Příručka. pro konečné příjemce grantu a Doplňkového grantu z Fondu pro nestátní neziskové organizace

Příručka pro konečné příjemce grantu a Doplňkového grantu z Fondu pro nestátní neziskové organizace FOND PRO NESTÁTNÍ NEZISKOVÉ ORGANIZACE Financován z EHP fondů 2009–2014

Zprostředkovatelem Fondu pro nestátní neziskové organizace je společné konsorcium Nadace rozvoje občanské společnosti a Nadace Partnerství.

Nadace rozvoje občanské společnosti (NROS) Vizí NROS je podílet se na formování veřejnosti ve společnost odpovědných, aktivních občanů, kteří jsou schopni ovlivňovat věci veřejné

a

upevňovat

demokratické

hodnoty

ve

společnosti, hájit občanská práva a svobody, prosazovat toleranci a principy solidarity. Nadace svou vizi prosazuje podporou organizací občanské společnosti, s nimiž sdílí demokratické hodnoty, poskytuje jim finanční prostředky, slaďuje jejich zájmy a zajišťuje jim další vzdělávání. "Pomáháte? Pomůžeme!" Nadace Partnerství (NaP) Nadace Partnerství pomáhá lidem pečovat o životní prostředí. Poskytuje jim k tomu granty, odborné služby a inspiraci ze zahraničí. Podporuje zapojení veřejnosti do výsadeb stromů, ochrany přírody, šetrné turistiky, zklidňování dopravy a vytváření kvalitních veřejných prostranství. Společně se čtyřmi sesterskými nadacemi v Bulharsku, Maďarsku, Rumunsku a na Slovensku je součástí asociace Environmental Partnership Association. „Nevyřešíme problém za vás, vyřešíte ho s námi!“ www.fondnno.cz Příručka pro konečné příjemce grantu a Doplňkového grantu z Fondu pro nestátní neziskové organizace Verze 1.3. Datum účinnosti: 1. září 2015 Konsorcium Nadace rozvoje občanské společnosti a Nadace Partnerství www.fondnno.cz E-mail: [email protected]; [email protected]

Obsah

1

2

3

Smlouva .................................................................................................................................................11 1.1

Obecný rámec ......................................................................................................................................... 11

1.2

Proces přípravy smlouvy .......................................................................................................................... 11

1.2.1

Zahájení procesu ................................................................................................................................ 11

1.2.2

Specifické požadavky pro projekt realizovaný v partnerství ............................................................... 12

1.2.3

Specifické požadavky pro projekt v režimu de minimis....................................................................... 12

1.2.4

Podpis smlouvy a její platnost ............................................................................................................ 12

1.3

Přílohy smlouvy ....................................................................................................................................... 13

1.4

Změny ve smlouvě ................................................................................................................................... 13

1.5

Odstoupení od smlouvy ........................................................................................................................... 13

Realizace projektu a jeho monitoring ....................................................................................................14 2.1

Monitoring projektu ................................................................................................................................ 14

2.2

Nástroje monitoringu .............................................................................................................................. 14

2.2.1

Monitorovací návštěvy ....................................................................................................................... 14

2.2.2

Monitorovací zprávy ........................................................................................................................... 16

2.2.3

Přehled monitorovacích zpráv a termíny předložení .......................................................................... 16

2.2.4

Formuláře monitorovacích zpráv........................................................................................................ 18

2.2.5

Přílohy monitorovacích zpráv a forma předložení .............................................................................. 18

2.2.6

Způsob doručení monitorovacích zpráv .............................................................................................. 22

2.2.7

Schválení závěrečných a průběžných zpráv ........................................................................................ 23

2.3

Předdefinované a volitelné výstupy projektu .......................................................................................... 24

2.4

Změny v projektu ..................................................................................................................................... 24

2.4.1

Obecný rámec ..................................................................................................................................... 24

2.4.2

Podstatné změny v projektu ............................................................................................................... 25

2.4.3

Nepodstatné změny v projektu........................................................................................................... 26

Partnerství v projektu ............................................................................................................................29

4

5

3.1

Dohoda o partnerství ............................................................................................................................... 29

3.2

Náklady partnera..................................................................................................................................... 30

Konzultace, komunikace, kontakty ........................................................................................................ 31 4.1

Webové stránky ....................................................................................................................................... 31

4.2

Semináře .................................................................................................................................................. 31

4.3

Konzultace a kontakty ............................................................................................................................. 31

Publicita ................................................................................................................................................ 33 5.1.1

Průběžné informování o výstupech a akcích projektu......................................................................... 34

6

Dotazník – budování kapacit ................................................................................................................. 35

7

Informace v systému Grantys a evidence dat ........................................................................................ 36 7.1

Události ................................................................................................................................................... 36

7.2

Zprávy ...................................................................................................................................................... 36

7.2.1

Typy zpráv ........................................................................................................................................... 37

7.2.2

Informace evidované v systému Grantys ............................................................................................ 37

8

Finanční toky ......................................................................................................................................... 39

9

Finanční řízení projektu ......................................................................................................................... 42 9.1

Způsobilost nákladů projektu .................................................................................................................. 42

9.2

Zdroje financování projektových nákladů; smluvní poměr grantu .......................................................... 45

9.3

Účetní evidence ....................................................................................................................................... 47

9.4

Vyúčtování projektu................................................................................................................................. 49

9.4.1

Evidence ve formuláři Vyúčtování....................................................................................................... 49

9.4.2

Doplňující podklady k Vyúčtování ....................................................................................................... 53

10

Veřejné zakázky ..................................................................................................................................... 59

11

Archivace dokumentů ........................................................................................................................... 61

12

Doplňkový grant, projekt komponenty bilaterální spolupráce............................................................... 63

13

Seznam příloh........................................................................................................................................ 65

Přehled revizí Revize č.

Předmět revize

Strana,

Datum

kapitola

revize

Upřesnění k reportovanému období pro Vyúčtování ke zprávě

str. 15;

k Monitorovací návštěvě

kap. 2.2.3

Odstraněna položka „Další podklady dokreslující realizaci

str. 18, 19;

projektových aktivit“ z přehledu příloh k monitorovacím zprávám

kap. 2.2.5

Doplněna informace k limitům pro podstatné/nepodstatné změny, 3.

str. 23,24;

odrážka v tomto znění: „V případě, kdy schválená částka celé

kap 2.4.2, 2.4.3

rozpočtové kapitoly je 0 Kč, k určení indikativního limitu se použije pouze hodnota 100.000 Kč.“ Doplněny kontaktní údaje pro zasílání obsahových změn

str.25, kap. 2.4.3

Doplněna informace v rámečku o změnách v pracovních úvazcích

str.25;

Opraven překlep v 2. odstavci: změna z : Příjemce je povinen na:

str. 28;

Partner je povinen…

kap. 3.2.

Upraveny aktuální kontakty

str. 29, kap. 4.3

Doplněny informace v rámečku o FAQ

str.30; kap. 4.3

Doplněny informace v rámečku definující projektové výstupy určené

str.32;

ke vkládání do systému GRANYTS

kap. 5.1.1

Doplněna kapitola 9.1 Způsobilost nákladů projektu

str.40; kap. 9.1

Doplněna kapitola 9.2 Zdroje financování projektových nákladů,

str. 42; kap 9.2

8. 1. 2015

Revize č. 1

kap. 2.4.3

smluvní poměr grantu Doplněna

informace

k dokladování

mzdových

nákladů

a

str.52, 53;

dobrovolnické práce

kap. 9.4

Provedena změna v postupu pro zadávání VZ varianta 1 : z příjemce

str. 54; kap. 10

musí na příjemci se doporučuje provést atd. Doplněny informace k administraci Doplňkového grantu

str. 58, 59; kap. 12

Změněna příloha č.9 Pravidla Publicity – došlo k přepracování

Příloha č.9 –

(zjednodušení) a sloučení do jednoho dokumentu s přílohou

změněn celý

Technické podmínky propagačních materiálů

dokument

Nová příloha č.11 Vyúčtování projektu KBS Doplněna informace k podmínkám předložení průběžné zprávy Předložení PZ je vázáno na míru vyčerpání 1. zálohové platby, při dodržení (nepřekročení) smluvního poměru grantu.

Str.16

31.3.2015

Rev. č.2

Nová příloha č. 12 Form. nahlášení změn v rozpočtu projektu KBS

Přehled revizí Revize č.

Předmět revize

Strana,

Datum

kapitola

revize

Upraveny podmínky a termíny pro předložení Souhrnné informace (v

Str. 16 - 17;

částech „KDO předkládá“ a „KDY – termín předložení“).

kap. 2.2.3

Upraveny podmínky a termíny pro předložení Průběžné zprávy

Str. 17 – 18;

(v částech „KDY – termín předložení“ a „Reportované období“).

kap. 2.2.3

Upraveny Přílohy monitorovacích zpráv a forma předložení.

Str. 19 - 21; kap. 2.2.5

Doplněny pokyny k úpravě příloh na CD.

Str. 21 - 22; kap. 2.2.5

Doplnění elektronické verze dodavatelsky vydaných materiálů.

Str. 23;

Upřesnění k odchylkám v předdefinovaných a volitelných výstupech

Str. 23 – 24;

projektu.

kap. 2.3

Vypuštění změny zástupce statutárního orgánu z režimu podstatných

Str. 26;

změn projektu.

kap. 2.4.2

Doplnění

změny

zástupce

statutárního

orgánu

do režimu

Str. 28;

nepodstatných změn projektu.

kap. 2.4.3

Upřesnění k vymezení období způsobilosti.

Str. 42-43; kap. 9.1

Vysvětlení k aplikaci limitu 10.000 Kč, platného pro předkládání

Str. 54-55;

dokladů k projektovým nákladům.

kap. 9.4.2

Úprava pravidel, platných pro potvrzování souladu předkládaných

Str. 55;

dokladů s jejich originálem.

kap. 9.4.2

Upřesnění k rozsahu, formě a označování požadovaných podkladů

Str. 55-57;

u jednotlivých kategorií projektových nákladů.

kap. 9.4.2

1. 9. 2015

Revize č. 3

kap. 2.2.6

Fond pro nestátní neziskové organizace (FNNO) Příručka pro konečné příjemce

Definice pojmů Číslo projektu – identifikátor projektu, uvedeno ve Smlouvě o poskytnutí grantu. Donorské státy – Island, Lichtenštejnsko a Norsko, zřizovatelé EHP a Norských fondů. Doplňkový grant (DG) – volitelný doplňkový zdroj k financování projektu komponenty bilaterální spolupráce, určený pro žadatele, kterému je/byla schválena žádost o poskytnutí grantu; možnost pro žadatele získat Doplňkový grant pro posílení spolupráce s partnerskými organizacemi z dárcovských zemí v objemu až 15 % z výše grantu poskytnutého k realizaci projektu. EHP Fondy – Fondy Evropského hospodářského prostoru (EHP), založené v květnu 2004 třemi nečlenskými státy EU – Islandem, Lichtenštejnskem a Norskem. Fond pro nestátní neziskové organizace (FNNO) – specifická forma pomoci Finančního mechanismu Evropského hospodářského prostoru, která je zaměřená na podporu nestátních neziskových organizací (NNO) prosazujících veřejný zájem v 15 členských zemích EU ve střední a jižní Evropě. Fond pro bilaterální spolupráci na programové úrovni (FBS) – finanční prostředky vyčleněné v rámci FNNO za účelem umožnit žadatelům vyhledávání partnerských organizací v donorských státech, přípravu společných projektů, rozvoj partnerské spolupráce v jednotlivých oblastech podpory FNNO, posílení přímé výměny zkušeností a know-how, sdílení a přenos zkušeností a osvědčených postupů mezi českými NNO a subjekty v donorských státech. Grant (G) – nevratný finanční příspěvek poskytnutý zprostředkovatelem z prostředků Fondu EHP v rámci programu FNNO na realizaci projektu na základě Smlouvy o poskytnutí grantu. Hodnoticí komise (HK) – orgán, který zabezpečuje hodnocení žádostí o poskytnutí grantu na projekt v rámci výzev FNNO vyhlášených zprostředkovatelem. Kancelář finančních mechanismů (KFM) – zajišťuje administrativní podporu Výboru pro FM EHP a Ministerstva zahraničních věcí Norského království; hlavní kontaktní místo mezi přijímajícími státy a poskytovateli pomoci. Konečný příjemce (KP) – příjemce grantu, nestátní nezisková organizace, které jsou za účelem realizace projektu poskytnuty prostředky z FNNO. Konečný příjemce Doplňkového grantu (KPDG) – koneční příjemci grantu FNNO, kterým jsou za účelem realizace projektu komponenty bilaterální spolupráce poskytnuty prostředky z Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni. Legislativní rámec FM EHP – definován v článku 1.4 Nařízení o implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014. Mikrogrant (MG) – nevratný finanční příspěvek poskytnutý zprostředkovatelem na základě Smlouvy o poskytnutí mikrograntu pro realizaci tzv. mikroprojektu; českému žadateli má umožnit zejména navázání spolupráce s NNO v donorských státech a nalezení společných témat a způsobu jejich implementace do projektu následně předloženého v rámci FNNO. Mikroprojekt – jedna ze dvou forem podpory v rámci Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni v rámci FNNO. Jde o samostatné aktivity bilaterální spolupráce financované z mikrograntů, které povedou k vyhledávání partnerů z donorských zemí, k rozvoji těchto partnerství a k přípravě společné žádosti o grant v rámci FNNO. Monitorovací návštěva (MN) – návštěva zprostředkovatele v místě realizace projektu.

7


Monitorovací zprávy (MZ) – dokumenty vypracované konečným příjemcem ve stanovené formě, podávající informace o stavu realizace projektu. Skládají se z věcné a finanční části. Monitorovací zprávy je konečný příjemce povinen zpracovat a předkládat ve stanovených termínech. Jedná se o následující dokumenty: průběžná zpráva o realizaci projektu, souhrnná informace o realizaci projektu, zpráva k monitorovací návštěvě, závěrečná zpráva o realizaci projektu. Nestátní nezisková organizace (NNO) – právnický subjekt zřízený nebo založený jako: - obecně prospěšná společnost, původně založená podle zákona č. 248/1995 Sb. nebo vzniklá dle zákona č. 68/2013, - účelové zařízení registrované církve a náboženské společnosti, založené pro poskytování charitativních služeb, které poskytují veřejnosti obecně prospěšné služby charitativního charakteru nebo sociální a zdravotnické služby, a to za předem stanovených a pro všechny uživatele stejných podmínek, v souladu se zákonem č. 3/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů, - nadace a nadační fondy, původně založené podle zákona č. 227/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů, - spolek dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, - ústav dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Projekt komponenty bilaterální spolupráce (KBS) – jedna ze dvou forem podpory v rámci Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni v rámci FNNO. Jde o jasně definované aktivity bilaterální spolupráce, které vedou k podpoře vzájemné spolupráce českých NNO podpořených v dané prioritě a subjektů v donorských státech. Partner projektu – realizuje projekt společně s konečným příjemcem. Principy a konkrétní nastavení partnerství je zakotveno v Dohodě o partnerství. Plán publicity – obsahuje nástroje a prostředky k zajištění publicity, které navrhl žadatel ve formuláři žádosti (bod č. 7 Publicita projektu). Plán publicity obsahuje alespoň následující údaje: -

cíle a cílové skupiny;

-

strategii a obsah informačních a propagačních opatření, včetně komunikačních nástrojů s časovým plánem;

-

dva informační výstupy týkající se vývoje, výsledků a vyhodnocení projektu (např. konference, tiskové konference, tiskové zprávy, novinové články, reportáže, rozhovory apod.);

-

odkaz na webovou stránku k projektu s informacemi o vývoji, výsledcích, případně bilaterální spolupráci v rámci podpořeného projektu, včetně fotek a kontaktních údajů a s jasným odkazem na FNNO a EHP fondy 2009–2014;

-

informaci, kdo ponese odpovědnost za realizaci informačních a propagačních akcí, s uvedením konkrétní osoby na straně konečného příjemce.

Projekt – jasně vymezená aktivita nebo soubor aktivit, prostřednictvím kterých mají být dosaženy předpokládané cíle, tedy určitý pozitivní posun ve zvolené oblasti podpory FNNO ve prospěch definovaných cílových skupin. K realizaci projektu je udělován grant. Smlouva o poskytnutí grantu – podrobná smlouva uzavřená mezi zprostředkovatelem a konečným příjemcem určující podmínky poskytnutí grantu, jakož i práva a povinnosti zúčastněných stran. Smlouva o poskytnutí Doplňkového grantu – podrobná smlouva uzavřená mezi zprostředkovatelem a konečným příjemcem určující podmínky poskytnutí Doplňkového grantu, jakož i práva a povinnosti zúčastněných stran. Spolupracující subjekt – organizace nebo fyzická osoba, která se podílí na projektu a přispívá k naplňování jeho cílů, nemá ale statut partnera projektu. Z toho vyplývá, že není vázána příslušnými

8


smluvními podmínkami, konečný příjemce s ní neuzavírá Dohodu o partnerství. Její případné náklady související s projektem nemohou být zahrnuty do rozpočtu ani do vyúčtování projektu KBS. Výstup projektu – konkrétní měřitelný výstup realizace projektu, jehož dosažení je zcela v kompetenci konečného příjemce. Konečný příjemce si v žádosti vybral minimálně jeden z předdefinovaných ověřitelných výstupů realizace projektu a případně je dle plánovaných aktivit doplnil vlastními ověřitelnými výstupy. O dosažení stanovených druhů ověřitelných výstupů projektu informuje konečný příjemce zprostředkovatele prostřednictvím monitorovacích zpráv, dále pak při monitorovací návštěvě. Přehled ověřitelných výstupů realizace projektu je přílohou Smlouvy o poskytnutí grantu. Výzva = Výzva k předkládání žádostí o poskytnutí grantu – dokument definující podmínky pro předkládání Žádostí o poskytnutí grantu, zveřejněný zprostředkovatelem. Zprostředkovatel (ZP) – je pověřen implementací odsouhlaseného programu FNNO. Zprostředkovatel je příjemcem celkového grantu a uděluje dále granty na jednotlivé projekty vybrané v rámci otevřených výzev. V případě FNNO je zprostředkovatelem společné konsorcium Nadace rozvoje občanské společnosti a Nadace Partnerství (NROS či NP dle prioritních oblastí – dále „zprostředkovatel“). Žádost o poskytnutí Doplňkového grantu – dokument vypracovaný žadatelem ve stanovené formě, kterým žadatel žádal zprostředkovatele o poskytnutí Doplňkového grantu na realizaci projektu KBS. Žádost o poskytnutí grantu – dokument vypracovaný žadatelem, jehož prostřednictvím žadatel žádá zprostředkovatele o grant na realizaci projektu. Závěrečná zpráva o realizaci projektu (ZZ) – dokument, který vypracovávají všichni koneční příjemci nejpozději do 60 kalendářních dnů po ukončení období realizace projektu. Obsahuje veškeré informace o projektu za celé období jeho realizace. Formulář ZZ je přílohou Příručky pro příjemce. Průběžná zpráva o realizaci projektu (PZ) – dokument, který předkládají koneční příjemci projektů s délkou realizace 18 nebo 21 měsíců. U 18měsíčních projektů po dosažení úrovně čerpání v objemu 70 % první zálohové platby grantu; u 21měsíčních pak v objemu 75 % první zálohové platby grantu. Formulář PZ je přílohou Příručky pro příjemce. Souhrnná informace o realizaci projektu (SI) – dokument, jenž předkládají pouze koneční příjemci projektů s délkou realizace 18 nebo 21 měsíců, kteří do poloviny realizace projektu (tj. do ukončeného 9., resp. 11. měsíce) nedosáhnou míry čerpání finančních prostředků, jež jsou stanoveny jako podmínky pro předložení PZ (tj. 70 %, resp. 75 % první zálohové platby grantu). Zpráva k monitorovací návštěvě – dokument, který konečný příjemce předkládá před monitorovací návštěvou. Formulář zprávy je přílohou Příručky. Žádost o zálohovou platbu – dokument, jehož prostřednictvím žádá konečný příjemce zprostředkovatele o předfinancování projektu na základě Smlouvy o poskytnutí grantu. Žádost o průběžnou platbu – dokument, jehož prostřednictvím žádá konečný příjemce zprostředkovatele o průběžnou platbu na základě průběžné zprávy o realizaci projektu. Žádost o závěrečnou platbu – dokument, jehož prostřednictvím žádá konečný příjemce zprostředkovatele o závěrečnou platbu na základě závěrečné zprávy o realizaci projektu.

9


Úvod Představujeme Vám Příručku pro konečné příjemce grantu (dále také „Příručka“) z programu Fond pro nestátní neziskové organizace (dále také „FNNO“), financovaného z EHP fondů 2009–2014. Příručku pro konečné příjemce společně připravily Nadace rozvoje občanské společnosti (NROS) a Nadace Partnerství (NaP), které byly pověřeny výkonem role zprostředkovatele FNNO (dále také „zprostředkovatel“). Cílem Příručky je podat Vám, konečným příjemcům grantu, základní informace o tom, jak postupovat při realizaci projektu, seznámit Vás se všemi povinnostmi a upozornit na potenciální rizika. Postupy zde popsanými jsou povinni řídit se nejen koneční příjemci, ale i jejich partneři, a to v rozsahu, který je pro ně relevantní. Příručka vchází v platnost v den, kdy byla schválena zprostředkovatelem programu. Pokud budou v průběhu implementačního procesu schváleny nějaké změny, které mohou mít vliv na postupy realizace projektů, nebo dojde ke schválení dalších závazných dokumentů, bude Příručka aktualizována a doplněna o dané dokumenty. Každá aktualizace příručky bude zveřejněna na webových stránkách programu, koneční příjemci jsou povinni sledovat tyto webové stránky a vždy se řídit aktuálním zněním Příručky. Zprostředkovatel není povinen konečné příjemce o aktualizacích Příručky informovat.

