Planning

Beleidsplan (Panta Rei, oeden menei) Realisatie 2005 - 2006 / Planning 2006 - 2007 1. Inleiding 1.1. Doelstelling rapportage In november 2002 is het door het bestuur vol ambitie aan de leden voorgelegde beleidsplan 2002 – 2008 goedgekeurd. Terecht zijn op de Algemene Ledenvergadering kanttekeningen gemaakt bij de hoeveelheid taken en opdrachten die het bestuur zichzelf en de andere vrijwilligers heeft opgelegd om de ambities te verwezenlijken. Het bestuur is van mening, dat naar analogie van het korfbalverbond, de vergadering in juni in het teken van Beleid, Activiteiten en Begroting dient te staan. Dat een professionele organisatie als het KNKV in staat is uitgebreide boekwerken te produceren is een goede zaak, maar binnen onze vereniging zult u zich moeten behelpen met een weliswaar volledig, maar toch summiere beschrijving. In de afgelopen jaren heeft het bestuur in de juni vergadering de voortgang van het beleidsplan besproken. Het betreft hier enerzijds het afleggen van verantwoordingen over wat wel en niet gerealiseerd is en anderzijds worden de nieuwe activiteiten en bijstellingen aan de Algemene Ledenvergadering voorgelegd. 1.2. Verenigingsjaar 2005 – 2006 ( algemeen) Het verenigingsjaar 2005 – 2006 is voor wat betreft de realisatie van de activiteiten uit het beleidsplan net als het vorige jaar een moeilijk jaar geweest. Met name de bestuurlijke bezetting heeft de uitvoering van een aantal punten fors vertraagd. Uiteindelijk moeten eerst de normale activiteiten worden uitgevoerd, voordat we ook de toekomstgerichte onderwerpen kunnen uitvoeren. Met name het inbedden van de activiteiten uit het beleidsplan in de bestuurlijke actielijst heeft tot een verdere doelgerichtheid geleid. Deze verslaglegging heeft tot doel met u te delen wat wel en niet gerealiseerd is en welke activiteiten voor het komende jaar door het bestuur in het kader van het beleidsplan op de agenda zijn gezet. 1.3. Opzet en leesbaarheid Het oorspronkelijke beleidsplan 2002 – 2008 vormt één geheel met de jaarlijkse tussentijdse rapportages en bijstellingen. Activiteiten die in 2005 of daarvoor zijn afgerond danwel als “normale” werkzaamheden zijn overgedragen aan het bestuur of een commissie treft u niet meer aan. Tot nu toe bestaat het beleidsplan en de realisaties uit de volgende documenten: Volgnummer 1.0 2.1 2.2. 2.3 2.4

Omschrijving document Beleidsplan 2002 0 2008; Panta Rei, Oeden menei Realisatie 2002 – 2003 / Planning 2003-2004 Realisatie 2003 – 2004 / Planning 2004 - 2005 Realisatie 2004 – 2005 / Planning 2005 - 2006 Realisatie 2005 – 2006 / Planning 2006 – 2007

Datum vaststelling ALV 25 november 2002 17 juni 2003 14 juni 2004 13 juni 2005

Pagina.:

1/20

Beleidsplan (Panta Rei, oeden menei) Realisatie 2005 - 2006 / Planning 2006 - 2007 2. Korfbal ACTIVITEITEN Opstellen overlegstructuur teneinde uniformiteit te bereiken; Organisatie

Jaar 2002-2003

Rapportage Het bestuur, de CKZ en de werkgroepen zullen tijdens een speciale beleidsdag in de zomermaanden de werkwijzen evalueren en verbetervoorstellen formuleren.

2003-2004

De organisatiestructuur beoogd voor het Korfbal is verwerkt in de notitie “Phoenix ge(re)organiseerd”. Deze notitie heeft onvoldoende aandacht gekregen op de Algemene Ledenvergadering van 8 december 2003 en zal op de Algemene Ledenvergadering van 14 juni 2004 in onderdelen opnieuw behandeld worden.

2004-2005

Op de Algemene Ledenvergadering van 14 juni 2004 is de nota “Phoenix ge(re)organiseerd” vastgesteld. Als gevolg van de vaststelling kort voor de zomerperiode hebben zich in de eerste helft van het verenigingsjaar tal van aanloop- en opstartproblemen voorgedaan. Op 28 september 2004 heeft een evaluatie plaatsgevonden waarbij de belangrijkste conclusies waren: -communicatie tussen commisies moet beter - het was niet altijd duidelijk waar de verantwoordelijkheid voor bepaalde acties lag, waardoor acties bleven liggen Uitgangspunt is dat de verantwoordelijkheden zo laag als mogelijk in de organisatie liggen én hier is dit verenigingsjaar verder aan gewerkt. Vanaf het moment dat er een voorzitter van een commissie was, heeft het bestuur geconstateerd dat de communicatie sterk verbeterd is.

2005-2006

In 2005 – 2006 zal de organisatie worden aangepast. De commissie Breedtesport & Jeugd zal worden gesplitst in een commissie Breedtesport en een Jeugdcommissie. De jeugdcommissie zal de belangen behartigen van de aspiranten en pupillen. Op deze wijze wordt meer gerichter aandacht aan de diverse groepen gegeven.

