PŘÍRUČKA PRO PŘÍJEMCE GRANTU Z MALÉHO GRANTOVÉHO SCHÉMATU PROGRAMU
CZ 04 OHROŽENÉ DĚTI A MLÁDEŽ FM EHP 2009 – 2014
VERZE 1.0 PLATNÁ OD 8. PROSINCE 2014
1
Obsah 1
Úvod ................................................................................................................................................................................. 4
2
Vymezení pojmů ............................................................................................................................................................... 4
3
4
2.1
Povinnosti KP při realizaci projektu ......................................................................................................................... 6
2.2
Komunikace mezi KP a MPSV při realizaci projektu ................................................................................................ 6
Rozhodnutí o poskytnutí dotace ....................................................................................................................................... 6 3.1
Vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace ................................................................................................................. 6
3.2
Změny Rozhodnutí o poskytnutí dotace ................................................................................................................. 7
Financování projektu ........................................................................................................................................................ 7 4.1
Obecná ustanovení pro finanční toky ..................................................................................................................... 7
4.2
Spolufinancování projektu ...................................................................................................................................... 7
4.2.1
Konečný příjemce – církevní právnická osoba ............................................................................................... 7
4.2.2
Konečný příjemce – ostatní oprávněné právnické osoby .............................................................................. 8
4.3 4.3.1 4.4
Úroky z bankovního účtu ............................................................................................................................... 8 Platby v rámci projektu ........................................................................................................................................... 8
4.4.1
Zálohová platba projektu .............................................................................................................................. 8
4.4.2
Průběžná a závěrečná platba projektu .......................................................................................................... 9
4.5
Způsobilost výdajů .................................................................................................................................................. 9
4.5.1
Zahrnutí výdaje v rozpočtu ............................................................................................................................ 9
4.5.2
Účel výdaje .................................................................................................................................................... 9
4.5.3
Datum uskutečnění výdaje .......................................................................................................................... 10
4.5.4
Evidence a prokazování uskutečněného výdaje .......................................................................................... 10
4.5.5
Hospodárnost, účelnost a efektivnost výdaje ............................................................................................. 10
4.5.6
Vedení účetnictví ......................................................................................................................................... 10
4.5.7
Přijaté faktury .............................................................................................................................................. 11
4.5.8
Zálohové platby dodavatelům ..................................................................................................................... 11
4.5.9
Způsobilost výdajů partnerů na úrovni projektu ......................................................................................... 11
4.6
Výčet způsobilých výdajů ...................................................................................................................................... 12
4.6.1
Vybavení a zařízení ...................................................................................................................................... 12
4.6.2
Nákup služeb ............................................................................................................................................... 13
4.6.3
Osobní výdaje .............................................................................................................................................. 13
4.6.4
Cestovní náhrady ......................................................................................................................................... 15
4.6.5
Daň z přidané hodnoty (DPH) ...................................................................................................................... 18
4.6.6
Nepřímé (režijní) výdaje projektů ................................................................................................................ 18
4.6.7
Časové období způsobilosti výdajů.............................................................................................................. 18
4.7 5
Příjmy projektu ....................................................................................................................................................... 8
Nezpůsobilé výdaje ............................................................................................................................................... 19
Veřejné zakázky .............................................................................................................................................................. 19 5.1
Veřejné zakázky malého rozsahu .......................................................................................................................... 19
5.2
Veřejné zakázky s předpokládanou hodnotou 2 mil. Kč a vyšší ............................................................................ 20
2
6
7
5.2.1
Příprava zadávací dokumentace .................................................................................................................. 20
5.2.2
Jednání hodnoticí komise ............................................................................................................................ 20
5.2.3
Kontrola průběhu zadávacího řízení před podpisem smlouvy .................................................................... 20
5.2.4
Dodatky ke smlouvám ................................................................................................................................. 20
Monitorování projektu ................................................................................................................................................... 21 6.1
Logický rámec projektu ......................................................................................................................................... 21
6.2
Zprávy o projektu .................................................................................................................................................. 21
6.2.1
Průběžné zprávy o projektu......................................................................................................................... 21
6.2.2
Výroční průběžné zprávy (VPZ).................................................................................................................... 23
6.2.3
Závěrečná zpráva o projektu (ZZ) ................................................................................................................ 23
Kontrola .......................................................................................................................................................................... 24 7.1
Kontrola na místě prováděná poskytovatelem dotace ......................................................................................... 24
7.2
Kontroly dalších oprávněných subjektů ................................................................................................................ 25
7.2.1 8
Externí monitorování ................................................................................................................................... 25
Změny v projektech ........................................................................................................................................................ 25 8.1
Nepodstatné změny .............................................................................................................................................. 25
8.2 V případě vlivu nepodstatné změny na Rozhodnutí o poskytnutí o poskytnutí dotace vydá MPSV na základě žádosti KP Rozhodnutí o změně Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Podstatné změny ....................................... 26 8.2.1
9
Změna v osobě konečného příjemce ........................................................................................................... 27
8.3
Administrativní změny v projektu ......................................................................................................................... 27
8.4
Realokace finančních prostředků mezi projekty ................................................................................................... 27
Neplnění podmínek projektu a nesrovnalosti v projektu ............................................................................................... 28 9.1
Realizace projektu v rozporu se schválenými dokumenty .................................................................................... 28
9.2
Neplnění právního aktu o poskytnutí dotace ........................................................................................................ 28
9.3
Nesrovnalosti ........................................................................................................................................................ 28
10
Fond pro bilaterální spolupráci na programové úrovni ............................................................................................. 29 10.1
Bilaterální fond na programové úrovni – opatření „A“ ......................................................................................... 29
10.2
Bilaterální fond na programové úrovni – opatření „B“ ......................................................................................... 29
11
Partnerství při realizaci projektu ................................................................................................................................ 29 11.1
Smlouva/Dohoda o partnerství ............................................................................................................................. 30
11.2
Způsoby prokazování výdajů zahraničního partnera............................................................................................. 31
12
Publicita projektu ....................................................................................................................................................... 33
13
Udržitelnost projektu ................................................................................................................................................. 33
14
Odstoupení od projektu ............................................................................................................................................. 34
15
Vypořádání dotace ..................................................................................................................................................... 34
16
Archivace ................................................................................................................................................................... 34
17
Přílohy ........................................................................................................................................................................ 35
18
Seznam zkratek .......................................................................................................................................................... 36
3
1 Úvod Příručka pro příjemce je koncipovaná jako praktický průvodce pro příjemce grantu (konečné příjemce) a obsahuje postupy a pravidla pro všechny úkony týkající se realizace a administrace projektu. Příručka je závazná pro všechny konečné příjemce v rámci malého grantového schématu programu CZ04 Ohrožené děti a mládež financovaného z EHP fondů 2009-2014. Závaznou je vždy ta verze Příručky nebo jejích příloh, která je platná ke dni provádění příslušného úkonu souvisejícího s realizací projektu. Každá aktualizace Příručky bude zveřejněna na webových stránkách MPSV, KP je povinen řídit se vždy aktuálním zněním Příručky. V případě potřeby doplňujícího metodického výkladu k postupům stanoveným v Příručce pro příjemce grantu z malého grantového schématu EHP Fondů a Pokynech MPSV pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu bude toto doplnění zpracované písemně formou otázky a odpovědi a zasláno všem KP. Zároveň bude zveřejněno na webových stránkách MPSV. V případě potřeby zásadnější úpravy či výkladu některého postupu bude zpracován Pokyn, který bude rozeslán všem KP a zároveň bude zveřejněn na webových stránkách MPSV. Vydané Pokyny a odpovědi na otázky budou následně při nejbližší revizi zapracovány do Příručky pro příjemce grantu z malého grantového schématu EHP Fondů či Pokynů pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu.
2 Vymezení pojmů Pro účely Příručky se rozumí:
Dohodou o programu – dohoda uzavřená mezi Výborem Finančního mechanismu EHP, Ministerstvem zahraničních věcí Norska a Národním kontaktním místem, kterou jsou uděleny finanční prostředky na program a nastavující implementaci daného programu. Dotací – peněžní prostředky státního rozpočtu, státních finančních aktiv nebo Národního fondu poskytnuté právnickým nebo fyzickým osobám na stanovený účel vydáním příslušného Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Grantem - příslib peněžních prostředků ze státního rozpočtu, státních finančních aktiv nebo Národního fondu poskytnutých právnickým nebo fyzickým osobám na stanovený účel před vydáním příslušného Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Konečným příjemcem – právnická osoba se sídlem v České republice, která je (a) evidovanou právnickou osobou založenou registrovanou církví a náboženskou společností podle §15a, odst. 1 zákona č. 3/2002 Sb., o církvích a náboženských společnostech, v platném znění, (b) obecně prospěšnou společností původně založenou dle zákona č. 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech a o změně a doplnění některých zákonů, nebo dle zákona č. 68/2013 Sb., o změně právní formy občanského sdružení na obecně prospěšnou společnost a o změně zákona č. 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech a o změně a doplnění některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, (c) spolkem dle ustanovení § 214 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (včetně občanských sdružení registrovaných podle zákona č. 4
89/1990 Sb., o sdružování občanů, jejichž transformace doposud neproběhla), (d) pobočným spolkem dle ustanovení § 228 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, nebo (e) ústavem dle ustanovení § 402 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, které byl na základě předložené a schválené žádosti zprostředkovatelem MGS udělen grant z EHP fondů 2009 - 2014. Malým grantovým schématem – soubor sub-projektů realizovaných zprostředkovatelem MGS na základě podmínek a postupů definovaných v pokynech vydaných zprostředkovatelem MGS. Národním kontaktním místem – národní veřejný subjekt, určen přijímajícím státem jako subjekt zodpovědný za dosažení cílů EHP a Norských fondů 2009-2014 a implementaci Memorand o porozumění. Nařízením - Nařízení o implementaci Finančního mechanismu EHP 2009 – 2014, které stanovuje základní principy a pravidla fungování FM EHP 2009 – 2014. Obdobím způsobilosti výdajů – začátek způsobilosti výdajů (datum schválení projektu) a konec způsobilosti výdajů (maximálně do 30. 4. 2016) je stanoven v právním aktu o přidělení finančních prostředků. Partnerem programu – veřejný subjekt, ministerstva zodpovědná za relevantní sektor v ČR, který je aktivně zapojen do implementace programu a účinně přispívá k implementaci programu na základě uzavřené Dohody o Partnerství. Partnerem projektu – veřejný nebo soukromý, komerční nebo nekomerční subjekt, stejně jako nestátní nezisková organizace, který je právnickou osobou na území nebo má působnost na území České republiky nebo donorského státu, který je uveden ve schválené žádosti o grant a je aktivně zapojen do implementace projektu. Programem – dokument stanovující strategii pro dosažení cíle prostřednictvím souboru aktivit. Jednotlivé programy jsou schválené Výborem finančního mechanismu EHP a Ministerstvem zahraničních věcí Norska. V rámci této Příručky se Programem rozumí Program CZ04 Ohrožené děti a mládež financovaný z EHP fondů 2009 – 2014. Projektem – ucelený soubor činností realizovaných na základě schválené žádosti o grant. Rozhodnutím o poskytnutí dotace – dokument, na jehož základě jsou poskytnuty prostředky konečnému příjemci v souladu se zákonem č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, ve znění pozdějších předpisů, a který obsahuje náležitosti uvedené v Metodice finančních toků, kontroly a certifikace programů financovaných z FM EHP/Norska v programovém období 2009 – 2014. Smlouvou/Dohodou o Partnerství – dohoda uzavřená mezi konečným příjemcem a partnerem projektu (včetně partnera z donorského státu), kterou je doložen zájem obou aktérů na vzájemné implementaci projektu prostřednictvím bilaterální spolupráce. Ukončením projektu – ukončení realizace aktivit a zároveň proplacení všech způsobilých výdajů projektu (věcné a finanční ukončení projektu). Zahájením projektu – datum zahájení realizace aktivit projektu. Zprostředkovatelem malého grantového schématu – zprostředkovatelem malého grantového schématu programu CZ04 Ohrožené děti a mládež je Ministerstvo práce a sociálních věcí, které je zodpovědné za implementaci MGS. Způsobilými výdaji – výdaje vynaložené na stanovený účel a v rámci období stanoveného v Rozhodnutí o poskytnutí dotace.
