FUNKČNÍ STUDIUM – 3. ROČNÍK, ŘEDITEL MANAŽER ZÁVĚREČNÁ PRÁCE
Plán a realizace změny v práci s externisty ve sportovním oddělení DDM Praha 4 - Hobby centrum 4
Autor: Mgr. Kamil Janouškovec Praha, březen 2011
P r o h l a š u j i, že tuto předloženou závěrečnou písemnou práci funkčního studia jsem vypracoval zcela samostatně a uvádím v ní veškeré prameny, které jsem použil. 20. 3. 2011, Mgr. Kamil Janouškovec
2
„Když chceš poznat člověka, podívej se na jeho práci.“
Friedrich von Schiller
3
Obsah 1. Úvod .............................................................................................................................5 2. Cíle práce ......................................................................................................................6 3. Plán změn ......................................................................................................................8 4. Pilotní projekt................................................................................................................9 4. 1 Vize ....................................................................................................................15 5. Změna přístupu k externím zaměstnancům ................................................................16 5. 1 Stimulační prvky ................................................................................................17 5. 2 Zájem o externisty ..............................................................................................18 5. 3 Hodnocení ...........................................................................................................18 5. 4 Odměna, ocenění.................................................................................................19 5. 5 Růst a vzdělávání ................................................................................................19 5. 6 Důvěra, odpovědnost .........................................................................................20 5. Závěr ...........................................................................................................................21 6. Literatura ....................................................................................................................22 7. Přílohy ........................................................................................................................23
4
1. Úvod Lidské zdroje a práce s nimi by měly být v každé organizaci na předních pozicích. Vždyť pokud se podíváme na naše zájmové útvary, tak více jak 75 %1 z nich vedou naši externí spolupracovníci2. To oni jsou v každodenním styku s našimi klienty a spoluvytvářejí naši image směrem ke klientům a veřejnosti. Práce s nimi by proto měla být koncepční a měli bychom jí věnovat aspoň stejně prostoru jako naší jiné každodenní práci. Aby si střediska volného času dlouhodobě udržela svou konkurenční výhodu, musí se strategicky věnovat rozvoji lidských zdrojů. Uvědomují si, že nahradit zaměstnance je velice složité3. I z každodenní praxe nám vyplývá, že klienti často navštěvují naše zařízení jednak z důvodu velmi kvalitní práce, ale také je do aktivity vtáhne daný lektor. I my v DDM Praha 4 - Hobby centrum 4 (dále jen HC4) si uvědomujeme nutnost koncepčně pracovat se svými externími pracovníky. Proto v loňském roce vznikl plán pro sportovní oddělení (v rámci závěrečné ročníkové práce za II. ročník funkčního studia), který se snažíme ve školním roce 2010/2011 v našem sportovním oddělení realizovat jako pilotní projekt. Pokud hodnocení tohoto projektu bude dostatečně uspokojivé, chceme ho přenést do celého systému HC4. HC4 je centrem volného času pro děti, mládež a širokou veřejnost tak, jak uvádí ve svém sloganu – „otevřený dům pro všechny“. Nabízí především dětem a mládeži pravidelnou zájmovou činnost. Ve více než 160 zájmových útvarech nás navštěvuje 1708 klientů4. O toto množství předškoláků, žáků, studentů, ale i dospělých se stará tým 12 interních pedagogů a 74 externích pedagogů. Vedle pravidelné zájmové činnosti organizují i desítky akcí jak v HC4, tak i mimo něj. Toto obrovské množství aktivit bychom nebyli schopní realizovat, pokud bychom neměli kvalitní tým jak interních, tak právě i externích spolupracovníků.
1
Interní statistika k 31.1.2011 v DDM Praha 4 - Hobby centrum 4, Bartákova 37. Pro potřeby své práci pod pojmem externí pracovníky budu mít namysli: vedoucí a lektory, kteří pracují a mají na starosti zájmové útvary. 3
. 4 Interní statistika k 31.1.2011 v DDM Praha 4 - Hobby centrum 4, Bartákova 37. 2
5
Sportovní oddělení při HC4 má 3 interní zaměstnance5 a nabízí veřejnosti 37 zájmových útvarů, které navštěvuje 367 účastníků. Tým externích pracovníků, kteří spadají pod řízení sportovního oddělení, je tvořen 11 lidmi.
5
3 interní zaměstnanci na 2 1/2 úvazku. Půl úvazek je pouze na provoz a údržbu fitness centra.
