ve tvaru RRRR-99999 (kde RRRR je zpracovávaný rok který se generuje automaticky a 99999 je pořadové číslo v rámci roku) podle zvolené číselné řady. Pořadové číslo lze přepsat ručně na jiné, vložené číslo však nesmí existovat).
7
Řada - výběr číselné řady v rámci které se určí další pořadové číslo přijaté faktury Doklad - Číslo dokladu – interní číslo faktury jednoznačné v rámci jedné číselné řady Var.symbol – variabilní číslo přijaté faktury (dokladu) – číslo používané i k úhradě faktury. Vložit lze pouze cifry v rozsahu 0 – 9 IČ – identifikační číslo – identifikační číslo pomocí kterého se hledá adresa v seznamu dodavatelů. Pokud je vloženo IČ, které v seznamu adres existuje, je adresa doplněna automaticky. Pomocí tlačítka ? nebo klávesou
se zobrazí seznam dodavatelů, ve kterém můžete adresu vyhledat a přenést do formuláře s fakturou. DIČ – daňové identifikační číslo Dodav. – číslo dodavatele ze seznamu dodavatelů = jednoznačné označení položky z adresáře. Pomocí tlačítka ? nebo klávesou se zobrazí seznam dodavatelů, ve kterém můžete adresu vyhledat a přenést do formuláře s fakturou.
Pozn. Pokud nechcete adresu vložit do adresáře, lze celou adresu ve faktuře vyplnit ručně (bez položky Dodav.). V případě, že se adresa vybrala ze seznamu, nelze jednotlivé součásti adresy editovat. Dat.vystavení – datum vystavení ze zapisované faktury DÚZP – datum uskutečnění zdanitelného plnění z přijaté faktury Dat.splat. – datum splatnosti z přijaté faktury Číslo účtu – číslo účtu dodavatele pro tisk převodních příkazů. Při výběru z adresáře se přenese automaticky. Zadává se ve formátu Předčíslí – Číslo účtu / Směrový kód banky
Pozn. má.li dodavatel více účtů, přenesou se do vstupu a pomocí posuvnému lze vybrat příslušný účet, který se uloží k faktuře. KSY – konstantní symbol – pro tisk převodního příkazu Tisknout příkaz k úhradě – zaškrtávací volba, která určuje, zda se daná faktura zahrne do zpracování příkazu k úhradě. Kód účtování – (předkontace) povinný údaj, který musí být vyplněn. V rozbalovacím menu, nebo pomocí tlačítka vyberete některý z uživatelem předdefinovaných kódů účtování. Podle kódu se provede zaúčtování faktury, které lze posléze ručně korigovat. Středisko – přiřazené účetní středisko, kterému náleží daná faktura. Vybrat lze z rozbalovacího menu, nebo tlačítkem ? nebo klávesou F9. Objednávka – v případě potřeby lze vložit číslo objednávky na základě které byla přijata faktura. Druh faktury – uživatelem vytvořený seznam druhů faktur, podle kterých lze faktury členit do skupin. Pozn. – poznámka k zapisované faktuře (např. účel faktury) Částka – celková částka dokladu včetně DPH a zaokrouhlení, tato částka se bude přenášet do tisku převodního souboru. Tabulka DPH – Typ přiznání: Řádné – Opravné – Dodatečné 8
Místo plnění - Tuzemsko nebo Osvobozené plnění K - datum zdanitelného plnění, ke kterému se doklad zařadí do přehledu DPH Hodnoty základů a daní – vyplní se jednotlivé řádky a sloupce základů a daní, stejně jako na přiznání. Zbývá - rozdíl mezi celkovou částkou dokladu a součtem základů, daní a zaokrouhlení. Zbývá musí být 0, jinak doklad nelze uložit. Pokud je faktura bez DPH, vloží se celková částka dokladu do pole Nezapočítané (do přehledu DPH)
Uložit po dokončení vkládání faktury se zobrazí dotaz:
Pokud odpovíte pokračujete další fakturou a k rozúčtování faktury se budete muset vrátit. Pokud odpovíte přejdete do okna s rozúčtováním faktury:
Podle zvoleného kódu účtování (předkontace) se navrhne rozúčtování faktury, které můžete dále měnit. Např. řádek se základy daně můžete rozepsat na více účtů (nebo rozepsat účet podle středisek). Můžete i účet změnit výběrem z účetní osnovy tlačítkem . Pozn. Pokud se v nastavení agendy ve volbách nastavila volba Přenášet text dokladu do účtování vyplní se text v řádku účtování textem uloženým v poli s poznámkou při vkládání faktury. Při účtování se kontroluje podvojnost zápisu (zda souhlasí strany Má dáti a Dal). Pokud ne, zobrazí se červeně rozdíl a doklad nelze uložit. Po dokončení účtování se automaticky přejde na novou fakturu.
2.2. Prohlížení přijatých faktur 2.2.1. Všechny přijaté faktury Prohlížení všech faktur zobrazí seznam uložených přijatých faktur. V seznamu lze vyhledávat, přidávat a odebírat sloupce (viz obecný popis číselníku).
9
2.2.2. Nerozúčtované přijaté faktury Prohlížení nerozúčtovaných faktur zobrazí seznam přijatých faktur u kterých nebylo dosud uloženo účtování. V seznamu lze vyhledávat, přidávat a odebírat sloupce (viz obecný popis číselníku).
2.2.3. Nezaplacené přijaté faktury Prohlížení nezaplacených faktur zobrazí seznam uložených přijatých faktur které nebyly dosud uhrazeny bankou, pokladnou nebo zápočtem. V seznamu se zobrazí i částečně uhrazené faktury.
2.3. Automatické rozúčtování faktur Automatické rozúčtování se využívá v případech, kdy se některé faktury pořídily bez rozúčtování. Protože je u každé faktury povinně zadán kód účtování (předkontace) lze tento kód využít k rozúčtování.
Podle zadaného rozsahu datumů se projdou všechny faktury v seznamu a u faktur, kde není nalezeno účtování, se účtování automaticky vygeneruje. Nedojde přitom ke změně dříve rozúčtovaných faktur.
2.4. Tisky 2.4.1. Soupis faktur Soupis faktur – po nastavení parametrů výběru pro tisk se vytiskne buď v náhledu nebo přímo na tiskárnu soupis přijatých faktur. Nastavením filtru lze omezit výběr dat pro tisk. V nastavení lze zvolit třídění seznamu, rozsah datum, jednoho dodavatele apod.
10
2.4.2. Nezaplacené faktury Tisk nezaplacených faktur vytvoří seznam faktur, které nebyly uhrazeny bankou, pokladnou nebo zápočtem. Ve filtru lze, oproti soupisu faktur, vložit pouze některé údaje. Soupis faktur lze vytvořit i pro jednoho konkrétního dodavatele. Celkový soupis lze vypsat ve třídění podle dodavatele s mezisoučty za dodavatele.
2.4.3. Rozúčtování Tisk rozúčtování přijatých faktur vytvoří seznam přijatých faktur, včetně řádků s jednotlivými řádky rozúčtování. Tisk se provede pro zadaný rozsah období.
Tisková sestava obsahuje:
11
2.4.4. Návrh zápočtu Návrh zápočtu lze využít k vygenerování sestavy (dopisu) ve kterém budou obsaženy vybrané přijaté a vydané faktury, od jednoho dodavatele/odběratele, s vyčíslením rozdílu k úhradě.
Výběr dodavatele/odběratele pro vytvoření zápočtu Odebrání faktury ze seznamu faktur Tlačítko pro výběr nezaplacený vydaných faktur
Tlačítko pro výběr nezaplacený přijatých faktur
Seznam vybraných přijatých a vydaných faktur
Součty faktur a rozdíl k úhradě
Tlačítkem Přidat PF se zobrazí seznam nezaplacených přijatých faktur daného dodavatele. Faktury, které se mají zařadit do návrhu zápočtu se označí značkou (kliknutím myši na šedý sloupec nejvíce vlevo nebo označení mezerníkem). Po ukončení výběru faktur se tlačítkem OK vybrané faktury přenesou do návrhu zápočtu. Stejným způsobem se tlačítkem Přidat VF přidají nezaplacené vydané faktury. V seznamu vybraných faktur k zápočtu lze jednotlivé faktury odebírat tlačítkem Odebrat. Po ukončení výběru faktur se tlačítkem Tiskni vytiskne návrh zápočtu.
2.4.5. Odsouhlasení závazků Při ukončení účetního období nebo v průběhu účetního období lze vytisknout soupis přijatých faktur jako podklad k odsouhlasení závazků vůči dodavateli.
12
Výběr dodavatele pro vytvoření odsouhlasení
Odebrání faktury ze seznamu faktur
Automatický seznam nezaplacených přijatých faktur
Součet nezaplacených přijatých faktur
Výběrem dodavatele se do seznamu přijatých faktur automaticky načtou nezaplacené faktury. Pokud je potřeba se seznamu některou z faktur odebrat lze použít tlačítko Odebrat. Po dokončení výběru faktur se tlačítkem Tiskni vytiskne seznam přijatých faktur k odsouhlasení.
2.4.6. Přehled plateb Sestava zobrazující přehled faktur včetně jejich úhrad.
2.4.7. Saldo dodavatelů Kontrolní sestava, která slouží ke kontrole soupisu nezaplacených faktur (položkově) se zůstatkem účtu 321.
2.4.8. Soupis DPH Tisková sestava přijatých faktur s podrobným členěním DPH – základy, daně a sazby DPH. Podle typu plátce lze tisknout buď měsíční nebo čtvrtletní soupis faktur.
2.5. Kontrola salda Kontrola salda provede porovnání součtu jednotlivých nezaplacených faktur (soupis nezaplacených faktur) a zůstatku účtu dodavatelů (321) a zobrazí rozdíl těchto dvou položek. Pokud je rozdíl nula je saldo dodavatelů v pořádku. Pokud je rozdíl nenulový, nastala chyba a je potřeba rozdíl vyhledat. K vyhledání rozdílu může sloužit sestava Tisky – Saldo dodavatelů. V této sestavě se podle interního čísla provede porovnání nezaplacené částky faktury a zůstatku účtu dodavatelů a rozdíl na interním číslu faktury. 13
2.6. Zúčtování rozdílu Zúčtování rozdílu u přijaté faktury slouží k likvidaci nezaplacené faktury nebo její části mimo agendy úhrad (banka nebo pokladna). Využívá se především při vypořádání vzájemného zápočtu závazků a pohledávek nebo při dodatečném zúčtování kurzových rozdílů.
V dialogovém okně se nejprve zadá Interní číslo faktury. Po nalezení faktury se zobrazí adresa dodavatele, celková částka faktury a dosud neuhrazená částka (pokud je faktura v cizí měně, zobrazí se i její částka v cizí měně a neuhrazená částka v cizí měně). Vložte částku, která se má u faktury uhradit v Kč (případně v cizí měně). Pokračovat lze dvěma způsoby: Uložit a rozúčtovat – k úhradě faktury se připočte vložená částka a následuje rozúčtování částky účet dodavatelů (strada Dal) proti druhému účtu, který je potřeba zadat (v případě kurzových rozdílů např. účet kurzových zisků nebo ztrát). Uložit bez účtování – v tomto případě se pouze k úhradě faktury připočte vložená částka a účtování neproběhne. Předpokládá se, že účtování na účtu dodavatelů proběhlo v jiném účetním případu (např. účetní doklad v agendě Účetnictví). Konec – zúčtování rozdílu neproběhne.
2.7. Zrušení faktury 2.7.1. Poslední faktura Zrušení poslední faktury lze použít na smazání naposledy vložené faktury, včetně jejího rozúčtování.
14
V dialogovém okně se zobrazí naposledy vložená přijatá faktura, tlačítkem Provést storno a potvrzením dalšího kroku se faktura vymaže z evidence přijatých faktur (zároveň se zruší její rozúčtování).
2.7.2. Vybraná faktura Storno vybrané faktury umožňuje zrušit dříve vloženou fakturu. Zrušit lze pouze fakturu u které nebylo dosud uzavřené období. Tím, že se zruší faktura včetně účtování, změní se zůstatky účtů. V zobrazeném seznamu faktur najděte rušenou faktury a stiskněte tlačítko Smazat. Po potvrzení dalšího kroku dojde ke zrušení faktury.
2.8. Příkazy k úhradě K vytvoření příkazu k úhradě lze použít buď seznamu nezaplacených přijatých faktur (případně dobropisů vydaných faktur) nebo lze vytvořit tzv. rozvrh stálých plateb, kde je možné vytvořit seznam plateb (buď jednotlivých nebo periodických), které se podle data splatnosti zařazují do příkazu k úhradě.
2.8.1. Tvorba příkazu k úhradě Tvorba příkazu k úhradě umožňuje sestavit příkaz k úhradě podávaný v bance. Sestavený příkaz lze buď vytisknout, nebo vytvořit elektronickou podobu příkazu (nejčastěji v tzv. ABO formátu), kterou je možné přímo načíst do příslušného bankovního systému (internetového bankovnictví). Nejprve je potřeba v dialogovém okně zvolit bankovní účet, pro který se příkaz sestavuje, zvolit datum splatnosti faktur (nebo položek z rozvrhu stálých plateb) a stanovit datum podle kterého banka provede úhrady:
Pozn.: Datum splatnosti faktur – slouží k výběru faktur, které se zahrnou do příkazu a ze kterých se bude vybírat (sestavovat příkaz). Datum úhrady v bance – datum, kdy banka provede platby. Stiskem tlačítka Vytvořit se zobrazí seznam faktur, případně položek z rozvrhu stálých plateb:
15
V tomto seznamu se označí položky, které se mají zahrnout do příkazu k úhradě (kliknutím myší nebo stiskem Tlačítkem Vytvořit se sestaví příkaz z označených mezerníku). U označené položky se zobrazí značka: položek, uloží se a vytiskne. Po tisku (nebo náhledu) se zobrazí dotaz na vytvoření souboru pro banku. Pokud pokračujete vytvořením souboru pro banku, zobrazí se dialogové okno s určením místa uložení vygenerovaného souboru:
Standardně vygenerovaný název souboru lze přepsat podle potřeby (standardní přípona souboru je KPC) a dále je potřeba určit místo uložení vygenerovaného souboru.
2.8.2. Prohlížení příkazů k úhradě V prohlížení příkazů k úhradě lze vytvořené příkazy prohlížet, tisknout, opravovat a případně doplňovat nebo rušit řádky příkazů:
V tomto okně jsou zobrazeny všechny řádky vytvořených příkazů. Tlačítkem Nový lze vytvořit nový řádek příkazu, kde je třeba v horní části okna doplnit číslo účtu (předčíslí), symboly konstantní, variabilní a specifický, datum splatnosti, popis a částku. Tlačítkem Uložit se takto zadaný řádek příkazu zařadí do seznamu. Vytvořené řádky lze opravovat po stisknutí tlačítka Opravit. Řádky příkazu lze rušit tlačítkem Smazat. Období – filtruje příkazy podle období vytvoření. Faktury/Číslo příkazu – nastavuje způsob třídění příkazů. - navigační klávesy pro pohyb v příkazu. Export ABO – vytváří elektronickou podobu příkazu k úhradě pro přenos dat elektronických bankovnictví. Sjednotit označené – umožňuje u vybraných řádků příkazu sjednotit (změnit) datum příkazu. Tisk příkazu – vytiskne příkaz, na kterém je právě nastavený kurzor prohlížení. Tisk opisu – vytiskne opis příkazu včetně textů u faktur a řádků z rozvrhu stálých plateb. Konec – ukončí prohlížení příkazů
2.8.3. Rozvrh stálých plateb V rozvrhu stálých plateb lze sestavit seznam, který slouží k vytváření příkazů k úhradě. Podle splatnosti se z tohoto seznamu vybírají řádky, které se zařadí do příkazu k úhradě. 16
Kód – jednoznačná identifikace položky v seznamu stálých plateb. Druh – druh položky v seznamu slouží k seskupení řádků rozvrhu stálých plateb do skupin. Popis – textový popis položky pro snadnější orientaci v seznamu. Účet – předčíslí, číslo účtu a směrový kód banky pro úhradu. Variab.symbol – variabilní symbol platby Konst.symbol – konstantní symbol platby Specif.symbol - specifický symbol platby Splatný dne – den v měsíci, kdy je příkaz splatný Částka – částka příkazu k úhradě
2.9. Řady přijatých faktur V systému evidence přijatých faktur se používá interní číslování faktur (variabilní symbol z přijatých faktur použít nelze, protože se může stát, že různí dodavatelé použijí stejné číslo faktury). Kromě hlavní řady přijatých faktur, lze založit a pro číslování faktur využít další číselné řady. V každé číselné řadě pak probíhá samostatná číselná řada. Při vstupu faktury se zvolí příslušná číselná řada a až do další změny se používá zvolená řada. Nová číselná řada přijatých faktur se založí v prohlížení číselných řad přijatých faktur klávesou F4 nebo tlačítkem Nový.