Tato příručka není určena pro příjemce Mikrograntu z Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni v rámci FNNO. Pokud není uvedeno jinak, informace uvedené v příručce se vztahují i na konečné příjemce Doplňkového grantu. Specifická ustanovení pro příjemce Doplňkového grantu jsou uvedena v samostatné kapitole č. 12.

10


1 Smlouva 1.1 Obecný rámec Základním dokumentem upravujícím poskytnutí grantu z FNNO je Smlouva o poskytnutí grantu/doplňkového grantu (dále také „smlouva“). Tento dokument stanoví závazek zprostředkovatele poskytnout na schválený projekt účelový grant. Grant je poskytován v režimu poskytnutí nadačního příspěvku, dle zákona č. 89/2012 Sb. v platném znění, a je-li relevantní, je v plné výši poskytován jako podpora de minimis, dle Nařízení Komise (EU) č. 1407/2013. Ve smlouvě jsou mimo jiné upraveny platební a finanční podmínky, celkové způsobilé náklady, období realizace projektu, maximální výše grantu, smluvní poměr grantu, fixní sazba způsobilých nepřímých nákladů a další náležitosti. Smlouva dále stanoví povinnost oznamovat změny projektu, ukládá povinnost archivace dokumentů a také povinnost umožnit kontrolu aktivit projektu a veškeré dokumentace. Smlouva zavazuje konečné příjemce k realizaci projektu ve schválené podobě a k plnění všech stanovených náležitostí jeho realizace. V případě, že konečný příjemce neplní povinnosti vyplývající ze smlouvy, bude vyzván, aby ve stanovené lhůtě nedostatky odstranil. Smlouva obsahuje i ujednání upravující situace, kdy nedojde k požadované nápravě. Konečný příjemce se zavazuje informovat zprostředkovatele o všech skutečnostech (např. o podezření na nehospodárné řízení projektu, trestný čin, jako je podvod, úplatkářství či zpronevěra), které by mohly zakládat podezření na nesrovnalost nebo mít zásadní negativní vliv na realizaci projektu, na plnění smlouvy nebo na její platnost. Smlouva se řídí platnými právními předpisy ČR, legislativním rámcem FM EHP a relevantními ustanoveními všech procesních dokumentů a pravidel vydaných Kanceláří finančních mechanismů a Ministerstvem financí ČR, zejména Programovou dohodou o financování FNNO a Nařízením o implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014.

1.2 Proces přípravy smlouvy 1.2.1 Zahájení procesu Do 15 pracovních dní od rozhodnutí správních rad zprostředkovatele o podpoře projektů dané výzvy obdrží úspěšní žadatelé (budoucí koneční příjemci) vyrozumění o výsledku hodnocení a budou vyzváni ke spolupráci na přípravě smluvní dokumentace. Ze strany zprostředkovatele obdrží návrh smlouvy a její přílohy; případně požadavky na zpracování některé z příloh ze strany konečného příjemce (zapracování doporučení hodnoticí komise do popisu aktivit a/nebo rozpočtu v rámci příloh I a II smlouvy, zpracování čestného prohlášení o čerpání podpory de minimis). Pokud úspěšný žadatel na požadavky zprostředkovatele doručené na e-mail uvedený v žádosti o grant nereaguje déle než 10 pracovních dnů, má se za to, že spolupráci na přípravě smlouvy odmítl.

11


1.2.2 Specifické požadavky pro projekt realizovaný v partnerství Pokud je realizace projektu plánována ve spolupráci s partnerem, uzavírá úspěšný žadatel s každým partnerem dohodu o partnerství (dále „dohoda“) dle standardizovaného vzoru. V dohodě jsou formulovány principy a konkrétní nastavení partnerství v projektu a definovány vztahy mezi konečným příjemcem a partnerem projektu. Platná dohoda musí být pro všechna projektová partnerství uzavřena a dodána zprostředkovateli k datu podpisu smlouvy. Před samotným podpisem dohody s partnerskou organizací, příjemce předloží návrh této dohody v elektronické podobě zprostředkovateli ke schválení. Po potvrzení správnosti je příjemce vyzván k předložení listinné, zástupcem statutárního orgánu příjemce a partnera podepsané dohody o partnerství. V případě partnerství s organizací z donorských zemí se před podpisem smlouvy předkládá minimálně sken dohody o partnerství v anglickém jazyce. Listinnou verzi dohody o partnerství je nutné dodat zprostředkovateli obratem po jejím obdržení od zahraničního partnera. V samotné smlouvě jsou ve vztahu k partnerství identifikováni pouze případní partneři projektu, u každého partnera je definována fixní sazba nepřímých nákladů a také absolutní částka předpokládaných způsobilých nepřímých nákladů. Smlouva (resp. její příloha I) také přesně vymezuje aktivity realizované partnerem a očekávané výstupy v rámci projektu.

1.2.3 Specifické požadavky pro projekt v režimu de minimis Prostřednictvím prohlášení o čerpání veřejné podpory de minimis bude ověřena oprávněnost úspěšného žadatele čerpat další podporu v tomto režimu. V případě, že projekt zakládá veřejnou podporu, je grant v plné výši poskytován jako podpora v režimu de minimis. Tento údaj bude po podpisu smlouvy ze strany zprostředkovatele zaznamenán do Centrálního registru podpor malého rozsahu, a to ve lhůtě 5 pracovních dní.

1.2.4 Podpis smlouvy a její platnost Po doplnění potřebných náležitostí a vzájemném odsouhlasení návrhu smlouvy oběma stranami zprostředkovatel vyzve úspěšné žadatele k podpisu smlouvy. Smlouvu za konečného příjemce podepisuje statutární orgán nebo osoba statutárním orgánem úředně zplnomocněná. V případě, že nebude do 15 kalendářních dní ode dne odeslání smlouvy konečnému příjemci tato doručena zprostředkovateli podepsaná, má se za to, že konečný příjemce podepsání smlouvy odmítl. Zprostředkovatel podepisuje smlouvu jako druhý v pořadí a tímto podpisem nabývá smlouva svoji platnost. Smlouvu za zprostředkovatele podepisuje statutární orgán zprostředkovatele. Období realizace projektu je fixně stanoveno (na základě schválené žádosti) v článku III smlouvy. Smlouva je uzavřena na období končící uplynutím lhůty 10 let od 1. ledna následujícího po roce, kdy bude schválena závěrečná zpráva o programu FNNO ze strany Kanceláře finančních mechanismů. V případě, že v rámci uvedené lhůty vyplynou ze smluvních ustanovení pro konečného příjemce povinnosti, které nebudou splněny do uplynutí uvedené lhůty, smlouva trvá až do splnění těchto povinností. Znění smlouvy a všechny její přílohy najdete na našich webových stránkách: www.fondnno.cz.

12


1.3 Přílohy smlouvy Smlouva o poskytnutí grantu obsahuje tyto přílohy: Příloha I Příloha II Příloha III Příloha IV Příloha V

Vymezení projektu Rozpočet projektu Všeobecné podmínky ke smlouvě Postupy pro veřejné zakázky Prohlášení o čerpání veřejné podpory de minimis

Smlouva o poskytnutí doplňkového grantu obsahuje tyto přílohy: Příloha I Příloha II Příloha III Příloha IV Příloha V

Vymezení projektu KBS Rozpočet projektu KBS Všeobecné podmínky ke smlouvě Postupy pro veřejné zakázky Prohlášení o čerpání veřejné podpory de minimis

1.4 Změny ve smlouvě Jakékoliv změny ve smlouvě mohou být uskutečněny jen v písemné formě na základě dodatků. Návrhy na dodatky ke smlouvě může předložit konečný příjemce nebo zprostředkovatel. Definice změn, které vedou ke změnám ve smlouvě, tj. podstatných změn projektu, i způsob jejich navrhování ze strany konečného příjemce je popsán v kapitole „Změny v projektu“ této příručky. Pravidla pro podepisování dodatků ke smlouvě a nabývání platnosti dodatků jsou totožná s pravidly pro podepisování smlouvy definovanými výše.

1.5 Odstoupení od smlouvy Smlouva může být vypovězena oběma smluvními stranami pouze za podmínek uvedených ve smlouvě. Pokud konečný příjemce neplní povinnosti vyplývající ze smlouvy, je nejdříve vyzván k nápravě. V případě, že nedojde k nápravě ve stanovené lhůtě, může zprostředkovatel přikročit k odstoupení od smlouvy. Kterákoliv ze smluvních stran je oprávněna odstoupit od smlouvy, pokud ji nelze v definovaném rozsahu dále plnit a smluvní strany se neshodnou na řešení nastalé situace. V případě odstoupení od smlouvy kteroukoliv ze smluvních stran je konečný příjemce povinen vrátit veškeré finanční prostředky grantu, které mu byly ze strany zprostředkovatele poskytnuty. Zprostředkovatel má také právo pozastavit příjemci platby grantu nebo požadovat od konečného příjemce vrácení všech již poskytnutých prostředků grantu v případě, že je k tomu vyzván ze strany nadřízených orgánů implementační struktury, nebo v případě svého oprávnění jednostranně odstoupit od smlouvy ze zvláště závažných důvodů, jakými jsou konkurz nebo likvidace konečného příjemce, pravomocné odsouzení za porušení zákona, podezření na podvod aj., dle článku VI smlouvy.

13


2 Realizace projektu a jeho monitoring 2.1 Monitoring projektu Účelem monitoringu je průběžné sledování projektů a ověřování postupu jejich realizace po věcné a finanční stránce. Za účelem monitorování projektů bude využíváno vzájemně provázaných nástrojů, zejména monitorovacích návštěv a několika typů monitorovacích zpráv. Všechny nástroje monitoringu slouží k včasnému odhalení případných problémů, které by mohly ohrozit naplnění cíle projektu. V případě zjištěných nedostatků v realizaci projektu mohou být aplikovány další kontrolní postupy (speciální konzultace pracovníků zprostředkovatele v místě realizace projektu, zpracování průběžného vyúčtování mimo definované monitorovací zprávy apod. dle charakteru konkrétního nedostatku). Povinností konečného příjemce je poskytovat potřebnou součinnost pro zajištění monitoringu v takto definovaném rozsahu, zejména pak konečný příjemce zodpovídá za pravost a úplnost všech dokladů poskytovaných pro monitoring projektu.

2.2 Nástroje monitoringu 2.2.1 Monitorovací návštěvy Interaktivně koncipovaným nástrojem monitoringu jsou návštěvy zástupců zprostředkovatele v místě realizace projektu. Cílem kontrol na místě – tzv. monitorovacích návštěv (dále také „MN“) – je posouzení, zda projekt probíhá v souladu se smluvními podmínkami a stanoveným harmonogramem. Jde o kontrolu efektivního a hospodárného využití finančních prostředků, plnění podmínky oddělené účetní evidence projektu a kontrolu stavu průběžného zaúčtování projektových nákladů. Kontroluje se věcná a finanční část projektu, zjišťuje se skutečný stav a okolnosti, za kterých je projekt realizován. MN provádí pracovníci zprostředkovatele, případně pověření externí asistenti monitoringu. Monitorovací návštěva proběhne jednou u každého podpořeného projektu. V případě potřeby (např. pokud projekt neprobíhá standardně a realizační tým potřebuje intenzivnější podporu) může zprostředkovatel navštívit konečného příjemce i vícekrát. Návštěva může být provedena i u partnerů projektu. Pracovníci zprostředkovatele se mohou v rámci návštěv (ale i mimo ně) účastnit projektových aktivit či mediálních prezentací projektu. O monitorovací návštěvě je konečný příjemce informován s předstihem, zpravidla 20 pracovních dnů před plánovanou návštěvou. Je vyzván k dohodě na termínu návštěvy a zpracování potřebných podkladů. Jako podklad pro efektivní realizaci monitorovací návštěvy vypracuje konečný příjemce Zprávu k monitorovací návštěvě, do které vyplní stav jednotlivých projektových aktivit a dosud realizované výstupy. Zprávu je povinen zprostředkovateli dodat elektronicky nejpozději 5 pracovních dnů před termínem kontroly. Přílohou zprávy je aktuální verze Vyúčtování. Náležitosti Zprávy k monitorovací návštěvě jsou uvedeny v kapitole „Monitorovací zprávy“. Monitorovací návštěva probíhá v místě realizace projektu. Přítomen musí být koordinátor projektu a pracovník odpovědný za finanční řízení projektu (finanční manažer / účetní). Při kontrole věcné stránky realizace projektu se ověřuje: -

naplňování předdefinovaných projektových výstupů a volitelných projektových výstupů;

14


-

průběh realizace jednotlivých aktivit s ohledem na harmonogram projektu a stav čerpání;

-

nákup vstupů do projektu, uskutečněné práce a poskytnuté služby;

-

zajištění archivace a všech relevantních dokumentů týkajících se projektu;

-

naplňování plánu publicity a dodržování pravidel publicity.

Konečný příjemce prezentuje a dokládá dosavadní průběh projektu (související podklady a materiály, uskutečněné či probíhající aktivity a další výstupy). Sledovány jsou konkrétní dosažené výsledky a kroky, které byly k datu monitorovací návštěvy uskutečněny v souladu s popisem projektu, případně po jeho změnách. Finanční kontrola zahrnuje zejména kontrolu odděleného vedení účetní evidence projektu dle smluvních požadavků, způsobilosti projektových nákladů, hospodárnosti a průběžného účtování. Při finanční kontrole realizace projektu se ověřuje: -

správnost vedení účetní evidence ve vztahu k projektu (oddělená evidence projektu jako celku a v rámci ní zároveň také oddělená evidence jednotlivých zdrojů financování);

-

zaúčtování projektových nákladů a dalších účetních případů relevantních pro vyúčtování projektu;

-

existence účetních a prvotních dokladů k zaúčtovaným projektovým nákladům, ověření souladu;

-

správnost realizace veřejných zakázek;

-

zajišťování spolufinancování projektu;

-

opatření zabraňující dvojímu financování.

Vedení účetnictví je zkoumáno na vzorku účetních případů, konečný příjemce předloží účetní dokumentaci (účetní a prvotní doklady), prezentuje účetní evidenci, průběžné čerpání schváleného rozpočtu a (pokud relevantní) související interní směrnice. Je tedy nezbytné zajistit veškerou účetní dokumentaci k finančnímu řízení projektu. V případě, že se na čerpání projektového rozpočtu podílí i partner projektu, uvedené kontrolní činnosti budou provedeny i za tuto část projektu. Na monitorovací návštěvu proto konečný příjemce připraví i dokumentaci za část realizovanou partnery projektu. Pokud je konečný příjemce i příjemcem Doplňkového grantu, bude v rámci monitorovací návštěvy zjišťován stav a průběh realizace projektu KBS. Důležitou součástí monitorovací návštěvy je možnost individuálních konzultací k pravidlům programu, smluvním podmínkám, realizaci projektu, případným změnám a aktuálním potřebám a vývoji v oblasti budování kapacity konečného příjemce. Konečný příjemce obdrží v průběhu realizace MN „Potvrzení o monitorovací návštěvě“. Z monitorovací návštěvy je pořízen zápis, který zprostředkovatel elektronicky zasílá příjemci k vyjádření. Následně je tento dokument ze strany zprostředkovatele podepsán a zaslán v elektronické podobě konečnému příjemci. Pokud bude v průběhu monitorovací návštěvy zjištěno, že konečný příjemce neplní povinnosti vyplývající ze smlouvy, bude součástí zápisu seznam nápravných opatření a termínů, dokdy mají být tato opatření realizována. V případě, že ve stanovené lhůtě nebudou nedostatky odstraněny, má zprostředkovatel právo odstoupit od smlouvy.

15


2.2.2 Monitorovací zprávy Monitorovací zprávy popisují realizaci projektu ve stanoveném reportovaném období. Vztahují se na projekt jako celek bez ohledu na to, jaká jeho část je financována z prostředků EHP a jaká ze spolufinancování projektu. Formuláře jednotlivých zpráv se skládají z věcné a finanční části a příloh. Věcná část zahrnuje informace o projektu za sledované období a stav projektových výstupů, popis realizovaných aktivit a jejich vyhodnocení ve vztahu k původnímu záměru, popis a zdůvodnění změn, ke kterým v průběhu realizace došlo, informace o uskutečněných výběrových řízeních, vyjádření k publicitě projektu a vyjádření oficiálního partnera ke spolupráci. Finanční část obsahuje informace o nákladech projektu vynaložených za reportované období a o použitých zdrojích financování těchto nákladů. V případě závěrečné zprávy i o přímých výnosech, které nebyly použity k financování projektových nákladů. Formuláře jsou ke stažení na www.fondnno.cz a jsou přílohou této příručky. K vypracování všech součástí monitorovacích zpráv je nutné použít tyto formuláře a přílohy. K monitorovací zprávě přikládá konečný příjemce povinné přílohy. Kromě povinných příloh má zprostředkovatel právo vyžádat si i další dokumentaci, např. jednotlivé účetní a prvotní doklady. Zprostředkovatel má právo zprávu odmítnout z důvodu její zásadní nedostatečnosti nebo požádat o její doplnění, případně přepracování. Pokud konečný příjemce nepředloží zprostředkovateli některou ze zpráv ve stanoveném termínu, může zprostředkovatel odstoupit od smlouvy. Monitorovací zprávy podléhají stanoveným pravidlům archivace. Zprávy se zpracovávají primárně v českém jazyce, závěrečná zpráva ale obsahuje i části, které je nutné vyplnit v anglickém jazyce.

2.2.3 Přehled monitorovacích zpráv a termíny předložení Konečný příjemce předkládá v průběhu realizace projektu tyto dokumenty: KDO předkládá

KDY – termín předložení

Reportované období

KDO předkládá

ZPRÁVA K MONITOROVACÍ NÁVŠTĚVĚ VŠICHNI koneční příjemci bez ohledu na délku trvání projektu. V průběhu realizace projektu. Před uskutečněním monitorovací návštěvy. Zprostředkovatel vyzve konečného příjemce k vypracování zprávy současně s domluvením termínu návštěvy, s předstihem před jejím uskutečněním. Konečný příjemce předloží vypracovanou zprávu zprostředkovateli nejpozději 5 pracovních dnů před monitorovací návštěvou. Od počátku realizace do data vypracování zprávy k monitorovací návštěvě. Vyúčtování: Stav čerpání do konce měsíce předcházejícího měsíci, v rámci kterého je vypracována zpráva k monitorovací návštěvě. SOUHRNNÁ INFORMACE O REALIZACI PROJEKTU Koneční příjemci realizující 18měsíční projekty (zkr. „18M“): POUZE V PŘÍPADĚ, že do konce 9. měsíce realizace nebudou naplněny podmínky pro předložení Průběžné zprávy, tj. nebude dosaženo čerpání grantu v objemu alespoň 70 % zálohové platby grantu při dodržení (nepřekročení) smluvního poměru grantu.

16


Koneční příjemci realizující 21měsíční projekty (zkr. „21M“): POUZE V PŘÍPADĚ, že do konce 11. měsíce realizace nebudou naplněny podmínky pro předložení Průběžné zprávy tj. nebude dosaženo čerpání grantu v objemu alespoň 75 % zálohové platby grantu, při dodržení (nepřekročení) smluvního poměru grantu. V případě, že Příjemce naplní před koncem 9. měsíce (u 18M projektů), resp. 11. měsíce (u 21M projektů) podmínky pro předložení Průběžné zprávy, tak Souhrnnou informaci nepředkládá (vzniká mu povinnost předložit Průběžnou zprávu). Na Souhrnnou informaci není navázána platba grantu. Průběžná platba grantu je uvolněna až na základě kontroly Průběžné zprávy. KDY – termín předložení Reportované období

KDO předkládá

Do konce 10. měsíce realizace u 18M projektů (tedy do 30.6.2015) a do konce 12. měsíce realizace u 21M projektů (tedy do 31.7.2015). 18měsíční projekty: prvních 9 měsíců realizace projektu 21měsíční projekty: prvních 11 měsíců realizace projektu PRŮBĚŽNÁ ZPRÁVA O REALIZACI PROJEKTU Koneční příjemci realizující 18měsíční a 21měsíční projekty. Předložení průběžné zprávy (PZ) je spojeno s naplněním dvou podmínek: • Zaprvé je vázáno na míru vyčerpání zálohové platby grantu. U 18měsíčních projektů musí být dosaženo úrovně čerpání grantu v objemu 70 % zálohové platby grantu. V případě 21měsíčních projektů musí čerpání grantu dosahovat 75 % zálohové platby grantu.


