Podpora nákupu v řešeních SAP Základní přehled
Vladimír Heřt, SAP ČR Seminář „Podpora nákupu v prostředí SAP“ Štiřín, 1.4.2009
Agenda
1. Úvod 2. Řešení SAP podporující procesy nákupu 3. Vybraní uživatelé 4. Závěr
© SAP 2009 / Page 2
Jaké úkoly dnes stojí před útvary zásobování? Výsledky ankety společnosti KS&R NEJVYŠŠÍ PRIORITU MÁ SNIŢOVÁNÍ NÁKLADŮ NA POŘIZOVANÉ PRODUKTY A SLUŢBY Stupeň souhlasu s níţe uvedenými výzvami (10=Úplně souhlasím, 1=Naprosto nesouhlasím) Tlak na snižování nákladů na pořizované produkty a služby
10%
37%
53%
(n=271) 29% Celkem 40%
Problematika shody v procesech zásobování a požadavky regulátorů
31%
Je třeba investovat do flexibilních aplikací využívajících webové služby
19%
50%
31%
Nedostatečná úroveň znalostí a dovedností
19%
52%
29%
Snižování stavu pracovníků a využívání externích zdrojů (outsourcing)
21%
Přenesení zodpovědnosti za procesy nákupu a jejich efektivnost v rámci organizace na jeden útvar
53%
27%
Nových modelů zásobování a automatizace procesů pořizování u nestrategických komodit
47%
22%
Řízení procesů nákupu napříč kategoriemi, zamezení objednávání mimo uzavřené rámcové smlouvy
26% 56%
51% 0%
Naprosto nesouhlasím
© SAP 2009 / Page 3
26%
52%
30%
Outsourcing funkcí souvisejících se zásobováním
26%
14% 40%
50%
Neutrální
9% 100%
Úplně souhlasím
Inventing the 21st-century purchasing organization (McKinsey)
© SAP 2009 / Page 4
SAP pomáhá tyto úkoly řešit Komplexní podpora zásobovacích procesů Řízení výdajů
Zajišťování zdrojů
Agregace a obohacení informací o výdajích
Projektově orientované a centralizované
Poskytuje detailní informaci o dodavatelích a příležitostech k úsporám
Podpora poptávkových řízení
Podpora analýzy nabídek dodavatelů
Centralizace správy dodavatelů
Podpora aukcí (včetně holandských)
3 1
Operativní nákup
Automatizace kompletního procesu nákupu (procure to pay)
Podpora nákupu produktů a služeb
Umožňuje připojit více ERP systémů
Podporuje spolupráci s dodavateli
© SAP 2009 / Page 5
2
4 Správa kontraktů
Zkrácení cyklu automatizací procesu správy kontraktů
Automatizovaný přenos vyjednaných cen a podmínek
Zajištění shody s kontrakty
Inovace procesů nákupu se vyplácí Návratnost investic je vysoce nadprůměrná VYUŽITÍM ŘEŠENÍ SAP DOSÁHLI NAŠI ZÁKAZNÍCI VÝZNAMNÝCH PŘÍNOSŮ Kontrola (governance) v oblasti nákupu
Reálné přínosy*
% dopad
Provozní náklady nákupních cen díky agregaci nákupů Snížení nákupních cen díky redukci neřízených nákupů
Strategický nákup
Reálné přínosy *
Správa kontraktů
% dopad
Provozní náklady
Snížení
30-70%
nákupních cen díky agregaci poptávky Snížení nákupních cen díky elektronickým aukcím Zvýšení efektivity procesů díky eliminaci manuálních činností a jednotné databázi nákupů
Zvýšení
2-10% 5-15%
15-30%
* Zdroj: Benchmark data SAP Value Engineering a zkušenosti klientů SAP © SAP 2009 / Page 6
% dopad
Provozní náklady
Snížení
5-15%
Reálné přínosy * efektivity procesů díky redukci manuálního zpracování smluv Snížení nákupních cen díky optimalizaci smluv
15-30%
2-6%
Inovace procesů nákupu se vyplácí Návratnost investic je vysoce nadprůměrná VYUŽITÍM ŘEŠENÍ SAP DOSÁHLI NAŠI ZÁKAZNÍCI VÝZNAMNÝCH PŘÍNOSŮ Řízení portfolia dodavatelů
Reálné přínosy *
% dopad
Operativní nákup
Reálné přínosy *
Napojení dodavatelů
% dopad
Reálné přínosy *
Provozní náklady
Provozní náklady
Provozní náklady
Zvýšení
Zvýšení
Zvýšení