Číselná řada – zkratka (označení) číselné řady pro snadnější určení řady. 17
Maska číselné řady – nastavení formátu číselné řada – (např. 2011-00001). Maska určuje pevnou část čísla (např. rok) a část, která se automaticky zvětšuji pro další faktury. Poslední číslo – posledně uložené číslo přijaté faktury. Toto číslo se při vložení nové položky do seznamu automaticky zvětší o jedničku. Změna číselné řady – volba, která umožní editovat (měnit) interní číslo faktury během zadávání. Název – podrobnější popis číselné řady. Přístupy – nastavení uživatelů, kteří mohou tuto řadu používat.
2.10.
Druhy faktur
Druhy faktur se využívají k seskupování faktur podle určitého druhu faktur. Uživatel si sám nadefinuje seznam druhů faktur a při pořizování přijaté faktury může faktuře přiřadit zvolený druh a tím získá možnost tisku nebo prohlížení skupiny faktur podle přiřazeného druhu. Přiřazení druhu k faktuře není povinné a faktura nemusí obsahovat žádný druh. Číselník druhů je jednoduchý, obsahuje pouze zkrácené označení druhu (např. číslem nebo zkratkou) a podrobnější popis druhu:
2.11.
Předkontace (kódy účtování)
Účetní systém MAPOS využívá systému předkontací (tzv. kódů účtovaní). Znamená to, že každému zpracovávanému dokladu lze přiřadit kód účtování, který obsahu definovaný způsob zaúčtování dokladu. V kódu je zapsán souvztažný způsob zaúčtování dokladu. S výhodou se tento systém využívá při zadávání typově shodných dokladů, kdy uživatel nemusí rozhodovat o účtu, na který se provede zúčtování. Kód účtování mu předvyplní zaúčtování automaticky. Navržený způsob zaúčtování lze samozřejmě individuálně u dokladu změnit. V agendě Přijaté faktury je kód povinný, tzn. musí být vytvořen alespoň jeden kód přiřazovaný faktuře. Kód se pak ještě využije při úhradě, kdy se podle kód (rozúčtování) určí účet dodavatelů.
Kód účtování – zkratka (označení) číselné řady (např. 001). Název – Popis kódu účtování usnadňující výběr kódy při pořizování faktury Dodavatelé – účet dodavatelů z účtové osnovy (321…) Účet DPH základní – účet daně z přidané hodnoty pro základní sazbu DPH Účet DPH snížená – účet daně z přidané hodnoty pro sníženou sazbu DPH
Pozn.: Pokud není v osnově základní a snížená sazba odlišena (používá se stejný účet), pak se vyplní obě pole stejným účtem. Náklady – nákladový účet pro zúčtování faktury (pokud se neuvede žádný účet, bude se muset při zaúčtování faktury konkrétní účet zadat).
18
2.12.
Nastavení agendy
Nastavení agendy slouží k základnímu nastavení parametrů agendy přijatých faktur. Nastaví se položky, které se při zadávání přijaté faktury automaticky předvyplní, nebo se zde nastaví volby, které určují chování agendy přijatých faktur. Nastavení je rozděleno na několik částí podle jednotlivých záložek okna, ve kterém se nastavení provádí:
2.12.1.
Základní
V základním nastavení se definují parametry a inicializační údaje pro nově vkládané doklady. Zde nastavené údaje se zkopírují do nově založené faktury, ve které je možné tyto údaje ještě měnit. Středisko – číslo nebo kód střediska (výběr buď z rozbalovacího menu položky, nebo tlačítkem Kód účtování – kód účtování (předkontace) implicitně použitá při vkládání faktury. Dnů splatnosti – nastavení počtu dní splatnosti při pořizování přijatých faktur – k datu vystavení dokladu se připočte tento počet dní a stanoví se tak datum splatnosti. Druh faktury – uživatelem vytvořený seznam druhů faktur. KSY – konstantní symbol používaný pro tvorbu převodních příkazů k úhradě. Forma úhrady – předdefinovaný způsob úhrady přijatých faktur. Období – nastavení počátečního období pro zpracování agendy (formát období RRRR/MM RRR rok, MM měsíc).
2.12.2.
Volby
Volby určují základní chování agendy. Ovlivňují způsob zadávání přijatých faktur a rozúčtování přijatých faktur: Faktury v cizí měně – při zadávání přijatých faktur se bude kromě základní účetní měny (Kč) vkládat také hodnota dokladu v cizí měně, kód cizí měny a kurz pro přepočet cizí měny na koruny: Na dokladu se zobrazí panel pro vložení údajů pro cizí měnu: 19
Zadáním měny, hodnoty v cizí měně a kurzu se vypočte korunová částka. Přenášet text kódu účtování do popisu (poznámky) – text zadaný v názvu kódu účtování (předkontace) se automaticky přenese do poznámky v přijaté faktuře, kde lze provést úpravu nebo doplnění. Přenášet text dokladu (poznámku) do rozúčtování – text zadaný v poznámce přijaté faktury se přenese i do textu rozúčtování faktury (standardně se vygeneruje text: Roz.fa.č……). Povinně vkládat středisko – nastaví kontrolu vkládání střediska u přijaté faktury. U více řad faktur zobrazovat faktury samostatně – při použití více řad přijatých faktur je možné nastavit takový způsob prohlížení, že každá číselná řada přijatých faktur bude zobrazena samostatně. Při tisku příkazu k úhradě nestránkovat před opisem – při tisku příkazu k úhradě se tiskne zároveň i opis, ve kterém jsou kromě základních údajů i interní čísla placených faktur, název dodavatele a částka faktury. Mezi příkazem a opisem může dojít volitelně k odstránkování. Vkládat dny splatnosti – při této volbě bude datum splatnosti dokladu vypočten z data vystavení dokladu připočtením zadaných dnů splatnosti. Zadávat skutečný datum splatnosti – kromě základních datum (vystavení, zdanitelného plnění a splatnosti) lze vkládat i datum skutečného zaplacení faktury.
2.12.3.
Text odsouhlasení
Text odsouhlasení slouží k nastavení textů vypisovaných při tisku odsouhlasení závazků. Pokud přednastavený text nevyhovuje, je možné ho v této části programu upravit. Znak #D# je zástupný symbol pro datum. Při tisku upomínky bude nahrazen zadaným datem. Text v horním okně se bude vypisovat nad seznamem pohledávek a text ve spodním okně se bude tisknout pod seznam závazků.
2.12.4.
Text zápočtu
Text zápočtu slouží k nastavení textů vypisovaných při tisku vzájemného zápočtu závazků a pohledávek. Pokud přednastavený text nevyhovuje, je možné ho v této části programu upravit. Znak #D# je zástupný symbol pro datum. Při tisku upomínky bude nahrazen zadaným datem. Text v horním okně se bude vypisovat nad seznamem závazků a pohledávek a text ve spodním okně se bude tisknout pod seznamem závazků a pohledávek.
20
2.13.
Přenos faktur
Přenos faktur se používá k vzájemnému přenosu dat mezi různými programy nebo staršími verzemi účetního programu. Přenos dat probíhá jak do účetního systému, tak i z účetního systému ven, do jiné instalace programu.
2.13.1.
Export
Export faktur vytvoří přenosovou dávku přijatých faktur, která se pomocí přenosových souborů může načíst do jiné instalace programu (např. pokud se v instalace programu používá jen pro pořizování faktur a v jiné instalaci se provádí kompletní účtování).
Řada faktur: - výběr řady faktur pro přenos (vše nebo zvolte některou z vytvořených číselných řad). DUZP od: do: - výběr rozsahu data pro výběr faktur pro přenos (podle data uskutečnění zdanitelného plnění). Přímo do účetnictví – volba, která zajistí, že se nevytvoří přenosový soubor, ale data se připojí přímo do účetního systému (např. po síti).
2.13.2.
Import
Import přijatých faktur provede načtení přenosových souborů do účetního systému. Nejprve se otevře dialogové okno pro výběr přenosového souboru. Pomocí průvodce otevřete umístění a vyberte přenosový soubor (PrifaPre.dbf). Po výběru souboru proběhne import.
2.13.3.
Import účtování
Import účtování je pomocná funkce programu, které provede samostatný import rozúčtování přijatých faktur (ze souboru UcPren.dbf).
2.14.
Roční zúčtování kurzových rozdílů
Pokud účetní jednotka používá evidenci účetních dokladů i v cizí měně (v tomto případě přijaté faktury), je potřeba na konci účetního období provést Roční zúčtování kurzových rozdílů, kdy se zúčtuje 21
nezaplacená částka přijaté faktury v cizí měně, rozdílem kurzů pořízení dokladu a kurzem ČNB vyhlášeným na konci účetního období (obvykle k 31.12.).
2.14.1.
Vytvoření
Roční zúčtování kurzových rozdílů se provádí v dialogovém okně, kde se v levém sloupci zobrazí všechny použité měny na nezaplacených přijatých fakturách (Kurzy pro zúčtování). V každém řádku vložte k měně zúčtovací kurz ČNB ke konci zúčtovacího období. Po stisku tlačítka Vypočítat se v pravém okně zobrazí seznam všech dokladů (přijatých faktur), včetně vypočteného kurzového rozdílu. Pokud je potřeba některou z faktur vyloučit ze zúčtování (a použít ji v dalším zúčtování), použijte tlačítko Odebrat. V horní části okna jsou zobrazeny účty pro zúčtování kurzových ztrát a zisků, které je možné změnit. Před provedením zúčtování je možné seznam faktur zahrnutých do zúčtování vytisknout tlačítkem Tisk. Pokud jsou všechny údaje správně nastaveny, tlačítkem Zúčtovat se provede vlastní zúčtování kurzových rozdílů. Ke každé faktuře (která byla zobrazena ve výběru) se vytvoří účetní zápis se zúčtováním kurzové ztráty nebo zisku.
2.14.2.
Tisk zaúčtování
Tisk zaúčtování provede tisk účetního dokladu se zaúčtováním kurzových rozdílů (podle jednotlivých faktur).
2.15.
Import faktur z DOSu
Import faktur z DOSu se používá pouze při přechodu z DOS verze účetního systému na WIN verzi.
22
3. Vydané faktury Modul vydané faktury zabezpečuje evidenci vydaných faktur včetně saldokonta odběratelů. (vede knihu vydaných faktur resp. pohledávek). V prvním kroku fakturu zapíšeme do knihy vydaných faktur a přidělíme jí zúčtovací kód z číselníku účtování vydaných faktur. Na základě tohoto kódu program sám provede základní zúčtování faktury na účet odběratelů se souvztažným zápisem na účet daně z přidané hodnoty (pokud je na faktuře DPH uvedeno) a na účet výnosů (případně jiný účet).
Práce s programem: Modul spustíme z hlavního menu MAPOSu volbou agendy Přijaté faktury. Rozbalí se menu, Každá položka (pokud má podmenu) se rozvine do svislé nabídky pokud kurzor nastavíme na příslušnou akci. Popis funkcí jednotlivých položek menu si nyní popíšeme:
3.1. Vstup vydaných faktur Tato volba slouží ke vstupu faktur do modulu (resp. k zápisu faktur do knihy vydaných faktur). Při zvolení této nabídky se zobrazí vstupní formulář pro zadání faktury. Podle zvolené číselné řady si vygeneruje další pořadové číslo faktury. Toto číslo se dá v případě potřeby ručně přepsat, pokud má zadávaná faktura jiné číslo. Před uložením je provedena kontrola, zda vkládané číslo v seznamu vydaných faktur již neexistuje. V seznamu vydaných faktur nesmí v jedné číselné řadě existovat dvě stejná čísla faktur.
23
Řada - výběr číselné řady v rámci které se určí další pořadové číslo vydané faktury Doklad –číslo faktury (variabilní symbol) jednoznačné v rámci jedné číselné řady IČ – identifikační číslo – identifikační číslo pomocí kterého se hledá adresa v seznamu odběratelů. Pokud je vloženo IČ, které v seznamu adres existuje, je adresa doplněna automaticky. Pomocí tlačítka ? nebo klávesou se zobrazí seznam odběratelů, ve kterém můžete adresu vyhledat a přenést do formuláře s fakturou. DIČ – daňové identifikační číslo Odběrat.. – číslo odběratele ze seznamu odběratelů = jednoznačné označení položky z adresáře. Pomocí tlačítka ? nebo klávesou se zobrazí seznam odběratelů, ve kterém můžete adresu vyhledat a přenést do formuláře s fakturou.
Pozn. Pokud nechcete adresu vložit do adresáře, lze celou adresu ve faktuře vyplnit ručně (bez položky Odběrat.). V případě, že se adresa vybrala ze seznamu, nelze jednotlivé součásti adresy editovat. Dat.vystavení – datum vystavení ze zapisované faktury DÚZP – datum uskutečnění zdanitelného plnění z vydané faktury Dat.splat. – datum splatnosti z vydané faktury Kód účtování – (předkontace) povinný údaj, který musí být vyplněn. V rozbalovacím menu, nebo pomocí tlačítka vyberete některý z uživatelem předdefinovaných kódů účtování. Podle kódu se provede zaúčtování faktury, které lze posléze ručně korigovat. Středisko – přiřazené účetní středisko, kterému náleží daná faktura. Vybrat lze z rozbalovacího menu, nebo tlačítkem ? nebo klávesou F9. Objednávka – v případě potřeby lze vložit číslo odběratelské objednávky. Druh faktury – uživatelem vytvořený seznam druhů faktur, podle kterých lze faktury členit do skupin. Pozn. – poznámka k zapisované faktuře (např. účel faktury) Částka – celková částka dokladu včetně DPH a zaokrouhlení Tabulka DPH – Typ přiznání: Řádné – Opravné – Dodatečné Místo plnění - Tuzemsko nebo Osvobozené plnění K - datum zdanitelného plnění, ke kterému se doklad zařadí do přehledu DPH Hodnoty základů a daní – vyplní se jednotlivé řádky a sloupce základů a daní, stejně jako na přiznání. Zbývá - rozdíl mezi celkovou částkou dokladu a součtem základů, daní a zaokrouhlení. Zbývá musí být 0, jinak doklad nelze uložit. Pokud je faktura bez DPH, vloží se celková částka dokladu do pole Nezapočítané (do přehledu DPH)
Uložit po dokončení vkládání faktury se zobrazí dotaz:
24
Pokud odpovíte pokračujete další fakturou a k rozúčtování faktury se budete muset vrátit. Pokud odpovíte přejdete do okna s rozúčtováním faktury:
Podle zvoleného kódu účtování (předkontace) se navrhne rozúčtování faktury, které můžete dále měnit. Např. řádek se základy daně můžete rozepsat na více účtů (nebo rozepsat účet podle středisek). Můžete i účet změnit výběrem z účetní osnovy tlačítkem . Pozn. Pokud se v nastavení agendy ve volbách nastavila volba Přenášet text dokladu do účtování vyplní se text v řádku účtování textem uloženým v poli s poznámkou při vkládání faktury. Při účtování se kontroluje podvojnost zápisu (zda souhlasí strany Má dáti a Dal). Pokud ne, zobrazí se červeně rozdíl a doklad nelze uložit. Po dokončení účtování se automaticky přejde na novou fakturu.
3.2. Prohlížení vydaných faktur 3.2.1. Všechny vydané faktury Prohlížení všech faktur zobrazí seznam uložených vydaných faktur. V seznamu lze vyhledávat, přidávat a odebírat sloupce (viz obecný popis číselníku).
3.2.2. Nerozúčtované vydané faktury Prohlížení nerozúčtovaných faktur zobrazí seznam vydaných faktur u kterých nebylo dosud provedeno účtování. V seznamu lze vyhledávat, přidávat a odebírat sloupce (viz obecný popis číselníku).
25
3.2.3. Nezaplacené přijaté faktury Prohlížení nezaplacených faktur zobrazí seznam uložených vydaných faktur které nebyly dosud uhrazeny bankou, pokladnou nebo zápočtem. V seznamu se zobrazí i částečně uhrazené faktury.
3.3. Automatické rozúčtování faktur Automatické rozúčtování se využívá v případech, kdy se některé faktury pořídily bez rozúčtování. Protože je u každé faktury povinně zadán kód účtování (předkontace) lze tento kód využít k rozúčtování.
Podle zadaného rozsahu datumů se projdou všechny faktury v seznamu a u faktur, kde není provedeno účtování, se účtování automaticky vygeneruje. Nedojde přitom ke změně dříve rozúčtovaných faktur.
3.4. Tisky 3.4.1. Soupis faktur Soupis faktur – po nastavení parametrů výběru pro tisk se vytiskne buď v náhledu nebo přímo na tiskárnu soupis vydaných faktur. Nastavením filtru lze omezit výběr dat pro tisk. V nastavení lze zvolit třídění seznamu, rozsah datum, jednoho odběratele apod.
26
3.4.2. Nezaplacené faktury Tisk nezaplacených faktur vytvoří seznam faktur, které nebyly uhrazeny bankou, pokladnou nebo zápočtem. Ve filtru lze, oproti soupisu faktur, vložit pouze některé údaje. Soupis faktur lze vytvořit i pro jednoho konkrétního dodavatele. Celkový soupis lze vypsat ve třídění podle dodavatele s mezisoučty za dodavatele.