5
2.1 Povinnosti KP při realizaci projektu Konečný příjemce je při realizaci projektu povinen postupovat v souladu s:
Rozhodnutím o poskytnutí dotace a Podmínkami poskytnutí dotace, Příručkou pro příjemce grantu z malého grantového schématu FM EHP 2009 - 2014, Pokyny MPSV pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, případnými dalšími pokyny MPSV.
2.2 Komunikace mezi KP a MPSV při realizaci projektu Komunikace mezi KP a MPSV probíhá elektronicky nebo písemnou formou.
Veškerou e-mailovou korespondenci KP zasílá na adresu:
[email protected]. V případě písemné korespondence KP zasílá dokumenty na adresu: Ministerstvo práce a sociálních věcí Odbor ostatních evropských fondů MGS – EHP Fondy 2009 - 2014 Na Poříčním právu 1 128 01 Praha 2
Kontakty jsou rovněž uvedeny na webových stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí: http://www.mpsv.cz/cs/18538.
3 Rozhodnutí o poskytnutí dotace 3.1 Vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace Po schválení projektu zašle MPSV příslušnému KP dopis o udělení grantu včetně případných podmínek pro udělení grantu a žádosti o doplnění dokumentů (např. podepsaná smlouva/dohoda o partnerství). KP odsouhlasí podmínky přidělení grantu a případně doplní požadované dokumenty. Na základě dopisu o udělení grantu a potvrzení podmínek ze strany KP, vydá MPSV právní akt o přidělení finančních prostředků - Rozhodnutí o poskytnutí dotace (dále též „Rozhodnutí“), kterým poskytuje dotaci konečnému příjemci. Přílohou Rozhodnutí je Logický rámec projektu a rozpočet projektu v členění jednotlivých kapitol (dodávky, služby, management a publicita). Po vydání Rozhodnutí zašle MPSV 3 originály KP. KP je povinen ve lhůtě 10 pracovních dnů po doručení originálů Rozhodnutí zaslat zpět 2 originály Rozhodnutí, kde je na „Prohlášení příjemce dotace“ (poslední strana Rozhodnutí) potvrzeno podpisem statutárního zástupce KP, že KP přijímá všechna ustanovení Rozhodnutí a zavazuje se dle nich realizovat projekt. V případě, že je v projektu schválena zálohová platba, zasílá KP spolu s podepsaným „Prohlášením příjemce dotace“ také žádost o zálohovou platbu. Výše zálohové platby musí odpovídat její schválené výši (podrobněji viz kapitolu 4.4.1).
6
3.2 Změny Rozhodnutí o poskytnutí dotace MPSV jako poskytovatel dotace může změnit Rozhodnutí o poskytnutí dotace, a to v souladu se zákonem č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, v platném znění, a v souladu s platnými manuály. Změnu Rozhodnutí lze provádět pouze na základě žádosti KP (na formuláři Oznámení o změně v projektu/Žádost o změnu v projektu – viz přílohu č. 7) a takovým způsobem, aby změna nebyla k tíži KP. Změnou Rozhodnutí nelze měnit náležitosti uvedené v § 14 odst. 3 písm. a), b) a d) zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, v platném znění, tzn. KP a poskytovatele dotace a účel, na který je dotace poskytována. Podmínky rozhodnutí (§ 14 odst. 3 písm. g) mohou být měněny pouze do okamžiku, kdy jejich porušením dojde k porušení rozpočtové kázně (tzn. do okamžiku, než byly vyplaceny finanční prostředky). Veškerá rozhodnutí o změně je nutné číslovat. V případě, že v projektu nastane situace, kdy bude nezbytné učinit změnu Rozhodnutí, posoudí MPSV na žádost KP (na formuláři Oznámení o změně v projektu/Žádost o změnu v projektu) a pokud bude žádost vyhodnocena jako opodstatněná, vydá Rozhodnutí o změně rozhodnutí o poskytnutí dotace, které zašle KP.
4 Financování projektu 4.1 Obecná ustanovení pro finanční toky Dotace je KP hrazena ze státního rozpočtu České republiky – kapitoly 313-MPSV a je KP proplácena v dílčích splátkách ve stanovených intervalech na základě žádosti o platbu. Výše splátky je stanovena na základě skutečně vynaložených způsobilých výdajů na realizaci projektu za stanovené období. KP, kterému byla v žádosti o grant schválena zálohová platba, obdrží po vydání Rozhodnutí schválenou výši zálohové platby. Podrobnější informace k platbám v rámci projektu jsou uvedeny v kapitole 4.4 této příručky.
4.2 Spolufinancování projektu Zajištění spolufinancování je plně v odpovědnosti KP, který se k zajištění spolufinancování a úhradě případných dalších a nezpůsobilých výdajů projektu zavazuje při podání žádosti o grant prostřednictvím podpisu Prohlášení o financování projektu. MPSV konečnému příjemci finanční prostředky na spolufinancování neposkytuje. Povinnost zajištění finančních prostředků je následně specifikována v Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Za spolufinancování nelze považovat výnosy projektu. Výše spolufinancování se odvíjí od právní formy žadatele v souladu s Nařízením. 4.2.1 Konečný příjemce – církevní právnická osoba Konečný příjemce, který je evidovanou právnickou osobou založenou registrovanou církví a náboženskou společností podle §15a, odst. 1 zákona č. 3/2002 Sb., o církvích a náboženských společnostech, v platném znění, je povinen zajistit spolufinancování každého způsobilého výdaje realizovaného v rámci projektu ve výši 20 %. Každý výdaj se dělí v patřičném poměru na část krytou z dotace a část krytou ze zdrojů KP. Celková výše spolufinancování projektu činí minimálně 20 % celkových způsobilých výdajů projektu. 7
Konečný příjemce je povinen rovněž zajistit financování všech nezpůsobilých výdajů projektu, pokud takové vzniknou. 4.2.2 Konečný příjemce – ostatní oprávněné právnické osoby Konečný příjemce, který je: a) obecně prospěšnou společností původně založenou dle zákona č. 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech a o změně a doplnění některých zákonů, nebo dle zákona č. 68/2013 Sb., o změně právní formy občanského sdružení na obecně prospěšnou společnost a o změně zákona č. 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech a o změně a doplnění některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, b) spolkem dle ustanovení § 214 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (včetně občanských sdružení registrovaných podle zákona č. 89/1990 Sb., o sdružování občanů, jejichž transformace doposud neproběhla), c) pobočným spolkem dle ustanovení § 228 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, d) ústavem dle ustanovení § 402 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník je povinen zajistit spolufinancování projektu v minimální výši 10 % celkových způsobilých výdajů a má povinnost doložit spolufinancování projektu ve stanovené výši v okamžiku předložení závěrečné zprávy projektu. Konečný příjemce je povinen rovněž zajistit financování všech nezpůsobilých výdajů projektu, pokud takové vzniknou.
4.3 Příjmy projektu Prostřednictvím EHP fondů jsou podporovány projekty ve veřejném zájmu, které negenerují zisk. V případě, že projekt generuje příjmy, musí být výše příjmů a jejich využití vyplněna v žádosti o grant a je zohledněna v Rozhodnutí o poskytnutí dotace. V případě, že projekt generuje příjmy v průběhu jeho implementace nebo v době jeho udržitelnosti, musí být tyto příjmy využity v souladu s účelem projektu. 4.3.1 Úroky z bankovního účtu V případě, že si KP zřídí pro projekt samostatný úročený účet, pak jsou úroky na daném účtu, které vznikají konečnému příjemci v průběhu realizace projektu, chápány jako příjmy generované z projektu.
4.4 Platby v rámci projektu 4.4.1 Zálohová platba projektu KP má nárok na zálohovou platbu, pokud o ni požádal v žádosti o grant a byla mu schválena. Zálohovou platbu ve schválené výši (max. 20 % celkové výše přidělené dotace) převede MPSV na účet KP do 15 pracovních dnů od obdržení žádosti o zálohovou platbu, kterou KP zašle MPSV společně s potvrzením přijetí všech ustanovení Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Každá poskytnutá záloha musí být vyúčtována v rámci průběžných zpráv o projektu a odečtena od průběžné žádosti o platbu v okamžiku, kdy prokázané způsobilé výdaje dosáhly výše 80 % dotace. 8
4.4.1.1 Zákaz peněžních operací nesouvisejících s projektem V případě zálohových plateb u projektu nesmí KP s finančními prostředky zaslanými zálohovým způsobem k realizaci projektu provádět žádné operace, které nesouvisí přímo s realizací tohoto projektu. 4.4.2
Průběžná a závěrečná platba projektu
Žádost o platbu je vždy připojena k průběžné/výroční průběžné či závěrečné zprávě o projektu a vztahuje se k realizovaným aktivitám projektu za dané monitorovací období. KP předkládá žádosti o platby pokrývající způsobilé výdaje za dané monitorovací období MPSV spolu s ověřenými kopiemi veškeré podpůrné dokumentace. Pokud jde o VZMR, lze do žádosti o platbu zařadit jen výdaje, u kterých byla provedena kontrola průběhu výběrového řízení, a výdaje, které výší částky či svým charakterem nepodléhají povinnosti realizovat výběrové řízení. 4.4.2.1 Kontrola žádosti o platbu Při kontrole MPSV prověří celou žádost o platbu a předloženou zprávu o projektu s ohledem na celkový popis realizace projektu, zkontroluje vynaložené výdaje projektu uvedené ve zprávě s přílohami zprávy (se soupisem uhrazených dokladů, soupisem osobních výdajů, kopiemi dokladů a výpisy z účtu). Zároveň zkontroluje oprávněnost výdajů v rámci projektu, realizaci podílu spolufinancování a zamezení duplicitě výdajů. 4.4.2.2 Postup pro realizaci plateb 1. KP zasílá žádost o platbu spolu s průběžnou/výroční průběžnou zprávou MPSV do konce měsíce následujícího po ukončení monitorovacího období (v termínech stanovených v kapitole 6.2.1), resp. 30 kalendářních dnů od ukončení realizace projektu v případě žádosti o závěrečnou platbu. Žádosti jsou předkládány v měně CZK. 2. MPSV provede celkovou kontrolu předložené žádosti o platbu a příslušné zprávy o projektu včetně všech příloh v souladu s postupy popsanými v kapitole 6.2. 3. Na základě kontroly a schválení listinné podoby průběžné/závěrečné zprávy a žádosti o platbu MPSV zajistí provedení platby. 4. Platby jsou prováděny v měně CZK.
4.5 Způsobilost výdajů Výdaje jsou způsobilé k proplacení v projektu, jestliže splňují následující podmínky: 4.5.1 Zahrnutí výdaje v rozpočtu Výdaj je způsobilý, pokud byl zahrnut a schválen v rozpočtu žádosti o grant. Výdaje, které nejsou uvedené v rozpočtu žádosti o grant, nejsou způsobilé, a to ani v případě, že by podle této příručky splňovaly všechny další znaky způsobilosti výdaje. 4.5.2 Účel výdaje Výdaj musí být nezbytný pro realizaci projektu, musí bezprostředně souviset s realizací aktivit projektu a směřovat ke splnění cílů projektu (tj. musí být vynaložen na položky uvedené ve schválené žádosti o grant).