• Druhou nezbytnou podmínkou je dodržení (nepřekročení) smluvního poměru grantu. Do 30 kalendářních dnů od konce měsíce, ve kterém byly splněny výše uvedené podmínky pro předložení PZ Průběžnou zprávu předkládá konečný příjemce po naplnění výše definovaných podmínek i v případě, že dříve předložil Souhrnnou informaci o realizaci projektu.

Reportované období KDO předkládá KDY – termín předložení Reportované období

Od počátku realizace projektu do konce kalendářního měsíce, ve kterém dojde k naplnění výše uvedených podmínek pro předložení PZ. ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA O REALIZACI PROJEKTU VŠICHNI koneční příjemci bez ohledu na délku trvání projektu. Nejpozději 60 kalendářních dnů po ukončení období realizace projektu. Celé období realizace projektu.

17


Do Vyúčtování projektu, předkládaného v jakékoliv z výše uvedených situací (a také v případě Vyúčtování předkládaného na základě ad-hoc požadavku zprostředkovatele), je možné zahrnout pouze způsobilé náklady projektu. Jednou ze základních podmínek způsobilosti nákladu je, že náklad musí být uhrazen (s výjimkou dobrovolnické práce). Nezapomeňte, že zprávy se vztahují k celému projektu, nikoli pouze k části financované z grantu. Na sepsání zpráv si vyhraďte dostatek času. Využijte seminářů zaměřených na přípravu závěrečných zpráv. O jejich konání budete včas informováni. Nezapomeňte, že odevzdání souhrnné informace o realizaci projektu vás nezbavuje povinnosti odevzdat i průběžnou zprávu ve chvíli, kdy naplníte podmínky pro její předložení.

2.2.4

Formuláře monitorovacích zpráv

Instrukce pro vyplnění monitorovacích zpráv jsou uvedeny ve formuláři jednotlivých zpráv. Pro přehlednost je nutné zachovat názvy a číslování aktivit tak, jak jsou uvedeny v Příloze I smlouvy. Konečný příjemce ve zprávách vykazuje veškeré relevantní informace o: -

Vývoji a průběhu realizace projektu

-

Realizovaných, probíhajících a plánovaných aktivitách

-

Případných změnách a odchylkách za reportované období

-

Činnosti partnera/partnerů projektů (je-li relevantní)

-

Dopadu projektu na cílové skupiny/ Přínosu pro organizaci

-

Dosažených výstupech projektu.

2.2.5 Přílohy monitorovacích zpráv a forma předložení tištěná verze (zprávy nebo přílohy)

náležitosti tištěné verze

elektronicky na CD + typ formátu

NE

×

pouze e-mailem - funkční soubor ve formátu .doc nebo .docx (bez podpisů)

Dokument Vyúčtování projektu, zachycující stav čerpání do konce měsíce předcházejícího měsíci, v rámci kterého je vypracována zpráva k monitorovací návštěvě

NE

×

pouze e-mailem - funkční soubor ve formátu .xls, .xlsx (bez podpisů)

Související výjezdy z účetnictví, dle části 9.4 Příručky

NE

×

pouze e-mailem - sken do formátu PDF (případně JPG apod.)

NE

×

ZPRÁVA K MONITOROVACÍ NÁVŠTĚVĚ Zpráva k monitorovací návštěvě – obsahová část

Doklady související s realizací výběrových řízení, v případě zakázek s předpokládanou hodnotou 200.000 Kč a vyšší (tedy v případě zakázek s postupem dle Varianty II a III – viz

18

pouze e-mailem - sken do formátu PDF (případně JPG apod.)


příloha IV smlouvy)

SOUHRNNÁ INFORMACE Souhrnná informace – obsahová část Dokument Vyúčtování projektu, sestavené k rozhodnému dni Související výjezdy z účetnictví, dle části 9.4 Příručky Doklady související s realizací výběrových řízení, v případě zakázek s předpokládanou hodnotou 200.000 Kč a vyšší (tedy v případě zakázek s postupem dle Varianty II a III – viz příloha IV smlouvy) Doklady o realizaci výstupů projektu Nepovinné přílohy

PRŮBĚŽNÁ ZPRÁVA Průběžná zpráva o realizaci projektu – obsahová část Dokument Vyúčtování projektu, sestavené k rozhodnému dni

tištěná verze (zprávy nebo přílohy)



ANO

originál s podpisem SO

funkční soubor ve formátu .doc nebo .docx (bez podpisů)

ANO

originál s funkční soubor ve formátu .xls, .xlsx (bez podpisem SO podpisů)

NE

×

sken do formátu PDF (případně JPG apod.)

NE

×


NE

×

NE

×



ANO

ANO


v souladu s Přílohou I Smlouvy, pokud není uvedeno, pak obvyklý formát dle povahy dokumentů obvyklý formát, dle povahy dokumentů





NE

×


Skeny příslušných dokladů, dle části 9.4 Příručky – k přímým projektovým nákladům nad 10.000 Kč

NE

×


ANO


sken podepsaného dokumentu do formátu PDF (případně JPG apod.)

NE

×


Prohlášení o souladu naskenovaných dokladů s originálem Doklady související s realizací výběrových řízení, v případě zakázek s předpokládanou

19


hodnotou 200.000 Kč a vyšší (tedy v případě zakázek s postupem dle Varianty II a III – viz příloha IV smlouvy) Doklady o realizaci výstupů projektu

NE

×

v souladu s Přílohou I Smlouvy, pokud není uvedeno, pak obvyklý formát dle povahy dokumentů

Fotodokumentace

NE

×

.jpg, .jpeg (samostané pojmenované soubory řazené do složek dle aktivit a jednotlivých akcí)

ANO (1 ks od každého druhu – pokud vydáno dodavatelsky v listinné podobě

originál

obvyklý formát, dle povahy dokumentů; oficiální verze, pokud vydáno pouze v elektronické podobě, finální grafické podklady, pokud vydáno v tištěné podobě

NE

×

obvyklý formát, dle povahy dokumentů

NE

×





ANO



Oficiálně vydané materiály v rámci projektu (+ distribuční seznam pro každý materiál)

Doklady prokazující plnění publicity projektu Nepovinné přílohy

ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA Závěrečná zpráva o realizaci projektu – obsahová část Vyúčtování projektu, sestavené ke konci období realizace projektu

ANO



NE

×


Skeny příslušných dokladů, dle části 9.4 Příručky – k přímým projektovým nákladům nad 10.000 Kč (pokud nebyly předloženy již v rámci PZ)

NE

×


ANO


sken podepsaného dokumentu do formátu PDF (případně JPG apod.)

NE

×


Prohlášení o souladu naskenovaných dokladů s originálem Doklady související s realizací výběrových řízení, v případě zakázek s předpokládanou hodnotou 200.000 Kč a vyšší (tedy v případě zakázek s postupem dle Varianty II a III – viz příloha IV smlouvy)

20


Doklady o realizaci výstupů projektu

NE

×

v souladu s Přílohou I Smlouvy, pokud není uvedeno, pak obvyklý formát dle povahy dokumentů

Fotodokumentace

NE

×

.jpg, .jpeg (samostatné pojmenované soubory řazené do složek dle aktivit a jednotlivých akcí)

ANO (1 ks od každého druhu – pokud vydáno dodavatelsky v listinné podobě

originál

obvyklý formát, dle povahy dokumentů oficiální verze, pokud vydáno pouze v elektronické podobě, finální grafické podklady, pokud vydáno v tištěné podobě

Doklady prokazující plnění publicity projektu*

NE

×


Nepovinné přílohy

NE

×


Oficiálně vydané materiály v rámci projektu* (+ distribuční seznam pro každý materiál)

* Konečný příjemce předkládá dokumentaci za celé období realizace projektu. Podklady v listinné podobě, které konečný příjemce již zaslal s PZ, nemusí zasílat znovu. V elektronické podobě však předkládá i již dříve dodané podklady v kompletní podobě za celou realizaci projektu. Přílohy je nutno na CD pojmenovat v souladu s tabulkou výše a seřadit (očíslovat) do analogicky pojmenovaných složek na CD/DVD. (Příklad: Pojmenování přílohy Prezenční listina do složky Doklady o realizaci výstupů projektu.) V případě finančních dokladů je nutno dodržet jejich označení dle listu V1 Vyúčtování – podrobněji viz část 9.4. Doklady o realizaci ověřitelných výstupů projektu – v projektové žádosti zvolil konečný příjemce předdefinované výstupy projektu, případně definoval vlastní volitelné výstupy (bod 3.6 Očekávaný dopad projektu, projektové výstupy). U obou typů výstupů je ve smlouvě (příloha I) uvedena jejich hodnota a způsob doložení. K monitorovacím zprávám tedy konečný příjemce doloží relevantní dokumenty ve stanoveném formátu, které jsou uvedeny ve smlouvě jako způsob doložení / způsob ověření výstupů. Uvedené dokumenty strukturujte na CD přehledným způsobem podle výstupu, který mají dokládat. Odděleně strukturujte podklady k Předdefinovaným a Volitelným výstupům projektu, i kdyby měly být dokládány některými shodnými dokumenty. Podklady organizujte do samostatných pod/složek a pojmenujte je i složky tak, aby byla zřejmá jejich souvislost s výstupem a předepsaným způsobem doložení. Všechny výstupy i dokumenty prokazující způsob ověření naplnění výstupů musí být opatřeny všemi povinnými prvky publicity (viz Pravidla publicity) – logolink, věta o podpoře (případně obsahující název projektu) a odkazy na FNNO a EEA Grants (odkazy musí být funkční zejména v případě emateriálů a www stránek). Přiložte i všechny oficiálně vydané materiály v rámci projektu, např. publikace, studie, analýzy, brožury, letáky a jiné propagační/informační materiály včetně distribučního seznamu, kam byly

21


materiály rozeslány. Jde o všechny tištěné nebo elektronické materiály, které byly hrazeny z rozpočtu projektu, tj. i ze zdrojů spolufinancování. Přiložte také doklady prokazující plnění publicity projektu v souladu s Přílohou I Smlouvy, např. tiskové zprávy, výstupy z monitoringu médií včetně odkazů na daná uvedení, uvedené reportáže, odkazy na www stránky, skeny článků v tištěných médiích. Buďte struční a výstižní, vycházejte z popisu aktivit uvedeného v projektové žádosti. Neopisujte do zpráv formulace ze žádosti, ale popište dosavadní průběh a naplnění projektu. Každou aktivitu doložte relevantní dokumentací (způsob doložení). Nezapomeňte ověřit, zda souhlasí informace včetně kvantifikací uvedené v textu zprávy a v přílohách, popř. v rozpočtu. Ke zprávám nepřikládejte velké množství nevytříděných fotografií, případně fotografie vložené v dokumentu .doc a .pdf s výjimkou doložení výstupů, pokud je takto nadefinováno. Součástí monitorovacích zpráv je i vyjádření partnera / partnerů k realizaci projektu, kontaktujte je s dostatečným předstihem. Uveďte jakékoliv podněty, výhrady a komentáře ke spolupráci se zprostředkovatelem. Pokud jste v rámci projektu vytvořili např. infoletáky, studie, dotazníky, plakáty, audio či videozáznamy z akcí či jiné materiály nad rámec původního závazku, dejte nám o nich vědět a přiložte je k monitorovacím zprávám jako nepovinnou přílohu.

2.2.6 Způsob doručení monitorovacích zpráv Monitorovací zpráva dle konkrétního typu bude považována za předloženou, pokud konečný příjemce splní následující podmínky: 1. Vyplní zprávu do aktuálního formuláře určeného pro zpracování odpovídajícího typu zprávy. Vzory zpráv jsou přílohami této příručky. 2. Doručí ji zprostředkovateli v předepsaném formátu spolu s podklady dle tabulky v kap. 2.2.5. Na CD (je-li vyžadováno dle tabulky v kap. 2.2.5) konečný příjemce uvede následující údaje: Název konečného příjemce: Název projektu: Číslo projektu: Požadované podklady konečný příjemce předloží v jedné zalepené a neporušené obálce na adresu: v případě zpráv předkládaných v prioritní oblasti I. až III.: NROS (Nadace rozvoje občanské společnosti) Fond pro NNO Na Václavce 1135/9 150 00 Praha 5 v případě zpráv předkládaných v prioritní oblasti IV.: Nadace Partnerství Fond pro NNO Údolní 33 602 00 Brno

22


Na obálku konečný příjemce uvede následující údaje: Název programu: FNNO – CZ 03 - 1. výzva Úplný název konečného příjemce: ______ Adresa příjemce:___________ Prioritní oblast:____________ Číslo projektu:____________ Adresa zprostředkovatele (doplňte dle prioritní oblasti programu, viz výše)

Průběžná/závěrečná zpráva/ /Souhrnná informace*

*Konečný příjemce vybere typ zprávy Monitorovací zprávy, včetně výše uvedených náležitostí, lze předložit osobně nebo prostřednictvím třetí osoby (např. Česká pošta, přepravní společnost apod.). V systému Grantys se změní stav dané zprávy ze „smluvní datum“ na „odevzdáno“ a tato informace se objeví také v části Události. Před zalepením obálky se přesvědčte, zda jsou příslušné dokumenty podepsané statutárním orgánem. Zkontrolujte CD/DVD, zda obsahuje finální verzi monitorovací zprávy a všechny povinné přílohy v elektronické podobě. Zkontrolujte, zda jsou přiloženy všechny materiály, jež byly v rámci projektu vydány dodavatelsky (např. publikace, letáky). Je nutné přiložit také elektronickou verzi, pokud je k dispozici.

2.2.7 Schválení závěrečných a průběžných zpráv Zprostředkovatel posoudí závěrečnou / průběžnou zprávu ve lhůtě 90 kalendářních dnů po jejím obdržení. Předložené závěrečné (průběžné) zprávy projektů jsou vyhodnocovány nejprve po formální, poté po věcné stránce (bude sledován stav a naplnění předdefinovaných a volitelných výstupů projektu, naplňování cíle, případné odchylky od plánovaných aktivit), bude kontrolováno závěrečné / průběžné vyúčtování a předložená soupiska nákladů projektu. Nebude-li závěrečná / průběžná zpráva úplná či bude-li obsahovat nedostatky, zprostředkovatel pozastaví lhůtu pro posouzení zprávy a o této skutečnosti informuje konečného příjemce. Konečný příjemce bude informován e-mailem o konkrétních požadavcích na doplnění a opravy. Požadovaná doplnění či požadované opravy je povinen předložit nejpozději do 15 kalendářních dnů od zaslání tohoto požadavku. Od data zadání požadavku zprostředkovatele je pozastaven běh lhůty pro schválení zprávy. Lhůta začne opět plynout k datu, ke kterému zprostředkovatel eviduje dodání všech vyžádaných podkladů od konečného příjemce, a to v požadovaném rozsahu a podobě. O schválení PZ/ZZ bude konečný příjemce po ukončení kontroly informován e-mailem. Na základě vyúčtování a schválení závěrečné / průběžné zprávy bude konečnému příjemci vyplacena závěrečná / průběžná platba. Souhrnná informace má informační charakter, zprostředkovatel tuto zprávu neschvaluje.

23


V monitorovacích zprávách uvádějte kontakt, na kterém budete v průběhu jejich hodnocení k dispozici. Aktuální verze formulářů monitorovacích zpráv najdete vždy na stránkách www.fondnno.cz v sekci Příjemci. Některé informace v monitorovacích zprávách po vás budeme požadovat také v anglickém jazyce.

2.3 Předdefinované a volitelné výstupy projektu V projektové žádosti zvolil konečný příjemce předdefinované výstupy projektu, které odpovídají projektovým aktivitám, případně definoval výstupy vlastní, volitelné. Podrobný popis, jakým budou jednotlivé výstupy dokladovány, je součástí přílohy I smlouvy. Kontrola dosažení výstupů bude probíhat prostřednictvím monitorovacích zpráv, avšak v případě potřeby je zprostředkovatel oprávněn vyžádat si údaje i mimo režim monitorovacích zpráv. V případě odchylek od cílových hodnot, respektive nedosažení plánovaných hodnot uvedených ve smlouvě, je příjemce povinen požádat zprostředkovatele o vyjádření k této změně dle kapitoly 2.4 Změny projektu. Odchylky od cílových hodnot předdefinovaných či volitelných výstupů mohou mít dopad na způsobilost souvisejících nákladů, a proto doporučujeme tyto změny včas konzultovat.

2.4 2.4.1

Změny v projektu Obecný rámec

Projekt musí být realizován v souladu se smlouvou, mimo jiné také v souladu s přílohou I a II smlouvy (vymezení projektu a rozpočet projektu). V průběhu realizace však může dojít k odchylkám od schválené podoby projektu a k potřebě úprav, např. z důvodu působení externích faktorů nebo na základě snahy příjemce o zkvalitnění implementace a zvýšení pozitivního dopadu projektu. Změna může mít charakter úpravy obsahové části projektu bez dopadu na rozpočet projektu – např. změna harmonogramu, změna metodiky realizace aktivity bez dopadu na rozpočet projektu. Nebo se změna může týkat výlučně rozpočtu bez změny obsahové části projektu – např. pokud příjemce zjistí, že některý náklad, nezbytný pro realizaci projektu, opomněl do schváleného rozpočtu zahrnout, nebo pokud se změní cenová úroveň některých vstupů. Často se také jedná o kombinaci obsahové a finanční změny, kdy úprava obsahu projektu vyvolá potřebu související změny v jeho rozpočtu. Dle charakteru a rozsahu je třeba rozlišovat dva typy změn: - podstatnou změnu, která podléhá schválení ze strany zprostředkovatele před její realizací, a - nepodstatnou změnu (včetně tzv. drobné změny, viz níže), kterou není třeba předkládat ke schválení zprostředkovateli před jejím uskutečněním. Níže jsou podrobně popsány oba typy změn včetně postupů, se kterými musí být realizace změny v souladu. Pokud si nejste jisti, o jaký typ změny se v konkrétním případě jedná, neváhejte nás kontaktovat – pomůžeme Vám s určením její závažnosti a poradíme, jak v daném případě postupovat tak, aby

24


realizace změny byla v souladu se stanovenými pravidly.

Pro změny v rozpočtu platí základní pravidlo, že v průběhu realizace projektu nelze měnit objem celkových nákladů projektu. Změny v rozpočtu, hlášené v průběhu realizace projektu, tedy mají charakter přesunů. Prostředky lze přesunout z jedné rozpočtové položky do jiné rozpočtové položky (existující případně nové). Celková částka, o kterou se rozpočtové položky v rámci nahlašované změny navýší, musí být identická s celkovou částkou, o kterou se jiné rozpočtové položky v rámci dané změny sníží. V rámci závěrečného vyúčtování projektu bude samozřejmě akceptováno případné nedočerpání nebo přečerpání celkových nákladů projektu, v souladu s věrným zobrazením nákladů a výnosů projektu, při respektování pravidel způsobilosti projektových nákladů. Pokud se plánovaná změna týká části projektu realizované partnerem nebo by na ni mohla mít dopad, je příjemce povinen konzultovat ji s partnerem ještě před tím, než o dané změně informuje zprostředkovatele.

2.4.2

Podstatné změny v projektu

Podstatná změna je změna v aktivitách, rozpočtu či jiných aspektech projektu, která v porovnání se smlouvu výrazně mění charakter a obsah projektu, případně která má dopad na smlouvu samotnou (např. pokud se mění údaje identifikující smluvní stranu či partnera projektu). Za podstatnou změnu se považuje zejména: • • •

změna v realizaci projektu, která výrazně ovlivní průběh nebo skladbu aktivit oproti schválenému projektu; změna, která závažným způsobem ovlivní dopad na cílové skupiny, výstupy projektu nebo výsledky programu; přečerpání rozpočtové kapitoly nad schválenou částku, pokud toto navýšení PŘESAHUJE indikativní limit. Tento limit je stanoven jako 20 % ze schválené částky a zároveň 100.000 Kč (k překročení limitu musí být tedy naplněna obě kritéria). V případě, kdy schválená částka celé rozpočtové kapitoly je 0 Kč, k určení indikativního limitu se použije pouze hodnota 100.000 Kč. Schválená částka je alokace uvedená pro danou rozpočtovou kapitolu v platném rozpočtu (tedy v rozpočtu uvedeném ve smlouvě nebo v jejím dodatku). Uvedený indikativní limit se posuzuje u jednotlivých změn kumulativně, tedy se započtením předchozích úprav rozpočtu, které byly řešeny v režimu nepodstatné změny.

V případě podstatné změny je příjemce povinen požádat zprostředkovatele o její schválení před tím, než přikročí k realizaci dané změny. Příjemce je povinen požádat o schválení podstatné změny minimálně 30 dnů před plánovanou realizací změny. O podstatnou změnu nelze požádat, pokud do ukončení období realizace projektu zbývá méně než 60 kalendářních dnů. K obsahové změně projektu příjemce předkládá podrobný popis a zdůvodnění změny, s identifikací projektu, prostřednictvím e-mailu na adresu [email protected] v případě projektů podpořených v rámci Priority I až III (projekty podpořené ze strany NROS) nebo na adresu [email protected] v případě projektů podpořených v rámci Priority IV (projekty podpořené ze strany NaP). V případě potřeby příjemce může uvedené vysvětlení podpořit/doplnit přílohami.