2006-2007 Opstellen overlegstructuur teneinde uniformiteit te bereiken; Communicatie

2004 – 2005

De overlegstructuren zijn inmiddels zodanig in de organisatie ingebed, dat dit als afgesloten zal worden beschouwd. Aan het einde van het seizoen 2003 – 2004 is het aanvoerderoverleg (opnieuw) opgestart. Doelstellingen van dit overleg zijn: - verbeteren communicatie bestuur & kader met de spelers; - snel horen van problemen (ook niet technische); - bewustwording van (kader)problemen bij de Pagina.:

2/20

Beleidsplan (Panta Rei, oeden menei) Realisatie 2005 - 2006 / Planning 2006 - 2007 ACTIVITEITEN

Jaar -

Rapportage spelers verkrijgen van een bijdrage van de spelers bij het vinden van oplossingen

Het bestuur is van mening dat het aanvoerderoverleg een belangrijk overleg is en zal dit in het komende jaar continueren. Het bestuur heeft de indruk dat iedereen zich zeer bewust is van de problemen, maar hoopt op een actievere rol van de spelers bij het oplossen van de problemen waarbij er een evenwicht gevonden zal moeten worden tussen datgene wat de spelers zelf (moeten) doen én de wervende functie die spelers kunnen hebben. 2005 – 2006

In het seizoen 2005 – 2006 zal naast het continueren van het aanvoerderoverleg ook overleg gevoerd gaan worden met de trainers / coaches van de jeugdploegen. Doelstellingen van het overleg met de trainers / coaches zullen zijn: - verbeteren communicatie bestuur & kader met de (ouders van) jeugdspelers; - snel horen van problemen (ook niet technische); - verkrijgen van een bijdrage van de ouders van jeugdspelers voor het verrichten van taken binnen de vereniging, Om de extra-belasting voor de trainers / coaches te minimaliseren zal getracht worden dit in samenwerking te doen met de bijeenkomsten die de commissie Training & Opleiding organiseert.

2006-2007

Opstellen trainingsleidraad

2002-2003

In het jaar 2005-2006 zijn er regelmatig overlegmomenten geweest tussen de trainers en de commissie training en opleiding. rechtreekse interactie tussen het bestuur en de trainers zal in het seizoen 2006-2007 verbeterd worden door tenminste tweemaal bij een overleg van de commissie training en opleiding aan te schuiven. Ook zal het bestuur meer aandacht vragen voor de uitkomsten van de teambesprekingen om opvolging te kunnen geven aan door ouders geconstateerde tekortkomingen. De leidraad voor de jeugd is opgesteld. Tijdens de beleidsdag zoals hiervoor genoemd zal besproken worden hoe deze leidraad aan alle trainers ter beschikking gesteld kan worden.

2003-2004

De trainingsleidraad is aan de jeugdtrainers ter beschikking gesteld.

2004-2005

In het verenigingsjaar is de trainingsleidraad geactualiseerd en (uitvoerig) met de trainers en Pagina.:

3/20


Opstellen en invoeren beoordelingscriteria en werkwijze teamindelingen

Gewenste korfbalvormen binnen de vereniging

Jaar

Rapportage coaches besproken.

2005-2006

In het seizoen 2005 – 2006 zal de leidraad daar waar nodig worden aangepast. Met de commissie Training en Opleiding zal gekeken worden hoe de leidraad (permanent) beschikbaar gesteld kan worden.

2006-2007

In het seizoen 2005-2006 is de trainingsleidraad afgerond. De trainingsleidraad is beschikbaar via de commissie Training en Opleiding en via het bestuur. Het onderhoud van de Trainingsleidraad is een normale activiteit van de Commissie Training en Opleiding geworden. De uitgangspunten zijn helder geformuleerd. Getracht wordt dit verder uit te werken en daar waar mogelijk van zo objectief mogelijke criteria te voorzien. Het publiceren van de beoordelingscriteria en de werkwijze teamindelingen zal ook op de beleidsdag besproken worden.

2002-2003

2003-2004

De beoordelingscriteria dienen nog verder uitgewerkt te worden en zullen aan het beleidskaderdocument worden toegevoegd.

2004-2005

De uitgangspunten voor de teamindeling zijn opgenomen in de beleidskaders.

2005-2006

Om de transparantie verder te verbeteren zullen de belangrijkste criteria eveneens worden uitgewerkt en aan de beleidskaders 2006-2007 worden toegevoegd.

2006-2007

De beleidskaders 2006-2007 zijn in mei 2006 via de Omroep en de website gepubliceerd. Aandachtspunt bij de teamindelingen blijft de wijze van communiceren en het helder uitdragen van indelingscriteria. De driedeling binnen het korfbal in Top-, Wedstrijd en Breedtesport heeft op dit moment nog niet geleid tot het aanbieden van verschillende korfbal en dan met name competitievormen. In de doelstellingen van het KNKV is opgenomen om gedurende het komende jaar pilotprojecten te starten in verschillende districten waaronder Noord-West. Afhankelijk van het aanbod zal bekeken worden of de aangeboden korfbalvormen een toegevoegde waarde hebben voor Phoenix. Voorts is geconstateerd, dat het spelen van de A1 op zondag kan conflicteren met de belangen van de seniorenselectieteams. Vanuit de werkgroep wedstrijdsport is aangegeven, dat voor de verdere ontwikkeling van prestatieve teams dat overwogen zou moeten worden om

2002-2003

Pagina.:

4/20


Jaar

Rapportage teams op zaterdag in te schrijven. Gelet op de principiële keuze om op zondag te spelen, zal het bestuur de discussie op dit terrein met de leden aangaan. Verder zal er nadrukkelijker gewerkt gaan worden aan de bindingen tussen wedstrijdsport en breedtesport binnen de vereniging. Beide doelgroepen hebben elkaar nodig en moeten elkaar stimuleren.

