Podnikové informační systémy

Podnikové informační systémy Komerční prezentace – inzerce

PŘÍPADOVÉ STUDIE: Scania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Automobilový průmysl Lorenc Logistic . . . . . . . . . . . . . . . 2 Doprava Sodexo Pass . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Finance ČD – Telematika . . . . . . . . . . . . . . . 3 Informační technologie Building SP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Stavebnictví Nowaco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Potravinářství ČSSZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Státní správa COOP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Maloobchod Pipelife Czech . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Výroba a strojírenství UniControls . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Výroba a strojírenství Electro World . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Maloobchod PRO-DOMA . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Stavebnictví ZVVZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Výroba a strojírenství AutoCont . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Informační technologie 2N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Telekomunikace

Roman Cabálek: Je jisté, že svět přejde na Cloud computing, jde jen o to, jak rychle Roman Cabálek pracuje ve společnosti Microsoft od roku 1999 a za svou kariéru zastával nejrůznější pozice v obchodní divizi OEM v České republice a od roku 2002 také v ústředí společnosti Microsoft pro střední a východní Evropu. V roce 2008 se stal generálním ředitelem divize OEM pro tento region. Od 1. srpna letošního roku je Roman Cabálek generálním ředitelem společnosti Microsoft pro Českou republiku. Stalo se tak krátce poté, co Microsoft změnil po mnoha desetiletích svoji dlouhodobou vizi a posunul ji směrem ke Cloud computingu. A právě na něj i na řadu dalších věcí jsme se ho zeptali v našem rozhovoru.

Jak se změnila dlouhodobá vize společnosti Microsoft?

Posledních 30 let bylo naší vizí dostat počítač na každý stůl. To se i díky našemu přispění podařilo. Nyní se ta vize změnila. Nově chceme poskytovat nepřetržitou online službu pro každého obyvatele této planety i pro každou firmu a instituci, která zde existuje. To samozřejmě ještě nějakou dobu potrvá. První krok už jsme ale jako Microsoft učinili. Sedmdesát procent našich vývojářů se nyní věnuje online či, jak se nyní říká, cloud-computingovým řešením. V budoucnu se tento podíl přitom bude ještě zvyšovat. To je asi nejlepším důkazem, jak moc to s přechodem na online řešení myslíme vážně.

Znamená to, že budoucnost softwaru bude v online světě a software na desktopech a serverech tak, jak ho známe dnes, podle společnosti Microsoft zcela vymizí?

Ne. I když na tento „lokální“ nebo, jak my říkáme, „on premise“ software zbývá v uvozovkách jen 30 % našich vývojářských kapacit, pořád to reprezentuje miliardy dolarů ročně investovaných do vývoje těchto produktů. Navíc si nemyslíme, že v budoucnu bude jen Cloud computing. Část firem a organizací, typicky třeba v bankovnictví a veřejné správě, vždy bude chtít mít veškerá svá data a IT infrastrukturu plně pod svojí kontrolou. Proto se také dál hodláme soustředit na vývoj tradičních, „lokálních“ verzí našich produktů. Větší část firem však postupně bude přecházet na naše online řešení, protože jsou pro ně při uvážení celkových nákladů vlastnictví často výhodnější. U firem ale tento přechod bude trvat trochu déle, protože už mají často zainvestovánu vlastní infrastrukturu, jednotlivé aplikace jsou vzájemně úzce provázány atd. Mnohem rychlejší posun směrem k online řešením tak očekáváme u rezidenčních zákazníků, kde jsou bariéry přechodu menší. Navíc je třeba si uvědomit, že se přece jen

jedná o dlouhodobější proces. Některé firmy i jednotlivci k němu dospějí dřív, jiní později. Svou roli bude hrát určitě i osobní zkušenost s online službami ať již v soukromém či firemním životě každého člověka. Lze totiž vysledovat trend, kdy lidé chtějí do svého soukromého života přenášet nástroje, na které si zvykli v práci (např. sdílené kalendáře), a naopak.

Proč Microsoft přichází s Cloud computingem právě nyní? Co vedlo Microsoft k tomu, že zrovna v roce 2010 si řekl, že se zaměří na online řešení?

Microsoft s tím, čemu se v poslední době začalo říkat Cloud computing, přišel vlastně už v roce 1996, když 4. července spustil službu Hotmail. K ní o tři roky

později přibyl MSN Messenger (nyní Windows Live Messenger) a postupně se objevovaly i další a další aplikace pro rezidenční a později také firemní zákazníky provozované „v cloudu“ neboli formou online služby. To, co se ale letos definitivně změnilo, je míra našeho úsilí, které online službám hodláme věnovat. Microsoft Business Productivity Online Services (BPOS) představený letos v dubnu je přitom jen prvním z celé řady produktů pro firmy, které budou nabízeny nově také online. Trh, a to celosvětově, zkrátka dospěl do fáze, kdy už dává smysl přenést IT infrastrukturní služby do online prostředí. V době levných desktopů a notebooků a zároveň snadno přístupného vysokorychlostního připojení k internetu s nízkou latencí už je situace pro Cloud computing podstatně příznivější, než byla ještě před pár lety.

Jak reagují na nabídku nových online služeb pro firemní segment zákazníci? Proč by vlastně měli sáhnout po online variantách produktů, které byli doteď zvyklí využívat na svých serverech?

Tady v České republice byla reakce na BPOS až překvapivě pozitivní. Když jsme

se zkoušeli dopátrat toho, proč, zjistili jsme, že za to do značné míry může i velká sezónnost v některých odvětvích, která je pro český trh tak trochu typická. Cloud computing je přitom pro takové firmy naprosto ideální v tom, že jeden den můžete mít IT infrastrukturu pro deset zaměstnanců a druhý den třeba pro tisíc a za tři měsíce třeba znovu jen pro deset. Nemusíte kupovat žádný hardware, žádný software, nepotřebujete žádné IT odborníky na správu a údržbu IT infrastruktury, prostě nic. Zaplatíte si za službu jako například poštovní server a řešení sjednocené komunikace a my vám je dodáme pro takový počet uživatelů, který potřebujete. Podle nezávislé studie, kterou jsme si nechali zpracovat, přitom firma s 250 zaměstnanci konkrétně s BPOSem ušetří během tří let zhruba 50 % prostředků, které by ji stálo provozovat potřebnou infrastrukturu svépomocí. Navíc u online řešení je velice snadné přidávat nové funkce plynule. To bude také nyní rozdíl například mezi Exchangem provozovaným v cloudu u nás a Exchangem, který máte u sebe na serveru. Ten v „krabicové“ verzi dostane nové funkce s novou verzí, která přichází zhruba jednou za tři roky. Ten online bude dostávat nové funkce plynule, přičemž zákazník nebude muset nic instalovat, konfigurovat, opravovat atd. Cloud computing tak přináší firmám vysokou flexibilitu, neustálý přístup k těm nejnovějším technologiím a nulové investice a náklady na údržbu a obnovu IT infrastruktury. Navíc taková firma, která přejde na online řešení, nemusí platit ani drahé odborníky, kteří by se starali o implementaci těchto řešení.

Znamená to, že cílem společnosti Microsoft je oprostit firmy od IT oddělení? Vůbec ne. Průměrné IT oddělení tráví až 80 % svého času podporou uživatelů. Firma, která přejde na online řešení od společnosti Microsoft, tak svému

pokračování na str. 2

Microsoft Dynamics CRM pomohl Scanii při růstu a podržel ji i v době krize Švédská automobilka Scania patří mezi největší evropské výrobce specializované na užitkové automobily s celkovou hmotností nad 18 tun a autobusy. Díky motorům s technologií EGR (Exhaust Gas Recirculation), které nepotřebují pro splnění normy Euro 5 speciální aditivum AdBlue, zaznamenávala firma až do roku 2007 radikální růst. Rozhodla se proto nasadit Microsoft Dynamics CRM, který by jí pomohl v obchodě i při péči o stávající zákazníky. CRM systém se nakonec stal významným pomocníkem i v době krize.

Rychlý růst bez CRM už nebyl možný

K rozhodnutí o nasazení CRM přitom v roce 2006 vedly Scania CER, která se stará o Českou republiku, Slovenskou republiku a Maďarsko, v zásadě dvě skutečnosti – jednak zkušenosti firem z různých odvětví, jež dostatečně ukázaly životaschopnost a návratnost investice do CRM systému, a jednak zkušenost jednoho z moravských dealerů, který si sám vyvinul a nasadil jednoduché CRM řešení a u něhož se vzápětí projevily přínosy v oblasti objemu prodejů i péče o zákazníky. Navíc firma zaznamenávala rychlý růst a prodávala okolo 1 000 nových vozidel jen na území České republiky, přičemž obchodníkům chyběly informace o spokojenosti zákazníků v servisech, o celkové historii jednání s klienty apod. Problematické bylo i zachování vztahů se zákazníky v okamžiku, kdy nějaký obchodník onemocněl nebo odešel. O trh představující jen v České republice zhruba 3 až 4 tisíce zákazníků se totiž staraly jednotky lidí.

Společnost hledala otevřený a upravitelný CRM systém

Scania CER měla na výběr z několika různých CRM systémů. Klíčovými požadavky na výběr systému byly jeho otevřenost a možnost upravovat jej co nejsnáze na míru aktuálním potřebám firmy. Důležitou roli hrálo i jednoduché uživatelské rozhraní a samozřejmě cena. Vítězem interního výběrového řízení se nakonec stal Microsoft Dynamics CRM, který implementovala společnost Infinity.

20. října 2010

Primárním cílem nasazení CRM pro Scania CER bylo propojení obchodu a servisu, což by jednak přineslo jednotnou a kontinuální úroveň péče pro daného zákazníka v průběhu celého životního cyklu jeho vozového parku a jednak by to umožnilo lépe identifikovat nové obchodní příležitosti. K nasazení nového systému do obchodního oddělení i do všech servisů Scania CER došlo během 8 měsíců od podpisu smlouvy se společností Infinity, počátkem roku 2007. Systém Microsoft Dynamics CRM byl nasazen v České a Slovenské republice. Na implementaci se podíleli zástupci importéra, servisu, obchodníků a moravského dealera, jejichž úkolem bylo promítnout do nového CRM pracovní postupy a procesy nejlepších poboček a zaměstnanců. Po nastavení jednotlivých procesů proběhla implementace CRM systému již velmi rychle.

V roce 2008 se však v oblasti prodeje nákladních automobilů začaly poprvé projevovat důsledky globální finanční krize. Scania CER se proto soustředila na zachování úrovně tržeb ze servisních služeb a začala prostřednictvím obchodníků aktivně nabízet také servis, což s využitím CRM systému, který již obsahoval rovněž informace o pravidelnosti návštěv, spokojenosti zákazníků, stavu jejich vozového parku atd., nebyl žádný problém. Díky tomuto kroku se přitom i v době krize podařilo firmě udržet úroveň tržeb za servisní služby na hladině předchozích let. Nicméně objem prodejů nových vozidel v roce 2009, kdy se krize v ČR projevila naplno, bohužel poklesl na třetinu roku 2007 a firma musela projít náročnou restrukturalizací, kdy ji museli opustit někteří zaměstnanci na všech odděleních, včetně obchodníků. I v tomto okamžiku však firmě nový CRM systém výrazně pomohl. Díky přesným údajům o počtu kontaktů se zákazníky i efektivitě kontaktů u jednotlivých obchodníků totiž umožnil firmě, aby si mohla ponechat nejschopnější obchodníky.

Přesný přehled o obchodnících pomohl při restrukturalizaci firmy

Microsoft Dynamics CRM začali všichni obchodníci aktivně využívat nedlouho po jeho ostrém startu. Scania CER pro ně totiž připravila motivační program s bonifikací za jeho využívání. Tím zajistila, že všichni zákazníci neprodleně po nasazení systému mohli získat novou, kvalitnější péči bez ohledu na to, který obchodník se o ně stará. Také obchodníci byli po pár týdnech, kdy si na systém zvykli a naučili se jej plně využívat, s CRM spokojeni. Firma tak ve svém vůbec nejsilnějším roce 2007 mohla bez problémů zvládnout prodat jen na území České republiky na 1 200 vozidel.

Strana 1

Navíc CRM systém zajistil i bezproblémové zachování úrovně poskytované péče a všech informací předchozích kontaktů i s těmi zákazníky, o něž se starali obchodníci, kteří museli firmu opustit.

Přesné informace o zákaznících ochránily firmu před neplatiči

Microsoft Dynamics CRM navíc v době krize pomohl firmu ochránit i před neplatiči. Obchodníci, kteří byli v kontaktu se stávajícími i potenciálními zákazníky, zanášeli do systému informace o jejich aktuální situaci, jež získávali například od leasingových společností. Scania CER tak mohla včas přizpůsobovat platební podmínky informacím shromážděným v CRM. Pokud například významný zákazník potřeboval v servisu prodloužit splatnost faktury a z informací z CRM bylo zřejmé, že firma je v dobré kondici a u Scania CER svá vozidla dlouhodobě nakupuje i servisuje, mohla Scania CER takovému požadavku bez problémů vyhovět. Naopak, pokud se v obchodě objevil požadavek na nákup nového tahače od firmy, které dva měsíce předtím leasingová společnost odebrala všech deset vozidel, mohla Scania CER upravit platební podmínky za nový tahač tak, aby se maximálně ochránila před rizikem

nesplacení vzniklé pohledávky. Scania CER tak díky Microsoft Dynamics CRM mohla předejít nepříjemným důsledkům krize v podobě vzniku nedobytných pohledávek.

V době krize se Microsoft Dynamics CRM přizpůsobil novým potřebám

V roce 2009, v době největšího propadu prodejů nových vozidel, však v ČR vznikl nový fenomén, se kterým si firma díky svému CRM systému dokázala hravě poradit. Leasingové společnosti totiž zabavily stovky kamionů a dalších nákladních aut, které potřebovaly prodat. A to díky Microsoft Dynamics CRM nebylo pro Scania CER problém. Obchodníci mohli využít záznamů v CRM systému k tomu, aby začali aktivně prodávat nejen nová vozidla, ale i ta ojetá. Když se tak například v roce 2008 zmínil některý ze zákazníků, že plánuje koupit nový kamion, ale zatím na něj nemá peníze, mohl mu obchodník nabídnout kamion zánovní ve stejné či obdobné specifikaci, jakou zákazník potřeboval. Navíc řadu potřebných změn, které vyplynuly z nové situace na trhu, mohla Scania CER provést do CRM systému úplně sama. Jeden ze zaměstnanců se totiž během dvou měsíců dokázal vyškolit na vývojáře v Microsoft Dynamics CRM a má nyní na starosti méně rozsáhlé změny v systému.

Opětovný padesátiprocentní růst zvládla firma ve stávajícím složení Když pak v roce 2010 začala firma rychle růst směrem k hodnotám prodejů před krizí, prokázal jí Microsoft Dynamics CRM ještě jednu službu. Díky velkému stupni optimalizace chodu všech procesů v obchodním oddělení umožnil firmě zvýšit prodej nových vozidel o 50 %, aniž by bylo nutné najmout jediného obchodníka navíc. Microsoft Dynamics CRM se tak ukázal být ve Scania CER vhodným nástrojem nejen pro období růstu, ale i pro období krize a po krizi. I

Komerční prezentace – inzerce

Podnikové informační systémy pokračování ze str. 1

IT oddělení značně odlehčí od rutinní reaktivní práce a umožní mu začít se starat o to, co firma skutečně od IT oddělení potřebuje. O to, aby IT oddělení proaktivně přicházelo s nápady, jak pomocí IT zefektivnit činnost firmy, jak zlepšit některé procesy, jak dostat k těm správným lidem ty správné nástroje, které by jim usnadnily jejich práci. To bude hlavní úloha IT oddělení v následujících desetiletích. A kromě toho tu budou také menší firmy, které dnes žádné IT oddělení nemají. Ty zase díky online řešením od společnosti Microsoft budou moci začít využívat tu samou infrastrukturu a ty samé nástroje, jaké využívají velké firmy, což by pro ně jinak nebylo dosažitelné.

A co bude v novém světě online řešení s partnery, na kterých Microsoft dlouhou dobu hlavně v oblasti firemních zákazníků stavěl?