9
4.5.3 Datum uskutečnění výdaje Výdaj je časově způsobilý, pokud vznikl a byl uhrazen ve stanoveném časovém rozmezí pro realizaci projektu uvedeném v Rozhodnutí o poskytnutí dotace. V případě nepřímých výdajů je datem uskutečnění výdaje datum jejich zanesení do účetnictví. Ve výjimečných a zdůvodněných případech a po schválení poskytovatelem prostředků může být úhrada výdaje projektu provedena do max. 30 dnů po datu způsobilosti výdajů stanoveném v Rozhodnutí o poskytnutí dotace, zároveň však ne později než 30. dubna 2016. Hrazený výdaj se však musí týkat aktivity realizované před datem, ke kterému musí být dosaženo účelu projektu (lhůta pro realizace aktivit projektu je stanovena v Rozhodnutí o poskytnutí dotace). 4.5.4 Evidence a prokazování uskutečněného výdaje Výdaj musí být uskutečněn, zaznamenán na bankovních účtech nebo musí být doložen výdajovými pokladními doklady příjemce prostředků, být identifikovatelný a kontrolovatelný a musí být doložený účetními doklady ve smyslu § 11 zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů, resp. originály jiných dokladů ekvivalentní průkazní hodnoty. Výjimku z podmínky doložitelnosti účetními doklady představují nepřímé/režijní výdaje neboli veškeré způsobilé výdaje, které příjemce prostředků nemůže přímo identifikovat a odůvodnit ve svém účetním systému jako výdaje, které vznikly v přímé souvislosti se způsobilými přímými výdaji projektu. Nepřímé výdaje projektu představují přiměřený podíl veškerých nepřímých výdajů KP. Jejich výši lze určit pomocí zvolené metody – viz kapitolu 4.6.6 této příručky. 4.5.5 Hospodárnost, účelnost a efektivnost výdaje Výdaj musí být přiměřený (musí odpovídat cenám v čase a místě obvyklým) a musí být vynaložen v souladu s následujícími principy:
hospodárnosti – minimalizace výdajů při respektování cílů projektu nezbytných pro realizaci projektu; účelnosti – přímá vazba na projekt a nezbytnost pro realizaci projektu; efektivnosti – maximalizace v poměru mezi výstupy a vstupy projektu.
4.5.6 Vedení účetnictví KP je povinen vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s právními předpisy ČR. KP, kteří vedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést buď oddělený účetní systém, nebo uvádět jednoznačný kód pro všechny transakce související s projektem. KP, kteří nevedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést daňovou evidenci podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, rozšířenou o níže uvedené požadavky, které budou zmíněny v Rozhodnutí o poskytnutí dotace, a to, že: 1. příslušný doklad musí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví (s výjimkou písmena f); 2. předmětné doklady musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost; 3. při kontrole poskytne příjemce prostředků na vyžádání kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu;
10
4. uskutečněné příjmy a výdaje jsou vedeny s jednoznačnou vazbou k příslušnému projektu, ke kterému se vážou, tzn. že na dokladech musí být jednoznačně uvedeno, ke kterému projektu se vztahují; doklady nebo jejich přílohy musí obsahovat specifikaci pořizovaného zboží, služeb nebo prací i specifikaci toho, kdo zboží nebo služby nakoupil, pokud se nejedná o zjednodušený daňový doklad. Obecně formulované doklady typu „občerstvení“, „kancelářské potřeby“, faktury „fakturuji za administrativní činnosti“ atd. nejsou dostatečné. Originály účetních dokladů/dokladů pro daňovou evidenci konečného příjemce, soupisky a kopie účetních dokladů/dokladů pro daňovou evidenci všech partnerů za projekt musí být k dispozici u konečného příjemce nejen v průběhu implementace projektu ale i po dobu 10 let od 1. ledna následujícího po roce, kdy byla schválena závěrečná zpráva o Programu ze strany KFM. KP musí být schopen průkazně všechny operace dokladovat při následných kontrolách a auditech. 4.5.7 Přijaté faktury Všechny přijaté faktury v rámci projektu musí být vystaveny na konečného příjemce‚ nebo na jeho partnery v rámci daného projektu a musí být podloženy objednávkami nebo smlouvami o dodávce služeb nebo zboží. Součástí faktur za dodávky služeb (v případě dodávek založených na práci jednotlivých externích expertů) musí být také formuláře měsíční evidence odvedené práce jednotlivých externích expertů. 4.5.8 Zálohové platby dodavatelům Zálohové faktury přijaté od dodavatelů jsou povoleny, ale nejsou způsobilým výdajem. Jako způsobilý výdaj lze uplatňovat pouze vyúčtování zálohových plateb. 4.5.9 Způsobilost výdajů partnerů na úrovni projektu Výdaje vzniklé a uhrazené partnerem jsou způsobilé podle stejných podmínek jako výdaje vzniklé a uhrazené KP. KP má povinnost archivovat kopie účetních dokladů partnera a doklady prokazující úhradu výdajů ze strany partnera po dobu 10 let od 1. ledna následujícího po roce, kdy byla schválena závěrečná zpráva o programu ze strany KFM. KP nese celkovou odpovědnost za správné a efektivní využívání poskytnutých finančních prostředků a má také právní a finanční odpovědnost vůči poskytovateli prostředků, a to na základě Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Dodavatelsko-odběratelský vztah není považován za partnerství a není možno tímto způsobem obcházet požadavky na zadávání veřejných zakázek v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, a Pokynem MPSV pro veřejné zakázky malého rozsahu. Vztah mezi KP a jeho partnerem musí být založen na nekomerčním principu, a musí být podložen Smlouvou/Dohodou o partnerství (podrobně viz kapitolu 11.1 této příručky). Za způsobilé výdaje partnera jsou považovány pouze skutečně uhrazené výdaje, tj. výdaje partnera uhrazené dodavatelům i výdaje partnera uhrazené expertům partnera za odvedené pracovní dny (tzv. osobodny).
11
Prokazování výdajů u zahraničních partnerů z donorských států bude možné provést rovněž prostřednictvím certifikovaných auditních zpráv, které jsou vydávány na základě auditů a kontrol provedených nezávislými certifikovanými auditory. Auditní zpráva musí prokázat, že výdaje jsou v souladu s Nařízením a s národní legislativou a účetní praxí příslušné donorské země (příp. zahraniční země). Záloha poskytnutá KP partnerovi je povolena, není však způsobilým výdajem. Uplatnit lze pouze její vyúčtování. Výše zálohy, způsob jejího poskytnutí a vypořádání musí být ošetřeny ve Smlouvě /Dohodě o partnerství. Vyúčtování zálohy mezi KP a partnerem musí být popsáno ve výše zmíněné Partnerské Smlouvě/Dohodě o partnerství a musí se promítnout v účetnictví KP. 4.5.9.1 Způsoby refundace výdajů partnera a) Partner učiní a prokáže výdaj a KP ho zkontroluje, ověří jeho způsobilost a následně jej zahrne mezi způsobilé výdaje do soupisu dokladů/žádosti o platbu vč. potvrzené kopie účetního dokladu. Protože je žádost o platbu vystavovaná v české národní měně, přepočet zahraniční měny do CZK se provede měsíčním kurzem EU/ECB platným v den uskutečnění výdaje. Poté, co dojde k proplacení způsobilých výdajů ze strany poskytovatele prostředků na bankovní účet KP, je KP povinen transferovat uplatněné způsobilé výdaje partnera na jím stanovený bankovní účet ve stanovené lhůtě, případně je pověřenému zástupci partnera vyplatit v hotovosti (jak stanoví Smlouva/Dohoda o partnerství). b) Partner učiní výdaj, který mu je na základě kontroly požadovaných dokladů a ověření jeho způsobilosti přímo/ihned refundován KP. Tento výdaj pak KP zahrne do příslušného soupisu dokladů/žádosti o platbu vč. potvrzené kopie účetního dokladu (doklad o zaplacení KP). Přepočet zahraniční měny do CZK se provede měsíčním kurzem EU/ECB platným v den uskutečnění výdaje. Po proplacení způsobilých výdajů ze strany poskytovatele prostředků již KP partnerovi finanční prostředky nezasílá. c) KP převede finanční prostředky partnerovi formou zálohové platby dle podmínek uvedených ve Smlouvě/Dohodě o partnerství, která definuje mj. výši zálohové platby a termíny jejího převedení. KP a partner následně uplatní postup uvedený v odstavci a). d) Pokud je partnerem příspěvková organizace financovaná pouze z příspěvků zřizovatele (v tomto případě KP), zřizovatel (KP) navýší příspěvkové organizaci (partner) příspěvek, který použije na financování způsobilých výdajů projektu a následně zřizovatel (KP) tyto výdaje zahrne do soupisu dokladů/žádosti o platbu. V případě, že se jedná o běžné výdaje (např. letenky pro experty), může je uhradit přímo KP. Pokud má KP uzavřenou smlouvu s partnerem v měně CZK, předejde tím vzniku kurzových rozdílů.
4.6 Výčet způsobilých výdajů 4.6.1 Vybavení a zařízení Výdaje spojené s nákupem vybavení a zařízení, jež nespadá do skupiny odepisovaného majetku, jsou způsobilé v celé výši, ale jen za předpokladu, že se jedná o majetek související se schváleným projektem a je nezbytný pro jeho realizaci: 12
drobný dlouhodobý hmotný majetek, tj. samostatné movité věci, popř. soubory movitých věcí, jejichž pořizovací cena nižší než 40 000 Kč, např. standardní PC sestava; spotřební zboží a provozní materiál, tj. kancelářské potřeby, provozní materiál, poštovné a jiné výdaje, u kterých může příjemce prostředků prokázat, že jsou pro účelné uskutečnění projektu nezbytné, a které je možné jednoznačně doložit příslušnými účetními doklady, např. náklady na nákup papírů (včetně bloků), materiálu na laminování, psacích potřeb, kancelářských sponek, šanonů, desek na dokumenty, CD, DVD, apod., tj. veškerý materiál či drobné předměty, které nemají charakter zařízení nebo přístroje nebo jsou určeny k jednorázové nebo postupné spotřebě a jejich životnost nepřesahuje dobu 1 roku, a rovněž náklady na pořízení zásob či materiálu pro zajištění občerstvení pracovníků projektu nebo cílové skupiny; drobný dlouhodobý nehmotný majetek s pořizovací cenou nižší než 60 000 Kč za položku – např. software.
4.6.2 Nákup služeb Výdaje spojené s dodáním služeb jsou způsobilé za splnění podmínky, že dodání služby bude přispívat k realizaci projektu a vytvářet přidanou hodnotu. a) Výdaje projektu zajišťované dodavatelsky V rámci výdajů zajišťovaných dodavatelsky se mohou vyskytovat např. následující druhy služeb:
výdaje na publicitu – výdaje související s publicitou a propagací projektu a s informačními aktivitami (v souladu s plánem publicity) jinými než prováděnými zaměstnanci příjemce prostředků; právní poradenství; externí řízení veřejných zakázek - služby související s řízením a administrací veřejných zakázek v rámci projektu zajišťované externími firmami (v souladu s pravidly pro zadávání veřejných zakázek) najatými příjemci prostředků.
b) Ostatní výdaje na služby Ostatními výdaji na služby jsou především:
výdaje související s pořádáním školení, seminářů, monitorovacích výborů, každoročních setkání, jednání a konferencí (např. občerstvení, pronájem, odměny lektorům, tlumočení); výdaje související s realizací aktivit programu/projektu, které příjemce prostředků není schopen zcela či částečně zajistit sám (např. vytvoření a realizace kurzů/školení, vytvoření metodik, manuálů, překlady, apod.). finanční služby bank schválené v rozpočtu programu/žádosti o dotaci: o bankovní poplatky - pokud si KP zřídí samostatný účet pro realizaci projektu, pak bankovní poplatky spojené s vedením účtu a realizací jsou oprávněnými výdaji pouze tehdy, jsou-li povoleny ve schválené žádosti o grant a v rozpočtu projektu.