3.4.3. Rozúčtování Tisk rozúčtování vydaných faktur vytvoří seznam vydaných faktur, včetně řádků s jednotlivými řádky rozúčtování. Tisk se provede pro zadaný rozsah období.
Tisková sestava obsahuje:
3.4.4. Upomínky Tisk upomínek lze využít k vytištění seznamu nezaplacených vydaných faktur pro vybraného odběratele. Tisk je ve formě dopisu, jehož text lze upravit v menu Vydané faktury – Nastavení agendy – záložka Text upomínek. Výběr odběratele pro tisk upomínky
27
Datum pro výběr pohledávek Smazání položky ze seznamu pohledávek
Seznam pohledávek
Tisk upomínky
K datu – datum splatnosti, podle kterého se vyberou nezaplacené faktury Adresa – číslo adresy odběratele, pro kterého se provede výběr nezaplacených faktur Odebrat – po zadání data a odběratele se vyberou všechny nezaplacené faktury odběratele. Zároveň se zobrazí součet všech pohledávek. Pokud je potřeba některé faktury ze seznamu vyloučit, nastavte kurzor na vybranou fakturu a stiskněte tlačítko Odebrat, faktura se ze seznamu vymaže a upraví se součet pohledávek. Tisk – vytiskne se seznam pohledávek formou dopisu:
28
3.4.5. Návrh zápočtu Návrh zápočtu lze využít k vygenerování sestavy (dopisu) ve kterém budou obsaženy vybrané přijaté a vydané faktury, od jednoho dodavatele/odběratele, s vyčíslením rozdílu k úhradě.
Výběr dodavatele/odběratele pro vytvoření zápočtu Odebrání faktury ze seznamu faktur Tlačítko pro výběr nezaplacený vydaných faktur
Tlačítko pro výběr nezaplacený přijatých faktur
Seznam vybraných přijatých a vydaných faktur
Součty faktur a rozdíl k úhradě
Tlačítkem Přidat PF se zobrazí seznam nezaplacených přijatých faktur daného dodavatele. Faktury, které se mají zařadit do návrhu zápočtu se označí značkou (kliknutím myši na šedý sloupec nejvíce vlevo nebo označení mezerníkem). Po ukončení výběru faktur se tlačítkem OK vybrané faktury přenesou do návrhu zápočtu. Stejným způsobem se tlačítkem Přidat VF přidají nezaplacené vydané faktury. V seznamu vybraných faktur k zápočtu lze jednotlivé faktury odebírat tlačítkem Odebrat. Po ukončení výběru faktur se tlačítkem Tiskni vytiskne návrh zápočtu.
3.4.6. Odsouhlasení závazků Při ukončení účetního období nebo v průběhu účetního období lze vytisknout soupis vydaných faktur jako podklad k odsouhlasení pohledávek vůči odběrateli.
29
Výběr odběratele pro vytvoření odsouhlasení
Odebrání faktury ze seznamu faktur
Automatický seznam nezaplacených vydaných faktur
Součet nezaplacených vydaných faktur
Výběrem odběratele se do seznamu vydaných faktur automaticky načtou nezaplacené faktury. Pokud je potřeba se seznamu některou z faktur odebrat lze použít tlačítko Odebrat. Po dokončení výběru faktur se tlačítkem Tisk vytiskne seznam vydaných faktur k odsouhlasení.
3.4.7. Přehled plateb Sestava zobrazující přehled faktur včetně jejich úhrad.
3.4.8. Saldo dodavatelů Kontrolní sestava, která slouží ke kontrole soupisu nezaplacených faktur (položkově) se zůstatkem účtu 311.
3.4.9. Soupis DPH Tisková sestava vydaných faktur s podrobným členěním DPH – základy, daně a sazby DPH. Podle typu plátce lze tisknout buď měsíční nebo čtvrtletní soupis faktur.
3.5. Kontrola salda Kontrola salda provede porovnání součtu jednotlivých nezaplacených faktur (soupis nezaplacených faktur) a zůstatku účtu dodavatelů (321) a zobrazí rozdíl těchto dvou položek. Pokud je rozdíl nula je saldo 30
dodavatelů v pořádku. Pokud je rozdíl nenulový, nastala chyba a je potřeba rozdíl vyhledat. K vyhledání rozdílu může sloužit sestava Tisky – Saldo dodavatelů. V této sestavě se podle interního čísla provede porovnání nezaplacené částky faktury a zůstatku účtu dodavatelů a rozdíl na interním číslu faktury.
3.6. Zúčtování rozdílu Zúčtování rozdílu u přijaté faktury slouží k likvidaci nezaplacené faktury nebo její části mimo agendy úhrad (banka nebo pokladna). Využívá se především při vypořádání vzájemného zápočtu závazků a pohledávek nebo při dodatečném zúčtování kurzových rozdílů.
V dialogovém okně se nejprve zadá Variabilní symbol faktury (číslo vydané faktury). Po nalezení faktury se zobrazí adresa odběratele, celková částka faktury a dosud neuhrazená částka (pokud je faktura v cizí měně, zobrazí se i její částka v cizí měně a neuhrazená částka v cizí měně). Vložte částku, která se má u faktury uhradit v Kč (případně v cizí měně). Pokračovat lze dvěma způsoby: Uložit a rozúčtovat – k úhradě faktury se připočte vložená částka a následuje rozúčtování částky účet odběratelů (strada Má dáti) proti druhému účtu, který je potřeba zadat (v případě kurzových rozdílů např. účet kurzových zisků nebo ztrát). Uložit bez účtování – v tomto případě se pouze k úhradě faktury připočte vložená částka a účtování neproběhne. Předpokládá se, že účtování na účtu odběratelů proběhlo v jiném účetním případu (např. účetní doklad v agendě Účetnictví). Konec – zúčtování rozdílu neproběhne.
3.7. Zrušení faktury 3.7.1. Poslední faktura Zrušení poslední faktury lze použít na smazání naposledy vložené faktury, včetně jejího rozúčtování.
31
V dialogovém okně se zobrazí naposledy vložená vydaná faktura, tlačítkem Provést storno a potvrzením dalšího kroku se faktura vymaže z evidence vydaných faktur (zároveň se zruší její rozúčtování).
3.7.2. Vybraná faktura Storno vybrané faktury umožňuje zrušit dříve vloženou fakturu. Zrušit lze pouze fakturu u které nebylo dosud uzavřené období. Tím, že se zruší faktura včetně účtování, změní se zůstatky účtů. V zobrazeném seznamu faktur najděte rušenou faktury a stiskněte tlačítko Smazat. Po potvrzení dalšího kroku dojde ke zrušení faktury.
3.8. Řady vydaných faktur V systému evidence vydaných faktur probíhá automatické číslování nově vkládaných dokladů podle vytvořených číselných řad. Proto musí být vytvořena alespoň jedna číselná řada. Kromě jedné základní řady lze vytvořit další číselné řady. (např. pro daňové doklady na přijaté platby, stornovací faktury, apod.). V každé číselné řadě pak probíhá samostatná číselná řada. Při vstupu faktury se zvolí příslušná číselná řada a až do další změny se používá zvolená řada. Nová číselná řada vydaných faktur se založí v prohlížení číselných řad vydaných faktur klávesou F4 nebo tlačítkem Nový.
Číselná řada – zkratka (označení) číselné řady pro snadnější určení řady. Maska číselné řady – nastavení formátu číselné řada – (např. 2011/0001). Maska určuje pevnou část čísla (např. rok) a část, která se automaticky zvětšuji pro další faktury. Poslední číslo – posledně uložené číslo vydané faktury. Toto číslo se při vložení nové položky do seznamu automaticky zvětší o jedničku. Změna číselné řady – volba, která umožní editovat (měnit) interní číslo faktury během zadávání. Název – podrobnější popis číselné řady. Typ faktury – výběr typu faktury – používá se pouze v modulu Fakturace, kde určuje typ vytvářeného dokladu. Pokud se modul fakturace nepoužívá, není potřeba typ faktury vkládat. Aktuální řada – využívá se v modulu úhrad faktur, tato řada bude nabízena jako první při hledání faktur k úhradě (zpracování bankovního výpisu nebo pokladního dokladu s úhradou faktury) Přístupy – nastavení uživatelů, kteří mohou tuto řadu používat. 32
3.9. Druhy faktur Druhy faktur se využívají k seskupování faktur podle určitého druhu faktur. Uživatel si sám nadefinuje seznam druhů faktur a při pořizování vydané faktury může faktuře přiřadit zvolený druh a tím získá možnost tisku nebo prohlížení skupiny faktur podle přiřazeného druhu. Přiřazení druhu k faktuře není povinné a faktura nemusí obsahovat žádný druh. Číselník druhů je jednoduchý, obsahuje pouze zkrácené označení druhu (např. číslem nebo zkratkou) a podrobnější popis druhu:
3.10.
Předkontace (kódy účtování)
Účetní systém MAPOS využívá systému předkontací (tzv. kódů účtovaní). Znamená to, že každému zpracovávanému dokladu lze přiřadit kód účtování, který obsahu definovaný způsob zaúčtování dokladu. V kódu je zapsán souvztažný způsob zaúčtování dokladu. S výhodou se tento systém využívá při zadávání typově shodných dokladů, kdy uživatel nemusí rozhodovat o účtu, na který se provede zúčtování. Kód účtování mu předvyplní zaúčtování automaticky. Navržený způsob zaúčtování lze samozřejmě individuálně u dokladu změnit. V agendě Vydané faktury je kód povinný, tzn. musí být vytvořen alespoň jeden kód přiřazovaný k faktuře. Kód se pak ještě využije při úhradě, kdy se podle kód (rozúčtování) určí účet odběratelů.
Kód účtování – zkratka (označení) číselné řady (např. 001). Název – Popis kódu účtování usnadňující výběr kódy při pořizování faktury Odběratelé – účet odběratelů z účtové osnovy (311…) Účet DPH základní – účet daně z přidané hodnoty pro základní sazbu DPH Účet DPH snížená – účet daně z přidané hodnoty pro sníženou sazbu DPH
Pozn.: Pokud není v osnově základní a snížená sazba odlišena (používá se stejný účet), pak se vyplní obě pole stejným účtem. Výnosy – výnosový účet pro zúčtování faktury (pokud se neuvede žádný účet, bude se muset při zaúčtování faktury konkrétní účet zadat).
3.11.
Nastavení agendy
Nastavení agendy slouží k základnímu nastavení parametrů agendy přijatých faktur. Nastaví se položky, které se při zadávání přijaté faktury automaticky předvyplní, nebo se zde nastaví volby, které určují chování
33
agendy přijatých faktur. Nastavení je rozděleno na několik částí podle jednotlivých záložek okna, ve kterém se nastavení provádí:
3.11.1.
Základní
V základním nastavení se definují parametry a inicializační údaje pro nově vkládané doklady. Zde nastavené údaje se zkopírují do nově založené faktury, ve které je možné tyto údaje ještě měnit. Středisko – číslo nebo kód střediska (výběr buď z rozbalovacího menu položky, nebo tlačítkem Kód účtování – kód účtování (předkontace) implicitně použitá při vkládání faktury. Dnů splatnosti – nastavení počtu dní splatnosti při pořizování vydaných faktur – k datu vystavení dokladu se připočte tento počet dní a stanoví se tak datum splatnosti. Druh faktury – uživatelem vytvořený seznam druhů faktur. Forma úhrady – předdefinovaný způsob úhrady vydaných faktur. Období – nastavení počátečního období pro zpracování agendy (formát období RRRR/MM RRR rok, MM měsíc).
3.11.2.
Volby
Volby určují základní chování agendy. Ovlivňují způsob zadávání přijatých faktur a rozúčtování přijatých faktur: Faktury v cizí měně – při zadávání přijatých faktur se bude kromě základní účetní měny (Kč) vkládat také hodnota dokladu v cizí měně, kód cizí měny a kurz pro přepočet cizí měny na koruny: Na dokladu se zobrazí panel pro vložení údajů pro cizí měnu:
Zadáním měny, hodnoty v cizí měně a kurzu se vypočte korunová částka.
34
Přenášet text kódu účtování do popisu (poznámky) – text zadaný v názvu kódu účtování (předkontace) se automaticky přenese do poznámky v přijaté faktuře, kde lze provést úpravu nebo doplnění. Přenášet text dokladu (poznámku) do rozúčtování – text zadaný v poznámce přijaté faktury se přenese i do textu rozúčtování faktury (standardně se vygeneruje text: Roz.fa.č……). Povinně vkládat středisko – nastaví kontrolu vkládání střediska u přijaté faktury. U více řad faktur zobrazovat faktury samostatně – při použití více řad přijatých faktur je možné nastavit takový způsob prohlížení, že každá číselná řada přijatých faktur bude zobrazena samostatně. Při tisku příkazu k úhradě nestránkovat před opisem – při tisku příkazu k úhradě se tiskne zároveň i opis, ve kterém jsou kromě základních údajů i interní čísla placených faktur, název dodavatele a částka faktury. Mezi příkazem a opisem může dojít volitelně k odstránkování. Vkládat dny splatnosti – při této volbě bude datum splatnosti dokladu vypočten z data vystavení dokladu připočtením zadaných dnů splatnosti. Zadávat skutečný datum splatnosti – kromě základních datum (vystavení, zdanitelného plnění a splatnosti) lze vkládat i datum skutečného zaplacení faktury.
3.11.3.
Text upomínek
Text upomínek slouží k nastavení textů vypisovaných při tisku upomínek. Pokud přednastavený text nevyhovuje, je možné ho v této části programu upravit. Znak #D# je zástupný symbol pro datum. Při tisku upomínky bude nahrazen zadaným datem. Text v horním okně se bude vypisovat nad seznamem pohledávek a text ve spodním okně se bude tisknout pod seznam pohledávek.
3.11.4.
Text odsouhlasení
Text odsouhlasení slouží k nastavení textů vypisovaných při tisku odsouhlasení závazků. Pokud přednastavený text nevyhovuje, je možné ho v této části programu upravit. Znak #D# je zástupný symbol pro datum. Při tisku upomínky bude nahrazen zadaným datem. Text v horním okně se bude vypisovat nad seznamem pohledávek a text ve spodním okně se bude tisknout pod seznam závazků.
35
3.11.5.
Text zápočtu
Text zápočtu slouží k nastavení textů vypisovaných při tisku vzájemného zápočtu závazků a pohledávek. Pokud přednastavený text nevyhovuje, je možné ho v této části programu upravit. Znak #D# je zástupný symbol pro datum. Při tisku upomínky bude nahrazen zadaným datem. Text v horním okně se bude vypisovat nad seznamem závazků a pohledávek a text ve spodním okně se bude tisknout pod seznamem závazků a pohledávek.
3.12.
Přenos faktur
Přenos faktur se používá k vzájemnému přenosu dat mezi různými programy nebo staršími verzemi účetního programu. Přenos dat probíhá jak do účetního systému, tak i z účetního systému ven, do jiné instalace programu.
3.12.1.
Export
Export faktur vytvoří přenosovou dávku vydaných faktur, která se pomocí přenosových souborů může načíst do jiné instalace programu (např. pokud se v instalace programu používá jen pro pořizování faktur a v jiné instalaci se provádí kompletní účtování). 36
Řada faktur: - výběr řady faktur pro přenos (vše nebo zvolte některou z vytvořených číselných řad). DUZP od: do: - výběr rozsahu data pro výběr faktur pro přenos (podle data uskutečnění zdanitelného plnění). Přímo do účetnictví – volba, která zajistí, že se nevytvoří přenosový soubor, ale data se připojí přímo do účetního systému (např. po síti).
3.12.2.
Import
Import vydaných faktur provede načtení přenosových souborů do účetního systému. Nejprve se otevře dialogové okno pro výběr přenosového souboru. Pomocí průvodce otevřete umístění a vyberte přenosový soubor (VyfaPre.dbf). Po výběru souboru proběhne import.
3.12.3.
Import účtování
Import účtování je pomocná funkce programu, které provede samostatný import rozúčtování vydaných faktur (ze souboru UcPren.dbf).
3.13.
Roční zúčtování kurzových rozdílů
Pokud účetní jednotka používá evidenci účetních dokladů i v cizí měně (v tomto případě vydané faktury), je potřeba na konci účetního období provést Roční zúčtování kurzových rozdílů, kdy se zúčtuje nezaplacená částka vydané faktury v cizí měně, rozdílem kurzů pořízení dokladu a kurzem ČNB vyhlášeným na konci účetního období (obvykle k 31.12.).
3.13.1.
