Podpora chodu malé organizace pomocí výpočetní techniky

Mendelova zemědělská a lesnická univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta

Podpora chodu malé organizace pomocí výpočetní techniky Bakalářská práce

Vedoucí práce: Doc. Ing. Dr. Jiří Rybička

Ludmila Poláková

Brno 2008

2

Ráda bych touto cestou vyjádřila svůj vřelý dík vedoucímu mé bakalářské práce Doc. Ing. Dr. Jiřímu Rybičkovi, za vedení mé bakalářské práce, připomínky a odborné rady, kterými mi přispěl k jejímu vypracování. Dále bych ráda poděkovala programátorovi Mgr. Michalovi Polákovi za čas, který mi věnoval, a odborné poznatky, které pomohly vzniku práce. Zároveň děkuji Janovi Viktorínovi za pomoc při formálních úpravách v závěrečné fázi práce.

4

Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci vypracovala samostatně pod vedením Doc. Ing. Dr. Jiřího Rybičky. Použitou literaturu a podkladové materiály uvádím v přiloženém seznamu literatury.

Brno 14. 5. 2008

....................................................

6

7

Abstract POLÁKOVÁ L. The use of information technology to support business in a small organization. Bachelor thesis. Brno, 2008 This bachelor thesis is interested in problems to use information technology in a small organization in more efficient way. It describes and analyzes current troubles in the model organization. Next it defines criterions to evaluate and to choose a suitable information system, it evaluates provided proposals and it selects the most suitable information system. It also marginally deals with an information system installation, puting it into operation and discusses connected problems. Keywords: information system, supplier, criterions to evaluate

Abstrakt POLÁKOVÁ L. Podpora chodu malé organizace pomocí výpočetní techniky. Bakalářská práce. Brno, 2008 Tato bakalářská práce se zabývá problémem, jak zefektivnit použití výpočetní techniky v malé organizaci. Popisuje a analyzuje současné potíže v modelové organizaci. Dále stanoví kritéria hodnocení pro výběr vhodného informačního systému, zhodnotí dodané nabídky a vybere informační systém, který je pro modelovou organizaci nejvhodnější. Závěrem se také okrajově zabývá zavedením informačního systému do praxe a problémy s tím spojených. Klíčová slova: informační systém, dodavatel, kritéria hodnocení

8

9

OBSAH

Obsah 1 Úvod a cíl práce 11 1.1 Úvod do problematiky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.2 Cíl práce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 2 Literární přehled

13

3 Metodika

16

4 Vlastní práce 4.1 Analýza současného stavu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2 Informační systém . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.1 Požadavky na vytvoření IS . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.2 Jakým způsobem si můžeme informační systém pořídit? . 4.2.3 Požadavky na informační systém . . . . . . . . . . . . . 4.2.4 Některé vybrané technické aspekty . . . . . . . . . . . . 4.3 Kritéria hodnocení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.1 Technické parametry a architektura systému . . . . . . . 4.3.2 Servis a podpora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.3 Customizovatelnost, rozšířitelnost . . . . . . . . . . . . . 4.3.4 Záruka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.5 Reference o dodavateli . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4 Výběrové řízení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.1 Informační systém ABRA G3 . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.2 Informační systém Helios Orange . . . . . . . . . . . . . 4.4.3 Informační systém Altus Vario . . . . . . . . . . . . . . . 4.5 Hodnocení nabídek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5.1 Cena . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5.2 Technické parametry a architektura systému . . . . . . . 4.5.3 Ostatní kritétia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6 Finanční analýza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6.1 Přínosy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6.2 Náklady . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.7 Bariéry zavádění IS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

18 18 21 21 22 23 24 25 25 26 26 26 26 27 27 32 37 42 42 42 44 44 44 48 49

5 Závěr a diskuse

51

6 Literatura

53

10

OBSAH

1

ÚVOD A CÍL PRÁCE

1

11

Úvod a cíl práce

1.1

Úvod do problematiky

Dle mého názoru trpí velká řada menších organizací nešvarem, kdy nakoupená výpočetní technika je využívána poněkud neefektivně. Počítače jsou degradovány na inteligentnější psací stroje, občas fax, v lepším případě slouží ke komunikaci elektronickou poštou. Jednotliví pracovníci v drtivé většině případů nemají výpočetní techniku jako svého letitého koníčka. Soustřeďují se výhradně na svoji profesi či plnění pracovních úkolů a výpočetní techniku berou jenom jako nutné zlo. Typickým prohlášením při výskytu nějakého problému je kouzelná věta „Počítač to blbě spočítalÿ. V obecné rovině je samozřejmě správné, aby počítače1 uživatelům usnadňovaly práci a nekladly na ně speciální a vysoké nároky. Ale zase na druhou stranu je zapotřebí, aby pracovníci svým výrobním nástrojům aspoň trochu rozuměli. A pokud možno jejich použití dále zdokonalovali. Bohužel je realita často velmi jiná. Pracovník je v lepším případě na počátku základně proškolen, ale dále je odkázán pouze na svoje improvizační schopnosti, anebo schopnosti svých kolegů. Tento názor mi přímo či nepřímo potvrzují jak kolegové, tak i pracovníci jiných, obdobně velkých organizací. Prakticky nikde neexistuje IT oddělení, administrátor poznamenaný IT vzděláním, nebo aspoň pracovník zodpovědný za chod výpočetní techniky – jinak než po formální stránce. Můžeme pouze spekulovat jaké jsou důvody tohoto neutěšeného stavu. Jestli tím, že vedoucí pracovníci nemají dostatečný přehled o oblasti a možnostech IT, nebo zvýšenými ekonomickými náklady (faktickými nebo domnělými) apod. V praxi asi není příliš snadné tyto náklady přesně vyčíslit. Například v situaci (k té skutečně došlo), kdy potenciální zákazník pošle e-mailovou zprávu jednateli firmy a obratem obdrží chybovou zprávu, že adresát má přeplněnou poštovní schránku. Netuším, jaká část obyvatelstva by dala firmě ještě jednu šanci. Pak už se třeba náklady na zajištění emailových služeb nemusejí zdát tolik vysoké. Hlubší analýza příčin, nebo provádění statistik co se efektivity zapojení IT týče ovšem není jádrem této práce. I když se možná někdy některé z oblastí budeme věnovat trochu důkladněji. Model firmy Vezměme firmu z praxe, např. mého současného zaměstnavatele. Firma má centrálu v Praze a pobočku v Brně. Je to malá organizace do 25 zaměstnanců, zabývající se prodejem a servisem přístrojů pro chemické, biologické a fyzikální laboratoře. Většina pracovníků tedy odborníci na přírodní vědy. Neexistuje žádné IT specializované oddělení, správa a inovace IT se dějí svépomocí, nahodile, v horším případě až nějaký problém eskaluje v nějakou nefunkčnost. Což zatím není až takový problém, 1

Oblíbený termín označující veškerou oblast výpočetní techniky.

12

1

ÚVOD A CÍL PRÁCE

kdy je výpočetní technika využívána na okraji svých možností, a nejsou jí svěřovány např. důležité firemní procesy.

1.2

Cíl práce

Tato práce si klade za cíl zefektivnit použití výpočetní techniky v malé organizaci. Což znamená, že máme omezeny nejenom lidské, ale i finanční zdroje. Budeme se snažit nejenom pojmenovat aktuální problémy, hrozby a ostatní negativa hromadící se v organizaci, ale snad i některé vyřešíme, nebo aspoň naznačíme způsob, jak danou věc podchytit a dovést do úspěšného konce. Například je potřeba zjednodušit, zefektivnit a zabezpečit (před nepovolanými subjekty) předávání dat mezi pobočkami, zjednodušit a pokud možno automatizovat takové důležité procesy, jako je např. zálohování, řízení toků informací uvnitř organizace, či administrativní úkony (příjem papírové pošty, plánování výjezdních servisů a podobně), nejlépe s vazbou na ekonomický systém. Jedná se o dosti rozsáhlou oblast. Tedy tato práce nebude řešit takové technické detaily, jako je zřízení zabezpečeného spojení mezi pobočkami (VPN) či problematiku provozu zálohovací jednotky. S těmito obecnými „podružnostmiÿ jistě ráda pomůže nějaká ze specializovaných firem, které jsou na danou oblast odborníky. V této práci se hlavně zaměříme na to, abychom pracovníkům poskytli vyšší komfort a podporu pro plnění pracovních povinností z hlediska věcného zaměření firmy (business). Zkusíme vypracovat takové požadavky a taková kritéria pro výběr informačního systému, abychom dosáhli co nejlepšího výběru. Tedy se pokusíme realizovat nejenom samotný výběr informačního systému, ale i dalších komponent, aby to nejenom znamenalo zefektivnění použití výpočetní techniky, ale aby byla co nejvyšší šance tyto návrhy uvést v život v reálné malé organizaci s omezenými zdroji. Samozřejmostí je vybudovat natolik otevřené, a na standardech postavené řešení, aby bylo minimalizováno nebezpečí, kdy za několik let bude muset organizace podobný přerod absolvovat znovu.

2

2

LITERÁRNÍ PŘEHLED

13

Literární přehled

V dokumentu (Voříšek, 1996, kap. 3) se mj. dočteme, že Vrcholové vedení některých podniků a dokonce i pracovníci některých poradenských firem nedoceňují význam IS/IT pro řízení podniku a pro pozici podniku na trhu a investice do IS/IT považují za druhořadé, resp. za přepych. Zbavit se uvedeného klišé je jedním z cílů této práce. V přednášce „Informační systémyÿ v (Rábová, přednášky IE2) se píše, že důvěra lidí v SW roste a tak podniky vydávají velmi vysoké investiční prostředky na IS. Zabývá se tím, jak by management podniku měl postupovat, pokud chce ve své firmě IS zavést. V první řadě by si měl přímý uživatel/zadavatel uvědomit, jaké jsou jeho požadavky na IS. Jaké má mít IS vlastnosti, funkce, aby byl pro podnik efektivní a podporoval jeho strategii. Uvádí, jakými způsoby lze řešení IS v podniku realizovat. Dále se (Rábová, přednášky IE2) zabývá efektivností zavádění IS. Popisuje náklady, ukazatele používané k určování efektivity, rovnice pro dobu návratnosti atd. Základními ukazateli jsou náklady a přínosy, od nichž se další ukazatele odvozují. Náklady jsou jasně viditelné. Přínosy lze obtížněji identifikovat, dělí se na kvantifikovatelné a nekvantifikovatelné. Autoři (Pelzar, Rybička, 2002) se ve své knize věnují ekonomickou efektivností zavádění automatických informačních systémů. Považují analýzu za náročnou a popisují způsoby jejího vyjádření. Je podle nich důležité, aby výpočet byl jednoduchý a ukazatele přesně vyjadřovaly stanovené požadavky. Ukazatele dělí na základní (náklady a výnosy) a doplňkové. Uvádějí i další základní ukazatele – doba návratnosti a koeficient vložených prostředků. Nesmíme podcenit, jak správně uváděno v (Slater, 2001), vysoké riziko odmítání informačního systému uživateli. Což klade další nároky na řídící pracovníky. Jedná se tedy o další potvrzení, že zavádění IS musí být v dané organizaci politickou prioritou nejvyššího managementu, nikoliv několika nadšenců z IT. Kniha (Basl, Blažíček, 2008) pojednává o aplikačním SW typu ERP, variantách řešení jeho zavádění. Mimo jiného se zabývá otázkou, se kterými hlavními činnostmi v podniku systém ERP souvisí a které hlavní funkční oblasti v podniku pokrývá – logistiku a finance. Dále funkcionalitou dalších klíčových oblastí pod společný pojem ERPII (extended ERP) – SCM (řízení dodavatelského řetězce), CRM (řízení vztahu se zákazníkem) a BI (manažerský informační systém). Dává nám rámcovou představu, jak vypadá technologický model podnikového informačního systému a popisuje charakteristické znaky pro většinu současných podnikových IS. Podle autorů je velmi diskutovaným pojmem poslední doby Open source software, která do oblasti podnikových IS zasahuje velmi často. Autoři definují Open source, zabývají se otázkou jeho licencování a uvádějí příklady zastoupení Open source aplikací v podnikových IS.