2003-2004

Aan het einde van de zaalcompetitie 2003-2004 heeft vanuit het KNKV een korte inventarisatie van de behoeften van breedtesportkorfballers plaatsgevonden. Uit deze inventarisatie is gebleken, dat er weinig behoefte bestaat aan andere korfbalproducten. Indien het KNKV aanvullende producten aanbiedt zal Phoenix hier zorgvuldig naar kijken en bezien of de producten aansluiten bij de visie en wensen van Phoenix-leden. In het seizoen 2003-2004 is een open discussie gevoerd over de zaterdag/zondagproblematiek. Uit deze open discussie heeft het bestuur opgemaakt dat er onvoldoende behoefte bij de leden is om het verenigingsstandpunt te wijzigen. Op de Algemene Ledenvergadering van 8 december 2003 is de visie van het bestuur door de leden onderschreven. Geconstateerd wordt, dat de wedstrijdsport en de breedtesport op dit moment van elkaar dreigen te vervreemden. Door het directer aansturen van het korfbal vanuit het bestuur en het dwingender opleggen van vrijwilligerstaken om de breedtesport te stimuleren tracht het bestuur de afstand te verkleinen. In het komende seizoen zal hier extra aandacht aan besteed gaan worden.

2004-2005

Het KNKV heeft in dit verenigingsjaar gekozen voor een uniform product, dat niet aansluit op de wensen van de spelers van Phoenix. Met andere woorden, de voor- en najaarscompetitie worden als een verschraling ervaren. Het bestuur van Phoenix heeft dit op diverse overlegplatforms aan de orde gesteld. Gebaseerd op de laatste informele informatie (begin april 2005) lijkt er een reëele kans te bestaan dat de “oude” competitie-opzet terugkomt tenminste voor het seizoen 2005 – 2006 terugkomt. In het aanvoerdersoverleg is opnieuw geconstateerd, dat de afstand tussen breedtesport en wedstrijdsport groot is. De doelstelling van het bestuur om de training van de breedtesportteams te laten verzorgen Pagina.:

5/20


Jaar

2005-2006

Rapportage door leden van de selectie is niet gerealiseerd, omdat de inzet van de selectiespelers met name bij de A3 en A4 noodzakelijk was. Het aanvoerdersoverleg zal ook in het seizoen 2005 – 2006 gebruikt worden om de gevoelsmatige kloof kleiner te maken. Daarnaast streeft het bestuur ernaar om de inzet van selectiespelers evenwichtiger te kunnen verdelen, waarbij met name de seniorenploegen zonder trainer kunnen profiteren van de kennis en kunde van selectiespelers.

2006 - 2007

Onderzoek belemmeringen scheidsrechters

2002-2003

2003-2004

Dit punt wordt als normaal beleid verder gecontinueerd. De overlegstructuur blijft gehandhaafd en de inspanningen van selectiespelers worden verankerd in de beleidskaders korfbal, die jaarlijks door het bestuur zullen worden vastgesteld. Verder zullen de ontwikkelingen binnen de korfbalbond worden gevolgd om de wensen van onze leden ten aanzien van het beoefenen van de korfbalsport te realiseren. Pas aan het einde van het jaar 2002-2003 is een coördinator voor de scheidsrechterswerkgroep gevonden. Deze activiteit is mede door het ontbreken van een dergelijke coördinator niet uitgevoerd en zal als activiteit voor het jaar 2003-2004 worden opgenomen. Het invullen van de positie van scheidsrechterscoördinator heeft helaas niet gebracht wat het bestuur gehoopt had. De facto bleef de aanwijzing van wedstrijden moeilijk. Aan het begin van het zaalseizoen heeft de scheidsrechterscoördinator zijn taak neergelegd en heeft het bestuur de aanwijzing (weer) overgenomen. Aan het begin van het veldseizoen is een nieuwe scheidsrechterscoördinator gevonden. Wel hebben het bestuur en de aanvoerders met elkaar gesproken over de scheidsrechtersproblematiek. Iedereen erkent de noodzaak van scheidsrechters! Op basis van deze conclusies en de ontwikkelingen binnen ons district heeft het bestuur een scheidsrechtersplan opgesteld, dat aan de Algemene Ledenvergadering van 14 juni 2004 zal worden voorgelegd.

2004-2005

De aanvaarding van de nota scheidsrechters heeft in haar totaliteit niet gebracht wat het bestuur ervan gehoopt had. De afspraken die wij Pagina.:

6/20


Opzetten van een bibliotheek voor het technisch kader

Opstellen werkplan scheidsrechterswerving

Jaar

Rapportage met elkaar op de ledenvergadering hebben gemaakt zijn niet door alle ploegen nagekomen. Afspraak = afspraak lijkt daarbij niet voor iedereen te gelden. Op de Algemene Ledenvergadering zal het bestuur de stand van zaken met de leden evalueren en op de Algemene Ledenvergadering zullen tevens vervolgafspraken gemaakt worden.

