Příručka pro management mobilit programu Erasmus

Příručka pro management mobilit programu Erasmus v akademickém roce 2012/2013

Obsah:

1. Obecná pravidla pro využití finančních prostředků ......................................................................... 2 2. Pravidla aktivity SMS – Mobilita studentů na studijní pobyty ......................................................... 5 3. Pravidla aktivity SMP – Mobilita studentů na pracovní stáže ....................................................... 10 4. Pravidla aktivity EILC – výjezdy studentů na kurzy EILC do zahraničí ............................................ 16 5. Pravidla aktivity STA – mobilita zaměstnanců na výukové pobyty ................................................ 19 6. Pravidla aktivity STT – mobilita zaměstnanců na školení .............................................................. 24 7. Pravidla aktivity OM – organizace mobilit ..................................................................................... 29

1

1. Obecná pravidla pro využití finančních prostředků Příručka pro management mobilit programu Erasmus vychází z Výzvy k předkládání návrhů projektů 2012 (Call for proposals 2012) a Příručky pro žadatele 2012 (LLP Guide 2012), které jsou zveřejněny na webových stránkách Národní agentury www.naep.cz (sekce Program celoživotního učení – Dokumenty a formuláře). Řádné plnění smlouvy Příjemce přijme veškerá opatření k tomu, aby vyčerpal finanční prostředky, které mu byly schváleny na akademický rok 2012/2013. Příjemce si v rámci schváleného grantu na jednotlivé aktivity a orientačního schváleného počtu měsíců/dnů může sám stanovit, kolik studentů/zaměstnanců vyšle do zahraničí, do jakých zemí a na kolik měsíců/dnů. V případě, že je grantová smlouva mezi příjemcem grantu a Národní agenturou podepsána po začátku oprávněného období realizace aktivit (1.6.2012-30.9.2013), počátek oprávněnosti aktivit stanovuje datum podpisu grantové smlouvy. Převod grantu mezi jednotlivými aktivitami Převod grantu mezi jednotlivými aktivitami je možný dle pravidel stanovených v článku III.4 grantové smlouvy. Příjemce se zavazuje o realizovaném převodu finančních prostředků informovat Národní agenturu při předložení průběžné nebo závěrečné zprávy. Navýšení nebo převod finančních prostředků do částky určené na aktivitu, o jejíž financování příjemce k 9. 3. 2012 nepožádal, není možné. Bankovní poplatky a kurzovní rozdíly Bankovní poplatky a kurzovní rozdíly hradí příjemce grantu. Financování z jiných zdrojů Příjemce zajistí, aby v souladu s článkem IX.3 nebyla udělena finanční podpora na úhradu nákladů již hrazených v rámci jiných aktivit/programů Evropské unie. Výběr studentů a zaměstnanců a) Příjemce vyhlásí výběrové řízení na mobility studentů a zaměstnanců, zveřejní aktuální nabídky zahraničních pobytů a podmínky výběrového řízení. b) Příjemce zajistí rovný přístup ke všem studentům/zaměstnancům splňujícím kvalifikační podmínky programu Erasmus pro mobilitu studentů/zaměstnanců. Pokud příjemce stanoví interní kvalifikační podmínky pro mobilitu studentů/zaměstnanců, musí tyto podmínky zveřejnit současně s vyhlášením výběrového řízení. c) Příjemce uchová seznam všech studentů a zaměstnanců, kteří se přihlásili do výběrového řízení, záznam o průběhu výběrového řízení a jeho výsledcích, a to po dobu pěti let ode dne schválení závěrečné zprávy Národní agenturou. Výsledky výběrového řízení musí být vhodným způsobem zveřejněny. d) Výběr zaměstnanců na výukové pobyty a školení bude proveden na základě odsouhlaseného výukového programu nebo pracovního programu školení. e) Při výběrovém řízení nesmí docházet ke konfliktu zájmů. f) Příjemce zajistí, aby byl výběr studentů a zaměstnanců prováděn nestranně, transparentně a koordinovaně. Přerozdělení dodatečných finančních prostředků V případě navýšení rozpočtu Národní agentury na mobilitu studentů a zaměstnanců nebo v případě možnosti přerozdělení nevyužitých finančních prostředků na mobilitu studentů a zaměstnanců v průběhu akademického roku 2012/2013 budou volné finanční prostředky rozděleny na základě

2

žádosti dané vysokoškolské instituce nebo na základě žádosti o navýšení grantu na mobilitu studentů a/nebo zaměstnanců uvedené v průběžné zprávě. Priority k přerozdělení volných finančních prostředků budou následující: a) navýšení počtu pobytových měsíců u pracovních stáží studentů; b) navýšení počtu pobytových měsíců u studijních pobytů studentů; c) navýšení počtu pracovních dnů u výukových pobytů a školení zaměstnanců; při přerozdělení volných finančních prostředků bude postupováno v souladu s doporučením Evropské komise pro procentuální rozdělení rozpočtu EU na jednotlivé aktivity. Jakékoli zvýšení či snížení celkové maximální částky grantu stanovené v článku III.1 smlouvy vyžaduje písemný dodatek k této grantové smlouvě, který musí být uzavřen nejpozději do 30. 6. 2013. Dodatek vstupuje v platnost dnem podpisu poslední z obou smluvních stran. Předkládání zpráv Příjemce se zavazuje předložit Národní agentuře následující zprávy: Termín:

Za období:

Název zprávy:

15. 12. 2012

1.6.2012 – 30.9.2013 1. PRŮBĚŽNÁ ZPRÁVA (1. INTERIM REPORT) o realizaci SMS, SMP, STA a STT v akademickém roce 2012/2013

1. 5. 2013

1.6.2012 – 30.9.2013 2. PRŮBĚŽNÁ ZPRÁVA (2. INTERIM REPORT) o realizaci SMS, SMP, STA a STT v akademickém roce 2012/2013

31. 10. 2013

1.6.2012 – 30.9.2013 ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA (FINAL REPORT) o realizaci SMS, SMP, STA a STT v akademickém roce 2012/2013

V průběžných zprávách příjemce uvede následující údaje: - částky grantů, které budou využity za celý akademický rok (1. 6. 2012 – 30. 9. 2013) na jednotlivé aktivity mobilit studentů a zaměstnanců; - částky grantů, které zůstanou nevyužity za celý akademický rok (1. 6. 2012 – 30. 9. 2013) na jednotlivé aktivity mobilit studentů a zaměstnanců; - případné přesuny mezi aktivitami v rámci povolených % limitů (viz grantová smlouva); - případnou žádost o navýšení grantu na jednotlivé aktivity mobilit studentů a/nebo zaměstnanců v případě dostupnosti volných finančních prostředků; - čerpání grantu v EUR k příslušnému termínu předložení průběžné zprávy. Národní agentura může požadovat doložení podkladových materiálů potvrzujících údaje uvedené v průběžné zprávě (kopie dohod uzavřených se studenty/zaměstnanci, kopie uzavřených bilaterálních smluv atd.). Žádost o druhou splátku grantu Příjemce má povinnost požádat Národní agenturu o druhou splátku grantu ihned, jakmile vyčerpá 70 % z první zálohové splátky grantu. Žádost o druhou splátku grantu předkládá příjemce Národní agentuře: - prostřednictvím formulářů pro průběžné zprávy (1. a 2. Interim Report) - anebo kdykoli v průběhu roku prostřednictvím formuláře dodatečné průběžné zprávy (Additional Interim Report)

3

Sloučení nebo rozdělení instituce Příjemce je povinen informovat Národní agenturu o sloučení nebo rozdělení své instituce. Národní agentura poté dle nastavené procedury vyhodnotí platnost stávajícího Erasmus University Charter (EUC). Kontrola realizace aktivit programu Erasmus Národní agentura má právo kontrolovat realizaci všech aktivit programu Erasmus, jejich výsledků a využití grantu v souladu s podmínkami této grantové smlouvy. Národní agentura bude provádět 4 druhy kontrol: a) analýza průběžných a závěrečných zpráv – u všech institucí; b) finanční kontrola na základě vyžádaných dokumentů po odevzdání závěrečné zprávy – u vybraných institucí; c) finanční audit na vysokoškolské instituci – u vybraných institucí; d) systémový audit na vysokoškolské instituci – u vybraných institucí. Národní agentura bude o plánovaném auditu na vysokoškolské instituci informovat koordinátora programu Erasmus nejméně 2 týdny předem.