25


Ke změně v rozpočtu příjemce předkládá v rámci e-mailu, dle výše uvedeného, také tabulku dle stanoveného vzoru (Formulář pro nahlášení změn v rozpočtu – ke stažení na webu programu). V případě potřeby příjemce může uvedenou informaci doplnit o další přílohy. Pokyny k vyplnění tabulky jsou uvedeny přímo ve formuláři formou komentářů v záhlaví sloupců a u dalších buněk. Komentář je indikován červeným trojúhelníčkem v pravém horním rohu buňky a zobrazí se, když na buňku najedete kurzorem myši. V případě, že obsahová změna je doprovázena změnou rozpočtu, příjemce předkládá podklady dle obou předchozích odstavců. Provedení podstatné změny projektu bez souhlasu zprostředkovatele je považováno za porušení smluvních podmínek; takové jednání může vést až k odstoupení od smlouvy ze strany zprostředkovatele. Podstatná změna musí být zakotvena formou dodatku ke smlouvě. Pokud zprostředkovatel podstatnou změnu schválí, připraví příslušný dodatek ke Smlouvě o poskytnutí grantu, který je zaslán ve dvou stejnopisech příjemci k podpisu. Teprve po schválení dodatku ke smlouvě zprostředkovatelem je příjemce oprávněn uskutečnit požadovanou změnu. Pokud zprostředkovatel požadovanou změnu zamítne, oznámí to příjemci e-mailem. Pokud zprostředkovatel posoudí, že se jedná o nepodstatnou změnu, je dále postupováno dle části 2.4.3. Do kategorie podstatné změny spadá také jakákoli změna, která identifikuje příjemce jako smluvní stranu – zejména změna právní formy příjemce (a také změna IČO), změna jeho názvu a sídla. Tyto změny musejí být zprostředkovateli nahlášeny pokud možno předem, nejpozději ovšem do 30 dnů po jejich vzniku. V tomto případě se neuplatní omezení 60 kalendářních dnů před ukončením období realizace projektu. V ostatních ohledech platí výše uvedený postup.

2.4.3

Nepodstatné změny v projektu

Nepodstatná změna je změna v aktivitách, rozpočtu či jiných aspektech projektu, která nemění výrazným způsobem charakter a obsah projektu v porovnání se smlouvou, případně která se týká změny kontaktních údajů. Za nepodstatnou změnu se považuje/považují zejména: • • •

změna v plánu aktivit, jejich rozšíření, úpravy – bez závažného dopadu na cíle a výstupy projektu; posuny v harmonogramu aktivit bez závažného dopadu na cíle a výstupy projektu a bez dopadu na celkovou délku realizace projektu; přečerpání rozpočtové kapitoly nad schválenou částku, pokud toto navýšení NEPŘESAHUJE indikativní limit. Tento limit je stanoven jako 20 % z částky schválené pro danou kapitolu a zároveň 100.000 Kč (k překročení limitu musí být tedy naplněna obě kritéria). V případě, kdy schválená částka celé rozpočtové kapitoly je 0 Kč, k určení indikativního limitu se použije pouze hodnota 100.000 Kč. Schválená částka je alokace uvedená pro danou rozpočtovou kapitolu v platném rozpočtu (tedy v rozpočtu uvedeném ve smlouvě nebo v jejím dodatku). Uvedený indikativní limit se posuzuje u jednotlivých změn kumulativně, tedy se započtením předchozích úprav rozpočtu, které byly řešeny v režimu nepodstatné změny;

26


• •

změna místa realizace některých aktivit, pokud by nedošlo ke změně cílového regionu; změny v plánu publicity;

V případě nepodstatné změny příjemce není povinen požádat zprostředkovatele o schválení změny předem. Nepodstatnou změnu však musí následně oznámit a náležitě zdůvodnit v příslušné monitorovací zprávě, nejpozději však v závěrečné zprávě o realizaci projektu. Příjemce by si měl být vědom, že pokud nepodstatnou změnu zrealizuje bez schválení ze strany zprostředkovatele a až následně ji oznámí v monitorovací (závěrečné) zprávě, vystavuje se následujícím rizikům: - změna nemusí být ze strany zprostředkovatele akceptována z důvodů svojí věcné neopodstatněnosti, nesprávného provedení (např. chybný výpočet v rozpočtu), nesouladu s pravidly programu, nesouladu s platnou legislativou atd., - změna může být ze strany zprostředkovatele posouzená jako podstatná změna. Zejména z těchto důvodů zprostředkovatel doporučuje zejména v případě pochybností nebo větší složitosti změny konzultovat změnu před jejím uskutečněním. Podklady pro posouzení změny zašle konečný příjemce zprostředkovateli e-mailem a stejnou cestou obdrží potvrzení o tom, že se jedná o nepodstatnou změnu, a pokyny pro její provedení v souladu s pravidly programu. K obsahové změně projektu příjemce předkládá podrobný popis a zdůvodnění změny, s identifikací projektu, prostřednictvím e-mailu na adresu [email protected] v případě projektů podpořených v rámci Priority I až III (projekty podpořené ze strany NROS), v případě projektů podpořených v rámci Priority IV (projekty podpořené ze strany NaP) na [email protected]. Příjemce může v případě potřeby uvedené vysvětlení podpořit / doplnit přílohami. Ke změně v rozpočtu příjemce předkládá v rámci e-mailu, dle výše uvedeného, také tabulku, dle stanoveného vzoru (Formulář pro nahlášení změn v rozpočtu - ke stažení na webu programu). Příjemce může, v případě potřeby, uvedenou informaci doplnit o další přílohy. Pokyny k vyplnění tabulky jsou uvedeny přímo ve formuláři formou komentářů v záhlaví sloupců a u dalších buněk. Komentář je indikován červeným trojúhelníčkem v pravém horním rohu buňky a zobrazí se, když na buňku najedete kurzorem myši. Za nepodstatnou změnu je považována také jakákoliv změna kontaktních údajů příjemce, např. změna kontaktní osoby projektu (včetně změny kontaktních údajů – telefon, e-mail), změna adresy pro doručení písemností či změna zástupce statutárního orgánu. V případě těchto změn je nezbytné, aby o nich příjemce zprostředkovatele informoval, a to bez zbytečného odkladu. V případě méně rozsáhlých změn v rozpočtu projektu lze využít institutu tzv. drobné změny. Ani zde zprostředkovatel výslovně nepředpokládá potřebu nahlašovat takové změny předem. To samozřejmě neplatí pro případ, kdy by danou drobnou změnou byl překročen (kumulativně, v součtu s dalšími / předchozími nepodstatnými změnami) indikativní limit pro podstatnou změnu rozpočtu. Významnost změny se posuzuje z hlediska následujících limitů: 1.) navýšení položky přesahující 2.000 Kč a zároveň 20%, v porovnání s částkou ve schváleném rozpočtu 2.) navýšení položky přesahující 10.000 Kč, v porovnání s částkou ve schváleném rozpočtu, a to bez ohledu na % navýšení 3.) zavedení nové položky v objemu přesahujícím 2.000 Kč.

27


Pokud nedojde k překročení ani jednoho z uvedených limitů, jedná se o tzv. drobnou změnu rozpočtu, u které se nepředpokládá potřeba nahlášení zprostředkovateli. Pokud velikost změny přesáhne byť i jediný z uvedených limitů, příjemci je doporučeno změnu nahlásit zprostředkovateli předem. Pro posouzení, zda se v konkrétním případě jedná o drobnou změnu rozpočtu, má příjemce možnost využít jednoduchou pomůcku (k dispozici na stránce programu http://www.fondnno.cz/proprijemce/).

V případě, že pracovník v některých měsících navýší či sníží úvazek na projektu, ovšem v průměru bude za celý projekt dosaženo úvazku, který byl schválen v rozpočtu, není potřeba tyto jednotlivé výkyvy hlásit jako změnu. Využití uvedeného postupu musí mít základ v reálném zapojení pracovníka na projektu a nesmí mít negativní vliv na výstupy projektu. Aktuální úvazek pracovníka pro daný měsíc je nezbytné definovat v příslušném dodatku k pracovní smlouvě. Změny v personálním obsazení (realizátoři, výše úvazků, atd.) při zachování ostatních podmínek není potřeba předem hlásit. Informujete nás o nich v navazující monitorovací zprávě.

28


3 Partnerství v projektu Cílem partnerství je zajištění úzké vzájemné spolupráce různých typů organizací disponujících odlišnými zkušenostmi s řešením problematiky v dané prioritní oblasti. Projekt může být realizován ve spolupráci s maximálně čtyřmi partnery. Zahraničním partnerem může být pouze organizace se sídlem v donorských státech. Vedle toho může konečný příjemce spolupracovat na realizaci části aktivit projektu s dalšími subjekty, které vystupují v roli „spolupracujícího subjektu“. Tyto subjekty nejsou identifikovány ve smlouvě a neuzavírají Dohodu o partnerství. Na druhé straně se nemohou přímo účastnit čerpání rozpočtu projektu. Hlavním nositelem projektu je vždy konečný příjemce, který je zprostředkovateli plně odpovědný za dodržení smluvních podmínek i ze strany partnera.

3.1 Dohoda o partnerství Konečný příjemce je povinen s každým partnerem projektu uzavřít Dohodu o partnerství (dále „dohoda“). K tomuto účelu je povinen použít závazný formát dohody a dodržet pravidla v něm uvedená. Se zahraničním partnerem je uzavírána dohoda v anglickém jazyce. Formát dohody je k dispozici na webových stránkách programu v sekci Příjemci. Uzavřením dohody se partner zavazuje respektovat příslušná pravidla programu a plnit povinnosti vůči konečnému příjemci – v rozsahu, který je téměř totožný s rozsahem povinností konečného příjemce vůči zprostředkovateli, dle smlouvy. Uzavřením dohody se ovšem konečný příjemce nezbavuje své výlučné odpovědnosti za realizaci projektu vůči zprostředkovateli. Účelem dohody je také zakotvit konkrétní nastavení spolupráce mezi smluvními stranami při realizaci projektu. Závazný formát dohody je možné doplnit / upravit dle individuálních potřeb konkrétního partnerství – v souladu s pokyny uvedenými přímo ve formátu dohody. Upravené znění ovšem nemůže být v rozporu s původním závazným formátem. Žádná ustanovení původního formátu by se neměla vymazat (pokud to není u konkrétních částí formátu dohody výslovně povoleno). Dohoda musí být uzavřena před podpisem smlouvy. Vybrané údaje, relevantní pro dané partnerství uzavřené na základě dohody, jsou uvedeny také ve smlouvě. Jedná se zejména o identifikaci partnera projektu, definování fixní sazby nepřímých nákladů a absolutní částky, předpokládaných způsobilých nepřímých nákladů. Smlouva, resp. její příloha I, pak vymezuje také aktivity realizované partnerem a jejich očekávané výstupy v rámci projektu. Údaje uvedené ve smlouvě, jsou závazné a musí být tedy v dohodě respektovány. Partner nesmí – paralelně s výkonem své role partnera v projektu – figurovat také jako dodavatel. Stejné pravidlo platí i pro konečného příjemce ve vztahu k partnerovi. Dohoda uzavřená mezi konečným příjemcem a partnerem nemá vliv na platnost smlouvy uzavřené mezi konečným příjemcem a zprostředkovatelem. Dohoda není přílohou smlouvy, je však nutným předpokladem uzavření smlouvy, pokud v projektu figuruje partner.

29


Dohoda je vyhotovena ve třech stejnopisech s platností originálu. Jeden stejnopis zasílá konečný příjemce partnerovi a jeden zprostředkovateli, a to před podpisem smlouvy. Veškeré změny dohody je možno provádět pouze písemnými dodatky. Pro distribuci případného dodatku k dohodě platí stejná pravidla jako pro dohodu samotnou, tj. jeden stejnopis musí být poskytnut také zprostředkovateli.

3.2 Náklady partnera Projektové náklady partnera jsou součástí celkového rozpočtu projektu. Partner se tedy může přímo účastnit čerpání rozpočtu projektu. Zároveň ale přitom musí respektovat všechny stanovené podmínky a pravidla programu. Pro náklady partnera se aplikují naprosto stejné podmínky způsobilosti jako pro náklady příjemce. Partner je povinen k nákladům projektu (a také k ostatním účetním případům relevantním pro vyúčtování projektu) vést oddělenou účetní evidenci, dle smluvních podmínek, ve stejném režimu jako příjemce (blíže viz část 9.3 Příručky). Za účelem čerpání nákladů projektu může příjemce poskytnout partnerovi příslušnou část grantu. Pro převod prostředků grantu lze využít jeden ze tří možných mechanismů: -

-

-

Partner vynaloží způsobilé náklady projektu a následně předloží příjemci jejich vyúčtování. Příjemce převede ve prospěch partnera příslušnou částku grantu až po obdržení příslušných finančních prostředků grantu od zprostředkovatele. Partner vynaloží způsobilé náklady projektu a následně předloží příjemci jejich vyúčtování. Příjemce převede ve prospěch partnera příslušnou částku grantu bez ohledu na to, zda již obdržel příslušné finanční prostředky grantu od zprostředkovatele. Příjemce převede finanční prostředky grantu ve prospěch partnera předem. Partner vynaloží způsobilé náklady projektu a následně předloží příjemci jejich vyúčtování. Částka nároku partnera na refundaci bude vypořádána proti finančním prostředkům grantu, které již partner od příjemce obdržel.

Příjemce s partnerem musí v rámci dohody zvolit jeden z výše uvedených způsobů převodu. Tento mohou dále v dohodě upřesnit (např. z pohledu frekvence vyúčtování překládaného ze strany partnera, termínů atd.), ale nemohou jej principálně měnit. Náklady partnera zahrnuje příjemce do Vyúčtování projektu při dodržení stejných podmínek, za kterých příjemce do Vyúčtování vkládá své náklady. Součet způsobilých nákladů projektu všech partnerů nesmí překročit 49 % z celkových způsobilých nákladů projektu. Přepočet nákladů zahraničního partnera na CZK, pro potřeby sestavení Vyúčtování projektu, je uveden v části 9.4 Příručky. Spolupracující subjekt – nemá statut partnera projektu, neuzavírá Dohodu o partnerství. Jde o organizaci nebo fyzickou osobu, která se podílí na projektu a přispívá k naplňování jeho cílů. Případné náklady spolupracujícího subjektu související s projektem nemohou být zahrnuty do vyúčtování projektu.

30


4 Konzultace, komunikace, kontakty 4.1 Webové stránky Informace, dokumenty a formuláře jsou zveřejněny na webových stránkách www.fondnno.cz. Na těchto stránkách jsou v záložce „Příjemci“ k dispozici veškeré dokumenty a formuláře vztahující se k administraci projektu. V sekci „Často kladené dotazy“ jsou k dispozici odpovědi na dotazy konečných příjemců, které budou průběžně aktualizovány.

4.2 Semináře Po zahájení realizace projektů proběhnou semináře pro konečné příjemce, v rámci kterých se koneční příjemci seznámí s pokyny, pravidly a povinnostmi vyplývajícími ze smlouvy. Účast osoby zodpovědné za finanční část projektu a jeho účetní evidenci je více než doporučena. V rámci tohoto semináře budou poskytnuty podrobné informace k administraci projektu. Před ukončením realizace projektů se uskuteční seminář k vypracování závěrečné zprávy. Zde budou koneční příjemci seznámeni s náležitostmi závěrečné zprávy a se způsobem jejího zpracování. O přesném termínu a místu konání seminářů budou koneční příjemci včas informováni e-mailem. Detailní informace o seminářích s termíny a místy konání budou zveřejněny i na webových stránkách.

4.3 Konzultace a kontakty Telefonické dotazy k programu FNNO jsou přijímány ve všedních dnech od 9 do 16 hodin. Za závazné jsou považovány pouze písemné nebo e-mailové odpovědi. Před položením dotazu je nutné seznámit se s podrobnými pravidly uvedenými v této Příručce (zveřejněna na www.fondnno.cz). Také doporučujeme využít monitorovací návštěvu pro vyřešení případných nejasností nebo problémů při administraci projektu. Připravte si dotazy a využijte možnost osobní konzultace.

Aktuální kontakty na jednotlivé pracovníky NROS a NaP zodpovědné za implementaci FNNO jsou k dispozici na http://www.fondnno.cz/kontakt/lide-ve-fnno/.

E-mailový kontakt

Prioritní oblast I – III Věcná i finanční část (včetně projektu KBS) Prioritní oblast IV Věcná i finanční část (včetně projektu KBS) Pokročilá technická podpora Grantys

NROS [email protected] Nadace Partnerství [email protected]

NROS Na Václavce 1135/9 150 00, Praha 5 Nadace Partnerství Údolní 33 602 00 Brno

Prioritní oblast I - III Adresa Prioritní oblast IV

31


Sledujte webové stránky programu, kde najdete aktuální formuláře informace a dokumenty k administraci projektů. Máte-li dotazy k pravidlům programu, můžete se na nás obrátit prostřednictvím e-mailu, telefonicky či osobně (v sídle zprostředkovatele po předchozí dohodě). V korespondenci i telefonické komunikaci vždy uvádějte číslo projektu. Praktické průbežně doplňované informace k administraci projektu najdete v sekci Často kladené dotazy FAQ na stránkách programu.

32


5 Publicita Koneční příjemci jsou povinni zabezpečit publicitu projektu. Cílem publicity je vytvořit povědomí o existenci projektu, jeho cílech, cílových skupinách, získané podpoře z EHP fondů 2009–2014 a o případné bilaterální spolupráci s donorskými státy. Zvolené nástroje a prostředky zajištění publicity navrhl žadatel ve formuláři žádosti, závazný plán publicity je součástí přílohy I smlouvy. Při uplatňování pravidel publicity je třeba vždy postupovat podle přílohy č. 9 Příručky pro příjemce „Pravidla publicity“. Zde jsou uvedeny přesné pokyny a podklady pro zabezpečení povinné publicity a návody pro její zajištění. Tato příloha obsahuje také technické parametry publicity, je zveřejněna na webových stránkách programu. Zde jsou v sekci „Příjemci“ k dispozici i potřebné šablony a loga programu. Upozorňujeme zejména na tyto povinnosti: • •

• • •

• •

V rámci projektu musí vzniknout alespoň dva informační výstupy týkající se vývoje, výsledků a vyhodnocení projektu (např. semináře, konference, tiskové konference, tiskové zprávy, novinové články, reportáže, rozhovory apod.)*. Poskytovat na internetových stránkách informace o projektu, jeho vývoji, výsledcích, případně bilaterální spolupráci v rámci podpořeného projektu, včetně fotek a kontaktních údajů na realizátory projektu a osobu zodpovědnou za propagaci, a to s jasným odkazem na FNNO a EHP fondy. Nejlépe v samostatné sekci či záložce věnované projektu. Pravidla publicity používat při tvorbě všech materiálů, pravidelných zpravodajů, tiskových zpráv, prezentací a pozvánek spojených s FNNO, brožur, letáků, prospektů, materiálů pro kurzy, informačních bulletinů, informačních tabulí určených k propagaci projektu a dalších. Projekt musí být prezentován jako projekt realizovaný v rámci FNNO i za tu část projektu, která je financována ze zdrojů spolufinancování. Prostory, kde se akce podpořené v rámci FNNO konají (např. prostory školících center, konferencí seminářů, školení, výstav), a prostory zprovozněné či vybavené v rámci FNNO označit plakátem či jiným vhodným jasným a viditelným způsobem s logy programu, informací o projektu a financování v rámci FNNO. Informace o projektu musí být jasné, srozumitelné a dostupné všem, kterým jsou určeny. Všichni účastníci projektu musí být informováni o jeho financování v rámci FNNO. Plán publicity je závazný, na jeho dodržování a naplnění bude dohlíženo v rámci monitoringu projektu. Případné změny je doporučeno vždy písemně konzultovat.

*Tato povinnost se nevztahuje na realizátory projektů KBS. Publicita k realizaci projektu KBS je splněna zveřejněním informací o projektu a jeho podpoře v rámci FNNO na webu konečného příjemce.

V případě, že na výstupech financovaných z prostředků Fondu pro NNO bude při kontrole zjištěno nedodržení výše uvedených pravidel, budou náklady spojené s těmito výstupy (příprava, tisk, distribuce) považovány za neuznatelné. Správné dodržení a umístění prvků publicity je doporučeno konzultovat, a to nejlépe zasláním připraveného výstupu / publikace na adresu zprostředkovatele. Tímto upozorněním bychom rádi předešli nepříjemnostem a případné identifikaci nezpůsobilých nákladů při závěrečné kontrole realizace a vyúčtování projektů. Na dodržování pravidel publicity v jednotlivých projektech bude dohlížet zprostředkovatel na základě monitoringu projektu a předložených zpráv o realizaci projektu.

