Ing. Michal Máčel, CSc.
ředitel společnos ti
Vážení obchodní partneři, jako každoročně vydáváme u příležitosti veletrhu INVEX 2000 firemní časopis, který přibližuje všem zájemcům novinky, trendy a zkušenosti ze světa uživatelů produktů firmy VEMA. Rok 2000 je pro naši společnost významný. Společnost VEMA v něm završila 10 let své existence a věřím, že to byly roky úspěšné. Vstup do dalšího desetiletí jsme zahájili řadou změn a novinek. Jako většina úspěšných firem, které začínaly v malém kolektivu a expandovaly, tak i my jsme se rozhodli provést transformaci na akciovou společnost. Vema, a. s., jak zní obchodní jméno nové společnosti, byla založena v srpnu 2000 a zastřeší obě dosavadní společnosti VEMA počítače a projektování a VEMA Computers & Systems. Transformací na akciovou společnost sledujeme možnost otevřené moderní vlastnické struktury společnosti a samozřejmě garantujeme kontinuitu všech našich současných závazků. Zajímavou novinkou pro návštěvníky našeho stánku na veletrhu INVEX bude bezpochyby nová platforma pro informační systémy v oblasti lidských zdrojů. Pod obchodním označením HR/WIN, HR/WIN Síť a HR/WIN Server naleznete oblíbené a ověřené moduly pro zpracování mezd, personalistiky, vzdělávání, systemizaci a docházku v novém grafickém provedení provozovaném pod operačním systémem Windows. Nejde však o prosté přepsání původních modulů do nového operačního prostředí. Významnou přidanou hodnotou je nová provozní síťová architektura s tzv. tenkým klientem a v závěru roku také tzv. webový klient.
Řada našich dlouholetých uživatelů si jistě vzpomíná na změnu platformy DOS z šestnácti bitové na třicetidvoubitovou a může mít pocit určité analogie. Rád bych však deklaroval zásadní rozdíl. Nová platforma HR-WIN bude existovat souběžně s platformou V32 po celou dobu své životnosti. Zanikne teprve tehdy, až většina uživatelů přejde na technologii G2 a toto bude včas oznámeno. O renesanci současných produktů se paradoxně přičinila nová generace informačních systémů G2. Při jejím vývoji byly vytvořeny základy moderní vícevrstvé architektury a tato technologie pak byla použita pro provozní sjednocení obou generací systémů VEMA na novém moderním základě. Proč jsme se rozhodli k této inovaci? Vycházeli jsme z analýzy požadavků našich uživatelů. Snažili jsme se najít odpověď na otázku, co především očekává uživatel od inovace svého informačního systému. Očekávání se dají rozdělit do dvou oblastí – technologie a funkčnost. Technologické požadavky se soustředí primárně na provoz pod Windows a podporu internetu. Požadavky v oblasti funkčnosti informačního systému jsou různorodé – od drobných inovací až po koncepční změny. Akceptování plné šíře uživatelských požadavků dokáže pouze otevřená objektově orientovaná architektura. To je proto hlavním posláním nové technologie G2. Při analýzách prvních implementačních projektů G2 jsme zjistili zajímavou skutečnost. Nároky na funkčnost ve všech segmentech převyšovaly současné řešení, ale v segmentu lidské
zdroje odpovídaly možnostem současných modulů. Jinými slovy v oblasti lidských zdrojů by většinu našich uživatelů plně uspokojila pouze inovace technologie. Druhý důvod k našemu rozhodnutí inovovat současné moduly byly zkušenosti s implementací systémů G2. Naše představy moderního informačního systému organizace vedou k individuální analýze a implementaci. Každé rozumné vedení firmy si nenechá ujít možnost, kterou představuje zavedení nového informačního systému, a plánuje souběžně s implementací informačního systému restrukturalizaci řídicích a výkonných procesů. Tento přístup, jakkoliv je velkým přínosem, znamená pro firmu značnou vnitřní investici a náročné plánování. Usoudili jsme, že většina našich klientů nepožaduje projít bezprostředně touto procedurou. Jsou organizace, které naopak požadují ochranu vynaložených investic a spokojí se pouze s technologickou inovací. Rád bych, abyste při čtení tohoto magazínu nalezli nové inspirace a abychom podnítili Váš zájem o nové technologie, které Vám mohou přinést novou kvalitu do Vaší denní praxe.
4
Logis tik a v G2
Ing. Daniela D uf ková
Logis t i ka v G 2 Segment logistiky poskytuje podporu pro provádění a kontrolování hmotných a s nimi spojených informačních toků od dodavatele do organizace, uvnitř organizace a od organizace k odběrateli. Za objekty, kterými se logistika zabývá, lze považovat veškeré druhy materiálu a zboží (tj. výrobní materiály, subdodávky, náhradní díly, obchodní zboží, polotovary a hotové výrobky). Logistika je v G2 rozdělena do čtyř oblastí, které usnadňují uživateli orientaci při výběru komponent dle vlastních potřeb.
Nákup Oblast nákupu řeší přísun materiálu a zboží do organizace. Komponenta Řízení nákupu se zabývá činnostmi souvisejícími s pohybem materiálu a zboží směrem od dodavatele k organizaci. Zajišťuje vytvoření dodavatelských objednávek a umožňuje sledovat jejich plnění. Je možné řídit nákupy na střediska, resp. zakázky, rozpouštět vedlejší nákupní náklady a vytvářet hromadné objednávky na zvolené dodavatele. Další z komponent oblasti nákupu
je Dodavatelský ceník, který podporuje evidenci informací o zboží dodavatelů, jejich ceny, kódy, podmínky slev a dodací podmínky. K dispozici má i další informace o dodavatelích a poskytuje prostředky pro optimální výběr dodavatele v konkrétním případě. Plánování nákupu zajišťuje širokou podporu veškerých činností uplatňovaných při řízení nákupů včetně sestavení plánu nákupů. Shromažďuje požadavky na nákup materiálu a zboží ze všech oblastí organizace. Eviduje širokou paletu dodavatelských vztahů včetně souvisejících statistik, informací o dodavatelských cenících a kódech zboží, na základě dostupných informací umožňuje generovat objednávky, které mohou být podkladem pro došlou fakturu, resp. příjemku do skladu a sledovat vývoj nákupních cen.
Odbyt Základní odbyt je pomůckou při činnostech spojených s pohyby zboží z organizace k odběrateli. Rozšiřuje údaje o obchodních partnerech o informace specifické pro odběratele a pracuje s pojmy odběratel,
poptávka, nabídka a objednávka. Zde lze založit obchodní případ a přiřadit k němu dle obchodního partnera příslušné logistické doklady. K dispozici je řada logistických dokladů. Např. poptávka obsahující požadavky zákazníka. Z této vznikne buď ručně nebo generováním nabídka zákazníkovi, včetně cen a termínů dodání poptávaného zboží. Dalším dokladem je závazná objednávka odběratele, která se stává podkladem pro fakturu vydanou. Tvorba nabídky poskytuje promyšlenou podporu zejména při generování nabídek potenciálním odběratelům. Disponuje jednotlivými vzory nabídek, umožňuje kalkulaci různých cen, zohledňuje informace o klientovi a marketingová pravidla v organizaci. Výsledkem je nabídka vytvořená na míru konkrétnímu klientovi, případně skupině klientů s variantami nabízených řešení včetně jejich kalkulací, s příslušnými vhodnými textovými dodatky. Odbytová zakázka slouží ke sledování jednotlivých obchodních případů od jejich založení až po úplné vyřízení. Přepravu zboží odběrateli řeší Expedice a Dopravní
konzultant
Magazín VEMA 2000
skříň mahagonová prosklená. Koncepce datové dědičnosti mezi skladovými kartami, umožňuje definovat vlastnosti společné stejnému typu jen jednou a všechny skladové karty zděděné mají tyto vlastnosti automaticky. Takto můžeme datově realizovat libovolně dlouhý řetězec dědičnosti. Na skladových kartách evidujeme pohyby, tedy příjmy a výdeje, přičemž každý výdej má jednoznačnou vazbu na příjem. Skladové doklady vstupují do Účetnictví, které z těchto dokladů přebírá údaje potřebné pro účtování a obohacuje je o účetní náležitosti, které v běžných dokladech nejsou. Řada komponent rozšiřuje Základní sklad o další dovednosti. Sklad na zakázce obohacuje základní sklad o specifické vlastnosti související s vedením skladu dle konkrétních zakázek. Prodejna umožňuje prodej v hotovosti a tvorbu odpovídajících dokladů. Záruční lhůty se zabývají správou záručních lhůt u jednotlivých skladových položek. Rezervace řeší škálu činností souvisejících s rezervacemi skladových položek v různých režimech a Obaly se zabývají správou obalů včetně problematiky DPH.
Zakázková výroba dispečink, které řeší kompletaci dodávky včetně rozložení do balíků dle hmotnostních limitů, zabalení, výpočty poštovného, balného, pojistného, vytvoření příslušných dokladů, evidenci dopravních kapacit a pomáhá optimalizovat jejich využití. Reklamace řeší reklamační procesy ve vztahu k odběratelům. Prodejna podporuje činnosti spojené s pultovým prodejem, tedy přímé připojení periferních zařízení jako jsou elektronické pokladny, váhy a čtečky čárových kódů.
Sklad Oblast skladů pokrývá veškeré činnosti spojené se skladováním materiálu a zboží. Základní sklad řeší evidenci skladových položek, evidenci a řízení příjmů a výdejů od jednotlivých dodavatelů a ze středisek a sledování pohybů sortimentu. Umožňuje sledování výrobních čísel, šarží, sériových
čísel. K dispozici jsou všechny relevantní vazby s ostatními komponentami včetně automatického generování příslušných dokladů. Podporuje oceňování metodou FIFO a metodou váženého aritmetického průměru. Základní sklad úzce navazuje na komponenty Předměty a Doklady, odkud jsou zděděny základní vlastnosti a dovednosti skladových předmětů a dokladů. Koncepce Předmětů umožňuje vytvářet dědičnost mezi jednotlivými předměty uživatelsky v datech, tzn. že lze vytvářet předměty, tedy i skladové karty zcela obecné jako je třeba hotový výrobek-nábytek, přes skladové karty typové jako je například skříň, až po konkrétní jako je
Oblast řeší komponenta Výrobní zakázka, která sleduje různé druhy přímých i nepřímých nákladů a výnosů na zakázku, eviduje veškeré doklady na zakázce a podporuje práci s těmito doklady. Komponenta pracuje s pojmem kusovník. Rozpočet a normy umožňuje definovat normy a normativy na výrobní faktory spotřebovávané při realizaci zakázky a následné sledování plnění těchto norem. Ve finančním vyjádření lze konstruovat rozpočty jednotlivých zakázek a následně sledovat plnění těchto rozpočtů. Harmonogram pomáhá při plánování činností v souvislosti se zakázkou. Analýza návazných činností stanovuje kritická místa zpracovávané zakázky, plánuje výrobní kapacity a nabízí nástroj ke stanovení předpokládaných termínů realizace zakázek.