2005-2006

De op de Algemene Ledenvergadering van juni 2005 gemaakte vervolgafspraken zullen als actiepunten voor 2005-2006 (en eventueel volgende jaren) gelden.

2003-2004 2004-2005

Dit actiepunt wordt doorgeschoven naar 2005 – 2006.

2006-2007

Wegens het ontbreken van een bestuurslid Korfbalzaken is dit niet als prioriteit opgepakt. Dit punt wordt doorgeschoven naar 2006-2007/ Zie ook onderzoek belemmeringen scheidsrechters en het op de Algemene Ledenvergadering voorgelegde scheidsrechtersplan.

2003-2004

2005-2006

Uitvoering geven aan het werkplan scheidsrechterswerving

In het seizoen 2005-2006 is opnieuw komen vast te staan, dat het normaal gevonden wordt dat er een scheidsrechter is om een wedstrijd te kunnen spelen, maar dat de eigen verantwoordelijkheid op dit punt onvoldoende is. Binnen de verantwoording van het beleidsplan zal een apart punt Scheidsrechterscorps worden opgenomen. Niet uitgevoerd. Dit zal in het seizoen 20042005 worden opgepakt.

2003-2004

Dit punt wordt samengevoegd met het punt Uitvoering geven aan het werkplan scheidrechterswerving en zal verder behandeld worden als het punt Scheidsrechterscorps. De acties uit het scheidsrechtersplan zullen in het seizoen 2004-2005 ten uitvoer gelegd worden. Zie ook onderzoek belemmeringen scheidsrechters en het op de Algemene Ledenvergadering voorgelegde scheidsrechtersplan.

Verbeteren kwaliteit trainers

2005-2006

Dit punt wordt samengevoegd met het punt Uitvoering geven aan het werkplan scheidrechterswerving en zal verder behandeld worden als het punt Scheidsrechterscorps.

2004-2005

Naast het opstellen van de trainingsleidraad zijn er gedurende het seizoen 2 clinics Pagina.:

7/20


Jaar 2005-2006

Verbeteren scouting en teamindeling

2004-2005

2005-2006

Rapportage georganiseerd voor alle jeugdtrainers. Aan het begin van het seizoen wordt er een BOK-cursus georganiseerd, waaraan ongeveer 20 trainers gaan meedoen Het opleiden van trainers en het onderhouden van de kennis van trainers is een reguliere taak geworden van de commissie Training en Opleiding. Dit punt is derhalve als actie gerealiseerd en overgedragen aan de commissie als vaste taak. Het ontbreken van voldoende vrijwilligers, die deze moeilijke taak op zich wilden nemen heeft ertoe geleid dat er slechts kleine stappen voorwaarts zijn gezet. In 2005-2006 zal – daar waar mogelijk – extra aandacht gegeven worden aan de verbetering van scouting en teamindeling. Succes is echter afhankelijk van de inspanning en bereidwilligheid van leden en betrokkenen. Bij de evaluatie van de teamindeling 2005-2006 is vast gesteld dat het tijdig beginnen een belangrijke basis is voor succes. Daarnaast draagt het op een zorgvuldige wijze communiceren van de indelingen bij aan de acceptatie bij de leden. De afhankelijkheid van leden en betrokkenen is en blijft een kritische succesfactor.

Scheidsrechterscorps

2005-2006

Kort na aanvang van het seizoen 2006-2007 zal wederom geëvalueerd worden en zullen de kritieken meegenomen worden bij de teamindelingen voor het seizoen 2007-2008. In de afgelopen jaren zijn de faciliteiten voor de scheidsrechters in de diverse besluiten vastgelegd, zijn afspraken gemaakt over de (morele) verplichtingen van leden om scheidsrechters te leveren, maar is de ondersteuning van de scheidsrechters onvoldoende aan bod gekomen. Mede in verband met het ontbreken van een bestuurslid Korfbalzaken en de smalle bezetting van de scheidsrechterscommissie is hier onvoldoende uitvoering aan gegeven. Wel hebben ons signalen bereikt, dat het leveren van scheidsrechters (steeds) belangrijker zal gaan worden. In de ALV van juni 2006 zal door het bestuur een (vernieuwde) scheidsrechtersnota worden gepresenteerd, die gebaseerd is op Werving, Behoud en Facilitering.

2006-2007

In 2006-2007 zal getracht worden een Pagina.:

8/20


Jaar

Rapportage scheidsrechterscommissie te vormen, die als belangrijkste doelstelling voor het eerste jaar meekrijgt het terughalen van gestopte scheidsrechters en het werven / opleiden van nieuwe scheidsrechters.

Pagina.:

9/20

Beleidsplan (Panta Rei, oeden menei) Realisatie 2005 - 2006 / Planning 2006 - 2007 3. LEDENWERVING & LEDENBEHOUD ACTIVITEITEN Opstellen coördinatie-structuur evenementencommissie

Jaar 2002-2003

Rapportage De evenementen van het afgelopen jaar zijn op ad-hoc basis door diverse vrijwilligers georganiseerd. Een structuur of werkgroep wordt node gemist.