6
2. Cíle práce Tato závěrečná práce navazuje na závěrečnou práci 2. ročníku funkčního studia (dále FS) „VELMI ÚSPĚŠNÝ ŘEDITEL 2009“. Závěrečná práce za 2. ročník mapovala práci s externími pracovníky. Stavěla na dotaznících od interních zaměstnanců (příloha č. 1), kteří se vyjadřovali k dlouhodobé práci se svými externími zaměstnanci. Dále brala v potaz analýzu SWOT (příloha č. 2) a nastínila, kterými kroky je možno stimulovat a motivovat externisty směrem od interního zaměstnance (příloha č. 3). Cílem je navázat na tuto práci, která měla zhodnotit práci s externími spolupracovníky pro pedagogickou činnost v HC4 za školní rok 2009/2010 a navrhnout změny. Tyto změny jsou ve školním roce 2010/2011 realizovány ve sportovním oddělení HC4 jako pilotní projekt pro celou organizaci. Po důkladné evaluaci celého pilotního projektu a zhodnocení jeho významu a přínosu pro středisko by mělo dojít k celkové implementaci do systematické a koncepční práce s externími spolupracovníky ve středisku.
7
3. Plán změny V závěrečné práci za 2. ročník FS byly nastaveny změny, kterými se chtělo sportovní oddělení ubírat. Změna byla též představena vedení organizace, které se tento postup zalíbil. Proto autor této práce a vedení HC4 společně vymyslel pilotní verzi, která bude provedena ve sportovním oddělení ve školním roce 2010/2011. Následnou důkladnou evaluací projektu chceme dospět k tomu, kdy a v jaké míře by bylo možné vše přenést do celého střediska. Pilotní projekt změny práce s externími pracovníky je zaměřen na práci v oblasti celoročního plánování, zahájení a ukončení školního roku, ale i hodnocení či přípravy podkladů pro hodnotící zprávu. Druhou změnou, která paralelně probíhá ve sportovním oddělení, ale není součástí pilotního projektu, je změna přístupu k externím zaměstnancům, a to především působením na motivační a stimulační potenciál jednotlivých externistů.
8
4. Pilotní projekt Na začátku pilotního projektu stál akční plán na celý školní rok 2010/2011 pro sportovní oddělení (tab. č. 1). Bylo přesně určeno, kdo za co zodpovídá. Celoroční plán práce byl zhodnocen metodou SMART6 a jeho tvorba vychází z analýzy SWOT7. Celoroční plán práce s externisty 2010/2011 - sportovní oddělení (J - Janouškovec, Š - Štěpánek) Termín
Druh činnosti
Zodpovídá
Představení práce na výjezdní poradě
J
květen 2010
Návrh pilotního projektu ve sport. oddělení
J+Š
červen 2010
Schválení vedením organizace
Vedení
do 15.9.2010
Společné zahájení nového školního roku
J
září 2010
Vyhodnocení letních táborů, vyúčtování
J + Š + externista
Kompletně vyplněný deník
J + Š + externista
Hospitace na ZÚ + zpětná vazba
J+Š
Příprava deníku ke kontrole
J + Š + externista
Popřání krásných svátků
J+Š
Příprava deníku ke kontrole + hodnocení činnosti
J + Š + externista
Hospitace na ZÚ + zpětná vazba
J+Š
únor, březen 2011
Příprava letních táborů (dokumentace)
J + Š + externista
do 31.3.2011
Příprava deníku ke kontrole
J + Š + externista
květen 2011
Příprava nového školního roku (ZÚ, čas, vedoucí)
J + Š + externista
do 20.6.2011
Odevzdání dokumentace ze ZÚ s hodnocením
J + Š + externista
konec června 2011
Zakončení školního roku
J + Š + externisté
9. - 11.4. 2010
do 30.9.2010 od 15.9.2010 31.1.2011 31.10.2010 půlka prosince 2010 31.1.2011 1.2 - 15.6.2011
tab. č. 1
6
SMART je mnemotechnická pomůcka používaná v projektovém řízení a koučinku ve fázích stanovení cílů. Jedná se o způsob, jak hodnotit kvalitu projektových cílů nebo cílů osobního rozvoje. Jednotlivá písmena vyjadřují atributy stanoveného úkolu. S - specifický, M - měřitelný, A - akceptovatelný, R reálný, T - termínovaný. 7 SWOT analýza je metoda, jejíž pomocí je možno identifikovat slabé a silné stránky, příležitosti a hrozby spojené s určitým projektem.
9
Hodnocení realizace jednotlivých částí celoročního plánu má odhalit přínosy jednotlivých druhů činností. Hodnocení by nám mělo dát i odpovědi na to, které věci jsme udělali dobře či špatně a čeho bychom se měli příště vyvarovat. Při hodnocení bude dále poznamenáno, zda byl úkol splněn.
