P&O-DIENSTVERLENING ‘Uw personeelsadministratie ALTIJD UP-TO-DATE’
DEMAC ACCOUNTANTS / CONSULTANTS B.V. Bellweg 2a, 4104 BJ Culemborg - Postbus 486, 4100 AL Culemborg - +31 345 53 20 10
[email protected] - www.demac.nl - KvK: 11047588 - Bank: NL20RABO0106911252 - BTW nr: NL808572076B01 Pagina 1 van 9
BESTE ONDERNEMER Als ondernemer bent u het liefst zo min mogelijk tijd kwijt met administratieve taken rondom uw medewerkers, en dat is logisch. Daarom heeft DEMAC Accountants / Consultants (hierna: DEMAC) haar dienstverlening vernieuwd en ook op dit punt gericht op het ontzorgen van u als ondernemer. Onze oplossing: loket.nl. Met deze online applicatie werken wij als accountantskantoor direct met u samen op het gebied van salaris en personeel. U stelt met loket.nl ook eenvoudig documenten beschikbaar aan uw werknemers via het werknemersloket en koppelt uw salaris- en personeelsadministratie gemakkelijk aan andere applicaties. Hierna leest u meer over de mogelijkheden van loket.nl, onze dienstverlening aan u en de ervaringen van gebruikers. Natuurlijk is uw bedrijf echt anders dan dat van de geciteerde gebruiker, dat beseffen wij. Maar het mooie van loket.nl is, dat het zo flexibel is. U kiest alleen voor die onderdelen van de applicatie die u wilt gebruiken. En samen met ons bepaalt u hoe we loket.nl zo optimaal mogelijk inzetten. Zodat u kunt doen waar u goed in bent. En dat is ondernemen.
Pagina 2 van 9
LOKET.NL: SALARISVERWERKING OP MAAT Met loket.nl werken wij samen met u in één online omgeving en dit heeft tal van voordelen. Zo kunt u bepalen wat u zelf doet en wat u uitbesteedt aan ons. Deze manier van samenwerken is flexibel, efficiënt en minder foutgevoelig. Bovendien beschikt u altijd over de meest actuele salaris- en personeelsadministratie.
Efficiënt en minder foutgevoelig Rob is controller en heeft ook de salarisadministratie onder zijn hoede. Hij werkt sinds 2012 met loket.nl. Hij koos ervoor om mutaties zelf in de applicatie in te voeren. ‘Voorheen verzamelde ik de mutaties van de hele maand. Deze verstuurde ik vervolgens naar de salarisadministrateur. Dat er nu een schakel tussenuit is, maakt de werkwijze efficiënter en minder foutgevoelig. Bovendien kan ik de mutaties invoeren waar en wanneer ik maar wil.’ ‘Als een nieuwe werknemer in dienst is getreden, zet ik zijn of haar gegevens direct in loket.nl. Dan heb ik dat meteen afgehandeld.’ Bovendien gaan de loonstroken bij Rob tegenwoordig rechtstreeks naar het personeel via het werknemersloket. Ze kunnen dat benaderen via hun PC of via een app op hun smartphone of tablet.
Gebruikersvriendelijk en snel De applicatie is gebruikersvriendelijk, betrouwbaar en snel. De verwerkingssnelheid is heel hoog. Binnen enkele seconden is oproepbaar welk effect een door DEMAC doorgevoerde mutatie heeft op de loonoutput. Verder wordt de loonaangifte automatisch afgehandeld.
Bron van personeelsinformatie Naast de module voor salarisverwerking maakt Rob gebruik van de verlofmodule en diverse HRM-functionaliteiten van loket.nl. Door de inzet van deze verschillende modules en functionaliteiten is de applicatie een belangrijke bron van personeelsinformatie.
Rob: ‘Of het nu gaat om loonkostenontwikkeling per afdeling, verlofurenoverzichten of kind- en partnergegevens van medewerkers: al deze data zijn beschikbaar in loket.nl.