14

2


Dále čtenáře seznamují se základními efekty IS a náklady spojené s jeho zavedením v podniku. Popisují jednotlivé metody a techniky přístupu k těmto efektům, jak k těmto efektům i k samotnému IS přistupují jednotliví uživatelé firemní hierarchie. Autoři charakterizují jednotlivé etapy zavádění systému do podniku, věnují se důležité etapě zvolení vhodných hodnotících kritérií a neméně důležitému výběru vhodného ERP a jeho dodavatele prostřednictvím výběrového řízení. Publikace (Gála, Pour,Toman, 2006) nás provede prakticky celou rozsáhlou problematikou nasazení výpočetní techniky v organizacích. Velmi srozumitelně a s citem pro detail jsou zde rozebírány témata jako např. „Operační systémÿ nebo „Databázový serverÿ. Podle očekávání je zde kladen nejvyšší důraz na počítače řady PC, nejrozšířenějších operačních systémů – MS Windows a Linux (různé verze). Autoři knihy si drží profesionální odstup a žádnou z rodin operačních systémů neupřednostňují ani nehaní. Omezují se na popis základních vlastností a rozhodnutí výběru a použití ponechávají na čtenáři. Dozvídáme se, že operační systém řídí a spravuje technické prostředky počítače, pro další (aplikační) programy vytváří odstiňující vrstvu od hardware, prostřednictvím souborového systému zajišťuje přístup k datům a programům, a v neposlední řadě prostřednictvím síťových rozhraní podporuje komunikaci mezi ostatními počítači. Tím se plynule dostáváme k oblasti programů, které se nazývají „serveryÿ. Ty zajišťují obsluhu speciálních požadavků, předpokládá se, že jsou spuštěny ihned po startu operačního systému a jsou trvale dostupné klientům. Výčet začíná u „souborových serverůÿ, které zabezpečují čtení a zápis souborů podle přístupových práv jednotlivých uživatelů. Protože ale aplikace IS zpravidla požadují operace s daty přesahující možnosti souborových systémů, musíme přistoupit k další kategorii – k databázovým serverům. Databázové servery se orientují na zpracování dat, specializují se tedy na správu ukládaných informací, podporu souběžného (konkurenčního) přístupu k datům, efektivní vyhledávání dat, správu a ochranu přístupu k datům, transakce2 . I když existuje více druhů, největší prostor je věnován relačním databázím a SQL. SQL je jazyk pro přístup k datům v relačních databázích. Vznikl jako snaha o standardní přístup3 k datům na rozličných relačních databázových serverech. Za jedno z nejdůležitějších považuji pojednání o bezpečnosti. Při zavádění IS se tedy jedná o požadavky na zachování „důvěrnostiÿ (přístup mají pouze autorizované subjekty4 ), zachování „dostupnostiÿ (autorizované subjekty mohou činnost vykonat kdykoliv a není jim odepřen přístup), zachování „integrityÿ (změnu nemůže provést 2

Jednotka zpracování s přesně definovaným začátkem a koncem, při vzniku nějakého problému možnost návratu do stavu před zahájením transakce. 3 Povedlo se pouze částečně, existuje více SQL standardů, prakticky každý databázový server umožňuje použít „nadmnožinuÿ příkazů nad SQL standardem. Podrobněji se v této práci tímto zajímavým problémem nebudeme zabývat. 4 Osoba, proces nebo zařízení disponující oprávněním.

2


15

neautorizovaný subjekt, nebo nesmí být provedena nepovoleným způsobem anebo jenom částečně). Další z bezpečnostních požadavků, které je nutné sledovat, je zajištění „prokazatelnostiÿ (lze vysledovat jakoukoliv akci a jejího původce), „nepopíratelnostiÿ (subjekt nemůže odmítnout svoji účast na provedení nějaké akce), zachování „spolehlivostiÿ (reálné chování systému je konzistentní s dokumentací). Jaký stupeň zajištění bezpečnostních požadavků má být na IS aplikován definuje „Bezpečnostní politikaÿ. Což je soubor zásad a pravidel, s jejichž pomocí organizace chrání svá aktiva. Pro lepší uživatelskou přívětivost, by měl mít IS nějakou vazbu (anebo rovnou umět spolupracovat) s používaným kancelářským balíkem v organizaci. Dle (Wikipedia, kanc. balíky) Kancelářský balík je označení pro skupinu kancelářského software. . . Jeho součástí obvykle bývá textový procesor, tabulkový procesor, nástroj na tvorbu prezentací či databázový systém. . . V současné době je nejrozšířenější balík Microsoft Office, který se stal de facto standardem. Proto se stala schopnost číst soubory Microsoft Office nutnou podmínkou pro kterýkoli kancelářský balík, jež mu chce konkurovat. Tyto soubory jsou ukládány do proprietárních formátu (u Office 2007 pak do OpenXML). V poslední době získává oblibu open source kancelářský balík OpenOffice.org, který je na rozdíl od Microsoft Office dostupný zdarma a pro řadu platforem. Často jsou mu však vytýkány vyšší hardwarové nároky. Pokud IS bude umět zpracovat vstup, anebo produkovat výstup pro kancelářský balík, bude to jistě pro pracovníky znamenat vítanou vyšší efektivitu práce.

16

3

3

METODIKA

Metodika

Metodiku výběru IS lze shrnout do těchto bodů: 1. Stanovení kritérií hodnocení pro výběr IS Stanovení kritérií hodnocení je základním pilířem pro všechna výběrová řízení. Je nutné si uvědomit, co vše je při implementaci informačního systému pro nás důležité. Jaké funkce systému požadujeme, ale také jaké doplňkové služby nám dodavatel IS poskytne. Důležitým krokem je stanovení váhy jednotlivých kritérií. 2. Zaslání veřejné výzvy Jednotliví možní dodavatelé IS budou kontaktování písemně. V této výzvě budou sepsány podmínky výběrového řízení a stanoven určitý termín pro doručení nabídek. V případě, že budou mít možní dodavatelé zájem a jejich produkt náležité vlastnosti, se mohou do výběrového řízení přihlásit a zaslat nabídku svého výrobku a s ním svázaných služeb. 3. Zhodnocení dodaných nabídek Dodané nabídky je nutno si pečlivě prostudovat. Porovnat, jak nabídnuté informační systémy odpovídají zadaným hodnotícím kritériím a na tomto základě určit, která nabídka nejvíce vyhovuje požadavkům naší firmy. Metody a techniky měření efektivnosti v podnicích Návratnost investice z ekonomického hlediska nelze přesně vyčíslit. Náklady jsou sice jasné. Přínosy lze však jen těžce identifikovat, natož přesně vyčíslit. Přínosy informačních technologií v praxi jsou prostě diskutabilní v poměru k nákladům, jaké je nutné do nich vkládat. Existuje mnoho pohledů na to, jak efekty kvantifikovat a měřit. Můžeme měřit přímo informatiku nebo formu jejich důsledků, nebo použít finanční ukazatele, tvrdé či měkké metriky. Finanční hodnocení efektů investic do IS: • Čistá současná hodnota investice (CSH) – představuje rozdíl mezi současnou hodnotou očekávaných výnosů (Cash Flow) a náklady na investici. Současná hodnota uvažovaných kapitálových výdajů je pochopitelně záporná. Používá se jako hodnotící kritérium investic. Je-li čistá současná hodnota investice kladná, pak ji můžeme přijmout. Z více možných investic vybereme tu s nejvyšší čistou současnou hodnotou. CSH =

Pn

PN t=1 (1+i)t

− CP,

3

17

METODIKA

kde PN – peněžní příjem v jednotlivých letech životnosti, i – úrok, t – jednotlivá léta životnosti, n – doba životnosti, CP – pořizovací cena. Výhody této metody jsou, že respektuje faktor času a zohledňuje veškeré peněžní toky spojené s investicí. Její velikost je však silně ovlivněna zvolenou úrokovou mírou. • Vnitřní výnosové procento – je taková úroková (diskontní) míra, při které je čistá současná hodnota peněžních toků investice rovna nule. Investice je přijatelná, je-li její vnitřní míra výnosu větší než tržní diskontní míra stejně rizikových investic. Lze vypočítat některými numerickými metodami nebo kalkulačkami na webových stránkách (např. http://www.tzb-info.cz/t.py?t=16&i=110&h=38) nebo ještě jednodušeji – položka menu „Hledání řešeníÿ v kancelářském balíku Open Office nebo MS Office. Pn

PN t=1 (1+i)t

= CP,

18

4

4

VLASTNÍ PRÁCE

Vlastní práce

4.1

Analýza současného stavu

Současný stav výpočetní techniky v Praze V Praze pracuje 15 lidí na pozicích ředitel, jednatel, obchodník, administrativa a servisní technik. Ředitel, jednatel, obchodníci a servisní technici mají všichni své vlastní notebooky, kterými se připojují do místní sítě. Zaměstnanci v administrativě mají několik PC, ne každý má svůj vlastní počítač. Připojení k internetu je telefonické, tarif O2 Internet ADSL 2048 Extreme firmy Telefonica O2 Czech Republic, a.s. Parametry připojení: • maximální rychlost 2048/128 kb/s5 ; • neomezený objem přenesených dat; • 30 MB prostor pro webovou prezentaci; • telefonování a surfování zároveň; • 100 MB e-mailová schránka (až 6 e-mailových adres pro jednu stránku, automatické odesílání kopie došlé pošty až na 5 dalších adres, přesměrování veškeré příchozí pošty na jinou adresu, příjemné webové prostředí pro čtení pošty); • cena: 899 Kč měsíčně bez DPH (1069,80 vč. DPH). Počítačová vybavenost a gramotnost pracovníků je zde velice nízká. Počítače, které se zde používají, mají málo paměti a málo prostoru na disku. Pro ilustraci uvedu, že je zde používán program pro účetnictví (v síťové verzi). Bohužel, při práci dvou a více uživatelů začíná docházet k problémům (možná díky slabému HW) a práce v programu je prakticky nemožná. Taktéž neexistuje centrální řešení např. pro automatické provádění záloh. Toto všechno je dle mého názoru katastrofální stav. Současný stav výpočetní techniky v Brně V Brně pracuje 7 lidí na pozicích jednatel, obchodníci, servisní technici a asistentka jednatele. Všichni brněnští zaměstnanci, vyjma asistentky, používají notebooky, asistentka stolní PC. Počítačová gramotnost je zde o něco lepší – tato pobočka má na starosti např. tvorbu a údržbu firemního katalogu a správu firemní databáze kontaktů. I vedení firmy je počítačově gramotnější, proto v lokální síti existuje zárodek souborového serveru, na kterém se provádějí i zálohy. I když ne pravidelně, pouze ad hoc, když si někdo vzpomene. Připojení k internetu je zde řešeno pevnou linkou od společnosti UPC Česká republika, a.s., kde parametry jsou: • rychlost přenosu dat až 16384/1024 kb/s; • možnost připojení 5 PC; • bez omezení přenášených dat; • 50 MB prostoru pro poštovní schránku – mailbox, prostor na webu pro až pět domovských stran 5×50MB; 5

Download/upload.

4.1

Analýza současného stavu

19

• jedna pevná veřejná IP adresa v ceně; • antispamová ochrana; • cena: 4533 Kč vč. DPH měsíčně. Emailové adresy zaměstnanců Ne každý zaměstnanec má přidělenou vlastní emailovou adresu. Dva, ale i tři zaměstnanci administrativy např. používají jednu společnou. Ještě navíc s obecně pojmutým názvem, což je velmi nepříjemné, pokud by někdo chtěl něco projednat s konkrétní osobou. Vůbec není zřejmé, kdo email zpracuje a kdo je za jeho příjem zodpovědný. Někteří zaměstnanci používají své vlastní soukromé adresy i v pracovním styku. Jiní používají adresu, ve které je název naší organizace, u některého z freemailových poskytovatelů. A jelikož není zadán žádný obecný tvar adres, každý zaměstnanec má jiný. Většina zaměstnanců tedy používá freemailové adresy, dokonce ne jednoho freemailového poskytovatele, ale různých poskytovatelů (volny.cz, mbox.vol.cz., email.cz, seznam.cz). To podle mě působí velmi negativně na zákazníky, obzvlášť když se pošta určena řediteli firmy vrátí s tím, že byla překročena kapacita dat jeho schránky. Ve mě osobně by to vyvolalo nedůvěru k takové firmě a odradilo od jakékoliv spolupráce. Navíc freemailové adresy nezaručují spolehlivost odesílání a doručení zpráv, odolnost proti výpadkům a tak podobně. Všichni brněnští zaměstnanci používají placené adresy firmy Telefonica O2 Czech Republic, a.s. S touto službou většina zaměstnanců není spokojena. Služba má časté výpadky ve fungování. Dokonce nedávno, dle vyjádření poskytovatele, došlo k selhání i záložních systémů a serverů a emailová služba nebyla 2 dny dostupná. Poté co si zákazníci stěžovali, že jim naše firma neodpovídá na emaily a nijak nereaguje, teprve až po té jsme zjistili, že některé emaily nám nebyly vůbec doručeny. Je to dost nepříjemná situace, protože některé emaily, které se ztratily, pro nás mohly znamenat získání nového zákazníka. Poslali jsme tedy na firmu Telefonica O2 Czech Republic, a.s. stížnost doporučeným dopisem, ale bohužel jsme firmě O2 nestáli ani za odpověď. Vím, že nejsme nijak velký zákazník, ale hojně využíváme jejich služeb (pevné linky, mobilní linky, připojení k internetu, webová doména). Z jejich nekomunikace (ať už záměrné, anebo že se jim nedoručuje emailová či papírová pošta, což je ale nám jako zákazníkům vcelku jedno) jasně plyne, že tato služba ani firma rozhodně není pro nás ideální partner. Jak jsou v současné době řešeny firemní webové stránky? Webové stránky firmě spravuje externí zaměstnanec – student vysoké školy. Webový prostor máme umístěn na serveru firmy Telefonica O2 Czech Republic, a.s. službu WEB Expres Plus. Popis služby: • platforma Win2k; • html 70 MB; • MS SQL 30 MB;