Všechny firmy, které podnikají v IT, jsou si vědomy, že v tomto oboru existuje jen jediná jistota – že se vše změní. To funguje několik posledních desetiletí a teď tomu nebude jinak. Partneři se tak budou muset novým podmínkám (opět) částečně přizpůsobit. Nicméně ani ve světě online řešení se bez nich neobejdeme. Naši partneři totiž mají něco, co Microsoft nikdy mít nebude. Oni jsou ti, kdo velice dobře znají lokální podmínky, a teď nemyslím jen na úrovni jednotlivých zemí, ale třeba na úrovni jednotlivých měst, oni mají kontakty na lidi ve firmách, kteří rozhodují, a oni jsou schopni pružně reagovat na jejich požadavky a být jim kdykoliv k dispozici, když potřebují s něčím pomoct. Navíc naši partneři mají výhodu v tom, že coby menší firmy jsou také flexibilnější. Když se objeví nová příležitost na trhu, jsou schopni ji uchopit mnohem rychleji než třeba my. Navíc pro zákazníka například z Jeseníku je podstatně výhodnější, když mu technickou podporu a implementaci zařizuje firma z Jeseníku nebo z Opavy, než kdyby to dělal Microsoft z Prahy. Kromě toho má Microsoft pro každou oblast vždy několik jednotek, desítek a někdy i stovek různých partnerů, kteří mezi sebou o každého zákazníka soutěží. Zákazník, i když ví, že potřebuje řešení od společnosti Microsoft, protože třeba danou oblast nikdo jiný ani neřeší, tak vždy dostane lepší podmínky, než kdyby naši partneři neexistovali a byl by tu jen Microsoft sám. A všechny tyhle výhody, které využívají naši zákazníci už teď, chceme zachovat i pro oblast online řešení.

A jak toho chcete docílit, když všechny online aplikace bude stejně provozovat Microsoft?

Předně, není pravda, že by všechny online aplikace provozoval Microsoft. Už nyní nabízíme třeba cloud-computingové aplikace postavené na platformě Windows Azure, které si zákazník může nechat nainstalovat přímo do své firmy, kde má všechna data i infrastrukturu pod svojí kontrolou. Danou platformu mu pak může spravovat buď Microsoft, nebo také libovolný z našich partnerů, který mu ji třeba sám dodá. Stejně tak mnoho aplikací nabízených formou Cloud computingu, což už se ostatně děje řadu let, nebude nabízet a provozovat jen Microsoft sám, ale také naši partneři, kteří jsou schopni danou službu provázat i s dalšími produkty a službami, jež nabízejí svým zákazníkům. A do třetice, pro mnoho řešení, ať už jde třeba o CRM nebo o SharePoint, budou zákazníci potřebovat provést různé úpravy tak, aby celý systém reflektoval jejich unikátní požadavky. A to jim jsou schopni nabídnout pouze a jedině naši partneři, kteří budou moci své úpravy nebo třeba celé své moduly postavené na našich platformách nabídnout svým zákazníkům i tehdy, kdy bude daná aplikace provozována z našich datových center. A konečně, i tam, kde žádné úpravy nejsou potřeba, kde danou aplikaci partner svépomocí nemůže nabídnout a kde zákazník bude chtít využívat přímo služeb společnosti Microsoft, jsme vytvořili prostor pro to, aby byl náš partner odměněn za každého zákazníka, kterého k nám přivede, a to nejen v prvním roce, ale i během následujících let, kdy daný zákazník bude našich online služeb využívat. Cloud tak není jen pro Microsoft, je pro všechny. I

20. října 2010

Sodexo – Řešení pro motivaci zvýšilo s novým účetním systémem efektivitu práce účetních o 20 procent a reportování zkrátilo o 2 dny Společnost Sodexo – Řešení pro motivaci je v České republice známá jako tvůrce a dodavatel systémů zaměstnaneckých výhod. Svým více než 25 000 klientům poskytuje nejen stravenky a volnočasové a dárkové poukázky, ale také elektronický Cafeteria systém pro správu benefitů. Pro řízení oběhu poukázek, které tiskne Státní tiskárna cenin, využívá specializovaný systém, jejž si sama vyvinula. Ten je propojený i se samostatným účetním systémem, kterým se nově stal Microsoft Dynamics NAV, jenž práci účetních radikálně zjednodušil a zefektivnil, a zavedl i elektronické workflow faktur.

Mezinárodní účetní standardy se nedaly aplikovat

Původní účetní systém, který společnost Sodexo – Řešení pro motivaci v ČR a SR využívala, firmě příliš nevyhovoval. Neuměl totiž to nejdůležitější, co potřebovala – účtovat paralelně podle českých, resp. slovenských účetních standardů a zároveň účtovat i podle mezinárodních účetních standardů IFRS, které místní pobočka používá při reportování výsledků mateřské společnosti ve Francii. Převod účetních dat do IFRS tak probíhal ručně, s využitím pomocných tabulek Excelu (nejen kvůli technickým parametrům systému, ale i vzhledem ke vzrůstajícímu objemu dat). Navíc původní systém trpěl i dalším, dosti závažným nedostatkem, nepodporoval ani standardní české účetní výkazy, jako je Rozvaha a Výkaz zisku a ztráty, které se každoročně musí předkládat auditorům i příslušnému rejstříkovému soudu.

ze dvou standardizovaných systémů – buď Microsoft Dynamics NAV, nebo konkurenční nadnárodní řešení. Sodexo – Řešení pro motivaci si tedy nechalo vypracovat nezávislou analýzu, který z obou systémů by byl pro firmu vhodnější. Výsledek byl celkem jednoznačný – Microsoft Dynamics NAV by v daném případě vyšel o 50 % levněji, nemluvě o tom, že nabízel také velmi snadné propojení se všemi dalšími systémy ve firmě – ať již šlo o specializovaný systém pro řízení oběhu stravenek a poukázek, který sleduje každou poukázku od jejího prodeje zákazníkovi přes zpětný výkup od jednotlivých partnerských provozoven, o CRM anebo případně i další dílčí systémy. Navíc Microsoft Dynamics NAV nabízel důvěrně známé uživatelské rozhraní Microsoft Office, včetně ovládání přímo z prostředí Outlooku, což se o druhém systému říci nedalo.

Rozhodnutí o novém systému přivítala i mateřská firma

Během 6 měsíců mohla firma začít používat nový systém

K rozhodnutí o nasazení nového účetního systému dospělo vedení české a slovenské pobočky postupně. Každá měsíční uzávěrka totiž znamenala zbytečnou a zdlouhavou práci řady lidí ve firmě. Navíc, když se v říjnu 2008 místní vedení k tomuto kroku rozhodlo, mateřská firma ve Francii jej sama přivítala. Chtěla totiž, aby všechny dceřiné firmy přešly na jeden

V únoru 2009 bylo definitivně rozhodnuto o tom, že firma nasadí Microsoft Dynamics NAV. Jeho implementaci měla na starosti společnost WEBCOM AXPERIENCE. Plánovaný termín spuštění byl stanoven na 1. září 2009, kdy firmě začínal nový hospodářský rok. WEBCOM AXPERIENCE přitom tento poměrně krátký termín bez problémů stihla, a vše tak mohlo od

začátku září začít fungovat. Datum náběhu nového účetního systému paradoxně o pár dní zbrzdil ten starý, ve kterém bylo potřeba nejprve účetně uzavřít předchozí rok, což díky absenci zákonem daných účetních výkazů trvalo pět dní. Během posledního čtvrtletí roku 2009 pak ještě probíhaly kontroly nastavení jednotlivých procesů i účtů. Při nich se podařilo odhalit pár případů, kdy si účetní například nesprávně nastavily přepočet z účtů české účetní osnovy do IFRS. To však nebyl žádný problém a díky jednoduchému ovládání, které Microsoft Dynamics NAV nabízí, byli uživatelé schopni tyto nedostatky operativně odstranit sami. Se složitějšími problémy jim pak pomohl implementační partner.

Přínosy nového systému se projevily už po měsíci

Přínosy nového účetního systému se projevily prakticky ihned. Práce s ním byla podstatně uživatelsky přívětivější. Bylo v něm možné využívat postupy i klávesové zkratky, které účetní důvěrně znaly z Excelu, a přestože původní účetní systém fungoval ve společnosti 11 let, firma nezaznamenala žádné stížnosti či problémy zaměstnanců související s jeho změnou, spíše naopak. Hned při první účetní uzávěrce se ukázalo, jak moc velký rozdíl je mezi původním stavem bez IFRS účtů a bez účetních výkazů a systémem Microsoft Dynamics NAV, který poskytoval vše automaticky. Nový systém navíc přinesl do firmy usnadnění práce i pro řadu dalších zaměstnanců – zavedl totiž elektronické workflow režijních faktur. Těch firma ročně proplácí na 2 600, přičemž každou z nich je nutné před proplacením schválit příslušným vlastníkem. Při průměrném počtu 10 faktur denně bylo přitom schvalování v papírové

podobě celkově neefektivní a zdlouhavé. Nyní se faktura jednou naskenuje, pokud rovnou nepřijde elektronicky, a vše se řeší automaticky přímo v systému. Není třeba zjišťovat, zda má daný člověk dovolenou a kdo fakturu může schválit místo něj, není třeba čekat, až se vrátí z jednání, faktura se prostě zadá do Microsoft Dynamics NAV a v něm se také odsouhlasí.

Práce účetních se zefektivnila a reporty pro vlastníka zrychlily

Díky Microsoft Dynamics NAV mohla také firma při zachování objemu zpracovávaných dat ušetřit 1,5 pracovního úvazku účetních, což představuje více než 20% nárůst efektivity práce. Navíc od května 2010 byla schopná bez problémů splnit nový požadavek mateřské firmy na zrychlení reportování z pěti na tři dny od finančního uzavření kalendářního měsíce, což představuje 40% zrychlení. Tím však výčet přínosů nekončí. Díky zavedení elektronického zpracování faktur a automatického zpracování účetních výkazů a reportů se také výrazně zrychlila příprava na pravidelné audity. Stejně tak se zvýšila rychlost reakce na dotazy auditorů. Nově je totiž každá zaplacená faktura ihned k dispozici v elektronické formě přímo v systému. Z každého účtu v účtové osnově se jde jednoduše, kliknutím myši, dostat postupně až na úroveň jednotlivých faktur. Libovolný pohled z Microsoft Dynamics NAV lze také jediným kliknutím na tlačítko vyexportovat do Excelu a poslat například auditorům nebo vedení. Vše je podstatně rychlejší a přehlednější, než bylo dřív, a hlavně – velké množství zdlouhavé a manuálně prováděné práce se podařilo zautomatizovat. Microsoft Dynamics NAV se tak dokázal přizpůsobit přesně potřebám firmy i jejím zaměstnancům. I

Lorenc Logistic – nový systém nám pomůže růst a zvýšit efektivitu, už teď ji zvýšil o 40 procent Společnost Lorenc Logistic působí na českém trhu od roku 1992. Původně čistě spediční a dopravní firma z Klatov nyní nabízí také vlastní sklady, servis nákladních automobilů i čerpací stanici a mycí linku. I přes nástup ekonomické krize si firma udržela téměř třistamilionový roční obrat a plánuje expanzi do dalších zemí. Pomoci jí v tom má Microsoft Dynamics NAV coby mezinárodní systém s podporou národních jazyků i legislativ.

Původní systém limitoval firmu v růstu

Původní podnikový informační systém, který Lorenc Logistic používala, byl tvořen čistě pro dopravní firmy. Jak se ale firma dále rozvíjela a rozšiřovala svoji působnost, zvyšovala se potřeba nasadit komplexní řešení, zejména pak s možností snadného propojení systému do zahraničí. Lorenc Logistic, která se dokázala z malé rodinné firmy sama vyvinout ve významného nejen lokálního hráče, totiž v roce 2008 expandovala do polského Wloclavku. Tak, jak firma rostla, se však začal objevovat tlak na propojení firemního systému s informačními systémy zákazníků, tlak na lepší možnosti v oblasti finančního řízení, hlavně, co se jeho rychlosti týče, a celá řada dalších požadavků, které stávající podnikový informační systém nebyl schopen reflektovat. Celkově tak bylo zřejmé, že jej bude nutné nahradit novým, univerzálnějším a flexibilnějším systémem s podporou více jazyků i národních legislativ. Firma se přitom pro nasazení nového systému rozhodla v roce 2008, kdy se začala poprvé projevovat v oblasti logistiky globální ekonomická krize. Ani ta však plány na rozvoj firmy nezastavila, v danou chvíli je brzdil spíš stávající systém.

ve firmě prostřednictvím nejrůznějších reportů, které si vedení firmy ve spolupráci se společností NAVISYS nadefinovalo. Navíc Microsoft Dynamics NAV umožnil firmě přímé propojení s informačními systémy zákazníků, kteří tak mají požadované reporty k dispozici v reálném čase, a ne až za několik týdnů, jako tomu bylo dřív.

Nový systém nabízí úplný přehled o dění ve firmě Microsoft Dynamics NAV s BIZ4Logistics přitom změnil dění ve všech oblastech společnosti. U dispečinku má vedení k dispozici přehled přeprav za jednotlivé dispečery, vozidla i zákazníky a může si také jednoduše zobrazit destinace, objemy přeprav, obraty a ziskovost jednotlivých zakázek. Je rovněž možné jednoduše porovnat ceny od zákazníka s cenou pro dopravce (v případě spedičních přeprav) a ceny od zákazníka s vypočtenými náklady na danou přepravu (u přepravy vlastními vozidly). Vedení tak má k dispozici cenné informace o tom, jaké typy zakázek

Nový systém už musel umět růst spolu s firmou

V interním výběrovém řízení si firma nakonec zvolila Microsoft Dynamics NAV, který implementovala společnost NAVISYS. Microsoft Dynamics NAV měl přitom několik důležitých výhod – byl dostatečně univerzální, šel snadno přizpůsobit na míru potřebám firmy a zároveň nabízel podporu pro mezinárodní prostředí. Implementace systému začala hned ve druhé polovině roku 2008 a byla dokončena za necelý rok. Nový systém přitom znamenal důležité změny pro každodenní chod společnosti. Zaměstnanci sice nyní musí zadávat do systému více údajů než dříve, ale management má díky tomu okamžitý a podrobný přehled o dění

Strana 2

a zákazník jsou pro firmu v danou dobu nejlukrativnější. U mycí linky zase firma využívá reporty pro přehled umytých vozidel za zákazníka, kdy je možné se podívat na počet mytí, druh mytí (o jaký druh automobilu a jaké mytí se jednalo) a samozřejmě obrat. Podle druhu mytí se dále vypočítává plánovaná spotřeba mycích přípravků a ta se následně porovnává se skutečnou spotřebou. Navíc Lorenc Logistic nyní ví, kdo jsou její pravidelní a významní zákazníci, a dokáže jim nabídnout lepší zákaznický servis, jako jsou třeba drobné dárky pro věrné zákazníky.

Efektivita servisu vzrostla o 40 procent

V oblasti servisu nákladních vozidel má management zase k dispozici přehled oprav za každého zákazníka, a to včetně druhu opravy, množství oprav a obratu. Zároveň se u servisu porovnává počet odpracovaných hodin mechaniků s počtem skutečně vyfakturovaných hodin a vyhodnocuje se i přehled přímého prodeje náhradních dílů. Jen díky možnosti porovnávat odpracované hodiny mechaniků a skutečně vyfakturované hodiny se přitom zvýšila efektivita servisu během prvního roku od nasazení systému z 50 % na 70 %. Toho bylo docíleno hlavně díky tomu, že je nyní na konkrétní opravu dán konkrétní čas a následně se porovnává,

zda mechanik tento čas dodržel, případně zvládl opravu rychleji, nebo zda oprava trvala déle. V takovém případě musí mechanik uvést důvod prodlení. Cílem, který si společnost stanovila, je přitom dosáhnout v servisu až na 90% efektivitu práce.

Podrobně se budou sledovat i další oblasti

Díky snadné adaptabilitě Microsoft Dynamics NAV s BIZ4Logistics i díky zjevným přínosům, které přináší přesné vyhodnocování jednotlivých činností v servisu, plánuje Lorenc Logistic zavést podobně přesný monitoring i do oblasti přepravy. Tam bude sloužit zejména pro porovnávání plných a prázdných kilometrů (tj. kilometrů s nákladem a bez nákladu), kde by měl pomoci minimalizovat množství prázdných kilometrů, které jsou pro firmu jen nákladem. Microsoft Dynamics NAV navíc umožní firmě zavést i další důležitou funkci, kterou by s předchozím systémem vůbec nešlo realizovat – a to důslednou kontrolu spotřeby jednotlivých vlastních vozidel v závislosti na hmotnosti převáženého nákladu a profilu trasy. Od toho si firma slibuje další snížení provozních nákladů a nárůst efektivity v oblasti nákladní přepravy.