4.6.3 Osobní výdaje Osobní výdaje jsou výdaje související s řízením, odbornou realizací a administrací projektů:
13
výdaje na zaměstnance příjemce prostředků, který vykonává specifickou odbornou činnost, která je nezbytná pro dosažení cílů projektu, tj. činnost v souvislosti s „obsahovou“ náplní realizace projektu; výdaje na zaměstnance příjemce prostředků, který vykonává činnosti související s řízením projektu či finančním řízením (koordinátor, manažer, finanční manažer apod.).
Základní pojmy
osobní výdaje – na zaměstnance (schválené v rámci projektu): výdaje na zaměstnance příjemce prostředků (včetně zaměstnanců pracujících na základě dohod o pracovní činnosti a/nebo dohod o provedení práce) ve výši nominálních mezd/platů, zákonných odvodů na sociální a zdravotní pojištění hrazených zaměstnavatelem, případně včetně dalších odvodů, které je zaměstnavatel povinen hradit na základě platných právních předpisů, a to v poměru pracovního času, v jakém se zaměstnanec podílí na implementaci projektu, odměny poskytované pouze za práci v rámci projektu jsou způsobilé v plné výši. nominální mzda/plat: je hrubá mzda nebo plat, který zahrnuje základní mzdu/plat, příplatky a doplatky ke mzdě nebo platu, náhrady mzdy/platu, oproštěné od příjmů, které s daným projektem přímo nesouvisejí.
Pravidla způsobilosti osobních nákladů Osobní výdaje za práci zaměstnanců příjemce prostředků při implementaci projektů jsou způsobilé za podmínek popsaných níže. Práce zaměstnanců i externích expertů v rámci implementace projektů musí být v souladu s právními předpisy ČR, zejména se Zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, a Zákonem č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, v platném znění. V žádosti o grant žadatel podrobně specifikuje počet zaměstnanců/expertů, jejich časové úvazky v rámci implementace projektu (osobo - dny, osobo - měsíce), výši jednotkových mezd/odměn a celkovou výši osobních výdajů na zaměstnance i externí experty v rámci projektu. Příslušné smlouvy pracovně - právního vztahu musí být mezi zaměstnancem a institucí příjemce prostředků uzavřeny vždy před vznikem příslušného osobního výdaje. Hlavním předpokladem způsobilosti osobních výdajů za práci zaměstnanců příjemce prostředků je přímý podíl zaměstnance na zajištění implementace projektu, který je zohledněn ve smlouvách nebo dohodách, případně jiných dokumentech upravujících pracovně - právní vztah zaměstnance vůči zaměstnavateli – příjemci prostředků. Jednotlivci pracující na implementaci projektu jako zaměstnanci příjemce prostředků mohou být zaměstnáni na základě následujících pracovně - právních vztahů:
dohoda o pracovní činnosti; dohoda o provedení práce; pracovní poměr, příp. dodatek k původní pracovní smlouvě.
V případě najímání dodatečných zaměstnanců na zajištění implementace projektu nebo při práci stávajících zaměstnanců na základě dohody o pracovní činnosti, nebo dohody o provedení práce musí takováto dohoda mimo jiné obsahovat:
14
druh a popis prováděné činnosti při implementaci projektu1; výše odměny, která musí odpovídat obvyklé výši výdajů za obdobnou činnost odpovídající odbornosti a náročnosti vykonávané práce v místě realizace.
Dohoda o pracovní činnosti/dohoda o provedení práce musí být uzavřena pouze na práce zaměstnance v rámci implementace konkrétního projektu a nemůže obsahovat žádné další činnosti nesouvisející s projektem. Činnosti stávajícího zaměstnance při implementaci projektu na základě původní pracovní smlouvy, příp. jejího dodatku, je možné využívat pouze po předchozím schválení poskytovatele prostředků. V případě, že činnosti stávajících zaměstnanců jsou schváleny předem přímo v žádosti o grant, poskytovatel prostředků je již znovu neschvaluje. V takovém případě je organizace konečného příjemce (nebo jeho partnera) povinna upravit popis funkčního místa (např. formou dodatku k pracovní smlouvě) zaměstnance tak, aby z něj jednoznačně vyplývala:
povinnost zaměstnance realizovat přesně vyjmenované činnosti v souvislosti s implementací projektu; podíl pracovního času vynaloženého na tyto činnosti na celkové pracovní náplni stávajícího zaměstnance.
Při práci stávajícího zaměstnance na základě dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce v organizaci KP v rámci implementace projektu není možné, aby tento zaměstnanec ve stejném čase vykonával jak své běžné pracovní povinnosti (v rámci pracovního poměru), tak se podílel na implementaci projektu, tj. jednotlivé pracovní úvazky se nemohou překrývat, mohou se pouze doplňovat, maximálně mohou v součtu činit 1,5 pracovního úvazku. Mzda/plat takového zaměstnance vždy v souladu s platovou politikou organizace příjemce prostředků, která je v souladu s platnou legislativou ČR. V případě, že se zaměstnanec podílí na implementaci projektu částí svého pracovního úvazku, jsou způsobilými osobními výdaji pouze výdaje, které odpovídají příslušnému podílu pracovního času zaměstnance na implementaci projektu na celkovém úvazku zaměstnance, který je uveden v upraveném popisu funkčního místa zaměstnance. Vykazování práce přesčas zaměstnanců příjemce prostředků jako práce na implementaci projektu není povolena a není tudíž považována za způsobilý osobní výdaj. 4.6.4 Cestovní náhrady Cestovními náhradami se rozumí:
1
jízdní výdaje – tj. výdaje na cestu, které v případě zahraniční cesty zahrnují výdaje na dopravu v zemi pobytu a nutné vedlejší výdaje, za které se považují poplatky za vstup na letiště, vízové poplatky, pojistné za pojištění léčebných výloh a další;
Druh a popis prováděné činnosti při implementaci projektu v případě najímání stávajících zaměstnanců musí být formulován s ohledem
na §34 odst. 2 zákoníku práce, který stanoví, že zaměstnanec v dalším základním pracovně - právním vztahu u téhož zaměstnavatele nesmí vykonávat práce, které jsou stejně druhově vymezeny. Druh práce v dalším pracovním vztahu musí být jinak definován než ve stávající pracovní smlouvě.
15
výdaje za ubytování; stravné (zahrnující kapesné); ostatní výdaje.
4.6.4.1 Cestovní náhrady při cestě českých pracovníků do zahraničí a po České republice Způsobilými jsou výdaje spojené s pracovními cestami zaměstnanců příjemce prostředků při cestách v souvislosti s realizací projektu. Pracovní cestou se rozumí doba od nástupu zaměstnance na cestu k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce, včetně výkonu práce v tomto místě, do návratu zaměstnance z této cesty. Zaměstnancem se rozumí také osoba, která má s příjemcem prostředků uzavřenou dohodu o provedení práce či o pracovní činnosti, pokud je možnost vyslání na pracovní cestu v dohodě stanovena. U služebních cest realizovaných v rámci projektu musí být příjemce prostředků schopen na požádání doložit písemnou pozvánku, resp. program daného jednání či navštívené akce, zápis ze služební cesty. Cestovní náhrady při cestě českých pracovníků se řídí Zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění, a vyhláškami MPSV a MF, které stanoví výši cestovních náhrad pro daný rok. Jízdné Způsobilými výdaji za jízdné jsou výdaje spojené s dopravou na služební cestě po ČR/do zahraničí, jmenovitě:
výdaje za jízdenky veřejné dopravy, místenky, lehátka nebo lůžka - způsobilými výdaji je jízdné za cestu autobusem a za cestu vlakem v základní vozové třídě – při cestách nad 300 km je možno vykázat jízdné ve vyšší než základní vozové třídě – včetně ceny místenky. Použití vlaku SuperCity je přípustné pouze z důvodů časových, kdy není k dispozici alternativní spoj, a to pouze v II. vozové třídě; Letenky - jsou způsobilým výdajem při vzdálenosti nad 200 km, způsobilým výdajem při použití letadla je letenka v ekonomické třídě a přímo související poplatky (např. letištní) při letu na vzdálenost větší než 500 km. Pokud jde o kratší vzdálenost než 500 km (ale větší než 200 km), je třeba doložit, že výdaje za letenku jsou výhodnější, než výdaje odpovídající ceně jízdenky v I. třídě vlaku vyšší kvality (SuperCity, EuroCity, InterCity, apod.); použití taxi - taxislužby lze použít jen ve zcela výjimečných a odůvodněných případech, kdy nelze přepravu zajistit služebním vozidlem, vlastním vozidlem zaměstnance ani veřejným hromadným dopravním prostředkem; jízdenky místní hromadné dopravy, výdaje související s použitím soukromého vozidla (náhrada vyjadřující odhad míry opotřebení vozidla a náhrada za spotřebované pohonné hmoty) či služebního vozidla (náhrada za spotřebované pohonné hmoty) - výše a nárok na tyto náhrady jsou limitovány zákoníkem práce č. 262/2006 Sb. a vyhláškami MPSV, které stanoví výši cestovních náhrad pro daný rok.
Jízdní výdaje jsou hrazeny v prokázané výši, a to při respektování hospodárnosti.