20

4

VLASTNÍ PRÁCE

• možnost ASP; • cena: 490 Kč bez DPH měsíčně (583,10 Kč vč. DPH měsíčně). Výhodou takto řešeného webového prostoru je, že nepotřebujeme vlastní hardware a software, je zajištěn nepřetržitý chod serveru a správa, máme možnost libovolného rozšíření diskové kapacity, probíhá pravidelné zálohování dat. Je možnost využití databázových prostředků, což naše firma prozatím nevyužívá. Je možný přístup a správa virtuálního serveru přes www rozhraní, přístup na server pomocí libovolného FTP klienta. Zabezpečení komunikace je pomocí SSL. Předávání dokumentů elektronickou cestou mezi pobočkami Předávání elektronických dokumentů probíhá mezi pobočkami několika způsoby. 1. Nejčastěji pomocí emailů. Emaily se posílají ve formátu MS Word, zip, MS Excel, pdf. To není moc praktické, jelikož: a) Není důvěryhodné, protože je posíláno v otevřené formě. Chybí používání certifikátů, šifrovacích klíčů. Už pouhé zkomprimování spolu se zabezpečením pomocí hesla přesahuje současné možnosti většiny zaměstnanců. b) Není bezpečné, protože se po cestě na něj může připojit nějaký virus. Zatím nás doufejme tato pohroma nepotkala. Předpokládáme totiž, že dokument je v pořádku, protože jsme ho požadovali a přijde od osoby, kterou jsme o něj žádali (velmi často telefonicky, tedy zpoplatněně). c) Není spolehlivé, nikdo nezaručuje dobu doručení, dokonce ani jistotu doručení. d) Není velikostně neomezené, lze posílat soubor jen do určité velikosti. e) Není pohodlné, protože psaní emailu – žádosti i odpovědi samotné – stojí spoustu času odesílatele i příjemce. 2. Další způsob je předáním přes webový prostor. Tuto službu nám poskytuje opět firma O2. Při tomto způsobu je nevýhodné to, že máme koupený prostor jen o velikosti 50 MB, takže posílání větších souborů (velmi kvalitních obrázků) lze většinou pouze po jednom. Odesílatel pak musí čekat do té doby, než si příjemce daný soubor vyzvedne, uvolní zaplacený prostor a uvědomí odesílatele. Tento způsob práce je taktéž velice náročný a neefektivní. O něco málo efektivnější by mohlo být použití služeb typu www.uschovna.cz, kde je sice také objemový limit, ale aspoň fungují emailové notifikace o přijetí i vyzvednutí zásilky. 3. Třetí a poslední používaný způsob jak předat potřebné soubory, je prostřednictvím paměťových médií (CD, DVD, flash disc). Tímto způsobem sice předáme velké množství dat, ale trvá to delší dobu. Nejméně 1 den, kdy rychlá poštovní či kurýrní služba doručí zásilku na druhou pobočku. Navíc za poštovní službu musíme zaplatit, což nám dále zvyšuje náklady. Z předchozího textu je jasné, že stav výpočetní techniky ve firmě je velmi ubohý. Tento stav je zřejmě způsoben tím, že ve firmě není žádný odborník, který by se staral o výpočetní a kancelářskou techniku, řešil problémy a navrhoval zlepšení. V Praze problémy tohoto typu řeší vždy nějaký servisní technik, který je zrovna

4.2

Informační systém

21

po ruce a danému problému aspoň částečně rozumí. Většinou se jedná pouze o pokročilejšího PC uživatele. V Brně tyto problémy řeší asistentka jednatele, která je většinou v kanceláři přítomna, která je také pokročilý uživatel, ale rozhodně ne vysoce kvalitní odborník. Myslím, že je to hlavní důvod, proč je výpočetní technika v celé naší firmě v tomto stavu.

4.2


Firma se rozhodla, že je potřeba špatnou situaci řešit. Po zvážení několika různých variant řešení se rozhodla si pořídit informační systém. Systém samozřejmě nevyřeší všechny naše popisované problémy. Doufejme vyřeší alespoň některé z nich a při jeho užívání se snad zlepší počítačová gramotnost většiny zaměstnanců, včetně vrcholového managmentu. Dále je nutné pokračovat v nastoleném trendu dalšího vzdělání a rozvoje znalostí. Tím snad bude zajištěno vyřešení zbývajících a předcházení nových problémů. Informační systém je systém pro sběr, udržování, zpracování, skladování a poskytování informací a dat. 4.2.1

Požadavky na vytvoření IS

Návrh informačního systému zapsaný pomocí jednoduchého programovacího jazyka, buď existujícího nebo smyšleného (nutná shoda dodavatele i objednatele). Nejčastěji jako seznam případů užití (use-cases) a vazby mezi nimi. Jednotlivé případy užití nejčastěji píšeme jako textové dokumenty (plain text, HTML, Open Office, MS Office). Často jsou součástí i požadavky na zobrazované položky a vzhled výstupů informačního systému. Specifikace požadavků by měla vycházet z dokumentu stanovení cílů a obsahovat: 1. úvod – shrnutí funkčnosti systému v obecně srozumitelné formě, shrnutí má být krátké; 2. vymezení rolí uživatelů (kdo, kdy, jak bude systém používat) a způsob využití IS; 3. perspektivy systému (životnost, použité standardy, snadnost rozšiřování uživatelské základny); 4. zajištění podpory ze strany dodavatele (pokud si firma nechá vyrobit IS od externí firmy); 5. vazby na další systémy, které firma používá; 6. efektivnost, spolehlivost a důvěryhodnost IS (doba mezi výpadky, ochrana dat, metody detekce chyb . . . ); 7. vymezení obsahu dokumentace předávané uživateli. Použité zkratky a slovník všech termínů používaných v textu, u nichž je nebezpečí, že nebudou správně chápány; 8. termíny realizace, plán realizace, testování a akceptace; 9. ekonomické a organizační zajištění (odhad nákladů, kdo jsou řešitelé. . . ); 10. vymezení způsobu údržby a záručních i pozáručních oprav.

22 4.2.2

4

VLASTNÍ PRÁCE

Jakým způsobem si můžeme informační systém pořídit?

Firma si může koupit již hotový informační systém, které jsou na trhu. Důležitá je bezproblémová integrace IS do prostředí firmy, která má dvě hlediska: vnitřní, kde jde o proškolení pracovníků, nastavení technického prostředí – práv, rolí, a vnější, kde se jedná zejména o zákazníky a dodavatele. Jako zadavatelé implementace budeme hledět hlavně na: • základní údaje (nejen samotného IS, ale také dodavatele, cenu); • technické parametry a architektura systému (zda-li mu bude vyhovovat); • rozšiřitelnost a customizovatelnost; • servis, provozní podpora, školení; • reference (po ČR i ve světě); • dokumentace, jazyková podpora; • standardy, specifikace, certifikace (audity, ISO-9000). Výhody zakoupení již hotového systému: • je to nejlevnější způsob; • je to nejrychlejší způsob; • ověřeno na více instalacích, tudíž bychom měli být ušetřeni chyb prvotin a přebírat tak kladné zkušenosti. Nevýhody zakoupení již hotového systému: • Již hotový informační systém nemusí splňovat naše počáteční požadavky, co by měl obsahovat a jaké by měl mít funkce, takže ze svých požadavků budeme muset ustoupit. Neodpovídá přesně potřebám. To obvykle znamená menší účinnost a také vyšší náklady na reorganizace, které by jinak nemusely být nutné. • Stejný systém může být upravován i pro naši konkurenci, která tak má k dispozici stejné funkce a výstupy námi používaného systému, takže neposkytuje podstatnou výhodu před konkurencí. • Vyšší nebezpečí, že je IS založen na zastaralých technologiích. • Vyšší nabídka funkcí, které však nemusí být vždy potřebné a pak zbytečně zvyšují nároky na obsluhu systému a také na hardware. U tohoto způsobu pořízení informačního systému si ještě klademe otázku, zda bychom si systém nechali spravovat firmou, která ho vytvořila nebo by se o něj staral náš zaměstnanec, kterého bychom nechali u dodávající firmy zaškolit. Zde bude záležet hlavně na tom, jak jsme citliví na interní informace. Pokud se nám o systém bude starat dodávající firma, tak musíme počítat s tím, že se jejich servisní zaměstnance setká s našimi interními dokumenty, tudíž musíme mít naprostou důvěru (nejlépe zajistit smluvně), že naše dokumenty nezneužije. Vytvoření informačního systému externí firmou přímo podle našich požadavků Dalším způsobem je vytvoření informačního systému externí firmou přesně podle našich požadavků. V tomto případě budeme velmi spokojeni s funkčností našeho

4.2


23

systému, ale vytvoření systému „na míruÿ bude o dost dražší než kdybychom si koupili již hotový systém. Při použití této varianty nákupu budeme opět řešit problém, jestli je lepší, aby nám systém spravovala externí firma, která program vyvinula, nebo náš vlastní zaměstnanec. Vytvoření informačního systému zaměstnancem/ci naší firmy. Můžeme přijmout zaměstnance, který nám napíše informační systém naprosto podle našich představ a bude se o něj starat i po zavedení do provozu. Výhody vytvoření vlastního systému: • systém bude mít přesně ty funkce, které požadujeme; • bude v něm zahrnuto vše, co přesně chceme; • jakékoliv problémy vyřeší rychle zaměstnanec, který informační systém vytvořil, stará se o něj a dokonale se v něm vyzná. Nevýhody vytvoření vlastního systému: • finančně náročnější než zakoupení již hotového systému; • náročnější na čas – trvá delší dobu než náš zaměstnanec program vytvoří, i když mu dočasně omezíme pracovní povinnosti pouze na tento problém; • riziko, že se zaměstnanec pro nás stane nepostradatelným a začne stupňovat svoje požadavky; • ohrožení kvality, životnosti a možnosti budoucího rozšiřování systému, pokud zaměstnanec není v oboru výroby systémů zkušeným profesionálem. 4.2.3

Požadavky na informační systém

V informačním systému by v každém případě měla být databáze našich zákazníků, včetně možnosti definování „řádkovýchÿ a „sloupcovýchÿ oprávnění nad daty. Dále bychom měli mít možnost pomocí systému sdílet libovolné dokumenty, ideálně i se správou verzí dokumentů. V systému by měly být dostupné i veškeré propagační materiály, firemní šablony (loga, hlavičkové papíry, vzory dokumentů pro komunikaci se zákazníky) apod. Jistě zajímavou možností je správa firemních webových stránek a možnost jejich publikace. Velmi užitečnou funkcionalitou by mohl být modul pro správu servisních požadavků (reklamační případy, servisní prohlídky), jejich plánování (hlídání smluvních lhůt), případně možnost zadávání přímo zákazníky z internetu. Dále by se zde mohly evidovat protokoly, fotodokumentace atd. . . . Přístup do informačního systému by měli mít všichni zaměstnanci. Podle jejich pracovního zařazení a pozice ve firemní hierarchii by se měla odvíjet jejich práva a povinnosti v systému. Obvyklým principem, kdy množiny úloh jsou přiřazeny rolím a jednotlivé role jsou přidělovány skupinám uživatelů. O přiřazování uživatelů do skupin a rolí skupinám se stará administrátor systému (podle bezpečnostní

24

4

VLASTNÍ PRÁCE

politiky, případně podle pokynů managementu). Přiřazení rolí jednotlivým úlohám systému je většinou definováno v implementaci systému a zpravidla nemůže být měněno. 4.2.4

Některé vybrané technické aspekty

Databáze Pro ukládání dat se nejčastěji používá databázový systém, který mj. zabezpečí víceuživatelský přístup, konzistenci dat (transakce). Nevýhodou mohou být vyšší pořizovací náklady a požadovaný vyšší výpočetní výkon oproti ukládání dat přímo na souborový systém. Otevřenost Systém by měl být otevřený – chtěli bychom mít možnost v případě nějaké změny v naší organizaci – přikoupit nechat připrogramovat další moduly, či vlastnosti systému. WIKI Rádi bychom, aby součástí IS byl také redakční systém (např. na bázi Wiki). Wiki je označení webů (nebo obecněji hypertextových dokumentů), které umožňují uživatelům přidávat obsah, podobně jako v internetových diskusích, ale navíc jim také umožňují měnit stávající obsah. Wiki umožňuje velmi snadno vytvářet dokumenty kolektivně pomocí jednoduchého značkovacího jazyka za použití webového prohlížeče. Tedy bez speciálních nároků kladených na přispěvatele. Klientské stanice Na většině pracovních stanic zaměstnanců je v současné době provozován MS Windows XP a MS Office. Pro udržení nákladů v rozumných mezích je zapotřebí zachovat současné SW vybavení, případně je nahradit alternativou ze světa Open Source (např. OpenOffice). Nejméně problematickým a asi i nejuniverzálnějším způsobem by byla komunikace se systémem pomocí webového prohlížeče, případně Java prostředím. Tak bychom mohli zachovat stávající softwarové prostředí, aniž by ale bylo vyžadováno i do budoucna. Modulární struktura IS: • • • • •

účetnictví a výkazy – účetní deník, účetní výkazy, DPH; firemní adresář; finance – pokladna, banka, homebanking; majetek – evidence majetku, podpora leasingu; lidské zdroje – personalistika a mzdy;

4.3

Kritéria hodnocení

25

• sklad; • evidence pošty – došlá/odeslaná pošta, hromadné zásilky; • servisní evidence – přístup pro všechny servisní techniky, evidence servisních zpráv, plánování servisních výjezdů; • obchod – nákup – objednávky vydané, zálohové listy, faktury přijaté; – prodej – ceníky a slevy, nabídky, objednávky přijaté, zálohové listy, faktury vydané; • manažerské řízení a rozhodování; • doprava – kniha jízd, cestovní náhrady, CCS karty, silniční daň; • Wiki systém.