Microsoft Dynamics NAV umožní firmě růst

Microsoft Dynamics NAV již nyní, díky své univerzálnosti, podporuje a monitoruje podstatně více procesů než předchozí systém. V Lorenc Logistic jej využívá téměř každý. Nový systém tak slouží pro kontrolu činnosti jednotlivých úseků jako podklad pro mzdy, pro jednání se zákazníky i pro mnoho dalších činností. Kromě nárůstu efektivity práce a podstatného zrychlení přípravy dat důležitých pro rozhodování společnosti přitom pomohl firmě vyhovět požadavkům zákazníků na zpřístupnění dat pro jejich informační systémy a umožnil jí lépe vyhodnotit, kteří zákazníci a které typy zakázek jsou pro firmu nejpřínosnější. I teď, více než rok od spuštění Microsoft Dynamics NAV ve firmě, se přitom systém neustále vyvíjí spolu s tím, jak se mění způsob fungování firmy, a s tím, jak její management plánuje rozšiřování aktivit za hranicemi České republiky. I

Komerční prezentace – inzerce

Podnikové informační systémy

Nowaco: Nový podnikový systém nás podpořil v růstu a podržel v těžkých dobách Nowaco se svými dceřinými společnostmi patří k největším potravinářským firmám v České republice. V roce 2009 dosáhla dokonce celkově na 60. příčku v žebříčku Czech TOP 100 a na druhé místo v oblasti potravinářství. Tržby skupiny dosáhly v roce 2009 hodnoty 8,8 miliardy korun. Nowaco je známé především svoji vlastní výrobou zmrzlin pod značkou Prima a prodejem vlastních mražených potravinářských výrobků. Firma ale patří také mezi dvorní dodavatele řady známých restaurací i firem provozujících závodní stravování, kterým dodává hlavně ryby, maso a zeleninu. V roce 2006 v době svého růstu se rozhodla nasadit ve spolupráci s IT SYSTEMS systém Microsoft Dynamics AX. Ten jí pomohl v růstu a podržel ji i v době, kdy se trhu nedaří. která Microsoft Dynamics AX v celé skupině implementovala, od počáteční analýzy pouhé tři měsíce. Systém totiž stačilo pouze rozšířit o nové součásti související s provozem prodejen, kterými Gastrostella disponuje. Vše ostatní, včetně řízení distribuce, bylo možné převzít přímo ze společnosti Nowaco.

Změna řízení při růstu nebyla problém

S novým systémem byla akvizice hračkou

To, že bylo rozhodnutí pro Microsoft Dynamics AX správnou volbou, se společnosti Nowaco potvrdilo hned v prvním roce jeho fungování. Kromě očekávaných přínosů souvisejících se sjednocením procesů a centralizací všech informací ze všech dceřiných firem totiž přišla akvizice společnosti Gastrostella Group specializující se na prodej ve třech vlastních cash&carry prodejnách a na distribuci sortimentu pro gastronomická zařízení. I tu totiž bylo třeba převést na nový informační systém, protože její vlastní fungoval ještě v prostředí DOSu a jeho technická podpora již vypršela. Samotná migrace Gastrostelly na nový systém trvala společnosti IT SYSTEMS,

Velice důležitým přínosem Microsoft Dynamics AX byla také jeho neuvěřitelná flexibilita v oblasti řízení strategických změn. Při rychlém růstu, kterým Nowaco od roku 2007 procházelo, se totiž ukázalo, že bude vhodné oddělit způsob řízení obchodu a logistiky. Zatímco pro logistiku se ukazovala jako nejvhodnější segmentace podle lokalit jednotlivých dep, tak pro oblast obchodu se jako výhodnější ukázalo prodej centralizovat. Tato organizační změna přitom představovala pouhý jeden měsíc potřebný pro analýzu a příslušné změny v Microsoft Dynamics AX. Investice se ji přitom vrátila v řádu týdnů, neboť díky této organizační změně bylo možné snížit celkový počet dispečerů. Právě flexibilitu a snadnou adaptaci systému na nové podmínky na trhu ocenilo Nowaco nejvíc.

Nový systém přinesl nové možnosti ve výrobě i prodeji

Microsoft Dynamics AX tak umožnil snadno promítnout i změny do řízení výroby, kdy firma zakoupila nové stroje

na zpracování masa, které zákazníkům nabídly možnost volby jeho úprav. Navíc Microsoft Dynamics AX firmě umožnil vytvořit zcela nový prodejní kanál v podobě e-shopu. Ten vyvinul implementační partner pro Nowaco přímo na míru a díky jeho přímému napojení na Microsoft Dynamics AX se podařilo celý prodejní proces plně automatizovat. Zákazník si tak zvolí v e-shopu, co chce přivést, a vše, od objednání zboží v jednotlivých skladech či výrobních závodech po jeho dopravení do nejbližšího depa, vyskladnění, dopravu až k zákazníkovi i fakturaci tak proběhne už automaticky.

Microsoft Dynamics AX pomohl firmě i v těžkých dobách

Vůbec největším přínosem však byl nový systém pro Nowaco v době, kdy se trhu nedaří. Nowaco tak bylo schopno reagovat na výkyvy ve výrobě i při řízení stavu zásob. To je přitom v potravinářství poměrně komplikované, neboť některé kontrakty jsou sjednány až na rok dopředu, a navíc zásoby mají omezenou dobu trvanlivosti. Velkým přínosem byl hlavně dostatek informací ze systému, které pomohly při analýze obtížné situace na trhu a umožnily pružně reagovat na jeho poklesy i přírůstky. Management tak v této nelehké době získal v Microsoft Dynamics AX silný nástroj, který mu pomohl na základě přesných a snadno dostupných údajů výrazným způsobem urychlit rozhodování, a zvýšit tak celkovou flexibilitu společnosti. I

Martin Slanina: Díky CRM od společnosti Microsoft jsme mohli spustit přímý prodej komínů Společnost BUILDING SP je ryze českou rodinnou společností, která vznikla v roce 1991. Základem jejího portfolia je výroba betonových prefabrikátů a suchých maltových směsí. Letos na podzim vstoupila společnost na trh s vlastním komínovým systémem BUILD UP. O tom, jakou roli může hrát důraz na řízení vztahů nejen s prodejci, ale i s koncovými zákazníky, kterým firma obvykle neprodává napřímo, s námi hovořil Martin Slanina, jednatel společnosti.

Jaký systém prodeje využívá vaše společnost?

Všechny naše produkty s výjimkou nového komínového systému prodáváme výhradně prostřednictvím stavebnin. Často se však stává, že nám zavolá koncový zákazník s tím, že by chtěl koupit naše tvárnice. Požádáme ho proto o PSČ jeho stavby a doporučíme mu nejbližší prodejny stavebnin, které mají naše tvárnice. Zároveň příslušnou prodejnu kontaktujeme a předáme jí informaci o této poptávce. Přímý kontakt nám tedy pomáhá zvyšovat prodej prostřednictvím našich obchodních partnerů. Nyní navíc spouštíme zcela novou službu, a to prodej komínů přes e-shop. Zákazník si prostřednictvím našeho e-shopu může objednat celý komínový systém včetně dopravy a montáže. Produkt budeme nabízet i skrze naše obchodní partnery ve stavebninách, ale nově budeme celý proces kontaktu se zákazníkem řídit my.

K čemu vlastně výrobce prefabrikátů, jako je vaše společnost, potřebuje CRM?

Naše obchodní oddělení čítá několik obchodníků. Každý z nich se stará o stavebniny i koncové zákazníky na určitém území. Obchodníci přitom často

20. října 2010

jezdí do jednotlivých stavebnin a udržují s nimi osobní kontakt. Bez CRM jsme ale nedokázali jednoduše říct, zda naši obchodníci pracují efektivně, kolik toho skutečně zvládnou obstarat ani jaké potenciální tržby by nám z jejich kontaktů v nejbližší budoucnosti mohly plynout. Zkrátka jsme neměli dostatečnou kontrolu nad obchodním oddělením a nemohli jsme ho řídit tak, jak bychom si představovali. Zkoušeli jsme proto různé nástroje – od GPS navigaci v autě po ručně vyplňované týdenní reporty v Excelu. Ani jeden z těchto nástrojů se nám však neosvědčil, setkaly se spíš s nevolí a ve finále nám o efektivitě práce obchodníků neposkytly žádné informace. Proto jsme se loni na podzim rozhodli investovat do profesionálního podnikového řešení Microsoft Dynamics CRM a s odstupem mohu říci, že se situace výrazně zlepšila. Společnost Ortex, která jej implementovala, nám ho upravila přesně podle našich představ, a konečně tak máme nástroj, který pomáhá jak obchodníkům, tak managementu. Obchodníci si zde mohou například plánovat schůzky v kalendáři v Outlooku (informace se automaticky propisují do CRM), vést si evidenci kontaktů s jednotlivými stavebninami a veškerou komunikaci archivovat. To jim pak zjednodušuje další obchodní aktivity. Navíc si mohou přímo ze CRM nechat automaticky vygenerovat veškeré potřebné dokumenty, jako jsou smlouvy, dodací listy, cenové kalkulace atd. Díky CRM systému mají také obchodníci možnost zastavit automatické zaslání upomínky o nezaplacení v případě, kdy vědí, že daný obchodní partner je spolehlivý a na zaplacení prostě tentokrát jen zapomněl, což se může stát každému.

A co přináší CRM vám jako manažerovi?

Především okamžitý přehled o dění v obchodním oddělení. Každý den o půlnoci mi chodí automaticky e-mailem dvoustránkový přehled o tom, co naši obchodníci předešlý den dělali. Díky CRM také můžeme lépe plánovat tržby, kontrolovat plnění plánu, včas identifikovat

problémy i obchodní příležitosti a hlavně podstatně lépe a efektivněji řídit kontakt s koncovým zákazníkem, což je zejména nyní, při zavádění nového produktu na trh, klíčové. CRM jsme dokonce nadřadili nad ERP systém, což vypovídá nejen o jeho kvalitě, ale i o tom, nakolik je pro nás náš zákazník důležitý.

Poznali nějak vaši zákazníci, že máte CRM systém?

Ano, a to jak koncoví zákazníci, tak i jednotlivé stavebniny, kterých máme desítky. U přímých poptávek od koncových zákazníků se nyní vždy zajímáme o to, jestli byl nákup nakonec realizován, případně jestli si zákazník ve stavebninách koupil naše tvárnice, nebo konkurenční. Přímo nyní řídíme i prodej komínů přes e-shop. U stavebnin zase využíváme CRM k vyhodnocování úspěšnosti jednotlivých kontaktů, k řízení doplňování našich propagačních materiálů v jednotlivých prodejnách a celkově k lepší péči o naše obchodní partnery, kterým se vždy snažíme dávat něco navíc.

Proč jste si vybrali zrovna Microsoft Dynamics CRM?

Vybírali jsme ze čtyř CRM systémů, významnou roli hrála při rozhodování i jejich cena. Nakonec jsme se rozhodli připlatit si za špičkový CRM systém od společnosti Microsoft, který lze pohodlně ovládat z Outlooku. Microsoft Dynamics CRM nás přesvědčil svým uživatelským rozhraním, které vše maximálně zjednodušuje, a šetří tak čas. A i když byl Microsoft Dynamics CRM oproti ostatním systémům dražší, tak díky dotaci z EU, s jejímž získáním nám pomohl přímo Microsoft a která pokryla 45 % z jeho ceny, jsme si jej nakonec mohli bez problémů dovolit. S ročním odstupem musím říct, že to byla dobrá volba, v neposlední řadě i díky profesionalitě a přístupu společnosti Ortex, která nám systém upravila tak, abychom si ho mohli snadno přizpůsobovat podle našich aktuálních potřeb. Bez něj by pro nás uvedení nového komínového systému na trh bylo finančně i provozně náročnější. I

Strana 3

Díky CRM systému získala ČD – Telematika nástroj pro řízení obchodních aktivit ČD – Telematika poskytuje komplexní ICT řešení a služby zejména v sektoru železniční dopravy, ale i státní správy, samosprávy a velkých firem. Patří také k významným poskytovatelům telekomunikačních služeb. V cestě za úspěchem jí nyní při řízení obchodních aktivit pomáhá i systém Microsoft Dynamics CRM.

Na počátku byla změna

ČD – Telematika se zaměřuje na čtyři klíčové oblasti služeb a řešení, podle nichž se dělí také organizační struktura celé společnosti – infrastruktura, telekomunikační služby, systémová integrace a implementace informačních systémů. V oblasti infrastruktury poskytuje širokou nabídku služeb od plánování, projektování a výstavby různých typů ICT infrastruktur přes jejich provoz až po údržbu a nepřetržitý servis. Své služby nabízí rovněž na poli systémové integrace, vývoje aplikací, outsourcingu služeb, provozu aplikací a servisu výpočetní techniky. V oboru telekomunikací nabízí řadu internetových, datových a hlasových služeb s vysokou spolehlivostí, garantovanou SLA (Service Level Agreement). Ty jsou určeny zejména telekomunikačním operátorům a lokálním poskytovatelům internetového připojení, ale i dalším subjektům z řad velkých firem a státní správy. ČD – Telematika poskytuje také konzultace a implementace kompletního portfólia řešení SAP, včetně zajištění a outsourcingu provozu. Dříve měla každá z těchto čtyř skupin vyčleněné vlastní obchodníky, což kladlo zvýšené nároky na koordinaci obchodních aktivit napříč společností. Ukázalo se, že ve střednědobém horizontu, kdy se chce firma více zaměřit na nabídku služeb podnikům mimo drážní průmysl, je dosavadní systém neefektivní. Proto bylo v roce 2009 rozhodnuto o centralizaci obchodu. Cílem bylo zefektivnit obchodní procesy a způsob řízení obchodních aktivit. Druhý, logicky navazující krok spočíval v nasazení CRM systému jako nástroje pro podporu a řízení nově centralizovaného obchodu. Zároveň je i nástrojem pro sledování forecastu tržeb jak v konsolidované podobě napříč celou firmou, tak i v maximální možné strukturovanosti informací o jednotlivých obchodních případech, obchodnících, produktech a zákaznících. V rámci firmy došlo také ke standardizaci obchodních procesů.

Microsoft Dynamics CRM nabídl optimální cenu a flexibilitu

ČD – Telematika si vybírala z několika CRM systémů a na základě vyhodnocení celé řady kritérií zvolila řešení Microsoft Dynamics CRM. Kromě toho, že nabídl optimální náklady na licence a provoz systému, poskytl také potřebnou flexibilitu úprav podle specifických potřeb společnosti a snadné provázání s podnikovým informačním systémem. To bylo pro společnost, která má vzhledem k širokému záběru činností specifickou strukturu, klíčové. Pro implementaci a úpravu systému si ČD – Telematika zvolila jako partnera společnost Ness Technologies.

CRM systém začal fungovat po dvou měsících

Celá implementace byla rozdělena do dvou fází. V té první bylo třeba co nejrychleji zprovoznit klíčové funkce – evidenci obchodních příležitostí a forecasting tržeb. Toho se díky spolupráci s Ness Technologies podařilo dosáhnout za méně než dva měsíce, a to včetně migrace dat z řady nekonsolidovaných datových zdrojů.

Ve druhé fázi, která byla dokončena o čtyři měsíce později, byly provedeny klíčové úpravy přesně na míru potřebám společnosti. Bylo vytvořeno propojení se systémem SAP, napojení na poštovní server, databázi smluv a úložiště dokumentů. Díky tomu mohla firma naplno využít výhod nového obchodního modelu a zvýšit efektivitu obchodního týmu. Zároveň je už stanoven další okruh činností a procesů, pro jejichž podporu bude systém dále využíván. ČD – Telematika tak maximálně využije jeho možností, s cílem co nejvíce zjednodušit a zefektivnit procesy a činnosti jak uvnitř společnosti, tak i směrem k zákazníkům.