16
Stravné a kapesné Výdaje za stravné jsou poskytovány v případě, že jídlo není zahrnuto v ceně ubytování či poskytnuto v rámci programu navštívené akce. V opačném případě je částka stravného přiměřeně snížena. Způsobilým výdajem může být i kapesné, které může příjemce prostředků poskytnout zaměstnancům při zahraniční pracovní cestě v cizí měně do výše 40 % stravného (výše a nárok na kapesné je limitována zákoníkem práce č. 262/2006 Sb.). Ubytování Výdaje za ubytování jsou hrazeny v prokázané výši, a to při respektování hospodárnosti, tj. musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým. Ostatní výdaje Způsobilými výdaji v rámci cestovních náhrad jsou také další úhrady výdajů přímo souvisejících s pracovní cestou. Může jít např. o poplatky za parkovné, dálniční poplatek (v přiměřené výši vzhledem k délce pracovní cesty), poplatky za úschovu zavazadel, v případě zahraničních cest výdaje na cestovní připojištění apod. 4.6.4.2 Cestovní náhrady při cestě zahraničních expertů v projektu Způsobilými jsou výdaje spojené s pracovními cestami zahraničních expertů příjemce prostředků při cestách v souvislosti s realizací projektu. Pracovní cestou se rozumí doba od nástupu experta na cestu k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce, včetně výkonu práce v tomto místě, do návratu zaměstnance z této cesty. U služebních cest realizovaných v rámci projektu musí být příjemce prostředků schopen na požádání doložit písemnou pozvánku, resp. program daného jednání či navštívené akce, zápis ze služební cesty. Jízdné Jízdné do ČR a zpět a dále jízdné po ČR je způsobilé v prokázané výši, a to při respektování hospodárnosti. Jízdné v zemi sídla zahraničního pracovníka/experta v projektu se řídí platnou legislativou země sídla zaměstnavatele pracovníka/experta při respektování principu hospodárnosti. Jízdné do/v zahraničí (mimo ČR) zahraničního pracovníka/experta v projektu se řídí platnou legislativou země sídla zaměstnavatele pracovníka/experta při respektování principu hospodárnosti. Per diem Cestovní náhrady, tzv. „per diem“ kryjí výdaje na ubytování, stravné a místní jízdné v ČR a v zahraničí. „Per diem“ pro zahraniční pracovníky/experty v projektu se stanovuje podle sazeb EU publikovaných v poslední aktualizaci na stránce: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/. Per diem jsou zahraničním pracovníkům/expertům v projektu vypláceny při respektování principu hospodárnosti. Cestovní náhrady při cestě po zemi sídla zaměstnavatele zahraničního 17
pracovníka/experta se řídí platnou legislativou dané země sídla zaměstnavatele. Způsobilými výdaji jsou i výdaje na cestovní připojištění. 4.6.5 Daň z přidané hodnoty (DPH) Daň z přidané hodnoty (DPH) je způsobilý výdaj pouze v případě, kdy plátce nemůže uplatnit nárok na odpočet daně na vstupu. Informace o tom, zda KP je/není plátcem DPH musí být vždy uvedena v předkládané žádosti. 4.6.6 Nepřímé (režijní) výdaje projektů Nepřímé náklady jsou veškeré způsobilé výdaje, které konečný příjemce nebo partner projektu nemůže přímo identifikovat jako výdaje projektu (netýkají se aktivit projektu), ale které lze identifikovat a odůvodnit v jeho účetním systému jako výdaje, které vznikly v přímé souvislosti se způsobilými přímými výdaji projektu. Jedná se zejména o nájem kanceláře, nákup vody, paliv, energie, úklid, údržbu, připojení na internet, poplatky za telefon, fax, provoz služebního vozidla. Nepřímé (režijní) výdaje jsou součástí kapitoly rozpočtu „Management“. Celkové výdaje rozpočtové kapitoly „Management“ nesmí přesáhnout 10 % celkových způsobilých výdajů projektů. 4.6.6.1 Metoda výpočtu nepřímých výdajů a) na základě podkladů z analytického účetního systému, tj. základem jsou skutečné výdaje přímo související s realizací projektu, jež jsou určeny v poměru k dané činnosti projektu. Musí být prokazatelně doloženy za pomoci nestranné a oprávněné metodiky příjemce prostředků (např. rozpočet spotřebovaného tepla podle vytápěné plochy kanceláří využívaných pro účely projektu či podle výše úvazků pracovníků pracujících pro účely projektu apod.). Metodika výpočtu je transparentním vyúčtováním archivovaným v účetnictví k projektu a slouží jako podpůrný účetní doklad. Z výpočtu částky za nájemné (obdobné se týká všech druhů nepřímých výdajů) by měla být zřejmá skutečná roční výše nájemného příjemce prostředků, dále doba, po kterou je kancelář/část budovy pro projekt využívána a výsledné způsobilé výdaje na nájemné; b) v případech, kdy nelze se 100 % určitostí identifikovat skutečné nepřímé výdaje projektu, mohou způsobilé nepřímé výdaje příjemce prostředků dosahovat výše až 20 % celkových čistých přímých způsobilých výdajů na řízení projektu, tj. hodnoty způsobilých výdajů na řízení projektu po odečtení výdajů poskytovaných externě (na základě smlouvy/objednávky). Pokud je zvolena metoda nepřímých výdajů dle písmena b), pak příjemce prostředků není povinen pro prokázání způsobilých nepřímých výdajů dokládat patřičné účetní doklady. Zvolená metoda a metodika výpočtu nepřímých výdajů však musí být zachycena v Žádosti o dotaci a následně v Rozhodnutí o poskytnutí dotace a v případě, že se nepřímé výdaje týkají i partnerů, pak metoda a metodika výpočtu nepřímých výdajů musí být zachycena i v Dohodě o partnerství. 4.6.7 Časové období způsobilosti výdajů Období způsobilosti je stanoveno v Rozhodnutí o poskytnutí dotace a je odvozeno od data zahájení a data ukončení realizace projektu. Maximální délka projektu je vždy stanovena s ohledem na datum vyhlášení grantové výzvy, resp. datum zahájení projektu, musí však splňovat podmínku ukončení realizace projektu nejpozději do 30. dubna 2016.
18
Veškeré způsobilé výdaje projektu se musí vztahovat k období realizace projektu a musí být proplaceny nejpozději do data stanoveného v Rozhodnutí o poskytnutí dotace.
4.7 Nezpůsobilé výdaje Za nezpůsobilé se považují výdaje, které:
nebyly uvedeny a schváleny v žádosti o dotaci, nebyly vynaloženy v souladu s účelem projektu; nevznikly v časovém rozmezí pro realizaci projektu; nebyly uhrazeny v době způsobilosti výdajů projektu a nejsou dokladovány příslušnými účetními doklady, není-li uvedeno jinak; nebyly zaznamenány na bankovních účtech příjemce dotace / partnera nebo nejsou doloženy výdajovými pokladními doklady.
Nezpůsobilými výdaji konkrétně jsou:
pořízení dlouhodobého majetku (hmotného i nehmotného) úroky z úvěrů; debetní úroky; pokuty, penále, finanční tresty; kurzové ztráty; rezervy na možné budoucí ztráty a dluhy; nedobytné pohledávky; správní poplatky; jiné výdaje čistě finančního rázu, např. poplatky za bankovní služby, poplatek za zřízení účtu; poplatek za vedení účtu; poplatek za bankovní převody (vyjma těch, které se týkají projektových výdajů a jsou schváleny v žádosti o grant); daň z přidané hodnoty s nárokem na odpočet daně; výdaje na právní spory; daně (silniční daň, daň z nemovitostí, daň darovací, daň dědická, apod.); výdaje, které byly nebo budou nárokovány jako způsobilé v rámci jiných dotačních programů.
5 Veřejné zakázky Při zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných z prostředků EHP Fondů se postupuje podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, resp. dle Pokynu MPSV pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. Zároveň je nutné dodržovat obecné zásady Smlouvy o fungování EU, které zahrnují především volný pohyb zboží, volný pohyb služeb, právo usazování, zákaz diskriminace, rovné zacházení, transparentnost, proporcionalitu a vzájemné uznávání osvědčení.
5.1 Veřejné zakázky malého rozsahu Při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu je KP povinen postupovat v souladu s Pokyny MPSV pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. KP je povinen poskytovat MPSV informace o přípravě a průběhu zadávání veřejných zakázek v rozsahu a termínech stanovených v Pokynech MPSV pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. 19
5.2 Veřejné zakázky s předpokládanou hodnotou 2 mil. Kč a vyšší V případě veřejných zakázek na dodávky a služby s předpokládanou hodnotou od 2.000.000 Kč bez DPH je KP, jakožto dotovaný zadavatel, povinen postupovat v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů. KP je povinen poskytovat MPSV informace o přípravě a průběhu zadávání veřejných zakázek v těchto krocích: 5.2.1 Příprava zadávací dokumentace KP je povinen zpracovat zadávací podmínky v souladu s ZVZ a zaslat MPSV minimálně 30 dnů před plánovaným vypsáním VZ návrh kompletní zadávací dokumentace k posouzení. Do 15 dnů od obdržení ZD obdrží KP komentář k elektronické verzi návrhu ZD. Do 5 dnů od obdržení komentářů KP zapracuje komentáře, případně zašle zdůvodnění nepoužití návrhů z komentáře a předloží upravenou verzi ZD opětovně ke kontrole MPSV. MPSV schválí do 5 dnů od obdržení upravenou a finální ZD. V případě připomínek budou další komentáře zaslány KP k zapracování (na další kolo připomínek se aplikují opět pětidenní lhůty). Po odsouhlasení ZD ze strany MPSV přistoupí KP k vyhlášení veřejné zakázky. 5.2.2
Jednání hodnoticí komise
KP je povinen prokazatelně pozvat na jednání hodnoticí komise zástupce MPSV jako přizvanou osobu minimálně 7 dnů před datem zasedání hodnoticí komise. 5.2.3 Kontrola průběhu zadávacího řízení před podpisem smlouvy Do 10 dnů od odeslání oznámení o výběru nejvhodnější nabídky zašle KP MPSV elektronicky ke kontrole a schválení následující dokumentaci k výběrovému řízení: o o o o o o
protokol o otevírání obálek zprávu o posouzení a hodnocení nabídek protokol/y o jednání hodnoticí komise rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky informaci o stavu námitek návrh smlouvy.
MPSV vydá stanovisko k průběhu VZ ve lhůtě 10 dnů od obdržení dokumentace ke kontrole. V případě nejasností si může MPSV vyžádat další podklady či informace k VZ. V tomto případě se lhůta pro schválení pozastavuje a začíná znovu běžet dnem doručení vyžádaných podkladů/informací. Do 10 dnů od podpisu smlouvy zašle KP naskenovaný jeden originál smlouvy elektronicky MPSV. 5.2.4 Dodatky ke smlouvám KP předloží nejpozději 15 dnů před plánovaným podpisem dodatku ke smlouvě MPSV k nahlédnutí a případným komentářům připravovaný dodatek ke smlouvě včetně stávající smlouvy s dodavatelem.
20
6 Monitorování projektu Základem monitorovacího systému projektu je Logický rámec projektu a rozpočet projektu. MPSV provádí monitorování projektů na základě následujících nástrojů:
kontrola a schvalování průběžných zpráv o projektu, výročních průběžných zpráv o projektu a závěrečné zprávy o projektu; kontrola projektů na místě.
V průběhu projektu mohou probíhat tzv. externí ověření projektu na místě a audity, které zajišťují společnosti najaté Výborem finančních mechanismů/Ministerstvem zahraničních věcí Norska a další kontroly oprávněných subjektů (viz kapitolu 7.2).
6.1 Logický rámec projektu Základem monitorovacího systému a klíčovým nástrojem pro implementaci projektu je tzv. Logický rámec projektu, který je závazným dokumentem (příloha Rozhodnutí o poskytnutí dotace) pro konečné příjemce projektů. Vykazování výsledků a výstupů projektu je obsahem průběžných zpráv o projektu. V rámci výroční průběžné zprávy a závěrečné zprávy je vykazován KP rovněž celkový cíl projektu.
6.2 Zprávy o projektu 6.2.1 Průběžné zprávy o projektu Základem monitorovacího systému jsou průběžné zprávy, které poskytují přehled o průběžném čerpání a plánovaných aktivitách v rámci projektu. Průběžná zpráva o projektu společně s relevantními podklady slouží k posouzení výsledků projektu a k administraci žádostí o platbu. KP je povinen předložit MPSV průběžnou zprávu o projektu včetně příslušných podkladů a účetních dokladů 3 x ročně ve stanovených termínech za každé 4 kalendářní měsíce realizace projektu od data schválení projektu, až do jeho ukončení. (V případě, že je období od schválení projektu do konce čtyřměsíčního období kratší, předkládá se první průběžná zpráva, až na konci následujícího monitorovacího období). Formulář PZ zasílá všem KP MPSV před koncem daného monitorovacího období. Monitorovací období
Termín předložení elektronické verze PZ na MPSV
1
1. října – 31. ledna
28. února
2
1. února – 31. května
30. června
3
1. června – 30. září2
31. října
6.2.1.1 Náležitosti průběžné zprávy o projektu KP je povinen elektronicky předložit: 2
Jedná se o výroční průběžnou zprávu (viz kapitola 5.1.2).
21
A. Vyplněnou průběžnou zprávu o projektu na předepsaném formuláři:
obsahovou část PZ, tj. postup projektu (včetně jednotlivých aktivit), výsledky a výstupy projektu, bilaterální partnerství, veřejné zakázky v projektu; finanční část PZ, tj. čerpání rozpočtu a spolufinancování, predikce na další období.
B. Přílohy PZ pro účely žádosti o platbu:
žádost o průběžnou platbu, která obsahuje účetní a finanční informace nutné pro provedení platby; soupis účetních dokladů/dokladů pro daňovou evidenci uhrazených v daném období, případně dalších dokumentů v členění na (1) seznam účetních dokladů s hodnotou vyšší než 10.000 Kč bez DPH v případě plátců DPH, resp. 10.000 Kč včetně DPH v případě neplátců DPH a (2) seznam dokladů pro výdaje do částky 10.000 Kč bez DPH v případě plátců DPH, resp. 10.000 Kč včetně DPH v případě neplátců DPH, u nichž nemá KP povinnost dokládat ověřené kopie účetních dokladů. V případě, že jsou součástí výdajů také způsobilé osobní výdaje na zaměstnance nebo individuální externí experty, tvoří přílohu soupisu účetních dokladů/dokladů pro daňovou evidenci také soupis osobních výdajů na zaměstnance, soupis osobních výdajů na individuální externí experty; kopie faktur a účetních dokladů u výdajů s hodnotou vyšší než 10.000 Kč bez DPH v případě KP, který je plátcem DPH, resp. 10.000 Kč vč. DPH v případě KP, který je neplátcem DPH, a dokumentů, na základě kterých byl výdaj uskutečněn (objednávka, smlouva apod.); kopie výpisů z bankovních účtů konečného příjemce, které prokazují úhrady všech výdajů vykazovaných v daném období.