4.3

Kritéria hodnocení

Cena Cena je základním ukazatelem ekonomické výhodnosti. Zde bude důležité zjistit, co vše co konečné ceny patří. Jestli jsou v ní zahrnuty servis a podpora, upgrade, atd . . . • cena vlastního řešení; • cena dalšího HW nutného k chodu systému; – servery: Patrně bude nutné povýšit výkonnost serveru a použít další (dnes se používá jeden pseudoserver jako odkladiště nahodilých dokumentů). – síť: Možná bude nutné povýšit síťovou infrastrukturu – kabeláž nebo WiFi, routery, switche . . . ; • cena dalšího SW nutného k chodu systému – servery: OS, databázový server, aplikační server, webový server; – klientské stanice: OS, kancelářský balík6 ; • cena za podporu systému (konzultace, oprava chyb po záruce, zapracování dalších zákaznických požadavků); • cena za vynucený upgrade (např. při změně legislativy); • cena za podporu dalšího SW nutného k chodu systému, upgrade atd.; • cena za úvodní zaškolení, cena základních kurzů a při upgrade na novější verzi. 4.3.1

Technické parametry a architektura systému

• HW – minimální a doporučená konfigurace pro – server (pro daný maximální počet klientů); – server (jak změnit konfiguraci při zvýšení počtu klientů); – klientské stanice. 6

Je samozřejmě otázkou, zda do výsledné ceny započítávat např. OS. Ale v případě, kdy firma používá na klientských stanicích Linux a OpenOffice, a nový systém vyžaduje Microsoft Windows a Microsoft Office, pak o nutnosti započítání nemůže být pochyb a výdaje nám mohou vzrůst velmi výrazně. Není to ovšem situace naší modelové firmy.

26

4

VLASTNÍ PRÁCE

• SW nutný k chodu systému – zda použit obecně známý a časem prověřený SW (tedy snadnější hledání administrátora, informací); – zda použit SW s dostupnými zdrojovými kódy; – zda je součástí dodávky i zdrojový kód vlastního systému. • architektura systému – zda modulární struktura systému, s možností dokupovat další moduly (nebo už dále nekupovat); – zda možno snadno škálovat výkon; – zda provoz 24×7, nebo naopak výpadky během zálohování, dávkových akcích, účetních uzávěrkách atp.; – zda možnost multiplatformních klientů (WWW browser, Java GUI nebo naopak Windows OLE, .NET). 4.3.2

Servis a podpora

Požadavky na servis: • služba HOT-line – poskytování konzultací, hlášení chyb (telefon, e-mail, fax); • definované lhůty pro opravu nalezených chyb; • možnost stáhnout aktualizace systému. 4.3.3

Customizovatelnost, rozšířitelnost

• Rozšířitelnost funkcionality; – pouze dodavatelem, nebo i třetí stranou; – zveřejněny a garantovány programová rozhraní, formát dat pro export/import; • do jak velké míry lze přizpůsobit chování systému. 4.3.4

Záruka

• Po jakou dobu záruka; • co zahrnuto do záruky; • časové ohraničení oprav v záruce. 4.3.5

Reference o dodavateli

• Jak dlouhá doba poskytování těchto služeb; • pozitivní/negativní zkušenosti (média, diskusní skupiny uživatelů); • reference firem, kde systém již nasazen, jak dlouho, jejich spokojenost apod.

4.4

Výběrové řízení

27

Tab. 1: Důležitost kritérií při posuzování nabídek: Váha 30%

30%

20%

10%

5% 5%

4.4

Název cena

Zdůvodnění jedno z nejdůležitějších kriterií, zároveň je KO kritériem – tj. máme vyhrazen jistý objem prostředků, který není možné překročit technické parame- taktéž jedno z nejdůležitějších kriterií. Budujeme IS na roky try a architektura dopředu, založit jej na proprietárních technologiích, které systému mohou kdykoliv skončit a nikdo další je nezná, by nebylo dostatečně prozíravé servis a podpora při výpadku je zapotřebí odstranit příčinu velmi rychle, protože jakýkoliv výpadek IS zvyšuje firmě náklady a zvyšuje riziko nesplnění závazků vůči zákazníkům (termíny servisních oprav atp.) customizovatelnost, pokud se nepodaří úplně přizpůsobit IS požadavkům, burozšířitelnost deme muset IS nějakým způsobem rozšířit (bez dodavatelské firmy) anebo chtě nechtě uzpůsobit pracovní postupy dle IS. záruka většina firem nabízí zhruba stejnou dobu záruky (zákonné minimum), kriterium se tedy zřejmě omezí na rozsah záruky. reference o doda- dodavatel, se kterým je již několik let spokojenost, je zřejmě vateli důvěryhodnější než dodavatel bez prokázaných zkušeností.


Poté, co jsme si stanovili hodnotící kritéria jsme zaslali veřejnou výzvu do několika společností, a také jsme vystavili výzvu na našich webových stránkách. Do výběrového řízení se přihlásili a nabídky7 nám zaslaly tyto 3 společnosti: 4.4.1

Informační systém ABRA G3

ABRA G3 je součástí produktové řady ABRA Gx, která je koncipována tak, aby podporovala rozvoj firem. ABRA Gx je nejrozšířenější ERP systém na platformě Client/Server v ČR, v tuto chvíli firma poskytuje komplexní služby od výběru a instalace až po konzultační a poprodejní služby více než 13 000 uživatelům. Výrobcem informačního systému Abra Gx je společnost Abra Software a.s., která už 16 let poskytuje české ERP systémy pro řízení firemních procesů. Cena Cena je přehledně zobrazena v tabulkách č. 2 „Ceník Abra G3ÿ a č. 3 „Pozáruční servisní službyÿ. 7

veškeré ceny jsou uvedeny v Kč bez DPH.

28

4

VLASTNÍ PRÁCE

Tab. 2: Ceník Abra G3 Modul Jádro systému Banka Homebanking (včetně skriptu pro jednu banku) Podvojné účetnictví Majetek Pokladna Skladové hospodářství CRM Prodej Nákup Evidence pošty Splátkový prodej Mzdy a personalistika Mzdy a personalistika pro zpracování 25 pracovních poměrů Doprava Servis Cena IS Servisní a podpůrné služby – Licenční smlouva Cena celkem

Typ licence přístup přístup banka

Cena 5 400 4 800 4 800

přístup přístup přístup přístup přístup přístup přístup přístup přístup přístup prac. poměr

8 8 4 7 3 7 7 2 9 3 8

800 800 800 900 800 900 900 800 800 800 800

přístup přístup 18%

Počet 22 2 2 2 1 2 2 11 2 2 2 0 2 2

Cena licencí 118 800 9 600 9 600 17 8 9 15 41 15 15 5

600 800 600 800 800 800 800 600 0 7 600 17 600

30 40 364 65

000 000 000 520

429 520

Technické parametry a architektura systému Informace o systému poskytnuté dodavatelem: ABRA je univerzální informační systém pro řízení podnikových procesů. Využívá nejvyspělejší třívrstvou technologii Client/Server8 . Přináší mnoho výhod, mezi ně patří především stabilita, bezpečnost a otevřenost. Systém ABRA G3 se skládá z jednotlivých modulů, které jsou vzájemně úzce provázané. Uživatel však nemusí pořizovat všechny dostupné moduly, ale může systém postupně rozšiřovat tak, jak rostou jeho nároky na pokrytí jednotlivých firemních procesů. Obchodní model umožňuje navíc i postupné rozšiřování licence z hlediska počtu současně pracujících uživatelů. Všechny moduly mají jednotné a velmi snadné ovládání. Díky své pružnosti a přizpůsobitelnosti dokáže nabídnout řešení veškerých požadavků kladených na moderní informační systém. O data se stará server Firebird, výkonný databázový server dodávaný zadarmo. Uživatelé tak mají k dispozici vysoký výkon, vynikající spolehlivost a lehkou údržbu. Server možno provozovat na OS Windows anebo Linux. Program má jednotné ovládání agend a lze jej snadno ovládat jak myší, tak z klávesnice, což oceníme při zadávání dat. Umožňuje současnou práci ve více agen8

Prohledáním nejrůznějších diskusních skupin bylo zjištěno, že je používán aplikační server AppServerL, tedy je otázkou, zda označení Client/Server je právě to nejvhodnější

4.4

29


Tab. 3: Pozáruční servisní služby Služba Základní hodinová sazba (implementace, servis, konzultace) Příplatek za programátorské práce (přičítá se k Základní hodinové sazbě) Výjezd na servisní zásah v den objednání Příplatek za servis mimo pracovní dobu Školení 1 denní u odběratele Doprava po Brně Doprava mimo Brno

Parametr Kč/hod Kč/hod Kč Kč/osoba Kč/km

Cena 600 300 1 000 25% 1 200 zdarma 6

dách s plnou provázaností a přechody mezi agendami. Doklady lze kopírovat, opravovat a mazat. K dispozici je podrobná kontextová nápověda. Každá změna dokladů a údajů je zaznamenána s časem, kdy k ní došlo, s identifikací autora a stanice, s možností vše pohodlně zobrazit včetně historie. Lze nastavit pracovní plochu pro každého uživatele, automatické spouštění často používaných agend, panely definovatelných údajů, zobrazující libovolná data. Pružné výstupy uspokojí každého (vše lze exportovat ve formátech XLS, XML, HTML, TXT, PDF, RTF apod.). Definovatelné položky, číselníky a formuláře umožňují rozšiřovat evidence o další sledované údaje. Systémy vznikají v českém a slovenském prostředí, proto jsou na rozdíl od zahraničních konkurentů vždy plně přizpůsobené jak platné legislativě, tak i národním zvyklostem. Nové verze jsou poskytovány v rámci maintenance. Přes otevřené rozhraní OLE Automation se lze snadno a bezpečně napojit na datový model ABRA G3/G4. To dovoluje pořizovat a číst data pro vnější programové doplňky, zakázkový nebo cizí software, který tak automaticky komunikuje se systémem. K dispozici je kompletní vývojová dokumentace objektového modelu. HW a SW doporučený výrobcem systému Databázový server (povinný) HW: CPU Pentium / 2,8 GHz (při vyšší zátěži doporučujeme 2 CPU), HDD 60GB SCSI (diskové pole), RAM 1 GB, síť 100 Mb/s, vyžaduje UPS. SW: OS Windows 2000/2003 nebo Linux (jádro 2.4 a vyšší), 32-bit. Aplikační server (doporučený, při větší zátěži povinný) HW: CPU Pentium / 2,8 GHz, HDD 20 GB, RAM 1 GB, síť 100 Mb/s, doporučuje se UPS. SW: OS Windows 2000/2003 nebo Linux (jádro 2.4 a vyšší), 32-bit. Pracovní stanice HW: CPU Pentium / 2 GHz, HDD 20 GB, RAM 256 MB, síť 100 Mb/s, doporučuje

30

4

VLASTNÍ PRÁCE

se UPS, rozlišení 1024×768. SW: OS Windows 2000/XP, 32-bit, MS Excel (pro tvorbu výkazů), Internet Explorer 5.5 a vyšší. Moduly systému ABRA G3 • jádro systému (přístup do systému, sledování změn, adresář firem a osob, dokumenty, přílohy, Wiki, nástroje pro správu a přizpůsobení, reporty, otevřené programové OLE rozhraní, nástroje pro replikaci dat mezi pobočkami); • CRM (evidence aktivit vzhledem k zákazníkům, řízení vlastních zdrojů, sledování časového vytížení vlastních kapacit, sledování aktivit nejen u zákazníků, ale také u osob, středisek, zakázek, obchodních případů. . ., informační panel CRM, evidence obchodních příležitostí, evidence obchodních dokumentů a smluv přímo v systému, možnost propojení na MS Outlook); • call-centrum • evidence pošty (odeslaná pošta, došlá pošta, hromadné zásilky); • prodej (evidence obchodních partnerů s individuálním nastavením splatností, slev, kreditů. . ., podpora sledování zakázek a obchodních případů, nabídkové dokumenty, rezervace zboží na objednávce s volbou priority a doby platnosti, sledování marže při tvorbě objednávky, faktury a účtenky, kontrola prodeje pod nákupní cenou, provázanost faktur vydaných i účtenek v hotovosti se skladovými doklady a objednávkami, sledování platební morálky obchodních partnerů, podpora placení vzájemnými zápočty, agenda pro podporu schvalovacích procesů, definovatelné prodejní reporty, agenda upomínek a penalizačních faktur, automatické napojení na modul Evidence pošty); • maloobchodní prodej (přehledné účtenky pro zákazníky s volitelným vzhledem i obsahem, placení v hotovosti, kreditními kartami, šeky atd., podpora pokladen ovládaných dotykovou obrazovkou, možnost individuálního sledování tržeb u prodavačů, ochrana hesly před neoprávněným přístupem, individuální práva pro každého prodavače); • nákup (objednávky vydané, zálohové listy přijaté, faktury přijaté); • skladové hospodářství (možnost evidence sériových/výrobních čísel a šarží na skladových kartách, evidence dodavatelů a odběratelů na skladových kartách, podpora čárových a pokladních kódů, skladové doklady lze mazat i opravovat až do provedení uzávěrky, kterou lze zrušit a zopakovat, možnost vedení více skladů, podpora oceňování zásob metodou váženého průměru a FIFO, detailní výstupy o stavu a pohybu zásob, objednaného zboží); • kompletace; • výroba (TPV, plánování výroby, řízení výroby); • účetnictví a výkazy (uživatelsky definovatelné fiskální období, propracované účetní předkontace, které dovolují automatizaci zaúčtování, automatické párování účetních zápisů podle souvislostí zdrojových dokladů, evidence DPH, DPH