4

2. Pravidla aktivity SMS – Mobilita studentů na studijní pobyty Příjemce se zavazuje vyslat na studijní pobyty studenty, kteří splňují kvalifikační podmínky programu Erasmus pro studijní pobyty. Finanční podpora na studijní pobyt Vysílající vysokoškolská instituce (příjemce) přiděluje vybraným studentům stipendium. Stipendium se poskytuje ve formě paušální částky na měsíc pobytu v zahraničí v dané cílové zemi. Paušální částky stipendií do jednotlivých zemí jsou stanoveny na národní úrovni a jsou stejné pro všechny vysílané studenty z českých vysokoškolských institucí. Výše paušálních částek na měsíc studijního pobytu platné pro akademický rok 2012/2013 jsou uvedeny v tabulce č. 1 a jsou závazné pro všechny vysílající instituce. Tabulka č. 1 – Mobilita studentů na studijní pobyty ISO kód Země AT BE BG CY DE DK EE ES FI FR GR HR HU CH IE IS IT LI LT LU LV MT NL NO PL PT RO SE SI SK TR UK

Rakousko Belgie Bulharsko Kypr Německo Dánsko Estonsko Španělsko Finsko Francie Řecko Chorvatsko Maďarsko Švýcarsko Irsko Island Itálie Lichtenštejnsko Litva Lucembursko Lotyšsko Malta Nizozemsko Norsko Polsko Portugalsko Rumunsko Švédsko Slovinsko Slovensko Turecko Velká Británie

Paušální částka stipendia na 1 měsíc pobytu v zahraničí v EUR 430 404 226 355 405 555 312 409 488 473 359 339 348 553 505 567 447 516 301 404 297 346 459 571 316 353 252 469 322 338 324 583

Stipendium je určeno na částečné pokrytí cestovních a pobytových nákladů studenta a rovněž pojištění. Student se podpisem finanční dohody zavazuje, že si na dobu studijního pobytu v zahraničí

5

zajistí pojištění léčebných výdajů platné pro cílovou zemi. Stipendium je pouze příspěvkem na zvýšené životní náklady během pobytu v zahraničí. Zdroje financování Výplatu stipendia provádí vysokoškolská instituce z finančních prostředků programu Erasmus: a) veřejné vysoké školy mají 2 zdroje 1 finančních prostředků programu Erasmus – finanční prostředky EU přidělené na základě grantové smlouvy a finanční prostředky MŠMT přidělené formou dotace na dofinancování mobilit programu Erasmus (v souladu se Zásadami, kterými se upravuje dofinancování konečného uživatele programu Erasmus z prostředků státního rozpočtu); b) státní, soukromé vysoké školy a vyšší odborné školy mají 1 zdroj financování – finanční prostředky EU přidělené na základě grantové smlouvy. Studenti bez finanční podpory Výjezd studenta na studijní pobyt je možno realizovat následujícími způsoby: a) vyslání studenta se stipendiem na celou dobu pobytu; b) vyslání studenta se stipendiem na část pobytu (není stanovena minimální financovaná doba pobytu); c) vyslání studenta bez stipendia (zero-grant student). Vysílající instituce má povinnost informovat Národní agenturu o vyslání studenta na studijní pobyt bez stipendia nebo se stipendiem na část pobytu v rámci závěrečné zprávy. Navýšení paušální částky měsíčního stipendia Vysílající instituce může v ojedinělých a řádně odůvodněných případech přidělit studentovi z důvodu špatné socioekonomické situace dodatečné stipendium (tzn. přesahující výši paušálních částek stipendií stanovených v tabulce č. 1). Dodatečné stipendium může být přiděleno pouze na základě odůvodněné žádosti studenta. Vysílající instituce má povinnost informovat Národní agenturu o přidělení dodatečného stipendia v rámci závěrečné zprávy. Handicapovaní studenti Studenti s těžkým handicapem nebo se zvláštními potřebami mohou požádat Národní agenturu prostřednictvím koordinátora programu Erasmus na vysílající vysoké škole o speciální stipendium pro handicapované studenty, které je určeno k pokrytí zvýšených výdajů v zahraničí. Pokud je žádost Národní agenturou schválena, jsou dodatečné prostředky na speciální stipendium pro daného studenta přiděleny vysokoškolské instituci na základě dodatku ke grantové smlouvě. Vysílající vysokoškolská instituce vyplatí v souladu s interními pravidly školy danému studentovi speciální stipendium na základě finanční dohody nebo jejího dodatku. Stipendium je přiděleno na základě předběžné kalkulace uvedené v žádosti studenta, a to pouze na schválené položky a ve výši uvedené ve schvalovacím dopisu ze strany Národní agentury. Na základě uvedených položek je student po ukončení pobytu v zahraničí povinen vyúčtovat koordinátorovi programu Erasmus/vysílající instituci celkové speciální stipendium na základě dokladů o skutečných výdajích, tj. doložit veškeré účtenky, faktury a jiné doklady potvrzující účel a výši nákladů. Student je povinen v souvislosti s konečným vyúčtováním speciálního stipendia nevyužité finanční prostředky tohoto stipendia vrátit.

1

Rozdělení celkové vyplacené částky stipendia dle zdrojů financování je uvedeno přímo ve finanční dohodě se studentem nebo je k finanční dohodě připojeno jako přehled konečného vyúčtování mobility daného studenta.

6

V případě že je studentovi přiděleno stipendium na cestovní náklady za účelem návštěvy lékaře, student je povinen doložit potvrzení o návštěvě lékaře, jehož datum musí být v časové shodě s jízdním dokladem proplaceným za tímto účelem. Jestliže bylo studentovi přiděleno stipendium formou 50% příspěvku na nákup pomůcky nezbytné ke studiu v zahraničí, je rozhodující procentuální výše stipendia, nikoliv celková přidělená výše stipendia. Přidělená částka je zároveň maximálním příspěvkem na danou pomůcku. Student může provádět přesuny mezi jednotlivými položkami přiděleného stipendia pouze se souhlasem Národní agentury, a to prostřednictvím koordinátora programu Erasmus vysílající školy. Trvání studijního pobytu Délka studijního pobytu musí trvat minimálně 3 měsíce nebo jeden celý akademický trimestr, maximální délka pobytu je 12 měsíců. Pokud není dodrženo trvání pobytu v délce celých měsíců, je stipendium na poslední měsíc přidělováno dle počtu dnů posledního měsíce stráveného v zahraničí: - 1 až 7 dnů: nulová finanční podpora - 8 až 20 dnů: ½ finanční podpory na měsíc - 21 až 30 dnů: celá finanční podpora na měsíc Příklad: Student je v zahraničí od 8. 1. 2013 do 25. 4. 2013. Výpočet doby pobytu je následující: - do 8. 2. = 1 měsíc - do 8. 3. = 2 měsíce - do 8. 4. = 3 měsíce - od 9. 4. do 25. 4. = 17 dní = ½ finanční podpory na měsíc. Student obdrží stipendium na 3,5 měsíce.

V případě pochybení při výpočtu výše stipendia dle pravidel obsažených v této příručce nese náklady s tímto spojené vysílající instituce. Platba stipendia Částka přiděleného stipendia (vyjádřena v EUR) bude studentovi sdělena písemně ve finanční dohodě uzavřené před zahájením studijního pobytu v zahraničí. Přidělené stipendium bude studentovi vyplaceno po podpisu finanční dohody, kterou student podepíše s vysílající institucí a jejíž obsah splňuje minimální požadavky uvedené v příloze V.2 grantové smlouvy. Vysílající instituce by měla první splátku stipendia studentovi vyplatit před odjezdem do zahraničí. Výši a počet splátek stipendia stanoví vysílající instituce a uvede ve finanční dohodě se studentem. Výplata stipendia může být uskutečněna následujícím způsobem: - převod na bankovní účet studenta vedený v ČR nebo v zahraničí; - předání bankovních nebo cestovních šeků; - předání hotovosti. V případě převodu na bankovní účet musí být údaje o účtu uvedeny ve finanční dohodě či jinak studentem potvrzeny. Je-li majitelem účtu jiná osoba, musí být jméno majitele účtu s adresou uvedeno ve finanční dohodě nebo jinak studentem písemně potvrzeno.

7

Částka stipendia uvedená ve finanční dohodě se studentem se musí shodovat se skutečně vyplacenou částkou stipendia. Výplata stipendia může být uskutečněna také v CZK. Příjemce uchová a doloží případné kontrole směnný kurz, kterým byl proveden přepočet z EUR na CZK. Změna délky pobytu Student je povinen dodržet délku pobytu specifikovanou ve finanční dohodě. a) Prodloužení doby pobytu Prodloužení doby pobytu je možné po vzájemné dohodě studenta, vysílající a přijímající instituce. Vysílající instituce rozhodne, zda studentovi na prodlouženou dobu pobytu přidělí stipendium. Nárok na financování prodlouženého pobytu studentovi nevzniká. Změna celkové částky stipendia musí být řešena dodatkem k finanční dohodě, který musí být uzavřen před uplynutím původní doby pobytu. b) Zkrácení doby pobytu Na zkrácení pobytu se student může dohodnout s vysílající institucí, v tomto případě bude změna délky pobytu řešena dodatkem k finanční dohodě a poměrným snížením stipendia. Dodatek k finanční dohodě může být vystaven pouze před uplynutím původní doby pobytu. V případě, že student oznámí zkrácení pobytu po uplynutí původní doby pobytu, vystaví vysílající instituce rozhodnutí o vrácení poměrné části stipendia. Pokud student nedodrží pobyt v minimální délce třech měsíců nebo jednoho akademického trimestru, je povinen vrátit celé přidělené stipendium. Toto ustanovení neplatí v případě ukončení pobytu z důvodu „vyšší moci“. Tuto situaci je student povinen neprodleně oznámit koordinátorovi programu Erasmus na vysílající instituci. c) Případ „druhé šance“ Pokud musel student ukončit studijní pobyt z důvodu „vyšší moci“ před uplynutím minimální doby pobytu, je povoleno dát mu „druhou šanci“, a to za těchto podmínek: - nová mobilita bude stejného typu – studijní pobyt; - bude podepsána nová studijní smlouva; - vysílající instituce uvede studijní pobyty v závěrečné zprávě jako dva samostatné pobyty studenta. Pokud musel student ukončit studijní pobyt z důvodu vyšší moci po uplynutí minimální doby, druhou šanci nedostane. Vyúčtování přiděleného stipendia Stipendium se přiděluje studentovi formou paušální částky na měsíc. Student musí po návratu ze studijního pobytu vysílající instituci předložit: - potvrzení o délce studijního pobytu (dokument vydaný a potvrzený přijímající institucí obsahující přesná data začátku a ukončení studijního pobytu); - přehled dosažených výsledků studia (tzv. Výpis výsledků); - závěrečnou zprávu ze studijního pobytu vyplněnou na adrese: http://erasmusdatabaze.naep.cz. Tyto dokumenty zakládají nárok na celkovou výši stipendia za předpokladu, že student dodrží stanovenou délku pobytu a splní zvolený program studia (dle studijní smlouvy) na přijímající instituci.

