Písemná komunikace
PhDr. Libuše Machačová Vědecká knihovna v Olomouci
Písemná komunikace - 1 Komunikační proces probíhající ve společnosti – písemné dorozumívání mezi lidmi. Budeme se zabývat především písemnou komunikací v knihovnách.
Písemná komunikace - 2 Výměna informací, která se uskutečňuje pomocí písma a technicky pomocí hmotného nebo energetického nosiče v procesu dokumentové a elektronické komunikace.
Písemná komunikace - 3 Platí mnohé zásady jako při ústním projevu – srozumitelnost, správné používání odborné terminologie… Písemný text umožňuje delší formulace a složitější souvětí (v některých případech se však naopak doporučuje stručnost)
Písemná komunikace - 4 Na
přípravu máme více času. Nad textem se můžeme zamýšlet a vracet se zpět, myšlenky opravovat nebo doplňovat. Člověk se může obvykle i lépe soustředit, protože pracuje v klidu.
Druhy komunikace – 1 Informační technologie Podle použité informační technologie se rozeznává komunikace:
• rukopisná • tisková • elektronická komunikace
Druhy komunikace - 2
Znaková
Řeč
Písmo
Neznaková – při písemné komunikaci nelze uplatnit
Druhy komunikace – 3 Způsob vnímání (vizuální) Knihy, časopisy, výstavky, letáky, pozvánky, webové stránky… Ale také estetické a přívětivé prostředí v knihovně
Zrakové
Druhy komunikace – 4
Velikost skupiny Interpersonální komunikace e-maily, sms, dopisy, písemné rešerše… Skupinová komunikace Informační letáky, brožury, návody, webové stránky, pozvánky na akce… Knihovní řád, výroční zprávy… Elektronické konference…
Druhy komunikace – 5
Míra bezprostřednosti
Formální komunikace
s uživateli s nadřízenými s kolegy na pracovišti nebo z jiných knihoven, se kterými nemáme bližší vztah
Neformální komunikace
s kolegy na menším pracovišti …
Druhy komunikace – 5 Podle nosičů
Dokumentová Tištěné dokumenty - knihy, časopisy…
Digitální Využití techniky - komunikace využívající při přenosu číslicového zobrazení dat
Druhy komunikace – 6 Dokumenty,
které vytvořil někdo jiný a my je máme ve fondu knihovny
Texty,
které sami vytváříme
Komunikace v prostředí knihovny obecně • Knihovník – uživatel • Uživatel – knihovník • Knihovník – knihovník • Nadřízený – podřízený … Obecně: Je třeba rozlišovat, zda budeme komunikovat s kolegy či s veřejností. Podle toho používáme nebo naopak nepoužíváme odbornou terminologii.
Komunikace veřejná a soukromá Při soukromé písemné komunikaci můžeme používat hovorovou češtinu, ve veřejné komunikaci by měla být užívána spisovná čeština. I zde to však neplatí ve všech případech: zatímco v oficiálních písemných dokumentech (např. vyhlášky, předpisy), učebnicích, návodech, odborných textech apod. by se měla zásadně užívat spisovná čeština, v beletrii je samozřejmě možné použít i hovorovou češtinu, případně i místní dialekt.
PÍSEMNÁ KOMUNIKACE A. Sdělení B. Zpětná vazba C. Šum D. Komunikační kontext E. Bariéry v komunikaci
A. Sdělení - 1 Komunikační záměr a cíl sdělení – o čem chceme druhého informovat (např. leták o způsobu vyhledávání v elektronickém katalogu) Obsah a způsob sdělení (přizpůsobit příjemci – jiné pro dětského a dospělého čtenáře)
A. Sdělení - 2 Smysl
sdělení pro komunikátora i příjemce Komunikační efekt a vliv na příjemce: Porozumí
příjemce sdělení správně? Bude ho vůbec číst? Není to příliš dlouhé?
B. Zpětná vazba To, že příjemce (uživatel) správně porozuměl našemu sdělení, si obtížně ověřujeme zpětnou vazbou – uživatel nemusí na dopis vůbec odpovědět, nevíme, jestli informační letáky četl… Nemůžeme také sledovat přímo okamžitou reakci uživatele
C. Šum Knihovník něco špatně vysvětlil Uživatel něco špatně pochopil
Text je třeba přizpůsobit tak, aby byl pro uživatele srozumitelný (nepoužívat zbytečně cizí slova)…
D. Komunikační kontext Píšeme v souvislostech, nevytrhujeme informace z kontextu Snažíme se podat sice informace stručně a srozumitelně, ale zároveň nezapomínáme na úplnost informací (např. když informujeme o půjčování dokumentů, měli bychom se také zmínit o délce výpůjční lhůty a upomínkách)
E. Bariéry v komunikaci - 1 Nedostatky na straně pisatele:
Jazyková nebo odborná nedostatečnost, pravopisné nebo stylistické chyby, které mění smysl; nepřesné, případně nevhodné používání odborné terminologie
E. Bariéry v komunikaci - 2
Nedostatky na straně čtenáře:
Jazyková, případně odborná nedostatečnost, neznalost odborné terminologie Špatný zrak Nesoustředěnost (je to moc dlouhé, nechce se mu to číst, přeskakuje) …
Odborné texty pro knihovníky Musí být přesné a jednoznačné. Užívá se zde odborná terminologie. Myšlenky mají být logicky uspořádané, postupujeme od jednoduššího ke složitějšímu. V případě potřeby je vhodné text doplnit grafy a tabulkami.
Shrnutí zásad Píšeme
spisovně Vyjadřujeme se přesně a srozumitelně Neopakujeme stále stejná slova a slovní spojení Text logicky uspořádáme Postupujeme od jednoduššího ke složitějšímu
Knihovní dokumenty Knihovní
řád
Ceníky
Výroční
zprávy…
Knihovní dokumenty Nutná je přesnost, preciznost Nesmí chybět žádná podrobnost, která by mohla být předmětem sporu Je vhodné tyto dokumenty vystavit na internetu
Knihovní řád Patří (spolu se zřizovací listinou) mezi jeden z nejdůležitějších interních dokumentů každé knihovny. Musí být dostupný v prostorách knihovny.
Knihovní řád Nově registrovaní uživatelé by na něj měli být minimálně odkázáni, ideálně by jej měli obdržet vytištěný, případně by měli určitě obdržet alespoň ceník. Především proto, že svým podpisem na přihlášce vyjadřují souhlas s jeho dodržováním.
Knihovní řád Jiná
podoba knihovního řádu se doporučuje pro dětská oddělení. Klidně může být doplněn obrázky, případně mít podobu komiksu
Informační cedule - chyby
Cedulí je příliš mnoho (méně je více!)
Mají dlouhé a někdy nesrozumitelné texty
Jsou tam pravopisné chyby
Zajímavé odkazy http://www.ctesyrad.cz/ http://www.bibliohelp.cz/ http://knihovnam.nkp.cz/ http://www.vkol.cz/cs/zajimave-odkazy/ http://www.knihovna.cz/ …
Použité zdroje Česká terminologická databáze knihovnictví a informační vědy (TDKIV) http://sigma.nkp.cz/F/
Vlastní příklady a zkušenosti
