Zpracování dokumentů
PhDr. Libuše Machačová Vědecká knihovna v Olomouci
Co hledají uživatelé v knihovnách? Informace
v knihách, časopisech a různých druzích dokumentů Přístup na internet Pomoc při zpracování rešerše Kopírovací služby …
Co je to zpracování dokumentů? Přesnou terminologii můžete hledat na: http://sigma.nkp.cz/F/ Proces vytvoření bibliografických nebo katalogizačních záznamů, při němž se používají metody analýzy, syntézy, redukce informací komprimací či výběrem, srovnávací aj. Lze rozlišovat vstupní zpracování (zahrnuje zvláště jmenné, věcné zpracování, vytváření obsahové charakteristiky) a výstupní zpracování, které je součástí poskytovaných bibliograficko-rešeršních, referenčních a konzultačních služeb uživatelům knihoven.
Co je to zpracování dokumentů? Zpracováním dokumentů rozumíme proces od okamžiku, kdy přišel dokument do knihovny, do okamžiku, kdy je k dispozici čtenáři.
Metody zpracování dokumentů Zpracování de visu: Vytváření bibliografických záznamů na základě přímého rozboru pramenů popisu zpracovávaného dokumentu, tzv. "s knihou v ruce".
Rekatalogizace Opětné zkatalogizování v knihovně uchovávaných dokumentů metodou de visu ("s knihou v ruce"). Nově vzniklé katalogizační záznamy nahrazují dříve pořízené záznamy, nevyhovující novým potřebám z hlediska požadavků na formát záznamů, provoz a služby knihovny.
Retrospektivní konverze = retrokonverze Převod existujícího tištěného, popř. rukopisného (lístkového i svazkového) katalogu do digitální podoby za pomoci informačních technologií. Výsledkem konverze je obrazová nebo strukturovaná forma záznamů. Účelem je zajištění on-line dostupnosti katalogu pro uživatele knihovny a využitelnost záznamů pro výměnu bibliografických dat.
Postupy Prvotní
evidence (přírůstkové číslo, čárový kód, signatura, zápis do počítače) Jmenná katalogizace Věcná katalogizace Vlastnická razítka, štítky, případně vazba nebo obal…
Přírůstkové a úbytkové seznamy
Prvotní evidence - přírůstkové číslo zapisujeme do přírůstkového seznamu – Autor, název …
Přírůstkový seznam lze tisknout z počítače Při odpisu zapíšeme odepsaný titul do seznamu úbytků Podle těchto seznamů zjistíme skutečný stav fondu
Přírůstkové číslo, čárový kód Přírůstkové
číslo – „rodné číslo“ - musí být vždy jedinečné, nesmí být nikdy přiděleno dalšímu dokumentu, ani když byl ten původní odepsán z fondu Čárový kód – může, ale nemusí mít funkci přírůstkového čísla (toto číslo může být v kódu „schované“)
Čárový kód Čárový
kód – slouží k počítačovému zpracování Je jedinečný pro jednu knihovní jednotku, ale ten stejný kód může být nalepen na dokumentu 2x (např. na obálce i uvnitř knihy)
Knihovní jednotka Každý
samostatný svazek dokumentu, tj. každý výtisk nebo část vícesvazkového díla, konvolut, komplet celého ročníku periodika, nosič speciálních druhů dokumentů (magn. kazeta, CD-ROM). Musí být samostatně evidovaný v přírůstkovém seznamu.
Popisná jednotka Dokument,
jeho část nebo soubor dokumentů na jakémkoli médiu, který je objektem jednoho bibliografického záznamu.
Popisná x knihovní jednotka Příklad:
vícesvazkové dílo bez vlastních názvů části – Jeden bibliografický záznam = jedna popisná jednotka – Tolik knihovních jednotek, kolik má dílo částí
Konvolut
Konvolut je dílo, které obsahuje několik přívazků (dodatečně svázáno): Svazek vzniklý svázáním textů, které obvykle obsahově ani provenienčně nesouvisejí, ale jsou samostatnými bibliografickými jednotkami. =1 knihovní jednotka, ale několik popisných jednotek (podle počtu svázaných titulů).
Signatura Umístnění Signatura
dokumentu, jeho adresa
je přenosná, tzn., že po vyřazení nějakého dokumentu z fondu ji můžeme přidělit jinému dokumentu
Signatura Více
dokumentů může mít stejnou signaturu (např. u duplikátů nebo multiplikátů) – Duplikát: 2. výtisk stejného titulu – Multiplikát: 3. a další výtisky stejného titulu
Druhy signatur Numerické
– (tvořené jen čísly) Alfanumerické (tvořené písmeny a čísly) Abecední – v malých knihovnách, kde jsou všechny knihy umístěny ve volném výběru, mohou být řazeny jen podle abecedy
Signatury – praxe VKOL Formátové
stavění ve skladu – první číslo (případně písmeno) u signatury vyjadřuje formát (velikost) dokumentu
Signatury – praxe VKOL Používají
se numerické i alfanumerické signatury. První číslo nebo písmeno znamená formát. Příklady: – 1-210.123 – IV 385.459 – K 789.456 – E 120.423
Signatury – praxe VKOL U
pokračujících děl se používají dvě signatury – titulová a skladištní. Všechny dokumenty jednoho pokračujícího titulu mají stejnou titulovou signaturu, ale každý má jinou skladištní. Výhoda – není třeba nechávat místo ve skladišti na další svazky
Katalogizace Proč
vytváříme katalog?