8

Dokumentace u studijních pobytů studentů K prokázání a odůvodnění výdajů na studijní pobyty studentů musí příjemce uchovat následující dokumenty: - studijní smlouva – příloha V.1 grantové smlouvy; - finanční dohoda se studentem na studijní pobyt – příloha V.2 grantové smlouvy; - závěrečná zpráva studenta vyplněná na adrese: http://erasmus-databaze.naep.cz; - potvrzení o délce studia vydané a potvrzené přijímající institucí obsahující jméno účastníka a datum zahájení a ukončení studia; - přehled dosažených výsledků studia vydaný a potvrzený přijímající institucí obsahující jméno účastníka a výsledky studia; - doklad o vyplacení finanční podpory příjemcem studentovi (např. bankovní výpis); - v případě přidělení dodatečného stipendia rovněž doklady, na jehož základě bylo studentovi toto stipendium přiděleno; - v případě výjezdu studenta na kurz EILC do zahraničí rovněž certifikát o absolvování kurzu EILC vydaný organizátorem kurzu, ve kterém bude potvrzena skutečná délka kurzu EILC, a závěrečná zpráva z kurzu EILC vyplněná na adrese http://erasmus-databaze.naep.cz; - příslušná bilaterální dohoda- příloha IV grantové smlouvy. Příjemce uchová požadovanou dokumentaci po dobu pěti let ode dne schválení závěrečné zprávy Národní agenturou.

9

3. Pravidla aktivity SMP – Mobilita studentů na pracovní stáže Příjemce se zavazuje vyslat na pracovní stáže studenty, kteří splňují kvalifikační podmínky programu Erasmus pro pracovní stáže. Finanční podpora na pracovní stáž Vysílající vysokoškolská instituce přiděluje vybraným studentům stipendium. Stipendium se poskytuje ve formě paušální částky na měsíc pobytu v zahraničí v dané cílové zemi. Paušální částky stipendií do jednotlivých zemí jsou stanoveny na národní úrovni a jsou stejné pro všechny vysílané studenty z českých vysokoškolských institucí. Výše paušálních částek na měsíc pracovní stáže platné pro akademický rok 2012/2013 jsou uvedeny v tabulce č. 2 a jsou závazné pro všechny vysílající instituce. Tabulka č. 2 – Mobilita studentů na pracovní stáže ISO kód Země AT BE BG CY DE DK EE ES FI FR GR HR HU CH IE IS IT LI LT LU LV MT NL NO PL PT RO SE SI SK TR UK

Rakousko Belgie Bulharsko Kypr Německo Dánsko Estonsko Španělsko Finsko Francie Řecko Chorvatsko Maďarsko Švýcarsko Irsko Island Itálie Lichtenštejnsko Litva Lucembursko Lotyšsko Malta Nizozemsko Norsko Polsko Portugalsko Rumunsko Švédsko Slovinsko Slovensko Turecko Velká Británie

Paušální částka stipendia na 1 měsíc pobytu v zahraničí v EUR 611 570 323 524 571 775 458 577 671 678 530 506 507 743 698 621 638 713 440 570 434 511 625 800 464 522 363 641 473 512 476 806

Stipendium je určeno na částečné pokrytí cestovních a pobytových nákladů studenta a rovněž pojištění. Student se podpisem finanční dohody zavazuje, že si na dobu pracovní stáže v zahraničí

10

zajistí pojištění léčebných výdajů platné pro cílovou zemi. Stipendium je pouze příspěvkem na zvýšené životní náklady během pobytu v zahraničí. Zdroje financování Výplatu stipendia provádí vysokoškolská instituce z finančních prostředků programu Erasmus: a) veřejné vysoké školy mají 2 zdroje 2 finančních prostředků programu Erasmus – finanční prostředky EU přidělené na základě grantové smlouvy a finanční prostředky MŠMT přidělené formou dotace na dofinancování mobilit programu Erasmus (v souladu se Zásadami, kterými se upravuje dofinancování konečného uživatele programu Erasmus z prostředků státního rozpočtu); b) státní, soukromé vysoké školy a vyšší odborné školy mají 1 zdroj financování – finanční prostředky EU přidělené na základě grantové smlouvy. Studenti bez finanční podpory Výjezd studenta na pracovní stáž je možno realizovat následujícími způsoby: a) vyslání studenta se stipendiem na celou dobu pobytu; b) vyslání studenta se stipendiem na část pobytu (není stanovena minimální financovaná doba pobytu); c) vyslání studenta bez stipendia (zero-grant student). Vysílající instituce má povinnost informovat Národní agenturu o vyslání studenta na pracovní stáž bez stipendia nebo se stipendiem na část pobytu v rámci závěrečné zprávy. Navýšení paušální částky měsíčního stipendia Vysílající instituce může v ojedinělých a řádně odůvodněných případech přidělit studentovi z důvodu špatné socioekonomické situace dodatečné stipendium (tzn. přesahující výši paušálních částek stipendií stanovených v tabulce č. 2). Dodatečné stipendium může být přiděleno pouze na základě odůvodněné žádosti studenta. Vysílající instituce má povinnost informovat Národní agenturu o přidělení dodatečného stipendia v rámci závěrečné zprávy. Handicapovaní studenti Studenti s těžkým handicapem nebo se zvláštními potřebami mohou požádat Národní agenturu prostřednictvím koordinátora programu Erasmus na vysílající vysoké škole o speciální stipendium pro handicapované studenty, které je určeno k pokrytí zvýšených výdajů v zahraničí. Pokud je žádost Národní agenturou schválena, jsou dodatečné prostředky na speciální stipendium pro daného studenta přiděleny vysokoškolské instituci na základě dodatku ke grantové smlouvě. Vysílající vysokoškolská instituce vyplatí v souladu s interními pravidly školy danému studentovi speciální stipendium na základě finanční dohody nebo jejího dodatku. Stipendium je přiděleno na základě předběžné kalkulace uvedené v žádosti studenta, a to pouze na schválené položky a ve výši uvedené ve schvalovacím dopisu ze strany Národní agentury. Na základě uvedených položek je student po ukončení pobytu v zahraničí povinen vyúčtovat koordinátorovi programu Erasmus/vysílající instituci celkové speciální stipendium na základě dokladů o skutečných výdajích, tj. doložit veškeré účtenky, faktury a jiné doklady potvrzující účel a výši nákladů. Student je povinen v souvislosti s konečným vyúčtováním speciálního stipendia nevyužité finanční prostředky tohoto stipendia vrátit. V případě že je studentovi přiděleno stipendium na cestovní náklady za účelem návštěvy lékaře, student je povinen doložit potvrzení o návštěvě lékaře, jehož datum musí být v časové shodě s jízdním dokladem proplaceným za tímto účelem. 2

Rozdělení celkové vyplacené částky stipendia dle zdrojů financování je uvedeno přímo ve finanční dohodě se studentem nebo je k finanční dohodě připojeno jako přehled konečného vyúčtování mobility daného studenta.

11

Jestliže bylo studentovi přiděleno stipendium formou 50% příspěvku na nákup pomůcky nezbytné k uskutečnění pracovní stáže v zahraničí, je rozhodující procentuální výše stipendia, nikoliv celková přidělená výše stipendia. Přidělená částka je zároveň maximálním příspěvkem na danou pomůcku. Student může provádět přesuny mezi jednotlivými položkami přiděleného stipendia pouze se souhlasem Národní agentury, a to prostřednictvím koordinátora programu Erasmus vysílající školy. Trvání pracovní stáže Délka pracovní stáže musí trvat minimálně 3 měsíce a maximálně 12 měsíců. Pokud není dodrženo trvání pobytu v délce celých měsíců, je stipendium na poslední měsíc přidělováno dle počtu dnů posledního měsíce stráveného v zahraničí: - 1 až 7 dnů: nulová finanční podpora - 8 až 20 dnů: ½ finanční podpory na měsíc - 21 až 30 dnů: celá finanční podpora na měsíc Příklad: Student je v zahraničí od 19. 10. 2012 do 1. 3. 2013. Výpočet doby pobytu je následující: - do 19. 11. = 1 měsíc - do 19. 12. = 2 měsíce - do 19. 1. = 3 měsíce - do 19. 2. = 4 měsíce - od 20. 2. do 12. 3. = 21 dní Student obdrží stipendium na 5 měsíců.