33


5.1.1 Průběžné informování o výstupech a akcích projektu Součástí povinné publicity je informování o veřejných akcích pořádaných v rámci projektu a vkládání výstupů projektu prostřednictvím systému Grantys. Tyto informace a výstupy budou zveřejňovány na webových stránkách programu FNNO. Příjemce je povinen vkládat do systému Grantys: - informace o veřejných akcích konaných v rámci projektu (konference, školení, semináře, slavnostní otevírání, veletrhy, výstavy atp.), s dostatečným předstihem, alespoň 10 dní před zahájením akce; tyto informace se zobrazují automaticky na webu FNNO v sekci „Kalendář akcí“; - projektové výstupy ilustrující realizaci aktivit a jsou vhodné ke zveřejnění (publikace, analýzy a brožury tiskové zprávy, články zveřejněné v médiích), vybrané fotografie z akcí a fota ilustrující aktivity projektu; tyto materiály budou následně k dispozici ke stažení na webu FNNO v sekci „Projektové výstupy“ a zároveň budou přiřazeny k jednotlivým projektům v sekci „Projekty“. Nevkládejte všechny projektové výstupy dokládající realizaci aktivit (např. prezenční listiny, seznamy poskytnutých konzultací, uzavřené smlouvy, účetní doklady atp.), ale pouze výstupy, které informují o aktivitách projektu a mohou být přínosem a inspirací pro ostatní příjemce či širokou veřejnost. Postup pro vkládání pořádaných akcí – kalendář akcí Součástí původní žádosti v on-line systému Grantys je také pole pro vkládání plánovaných akcí a termínu jejich konání. Při detailním zobrazení podpořeného projektu z úvodní strany, která se načte příjemci po přihlášení do systému, si příjemce zobrazí dolní část sekce Rozšířený popis. Na konci této stránky najde pole „Kalendář akcí“. Nový záznam vloží příjemce pomocí zeleného odkazu „přidat“, vyplní položky ve formuláři a uloží. V kolonce „Místo“ je nutno uvést přesnou adresu konání akce. V položce „Název“ uvádějte stručný popis akce. Po uložení je možné k akci připojit soubor (např. pozvánku na akci), rovněž je možné informace o akci upravit nebo doplnit. Informace zde do systému vložené se načítají na web www.fondnno.cz, kde se však neobjeví hned. Aktualizace dat a načtení nových nebo upravených informací se provádí automaticky několikrát denně. Odkaz „detail“ otevře stránku s podrobnostmi o dané akci, odkaz „seznam“ otevře seznam všech akcí evidovaných v systému Grantys v rámci programu FNNO (od všech příjemců), odkaz „přidat“ otevře formulář pro vložení nové akce k tomuto projektu. Postup pro vkládání projektových výstupů Projektové výstupy (dokumenty, fotografie) se nahrávají v sekci Přílohy (stejně jako přílohy k žádosti). Příjemce si vybere soubor ze svého počítače, vyplní název a stručný popis a zaškrtne políčko veřejné, pokud projektové výstupy jsou určeny ke zveřejnění na webu www.fondnno.cz. Vložené soubory se na web načítají se zpožděním, aktualizace dat se provádí automaticky několikrát denně (stejně jako při vkládání akcí do kalendáře). Nezapomeňte vkládat i vybrané fotografie z proběhlých akcí v rámci projektu, které ilustrují jeho realizaci.

34


6 Dotazník – budování kapacit Zajímá nás, do jaké míry přispěl program FNNO ke zvýšení kapacity podpořených organizací a identifikace potřeb neziskových organizací v oblasti budování kapacit. K tomuto účelu byl vytvořen nástroj pro sebehodnocení, který konečný příjemce vyplní na začátku projektu a na konci jeho realizace. Jde o dotazník zaměřený na oblasti správy a řízení organizace, finanční řízení a komunikaci organizace s příjemci, uživateli a dalšími zainteresovanými stranami. Dotazník (formulář Google) bude zaslán elektronicky konečnému příjemci s podrobnými pokyny k vyplnění. V e-mailové zprávě je uveden odkaz, na kterém je nutné dotazník vyplnit. V těle e-mailu je uveden pouze pro informaci i celý text dotazníku (ten však konečný příjemce nevyplňuje). Dotazník je k dispozici i na webových stránkách programu. Nejjednodušší je nejprve seznámit se jednotlivými otázkami dotazníku a na odkazu uvedeném v e-mailové zprávě pak dotazník najednou vyplnit. K rozpracovanému dotazníku se nelze vracet. Jednotlivé oblasti jsou rozděleny do čtyř úrovní, konečný příjemce odpovídá na všechny otázky a volí možnost, která nejblíže vystihuje stav v organizaci. Ve svých odpovědích buďte prosím objektivní. Výsledky tohoto šetření slouží ke zjištění potřeb konečných příjemců a vytvoření vhodného nástroje pro podporu NNO a naplnění jejich potřeb.

35


7 Informace v systému Grantys a evidence dat Systém Grantys umožňuje sledovat realizaci podpořeného projektu a zprostředkovává také část komunikace mezi zprostředkovatelem a konečným příjemcem. Prostřednictvím systému Grantys lze například sledovat události v projektu typu podpis smlouvy o poskytnutí grantu nebo přijetí a schválení monitorovací zprávy. Pro zobrazení informací o podpořeném projektu musí být konečný příjemce přihlášen do systému. Použije k tomu internetové stránky www.grantys.cz – stejně jako při vyplňování žádosti o grant, vyplní také stejné přihlašovací údaje. Přihlašovací údaje konečný příjemce vždy sdílí s dalšími osobami z organizace (i dalších případných poboček sdružených pod jedním IČ), kteří se systémem Grantys pracují. Pokud tedy přihlašovací údaje nemá k dispozici, je potřebné nejprve kontaktovat zodpovědné osoby v rámci organizace. Až v případě, že přihlašovací údaje nelze v rámci organizace získat, nechá si poslat nové údaje přes zelený odkaz „Zapomenuté heslo“. Veškeré údaje jsou vedeny k jednotlivým projektům samostatně, proto pokud má organizace v systému projektů více, je důležité vybrat ze seznamu projektů požadovaný projekt.

7.1 Události Tabulka Události v sekci Další informace se v systému zobrazuje jako druhá v pořadí, hned za polem Přílohy. Zde jsou evidovány informace o zásadních událostech v projektu. Informace evidované v systému jsou zejména níže vyjmenované: - uzavření Smlouvy o poskytnutí grantu; - přijetí / schválení monitorovací zprávy, případně zprávy k monitorovací návštěvě nebo souhrnné informace. Součástí funkce „Události“ je také možnost vložení souboru. Uložené dokumenty jsou součástí kompletní evidence projektu a jsou konečnému příjemci k dispozici k nahlédnutí. Veškerá evidence v systému Grantys je pouze doplňujícím nástrojem komunikace s konečným příjemcem a má informativní účel. Většina komunikace bude probíhat (a potřebné dokumenty budou doručovány konečnému příjemci) prostřednictvím zejména elektronické, v některých případech klasické poštovní doručovací služby (například doručení smlouvy).

7.2 Zprávy Tabulka „Zprávy“ v systému následuje po „Událostech“ a zobrazuje rozpis monitorovacích zpráv, které konečný příjemce v rámci monitorovaného období předkládá. Povinnost jejich zpracování vyplývá ze Smlouvy o poskytnutí grantu a jejich parametry a způsob jejich vypracování, stejně jako jednotlivých příloh jsou podrobně popsány v kapitole 2.2.2 Monitorovací zprávy. V textu níže jsou uvedeny pouze informace o způsobu evidence zpráv v systému Grantys.

36


7.2.1 Typy zpráv V projektu budou v souladu s podmínkami smlouvy nastaveny následující monitorovací zprávy dle kap. 2.1.2.: - Průběžná zpráva (neplatí pro 12měsíční projekty) – vzhledem k tomu, že termín předložení PZ je vázán pouze na objem čerpání zálohové platby (nikoliv na přesný termín), neexistuje pevně stanovené datum odevzdání. Bude-li průběžná zpráva uvedena v systému Grantys, pak bez data odevzdání. - Souhrnná informace – zprávu předkládá příjemce, který do stanoveného data dle kap. 2.2.3. nevyčerpal daný objem zálohové platby. Po jejím přijetí ji zprostředkovatel zaeviduje v systému Grantys jako odevzdanou, případně upraví stav a další evidenci podle průběhu administrace zprávy. - V okamžiku doručení zpracované zprávy jednoho nebo druhého typu zprostředkovateli bude v systému Grantys upřesněn termín odevzdání a typ zprávy. - Závěrečná zpráva – termín předložení ZZ následující po ukončení realizace projektu dle Příručky. - Zpráva k monitorovací návštěvě

7.2.2 Informace evidované v systému Grantys Konečný příjemce po přihlášení zvolí projekt, který chce otevřít v detailním zobrazení. To znamená, že v seznamu Projekty na úvodní stránce u vybraného projektu otevře jeho stránku pomocí odkazu detail nebo prostě kliknutím na řádek daného projektu. Tabulka „Zprávy“ v sekci „Další informace“ obsahuje základní přehled informací shodně se strukturou níže. – # označuje pořadové číslo zprávy. – „Kdy“ definuje termín předložení zprávy daný smlouvou; pole „kdy“ je aktualizované v případě aktivity ve sloupci „co“. Například evidence doručení monitorovací nebo jiné zprávy na adresu zprostředkovatele se projeví v tomto sloupci změnou na „odevzdáno“ a současně se změní časový údaj, ke kterému byla tato změna stavu zprávy zaevidována. – Sloupec „soubory“ oznamuje, zda jsou ke zprávě vloženy soubory. V takovém případě je symbol kancelářské sponky černý. Pokud nejsou žádné soubory ke zprávě přiloženy, symbol sponky má charakter vodoznaku a je téměř neznatelný. – Každá zpráva má v tabulce svůj vlastní řádek. Informace, o jaký typ zprávy se jedná, se dá jednoduše odvodit z pořadového čísla, smluvního data odevzdání, ale především z typu zprávy, který je uveden ve sloupci „poznámka“. Odkaz „detail“ otevře stránku zprávy v detailu, stejně jako kliknutí kamkoliv do řádku vybrané zprávy. #

kdy

Co

1

28.04.

smluvní datum

soubory

poznámka

detail

ZZ

detail

Aktuální rok se v datech nezobrazuje. Pokud tedy za číslem označujícím kalendářní měsíc nevidíte stávající rok, je to v pořádku. Předchozí i následující rok v datech se již normálně zobrazuje. Detail zprávy První část stránky (detailu) vybrané zprávy zobrazuje základní informace o typu zprávy, projektu, názvu konečného příjemce. Obdobně jako tomu bylo v žádosti o grant, tak i ve formuláři zprávy

37


usnadňují vysvětlivky skryté pod zelenými otazníky pochopení informací a zobrazí informaci po najetí kurzorem myši. O něco níže navazují na tento základní přehled informace o evidenci konkrétní zprávy. Položka „odevzdáno“ obsahuje datum, ke kterému byla zpráva doručena zprostředkovateli. Řádek „schváleno“ popisuje poslední fázi procesu administrace zpráv na úrovni zprostředkovatele. Schválená zpráva splňuje všechny podmínky z hlediska náležitostí monitoringu a na základě schválení zprávy je dle povahy zprávy a smluvních podmínek zaplacena navazující část grantu. Navazující část Formulář, uvedená zeleným řádkem, zůstane prázdná, protože pro zprávy ve FNNO není k dispozici on-line formulář. Pod ním zobrazený oddíl Přílohy obsahuje všechny soubory vložené ke zprávě. Zde vložené soubory se zobrazí také v souhrnu všech vložených souborů v projektu v části „Přílohy“ na titulní stránce projektu. Výhodou vkládání příloh odděleně je jejich přehledné přiřazení výhradně ke konkrétní zprávě, a tím i jejich rozlišení od ostatních souborů. V poli „Přílohy“ se totiž v projektu zobrazují všechny vložené soubory za celou realizaci projektu, včetně příloh k žádosti o grant. Soubory jako takové může vkládat i zprostředkovatel do jednotlivých událostí (viz kapitola 5.1 Příručky). Konečný příjemce ke zprávě v systému Grantys žádné dokumenty nevkládá. Zprostředkovatel vloží na dané místo pouze základní výběr (vyplněný formulář zprávy, vyúčtování, případně fotky) z doručených dokumentů v jejich finální podobě ke dni schválení zprávy. Přijetí zprávy a její schválení Po doručení kompletní zprávy se všemi náležitostmi do kanceláře zprostředkovatele ji pracovník zprostředkovatele zaeviduje v systému Grantys. Stav zprávy upraví na „odevzdáno“ k datu jejího doručení do nadace. Tyto informace se zobrazí konečnému příjemci v tabulce „Zprávy“ i v tabulce „Události“, stejně jako všechny další změny stavu a dat vázaných ke kontrole zpráv. Toto datum říká pouze to, že zpráva byla doručena a zodpovědný pracovník ji v nejbližší době zkontroluje po věcné i finanční stránce. Je-li zpráva i všechny náležitosti v pořádku, její stav v tabulce bude upraven na „schváleno“ s aktuálním datem. Pokud má na základě zprávy a splnění všech podmínek konečný příjemce nárok na úhradu části grantu, je tato platba provedena dle podmínek stanovených Smlouvou o poskytnutí grantu. Bude-li potřeba zprávu nebo její přílohy doplnit, vyzve zprostředkovatel konečného příjemce k opravě nebo doplnění e-mailem. Chcete-li vidět, co se děje v administrativě Vašeho projektu, podívejte se do přehledu Událostí. Je to nejrychlejší cesta, jak se například ujistit o doručení nebo o schválení Vaší zprávy. Co zde naopak nenajdete, jsou informace, zda a kdy Vám byl odeslán e-mail, nebo například podrobné informace o telefonické komunikaci.

38


8 Finanční toky Poskytnutí prostředků grantu příjemci ze strany zprostředkovatele je založeno primárně na principu zálohového financování. Příjemce tedy obdrží větší část grantu předem (jako zálohu), aby jej mohl využít pro plynulé financování podpořeného projektu. Pouze poslední (závěrečná) platba grantu – v objemu 20 % z celkového objemu grantu – je poskytnuta v režimu tzv. zádržného. Tuto část grantu tedy musí příjemce předfinancovat a obdrží ji až po ukončení projektu, na základě kontroly závěrečného vyúčtování projektu. Grant je poskytován v následujícím režimu plateb, v závislosti na délce období realizace projektu:

Platby Zálohová platba Průběžná platba Závěrečná platba

Doba realizace projektu 12měsíční 18měsíční 80 % 65 % 15 % 20 % 20 %

21měsíční 55 % 25 % 20 %

Zálohová platba grantu je poskytnuta na základě uzavření platné smlouvy. K zálohové platbě grantu příjemce vystavuje žádost o zálohovou platbu dle stanoveného vzoru (ke stažení na webu programu). Žádost o zálohovou platbu je příjemce povinen předložit zprostředkovateli nejpozději společně s podpisem Smlouvy o poskytnutí grantu. Výše zálohové platby grantu je pevně stanovena ve smlouvě. Objem zálohové platby grantu představuje 80 % (v případě 12měsíčních projektů), 65 % (v případě 18měsíčních projektů) nebo 55 % (v případě 21měsíčních projektů) z celkové výše poskytnutého grantu. K uvolnění zálohové platby grantu musí být splněny následující předpoklady: -

s příjemcem je uzavřena platná smlouva;

-

příjemce předloží zprostředkovateli správně vyplněnou žádost o zálohovou platbu;

-

příjemce předloží zprostředkovateli správně vyplněný formulář Finanční identifikace (viz dále);

-

příjemce předloží zprostředkovateli další požadované podklady (pokud jsou relevantní).

Zálohová platba grantu je uvolněna do 15 pracovních dnů od počátku období realizace projektu. Pokud není splněna některá z výše uvedených podmínek, běh této lhůty je pozastaven až do splnění dané podmínky. Průběžná platba grantu je poskytnuta pouze v případě 18měsíčních a 21měsíčních projektů, na základě schválení průběžné zprávy o realizaci projektu. K průběžné platbě grantu příjemce vystavuje žádost o průběžnou platbu dle stanoveného vzoru (formát žádosti o platbu je vložen jako samostatný list ve formuláři Vyúčtování – viz část 9.4 Příručky). Žádost o průběžnou platbu je součástí podkladů, které je příjemce povinen předložit v rámci průběžné zprávy o realizaci projektu.

39


Průběžná platba grantu má (stejně jako zálohová platba grantu) charakter zálohy – v tom smyslu, že její výše je pevně stanovena ve smlouvě a nemění se v návaznosti na objem skutečného čerpání grantu deklarovaný v průběžném vyúčtování projektu. Objem průběžné platby grantu představuje 15 % (v případě 18měsíčních projektů) nebo 25 % (v případě 21měsíčních projektů) z celkové výše poskytnutého grantu. Výše průběžné platby grantu je tedy stanovena fixně ve smlouvě. Nicméně dosažení určitého objemu čerpání grantu je podmínkou pro předložení průběžné zprávy, a tedy podmínkou pro uvolnění průběžné platby grantu. V případě 18měsíčních projektů se jedná o čerpání grantu v objemu 70 % zálohové platby grantu; u 21měsíčních projektů o čerpání grantu v objemu 75 % zálohové platby grantu, při dodržení (nepřekročení) smluvního poměru grantu. V průběžném vyúčtování projektu je tedy příjemce povinen vykázat i náklady financované ze zdrojů spolufinancování tak, aby deklarované čerpání grantu nepřesahovalo smluvní poměr grantu. K uvolnění průběžné platby grantu musí být splněny následující předpoklady: -

průběžná zpráva o realizaci projektu je schválena ze strany zprostředkovatele;

-

příjemce předloží zprostředkovateli správně vyplněnou žádost o průběžnou platbu;

-


Průběžná platba grantu je uvolněna do 15 pracovních dnů od schválení průběžné zprávy o realizaci projektu, pokud jsou splněny také ostatní uvedené podmínky. Závěrečná platba grantu je poskytnuta na základě schválení závěrečné zprávy o realizaci projektu. K závěrečné platbě grantu příjemce vystavuje žádost o závěrečnou platbu dle stanoveného vzoru (formát žádosti o platbu je vložen jako samostatný list ve formuláři Vyúčtování – viz část 9.4 Příručky). Žádost o závěrečnou platbu je součástí podkladů, které je příjemce povinen předložit v rámci závěrečné zprávy o realizaci projektu. K uvolnění závěrečné platby grantu musí být splněny následující předpoklady: -

závěrečná zpráva o realizaci projektu je schválena ze strany zprostředkovatele;

-

příjemce předloží zprostředkovateli správně vyplněnou žádost o závěrečnou platbu;

-


Závěrečná platba grantu má charakter zúčtovací platby. Její výše se tedy bude odvíjet od závěrečného vyúčtování projektu, na základě kterého zprostředkovatel stanoví konečnou výši grantu postupem dle článku 14 přílohy III smlouvy. Na rozdíl od zálohové i průběžné platby je tedy výše závěrečné platby ve smlouvě stanovena jako maximální, nikoliv jako pevná. Objem závěrečné platby grantu představuje u všech projektů maximálně 20 % z celkové výše poskytnutého grantu. Závěrečná platba grantu je uvolněna až po ukončení projektu a po kontrole jeho závěrečného vyúčtování, jedná se tedy o tzv. zádržné. Aby mohl příjemce v závěrečném vyúčtování vykázat i část čerpání grantu, kterou teprve obdrží formou závěrečné platby grantu, musí náklady v daném objemu reálně předfinancovat z vlastních zdrojů. Pozor, nejedná se o spolufinancování projektu! Tyto náklady příjemce musí evidovat jako náklady financované z grantu – po kontrole závěrečného vyúčtování mu budou refundovány formou závěrečné platby grantu. Příjemce by si proto měl být vědom, že kromě zajištění povinného spolufinancování bude muset v závěrečné fázi realizace projektu zajistit také předfinancování grantu v objemu 20 % z celkové výše

40


grantu. Závěrečné vyúčtování předložené příjemcem se tedy z tohoto pohledu bude skládat z následujících složek: CNP = GZ + GR + S + PVP, kde jednotlivé složky jsou: CNP – celkové způsobilé náklady projektu deklarované v rámci závěrečného vyúčtování. GZ – způsobilé náklady projektu financované z grantu (80 % grantu, které příjemce již obdržel formou zálohové, příp. i průběžné platby grantu). GR – způsobilé náklady projektu financované z grantu (20 % grantu, které musí příjemce předfinancovat z vlastních zdrojů, následně mu bude tato částka refundována formou závěrečné platby grantu). S – způsobilé náklady projektu financované ze zdrojů spolufinancování (povinná složka; spolufinancování musí být vloženo minimálně v objemu vyplývajícím ze smluvního poměru grantu). PVP – způsobilé náklady projektu financované z přímých výnosů projektu (pouze pokud relevantní). Závěrečná platba grantu je uvolněna do 15 pracovních dnů od schválení závěrečné zprávy o realizaci projektu, pokud jsou splněny také ostatní výše uvedené podmínky. Platby grantu jsou ze strany zprostředkovatele poukázány výhradně bezhotovostně ve prospěch bankovního účtu příjemce. Tento bankovní účet musí být vedený v českých korunách v bance, která má platné oprávnění působit v České republice jako banka. Pro projekt není nutné vést oddělený bankovní účet – tedy bankovní účet, který by byl určen výlučně pro platební transakce realizované v rámci projektu. Příjemce nicméně musí určit bankovní účet, ve prospěch kterého mají být poukázány platby grantu. Určení daného bankovního účtu příjemce provede prostřednictvím formuláře Finanční identifikace (ke stažení na webu programu) – dále „formulář FI“ – v kombinaci s žádostí o příslušnou platbu grantu. Vyplněný a potvrzený formulář FI je příjemce povinen předložit zprostředkovateli nejpozději společně s podepsanou Smlouvou o poskytnutí grantu a s žádostí o zálohovou platbu grantu. Nedodání správně vyplněného formuláře FI je důvodem pro pozastavení lhůty pro převod zálohové platby grantu. Formulář FI musí být potvrzený zástupcem statutárního orgánu příjemce, případně osobou, kterou k tomu zástupce statutárního orgánu zmocnil – v takovém případě je potřeba přiložit příslušnou plnou moc. Formulář FI musí být potvrzený také ze strany banky, u které je daný bankovní účet vedený. V případě, že banka odmítne uvést požadované potvrzení přímo na formuláři FI, příjemce předkládá formulář FI, na kterém budou vyplněny všechny údaje kromě potvrzení ze strany banky, a k tomuto formuláři FI přikládá samostatné potvrzení vystavené bankou. Samostatné potvrzení ze strany banky musí obsahovat číslo bankovního účtu a identifikaci majitele účtu – tyto údaje se musí shodovat s předloženým formulářem FI. Ke každé následující platbě grantu příjemce vystavuje žádost o příslušnou platbu grantu, ve které definuje bankovní účet, ve prospěch kterého si přeje danou platbu převést. V případě, že tento bankovní účet je jiný než bankovní účet použitý pro příjem předchozí platby grantu, je příjemce povinen předložit k tomuto novému bankovnímu účtu vyplněný formulář FI. Nový bankovní účet musí splňovat stejná pravidla jako původní bankovní účet.