5
6
Lidské zd roje v G2
Ing. Milan H orváth
Lids k é z d ro j e v G 2 Segment Lidské zdroje pokrývá zpracování informací souvisejících s personální oblastí, řízením lidských zdrojů a se zpracováním mezd a platů zaměstnanců v různých typech organizací. Sledováním základních personálních údajů a údajů o vzdělání zaměstnanců se zabývá oblast personalistiky a oblast řízení znalostí. Základní údaje z personální oblasti jsou využívány i v dalších oblastech zabývajících se problematikou lidských zdrojů. Platy a mzdy jsou zpracovávány v návaznosti na platnou legislativu a výsledky zpracování mohou sloužit jako podklad k rozborům využitelnosti mzdových nákladů v oblasti ekonomiky práce. Oblast systemizace poskytuje nástroje pro analýzu a zpracování údajů o zařazení pracovního místa v návaznosti na organizační strukturu, umožňuje popis a specifikaci příslušného pracovního místa. Oblast docházky umožňuje sledování docházky i realizovaných výkonů jednotlivých zaměstnanců a tyto výsledky pak mohou sloužit jako podklad pro výpočet mezd a platů. Zvláštní oblastí je výběrové řízení, které zajišťuje správné posouzení a výběr nejvhodnějších ucha-
zečů o zaměstnání, a oblast bezpečnosti práce, která umožňuje evidenci bezpečnostních pomůcek a průběžné sledování jejich čerpání. Součástí tohoto segmentu je také oblast s evidencí cestovních příkazů.
Personalistika Tato oblast umožňuje pracovat s personálními údaji zaměstnanců, tj. všemi osobními údaji, údaji o zdravotním stavu, vzdělání, praxi a údaji týkajícími se jejich pracovněprávního vztahu k organizaci. Umožňuje sledovat i databázi bývalých zaměstnanců, evidenci a hodnocení pracovních týmů a hodnocení jednotlivých zaměstnanců. Komponenta Základní personalistika je určena pro personální práci, umožňující sledovat a vyhodnocovat základní personální data zaměstnanců a sledovat jejich pracovně právní vztah k organizaci. Jde především o osobní údaje zaměstnanců, údaje o zdravotním stavu, znalostech, vzdělání, dosažené odborné praxi. V oblasti pracovněprávní jde o údaje popisující místo a druh vykonávané práce. Umožňuje evidovat v časové posloupnosti všechny písem-
nosti zaměstnanců, týkající se jak údajů osobních tak i údajů o pracovněprávním vztahu. Komponenta Bývalí zaměstnanci je určena pro evidenci osobních údajů bývalých zaměstnanců včetně evidence jejich prospěšnosti pro firmu a umožní sledovat případné možnosti spolupráce s těmito zaměstnanci. Komponenta Hodnocení zaměstnanců je určena pro personální práci, umožňující sledovat a pravidelně vyhodnocovat kariérový růst zaměstnance. Rovněž poskytuje nástroje na srovnávání profesního potenciálu zaměstnance proti požadavkům standardu pracovního místa pro potřeby auditu profesní způsobilosti. Komponenta Evidence a hodnocení pracovních týmů poskytuje nástroje pro definici dat o složení pracovních týmů v rámci organizační struktury a umožní provádět hodnocení týmů, případně i ocenění jejich výkonů.
vedoucí progr amátor
Komponenta Zaměstnanecké výhody poskytuje prostor pro evidenci poskytovaných sociálních výhod jednotlivým zaměstnancům, důvodů jejich vzniku a z toho vzniklých závazků vůči zaměstnavateli.
Platy a mzdy Oblast Platy a mzdy zabezpečuje základní potřeby organizace v oblasti odměňování. Umožňuje zpracování všech druhů mezd, podporuje zavedení různých druhů pracovněprávních vztahů. Pro jednoho zaměstnance lze zpracovávat souběžně i více pracovněprávních vztahů různé úrovně (vedlejší pracovní poměry, dohody). Uživateli je dovolena maximální pružnost v definování jeho vlastních číselníků, kalendářů a tabulek, ovlivňujících výpočet mezd. Komponenta Základní platy a mzdy umožňuje zpracování všech druhů mezd a absencí v návaznosti na platnou legislativu. Datová základna poskytuje údaje, týkající se základních personálních údajů zaměstnance a údajů o jeho pracovněprávním vztahu. Vypočtené výsledky se uchovávají nejméně do hloubky 12 měsíců. Do této hloubky jsou umožněny i libovolné opravy, vyvolávající automatický přepočet mzdy. Změny trvalých informací je možné provádět i v průběhu měsíce. Zpracování mezd lze provádět hromadně nebo pro konkrétního zaměstnance. Výpočet lze libovolně opakovat. Pro kontrolu výpočtu je vytvořena podpora ve formě kontrolních sestav a hlášení, upozorňujících na nestandardní postupy při výpočtu, případně na chybné zpracování. Podle zadaných údajů probíhá zpracování mezd v oblasti odměn za odpracovanou dobu s možností automatického dopočítávání docházky podle časového fondu pracovní doby dle typu kalendáře (případně je možné propojení s komponentou Docházka), v oblasti dávek nemocenského pojištění, zdravotního a sociálního pojištění včetně odvodu za zaměstnavatele, daně z příjmu včetně zdanění vedlejších pracovních poměrů, ročního zúčtování
Magazín VEMA 2000
daně, dovolené, průměrných výdělků pro náhrady, vyměřovacích základů pro DNP a oblasti srážek ze mzdy včetně vyplácení mezd v hotovosti nebo návaznosti na doplňkovou komponentu bankovním převodem. Součástí komponenty je kromě možnosti definice vlastních sestav bohatá nabídka standardních tiskových sestav a výkazů, např. pro správu nemocenského pojištění, okresní úřady, zdravotní pojišťovny, statistické rozbory (TREXIMA), mzdovou rekapitulaci pro personální a zaměstnanecké útvary, podklady pro finanční účtárnu, sestavy srážek a mnoho dalších. K dispozici jsou doplňkové komponenty pro sbory požární ochrany, organizace vyplácející další plat, organizace uplatňující platové postupy, penzijní připojištění s příspěvkem zaměstnavatele, doplatky k DNP, organizace zabývající se řešením náhradního volna a dále pro ty organizace, které vedou část mzdových prostředků zaměstnanců na jejich osobních účtech. Tyto komponenty úzce spolupracují s komponentou Základní platy a mzdy a zabezpečují nestandardní postupy uplatňované při zpracování mezd a platů v různých typech organizací. V souvislosti s vazbou na okolí jsou k dispozici další doplňkové komponenty, zabezpečující generování převodních příkazů a komponenty s vazbou na spořitelnu, poštu, penzijní fondy a zdravotní pojišťovny, komunikující s okolím prostřednictvím automatizovaného přenosu na kompatibilních médiích. Podoblast Další plat a další odměna rozšiřuje v návaznosti na platnou legislativu možnosti komponenty Základní platy a mzdy o automatické vyhodnocení splnění podmínek nároků na další plat a další odměnu a umožní stanovit jejich výše a vyplacení. Tato podoblast se dále člení na komponenty Další odměna členů zastupitelstev, Další plat členů vlády a Další plat v rozpočtové sféře. Komponenta Civilní služba rozšiřuje možnosti komponenty Základní platy
a mzdy o zvláštní zpracování peněžních požitků osob v civilní vojenské službě (služné, příplatek za prostředí, zákonné sociální náklady) dle platné legislativy a výkaznictví. Komponenta Disketa pro spořitelnu rozšiřuje komponentu Základní platy a mzdy o datové struktury a funkce potřebné pro ty organizace, které využívají ve styku s Českou/Slovenskou spořitelnou pro odeslání srážek zaměstnanců (vklady, sporožira, půjčky) formu diskety. Součástí komponenty je i možnost opisu diskety a průvodky. Komponenta Disketa pro zdravotní pojišťovnu rozšiřuje komponentu Základní platy a mzdy o datové struktury a funkce potřebné pro ty organizace, které využívají ve styku se zdravotní pojišťovnou pro registraci svých zaměstnanců u příslušné zdravotní pojišťovny formu diskety (zákon č. 48/1997 Sb. §10). Komponenta Doplatek k DNP rozšiřuje možnosti komponenty Základní platy a mzdy o automatický výpočet doplatku k dávkám nemocenského pojištění podle předem definovaných kritérií. (Např. v kolektivní smlouvě, kde zaměstnavatel poskytuje sociální příspěvek k zabránění poklesu životní úrovně v době pracovní neschopnosti.) Komponenta Generování poštovních poukázek rozšiřuje komponentu Základní platy a mzdy o datové struktury a funkce potřebné pro ty organizace, které využívají pro platební styk poštovní poukázky typu H (výplaty na adresu zaměstnance, výplaty na výplatní místo, zasílání výživného). Jedná se o komunikaci
7
8
Lidské zd roje v G2
s Českou poštou prostřednictvím diskety s možností opisu průvodky datového souboru. Komponenta Generování převodních příkazů rozšiřuje komponentu Základní platy a mzdy o datové struktury a funkce potřebné pro bezhotovostní styk. Jde o možnost zasílání výplat, srážek, odvodů daně a pojistného prostřednictvím převodních příkazů přímo na bankovní účty zaměstnanců resp. partnerů (např. finanční úřad, správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny, spořitelny apod.). Součástí komponenty je i možnost opisu převodních příkazů. Ve spojení s komponentou Elektronický styk s poštou lze využít pro komunikaci elektronickou formu. Komponenta Náhradní volno rozšiřuje komponentu Základní platy a mzdy o datové struktury a funkce potřebné pro ty organizace, které se zabývají oblastí náhradního volna zaměstnanců. Podle předem definovaných kritérií se automaticky vyhodnocuje nárok na dny (hodiny) náhradního volna, eviduje se jeho čerpání a měsíčně se dělá bilance s možností přesunu zůstatku náhradního volna do následujícího období. Komponenta Osobní účty rozšiřuje komponentu Základní platy a mzdy o datové struktury a funkce potřebné pro ty organizace, kde určitá část mzdy zaměstnance není vyplácena přímo, ale převádí se na jeho osobní účet. Zde je úročena a může být podle definovaných pravidel uvolněná zpět do výplaty zaměstnance. Komponenta Penzijní připojištění s příspěvkem zaměstnavatele rozšiřuje možnosti komponenty Základní platy a mzdy automatické vyhodnocení podmínek nároku a výše příspěvku na penzijní připojištění, který zaměstnanci poskytuje zaměstnavatel podle předem definovaných kritérií. Komponenta Platové postupy v návaznosti na platnou legislativu rozšiřuje možnosti komponenty Základní platy a mzdy o automatické sledování a vyhodnocení podmínek vzniku nároku na zařazení
Ing. Milan H orváth
zaměstnance do dalšího platového stupně, spojeného s možností automatického zvýšení platového tarifu. Komponenta Platy příslušníků požární ochrany rozšiřuje možnosti komponenty Základní platy a mzdy o možnost automatického zjišťování nároku a proplacení pohotovosti a příplatků (za práci v noci, v SO a NE, ve svátek, za dělené směny) v návaznosti na specifický, předem definovaný rozvrh. Dále umožňuje podle platných předpisů zpracovat výkon práce v době pohotovosti, sledování a čerpání náhradního volna, školení a ozdravný pobyt a odchodné při ukončení pracovního poměru. V oblasti dovolené zabezpečí převod nároku na dovolenou na pracovní dny (směny). Komponenta Regulační základna rozšiřuje komponentu Základní platy a mzdy o informace, které umožňují splňovat požadavky při usměrňování mzdových prostředků dle nařízení vlády č. 48/1995 Sb. v platném znění. Výsledkem je sestava s výčtem ukazatelů uplatňovaných při usměrňování a informace o překročení/nevyužití přípustného objemu prostředků na platy. Komponenta Vazba na účetnictví rozšiřuje komponentu Základní platy a mzdy o datové struktury a funkce potřebné pro ty organizace, které chtějí využívat automatický přenos výsledků zpracování mezd do firemního účetnictví, kde dojde k jejich zaúčtování.