Společné zahájení nového školního roku 2010/2011 - splněno Společné zahájení školního roku se všemi externími pracovníky v organizaci nikdy nebylo. Přitom takovýto způsob zahájení nového roku má spoustu výhod: na jednom místě v jeden termín jsou všichni externí pracovníci, dokážeme jim prezentovat vize či dlouhodobé cíle organizace, které bychom k nim jinak těžko dostávali, obsah8 zahájení nám ušetří spoustu práce, pokud ho prezentujeme najednou a ne jednotlivě každému zvlášť, možnost neformálního setkávání, možnost ukázat externistům, že jsou pro nás více, než si myslí. Výhody společného zahájení školního roku jsou nepopiratelné. A očekávání, které jsem od této schůzky měl, byla potvrzena. Při plánování společného zahájení je třeba dát si pozor na plánování celé schůzky. Důležité je nečekat s přípravou na poslední chvíli, což nás může dostat do časového presu. Důkladně si připravit jednotlivé kroky schůzky a veškerou materiálovou dokumentaci. Nesmíme dále zapomínat na včasné oznámení termínu externistům.
8
Obsahem společného zahájení bylo: vystavení DPP či DPČ (zajišťuje informační kancelář spolu s hospodářkou DDM); potvrzení o zdravotní způsobilosti pedagogických pracovníků; u studentů potvrzení o studiu; výpis z rejstříků trestů; číslo účtu (u nových externistů nebo při změně stávajících); proškolení BOZP kvalifikovaným interním pedagogem; přidělení deníků na ZÚ - pokyny k vyplňování a náležitosti k vytvoření celoročního plánu práce; datum, kdy jde deník ke kontrole k zástupci ředitele pro ped. činnost; jak bude probíhat vydávání seznamu účastníků ZÚ z databáze střediska + informace o neplatičích a platbě účastníků zájmových útvarů; kontakty na důležité zaměstnance v DDM; organizace školního roku a důležité termíny ve středisku; prostor pro diskuzi.
10
Vyhodnocení letních táborů, vyúčtování - splněno Vyúčtování letních táborů se v HC4 řídí vnitřní směrnicí9, která stanovuje datum, do kterého musí být odevzdáno kompletní vyúčtování letní táborové činnosti. Součástí vyúčtování je i hodnocení pobytové akce. V tomto bodě jsme neměli žádné komplikace. Změnu, kterou jsme v tomto bodě zavedli, je nastolení důslednější spolupráce s interním zaměstnancem. Dříve externista spoustu věcí nekomunikoval a docházelo k dvojitému plnění úkolů či špatným interpretacím (ty poté způsobovaly zbytečné problémy). Doporučoval bych více pozornosti zaměřit na přípravu samotného tábora. Pokud budou totiž dodrženy všechny náležitosti, bude poté vyúčtování lehkou záležitostí. Kompletně vyplněný deník - splněno Externisté musí být informováni, jakým způsobem musí vyplňovat deník o zájmovém vzdělávání. Jaké náležitosti musí splňovat a dokdy musí být tyto náležitosti v pořádku. Jednotlivé nesrovnalosti jsou poté řešeny individuálně s interním zaměstnancem. Velkou roli zde hraje osobní přístup jednotlivých externistů (od perfekcionisty až po lajdáka). V tomto bodě nebyl hodnocen žádný problém. Doporučením je častější kontrola a osobní domluva s daným vedoucím zájmového útvaru. Hospitace na ZÚ (příloha č. 4 - Hospitační arch) + zpětná vazba - částečně splněno Důležitou kontrolou práce externího pracovníka je hospitace na zájmovém útvaru. Kvalitním zhodnocením obsahu činnosti můžeme poskytnout neocenitelné rady, které mohou vedoucímu unikat. Hodnocení a zpětná vazba je důležitá pro posilování pracovního vztahu mezi externím a interním pracovníkem. Vedoucí kroužku vidí jeho zájem o ZÚ a zároveň s ním probírá vlastní vedení kroužku. Hodnotit bychom měli na základě objektivních ukazatelů (nedopouštět se chyb – „jedna paní povídala“). Důležitou součástí hodnocení je i zpětná vazba (co příště udělat lépe, navrhnout změny – zapsat si je a příště je opět vyhodnotit). Hospitace na hodinách by měl být základní krok k systematičtější práci s externisty ve všech organizacích volnočasového typu.
9
Vnitřní předpis – vedení pokladny a manipulace s hotovostí.