Vytvoření
Roční zúčtování kurzových rozdílů se provádí v dialogovém okně, kde se v levém sloupci zobrazí všechny použité měny na nezaplacených vydaných fakturách (Kurzy pro zúčtování). V každém řádku vložte k měně zúčtovací kurz ČNB ke konci zúčtovacího období. Po stisku tlačítka Vypočítat se v pravém okně zobrazí seznam všech dokladů (vydaných faktur), včetně vypočteného kurzového rozdílu. Pokud je potřeba některou z faktur vyloučit ze zúčtování (a použít ji v dalším zúčtování), použijte tlačítko Odebrat. V horní části okna jsou zobrazeny účty pro zúčtování kurzových ztrát a zisků, které je možné změnit. Před provedením zúčtování je možné seznam faktur zahrnutých do zúčtování vytisknout tlačítkem Tisk. Pokud jsou všechny údaje správně nastaveny, tlačítkem Zúčtovat se provede vlastní zúčtování kurzových rozdílů. Ke každé faktuře (která byla zobrazena ve výběru) se vytvoří účetní zápis se zúčtováním kurzové ztráty nebo zisku.
3.13.2.
Tisk zaúčtování
Tisk zaúčtování provede tisk účetního dokladu se zaúčtováním kurzových rozdílů (podle jednotlivých faktur).
37
3.14.
Import faktur z DOSu
Import faktur z DOSu se používá pouze při přechodu z DOS verze účetního systému na WIN verzi.
38
4. Banka Modul banka je určen ke zpracování bankovních výpisů resp. peněžních toků na bankovních účtech. Zůstatky na bankovních účtech, obraty účtů a pohyby na účtech, jsou důležité informace o průběhu fungování firmy. Zpracováním bankovních výpisů se aktualizují závazky a pohledávky, určují se náklady na provoz účtů apod. Ke každému z účtů je možné přiřadit libovolnou měnu a zpracování tak probíhá ve dvou měnách (účetní Kč a zvolené cizí měně). Modul obsahuje nástroje pro zpracování bankovních výpisů a nástroje pro elektronický styk s bankou. Modul umožňuje zpracovávat výpisy ručně pořízené i automaticky načtené z banky. Samozřejmostí je zpracování výpisů z účtů vedených v zahraničních měnách a z úvěrových účtů. U devizových účtů generuje systém automaticky kurzové rozdíly mezi výpisy, plynoucí z rozdílného kurzu v jednotlivých dnech a v případě výpisů za více dní i kurzové rozdíly v rámci dokladu. Nástroj pro elektronickou komunikaci s bankami zajišťuje jak načítání výpisů v elektronické podobě, tak posílaní elektronických příkazů k úhradě resp. inkasu. Systém zamezuje duplicitnímu odeslání příkazů, ale nabízí funkci pro opakované zaslání příkazu např. v případě poškození souboru nebo technické závady při spojení.
4.1. Vstup Vstup bankovních dokladů je určen k vlastnímu zpracování jednotlivých pohybů na bankovních účtech. Jako podklad pro zpracování většinou slouží výpis z banky nebo jeho elektronická podoba stažená z internetového bankovnictví. Prvním krokem ve zpracování je výběr bankovního účtu, který chceme zpracovávat:
Zpracovávanou banku (bankovní účet) vybereme dvojklikem myši na řádku s příslušným bankovním kódem, nebo nastavíte kurzor na bankovní účet a stisknete OK. Zobrazí se vstupní okno bankovního dokladu. Systém pracuje se třemi typy bankovních dokladů: úhrada dodavatelské (přijaté) faktury, úhrada odběratelské (vydané) faktury a ostatní platby. Společná část při zpracování výpisu: Řada – číselná řada přiřazená k bankovnímu účtu (nelze měnit!). Doklad – interní číslo bankovního dokladu určující jednoznačně položku bankovního výpisu. Vyškrtnutím volby u čísla dokladu lze toto číslo přepsat (stejné číslo však nesmí existovat!). Výpis – číslo zpracovávaného bankovního výpisu. Datum – datum bankovního výpisu. Zůstatek – aktuální zůstatek banky.
4.1.1. Úhrada dodavatelské faktury Úhrada dodavatelské (přijaté) faktur je určena ke spárování výdeje z bankovního účtu s přijatou fakturou, která je zapsána v modulu přijatých faktur. Tímto způsobem nelze uhradit fakturu, která není v seznamu. Pokud faktura není v seznamu, musí se buď do seznamu přijatých faktur doplnit, nebo položku výpisu zpracovat v části určené pro ostatní platby. Úhrada dodavatelské faktury se provede tak, že se do položky Variabilní symbol zapíše variabilní symbol z bankovního výpisu. Pokud proběhne spárování variabilního symbolu s přijatou fakturou, doplní se interní číslo faktury do položky Interní číslo a zobrazí se název a adresa dodavatele, celková částka faktury a neuhrazená (zbývající) částka. Do položky Částka vložte částku úhrady z bankovního výpisu.
39
Po vložení částky úhrady se zobrazí dotaz na rozúčtování úhrady. Rozúčtování se provede na základě účtu banky (221) uvedeného v seznamu bankovních účtů a účtu dodavatelů (321) podle kódu účtování uvedeného u hrazené faktury:
Uložením rozúčtování se přejde k zadání další položky zpracovávaného výpisu.
4.1.2. Úhrada odběratelské faktury Úhrada odběratelské (vydané) faktur je určena ke spárování příjmu na bankovní účet s vydanou fakturou, která je zapsána v modulu vydaných faktur. Tímto způsobem nelze uhradit fakturu, která není v seznamu. Pokud faktura není v seznamu, musí se buď do seznamu vydaných faktur doplnit, nebo položku výpisu zpracovat v části určené pro ostatní platby. Úhrada odběratelské faktury se provede tak, že se do položky Variabilní symbol zapíše variabilní symbol z bankovního výpisu. Pokud proběhne spárování variabilního symbolu s vydanou fakturou, zobrazí se název a adresa odběratele, celková částka faktury a neuhrazená (zbývající) částka. Do položky Částka vložte částku úhrady z bankovního výpisu.
Po vložení částky úhrady se zobrazí dotaz na rozúčtování úhrady. Rozúčtování se provede na základě účtu banky (221) uvedeného v seznamu bankovních účtů a účtu odběratelů (311) podle kódu účtování uvedeného u hrazené faktury:
40
Uložením rozúčtování se přejde k zadání další položky zpracovávaného výpisu.
4.1.3. Ostatní Všechny ostatní platby, které nejsou úhradou (přijaté nebo vydané) faktury, se provádí v části ostatní platby. Při zpracování se určuje pohyb na účtu (příjem nebo výdej), popis položky, případně DPH a částku.
Kód účtování – pokud je vytvořený číselník kódů účtování banky, je možné přiřadit pohybu kód a tím určit způsob zaúčtování pohybu banky (příjem, výdej). Kód určuje pohyb (příjem,výdej), účel a dph. Kód není povinný a lze pokračovat bez jeho zadání. Další parametry pohybu je pak nutné určit ručně. Pohyb – určení pohybu příjem na účet nebo výdej z účtu. Účel – textový popis položky výpisu. Středisko – pokud účetní jednotka využívá střediskové účtování, vloží se středisko. Doklad s DPH, bez DPH – pokud je na položce výpisu potřeba zadat i rozpis DPH, volba s DPH zobrazí tabulku s rozpisem jednotlivých sazeb DPH (základy a daně). Částka – částka z bankovního výpisu. Následuje volitelné rozúčtování dokladu. Do rozúčtování se přenese text z položky Účel. Pokud byl použit kód je vygenerována i protistrana k účtu banky (221), jinak se protiúčet musí vložit ručně nebo výběrem z účetní osnovy.
4.2. Prohlížení Prohlížení bankovních dokladů je určeno k zobrazení a zpětné kontrole pořízených bankovních dokladů resp. bankovních výpisů. V prohlížení lze doklad také otevřít a provést opravu.
4.2.1. Bankovní doklady Podrobné prohlížení všech pořízených bankovních dokladů pro zvolený bankovní účet. V základním nastavení prohlížení se zobrazí tyto údaje:
41
Pořadí a zobrazené sloupce lze uživatelsky nastavit. Viz. popis číselníku.
4.2.2. Nerozúčtované doklady V průběhu zpracování bankovních výpisů lze rozúčtování některých dokladů odložit a provést jejich rozúčtování později. K zjištění, které bankovní doklady nejsou dosud rozúčtování se používá prohlížení nerozúčtovaných dokladů. Zobrazení údajů je obdobné jako u základního prohlížení bankovních dokladů.
4.2.3. Bankovní výpisy Seznam bankovních výpisů, po kliknutí na určený výpis se zobrazí jednotlivé položky výpisu.
4.2.4. Denní zůstatky V prohlížení se zobrazí denní zůstatky bankovních výpisů a celkový kredit nebo debet podle jednotlivých dnů.
4.3. Tisky Tiskové sestavy jsou určeny k opisu uložených údajů (bankovních výpisů). Tisk je proveden buď na papír (laserovou tiskárnu) nebo je možné ukládání tiskových sestav v elektronické podobě (PDF).
4.3.1. Přehled bankovních dokladů Přehled bankovních dokladů je podrobný soupis bankovních dokladů (položek výpisů) pro zadaný rozsah datumů.
Od – Do – rozsah datumů pro tisk. Banka – výběr bankovního výpisu pro tisk. Měna – měna pro tisk soupisu Tisková sestava soupisu dokladů vypadá takto:
4.3.2. Přehled účtování Kromě soupisu dokladů je často potřeba vědět, jak je který doklad zaúčtován (jaké účty se použily). Stejně jako v předchozím tisku je potřeba nejprve určit rozsah datum a banku.
42
V tiskové sestavě jsou obsažena tyto data:
4.3.3. Tisk jednoho výpisu Po zadání čísla výpisu se provede opis výpisu, kde jsou zobrazeny jednotlivé položky výpisu a celkový kredit a debet účtu.
4.3.4. Soupis DPH Pokud se při zpracování výpisu použije zápis daně z přidané hodnoty (např. u leasingu nebo jiném typu bankovního dokladu), je užitečné vypsat přehled těchto položek obsahujících DPH.
4.3.4.1. Daň na vstupu Soupis položek výpisu, ve kterých byla uplatněna daň na vstupu (odpočet) má tuto formu:
Nejprve určíme daňové období pro přiznání daně z přidané hodnoty (měsíc, čtvrtletí) a proveďte tisk:
4.3.4.2. Daň na výstupu Stejně jako u tisku daně na vstupu lze provést tisk dokladů s DPH pro doklady s daní na výstupu.
43
4.4. Storno posledního dokladu V průběhu zpracování bankovních výpisů může nastat situace, kdy je potřeba zrušit zadání několika posledních dokladů. K těmto účelům slouží storno posledního dokladu. Pokud byla posledním dokladem úhrada faktury (ať už přijaté nebo vydané), bude úhrada faktury také zrušena a faktura bude nezaplacená. Výběrem položky menu se zobrazí poslední doklad a po kontrole stiskem tlačítka Provést storno se doklad zruší a zároveň se posune číslování dokladu o jeden doklad zpět.
4.5. Seznam bankovních účtů Seznam bankovních účtů je seznam bankovních účtů používaných účetní jednotkou. Účty mohou být vedené ve stejné měně, nebo v různých měnách. V uložených údajích se definují základní parametry potřebné pro zpracování výpisů v účetním systému. Účty jsou zobrazeny v základním číselníku, kde lze zakládat nové účty, případně opravovat stávající bankovní účty:
Údaje se do seznamu vkládají v několika částech (záložkách) editačního okna:
Základní:
Označení – kód v seznamu bankovních účtů (jednoznačné číselné nebo jiné označení). Název – textový popis bankovního účtu. Účet – účet z účetní osnovy určený pro účetní evidenci bankovního účtu (221). Pokud se používá více bankovních účtů, je nutné použít pro každý účet samostatnou analytiku. Výběr ze seznamu účtů lze provést klávesou F9 nebo tlačítkem ? . Účet DPH základní – účet daně z přidané hodnoty určený pro základní sazbu. Účet DPH snížená – účet daně z přidané hodnoty určený pro sníženou sazbu. Měna – měna, ve které je veden bankovní účet. Pokud je měna jiná než CZK, vkládají se všechny částky (úhrady a ostatní platby) v cizí měně a podle vloženého kurzu jsou přepočteny na základní účetní měnu (Kč) a zaúčtovány. Banka – směrový kód banky podle číselníku bank, včetně názvu pobočky. Účet – číselná podoba bankovního účtu ve formě předčíslí (max.6 cifer) a číslo účtu (max.10 cifer). IBAN, BIC – mezinárodní formát čísla účtu.
44
Počáteční zůstatky:
Záložka počátečních zůstatků je určena k zadání počátečních zůstatků na začátku účetního období. Vloží se jak zůstatek v účetní měně (Kč) tak i v cizí měně (pokud se používá). Pokud se provede roční uzávěrka (přechod na nový rok), jsou počáteční stavy nastaveny automaticky.
Číslování dokladů:
Číslování dokladů je nutné nastavit, aby každý bankovní účet čísloval svoje pohyby jednou souvislou řadou interních čísel. Číselná řada – označení číselné řady pro banku – ZADÁNÍ: musí začínat BA a za znaky musí být opsán kód ze seznamu bankovních účtů viz. Označení v záložce Základní. Maska číselné řady – vzor, na základě kterého se vytvoří formát interního čísla bankovního dokladu – počet znaků # udává počet znaků čísla dokladu. Poslední číslo – naposledy použité číslo bankovního dokladu, při zadávání nového dokladu se toto číslo zvětší o jedničku. Změna číselné řady – příznak, zda bude při pořizování dokladu možné ručně opravit číslo bankovního dokladu.
Internet banking: Nastavení parametrů potřebných pro elektronický přenos dat (resp. příkazů k úhradě nebo výpisů banky). Systém funguje tak, že se na základě příkazu k úhradě vygeneruje přenosový soubor, který se načte do bankovního systému, zkontroluje se a odešle do banky.
Typ banky – nastavení typu (názvu) bankovního ústavu. Typ banky má přímý vliv na formát souboru. Soubory odesílané do banky – umístění (složka na disku), kam se uloží vygenerovaný soubor pro banku a ze kterého se soubor načte do bankovního systému. Soubory přijaté z banky - umístění (složka na disku), kam se uloží exportní soubor z banky a ze kterého se načte výpis pro zpracování v účetním systému. Výpisy ke zpracování - umístění (složka na disku), kam se uloží rozpracovaný soubor z banky. Archiv souborů - umístění (složka na disku), kam se uloží zpracované soubory z banky. 45
Tlačítko spustí průvodce pro vyhledání umístění na disku. V pomocném okně se zobrazí adresářová struktura počítače a výběrem složek lze najít umístění pro soubory banky.
Přístupy: Účetní systém je koncipován tak, že na základě přihlášení uživatele se podle jeho oprávnění nastavují různé režimy fungování systému. V záložce přístupy lze nastavit jednotlivé uživatele, kteří mají oprávnění zpracovávat daný bankovní účet.
V okně se zobrazí seznam všech uživatelů a pouze ti, u kterých je nastaveno zaškrtnutí mají přístup ke zpracování bankovního účtu.
4.6. Předkontace (kódy účtování) Účetní systém MAPOS využívá systému předkontací (tzv. kódů účtovaní). Znamená to, že každému zpracovávanému dokladu lze přiřadit kód účtování, který obsahu definovaný způsob zaúčtování dokladu. V kódu je zapsán souvztažný způsob zaúčtování dokladu. S výhodou se tento systém využívá při zadávání typově shodných dokladů, kdy uživatel nemusí rozhodovat o účtu, na který se provede zúčtování. Kód účtování mu předvyplní zaúčtování automaticky. Navržený způsob zaúčtování lze samozřejmě individuálně u dokladu změnit. V agendě Banka není kód povinný. Počet používaných předkontací není nijak omezen.
Kód účtování – označení kódu (může být číslo nebo zkratka) např. 001. Název – textový popis předkontace usnadňující orientaci při výběru předkontace ze seznamu. Účet – číslo účtu z účetní osnovy, který bude souvztažný k účtu banky (k 221). Pohyb – určení pohyby na bankovním účtu Příjem, Výdej a Nespecifikováno. Určí, jaký pohyb na účtu se vygeneruje při použití tohoto kódu. Při použití položky Nespecifikováno se pohyb určí při pořizování dokladu. Daňový doklad – nastavená volba určí, že při zadávání bankovního dokladu se zobrazí daňová tabulka a bude třeba vyplnit základ a daně v jednotlivých sazbách daně z přidané hodnoty.
4.7. Nastavení agendy Nastavení agendy slouží k nastavení voleb, podle kterých se bude pořizování bankovních dokladů chovat:
Přenášet text kódu účtování do popisu (poznámky) – volba zajistí, že text uložený v kódu účtování (předkontaci) se přenese do pořizovaného dokladu a zde ho bude možné případně upravit. Povinně vkládat středisko – při střediskovém účtování volba zajistí povinné vložení čísla střediska, které bankovní operace přísluší. 46
4.8. Kontrola zůstatku a účtu Pro rychlou kontrolu, zda zůstatek banky podle pořízených výpisů souhlasí se zůstatkem na účtu v účetnictví složí menu Kontrola zůstatku a účtu. V okně se zobrazí zůstatek banky (spočítaný z počátečního zůstatku a součtu příjmů a odečtení všech výdejů) a aktuální zůstatek na účtu banky (221..). Pokud je rozdíl nula, je účtování v pořádku. Pokud je rozdíl nenulový, je chyba pravděpodobně v rozúčtování dokladu, kdy nesouhlasí částka dokladu (položky výpisu) s účtováním na účtu banky (221..).