Systemizace Oblast Systemizace je určena pro plánování pracovních míst v rámci organizační struktury firmy a v návaznosti na přiřazení zaměstnance k pracovnímu místu umožňuje provádět vyhodnocení obsazenosti jednotlivých pracovních míst. Pomocí příslušných nástrojů umožní uživateli popsat jednotlivá pracovní místa jak z pohledu profesní způsobilosti, tak i z pohledu organizačního začlenění. V dostatečné míře umožňuje uživateli provádět i hodnocení práce podle předem definovaných kritérií.
Používáním komponenty Analýza práce je umožněna podrobná evidence všech pracovních míst, které jsou nutné pro zajištění chodu organizace, a to především z pohledu profesní způsobilosti pracovního místa, evidence optimálních vlastností a kvalifikačních požadavků pro konkrétní pracovní funkce. Kromě těchto údajů lze využít i aparát, který umožňuje uživateli nadefinovat si podle svých požadavků tzv. bodovou metodiku hodnocení práce a využít ji pro porovnání výsledků hodnocení zaměstnance (v návaznosti na doporučovanou metodiku TREXIMA). Komponenta Pracovní místa umožňuje uživateli popsat pomocí příslušných nástrojů jednotlivá pracovní místa z pohledu organizačního začlenění, včetně požadavků na běžné/preventivní lékařské prohlídky.
Ekonomika práce Oblast Ekonomiky práce umožňuje v návaznosti na plánovaná pracovní místa sledovat plánovanou výši mzdových prostředků, která je potřebná pro zabezpečení úkolů souvisejících s činností organizace. Rovněž uživateli dovoluje modelovat si libovolnou organizační strukturu, zařazovat do ní příslušná pracovní místa, plánovat na ně mzdové prostředky a tyto výsledky pak analyzovat. Komponenta Plánování mzdových nákladů slouží ke sledování plánovaných mzdových prostředků. Umožní uživateli modelovat si libovolně organizační strukturu, plánovat na ně mzdové prostředky a v návaznosti na výsledky této činnosti optimalizovat počty pracovních míst v organizaci. Oblast Výběrového řízení zajišťuje informace o volných pracovních místech
vedoucí progr amátor
a uchazečích o zaměstnání. Pro obsazení volného místa umožňuje posoudit a vybrat nejvhodnějšího uchazeče podle předem nastavených kritérií, a to i z řad vlastních zaměstnanců. Dále umožňuje evidovat jednotlivé typy náborových akcí, podporuje možnost sestavení podmínek pro nábor a vyhodnocení těchto akcí z pohledu počtu uchazečů, včetně vyčíslení vynaložených nákladů na získání uchazečů. Komponenta Evidence uchazečů o zaměstnání zabezpečuje evidenci veškerých osobních dat uchazečů, v členění na interní (z vlastních řad) a externí uchazeče s jejich požadavky na pracovní zařazení a plat. Na základě srovnání profesních požadavků s reálnými daty uchazeče umožňuje provádět výběr ze skupiny uchazečů a poskytovat data pro výběrové pohovory, případně konkurzní řízení. Komponenta Personální marketing slouží pro evidenci náborových akcí včetně sestavení podmínek pro různé typy přijímacího řízení a v návaznosti na jejich realizaci provádět kontrolu a vyhodnocení těchto náborových akcí.
Řízení znalostí Oblast Řízení znalostí poskytuje informace o dosaženém vzdělání zaměstnanců, umožňuje plánovat další rozvoj jejich vzdělávání s následným vyhodnocením nákladů vynaložených na zvyšování jejich kvalifikace. Současně umožňuje vést podrobnou evidenci vzdělávacích kurzů a lektorů (externích i interních), evidenci učeben (včetně vybavení a kapacit) a učebních pomůcek. Poskytuje aparát pro hodnocení jednotlivých kurzů, prováděné jak účastníky tak i lektory. Výsledky pak slouží pro analytickou a rozborovou činnost.
Magazín VEMA 2000
Komponenta Evidence kurzů umožňuje vést podrobnou evidenci o vzdělávacích kurzech (realizovaných i plánovaných) s možností rozlišit je na externí/interní. U lektorů kromě členění na externí /interní je možné evidovat jejich odbornost. Rovněž umožní podrobnou evidenci učeben, včetně jejich vybavení a kapacity, a učebních pomůcek. Poskytuje aparát pro hodnocení jednotlivých kurzů, prováděné jak účastníky tak i lektory. Komponenta Výchova a vzdělávání poskytuje informace o dosaženém vzdělání zaměstnanců a umožňuje hodnotit a specifikovat požadavky na jejich další vzdělávání v návaznosti na kritéria související s obsazením příslušného pracovního místa. Zároveň umožňuje evidovat náklady vynaložené na zvyšování kvalifikace zaměstnanců. Tyto výsledky pak slouží pro plánování vzdělávacích akcí a další analytickou a rozborovou činnost.
Bezpečnost práce Oblast Bezpečnosti práce má především evidenční charakter. Shromažďuje údaje o bezpečnostních pomůckách, které jsou nutné k zabezpečení chodu organizace a dovoluje zadávat požadavky na vzdělávací akce z oboru bezpečnosti práce. Komponenta Bezpečnostní pomůcky umožňuje evidovat širokou škálu informací o různých typech pracovních a ochranných pomůcek a průběžně sledovat vydané věci do užívání včetně jejich životnosti a opotřebení.
Docházka a výkony Oblast Docházka a výkony zpracovává informace o docházce zaměstnanců získaných z technických zařízení registrujících průchody zaměstnanců vstupními branami, a tím umožňuje přesné sledování čerpání fondu pracovní doby, případně okamžité zjišťování přítomnosti jednotlivých zaměstnanců na pracovišti. V návaznosti na ně sleduje pracovní výkony jednotlivých zaměstnanců, vytváří denní a měsíční bilanci odpracované doby a infor-
mace o absencích. Tyto údaje mohou být využity při zpracování mezd. Komponenta Evidence docházky eviduje informace o docházce zaměstnanců pomocí technického vybavení, které se skládá ze snímačů identifikačních předmětů, terminálů pro vkládání údajů a osobních identifikačních karet zaměstnanců. Terminál je vybaven jednoduchou klávesnicí a displejem, pomocí nichž se zadává kód důvodu přerušení pracovní doby (odchod k lékaři, dovolená, soukromě..). Terminál spolu se snímačem produkuje údaje: identifikaci osoby, datum a čas průchodu, směr (příchod/odchod), číslo terminálu (brány, vchodu) a kód důvodu průchodu. Tyto údaje se zpracovávají na úrovni denní a měsíční bilance, s možností vykazovat výkony na konkrétní zakázky. Komponenta Zpracování docházky rozšiřuje základní možnosti zpracování docházky o nestandardní postupy, uplatňované v některých typech organizací. Jde například o zpracování klouzavého volna, zpracování doplňkových směn, přenos diference odpracované doby do dalšího měsíce apod. Ve spojení s komponentou Základní platy a mzdy lze automaticky využít výsledků zpracování docházky pro výpočet mezd.
Cestovní příkazy Oblast Cestovní příkazy řeší problematiku služebních cest, která obsahuje kromě nákladů spojených s jejich uskutečněním i evidenci zpráv ze služebních cest a jejich výsledné vyhodnocení. Komponenta Služební cesty umožní podrobnou evidenci služebních cest zaměstnanců včetně nákladů na ně spojených. Výše stravného se počítá automaticky v souladu s platnou legislativou a rozlišením, zda jde o pracovní cestu tuzemskou nebo zahraniční (zákon č. 119/1992 Sb. v platném znění). Je umožněno sledování nákladů na služební cesty i ve vazbě na zakázky. Součástí komponenty je aparát, který umožní popsat průběh služební cesty.
9
10
Char akteris tik a a koncepce sys témů HR/Win
Ing. K arel Ob luk , P h.D.
Chara k t e r i s t i ka a ko n c e p c e sys té m ů H R / W i n Vlastnosti verze Win Grafické uživatelské prostředí je asi to první, čím aplikace HR VEMA v nově zavedené verzi pro platformu Windows zaujmou naše stávající uživatele. Přestože i dosud existující verzi V32 bylo možné provozovat bez problémů v prostředí operačních systémů řady Windows, teprve ve verzi Win jsou to již „skutečné“ aplikace pro Windows, používají všechny typické grafické a dialogové prvky a ovládání. Zavedení grafického prostředí však není zdaleka jediným novým rysem, dokonce
snad ani nejdůležitějším. Jaké další nové vlastnosti tedy zavedení nové platformy nabízí uživatelům? A jaká je vlastně celková architektura systému? Odpovědi na tyto i další otázky se Vám pokusím přinést na následujících řádcích. Uživatelské prostředí Při návrhu uživatelského prostředí pro platformu Windows jsme se snažili zachovat co možná nejvíce logiku ovládání aplikací HR VEMA tak, aby byl přechod pro stávající uživatele co nejjednodušší.
