Průvodce programu Erasmus pro studenty fakulty textilní Bc.Jitka Lečbychová
2012
1
Studenti sobě aneb sdílení zkušeností Chytám se příležitostí, které vidím kolem sebe a stejně tak jsem se chytla programu Erasmus všema deseti. Možnost studia v zahraničí je výzva, každý má však svůj vlastní způsob zdokonalování a Erasmus výjezd je jen jeden z nich. Je potřeba zvážit své vlastní schopnosti, finanční situaci a možnosti univerzity. Pokud však umíte trochu zabrat, nezarazíte se před prvním problémem a pohlídáte si vlastní výdaje, můžu říct, že Erasmus je pro každého. Následujícího průvodce zakládám na vlastních zkušenostech, faktických informacích a snažím se o objektivní názor. Pro přiblížení bych ráda věnovala několik slov k vlastnímu výjezdu. Strávila jsem 5 měsíců v Itálii, v Turíně na univerzitě Politecnico di Torino. Kancelář zahraničních výjezdů komunikovala rychle, ochotně a bez problémů, což vždy usnadní situaci o 50%. Ubytování zajišťovala univerzita na svých kolejích. Jejich kapacita však byla omezená a neúspěšní žadatelé se mohli bez problémů obrátit na speciální oddělení, které pomáhalo studentům s hledáním ubytování a s vyřizováním potřebných dokumentů. Jazykové kurzy italštiny zajišťovala škola v délce trvání 80 hodin, byly zdarma a za složení zkoušky jsme získali 6 plnohodnotných kreditů. Předměty vybrané předběžně pro „learning agrement“ jsem měnila, protože studijní plán zveřejněný na internetu měl v realitě svá omezení. Náhradní předměty bylo možno vybrat z nabídky v rámci celé univerzity. Výuka probíhala pouze formou přednášek, veškeré informace včetně studijních materiálů byly komunikovány prostřednictvím interního portálu. Stejně tak přihlašování na zkoušky a jejicj výsledky. Závěrečný „transcript of records“ odesílá na vlastní žádost univerzita domácí univerzitě on-line po načtení všech výsledků ze zkoušek. Univerzita komunikovala rychle a ochotně (pokud však něco nezáleželo na aktivitě pedagogů.)
Co je to Erasmus Erasmus je program Evropské unie zaměřen na „mobilitu a spolupráci ve vysokoškolském vzdělávání v Evropě.“ [1] Je určen pro studenty, pedagogy, školitele a další pracovníky, kteří chtějí studovat, pracovat nebo vyučovat v zahraničí. Výjezd je financován částečně univerzitou a EU, výše stidpendia je stanovena dle země a rozpočtu domácí univerzity, země výjezdu a dalších podmínek. Z pozice studenta je možné uskutečnit výjezd jednou na pracovní stáž a jednou na studijní pobyt, přičemž v rámci pracovní stáže je možné napsat i závěrečnou práci. Studijní pobyt samotný lze prodloužit, student však uskutečňuje výjezd z vlastních finančních prostředků při zachování veškerých výhod statusu Erasmus studenta. [1] Chci jet na Erasmus, co mám udělat Je dobré si rozmyslet vše s předstihem minimálně jednoho roku. Na webových stránkách fakulty textilní www.ft.tul.cz v sekci “Studium” je odkaz “LLP/Erasmus, studium v zahraničí”, pod kterým naleznete následující potřebné informace: obecné informace o programu Erasmus, seznam partnerských univerzit, aktuální termíny a podmínky výběrového řízení, přihlášky a důležité kontaktní údaje na klíčové osoby. V první řadě věnujte pozornost výběrovému řízení a datu odevzdání přihlášky. Například pokud chcete vyjet v akademickém roce 2013/2014, zajímejte se o výjezd minimálně v zimním semestru roku 2012. Věnujte pozornost také informačním schůzkám, o jejichž konání se dozvíte jak na výše uvedených
2