V případě pochybení při výpočtu výše stipendia dle pravidel obsažených v této příručce nese náklady s tímto spojené vysílající instituce. Platba stipendia Částka přiděleného stipendia (vyjádřena v EUR) bude studentovi sdělena písemně ve formě finanční dohody uzavřené před zahájením pracovní stáže v zahraničí. Přidělené stipendium bude studentovi vyplaceno po podpisu finanční dohody, kterou student podepíše s vysílající institucí a jejíž obsah splňuje minimální požadavky uvedené v příloze V.7 grantové smlouvy. Vysílající instituce by měla první splátku stipendia studentovi vyplatit před odjezdem do zahraničí. Výši a počet splátek stipendia stanoví vysílající instituce a uvede ve finanční dohodě se studentem. Výplata stipendia může být uskutečněna následujícím způsobem: - převod na bankovní účet studenta vedený v ČR nebo v zahraničí; - předání bankovních nebo cestovních šeků; - předání hotovosti. V případě převodu na bankovní účet musí být údaje o účtu uvedeny ve finanční dohodě či jinak studentem potvrzeny. Je-li majitelem účtu jiná osoba, musí být jméno majitele účtu s adresou uvedeno ve finanční dohodě nebo jinak studentem písemně potvrzeno. Částka stipendia uvedená ve finanční dohodě se studentem se musí shodovat se skutečně vyplacenou částkou stipendia.

12

Výplata stipendia může být uskutečněna také v CZK. Příjemce uchová a doloží případné kontrole směnný kurz, kterým byl proveden přepočet z EUR na CZK. Změna délky pobytu Student je povinen dodržet délku pobytu specifikovanou ve finanční dohodě. a) Prodloužení doby pobytu Prodloužení doby pobytu je možné po vzájemné dohodě studenta, vysílající a přijímající instituce/organizace. Vysílající instituce rozhodne, zda studentovi na prodlouženou dobu pobytu přidělí stipendium. Nárok na financování prodlouženého pobytu studentovi nevzniká. Změna celkové částky stipendia musí být řešena dodatkem k finanční dohodě, který musí být uzavřen před uplynutím původní doby pobytu. b) Zkrácení doby pobytu Na zkrácení pobytu se student může dohodnout s vysílající institucí, v tomto případě bude změna délky pobytu řešena dodatkem k finanční dohodě a poměrným snížením stipendia. Dodatek k finanční dohodě může být vystaven pouze před uplynutím původní doby pobytu. V případě, že student oznámí zkrácení pobytu po uplynutí původní doby pobytu, vystaví vysílající instituce rozhodnutí o vrácení poměrné části stipendia. Pokud student nedodrží pobyt v minimální délce třech měsíců, je povinen vrátit celé přidělené stipendium. Toto ustanovení neplatí v případě ukončení pobytu z důvodu „vyšší moci“. Tuto situaci je student povinen neprodleně oznámit koordinátorovi programu Erasmus na vysílající instituci. c) Případ „druhé šance“ Pokud musel student ukončit pracovní stáž z důvodu vyšší moci před uplynutím minimální doby pobytu, je povoleno dát mu „druhou šanci“, a to za těchto podmínek: - nová mobilita bude stejného typu – pracovní stáž; - bude podepsán nový pracovní plán; - vysílající instituce uvede pracovní stáže v závěrečné zprávě jako dva samostatné pobyty studenta. Pokud musel student ukončit pracovní stáž z důvodu vyšší moci po uplynutí minimální doby, druhou šanci nedostane. Změna zahraniční organizace a) Po uplynutí minimální délky pobytu (3 měsíce) může student požádat o změnu zahraniční organizace. Změna je možná pouze v případě, kdy se nezmění země pobytu ani obsahová náplň stáže (pracovní program stáže) a práce v nové organizaci navazuje na ukončení práce v předchozí zahraniční organizaci. Pokud vysílající instituce vysloví souhlas se změnou zahraniční organizace, je student povinen předložit nový pracovní plán stáže, na základě kterého vysílající instituce vystaví dodatek k finanční dohodě (změna článku 3 – hostitelská organizace). b) Před uplynutím minimální délky pobytu je změna zahraniční organizace možná pouze za okolností, které student nemohl ovlivnit („vyšší moc“), např. ukončení činnosti zahraniční organizace.

13

Změna místa konání pracovní stáže Student může jednu pracovní stáž v rámci programu Erasmus absolvovat na více místech (v rámci jedné země nebo více zemí) v celkové délce trvání max. 12 měsíců za předpokladu, že je dodrženo trvání jednotlivých částí pracovní stáže v délce min. 3 měsíců. Stipendium bude studentovi poskytnuto dle země, kde pracovní stáž probíhá. Podmínky takového pobytu musí být sjednány v rámci jednoho pracovního plánu stáže a za podmínky, že pracovní stáž je garantována jednou přijímající organizací. Výše uvedené neplatí pro krátkodobou změnu místa konání pracovní stáže, tj. s délkou trvání kratší než 3 měsíce (krátká služební cesta, aj.). Vyúčtování přiděleného stipendia Stipendium se přiděluje studentovi formou paušální částky na měsíc. Student musí po návratu z pracovní stáže vysílající instituci předložit: - osvědčení o absolvování pracovní stáže (dokument vydaný a potvrzený zahraniční organizací obsahující přesná data začátku a ukončení pracovní stáže a výsledky stáže); - závěrečnou zprávu z pracovní stáže vyplněnou na adrese: http://erasmus-databaze.naep.cz. Tyto dokumenty zakládají nárok na celkovou výši stipendia za předpokladu, že student dodrží stanovenou délku pobytu a splní zvolený plán stáže (dle pracovního plánu stáže) v zahraniční organizaci. Pojištění a) Pojištění léčebných výloh Finanční dohoda musí zahrnovat potvrzení skutečnosti, že bylo sjednáno pojištění léčebných výloh. Veřejné zdravotní pojištění obvykle studentovi zajišťuje základní nemocenské pojištění. Nicméně mohou nastat případy, jako je repatriace nebo specifické lékařské zákroky, kdy pojistné krytí na základě Evropského průkazu zdravotního pojištění 3 nebo soukromého pojištění nemusí být dostatečné. V takovém případě může být doplňkové soukromé pojištění velmi užitečné. Příjemce je zodpovědný za seznámení studenta se všemi náležitostmi ohledně zdravotního pojištění v zahraničí. b) Pojištění odpovědnosti za škodu Finanční dohoda musí zahrnovat potvrzení skutečnosti, že bylo sjednáno pojištění odpovědnosti za škodu. Pojištění pokrývá škody způsobené studentem během pobytu v zahraničí (a to bez ohledu na to, zda student je nebo není v práci). Zavedená opatření jsou v jednotlivých zemích rozdílná a příjemce je zodpovědný za kontrolu, že bylo sjednáno pojištění odpovědnosti pokrývající alespoň škody způsobené studentem na pracovišti v přijímající organizaci. V pracovním plánu stáže (Training Agreement - příloha V.6 grantové smlouvy) je jasně stanoveno, zda přijímající organizace v takových případech pojištění zajišťuje nebo nezajišťuje. V případě, že tato povinnost není v příslušné legislativě přijímající země ustanovena, nemůže být přijímající organizaci tato povinnost nařízena. c) Úrazové pojištění Finanční dohoda musí zahrnovat potvrzení skutečnosti, že bylo sjednáno úrazové pojištění a jakým způsobem. Toto pojištění pokrývá zranění zaměstnanců následkem pracovního úrazu. V mnoha zemích mají tyto pracovní úrazy zaměstnanců pojistné krytí. Nicméně samotný rozsah stejných pojistných smluv, které mají studenti uzavřeny, se může v jednotlivých zemích lišit a příjemce je zodpovědný za kontrolu, že bylo úrazové pojištění sjednáno. V pracovním plánu stáže (Training Agreement - příloha V.6 grantové smlouvy) je jasně V případě programu Erasmus se v souvislosti s pobytem v jiné zemi EU vydává Evropský průkaz zdravotního pojištění. 3

14

stanoveno, zda je nebo není přijímající organizací pojistně kryto zranění zaměstnanců následkem pracovního úrazu. V případě, že přijímající organizace nezajišťuje takové pojistné krytí (které nemůže být nařízeno, pokud není dle legislativy přijímající země povinné), musí příjemce zajistit, aby student měl příslušné pojištění uzavřené, ať už domovskou institucí na bázi dobrovolnosti jako součást jejího řízení kvality, nebo samotným studentem. Dokumentace u pracovních stáží studentů K prokázání a odůvodnění výdajů na pracovní stáže studentů musí příjemce uchovat následující dokumenty: - dohoda o pracovním plánu stáže – příloha V.6 grantové smlouvy; - finanční dohoda se studentem na pracovní stáž – příloha V.7 grantové smlouvy; - závěrečná zpráva studenta vyplněná na adrese: http://erasmus-databaze.naep.cz; - osvědčení o absolvování pracovní stáže vydané a potvrzené přijímající organizací obsahující jméno účastníka, datum zahájení a ukončení pracovní stáže a její výsledky; - doklad o vyplacení finanční podpory příjemcem studentovi (např. bankovní výpis); - v případě přidělení dodatečného stipendia rovněž doklady, na jehož základě bylo studentovi toto stipendium přiděleno; - v případě výjezdu studenta na kurz EILC do zahraničí rovněž certifikát o absolvování kurzu EILC vydaný organizátorem kurzu, ve kterém bude potvrzena skutečná délka kurzu EILC, a závěrečná zpráva z kurzu EILC vyplněná na adrese http://erasmus-databaze.naep.cz. Příjemce uchová požadovanou dokumentaci po dobu pěti let ode dne schválení závěrečné zprávy Národní agenturou.