4.4

• • • • •

•

• •


31

přiznání v tištěné i elektronické podobě, ochranné blokace řad dokladů s ohledem na datum plnění, podpora Homebankingu, podpora cizích měn v celém systému, kurzovní lístek s automatickou aktualizací přes internet); majetek; pokladna; banka; homebanking (včetně skriptu pro jednu banku); mzdy a personalistika (evidence personálních a mzdových listů, průměrů, srážek, možnost přizpůsobení mzdové evidence potřebám organizace automatický výpočet mezd podle výpočtových schémat na základě a evidovaných údajů, automatický výpočet ročního zúčtování daní, zpracování měsíčních a ročních uzávěrek s výstupy pro účetnictví, zpracování hromadných příkazů k úhradě a elektronická vazba na peněžní ústavy, elektronická komunikace s Portálem veřejné správy, sestavy a výkazy pro zdravotní pojišťovny, sociální a finanční úřady); business intelligence (předdefinované manažerské pohledy v oblastech: prodej, sklad, účetnictví, pohledávky, závazky, výroba; možnost vytváření přehledů a grafů, možnost vytváření vlastních kalkulačních položek, možnost uživatelských úprav, ukládání nadefinovaných přehledů a grafů podpora přenosu do MS Excel, export grafů do obrázku a přehledů do HTML stránky); projektová dokumentace; splátkový prodej.

Servis a podpora HOT Line je základním prostředkem poskytování technické podpory. Má dvě formy: • V případě, že nepotřebujeme odpověď okamžitě, je tu služba E-mailová a faxová HOT Line. Jsou poskytovány ZDARMA na základě zaslání písemného dotazu i odpovědi. Obvyklá doba odezvy je 1–2 dny. • Požadujeme-li vyšší komfort a rychlost, dodavatel doporučuje využívat služeb telefonické HOT Line, kterou mohou využívat všichni uživatelé, kteří mají zaplacenou Licenční smlouvu. Všichni ostatní uživatelé mají možnost využít tuto službu jednou zdarma. Telefonická HOT Line je v provozu v pracovní dny v době od 8 do 12 a od 13 do 17 hodin. V případě, že není možné se na tuto linku dovolat, má každý oprávněný uživatel k dispozici číslo mobilního telefonu, na kterém může zanechat vzkaz. Je ovšem pochopitelné, že ne všechny problémy jsou řešitelné prostřednictvím telefonu. Často se stane, že bude doporučen servisní výjezd technika. Customizovatelnost, rozšířitelnost Firma je schopna nám IS přizpůsobit libovolně „přesně do rukyÿ, podle všech našich požadavků. Pokud bychom měli zájem o nějaký modul, který není v jejich nabídce, ochotně jej doprogramuje přesně dle našich požadavků.

32

4

VLASTNÍ PRÁCE

Nejlepší je pořídit systém v potřebné konfiguraci. V budoucnu ji můžeme rozšiřovat přesně podle svých narůstajících potřeb a tím chránit své investice. Budeme mít také možnost přejít na ještě výkonnější systém ABRA G4, který je funkčně shodný se systémem ABRA G3, a to pouze za rozdílovou cenu instalací. Tyto systémy mají stejnou koncepci a stejné ovládání, takže se není třeba učit ničemu novému. Díky plné datové kompatibilitě a stejnému ovládání můžeme přejít na novou výkonnější verzi ERP systému, aniž bychom museli měnit pracovní postupy a zvyky, znovu školit personál, atd . . . Uživatelé ABRA G3 tak mají zajištěnu jasnou budoucnost pro případ, že jejich firma poroste. Záruka Poskytovatel poskytuje 12-měsíční záruku za funkčnost software v souladu s dokumentací ode dne nabytí licence nabyvatelem. Pokud poskytovatel provádí implementaci software, platí pro ty funkční vlastnosti software, které nebylo možno ověřit při provozu software před ukončením implementace, záruční lhůta 1 měsíc ode dne ukončení implementace. Reference o dodavateli • Společnost Abra Software a.s. je na trhu již 16 let. • Významného úspěchu dosáhla v soutěži IT produkt 2007 společnost ABRA Software. Její produkt ABRA Gx scripting se stal finalistou sekce Podnikové systémy. • Modul SCM pro systémy ABRA Gx společnosti ABRA Software se dostal mezi finalisty soutěže IT Produkt 2008, vyhlašované časopisem o informačních technologiích Computerworld. • Společnost Panasonic Electric Works Czech s.r.o. v Plané u Mariánských Lázní používá již osmým rokem IS Abra. Důležité pro ně bylo přejít na systém, který poskytne uživatelsky příjemné prostředí, moderní ovládací prvky, graficky lepší tiskové výstupy, návaznost na MS Excel a díky otevřenému rozhraní zpřístupní data pro případné nadstavby. Největší přínos vidí v možnosti cokoliv si sami v ABRA G3 upravit. V otevřenosti systému a v možnosti tvorby vlastních sestav a reportů nejen v ABŘE, ale i do XLS souborů. A také ve stabilitě dat. G3 je z uživatelského pohledu také velmi otevřená – díky možnosti různého nastavování, rozšiřování, práce s daty nebo díky propracovaným předkontacím. Pokud by se znovu měli rozhodnout, tak by si při pořizování nového systému opět zvolili IS Abra G3. S přístupem dodavatele jsou spokojení, hodnotí ho jako standardní. 4.4.2

Informační systém Helios Orange

Společnost LCS International, a.s., která je výrobcem IS Helios Orange, se zabývá vývojem, implementací a podporou moderních informačních a ekonomických sys-

4.4

33


témů. Helios Orange je unikátní řešení moderního inteligentního informačního systému. Svým charakterem systém nejlépe vyhovuje potřebám řízení středně velkých a menších organizací. Díky modulární struktuře a progresivní technologii Microsoft je snadno implementovatelný v podnicích zabývajících se výrobou, službami i obchodem. Cena Cena je přehledně zobrazena v tabulkách č. 4 „Ceník Helios Orangeÿ č. 5 „SW potřebný k chodu ISÿ. Tab. 4: Ceník Helios Orange Modul Jádro systému Ekonomika

Obchod

Styk se zákazníky

Manaž. vyhodnocování

Doprava

Servis Cena IS Servisní služby Cena celkem

Kategorie Jádro systému Banka Účetnictví Pokladna Majetek Oběh zboží Nákup a prodej Výrobní čísla Sklad Kusovníky Zakázky Kontrakty Fakturace a pošta CRM – řízení vztahů se zákazníky Mzdy Personalistika Manažerské rozhraní Účetní výkazy Finanční analýza Kalkulace Doprava – základ (do 25 vozidel) Kniha jízd Cestovní náhrady Silniční daň Platební karty (včetně 1 skriptu) Servis

Cena 2 800 3 800 8 800 2 800 6 800 6 800 3 800 1 800 4 800 2 800 6 800 9 800 4 800 3 800 8 800 6 800 8 800 5 800 6 800 8 800 5 800 1 800 3 200 2 200 3 800 12 800

Počet 22 2 2 2 1 1 2 1 1 0 2 2 3 1 2 1 4 2 2 2 1 1 1 1 1 7

Celk. cena 61 600 7 600 17 600 5 600 6 800 6 800 7 600 1 800 4 800 0 13 600 19 600 14 400 3 800 17 600 6 800 35 200 11 600 13 600 17 600 5 800 1 800 3 200 2 200 3 800 89 600 380 400 68 472 448 872

Technické parametry a architektura systému Informace o systému poskytnuté dodavatelem: Systém je uspořádán do oblastí a modulů. Základní moduly, pokrývající oblast ekonomiky a logistiky, doplňují další

34

4

VLASTNÍ PRÁCE

Tab. 5: SW potřebný k chodu IS Modul SQL Svr Standard Edtn 2005 Win32 All Lng Embedded MVL SQL CAL 2005 Win32 All Lng Embedded MVL User CAL Cena celkem

Kategorie 27 780

Cena 1

Počet 27 780

5 070

20

101 400 129 180

specializované moduly. Systém také obsahuje řadu nástrojů pro uživatelské nastavení, díky kterým se snadno přizpůsobí procesům specifickým v různých odvětvích, a umožňuje tak vytvářet tzv. branžová řešení. Nadstandardní otevřenost systému umožňuje integrovat všechny běžné kancelářské aplikace a dosud využívané nezávislé systémy.Nabízí moderní grafické prostředí, bezpečnost dat, stabilitu systému a rychlý přístup k požadovaným datům. Vzhled a ovládání systému jsou přísně podřízeny požadavkům ergonomie a vychází z ovládání v prostředí MS Windows. Nadstandardní otevřenost systému umožňuje nejen integrovat všechny běžné kancelářské aplikace, ale i propojit všechny dosud využívané nezávislé systémy. Lze tak zautomatizovat toky dat a využívat informačních vazeb, které byly dosud nemyslitelné, nebo jen velmi těžko a pracně realizovatelné. Helios Orange se tím stává mimořádně užitečným nástrojem pro efektivní řízení podniku. Systém je vyvíjen v prostředí jazyka Delphi, na bázi vícevrstvé architektury klient/server9 . Vzhled a ovládání systému jsou přísně podřízeny požadavkům ergonomie. Použitým databázovým strojem je Microsoft SQL Server. Systém je těsně provázán s produkty společnosti Microsoft, především MS Office. Celý systém pracuje v reálném čase, všichni účastníci jsou připojeni on-line. Plnou podporu má komunikace vzdálených pracovišť a přenos dat mezi nimi. Všechny moduly mají vytvořený soubor přístupových práv, jimiž lze eliminovat riziko nežádoucího úniku informací mimo okruh oprávněných pracovníků a zároveň vyloučit nebezpečí neodborného zásahu do struktury systému. Zajištěna je i ochrana dat proti ztrátě nebo poškození. V souladu s moderními trendy elektronické komunikace podporuje systém Helios Orange všechny standardy a komunikační protokoly, mezi jinými např. XML, EDI komunikace, HTTP, FTP a SSL protokol, elektronické šifrování, elektronický podpis a další. Jedním z příkladů využití možností elektronické komunikace je připojení na Portál veřejné správy. Otevřenost a modularita Nadstandardní otevřenost systému umožňuje nejen integrovat všechny běžné kancelářské aplikace (např. MS Office – MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Outlook apod.), ale i propojit všechny dosud využívané nezávislé systémy. Systém 9 Dle mých dosavadních zkušeností se pojmem klient/server označuje 2-vrstvá architektura, teprve 3-vrstvou a výše bývá zvykem označovat jako vícevrstvá (rozhodující je použití aplikačního serveru)

4.4


35

také umožňuje integrovat data z jakéhokoliv jiného specializovaného systému, který je již používán (např. docházkového systému, systému pro snímání dat z výrobních zařízení atd.) V základu systému Helios Orange nabízí popis datové struktury tabulek, který umožní samotnému uživateli (pokud mu bude administrátorem přiděleno toto právo) tvořit si vlastní atributy (sloupečky v přehledu), externí akce (funkčnosti) a zásuvné moduly pro tvorbu vlastních zadávacích formulářů (plug-in). Dále je uživateli zpřístupněn nástroj ReportBuilder, prostřednictvím kterého si může uživatel sám tvořit vlastní tiskové formuláře. • Vysoká škálovatelnost – stavebnicový princip systému – moduly jsem děleny na co nejmenší komponenty, zákazník si koupí pouze ty vlastnosti systému, které doopravdy potřebuje. • Nenáročná instalace výrazně snižuje náklady na implementaci a její délku – síťový provoz bez nutnosti instalace na jednotlivých stanicích. • Snadná správa včetně vzdálené. • Možnost automatizace zálohovacích procesů. HW a SW doporučený výrobcem systému Server10 HW: Procesor Pentium 4, RAM 2 GB, HDD 20 GB OS: Windows 2003 Server / Windows 2000 Server / NT 4.0 Server, SQL server: 2005 nebo 2000 Klient11 HW: Procesor Celeron 2.5 GHz, RAM 256 MB, HDD 40 GB OS: Windows XP Professional Systémové prostředí doporučené pro provoz systému: • MS SQL 2005 Server (verze podle provozovaného operačního systému), s nainstalovaným aktuálním service pack; • MS Internet Explorer 6.0 (nebo novější verze); • nainstalovaný aktuální service pack pro zvolený operační systém. Moduly IS Helios • jádro systému (organizace, bankovní doklady, uživatelská práva, organizační struktura, cizí měny); • obchod (sklad, nákup a prodej, obchodní případy, došlé objednávky, zakázky, kontrakty); • ekonomika (účetnictví, banka, pokladna, majetek); 10 11

méně než 25 uživatelů, databáze do 1,2 GB Je potřeba mít také nainstalován MS Office XP