CRM přinesl přesný přehled o dění ve firmě i o budoucích výnosech

Microsoft Dynamics CRM však nepřinesl výhody jen pro obchodníky, kteří teď mají všechny informace k obchodním případům konsolidované a rychle dostupné v rámci jednoho systému. Velký přínos představuje CRM také pro vedení společnosti, protože díky zásadnímu zpřesnění krátkodobých i střednědobých forecastů tržeb a obchodních výsledků umožňuje lepší strategické rozhodování. Obchodní výsledky lze sledovat na úrovni jednotlivých oddělení či obchodníků, ale také v rámci jednotlivých skupin produktů a služeb, a to včetně možnosti srovnání forecastovaných a skutečných tržeb v potřebné úrovni detailu. Management společnosti má tedy detailní přehled nejen o současném stavu plnění jednotlivých plánů či úspěšnosti jednotlivých obchodníků a produktů, ale hlavně o budoucím vývoji výnosů. Vývoj a forecast tržeb se vyhodnocuje na týdenní bázi, přesnost forecastu (porovnání se skutečnými výnosy) se provádí měsíčně.

Management získal v CRM důležitý nástroj pro strategické řízení

CRM systém přinesl managementu zcela nové možnosti v oblasti strategického řízení a rozhodování. Díky okamžitému přehledu o stavu minulých, současných i plánovaných tržeb se ČD – Telematika stala podstatně flexibilnější. Vedení firmy nyní může pružně reagovat na vývoj obchodních aktivit a přijmout opatření k eliminaci dodatečných nákladů či k maximalizaci výnosů z nových obchodních příležitostí. Microsoft Dynamics CRM společnosti umožňuje pružně reagovat na aktuální potřeby i vývoj na trhu a efektivněji vynakládat prostředky jak z krátkodobého, tak i střednědobého pohledu. Na základě přesných a aktuálních podkladů může management činit důležitá strategická rozhodnutí s přesnou představou o jejich budoucím dopadu. I

Komerční prezentace – inzerce

Podnikové informační systémy

Cloud computing přichází Cloud computing je novodobým fenoménem, o kterém se diskutuje čím dál častěji. Nyní tento koncept může konečně, díky masivnímu rozvoji broadbandu a nárůstu přenosových kapacit páteřních sítí po celé Evropě, začít naplno fungovat. Co ale vlastně je Cloud computing, co přináší a v čem vám dokáže pomoci?

Co je to Cloud computing

Cloud computing je stručně řečeno koncept, kdy si uživatel aplikace již nekupuje ani neinstaluje na svém počítači či firemním serveru. Místo toho si od poskytovatele Cloud computingu objedná potřebný software ve formě služby a přistupuje k němu prostřednictvím svého webového prohlížeče (či lokální klientské aplikace). Server zajistí veškerý potřebný výpočetní výkon a webový prohlížeč na počítači u koncového uživatele slouží jen pro zobrazování výsledků a zadávání dat do aplikace. O veškerou údržbu, správu, upgrady atd. se pak stará poskytovatel Cloud computingu.

Proč využívat Cloud computing

Hlavní důvody by šly shrnout do pojmů jako rychlost nasazení, úspory a snadná správa a údržba. Samotný uživatel se o nic nestará, potřebný software si pořizuje ve formě služby, za kterou platí pravidelný poplatek stejně, jako to dělá třeba u mobilního telefonu. Rozdíl je v tom, že samotné zřízení služby zde ještě o něco rychlejší a pohodlnější a lze jej provést během pár minut z domova či kanceláře. Samotná služba pak ve své ceně zahrnuje veškerou správu, údržbu, aktualizace, upgrady, zálohy, ochranu proti virům, šifrování a velice často také provozovatelem garantovanou dostupnost dané aplikace. V korporátním prostředí se navíc přidávají i další důležité argumenty, kterými jsou snižování nákladů (o provoz softwaru a potřebného hardwaru se stará poskytovatel služby), optimalizace cashflow (firma nemusí nic investovat, řešení si pořizuje ve formě služby s pravidelným měsíčním poplatkem) a získání vysoké dostupnosti a spolehlivosti zcela zdarma (poskytovatel do ní musí sám investovat, aby přilákal a udržel si zákazníky).

Pro koho je Cloud computing

Cloud computing je ze své podstaty ideální zejména pro firmy, které tím takříkajíc zabijí dvě mouchy jednou ranou – jednak nemusí investovat do serverových produktů a potřebného hardwaru a jednak ušetří náklady na IT techniky, kteří jsou k jejich provozu potřeba. Výhod Cloud computingu přitom může využívat jak malá či střední firma, která nemá vlastní IT oddělení a která zvažuje každou korunu investovaných prostředků, tak i velká firma, jež hledá cestu, jak optimalizovat využití investičních i provozních prostředků a jak se soustředit na svůj „core business“. Některé velké firmy pomocí Cloud computingu mohou také elegantně překlenout bariéru mezi IT infrastrukturou a prostředky, které nabízejí zaměstnancům, a IT prostředky, jež chtějí nebo potřebují nabízet stálým externím spolupracovníkům, jejichž počet se v čase často mění.

Cloud computing podle společnosti Microsoft

Není rozhodně žádným překvapením, že v novodobém fenoménu Cloud computingu chce sehrát důležitou roli i největší softwarová společnost na světě – Microsoft. Ta dokonce pro tuto oblast vyvinula i speciální serverovou platformu Windows Azure, která je určena pro datacentra Microsoft, jež Cloud computing nabízejí. Pod hlavičkou Microsoft Online Services tak nyní i na český trh (a v českém jazyce) vstupuje první čtveřice cloud-computingových aplikací – Microsoft Exchange Online, Office SharePoint Online, Office Communications Online a Office Live Meeting, který jako jediný zůstává pouze v angličtině. Ve všech čtyřech případech se přitom jedná o online

20. října 2010

verze zaběhnutých serverových produktů Microsoft. Ty však v tomto případě už neběží na vašem vlastním serveru, ale ve špičkově vybavených datacentrech Microsoft vyhrazených právě pro Cloud computing. Těch je po světě zatím šest, přičemž v Evropě jsou umístěna v Dublinu a Amsterdamu, a jejich úkolem je zajistit maximální dostupnost všech služeb. Každé z datacenter přitom samo o sobě disponuje dostatkem redundantních prvků. Nicméně pro případ nenadálých potíží se všechna data zálohují i mezi jednotlivými datacentry. Výsledkem pak je, že Microsoft u všech svých cloud-computingových aplikací garantuje minimální dostupnost na úrovni 99,9 % na měsíční bázi. Cloud-computingové aplikace od společnosti Microsoft si přitom můžete pořídit s nulovou vstupní investicí, pouze za cenu pravidelného měsíčního poplatku denominovaného v eurech.

SharePoint Online vlastní aplikace. Při uvážení časové i hardwarové náročnosti implementace a správy SharePointu je přitom právě tato služba velice atraktivní i pro střední a velké společnosti. Další v pořadí je služba Office Communications Online, která přináší všechny výhody řešení pro sjednocenou komunikaci, jež nabízí Office Communications Serveru. Součástí měsíčního poplatku 44 Kč (1,70 €) za jednoho uživatele je přitom i plná desktopová licence na Microsoft Office Communicator, který slouží pro obsluhu všech klíčových funkcí – tedy pro Instant Messaging, telefonování i komunikaci s využitím videa. Oproti klasickým bezplatně dostupným řešením je zde přitom obrovská výhoda v celkové transparentnosti služby, šifrování celé komunikace, přítomnosti pokročilých adaptabilních audiokodeků

ČSSZ – virtualizace a centralizovaná správa od společnosti Microsoft výrazně zvýšila dostupnost 180 serverů ČSSZ je největší finančně správní institucí státní správy České republiky. Pro každodenní činnost svých 9 000 zaměstnanců potřebuje špičkovou IT infrastrukturu, která je umístěna jak na ústředí ČSSZ v Praze, tak v celkem 90 územních pracovištích. Právě o serverovou infrastrukturu na těchto pracovištích se přitom od května 2010 starají Windows Server 2008 R2 s technologií Hyper V a rodina produktů Microsoft System Center. Díky tomu se výrazně zvýšila dostupnost serverů a znatelně poklesly časové nároky na jejich správu a údržbu.

Bezchybná činnost ČSSZ je pro chod České republiky klíčová

Hostovaný Exchange za 110 Kč

Asi nejznámější a nejatraktivnější službou z nabídky Microsoft Online Services bude Microsoft Exchange Online Standard, který za 110 Kč (4,26 €) měsíčně za jednoho uživatele nabízí všechny funkce Microsoft Exchange Serveru, včetně podpory přímé synchronizace e-mailů, kalendáře, kontaktů, úkolů a poznámek na mobil. Podporovány jsou přitom de facto všechny současné smart phony, ať již jde o značky Nokia, Apple, HTC, BlackBerry, Samsung, či LG. V ceně služby je navíc zahrnut i Microsoft Forefront Security for Exchange Server, což je antivirový a antispamový nástroj, který využívají rovněž velké korporace a banky u nás i v zahraničí. Ke službě Exchange Online přitom můžete přistupovat jak prostřednictvím webového prohlížeče či mobilního telefonu, tak z Outlooku (PC) či Entourage (Mac), a díky podpoře protokolů POP3 a IMAP4 také z libovolného jiného poštovního klienta. Velikost schránky je omezena na příjemných 25 GB a velikost jedné zprávy by neměla přesáhnout 25 MB.

Zacíleno na týmovou práci

Zbylé tři produkty by se daly shrnout pod jediný pojem – týmová práce. SharePoint Online, který je z celého balíku nejdražší a prodává se za 115 Kč (4,47 €) měsíčně za jednoho uživatele, nabízí kompletní portálovou platformu – tj. sdílené pracovní prostory, intranet (včetně osobních stránek, blogů, diskusních fór, kalendáře, dotazníků atd.), platformu pro sdílení znalostí (wiki), formulářové služby a samozřejmě řízení uživatelských práv na úrovni uživatelů i uživatelských skupin. Každý uživatel má přitom přidělen prostor o velikosti 250 MB. Jediné, co snad oproti standardnímu SharePointu chybí, je možnost vyvíjet pro

a videokodeků i v přímém propojení s Outlookem, kdy se můžete například přímo z těla e-mailu jedním kliknutím spojit s jeho odesílatelem. Pro zájemce o videokonference a telekonference je pak připravena i poslední ze služeb – Office Live Meeting Online s cenou 99 Kč (3,84 €) za jednoho uživatele měsíčně. Ta vám nabízí možnost pořádat online nejen videokonference mezi více uživateli, ale také nejrůznější prezentace se sdíleným plátnem, virtuálním flipchartem či sdílenou plochou. To vše přímo z okna webového prohlížeče. Pro firmy, které by se rozhodly využívat všechny čtyři aplikace najednou, je pak připraven balíček s názvem Business Productivity Online, který je dostupný za cenu 220 Kč (8,52 €) měsíčně (tj. se 40% slevou).

Cloud computingu se nemusíte bát

Cloud computing je zejména pro firmy a začínající podnikatele zajímavou alternativou, jak se dostat rychle a levně k profesionálním nástrojům. Navíc v době krize může být i zajímavým způsobem, jak zajistit ve firmě potřebné inovace, a případně i způsobem, jak realizovat úspory na IT infrastruktuře a její technické podpoře. Při rozhodování o Cloud computingu byste pak vždy měli dbát nejen na poměr cena/výkon, ale také na to, jak je zajištěna serverová infrastruktura Cloudu, jaká je k dispozici technická podpora a jaké je SLA (tj. garantovaná dostupnost). Předejdete tak případnému zklamání a nečekaným problémům. I

Strana 4

Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) spravuje věci téměř 8 milionů pojištěnců, z čehož je více než 2,5 milionu důchodců. Do státního rozpočtu přispívá více než 35 %. Jde o peníze, které pravidelně vybírá na pojistném na sociální zabezpečení a příspěvky na státní politiku zaměstnanosti. Kromě toho má však na starosti i další úkoly. Kromě důchodového a nemocenského pojištění má ČSSZ na starosti i lékařskou posudkovou službu. Plní také úkoly vyplývající z mezistátních úmluv o sociálním zabezpečení a podle koordinačních nařízení Evropské unie je styčným orgánem vůči zahraničním institucím pro peněžité dávky v nemoci a mateřství, důchody a peněžité dávky v případě pracovních úrazů a nemocí z povolání. Kontaktními místy pro občany jsou z pohledu ČSSZ buď lokální územní pracoviště umístěná v jednotlivých okresech či městských částech, nebo elektronická podatelna, která data centrálně přijme a pak je distribuuje na jednotlivá místně příslušná územní pracoviště. Objem dat, která musí ČSSZ zpracovávat, je obrovský. Územní pracoviště tak disponují vlastní serverovou infrastrukturou, která se stará o zprostředkování dat ze systémů v ústředí. Na každém územním pracovišti tak lze najít dva servery, které se starají de facto o zprostředkování výměny dat s centrem, a dva servery, jež zajišťují infrastrukturní funkce, jako je doménový řadič apod.

Staré servery neměly jednotný nástroj pro správu a morálně i fyzicky dosluhovaly

Všechny tyto čtyři servery na 90 územních pracovištích už postupně dosluhovaly, a to jak po softwarové, tak i po hardwarové stránce. Nejhorší situace však panovala u 180 serverů obstarávajících právě zprostředkování komunikace s ústředím. Polovina z nich používala ještě operační systém Windows Server 2000, jehož podpora skončila v červenci 2010, a druhá polovina pak Windows Server 2003. Tyto servery nakoupené v období let 2001 až 2004 přitom dosluhovaly i po hardwarové stránce. Náhradní díly na takto staré servery už však nebyly k dispozici, a IT oddělení tak muselo jednotlivé servery spravovat svépomocí, kdy do nich dodávalo komponenty z jiných podobně starých serverů apod. Oprava jednoho serveru tak v průměru trvala okolo tří dnů. Jako poměrně velký problém se navíc ukázala i samotná detekce výpadku serveru. Na ČSSZ totiž neexistoval žádný jednotný nástroj pro správu serverů a detekci výpadků. O jednotlivé servery se staral na každém územním pracovišti administrátor, který však paralelně plnil i další úkoly. Detekce výpadku proto nejčastěji probíhala tak, že si úředníci všimli, že do agend, které dosud nejsou plně integrovány do centrálních aplikací, delší dobu nezískali aktuální data z ústředí, což mohlo v průměru trvat i dva pracovní dny. Samotná nedostupnost dat z ústředí sice neznemožňovala úředníkům práci jako takovou, neboť se k datům měli možnost dostat i jinými způsoby, ty však pro ně byly výrazně méně efektivní. Navíc některé úkony nebylo při výpadku serverů možné provádět, a tak se úředníkům během výpadku kumulovaly úkoly, které nemohli v danou chvíli vyřídit. Zbytečně tak klesala

celková produktivita jejich práce. Výpadky přitom nezpůsobovaly jen poruchy hardwaru či softwarové problémy, ale zejména v letních měsících také časté bouřky a s tím související výpadky elektřiny. Celkový počet výpadků se přitom s rostoucím stářím serverů zvyšoval. V roce 2009 tak bylo zpravidla dočasně mimo provoz v průměru 5 serverů z celkových 180, přičemž průměrná doba odstranění výpadku, zejména díky nedostupnosti historických HW komponent, se šplhala k 5 pracovním dnům.

Tlak na úspory se projevil všude

V roce 2008 se navíc v souvislosti s nástupem finanční krize rozhodla vláda České republiky začít hledat ve státní správě co největší úspory. Hledání úspor se tak samozřejmě dotklo i ČSSZ. V IT se to projevilo de facto ve dvou rovinách. Jednak vznikl ještě vyšší tlak na úspory i v takových oblastech, jako je spotřeba elektrické energie, což znamenalo důslednou kontrolu vypínání koncových stanic a zvažování možnosti vypínat na noc i servery, a jednak se musel počátkem roku 2009 snížit počet pracovníků IT oddělení. Dříve pracovala na každém okrese dvojice IT odborníků – administrátor a správce sítě. Úsporná opatření však vedla k tomu, že téměř 40 správců sítě muselo být propuštěno nebo převedeno na jinou práci, přičemž jejich pracovní úkoly přešly na administrátory. Zbylým administrátorům na územních pracovištích tak skokově narostl objem práce, kdy měli na starosti jak správu serverů a lokální síťové infrastruktury, tak i veškerou technickou podporu všech místních uživatelů.