15

4. Pravidla aktivity EILC – výjezdy studentů na kurzy EILC do zahraničí Intenzivní jazykové kurzy Erasmus (EILC) jsou specializované jazykové kurzy pro méně užívané jazyky zemí zapojených do Programu celoživotního učení určené studentům, kteří se účastní studijního pobytu nebo pracovní stáže v rámci programu Erasmus v dané zemi. Kurzů EILC se mohou účastnit pouze studenti, kteří byli vybráni na studijní pobyt nebo pracovní stáž v rámci programu Erasmus v dané zemi v akademickém roce 2012/2013. Kurzů EILC by se neměli účastnit studenti, jejichž hlavním oborem studia je jazyk dané země. Kurz EILC by měl předcházet studijnímu pobytu nebo pracovní stáži v rámci programu Erasmus, studenti nesmí absolvovat kurz EILC po skončení studijního pobytu nebo pracovní stáže. Student může absolvovat kurz EILC pouze jedenkrát a nesmí navštěvovat více kurzů EILC najednou. V případě, že se student zúčastní kurzu EILC v zahraničí a v témže akademickém roce neabsolvuje zahraniční studijní pobyt nebo pracovní stáž v rámci programu Erasmus, je povinen vrátit stipendium přidělené na kurz EILC. Studenti se přihlašují na kurz EILC prostřednictvím koordinátora programu Erasmus na domácí vysokoškolské instituci, který je zodpovědný za odeslání přihlášky studenta organizátorovi kurzu EILC nebo příslušné Národní agentuře ve stanoveném termínu. Koordinátor programu Erasmus musí společně s odesláním přihlášky potvrdit, že daný student byl vybrán na studijní pobyt nebo pracovní stáž Erasmus v akademickém roce 2012/2013. Zasílání přihlášek a veškerá další korespondence (výsledky výběru, potvrzení účasti atd.) probíhá elektronicky (e-mailem). Termín pro zaslání přihlášek do kurzů EILC je 1. 6. 2012 pro letní kurzy a 31. 10. 2012 pro zimní kurzy. Organizátor kurzu EILC informuje všechny studenty a jejich koordinátory individuálně o přijetí či nepřijetí na kurz nebo o umístění na seznam náhradníků nejpozději do 22. 6. 2012 v případě letních kurzů a do 19. 11. 2012 v případě zimních kurzů. Vysílající instituce si musí vést seznam přihlášených studentů na kurzy EILC v zahraničí dle tabulky č. 3. Vysílající instituce musí zaslat tento seznam Národní agentuře do 1. 6. 2012 v případě letních kurzů a 31. 10. 2012 v případě zimních kurzů. Tabulka č. 3 Seznam přihlášených studentů na EILC kurzy v zahraničí

EILC month

Level

Host EILC organising institution

N° of Erasmus months Starting date of the Erasmus period (dd/ / ) Erasmus ID code if applicable or name

Name of host organization (SMP only!)

Erasmus ID code (e.g.:I ROMA01)

Country (ISO code)

Host Erasmus HEI

Subject area

e-mail

Date of birth

Gender

Name

Student data Coordinator e-mail

Coordinator name

Erasmus ID code (e.g.: CZ PRAHA09)

n.

Home Country (ISO code)

Home HEI

Stipendium na kurz EILC Pokud je student přijat na kurz EILC v zahraničí, může obdržet od domácí vysokoškolské instituce stipendium. Stipendium se poskytuje ve formě paušální částky na měsíc pobytu v zahraničí v dané cílové zemi. Výše stipendia na kurz EILC se rovná výši stipendia na studijní pobyt Erasmus (nezáleží, zda se student kurzu EILC účastní v rámci studijního pobytu nebo pracovní stáže Erasmus).

16

Student nemá nárok na stipendium na kurz EILC, pokud jeho kurz EILC probíhá současně s jeho studijním pobytem nebo pracovní stáží Erasmus. V takovém případě student obdrží pouze stipendium na studijní pobyt nebo pracovní stáž. Pokud se kurz EILC částečně překrývá se studijním pobytem nebo pracovní stáží, může student obdržet stipendium na kurz EILC pouze do doby začátku studijního pobytu nebo pracovní stáže. Studenti neplatí žádné poplatky za výuku v rámci kurzu EILC, stipendium je určeno na pokrytí cestovních a pobytových nákladů a pojištění. Stipendium je pouze příspěvkem k úhradě nákladů spojených s kurzem EILC v zahraničí, není určeno na pokrytí plných nákladů souvisejících s mobilitou. Stipendium se přiděluje na základě finanční dohody, kterou student podepíše s vysílající institucí a jejíž obsah bude vycházet z minimálních požadavků uvedených v příloze V.2 a V.7 této smlouvy (minimální požadavky na finanční dohodu se studentem na studijní pobyt a pracovní stáž). Finanční dohoda by měla být uzavřena na celou dobu zahraničního pobytu, tzn. na kurz EILC i studijní pobyt nebo pracovní stáž. Pouze ve výjimečných případech je možné uzavřít samostatné finanční dohody na kurz EILC a studijní pobyt nebo pracovní stáž. Doba pobytu v zahraničí na kurzu EILC se počítá následujícím způsobem: • Zvlášť v případě, že kurz EILC a studijní pobyt nebo pracovní stáž na sebe nenavazují. Pro způsob výpočtu trvání celého zahraničního pobytu platí pravidlo výpočtu doby studijního pobytu nebo pracovní stáže - pokud není dodrženo trvání pobytu v délce celých měsíců, je stipendium na poslední měsíc přidělováno dle počtu dnů posledního měsíce stráveného v zahraničí: 1 až 7 dnů - nulová finanční podpora 8 až 20 dnů - 1/2 finanční podpory na měsíc 21 až 30 dnů - celá finanční podpora na měsíc • Dohromady v případě, že studijní pobyt nebo pracovní stáž navazuje na kurz EILC (povolena max. tolerance 5 pracovních dnů mezi kurzem EILC a studijním pobytem nebo pracovní stáží - pracovní dny se stanovují dle dané zahraniční země, ne dle ČR) nebo se s kurzem EILC překrývá. Pro způsob výpočtu trvání celého zahraničního pobytu platí pravidlo výpočtu doby studijního pobytu nebo pracovní stáže: Kurz EILC + studijní pobyt: pokud není dodrženo trvání kurzu EILC a studijního pobytu v délce celých měsíců, je stipendium přiděleno dle počtu dnů posledního měsíce stráveného v zahraničí na studijním pobytu. Kurz EILC + pracovní stáž: pokud není dodrženo trvání kurzu EILC v délce celých měsíců a zároveň není dodrženo trvání pracovní stáže v délce celých měsíců, je stipendium přiděleno dle počtu dnů posledního měsíce stráveného v zahraničí na kurzu EILC a dle počtu dnů posledního měsíce stráveného v zahraničí na pracovní stáži: 1 až 7 dnů - nulová finanční podpora 8 až 20 dnů - 1/2 finanční podpory na měsíc 21 až 30 dnů - celá finanční podpora na měsíc

17

Příklady: a) Zvlášť kurz EILC a studijní pobyt v Portugalsku: kurz EILC: 15. 8. - 9. 9. 2012 studijní pobyt: 26. 9. 2012 - 6. 1. 2013 Trvání kurzu EILC a studijního pobytu se počítá zvlášť, protože na sebe nenavazují - je mezi nimi tolerance větší než 5 pracovních dní. kurz EILC: počet dní se počítá od 15. 8. do 9. 9. 2012 = stipendium na 1 měsíc studijního pobytu (26 dní) studijní pobyt: počet dní se počítá od 26. 9. 2012 do 6. 1. 2013 = stipendium na 3,5 měsíce studijního pobytu (3 měsíce a 11 dní) celkové stipendium: stipendium na 4,5 měsíce studijního pobytu (1 měsíc kurzu EILC + 3,5 měsíce studijního pobytu) výpočet: 4,5 x 353 = 1 588,50 EUR b) Dohromady kurz EILC a studijní pobyt v Portugalsku: kurz EILC: 15. 8. - 7. 9. 2012 studijní pobyt: 17. 9. 2012 - 6. 1. 2013 Trvání kurzu EILC a studijního pobytu se počítá dohromady, protože na sebe navazují - je mezi nimi max. tolerance 5 pracovních dní a 2 víkendů. celkové stipendium: počet dní se počítá od 15. 8. 2012 do 6. 1. 2013 = stipendium na 5 měsíců studijního pobytu (4 měsíce a 22 dní) výpočet: 5 x 353 = 1 765 EUR c) Dohromady kurz EILC a pracovní stáž v Portugalsku: kurz EILC: 15. 8. - 7. 9. 2012 pracovní stáž: 17. 9. 2012 - 6. 1. 2013 Trvání kurzu EILC a pracovní stáže se počítá dohromady, protože na sebe navazují - je mezi nimi max. tolerance 5 pracovních dní a 2 víkendů. kurz EILC: počet dní se počítá od 15. 8. do 7. 9. 2012 = stipendium na 1 měsíc studijního pobytu (24 dní) pracovní stáž: počet dní se počítá včetně dní tolerance, tj. od 8. 9. 2012 do 6. 1. 2013 = stipendium na 4 měsíce pracovní stáže (3 měsíce a 29 dní) celkové stipendium: stipendium na 1 měsíc studijního pobytu + 4 měsíce pracovní stáže (1 měsíc kurzu EILC + 4 měsíce pracovní stáže) výpočet: 1 x 353 + 4 x 522 = 2 441 EUR Vyúčtování přiděleného stipendia Student po návratu z kurzu EILC musí předložit certifikát o absolvování kurzu EILC od organizátora kurzu EILC v zahraničí, ve kterém bude potvrzena skutečná délka kurzu EILC, a závěrečnou zprávu studenta vyplněnou na adrese: http://erasmus-databaze.naep.cz. Tyto dokumenty zakládají nárok na stipendium na kurz EILC.