Co
je účelem jmenné katalogizace?
Co
je účelem věcné katalogizace?
Proč vytváříme katalog? Katalog
je cesta ke knize, obzvláště v knihovnách bez volného výběru nebo s malým volným výběrem – Lístkové katalogy: archaické, zastaralé, ve většině knihoven se už nedoplňují – Elektronické katalogy
Elektronické katalogy Buduje
je většina knihoven Poskytují možnost vyhledání literatury nejen v přímo knihovně, ale odkudkoliv prostřednictvím internetu – opět platí, že katalog je cesta ke knize
Co je účelem jmenné katalogizace? Umožnit uživateli nalézt potřebný dokument podle formálních údajů: – Autor a další původci – Název – Nakladatelství – Rok vydání…
Jmenná katalogizace Musí zachytit všechny tituly obsažené v dokumentu – pozor tedy na přítisky a přívazky a jejich rozdílný popis (přítisky zapisujeme do jednoho záznamu, pro přívazky vytváříme pro každý titul samostatný záznam), vícesvazková díla s vlastními názvy, variantní názvy, např. obálkové atd.
Co je účelem věcné katalogizace? Umožnit uživateli nalézt potřebný dokument podle obsahu tohoto dokumentu
Význam Souborného katalogu ČR Informace
o umístění dokumentu v
rámci ČR Využití pro meziknihovní výpůjční službu (MVS) Přebírání záznamů … Adresa: http://sigma.nkp.cz/F/
Odpisy v Souborném katalogu Informace
o záznamech v SK musí být
aktuální VKOL odesílá do SK svoje nové nebo změněné záznamy každý týden Informace o odpisech jsou do SK odesílány samostatnou větví
Nejnovější možnosti elektronických katalogů Odkazy
na plné texty a související dokumenty, např. anotace Naskenované obálky Naskenované obsahy Existuje smlouva mezi OSA a SKIP o možnosti přebírání naskenovaných obálek ze stránek internetových knihkupectví
Standardy Pravidla
AACR2R – soubor metodických pokynů, co a jak zapsat Formát - kam zapsat (UNIMARC, MARC 21) Schválené české interpretace AACR Dotazy ke katalogizaci: http://katdotaz.nkp.cz/
Standardy
Standardy ISBD(M) - Mezinárodní standardní bibliografický popis pro monografie Standardy ISBD(S) - Mezinárodní standardní bibliografický popis pro seriály Další standardy ISBD
Struktura bibliografického záznamu Bibliografický
záznam se skládá z několika částí: – Popisné údaje: bibliografický popis – selekční údaje
Katalogizační
záznam má navíc:
– lokační údaje: signatura, údaje o jednotkách
Rozlišení druhu dokumentu Toto
rozlišení je prvním krokem při zpracování – katalogizační pravidla se liší pro jednotlivé druhy dokumentu. Jinak se katalogizují monografie, jinak seriály, jinak speciální dokumenty.
Monografie x seriály
Monografie - publikace vydané jednorázově (jako jedna fyzicky samostatná publikace nebo publikace o více částech) nebo postupně, přičemž počet částí je předem určen Seriály - publikace postupně vydávaná po částech, mající číselné či chronologické označení bez předem stanovené doby ukončení (např. periodika, ročenky)
Speciální dokumenty Patří
sem např. grafika, hudebniny, kartografické dokumenty či elektronické zdroje atd. Katalogizace těchto dokumentů bude předmětem samostatného školení.
Cvičení Rozlišení
druhu dokumentu
– monografie x seriál – atlas x kniha – grafika x kniha – hudebnina x kniha …
První informace o autoritách Lexikální
jednotka v souboru autorit obsahující autoritní heslo, dále pak všechny variantní podoby tohoto hesla, souběžná hesla, příbuzná (asociovaná) hesla, informační poznámky, konzultované zdroje, odpovědnou katalogizační agenturu a mezinárodní standardní číslo autorit po jeho zavedení.
Autority Preferovaná
podoba jména, korporace
atd. Ostatní podoby jsou vyloučené Osobní jména, korporace – do záhlaví zapisujeme v autoritní podobě – čili tak, jak je najdeme v souboru (bázi) národních autorit
Databáze Národní knihovny ČR Česká
národní bibliografie On-line katalog Národní knihovny ČR Česká terminologická databáze knihovnictví a informační vědy (TDKIV) AUT - Databáze národních autorit NK ČR http://aleph.nkp.cz/F/ …