Ve výběrovém menu se vybere banka, pro kterou se provede kontrola (pokud se používá více bankovních účtů). Následně se vypočte a zobrazí rozdíl. Pozn. Pro kontrolu je nutné, aby v účetní osnově byla u účtu banky zatržena volba saldokontní účet!!
4.9. Přepočet zůstatků Přepočet zůstatků je akce, která projde všechny pořízené bankovní doklady a podle jejich typu (příjem, výdej) zaktualizuje průběžný zůstatek na bankovním účtu. Nejprve se zvolí banka, pro kterou chcete provést přepočet a poté se stiskne Přepočítat a proběhne přepočet.
4.10. Import bank Při přechodu z verze programu pro DOS je možné provést přenos dat ze staré verze do nové.
47
5. Pokladna Modul Pokladna slouží k vedení jedné nebo více pokladních knih účetní jednotky. Součástí zpracování pokladny je evidence pokladních pohybů s vazbami na účetnictví a hrazené doklady, devizové pokladny v různých měnách, úhrady dokladů různých měnách s automatickým výpočtem křížových kurzových rozdílů, neproúčtované doklady pro přesnou evidenci stavu pokladny a pozdější proúčtování, snadno modifikovatelné sestavy a tiskové formuláře, přehledné sestavy a tiskové formuláře. U devizových pokladen generuje systém automaticky kurzové rozdíly mezi pokladními pohyby, plynoucí z rozdílného kurzu v jednotlivých dnech.
5.1. Vstup Vstup pokladních dokladů je určen k vlastnímu zpracování jednotlivých položek pokladní knihy. Prvním krokem ve zpracování je výběr pokladny, kterou chceme zpracovávat:
Zpracovávanou pokladnu vybereme dvojklikem myši na řádku s příslušnou pokladní knihou, nebo nastavíte kurzor na pokladnu a stisknete OK. Zobrazí se vstupní okno pokladního dokladu. Systém pracuje se třemi typy pokladních dokladů: ostatní pohyby pokladny, úhrada dodavatelské (přijaté) faktury, úhrada odběratelské (vydané) faktury. Společná část při zpracování pokladního dokladu: Řada – číselná řada přiřazená k pokladní knize (nelze měnit!). Doklad – interní číslo pokladního dokladu určující jednoznačně položku v pokladní knize. Vyškrtnutím volby u čísla dokladu lze číslo dokladu přepsat (stejné číslo však nesmí existovat!). Datum – datum pohybu pokladny. Zůstatek – aktuální zůstatek pokladny.
5.1.1. Ostatní Ostatní platby pokladny jsou všechny pohyby, které nejsou úhradou (přijaté nebo vydané) faktury. Při zpracování se určuje příjem nebo výdej, popis položky, případně DPH a částku.
Kód účtování – pokud je vytvořený číselník kódů účtování pokladny, je možné přiřadit pohybu pokladny kód a tím určit způsob zaúčtování pohybu pokladny (příjem, výdej). Kód určuje pohyb (příjem,výdej), účel a dph. Kód není povinný a lze pokračovat bez jeho zadání. Další parametry pohybu je pak nutné určit ručně. 48
Pohyb – určení pohybu příjem na účet nebo výdej pokladní knihy. Účel – textový popis pokladního dokladu. Středisko – pokud účetní jednotka využívá střediskové účtování, vloží se středisko. Doklad s DPH, bez DPH – pokud pokladní doklad s DPH, volba s DPH zobrazí tabulku s rozpisem jednotlivých sazeb DPH (základy a daně). Částka – částka pokladního dokladu. Následuje volitelné rozúčtování dokladu. Do rozúčtování se přenese text z položky Účel. Pokud byl použit kód je vygenerována i protistrana k účtu pokladny (211), jinak se protiúčet musí vložit ručně nebo výběrem z účetní osnovy.
5.1.2. Úhrada dodavatelské faktury Úhrada dodavatelské (přijaté) faktur je určena ke spárování pokladního dokladu s přijatou fakturou, která je zapsána v modulu přijatých faktur. Tímto způsobem nelze uhradit fakturu, která není v seznamu. Pokud faktura není v seznamu, musí se buď do seznamu přijatých faktur doplnit, nebo položku výpisu zpracovat v části určené pro ostatní platby. Úhrada dodavatelské faktury se provede tak, že se do položky Variabilní symbol zapíše variabilní symbol z bankovního výpisu. Pokud proběhne spárování variabilního symbolu s přijatou fakturou, doplní se interní číslo faktury do položky Interní číslo a zobrazí se název a adresa dodavatele, celková částka faktury a neuhrazená (zbývající) částka. Do položky Částka vložte částku úhrady z pokladního dokladu.
Po vložení částky úhrady se zobrazí dotaz na rozúčtování úhrady. Rozúčtování se provede na základě účtu pokladny (211) uvedeného v seznamu pokladen a účtu dodavatelů (321) podle kódu účtování uvedeného u hrazené faktury:
Uložením rozúčtování se přejde k zadání dalšího pokladního dokladu.
5.1.3. Úhrada odběratelské faktury Úhrada odběratelské (vydané) faktur je určena ke spárování příjmového pokladního dokladu s vydanou fakturou, která je zapsána v modulu vydaných faktur. Tímto způsobem nelze uhradit fakturu, která není v seznamu. Pokud faktura není v seznamu, musí se buď do seznamu vydaných faktur doplnit, nebo položku pokladny u zpracovat v části určené pro ostatní platby. Úhrada odběratelské faktury se provede tak, že se do položky Variabilní symbol zapíše variabilní symbol z pokladního dokladu. Pokud proběhne spárování variabilního symbolu s vydanou fakturou, zobrazí se název a adresa odběratele, celková částka faktury a neuhrazená (zbývající) částka. Do položky Částka vložte částku úhrady z pokladního dokladu.
49
Po vložení částky úhrady se zobrazí dotaz na rozúčtování úhrady. Rozúčtování se provede na základě účtu pokladny (211) uvedeného v seznamu pokladen a účtu odběratelů (311) podle kódu účtování uvedeného u hrazené faktury:
Uložením rozúčtování se přejde k zadání další položky pokladní knihy.
5.2. Prohlížení Prohlížení pokladen je určeno k zobrazení a zpětné kontrole pořízených pokladních dokladů. V prohlížení lze doklad také otevřít a provést opravu.
5.2.1. Pokladní doklady Podrobné prohlížení všech pořízených pokladních prohlížení se zobrazí tyto údaje:
dokladů pro zvolenou pokladnu. V základním nastavení
Pořadí a zobrazené sloupce lze uživatelsky nastavit. Viz. popis číselníku.
5.2.2. Nerozúčtované doklady V průběhu zpracování pokladních dokladů lze rozúčtování některých dokladů odložit a provést jejich rozúčtování později. K zjištění, které pokladní doklady nejsou dosud rozúčtovány, se používá prohlížení nerozúčtovaných dokladů. Zobrazení údajů je obdobné jako u základního prohlížení pokladních dokladů.
5.2.3. Denní zůstatky V prohlížení se zobrazí denní zůstatky pokladny a celkový kredit nebo debet podle jednotlivých dnů.
5.3. Tisky Tiskové sestavy jsou určeny k opisu uložených údajů (pokladních dokladů). Tisk je proveden buď na papír (laserovou tiskárnu) nebo je možné ukládání tiskových sestav v elektronické podobě (PDF).
50
5.3.1. Pokladní doklad Každý zapsaný doklad lze vytisknout ve formě samostatného tiskového formuláře. Před tiskem samostatného dokladu je třeba zvolit pokladnu, ze které má tisk proběhnout a zadat číslo pokladního dokladu. K výběru dokladu ze seznamu lze využít tlačítko
Vytištěný pokladní doklad má podobu:
5.3.2. Přehled pokladních dokladů Přehled pokladních dokladů je podrobný soupis pokladní knihy pro zadaný rozsah datumů:
Od – Do – rozsah datumů pro tisk. Pokladna – výběr pokladny pro tisk. Měna – měna pro tisk soupisu Tisková sestava soupisu dokladů vypadá takto:
5.3.3. Přehled účtování Kromě soupisu dokladů je často potřeba vědět, jak je který doklad zaúčtován (jaké účty se použily). Stejně jako v předchozím tisku je potřeba nejprve určit rozsah datum a vybrat pokladnu:
51
V tiskové sestavě jsou obsažena tyto data:
5.3.4. Pokladní deník Po zadání rozsahu datum se vypíše opis pokladní knihy.
5.3.5. Soupis DPH Pokud se při zpracování pokladny použije zápis daně z přidané hodnoty, je užitečné vypsat přehled těchto položek obsahujících DPH. Zároveň sestava může sloužit jako podklad pro kontrolu daňových dokladů
5.3.5.1. Daň na vstupu Soupis položek výpisu, ve kterých byla uplatněna daň na vstupu (odpočet) má tuto formu:
Nejprve určíme daňové období pro přiznání daně z přidané hodnoty (měsíc, čtvrtletí) a proveďte tisk:
5.3.5.2. Daň na výstupu Stejně jako u tisku daně na vstupu lze provést tisk dokladů s DPH pro doklady s daní na výstupu.
5.4. Storno posledního dokladu V průběhu zpracování pokladních dokladů může nastat situace, kdy je potřeba zrušit zadání několika posledních dokladů. K těmto účelům slouží storno posledního dokladu. Pokud byla posledním dokladem 52
úhrada faktury (ať už přijaté nebo vydané), bude úhrada faktury také zrušena a faktura bude nezaplacená. Výběrem položky menu se zobrazí poslední doklad a po kontrole stiskem tlačítka Provést storno se doklad zruší a zároveň se posune číslování dokladu o jeden doklad zpět.
5.5. Seznam pokladen Seznam pokladen je seznam pokladních knih, používaných účetní jednotkou. Pokladní knihy mohou být vedené ve stejné měně, nebo v různých měnách. V uložených údajích se definují základní parametry potřebné pro zpracování pokladen v účetním systému. Pokladny jsou zobrazeny v základním číselníku, kde lze zakládat nové pokladny, případně opravovat stávající pokladny:
Údaje se do seznamu vkládají v několika částech (záložkách) editačního okna:
Základní:
Označení – kód v seznamu pokladen (jednoznačné číselné nebo jiné označení). Název – textový popis pokladní knihy. Účet – účet z účetní osnovy určený pro účetní evidenci pokladny (211). Pokud se používá více pokladen, je nutné použít pro každý účet samostatnou analytiku. Výběr ze seznamu účtů lze provést klávesou F9 nebo tlačítkem ? . Účet DPH základní – účet daně z přidané hodnoty určený pro základní sazbu. Účet DPH snížená – účet daně z přidané hodnoty určený pro sníženou sazbu. Měna – měna, ve které je vedena pokladní kniha. Pokud je měna jiná než CZK, vkládají se všechny částky (úhrady a ostatní platby) v cizí měně a podle vloženého kurzu jsou přepočteny na základní účetní měnu (Kč) a zaúčtovány.
Počáteční zůstatky:
53
Záložka počátečních zůstatků je určena k zadání počátečních zůstatků na začátku účetního období. Vloží se jak zůstatek v účetní měně (Kč) tak i v cizí měně (pokud se používá). Pokud se provede roční uzávěrka (přechod na nový rok), jsou počáteční stavy nastaveny automaticky.
Číslování dokladů:
Číslování dokladů je nutné nastavit, aby se každá pokladní kniha číslovala svoje pohyby jednou souvislou řadou interních čísel. Číselná řada – označení číselné řady pro pokladnu – ZADÁNÍ: musí začínat PO a za znaky musí být opsán kód ze seznamu pokladen viz. Označení v záložce Základní. Maska číselné řady – vzor, na základě kterého se vytvoří formát interního čísla pokladního dokladu – počet znaků # udává počet znaků čísla dokladu. Poslední číslo – naposledy použité číslo pokladního dokladu, při zadávání nového dokladu se toto číslo zvětší o jedničku. Změna číselné řady – příznak, zda bude při pořizování dokladu možné ručně opravit číslo pokladního dokladu. Pozn. Pokud je požadavek na samostatné číslování příjmových dokladů v jedné souvislé řadě (stejně tak i výdejových dokladů), je potřeba nastavit jednu číselnou řadu pro příjmové doklady (např.PD a kód pokladny, VD a kód pokladny). Ostatní parametry jsou stejné jako v předchozí části.
Přístupy: Účetní systém je koncipován tak, že na základě přihlášení uživatele se podle jeho oprávnění nastavují různé režimy fungování systému. V záložce přístupy lze nastavit jednotlivé uživatele, kteří mají oprávnění zpracovávat danou pokladní knihu.
V okně se zobrazí seznam všech uživatelů a pouze ti, u kterých je nastaveno zaškrtnutí mají přístup ke zpracování bankovního účtu.
5.6. Předkontace (kódy účtování) Účetní systém MAPOS využívá systému předkontací (tzv. kódů účtovaní). Znamená to, že každému zpracovávanému dokladu lze přiřadit kód účtování, který obsahu definovaný způsob zaúčtování dokladu. V kódu je zapsán souvztažný účet pro zaúčtování dokladu. S výhodou se tento systém využívá při zadávání typově shodných dokladů, kdy uživatel nemusí rozhodovat o účtu, na který se provede zúčtování. Kód účtování mu předvyplní zaúčtování automaticky. Navržený způsob zaúčtování lze samozřejmě individuálně u dokladu změnit. V agendě Pokladna není kód povinný. Počet používaných předkontací není nijak omezen.
54
Kód účtování – označení kódu (může být číslo nebo zkratka) např. 001. Název – textový popis předkontace usnadňující orientaci při výběru předkontace ze seznamu. Účet – číslo účtu z účetní osnovy, který bude souvztažný k účtu pokladny (k 211). Pohyb – určení pohyby v pokladní knize Příjem, Výdej a Nespecifikováno. Určí, jaký pohyb pokladny se vygeneruje při použití tohoto kódu. Při použití položky Nespecifikováno se pohyb určí při pořizování dokladu. Daňový doklad – nastavená volba určí, že při zadávání pokladního dokladu se zobrazí daňová tabulka a bude třeba vyplnit základ a daně v jednotlivých sazbách daně z přidané hodnoty.
5.7. Nastavení agendy Nastavení agendy slouží k nastavení voleb, podle kterých se bude pořizování pokladních dokladů chovat:
Přenášet text kódu účtování do popisu (poznámky) – volba zajistí, že text uložený v kódu účtování (předkontaci) se přenese do pořizovaného dokladu a zde ho bude možné případně upravit. Povinně vkládat středisko – při střediskovém účtování volba zajistí povinné vložení čísla střediska, které pokladní operace přísluší.
5.8. Kontrola zůstatku a účtu Pro rychlou kontrolu, zda zůstatek banky podle pořízených výpisů souhlasí se zůstatkem na účtu v účetnictví složí menu Kontrola zůstatku a účtu. V okně se zobrazí zůstatek banky (spočítaný z počátečního zůstatku a součtu příjmů a odečtení všech výdejů) a aktuální zůstatek na účtu banky (221..). Pokud je rozdíl nula, je účtování v pořádku. Pokud je rozdíl nenulový, je chyba pravděpodobně v rozúčtování dokladu, kdy nesouhlasí částka dokladu (položky výpisu) s účtováním na účtu banky (221..).
Ve výběrovém menu se vybere banka, pro kterou se provede kontrola (pokud se používá více bankovních účtů). Následně se vypočte a zobrazí rozdíl. Pozn. Pro kontrolu je nutné, aby v účetní osnově byla u účtu pokladny zatržena volba saldokontní účet!!
55
5.9. Přepočet zůstatků Přepočet zůstatků je akce, která projde všechny pořízené pokladní doklady a podle jejich typu (příjem, výdej) zaktualizuje průběžný zůstatek pokladní knihy. Nejprve se zvolí pokladna, pro kterou chcete provést přepočet a poté se stiskne Přepočítat a proběhne přepočet.
5.10. Import pokladen Při přechodu z verze programu pro DOS je možné provést přenos dat ze staré verze do nové.
56
6. Účetnictví Modul Účetnictví splňuje všechny předpoklady pro efektivní zpracování účetních dat. Podstatná část informací je systémem automaticky vytvářena a přenášena z návazných modulů a agend. Informace v tuzemské a ostatních měnách jsou členěny a odděleně sledovány podle účtů, středisek a zakázek. Samostatnou evidencí je účetní saldokonto. Účtování probíhá v účetních obdobích náležících do kalendářního nebo fiskální roku. Během práce jsou přístupná všechna období a všechny roky. Prvotní doklady jsou systémem přímo propojeny s účetním deníkem. Při práci s deníkem můžete na kliknutí zobrazit vybraný doklad a s ním dále pracovat. Pokud doklad opravíte a znovu zaúčtujete, promítne se oprava do účetnictví automaticky. Podvojné účetnictví je vedeno podle platných zákonů a předpisů. Vyrovnání kursových diferencí, vyrovnání nedoplatků, vyrovnání cenových odchylek párování saldokonta jsou funkce, které šetří Váš čas a práci.