6.2.1.2 Postup pro předkládání a schvalování PZ KP zašle doplněnou zprávu zpět elektronicky v daném termínu po skončení monitorovacího období MPSV. MPSV provede do 15 pracovních dnů od přijetí vyplněné elektronické verze PZ kontrolu náležitostí monitorovací zprávy, zejména:
soulad realizovaných aktivit s celkovým popisem realizace projektu, dodržení harmonogramu porovná finanční plnění projektu s rozpočtem projektu kontrolu čerpání výdajů na ně vyčleněných se schváleným rozpočtem projektu a soupiskou uhrazených dokladů, kopiemi dokladů a výpisy z účtů. Zároveň je zkontrolována oprávněnost výdajů v rámci projektu a případná duplicita výdajů.
Dále je provedena kontrola žádosti o průběžnou platbu a tato kontrola zahrnuje kromě kontroly formálních náležitostí zejména následující:
kontrolu aritmetické správnosti žádosti o platbu; porovnání vykázaných částek za příslušné období 4 měsíců, a to v detailním členění na jednotlivé rozpočtové podkapitoly ve všech aktivitách projektu s časovým plánem plateb; porovnání soupisu uhrazených dokladů s kopiemi faktur a účetních dokladů a dalších podkladů (smluv, objednávek apod.), výpisy z bankovního účtu a s částkami uvedenými v žádosti o platbu.
22
Součástí žádosti o platbu k poslední průběžné zprávě o projektu je vyčíslení částky zádržného v projektu v souladu s Rozhodnutím o poskytnutí dotace. Případné připomínky ze strany MPSV obdrží KP formou e-mailu. Lhůta pro zapracování připomínek je stanovena individuálně, a to s ohledem na časovou náročnost odstranění závad. Nejsou-li v PZ shledány žádné nedostatky, je KP vyzván k zaslání listinné podoby PZ včetně příloh a žádosti o platbu ve lhůtě 3 pracovních dnů ke schválení. Po kontrole listinné verze PZ a žádosti o platbu je KP zaslán potvrzující e-mail a provedena administrace žádosti o platbu. 6.2.2 Výroční průběžné zprávy (VPZ) VPZ je průběžná zpráva za období od 1. 6. do 30. 9., která v sobě zahrnuje rozšířené informace o implementaci projektu za období od 1. října předcházejícího roku do 30. září aktuálního roku: KP do VPZ uvede následující rozšířené informace (pokrok resp. aktualizaci informací v následujících oblastech): -
celkový cíl projektu – naplnění celkového cíle projektu včetně indikátoru tohoto cíle;
-
řízení rizik, tj. popis řízení původně indikovaných rizik v žádosti o grant, popis možných nových rizik projektu a jejich řešení;
-
horizontální témata – popis plnění horizontálních témat (udržitelný rozvoj – zaměření na životní prostředí a řešení problematiky minoritních skupin včetně Romů, rovnost mužů a žen, řádná správa, příspěvek k posilování bilaterálních vztahů aj.) ve vztahu k jejich plnění popsaném v žádosti o grant.
V 1. roce implementace projektu zahrnují rozšířené informace VPZ období od data zahájení do 30. září. V dalších letech vždy období následujících 12 měsíců. Za poslední období realizace projektu zahrnuje rozšířené informace VPZ období od 1. října do ukončení projektu. Postup pro předložení a kontrolu VPZ je shodný s postupem předložení a kontroly. 6.2.3 Závěrečná zpráva o projektu (ZZ) Dokumentem shrnujícím celkovou realizaci projektu z EHP fondů je závěrečná zpráva o projektu (ZZ). KP je povinen zaslat vyplněnou ZZ elektronicky ke kontrole MPSV nejpozději do 30 kalendářních dnů od ukončení realizace projektu, nejpozději však do 31. října 2016. KP je povinen v závěrečné zprávě o projektu vyplnit: -
finanční část zprávy, tj. údaje o konečném finančním plnění projektu, včetně porovnání skutečných výdajů projektu s původně plánovanými (detailní přehled čerpání);
-
shrnutí realizace projektu, popis provedených změn v projektu, zhodnocení přínosu projektu včetně zkušeností z jeho realizace;
-
plnění indikátorů projektu, tj. popis dosažených indikátorů celkového cíle, výsledků a účelu projektu včetně informací o udržitelnosti výsledků projektu;
-
splnění horizontálních témat vztahujících se k projektu a řízení rizik.
23
Přílohou ZZ musí být dokumentace, která potvrdí konání jednotlivých aktivit projektu financovaných z projektu (např. prezenční listiny seminářů a školení, zpracované studie, foto/video z konaných akcí apod.), dokumentace k plnění publicity projektu (např. ukázka webových stránek, kopie článků o projektu v tisku). MPSV provede do 15 pracovních dnů od přijetí elektronické verze ZZ finanční a věcnou kontrolu včetně shrnutí realizace provede kontrolu plnění indikátorů projektu a celkového splnění účelu projektu. Porovná obsahovou stránku ZZ s průběžnými zprávami o projektu, logickým rámcem projektu a Rozhodnutím o poskytnutí dotace. V případě nejasností může MPSV požádat KP o vysvětlení nebo doplnění informací uvedených v ZZ. V tomto případě je pozastaveno schvalování ZZ ze strany MPSV do doby, než KP dodá požadované dokumenty. V případě správnosti elektronické verze ZZ vyzve MPSV KP k zaslání konečné verze ZZ včetně všech příloh v listinné podobě ke schválení. V případě připomínek ke zprávě jsou připomínky zaslány elektronicky KP k zapracování. Lhůta pro zapracování připomínek je stanovena individuálně, a to s ohledem na časovou náročnost odstranění závad. Pokud nejsou k elektronické podobě ZZ výhrady, je KP vyzván e-mailem k zaslání listinné podoby ZZ ke schválení ve lhůtě 5 pracovních dnů od obdržení výzvy. Po schválení konečné verze ZZ včetně všech příloh zasílá MPSV závěrečnou platbu (tzv. zádržné) na účet KP.
7 Kontrola Příjemce je poskytnutím podpory zavázán umožnit vstup níže vymezeným kontrolou pověřeným osobám – kteří mohou být doprovázeni dalšími přizvanými osobami. Umožnit vstup kontrolou pověřeným osobám je příjemce povinen v průběhu trvání projektu a po dobu deseti let po obdržení závěrečné platby. Příjemce podpory je povinen kontrolním orgánům umožnit přístup na místo realizace projektu včetně přístupu k veškeré dokumentaci týkající se projektu. Stejné ustanovení musí být obsaženo ve smlouvě o partnerství.
7.1 Kontrola na místě prováděná poskytovatelem dotace Kontrola je vykonávána na základě zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Cílem kontroly je ověřit soulad skutečnosti s předkládanými doklady a informacemi uváděnými ve zprávách o projektu včetně ověření, že uplatňované výdaje byly skutečně vynaloženy v souladu s podmínkami. Fyzické kontroly spočívají v kontrole na místě u konečného příjemce nebo u partnerů příjemce. Každá kontrola musí být příjemci oznámena předem (v případě plánovaných a následných kontrol). V případě, že by oznámení kontroly předem mohlo vést ke zmaření účelu kontroly, lze kontrolu oznámit až na místě (jedná se o tzv. ad hoc kontrolu). MPSV zpracovává na základě analýzy rizik jednotlivých realizovaných projektů roční plán kontrol, který pololetně aktualizuje, a na jeho základě vykonává plánované kontroly na místě. Následně 24
ověřuje odstranění identifikovaných zjištění a plnění jednotlivých doporučení, zanesených do protokolů z provedené kontroly. Při závažných zjištěních z ověření MPSV postupuje jako při podezření na nesrovnalost (viz kapitolu 9.3). Kontrolu mohou provádět pouze pracovníci, kteří se prokážou pověřením k provedení kontroly daného projektu.
7.2 Kontroly dalších oprávněných subjektů KP je povinen poskytnout na vyžádání MPSV a dalších kontrolních orgánů (tj. územní finanční orgány, Nejvyšší kontrolní úřad, zástupci NKM, ZP, CO, AO, KFM, Výbor finančního mechanismu EHP, Rady auditorů, ESVO, Úřadu norského generálního auditora a Ministerstvo zahraničních věcí Norska nebo jimi pověřené osoby) všechny doklady a informace k prokázání plnění aktivit a cílů projektu včetně finančního plnění projektu a spolupracovat s uvedenými subjekty na kontrole projektu. 7.2.1 Externí monitorování V souladu s Nařízením, čl. 10.3, mohou zástupci Výboru finančního mechanismu EHP či Ministerstva zahraničních věcí Norska, zajistit monitorování programů a projektů na místě. ZP – CZP2 (a NKM) budou o tomto informováni s předstihem 2 týdnů (s výjimkou urgentních případů). NKM, ZP – CZP2 a koneční příjemci jsou povinni poskytnout na vyžádání těmto subjektům všechny dostupné doklady a informace k řádnému posouzení průběhu realizace projektů.
8 Změny v projektech KP je povinen projekt realizovat v souladu s Rozhodnutím o poskytnutí dotace. V rámci projektu musí být realizovány aktivity, které byly popsány v žádosti o grant a které směřují k naplnění deklarovaných cílů projektu. KP je povinen dodržet strukturu rozpočtu uvedenou v žádosti o grant a poměr rozdělení výdajů do rozpočtových položek. Aktivity projektu a čerpání oprávněných výdajů musí probíhat v souladu s časovým harmonogramem. Přestože se předpokládá, že projekt byl správně naplánován, mohou v průběhu implementace projektu nastat situace, které si vyžádají změnu projektu. Obecně lze druh změny rozdělit na Podstatné změny v projektu, Nepodstatné změny v projektu a Administrativní změny v projektu.
8.1 Nepodstatné změny Nepodstatnými změnami jsou změny administrativního charakteru nebo dílčí změny v projektu, které zásadním způsobem neovlivní cíle projektu, jeho rozpočet a harmonogram stanovený v Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Nepodstatné změny nepodléhají ex-ante schválení MPSV. Nepodstatnými změnami v projektu jsou např.: a) přesun mezi kapitolami rozpočtu pod stanovené procentní nebo absolutní limity kumulativně pro podstatnou změnu; b) přesun mezi podkapitolami rozpočtu pod stanovené limity pro podstatnou změnu kumulativně; c) změny položek rozpočtu (např. změny jednotkových cen – za předpokladu splnění podmínky dodržování cen v místě a čase obvyklých); 25
d) změny doby implementace projektu, které neovlivňují konečný termín naplnění účelu projektu. O nepodstatné změně je KP povinen MPSV informovat nejpozději v průběžné zprávě za období, ve kterém změna vznikla. Nepodstatné změny v projektu je KP povinen zohlednit ve všech relevantních částech průběžné zprávy za dané monitorovací období. MPSV může během schvalovacího procesu průběžné zprávy požadovat dodatečné informace ke změnám.