Jedním z důležitých cílů návrhu byla minimalizace nákladů nutných na přeškolení, snaha o zachování prostředí, na které jsou stávající uživatelé zvyklí. Výsledkem je prakticky identická struktura nabídek, stejné formuláře a položky, shodná logika práce. To vše samozřejmě s využitím grafických a standardních dialogových prvků Windows. Pochopitelně existují i výjimky. Tam, kde to bylo účelné, jsme převzali standardy ovládání Windows. Typickým příkladem je použití přepínání rozložení klávesnice, které je nyní stejné, jako
vedoucí vývoje
ve všech ostatních aplikacích pro MS Windows. Totéž platí o použitých typech písma, ovládání pomocí myši a podobně. Domnívám se, že výsledkem našeho návrhu je aplikace, která bude stejně snadno uchopitelná jak pro nové uživatele, kteří očekávají chování podle standardů systému Windows, tak i pro uživatele stávající, kteří s aplikacemi VEMA pracují dnes a denně, a pro které by změna struktury nabídek či formulářů mohla znamenat dočasné snížení produktivity práce. Ve svém úsilí o zachování kompatibility ovládání jsme šli dokonce ještě dále. Všechny aplikace verze Win je možné provozovat také v textovém, tzv. konzolovém režimu. V tomto režimu aplikace komunikuje s uživatelem prostřednictvím textových obrazovek, které vypadají naprosto stejně, jako u verze V32, přestože ve skutečnosti jde o aplikaci operačního systému Windows. I v tomto režimu tedy program samozřejmě využívá služeb operačního systému pro ovládání klávesnice a myši, pro práci se soubory (podpora dlouhých jmen souborů) a podobně. Pouze vnější vzhled je stejný, jako u aplikací pro operační systém MS-DOS nebo Unix. Zachování struktury nabídek i formulářů však důvody použití konzolového režimu odsouvá do pozadí, výhody nového uživatelského prostředí jednoznačně převažují a provoz v textovém režimu je tak určen jen pro velmi výjimečné použití. Přirozená integrace do Windows Použití typů písma definovaných systémem a podpora klávesnice a myši samozřejmě nejsou jedinými projevy těsné integrace aplikací ve verzi Win do systému Windows. Jedním z velmi důležitých zlepšení je výrazné zvýšení rychlosti, a to zejména u dávkových procesů. Při práci se soubory je možné používat dlouhá jména souborů včetně diakritiky, tak jako ve všech ostatních aplikacích. Důležitá je i schopnost použití tiskáren definovaných ve Windows – přestože stávající podpora tiskáren v aplikacích HR/Win zůstává zachována také. Rovněž pro přihlašování
Magazín VEMA 2000
a zabezpečení jsou využívány služby operačního systému, kde aplikace přebírají informace z aktivního sezení uživatele ve Windows. Další součásti a funkce operačního systému jsou využívány také například pro systém nápovědy, podporu kopírování dat mezi aplikacemi prostřednictvím schránky (tzv. clipboard) nebo možnost náhledu sestavy před tiskem. Možnost přímého používání služeb operačního systému také přináší konečně možnost bezprostřední komunikace s jinými aplikacemi pro Windows, jako je například MS Word nebo MS Excel. Již tedy nejsou nutné další pomocné aplikace, jako tomu bylo u verze V32, kde byl zapotřebí samostatný systém VxW. Funkčnost všech systémů řady VxW je nyní integrována přímo do aplikací HR/Win. Znamená to přímou vazbu na programy z rodiny Microsoft Office, ať už jde o Microsoft Word, Microsoft Excel nebo Microsoft Outlook, bez nutnosti pořizování dalších přídavných programových modulů. Aplikace HR/Win jsou schopny využívat funkce těchto programů pro zpracování firemních tiskovin nebo další analýzy a zpracování dat.
Provozní konfigurace Aplikace HR/Win přinášejí kromě změny uživatelského prostředí ještě další zásadní změny, a to v oblasti možných variant pro-
vozní konfigurace. Celý systém byl pečlivě navržen tak, aby na jedné straně umožňoval jednoduchou instalaci a spuštění na samostatném počítači v jednouživatelském režimu, současně však značně rozšiřuje možnosti síťového provozu. Síťový provoz Stejně jako všechny systémy VEMA ve verzi V32 je i aplikace verze Win možné provozovat v síťovém režimu s jedním souborovým serverem, bez specializovaného serveru databázového. Tato konfigurace je vhodná zejména pro lokální sítě, kde je spojení mezi pracovní stanicí a souborovým serverem dostatečně rychlé. Pro pomalé připojení, například přes Internet nebo po telefonu, nebo při větší zátěži lokální sítě však tento systém není zcela ideální. Verze Win nyní přináší možnost funkce i v tzv. režimu tenkého klienta. Pod pojmem tenký klient se většinou chápe počítač – pracovní stanice, která sama o sobě nemusí být příliš výkonná (nemá příliš velký výpočetní výkon), ale především má jen velmi pomalé nebo velmi málo propustné připojení k serveru. To znamená i připojení po telefonní lince, pronajatý datový okruh nebo připojení přes Internet; ale může to být i spojení v přetížené lokální síti apod. Tenký klient totiž se serverem komunikuje pouze na úrovni obsahu obrazovek a vstupů uživa-
11
12
Char akteris tik a a koncepce sys témů HR/Win
tele. Větší část výpočetního výkonu je na serveru, který soustřeďuje veškeré datové operace a výpočty. Provoz v režimu tenkého klienta pochopitelně znamená výrazně menší nároky na přenosovou kapacitu spojení, protože na pracovní stanici již nemusí být přenášeny velké objemy dat. Současně to znamená i výrazné zvýšení bezpečnosti, neboť po lince (jež samozřejmě může být dále zabezpečena) jsou přenášena skutečně jen ta data, která mají být zobrazena, tzn. jen data, ke kterým má uživatel oprávnění. Tyto vlastnosti umožňují provoz aplikací HR/Win i v rozsáhlých sítích, v organizacích s pracovišti detašovanými po celé republice, ale dokonce i s pobočkami v zahraničí. Samozřejmě je možné aktivovat i více současných sezení na jedné pracovní stanici; přitom nároky na přenosové
kapacity s rostoucím počtem sezení vzrůstají jen nepatrně. Dosud byl takovýto typ provozu aplikací VEMA možný jen na platformě unix, verze Win toto řešení zpřístupňuje všem zákazníkům. Koexistence s jinými verzemi a platformami Provoz v režimu tenkého klienta ovšem není jedinou možností síťového provozu. I nadále je možné pracovat také v síťovém režimu se souborovým serverem; obě tyto provozní konfigurace je navíc možné libovolně kombinovat. A protože datová základna aplikací HR VEMA je pro všechny platformy stejná, je možné současně, nad stejnými daty provozovat aplikace na platformě DOS/V32, Windows i SCO Unix/UnixWare! Takováto konfigurační variabilita nabízí zcela nové možnosti provozu aplikací HR VEMA. Informační systém může být přístupný snadno nejen v rámci lokální počítačové sítě, ale i z poboček připojených přes Internet či po pronajatých datových okruzích. Dokonce tak mohou do systému vstupovat i mobilní uživatelé, přičemž malá kapacita telefonického připojení již neznamená žádnou překážku či omezení; to vše samozřejmě při zachování vysoké míry zabezpečení veškeré komunikace.
Jak to funguje? Architektura systému Architektura systému HR/Win je na obrázku vpravo. Schematicky jsou zde znázorněny jak jednotlivé části systému, tak i postup aktivace jednotlivých částí a komunikace mezi nimi. Grafický klient na pracovní stanici po spuštění kontaktuje server HR/Win. To je malý program, který plní funkci jakéhosi „dispečera“. Přijímá aktivační požadavky od jednotlivých klientů a po úspěšné autentizaci spouští požadovanou aplikaci na aplikačním serveru (tedy na počítači, který plní úlohu serveru). Aplikace se po úspěšné inicializaci ohlásí „dispečerovi“, který potom obě strany propojí. Tak je ustaveno spojení grafického klienta s aplikací a další komunikace již
Ing. K arel O blu k , Ph.D .
probíhá mimo „dispečera“, jen mezi klientem na pracovní stanici a aplikací, která vykonává veškeré databázové a výpočetní operace. Aplikace přistupuje pro data do lokálního souborového systému na serveru, takže všechny datové operace jsou maximálně rychlé. Na klienta jsou posílány jen obsahy obrazovek, případně data nutná pro tisk na lokální tiskárně. Klient pak na server posílá jen uživatelské vstupy. Režim tenkého klienta ovšem nesnižuje pouze nároky na komunikační kapacity. Také požadavky na pracovní stanice jsou mnohem menší, veškerý výpočetní výkon stanice je potřebný v podstatě jen na kreslení obrazovek. Samozřejmě některé prostředky pracovní stanice jsou také využívány; u některých je to dokonce naprosto nutné. Typickým příkladem jsou lokální disky nebo místní tiskárny. Je pochopitelně nemyslitelné, aby sestavy bylo možné tisknout jen na tiskárnách připojených k serveru, které mohou být v jiné budově nebo třeba i v jiném městě! Tenký klient aplikací HR/Win je proto schopen pro všechny tisky využívat vlastní tiskárny, ať už připojené přímo k pracovní stanici nebo místní síťové tiskárny (například v místní lokální síti pobočky). Také souborové operace jako exporty a importy dat nebo operace textového editoru využívají lokální souborový systém. Všechny tyto vlastnosti mají jeden společný hlavní cíl – co nejvyšší uživatelský komfort při dosažení maximální výkonnosti a spolehlivosti celého informačního systému. Přitom za nedílnou součást uživatelského komfortu považujeme i flexibilitu konfigurace a možnosti správy systému. Nástroje, které má pro tyto účely k dispozici správce, se významnou měrou podílejí také na bezpečnosti a spolehlivosti celého informačního systému. Provoz Snadná instalace a údržba systému patřily také k důležitým kritériím návrhu verze Win. K instalaci celého systému HR/Win využíváme technologii, která je léty prověřena a osvědčila se již při instalaci aplikací
vedoucí vývoje
Magazín VEMA 2000
Architektura systému
tuje další informace specifické pro systémy HR/Win.