efektivity procesů díky snížení úsilí na vyhodnocení a kvalifikaci dodavatelů Snížení zásob díky lepšímu monitoringu potřeb
15-30%
10-30%
efektivity procesů díky zavedení workflow a automatizaci schvalovacího procesu Redukce chybovosti objednávek díky snížení eliminaci manuálních činností
15-30%
2-10%
* Zdroj: Benchmark data SAP Value Engineering a zkušenosti klientů SAP © SAP 2009 / Page 7
efektivity procesů díky selfregistraci a kvalifikaci dodavatelů a zrychlení komunikace s dodavateli Snížení nákupních cen díky zvýšenému využití preferovaných dodavatelů a materiálů Zvýšení efektivity procesů díky zrychlení zpracování faktur a řešení reklamací Snížení IT nákladů v oblasti nákupu díky standardním rozhraním a jednotnému řešení
% dopad
15-30%
5-20%
3-12%
5-15%
Agenda
1. Úvod 2. Řešení SAP podporující procesy nákupu 3. Vybraní uživatelé 4. Závěr
© SAP 2009 / Page 8
Podpora procesů nákupu s řešeními SAP Základní přehled SAP ERP
Modul Materials Management (MM)
SAP SRM (Supplier Relationship Management) Řešení umožňující plnohodnotné řízení vztahů s dodavateli Plná integrace se SAP ERP
SAP E-Sourcing Aplikace získaná akvizicí společnosti Frictionless Commerce v roce 2006 V roce 2008 uvolněna lokalizovaná CZ verze
SAP Procurement for Public Sector Pokrývá proces nákupu od vzniku požadavku až po ukončení realizace dodávky Odráží specifické potřeby institucí státní a veřejné zprávy Rozšiřuje funkčnost SAP SRM SAP SRM je integrální součástí Je integrováno s dalšími odvětvovými řešeními určenými pro organizace státní a veřejné správy
© SAP 2009 / Page 9
Podpora procesů nákupu s řešeními SAP Mapa řešení SAP SRM Strategické řízení nákupu
Kontrolní postupy
Řízení kategorií
Správa programů
Kvalifikace dodavatelů
Analýza potřeb & Analýza trhu
Vyjednávání s dodavateli
Návrh strategie
Zvyšování kvality dat
Řízení rizik
Analýza výdajů & potenciálu pro optimalizaci
Plánování v útvaru nákupu
Rozvoj dodavatelů
Příprava specifikací Identifikace dodavatelů Hodnocení dodavatelů
Příprava poptávkového řízení
Ţádost o nabídku
Nákupní aukce
Controlling nákupu Seznam schválených dodavatelů
Vyhodnocení nabídek & Výběr dodavatele
Nakupování podle kontraktu
Monitorování kontraktu
Zpracování poţadavku na nákup
Zaloţení poţadavku
Schválení poţadavku
Analýza poţadavků
Zpracování objednávek
Přiřazení zdroje
Kontrola omezení
Zakládání & Sledování objednávek
Příjem dodávek
Převzetí dodávky
Hodnocení jakosti
Zpracování reklamací
Finanční vypořádání
Likvidace faktur
Automatické zúčtování příjmu materiálu
Platba faktury
Napojení dodavatelů
© SAP 2009 / Page 10
Elektronická výměna dokumentů
Elektronické trţiště
Dodavatelský portál
Spolupráce s dodavateli
SAP ERM – MM
SAP NetWeaver
Příprava kontraktu
Správa kontraktů
Řešení SAP ERP (původně SAP R/3) Novinky pro ECC 6.0 a funkční rozšíření (Enhancement Packs) Nové uţivatelské rozhraní
SAP NetWeaver Business Client Personalizace koncovým uživatelem
Verze nákupních dokladů Požadavky na objednávku, poptávky, nákupní objednávky, kontrakty
Sledování vratných obalů Priorita potřeb Přiřazení priorit na položkách v objednávce a v rezervacích
© SAP 2009 / Page 11
Kontrola disponibility
Požadavky na objednávku, nákupní objednávky
Open to Buy Definice, sledování čerpání, schvalování požadavků na překročení rozpočtu nákupu Vyžaduje instalaci datového skladu SAP BW
Zádrţné
Nové uţivatelské rozhraní v SAP ECC 6.0 SAP NetWeaver Business Client – Role „Zásobovač“
© SAP 2009 / Page 12