Pagina 3 van 9
LOKET.NL BIEDT EEN EFFICIËNTE OPLOSSING BIJ P&O-VRAAGSTUKKEN Loket.nl vormt het fundament onder uw personeelsbeleid. Geen papieren dossiers meer, maar een digitale omgeving waarin u belangrijke informatie vastlegt en desgewenst deelt met medewerkers. Denk aan contracten, verstrekkingen, gespreksverslagen of diploma’s. Loopt een overeenkomst ten einde? Loket.nl geeft tijdig een waarschuwing.
Aad werkt als personeelsfunctionaris en salarisadministrateur en maakt volop gebruik van de P&O-modules van loket.nl. ‘Het werkt allemaal heel eenvoudig.’
Opleidingsplan De module opleidingen, waarin diploma’s en certificaten van werknemers worden bijgehouden, blijkt een handig hulpmiddel bij het monitoren van de opleidingsverplichtingen.
Aad: ‘Aan onze monteurs worden de nodige verplichtingen gesteld voor opleiding. In loket.nl kunnen we precies nagaan welke personeelsleden de vereiste diploma’s al hebben en wie nog aan bepaalde modules moet deelnemen.’
Ziekteverzuimrapportages Aan de hand van actuele rapportages in loket.nl bespreekt Aad wekelijks met de leidinggevende het ziekteverzuim in de organisatie. ‘Samen besluiten we dan of we actie moeten ondernemen.’
Signaal Met loket.nl bent u altijd up to date. Geen contract verloopt en geen medewerker jubileert zonder dat u ruim van tevoren op de hoogte gesteld wordt. De applicatie geeft in zulke gevallen automatisch een signaal. U kunt signalen ook zelf instellen, zoveel u maar wilt.
Aad: ‘Ik krijg nu bijvoorbeeld een halfjaar voordat een leasecontract afloopt een melding.’
Werknemersloket Sommige informatie kunt u delen met het personeel. Via het werknemersloket hebben werknemers toegang tot hun personeelsdossier (voor zover u dat openstelt) en hun actuele verlofsaldo. Ook informatie die voor alle werknemers gelijk is, zoals cao, personeelshandboek e.d., kunt u digitaal beschikbaar stellen.
‘Al dit soort documenten en informatie is voor onze medewerkers heel eenvoudig op te roepen. Het werknemersloket is heel overzichtelijk en benaderbaar via PC, tablet of smartphone’, zegt Aad.
Pagina 4 van 9
MET LOKET.NL DUURZAAM EN EFFICIËNT COMMUNICEREN MET MEDEWERKERS Loket.nl is niet alleen handig voor u, maar ook voor uw medewerkers. Loonstroken, jaaropgaven, verlofoverzichten, hun personeelsdossier: als u uw medewerkers toegang geeft tot het werknemersloket, kunnen ze alles online inzien. Waar en wanneer ze willen, op hun pc, tablet of smartphone. Ook verlof aanvragen behoort tot de mogelijkheden.
Linda is als directielid verantwoordelijk voor personeelsaangelegenheden. Ze is erg te spreken over loket.nl.
Linda: ‘Het is een ideale en laagdrempelige applicatie: gebruikersvriendelijk en helemaal van deze tijd!’
Geen zoekgeraakte loonstroken meer De medewerkers hebben via een gebruikersnaam en wachtwoord toegang tot het werknemersloket. Als een nieuwe loonstrook beschikbaar is in de applicatie, krijgen ze een melding. Voorheen kwamen de loonstroken maandelijks in een envelop en moesten deze worden uitgedeeld of toegezonden aan de werknemers.
Linda: ‘Nu ontvangen alle medewerkers de salarisstroken in hun persoonlijke online omgeving wat ten goede komt aan de vertrouwelijkheid en overigens ook veel milieu bewuster is. Bovendien zijn de telefoontjes over zoekgeraakte loonstroken ook verleden tijd.’
Overal inzage in het personeelsdossier Linda legt ook personeelsgegevens vast in loket.nl. Via het werknemersloket is veel van deze informatie direct door haar beschikbaar gesteld voor inzage door het personeel. Overal waar de werknemers internettoegang hebben, kunnen ze hun actuele verlofsaldo of jaaropgave bekijken of bijvoorbeeld hun contract inzien.
Linda: ‘Werkgevers zijn verplicht werknemers inzage te geven in hun dossier. Dat is met loket.nl makkelijk in praktijk te brengen.