H R / Win S er ve r
Použité technologie Při návrhu verze Win jsme se snažili v maximální míře využít existujících osvědčených technologií. Mezi hlavní důvody patřil především požadavek na maximální spolehlivost a stabilitu celého systému, nezanedbatelné však bylo i hledisko údržby a správy. Z těchto důvodů jsme pro veškerou komunikaci mezi jednotlivými komponentami použili technologii COM/ DCOM společnosti Microsoft. Kromě toho, že splňuje všechny výše uvedené požadavky, poskytuje také možnost zabezpečené komunikace a spolehlivé autentizace. Navíc je tak možné jednotlivé komponenty ovládat i z jiných programů, které podporují a využívají technologii COM, ať už jde o programovací nástroje typu Microsoft Visual Basic, nebo aplikace řady Microsoft Office.
2
1 3
Kl i e n t H R / Win
4
A pl i k a ce
1. Klient kontaktuje server s požadavkem na aktivaci aplikace, autentizace. 2. Server spouštíí příslušnou aplikaci 3. Aplikace se registruje na serveru; tím je dokončeno ustaveníí spojení 4. Databáze (souborový systém)
4. Spojeníí klient – aplikace. Může být v jednom počítači i v síti (LAN, WAN). Přenášíí se jen data pro zobrazení (obsah obrazovek), tisky, vstupy uživatele. Spojeníí může být zabezpečené.
verzí V16 i V32. K ní patří i metoda rozdílových aktualizací, tzv. infodiskety. Ty jsou využívány pro úpravy projektů, které jsou běžně vynuceny například změnami v legislativě nebo požadavky na drobné změny funkčnosti systému. Při provozu v režimu tenkého klienta by však nutnost aplikace infodiskety i na pracovních stanicích znamenala výraznou zátěž pro správce systému, zvýšení nároků na organizaci a potenciální zdroj problémů a tím i nestability celého informačního systému. Tomu jsme se při návrhu instalačního procesu samozřejmě snažili vyhnout, a proto jsme stávající mechanismus rozdílových aktualizací ještě dále rozšířili. Grafický klient na pracovní stanici nyní ihned po přihlášení automaticky detekuje aktualizaci systému na serveru a je schopen automatické instalace nové verze, bez nut-
nosti zásahu správce systému. Tak se zvýší robustnost a spolehlivost celého informačního systému a současně nároky – a tím i náklady – na údržbu zůstávají na úrovni lokální instalace. To je jedna z podstatných výhod síťového řešení HR/Win. Také nastavení celého systému HR/Win by ani u složitějších konfigurací nemělo představovat žádné problémy. Vzhledem k použití standardních technologií jsou pro nastavování síťové topologie i zabezpečení používány vestavěné prostředky operačního systému. Správce si tedy nemusí osvojovat žádné nové nástroje a postupy. Navíc je pro běžnou i detailní diagnostiku možné použít také standardní programy pro administraci operačního systému. Samozřejmě, k dispozici je i specializovaný monitor, který posky-
Proč verze Win? V předchozím textu jsem se pokusil přiblížit Vám alespoň některé základní vlastnosti systémů HR/Win. Přestože bych velmi rád popsal celou řadu dalších zajímavých vlastností a funkcí, na omezeném prostoru, který jsem měl k dispozici, jsem se mohl věnovat jen tomu opravdu základnímu; tomu nejdůležitějšímu, co verze Win v aplikacích HR VEMA přináší. Mým cílem bylo především zdůraznit, že nejde pouze o nové grafické uživatelské rozhraní a výrazné zvýšení výkonu, ale také o celou řadu dalších vylepšení. Nade všemi z nich, dle mého názoru, vyčnívá schopnost provozu v režimu tenkého klienta. Díky této vlastnosti je možné provozovat aplikace HR VEMA skutečně v libovolné síťové konfiguraci, a to i přes Internet či prostřednictvím mobilního připojení. Informační systémy VEMA řady HR tak získaly nejen novou grafickou tvář a vyšší výkon, ale také zcela nové možnosti použití.
13
14
Analýza dat aplik ací VEMA v pros tředí MS Excelu
Ing. Bc. Jaroslav Š marda
Anal ý z a d a t a p l i ka c í V E M A v pro s t ř e d í M S E xc e l u Pro zpracování zpravidla agregovaných dat na vyšších úrovních řízení organizace slouží manažerské informační systémy. Většinou se jedná o rozsáhlé systémy, jejichž nejdůležitější součástí jsou nástroje pro interaktivní analýzu dat (OLAP). Obvykle obsahují vlastní databázi vybraných údajů, vyžadují speciální školení uživatelů a často bývají nákladné.
Interaktivní analýza dat v MS Excelu Nástroje pro interaktivní analýzy agregovaných dat však dnes nejsou jen výsadou specializovaných manažerských informačních systémů. Tyto nástroje byly integrovány
0br. 1. Formulář generátoru kontingenčních tabulek
také do tabulkového procesoru MS Excel pod názvy kontingenční tabulka a kontingenční graf (až od MS Excel 2000). Jedná se o interaktivní tabulku (nebo graf), která je odvozena ze zdrojové tabulky (běžná tabulka v MS Excelu) a která zobrazuje agregované údaje podle různých rozměrů (až 3 rozměry dané řádky, sloupci a stránkami tabulky). Interaktivní práce s kontingenčními tabulkami (grafy) spočívá v tom, že se nejedná o staticky vygenerovanou tabulku, ale je možno kdykoliv měnit parametry tabulky (grafu) a ihned se zobrazují výsledky. Stejně tak při změně zdrojové tabulky se změní údaje v kontingenční tabulce nebo grafu. Mezi základní výhody řešení nástrojů pro interaktivní analýzy agregovaných dat v MS Excelu patří práce ve známém prostředí tabulkového procesoru, výrazně menší náklady na získání dat a také možnost interaktivní analýzy až na zdrojové neagregované údaje. To je někdy problém pro manažerské informační systémy, pokud používají vlastní databázi a ukládají do ní pouze agregované údaje.
0br. 2. Vyplněný formulář před generováním kontingenční tabulky
Generátor kontingenčních tabulek Cílem našeho řešení, které spočívá ve vytvoření generátoru kontingenčních tabulek, je maximálně usnadnit uživateli používání nástrojů pro interaktivní analýzy dat uložených v datových prostředích našich aplikací HR a VEMA. Dále popisovaný generátor kontingenčních tabulek byl vytvořen podle požadavků zákazníka, je realizován nad datovým prostředím vybraných údajů z oblastí zpracování mezd a personalistiky a je určen především pro vrcholové řízení organizace. Podle požadavků zákazníků jsme připraveni vytvořit další řešení pro libovolnou aplikaci HR nebo EKOS.
Použití generátoru kontingenčních tabulek Kontingenční tabulka obsahuje číselný ukazatel, který je strukturován do řádků
ředitel
a sloupců. Takovým číselným ukazatelem může například být průměrný tarifní plat v kontingenční tabulce na obrázku č. 3. Řádky a sloupce tvoří dva rozměry, dva nezávislé pohledy na data, podle kterých je číselný ukazatel sledován. V kontingenční tabulce na obrázku č. 3 jsou řádkovým rozměrem organizační celky. Zajímá nás průměrný tarifní plat podle organizačních celků. Sloupcovým rozměrem jsou platové třídy. Může nás zajímat průměrný tarifní plat podle platových tříd. Kontingenční tabulky v MS Excelu umí i třetí rozměr, který je zobrazen stránkami tabulky. Kontingenční tabulku je samozřejmě možno vytvořit i bez generátoru, je třeba ale správně rozhodnout, jaký číselný ukazatel nás zajímá a jaké rozměry budou v řádcích, sloupcích a případně stránkách, což nemusí být pro uživatele jednoduché. Generátor toto uživateli maximálně usnadňuje a také řeší problém překódování údajů podle číselníků, na které je uživatel zvyklý z našich aplikací. Vlastní použití generátoru je jednoduché. Spočívá ve vyplnění formuláře, ve kterém uživatel vybírá ukazatele a rozměry kontingenční tabulky. Generátor je spouštěn v sešitu, který byl založen na základě námi vytvořené šablony. Sešit může obsa-
0br. 3. Výsledná kontingenční tabulka
Magazín VEMA 2000
hovat libovolný počet vygenerovaných kontingenčních tabulek.
Formulář generátoru Použití formuláře generátoru si vysvětlíme na příkladu. Bude nás zajímat, jaký průměrný tarifní plat je v jednotlivých organizačních celcích. Průměrný tarifní plat budeme vyžadovat podrobněji členěný podle jednotlivých platových tříd. Uživatel ovládá generátor vyplněním formuláře, který je na obrázku č. 1. V levé části formuláře uživatel definuje rozměry, podle kterých chce sledovat číselné ukazatele. Tyto definuje v pravé části formuláře. Na tomto obrázku je formulář v situaci, kdy uživatel definuje rozměry, tedy jakým pohledem bude sledovat ukazatele (co bude na ose x při definici matematické funkce). Je aktivní levá část formuláře. Uživatel nejprve prvním tlačítkem v poli Řádky určil, že bude definovat řádkový rozměr a pak v seznamu Rozměr (vlevo dole) vybral jako řádkový rozměr položku Organizační celek. Takže v kontingenční tabulce budou v řádcích jednotlivé organizační celky. Pro každý rozměr je možno určit až 3 položky, pak jsou řádky strukturovány hierarchicky. Použití druhé a třetí položky v jednom rozměru je pro nás nepodstatné.
Podrobnější členění podle platových tříd ve sloupcích dosáhneme prvním tlačítkem v poli Sloupce a výběrem v seznamu Rozměr položky Platová třída. Nyní budeme definovat ukazatel Tarifní plat. Stav formuláře při výběru ukazatele je na obrázku č. 2. V tomto případě je aktivní pravá část formuláře. Prvním tlačítkem v poli Data začínáme definovat ukazatele. V seznamu Typ ukazatele (vpravo nahoře) si můžeme vybrat mezi personálními a mzdovými (nárokovými a skutečně vyplacenými) ukazateli. Vybrány jsou Mzdové nárokové ukazatele. Podle naší volby se příslušná skupina ukazatelů objeví v seznamu Ukazatel vpravo uprostřed. V tomto seznamu je již vybrán ukazatel Tarifní plat. V poli Souhrn ukazatele definujeme, zda nás zajímá průměrná hodnota nebo součet. Pro mzdové ukazatele je to často průměr, pro personální počty je to častěji součet. V poli vpravo dole specifikujeme, za jaké časové období nás ukazatel zajímá. V našem případě nás zajímá průměrný tarifní plat v aktuálním měsíci. Zbývá ještě vyplnit Název tabulky a tlačítkem Vytvořit tabulku vygenerovat požadovanou kontingenční tabulku. Výsledná tabulka je na obrázku č. 3.