2003-2004

Begin 2003-2004 is gestart met een Feestcommissie. Het organiseren van feesten, activiteiten etc. door de Feestcommissie, de Juco, het JOC en de kantine-commissie leidt tot verwarring en soms tot overdaad. Het bestuur zal in het seizoen 2004-2005 met alle partijen aan tafel gaan om te zien welke mogelijkheden er zijn om tot een betere afstemming te komen. Afhankelijk van de besprekingen zullen maatregelen worden genomen.

Opstellen jaarkalender met activiteiten

2004-2005

Uit besprekingen is gebleken dat behoefte bestaat aan “eigen” activiteiten voor de verschillende leeftijdsgroepen. Wel worden deze activiteiten beter op elkaar afgestemd.

2005-2006

In overleg met de diverse organisatoren van activiteiten voor de diverse leeftijdscategoriën zal aan het begin van het verenigingsjaar een kalender opgesteld worden met daarin de activiteiten voor het seizoen 2005 – 2006.

2002-2003

In overleg met het JOC en de JUCO en het ontbreken van een feestcommissie is in januari 2006 besloten tot opheffing van JOC, JUCO en Feestcommissie oude stijl en is een nieuwe Feestcommissie ingesteld. De “nieuwe” Feestcommissie heeft tot doel om voor alle groeperingen binnen Phoenix evenementen te (laten) organiseren. Het document “Phoenix georganiseerd” is dienovereenkomstig aangepast. Door het instellen van een Feestcommissie is er geen nadere behoefte meer aan het opstellen van de coördinatie-structuur, omdat deze in de commissie is geborgd. De jaarkalender zoals deze enkele jaren geleden is opgesteld zal in het jaar 2003-2004 worden geactualiseerd.

2003-2004

Niet uitgevoerd. In het jaar 2004-2005 zal de kalender geactualiseerd worden.

2004-2005

De kalender is op hoofdlijnen opgesteld.

2005-2006

De kalender zal verder worden uitgewerkt. De kwaliteit van de kalender zal worden getoetst en gezorgd zal worden voor verdere borging. Pagina.:

10/20


Opstellen procedure exitgesprekken

Opstellen scoutingplan schoolkorfbal

Opstellen draaiboek kennismakingscursus

Jaar 2006-2007

2002-2003

Rapportage In het seizoen 2005-2006 is de kalender opgesteld én deze zal als leidraad gebruikt worden voor 2006-2007. Daar waar nodig zal de kalender worden aangepast en aan het einde van het seizoen 2006-2007 zal de kalender als definitief draaiboek beschikbaar zijn. Niet gerealiseerd.

2003-2004

De procedure exitgesprekken is opgesteld en in de Omroep gepubliceerd.

2004-2005

Door het ontbreken van menskracht in het bestuur is hieraan geen uitvoering gegeven.

2005-2006

De procedure is in het verenigingsjaar geactualiseerd en is vanaf 1 mei 2006 operationeel.

2006-2007

Op basis van de uitkomsten van de periode 1 mei 2006 t/m 30 april 2007 zal het bestuur trachten maatregelen te benoemen die de uitval moeten minimaliseren.

2003-2004

Niet uitgevoerd. In het seizoen 2004-2005 zal dit plan in overleg met de commissie Teamindeling en Scouting worden opgesteld.

2004-2005

Omdat er onvoldoende bezetting was voor de commissie teamindeling en Scouting is er geen scoutingplan opgesteld. Wel is actief gekeken naar potentiële leden op het schoolkorfbal.

2005-2006

Afhankelijk van de bezetting van de commissie Teamindeling en scouting zal In overleg met de schoolkorfbalcommissie een scoutingplan worden opgesteld.

2006-2007

Dit punt is niet gerealiseerd. Gelet op de organisatie van het schoolkorfbaltoernooi in 2007 bij Phoenix zal hier in het komende jaar extra aandacht aan gegeven worden. Met het opstellen van dit draaiboek is een start gemaakt en zal vermoedelijk kort na de zomer van 2004 gereed zijn.

2003-2004

2004-2005

In 2004 is er een kennismakingscursus gehouden, hieruit zijn veel nieuwe aanmeldingen gekomen.

2005-2006

Het organiseren van een kennismakingscursus zal als normale verenigingsactiviteit in de kalender opgenomen worden.

Pagina.:

11/20

Beleidsplan (Panta Rei, oeden menei) Realisatie 2005 - 2006 / Planning 2006 - 2007 4. ACCOMMODATIE ACTIVITEITEN Werven en opleiden barmedewerkers

Inventarisatie houders certificaat verantwoord alcoholgebruik (jaarlijks)

Instellen werkgroep accommodatie

Jaar 2002-2003

Rapportage Bij aanvang van de interim kantinecommissie heeft een informatieavond voor de medewerkers en belangstellenden plaatsgevonden. In het seizoen 2003-2004 zal een dergelijke avond worden herhaald.

2003-2004

Op 15 maart 2004 heeft de informatieavond voor barmedewerkers plaatsgevonden.

2005-2006

In het afgelopen jaar is in samenwerking met Sligro een avond georganiseerd waar de barmedewerkers kennis hebben kunnen maken met nieuwe producten in het assortiment, deelgenoot zijn geweest van de keuze van de te schenken wijnen en hebben leren tappen.

2006-2007

In 2006-2007 zal wederom een avond voor de barmedewerkers georganiseerd worden. De Kantine-Commissie zal daarbij weer het voortouw nemen om een passende invulling te geven. Met het jaarlijks herhalen van een barmedwerkersavond wordt deze activiteit als structurele activiteit in de organisatie afgerond. De kantinecommissie beschikt over een lijst.