Nové servery musely být ve znamení úspor

ČSSZ se proto rozhodla nastalou dlouhodobě neudržitelnou situaci vyřešit nákupem nových serverů, který byl díky stále častějším výpadkům a snížení počtu pracovníků nezbytný. Požadavky na nové řešení přitom byly jasné – přinést maximum možných úspor a získat nástroj pro centrální a co nejvíce automatizovanou správu, který by aspoň trochu kompenzoval skokově zvýšenou zátěž administrátorů na územních pracovištích. Od nových serverů si ČSSZ navíc slibovala, že stejně jako ty předchozí budou sloužit minimálně pět let. Z těchto požadavků následně vyplynulo, že bude nejlepší původní dva hardwarové servery nahradit jediným hostitelským serverem pro běh virtualizovaných instancí, který nabídne snazší správu, nejnovější softwarové nástroje a technologie a hlavně do budoucna také potenciální rozšiřitelnost. Nový server přitom bude pro všech 90 územních pracovišť po hardwarové i softwarové stránce identický, aby bylo možné v co nejkratším čase provést jeho softwarovou obnovu přímo z ústředí a aby byla také do budoucna zajištěna snadná záměna komponent mezi jednotlivými servery. Vzhledem k tomu, že servery bylo potřebné nasadit co nejrychleji, požadovala ČSSZ dodávku virtualizačního řešení, instalaci jednotlivých virtuálních serverů a jejich aplikací i instalaci nástrojů pro vzdálenou správu na klíč.

Microsoft přišel s úsporným řešením dodaným na klíč

S nejlepším a cenově nejefektivnějším řešením přitom přišla konzultační divize společnosti Microsoft – Microsoft Services.

Komerční prezentace – inzerce

Podnikové informační systémy Ta všechny servery postavila na jednotné a administrátorům známé platformě Microsoft, což výrazně usnadnilo budoucí dohled, správu i potenciální obnovu dat u všech serverů. Jako serverový operační systém byl zvolen Microsoft Windows Server 2008 R2 s virtualizační technologií Hyper-V. S jeho pomocí byly na každém fyzickém serveru vytvořeny dva virtuální stroje – jeden pro interní aplikaci sloužící k přímé výměně dat s centrálou a druhý s Microsoft SQL Server 2008 a Microsoft BizTalk Server 2009 pro zápis elektronicky přijatých podání do místních databází. Pro správu všech 180 virtuálních (90 fyzických) serverů pak byl zvolen Microsoft System Center Virtual Machine Manager 2008 R2, který je klíčovým nástrojem pro instalaci a následnou správu všech hostitelských serverů a obsahuje úložiště všech obrazů disků (image), odpovědní soubory pro automatickou konfiguraci OS, šablony pro hardwarovou i softwarovou konfiguraci virtuálních serverů a skripty, které zajišťují plně automatické nasazení nových virtuálních serverů.

Nové nástroje přinesly snazší správu i časové úspory administrátorům

Nová platforma, kterou Microsoft Services nasadila na nově zakoupené servery, přinesla ČSSZ řadu úspor. Kupříkladu jen na distribuci pravidelných aktualizací serverových operačních systémů, kterou nyní zajišťují Windows Server Update Services integrované ve Windows Server 2008, ušetří každý administrátor 24 člověkohodin ročně. Dříve byly totiž aktualizace pro Windows 2000 distribuovány jednou měsíčně na instalačním CD a každý administrátor je na každý server musel nainstalovat sám, což mu zabralo na jednom serveru v průměru hodinu, navíc přesčasového času. Instalace aktualizací totiž obvykle vyžaduje restart, což není možné provádět za plného provozu. Nyní se vše provede na vzdálený pokyn z ústředí zcela automaticky a v přednastavenou dobu. Jen na aktualizacích tak IT oddělení ČSSZ ušetří celkem 2 160 člověkohodin ročně, což je v době personálních úspor velice důležitý benefit. Časové úspory se však objevily i jinde. Dříve byl totiž každý server nakonfigurován odlišně, neboť jeho konfiguraci prováděl přímo příslušný administrátor. Jistá podobnost v přístupu ke konfiguraci serveru mohla být k vidění maximálně na úrovni krajů. To však výrazně ztěžovalo postup administrátorů z ústředí v případě, kdy nastala krizová situace, kterou administrátor na územním pracovišti už nezvládl vyřešit sám. Nyní je vše podstatně jednodušší – všechny servery mají identickou konfiguraci a případné výraznější zásahy, jako je obnova či instalace nových aplikací, se provádějí na dálku, přímo z centra.

Výpadek serveru je vyřešený do hodiny

Virtualizace a nasazení nástrojů Microsoft System Center (zejména pak Virtual Machine Manager 2008 R2) také výrazným způsobem zvýšila dostupnost serverů. Dříve trvala detekce výpadku obvykle dva dny a probíhala a řešila se lokálně. Nyní je výpadek detekován v řádu sekund, a to včetně aspoň předběžné identifikace jeho příčiny (softwarový konflikt, chyba hardwaru, chyba při komunikaci s doménovým řadičem atd.). Díky unifikaci jednotlivých hardwarových serverů a nasazení operačního systému Microsoft Windows Server 2008 s integrovanými nástroji pro zálohování a obnovu systému se navíc výrazným způsobem snížila doba potřebná pro úplnou obnovu serveru po softwarové stránce. Administrátor z ústředí se kdykoliv může vrátit k předchozí funkční konfiguraci anebo během necelé hodiny server zcela obnovit ze zálohy. Doba od detekce přes obnovení fungování serveru se tak u softwarových problémů zkrátila ze 3 až 5 dnů na 1 hodinu. Zatím je to ale spíše teoretická hodnota, neboť k žádnému výpadku nového serveru nedošlo. Ze 180 virtuálních (90 fyzických) serverů je tak nyní v průměru dostupných všech 180 (90).

Tuzemský COOP MORAVA úspěšně čelí konkurenci zahraničních řetězců s podporou systému Microsoft Dynamics NAV Moravská nákupní centrála COOP MORAVA je členem skupiny COOP a zajišťuje integrovaný nákup potravinářského i nepotravinářského zboží do velkoobchodních skladů a prodejen jednotlivých družstev. Na vysoce konkurenčním trhu pomáhá k úspěchu COOP MORAVA také ERP systém Microsoft Dynamics NAV na míru rozvíjený společností CCV Informační systémy. Na zkušenosti a názory na jeho rozvoj jsme se ptali Josefa Čepa, jednatele a ředitele společnosti. efektivně komunikovat s jednotlivými družstvy. Specifikem naší práce je velká potřeba správných informací ve správném čase k zajišťování integrovaného nákupu potravinářského, drogistického a jiného nepotravinářského zboží a dodávek do velkoobchodních skladů a více než tisícovky prodejen našich moravských družstev.

V čem bylo pro COOP MORAVA nasazení podnikového systému přínosné?

Virtualizace přinesla větší flexibilitu

Velkou výhodou virtualizace, zejména pak v prostředí státní správy, je také vysoká flexibilita nového řešení. Nasazení nového serveru na libovolném územním pracovišti je nyní otázkou hodin. Dříve se přitom musel několik týdnů shánět server z jiného pracoviště anebo se muselo žádat o investiční prostředky v rozpočtu na další rok, což prodloužilo dobu nasazení nové aplikace až na 18 a více měsíců. Když tak například ČSSZ v roce 2008 náhle převzala od Ministerstva práce a sociálních věcí agendu lékařské posudkové služby, znamenalo to pro IT oddělení po stránce zajištění serverové infrastruktury několik týdnů hledání dostupných hardwarových prostředků. Podobně problematické bylo i dodatečné nasazování některých lokálních aplikací (např. zabezpečovacích či přístupových a docházkových systémů). Nyní však stačí vytvořit na dálku nový virtuální server a potřebná infrastruktura je dostupná během pár desítek minut. Navíc nové virtualizované servery mají dostatečný výkonový potenciál, aby do budoucna dokázaly nahradit i zbylé dva hardwarové servery na pobočkách a umožnily ČSSZ pružně reagovat na případné potřeby. Do budoucna tak virtualizace přinese ČSSZ kromě současných časových úspor a razantního nárůstu dostupnosti ještě další úspory investičních i provozních nákladů. I

Co z vašeho pohledu znamená pro moderní obchodní společnost využití podpory informačního systému?

Je dobré si uvědomit, že česká a moravská spotřební družstva se svou velkou tradicí podnikání, která trvá více než 150 let, vystupují jako nejsilnější podnikatelské seskupení na tuzemském vnitřním trhu. Naše Jednoty dlouhodobě úspěšně konkurují silnému tlaku zahraničních řetězců. Český obchod by byl zřejmě dávno mimo hru, nebýt schopnosti spolupráce našich družstev podpořené efektivní obchodní a logistickou pomocí. Představa, že bychom se v tomto úsilí nemohli opřít o silný a našim procesům upravený podnikový systém, je dnes již nemyslitelná. Prodejny COOP se obecně zaměřují na vysoký standard poskytovaných služeb ve snaze zůstat nablízku našemu zákazníkovi. Spotřební družstva mají většinu prodejen v menších městech a obcích, a proto jsou českým zákazníkům blíž než ostatní řetězce. To vše nese zvýšený tlak na výměnu informací. Naší podnikatelskou filozofií je vytváření co nejlepších podmínek pro plnohodnotné postavení členů spotřebních družstev v dynamicky se rozvíjejícím obchodování, proto informační systém musí také

Firma potřebuje držet kormidlo obchodu pevně v ruce, nakupujeme zboží pro 16 moravských spotřebních družstev, takže ERP systém nám musí dávat podporu ve schopnosti pružně reagovat na požadavky odběratelů. Dříve jsme měli potíže s kontrolou cen, řízením objemů objednávaného zboží, či velmi pracnou a pomalou likvidací desítek tisíc faktur. Po nasazení našeho systému došlo ke snížení stavu pohledávek o 30 %, zlevnění komunikace uvnitř obchodního řetězce, snížení nákladů na odeslání a evidenci objednávek k dodavateli, zrychlení přefakturace díky příjmu dokladů od dodavatele prostřednictvím standardní EDI komunikace a v neposlední řadě máme také kvalitnější informace o zboží a cenách. Jde tedy o rozsáhlou informační agendu, která je elektronizována v našem systému a umožňuje efektivní řízení objednávkového procesu.

Jaké specifické požadavky na systém bylo třeba vyřešit?

Bezpochyby jde o oblast elektronické výměny obchodních dokladů s našimi dodavateli prostřednictvím technologie EDI Orion a následné elektronické výměny faktur s družstvy, protože COOP MORAVA neměl pro tento perspektivní způsob zpracování dat připraveno vlastní integrované řešení. Jedním ze základních požadavků bylo také zavedení kontroly číselníku zboží, které snížilo náklady na jeho údržbu a počet chyb v něm, a tím i zrychlilo objednávání a fakturaci. Dalším požadavkem bylo zprovoznění automatických importů ceníků od dodavatele, což snižuje náklady na

jejich pořízení. A konečně systém musel umožňovat sdílení interních informací, prostřednictvím našeho extranetového portálu. Celkové řešení je složeno ze čtyř provázaných aplikací, kde je náš systém Microsoft Dynamics napojen nejen na EDI Orion, ale také na webový portál a objednávkový systém iCOOP. CCV Informační systémy tuto nadstavbu dodávaného ERP systému naprogramovaly jako internetovou aplikaci skládající se z několika modulů, které jsou dostupné uživatelům podle úrovně jejich práv přidělovaných správcem aplikace.

Jaká je úloha Microsoft Dynamics NAV ve vaší firmě?

Celé řešení na platformě Microsoft Dynamics NAV díky své modularitě i schopnosti rozvoje plně pokrývá požadavky jak ve funkčnosti, tak i v reálných objemech zpracovávaných dat. Díky propojení s objednávkovým systémem iCOOP v něm můžeme zpracovávat specifické úlohy nad objednávkami, EDI komunikací či ceníky dodavatelů, máme propracovaný systém avíz i přehledy závazků a plateb, které má přes iCOOP každý odběratel k dispozici. Tvrdím, že se systém stal pilířem automatizace všech procesů společnosti. Proto je i nadále rozvíjen pro potřeby dosažení dalších stupňů automatizace procesů a moderního finančního řízení společnosti.

Jaké jsou plány ohledně dalšího rozvoje?

Naše očekávání jsou v tomto směru vysoká a jsme si plně vědomi toho, že potřebujeme podporu technologií, které půjdou ruku v ruce s dalšími projekty. Důležitá je pro nás oblast dalšího rozvoje controllingových nástrojů s cílem zpřístupnění nákupních či prodejních analýz našim družstvům. V dalším rozvoji kromě kompletní elektronizace letákových akcí rozšíříme systém také o nové logistické zprávy jako vratka, avíza dodávek a příjem pro další urychlení likvidace faktur či dobropisů. I

Nový ERP systém v Pipelife Czech poznají i zákazníci, firmě se zaplatí do tří let Společnost Pipelife Czech je výrobcem a prodejcem plastových potrubních systémů pro inženýrské sítě i pro rozvody teplé a studené vody. Od roku 2009 využívá k řízení svého chodu Microsoft Dynamics NAV. Předtím používala několik různých systémů, se kterými navíc nebyla spokojena.

Předchozí systém měl řadu chyb

Pipelife využívala od roku 2003 nadnárodní ERP systém, se kterým ale nebyla příliš spokojena. Systém nebyl schopen pokrýt vše, co firma potřebovala, a tak vedle něj existovaly ve firmě i tabulky Excelu, Access databáze a samostatné nástroje pro dynamicky řízené skladové hospodářství a pro objednávání dopravy. Navíc úpravy, které se postupem času ukázaly u hlavního systému jako nezbytné, nebylo vůbec snadné provádět a mnohdy to ani nešlo. Pro ty, které firma potřebovala nejvíce, což se týkalo hlavně integrace hlavního systému s těmi dalšími, si platila externího programátora. Ten ji ovšem vyšel na 300 000 Kč ročně. Kromě toho se však v systému pravidelně objevovaly nekonzistentní údaje o zboží v jednotlivých modulech. Prodané zboží se neodečetlo ze zásob, občas se ztratily nějaké údaje o fakturách, objevovaly se rozdíly mezi hodnotou zboží v systému pro správu zásob a ve finančním modulu atd. To stálo firmu každý den průměrně

20. října 2010

2 hodiny práce jednoho zaměstnance, který prováděl poloautomatické a manuální kontroly a úpravy dat. Ročně to dělalo v nákladech dalších 200 000 Kč navíc. Pomyslnou poslední kapkou pak byl fakt, že nešlo na základě objednávky pevně rezervovat zboží na skladě pro konkrétního zákazníka a chyběla podpora i pro celou řadu dalších nově vznikajících požadavků. V prvním čtvrtletí roku 2007 se tak firma rozhodla celou situaci řešit úplnou výměnou systému. Ten nový měl přinést všechny funkce v jednom, a nahradit tak nejen hlavní systém, ale rovněž další doplňkové aplikace, které s ním ve firmě koexistovaly.

Firma chtěla nadnárodní řešení i jistotu více partnerů

Firma si na základě předchozích zkušeností definovala celou řadu kritérií, které by měl nový systém splňovat. Vedle opětovného požadavku na celosvětově rozšířený informační systém se objevil i požadavek na možnost přizpůsobovat si snadno a rychle systém nově vznikajícím potřebám, výběr z většího množství implementačních partnerů a svoji roli hrála samozřejmě i cena a schopnost implementovat všechny funkce, které firma už nějakou dobu potřebovala. Vítězem se nakonec stal systém Microsoft Dynamics NAV. Implementační partner, který výběrové řízení na konci prvního čtvrtletí 2008 vyhrál, však firmě nevyhovoval. Počáteční domluva

se ukázala jako komplikovanější, než se zdálo, a jednání se zbytečně protahovala. Partner od nich nakonec na konci června 2008 odstoupil. Společnosti Pipelife však zvolený systém vyhovoval a díky tomu, že u Microsoft Dynamics NAV existuje možnost snadné změny implementačního partnera, neměla firma problém obratem najít partnera nového. Tím se stala společnost NAVISYS, která nabízela přímo oborové řešení, jež firma potřebovala. Času však už ale nebylo nazbyt, a tak se celá implementace rozdělila do dvou etap. První, která zahrnovala všechny klíčové činnosti jako finance, výroba a sklad, byla zahájena 20. října 2008 a společnost NAVISYS ji dokázala předat v původně požadovaném termínu 5. ledna 2009.