41


9 Finanční řízení projektu 9.1 Způsobilost nákladů projektu Pravidla způsobilosti nákladů se vztahují na všechny projektové náklady stejně, bez ohledu na zdroj financování. Aplikují se tedy naprosto jednotně pro náklady financované z grantu i pro náklady financované z ostatních zdrojů. Náklady projektu jsou způsobilé, pokud splňují všechny níže uvedené podmínky: -

Jsou nezbytné pro realizaci projektu.

-

Jsou hospodárné a efektivní ve vztahu k souvisejícím aktivitám a výstupům projektu.

-

Jsou uvedené v rozpočtu nebo jsou schváleny ze strany zprostředkovatele jiným stanoveným způsobem.

-

Vzniknou v období realizace projektu.

-

Jsou uhrazené, přičemž úhrada musí proběhnout v období od schválení žádosti o grant do maximálně 30 dnů od ukončení období realizace projektu, nejpozději však k 30. 4. 2016. Tato podmínka se neaplikuje pro dobrovolnickou práci, vykázanou v projektu dle stanovených pravidel.

-

Jsou zaevidované v účetnictví organizace odděleným způsobem, dle stanovených pravidel.

-

Jsou doložitelné příslušnými účetními a prvotními doklady.

-

Odpovídají cenám v místě obvyklým.

-

Jsou vynaložené v souladu s českými právními předpisy, zejména zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách.

Při splnění ostatních uvedených podmínek, bude projektový náklad způsobilý, pokud vznikne (tj. pokud bude dodáno předmětné plnění) v rámci období realizace projektu, pokud k němu bude vystaven příslušný doklad a pokud bude uhrazen (s výjimkou nákladů dobrovolnické práce) v období způsobilosti, které začíná dnem schválení žádosti o grant a končí 30 dnů po ukončení období realizace projektu, nejpozději však k V tabulce níže jsou uvedena konkrétní data ohraničující období způsobilosti u jednotlivých projektů z hlediska obou hlavních kritérií, tedy VZNIKU nákladu a ÚHRADY nákladu. Přehled je členěn dle jednotlivých výzev a priorit (v případě 1. výzvy dále dle délky období realizace projektu):

42


V případě 21 měsíčních projektů 1. výzvy, jejichž období realizace končí 30. 4. 2016, mohou příjemci uzavřít dodatek ke Smlouvě, který v stanovených případech umožňuje úhradu projektových nákladů až do 30. 5. 2016. Uzavření zmíněného dodatku umožňuje zejména úhradu mezd za měsíc duben 2016 ve standardním výplatním termínu.

Pokud by bylo, ve výjimečných a odůvodněných případech, ze strany ZP schváleno prodloužení období realizace konkrétního projektu, budou výše uvedené nejzazší lhůty pro vznik a úhradu nákladů posunuty dle příslušného Dodatku ke Smlouvě.

Nezpůsobilé náklady Mezi nezpůsobilé náklady patří: a)

dluhy a rezervy na ztráty nebo dluhy, dlužné úroky;

b)

pokuty a penále, manka a škody;

c)

dary, poskytnuté příspěvky;

43


d)

příspěvky v naturáliích, s výjimkou dobrovolnické práce zařazené do projektu dle stanovených pravidel;

e)

cestovní náhrady ve výši přesahující minimální limity stanovené příslušnými právními předpisy, kapesné;

f)

pořízení nebo zhodnocení dlouhodobého majetku;

g)

odpisy dlouhodobého majetku;

h)

finanční leasing;

i)

pořízení zásob;

j)

bankovní poplatky nebo jiné finanční služby;

k)

správní poplatky;

l)

náklady na právní spory;

m)

kursové ztráty;

n)

daň z přidané hodnoty, u které organizaci vzniká možnost nárokovat její vrácení;

o)

clo a daně, u kterých je organizace poplatníkem;

p)

náklady z veřejných zakázek, u kterých nebyly dodrženy podmínky dle Smlouvy o poskytnutí grantu

Z výše uvedeného mimo jiné vyplývá, že v rámci projektu nejsou povoleny investiční výdaje; v projektu tedy nelze pořizovat ani zhodnocovat dlouhodobý majetek. Dlouhodobý majetek je vymezen příslušnými právními předpisy. Zjednodušeně jej lze definovat jako majetek s dobou použitelnosti přesahující 1 rok, kterého vstupní hodnota přesahuje limity stanovené účetní jednotkou.

Způsobilost DPH Daň z přidané hodnoty (dále DPH) je způsobilým nákladem, pokud dle platných právních předpisů nevzniká organizaci - z žádného titulu - možnost nárokovat její vrácení – samozřejmě za předpokladu, že podmínky způsobilosti jsou splněny u předmětného základu daně. Nezpůsobilost DPH zakládá již MOŽNOST nároku na její vrácení, bez ohledu na to, zda organizace tento nárok skutečně uplatní. Možnost nárokovat vrácení DPH vzniká zejména z titulu nároku na odpočet DPH na vstupu. Organizace, které jsou plátci DPH, proto musí individuálně posoudit, zda jim v případě konkrétních projektových nákladů vzniká možnost nároku na odpočet na vstupu (plně nebo částečně). Nárok na odpočet může vznikat zejména v případě, pokud organizace - plátce DPH v rámci projektu poskytuje zdanitelná plnění tj. pokud ji vznikají tržby (přímé výnosy projektu).

Další vymezení pravidel způsobilosti nákladů, také s ohledem na zařazení projektových nákladů do jednotlivých částí rozpočtu, je uvedeno v Příručce pro žadatele.

44


9.2 Zdroje financování projektových nákladů; smluvní poměr grantu Pro všechny projekty, podpořené v rámci FNNO, platí podmínka povinného spolufinancování. Vyúčtování projektu tedy nemůže být tvořeno pouze čerpáním grantu, ale musí se skládat z: -

čerpání grantu

-

a povinného spolufinancování ve stanoveném objemu.

K zajištění povinného spolufinancování projektu je možné použít jakékoliv zdroje s výjimkou: -

přímých výnosů projektu;

-

zdrojů získaných z EHP a Norských fondů;

-

zdrojů získaných z jakýchkoliv nástrojů pomoci, pocházejících ze společného rozpočtu EU;

-

zdrojů získaných z programu Švýcarsko – České spolupráce;

-

dobrovolnické práce, u které nejsou splněny stanovené podmínky (zejména dobrovolnické

práce v objemu převyšujícím 50 % celkového objemu povinného spolufinancování); -

jakýchkoliv jiných forem příspěvků v naturáliích.

Pro způsobilost spolufinancování kromě výše uvedeného platí, že projekt musí být prezentován jako projekt realizovaný v rámci programu EHP, a to i za část projektu, která je financována ze zdrojů spolufinancování. Zároveň platí, že podmínky, za kterých je spolufinancování pro projekt poskytnuto, nesmí být v rozporu s pravidly publicity a reportingu platnými pro program EHP. Příjemce

je

oprávněn

v průběhu

realizace

změnit

zdroje

spolufinancování

v porovnání

s předpokládanými zdroji, které jsou uvedeny v Příloze II Smlouvy ve zdrojové tabulce rozpočtu. Úprava struktury zdrojů spolufinancování není považována za změnu ve smyslu kapitoly 2.4 této Příručky; příjemce ji není povinen předem hlásit. Nový - skutečně použitý - zdroj spolufinancování ovšem musí představovat způsobilý zdroj, tj. musí splňovat výše uvedené vymezení. Změnou struktury zdrojů také nesmí dojít ke změně smluvního poměru grantu – viz dále.

Pokud v přímé souvislosti s realizací projektu vznikají organizaci výnosy, jedná se o tzv. přímé výnosy projektu (dále „PVP“). Tyto vznikají zpravidla jako výsledek ekonomické činnosti realizované v rámci projektu. Může se tedy jednat např. o tržby za prodej publikací vydaných v rámci projektu, výběr vstupného od účastníků akcí pořádaných v rámci projektu, apod.

45


Organizace je povinna evidovat PVP odděleným způsobem v rámci účetní evidence projektu (viz kapitola 9.3) a uvést je v rámci Vyúčtování projektu (viz kapitola 9.4). Organizace by měla vzniklé PVP použít k financování způsobilých nákladů projektu. V takovém případě budou tyto PVP představovat další zdroj financování projektu (vedle grantu a zdrojů spolufinancování). PVP tedy netvoří spolufinancování projektu, je potřeba evidovat i vykazovat je zvlášť, jako samostatnou kategorii, mimo spolufinancování. Tomu je také přizpůsobena struktura Vyúčtování projektu. V případě, že vzniklé PVP nebudou použity k financování způsobilých nákladů projektu, bude o tuto částku snížena konečná výše grantu. Příjemce je povinen částku PVP nepoužitých k financování způsobilých nákladů projektu uvést ve Vyúčtování projektu – v poli, které je k tomuto účelu určené. Kreditní úroky, ani případné kurzové zisky, nejsou považovány za PVP.

Z výše uvedeného vyplývá, že rozeznáváme 3 základní typy zdrojů, které mohou být použity k financování způsobilých nákladů projektu: -

grant (G)

-

spolufinancování (S)

-

PVP

Celkové náklady projektu (CNP) jsou tedy součtem těchto složek: CNP = G + S + PVP Přitom první dvě složky (G a S) se ve Vyúčtování projektu musí objevit vždy. Třetí složka se ve Vyúčtování projektu objeví pouze v případě, že v rámci projektu PVP vznikají a zároveň jsou použity pro financování způsobilých nákladů projektu. Pokud v rámci projektu nejsou realizovány žádné ekonomické aktivity, PVP pravděpodobně nevzniknou.

Grant může být poskytnut maximálně do výše, která vyplyne z aplikace smluvního poměru grantu. Zároveň platí, že částku grantu nelze navýšit nad smluvně stanovenou částku. To znamená, že i pokud skutečné CNP budou nakonec vyšší než CNP předpokládané ve Smlouvě, grant může být poskytnut maximálně v částce dle Smlouvy. Smluvní poměr grantu je zakotven ve Smlouvě o poskytnutí grantu. Smluvní poměr grantu definuje maximální možný objem konečné výše grantu vzhledem ke skutečným způsobilým CNP, při zohlednění objemu PVP použitých k financování způsobilých nákladů projektu (pokud relevantní): G = smluvní poměr grantu * (CNP - PVP)

46


Smluvní poměr grantu zároveň definuje potřebný objem povinného spolufinancování. Např. pokud je smluvní poměr grantu 80 %, znamená to, že do projektu je nutné vložit spolufinancování v objemu 20% z celkových způsobilých nákladů projektu, snížených o PVP použité k financování způsobilých nákladů projektu: S = (1 - smluvní poměr grantu) * (CNP - PVP)

Pro příjemce je smluvní poměr grantu závazný a neměnný (ve smyslu, že jej nelze překročit). Pokud je pro projekt zakotven smluvní poměr grantu např. 80 %, nelze jej překročit a např. „vrátit se“ k maximálnímu možnému poměru grantu, který umožňovala pravidla výzvy ve fázi předkládání žádosti o grant (tedy 90%).

9.3 Účetní evidence Příjemce i partner projektu musí vést účetnictví v souladu s příslušnou legislativou v soustavě podvojného účetnictví. Ve vztahu k projektu jsou příjemce i partner projektu povinni vést oddělenou analytickou evidenci, v rámci svého účetnictví. Tato oddělená evidence musí umožňovat jednoznačnou vazbu všech účetních případů, relevantních pro vyúčtování (zejména nákladů a výnosů), k projektu jako celku a zároveň také k příslušnému zdroji financování (grant, ostatní zdroje financování). Zjednodušeně lze říct, že každý projektový náklad (s výjimkou dobrovolnické práce) musí být v účetnictví identifikován způsobem, který o něm bez jakékoliv pochybnosti prohlašuje, že: 1.) daný náklad je v předmětné výši spotřebován v rámci projektu. 2.) daný náklad je financován z konkrétního zdroje financování (grant, spolufinancování, příp. PVP). Konkrétní způsob naplnění uvedených smluvních požadavků je ponechán na rozhodnutí organizace – dle zavedené interní praxe nebo dle individuálních možností účetního systému, který organizace používá. Obvyklým způsobem naplnění uvedených požadavků je využití analytické evidence formou přiřazení jedinečného kódu: „střediska“, „zakázky“, „činnosti“ (dále „identifikátoru“) ke každému projektovému nákladu. Organizace může například používat systém dvou identifikátorů, kde Identifikátor 1 (např. pole „středisko“) bude používán pro přiřazení konkrétního nákladu k projektu jako celku a Identifikátor 2 (např. pole „zakázka“) pro definování zdroje financování daného projektového nákladu. V rámci Identifikátoru 1 musí být zvolen jedinečný kód pro projekt (např. „FNNO“) a v rámci Identifikátoru 2 musí být zvolen jedinečný kód pro každý zdroj financování použitý v rámci projektu (např. pro grant bude zvolen kód „G“, pro spolufinancování z vlastních zdrojů bude zvolen kód „VZ“ atd.). Při aplikaci tohoto nastavení budou potom všechny náklady, které spadají do projektu, označeny

47


(prostřednictvím Identifikátoru 1) kódem „FNNO“. Tímto kódem budou projektové náklady jednoznačně odděleny od jiných nákladů organizace. Použitím jednoduchého filtru tak bude možné z účetnictví získat kompletní vyúčtování projektu (s výjimkou dobrovolnické práce). V rámci celé této skupiny projektových nákladů budou dále (prostřednictvím Identifikátoru 2) rozlišeny náklady financované z jednotlivých zdrojů financování. Projektový náklad financovaný z grantu bude kódován Identifikátorem 1 jako „FNNO“ a zároveň bude kódován Identifikátorem 2 jako „G“. Projektový náklad financovaný z vlastních zdrojů bude kódován Identifikátorem 1 také jako „FNNO“, ale zároveň bude kódován Identifikátorem 2 jako „VZ“. Existují samozřejmě i další možnosti nastavení účetní evidence, kterými lze docílit naplnění výše uvedených smluvních požadavků. Způsob nastavení účetní evidence je možné konzultovat se ZP, mimo jiné bude předmětem ověření v rámci monitorovací návštěvy na místě. U většiny podpořených projektů jsou kromě přímých projektových nákladů součástí vyúčtování také nepřímé projektové náklady. Pro nepřímé náklady projektu je aplikována metodika fixní sazby, ze které mimo jiné vyplývá, že tyto náklady standardně nejsou kontrolovány položkově na úrovni jednotlivých dokladů. Výše uvedená pravidla pro účetní evidenci nicméně platí i pro nepřímé náklady projektu, a to ve stejném rozsahu jako v případě přímých nákladů projektu. Příjemce (partner) alokuje konkrétní nepřímé náklady k projektu, v rámci období způsobilosti, dle zavedené interní praxe. Způsob alokování musí být v souladu s obecně závaznou právní úpravou – musí tedy respektovat požadavky plynoucí z platné legislativy, zejména v oblasti vedení účetnictví a v oblasti daňové. Příjemce může evidovat nepřímé náklady jako způsobilé náklady projektu maximálně do limitu stanoveného fixní sazbou a absolutním objemem schválených nepřímých nákladů – obě hodnoty jsou pevně stanoveny ve smlouvě. Pro potřeby vyúčtování projektu příjemce standardně nemusí předkládat jednotlivé nepřímé náklady položkově. Příjemce tedy nepřímé náklady neuvádí formou výčtu konkrétních položek v rámci Soupisky (list V1 Vyúčtování – viz část 9.4 Příručky). Částka způsobilých nepřímých nákladů projektu, deklarovaná ve Vyúčtování, ovšem musí být doložena účetní evidencí (standardně je požadován sumární, nikoliv položkový / dokladový výjezd z účetnictví). Tato účetní evidence musí splňovat smluvní požadavky dle bodu 13.1 přílohy III smlouvy, které jsou popisovány výše a dále v této kapitole Příručky. Systémové nastavení účetní evidence dle uvedených pravidel bude součástí kontroly, zejména v rámci monitorovací návštěvy na místě. Kromě smluvních podmínek uvedených výše (tj. vazba k projektu a vazba ke zdroji financování) musí nastavení účetní evidence projektu umožňovat také jednoznačné rozlišení přímých a nepřímých nákladů projektu. Jedná se tedy o další (třetí) smluvní podmínku vedení účetní evidence. Aplikace této smluvní podmínky umožňuje generování sestav z účetnictví za přímé náklady projektu a nepřímé náklady projektu zvlášť, a to v takové úrovni detailu, která je pro daný typ nákladů vyžadována. V případě přímých nákladů je v rámci vyúčtování projektu nutné předložit sestavu s uvedením konkrétních položek všech obsažených nákladů (typ sestavy „výsledovka dokladově“), zatímco v případě nepřímých nákladů standardně nikoliv. Při dodržení dvou výše uvedených smluvních podmínek lze rozlišení přímých a nepřímých nákladů

48


docílit opět více způsoby. Například, pokud bychom použili předchozí příklad, tak kromě využití Identifikátoru 1 a Identifikátoru 2 by organizace za účelem rozlišení přímých a nepřímých nákladů v rámci projektu mohla využít Identifikátor 3 (např. pole „činnost“). V rámci Identifikátoru 3 by organizace určila jedinečný kód pro přímé náklady projektu (např. „P“) a také pro nepřímé náklady projektu (např. „N“). Všechny podmínky použití Identifikátoru 1 a 2 přitom zůstávají nezměněny. Navíc je teď ale organizace schopna splnit i třetí smluvní podmínku – tedy jednoznačně rozlišit přímé a nepřímé náklady projektu. V návaznosti na to je potom schopna vygenerovat sestavu samostatně za přímé projektové náklady (výsledovka dokladově) – pokud jako filtr pro Identifikátor 1 zvolí kód „FNNO“ a zároveň jako filtr pro Identifikátor 3 zvolí kód „P“. Také je schopna samostatně vygenerovat souhrnnou sestavu (bez nutnosti zobrazení konkrétních položek) za nepřímé projektové náklady – pokud jako filtr pro Identifikátor 1 zvolí kód „FNNO“ a zároveň jako filtr pro Identifikátor 3 zvolí kód „N“. V rámci programu FNNO jsou podporovány pouze tzv. měkké (neinvestiční) projekty, které nemohou obsahovat pořízení ani zhodnocení dlouhodobého majetku. Součástí projektu nemůže být ani pořízení zásob, cenin apod. Způsobilým projektovým nákladem je pouze skutečná spotřeba přijatých plnění (tj. náklady) při současném dodržení ostatních podmínek způsobilosti nákladů (zejména podmínka úhrady nákladu). Z uvedeného vymezení vyplývá, že ve vyúčtování projektu mohou být jako způsobilé projektové náklady deklarovány pouze účetní případy evidované v rámci účtové třídy 5, tedy skutečně pouze náklady v účetním významu. Kromě zmíněného dlouhodobého majetku, zásob a cenin toto nastavení z vyúčtování projektu automaticky vyřazuje také DPH, u které organizaci vzniká nárok na vrácení (nárok na odpočet DPH na vstupu). Při dodržení uvedených pravidel tak lze vyúčtování projektu (bez dobrovolnické práce) zjistit přímo z účetní evidence na základě výsledovky.