Řešení generátoru V našich aplikacích máme systematicky vyřešen okamžitý export libovolného souboru do tabulky v MS Excelu. Generátor kontingenčních tabulek navazuje na tuto vlastnost. Řešení se skládá ze dvou kroků. Nejprve jsou z datového prostředí aplikace exportovány údaje do prostředí MS Excelu. Je vytvořen sešit MS Excelu, který obsahuje tyto zdrojové údaje. Kromě listu se základním souborem obsahuje také listy s potřebnými číselníky a dalšími parametry kontingenčních tabulek. Základní soubor v aplikacích HR VEMA obvykle obsahuje záznamy o zaměstnancích. Druhým krokem je vlastní generátor. Zdrojem pro kontingenční tabulky je sešit vytvořený v prvním kroku.
15
16
Docházkové sys témy po dvou le tech
Ing. Bc. Jan To míše k
Doch á z kové s ys t é my p o d vo u l e t e c h Před dvěma lety jsme na výstavě INVEX 98 poprvé představili vlastní komplexní řešení docházkového systému. Když se zamýšlím nad vývojem, kterým naše řešení za ty dva roky prošlo, musím říci, že mě výsledný stav plní optimismem. Programové vybavení již běží s grafickým rozhraním v prostředí Microsoft Windows a výrazně byly inovovány i používané terminály TRAX. Celý systém byl intenzivně rozvíjen a byly zapracovány mnohé požadavky a připomínky zákazníků. Nyní můžeme konstatovat, že disponujeme již velmi robustním a sofistikovaným řešením a navíc máme rozsáhlé zkušenosti s realizací a implementací docházkových systémů u zákazníků.
Projekty Potvrdil se původní předpoklad: základem úspěšné implementace je kvalitně zpracovaný projekt. Neúspěch implementace je v oblasti docházkových systémů výrazně četnější než u jiných komponent informačních systémů a těší mne, že všechny naše dosavadní implementace byly úspěšné; systémy jsou skutečně plně využívány a v organizacích dobře plní své funkce. Dnes
jsme si již zcela jisti, že projektovou etapu nelze vynechat a i její pouhé podcenění ze strany zákazníka výrazně prodlouží a zkomplikuje proces zavádění. Máme zpracovánu vlastní metodiku, která umožňuje během jedné až dvou návštěv analyzovat provoz a potřeby středně velké firmy a díky tomu lze předložit první verzi projektu zákazníkovi k připomínkování již po cca čtrnácti dnech od zahájení analýzy. Podívejme se, co je obsahem typického projektu docházkového systému. První část projektu tvoří popis situace a požadavků zákazníka. Následuje obecná specifikace s rozpracovanou konkrétní variantou řešení. Jedná se zejména o prostorové rozmístění technických zařízení a volbu technologie docházkového systému. Je upřesněno kolik a jakých zařízení bude instalováno, kudy povede kabeláž a jak bude systém napájen. Stanovují se parametry a umístění řídicího počítače, resp. jeho další využití. Na základě analýzy odměňování a dosavadních docházkových zvyklostí jsou připraveny konfigurační parametry a číselníky aplikace Docházka. Této etapě
věnujeme velkou pozornost, neboť opomenutí v této oblasti mají negativní dopad na výpočet mezd. Nejkritičtější částí projektu jsou návrhy interních směrnic, podle kterých je organizován provoz docházkového systému. Jsou zde podrobně popsány nejen povinnosti zaměstnanců, ale např. sankce za klamání systému. Dále jsou zde popsány způsoby ošetřování výjimečných stavů, jako je porucha zařízení, ztracená nebo zapomenutá karta a podobně. Tato část projektu rovněž institucionalizuje administrátora docházkového systému s jeho povinnostmi, specifikuje povinnosti vedoucích pracovníků a definuje toky významných dokladů z oblasti pracovně právní, jako jsou např. propustky, neschopenky a OČR. V organizační oblasti je přínos projektu nejvýraznější a nejvíce se v ní odráží naše zkušenosti z minulých realizací. Velmi důležitou se ukázala participace vedení organizace na této části projektu. Vedoucí pracovníci totiž musí v souladu s těmito (akceptovanými) směrnicemi prosazovat správné používání zaváděného docházkového systému. V přílohách projektu naleznete potřebnou technickou dokumentaci, rozpis mate-
ředitel
riálu, důležité tabulky a číselníky, formáty dokumentů a další. Součástí příloh je i harmonogram realizace. V realizační fázi pak nastupuje implementační tým, který díky své kvalifikaci pomůže zákazníkovi co nejrychleji realizovat kroky popsané v projektu. Ať je to technická instalace, instalace SW, školení nebo konzultace.
Inovace SW Nejzřetelnější změnou v programovém vybavení je převod aplikace Docházka na grafické rozhraní v prostředí Microsoft Windows, který jistě potěší i stávající uživatele. Ostatní změny se týkají např. návaznosti na technická zařízení. Byly doplněny funkce jako správa karet, automatizovaný výpočet salda k nahrávaní do terminálů, funkce pro návaznost aplikace Sledování přítomnosti a mnohé další. Rovněž oblast výpočtu odpracované doby doznala dalších konfiguračních možností a pokrývá tak i velmi komplikované způsoby práce s údaji o přítomnosti a nepřítomnosti. To vše samozřejmě umožňuje korektní zpracování v navazující aplikaci PAM. Dobře se na trhu ujal původně podpůrný program Sledování přítomnosti. Ten umožňuje v rámci počítačové sítě z kteréhokoliv počítače jednoduchým způsobem zjistit, zda konkrétné pracovník je aktuálně přítomen, resp. proč je nepřítomen. Jediným pohledem na obrazovku si tak lze ušetřit dlouhé hledání po celém objektu. Nezastupitelnou roli má tento produkt na vrátnicích. V budoucnu nabídne Sledování přítomnosti i další pokročilé funkce, jako je např. zahájení hlasové, textové nebo dokonce i obrazové (video) komunikace s vybraným pracovníkem. Přes internet bude možné zjišťovat přítomnost i na vzdálených pobočkách. Technická aplikace Řízení terminálů taktéž doznala změn. Obslouží libovolný počet terminálů, běží i jako služba ve Windows NT/2000, umožňuje řízení otevírání dveří, resp. branek a má mnoho dalších nových konfiguračních možností, které zůstávají běžnému uživateli skryty.
Magazín VEMA 2000
Inovace techniky Také populární terminály TRAX zaznamenaly zřetelný vývoj. Uživatele jistě na první pohled zaujme nový přátelštější design a nová klávesnice. I po technické stránce se hodně změnilo. V terminálu je přímo integrováno relé pro otevírání dveří a nová svorkovnice umožňuje snadnou montáž i demontáž. Elegantně je rovněž vyřešena montážní sada pro instalaci na podložku.
Příklady realizací Aquatis, a. s. Aquatis je naše pilotní realizace. Objekt má jeden ostrahou dozorovaný vchod a vstupní prostor je přehrazen dvojicí elektricky ovládaných branek. Na příchodu i na odchodu je jeden terminál TRAX umístěný na elegantním nerezovém stojanu. Celkový počet karet je 370. Hasičský záchranný sbor okresu Nový Jičín Zde je použito jednoduché řešení s jediným terminálem TRAX přepínaným pro příchod i odchod. Součástí řešení je i zdroj časového normálu pro zajištění přesného času. Systém pracuje se 100 ks karet. Soliter, a. s. Tato rozsáhlejší instalace je zajímavá použitím dvou párů terminálů TRAX, jeden pár pro příchod, druhý pro odchod. Je tak vyřešen velký nápor zaměstnanců přicházejících a odcházejících prakticky současně. K systému je dodáno 270 karet a 30 čipových přívěsků. Huthamaki Van Leer Jipack, a. s. Zajímavostí této instalace je použití dvou kusů nového modelu terminálu TRAX ve venkovním prostředí. Oba terminály jsou vně objektu vrátnice pouze pod stříškou, která je chrání před deštěm. Pro zvýšení odolnosti proti mrazu jsou vybaveny interním vyhříváním s termoregulací. Oba terminály přes elektrického vrátného otevírají dveře. Počet karet je 500.
Flextronics International s. r. o. Tato instalace je doposud naše největší. Celkem pět terminálů TRAX zajišťuje evidenci docházky s celkem 2350 kartami. Dodávka byla realizovaná jako komplexní včetně NT serveru. Podrobnosti o této realizaci najdete v samostatném článku na jiném místě tohoto magazínu.
Ekonomická úvaha na závěr Návratnost investice do docházkového systému je velmi dobrá. Dle našich zkušeností je to zpravidla jen několik měsíců. Počítejte se mnou. Cena systému je pro firmu o 100 zaměstnancích řádově 100 000 Kč. Pokud se zpřesněním evidence podaří ušetřit pouhých 6 minut fondu pracovní doby denně, tedy cca jedno procento, znamená to úsporu jednoho celého průměrného mzdového nákladu. Při průměrném mzdovém nákladu 16 000 Kč (135 % hrubé mzdy) je návratnost systému cca 6 měsíců. Zpravidla se však ušetří více než 6 minut. Zavádění docházkového systému se stává vhodnou příležitostí ke zpřísnění režimu docházky. Další úspory lze ve výrobních organizacích dosáhnout umístěním docházkových terminálů až do vstupů do výrobních prostor (tedy ne na vrátnici areálu, jak je obvyklé) a veškerý pobyt zaměstnanců v šatnách pak není součástí pracovní doby. Za těchto okolností není neobvyklá úspora i 20 minut denně. Návratnost ve výše uvedeném příkladu činí za nezměněných podmínek necelé 2 měsíce. Za rok je tedy zpět pětinásobek vlastní investice. A to již jistě stojí za vážnou úvahu! Z faktů uvedených v tomto článku je zřejmé, že naše rozhodnutí nabídnout Vám komplexní řešení docházkových systémů bylo kompetentní. Nyní, po dvou letech, Vám předkládáme kvalitní zralé řešení postavené na špičkových produktech s vysokou ekonomickou návratností. Řešení je doprovázeno zkušenostmi a výbornou znalostí celé problematiky. Proto se na nás s důvěrou obracejte, ručíme za kvalitu.
17
18
XML v sys témech VEMA
Ing. Radovan M išák
XML v s ys t é m e c h V E M A XML patří v současné době mezi nejvíce skloňované pojmy v oboru informačních technologií. V tomto článku se dočtete, co XML vlastně je a jakým způsobem je a bude této technologie využito v systémech VEMA.