11
Cílem bylo hospitovat alespoň jednou každého externistu ve sportovním oddělení během pololetí školního roku. Tento cíl nebyl splněn (hospitováno bylo 6 z 11 externistů). Krok, který navrhuji pro zlepšení, je lépe plánovat schůzky hospitací vzhledem k vytíženosti hospitujícího. Příprava deníku ke kontrole - splněno Důkladnou kontrolou deníku již na začátku školního roku se dá předejít pozdějším komplikacím. Dalším opatřením pro zkvalitnění dokumentace byla předkontrola interním zaměstnancem. Po následné kontrole byl teprve deník předán na kontrolu k zástupkyni ředitele pro pedagogickou činnost. Po kontrole byl vrácen zpět externistovi. Několikanásobné kontroly eliminovaly nedostatky, proto jsme se rozhodli pro jejich začlenění do systému kontroly. Popřání krásných svátků - nesplněno Cílem tohoto úkolu mělo být neformální setkání s externisty. Navození oddechového prostředí občas napomůže k vyřešení spousty problémů, které by se v pracovním prostředí řešily hůře. Důvodem nesplnění byly odjezdy studentů mimo Prahu, zaneprázdněnost externistů, kolize termínu a neshoda v jeden termín. Návrhem řešení může být stanovení termínu již na začátku školního roku a uspořádání akce při jakémkoliv množství příchozích lidí. Hodnocení činnosti v pololetí - částečně splněno Po diskuzi jsme se rozhodli, že pololetní hodnocení kroužku nebudeme dělat v takovém objemu, jako na konci školního roku. Raději se soustředíme na kroužky s úbytkem dětí. Pokusíme se hledat příčinu, proč tomu tak je. A s vedoucími příslušných kroužků a jejich nadřízenými se pokusíme v příslušných zájmových útvarech zabránit tomuto trendu. Jednotlivá řešení jsou velice individuální. Postup těchto řešení v případě opětovného naplnění kroužků bude prezentován a vyjdou z něj doporučené kroky pro ostatní interní zaměstnance.
12
Příprava letních táborů - probíhá Na přípravu letních táborů se snažíme klást velký důraz. Někteří kolegové nechají kompletní zpracování táborů na svých externistech, ale měsíc před odjezdem zjistí, že vše je špatně. Touto cestou bychom se ubírat nechtěli. Společné plánování (interního + externího zaměstnance) by mělo být samozřejmostí. I v případě, kdy je externista proškolen (kurz - Hlavní vedoucí letních táborů), potřebuje nad sebou supervizi. Přínos společného plánování se projeví i na samotném táboře a také při vyúčtování celé pobytové akce.
13
K pilotnímu projektu se mohou vyjadřovat i ostatní kolegové střediska. Ti jsou průběžně informováni o jednotlivých krocích (viz tab. č. 2), které jsme provedli. V následných diskuzích se všem velice líbil nápad společného zahájení školního roku. K ostatním krokům již nebyla diskuze tak plodná. Vedení nicméně uvažuje o vtažení všech interních pedagogů do výsledků pilotního projektu. Po vyhodnocení celého projektu na konci školního roku 2010/2011 dojde k řešitelské poradě. Zde se celý pedagogický sbor bude moci vyjádřit k celému projektu a měly by být nastíněny budoucí kroky celého projektu (viz tab. č. 3). Výsledkem by poté měly být i implementační kroky, které zařadíme do své práce s externími pracovníky. Přesvědčit kolegy o změně práce s externími pracovníky bude velice obtížné. Každý má nastavený svůj systém práce (v každé organizaci to bude jistě podobné). Nicméně od řešitelské porady si slibuji, že vytáhneme z pilotního projektu jen kvalitní změny, které prospějí všem.
Stav jednotlivých úkolů stanovených na školní rok 2010/2011 Nedostatky náprava nebyli všichni, termín dát již v červnu
Stav úkolu
Vyhodnocení letních tábor, vyúčtování
bez připomínek
splněno
do 30.9.2010
Kompletně vyplněný deník
více upomínat
splněno
15.9.10 - 31.1.11
Hospitace na ZÚ + zpětná vazba
lépe plánovat
částečně splněno
31.10.2010
Příprava deníku ke kontrole
větší kontrola na sportovním úseku
splněno
1/2 prosince 2010
Popřání krásných svátků
dříve sdělit termín
nesplněno
k 31.1.2011
Hodnocení činnosti
hodnocení přesunuto na konec školního roku, soustředit se na nenaplněné ZÚ
částečně splněno
1.2 - 15.6.2011
Hospitace na ZÚ + zpětná vazba
probíhá
únor, březen 2011
Příprava letních táborů (dokumentace)
probíhá
Termín
Druh činnosti
7.9.2010
Společné záhájení školního roku 2010/2011
do konce října 2010
tab. č. 2
14
splněno
Další postup jednotlivých úkolů od března 2011 Termín
Druh činnosti
Nedostatky - náprava
Stav úkolu
1.2 - 15.6.2011
Hospitace na ZÚ + zpětná vazba
probíhá
únor, březen 2011
Příprava letních táborů (dokumentace)
probíhá
2/2 června 2011
Vyhodnocení ročního pilotního projektu
2/2 června 2011
Řešitelská porada k výsledkům projektu
9-2011 / 6-2012
Realizace schválených změn
leden 2012
Průběžné vyhodnocení a revize změn
červen 2012
Kompletní výstupy, standardizace postupů
tab. č.3
4. 1 Vize Vzhledem k nutnosti zpracování nového školního vzdělávacího programu vyvstala i otázka revize stávajících dlouhodobých cílů. Jedním z cílů by měl být i apel na systematickou práci s externími zaměstnanci, který chceme v budoucích letech nastolit, a pilotní projekt ve sportovním oddělení je toho pádným důkazem. Evaluace jednotlivých kroků, jejich zdokonalování a upřesňování by mělo vést ke standardizaci celého procesu práce s externími pracovníky. Tímto nechci snižovat naši stávající práci s externími pracovníky, ale v mém oddělení byla práce velmi intuitivní. Proto by standardizace jednotlivých kroků minimálně pomohla novým interním zaměstnancům. Společné zahájení školního roku 2011/2012 v ŠvP Skryje u Rakovníka10 pro všechny externí a interní zaměstnance DDM Praha 4. Takto by mohla vypadat první akce v tomto školním roce. Je to jen jeden z mnoha dílčích úkolů, je ale velmi reálný a takovýto rozjezd by určitě pomohl každému externímu, ale i internímu zaměstnanci. Prezentovaní jednotné vize střediska, upřesnění dlouhodobých a krátkodobých cílů spojené s administrativními kroky nastávajícího školního roku - to je jen jedno z mála, co by se dalo probrat. Velkým přínosem by bylo i vtáhnout externisty do dění ve středisku a ukázat jim, že jsou plnohodnotnými partnery v našem zařízení.