Uprostřed migrace na nový systém přišla akvizice Instaplastu

Aby však přechod na nový systém nebyl až tak jednoduchý, Pipelife v září 2008 fúzovala se společností Instaplast, která taktéž vyrábí plastové potrubní systémy. V průběhu práce na projektu tak rázem přibyla ještě třetí etapa – nasazení Microsoft Dynamics NAV v původním Instaplastu. I to muselo být hotové poměrně rychle, konkrétně do srpna 2009. Nejprve ale po spuštění první etapy musela být dokončena etapa číslo 2 – ta nahrazovala původní samostatný systém pro dynamicky řízený sklad. Obchodník má větší jistotu, že zboží bude vychystáno a odesláno zákazníkovi. To zvýšilo kvalitu služeb pro zákazníka. Dále se implementoval modul plánování výroby, zejména měsíčního klouzavého zadávacího plánu výroby. Tím se zlepšila struktura a dostupnost vyráběného sortimentu, a tudíž i rychlost dodání zboží zákazníkovi. To v dřívějším systému možné nebylo.

Strana 5

S Microsoft Dynamics NAV jsme se posunuli dále

Microsoft Dynamics NAV vnesl do Pipelife v zásadě tři typy přínosů – jednak dělá to, co po něm firma vyžaduje, takže odstranil nutnost manuálních kontrol a přepisování i nutnost drahých externích integračních prací. Zadruhé Microsoft Dynamics NAV umožnil konečně plně podpořit všechny procesy, které se ve firmě vyvinuly a které stávající systém podpořit neuměl, takže se řešily v Excelu, Accessu a dalších „pomocných“ systémech. A do třetice Microsoft Dynamics NAV pomohl firmě posunout se dál například tím, že nabídl výrazně lepší evidenci spotřeby materiálu i odpadu, přinesl podstatně lepší informace o využití výrobních linek a dodal firmě podklady pro ladění technologických postupů. Díky Microsoft Dynamics NAV se také nově zavedla přesná alokace nákladů

na jednotlivé výrobky, vyhodnocování jejich cenové efektivity atd. Firma má k dispozici též kapacitní plánování výroby a podrobné plány cashflow, což dává managementu do ruky silné nástroje k dalšímu rozvoji firmy. Třešničkou na dortu se pak stalo uživatelské rozhraní, které si zaměstnanci pochvalují. Spousta informací je nyní dostupná na jedno kliknutí, práce se systémem je z pohledu zaměstnanců efektivnější, přesnější a rychlejší a celý prodejní proces se díky integraci všech dat na jedno místo i díky dořešení nedostatků předchozího systému stal podstatně plynulejším. Firma získala implementací řadu finančních i nefinančních přínosů, jako je třeba výše zmíněný lepší servis pro zákazníky nebo podrobná a aktuální data umožňující managementu informovanější a rychlejší rozhodování i plánování. I

Komerční prezentace – inzerce

Podnikové informační systémy

Nový systém pomohl Electro Worldu získat dodatečné nástroje i finanční prostředky pro další rozvoj Electro World je v České republice jedním z největších řetězců zaměřených na prodej elektroniky a elektrospotřebičů. Společnost patří do skupiny DSGi specializující se na prodej elektrospotřebičů a působící v 28 zemích světa. V roce 2009 zaznamenal český a slovenský Electro World problémy se svým informačním systémem, což výrazně urychlilo plánované nasazení toho nového, kterým se stal Microsoft Dynamics AX. Úspory, které tento systém přinesl, se přitom projevily prakticky okamžitě.

Problémy s vysloužilým systémem dorazily nečekaně

Společnost Electro World v minulosti využívala stejný informační systém, který měli k dispozici i další členové skupiny DSGi například ve Skandinávii. Původní systém však neřešil řadu procesů, jako je oběh faktur či schvalování objednávek, ani některé účetní otázky, jako je např. evidence majetku, a nebylo ho možné propojit s internetovým bankovnictvím, takže část platebních operací bylo nutné provádět manuálně. Zanést tyto procesy a oblasti přímo do systému přitom bylo buď značně problematické a nákladné, nebo zcela nemožné. Společnost Electro World si proto částečně vypomohla systémem tabulek Accessu a Excelu. Část dat se tak zpracovávala v informačním systému a část v těchto samostatných souborech. Firma i tak ale dokázala, byť poněkud nepohodlně, pokrýt vše, co potřebovala, jak pro zajištění vlastního chodu, tak i pro hladký průběh auditu a reportování výsledků mateřské skupině DSGi. V roce 2009 se však objevily se stávajícím informačním systémem nečekané problémy. Systém, který už od roku 2004 nebyl podporován výrobcem, začal náhle vykazovat nepředvídatelné chování. Bylo proto třeba urychleně nasadit systém nový, o čemž už Electro World stejně nějakou dobu uvažoval, protože ten původní už byl zastaralý, nepokrýval všechny aktuální potřeby společnosti a navíc, jak již bylo řečeno, už ani nebyl podporován ze strany výrobce.

Starý systém byl finančně náročný

Díky náhle vzniklým problémům bylo potřeba nový systém nasadit co nejrychleji, a to i za cenu toho, že k nasazení dojde v polovině hospodářského roku, a tudíž pod dohledem auditora. Nezvyklá situace s náhodně objevujícími se chybami totiž pro firmu znamenala dodatečné výdaje na manuální opravu dat a údržbu systému

v řádu desítek tisíc korun. Další náklady byly spojeny s pronájmem a provozem IT infrastruktury, kterou stávající informační systém využíval. V neposlední řadě byly významným nákladem mzdy pracovníků provádějících manuální zpracování a účtování dokladů. Většinu manuálního zpracování se podařilo v novém systému zautomatizovat. Firmě Electro World se také podařilo propojit nový systém s internetovým bankovnictvím u jednotlivých bank, které v ČR a SR využívá.

objednávek (ten nabídl podobné funkce jako v případě obsluhy faktur), a dále přibyla evidence pro vyřizování reklamací s výrobci a dodavateli spotřební elektroniky. Právě reklamace jsou z pohledu finančního řízení pro společnosti obchodující se spotřební elektronikou velice důležité, neboť na sebe váží nemalou část oběžných aktiv. Díky vysokému stupni automatizace celého procesu se přitom podařilo zkrátit celkovou dobu vymáhání pohledávek z titulu reklamovaného zboží, což mělo příznivý dopad na cashflow společnosti.

Nový systém musel být do čtyř měsíců

Díky Microsoft Dynamics AX má firma peníze na investice do rozvoje

Při výběru nového systému si Electro World mohl vybrat ze dvou různých nadnárodních řešení, která skupina DSGi ve světě využívá. Nakonec si zvolil Microsoft Dynamics AX, se kterým již pracují i sesterské společnosti ve Skandinávii, a to v zásadě ze dvou důvodů. Tím prvním byl fakt, že na rozdíl od druhé alternativy nabídl Microsoft Dynamics AX velkou flexibilitu a možnost libovolných úprav přesně na míru potřebám managementu. Vedení Electro Worldu si v něm tedy mohlo definovat a libovolně nastavit všechny procesy, které potřebovalo systémem pokrýt. Přechod na nový systém tak znamenal konec všem tabulkám Accessu a Excelu, možnost automatizace řady procesů i potenciál snadného budoucího rozvoje. Druhý důvod, proč si vedení nakonec zvolilo tento systém, spočíval hlavně v požadavku na extrémně rychlou implementaci. Tu při zvolení Microsoft Dynamics AX mohla provést společnost Eclipse IBS, která již v minulosti s Electro Worldem velmi úspěšně spolupracovala a měla dostatečný přehled o nastavení jednotlivých procesů uvnitř společnosti a s jejíž prací bylo vedení Electro Worldu maximálně spokojeno. Díky tomu tak byla poměrně velká jistota, že se takto rychlá implementace, prováděná navíc uprostřed hospodářského roku, podaří.

První etapa přinesla náhradu původního systému

Díky úzké spolupráci vedení Electro Worldu a implementačního týmu Eclipse IBS došlo k nasazení Microsoft Dynamics AX v extrémně krátké době. Celý projekt byl rozložen do tří fází, z nichž první měla za úkol pokrýt hlavně účetnictví společnosti a musela být spuštěna k 1. listopadu 2009, tedy ještě před Vánocemi a těsně před začátkem hlavní prodejní sezóny. Primárním úkolem byla implementace modulů Hlavní kniha, Pohledávky, Závazky a Banka. To se nakonec podařilo, a Electro World se tak mohl spolehnout na nový a již plně automatický účetní systém. Navíc se díky němu o 25 % zkrátila doba potřebná k provádění měsíčních závěrek a následného reportingu pro vlastníka.

Druhá etapa přinesla automatizaci procesů

Od 1. ledna 2010 se pak přidaly další funkce, jako je registrace, skenování a workflow faktur. Díky automatizaci

workflow faktur se podařilo jejich schvalování (tj. faktury za vybavení prodejen, kancelářské potřeby, výdaje za marketing, reklamu atd.) zkrátit v průměru na pětinu. Dalším přínosem byl i fakt, že už se nemuselo s fakturami nikam chodit, nemusely se opakovaně skenovat a hlavně bylo jednou provždy jasně nastaveno, kdo má jaké schvalovací kompetence, a pro každý typ a výši faktury byly pevně nastaveny transparentní systémy schvalování i zpětné kontroly. Firma tak eliminovala riziko plateb za chybné či neoprávněné fakturace. Dalším přínosem byla implementace modulu Pokladna a evidence pracovních oděvů a poukázek.

Poslední fáze přispěla k vylepšení cashflow Electro Worldu Konečně poslední fáze implementace Microsoft Dynamics AX byla dokončena 1. května 2010, tedy pouhých devět měsíců od začátku celého projektu. V ní mimo jiné přibyly dva velice důležité moduly – Dlouhodobý majetek a Workflow

S výsledky implementace Microsoft Dynamics AX je tak vedení Electro Worldu velmi spokojeno, systém ze 100 % naplnil všechna počáteční očekávání. Díky vhodnému rozfázování celého projektu i perfektní a rychlé práci, kterou implementační partner Eclipse IBS ve spolupráci s Electro Worldem za pouhých 9 měsíců odvedli, se podařilo nejen plnohodnotně nahradit původní informační systém a tabulky Accessu a Excelu, ale také implementovat do nového systému zcela nové moduly a procesy. Ty ihned prokázaly svůj pozitivní dopad na hospodaření společnosti, ať již se jedná o úsporu ve výdajích, o pozitivní příspěvek ke cashflow anebo o časové úspory například při přípravě pravidelných reportů či podkladů pro finanční a procesní audit. Navíc Microsoft Dynamics AX přinese firmě brzy i další úspory plynoucí z centralizace nákupu a hlavně, díky své flexibilitě, bude umět na rozdíl od předchozího systému plynule reagovat na případné nové potřeby společnosti a jejího vedení, což poznají i koncoví zákazníci například v podobě nového designu prodejen či nových poboček, které Electro World letos otevírá v dalších městech České a Slovenské republiky. I

UniControls: Nový informační systém nám pomohl zvládnout stoprocentní nárůst výroby a zdvojnásobil efektivitu práce Společnost UniControls patří mezi klíčové hráče na českém i světovém trhu v oblasti řídicích systémů pro výrobní a dopravní průmysl. S jejími výrobky se setkáte nejen v České republice, ale také třeba v Japonsku, Rusku, Kanadě, Číně a v řadě zemí Evropské unie. Společnost UniControls zejména za posledních pět let zaznamenává velice rychlý růst, o kterém nejlépe vypovídá fakt, že i v době krize rostla firma meziročně o 33 %. Klíčem k udržení růstu se přitom stal Microsoft Dynamics NAV, který firma nasadila v roce 2009.

Přechod na projektově orientovanou výrobu byl nutností

I díky systémům UniControls tak například obyvatelé České republiky mohou vařit na svých plynových vařičích, pít vodu z nádrže Želivka anebo jezdit vlaky v pražském metru či na železnici. Klíčovými ukazateli, kolem kterých se v UniControls točí naprosto všechno, jsou proto kvalita a spolehlivost. Vývoj nového řídicího systému, jako je například automatizovaný systém dálkového řízení dopravy v metru, který společnost UniControls dodala pražskému dopravnímu podniku, je otázkou několika let usilovné práce i masivních investic. Vše se přitom připravuje obvykle na míru konkrétnímu zákazníkovi. Firma proto neustále hledala způsob, jak proces řízení vlastní výroby a vývoje co nejvíce zefektivnit a co nejdůkladněji zmapovat, řídit a kontrolovat. V roce 2007 se proto vedení rozhodlo přejít na projektové řízení výroby s využitím nástroje Microsoft Office Project Server 2007. Jeho cílem bylo především podchytit časově i finančně náročné výrobní a vývojové procesy, do kterých se během životního cyklu daného výrobku zapojují mnohdy desítky pracovišť, subdodavatelů, obchodních partnerů i zákazníků. Zároveň měl nástroj za úkol vynutit dodržení pracovních postupů v souladu s certifikacemi ISO 9001, IRIS (International Railway Industry Standard), se standardy Úřadu civilního letectví i dalších standardů, které UniControls musí dodržovat, aby mohla své výrobky vůbec prodávat koncovým zákazníkům v jednotlivých průmyslových odvětvích. Už samotný Microsoft Office Project Server 2007, jehož implementaci

20. října 2010

dostala na starosti společnost AutoCont, tak přispěl ke sjednocení přístupu při řízení projektu, k přehledu o vytížení jednotlivých pracovníků, získávání exaktních informací pro rozhodování o projektech a dalších zakázkách i k efektivnímu sdílení dokumentace a zkvalitnění pracovních postupů.

Pro udržení růstu byl potřeba informační systém

Už rok od zavedení projektově orientovaného vývoje a výroby však bylo jasné, že pro další růst bude třeba podniknout i následující systémový krok, který umožní stabilizovat výrobu také po finanční a organizační stránce, zavede standardizaci postupů nejen ve výrobě, ale napříč celou společností, a zjednoduší a zefektivní řízení firmy i přípravy na pravidelné a časově i finančně velice náročné certifikace. Kromě toho se firma navíc chystala na masivní růst požadavků na výrobu související s dokončením vývojové fáze některých klíčových produktů, které nyní měla uvádět na trh. Dalším přirozeným krokem ve vývoji firmy proto bylo nasazení podnikového informačního systému. Za ten si společnost UniControls zvolila Microsoft Dynamics NAV, protože nabízel bezproblémové propojení s Project Serverem i s další IT infrastrukturou na platformě Microsoft Windows Server. Důležitým momentem v rozhodování byl také fakt, že implementaci Microsoft Dynamics NAV mohla provést společnost AutoCont, která už se s interními procesy a zvyklostmi v UniControls seznámila v průběhu nasazení Project Serveru, což celou implementaci značně usnadnilo a urychlilo.

Podnikový systém musel být hlavně spolehlivý

Při rozhodování o podnikovém informačním systému však hrála roli ještě jedna důležitá otázka – spolehlivost a dostupnost celého systému. „Na naše produkty je kladen tlak na maximální kvalitu a dostupnost, stejně se snažíme přistupovat k fungování interních informačních technologií a systémů,“ vysvětluje celou situaci Martin Répal, vedoucího odboru IS v UniControls. Nový systém měl totiž plně převzít řízení výroby, která by se na něm tímto stala plně závislou. UniControls na něj proto kladla vysoké nároky. Microsoft Dynamics NAV přitom nabídl devízu v podobě naprosto bezproblémové spolupráce s operačním systémem Windows Server 2008, databázovým serverem SQL Server 2008 a jejich klíčovými komponentami, které chtěla firma nasadit ve virtualizovaném prostředí HyperV na celkem čtyřech fyzických serverech spojených do jednoho virtuálního clusteru, což se nakonec bez jakýchkoliv problémů podařilo. V případě závady či zničení jednoho, či dokonce dvou fyzických serverů tak celý informační systém bude bez jakýchkoliv problémů či přerušení fungovat dál.