9.4 Vyúčtování projektu 9.4.1 Evidence ve formuláři Vyúčtování Základním předpokladem úspěšného vyúčtování projektu je důsledná aplikace smluvních podmínek týkajících se vedení účetní evidence projektu. Kterákoliv položka deklarovaná v rámci vyúčtování projektu musí být dohledatelná v účetnictví dané organizace, kde musí být jednoznačně identifikovaná k projektu, v rámci toho ke zdroji financování a také musí nést informaci, zda se jedná o přímý či nepřímý náklad projektu (viz část 9.3 Příručky). Jedinou výjimkou z uvedeného pravidla jsou projektové náklady čerpané v rámci rozpočtové kapitoly 2. Dobrovolnická práce. Tyto náklady nejsou evidovány v účetnictví. Organizace je prokazuje výkazem odpracovaných hodin s uvedením hodinové sazby, který potvrzuje vysílající organizace – podrobněji viz dále v části 9.4.2. Účetní evidence není pouze nutností vyplývající z platné legislativy a ze smlouvy. Při vhodném nastavení může být také efektivním nástrojem pro generování vyúčtování projektu. Vyúčtování projektu doporučujeme primárně generovat exportem z účetního systému za příslušnou analytiku. Exportovaný soubor dat je následně upraven do podoby odpovídající formátu vyúčtování

49


požadovaného ze strany ZP (viz dále). V optimálním případě by nastavení účetní evidence mohlo umožňovat generování exportu v takové podobě, která by vyžadovala pouze minimální následné úpravy. Příjemce by měl zjišťovat stav vyúčtování projektu průběžně, resp. v pravidelných (například měsíčních) intervalech. Tímto způsobem si příjemce zajistí aktuální přehled o vývoji čerpání rozpočtu projektu a může tak včas zachytit případné odchylky, které by bylo třeba řešit formou příslušné změny (viz kapitola 2.4 Příručky). Průběžné sledování čerpání rozpočtu je výhodné také z důvodu snadnějšího sestavení vyúčtování projektu, předkládaného v rámci standardních monitorovacích zpráv nebo na základě ad hoc požadavků ze strany ZP. Zprostředkovatel je oprávněn kdykoliv si od příjemce vyžádat vyúčtování projektu k stanovenému datu a příjemce je povinen v určeném termínu (standardně do 15 kalendářních dnů) požadované podklady ZP poskytnout. Průběžné sledování čerpání rozpočtu by mělo být sestaveno: - ve struktuře dle rozpočtu projektu (umožní sledovat stav čerpání jednotlivých rozpočtových položek); - dle jednotlivých zdrojů financování (v rámci čerpání projektových nákladů umožní sledovat stav čerpání grantu a dalších zdrojů financování projektu). S ohledem na výše uvedené nároky je doporučeným nástrojem průběžného sledování samotný formulář Vyúčtování (k dispozici na webu programu). Využitím tohoto nástroje příjemce získá prakticky neustálý přehled o aktuálním stavu vyúčtování projektu, a to přímo ve formátu požadovaném ZP. Paralelně s tímto doporučeným nástrojem příjemce samozřejmě může aplikovat své interní zavedené postupy v oblasti manažerského účetnictví, controllingu apod. Kromě případných ad hoc požadavků ZP příjemce předkládá Vyúčtování projektu minimálně 2krát (v případě 12měsíčních projektů), resp. minimálně 3krát (v případě 18měsíčních a 21měsíčních projektů) za dobu trvání projektu. V případě 12měsíčních projektů příjemce předkládá Vyúčtování jako součást podkladů před realizací monitorovací návštěvy na místě. Předkládá také Závěrečné vyúčtování projektu v rámci závěrečné zprávy o realizaci projektu. V případě 18měsíčních a 21měsíčních projektů příjemce předkládá v rámci průběžné zprávy o realizaci projektu kromě výše uvedených náležitostí také Průběžné vyúčtování projektu. Formát Vyúčtování je ve všech případech stejný. To umožňuje příjemci plynulou evidenci do stejného souboru – od zahájení projektu až po předložení závěrečného vyúčtování. Vyúčtování představuje sešit (soubor) aplikace MS Excel, který se skládá ze tří listů: - list V1: Soupiska přímých projektových nákladů -

list V2: Vyúčtování – NÁKLADY

-

list V3: Vyúčtování – ZDROJE

Kromě výše uvedených je součástí souboru Vyúčtování také list „Žádost o platbu“, který představuje stanovený formulář pro vystavení průběžné nebo závěrečné platby grantu. Tento list příjemce vyplňuje pouze v případě, kdy je vyúčtování předloženo jako Průběžné vyúčtování projektu nebo Závěrečné vyúčtování projektu.

50


Příjemce v tomto listu vyplní číslo bankovního účtu, ve prospěch kterého požaduje poukázat předmětnou platbu grantu. Pokud by se jednalo o jiný bankovní účet než ten, ve prospěch kterého byla poskytnuta předchozí platba grantu, příjemce musí zároveň předložit aktuální Finanční identifikaci (viz část 8 Příručky). Částka požadované platby a některé další údaje jsou do žádosti o platby načteny automaticky z údajů zadaných v předchozích listech Vyúčtování. List V1: Soupiska přímých projektových nákladů Výchozím dokumentem Vyúčtování je list V1. Jedná se o seznam všech jednotlivých způsobilých PŘÍMÝCH nákladů projektu. Přednastavený formát listu V1 je tvořen pouze záhlavím, které určuje, jaké údaje mají být ke každému vloženému nákladu uvedeny. Pod přednastavené záhlaví příjemce uvádí samotné konkrétní přímé náklady projektu do řádků pod sebou. Jednotlivé náklady doporučujeme do Soupisky vkládat postupně v chronologickém řazení. Pokyny k vyplnění údajů v jednotlivých sloupcích jsou uvedeny v záhlaví sloupců, a to formou vloženého komentáře. Neměňte přednastavenou strukturu sloupců, tj. žádné sloupce nemažte ani nepřidávejte! Respektujte přednastavené formátování buněk – viz dále. Mezi jednotlivé vložené náklady nevkládejte prázdné řádky (neoddělujte jednotlivé rozpočtové položky prázdnými řádky)! Pole pod záhlavím jsou ve výchozím tvaru listu V1 prázdná. Nicméně pro každý sloupec listu V1 je přednastaveno určité formátování buněk. V případě sloupců J a K je kromě toho v buňkách vložen rozevírací seznam, ze kterého je příjemce povinen zvolit pouze jednu z přednastavených hodnot. Dané nastavení je třeba zachovat – z toho důvodu je nutné, aby byly všechny údaje vkládány do Soupisky jako hodnoty. Předpokládáme, že převládajícím způsobem vyplňování Soupisky bude kopírování dat (např. z příslušného exportu z účetnictví). V takovém případě je tedy nutné pro vkládání kopírovaných dat do Soupisky použít postup: „Vložit jinak“ – „Hodnoty“. V každém sloupci (s výjimkou sloupce C) je možné zadat pouze jeden příslušný údaj. Může se stát, že ke konkrétnímu projektovému nákladu se váže, v případě některého ze sloupců, více údajů. Příkladem je situace, kdy je určitý projektový náklad financován částečně z jednoho a částečně z jiného zdroje financování. V sloupci "J" lze ovšem zvolit z rozevíracího seznamu pouze jeden konkrétní zdroj financování. V těchto případech je nutné postupovat tak, že daný projektový náklad rozdělíte do dvou (nebo více) řádků pod sebou a ke každému řádku uvedete údaje, které jsou pro danou část nákladu relevantní. Vzhledem k charakteru práce s listem V1 tento list není uzamčen pro úpravy. List V2: Vyúčtování – NÁKLADY Údaje z listu V1 jsou automaticky přenášeny do následujícího listu V2. Ovšem vzhledem k tomu, že Soupiska obsahuje pouze seznam PŘÍMÝCH nákladů projektu, se tento automatický transfer týká pouze rozpočtových položek, které jsou obsahem kapitol přímých nákladů (rozpočtové kapitoly 1 až 6).

51


K tomu, aby uvedené propojení fungovalo správně, je nutné, aby si každý příjemce přizpůsobil přednastavenou strukturu listu V2 do podoby odpovídající rozpočtu daného projektu. Příjemce tedy musí v rámci kapitol 1 až 6 vyplnit/vložit řádky potřebné k zaznamenání jednotlivých konkrétních rozpočtových položek a do sloupců A až C k nim uvést požadované údaje (dle platného rozpočtu projektu). Příjemce nesmí měnit strukturu tabulky žádným jiným způsobem, zejména nesmí doplňovat či mazat přednastavené sloupce, měnit přednastavené formátování buněk a funkce. Při vkládání nových řádků je příjemce povinen (z důvodu nenarušení struktury listu) dodržet následující postup: 1. Odemkněte list – v záložce „Revize“, klikněte levým tlačítkem myši na ikonku „Odemknout list“. K odemčení listu nebudete muset zadávat žádné heslo. 2. Kurzorem myši najedete na poslední řádek v rámci té rozpočtové kapitoly, do které chcete nový řádek vložit, a to úplně vlevo na krajní lištu tabulky (podoba kurzoru by se měla změnit na horizontální šipku směřující doprava). 3. Kliknutím levého tlačítka myši tento řádek označíte. 4. Kliknutím pravého tlačítka myši vyvoláte kontextové menu a zvolíte možnost „Kopírovat“. 5. Ujistěte se, že máte kurzor myši nastaven na tom samém místě jako v kroku 2. Opětovným kliknutím pravého tlačítka myši znovu vyvoláte menu a tentokrát zvolíte možnost „Vložit kopírované buňky“. 6. Uzamkněte list – v záložce „Revize“, klikněte levým tlačítkem myši na ikonku „Zamknout list“. Objeví se dialogové okno vyzývající k zadání hesla. Pole „Heslo k odemknutí listu“ ovšem ponecháte prázdné, nezměněná ponecháte i ostatní zobrazená nastavení a pouze potvrdíte „OK“. Příjemci doporučujeme upravit list dle rozpočtu projektu hned v úvodu realizace, zejména z důvodu možnosti používat Vyúčtování jako nástroj průběžného dohledu nad stavem čerpání rozpočtu. V dalším průběhu realizace je potom potřeba do struktury listu zapracovat případné změny rozpočtu, pokud k nim dojde. Funkčnost přizpůsobeného listu (tedy nenarušení struktury listu) je možné nechat si ověřit u ZP. NEPŘÍMÉ projektové náklady nejsou obsahem listu V1. Údaje k vyúčtování nepřímých projektových nákladů se tedy do listu V2 nemohou automaticky přenést z listu V1. Místo toho je příjemce vyplňuje přímo do listu V2. Do příslušných polí listu V2 příjemce uvede sumární částku čerpaných nepřímých nákladů projektu za jednotlivé zdroje, které byly použity k financování těchto nepřímých nákladů. List V2 je uzamčen pro úpravy. Ovšem z důvodu potřeby prvotního přizpůsobení listu dle rozpočtu projektu a případně také následných úprav není zamčení listu chráněno heslem. Po provedení nezbytných úprav listu V2 ze strany příjemce doporučujeme list vždy zamknout a dále jej používat pouze v uzamčeném režimu. List V3: Vyúčtování – ZDROJE Údaje z listu V1 (za PŘÍMÉ náklady projektu) a z listu V2 (za NEPŘÍMÉ náklady projektu) jsou automaticky přenášeny do listu V3. Tento list sumarizuje data z uvedených podkladových listů a poskytuje tak přehled o tom, v jakém objemu byly způsobilé náklady projektu financovány

52


z jednotlivých použitých zdrojů (grant, spolufinancování, případně PVP). Mimo jiné tedy z tohoto listu vyplyne i výše čerpání grantu. V listu V3 figuruje také kolonka, kde příjemce deklaruje objem přímých výnosů projektu, které NEBYLY použity k financování způsobilých nákladů projektu – netvoří tedy zdroj financování projektu. V případě závěrečného vyúčtování projektu bude o tuto částku snížena konečná výše poskytnutého grantu. V buňce C38 listu V3 příjemce označí, při jaké příležitosti je dané vyúčtování předkládáno (v rámci příslušné monitorovací zprávy nebo ad hoc na žádost ZP). Součástí listu je také Prohlášení příjemce ke všem třem listům Vyúčtování. Pod prohlášením příjemce je vložena část „Doplňující informace“, ve které příjemce uvede kontaktní údaje na osobu, která sestavila Vyúčtování. Na tuto osobu se bude zprostředkovatel v případě potřeby obracet s dotazy nebo požadavky k Vyúčtování. V této části se nachází také pomocné kalkulace, které se aktivují v případě Průběžného nebo Závěrečného vyúčtování. V případě Průběžného vyúčtování se zobrazí kalkulace dosažení limitu pro předložení Průběžné zprávy o projektu. Pokud je limit splněn, částka průběžné platby se automaticky načte do listu „Žádost o platbu“, dle kterého příjemce vystaví žádost o průběžnou platbu grantu. V případě Závěrečného vyúčtování se zobrazí kalkulace výše závěrečné platby grantu. Výsledek této kalkulace je pouze předběžný, jelikož předchází kontrole Závěrečného vyúčtování ze strany ZP. Nicméně vypočtená částka se přenáší do listu „Žádost o platbu“, dle kterého příjemce vystaví žádost o závěrečnou platbu grantu. Část „Doplňující informace“ není zahrnuta do oblasti tisku, přednastavené pro list V3. Tato část tedy nebude součástí listinné podoby Vyúčtování. List V3 je uzamčen pro úpravy. Uzamčení listu je chráněno heslem. Potřeba úpravy struktury listu se zde nepředpokládá. Pokud by se potřeba úpravy objevila (např. potřeba doplnění více řádků pro zdroje spolufinancování v rámci části „Příspěvky od donátorů“), stačí kontaktovat zprostředkovatele.

9.4.2 Doplňující podklady k Vyúčtování K vyplněnému formuláři Vyúčtování je nutné doložit dva základní typy podkladů: - příslušné VÝJEZDY z účetní evidence, - SKENY příslušných dokladů k nákladům přesahujícím 10.000 Kč. Výjezdy z účetní evidence Tento typ podkladů je zpravidla požadován ke každému předloženému Vyúčtování, pokud zprostředkovatel neurčí jinak.

53


Výjezdy musí být předloženy v podobě, která prokazuje naplnění smluvních podmínek pro vedení účetní evidence (viz část 9.3 Příručky) a zároveň dokládá informace, které jsou prezentovány ve Vyúčtování. Pod výjezdem z účetní evidence je myšlena tisková sestava, generovaná z účetního systému. Sestavy je obvykle možné vygenerovat elektronicky ve formátu .pdf. Pokud to účetní program neumožňuje, předmětné sestavy je potřeba vytisknout a následně naskenovat. Nestačí tedy předložit pouze export dat z účetnictví do Excelu nebo jiného prostředí, umožňujícího následnou úpravu exportovaných dat. Za přímé náklady projektu je příjemce povinen předložit příslušné účetní sestavy (viz dále) v detailním položkovém vyjádření (např. sestava typu „výsledovka dokladově“). Za nepřímé náklady příjemce předkládá účetní sestavu / sestavy (viz dále) bez zobrazení konkrétních obsažených nákladů (např. sestava typu „výsledovka“ nebo „výsledovka analyticky“). V rámci uvedených dvou skupin nákladů musí příjemce rozlišit jednotlivé použité zdroje financování. Optimálně by tak, kromě sestavy za všechny přímé a za všechny nepřímé náklady projektu, měly být předloženy následující sestavy: A.) za PŘÍMÉ NÁKLADY PROJEKTU (všechny níže uvedené sestavy DOKLADOVĚ): 1.) přímé náklady projektu financované z grantu 2.) přímé náklady projektu financované ze zdroje spolufinancování „xy“ (atd. za všechny použité zdroje spolufinancování jednotlivě) 3.) přímé náklady projektu financované z PVP (pokud relevantní) B.) za NEPŘÍMÉ NÁKLADY PROJEKTU (všechny níže uvedené sestavy AGREGOVANĚ, tedy bez zobrazení jednotlivých nákladů): 1.) nepřímé náklady projektu financované z grantu 2.) nepřímé náklady projektu financované ze zdroje spolufinancování „xy“ (atd. za všechny použité zdroje spolufinancování jednotlivě - pokud relevantní) 3.) nepřímé náklady projektu financované z PVP (pokud relevantní) Částky, vyplývající z těchto sestav, by měly souhlasit s korespondujícími částkami, uvedenými ve Vyúčtování projektu. K rozdílům může docházet pouze v případě, kdy je v rámci Vyúčtování projektu vykazována dobrovolnická práce nebo náklady v cizí měně.

Skeny dokladů k jednotlivým PŘÍMÝM nákladům nad 10.000 Kč Tento typ podkladů je příjemce povinen předložit pouze v případě Průběžného a Závěrečného vyúčtování. Limit 10.000 Kč se váže k CELKOVÉ ČÁSTCE uvedené na předmětném dokladu (tedy k částce, uvedené v sloupci E listu V1 Vyúčtování). Např.: Doklad (faktura přijatá) obsahuje nákup 2 zařízení, každého v hodnotě 6.000 Kč. Přímým nákladem projektu je nákup pouze jednoho z těchto dvou zařízení, do vyúčtování projektu tedy vstupuje částka 6.000 Kč. Nicméně, celková částka, uvedená na dokladu, je 12.000 Kč. V případě daného nákladu by tedy BYLO nutné předložit skeny dokladů. Důležitou výjimkou z výše uvedeného pravidla jsou mzdové náklady, v případě kterých se limit 10.000 Kč vztahuje k částce deklarovaného PROJEKTOVÉHO NÁKLADU (tedy k částce, uvedené

54


v sloupci F listu V1 Vyúčtování – ovšem v součtu hrubé mzdy a příslušných odvodů). Např.: Zaměstnanec je v konkrétním měsíci zapojen do realizace projektu úvazkem 0,25 (10 hodin týdně) ze svého celkového úvazku v organizaci (40 hodin týdně). Celkové mzdové náklady zaměstnance (HM včetně odvodů zaměstnavatele, případně dalších složek) v daném měsíci dosahují částku 20.000 Kč. Vzhledem k úvazku na projektu představují přímé projektové náklady čtvrtinu z této celkové sumy, do vyúčtování projektu tedy vstupuje částka 5.000 Kč. Jelikož se jedná o mzdový náklad, limit se vztahuje pouze k této částce projektového nákladu. V případě daného nákladu by tedy NEBYLO nutné předložit skeny dokladů. Příjemce je povinen potvrdit soulad předložených skenů všech požadovaných dokladů (viz níže) s jejich originálem. Toto potvrzení příjemce vydává formou souhrnného Prohlášení o souladu naskenovaných dokladů s originálem, dle standardizovaného formuláře. Prohlášení se vztahuje k předloženým skenům za náklady příjemce i partnera. Doklady se předkládají pouze v elektronické podobě. Jednotlivé doklady nemusejí být označeny otiskem razítka a podpisem. Obecně platí, že ke každému nákladu nad 10.000 Kč (kontrolovanému nákladu) má být předložen sken: - účetního a prvotního dokladu - dokladu prokazujícího úhradu (tj. bankovní výpis nebo výdajový pokladní doklad) SKEN ÚČETNÍHO A PRVOTNÍHO DOKLADU: - Předložený sken musí být kompletní a dobře čitelný. - Sken účetního a prvotního dokladu musí být předložen ke každému kontrolovanému projektovému nákladu zvlášť, jako samostatný soubor ve formátu „.pdf“. Výjimkou z tohoto pravidla může být zejména interní doklad ke mzdám / odvodům, který bývá vystaven ke mzdovým nákladům všech zaměstnanců za konkrétní měsíc společně. Pokud jsou účetní a prvotní doklad fyzicky samostatné dokumenty (viz níže), je potřeba tyto dokumenty naskenovat do jednoho souboru. - Každý soubor je potřeba pojmenovat označením, které je k danému projektovému nákladu uvedeno v sloupci C listu V1 Vyúčtování. Účetní doklad (např. průvodka k přijaté faktuře) je doklad, který je vystavován danou organizací (tedy příjemcem nebo partnerem). Účetní doklad musí splňovat náležitosti dle §11 Zákona o účetnictví. Prvotní doklad (např. přijatá faktura) je doklad, který je vystavován externím subjektem (dodavatelem) vůči organizaci (vůči příjemci nebo partnerovi). Prvotní doklad z principu nemůže bez další úpravy obsahovat všechny náležitosti účetního dokladu. Je celkem obvyklou praxí, že organizace vytvoří účetní doklad z prvotního dokladu tím, že přímo do prvotního dokladu doplní chybějící náležitosti účetního dokladu dle §11 Zákona o účetnictví. V takovém případě je potom účetní i prvotní doklad fyzicky tvořen jedním a tím samým dokladem. Některé organizace ovšem tvoří účetní doklad jako samostatný doklad (např. průvodka k faktuře přijaté), na kterém vyplní všechny náležitosti účetního dokladu, a prvotní doklad v nezměněné podobě k tomuto účetnímu dokladu přiloží.

55


SKEN DOKLADU PROKAZUJÍCÍHO ÚHRADU: Pokud je projektový náklad uhrazen v hotovosti, je dokladem prokazujícím jeho úhradu výdajový pokladní doklad, který by měl mít formu účetního dokladu. V případě nákladů, hrazených v hotovosti, by tedy povinnost předložit doklad prokazující úhradu měla být splněna již předložením účetního a prvotního dokladu (viz výše). V případě, že náklad byl uhrazen bezhotovostně, je dokladem prokazujícím úhradu příslušný výpis z bankovního účtu. Tento není nutné předkládat ke každému jednotlivému nákladu zvlášť. Bankovní výpisy postačí naskenovat pouze jednou, dle následujících pravidel: - Je nutné předložit všechny bankovní výpisy, pokud obsahují záznam byť jen k jedné úhradě projektového nákladu, deklarovaného ve Vyúčtování. - Předložený sken musí být kompletní a dobře čitelný. Pokud to ovšem organizace považuje za nezbytné, je možné začernit ty transakce na výpise, které s projektem nesouvisí. - Každý výpis musí být předložen jako samostatný soubor ve formátu „.pdf“. - Každý soubor je nutné pojmenovat označením, které je k dané bezhotovostní úhradě uvedeno v sloupci I listu V1 Vyúčtování. - Pokud to není z popisu dané transakce na výpise patrné, příjemce je povinen před naskenováním uvést na výpise k příslušné transakci označení souvisejícího nákladu v podobě dle sloupce C Soupisky (list V1 Vyúčtování).