10
Stálá škola v přírodě je detašované pracoviště DDM Praha 4 - Hobby centrum 4, Bartákova 37
15
5. Změna přístupu k externím zaměstnancům Paralelní změnou, kterou jsem již navrhl v závěrečné práci za 2. ročník funkčního studia, je změna práce na úrovni motivace a stimulace externistů. Tento někdy přehlížený druh práce jsem se snažil sjednotit do uceleného kontextu. Tím vznikla motivačně - stimulační pyramida (viz příloha č. 3). K navrhnutí této změny mě vedl dotazník (viz příloha č. 1), který jsem dal vyplnit svým interním kolegům na pozici pedagoga. Jeho důkladnou analýzou jsem došel k výsledkům, které mě přinutily navrhnout metodu, jak lépe motivovat a stimulovat své externisty. Jsem si vědom, že ne všechny navrhované změny jsou přenositelné do jiných útvarů v rámci HC4. Je to ale nástin toho, jak lze stimulovat a motivovat své externisty bez vynaložení velkého množství finančních prostředků, které, jak víme, jsou v dnešní politicko - finanční situaci našeho státu velmi omezené. Při tvorbě motivačně - stimulační pyramidy a následném utváření jednotlivých částí změny jsem se opíral o literaturu vztahující se k tomuto tématu. Cíle, které očekávám od změny, jsou trojího typu. Zlepšení pracovních i mimopracovních vztahů a zlepšení komunikace ve sportovním oddělení. Zvýšení počtu vlastních akcí a nárůst podílu na akcích jiných vyhlašovatelů (akce celopražského významu, turnaje, tábory, soustředění). Delegování pravomocí na externí zaměstnance (zpracování podkladů pro hodnocení - statistiky). Změna probíhá v následujících krocích: navržení stimulačních a motivačních prvků, prezentace externistům na společném zahájení nového školního roku, práce s externisty v souladu s navrženými pravidly motivačně - stimulační pyramidy, evaluace po prvním pololetí školního roku 2010/2011 a návrh změn, evaluace po skončení školního roku 2010/2011 s celým týmem externistů a navržení změn, pokračování v následujícím školním roce 2011/2012.
16
5. 1 Stimulační prvky Aby měly stimulační prvky svůj účel, musí být cíleně mířeny na zájem vašich externistů. Proto si může každý na svém oddělení zavést jiné. Jelikož se změna týkala sportovního oddělení, jsou naše prvky více cílené do oblasti zdravého životního stylu, možností sportování a utužování těla. Snahou bylo umožnit provádění této činnosti v místech, která jsou k tomu určena. V soukromých organizacích za ně externisté musí platit. Toto u nás odpadá.
Stimuly využití víceúčelového hřiště v době, kdy se nekoná ZÚ nebo pronájem, možnost využití prostor tělocvičny v době, kdy není ZÚ nebo pronájem, možnost využití učebny v době, kdy v ní není ZÚ nebo pronájem, zdarma využití posilovny mimo i v otevírací dobu, možnost půjčení sportovního vybavení.
Abych věděl, jestli mají stimuly nějaký účinek, a mohl měřit jejich využití, pomohl jsem si statistickými údaji11 (tab. č. 3). V mém oddělení mám 11 externích pedagogů, na které jsem všechny tyto změny cílil. V následující tabulce uvádím, v kolika případech byly stimuly využity a k čemu. Celkem tuto možnost využilo 6 externistů.