6.1. Vstup účetních dokladů Účetní doklad je účetní záznam, kterým účetní jednotka prokazuje skutečnosti na něm uvedené. Na základě účetního dokladu provede účetní jednotka zaúčtování účetního případu do účetních knih. Účetní doklady jsou podkladem pro účetní zápisy. Účetní doklady jdou průkazné účetní záznamy, v nichž jsou prvotně zaznamenány hospodářské a účetní operace, které mají být zaznamenány v účetnictví.
Podobně jako v ostatních agendách, se účetní doklady skládají z hlavičky dokladu (řada, doklad, datum, popis, dph, ..) a vlastního zaúčtování. Hlavička účetního dokladu slouží k snadnější orientaci při hledání v seznamu účetních dokladů. Řada – řada účetních dokladů (viz. číselník Řady účetních dokladů). Doklad – číslo účetního dokladu (možné změnit). Datum vystavení – datum pořízení účetního dokladu. Import dat – načtení účetního dokladu z jiných agend (např. mzdy, sklady apod.). Pozn. – textový popis obsahu účetního dokladu. Kód účtování – kód předkontace (vzorového účetního dokladu) pro vytvoření účetního dokladu. Středisko – účetní středisko (viz. Číselník středisek). Doklad s DPH, bez DPH – k účetnímu dokladu lze připojit tabulku pro zápis daně z přidané hodnoty a zařadit tak doklad mezi daňové doklady, ze kterých se vytváří přiznání k dani z přidané hodnoty. Objednávka – číslo objednávky přiřazené k účetnímu dokladu. Po uložení hlavičky dokladu se zobrazí dotaz na rozúčtování dokladu. Doklad pak pokračuje vlastním účtováním:
, do dokladu se vloží nový řádek, ve První řádek prázdného účetního dokladu se vloží tlačítkem kterém se postupně vyplní položky: účet (výběr z účetní osnovy F9 nebo ), text účetního případu, má 57
dáti částka strany má dáti, dal částka strany dal, období zúčtovací období účetního případu (formát RRR/MM). pár.symb. párovací symbol pro saldokontní účty. V účetním dokladu lze libovolný řádek smazat pomocí tlačítka . Jestliže v rozepsaném dokladu potřebujete na určitý řádek vložit prázdný řádek, použijte tlačítko . Nový řádek se vloží před řádek, na kterém je nastavený kurzor. Ostatní řádky se posunou dolů. Pro usnadnění pořizování, je možné klávesou F7 zkopírovat údaj z předchozího řádku (účet, text, období, pár.symbol apod.). U položek má dáti a dal se částka zkopíruje „křížem“ tzn. že částka má dáti se zkopíruje do částky dal a naopak. Na konci účetního dokladu se neustále zobrazuje součet stran má dáti a dal a je zobrazen rozdíl. Dokud nejsou obě strany vyrovnané (rozdíl je nula), nelze doklad uložit – doklad musí být podvojně zaúčtován. Uložením účtování dokladu a jeho možným tiskem, se přejde automaticky na zadání dalšího účetního dokladu.
6.2. Prohlížení K rychlému získání informací o stavech účtů nebo pohybech na účtech lze využít položku menu Prohlížení.
6.2.1. Účetní doklady V prohlížení účetních dokladů je zobrazeno datum, zaúčtování, číslo účetního dokladu a text. V seznamu lze doklad otevřít pro opravu nebo ho jen zobrazit.
Detail (rozúčtování) účetního dokladu lze z prohlížení zobrazit tlačítkem Rozúčt. nebo vytisknout doklad tlačítkem pro tisk:
6.2.2. Účetní deník Účetní deník zobrazuje účetní případy chronologicky, hlavní kniha podle jednotlivých účtů. Zobrazuje jednotlivé účetní operace ze všech používaných agend. V zobrazených datech lze snadno vyhledávat údaje podle účtu, textu, dokladu, párovacího symbolu, částky.
6.2.3. Obratová předvaha Předvaha nebo přesněji obratová předvaha je výpis počátečních stavů, obratů a konečných zůstatků všech účtů které účetní jednotka za vybrané období. Předvaha se používá pro formální kontrolu správnosti podvojného účetnictví, neboť při zachování principu podvojnosti se součet všech počátečních stavů a konečných zůstatků musí rovnat nule a součet obratů strany Má dáti se musí rovnat součtu obratů strany Dal.
58
Nejprve je nutné, jaké účetní období se má v prohlížení zobrazit. Pokud nás zajímá jen omezený počet účtů, lze vložit část účtu:
Nastavením parametrů a stisknutím tlačítka Prohlížení se zobrazí celá obratová předvaha:
6.2.4. Směrná účtová osnova Směrná účtová osnova, je seznam, na jehož základě sestavuje účetní jednotka svůj účtový rozvrh (seznam účtů, které bude v účetnictví používat). Účtová osnova rozlišuje deset účtových tříd (0 - 9), které dále dělí do účtových skupin. První číslice účtu je číslo účtové třídy, druhá účtové skupiny. Účetní jednotka si sama určí číslo syntetického účtu (třetí číslice) a analytické členění účtu (většinou další tři číslice účtu). Při zakládání nových účtů do účetní osnovy používané účetní jednotkou se tato směrná účtová osnova používá jako vzor pro vyplnění údajů o účtu. V prohlížení směrné účetní osnovy můžete tento vzor upravovat:
6.3. Tisky Menu tiskových sestav je nejdůležitější část účetního systém. Poskytuje celkový přehled o účetních operacích, výsledku hospodaření, stavu majetku apod. účetní jednotky. Všechny tiskové sestavy se dají generovat i v elektronické podobě (PDF) a u některých je možno vygenerovat i HTML formát, který je nutný pro odesílání dokumentů pomocí datové schránky, nebo může být načten do daňového portálu (elektronické služby české daňové správy).
6.3.1. Účetní doklad Pořízené účetní doklady v menu Účetnictví – Vstup účetních dokladů lze tisknout buď přímo po jejich pořízení, nebo kdykoliv později prostřednictvím tisku účetních dokladů: Řada – číselná řada účetních dokladů. Doklad – číslo účetního dokladu (možno zadat ručně nebo výběrem ze seznamu). Tisk – vytiskne jeden účetní doklad. Konec – bez tisku.
59
6.3.2. Výkaz zisku a ztráty Výkaz zisku a ztráty (někdy zkráceně Výsledovka) ukazuje, jakého hospodářského výsledku společnost dosáhla za sledované a minulé období. Výkaz zisku a ztrát je podle zákona o účetnictví povinnou součástí účetní závěrky. Forma výkazu zisku a ztráty je v ČR upravena, používá se buď ve zkrácené nebo plné verzi. Zájemce z ní získá základní přehled o hospodaření společnosti, velikosti tržeb, nákladů v základním členění (materiálové, mzdové, odpisy…) a výši zisku. Nejprve je potřeba vložit datum, ke kterému se provede vlastní tisk, výkaz zisku a ztráty může mít buď v plném rozsahu nebo ve zkráceném rozsahu podle vnitřních předpisů účetní jednotky. Údaje zahrnuté ve výkazu mohou být v korunách (resp. tak jak byly zaúčtovány) nebo je celý výkaz zaokrouhlen na tisíce. Podle potřeb účetní jednotky se do minulého období dá uvést buď předchozí měsíc nebo konec loňského roku (výkaz na konci účetního období) nebo stejný měsíc loňského roku (při průběžném tisku během účetního období). Do výkazu může být zahrnuta zúčtovaná daň na konci účetního období, nebo je výkaz vytištěn bez zaúčtované daně. (Týká se tisku výkazu na konci účetního období - roku).
6.3.3. Rozvaha Rozvaha je jedním ze základních výkazů účetní závěrky. Tento finanční výkaz podává přehled o majetku účetní jednotky (aktivech) a zdrojích jeho krytí (pasivech) v peněžním vyjádření k určitému datu (rozvahovému dni) a umožňuje tak posoudit finanční pozici účetní jednotky. Rozvaha se proto také někdy nazývá výkazem o finanční pozici. Na rozdíl od jiných účetních výkazů (například výkazu zisku a ztráty), které zobrazují hodnoty platné za určité období (tokové veličiny), zobrazuje rozvaha hodnoty platné k určitému okamžiku (stavové veličiny). Formálně správně sestavená rozvaha musí splňovat základní bilanční rovnici – tzn. součet aktiv se musí rovnat součtu pasiv. Obsah, rozsah a formu rozvahy určují účetní standardy, podle kterých se výkaz sestavuje (a podle kterého se také většinou vede i celé účetnictví). Rozvaha se tiskne vždy ke zvolenému dni (buď v průběhu nebo na konci účetního období). Forma rozvahy může být buď v v plném rozsahu nebo ve zkráceném rozsahu podle vnitřních předpisů účetní jednotky. Zahrnuté údaje v rozvaze mohou být buď v korunách (resp. v částkách pořízených při účtování) nebo zaokrouhlené na tisíce.
6.3.4. Obratová předvaha Obratová předvaha je výpis počátečních stavů, obratů a konečných zůstatků všech účtů , které účetní jednotka použila. Tisková sestava poskytuje informace o obratech účtů na začátku účetního období, obraty ve zvoleném měsíci a celkové obraty od počátku účetního období a především konečný stav účtů. Sestava poskytuje i mezisoučty za syntetické účty (účetní skupiny) a také lze zvolit pouze určitou skupinu účtů.
6.3.5. Hlavní kniha Hlavní kniha zahrnuje syntetické účty podle účtového rozvrhu, které obsahují minimálně tyto informace: a) zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha, b) souhrnné obraty strany Má dáti a Dal účtů, alespoň za kalendářní měsíc, c) zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka. 60
Na rozdíl o deníku, kde se účetní zápisy uspořádávají z hlediska časového (chronologicky), se v hlavní knize účetní zápisy uspořádávají z hlediska věcného (systematicky). Tisk hlavní knihy lze provést jak pro určený časový rozsah (jeden měsíc) tak i pro celé účetní období (rok) zadáním rozsahu období od do. Do sestavy se zahrnou buď všechny účty na kterých byl v určeném časovém období pohyb nebo lze zvolit pouze skupinu účtů (případně pouze jeden účet). Další možností sestavy je zvolit si párovací symbol a vytisknout všechny účetní pohyby přiřazené tomuto párovacímu symbolu.
6.3.6. Účetní deník Účetní deník zobrazuje účetní případy chronologicky, hlavní kniha podle jednotlivých účtů. Tisk účetního deníku lze provést jak pro určený časový rozsah (jeden měsíc) tak i pro celé účetní období (rok) zadáním rozsahu období od do. Do sestavy se zahrnou buď všechny agendy nebo vybrat určitou agendu a tisk provést pouze pro údaje, vytvořené v této agendě.
6.3.7. Zakázky Tisk zakázek je určený k sestavení přehledu o účetních pohybech na jednotlivých zakázkách. Pokud si účetní jednotka zvolila možnost účtovat zakázkově, tzn. že ke zvoleným účtům se během účtování přiřazuje i zakázka, dává tisk zakázek informaci o průběhu zakázky. Zvolit lze buď souhrnný seznam všech zakázek (výsledek zakázky) nebo podrobné pohyby na vybrané zakázce.
6.3.8. Střediska Tisk středisek je určený k sestavení přehledu o účetních pohybech na jednotlivých střediscích. Pokud si účetní jednotka zvolila možnost účtovat střediskově, tzn. že ke zvoleným účtům se během účtování přiřazuje i středisko, dává tisk středisek informaci o pohybech na jednotlivých střediscích. Zvolit lze buď souhrnný seznam všech středisek (výsledek středisek) nebo podrobné pohyby na vybraném středisku.
6.3.9. Přehled aktiv a pasiv Přehled o aktivech a pasivech dává jednak rozvaha, tak i tato tisková sestava. V účetní osnově jsou rozvažné účty nastaveny buď jako aktivní nebo pasivní. Tyto účty se pak zahrnují do sestavy přehlednu aktiv a pasiv. Rozdíl součtu aktiv a pasiv dává buď zisk nebo ztrátu účetní jednotky. Tisk přehledu aktiv a pasiv se provádí vždy ke konci zvoleného měsíce (období). Sestava obsahuje jednotlivé účty, názvy účtů, obraty zvoleného měsíce a zůstatek účtů od počátku roku.
6.3.10. Přehled nákladů a výnosů Přehled nákladů a výnosů dává jednak výsledovka, tak i tato tisková sestava. V účetní osnově jsou výsledovkové účty nastaveny buď jako výnosové nebo nákladové. Tyto účty se pak zahrnují do sestavy přehlednu nákladů a výnosů. Rozdíl součtu výnosů a nákladů dává buď zisk nebo ztrátu účetní jednotky. Ne všechny nákladové účty jsou daňově uznatelné a do nákladů účetní jednotky se nezapočítávají. Nákladové účty se v účetní osnově ozačují jako daňově uznatelné. Aby byl obraz o hospodaření účetní jednotky přesný, lze tyto daňově neuznatelné účty ze sestavy vyloučit, nebo naopak vytisknout pouze tyto účty. Na konci účetního období je možné z tisku vyloučit zaúčtovanou daň.
61
6.3.11. DPH Je-li účetní jednotka plátcem daně z přidané hodnoty (měsíčním nebo čtvrtletním), má povinnost v příslušných termínech podávat vyplněný tiskopis Přiznání k dani z přidané hodnoty, případně, obchoduje-li v rámci zemí EU, pak podává Souhrnné hlášení o uskutečněných plněních (souhrnné hlášení je pouze v elektronické podobě). Další sestavy jsou určeny pro kontrolní tisky, nebo jako přílohy.
6.3.11.1. Přiznání k dani z přidané hodnoty Formulář poskytuje přehled o přijatých a uskutečněných zdanitelných plněních účetní jednotky. Přiznání se podává na předepsaných tiskopisech. Aktuální tiskopis naleznete v této části programu. Protože je tiskopis oboustranný, tiskne se nejprve úvodní stránka,poté se papír otočí a vytiskne se druhá strana tiskopisu. Typ přiznání – řádné, opravné, dodatečné. Zdaňovací období – měsíc, čtvrtletí (měsíční – vloží se měsíc, za který se přiznání podává, čtvrtletí – vloží se čtvrtletí, za které se přiznání podává). Rok – rok pro výběr údajů do přiznání k DPH. Řada dokladů – řada dokladů (zde pouze Vše). Datum tisku – datum sestavení přiznání k dani z přidané hodnoty. Zaokrouhlení – zaokrouhlení údajů ve formuláři přiznání k dani z přidané hodnoty (pro FÚ vždy na koruny, pro kontrolu účetní jednotky možnost tisku nezaokrouhleně (haléře). XML – tvorba XML souboru pro odeslání pomocí datové schránky, nebo pro načtení do daňového portálu (elektronické služby české daňové správy).
6.3.11.2. Záznamní povinnost – podrobná Záznamní povinnost k přiznání k dani z přidané hodnoty slouží jako příloha k přiznání. Jsou v ní zahrnuty všechny doklady (resp. doklady zvolené agendy), které vstupují do přiznání. U každého dokladu je pak zobrazeno zdanitelné plnění, text dokladu, částka a rozložení základů a daní podle jednotlivých sazeb. Zdaňovací období – měsíc, čtvrtletí (měsíční – vloží se měsíc, za který se přiznání podává, čtvrtletí – vloží se čtvrtletí, za které se přiznání podává). Rok – rok pro výběr údajů do přiznání k DPH. Řada dokladů – řada dokladů (zde pouze Vše nebo vybraná agenda). Datum tisku – datum sestavení přiznání k dani z přidané hodnoty.
6.3.11.3. Záznamní povinnost – stručná Podobně jako záznamní povinnost podrobná, slouží záznamní povinnost stručná jako rychlý přehled údajů z jednotlivých agend. Sestava obsahuje pouze součty základů a daní pro jednotlivé sazby za každou agendu. Informace slouží k rychlému přehledu údajů vstupujících do přiznání k dani z přidané hodnoty.
6.3.11.4. Souhrnné hlášení Souhrnné hlášení k DPH - je formulář Ministerstva financí ČR, ve kterém se vykazují veškeré vývozy do EU osobám registrovaným jako plátci DPH a to za kalendářní čtvrtletí v členění dle DIČ odběratele a typu transakce, pokud taková transakce nastala. Souhrnného hlášení týká plátců DPH, kteří: • dodávají zboží do jiného členského státu osobě registrované k dani v jiném členském státě, • přemisťují obchodní majetek do jiného členského státu, • dodávají zboží kupujícímu při zjednodušeném postupu v třístranném obchodu, pokud je plátce prostřední osobou v této transakci, • poskytují služby s místem plnění v jiném členském státě (s výjimkou služeb, které jsou v jiném členském státě osvobozeny od daně) osobě registrované k dani v jiném členském státě, u nichž je povinen přiznat a zaplatit daň příjemce služby. 62
Údaje ve vstupním okně jsou potřebné pro vytvoření přenosového souboru, který je možné zaslat buď prostřednictvím datových schránek nebo ho lze načíst do daňového portálu. Vyplněním údajů s stiskem tlačítka Vytvořil XML se vygeneruje soubor a otevře se standardní průvodce pro uložení souboru.