Ukázka Nové uţivatelské rozhraní SAP ECC 6.0 © SAP 2009 / Page 13
SAP E-Sourcing Rychle realizovatelné ekonomické přínosy SAP E-Sourcing Rozšířená analýza výdajů
Pokročilá kvalifikace dodavatelů
Výběrová řízení / aukce
Výběr optimální nabídky
Řízení projektů
Správa kontraktů
Lokalizovaná verze k dispozici od XI/2008 Poptávkové a nabídkové procesy včetně aukcí
Efektivní řízení výdajů ze strany útvarů nákupu
740
Maximalizace úspor standardizací procesů nákupu
Aplikace kontrahovaných podmínek v procesech operativního nákupu
Seskupování kritérií a váhy kritérií Optimalizace výběru dodavatele
Holandské i anglické aukce
Efektivní spolupráce s dodavateli
Tvorba kontraktačního dokumentu
Integrace MS Office
Podpora týmové spolupráce Integrace s dalšími řešeními SAP
SAP Spend Performance Management SAP ERP (modul MM)
© SAP 2009 / Page 14
Rychlé a flexibilní nasazení, vysoká návratnost investice
SAP E-Sourcing Přehled podporovaných procesů a činností Podporuje integrovaný proces „Od vyhledání dodavatele k podpisu kontraktu“
Proces nákupu Analýza výdajů a identifikace příležitostí
Analýza výdajů
Identifikace příležitostí
Založení projektu a řízení aktivit
Správa zásobníku projektů nákupu
Volba metodiky nákupu /procesních kroků
Nalezení dodavatele a vyhodnocení nabídek
Analýza trhu
Kvalifikace dodavatelů
Vyjednávání a přidělení kontraktu
Založení konceptu kontraktu
Vyjednávání kontraktu
© SAP 2009 / Page 15
Definice harmonogramu projektu
Identifikace zdrojů / Určení zodpovědností
Stanovení strategie projektu
Realizace výběrového řízení/ aukce
Vyhodnocení nabídek
Volba optimálního scénáře
Přidělení kontraktu
Publilkace kontraktu do ERP systému
Schválení kontraktu
SAP E-Sourcing – Správa projektů Projektové fáze a činnosti
© SAP 2009 / Page 16
Ukázka SAP Spend Performance Management © SAP 2009 / Page 17
SAP Procurement for Public Sector (PPS) Řešení specifických potřeb státní a veřejné správy Acquisition Planning
Purchase Requisition
Requirement Definition Structured process, referral process, complex
Priority Requirements
Required Sources of Supply Small Business Set-Asides
Budget Check / Approval Budget officer approval, annual appropriations
Offsets
Structured Contract File Vendor Performance Management Administrative Closure Downpayments
Workload Management
RFx / Bid “Best Value” Bid Evaluation
Invoicing
Structured Bid Opening
Withholds/Retentions
Four-eyes principle
Prompt Payment
Amendments
Two-Envelope Process
Receipt vs. Acceptance Source Acceptance
Receiving
Socio-economic policies
Mandatory Reporting
Funds Management
preferential programs
Purchase Order/Contract Award
Incremental funding
Change Orders (“Mods”) Purchase Requisition Acquisition Planning © SAP 2009 / Page 18
Standardní funkce (ERP, SRM) Specifické funkce PPS
Synopsis
Central Supplier Registration
Regulatory Clauses Content Management; EU Directive; US FAR
Nákup ve státní a veřejné správě Klíčové komponenty řešení
SAP ERP
SAP NetWeaver
Finance / Funds Management
Records Management
Materials Management
Document Builder
Project System
Process Integration
others
SAP SRM + PPS
Požadavky nákupu
Operativní nákup
Veřejné zakázky
Vyhledávání dodavatelů
SAP Business Information Warehouse
© SAP 2009 / Page 19
SAP cFolders
Sdílení dokumentace přes Internet