Pro propojení systémů posloužil SharePoint Nasazení Microsoft Dynamics NAV v UniControls probíhalo celkem ve dvou etapách. Hlavní procesy se podařilo ve spolupráci s implementačním partnerem zprovoznit již ve 2. kvartálu roku 2009. Nejnáročnější částí implementace, která zahrnovala napojení na Microsoft Office Project Server 2007 a popsání všech procesů v souladu se všemi příslušnými

Strana 6

certifikáty, však byla výroba. Její implementace probíhala celkem rok a výsledkem byl bezproblémový přechod na novou výrobu právě v okamžiku, kdy to firma nejvíce potřebovala a rozjížděla v masivním měřítku novou výrobu. Každá zakázka je tak nyní řízena jako projekt, a to i po finanční stránce. Systém také eviduje životní cyklus každého jednoho výrobku i produktové série a umožňuje managementu detailní analýzy finančních i časových nákladů jednotlivých výrobních kroků i procedur. K přehlednému získávání souhrnných dat z Microsoft Dynamics NAV a Project Serveru pak slouží Microsoft Office SharePoint Server 2007, který obstarává nejen sdílení a snadné zpřístupnění dat z obou systémů, ale také správu veškeré doprovodné dokumentace, náročného dokumentového workflow u změnového řízení i souhrnný reporting.

Díky Microsoft Dynamics NAV efektivita výroby dvojnásobně vzrostla

Přínosy všech tří nových systémů v čele s Microsoft Dynamics NAV shrnul výrobní ředitel společnosti UniControls Richard Klik: „Mohu říci, že pomocí zavedení normované práce a díky jejímu důslednému řízení v informačním systému bylo možné za poslední tři roky v podstatě dvakrát zvýšit efektivitu práce, protože jsme opravdu

při stejném počtu pracovníků udělali za jeden rok dvakrát tolik výrobků. Také mohu říci, že parametrizací skladových položek v Microsoft Dynamics NAV, tedy nastavením minimálního a maximálního množství, násobku objednání a průběžných dob nákupu, se podařilo výrobní termíny výrobního cyklu zkrátit ze šesti měsíců v roce 2007 na tři a půl měsíce v roce 2010.“ UniControls tak díky Microsoft Dynamics NAV i dalším podpůrným systémům od společnosti Microsoft dokázala zvládnout skokový nárůst výroby, a mohla tak bez problémů pokračovat v růstu i v době, kdy ostatní společnosti kvůli krizi stagnovaly. I

Komerční prezentace – inzerce

Podnikové informační systémy

ZVVZ – převod všech systémů na SQL Server nám usnadní jejich rozvoj Skupina ZVVZ patří mezi významné výrobce profesionální průmyslové vzduchotechniky. S jejími výrobky se setkáte v mnoha elektrárnách v České republice, ale také Číně, Turecku, Indii, Jižní Korei nebo třeba na letišti ve Washingtonu. S výrobky ZVVZ se ale setkáte třeba i v pražském tunelu Mrázovka anebo v aerodynamickém tunelu automobilky Audi v Ingolstadtu. Celá skupina využívá řadu podpůrných informačních technologií od části systému ERP (ekonomiky a personalistiky) využívající plné funkčnosti jak pro divizní uspořádání, tak pro dceřiné společnosti, přes páteřní systém řízení zakázek, který byl vyvinut na zakázku, TPV, APS, Business Intelligence a manažerské informační systémy. V roce 2010 se firma rozhodla kompletní aplikační (databázovou) platformu sjednotit a převést na databázový server Microsoft SQL Server 2008. Získala tím snazší správu i lepší možnost rozvoje stávajících aplikací. serverům s BI a manažerským informačním systémem, což přechod na novou databázovou platformu odstranil. „Pod tíhou všech těchto argumentů jsme přistoupili na sjednocení databázových platforem na Microsoft SQL Server 2008. Pro firmu to bylo levnější, rychlejší a umožňovalo to se stávajícími zdroji zajistit celkově lepší a snazší správu databázových serverů,“ uvedl Jan Buriánek, IT manažer společnosti ZVVZ.

Migrace 80 GB databáze na SQL Server proběhla hladce

Nový IT ředitel chtěl podpořit rozvoj firmy

ZVVZ coby firma s miliardovým obratem využívá moderní IT nástroje pro podporu podnikových procesů, řízení a rozhodování již řadu let. Klíčový ERP systém firma nasazovala v roce 2001, kdy si pro něj coby databázovou platformu zvolila Oracle, které v tu dobu považovala za nejlepší a která v té době odpovídala kritickým požadavkům na výkon, dostupnost a zabezpečení. Nicméně další, novější podnikové informační systémy, které ve skupině postupně přibývaly, již využívaly platformu Microsoft SQL Server. Pro firmu to nebyl žádný velký problém, neboť v IT oddělení zaměstnávala odborníky na obě platformy. Po příchodu nového IT manažera se firma začala zaměřovat na budoucí rozvoj klíčových informačních systémů a proaktivní podporu pro jednotlivé činnosti firmy ze strany IT oddělení. Pro umožnění dalšího rozvoje bylo potřeba nejprve otevřít diskusi o vývojovém prostředí, které by firma začala používat pro plánovaný rozvoj podpůrných nástrojů. Stávající programátoři totiž ovládali v roce 2007 už poněkud neaktuální vývojové prostředí FoxPro.

Vývoj pro SQL Server se ukázal nejjednodušší

Za novou vývojářskou platformu, která by měla velký potenciál i v budoucnu, byl nakonec zvolen vysokoúrovňový programovací jazyk C# vyvinutý společností Microsoft a prostředí ASP.net. Pro tuto volbu navíc hrál i fakt, že ZVVZ se ve stejné době rozhodla vstoupit do programu pro vývojáře Microsoft Developer Network, čímž získala bezplatný přístup k vývojářským nástrojům Microsoft Visual Studio. Pět vlastních programátorů a dva technici se tak v polovině roku 2008 začali školit na prostředí C#, aby mohli následně sami začít rozvíjet dosavadní podnikové informační systémy ve firmě. Školení programátorů skončilo počátkem roku 2009 a IT oddělení ZVVZ začalo přemýšlet co dál. Pro snazší budoucí rozvoj, levnější správu i snížení provozních nákladů IT oddělení bylo nezbytné sjednotit databázovou platformu napříč firmou, ať již na databázovém prostředí Oracle využívaném 32 bitovým ERP systémem anebo v prostředí Microsoft SQL Serveru.

Pro Microsoft SQL Server hrála řada faktorů

Z pohledu budoucího vývoje aplikací se ukázal jako lepší Microsoft SQL Server hned v několika ohledech. Především je SQL Server pro vývoj aplikací v C# a Visual Studiu vhodnější, neboť celý kód je v něm optimalizovaný právě pro spolupráci s Microsoft SQL Serverem, takže s jeho využitím umožňuje využít dostupný výkon hardware na maximum, a navíc se s ním programátoři v průběhu přeškolování na C# již naučili pracovat. Dalším faktorem, který hrál pro Microsoft SQL Server, byl fakt, že v únoru 2009 firmu opustil databázový specialista na Oracle. Na jeho místo však z úsporných důvodů nebylo možné najmout nového člověka. Vyškolení některého ze stávajících zaměstnanců na tuto platformu by přitom ZVVZ vyšlo na 50 000 korun, přičemž by firma za tuto cenu měla k dispozici jen jednoho specialistu, oproti pěti specialistům na Microsoft SQL Server již vyškoleným v rámci přechodu na C#. Třetím, velice důležitým faktorem, pak byl fakt, že celkem 6 ze 7 systémů ve firmě využívalo řadu let bez jakýchkoliv problémů pro databázi Microsoft SQL Server. Zásadním argumentem ve prospěch SQL Serveru se také ukázalo, že Oracle ve spojení s 32 bitovým ERP systémem vykazoval problémy při pokusech o nasazení na moderní 64 bitovou architekturu, která by mimo jiné umožňovala využívat na serveru více než 4 GB paměti. Tyto problémy se naplno projevily, když ZVVZ potřebovala propojit databázi svého ERP systému fungující na 32bitové architektuře se 64bitovými databázovými servery Microsoft SQL Server, které zajišťovaly běh Business Intelligence (BI) a manažerského informačního systému. Po neúspěšných pokusech o zprovoznění 64bitového klienta a zvážení dalších alternativních cest nakonec IT oddělení muselo vytvořit samostatný 32bitový server, který sloužil čistě jen ke zprostředkování dat z 32 bitového ERP systému využívajícího Oracle databázi směrem k 64bitovým

Samotný přechod na jednotnou databázovou platformu Microsoft SQL Server 2008 byl rozdělen do dvou fází. V první fázi, která byla realizována počátkem června 2010, bylo nutné přemigrovat databázi ERP systému na Microsoft SQL Server. Ve druhé fázi, která nastane na podzim 2010 v rámci projektu konsolidace serverů, dojde k migraci všech stávajících databázových serverů na platformě Microsoft SQL Server na nejnovější verzi Microsoft SQL Server 2008. Na první fázi IT oddělení spolupracovalo se společností Ortex, která je dodavatelem

Všechny klíčové systémy ZVVZ bude obsluhovat SQL Server 2008

Od června 2010 fungují již všechny databázové servery ve skupině ZVVZ na platformě Microsoft SQL server. Při samotném přechodu ani v průběhu ostrého provozu se přitom nevyskytl s novým databázovým systémem jediný problém. SQL Server navíc zcela bez jakéhokoliv kompromisu plnohodnotně nahradil databázovou platformu Oracle včetně zajištění veškerých požadavků na provoz kritického informačního systému firmy. ZVVZ tak přechodem na Microsoft SQL Server 2008 získala spolehlivé moderní 64bitové řešení, snazší jednotnou správu všech databázových serverů a zároveň také platformu, pro kterou je schopna si snadno svépomocí vyvíjet v C# a ASP.net nové podnikové aplikace a upravovat ty stávající. Kromě toho firma přechodem ušetřila jednu výkonnou 32bitovou stanici, která dříve musela řešit zprostředkování dat mezi 32 bitovou databází Oracle u ERP systému a 64 bitovou databází BI systému, a také desítky tisíc korun, které by jinak musela investovat do proškolení databázového specialisty na Oracle. I

Ve firmě PRO-DOMA pomáhá Microsoft Dynamics k růstu a zvyšování kvality zákaznického servisu Společnost PRO-DOMA působí již 20 let jako prodejce stavebního materiálu a potřeb pro řemeslníky. Zabývá se velkoobchodním i maloobchodním prodejem napříč Českou republikou, má 35 maloobchodních středisek a dodává stavební materiál do dalších více než 200 tuzemských stavebnin. Za dobu svého působení si vybudovala na trhu pozici jednoho ze tří nejsilnějších stavebninových řetězců. V silném konkurenčním prostředí firmě účinně pomáhá k vyšší efektivitě i Microsoft Dynamics NAV, který implementovala společnost CCV Informační systémy.

Cesta k expanzi vedla přes podnikový informační systém

Když se vedení společnosti PRO-DOMA rozhodovalo o nasazení podnikového informačního systému, stála firma na prahu plánované expanze. Ta vyžadovala uzpůsobení celé koncepce nákupu a prodeje tak, aby se procesy implementované v informačním systému staly katalyzátorem další prosperity. Hledal se takový informační systém, který by byl dostatečně výkonný, odpovídal všem oborovým potřebám a zároveň účinně podpořil firmu v dalším rozvoji. „Bylo to období, kdy firma skokově vyrostla na 150 zaměstnanců a překročila miliardu obratu. Z této pozice navíc postupně dále rostla až na dnešních 300 zaměstnanců,“ popisuje jednatel společnosti PRO-DOMA Josef Mařinec.

Oborově upravený systém řeší i velmi specifické požadavky

Na základě pečlivé analýzy byl vybrán informační systém Microsoft Dynamics NAV a implementační tým společnosti CCV Informační systémy, který je oborově orientován právě na oblast stavebninových materiálů, obchodu a logistiky, a je tedy schopen vytvořit pro společnost systém šitý na míru. Pokrytí dodavatelskoodběratelských potřeb společnosti si vyžádalo, aby se standardní funkce systému rozšířily o řadu specializovaných modulů pro oblasti maloobchodního a tranzitního prodeje, řízení centrální cenotvorby a sortimentu, vyhodnocení úspěšnosti obchodování, centralizaci nákupu, obalové saldo a v neposlední řadě pro elektronickou komunikaci s dodavateli a vybranými odběrateli. „Naše rozsáhlá síť potřebovala systém na míru oboru stavebních hmot, naše práce je díky tomu mnohem efektivnější než dříve. Došlo k poklesu zásob na maloobchodních prodejnách a jsme schopni nabízet našim zákazníkům ještě kvalitnější služby,“ dodává Jan Mařinec, manažer provozu. Výsledkem implementace je systém schopný řešit kromě všech běžných obchodních činností i velmi specifické požadavky, například v oblasti cenotvorby, logistiky a šíře sortimentu. Každý prodejce má okamžitý přístup k úplné obchodní informaci dodavatele, což umožňuje velmi rychlé zpracování nabídek. Aby se redukovaly dopravní náklady, došlo též k vyčlenění částí sortimentu s povinností sdružovat nákupní požadavky a realizovat objednávky z jednoho místa prostřednictvím centrály. Systém ve společnosti PRO-DOMA podporuje také zvláštní způsob

20. října 2010

části ERP systému. Celková velikost databáze, kterou bylo třeba převést na novou platformu, činila 80 GB, přičemž celá databáze byla rozdělena do čtyř částí, z nichž každá reprezentovala jednu společnost ve skupině ZVVZ. Migraci na nové databázové prostředí se podařilo provést během pěti pracovních dnů za účasti v průměru 1,5 člověka za ZVVZ a 1,5 člověka ze společnosti Ortex. První den byl věnován instalaci a konfiguraci databázového serveru Microsoft SQL Server 2008 a zbylé čtyři dny probíhala samotná migrace všech čtyř firem ve skupině. Po dobu migrace byl přitom účetní systém v dané právě migrované firmě nedostupný. Migrace začínala každý den ráno provedením zálohy dat. Poté následovala během dne samotná migrace dané společnosti a odpoledne a večer probíhalo testování. Nejdelší odstávku prodělal systém přímo ve společnosti ZVVZ, kdy se 45 GB dat podařilo převést na Microsoft SQL Server 2008 během 8 hodin. Ani jednou se nestalo, že by se v průběhu migrace objevil nějaký problém, nebo že by se ERP systém na nové databázi nepodařilo do následujícího dne zprovoznit.

Strana 7

obchodování, tzv. tranzitní prodej. V této situaci odběratel sice objednává zboží přímo u výrobce, ale z důvodu výhodných obchodních podmínek je zboží fakturováno v linii výrobce–velkoobchodní společnost– odběratel.

S Microsoft Dynamics NAV klesly zásoby o 15 procent a produktivita stoupla o 30 procent

PRO-DOMA může nyní také detailně sledovat efektivnost jednotlivých sortimentních položek. To směřuje k optimalizaci maloobchodně nabízeného sortimentu, a tím k poklesu zásob na maloobchodních prodejnách až o 15 %, aniž by byla dotčena šíře sortimentu. Díky zautomatizování procesu se zjednodušil, zrychlil a zefektivnil průběh tranzitních obchodů. Obsluha dosahuje vyšší produktivity a je schopna zpracovat o 30 % více obchodních případů. Možnost vyhodnotit každý obchodní případ v okamžiku jeho vzniku přispívá k udržení a optimalizaci dosahované marže. Součástí řešení je také na míru upravený manažerský reporting pro kontrolu běžných statistik a marží, přes složitější analýzy každého obchodního případu, kreditní informace až po manažerské „makro“ výstupy v celé škále pohledů. V systému je také připravena agenda na dvoustranné i trojstranné zápočty. Díky tomu je společnost schopna jakýmkoliv způsobem navrhovat a provádět srovnání salda se svými obchodními partnery.

Skladové a paletové hospodářství Kromě skladových zásob, logistiky a dopravy poskytuje systém také agendu paletového hospodářství. Je tak možné přesně vyhodnocovat počty nakoupených

a prodaných palet, a mít tak přehled o stavu svého paletového konta vůči dodavatelům a odběratelům. Systém k položkám obalů automaticky eviduje a účtuje opotřebení, které vzniká používáním obalů, tzn. že vracení obalů je již vždy provedeno za částku poníženou o opotřebení.