8.2 V případě vlivu nepodstatné změny na Rozhodnutí o poskytnutí o poskytnutí dotace vydá MPSV na základě žádosti KP Rozhodnutí o změně Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Podstatné změny Podstatné změny mají přímý a zásadní dopad na plnění projektu v souladu s Rozhodnutím o poskytnutí dotace, významný vliv na rozpočet nebo termíny ukončení projektu/oprávněnosti výdajů. KP nesmí takovou změnu realizovat dříve než po jejím nahlášení a schválení MPSV. Podstatnými změnami jsou všechny změny, které nepatří do kategorie nepodstatných změn, popsaných výše. Podstatné změny jsou zejména: a) b) c) d) e) f)
změna právní formy KP; změna zdroje spolufinancování; změny, které ovlivňují rozsah, účel a výsledky projektu včetně indikátorů projektu; zařazení nové aktivity nebo nové položky v rozpočtu; zvýšení nákladů na kapitolu management projektu; prodloužení doby implementace projektu za stanovený termín naplnění účelu projektu (max. do 30. 4. 2016); g) přesun mezi kapitolami rozpočtu v hodnotě vyšší než 20 % příslušné kapitoly kumulativně a/nebo v hodnotě vyšší než 250 000 Kč kumulativně; h) přesun mezi podkapitolami rozpočtu v hodnotě vyšší než 20% celkové alokace na kapitolu rozpočtu kumulativně a/nebo v hodnotě vyšší než 250 000 Kč kumulativně; i) změny ovlivňující výši grantu jako např. změna právní formy KP, změna DPH či zdroje spolufinancování; j) změna partnera projektu či změna smlouvy o partnerství, která ovlivňuje cíle či finanční rozsah partnerství. Podstatné změny podléhají ex-ante schválení ze strany MPSV. Tyto změny musejí být MPSV oznámeny alespoň 15 pracovních dní před tím, než k oznámené změně dojde, a to v listinné podobě na formuláři (viz přílohu č. 7) s podpisem statutárního zástupce KP. MPSV změnu posoudí a do 10 pracovních dnů zašle KP vyrozumění o jejím schválení / neschválení elektronicky a zároveň dopisem. V případě, že zdůvodnění změny není dostatečné či je navrhovaná změna nejasná, vyžádá MPSV od KP doplnění žádosti o změnu. V tomto případě se lhůta k vyjádření pozastavuje a začíná běžet znovu po dodání doplněných podkladů KP. V případě schválení změny zašle MPSV KP potvrzení souhlasu s navrhovanou změnou formou dopisu ředitele odboru EU a mezinárodní spolupráce.
26
Poslední žádosti o podstatné změny v projektu je možné předložit nejpozději 60 kalendářních dnů před datem ukončení projektu definovaným v Rozhodnutí o poskytnutí dotace. V případě, že KP zašle žádost o již provedenou podstatnou změnu, respektive KP změnu provede před jejím schválením, budou veškeré výdaje se změnou spojené považovány za neoprávněné a nebudou z prostředků alokovaných na projekt proplaceny. V případě nepředvídatelné události, která má za svůj následek změnu v projektu, musí KP tuto změnu oznámit MPSV okamžitě. 8.2.1 Změna v osobě konečného příjemce Změna v osobě KP je možná výlučně v těchto případech:
změna právní formy KP, kdy ostatní údaje zůstanou nezměněny; sloučení/splynutí KP s jinou právnickou osobou (v tomto případě dochází k právnímu nástupnictví původního KP – právnické osoby, která zanikla bez likvidace); změna KP ze zákona, kdy od určitého data dojde k jejímu přejmenování či změně právní formy; případy, kdy zřizovatel sloučí více subjektů, avšak IČ vždy zůstává nezměněno.
Naopak nelze akceptovat přechod práv a povinností z titulu Rozhodnutí o poskytnutí dotace z důvodu rozdělení odštěpením anebo vkladu fyzické osoby do základního kapitálu právnické osoby, neboť v tomto případě se nejedná o právní nástupnictví. Při změně v osobě KP bere MPSV změnu na základě písemného oznámení KP (na formuláři Oznámení o změně v projektu – viz příloha č. 2) na vědomí, avšak nemění samotné Rozhodnutí. Současně se MPSV přesvědčí a ověří, že nástupnický subjekt vstoupil do všech práv a závazků původního subjektu, které se týkaly poskytnuté dotace. Pokud by k takovému přechodu práv nedošlo, bylo by nutné činit kroky k vrácení dotace do příslušné kapitoly SR z důvodu porušení rozpočtové kázně dle zákona č. 218/2001 Sb., o rozpočtových pravidlech, v platném znění. MPSV může omezit možnost změny právních forem, případně slučování subjektů přímo v textu rozhodnutí. Výše uvedený postup bude aplikován obdobně i při změně adresy KP.
8.3 Administrativní změny v projektu Administrativní změnou se rozumí změna údajů v projektu např. změna kontaktní osoby, změna bankovního účtu. KP zašle oznámení o administrativní změně na příslušném formuláři (viz přílohu č. 7) nejpozději s příslušnou průběžnou/výroční průběžnou či závěrečnou zprávou o projektu. V případě vlivu administrativní změny na Rozhodnutí o poskytnutí o poskytnutí dotace vydá MPSV na základě žádosti KP Rozhodnutí o změně Rozhodnutí o poskytnutí dotace.
8.4 Realokace finančních prostředků mezi projekty MPSV může využít zbylé finanční prostředky v následujících případech: 1) po ukončení realizace projektu bude nedočerpán grant projektu;
27
2) je zrušen projekt v programu; 3) finanční prostředky z realizovaného projektu jsou vráceny kvůli potvrzené nesrovnalosti v projektu. Zbylé finanční prostředky může MPSV využít k financování dodatečných aktivit v již schválených projektech, které přispívají k naplnění cílů a účelu projektu. Případná realokace mezi projekty bude probíhat na základě výzvy KP ke zpracování žádostí na dodatečné aktivity projektu. Výzva včetně kritérií výběru a termínu pro podávání žádostí bude uveřejněna na webových stránkách MPSV. KP zašle žádost o dodatečné aktivity projektu na MPSV, které žádost zkontroluje a zajistí její hodnocení. V případě schválení žádosti vydá MPSV na základě žádosti od KP změnový právní akt o přidělení finančních prostředků.
9 Neplnění podmínek projektu a nesrovnalosti v projektu 9.1 Realizace projektu v rozporu se schválenými dokumenty Realizace projektu v rozporu s právním aktem o přidělení finančních prostředků může mít za následek pozastavení financování projektu. Pokud MPSV zjistí, že projekt není realizován v souladu s výše uvedeným dokumentem, neschválí žádost o platbu ani průběžnou zprávu o projektu a o tomto svém rozhodnutí bude písemně informovat konečného příjemce a současně bude požadovat nápravu této situace ve stanovené lhůtě. Kroky implementace projektu realizované v rozporu s Logickým rámcem projektu nejsou oprávněnými výdaji k financování a nebudou proplaceny. MPSV má možnost kdykoliv, resp. vždy v případě závažných změn v projektu nebo v případě pochybností o řádné realizaci projektu ze strany konečného příjemce, provést ad hoc kontrolu na místě (viz kapitolu 7, podkapitola 7.1).
9.2 Neplnění právního aktu o poskytnutí dotace Porušení podmínek stanovených Rozhodnutím o poskytnutí dotace je považováno za porušení rozpočtové kázně podle zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech.
9.3 Nesrovnalosti Nesrovnalostí se rozumí jakékoliv porušení právních předpisů upravujících EHP fondy, práva Evropské unie nebo národní legislativy (včetně podmínek stanovených příslušným právním aktem o přidělení finančních prostředků), pokud by toto porušení mohlo ovlivnit či ohrozit jakoukoli etapu implementace, zejména realizaci a/nebo rozpočet projektu financovaného z EHP fondů. Nesrovnalostí se rozumí jakékoliv jednání nebo opomenutí směřující k neoprávněnému čerpání anebo užití finančních prostředků, přidělených Rozhodnutím o poskytnutí dotace, zejména podvod, zpronevěra, uvedení klamavých údajů, porušení řádného využití finančních prostředků, přidělených příslušným právním aktem.
28
Konečný příjemce i jakékoli třetí osoby jsou povinny každé podezření na nesrovnalost neprodleně nahlásit MPSV, které vede registr nesrovnalostí a podává hlášení MF a podezření na nesrovnalost předává k vyřízení kompetentním orgánům. V případě zjištění podezření na nesrovnalost v projektu MPSV zahájí kontrolu na místě a prověří opodstatněnost podezření na nesrovnalost. Při podezření na závažnou nesrovnalost může MPSV na nezbytně nutnou dobu pozastavit platby na daný projekt.
10 Fond pro bilaterální spolupráci na programové úrovni Bilaterální fond na programové úrovni byl zřízen za účelem posilování vztahů a navazování a rozšiřování vzájemné spolupráce mezi donorskými a přijímajícími státy. Jedním z cílů takové bilaterální spolupráce je sdílení výsledků, zlepšování znalostí a míry vzájemného porozumění mezi konečnými příjemci projektů a institucemi z donorských států. Fond pro bilaterální spolupráci je určen výhradně pro jednorázové či krátkodobé iniciativy spojené s hledáním potenciálních partnerů pro období přípravy projektů v rámci definovaných programových oblastí (tzv. opatření „A“) či pro jednorázové či krátkodobé doplňkové iniciativy v rámci již schválených projektů (tzv. opatření „B“).
10.1 Bilaterální fond na programové úrovni – opatření „A“ Bilaterální fond na programové úrovni opatření „A“ (dále jen „BFA“) je zaměřen na hledání partnerů pro projekty implementované v partnerství s institucemi z donorských států pro období přípravy návrhu projektu a rozvoje těchto partnerství během přípravného období. Nevyčerpané finanční prostředky z opatření „A“ budou převedeny do celkové alokace určené pro opatření „B“.
10.2 Bilaterální fond na programové úrovni – opatření „B“ Bilaterální fond na programové úrovni – opatření „B“ (dále jen „BFB“) je určen pro navazování a prohlubování spolupráce, výměnu, sdílení a přenos znalostí, technologií, zkušeností a osvědčených postupů mezi příjemci grantů (řešiteli projektů) a subjekty v donorských státech a mezinárodními
organizacemi během implementace projektů. Oprávněnými žadateli pro čerpání z Fondu jsou všichni koneční příjemci všech schválených projektů příslušných programů, jejichž záměrem je financovat své bilaterální iniciativy nad rámec projektu. Bližší podmínky, pokyny a iniciativy podporované pro čerpání finančních prostředků z bilaterálního fondu na programové úrovni jsou uvedeny v Pokynech pro žadatele a příjemce, Fond pro bilaterální spolupráci na programové úrovni – opatření „B“ (http://www.eeagrants.cz/cs/bilateralnispoluprace/fond-pro-bilateralni-spolupraci-na-progr).
11 Partnerství při realizaci projektu Projekt může být realizován ve spolupráci s partnerem projektu, kterým je veřejný nebo soukromý, komerční nebo nekomerční subjekt, a rovněž nevládní organizace, jejíž hlavní sídlo se nachází v
29
donorském státě, státech příjemců pomoci3, včetně jakékoli mezivládní organizace, pokud se aktivně podílí na realizaci projektu a účinně k jeho realizaci přispívá. Partneři projektu sdílejí s konečným příjemcem společný hospodářský nebo sociální cíl, který má být realizován prostřednictvím daného projektu.