V případě mzdových nákladů je nutné předložit: ─ účetní doklad (interní doklad, rekapitulace mezd apod.) – viz výše ─ doklad o úhradě – viz výše ─ pracovní smlouvu a relevantní dodatek / dodatky (obsahující náplň práce a definování úvazku na projektu FNNO – viz informaci v rámečku níže), DPČ, DPP (obsahující náplň práce na projektu FNNO – viz informaci v rámečku níže) ─ mzdový list nebo výplatní pásku (stačí jedna z možností) SKEN PRACOVNÍ SMLOUVY / DODATKŮ K PS, DPČ, DPP: Pracovní smlouvu (příp. s dodatkem), DPČ nebo DPP, obsahující nezbytné předpoklady způsobilosti (viz níže vysvětlení v rámečku) stačí předložit u konkrétního zaměstnance pouze jednou a následně již pouze v případě změn (jednotlivé dodatky). Pokud samotná PS neobsahuje určení výše mzdy, je nutné přiložit také mzdový výměr příp. další relevantní přílohy, na které PS odkazuje. - Předložený sken musí být kompletní a dobře čitelný. - Každá pracovní smlouva (příp. její dodatky), DPČ nebo DPP konkrétního zaměstnance musí být předložena jako samostatný soubor ve formátu „.pdf“. - Každý soubor je nutné pojmenovat příjmením zaměstnance a označením typu smlouvy, kterou je zakotven daný pracovně-právní vztah (pracovní smlouva - PS, dohoda o pracovní činnosti - DPČ nebo dohoda o provedení práce - DPP). Např. „Novak_PS“. SKEN MZDOVÉHO LISTU nebo VÝPLATNÍ PÁSKY: Je potřeba zvolit jednu z uvedených dvou možností. Jako vhodnější se jeví mzdový list (za předpokladu, že obsahuje stejné relevantní údaje jako výplatní páska), jelikož zahrnuje v rámci jednoho dokumentu informace ke všem měsíčním mzdovým nákladům daného zaměstnance v konkrétním roce. - Předložený sken musí být kompletní a dobře čitelný. - Každý mzdový list (za jednotlivé roky) nebo každá výplatní páska (za jednotlivé měsíce) u konkrétního zaměstnance musí být předložen/a jako samostatný soubor ve formátu „.pdf“.

56


-

Každý soubor je nutné pojmenovat příjmením zaměstnance, typem předkládaného dokumentu (mzdový list – ML nebo výplatní páska - VP) a předmětným obdobím (v případě ML - rok, v případě VP – rok a měsíc. Např.: „Novak_ML_2015“ nebo „Novak_VP_2015_06“.

Všichni zaměstnanci příjemce nebo partnera (na pracovní poměr, DPČ i DPP), kteří se účastní realizace projektu, musí mít v příslušné pracovní smlouvě (příp. jejím dodatku), v DPČ nebo v DPP zakotven přesný popis činnosti (náplň práce) vykonávané v rámci realizace projektu FNNO. V případě zaměstnanců na pracovní poměr je v pracovní smlouvě (příp. jejím dodatku) nutné uvést úvazek zaměstnance na projektu FNNO – tedy podíl pracovního času vynaloženého na realizaci projektu FNNO k celkovému pracovnímu času zaměstnance dle dané pracovní smlouvy. Dohoda o pracovní činnosti (DPČ) / dohoda o provedení práce (DPP) musí být uzavřena pouze na práce zaměstnance v rámci implementace konkrétního projektu FNNO, nesmí tedy obsahovat žádné další činnosti nesouvisející s projektem FNNO.

K nákladům dobrovolnické práce není vystavován účetní doklad a také nedochází k jejich úhradě. Z těchto důvodů je potřeba v případě nákladů dobrovolnické práce místo podkladů, uvedených v textu výše, předložit: -

smlouvu akreditované vysílající organizace s dobrovolníkem výkaz odpracovaných hodin, potvrzené ze strany vysílající organizace, včetně uvedení hodinové sazby (dle stanovených tabulek)

SKEN SMLOUVY MEZI VYSÍLAJÍCÍ ORGANIZACÍ A DOBROVOLNÍKEM Smlouvu stačí předložit u konkrétního dobrovolníka pouze jednou (následně pouze v případě změn). - Předložený sken musí být kompletní a dobře čitelný. - Každá smlouva konkrétního dobrovolníka musí být předložena jako samostatný soubor ve formátu „.pdf“. - Každý soubor je nutné pojmenovat příjmením dobrovolníka a označením „dobrovolna_prace“. Např. „Dvorak_dobrovolna_prace“. SKEN VÝKAZU ODPRACOVANÝCH HODIN - Předložený sken musí být kompletní a dobře čitelný. - Výkaz je potřeba předložit ke každému období, za které je práce daného dobrovolníka vykazována, jako samostatný soubor ve formátu „.pdf“. - Každý soubor je nutné pojmenovat příjmením dobrovolníka, označením „vykaz“ a předmětným obdobím. Např. „Dvorak_vykaz_2015_06“. Ke spolufinancování lze využít pouze takovou dobrovolnickou práci, která je organizovaná prostřednictvím dobrovolnického centra (odpovídá vymezení „vysílající organizace“ dle zákona 198/2002 o dobrovolnické službě, v platném znění). Akreditovaná vysílající organizace musí mít s dobrovolníkem uzavřenou smlouvu, musí garantovat výkon jeho práce v souladu s platnou legislativou a také potvrzovat pro organizaci evidenci rozsahu a typu odvedené práce. Hodnota (hodinová sazba) dobrovolnické práce se stanovuje dle přílohy č. 14 příručky pro žadatele „Tabulka ocenění dobrovolnické práce“. Připomínáme, že zprostředkovatel je oprávněn požadovat od příjemce jakékoli dodatečné informace a podklady týkající se projektu. V případě potřeby si tedy zprostředkovatel může od příjemce vyžádat další dokumentaci, nad rámec výše uvedeného standardního postupu. Zejména si

57


může vyžádat doklady k vybraným projektovým nákladům, které nepřesahují limit 10.000 Kč. Příjemce je povinen dodatečně vyžádané podklady předložit v termínu stanoveném zprostředkovatelem, v podobě dle výše uvedených pokynů, příp. dle upřesnění zprostředkovatele.

Vyúčtování nákladů v cizí měně Náklady v cizí měně se považují za způsobilé náklady projektu v té výši, ve které je organizace skutečně uhradí v českých korunách. Pokud organizace náklad v cizí měně uhradí v cizí měně, je výše způsobilého nákladu určena přepočtem částky úhrady v cizí měně na české koruny. K tomuto přepočtu je organizace povinna použít příslušný měsíční kurz EK, platný pro den úhrady. Například pokud organizace (příjemce nebo partner) obdrží fakturu vystavenou v USD a její úhradu provede z účtu vedeného v CZK, potom do Vyúčtování vstoupí částka úhrady v CZK (dle výpisu z bankovního účtu). Pokud ovšem stejná organizace obdrží stejnou fakturu vystavenou v USD a její úhradu provede z účtu vedeného v USD, potom do Vyúčtování vstoupí částka, která vznikne přepočtem sumy v USD na CZK s využitím kurzové sady EK (tzv. InforEuro): http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm K přepočtu je potřeba použít kurz z uvedené sady platný pro měsíc, v rámci kterého proběhla úhrada daného nákladu. Kurzová sada obsahuje pouze kurzové relace vůči EUR, tudíž kurz mezi USD a CZK je potřeba dovodit z kurzů obou těchto měn vůči EUR, resp. převést nejdřív částku v USD na EUR a následně přepočtenou částku v EUR na CZK. Výše uvedený postup se aplikuje zcela stejně i v případě nákladů zahraničních partnerů. V jejich případě nelze předpokládat, že by úhrada byla realizována z účtu vedeného v CZK. Tudíž pravděpodobně jediným používaným postupem bude přepočet částek v příslušné domácí měně (NOK, CHF, ISK) na CZK s využitím příslušných měsíčních kurzů EK.

58


10

Veřejné zakázky

Veškeré postupy pro veřejné zakázky jsou uvedeny v příloze IV Smlouvy o poskytnutí grantu. Konečný příjemce je povinen postupovat v souladu s touto přílohou. Zadávání veřejných zakázek (dále jen VZ) se vždy důsledně a bez výjimky řídí zákonem č. 137/2006, o veřejných zakázkách, v platném znění. Za dodržování zákona a průběh zadávacího řízení je zodpovědný konečný příjemce (zadavatel). Předmětem zakázky je úplatné poskytnutí dodávek nebo služeb. Jakákoliv zakázka zadaná v rámci projektu ze strany příjemce je považována za veřejnou zakázku, bez ohledu na její předpokládanou hodnotu. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky se posuzuje za celou zakázku, a to i v případě, kdy do vyúčtování projektu vstupuje pouze její část. Pokud předpokládaná hodnota zakázky dosáhne nebo přesáhne finanční limit pro podlimitní veřejné zakázky, dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, je zadavatel povinen postupovat dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění. Pokud je předpokládaná hodnota zakázky nižší než finanční limit pro podlimitní veřejné zakázky, dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, jedná se o tzv. veřejnou zakázku malého rozsahu (dále „VZMR“) a příjemce je povinen postupovat dle následujících pokynů, respektive dle přílohy IV smlouvy. Pokud interní předpisy zadavatele stanovují přísnější pravidla a ty nejsou v rozporu s postupy níže uvedenými, je zadavatel povinen řídit se těmito vlastními interními předpisy. Pokud si nejste jistí, která plnění lze považovat za obdobná a spolu související, tzn. tvořící jednu zakázku, zhodnoťte na základě průzkumu trhu, zda dokáže Vámi požadované spektrum činností realizovat jedna firma. Pokud ano, jde téměř jistě o obdobné a spolu související plnění. Pozor – špatné stanovení předpokládané ceny (skutečná nabídková cena překročí limit stanovený pro daný postup zadávání zakázky definovaný níže) i nepromyšlené nastavení podmínek zadávacího řízení (potřeba změnit některou ze specifikací předmětu zakázky apod.) nutně vede ke zrušení stávajícího a vyhlášení nového zadávacího řízení a tím i k časovým průtahům a zvýšení administrativní náročnosti. Pokud by bylo zjištěno, že příjemce nedodržel postupy pro výběr dodavatele dle přílohy IV smlouvy, veškeré náklady dané zakázky budou považovány za nezpůsobilé. Postup pro zadávání zakázek 1. Předpokládaná hodnota nedosahující 200.000 Kč bez DHP Zakázku tohoto rozsahu může příjemce při respektování principů hospodárnosti, transparentnosti, rovného zacházení a nediskriminace realizovat formou přímého nákupu. Příjemci se doporučuje provést porovnání minimálně dvou nabídek (např. porovnáním ceníků dostupných na internetu, využitím e-mailové poptávky/nabídky) a toto porovnání uchovat jako součást dokumentace projektu.

59


Zakázku je možné zadat formou objednávky a následné faktury nebo příslušného účetního dokladu. Uzavření písemné smlouvy s vybraným dodavatelem není povinné, tuto možnost ovšem doporučujeme zvážit v závislosti na povaze a složitosti předmětu zakázky. K zakázkám daného rozsahu příjemce standardně nepředkládá v rámci monitorovacích zpráv žádné podklady. Ze strany zprostředkovatele může být ke konkrétní zakázce požadováno vysvětlení k ověření souladu s principy hospodárnosti, transparentnosti, rovného zacházení a nediskriminace. 2. Předpokládaná hodnota min. 200.000 Kč a nedosahující 500.000 Kč bez DHP V případě zadávání zakázky uvedeného rozsahu je příjemce povinen zajistit ověření informace o cenách na trhu alespoň u tří zájemců (fax, e-mail, ceníky, telefon, apod.). Následně je příjemce povinen vybrat nejvhodnější nabídku v souladu s respektováním principů hospodárnosti, transparentnosti, rovného zacházení a nediskriminace a doložit proces výběru vyčerpávajícím písemným záznamem. Zakázku je možné zadat formou objednávky a následné faktury. Uzavření písemné smlouvy s vybraným dodavatelem není povinné, tuto možnost ovšem doporučujeme zvážit v závislosti na povaze a složitosti předmětu zakázky. K jednotlivým zakázkám příjemce v rámci příslušné monitorovací zprávy předkládá podklady, dokládající naplnění povinností dle výše uvedeného. 3. Předpokládaná hodnota bez DHP je 500.000 Kč, ale nedosáhne finančního limitu pro podlimitní veřejné zakázky dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. V případě zadávání zakázky uvedeného rozsahu je příjemce povinen postupovat podle pravidel podrobně stanovených v kapitole 5 přílohy IV smlouvy. Dle těchto pravidel je příjemce, mimo jiné, povinen podat nabídku nejméně pěti zájemcům a současně uveřejnit výzvu k podání nabídek. S vybraným dodavatelem je příjemce povinen uzavřít písemnou smlouvu. K jednotlivým zakázkám příjemce v rámci příslušné monitorovací zprávy předkládá podklady, dokládající naplnění povinností dle výše uvedeného. Jiné povinnosti zadavatele Příjemce je povinen uchovat dokumenty související s realizací všech VZMR v souladu s právními předpisy ČR, minimálně však po dobu 10 let od 1. ledna následujícího po roce, kdy byla schválena Závěrečná zpráva o programu FNNO ze strany Kanceláře finančních mechanismů. Příjemce je povinen informovat zprostředkovatele o všech VZMR nad 500.000 Kč předem a také v závěrečné zprávě o realizaci projektu. V případě, že si to zprostředkovatel vyžádá, je příjemce povinen umožnit zprostředkovateli účast v roli pozorovatele na všech procesech zadávacího řízení VZMR v rámci projektu a k tomuto účelu mu včas poskytnout všechny potřebné podklady.

60


11

Archivace dokumentů

Konečný příjemce je povinen na základě smlouvy o poskytnutí grantu uchovat veškeré dokumenty související s realizací projektu v souladu s právními předpisy ČR, a to minimálně po dobu 10 let od 1. ledna následujícího po roce, kdy byla schválena Závěrečná zpráva o programu FNNO ze strany Kanceláře finančních mechanismů. O datu schválení Závěrečné zprávy o programu ze strany Kanceláře finančních mechanismů bude Konečný příjemce informován ze strany zprostředkovatele. Předpokládaný termín, do kterého je nutné archivovat veškeré dokumenty související s realizací projektu, je 1. 1. 2028. Ukládání a archivace se řídí zejména těmito právními předpisy: - zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů; - zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů; - zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů; - zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů; - zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů; - vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví; - vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Konečný příjemce i projektoví partneři se při archivaci řídí i následujícími pravidly: - vždy vykonávat porovnání zálohovaných dat s originálem – verifikace; - zajistit trvalost uložených dat s ohledem na použitá média v průběhu stanovené archivační doby; - každé médium po archivaci označit datem, názvem a popisem jeho obsahu; - dokumentace musí být vedena přehledně a zároveň musí být lehce dosažitelná. Při zániku subjektu konečného příjemce grantu nebo jeho projektových partnerů v období před uplynutím lhůty pro archivaci převezme spisovnu nebo správní archiv jeho právní nástupce, likvidátor, zřizovatel nebo ten, na něhož přechází působnost zaniklého. Je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení (viz zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě). O této skutečnosti musí být zprostředkovatel informován. Na základě legislativy ČR je nutné některé typy dokumentů uchovávat déle, než je stanoveno evropskou legislativou, např. mzdové listy až po dobu 30 let. Konečný příjemce je povinen uchovat veškeré dokumenty související s realizací projektu, jde zejména o: - žádost o grant, včetně příloh; - potvrzení o přijetí žádosti o poskytnutí grantu; - vyrozumění o schválení žádosti o poskytnutí grantu; - Smlouvu o poskytnutí grantu a její přílohy; - korespondenci se zprostředkovatelem; - zápis z monitorovací návštěvy; - dokumentaci související se zadáváním zakázek;

61


-

účetní a prvotní doklady, které se vztahují k vyúčtování projektu, včetně dokladů prokazujících úhradu; pracovní výkazy dobrovolníků zapojených do projektu; kopie průběžných monitorovacích zpráv a závěrečné monitorovací zprávy projektu včetně žádostí o platbu; tištěné, případně materiální výstupy projektu (vždy jeden originál), relevantní přílohy – zdroje ověření k jednotlivým aktivitám elektronicky či listině; jiné relevantní dokumenty.

62


12 Doplňkový grant, projekt komponenty bilaterální spolupráce Tato kapitola je určena pro příjemce Doplňkového grantu z fondu pro bilaterální spolupráci (tedy realizátory projektu komponenty bilaterální spolupráce (projektu KBS). Relevantní informace a pokyny, uvedené v této příručce, se vztahují i na příjemce Doplňkového grantu, pokud není výslovně uvedeno jinak. Níže jsou uvedeny nejdůležitější oblasti / rozdíly, které je nutné zohlednit při používání této příručky vzhledem k realizaci projektu KBS: 1.) K projektu KBS je předkládána pouze závěrečná zpráva. Příjemce je ovšem povinen poskytnout požadované informace k projektu KBS, pokud je to relevantní, v rámci ostatních typů zpráv (např. zpráva k monitorovací návštěvě, průběžná zpráva), které jsou předkládány k souvisejícímu projektu. Související projekt je projekt podpořený v rámci některé z priorit programu FNNO. V návaznosti na podporu souvisejícího projektu byla podpořena žádost o Doplňkový grant k předmětnému projektu KBS.

KDO předkládá

ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA PROJEKTU KBS VŠICHNI realizátoři projektu KBS bez ohledu na délku trvání projektu KBS.


Nejpozději 30 kalendářních dnů po ukončení období realizace projektu KBS.

Reportované období Povinné přílohy

Celé období realizace projektu KBS.

Příjemce má možnost předložit Závěrečnou zprávu projektu KBS jakou součást Závěrečné zprávy souvisejícího projektu. Tuto možnost má pouze v případě, pokud konec období realizace projektu KBS předchází konci období realizace souvisejícího projektu o max. 60 kalendářních dnů.

Závěrečné vyúčtování projektu KBS Související výjezdy z účetnictví - dle části 9.4 Příručky Kopie účetních a prvotních dokladů a také dokladů prokazujících úhradu - ke všem nákladům nad 10.000,- Kč Doklady související s realizací výběrových řízení Doklady o realizaci výstupů projektu KBS Oficiálně vydané materiály v rámci projektu KBS Doklady prokazující plnění publicity projektu Výčet a formát požadovaných příloh závěrečné zprávy (kap. 2.2.5) a podrobnosti k jejich dalším náležitostem i způsobu odevzdání zprávy popisuje kap. 2 Příručky.

2.) Doplňkový grant je poskytován formou 2 plateb – zálohové platby v objemu 80% a závěrečné (v režimu zádržného) v objemu max. 20% z celkové výše Doplňkového grantu. 3.) V rámci projektu KBS jsou za způsobilé považovány pouze přímé náklady. Nepřímé náklady tedy nelze zahrnout do vyúčtování projektu KBS.

63


4.) V rámci projektu KBS nejsou za způsobilé považovány žádné mzdové náklady. V projektu KBS nelze uplatnit ani náklady dobrovolnické práce. 5.) Projekt KBS nemusí být povinně spolufinancován, tudíž pro něj není stanoven smluvní poměr grantu. 6.) Pro změny v rozpočtu Projektu KBS je uplatňován nižší indikativní limit k rozlišení mezi nepodstatnou a podstatnou změnou. Tento limit je stanoven jako 20 % z částky schválené pro danou kapitolu a zároveň 50.000 Kč. Vymezení tzv. drobné změny v rozpočtu“ zůstává stejné jako v případě souvisejícího projektu. 7.) K vyúčtování projektu KBS je nutné použít samostatný formulář Vyúčtování – k dispozici na webu programu (příloha 11 této Příručky).

64


13

Seznam příloh

Příloha č. 1 – Formulář pro nahlášení změn v rozpočtu Příloha č. 2 – Potvrzení o monitorovací návštěvě Příloha č. 3 – Průběžná zpráva Příloha č. 4 – Závěrečná zpráva Příloha č. 5 – Závěrečná zpráva projektu KBS Příloha č. 6 – Zpráva k monitorovací návštěvě Příloha č. 7 – Zápis z monitorovací návštěvy Příloha č. 8 – Souhrnná informace o postupu projektu Příloha č. 9 – Pravidla publicity Příloha č. 10 – Vyúčtování Doplňkový grant Příloha č. 11 – Vyúčtování projektu KBS Příloha č. 12 – Formulář pro nahlášení změn v rozpočtu projektu KBS

65

Příručka. pro konečné příjemce grantu a Doplňkového grantu z Fondu pro nestátní neziskové organizace

Recommend Documents