Co je XML? XML je zkratka pro EXtensible Markup Language, což by se dalo přeložit jako „rozšiřitelný jazyk se značkami“. Tento jazyk je určen pro ukládání obecných dokumentů obsahujících strukturovaná data. Jednotlivé části dokumentu jsou identifikovány značkami. Protože se jedná o jazyk rozšiřitelný, je možné definovat si vlastní značky. Tím vzniknou dokumenty, jejichž obsahu rozumí pouze příslušná aplikace, která zná význam jednotlivých značek. Tyto dokumenty jsou však stále ve formátu XML, takže je možné s nimi pracovat pomocí všech nástrojů pro práci s XML dokumenty. V následujícím příkladu je uveden jednoduchý dokument v jazyce XML, který obsahuje informace o názvu, autorovi a vydavateli jedné knihy.
XML Step by Step Michael Young Microsoft Press
Z uvedeného příkladu je zřejmé, že XML je textový formát, který je snadno čitelný nejen pro počítač, ale i pro člověka. V příkladu jsou použity značky kniha, název, autor a vydavatel. Pomocí těchto značek je dokument strukturován do jednotlivých částí a těmto částem je zároveň přiřazen jejich význam.
Možnosti využití XML XML je relativně mladá technologie – vznikla v roce 1998. Její základ však sahá až do roku 1980, kdy vznikl jazyk SGML. XML pak vznikla jako zjednodušená verze tohoto jazyka. Mimochodem i jazyk HTML, ve kterém je vytvořena většina webových stránek současného Internetu, vznikl odvozením z SGML. Proto také oba jazyky vypadají podobně. Základní rozdíl mezi nimi spočívá v tom, že zatímco HTML má předem definovanou množinu značek, v XML je možné používat značky vlastní. Oproti HTML je tedy XML univerzálnější a dá se očekávat, že v budoucnu bude stále více obsahu Internetu publikováno ve formátu XML namísto HTML.
XML je nezávislé na platformě, což znamená, že stejný XML dokument může být bez úprav zpracováván na různých druzích počítačů pracujícími pod různými operačními systémy. Díky tomu může být XML používáno jako základ celé řady dalších technologií. Jako příklad můžeme uvést SOAP (Simple Object Access Protocol), což je protokol určený ke komunikaci mezi aplikacemi pomocí zasílání zpráv ve formátu XML přes webovou síť. Největší uplatnění nachází XML v současnosti v oblasti elektronického obchodu. XML se využívá jak v oblasti B2C (business-to-consumer), tak zejména v oblasti B2B (business-to-business). Do oblasti B2C spadají nejrůznější internetové obchody, ve kterých firmy prodávají zboží koncovým zákazníkům. Ve formátu XML se mohou přenášet jak informace o nabízeném zboží, tak i informace o zákazníkově objednávce. Oblast B2B představuje elektronické obchodování mezi firmami navzájem. V současné době používá většina firem nějaký informační systém. Když chce
0br. 1 Údaje v datovém editoru VEMA
progr amátor
potom dodavatel odběrateli vyfakturovat nějakou provedenou práci či dodané zboží, zpravidla ze svého informačního systému vytiskne fakturu a pošle ji odběrateli. Ten ji pak zase zadá do svého informačního systému. Tento postup vyžaduje ruční zásah obsluhy jak na straně dodavatele, tak na straně odběratele a celý proces se tak zbytečně prodlužuje a prodražuje. Mnohem výhodnější by bylo, kdyby bylo možné automaticky odeslat v elektronické podobě fakturu z informačního systému dodavatele do informačního systému odběratele. K tomu je však nutné definovat nějaký společný formát, ve kterém bude možné tuto fakturu mezi informačními systémy předat. Takový formát již delší dobu existuje – jmenuje se EDI (Electronic Data Interchange). Je však poměrně složitý na implementaci a tak ho ve svých informačních systémech využívají jen velké firmy, které si mohou dovolit vysoké náklady na jeho realizaci. Formát XML je pro tyto účely vhodnější a díky němu se může elektronické obchodování rozšířit i mezi malé a střední firmy. Právě na oblast B2B je zaměřeno využití technologie XML v systémech VEMA.
XML v systému G1 Systém G1 neobsahuje podporu pro vstup, ale pouze pro výstup dat ze své databáze
0br. 2 Údaje vyexportované do formátu XML
Magazín VEMA 2000
do dokumentu ve formátu XML. Tento výstup je řešen jako rozšíření systému přenosů mezi jednotlivými moduly systému. Moduly spolu komunikují pomocí zasílání zpráv ve vlastním formátu FDF. Každou zprávu je však možné volitelně vytvořit také ve formátu XML. Kromě předem definovaných zpráv, kterými spolu komunikují moduly VEMA, lze uživatelsky nadefinovat i obsah vlastních zpráv. Tak je možné vyexportovat do XML prakticky libovolné údaje z databáze VEMA G1. Zprávy ve formátu XML vyexportované z G1 je možné využít pro přenos dat do jiných systémů, které podporují vstup dat ve formátu XML. K jejich zpracování je také možné využít celou řadu nástrojů sloužících k práci s daty v tomto formátu. Mimo to je také možné data v tomto formátu publikovat na Internetu nebo na firemním Intranetu. Pokud bychom například chtěli takto zveřejnit údaje o směrových kódech bank (na obrázku 1 je příslušný číselník systému VEMA zobrazen v datovém editoru), stačí tyto údaje vyexportovat do formátu XML. Na obrázku 2 je zobrazen výsledek tohoto exportu – XML dokument zobrazený v jednoduchém textovém editoru. Stejný XML dokument pak může být zobrazen ve webovém prohlížeči
v mnohem přehlednější podobě. Výsledek je vidět na obrázku 3. Podpora exportu dat z G1 do XML je popsána v dokumentaci jednotlivých systémů. Navíc je na našich webových stránkách k dispozici podrobná dokumentace i s několika názornými příklady (včetně výše popsaného). Najdete ji v sekci Podpora – Doplňky.
XML v systému G2 Systém G2 obsahuje plnohodnotnou podporu pro práci s XML. Kromě exportu dat (jako je tomu v systému G1) tedy také umí data z tohoto formátu importovat. Této schopnosti využijí uživatelé sytému G1 při přechodu na systém G2. Převod dat totiž bude řešen právě pomocí XML – v G1 se provede export dat do XML a v G2 se tato data zase z XML naimportují. Export dat do XML je v G2 řešen způsobem, který je tomuto systému vlastní – XML zde je jedním z tzv. prezentačních prostředí. Prezentačním prostředím se rozumí např. dialog na obrazovce, tisková sestava apod. Uživatel pak může mezi těmito prezentačními prostředími volně přepínat – stejná data, která má zobrazena v dialogu na obrazovce, může jednoduše zobrazit ve tvaru tiskové sestavy nebo třeba také jako XML dokument. Jak již bylo řečeno, jednou z nejperspektivnějších oblastí využití XML je oblast elektronického obchodu B2B. Aby různé informační systémy byly schopny navzájem pomocí XML komunikovat, musí používat společné definice (tzv. XML schémata) takových objektů, jakými jsou faktura, objednávka apod. Za tímto účelem vznikla z popudu firmy Microsoft iniciativa BizTalk. Je podporována řadou významných výrobců i uživatelů informačních systémů. V rámci této iniciativy vznikají nejen různá XML schémata, ale také nástroje pro transformaci z jednoho schématu na jiné nebo pro automatické doručování XML zpráv přes Internet. Další vývoj XML v G2 bude tedy logicky směřovat zejména do této oblasti.
0br. 3 Údaje ve formátu XML zobrazené ve webovém prohlížeči
19
20
HR ve firmě Fle xtronics
Ing. Lub om ír Lan g
HR ve f i r m ě F l ex t ro n i c s V posledních měsících se v mediích často objevují zprávy o firmě Flextronics International s. r. o. se sídlem v Brně. Firma se neobyčejně dynamicky rozvíjí. V současnosti zaměstnává v již zařízených prostorách cca 1500 zaměstnanců a plánuje vytvořit nejméně 3500 dalších pracovních míst. Své plány také umí realizovat. Flextronics International s. r. o. vznikla z části firmy Dovatron Czech a. s., která několik let úspěšně používala pro zpracování mzdové agendy aplikaci PAM VEMA. Logicky se tedy obrátila na naši firmu Vema s požadavkem na systém pro řízení lidských zdrojů.
Od počátečních jednání ke smlouvě Dynamický nárůst počtu zaměstnanců ovšem znamenal zvýšené požadavky na systém zpracování mzdové a personální agendy a nově přibyl požadavek na zavedení docházkového systému. Flextronics se ukázal jako velice náročný zákazník, k prvním schůzkám došlo již v roce 1999 a do dubna 2000 proběhlo mnoho jednání i prezentací aplikací. Z požadavků a našich analýz byla zřejmá potřeba výrazné ino-
vace celého dosavadního systému pro řízení lidských zdrojů (HR). Znamenalo to přejít na sdílené zpracování dat, využít zpracovaných docházkových údajů jako vstupu do aplikace PAM a doplnit aplikace pro zpracování personálních údajů a údajů o vzdělávání. Výsledkem jednání byla v polovině dubna 2000 smlouva na komplexní zavedení systému pro řízení HR s dosti tvrdým termínem – 31. květen 2000. Předmětem smlouvy byla dodávka serveru sítě s Windows NT, dodávka elektronického docházkového systému EDS s aplikací Řízení terminálů DTE a Sledování přítomnosti SLP, síťových verzí aplikací Mzdy PAM, Personalistika PER – včetně převodu dat ze stávající evidence, Vzdělávání VZD a Docházka DCH. Požadavkem byla samozřejmě i instalace a konfigurace HW i SW, proškolení pracovníků a asistence při zavádění systému.
Implementační projekty Koncem dubna byly ustanoveny realizační týmy a v úzké součinnosti s pracovníky zákazníka začaly vlastní práce na analýze požadavků. Výsledkem bylo vypracování
podrobných implementačních projektů pro každou aplikaci. Proběhlo několik připomínkových řízení, připomínky byly zapracovány a na závěr byly projekty zákazníkem odsouhlaseny. V projektech je obsažen podrobný popis problematiky, instalace a konfigurace HW i SW, uvádění systému do provozu, popis vlastního provozu i metodiky práce pro jednotlivé typy uživatelů. V přílohách je harmonogram zavedení, rozpis prací včetně služeb, seznam školení, tabulky konfiguračních parametrů atd. Tento způsob zavádění aplikací umožňuje stanovit optimální řešení, oponovaný a schválený projekt se tak stává příručkou pro zavedení a provozování systému a je podmínkou a zároveň zárukou úspěchu celé realizace.