6.3.11.5. Soupis účetních dokladů s DPH na vstupu Každá agenda má svůj soupis daňových dokladů. Protože i účetní doklady mohou být zapsány jako daňové, je zde možnost vytisknout soupis těchto dokladů – v tomto případě doklady s daní na vstupu (přijatá zdanitelná plnění).
6.3.11.6. Soupis účetních dokladů s DPH na výstupu Každá agenda má svůj soupis daňových dokladů. Protože i účetní doklady mohou být zapsány jako daňové, je zde možnost vytisknout soupis těchto dokladů – v tomto případě doklady s daní na výstupu (uskutečněná zdanitelná plnění).
6.3.12. Kontrolní tisky Soustava tisků sloužících uživatelům ke kontrole uložených údajů.
6.4. Storno účetního dokladu Pokud se rozhodnete zrušit dříve pořízený účetní doklad, použijte volbu Storno účetního dokladu. V dialogovém okně zvolte řadu a účetní doklad, který má být stornován. Provést storno – provede zrušení zvoleného účetního dokladu. Pokud zrušený doklad nebyl posledním, vznikne v číselné řadě účetních dokladů mezera, kterou je potřeba zaplnit např. jiným účetním dokladem.
6.5. Řady účetních dokladů V modulu účetnictví probíhá automatické číslování nově vkládaných dokladů podle vytvořených číselných řad. Proto musí být vytvořena alespoň jedna číselná řada. Kromě jedné základní řady lze vytvořit další číselné řady. V každé číselné řadě pak probíhá samostatná číselná řada. Při vstupu účetního dokladu se zvolí příslušná číselná řada a až do další změny se používá zvolená řada. Nová číselná řada účetních dokladů se založí v prohlížení číselných řad účetních dokladů klávesou F4 nebo tlačítkem Nový.
63
Číselná řada – zkratka (označení) číselné řady pro snadnější určení řady. Maska číselné řady – nastavení formátu číselné řada. Maska určuje pevnou část čísla (např. rok) a část, která se automaticky zvětšuji pro další doklady. Poslední číslo – posledně uložené číslo účetního dokladu. Toto číslo se při vložení nové položky do seznamu automaticky zvětší o jedničku. Změna číselné řady – volba, která umožní editovat (měnit) číslo účetního dokladu. Název – podrobnější popis číselné řady. Aktuální řada – prvně nabízená číselná řada Přístupy – nastavení uživatelů, kteří mohou tuto řadu používat.
6.6. Nastavení agendy Nastavení agendy Účetnictví určuje parametry chování agendy. Volbou parametrů může uživatel ovlivnit chování modulu.
6.6.1.
Parametry účetnictví
Parametry účetnictví nastavují způsob pořizování účetních zápisů ve všech agendách. Jestliže se účetní jednotka rozhone pro střediskové účtování, bude se za každým účtem (resp. podle nastavení v účetní osnově), vyžadovat vložení střediska (buď volitelně nebo povinně). Kromě střediska je možné zvolit další úroveň zaúčtování a to je zakázkové účtování. Účet je pak následován zadáním označení zakázky (z číselníku zakázek). Stejně jako u střediska, je v osnově jako parametr účtu přiřazena volba, zda je účet zakázkový a je-li zakázka povinná.
6.6.2.
Řádky výkazu zisku a ztráty
Výkaz zisku a ztráty je definovaný formulář s předem daným počtem řádků a syntetických účtů přiřazených k určitým řádkům. Pokud účetní jednotka má drobné odlišnosti v účetní osnově, může v tomto číselníku upravovat účty přiřazené na jednotlivé řádky výkazu. Seznam řádků a účtů je samostatně vytvořen pro výkaz zisku a ztráty jak v plném tak i zkráceném rozsahu.
6.6.3.
Řádky rozvahy
Rozvaha je definovaný formulář s předem daným počtem řádků a syntetických účtů přiřazených k určitým řádkům. Pokud účetní jednotka má drobné odlišnosti v účetní osnově, může v tomto číselníku upravovat účty přiřazené na jednotlivé řádky výkazu. Seznam řádků a účtů je samostatně vytvořen pro rozvahu jak v plném tak i zkráceném rozsahu.
6.6.4.
Inicializace
Inicializace vygeneruje počáteční nastavení řádků výkazu zisku a ztráty a rozvahy.
6.7. Import účetních dokladů z DOSu Při přechodu ze staré verze programu MAPOS (DOS) na verzi určenou pro WINDOWS v průběhu účetního období, je potřeby importovat i historii průběhu účtování v přenášeném účetním období. V dialogovém okně se nastaví všechny potřebné parametry importu a pak proběhne vlastní import.
6.8. Import počátečních stavů Při přechodu ze staré verze programu MAPOS (DOS) na verzi určenou pro WINDOWS po skončení účetního období, je potřeby importovat pouze úvodní doklad s nastavením počátečních stavů rozvažných účtů. V dialogovém okně se nastaví všechny potřebné parametry importu a pak proběhne vlastní import.
64
7. Číselníky 7.1. Účetní osnova Účtová osnova, nebo také směrná účtová osnova, je seznam, na jehož základě sestavuje účetní jednotka svůj účtový rozvrh (seznam účtů, které bude v účetnictví používat). Účtová osnova rozlišuje deset účtových tříd (0 - 9), které dále dělí do účtových skupin. První číslice účtu je číslo účtové třídy, druhá účtové skupiny. Účetní jednotka si sama určí číslo syntetického účtu (třetí číslice) a analytické členění účtu (většinou další tři číslice účtu). Podobu účtové osnovy stanoví vyhláška č. 500/2002 Sb. Používání účtové osnovy upravuje kromě vyhlášky i zákon o účetnictví. Od roku 2003 již účtová osnova neobsahuje čísla syntetických účtů. Většina účetních jednotek nadále používá syntetická čísla účtů podle starší verze účtové osnovy.
Založení nového účtu: Po instalaci programu je vygenerována základní účetní osnova (bez syntetického členění). Účetní jednotka si musí účty v osnově přizpůsobit vlastním potřebám. Číslo účtu – číslo účtu podle směrné účetní osnovy (vkládá se ve formátu: XXX-AA kde XXX je syntetická část účtu a AA je jeho analytická část. Systém automaticky vygeneruje název účtu podle směrné účetní osnovy. Název účtu je možné doplnit nebo změnit. Název – textový popis účtu. Podle používaných jazyků, je možné vložit název účtu i v dalších jazycích. Druh účtu – podle účtové třídy se určí druh účtu: Rozvažný (0-4), Výsledovkový (5,6), Závěrkový (7) a Vnitropodnikový (8,9). Druhu účtu je určující pro zařazení účtu do sestav přehledů aktiv a pasiv a přehledu nákladů a výnosů. Typ účtu – typ účtu vztahující se k druhu účtu: pro výsledovkové účty: daňový (daňově uznatelný) a nedaňový (daňově neuznatelný), rozvažné účty: aktivní, pasivní, aktivní/pasivní podle zůstatku. Saldokontní účet – účet u kterého sledován zůstatek s agendou (321 – nezaplacené přijaté faktury, 311 – nezaplacené vydané faktury, 221 – zůstatek banky, 211 – zůstatek pokladny). Střediskový účet – účet, u kterého bude možnost vložit v účetním zápise číslo střediska. Povinný střediskový účet – pokud je účet označený jako střediskový je možné vynutit si povinné vložení čísla střediska. Zakázkový účet – účet, u kterého bude možnost vložit v účetním zápise číslo zakázky. Povinný zakázkový účet – pokud je účet označený jako zakázkový je možné vynutit si povinné vložení čísla zakázky.
7.2. Adresář Adresář je jedním z nejdůležitějších seznamů (číselníků) používaných v systému mapos. Využívá se jak v modulech Přijatých a Vydaných faktur, tak především v modulu Fakturace. Obsahuje seznam dodavatelů a odběratelů. Ke každé adrese lze přiřadit řadu údajů důležitých např. pro fakturaci, kontaktní údaje, poznámky, členění do různých skupin podle regionů nebo referentů (prodejců). Z adresáře lze vytvořit například telefonní seznam s telefonem, faxem nebo e-mailem pro více osob k adrese. Adresy lze pro účely fakturace i vzájemně provázat, kdy jedna adresa slouží jako příjemce a druhá adresa jako fakturační (odběratelská) adresa. 65
V řádku prohlížení adresáře jsou postupně zobrazeny následující údaje: pořadové číslo adresy v seznamu adres, vyhledávací jméno, ulice, město, typ adresy, odběratele, kontaktní osoba, telefon, IČ, DIČ, Protože je údajů o kontaktu celá řada, jsou uloženy v několika „záložkách“. Po otevření záložky se ….. zobrazí údaje, které jsou v ní uloženy. Jako první se otevírá vždy záložka s firemními údaji, kde jsou nejdůležitější informace. V dalších záložkách jsou údaje méně důležité, které významným způsobem rozšiřují vlastnosti kontaktu (bankovní spojení, kontaktní osoby). Do adresáře se nová položka zařadí s těmito údaji:
Záložka Firemní údaje: Č.adr.: pořadové číslo adresy v seznamu adres. Je přiřazováno automaticky a při změně nastavení volby nad číslem adresy je možné zapsat číslo adresy ručně (např. pro doplnění chybějícího čísla po zrušené adrese). Velikost (formát čísla) je nastaven v číselníku automatického číslování tabulek (viz. menu Číselníky –
Systémové tabulek).
–
Automatické
číslování
obchodní jméno Obchodní jméno: právnické nebo fyzické osoby podle obchodního rejstříku nebo podle živnostenského listu. Pokud je obchodní jméno příliš dlouhé, nebo je potřeba pro lepší formátování adresy při tisku, je možné psát obchodní jméno do více řádků. Přechod na nový řádek se provede současným stisknutím kláves SHIFT a ENTER. Vyhledávací název: vyhledávací název je určen pro hledání v adresáři. Standardně se do vyhledávacího názvu zkopíruje celé obchodní jméno. Aby bylo možné snadněji vyhledávat, je možné tento vyhledávací název upravit tak, aby byl název adresy jednoznačný a lépe charakterizoval uloženou adresu. Podle tohoto vyhledávacího názvu se pak třídí adresář. IČ: identifikační číslo organizace (právnické nebo fyzické osoby) DIČ: daňové identifikační číslo organizace (právnické nebo fyzické osoby) Adresa: pro adresu dodavatele nebo odběratele jsou určena pole v tomto pořadí: ulice, PSČ, město, země(země se nezadává ručně, ale výběrem ze seznamu – viz. Číselníky – Systémové – Státy). Osoba: kontaktní osoba, jméno osoby která zastupuje firmu. V této položce je uložen základní kontakt, podrobnější seznam kontaktů je v záložce Ostatní – Kontakty na osoby. K adrese lze přiřadit více kontaktů (osob). K osobě je možné přiřadit jméno, funkce, mobil, e-mail, telefon. Telefon: telefonní spojení na firmu. Mobil: kontaktní spojení na mobil. Fax: faxové spojení (číslo faxu). E-mail: e-mailová adresa firmy. Web: www stránky firmy. Forma: právní forma organizace. Vyberte jednu ze dvou forem: Právnická osoba nebo Fyzická osoba. Forma úhrady: forma úhrady pro fakturaci. V adresáři lze přednastavit nejčastěji používanou formu úhrady vystavovaných faktur. Z nabídky lze vybrat předdefinované formy úhrad (viz. Číselníky – Fakturace – Způsoby úhrady). Nastavená forma úhrady se použije vždy, když se vystavuje faktura danému odběrateli. Na konkrétní faktuře pak lze ještě tuto formu úhrady změnit. Pokud se v adresáři žádná forma úhrady nezadá, použije se standardní forma nastavená ve volbách programu. Splatnost: počet dní splatnosti faktur. Odběrateli lze přiřadit jeho vlastní (sjednaný) termín úhrady resp. počet dní splatnosti. Datum splatnosti faktury se tak určí z data vystavení faktury a tohoto počtu dnů splatnosti. Na faktuře lze tento počet dnů splatnosti ještě změnit. Pokud není počet dnů splatnosti u adresy uveden, pro výpočet data splatnosti se použije standardní splatnost nastavená v programu. Měna: fakturační měna pro odběratele. Pokud chcete vystavovat faktury v cizí měně, je možné přímo k odběrateli zadat fakturační měnu, ve které se faktura vystaví. Vybrat lze z měn, které jsou definované v menu 66
Číselníky – Systémové – Měny. Standardně se nastaví korunová měna. Jazyk: volba fakturačního jazyka. K adrese lze nastavit jazyk, ve kterém se budou tisknout vystavované doklady. Vybrat lze pouze jazyky, které bylo založeny v číselníku Systémové – Jazyky. Pokud požadovaný jazyk v seznamu chybí, lze ho přímo ze vstupu založit. Fakt.odběratel: číslo adresy z adresáře. V tomto poli lze nastavit takový režim fakturace, kdy se doklad (dodací list, faktura) vystaví na adresu z položky Č.adr., ale jako odběratel se na faktuře uvede adresa s číslem uloženým v položce příjemce faktury. Tímto způsobem lze vystavovat doklady (faktury) na různé odběratele, kteří mají jednu společnou odběratelskou (fakturační) adresu. V tom případě je odběratel pouze příjemcem faktury. Je-li příjemce faktury vyplněn, zobrazí se jeho adresa. Způsob dopravy: nejčastěji používaný způsob dopravy pro odběratele. Bude se přenášet do parametrů faktury a pro konkrétní fakturu ho bude možné měnit. Jako způsob dopravy se nabízejí pouze hodnoty nastavené v číselníku Fakturace – Způsoby dopravy. Pokud požadovaný způsob dopravy není v seznamu uveden, lze ho přímo z adresáře doplnit do seznamu. Dodav.kód: dodavatelský kód. Tento kód mohou vyžadovat někteří odběratelé, které přiřazují svým dodavatelům identifikační kódy a poté vyžadují, aby byl tento kód uváděn na dokladech pro snadnější identifikaci dodavatele. Pokud odběratel toto vyžaduje, uležte jeho identifikační kód do tohoto pole. Uživatelské rozlišení kontaktu: kromě výše uvedených nastavení a rozlišení kontaktů lze využít i vlastní rozlišování kontaktů, kdy si uživatel sám vytvoří číselník skupin kontaktů zcela podle svých potřeb. Kontaktu se pak přiřadí výběrem ze seznamu. Seznam je vytvořen v menu Číselníky – Adresář – Rozlišení kontaktů. Jestliže při novém kontaktu nebo opravě staršího položka v rozlišení chybí, lze ji do seznamu doplnit přímo z kontaktu.
Poznámka: záložka, ve které je možné zapsat libovolný text s poznámkou k adrese. Záložka Ostatní: V záložce Ostatní jsou uvedeny doplňující údaje ke kontaktu. Jsou zde Kontaktní osoby a Bankovní spojení. V obou seznamech se nová položka přidá pomocí tlačítka kterým založíte novou položku do seznamu. zrušit
Pokud chcete položku ze seznamu použijte tlačítko
Kontaktní osoby: seznam kontaktních osob přiřazených k dané adrese. Vkládají se v pořadí:
jméno osoby, funkce, mobil, e-mail, telefon pevná linka. Bankovní spojení: seznam bankovních účtů dodavatele nebo odběratele. Bankovní spojení má v podstatě význam pouze pro dodavatele, kdy se bankovní spojení využije u přijatých faktur pro tvorbu úhrad pomocí převodních příkazů. U odběratelů má význam pouze pro dobropisy jako informace pro úhrady dobropisů. Údaje se vkládají v tomto pořadí: kód banky (s možností výběru ze seznamu) po zadání nebo výběru kódu banky se ze seznamu přenese název banky, doplní se pobočka banky,předčíslí čísla účtu (max.6cifer), číslo účtu, mezinárodní formát čísla účtu – IBAN (důležitý pro faktury vystavené mimo ČR),
mezinárodní identifikace platby BIC (swift kód) a měna účtu.
7.3. Střediska Číselník středisek je seznam středisek používaných ve firemní agendě. Přiřazení čísla střediska k dokladu může mít další návaznost na účetnictví. Je to jednoduchý číselník s číslem střediska a názvem střediska.
Středisko se vloží nebo opraví: Číslo střediska: číslo nebo označení střediska. Maximální počet znaků je 5. Název střediska: textový název střediska.
67
7.4. Zakázky Číselník zakázek je seznam zakázek používaných ve firemní agendě. Přiřazení čísla zakázky k účetnímu dokladu, může mít další návaznost na účetnictví. Je to jednoduchý číselník s číslem zakázky a názvem zakázky.