Stimul
Počet využití
Druh cvičení, materiálu
víceúčelové hřiště
3
tenis 2x, volejbal
tělocvična
3
karate, individuální příprava
učebny
1
turnaje v šachu
posilovna
2
posilování
sportovní vybavení
3
startovní čísla, míče, basebalový set, tatami
tab. č. 3
11
Údaj je platný k 2. 2. 2011
17
Pracovat s tímto motivačně - stimulačním prvkem se mi i za tak velmi krátkou dobu osvědčilo. Každý musí ve svém repertoáru najít, komu může co nabídnout. Člověk, pokud od někoho něco dostane, má tendence (u větší části lidí) mu i něco vrátit. A toho musíme umět využít i my, interní zaměstnanci. Pokud totiž od externistů něco potřebuji (a je pouze na nich, jestli mi chtějí pomoci), většinou upozorním na to, jak já jsem jim něco půjčil, pomohl, atd. I takto se dají využít stimuly. Pozor jen na to, abyste je nezačali zneužívat. To by se vše mohlo obrátit proti vám. 5. 2 Zájem o externisty Základem změny je opravdový a nefalšovaný zájem o své externisty. Toto nás nestojí žádné peníze, jen trochu laskavosti, upřímnosti, empatie a nějaký ten čas při setkání s nimi. Nesmíme se vyhýbat rozhovoru s nimi, snažme se navázat s nimi korektní vztah, který respektuje povinnosti obou stran. Musíme projevit zájem o oblast osobní - jak se mu daří ve škole, ve sportu, co plánuje na víkend atd. Dále se musíme ptát i na oblast pracovní - jak se mu vede v kroužku, co chystá, je-li spokojený, co potřebuje, jak mu můžeme v jeho práci pomoci, čeho by chtěl v kroužku dosáhnout, jaké jsou jeho cíle, zda ho práce v kroužku ještě baví, jestli by chtěl něco změnit. Z toho všeho může poznat, že o něj máme opravdu zájem. A to vše ho může motivovat k práci. Bude si říkat, oni o mě mají opravdu zájem, chtějí, abych u nich pracoval. Jsem tu spokojen. Důležité je si ve svém osobním rozvrhu rezervovat místo (time management12) a počítat s tímto časem. 5. 3 Hodnocení Hodnocení a zpětná vazba je důležitá pro posilování pracovního vztahu mezi interním a externím pracovníkem. Vedoucí kroužku vidí zájem o jeho ZÚ a zároveň s ním probíráme jeho vlastní vedení. Hodnotit bychom měli na základě objektivních ukazatelů (nedopouštět se chyb - jedna paní povídala). Hospitace na hodinách by měl být základní krok. Dále bychom si měli stanovit, kdy budeme hodnotit činnost kroužku 12
„Time management je disciplína, kterou všichni považují za cennou, ale současně ji zcela ignorují. Vypadá to, že v lidské duši je ukryto něco, co se organizování času vzpírá, přestože si uvědomujeme jeho výhodu. Je to jako se zdravou výživou - uvědomujeme si všechny výhody konzumace velkého množství ovoce a zeleniny, může nám to dokonce chutnat - ale stále se cpeme vším, co nám škodí.“ uvádí ve své knize Brian Clegg.
18
(vždy na konci pololetí, pouze na konci školního roku). V samotném hodnocení si externista uvědomí, co za hodnocenou dobu v kroužku udělal a jakou práci má za sebou. Důležitou součástí hodnocení je i zpětná vazba (co příště udělat lépe, navrhnout změny – zapsat si je a příště je opět vyhodnotit). Nutností je i roční hodnocení činnosti kroužku. Zda jsme splnili cíle, které jsme si stanovili v ŠVP a ročním plánu kroužku. 5. 4 Odměna, ocenění Jsem si vědom, že v převážné míře jsou v zařízeních našeho typu možnosti finančního ohodnocení externích zaměstnanců velice malé. Proto je důležité nalézt jiné motivy a stimuly (viz. kap 5. 1), které jsou vhodné k nabídnutí těmto našim nejlepším zaměstnancům. Ve zkratce lze říci, že na každého zaměstnance platí něco jiného. Zde je rozhodující role interního pedagoga, který musí určit, které stimuly a motivy použije na své externisty (tzv. vytipování lákadel). Motivů máme širokou škálu13: Peníze, Osobní postavení, Pracovní výsledky, výkon, Přátelství, Jistota, Odbornost, Samostatnost, Tvořivost. 5. 5 Růst a vzdělávání V dnešní době si každý racionálně uvažující zaměstnanec musí uvědomit, že jeho výhoda na trhu práce je v jeho vzdělání. Proto i možnost vzdělávání by měla patřit k vrcholu pyramidy našeho motivačního žebříčku. Možnost poslat externistu na nějaký kurz či školení by pro něj měla být poctou. Firma vynakládá finanční prostředky na jeho růst, ale od něj za to také požaduje větší míru zodpovědnosti a loajality vůči firmě. S tímto motivačním prvkem zatím pracuji velice málo (pouze na školení ZZA, hlavní 13
Bělohlávek, 2008.