18

5. Pravidla aktivity STA – mobilita zaměstnanců na výukové pobyty A. Vyslání zaměstnance na výukový pobyt do zahraničí Příjemce se zavazuje vyslat na výukové pobyty zaměstnance, kteří splňují podmínky stanovené v kvalifikačních podmínkách programu Erasmus pro výukové pobyty. Finanční podpora na výukový pobyt Finanční podporu na výukový pobyt v zahraničí přiděluje zaměstnanci vysílající vysokoškolská instituce. Finanční podpora může být zaměstnanci přidělena následujícím způsobem: 1. Proplacení cesty formou cestovních náhrad na základě části VII zákoníku práce č. 262/2006 Sb. (§ 151 - § 190). Přidělená finanční podpora bude zaměstnanci vyplacena na základě příkazu k zahraniční služební cestě a vyúčtování této zahraniční cesty, přičemž ve vyúčtování musí být zřetelně uvedena finanční podpora programu Erasmus včetně rozdělení na finanční prostředky EU a finanční prostředky MŠMT. Jsou-li závazky zaměstnance i vysílající instituce vyplývající z finanční dohody specifikovány jinou formou, není nutné se zaměstnancem uzavírat finanční dohodu. Přidělená finanční podpora na výukový pobyt má 2 složky: -

pobytové náklady – výše finanční podpory na pobytové náklady poskytnuté z prostředků programu Erasmus se určí podle počtu pracovních 4 dnů výukového pobytu. Maximální denní částky finanční podpory programu Erasmus do jednotlivých cílových zemí v akademickém roce 2012/2013 jsou uvedeny v tabulce č. 4 a jsou závazné pro všechny vysílající instituce. Pobytové náklady zahrnují náklady na ubytování, stravování, místní dopravu, cestovní pojištění a případné storno poplatky.

-

cestovní náklady – finanční podporu na cestovní náklady určí vysílající vysokoškolská instituce podle skutečně vynaložených nákladů. Výše finanční podpory na cestovní náklady poskytnuté z prostředků programu Erasmus se řídí vnitřními pravidly vysílající instituce, finanční podpora může pokrýt skutečně vynaložené náklady v plné nebo pouze částečné výši. Cestovní náklady zahrnují všechny náklady a všechny dopravní prostředky využité při cestě z výchozího bodu do místa určení (a zpět) a mohou zahrnovat poplatky za víza. Výdaje spojené s cestou autem (osobním nebo služebním) budou proplaceny pouze v odůvodněných případech a za předpokladu, že nevzniknou nepřiměřené náklady. Je možno proplatit sazbu za km v souladu s vnitřními pravidly vysílající instituce (max. do výše 0,22 EUR za km) nebo cenu za jízdenku na vlak, autobus či letenku (nejlevnější varianta) s tím, že může být uhrazena pouze 1 jízdenka bez ohledu na počet lidí cestujících stejným vozidlem.

4

Pracovním dnem se rozumí den, kdy zaměstnanec aktivně vykonává pedagogickou činnost na přijímající instituci v souladu se schváleným výukovým programem. Tato činnost může být vykonávána i ve dnech oficiálního pracovního klidu v přijímající zemi.

19

2. Vyplacení finanční podpory v souladu s platnými vnitřními předpisy vysílající instituce. Přidělená finanční podpora bude zaměstnanci vyplacena po podpisu finanční dohody s vysílající institucí. Přidělená finanční podpora na výukový pobyt má 2 složky: - pobytové náklady – výše finanční podpory na pobytové náklady poskytnuté z prostředků programu Erasmus se určí podle počtu pracovních5 dnů výukového pobytu. Paušální denní částky finanční podpory programu Erasmus do jednotlivých cílových zemí v akademickém roce 2012/2013 jsou uvedeny v tabulce č. 4 a jsou závazné pro všechny vysílající instituce. Pobytové náklady zahrnují náklady na ubytování, stravování, místní dopravu, cestovní pojištění a případné storno poplatky. -


Tabulka č. 4 – Mobilita zaměstnanců na výukové pobyty ISO kód Země Denní sazba na pobytové náklady 1.-14. den v EUR AT Rakousko 126 BE Belgie 119 BG Bulharsko 77 CY Kypr 105 CZ* Česká republika* 105* DE Německo 112 DK Dánsko 161 EE Estonsko 91 ES Španělsko 119 FI Finsko 147 FR Francie 140 GR Řecko 112 HR Chorvatsko 112 HU Maďarsko 98 CH Švýcarsko 182 IE Irsko 133 IS Island 126 IT Itálie 133

Denní sazba na pobytové náklady 15.-42. den v EUR 28 27 17 24 24* 25 36 20 27 33 32 25 25 22 41 30 28 30

5

Pracovním dnem se rozumí den, kdy zaměstnanec aktivně vykonává pedagogickou činnost na přijímající instituci v souladu se schváleným výukovým programem. Tato činnost může být vykonávána i ve dnech oficiálního pracovního klidu v přijímající zemi.

20

LI Lichtenštejnsko 182 LT Litva 91 LU Lucembursko 119 LV Lotyšsko 91 MT Malta 98 NL Nizozemsko 126 NO Norsko 182 PL Polsko 91 PT Portugalsko 105 RO Rumunsko 84 SE Švédsko 147 SI Slovinsko 112 SK Slovensko 98 TR Turecko 98 UK Velká Británie 161 *sazba pro zaměstnance zahraničního podniku přijíždějícího do ČR

41 20 27 20 22 28 41 20 24 19 33 25 22 22 36

Zdroje financování Výplatu finanční podpory provádí vysokoškolská instituce z finančních prostředků programu Erasmus: a) veřejné vysoké školy mají 2 zdroje 6 finančních prostředků programu Erasmus – finanční prostředky EU přidělené na základě grantové smlouvy a finanční prostředky MŠMT přidělené formou dotace na dofinancování mobilit programu Erasmus (v souladu se Zásadami, kterými se upravuje dofinancování konečného uživatele programu Erasmus z prostředků státního rozpočtu); b) státní, soukromé vysoké školy a vyšší odborné školy mají 1 zdroj financování – finanční prostředky EU přidělené na základě grantové smlouvy. Zaměstnanci bez finanční podpory Vyslání zaměstnance na výukový pobyt je možné realizovat i bez finanční podpory programu Erasmus (tzv. zero-grant zaměstnanec). Vysílající instituce má povinnost informovat Národní agenturu o vyslání zaměstnance na výukový pobyt bez finanční podpory nebo s částečnou finanční podporou v rámci závěrečné zprávy. Handicapovaní zaměstnanci Zaměstnanci s těžkým handicapem nebo se zvláštními potřebami mohou požádat Národní agenturu prostřednictvím koordinátora programu Erasmus na vysílající vysoké škole o speciální finanční podporu pro handicapované zaměstnance, která je určena k pokrytí zvýšených výdajů v zahraničí. Pokud je žádost Národní agenturou schválena, jsou dodatečné prostředky na speciální finanční podporu pro daného zaměstnance přiděleny vysokoškolské instituci na základě dodatku ke grantové smlouvě. Vysílající vysokoškolská instituce vyplatí v souladu s interními pravidly školy danému zaměstnanci speciální finanční podporu na základě finanční dohody nebo jejího dodatku. Finanční podpora je přidělena na základě předběžné kalkulace uvedené v žádosti zaměstnance, a to pouze na schválené položky a ve výši uvedené ve schvalovacím dopisu ze strany Národní agentury. Na základě uvedených položek je zaměstnanec po ukončení pobytu v zahraničí povinen vyúčtovat koordinátorovi programu Erasmus/vysílající instituci celkovou speciální finanční podporu na základě dokladů o skutečných výdajích, tj. doložit veškeré účtenky, faktury a jiné doklady potvrzující účel a výši nákladů. Zaměstnanec je povinen v souvislosti s konečným vyúčtováním speciální finanční podpory nevyužité finanční prostředky této podpory vrátit. 6

Rozdělení celkové vyplacené částky finanční podpory dle zdrojů financování je uvedeno ve finanční dohodě se zaměstnancem/ve vyúčtování zahraniční cesty nebo je k finanční dohodě/vyúčtování připojeno jako přehled konečného vyúčtování mobility daného zaměstnance.