2002-2003 2003-2004

Op 19 april 2004 heeft (wederom) een IVAcursus plaatsgevonden. De deelnemers zijn aan de lijst van de kantinecommissie toegevoegd.

2005-2006

Bij voldoende belangstelling zal wederom een cursus IVA worden georganiseerd.

2006-2007

Idem

2002-2003

Niet gerealiseerd

2003-2004

Door Marnix Mourits en Raymond Chardet is een ruwe schets voor een grootscheepse renovatie van het clubgebouw aan het bestuur gepresenteerd. Aan Marnix en Raymond is gevraagd om samen met het bestuur de schets nader uit te werken, zodanig dat aan de Algemene Ledenvergadering een voorstel gedaan kan worden. De haalbaarheidsstudie zal betrekking hebben op de volgende punten: - bouwtechnische aspecten - financiële aspecten waaronder begrepen de mogelijkheden voor subsidies - planologische aspecten zoals het bestemmingsplan

2004-2005

Onder leiding van Victor Boel is een facilitaire werkgroep ingesteld, die zorg draagt voor het noodzakelijke onderhoud aan de accommodatie. Pagina.:

12/20


Opstellen haalbaarheidsanalyse gewenst clubgebouw

Voorbereiden voorstellen Algemene Ledenvergadering met betrekking tot het clubgebouw

Haalbaarheidsstudie verbouwing / renovatie clubgebouw

Jaar

Rapportage

2005-2006

Dit punt is als normale activiteit opgenomen en wordt afgesloten in het kader van dit beleidsplan

2003-2004

De voorlopige schets van het gewenste clubgebouw zal in het seizoen 2004-2005 op haalbaarheid worden onderzocht.

2004-2005

Niet uitgevoerd.

2005-2006

Dit punt wordt samen met de andere punten ten aanzien van de verbouwing / renovatie van het clubgebouw samengebracht tot het punt Verbouwing Clubhuis. Afhankelijk van de haalbaarheid van de voorstellen wordt gestreefd naar een buitengewone algemene ledenvergadering voor eind 2004 om tot besluitvorming te komen.

2003-2004

2004-2005

Niet uitgevoerd.

2005-2006

Dit punt wordt samen met de andere punten ten aanzien van de verbouwing / renovatie van het clubgebouw samengebracht tot het punt Verbouwing Clubhuis.

2004-2005

In verband met de onderbezetting van het bestuur is hier geen prioriteit aan gegeven.

2005-2006

In het komende jaar zal dit punt weer op de agenda opgevoerd worden. Dit punt wordt samen met de andere punten ten aanzien van de verbouwing / renovatie van het clubgebouw samengebracht tot het punt Verbouwing Clubhuis.

Verbouwing Clubhuis

2005-2006

Het bestuur heeft geconcludeerd, dat het grootscheeps verbouwen van het clubhuis niet haalbaar is. Wel zijn een aantal aanpassingen uit hoofde van onderhoud en/of gebruikersgemak noodzakelijk of wenselijk. Door het bestuur wordt een plan uitgewerkt om de voorgevel (terraszijde) aan te passen met een eventuele uitbouw, het toiletgebied te renoveren en een vergaderruimte (met verplaatsbare wanden) te realiseren.

2006-2007

In 2006-2007 zal op een buitengewone algemene ledenvergadering het definitieve plan als jubileumgeschenk worden voorgelegd.

Pagina.:

13/20

Beleidsplan (Panta Rei, oeden menei) Realisatie 2005 - 2006 / Planning 2006 - 2007

5. KADER & VRIJWILLIGERS ACTIVITEITEN Beschrijven eigen functie a.d.h.v. model met standaard layout

Jaar 2002-2003

Rapportage De beschrijvingen van functies en taken hebben onvoldoende tijd gekregen om de doelstellingen en de activiteiten te realiseren. Met de komst van een bestuurslid speciaal belast met vrijwilligers en vrijwilligersbeleid hoopt het bestuur in het komende jaar deze activiteiten te realiseren. Het vorenstaande betekent niet dat er geen werk op dit vlak verricht is, maar dat het nog geen op elkaar aansluitend geheel is.

2003-2004

Deze activiteit, alsmede de hierna volgende activiteiten hebben geleid tot de notitie “Phoenix ge(re)organiseerd”. Deze notitie bevat de gewenste structuur binnen Phoenix alsmede de taken en verantwoordelijkheden van de commissie. e notitie “Phoenix e(re)organiseerd” zal in de Algemene Ledenvergadering van 14 juni 2004 ter besluitvorming voorliggen.

2004-2005

Een deel van de functieprofielen is inmiddels beschreven. Van aftredende functionarissen wordt gevraagd de beschrijving te maken, zodat de opvolger goed weet wat hem/haar te wachten staat.

2005-2006

In het seizoen 2005-2006 zal getracht worden de beschrijving van de functies definitief af te ronden. Het merendeel van de functies is beschreven, maar het functieboek is nog niet compleet.

2006-2007 Beschrijven taken van commissie en werkgroep als geheel

Werven vrijwilligerscoördinator

2003-2004

In 2006-2007 zal het functieboek worden voltooid. De bestuursfuncties en de functies behorende bij de korfbalcommissies zijn beschreven en zijn als bijlage aan de notitie “Phoenix ge(re)organiseerd” gehecht. De overige functies zullen in 2004-2005 verder beschreven worden.