19
vedoucí, referenční zkoušky na služební vozidlo). V dnešní finančně nestabilní době vynakládá zaměstnavatel finanční prostředky spíše na interního zaměstnance než na externího. 5. 6 Důvěra, odpovědnost „Zvýšení pravomocí, poskytnutí odpovědnosti a autority zaměstnancům, aby dělali věci po svém, může u zaměstnanců uvolnit obrovské množství energie. Zaměstnanci chtějí mít pocit, že se jim důvěřuje a že jsou platnými členy nějaké organizace.“14 Motivy našich externistů se liší. Mnoho vedoucích se domnívá, že jedinou motivací pracovníků jsou peníze. U nás ale pracují i lidé, kterým na výdělku příliš nezáleží a cení si jiných věcí - například potěšení ze svých zálib, které si naplňují právě v našich činnostech. Proto je pro ně velmi důležitá důvěra a odpovědnost, které do nich vkládáme. Právě u nás se mohou seberealizovat, což je nejvyšší lidská potřeba (dle Maslowa15). Práce s důvěrou se mi velice osvědčila. Externisté jsou často odborníci v daném oboru, a proto je lepší nechat spoustu věcí na nich. Z velké části ji udělají lépe než my a ušetří nám tím velké množství práce. Ze začátku je důležitá supervize a kontrola dílčích kroků. U nás v oddělení se osvědčila příprava karatistických turnajů, příprava letních karatistických a volejbalových soustředění, účast na akcích celopražského rozměru.
14
Nelson, 2009. Abraham Maslow (1908 - 1970), americký psycholog, který se pokusil utřídit lidské potřeby a odhalit principy jejich působení. Maslow určil pět skupin potřeb a seřadil je do hierarchického systému, který je znám jako Maslowova hierarchie potřeb. 15
20
5. Závěr „Řada vedoucích pracovníků požaduje kuchařku, kde najdou jednoduché a přesné návody, jak vést lidi, jak zvýšit jejich výkonnost, jak se vyhnout konfliktům a jak maximálně využít lidský potenciál. Žádný snadný ani jednoznačný návod neexistuje. Lidé jsou různí, vedoucí jsou různí a situace, ve kterých manažeři pracují, jsou také různé.“16 Tento citát jednoznačně vystihuje to, že každý si musí najít svou vlastní cestu. Nejde říct přesně, co a jak máme dělat. Prostředí, ve kterém se pohybujeme, je všude jiné a jen my můžeme kvalifikovaně, srozuměni s místními podmínkami, správně rozhodovat. Touto závěrečnou prací funkčního studia chci posunout myšlení o práci s externími pracovníky na novou úroveň, snažit se o jejich vztažení do dění ve středisku a zvýšení jejich kompetencí a odpovědností. Věřím, že v budoucnu doceníme dnes prováděné změny jako kvalitní a prospěšné pro celou naší organizaci.
16
Bělohlávek, 2008.
21
6. Literatura Tištěné zdroje: BĚLOHLÁVEK, František. Jak vést a motivovat lidi. Brno : Computer press, a.s (113 s.) ISBN 978-80-251-2235-8 BĚLOHLÁVEK, František. Jak vést svůj tým. Praha : Grada (142 s.) ISBN 978-80-247-1975-7 CLEGG, Brian. Time management. Brno : CP Books, a.s, 2005 (110 s.) ISBN 80-251-0552-0 JANOUŠKOVEC, Kamil. Nastavení změny v práci s externisty ve sportovním oddělení DDM Praha 4 - Hobby centrum 4. Praha 2010 : "Projekt Dokážu To?" (21 s.) NELSON, Bob. Jak motivovat zaměstnance. Praha : Pragma 2009 (201 s.) ISBN 978-80-7205-776-4 Elektronické zdroje: http://cs.wikipedia.org/wiki/SMART_metoda http://cs.wikipedia.org/wiki/Lidsk%C3%A9_zdroje. http://cs.wikipedia.org/wiki/SWOT
22
7. Přílohy Příloha č.1 - Dotazník 1) Kolik máte externistů na pedagogickou činnost na starosti? 2) Kolik hodin odpracují za týden v našem zařízení? 3) Pořádáte se svými externisty pravidelné schůzky? 4) Pokud takové schůzky pořádáte, jak často se uskutečňují? 5) Jsou na těchto schůzkách přítomni všichni externisté? 6) Pokud schůzky neděláte, jak jinak s externisty komunikujete? 7) Byli byste pro společné zahájení školního roku všech našich externistů? 8) Přicházejí vaši externisté s novými nápady na činnost kroužku či na nové kroužky? 9) Jak motivujete své externisty? 10) Co byste potřeboval k tomu, abyste jejich motivaci zvýšil? Příloha č.1a - Odpovědi respondentů
dramatika + jazyky
předškoláci
výtvarníci
keramika
foto
otázka 1 2 3 4 5
4 12 ano s jedním 1xtýdně ne
7 60 ano 1xtýdně ano
1 2 ne 0x xxx
2 14 ne 0x xxx
3 34 nemají čas 0x xxx
6
e-mail, telefon
telefon, e-mail, ústně
ústně, telefon
osobně
telefon, e-mail, osobně
7
ano
ano
klidně
ano
spíše jen pro nové
8
ne
ano v činnosti
dělá si vše po svém
ne
jak kdo
9
beru je na své akce, to je motivuje
práce je baví, nemotivuji
nemusím, jsou motivováni
mají volný prostor na práci
hezké jednání, pochvaly
10
finance, jeden člověk navíc do oddělení
vybavenost kroužků, firemní boty, trička…
odměny
více financí
zvát na jiné akce HC4 + možnost odměn
respondent
23
Příloha č.1b - Odpovědi respondentů
respondent
sport
modeláři + výp.tech.