Instalace HW a docházkových terminálů Pracovníci Vema nainstalovali síťový server s Windows NT 4.0 a nastavili veškeré potřebné konfigurace, provedli školení, konzultace a poskytovali veškerou součinnost pro začlenění NT serveru do firemní sítě. Instalovali infrastrukturu EDS tj. docházkové terminály TRAX
progr amátor
včetně zdroje a převodníku. Poprvé zde byly použity inovované terminály TRAX s atraktivnějším designem.
Zavádění aplikací PAM, PER, VZD Nejsnadnější bylo zavedení síťové verze PAM, protože s touto aplikací již pracovníci firmy Flextronics měli zkušenosti. I tak se ovšem ukázalo, že nevyužívají všech možností, které PAM nabízí. Pro naše pracovníky to znamenalo hodiny konzultací a práce s datovým prostředím, než byly obě strany spokojeny. Data nebylo nutné převádět, byla převzata z nesíťové verze. Doplněny byly dvě další aplikace, rovněž v síťové verzi – vedení personální agendy PER a evidence vzdělávání pracovníků VZD. Datové prostředí PAM, PER a VZD je společné, probíhá zde integrované sdílení dat. Do dat mají současně přístup uživatelé z útvaru personálního, mzdového i útvaru pro vzdělávání. Mají ovšem nastaveny rozdílné přístupy, vidí pouze svou agendu a data svých pracovníků. Údaje zadávají pouze jednou, data zadaná jedním uživatelem se automaticky dostanou ke všem, kteří s nimi mají pracovat. Datové prostředí PER naplnili naši pracovníci jednorázovým převodem ze stávající dokumentace v databázi Acces. Pro nadprůměrný objem uchazečů o zaměstnání ve firmě Flextronics bylo vytvořeno další, uživatelsky přizpůsobené, samostatné prostředí PER. Aplikace VZD je operativní databáze pro vedení evidence o vzdělávání zaměstnanců s možností plánování a vyhodnocení. Datové prostředí bylo, za naší asistence, postupně naplněno při vlastní práci s VZD. Kromě pracovnice, která s PAM již pracovala a aplikace VEMA ovládá, bylo nutné vyškolit pro PAM, PER a VZD dalších sedm pracovníků. Přímo na pracovištích zákazníka bylo konzultováno použití modulu VxW VEMA, který řeší propojení s MS Word a Excel. Všechny požadavky na tyto aplikace se vyřešily parametrizací, nebyly potřebné úpravy programového vybavení.
Magazín VEMA 2000
Zavádění docházkového systému Náročnější se ukázalo zavedení EDS. Již v projektu byl kladen zvýšený důraz na organizační složku řízení a provozu, která je základním předpokladem úspěšného zavedení tohoto systému. Rozsáhlejší byla školení. Základní školení znamenalo proškolit cca 55 pracovníků, kteří s docházkou pracují jako vedoucí, kontrolují svoje podřízené a provádí potřebné korekce. Dále proběhlo školení administrátorů DCH, kteří zpracovávají docházková data až po výstup do mezd, zde se jednalo o 5 lidí. Všichni byli proškoleni v počítačové učebně Vema a pracovali až na výjimky po jednom na počítači. Školení pro vyšší vedoucí a managery proběhlo ve firmě Flextronics. Individuální školení doplněné konzultacemi absolvoval administrátor EDS, který zajišťuje správu celého systému. Po mnoha jednáních se nalezlo optimální umístění docházkových terminálů TRAX. Byly nainstalovány po jednom na vstupu do výrobních hal a jeden terminál byl umístěn na vrátnici. Řízení těchto terminálů probíhá přes aplikaci DTE, která dále zajišťuje načítání průchodů a spouštění funkcí DCH. Požadavky zákazníka byly vyřešeny konfigurací programu, jeden ovšem znamenal úpravu programového vybavení a struktur o možnost zadávat přesčasové hodiny již na denní úrovni. Spolu s drobnými úpravami to znamenalo vypracovat novou verzi DCH 5.01. Po odsouhlasení projektu začaly práce na vytváření datového prostředí DCH, které v podstatě provedli naši pracovníci, popř. při nich asistovali. Základní údaje byly naplněny jednorázovým přenosem z PAM, konfigurace byla nastavena podle projektu. Vzhledem k velkému množství zaměstnanců zabralo nejvíce času vytvoření rozvrhů, docházkových skupin, rozdělení zaměstnanců do těchto skupin a jejich zařazení pod příslušného vedoucího. Vygenerování seznamů pro hierarchický přístup na data podle vztahu vedoucí – podřízený již umí DCH automaticky. Po nastavení uživatelských pří-
stupů do dat, následovalo oživení komunikace s terminály a zkušební provoz. Na většině počítačů ve firmě byla nainstalována aplikace SLP, umožňující jednoduše zjistit přítomnost zaměstnanců i zobrazit jejich průchody. V současnosti EDS funguje v rutinním provozu, probíhají drobné úpravy metodiky práce, nastavení, popř. vytváření nových uživatelských pohledů. Na přání zákazníka bylo doplněno rozlišování platných a neplatných průchodů, kdy je možné nastavit, na kterých terminálech je povoleno registrovat přerušení resp. průchod na nebo ze směny. Toto řešení bylo zahrnuto do verze DCH 5.02. Další požadavek – přenos údajů nových zaměstnanců z PER do DCH je řešen v rámci služeb.
Závěr V průběhu zkušebního provozu naši pracovníci asistovali u zpracování, operativně řešili problémy, poskytovali konzultace a byli připraveni k požadavkům na poskytnutí dalších služeb. Vedení firmy Flextronics, vzhledem k velmi rychlému nárůstu zaměstnanců, trvalo na nasazení všech projektů do konce května. Za cenu maximálního nasazení se tento požadavek podařilo splnit. Vema je nadále pravidelně v kontaktu s pracovníky zákazníka, je připravena řešit další požadavky na čerpání svých služeb, doškolování nových pracovníků i reagovat na další rozvoj firmy Flextronics. Zajímavou oblastí by např. mohlo být propojení aplikací s manažerským informačním a rozhodovacím systémem VxM VEMA založeným na produktu Media kanadské firmy Speedware Corporation Inc. Na závěr bych rád konstatoval, že pro firmu Vema je ctí, když se svým řešením v této oblasti obstála a svými aplikacemi z oblasti HR uspokojila tak náročného zákazníka jako je Flextronics International.
21
22
RNDr . Věr a Bu rdová
Dese t le t VEMA
Dese t l e t V E M A Firma VEMA počítače a projektování, spol. s. r. o. oslavila v tomto roce deset let existence. Deset let, kdy jsme museli vynaložit nemalé úsilí, abychom si vydobyli svoje místo na trhu softwarových firem, abychom získali a udrželi si klienty. Hodně se za tuto dobu změnilo. Z malé skupiny nadšenců, kteří firmu založili, až k firmě dnešní, která má téměř 70 pracovníků. Čas běžel velice rychle a podíváme-li se, co jsme za tuto dobu dokázali, je to nemalý kus práce. První produkt, který byl zákazníkům distribuován v r. 1990, byl program na zpracování mezd PAM/VEMA. Tento produkt si získal velice dobré jméno, byl kvalitní, spolehlivý, uměl víc než produkty konkurenční. Po celou dobu existence firmy byl a stále je nejvíce využíván. Mezi první uživatele programů PAM patřil Rostroj Rousínov, Ministerstvo vnitra, Jihomoravské pekárny Brno, SYNPO Pardubice. Ministerstvo školství zakoupilo licence na program PAM pro většinu svých subjektů, stejně jako celé české a slovenské zdravotnictví. Získání těchto klientů pro nás bylo velice prestižní a snažili jsme se o co nejkvalitnější programy a služby. Od prvopočátku jsme kladli velký důraz na dealerskou politiku. Na program PAM navázal ekonomický systém EKOS/VEMA. Ten byl
v r.1992 implementován na všech pobočkách Všeobecné zdravotní pojišťovny. PAM získává stále lepší jméno. Vždyť kdo v této době zaručoval aktualizace programů v závislosti na platné legislativě, uměl přepočty do hloubky 12 měsíců, zobrazení minulosti v zadaném intervalu. Vlastní datový editor, používaný v našich produktech, nebyl nikdy konkurencí překonán. Jistě i toto byly důvody, proč si náš program zvolilo Ministerstvo financí pro svých 11 000 pracovníků, FAB Rychnov, Teplárny Brno, a. s. či Group 4 Securitas Praha. S rostoucí klientelou se zvyšovaly i požadavky. Od r.1993 jsme mohli nabídnout naše produkty nejenom jako 16-bitové DOSovské aplikace, ale i verze UNIXové. Jistě nás těšilo zjištění, že výplata pro každého devátého pracovníka v České republice je počítána programem VEMA. S rostoucím počtem zákazníků se rozšiřovala i VEMA. Mohli jste ji najít v Praze, Olomouci, Bratislavě i Prešově. V Brně byla založena dceřiná společnost VEMA Computers & Systems, s. r. o. Vývoj v oblasti informačních technologií jde dopředu mílovými kroky. Proto jsme všechny aplikace převedli do 32-bitových verzí. Nebyl to již pouze PAM a EKOS, ale nabídka byla podstatně širší. Začíná se profilovat celá oblast lidských zdrojů s Personalistikou, Docházkou, Vzděláváním a dalšími pro-
dukty. Nadstavbou EKOSu se stala Finanční analýza. K základní nabídce existovaly produkty doplňkové, jako např. Knihovna, Režie, Vnitřní informační systém. Našimi zákazníky se stali Úřad vlády ČR, Investiční a Poštovní banka, a. s., Julius Meinl, spol. s r. o., Český hydrometeorologický ústav Praha. Péče o naše klienty se dostávala stále více do popředí. Software bez služeb nemůže přinést požadovaný efekt. VEMA měla již dostatek kapacit na to, aby mohla nejen vyvíjet další produkty, ale nabídnout také svým zákazníkům služby, související s využíváním našich produktů. Přesněji se formulovala vize firmy a snažíme se dělat vše proto, abychom ji naplnili. Chceme být dodavatelem ucelených řešení v oblasti informačních systémů pro řízení lidských zdrojů, ekonomiky a logistiky. A věříme, že tuto vizi naplníme. Deset let, které máme za sebou, nebyly jen úspěchy. Ti z Vás, se kterými spolupracujeme delší dobu, dobře vědí, že jsme někdy museli hodně zabojovat, abychom svým závazkům dostáli. Snad pro naše ospravedlnění, naše úmysly byly vždy ty nejlepší. Je dobré si uvědomit, že síla produktů VEMA je v koncepci, kterou firma má, za kterou jde a ze které nechce slevit. Ustoupit dnes, by mohlo znamenat zůstat vzadu. A to nechceme.
vedoucí obchodního oddělení
Magazín VEMA 2000
23