2004-2005

Het bestuur zal de notitie “Phoenix ge(re)organiseerd” bij wijzigingen aanpassen en zal de notitie met ingang van 1 juli 2005 de naam “Phoenix Organisatie” geven.

2005-2006 2002-2003

Dit punt is afgesloten Er is nog geen vrijwilligerscoördinator gevonden. Om het belang van vrijwilligers te onderstrepen heeft het bestuur volgend jaar (2003-2004) – met uw goedkeuring – een bestuurslid die zich primair zal gaan bezighouden met vrijwilligers en vrijwilligersbeleid. In het seizoen 2004-2005 is gestart met een Pagina.:

14/20


Jaar 2004-2005

Rapportage bestuurslid belast met vrijwilligerszaken. Helaas heeft dit bestuurslid gedurende het seizoen om privé redenen zijn taak neergelegd en heeft deze activiteit niet de aandacht gekregen die het verdient.

2005-2006

In 2005-2006 zal er weer een bestuurslid actief zijn om de binding met de vrijwilligers te intensiveren.

2006-2007

Dit punt blijft in 2006-2007 grote aandacht houden.

Pagina.:

15/20

Beleidsplan (Panta Rei, oeden menei) Realisatie 2005 - 2006 / Planning 2006 - 2007 6. BESTUUR & ORGANISATIE ACTIVITEITEN Opstellen wervingsplan sponsoring

Relatiedag

Jaar 2002-2003

Rapportage Niet gerealiseerd.

2003-2004

Er is geïnventariseerd op welke manieren bedrijven benaderd kunnen worden. In de eerste plaats via de leden en ouders (actie taart) en vervolgens zijn er ideeën ontwikkeld om via direct-mail sponsors te werven. Als de sponsorpagina op de website aangepast is zal deze actie gerealiseerd worden. In het seizoen 2004-2005 zal met de sponsorwerkgroep bekeken worden welke structurele verbeteringen kunnen worden aangebracht.

2004-2005

Het bestuur heeft gelet op haar prioriteitstelling hier geen aandacht aan gegeven. Wel is de sponsorcommissie er in geslaagd om enkele nieuwe sponsors binnen te halen en wordt overleg gevoerd met een kandidaat-sponsor voor Phoenix 1.

2005-2006

Opnieuw zijn enkele nieuwe sponsors gevonden, maar door het ontbreken van een bestuurslid met deze portefeuille is nog niet gelukt om structureel beleid op dit punt nader uit te werken.

2006-2007

In 2006-2007 zal structureel beleid ten aanzien van werving, waarbij ook subsidies tot de mogelijkheden kunnen behoren in overleg met de sponsorcommissie worden geformuleerd. In april 2005 is voor de tweede keer een relatiedag georganiseerd. Het bestuur en de sponsorcommissie vinden het jammer dat zo weinig relaties deze dag hebben bezocht, maar anderzijds zal het blijven herhalen uiteindelijk vruchten afwerpen. Wel heeft deze dag bijgedragen om de banden met de gemeentelijke politiek te verstevigen.

2004-2005

2005-2006

In 2006 zal opnieuw een relatiedag worden georganiseerd. Naast de sponsors en adverteerders zullen dan ook met het oog op de gemeenteraadsverkiezingen, de fracties vertegenwoordigd in de gemeenteraad worden uitgenodigd. Op 23 april 2006 heeft de relatiedag plaatsgevonden, waarbij twee nieuwe sponsorcontracten zijn getekend, de funkorf (via de GCA bij elkaar gespaard) werd onthuld en de scheidsrechters een eigen sponsorbord hebben.

2006-2007

Het organiseren van een relatiedag zal als standaardactiviteit worden voortgezet. In het kader van het beleidsplan is dit punt afgerond. Pagina.:

16/20

Beleidsplan (Panta Rei, oeden menei) Realisatie 2005 - 2006 / Planning 2006 - 2007 ACTIVITEITEN Opstellen sponsorplan (voor maatschappelijke sponsoring)

Jaar 2002-2003

Rapportage Vanuit de sponsorwerkgroep wordt alleen de mogelijkheid voor samenwerking met scholen als kansrijk bestempeld. Vanuit die visie zal een plan gemaakt worden om scholen, met name bij uitwisselingsprojecten, te benaderen.

2003-2004

Niet gerealiseerd

2004-2005

idem

2005-2006

idem

Pagina.:

17/20

Beleidsplan (Panta Rei, oeden menei) Realisatie 2005 - 2006 / Planning 2006 - 2007 7. PUBLIC RELATIONS ACTIVITEITEN Opstellen notitie integraal PR Beleid

Onderzoek verspreiding van “De Omroep” via E-mail

Jaar 2003-2004

Niet gerealiseerd

Rapportage

2004-2005

Idem

2005-2006 2003-2004

Idem Het bestuur heeft het voorstel gedaan om De Omroep met ingang van 1 januari 2004 (in beginsel) alleen via de website te verspreiden. De Algemene Ledenvergadering van 8 december 2003 heeft het bestuur op dit punt terug gefloten. Aan de Algemene Ledenvergadering van 14 juni 2004 zal middels de invulling van het contributiebesluit voorgesteld worden om een contributiedifferentiatie door te voeren voor leden met en leden zonder een abonnement op De Omroep per post.