36

4

VLASTNÍ PRÁCE

• styk se zákazníky (fakturace a pošta, pokladní prodej, CRM – řízení vztahů se zákazníky); • lidské zdroje (mzdy); • manažerské vyhodnocování (manažerské rozhraní, účetní výkazy, kalkulace); • výroba (výroba, řízení výroby, odvádění výroby (operací), kapacitní plánování); • doprava (doprava – základ, kniha jízd, cestovní náhrady, silniční daň, platební karty); • přepravní služby (spedice, sběrná služba, pravidelné přepravy, nabídky přepravy); • celní software (cla, intrastat); • zemědělství (sklad zvířat); • servis; • řízení projektů (řízení projektů, klient pro zadávání dat). Servis a podpora Pro provoz systému Helios Orange je nutné mít zakoupenou službu – Systémová podpora. Tato služba v sobě zahrnuje průběžný upgrade systému (zaznamenávání změn, zlepšení), legislativní update (odraz zákonných změn do systému) a v neposlední řadě taktéž telefonickou konzultační službu tzv. hotline. Cena této služby se odvíjí od výsledné ceny licence systému, je vyčíslena 18% z celkové ceny systému. Aktualizace systému je možná více způsoby – podle přání zákazníka: z webu prostřednictvím samotného programu nebo možnost objednání si CD. Během provozu je k dispozici telefonický i e-mailový hotline. V případě poruchy se zajišťuje rychlý zásah přímo u klienta či dálkovým přístupem tak, aby možné škody způsobené výpadkem byly minimalizovány. Customizovatelnost, rozšířitelnost IS Helios Orange má široké možnosti rozšíření: k základním modulům jsou nabízeny další – např. Výroba, Celní systém, rozšířenou agendu Doprava, manažerskou nadstavbu MIS či internetový obchod. Dodavatelská firma je ochotná vyrobit další moduly dle přání zákazníka. Záruka Poskytují záruku na funkčnost systému v délce 12-ti měsíců. Reference o dodavateli • Systém Helios Orange působí na trhu již 16 let a za tu dobu si získal přes 4 300 uživatelů.

4.4


37

• Počet celkových prodaných licencí výrazně roste. Nárůst byl realizován ve všech segmentech trhu, přes všechny tři systémy Helios. • Podle posledního průzkumu dominuje Helios Orange v malých podnicích (36%) a také ve středně velkých firmách (18%) implementací. • V anketě ERP Czech 2004 byl informační systém Helios Orange odbornou porotou vyhlášen za absolutního vítěze v kategorii „Podnikový informační systém roku 2004 pro středně velké podnikyÿ. • V roce 2005 se dostal systém do finále ocenění Aura a Microsoft Technology Awards. • V roce 2005 získal systém Helios Orange certifikaci nezávislé společnosti Veritest „Microsoft Platform Testÿ. • Nejvýznamnější zákazníci: Student Agency. 4.4.3

Informační systém Altus Vario

Altus VARIO je moderní informační systém určený pro vedení obchodních, účetních, výrobních a personálních činností firem. Systém Altus Vario na počítačové síti tvoří základ informačního systému, který umožňuje efektivní spolupráci všech oddělení. Autorem a výrobcem Altus VARIO je společnost ALTUS Development s.r.o., která vznikla v roce 1995, kdy uvedla na trh první verzi informačního systému VARIO 1.0. Od počátku se jedná o SW založený na platformě SW Microsoft a tím i maximálně kompatibilní s MS Office jak po stránce designové, tak zejména po stránce datové. Společnost ALTUS Development s.r.o. sídlí v Praze a její partneři ji zastupují v jednotlivých regionech ČR. Cena Cena je přehledně zobrazena v tabulkách č. 6 „Ceník Altus VARIOÿ č. 7 „SW potřebný k chodu ISÿ. Při návrhu počtu licencí byl zvolen jako základ dvě plovoucí licenci cenově zvýhodněného KOMPLETu. Každý KOMPLET obsahuje po jedné plovoucí licenci od modulů: Adresář, Banka, Evidence majetku, Kursovní lístek, Pokladna, Přijaté doklady, Sklad, Účetnictví, Vydané doklady, Zakázky. Technické parametry a architektura systému Informace o systému poskytnuté dodavatelem: Pro firmy střední velikosti jsou primárně navrženy systémy Altus VARIO Office nebo Altus VARIO SQL Office. Jsou díky použité technologii škálovatelné v širokém rozsahu. Primárně jsou určeny pro provoz v sítích (10–50 uživatelů) se souborovým serverem nebo SQL serverem, ale stejně dobře ho lze provozovat i na samostatných počítačích. Oba tyto systémy mohou používat nejen firmy, které zpracovávají stovky obchodních případů denně a požadují systém pracující na desítkách počítačů, ale i firmy s nižšími nároky na

38

4

VLASTNÍ PRÁCE

Tab. 6: Ceník Altus VARIO Kategorie Adresář Banka Evidence majetku Kursovní lístek Manager Mzdy Pokladna Přijaté doklady Sklad Účetnictví Vydané doklady Zakázky Korespondence Jízdy CP Servisní zakázky Komplet Cena IS Servisní a aktualizační služba Maintenance Plus Cena celkem

Cena licence 10 800 8 800 19 800 2 900 16 100 22 300 10 600 8 600 18 700 13 600 16 300 12 400 5 800 10 500 9 500 68 000

Počet 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 1 1 2 1 7 2

20% z ceny SW

SQL Office 0 0 0 0 32 200 0 0 0 0 0 16 300 12 400 11 600 10 500 66 500 136 000 285 500 57 100 342 600

Tab. 7: SW potřebný k chodu IS SW BackOffice SBS Clt Ad 2000 Czech 5 3.5 DMF SQL Svr Standard Edtn 2005 Eng MVL SQL Svr Standard Edtn 2005 Win32 Sngl MVL Cena celkem

Cena licence 8 584 21 019 5 323

Počet 1 1 20

Celk. cena 8 584 21 019 106 460 136 063

objemy dat a počty uživatelů. Nejen díky výše popsané variabilitě, ale také proto, že umožňuje výměnu dat mezi centrálou a pobočkami. Kategorie Vario Office ukládá data na souborový server. Kategorie SQL Office má možnost uložení dat na SQL serveru. Použití SQL serveru se doporučuje pro vyšší objemy dat, větší počty současně pracujících uživatelů a vyšší nároky na bezpečnost dat. Jednotlivé moduly lze provozovat samostatně, což využijí firmy, ve kterých je zpracování agend rozděleno mezi jednotlivé pracovníky nebo oddělení. Mezi hlavní přednosti systému Altus VARIO patří možnost uživatelského nastavení téměř všech vlastností programu, číselníků a sestav. Pomocí prostředků Office lze tento otevřený systém dále doplňovat a přizpůsobovat požadavkům uživatelů. Uživatel můžete snadno upravovat stávající nebo vytvářet nové tiskové formuláře, výstupní sestavy a grafy v programu MS Access. Také lze snadno prezentovat nebo

4.4


39

analyzovat data pomocí programů MS Access, MS Excel a MS Word. Další funkčnost lze doplnit pomocí tzv. Add-Inns – doplňků nebo naprogramováním vlastních modulů. Propojené dokumenty – k záznamům jakékoli agendy Varia lze připojit neomezený počet propojených (nebo vložených) OLE dokumentů. Například můžete připojovat dopisy ke kontaktům v adresáři, dokumentaci nebo obrázky k produktům, image dokladu (naskenovaný nebo faxový) k dokladu atd. Možnost připojení nebo vložení dokumentů OLE (Word, Excel a další) ke všem druhům dokumentů (včetně adres, produktů, zakázek atd.) Varia SW nutný k chodu systému: • operační systém MS Windows 98, 2000, NT nebo XP s podporou dlouhých názvů souborů a českým národním prostředím; • kategorie SQL Office vyžaduje server Windows NT a MS SQL Server 2000 nebo BackOffice SBS; • pro správnou funkci nápovědy, která používá nový formát HTML Help, musíte mít nainstalovaný Office 2000/XP nebo Internet Explorer 5.0 . HW – minimální a doporučená konfigurace: • PC s procesorem Pentium a lepším; • minimálně 128 MB RAM; • 38 MB na aplikace + 68 MB runtime Access 2000/2002/XP (pokud nemáte MS Access); • grafický adaptér s rozlišením 800×600, 256 barev; • myš; • doporučeno CD-ROM; • síťové prostředí podporované Windows, doporučen server Windows NT; • maximální počet současně přihlášených uživatelů je 255, optimální je do 60 současně přihlášených stanic (SQL). Moduly IS Vario Popis základních modulů • Adresář slouží k evidenci obchodních kontaktů a práci s nimi. • Banka vede libovolný počet korunových i devizových bankovních účtů, podporuje homebanking. • Evidence majetku slouží ke komplexnímu zpracování evidence hmotného, nehmotného majetku a drobného majetku. • Kurzovní lístek slouží k evidenci cizích měn a kurzů. • Manager je určen pro analýzu dat systému Vario, umožňuje dívat se na všechna data globálně, ale i jednotlivě tak, jak je tomu v konkrétních modulech. Kromě

40

4

VLASTNÍ PRÁCE

standardních výstupů, které jsou k dispozici i v jednotlivých modulech, nabízí Manager možnost zobrazovat data v grafech, vlastních formulářích, HTML dokumentech a dalších výstupech. • Mzdy slouží k personální evidenci pracovníků firmy a ke zpracování mzdové agendy. Modul umožňuje zpracování měsíčních a časových mezd pro malé i velké organizace včetně výpočtu dávek nemocenského pojištění. • Sklad umožňuje vedení libovolného počtu skladů. Jsou možné převody mezi sklady, výdeje přímo na výdejku nebo prostřednictvím faktury či pokladního dokladu. Naskladnění a vyskladnění lze provést i bez zadání přesných pořizovacích cen, které lze dodatečně opravit. Sklad dále eviduje sériová čísla nebo množstevní skupiny (barvy apod.) a umožňuje rezervace. • Vydané doklady slouží k vystavování a evidenci vydaných faktur, záloh, dobropisů a podobných dokladů. • Přijaté doklady slouží k evidenci přijatých faktur a obdobných dokladů. • Pokladna je v něm možné vystavovat obecné pokladní doklady, realizovat přímý prodej ze skladu (resp. nákup na sklad) a proplácení přijatých a vydaných faktur v hotovosti. • Účetnictví zabezpečuje všechny standardní funkce účetnictví. Pomocí definice předkontací mohou připravit všechny prvotní doklady k zaúčtování i nezkušení uživatelé. Lze účtovat v několika obdobích současně. • Zakázky slouží k tvorbě nabídek, registraci a potvrzení objednávek odběratelů, sledování realizace zakázek a k objednávání zboží a služeb u dodavatelů. • Prodejna je modul Varia určený zejména pro řešení maloobchodního prodeje. Je možné jej používat pro obsluhu zákazníků na libovolném prodejním místě (tradiční obchody, prodejní sklady a podobně). Modul Prodejna může, stejně jako ostatní moduly Varia, pracovat na samostatném počítači nebo jako jedna ze stanic v počítačové síti. K počítači s modulem Prodejna je možné připojit zákaznický displej a peněžní zásuvku. Předpokládá se použití čtečky čárových kódů, ovšem lze se bez ní obejít. Modul se ovládá klávesnicí nebo dotykovým displejem. • Výroba je určen k zajištění výroby malého a středního podniku v systému Altus Vario. V modulu se vytvoří výrobní zakázka. Na ní se definuje pro každý výrobek seznam materiálu (využívá se materiál z katalogu Varia). Funkce modulu potom umožňují výdej materiálu do výroby a následný příjem výrobku z výroby. Během výroby je zajištěn stálý přehled o aktuálním pohybu materiálu a výrobků. Zřejmě nejsilnější stránkou Varia je přizpůsobení požadavkům zákazníka. Jedním ze způsobů přizpůsobení jsou nadstavby a doplňky, které řeší specifické požadavky zákazníka nebo oboru. K dispozici je celá řada nadstaveb nejen od výrobce, ale také od nezávislých dodavatelů. Popis rozšiřujících modulů / vybraných doplňků • Čárové kódy;

4.4

• • • • • • • • • • •


41

eshop; evidence obalů; evidence smluv; expedice zboží; import ceníků; kniha jízd; paletové hospodářství; předplatné; reklamace; servisní zakázky; Vario DNES.