Zakázka se vloží nebo opraví: Číslo zakázky: číslo nebo označení zakázky.V označení zakázky mohou být použity jak cifry tak i písmena. Název zakázky: textový název zakázky. Aktivní – příznak, zda je zakázka aktivní a má se zobrazovat při výběru zakázky ze seznamu. Středisko – středisko, kterému je zakázka přiřazena. Adresář – položka z adresáře, které je zakázka přiřazena. Datum založení – datum založení zakázky. Dat. plán.ukončení – datum plánovaného ukončení zakázky. Dat. Skut..ukončení – datum skutečného ukončení zakázky.
7.5. Pracovníci Seznam jmen pracovníků je jednoduchý číselník s kódem a jménem pracovníka. Pracov. – kód pracovníka (číslo, zkratka,..) Jméno – jméno a příjmení pracovníka. Seznam pracovníků se používá především v agendě Majetek, kde je drobný investiční majetek přiřazován vybranému pracovníkovi.
7.6. Místa uložení Seznam míst uložení je jednoduchý číselník s kódem místa uložení a názvem. Místo – označení místa uložení. Název – textový popis místa uložení. Seznam míst uložení se používá především v agendě Majetek, kde je drobný investiční majetek přiřazován na vybrané místo uložení (budova, kancelář, místnost apod).
7.7. Číselné řady V každé agendě (modulu) účetního systému jsou doklady číslovány v souvislých číselných řadách. Každá agenda tak musí mít založenu alespoň jednu číselnou řadu. Při instalaci systému je tato číselná řada vygenerována automaticky a uživatel si může další číselné řady přidávat.
7.7.1. Řady přijatých faktur V systému evidence přijatých faktur se používá interní číslování faktur. Kromě hlavní řady přijatých faktur, lze založit a pro číslování faktur využít další číselné řady. V každé číselné řadě pak probíhá samostatná číselná řada. Při vstupu faktury se zvolí příslušná číselná řada a až do další změny se používá zvolená řada. Viz kapitola Přijaté faktury – Řady přijatých faktur.
7.7.2. Řady vydaných faktur V systému evidence vydaných faktur probíhá automatické číslování nově vkládaných dokladů podle vytvořených číselných řad. Proto musí být vytvořena alespoň jedna číselná řada. Kromě jedné základní řady lze vytvořit další číselné řady. (např. pro daňové doklady na přijaté platby, stornovací faktury, apod.). V každé číselné řadě pak probíhá samostatná číselná řada. Při vstupu faktury se zvolí příslušná číselná řada a až do další změny se používá zvolená řada. 68
7.7.3. Seznam bankovních účtů Seznam bankovních účtů je seznam bankovních účtů používaných účetní jednotkou. Účty mohou být vedené ve stejné měně, nebo v různých měnách. V uložených údajích se definují základní parametry potřebné pro zpracování výpisů v účetním systému.
7.7.4. Seznam pokladen Seznam pokladen je seznam pokladních knih, používaných účetní jednotkou. Pokladní knihy mohou být vedené ve stejné měně, nebo v různých měnách. V uložených údajích se definují základní parametry potřebné pro zpracování pokladen v účetním systému.
7.8. Předkontace Účetní systém MAPOS využívá systému předkontací (tzv. kódů účtovaní). Znamená to, že každému zpracovávanému dokladu lze přiřadit kód účtování, který obsahu definovaný způsob zaúčtování dokladu. V kódu je zapsán souvztažný způsob zaúčtování dokladu. S výhodou se tento systém využívá při zadávání typově shodných dokladů, kdy uživatel nemusí rozhodovat o účtu, na který se provede zúčtování. Kód účtování mu předvyplní zaúčtování automaticky. Navržený způsob zaúčtování lze samozřejmě individuálně u dokladu změnit.
7.9. Systémové Systémové číselníky jsou číselníky, které jsou společné všem agendám (modulům) účetního systému. Jsou v nich uložena data potřebná pro pořizování dokladů. Některé z nich mají parametry dané legislativou a jejich hodnoty jsou určeny příslušnými zákony.
7.9.1. Formy úhrady Číselník Formy úhrady je určený především pro modul Fakturace kde se využívá při vystavování faktur a určuje způsob úhrady fakturované částky odběratelem. Základní seznam způsobů úhrady je vytvořen při instalaci systému a v číselníku je možné provádět úpravy nebo číselník doplňovat. Způsob úhrady – číselný kód způsobu úhrady (ukládaný k dokladům). Jazyk – textový popis formy úhrady podle definovaných jazyků. Vystavované faktury mohou být v různých jazycích a proto i číselník úhrad může být v několika jazycích. Pak lze snadno přepínat mezi jednotlivými jazyky.
7.9.2. Kurzovní lístek Účetní systém umožňuje v kterékoliv agendě (kde to má smysl) využívat i hodnotu v cizí měně. Podle nadefinovaných měn, musí být při pořízení dokladu zadán přepočítací kurz z cizí měny na účetní měnu (Kč). Účetní jednotka si může stanovit jaký typ kurzu bude používat (denní, měsíční, roční). Aby se zjednodušilo pořizování, může si uživatel vytvořit kurzovní lístek a po zadání měny se kurz přenese do dokladu. Platné od – datum od kterého platí zadaný kurz. Měna – označení měny z číselníku měn. Kurz – koeficient pro přepočet měn. Jednotka – přepočtová jednotka.
69
7.9.3. Kódy bank Každá banka má přidělený čtyřmístný číselný kód. Kód banky se uvádí vždy spolu s číslem bankovního účtu. V agendě přijatých faktur se uvádí číslo účtu a kód banky ke každé faktuře, která se má přenést do příkazu k úhradě.
Banka – čtyřmístný kód banky. Název – název banky.
7.9.4. Měny Seznam používaných měn je seznam, ve kterém jsou uvedeny všechny měny, se kterými má program pracovat. Není to kurzový lístek, ale pouze měny v programu použité a každá měna má nastaveny vlastní parametry pro zaokrouhlování. Tento princip umožňuje nastavit individuální způsob zaokrouhlování výstupních dokladů pro jednotlivé měny. Jestliže například faktury v korunách chceme zaokrouhlovat na celé koruny, ale např. fakturu v EUR chceme nechat bez zaokrouhlení, stačí nastavit zaokrouhlení u jednotlivých měn. Zaokrouhlování je ještě možné použít jiné pro hotovostní platby (kde nejmenší hodnota je padesát haléřů – zaokrouhlování na padesátníky) a jiné pro bezhotovostní platby, kde nejsou žádná omezení. Pokud se rozhodnete využívat pouze jednu měnu (např. českou) musíte do seznamu založit měnu CZ a nastavit jí příslušné parametry pro zaokrouhlování.
Při zakládání jednotlivých měn postupujeme takto: Měna - označení měny, je vhodné používat oficiální označení měn používané bankami. (CZK, EUR, USD, ..) Název - název měny pro snadnější určování vybrané měny (popis). Hotovostní zaokr. - zaokrouhlení dokladu při volbě hotovostní úhrady (při použití cizí měny může být i zaokrouhlování na haléře (např. centy u EUR), proto i v hotovostní úhradě je možnost ponechat na haléře. Bezhotovostní zaokr - zaokrouhlení dokladu při volbě bezhotovostní úhrady (např. převodní příkaz pro banku). V obou případech je možné zvolit jednu ze čtyřech možností: na haléře, na desetníky,na padesátníky, na celé. V prohlížení je pak zobrazeno: 0,01 na haléře, 0,1 na desetníky, 0,5 na padesátníky a 1 na celé! Zaokrouhlení a vstup v pohybech - nastaví se počet desetinných míst pro evidenci měny. Např. u českých korun má smysl 2 max. 3 desetinná místa. U cizích měn pak může být požadavek na ještě větší počet desetinných míst. Zároveň se tím nastaví i zaokrouhlení vypočítávaných údajů.
7.9.5. Státy Seznam států je využíván v adresáři při zadávání adres dodavatelů a odběratelů. V číselníku se vytvoří seznam zkratek a názvů jednotlivých států. Seznam slouží pro jednoznačné přiřazení státu k adrese pro pozdější využití např. pro tisk přehledů pro jednotlivé státy.
Stát - tříznakové označení (zkratka) pro stát. Název - textový název státu (vypisovaný v adrese).
70
7.9.6. Jazyky Seznam použitých jazyků vytváří jazykovou lokalizaci programu. Podle zvoleného jazyka pak lze celý program včetně popisu menu, textů ve formulářích přepnou do zvoleného jazyka. Také lze jazyk programu měnit podle přihlášeného uživatele u kterého se při zadávání parametrů přihlášení zadá i jazyk, ve které bude program fungovat. Jiným využitím seznamu jazyků je možnost vytvořit vícejazyčný popis skladových karet, v adresáři pak lze odběrateli nastavit jazyk, ve kterém se mu mají tisknout doklady. Program pak automaticky vytiskne doklad (např. vydanou fakturu) v cizím jazyce včetně názvů skladových položek a měrných jednotek. Samozřejmě pokud nechcete využívat vícejazyčnou verzi, stačí mít nastavený jeden jazyk (CZ). Nový jazyk se založí do seznamu v jednoduchém formuláři: Jazyk - zkratka jazyka, zkrácený název používaného jazyka. Přes tuto zkratku se pak bude program odkazovat na příslušný jazyk. Zkratka se skládá z maximálně dvou znaků (např. CZ, EN, DE,....) Název - popis názvu jazyka pro snadnější orientaci.
7.9.7. Řady tabulek Řady tabulek určují způsob číslování primárních číselníků systému. V tomto případě se jedná o Adresář, Texty faktur, Zakázky a Párovací symboly.
Verze – název číselné řady. Maska – tvar čísla, počet znaků # určuje počet míst čísla. Poslední – poslední číslo v číselné řadě.
7.9.8. Sazby DPH Pro správnou funkci programu je třeba mít správně nastavenou daňovou tabulku, ve které jsou uloženy sazby daně z přidané hodnoty (základní a snížená).
Při legislativní změně některé ze sazeb daně z přidané hodnoty vložíte novou sazbu: Platné od - vložte datum, od kterého dochází ke změně sazby daně z přidané hodnoty. I když dojde ke změně jen jedné ze sazeb, vytvořte nový záznam s platností od datumu a novou sazbou. Sazba, která se nezměnila se zadá znovu ve stejné hodnotě. Datum vložíte buď ručně nebo nápovědou s výběrem ze zobrazeného kalendáře. Základní - procentní hodnota základní sazby daně z přidané hodnoty. Snížená - procentní hodnota snížené sazby daně z přidané hodnoty.
71
7.10. Uživatelé Číselník uživatelů je seznam oprávněných uživatelů, kteří mají přístup do účetního systému. Každý uživatel má přiděleno jméno a heslo. Pouze správným zadáním těchto dvou údajů se uživatel dostane do systému. Podle aktuálního nastavení jeho přístupových práv pak může otvírat jednotlivé moduly (agendy) a buď je aktualizovat nebo pouze prohlížet. Instalací je automaticky založen uživatel s plným právem přístupů. Uživatelské jméno: admin a heslo: admin. Pouze uživatel s tímto oprávněním má možnost přidávat nové uživatele a nastavovat jim přístupová oprávnění.
7.11. Import číselníků Import číselníků je určený k přechodu mezi starší verzí účetního systému MAPOS a jeho verzí pro prostředí WINDOWS. Odpadá tak nutnost ručního přepisování všech používaných číselníků.
72
8. Rok Provedení roční závěrky je nutnou podmínkou pro otevření účetnictví v následujícím účetním období (resp. následujícím roce). Roční závěrka se skládá z několika samostatných kroků, jejichž posloupnost je třeba přesně dodržet. Ve většině případů se účetnictví pro nový rok otevírá ještě dříve, než je starý rok zcela uzavřen a účetnictví se otevře bez počátečních zůstatků účtů. Proto si tento případ popíšeme v jednotlivých krocích:
Založení adresáře pro nový rok: jako první krok je třeba vytvořit místo pro uložení dat nového roku. To se provede v programu, v menu Rok - Založení nového roku:
Do vstupního okna zapíšete rok pro který chcete založit účetnictví (např. 2010, 2011, ...). Po stisku tlačítka Založit nový rok se automaticky vygenerují potřebná data pro nový rok a program se přepne do právě založeného roku. V menu Rok – Změna roku
lze kdykoliv přepínat mezi jednotlivými účetními roky.
73
OTEVŘENÍ ÚČETNICTVÍ: V menu Rok – Otevření účetnictví proveďte následující kroky: Přenos číselníků:
Zaškrtnutím zvolte číselníky, které chcete přenést z předcházejícího účetního roku. Stisknutím tlačítka
Přenést se naplní číselníky aktuálního roku údaji z předcházejícího roku. Přenos nezaplacených faktur:
je možné rozdělit na přenos nezaplacených přijatých, vydaných faktur nebo JCD. Proto, aby bylo možné provádět pořizování bankovních výpisů a tedy i úhrad faktur, je nutné mít přeneseny nezaplacené faktury minulých let. Bez tohoto přenosu nelze zahájit zpracování banky. Dojde-li k situaci, kdy po provedeném přenosu jsou v minulém roce dopsány další faktury je možné provést přenos nezaplacených faktur znovu. Připojí se pouze nově pořízené faktury. Tímto postupem jsme otevřeli nový rok, ve kterém je možno zapisovat a účtovat přijaté a vydané faktury (především kvůli DPH a úhradám), začít zpracovávat banku a pokladnu. Vše zatím bez počátečních 74
zůstatků. Pro nastavení počátečních stavů účtů je třeba provést tento postup (což je zároveň ukončení zpracování předcházejícího roku):
UZAVŘENÍ ÚČETNICTVÍ: Pokud v daném účetním roce proběhlo veškeré účtování je zaúčtována daň z příjmů a jsou odsouhlaseny saldokontní účty je možné přistoupit k uzavření účetních knih daného roku. V menu Rok – Uzavření účetních knih proveďte následující kroky:
Převod na účet 710:
Stiskem tlačítka Uzavřít program automaticky vytvoří účetní doklad RZ00001, který přes účet 710 vynuluje všechny nákladové a výnosové účty. V případě, že dosud nebyla zúčtována daň z příjmu, je možné zápisem běžného účetního dokladu tuto daň zúčtovat. Při zobrazení okna musí být vyplněn účet zisku a ztráty (710). Pokud není vyplněn, není založený v účetní osnově a je potřeba ho do osnovy doplnit.
Převod na účet 702:
Poslední krokem uzavření účetních knih je převod na účet 702, který je druhou položkou menu. Stisknutím tlačítka Uzavřít se automaticky vytvoří účetní doklad RZ00002, který vynuluje všechny rozvažné účty a stane se podkladem pro otevření účetnictví v následujícím roce. Tím je běžný rok uzavřen a nelze již provádět žádné účtování. Při zobrazení okna musí být vyplněn účet 702. Pokud není vyplněn, není založený v účetní osnově a je potřeba ho do osnovy doplnit.
75
OTEVŘENÍ ÚČETNÍCH KNIH: Posledním krokem je otevření účetních knih v novém roce. Vyberte rok a v menu Rok – Otevření účetnictví
– Otevření účetních knih:
Program automaticky najde uzávěrkový doklad minulého roku (RZ00002) a přes účet 701 vytvoří otevírací doklad OT00001, který nastaví počáteční zůstatky účtů a zařadí ho do ročního souboru účetnictví do období RRRR/00. Při zobrazení okna musí být vyplněn účet 702. Pokud není vyplněn, není založený v účetní osnově a je potřeba ho do osnovy doplnit. Jako podklad pro otevření účetních knih je dobré vytisknout úvodní rozvahu. Tím je provedeno celé otevření účetnictví nového roku a může být zahájeno řádné zpracování účetního období (roku).
Obecný popis číselníku: Většina používaných seznamů je uložena v číselnících. Číselníky mají jednotné ovládání: Posun mezi jednotlivými řádky v číselníku se provádí pomocí tlačítek a to jak v řádkovém nebo podrobném zobrazení. V řádkovém zobrazení se lze navíc pohybovat pomocí kurzorových šipek nahoru nebo dolů, nebo kláves PgDn a PgUp.
Ovládání v číselníku: přesun na první položku seznamu, přesun na předchozí položku seznamu, překreslení obrazovky po změně údajů, přesun na následující položku seznamu, přesun na poslední položku seznamu, další funkce závislé na instalaci programu, tisk ze seznamu položek číselníku.
zobrazí podrobnosti o vybrané položce v seznamu bez možnosti opravy. (možnost i klávesou F2) možnost opravy aktuálního záznamu, otevře se formulář pro opravu položky. (možnost i klávesou F3) založení nové položky do seznamu. Otevře prázdný formulář pro novou položku v 76
seznamu (možnost i klávesou F4) smaže položku ze seznamu (možnost i klávesou CTRL-DEL). Pro zrušení je vyžádáno ještě potvrzení o zrušení položky ze seznamu. ukončí prohlížení číselníku.
77