Komplexní poţadavek v SAP PPS Výběr nové softwarové aplikace 001 Enterprise software licenses – Fixed price commodity 002 Implementation of the software – Ceiling price commodity (∑ = 002.1 + 002.2) 002.1 – Implementation of ERP – Ceiling price commodity 002.1.1 – FI, MM, HR 002.1.2 – Real Estate 002.2 – Implementation of SRM – Ceiling price commodity
003 Custom documentation (option) – Fixed price commodity 003.1 – 100 End-User Guides 003.2 – 50 End-User Guides 003.3 – 50 End-User Guides
004 Training services (partially-funded) – Price per class, minimum order 2 004.1 – ERP End-user Training 004.2 – ERP Train-the-Trainer 004.3 – SRM End-user Training 004.4 – SRM Train-the Trainer
005 Consulting support (option) – Service items, Time & Materials V případě aktivace „SAP Funds Management for Public“ lze definovat: Poloţky 001 a 002 jsou hrazeny v okamţiku výběru dodavatele Poloţka 003 je volitelná s rezervovaným rozpočtem, uplatnění poloţky v okamţiku potřeby Poloţka 004 bude hrazena z části z rozpočtu příštího období Poloţka 005 je volitelná bez rezervace v rozpočtu, uplatnění poloţky v okamţiku potřeby © SAP 2009 / Page 20
Tvorba dokumentů v SAP PPS Generování kontraktu se SAP Document Builder
© SAP 2009 / Page 21
Agenda
1. Úvod 2. Řešení SAP podporující procesy nákupu 3. Vybraní uţivatelé 4. Závěr
© SAP 2009 / Page 22
900+ organizací vyuţívá řešení SAP SRM
© SAP 2009 / Page 23
Vybraní uţivatelé řešení SAP SRM v ČR
Škoda Auto
ČSOB ČSOB Leasing Telefónica O2 Czech Republic Plzeňský Prazdroj Pregis, a.s. (Preciosa) Česká rafinérská Letiště Praha
ČEZ
© SAP 2009 / Page 24
Agenda
1. Úvod 2. Řešení SAP podporující procesy nákupu 3. Vybraní uživatelé 4. Závěr
© SAP 2009 / Page 25
Proč řešit potřeby nákupu se SAPem?
Kompletní integrovaná platforma 3 1
Řešení uzavírající všechny vazby a cykly
2
4
Vazby mezi činnostmi strategického a operativního nákupu
Vazby mezi útvary v rámci podniku, mezi podnikem a dodavatelskou základnou
Purchasing Planning*
Purchasing Governance
Strategy Development
Risk Management
Category Management
Program Management
Data Improvement
Spend & Opportunity Analysis
Supplier Qualification
Demand & Market Analysis
Specification Development
Supplier Identification
Supplier Negotiation
Event Preparation
Request for Quotation
Supplier Development
Supplier Evaluation
Reverse Auction
Procurement Office Planning
Purchasing Controlling
Approved Vendor List
Bid Evaluation & Awarding
Contract Management
Contract Development
Contract Execution
Contract Monitoring
Requisitioning
Requirement Definition
Requisition Approval
Requisition Analysis
Order Management Receiving Financial Settlement Supplier Enablement
Source of Supply Assignment
Replenishment
Restriction Validation
Acknowledgement & Delivery
Invoice Verification
Document Exchange
Order Generation & Tracking
Quality Assessment
Evaluated Receipt Settlement
Supplier Network
Returns Handling
Flexibilní a plně integrované řešení
Integrace procesů, informací, uživatelského prostředí
Podpora postupného nasazení
Řešení s dlouhodobou perspektivou
Invoice Payment
Supplier Portal
Supplier Collaboration
Podporováno největším dodavatelem podnikových IS
Zajištěn další rozvoj řešení
Řešení ověřené u velkého počtu klientů Podpora vzorových postupů („Best Practices“) ověřených v reálném prostředí
Minimální riziko neúspěchu implementace
Řešení s vysokou návratností investovaných prostředků © SAP 2009 / Page 26
Děkuji za pozornost!
Vladimír Heřt SAP ČR
T +420 257 114 161 E
[email protected]
© SAP 2009 / Page 27