Dostupnější zboží znamená levnější zboží

Microsoft Dynamics podporuje standardizaci procesů ve firmě, a tím přináší možnost efektivního a rychlého růstu. PRO-DOMA otevřela zákazníkům za poslední rok 12 nových maloobchodních prodejen a plánuje další expanzi. „Uvědomujeme si, že na prodávaných stavebních hmotách bývá zásadní nákladovou položkou samotná doprava. Její vliv lze eliminovat přiblížením zboží zákazníkovi prostřednictvím rostoucího počtu našich poboček a dále zrychlením a zautomatizováním toku zboží, které je navíc okamžitě dostupné,“ vysvětluje obchodní ředitel Daniel Křížek. S růstem firmy dochází také k postupnému rozvoji samotného systému, od pravidelného přechodu na nové verze až po rozvoj elektronické výměny dokladů s obchodními partnery. „Náš systém umožňuje mít kontrolu nejen nad tím, co se stalo nebo momentálně děje, ale také nám umožňuje předvídat, co se stane. Je podporou růstu, prosperity a nebrání akvizicím. Jeho hlavní devízou je uživatelská přístupnost, schopnost zvládat procesy napříč obchodní sítí s jistotou a stabilitou. Tuto přednost pak podtrhuje jeho pravidelná inovace. Nepřímo tak určuje naši konkurenceschopnost, produktivitu a podporuje nás v dalším růstu,“ uzavírá Petr Vaněrka, generální ředitel společnosti PRO-DOMA. I

Komerční prezentace – inzerce

Podnikové informační systémy

AutoCont: S Office Communications Serverem ušetříme jen na cestovném milion ročně Společnost AutoCont je českou soukromou společností, která v oblasti dodávek zboží, služeb a řešení na poli informačních a komunikačních technologií úspěšně působí již 20 let. V České republice má 7 regionálních center a zaměstnává na 770 zaměstnanců. Při komunikaci v rámci firmy i se zákazníky nyní využívá Microsoft Office Communications Server 2007. Ten jejím zaměstnancům šetří stovky hodin času měsíčně a jen na cestovném firma ušetří milion korun za rok.

Cestování už bylo neúnosné

Implementaci CRM systému ve 2N chtěli sami zaměstnanci, firmě pak přinesla spokojenější zákazníky Společnost 2N Telekomunikace se zhruba od roku 2000 profiluje jako český exportér telekomunikačních výrobků. V posledních letech natolik významně, že objem produkce do zahraničí vzrostl velmi rychle na 80 %. Znamená to intenzivně obsluhovat zákazníky, především partnery, z přibližně 150 zemí světa, být s nimi v nepřetržitém kontaktu, podporovat jejich obchodní aktivity, účastnit se marketingových akcí, veletrhů apod. Prostě intenzivně komunikovat. CRM systém se proto stal pro firmu nezbytností.

Rychlý růst si vyžádal změny v řízení vztahů se zákazníky

S příchodem velkého množství nových zákazníků, resp. kontaktů, se ve firmě zásadně zvýšila potřeba sdílet zákaznické informace, a to zejména mezi útvary obchodu, marketingu, technické podpory a servisu. Díky převážně e-mailové komunikaci s klienty firma dospěla do situace, kdy potřebná informace byla sice po firmě distribuována kvalitně – taktéž e-mailem, ale s negativním vlivem na navýšení interního „spamu“. Situace byla natolik tristní, že obchodníci trávili hodiny času pročítáním e-mailů, které jim nepřinášely potřebnou informaci. Obdobná situace byla k vidění v útvarech zákaznické péče a technické podpory, kde zákazníci začali pociťovat zpomalení reakčních dob a zajisté i určitý diskomfort a nesourodost při jednání s rozdílnými složkami firmy. 2N se proto v roce 2007 rozhodla celou situaci vyřešit nasazením profesionálního CRM systému, který by distribuoval informace napříč firmou cíleně tak, aby ti správní lidé měli snadno přístupné jen ty informace, které skutečně potřebují a měli by je znát.

Druhý pokus o implementaci CRM už musel vyjít

Důvodem, proč situace ve 2N dospěla až do tohoto stadia, byl mimo jiné fakt, že firma se už v minulosti pokoušela nasadit CRM systém, ale jeho implementace se nezdařila. Druhý pokus přitom musel už na 100 % vyjít. Vedení si po této zkušenosti uvědomovalo, že firma musí tuto změnu chtít a efekt musí být jasně měřitelný a markantní a že důležitou podmínkou je vůle managementu i určitá míra kázně mezi zaměstnanci. Management proto věnoval v tomto ohledu mnoho energie firemní osvětě a snažil se nacházet benefity i pro jednotlivé role ve firmě – pro obchodníka, pracovníka oddělení péče o zákazníky, technické podpory apod. Nakonec se podařilo vytvořit jedinečnou atmosféru, kdy byla firma motivována a lidé tlačili management ke spuštění implementace CRM systému. Ten však bylo nejprve nutné správně vybrat. Celou situaci ohledně výběru nového CRM systému okomentoval Tomáš Trefný, CIO společnosti 2N, následovně: „Uvědomovali jsme si, že i když je pro implementaci CRM postupů ve firmě klíčový pozitivní přístup uživatelů, vše může pokazit výběr nekomfortního a ‚nepřátelského‘ prostředí, ve kterém budou lidé pracovat. Systém měl být jednoduchý, přehledný, nenáročný na pochopení a ovládání a především – konfigurovatelný našimi silami. Vždy jsme se snažili ze všech našich systémů využít víc, než nabízel i samotný dodavatel systému. Rozhodnutí pro tehdy nový Microsoft Dynamics CRM bylo více než logické, i když ve hře byly i jiné systémy. Téměř veškerá obchodní komunikace totiž probíhala přes Microsoft Exchange Server a obchodníci trávili hodiny zaboření do svých Outlooků. Navíc často vyjíždějí do světa a potřebují pracovat offline – bez připojení k Internetu, což Microsoft Dynamics CRM umožňuje.“

implementátor celého řešení – společnost Infinity – musela nejprve vyvinout. Tak vznikl například i jedinečný způsob obsluhy e-mailových front na poštovním serveru s automatickým rozpoznáváním odesílatele a rozřazováním informací podle důležitosti zprávy na správného adresáta. Dá se říci, že vše, co Microsoft Dynamics CRM nabízí, firma využila dokonale, včetně podpory marketingových rozesílek a technické podpory. V první části implementace došlo zejména k nastavení „kontakt managementu“, vytvoření synchronizace kontaktů a organizací s ERP systémem a provázání s místní telefonní ústřednou 2N NETSTAR pro sledování obchodních telefonních hovorů. Za podpory analytiků a programátorů ze společnosti Infinity pak došlo k nastavení CRM systému pro používání obchodními složkami, útvarem logistiky a péče o zákazníka. Veškerá e-mailová, telefonní i osobní aktivita mezi 2N a zákazníkem je nyní automaticky sledována, a vytváří tak historii vztahu se zákazníkem. V poslední fázi implementace byl jako důležitý doplněk CRM řešení nasazen Microsoft Office SharePoint Server 2007, který plní roli úložiště firemních dokumentů a zároveň slouží pro tvorbu důležitých reportů ze CRM i ERP systému.

Nasazení CRM systému oceňují hlavně zákazníci 2N

To, že společnost 2N Telekomunikace využívá nový CRM systém, poznají hlavně její zákazníci, a to v podobě příjemného pocitu z profesionální obsluhy a rychlé a komfortní poprodejní a technické péče. Zákazník nyní odchází s pocitem, že je v zájmu firmy zjišťovat jeho potřeby a ujišťovat se o kvalitě poskytnutých služeb. Microsoft Dynamics CRM je tak hodně investicí do budoucna, neboť spokojený zákazník nemá důvod měnit dodavatele a při opakovaném nákupu přijde právě tam, kde je spokojený.

CRM systém posunul myšlení obchodníků od krátkodobého k dlouhodobému

Microsoft Dynamics CRM však přinesl i celou řadu jasně měřitelných efektů, počínaje zrychlením reakčních dob přes lepší koordinaci lidí ve firmě ve vztahu k zakázce až po jednoznačně dobrý pocit z „uklizených zákaznických dat“ a zachování historie komunikace s klientem. Obchodníci také díky CRM systému postupně přenášejí svou pozornost od hodnocení okamžitého výkonu (měsíční marže) k hodnotě potenciálu svých klientů. Dnes je ve 2N běžné, že každý obchodník v týdenním reportu před kolegy obhajuje hodnotu svých budoucích příležitostí a naopak je hodnocen za efektivitu, se kterou se mu daří je přeměnit ve zmiňovanou marži. Je to pohled do budoucna, který 2N s vyšší jistotou umožňuje plnit firemní vizi a kormidlovat firmu k jejímu naplnění. I

Společnost AutoCont nabízí široké portfólio produktů a služeb v oblasti ICT. To mimo jiné implikuje nutnost mít řadu produktových specialistů. Díky šíři celého portfólia a velkému počtu regionálních center však není možné mít v každém regionu jednoho specialistu na všechno. Zároveň musí mít firma se 770 zaměstnanci odpovídající organizační strukturu, která si žádá časté schůzky manažerů na jednotlivých úrovních řízení ze všech regionů. Až do roku 2006 situace vypadala tak, že řadoví pracovníci trávili velkou část času sháněním lidí, k čemuž museli používat několik zařízení a programů (e-mail, telefon, systém pro videokonference, mobil, telefon na sekretářku atd.). Pracovní týmy, obvykle tvořené specialisty z různých regionů, pak zase měly velký problém naplánovat si společné schůzky tak, aby se lidé například z Prahy, Brna a Ostravy mohli sejít v jeden den a v dobu, kdy měli všichni čas nejen na schůzku jako takovou, ale také na několikahodinový přejezd. Týmy se tak musely více spoléhat na výkony jednotlivých členů a vzájemné schůzky sloužily spíše ke sladění postupů a seznámení s pokrokem, který od poslední schůzky jednotliví členové týmu udělali. Doslova noční můrou pak byla hromadná školení. Ta se pořádala často v Brně, které bylo pro všechny zaměstnance vzdálené do 2,5 hodiny dojezdového času. Kvůli dvěma hodinám školení tak lidé z různých koutů republiky strávili minimálně 5 hodin v autě. Zaměstnanci z Karlových Varů ale mnohdy přijížděli třeba i den předem, což spolu s náklady na čas přinášelo také náklady na ubytování. Často se rovněž stalo, že díky dopravní situaci na cestách někteří zaměstnanci dorazili na školení s hodinovým i delším zpožděním. Pro management tak bylo neustálé dojíždění neakceptovatelné, a to nejen kvůli promrhanému času zaměstnanců, ale také kvůli nákladům na cestování, ubytování a diety, a v neposlední řadě kvůli finančním ztrátám způsobeným časovými skluzy, kdy firma nebyla tak flexibilní, jak by si management i zákazníci přáli. Proto se AutoCont v roce 2006 začal poohlížet po možném komplexním řešení pro komunikaci, které by nabídlo instant messaging, hlasovou komunikaci, videokonference a telekonference s možností sdílet soubory, pracovní plochu i virtuální flipchart. Jenže najít takové řešení nebylo vůbec jednoduché.

O Office Communications Server se začali zajímat sami zaměstnanci Nejprve padla volba na specializovaná videokonferenční řešení, ale ta byla příliš náročná na přenosové pásmo, vyžadovala dedikovanou místnost atd. Obecně to tedy nijak neřešilo problém aktivní denní spolupráce desítek lidí z různých regionů. IT oddělení

Na přípravě se podíleli:

Náročné požadavky na úpravu systému se podařilo splnit

2N je jako firma velmi náročným klientem, co se komfortu užívání a chování systému týká. Její nároky na systém tak představovaly přípravu několika unikátních funkcionalit systému přímo na míru společnosti, které

20. října 2010

Strana 8

společnosti si však v roce 2007 všimlo tehdy nového produktu Microsoft Office Communications Server 2007, který podstatným způsobem rozvíjel možnosti Live Communications Serveru 2005, jejž už část firmy používala pro videokonference přímo z počítače. Nově přitom přibylo vše, co firma požadovala. Nasazení Microsoft Office Communications Serveru 2007 však v AutoContu proběhlo poněkud netradičně. Nejdříve jej začalo využívat samo IT oddělení, které ho proaktivně nabízelo dalším zaměstnancům. Obvykle to bylo u příležitosti, kdy zaměstnanci potřebovali vyřešit nějaký problém anebo se měli zúčastnit nějakého školení. Namísto toho, aby museli jet přes celou republiku, jim pracovníci IT nabídli, ať si nainstalují Office Communicator a zúčastní se školení online. To mělo za následek, že se i zaměstnanci z jiných oddělení dozvěděli o této možnosti a začali se o ni zajímat. Nasazení Office Communications Serveru pro všech 770 zaměstnanců pak bylo otázkou několika týdnů. Vše se odehrávalo v podstatě řetězově a zaměstnanci sami žádali IT oddělení o zpřístupnění tohoto komunikačního řešení. Během pár měsíců pak využívala Office Communications Server úplně celá firma.

Zdlouhavé cestování zmizelo ze dne na den

Díky Office Communications Serveru zmizelo de facto ze dne na den zdlouhavé cestování. Široká škála funkcí, které systém nabídl, pokryla veškeré komunikační potřeby všech zaměstnanců. Řadoví pracovníci nyní díky informaci o stavu dostupnosti nemusejí nikoho zdlouhavě hledat. Ke všem typům komunikace využívají jediný prostředek – Office Communicator coby klientskou aplikaci pro Microsoft Office Communications Server – a zahájit instant-messagingovou, hlasovou či videokomunikaci mohou přímo – jediným kliknutím z prostředí Outlooku. Členové pracovních týmů se nyní mohou sejít prakticky ihned, a to i s často velmi vytíženými specialisty. I když jeden člověk sedí v Praze, druhý v Ostravě a třetí v Karlových Varech, je uspořádání schůzky otázkou pár sekund (pakliže mají všichni nastavený status „online“) anebo pár hodin, než si naplánují schůzku v Outlooku

v době, kdy jsou všichni členové týmu k dispozici. Virtuální schůzky se přitom mohou odehrávat přímo z počítačů či notebooků jednotlivých členů týmu anebo z konferenčních místností, pakliže se v jedné lokalitě nachází více pracovníků. Navíc je Office Communications Server integrován i s podnikovou telefonní ústřednou, což znamená, že prostřednictvím Office Communicatoru mohou zaměstnanci přijímat i své telefonní hovory z pevné linky, a je přitom vcelku jedno, jestli jsou zrovna v kanceláři v Praze, v Brně, někde v hotelu anebo třeba i u sebe doma. Vždy jsou k dispozici na svém pevném telefonním čísle.

Online komunikace radikálně zrychlila reakce na požadavky klientů

Díky Microsoft Office Communications Serveru se tak podařilo docílit v AutoContu radikálního zlepšení hned v několika oblastech. Schůzky ohledně akutních problémů a požadavků zákazníků je možné realizovat v řádu hodin namísto dnů. Kvůli školením není potřeba nikam jezdit, a navíc josu školení nově dostupná i offline, tehdy, když na ně mají zaměstnanci dostatek času. Nemusí tak už trávit dlouhé hodiny v kolonách a noci v hotelích, ale mohou se věnovat své práci, které tak zvládnou ve stejném čase podstatně více. Firma jen na cestovních výdajích ušetří zhruba milion korun ročně. Díky tomu, že má každý okamžitý přehled o dostupnosti všech kolegů, je možné také operativně k virtuálním schůzkám přizvat i často vytížené produktové specialisty. Virtuální schůzky a porady se navíc osvědčily i při kontaktu se zákazníky, kteří tak dostanou lepší servis. Není totiž problém, aby se schůzky účastnili například zaměstnanci AutoContu ze všech regionálních center najednou. Firma se tak stala díky řešení Microsoft Office Communications Server 2007 efektivnější a flexibilnější, což poznali i její zákazníci. Nové komunikační řešení navíc firmě velice výrazně pomohlo při nasazení nového podnikového informačního systému Microsoft Dynamics AX, ke kterému došlo v roce 2008. Veškeré porady klíčových uživatelů i následná školení zaměstnanců totiž mohly probíhat operativně a online. I