otázka 1 2 3
6+6 20 ne
11 28 ne
4
0x
0x
5
xxx
xxx
6
telefon, ústně
7 8
tance
rodiče s dětmi
12
4 9 s jednou
ano na začátku šk. roku a před velkou akcí ano
1x týdně po kroužku
telefon, ústně
e-mail, telefon, osobně
osobně, e-meil, telefon
ano
ano
ano, ale spíše po sekcích
ano
občas
ano
ano
ano, většinou ti nový
9
zatím nemotivuji
osobní přístup a finance za soutěže
vstřícný přístup
10
finance na lepší vybavení kroužků a finance pro ně
vybavenost kroužků, firemní oblečení
finance na odměny tak i na vybavení kroužků
24
ne
vnitřní motivace (dělají to kvůli svým dětem, tráví s nimi volný čas finance na odměny a na vybavení kroužků, trička, boty, jet třeba na hory s rodinou v rámci nějakého táboru, výhody pro děti externistů
Příloha č.2 - Analýza SWOT silných a slabých stránek práce s externisty Silné stránky práce s externisty výborný vztah mezi interním a externím zaměstnancem, pokud potřebujeme pomoc, rádi nám pomohou (akce, tábory), někteří sami přicházejí s novými nápady (víceleté plánování ZÚ), mají tendenci prezentovat HC4 i mimo své kroužky (internet, tisk). Slabé stránky práce s externisty malá možnost finančního ohodnocení, skoro žádná možnost firemních věcí, neděláme pravidelné schůzky, nemáme výhody pro externisty a rod. příslušníky (sleva na kroužcích).
25
Příloha č.3 - Motivačně - Stimulační pyramida
DŮVĚRA, ODPOVĚDNOST RŮST, VZDĚLÁVÁNÍ
ODMĚNY, OCENĚNÍ
HODNOCENÍ
ZÁJEM O LIDI
Interní zaměstnanci motivují své externisty takto: osobní přístup (vlastní nasazení do práce), finance (navrhuji odměny za soutěže nebo akce), hezké jednání, pochvaly, osobní přístup,
26
mají volný prostor na práci (myslí se tím, že mohou tvořit svá vlastní díla v rámci práce v zájmovém útvaru), nemusí mít další vnitřní motivaci (jsou motivováni již tím, že mohou tuto práci v ZÚ vykonávat), práce je baví a další motivaci nepotřebují, bereme je na své akce, kde se mohou sami prezentovat (herectví).
Co potřebuji ke zvýšení motivace svých externistů: finance:
a) finance ve formě odměn pro externisty, kteří opravdu dělají svou práci nad rámec svých povinností (organizují soutěže, turnaje, píší do tisku, zajistí dar, reprezentují nás na významných soutěžích v ČR), b) finance pro externisty, ti by za ně nakoupili materiál, který chtějí mít ve svém kroužku, po domluvě s interním pedagogem,
společné firemní oblečení (boty, trička, čepice atd..), zvát externisty na jiné akce HC4 (kam můžou např. přijít se svou rodinou nebo zvát vybrané externisty na společné akce s interními pedagogy).
27
Příloha č.4 - Hospitační arch
HOSPITAČNÍ ZÁZNAM Hospitující: ........................
Čas: ..................................
Datum: ...............................
Vedoucí ZÚ: .....................
Zájmový útvar: ........................................................................................
Stav deníku: .............................................................................................. Průběh hospitace (program schůzky, počet účastníků, reakce dětí, pohovor s externistou o kázni a zájmu účastníků): .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... Hodnocení: ................................................................................................ .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... ....................................................................................................................
.................................. podpis externisty
...................................... podpis hospitujícího 28