21

V případě že je zaměstnanci přidělena finanční podpora na cestovní náklady za účelem návštěvy lékaře, zaměstnanec je povinen doložit potvrzení o návštěvě lékaře, jehož datum musí být v časové shodě s jízdním dokladem proplaceným za tímto účelem. Jestliže byla zaměstnanci přidělena finanční podpora formou 50% příspěvku na nákup pomůcky nezbytné k pedagogické činnosti v zahraničí, je rozhodující procentuální výše finanční podpory, nikoliv celková přidělená výše finanční podpory. Přidělená částka je zároveň maximálním příspěvkem na danou pomůcku. Zaměstnanec může provádět přesuny mezi jednotlivými položkami přidělené finanční podpory pouze se souhlasem Národní agentury, a to prostřednictvím koordinátora programu Erasmus vysílající školy. Trvání výukového pobytu Doporučená minimální délka výukového pobytu je 5 pracovních dnů. V odůvodněných případech je možné uskutečnit kratší pobyt než 5 pracovních dnů, pak je třeba odučit minimálně 5 vyučovacích hodin. Maximální délka pobytu je 6 týdnů (= max. 42 pracovních dnů). Platba finanční podpory Přidělená částka finanční podpory programu Erasmus (vyjádřena v EUR) se musí shodovat se skutečně vyplacenou částkou finanční podpory. Výplata finanční podpory může být uskutečněna následujícím způsobem: - převod na bankovní účet zaměstnance vedený v ČR nebo v zahraničí; - předání bankovních nebo cestovních šeků; - předání hotovosti. V případě převodu na bankovní účet musí být údaje o účtu uvedeny ve finanční dohodě či jinak zaměstnancem potvrzeny. Je-li majitelem účtu jiná osoba, musí být jméno majitele účtu s adresou uvedeno ve finanční dohodě nebo jinak zaměstnancem písemně potvrzeno. Výplata finanční podpory může být uskutečněna také v CZK. Příjemce uchová a doloží případné kontrole směnný kurz, kterým byl proveden přepočet z EUR na CZK. Vyúčtování přidělené finanční podpory a) vyúčtování příkazu k zahraniční služební cestě dle příslušné části zákoníků práce - pobytové náklady musí být vyúčtovány dle skutečných nákladů, denní sazby pobytových nákladů v tabulce č. 4 představují maximální částky, které mohou být zaměstnanci proplaceny (dle doloženého počtu pracovních dnů – v souladu s potvrzením o délce výuky); b) přidělení finanční podpory - pobytové náklady jsou proplaceny formou paušální částky na pracovní dny pobytu (v souladu s potvrzením o délce výuky). Po návratu z výukového pobytu musí zaměstnanec vysílající vysokoškolské instituci předložit: - potvrzení o délce výuky (dokument vydaný a podepsaný přijímající institucí obsahující jméno zaměstnance, datum zahájení a ukončení výuky a počet odučených hodin); - potvrzení o zaplacení nákladů na cestu; - závěrečnou zprávu – příloha V.14 grantové smlouvy.

22

Dokumentace u výukových pobytů zaměstnanců K prokázání a odůvodnění výdajů na výukové pobyty zaměstnanců musí příjemce uchovat následující dokumenty: - dohoda o výukovém programu (konečná verze výukového programu musí být před začátkem pobytu formálně odsouhlasena jak přijímající, tak vysílající institucí, a to alespoň prostřednictvím e-mailové komunikace) – příloha V.11 grantové smlouvy; - finanční dohoda s učitelem na výukový pobyt – příloha V.12 grantové smlouvy, nebo jiný dokument upravující výši finanční podpory na výukový pobyt a povinnosti učitele (např. příkaz ke služební cestě); - potvrzení o délce výuky (dokument vydaný a podepsaný přijímající institucí obsahující jméno zaměstnance, datum zahájení a ukončení výuky a počet odučených hodin); - potvrzení o zaplacení nákladů na cestu; - jízdní doklady (např. letenka, autobusová/vlaková jízdenka, jízdenka MHD atd.); - doklad o vyplacení finanční podpory příjemcem zaměstnanci (např. bankovní výpis, podepsaný výdajový/příjmový doklad apod.); - závěrečná zpráva učitele; - příslušná bilaterální dohoda – příloha IV grantové smlouvy. Příjemce uchová požadovanou dokumentaci po dobu pěti let ode dne schválení závěrečné zprávy Národní agenturou.

B. Přijetí zaměstnance zahraniční organizace do České republiky Pokud se jedná o příjezd zaměstnance zahraniční organizace, poskytuje finanční podporu vysokoškolská instituce, která zahraničního zaměstnance pozvala. Finanční podpora se řídí ustaveními v části A.

23

6. Pravidla aktivity STT – mobilita zaměstnanců na školení Příjemce se zavazuje vyslat na školení zaměstnance, kteří splňují podmínky stanovené v kvalifikačních podmínkách programu Erasmus pro školení. Finanční podpora na školení Finanční podporu na školení v zahraničí přiděluje zaměstnanci vysílající vysokoškolská instituce. Finanční podpora může být zaměstnanci přidělena následujícím způsobem: 1. Proplacení cesty formou cestovních náhrad na základě části VII zákoníku práce č. 262/2006 Sb. (§ 151 - § 190). Přidělená finanční podpora bude zaměstnanci vyplacena na základě příkazu k zahraniční služební cestě a vyúčtování této zahraniční cesty, přičemž ve vyúčtování musí být zřetelně uvedena finanční podpora programu Erasmus včetně rozdělení na finanční prostředky EU a finanční prostředky MŠMT. Jsou-li závazky zaměstnance i vysílající instituce vyplývající z finanční dohody specifikovány jinou formou, není nutné se zaměstnancem uzavírat finanční dohodu. Přidělená finanční podpora na školení má 2 složky: -

pobytové náklady – výše finanční podpory na pobytové náklady poskytnuté z prostředků programu Erasmus se určí podle počtu pracovních7 dnů školení. Maximální denní částky finanční podpory programu Erasmus do jednotlivých cílových zemí v akademickém roce 2012/2013 jsou uvedeny v tabulce č. 5 a jsou závazné pro všechny vysílající instituce. Pobytové náklady zahrnují náklady na ubytování, stravování, místní dopravu, cestovní pojištění a případné storno poplatky.

-


2. Vyplacení finanční podpory v souladu s platnými vnitřními předpisy vysílající instituce. Přidělená finanční podpora bude zaměstnanci vyplacena po podpisu finanční dohody s vysílající institucí.

7

Pracovním dnem se rozumí den, kdy se zaměstnanec školí v přijímající instituci/organizaci v souladu se schváleným programem školení. Tato činnost může být vykonávána i ve dnech oficiálního pracovního klidu v přijímající zemi.

24

Přidělená finanční podpora na školení má 2 složky: - pobytové náklady – výše finanční podpory na pobytové náklady poskytnuté z prostředků programu Erasmus se určí podle počtu pracovních8 dnů školení. Paušální denní částky finanční podpory programu Erasmus do jednotlivých cílových zemí v akademickém roce 2012/2013 jsou uvedeny v tabulce č. 5 a jsou závazné pro všechny vysílající instituce. Pobytové náklady zahrnují náklady na ubytování, stravování, místní dopravu, cestovní pojištění a případné storno poplatky. -


Tabulka č. 5 – Mobilita zaměstnanců na školení ISO kód Země

AT BE BG CY DE DK EE ES FI FR GR HR HU CH IE IS IT LI LT LU LV MT NL

Rakousko Belgie Bulharsko Kypr Německo Dánsko Estonsko Španělsko Finsko Francie Řecko Chorvatsko Maďarsko Švýcarsko Irsko Island Itálie Lichtenštejnsko Litva Lucembursko Lotyšsko Malta Nizozemsko

Denní sazba na pobytové náklady 1.-14. den v EUR 126 119 77 105 112 161 91 119 147 140 112 112 98 182 133 126 133 182 91 119 91 98 126

Denní sazba na pobytové náklady 15.-42. den v EUR 28 27 17 24 25 36 20 27 33 32 25 25 22 41 30 28 30 41 20 27 20 22 28

8

Pracovním dnem se rozumí den, kdy se zaměstnanec školí v přijímající instituci/organizaci v souladu se schváleným programem školení. Tato činnost může být vykonávána i ve dnech oficiálního pracovního klidu v přijímající zemi.