Vernieuwingen stapsgewijs doorvoeren Linda vindt het prettig dat loket.nl zo’n flexibel systeem is.
‘Doordat we zelf kunnen bepalen welke modules we gebruiken, kunnen we de vernieuwingen ook stapsgewijs invoeren. Hierdoor raakt de organisatie geleidelijk aan vertrouwd met digitalisering.’ Zelf is Linda een groot voorstander van automatisering. De grote toegankelijkheid is voor iedereen een voordeel en het verdwijnen van de papieren loonstrook een zegen voor het milieu.
Pagina 5 van 9
LOKET.NL ALS BELANGRIJKE SCHAKEL IN HET INFORMATIEMANAGEMENT Loket.nl is eenvoudig te koppelen aan applicaties voor bijvoorbeeld financiële administratie, verzuim- of urenregistratie. Op deze manier kunnen wij u een integrale oplossing voor uw complete administratie bieden. Het grote voordeel is, dat gegevens maar één keer ingevoerd moeten worden: het bespaart werk en voorkomt fouten. Vanzelfsprekend kiest u voor een koppeling met applicaties die het beste passen bij uw organisatie.
Arbodienst meteen op de hoogte Matthijn werkt als Human Resource Manager bij een grote automotive onderneming. Zij hebben loket.nl onder meer gekoppeld aan Absentiemanager, een applicatie voor het verwerken van verzuimgegevens.
Matthijn: ‘Het prettige daarvan is, dat de arbodienst ook meteen op de hoogte is als een medewerker zich ziek gemeld heeft bij zijn leidinggevende’
Solide basis onder personeelsbeleid Matthijn: ‘Loket.nl is de solide basis onder ons integrale personeelsbeleid. Omdat de personeelsadministratie moet kloppen, is deze bij uitstek geschikt voor een koppeling met andere applicaties. Bovendien kun je er veel gegevens uithalen die interessant zijn voor andere programma’s.’
BI-tool gekoppeld aan loket.nl De organisatie waar Matthijn werkt heeft onlangs ook een business intelligence tool (BI-tool) gekoppeld aan loket.nl. Die tool vertaalt allerlei door loket.nl gegenereerde personeelsgegevens en daaraan gekoppelde financiële data naar handige managementinformatie.
‘Bonussen, overwerk, leeftijdsopbouw, de kosten van afvloeiingsregelingen: we kunnen het er allemaal uithalen. We krijgen precies wat we nodig hebben’, zegt Matthijn. Handig als je het management van dealerbedrijven wil voorzien van stuurinformatie.
‘Een directeur ziet in één oogopslag dat zijn inspanningen om overuren te beperken resultaat gehad hebben.’ Door verregaande automatisering hoeft een directeur zich niet meer bezig te houden met de details. Hij kan zich richten op zijn corebusiness: ondernemen.
Pagina 6 van 9
IS WERKEN MET LOKET.NL WEL VEILIG? De beveiliging rondom het gebruik van loket.nl is uitgebreid en 24 uur per dag en 7 dagen per week actief. Om gebruik te kunnen maken van loket.nl dient de gebruiker te beschikken over een geldige gebruikersnaam en een wachtwoord. Loket.nl maakt gebruik van beveiligde verbindingen via het Internet. Het beveiligingssysteem is gebaseerd op het SSL (Secure Socket Layer) protocol. Via 7*24 uur firewall monitoring wordt de stabiliteit en beveiliging van het netwerk gegarandeerd. Loket.nl maakt daarbij gebruik van Checkpoint-1 Firewalls. De Proventa Intrusion Detection Systemen sporen aanvallen op in het doorgaande netwerkverkeer en houden vijandige packets tegen. Gedurende de dag wordt een aantal reservekopieën gemaakt van de loket.nl omgeving. Dagelijks wordt er ’s nachts een total-save gemaakt. Natuurlijk is de website Hackersafe. Dit betekent dat de website elke dag wordt getest op de aanwezigheid van beveiligingslekken.