11.1 Smlouva/Dohoda o partnerství V případech, kdy je pro realizaci projektu využit institut partnerství, je konečný příjemce povinen předložit kopii smlouvy/dohody o uzavřeném partnerství s dalším subjektem nejpozději před vydáním Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Za doklad o partnerství je považována Smlouva/Dohoda o partnerství vymezující jejich úlohu v projektu, práva a povinnosti (rozdělení zodpovědností, zajištění spolufinancování/řízení projektu a zajištění udržitelnosti, finanční toky mezi partnery). Doporučený obsah Smlouvy/Dohody o partnerství:
určení účelu a předmětu smlouvy/dohody; popis rolí a míry zapojení obou partnerů do projektu; účast na jednáních, koordinačních schůzkách, Řídícím výboru projektu, atd.; zajištění publicity projektu; míra odpovědnosti jednotlivých partnerů a odpovědnost za škodu, stanovení sankcí za porušení smlouvy (zejména riziko nedodržení účelu projektu při porušení/nedodržení smlouvy/dohody partnerem – např. odstoupení v průběhu realizace projektu); v případě partnerství se zahraničním partnerem nebo partnerem z donorských zemí doporučujeme uvádět rozpočet výdajů obou partnerů (konečný příjemce a zahraniční partner nebo partner z donorských zemí) také v českých korunách, které odpovídají částkám uvedeným v žádosti o grant; popis finančních toků mezi konečným příjemce a partnerem: o Je nutné stanovit principy plateb mezi příjemcem a partnerem při zachování základních pravidel EHP, tj., vymezit, že se nejedná o odběratelsko-dodavatelský vztah, tj. partneři si nemohou výdaje fakturovat navzájem (aby prostřednictvím partnerství nebyl obcházen zákon č. 137/2006 sb., o veřejných zakázkách). Způsob refundace výdajů partnera je uveden v kapitole 11.2 této příručky. o Nekomerční charakter vztahu mezi konečným příjemcem a partnerem a výdajový princip uplatněný mezi KP a MPSV (v žádosti o platbu mohou figurovat výhradně způsobilé výdaje konečného příjemce nebo partnera). o KP je oprávněn hradit zahraničnímu partnerovi pouze uskutečněné způsobilé výdaje, které jsou prokázány účetními doklady nebo auditní zprávou nezávislého auditora země sídla zahraničního partnera (viz kapitolu 11.2). o Stanovení expertů, kteří jsou zaměstnanci partnerské instituce a kteří jsou zajištěni externě. o V případě, že konečný příjemce bude některé způsobilé výdaje spojené s účastí partnera hradit přímo (např. ubytování v ČR, letenky, apod.), je vhodné stanovit sankce za zrušení dané aktivity ze strany partnera.
3
Bulharsko, Česká republika, Estonsko, Kypr, Litva, Lotyšsko, Maďarsko, Malta, Polsko, Portugalsko, Rumunsko, Řecko, Slovensko, Slovinsko, Španělsko
30
o o
o
o o o
o o o o
Je vhodné stanovit mzdy prací expertů a měnu, ve které bude partnerská instituce odměňována. Je vhodné stanovit řešení kurzových rozdílů. podmínku archivace všech relevantních dokumentů na straně partnera po dobu minimálně deseti let od 1. ledna následujícího po roce, kdy byla schválena závěrečná zpráva o Programu ze strany KFM; realizace veřejných zakázek partnerem (pokud relevantní) – pravidla, postupy, soulad se závaznými dokumenty, součinnost s příjemcem tak, aby při zadání a realizaci zakázky byla naplněna příslušná pravidla země sídla zahraničního partnera; postup v případě projednávání a realizace změn v projektu (případně v partnerské spolupráci); udržitelnost výstupů projektu – majetkové vztahy v průběhu a po realizace, užívání majetku, péče o majetek, lhůty, informování, atd.; závazek partnera podrobit se kontrole /auditu/ související s poskytnutí dotace v souladu s Rozhodnutím o poskytnutí dotace nebo poskytnout dokumentaci nezbytnou pro kontrolu, tj. vytvoření podmínek pro provádění finančních auditů a kontrol a součinnost při kontrolách; trvání smlouvy (účinnost některých ustanovení v období realizace / udržitelnosti projektu, počátek a běh lhůt v souladu se začátkem / ukončením realizace projektu); vedení účetnictví o výdajích s jasnou vazbou na projekt; zákaz čerpání jiných podpor (na stejné výdaje); podpisy obou stran včetně data podpisu.
KP se přenesením povinností Smlouvy/Dohody o partnerství nevyvazuje z povinností daných Rozhodnutím o poskytnutí dotace.
11.2 Způsoby prokazování výdajů zahraničního partnera 1) prostřednictvím proplacených účetních dokladů Příslušný doklad musí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví (kromě odst. 1, písmena f). Partner prokáže proplacení výdaje (např. prostřednictvím výpisu z bankovního účtu). 2) prostřednictvím auditní zprávy Jedná se o auditní zprávu nezávislého auditora země sídla zahraničního partnera nebo o zprávu veřejné instituce země sídla zahraničního partnera (která písemně potvrdí, že má právní způsobilost k výkonu auditu a je organizačně nezávislá na partnerovi projektu), může se jednat také o interní audit veřejné instituce, který je organizačně nezávislý na partnerovi projektu. Auditor nebo veřejná instituce (vč. interního auditu) potvrdí, že nárokované výdaje jsou v souladu s Nařízením, národní legislativou a účetními principy země sídla zahraničního partnera. Výdaje na zpracování auditní zprávy jsou způsobilým výdajem projektu, v rámci hospodárného přístupu doporučujeme provedení auditů vždy jednou ročně. Způsobilým výdajem v projektu je výdaj, který je doložen proplacenými účetními doklady nebo prostřednictvím auditní zprávy k žádosti o proplacení příslušných uskutečněných výdajů. V případě, že uskutečněný výdaj nebude doložen žádným ze dvou výše uvedených způsobů, Zprostředkovatel malého grantového schématu takový výdaj neproplatí.
31
32
12 Publicita projektu Hlavním cílem publicity (v souladu s čl. 4.3, odst. 4 Nařízení) EHP fondů 2009-2014 je zdůraznit jejich roli a zajištění informovanosti a transparentnosti při poskytování grantů z EHP fondů 2009-2014 na všech úrovních implementace. Záměrem informačních a publikačních strategií je přispět k dosažení hlavních cílů EHP fondů 2009-2014. Publicitu na úrovni projektů zajišťují koneční příjemci grantů. Dodržování pravidel pro publicitu MPSV kontroluje. KP je povinen dokládat dodržování pravidel pro publicitu v průběžných/výročních průběžných a závěrečných zprávách o realizaci projektu. Všechna informační a publikační opatření musí být v souladu s platným dokumentem KFM pro EHP a Norské fondy 2009-2014 - Manuálem pro komunikaci a design a přílohou 4 Nařízení „Information and Publicity Requirements“. Manuál stanovuje závazné technické požadavky pro užití log, billboardů, plaket, plakátů, publikací, internetových stránek a jiných audiovizuálních materiálů. Dokumenty jsou dostupné na webových stránkách www.eeagrants.com a www.norwaygrants.cz. Konečný příjemce má za povinnost v rámci implementace projektu zejména:
vytvořit Plán publicity, kterým jsou definovány nástroje a strategie pro poskytování informací a prezentaci informačních materiálů; zrealizovat dvě informační aktivity o postupech, úspěších a výsledcích implementace projektů; poskytovat na internetových stránkách informace o realizovaných projektech v českém a anglickém jazyce; v případě dodávek zařízení umístit po realizaci dodávky pamětní desku/nebo samolepky na nakoupené vybavení; poskytovat informace o realizovaných aktivitách co nejširší relevantní veřejnosti na národní, regionální či lokální úrovni; zasílat MPSV informace o plánovaných akcích v rámci projektu.
Podrobnější informace k plnění povinností publicity na úrovni projektu jsou uvedeny v Pokynech pro publicitu, které jsou přílohou č. 8 této Příručky.
13 Udržitelnost projektu Celkový cíl a výsledky projektů jsou monitorovány ze strany MPSV i po skončení programu. Udržitelnost výsledků projektu je sledována na úrovni uchování dosažených výsledků projektu a plnění celkového cíle projektu. Požadovaná udržitelnost projektu vychází z informací uvedených konečným příjemcem v žádosti o grant a je stanovena (vyžadována či nevyžadována) individuálně v závislosti na charakteru výstupů projektu. Podmínka zajištění udržitelnosti projektu je ukotvena v Rozhodnutí o poskytnutí dotace a povinností příjemce je zajistit uchování dosažených výsledků projektu a plnění celkového cíle projektu po dobu stanovenou v Rozhodnutí. 33
14 Odstoupení od projektu Od realizace projektu může KP kdykoliv odstoupit na základě písemného prohlášení zaslaného MPSV. Tato skutečnost bude KP potvrzena a KP bude informován o všech skutečnostech, které jsou s tímto krokem spojeny a které je třeba následně učinit. Pokud KP odstoupí ve fázi, kdy již byla vyplacena dotace respektive její část, následuje postup podle Podmínek. KP bude v takovém případě vyzván k vrácení dotčené částky dotace na účet poskytovatele (MPSV). Pokud nebude dlužná částka ve stanoveném termínu vrácena, bude věc předána místně příslušnému finančnímu úřadu, který vyměří odvod za porušení rozpočtové kázně a částku již vyplacené dotace na příjemci dotace vymáhá zpět včetně případného penále dle § 44 zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, ve znění pozdějších předpisů.
15 Vypořádání dotace V případě projektů financovaných z EHP 2009-2014 se vypořádání dotace (tj. poskytnutého grantu) řídí §18 odst. 1 platného znění vyhlášky č. 52/2008 Sb., který stanoví, že: (1) Příjemce dotace na projekty spolufinancované z rozpočtu Evropské unie nebo z prostředků finančních mechanismů a účastník programu, kterým byla poskytnuta dotace ve výši již uskutečněných výdajů, případně nákladů a uhrazených z vlastních prostředků příjemce nebo účastníka programu, nepostupují podle ustanovení této vyhlášky a dotace, která je poskytnuta uvedeným způsobem, je považována za finančně vypořádanou.
16 Archivace Konečný příjemce je povinen uchovat veškerou dokumentaci spojenou s implementací projektů tak, aby bylo možné i po jejím ukončení provádět auditní kontroly o správnosti vynakládání finančních prostředků na realizaci projektů. Konečný příjemce je povinen uchovat veškeré dokumenty související s realizací projektu v souladu s právními předpisy České republiky. Z hlediska ustanovení § 44a, odst. 9 zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech4, ve znění pozdějších předpisů, minimálně však po dobu deseti let od 1. ledna následujícího po roce, kdy byla schválena závěrečná zpráva o Programu ze strany KFM.
4
§ 44a, odstavec 9 zákona č. 218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech stanoví, že odvod a penále lze vyměřit do 10 let od 1. 1. následujícího po roce, v němž došlo k porušení rozpočtové kázně. Pokud příjemce dotace neprokáže, jak byly prostředky použity, je to považováno za neoprávněné použití peněžních prostředků dle § 3, písmeno e) zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech.
34
17 Přílohy Příloha č. 1
Vzor Rozhodnutí o poskytnutí dotace
Příloha č. 2
Průběžná a výroční průběžná zpráva o projektu – formulář
Příloha č. 3
Závěrečná zpráva o projektu – formulář
Příloha č. 4
Žádost o platbu – formulář
Příloha č. 5
Soupis osobních výdajů – formulář
Příloha č. 6
Soupis výdajů – formulář
Příloha č. 7
Oznámení o změně v projektu/žádost o změnu v projektu – formulář
Příloha č. 8
Pokyny pro publicitu
35
18 Seznam zkratek AO – Auditní orgán BFA – Bilaterální fond na programové úrovni – opatření „A“ BFB – Bilaterální fond na programové úrovni – opatření „B“ CO – Certifikační orgán CZK – koruna česká ČR – Česká republika DPH – daň z přidané hodnoty ECB – Evropská centrální banka EHP – Evropský hospodářský prostor ESVO – Evropské sdružení volného obchodu EU – Evropská unie IČ – identifikační číslo KFM – Kancelář finančních mechanismů KP – konečný příjemce MGS – malé grantové schéma MF – Ministerstvo financí ČR MPSV – Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR NKM – Národní kontaktní místo PZ – průběžná zpráva o projektu SR – státní rozpočet VPZ – výroční průběžná zpráva o projektu VZ – veřejná zakázka VZMR – veřejná zakázka malého rozsahu ZD – zadávací dokumentace ZP CZP2 – Zprostředkovatel programu - oddělení Centrum pro zahraniční pomoc – realizace, monitorování a hodnocení 36
ZZ – závěrečná zpráva o projektu
37