Servis a podpora Firma Altus neustále průběžně upravuje a aktualizuje SW Altus VARIO prostřednictvím tzv. Vydání. Tyto aktualizace – Vydání, zahrnují nejen vylepšení, ale i opravy a přizpůsobení novým verzím operačního systému a souvisejícího software, změny v souvislosti s legislativou, atd. Aktualizace jsou vydávány cca 2× měsíčně spolu s podrobným popisem, co se změnilo. Jsou dostupné na webových stránkách dodavatelské firmy, nebo je možnost si objednat CD. Informace o změnách v SW je také možno zasílat emailem. Na webu firmy také nalezneme užitečné informace a rady, jako je např. seznam známých problémů a odstraněných chyb, který nám může pomoci vyhnout se potencionálním potížím. Společnost má v nabídce následující servisní programy: • Podpora (6 %): firma ALTUS Development spol. s r.o. zajišťuje telefonickou a písemnou podporu dostupnou v pracovní dny od 8.00 do 17:00 hod. Udržuje a rozšiřuje znalostní databázi na internetu, která obsahuje tisíce dokumentů řešení a technických informací. Informace z webu je možné efektivně sledovat též pomocí RSS. • Aktualizace Plus (16 %): Průběžně aktualizuje SW (tzv. Vydání) pro jeho soulad s legislativou a průběžná vylepšení. • Maintenance Plus (20 %): Podpora + Aktualizace Plus • Pokud nechceme nebo nemůžeme investovat do nabízené Aktualizace Plus (samostatně nebo díky programu Maintenance Plus), můžeme kdykoli přejít na aktuální verzi Altus VARIO 11 prostřednictvím jednorázového Update. Cena je 10 % z ceníkové ceny používaných licencí. Update je vydáván cca 1× za 18–24 měsíců. Customizovatelnost, rozšířitelnost Velkou výhodou IS Altus VARIO je jeho modularita. Firma nemusí kupovat celý systém nebo jeho části, ale jen moduly, které opravdu potřebuje. Jednotlivé moduly systému spolu těsně spolupracují, ale každý z nich může být používán i samostatně, IS je možné rozšiřovat o vlastní tiskové výstupy, doplňky a moduly. Uživatelé nebo

42

4

VLASTNÍ PRÁCE

nezávislé vývojářské firmy mají možnost použít IS Altus VARIO jako základ svých vlastních řešení. Záruka 12 měsíců na funkčnost systému. Reference o dodavateli • Firma ALTUS Development spol. s r.o. působí na trhu již 15 let. • V České Republice používá software VARIO více než 1 000 firem. Jsou mezi nimi významné podniky s miliardovým obratem a více než 500 zaměstnanci i malé firmy s milionovým obratem a méně než 10 lidmi.

4.5

Hodnocení nabídek

4.5.1

Cena

Nejvýhodnější nabídku při hodnocení dle prvotních celkových nákladů je informační systém Abra G3. Cenovou výhodou IS Abra G3 je, že pro jeho provoz není potřeba kupovat žádné další drahé SW, ale používá se např. Open source Firebird. Nejlevnější nabídka, pokud se týče základního systému, je Vario SQL Office. Ale jelikož je potřeba k provozu tohoto systému i MS SQL (DB server) a MS SQL User CAL (DB klient), jejichž cena není rozhodně zanedbatelná, tak potom celková cena pro pořízení tohoto systému citelně stoupá. Stejný provozní SW jako Vario SQL Office vyžaduje i nejdražší nabídnutý IS Helios Orange. Tab. 8: Hodnocení podle ceny Kritéria/IS Cena IS Cena SW pro chod IS Cena servisu a podpory Tj. podíl z ceny IS Celk. prvotní náklady

4.5.2

Abra G3 364 600 0 65 520 18% 429 520

Helios Orange 380 040 12 129 180 68 472 18% 564 880

Vario SQL Office 285 500 136 063 57 100 20% 478 663


Abra G3 Za jednu z největších výhod považuji použité technologie. Pro serverovou část řešení máme na výběr nejenom Windows, ale i Linux. Linux významně snižuje pořizovací náklady. Je samozřejmě otázkou, zda pořídit linuxovou distribuci zcela zdarma, 12

firma LCS Int. nabízí SW potřebný k funkčnosti IS svým uživatelům za výhodné ceny

4.5

Hodnocení nabídek

43

anebo zakoupit nějakou komerční distribuci i s placenou podporou. Zajistit bezpečný chod důležitého systému může být silným argumentem. Srovnávání kvalit Linux vs. Windows bylo věnováno bezpočet kapacit, oba tábory mají fanatické i méně fanatické přívržence. Srovnávání obou systémů není náplní této práce a provádět je tedy nebudeme. Pro linuxovou variantu hovoří již výše zmíněná pořizovací cena, a fakt, že Linux je používán partnerskou firmou ve Slovenské Republice k jejich naprosté spokojenosti. Podobnými argumenty lze přivítat i použití opensourcového databázového serveru Firebird. Tento může být nahrazen databázovým serverem Oracle (Abra G4). Na klientských stanicích se instaluje výhradně windowsová aplikace (psána v Delphi). Tato aplikace spolupracuje s OLE (implementuje OLE Automation), součástí dokumentace je i OLE model této aplikace, tedy lze velmi snadno zařídit spolupráci s prakticky libovolnými programy či systémy, které umí spolupracovat s OLE. Což poněkud diskriminuje ostatní neOLE svět, a jsme omezeni výhradně na Windows platformu (Snaha implementovat OLE na jiných platformách dle mně dostupných informací skončila fiaskem. Ale možná by se dalo využít některých částí z projektu Mono (projekt na vývoj a provoz .NET klientských i serverových aplikací). Helios Orange Systém je těsně přimknutý na Windows platformu. Serverové i klientské řešení může pracovat pouze na platformě Windows (klient psán v Delphi). Systém má velmi těsnou vazbu na MS Office. Dále je zveřejněno databázové rozhraní (datový model – struktury tabulek), které je určeno pro integraci s jinými systémy. Což je velmi univerzální rozhraní, a dodavatel za něj zaslouží pochvalu. Pracovat s MSSQL databází lze např. pomocí jTDS JDBC ovladače v prostředí Java. Java totiž není pouze programovací jazyk, ale vysoce platformově nezávislé prostředí pro spouštění aplikací. Altus Vario SQL Office Dodavatel jako svoji přednost uvádí, že už od počátku vývoj založil přímo na platformě SW Microsoft, a tím mj. dosáhl maximální kompatibility s MS Office. Z architektonického hlediska existují dvě varianty – první, kdy data ukládána na souborovém systému, druhá kdy data v MSSQL. Variantu se souborovým systémem okamžitě zavrhujeme. Hlavní program je vyvíjen v MS Access a tedy provozován v MS Access Runtime prostředí. Tímto prostředkem (pomocí modulů – Add-Inns) lze také rozšiřovat funkcionalitu zakoupeného systému. Dodavatel pro potřeby vývojářů dokonce dodává Vario SDK (Software Development Kit). Aby bylo možné toto SDK použít, je zapotřebí mít zakoupené nejenom Vario, ale i MS Access jako takový.

44 4.5.3

4

VLASTNÍ PRÁCE

Ostatní kritétia

Nabídnutá záruka je u všech firem stejná – 12 měsíců na funkčnost softwaru. Porovnání servisních podmínek, referencí a customizovatelnosti viz tabulka č. 10 „Hodnocení ostatních kritériíÿ.

4.6 4.6.1

Finanční analýza Přínosy

Efektivitou nasazení a následovného provozování IS se při svém rozhodování zabývají majitelé podniku, manažeři i informační specialisté. Měli by mít přehled o přínosech, které konkrétně může zavedením v podniku získat. IS může ovlivňovat samostatnou hodnotu podniku, jeho konkurenceschopnost, vztahy k zákazníkům, dodavatelům, apod. IS plní v zásadě dva typy úloh a podle nich by mělo být přistupováno k jejich hodnocení: • „dělání správných věcíÿ – podporují plnění podnikových cílů. Je důležité, jestli IS správně funguje a zda je jeho nasazení v podniku účelné; • „dělat věci správněÿ – zda a jak je nasazení IS účinné, zda bylo dosaženo požadovaných efektů. Přínosy dělíme na kvantifikovatelné a nekvantifikovatelné. Kvantifikovatelné (měřitelné) přínosy • snížení stavu vázaného kapitálu (zásob), pohledávek; • snížení ztrát (např. z pozdních fakturací, apod.); • přesnější a snadnější alokace nákladů ve firmě, sledování skutečných nákladů na službu/zakázku/středisko atd.; • zvládnutí většího množství transakcí, úspora pracovních sil, resp. pracnosti; • optimalizace nákupů a prodejů; • zvýšení objemu zisku, resp.prodejů (pružnější reakce na požadavky trhu); • zkrácení průběžných dodacích dob (např. v důsledku zkrácení doby oběhu dokladů); • zrychlení platebního styku a tím úspora finančních nákladů. Nekvantifikovatelné (neměřitelné) přínosy Neměřitelných přínosů je celá řada: • Již svou samotnou existencí přinese informační systém firmě výrazné úspory – zavede totiž do podniku přehled a pořádek, díky definicí činností a zodpovědností jednotlivých zaměstnanců dochází k zpřehlednění činnosti firmy. • Ulehčení problémů s účetními závěrkami, jelikož nám IS sám vytvoří veškeré podklady pro účetní uzávěrku. • Mezi nesporné výhody patří také rychlé získávání podkladů pro jednání s finančním úřadem, bankou, auditory a dalšími institucemi.

4.6

45

Finanční analýza

Tab. 9: Hodnocení ostatních kritérií: IS/Kritéria


Servis a podpora

Abra G3 • SQL server (zdarma);

Firebird • zdarma e-mailová a faxová HOT Line;b

• všechny námi požadované • placená telefonická HOT modulya (modulární strukLine (při uzavření Licenční tura); smlouvy); c • server Win nebo Linux; • klient: Delphi (+ OLE Automation);

• možnost stáhnutí aktualizací z webu.

• obsahuje Wiki. Helios Orange • modulární struktura; • MS SQL;

• placená služba – Systémová podpora, zahrnuje telefonickou HOT Line;

• klient Delphi (+ úzká vazba • možnost stáhnutí aktualizací na MS Office). z webu nebo možnost objednání si CD. Vario SQL Office • modulární struktura; • MS SQL; • klient MS Access.

• maintenance Plus: Podpora (telefonickád a písemná), + Aktualizace Plus (průběžná aktualizace IS); • možný jednorázový Updatee nebo pravidelné stahování aktualizací z webu příp. objednání si aktualizací na CD.

a

modul DOPRAVA dodavatelská firma doprogramuje pomalejší odpověď 1–2 dny c okamžitá telefonická pomoc d dostupná v pracovní dny od 8.00 do 17:00 e místo pravidelných aktualizací, vydává se 1× za 18–24 měsíců. b

46

4

VLASTNÍ PRÁCE

Tab. 10: Hodnocení ostatních kritérií: IS/Kritéria Abra G3

Customizovatelnost, rozšířitelnost

Reference o dodavateli

• otevřený IS;

• produkt ABRA Gx se stal soutěži IT produkt 2007 finalistou sekce Pod• naprogramování i další modulů dle nikové systémy; přání zákazníka; • modul SCM mezi finalisty soutěže • k dispozici celý objektový model IT Produkt 2008, vyhlašované čaOLE/COM;a sopisem Computerworld; • možný upgrade na vyšší verzi sys- • nejvýznamnější zákazník – Panasotému Abra G4; nic Electric Works Czech s.r.o. Helios Orange • otevřený IS;

• vítěz ankety ERP Czech 2004 v kategorii „Podnikový informační sys• naprogramování i další modulů dle tém roku 2004 pro středně velké přání zákazníka; podnikyÿ; • k dispozici datový model (struktury • 2005 – finále ocenění Aura a MicroDB tabulek); soft Technology Awards; • Report Builder pro customizovatel- • nejvýznamnější zákazník – Student nost a rozšířitelnost tiskových výAgency. stupů. Vario SQL Office • otevřený IS;

• Firma ALTUS Development spol. s r.o. působí na trhu již 15 let.