Pagina 7 van 9
WAT WIJ NOG MEER VOOR U KUNNEN BETEKENEN? DEMAC streeft naar het ‘ontzorgen van haar cliënten’. Met loket.nl zetten we een grote stap naar digitalisering, vereenvoudiging van processen en het beschikbaar maken van informatie voor hen die dat nodig hebben. In het verlengde daarvan zijn wij u ook heel graag behulpzaam bij: ▲ Het inrichten van uw personeelsdossiers, zodanig dat uw dossiers voldoen aan de minimale wettelijke vereisten en u zich alleen hoeft bezig te houden met het verzamelen van de gegevens ▲ Het opzetten van een migratieplan voor uw onderneming van de huidige ‘papieren omgeving’ naar een moderne digitale informatievoorziening voor uw personeel. Denk hierbij ook aan een optimaal gebruik van het werknemersloket op de app, tablet of PC, door bijvoorbeeld het toevoegen van nieuwsberichten e.d. ▲ Arbeidsrechtelijke aangelegenheden, waarbij wij gebruik kunnen maken van onze ervaren juristen: Het opzetten en beoordelen van contracten en overeenkomsten met uw werknemers Het voeren van juridische procedures op het gebied van arbeidsrecht Het opstellen van vaststellingsovereenkomsten Het uitvoeren van een personeels due diligence Kortom, wij zijn graag uw sparring partner als u vragen hebt over personele zaken. Met u zoeken wij graag naar oplossingen die passen bij uw bedrijf.
Pagina 8 van 9
DEMAC ACCOUNTANTS / CONSULTANTS Zoals u hebt kunnen lezen, levert DEMAC Accountants / Consultants knowhow en ondersteuning op maat. Wij kunnen u op een uitgebreid terrein van dienst zijn. Dankzij de jarenlange ervaring in de autobranche en gedegen kennis is de DEMAC-specialist direct effectief inzetbaar. Hij is in staat om op uiterst efficiënte wijze een klus te klaren! Mocht u na het lezen van onze brochure nog vragen hebben of heeft een van de onderwerpen uw belangstelling gewekt, aarzel niet en neem gerust contact op met Rianne Kruijssen, uw contactpersoon voor alles wat met onze HRM-dienstverlening te maken heeft. Tevens zijn wij graag bereid om onze producten, geheel vrijblijvend, persoonlijk aan u te presenteren. DEMAC bezoekadres: Bellweg 2a 4104 BJ Culemborg DEMAC postadres: Postbus 486 4100 AL Culemborg Telefoon: (0345) 532010 Fax: (0345) 532070 E-mail:
[email protected] DEMAC Accountants / Consultants B.V. is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 11047588.
Onze communicatie Wij vinden communicatie naar u van essentieel belang. Ook al zijn wij niet steeds binnen uw bedrijf werkzaam, toch voorzien wij u elk kwartaal van ‘nieuws’ via onze nieuwsbrief die wij aan klanten toezenden. En elk jaareinde blikken we met een uitgebreidere nieuwsbrief vooruit naar alle veranderingen die het nieuwe jaar zullen brengen.
www.DEMAC.nl Daarnaast houden wij onze website actueel. In elk geval worden enkele malen per maand nieuwsberichten op onze ‘webkrant’ geplaatst die u op onze introductiepagina vindt: alle berichten vindt u terug onder MKB nieuws. Daarnaast plaatst DEMAC ook specifieke nieuws, waarvan wij menen dat dit voor de Automotive branche van belang kant zijn. U vindt dat nieuws onder Automotive nieuws.. Graag nodigen wij u uit om onze website regelmatig te bezoeken. DEMAC Accountants / Consultants DEMAC (DEaler MAnagement Consultants) is hét accountantskantoor in de Automotive branche. Met inmiddels ongeveer 20 specialisten aan boord, is het kantoor in staat een compleet financieel, fiscaal en bedrijfseconomisch dienstenpakket te verzorgen. De feeling met de Automotive-branche maakt DEMAC tot een deskundige sparringpartner voor dealergaragebedrijven, universele garagebedrijven, autoschadebedrijven en tankstations. Als hofleverancier van de BOVAG is DEMAC bovendien betrokken bij de totstandkoming van de NDA Branche Barometer.
Pagina 9 van 9