2004-2005

Uit de enquête die onder de ouders van jeugdleden is gehouden, is gebleken dat de communicatie tussen de ouders en de vereniging niet altijd als voldoende wordt ervaren.

2005-2006

Het bestuur is voornemens een werkgroep te formeren, die haar moet adviseren over de wijze waarop zij het beste met haar leden en de ouders van leden kan communiceren. Deze werkgroep dient te bestaan uit vertegenwoordigers uit alle geledingen van de vereniging. Op basis van de uitkomsten van de enquete onder de ouders heeft het bestuur geconcludeerd dat het instellen van een werkgroep niet noodzakelijk was. Wel heeft het bestuur gemeende de communicatie te moeten verbeteren door ook een nieuwsbrief uit te brengen. In het seizoen 2005-2007 zijn de eerste drie exemplaren uitgebracht.

Nieuwsbrief

2006-2007

Benutten website voor het plaatsen van foto’s

2004-2005

Aan het eind van 2006-2007 zal geëvalueerd worden of de nieuwsbrief aan de verwachtingen van de leden voldoet. In het afgelopen jaar zijn meer foto’s gepubliceerd op de website.

Pagina.:

18/20

Beleidsplan (Panta Rei, oeden menei) Realisatie 2005 - 2006 / Planning 2006 - 2007

8. MAATSCHAPPELIJKE POSITIE ACTIVITEITEN Volgen van planontwikkeling in Palensteijn

Overleg met gemeente over de mogelijkheden voor multiinzetbaarheid

Overleg met (particuliere) kinderopvangcentrales

Politieke contacten

Jaar 2002-2003

Rapportage De Gemeente Zoetermeer heeft in november 2002 een plan voor sporthallen in Zoetermeer gepresenteerd waarbij een nieuwe hal in Palensteijn werd voorzien. Als gevolg van de financiële positie van de gemeente is de planontwikkeling voor Palensteijn vooralsnog in de ijskast gezet. Verder is op dit moment onduidelijk hoe het gemeentelijke sporthallenbeleid zich zal gaan ontwikkelen en wanneer er nieuwe en extra hallen beschikbaar zijn. Dit zal volgens de laatste ons bekende informatie niet voor 2005 zijn. Het bestuur zal vanzelfsprekend de ontwikkelingen volgen en tevens onderzoeken op welke wijze zij een bijdrage of stimulans kan geven aan het uitbreiden van het aantal sporthallen in Zoetermeer

2003-2004

Het bestuur heeft verscheidene malen gesproken met de Gemeente, De Meervogels en het Erasmus College om in gezamenlijkheid een sporthal in Zoetermeer te plaatsen. De Gemeente en het Erasmus College zijn vooralsnog niet voornemens om in een dergelijk initiatief te participeren en de mogelijkheden van De Meervogels en Phoenix zijn op dit punt te beperkt. Vooralsnog zullen onze wensen in de ijskast worden gezet, maar zodra zich kansen voordoen zal het bestuur deze met beide handen aangrijpen.

2004-2005

De planontwikkeling in Palensteijn is er één van de lange termijn. Er zijn op dit moment geen ontwikkelingen op basis waarvan het bestuur in overleg kan treden met de gemeente of andere organisaties.

2005-2006

Idem

2002-2003

Pas als aanvullende mogelijkheden voor de accommodatie zichtbaar zijn zal het bestuur met de gemeente overleg voeren. Dit overleg zal aanvullend zijn op de reeds bestaande overleggen met de gemeente.

2003-2004 2003-2004

Bij het haalbaarheidsonderzoek voor de accommodatie zal de multi-inzetbaarheid worden meegenomen. Niet gerealiseerd.

2004-2005

Idem

2005-2006 2004-2005

Idem Het bestuur heeft in het afgelopen Pagina.:

19/20


Jaar

Rapportage verenigingsjaar diverse malen overleg gehad met de ambtelijke top en de wethouder van sportzaken. Uit dit overleg zijn geen concrete punten te melden. Het bestuur heeft vertegenwoordigers van de raadsfracties uitgenodigd om met hen te spreken over de visie van Phoenix op het gemeentelijk sportbeleid. Deze bespreking zal plaatsvinden in het kader van de komende raadsverkiezingen.

2005-2006

BOS-impuls (Buurt-OnderwijsSport)

2004-2005

2005-2006

Het bestuur heeft in het afgelopen jaar goede contacten opgebouwd met de raadsfracties van VVD en PvdA. Dit beleid zal worden gecontinueerd. Vanuit de landelijke politiek is dit tot een speerpunt gebombardeerd. Het bestuur voert op dit moment verkennende gesprekken met het Stedelijk College om te bezien op welke wijze samenwerking gerealiseerd kan worden. In het verenigingsjaar 2005-2006 zullen de gesprekken worden voortgezet en daar waar mogelijk zullen nieuwe gesprekken worden aangegaan. De BOS-impuls is inmiddels geëindigd. Het bestuur zal de ontwikkelingen in het politieke veld nauwlettend volgen om te bezien waar mogelijkheden op het gebied van samenwerking en het op die wijze genereren van een aanvullende geldstroom

Pagina.:

20/20

Planning

Recommend Documents