• naprogramování i další modulů dle přání zákazníka; • V České Republice používá software VARIO více než 1000 firem. • SDKb + dokumentace rozšíření MS Access. a b

tedy lze doprogramovat rozšíření libovolných vývojovým nástrojem podporujícím OLE/COM Software Development Kit

4.6

Finanční analýza

47

• On-line propojení poboček pomůže vyřešit a výrazně zlepšit komunikaci a přenosy dat mezi pobočkami společnosti – bylo problémem, že pobočky neměly data a dostatečně nespolupracovaly. Systém zvyšuje informovanost zaměstnanců. Uživatelům poskytuje přehlednou, jednotnou a hlavně rychlou formou všechny informace, které potřebují pro svoji práci a umožňuje zavedení standardních postupů v rámci celé společnosti. Sjednocuje data a umožňuje nám rychlejší reakce na situaci na trhu. Pomůže nám také odstranit duplicity ve vkládaných datech, zpřehledňuje jednotnou základnu pro vyhodnocování a řízení. Je to vhodné řešení komunikace jak uvnitř, tak i vně společnosti. • Lépe dohledáme historii co se v systému dělo. • Komplexní soubor dat v elektronické podobě poskytuje možnost vytvářet reporty a sestavy, které umožňují vedoucím pracovníkům podpořit jejich rozhodování reálnými podklady. • Ucelené sledování obchodních případů, které jsou stěžejní pro sledování a vyhodnocování úspěšnosti jednotlivých akcí. • Inteligentní plánování umožní lépe předvídat potřeby zákazníků, a plánovací proces se výrazně zkrátí. • Schopnost adekvátně podporovat rozhodující cíle podniku, a to podle definovaných priorit (splňovat všechny požadavky). • Podpora konkurenceschopnosti firmy. • Optimalizace výkonů zaměstnanců – automatické zpracování dat a elektronická komunikace s externími systémy zrychlují většinu obchodních procesů, tím se zvyšuje efektivita práce zaměstnanců, a omezením možností selhání lidského faktoru i kvalita poskytovaných služeb. • Podpora řízení podniku (získat data, na základě kterých lze podnik řídit) – měření výkonů oproti stanoveným cílům. • Neustálý přehled o zakázkách a tím schopnost důsledně dodržovat slíbené termíny dodání a tím také nárůst spokojenosti zákazníků. • Po zapracování dojde i k zlepšení, zrychlení a zkvalitnění řady úkonů, snížení administrativy a nákladů, standardizaci procesů a postupů (jejich formalizaci). To se projevuje až na úrovni péče o zákazníky. • Aplikace s možností rozvoje a pružných změn podle vývoje společnosti, podchycení slabých míst a řešení řady problémů ještě před jejich vyhrocením. • Vyšší úroveň zabezpečení dat, ať už proti zneužití anebo proti ztrátě. • Sjednocení grafické úpravy dokumentů v rámci firmy. • Významně podporuje strategické i operativní rozhodování a dynamický rozvoj naší společnosti. • Získ strategického náskoku v ovládnutí IT. Záporné • Organizační riziko (přeškolování, reorganizační změny ve firmě);

48

4

VLASTNÍ PRÁCE

• rozdíly mezi požadovanou a disponibilní kvalifikací pracovníků (rekvalifikace pracovníků). 4.6.2

Náklady

Pořízení si nového IS formou zakoupení již hotového softwarové systému, znamená pro podnik značné finanční požadavky. Cena na zakoupení, ale i následnou údržbu a provoz IS je pro nás jedním z nejdůležitějších kritérií. Obecně se cena IS skládá z: • náklady jednorázové (pořizovací); – náklady spojené se zahájením provozu a instalací IS; – náklady na nákup hardwaru; – náklady na nákup softwaru potřebného k provozu IS; – náklady na řešení projektu (náklady na vývojové pracovníky, specialisty, řídící pracovníky, ostatní ); – náklady u uživatele – ověřování chodu, proškolování; • běžné náklady (provozní a údržby) – náklady na servisní poplatky za hardware a software, prostředí, spotřební materiál, platy personálu, rozpočet údržby systému, poradenská činnost; • vznik IT oddělení a tím efektivnější využívání techniky a služeb. Budeme potřebovat nový databázový server. Jako věrný zákazník máme od dodavatele výpočetní techniky 8% slevu. Je zbytečné se nyní snažit o přesné specifikace, ale již za zhruba 20 000Kč bez DPH získáme server převyšující doporučenou konfiguraci: procesor Quad-Core Intel-Xeon (2.00 GHz), 2GB RAM, HDD 2×72GB. Tab. 11: Celkové náklady Náklady/Cena Informační systém Servis a podpora Zaškolení personálu Databázový server Cena celkem

Cena bez DPH 364 000 65 520 0 18 660 448 180

Pozn (18% z ceny IS/ročně) (Zdarma od dodavatele)

Finanční hodnocení efektů investic do IS • čistá současná hodnota – předpokládejme, že roční náklady na provoz informačního systému budou 230 000 Kč (náklady na pracovníka, který bude mít jako částečný úvazek starost o IS + ostatní náklady) a jeho zavedení ve firmě přinese 360 000 Kč ročně (což je pro modelovou firmu 2% z obchodní marže), požadovaná míra výnosu je 7%; P P5 PN 130000 CSH = nt=1 (1+i) t − CP = t=1 1+0,075 − 448180 = 157465

4.7

Bariéry zavádění IS

49

• vnitřní výnosové procento. P P5 PN 130000 CP = nt=1 (1+i) t , 448180 = t=1 1+0,145 vnitřní výnosové procento je tedy 14%. Vypočítané parametry nám jasně deklarují, že pokud budou splněny požadované předpoklady, tak investice do informačního systému bude pro nás výhodná.

4.7

Bariéry zavádění IS

Zavedení informačního systému je pro firmu velmi náročná záležitost. Materiální a investiční stránku věci jsme již probrali na předchozích stránkách. Neméně náročný proces pro organizaci je zavedení nového systému v život: • úprava stávajících firemních procesů (v návaznosti možná reorganizace firemních řídících struktur); • prosazení změn u stávajících zaměstnanců (ne formálně, ale doopravdy motivovat); • případný nábor IT profesionála(ů). Úprava stávajících firemních procesů Dá se očekávat, že ruku v ruce s novým systémem bude zapotřebí modifikovat i stávající firemní procesy (možná potřeba zkvalitnění procesů byla impulsem k novému systému, který žádoucí změny podpoří). Je zapotřebí korigovat/vydefinovat oblasti zodpovědností, kontrolní mechanismy atp. Doba, než se všechny změny ve firmě zaběhnou a ustálí, se může počítat na měsíce od prvotního nasazení systému. Prosazení změn u zaměstnanců Musíme být připraveni na to, že nezainteresovaní zaměstnanci (tedy ti, kteří nemají tu správnou motivaci – usnadnění práce, splněné požadavky) zaujmou spíše negativní postoj. Naším úkolem je tento postoj maximálně zvrátit, například těmito opatřeními: • Ozřejmit všem zaměstnancům, proč je nový systém zaváděn a jaké výhody jim přinese. Nejlépe v trvalé, snadno přístupné (tj. elektronické) formě. • Na snadno přístupném místě udržovat aktuální dokumentaci k systému. • Na snadno přístupném místě udržovat vlastní souhrn dokumentů obsahující: – Metodiku, jak používat systém, například pomocí „kuchařekÿ („Howtosÿ dokumenty) pro jednotlivé činnosti – Popsané rozdíly od starého systému k novému.

50

4

VLASTNÍ PRÁCE

– Diskusní stránky, kde si samotní uživatelé13 mohou vyměňovat zkušenosti, použitelná vylepšení.14 • Proškolit zaměstnance, ať už externí firmou nebo vlastními silami. Případný nábor IT profesionála(ů) Hned úvodní komplikací je přijmout opravdové IT odborníky. Obzvláště do firmy, která nemá IT jako způsob obživy. Organizace i zaměstnanci si musí projít kulturním šokem, kdy doposud správu systému a IT všeobecně prováděl poučený laik. Opravdový IT profesionál, který bude mít v organizaci na starosti veškerou výpočetní techniku, si ve svém vlastním zájmu vynutí dodržování bezpečnostních politik (sbohem prázdná nebo nepovinná hesla, či otřesná praxe kdy nadřízený zná heslo podřízeného), zavedení institutu oprávnění na prostředky (souborový systém, tiskárny), softwarové audity, rozumná koncepce systému oprávnění v novém systému atd.

13

Nejsnazší by asi bylo nasadit nějaký WIKI systém, který na uživatele neklade prakticky žádné IT nároky 14 Není přínosnější dokumentace než té, která vychází přímo z praxe. Tu za nás žádná externí firma nesepíše.

5

5

ZÁVĚR A DISKUSE

51

Závěr a diskuse

Na začátku této práce jsme zhodnotili situaci v naší firmě. Již jen samotným popisem současného stavu využití IT jsme snad naznačili několik možných kroků znamenající zlepšení situace. Některé z nich by bylo možné v organizaci zavést naprosto nezávisle, jednoduše a prakticky bez zásadních negativních dopadů a rizik, avšak s vysokým ekonomickým potenciálem (např. firemní emailové adresy). Dalším přínosem je skutečnost, že se pociťované problémy z podoby myšlenek dostaly do přijatelnější reprodukovatelné formy a jsou tedy předatelné např. managementu firmy a lze tedy o problémech aspoň diskutovat. Za jeden z největších problémů považuji neexistenci „Bezpečnostní politikyÿ. Bohužel, v našich zeměpisných šířkách nemají takovéto materiály příliš vysokou popularitu, bývají často opomíjeny jako zbytečná byrokracie a pokusy o jejich zavádění (např. zahraničními vlastníky) jsou v lepším případě zesměšňovány, v horším případě sabotovány. A pak, když dojde k náhodně objevenému incidentu, kdy si např. odcházející zaměstnanec zkopíruje všechny firemní smlouvy, bývá zpravidla příliš pozdě. K této politováníhodné události v jedné nejmenované firmě opravdu došlo, a s největší pravděpodobností i leckde jinde. Za nejdůležitější závěr (a byla tomu věnována největší část práce) považuji to, že by nám většinu našich problémů pomohla vyřešit implementace informačního systému. Nastínili jsme, jaké by měl mít informační systém vlastnosti a funkce. Stanovili jsme hodnotící kritéria pro výběr IS a rozeslali výzvu potenciálním dodavatelům. Byly nám nabídnuty tři informační systémy, které jsme podrobili zkoumání. Prakticky všechny nabídky informačních systémů jsou modulární, s možností dokupovat další moduly. Co se možnosti škálování výkonu, zálohování a dalších požadavků týče, pak je zřejmě vše ponecháno na daném databázovém serveru. Pro klientské stanice naprosto všechny nabídky podporují výhradně platformu Windows a výstupy do ověřených formátů PDF, HTML, XML nebo pro kancelářský balík MS Office. Podobně i servery výhradně pro platformu Windows a MS SQL. Výjimkou je dodavatel Abra, který jako databázový server dodává Firebird (verze G3) nebo Oracle (verze G4) a aplikační server pro Linux/Windows (psán v Kylix/Delphi). Co se týká záruky a servisních služeb firmy nabídly vcelku srovnatelné podmínky. Všichni tři potenciální dodavatele jsou dlouhodobě na trhu působící podniky, které slaví se svými výrobky nemalé úspěchy. Abra Gx se stala finalistou soutěže IT produkt 2007 a Helios Orange se stal nejlepším ERP systémem pro středně velké podniky roku 2004. Po sečtení všech prvotních nákladů (cena samotného IS, dalších pro něj podpůrných SW a servisní smlouvy) je nejlevnější systém Abra G3. Po podrobném prozkoumání nabídnutých informačních systémů a provedeném srovnání podle námi stanovených hodnotících kritériích, nám taktéž vychází jako nejvýhodnější informační systém Abra G3 firmy Abra Software, a.s. Implementace tohoto IS by nám měla přinést řešení mnoha našich problémů a zbavit nešvarů, od řízení toků informací po zefektivnění prakticky téměř všech procesů probíhajících v běžném pracovním dni každého zaměstnance. Jestli se nám tohoto cíle podaří

52

5

ZÁVĚR A DISKUSE

dosáhnout nyní ještě nemůžeme posoudit, jelikož systém nebyl zaveden. Nedá se také čekat, že při zavádění nemůže docházet k problémům. Ale snad jsme touto prací aspoň vytyčili správný směr dalšího vývoje, dokázali nutnost změny, naznačili proveditelnost závažného kroku zavedení IS, a obhájili potřebné investice.

6

6

LITERATURA

53

Literatura

Basl J., Blažíček R. Podnikové informační systémy Praha: Grada Publishing, 2008, ISBN 978-80-247-2279-5. Gála L., Pour J., Toman P. Podniková informatika Praha: Grada Publishing, 2006, ISBN 80-247-1278-4. Pelzar, Z., Rybička, J. Informatika pro ekonomy. Brno: Konvoj, 2002. ISBN 80-7302-017-3. Rábová, I. Informační systémy. Dokument ve formátu PPT (MS PowerPoint). Elektronická adresa https://akela.mendelu.cz/~rybicka/prez/ infsyst07.ppt. Slater D. Co znamená ERP Dokument ve formátu PDF. Elektronická adresa http://www.businessworld.cz/bw.nsf/id/ 33152AAE75344297C1257263006B0B20$File/BW_slovnik_ERP.pdf. Voříšek, J. Kritické faktory úspěchu a rizika informačních systémů. Dokument ve formátu HTML. Elektronická adresa http://nb.vse.cz/~vorisek/FILES/ Clanky/1996_Csf_a_rizika_IS.htm. Wikipedia Kancelářský balík Dokument ve formátu HTML. Elektronická adresa http://cs.wikipedia.org/wiki/Kancel%C3%A1%C5%99sk%C3%BD_bal%C3% ADk.

Podpora chodu malé organizace pomocí výpočetní techniky

Recommend Documents