25

NO PL PT RO SE SI SK TR UK

Norsko Polsko Portugalsko Rumunsko Švédsko Slovinsko Slovensko Turecko Velká Británie

182 91 105 84 147 112 98 98 161

41 20 24 19 33 25 22 22 36

Zdroje financování Výplatu finanční podpory provádí vysokoškolská instituce z finančních prostředků programu Erasmus: c) veřejné vysoké školy mají 2 zdroje 9 finančních prostředků programu Erasmus – finanční prostředky EU přidělené na základě grantové smlouvy a finanční prostředky MŠMT přidělené formou dotace na dofinancování mobilit programu Erasmus (v souladu se Zásadami, kterými se upravuje dofinancování konečného uživatele programu Erasmus z prostředků státního rozpočtu); d) státní, soukromé vysoké školy a vyšší odborné školy mají 1 zdroj financování – finanční prostředky EU přidělené na základě grantové smlouvy. Zaměstnanci bez finanční podpory Vyslání zaměstnance na školení je možné realizovat i bez finanční podpory programu Erasmus (tzv. zero-grant zaměstnanec). Vysílající instituce má povinnost informovat Národní agenturu o vyslání zaměstnance na školení bez finanční podpory nebo s částečnou finanční podporou v rámci závěrečné zprávy. Handicapovaní zaměstnanci Zaměstnanci s těžkým handicapem nebo se zvláštními potřebami mohou požádat Národní agenturu prostřednictvím koordinátora programu Erasmus na vysílající vysoké škole o speciální finanční podporu pro handicapované zaměstnance, která je určena k pokrytí zvýšených výdajů v zahraničí. Pokud je žádost Národní agenturou schválena, jsou dodatečné prostředky na speciální finanční podporu pro daného zaměstnance přiděleny vysokoškolské instituci na základě dodatku ke grantové smlouvě. Vysílající vysokoškolská instituce vyplatí v souladu s interními pravidly školy danému zaměstnanci speciální finanční podporu na základě finanční dohody nebo jejího dodatku. Finanční podpora je přidělena na základě předběžné kalkulace uvedené v žádosti zaměstnance, a to pouze na schválené položky a ve výši uvedené ve schvalovacím dopisu ze strany Národní agentury. Na základě uvedených položek je zaměstnanec po ukončení pobytu v zahraničí povinen vyúčtovat koordinátorovi programu Erasmus/vysílající instituci celkovou speciální finanční podporu na základě dokladů o skutečných výdajích, tj. doložit veškeré účtenky, faktury a jiné doklady potvrzující účel a výši nákladů. Zaměstnanec je povinen v souvislosti s konečným vyúčtováním speciální finanční podpory nevyužité finanční prostředky této podpory vrátit. V případě že je zaměstnanci přidělena finanční podpora na cestovní náklady za účelem návštěvy lékaře, zaměstnanec je povinen doložit potvrzení o návštěvě lékaře, jehož datum musí být v časové shodě s jízdním dokladem proplaceným za tímto účelem. Jestliže byla zaměstnanci přidělena finanční podpora formou 50% příspěvku na nákup pomůcky nezbytné ke školicí činnosti v zahraničí, je rozhodující procentuální výše finanční podpory, nikoliv 9

Rozdělení celkové vyplacené částky finanční podpory dle zdrojů financování je uvedeno ve finanční dohodě se zaměstnancem/ve vyúčtování zahraniční cesty nebo je k finanční dohodě/vyúčtování připojeno jako přehled konečného vyúčtování mobility daného zaměstnance.

26

celková přidělená výše finanční podpory. Přidělená částka je zároveň maximálním příspěvkem na danou pomůcku. Zaměstnanec může provádět přesuny mezi jednotlivými položkami přidělené finanční podpory pouze se souhlasem Národní agentury, a to prostřednictvím koordinátora programu Erasmus vysílající školy. Trvání školení Minimální délka školení je 5 pracovních dnů. Maximální délka pobytu je 6 týdnů (= max. 42 pracovních dnů). Školení kratší než 5 pracovních dní jsou přípustná v případech pracovníků, jejichž nepřítomnost po tuto minimální dobu by způsobovala obtíže nebo v případě účasti na seminářích a workshopech. Platba finanční podpory Přidělená částka finanční podpory programu Erasmus (vyjádřena v EUR) se musí shodovat se skutečně vyplacenou částkou finanční podpory. Výplata finanční podpory může být uskutečněna následujícím způsobem: - převod na bankovní účet zaměstnance vedený v ČR nebo v zahraničí; - předání bankovních nebo cestovních šeků; - předání hotovosti. V případě převodu na bankovní účet musí být údaje o účtu uvedeny ve finanční dohodě či jinak zaměstnancem potvrzeny. Je-li majitelem účtu jiná osoba, musí být jméno majitele účtu s adresou uvedeno ve finanční dohodě nebo jinak zaměstnancem písemně potvrzeno. Výplata finanční podpory může být uskutečněna také v CZK. Příjemce uchová a doloží případné kontrole směnný kurz, kterým byl proveden přepočet z EUR na CZK. Vyúčtování přidělené finanční podpory a) vyúčtování příkazu k zahraniční služební cestě dle příslušné části zákoníků práce - pobytové náklady musí být vyúčtovány dle skutečných nákladů, denní sazby pobytových nákladů v tabulce č. 5 představují maximální částky, které mohou být zaměstnanci proplaceny (dle doloženého počtu pracovních dnů – v souladu s potvrzením o délce školení); b) přidělení finanční podpory - pobytové náklady jsou proplaceny formou paušální částky na pracovní dny pobytu (v souladu s potvrzením o délce školení). Po návratu ze školení musí zaměstnanec vysílající vysokoškolské instituci předložit: - potvrzení o délce školení (dokument vydaný a podepsaný přijímající organizací obsahující jméno účastníka a datum zahájení a ukončení školení); - potvrzení o zaplacení nákladů na cestu; - závěrečnou zprávu - příloha V.18 grantové smlouvy. Dokumentace u školení zaměstnanců K prokázání a odůvodnění výdajů na školení zaměstnanců musí příjemce uchovat následující dokumenty: - dohoda o programu školení (konečná verze programu školení musí být před začátkem pobytu formálně odsouhlasena jak přijímající, tak vysílající institucí, a to alespoň prostřednictvím emailové komunikace) – příloha V.15 grantové smlouvy; - finanční dohoda se zaměstnancem na školení – příloha V.16 grantové smlouvy, nebo jiný dokument upravující výši finanční podpory na školení a povinnosti zaměstnance (např. příkaz ke služební cestě); - potvrzení o délce školení (dokument vydaný a podepsaný přijímající organizací obsahující jméno účastníka a datum zahájení a ukončení školení);

27

-

potvrzení o zaplacení nákladů na cestu; jízdní doklady (např. letenka, autobusová/vlaková jízdenka, jízdenka MHD atd.); doklad o vyplacení finanční podpory příjemcem zaměstnanci (např. bankovní výpis, podepsaný výdajový/příjmový doklad apod.); závěrečná zpráva zaměstnance; příslušná bilaterální dohoda (v případě, že přijímající institucí je vysokoškolská instituce) – příloha IV grantové smlouvy.

Příjemce uchová požadovanou dokumentaci po dobu pěti let ode dne schválení závěrečné zprávy Národní agenturou.

28

7. Pravidla aktivity OM – organizace mobilit Finanční prostředky na organizaci mobilit jsou přiděleny každé instituci, která realizuje jednu z aktivit mobilit studentů nebo zaměstnanců a jsou určeny na zajištění optimálních podmínek pro mobilitu studentů a zaměstnanců. Využití grantu Finanční prostředky na organizaci mobilit mohou být použity výlučně na úhradu nákladů souvisejících s organizací mobilit vyjíždějících a přijíždějících studentů a zaměstnanců. Finanční prostředky mohou být mimo jiné použity na realizaci přípravných návštěv zahraničních vysokých škol, které jsou držiteli EUC. Cílem přípravných návštěv je příprava bilaterálních smluv v rámci programu Erasmus. Výše grantu Finanční prostředky na organizaci mobilit jsou poskytovány ve formě paušální částky. Celková výše grantu na organizaci mobilit závisí na počtu realizovaných mobilit, přičemž paušální částky na 1 mobilitu jsou uvedeny v tabulce č. 6. Pro výpočet grantu se použije: - počet vyslaných studentů a zaměstnanců v minulých letech (dle údajů z Final Report 2010/2011 nebo Interim Report 2011/2012); - plánovaný počet vyslaných studentů a zaměstnanců v roce 2012/2013 v případě nových institucí nebo nových aktivit (realizovaných poprvé v roce 2012/2013); Minimální výše grantu OM je 500 EUR. Tabulka č. 6 Stupnice: 1-25 mobilit 26-100 mobilit 101-400 mobilit Nad 400 mobilit

Paušální výše grantů OM na 1 mobilitu: 210 € 160 € 110 € 80 €

Finanční prostředky přidělené na OM v roce 2012/2013 a počty mobilit, na základě kterých byly finanční prostředky na OM přiděleny, jsou uvedeny v článku III.1 grantové smlouvy. Vyúčtování přidělených finančních prostředků Vyúčtování přidělených finančních prostředků na OM je založeno na počtu mobilit realizovaných v akademickém roce 2012/2013 (vyslaní studenti včetně studentů bez finanční podpory, vyslaní zaměstnanci včetně zaměstnanců bez finanční podpory a pozvaní zaměstnanci ze zahraničních podniků): a) pokud je počet mobilit realizovaných v roce 2012/2013 větší nebo roven počtu mobilit, na jehož základě byly finanční prostředky přiděleny, náleží instituci celá část přidělených finančních prostředků na OM; b) pokud je počet mobilit realizovaných v roce 2012/2013 nižší o méně než 10 % než počet mobilit, na jehož základě byly finanční prostředky přiděleny, náleží instituci celá část přidělených finančních prostředků na OM; c) pokud je počet mobilit realizovaných v roce 2012/2013 nižší o více než 10 % než počet mobilit, na jehož základě byly finanční prostředky přiděleny, musí instituce vrátit poměrnou část přidělených finančních prostředků na OM (dle paušální výše přidělené na 1 mobilitu); d) pokud je v roce 2012/2013 realizována min. 1 mobilita, nesmí přidělené finanční prostředky na OM klesnout pod 500 EUR; e) pokud nebude instituce realizovat v roce 2012/2013 žádné mobility, je povinna vrátit celou část přidělených finančních prostředků na OM.

29

Příručka pro management mobilit programu Erasmus

Recommend Documents