webových stránkách nebo na www.tul.cz v sekci “Studenti”, odkaz “Programy výměn studentů”. Vyberte školu, vyplťe přihlášku a vše odevzdejte fakultnímu koordinátorovi do požadovaného termínu. Jak vybrat školu Vycházejte ze seznamu partnerských univerzit. Vyžádejte si od koordinátora nejaktuálnější verzi, popřípadě zjistěte doplňující informace k univerzitám. K rozhodnutí dospějete na základě selekce dle následujících kroků: studijní pobyt nebo pracovní stáž bakalářské nebo magisterské stadium jazyk zaměření Po této selekci zbyde na výběr několik univerzit vhodných pro vaše schopnosti a potřeby. Dále je na řadě subjektivní rozhodnutí na základě země a kultury, kterou preferujete. Současně s tímto krokem kontrolujte předměty nabízené hostitelskou univerzitou v daném semestru a porovnávejte je s předměty vyučovanými doma (dbejte na rozdělení letního a zimního semestru). Kredity z podobných předmětů načerpaných v zahraničí vám mohou být po návratu uznány a nebudete muset předmět absolvovat znovu. Pokud vám na předmětech opravdu záleží, vyžádejte si studijní program oboru od koordinátora z tamní univerzity nebo si vyžádejte kontakt na odpovědnou osobu (fakultní coordinator, garant studijního programu). Trocha snahy na začátku může v budoucnu usnadnit mnoho práce. Nyní máte vybráno, vyplňte přihlášku, odevzdejte koordinátorovi a vyčkejte na výsledek výběrového řízení. Výsledky výběrového řízení – ne/vybrali mě Po vyhodnocení přihlášek vznikne seznam v pořadí od nejvíce způsobilých studentů, dle stanovených kritérií. Počet studentů je však omezen a závisí na množství finančních zdrojů. Není tedy možné přesně předem určit počet vyjíždějících z dané fakulty. Kdybyste se neumístili na předních příčkách, i tak nezoufejte. Může se stát, že si někdo svůj výjezd rozmyslí a řada bude právě na vás. Buďte tedy připraveni na změnu a k vyřízení potřebných formulářů. V případě, že jste vybráni pro výjezd a vyzvání k vyplnění potřebných formulářů, dobře si vše ještě jednou promyslete a pečlivě zvažte. Svým jasným rozhodnutím ušetříte práci jak koordinátorům, tak svým kolegům – potencionálním zájemcům. Informace o zahraniční univerzitě Prohlédněte si webové stránky "své" univerzity. Většina škol má už samostatné sekce věnované programu Erasmus a jeho potenciálním uchazečům. Zaměřte se tentokrát na způsob přihlašování na konkrétní univerzitu. Jedna věc je přihlásit se do programu Erasmus na domácí univerzitě a druhá věc je přihlásit se na zahraniční univerzitu, jako její student. Každá univerzita má své vlastní postupy, podmínky a
3
termíny. Vše si musíte zjistit individuálně, protože není v silách kordinátora znát přesné informace o každé partnerské univerzitě. Zjistěte: formu přihlášení (on-line, speciální formulář pro vyplnění a zaslání poštou...), termín podání přihlášek, speciální požadavky (např. motivační dopis, doporučení od pedagoga) a akademický kalendář. V průběhu procházení stránek se věnujte předmětům, předběžně si je poznamenejte i s kódy. Může se stát, že ve frekventovaných termínech, až budete přístup k informacím nejvíce potřebovat (konec zkouškového období, předzápis, aktualizace harmonogramu), budou probíhat aktualizace na webových stránkách a potřebná data vám nebudou dostupná včas. (např. předměty pro LA). Výběr předmětů Předměty si volíte na úplném počátku, protože jsou součástí hned prvního nejdůležitějšího dokumentu "studijní smlouvy - learning agreement - LA". Ve studijním plánu univerzity se zaměřte na předměty v požadovaném semestru a v požadovaném jazyce. Vyberte si ty předměty, které jsou podobné předmětům studovaným téhož semestru na domácí univerzitě. Po návratu si totiž můžete zažádat o jejich uznání a nemusíte je studovat znovu. Pokud se vám předměty neshodují, záleží při výběru na vašem vlastním uvážení. Chcete studovat jiné předměty z vlastní iniciativy? Zvládnete studovat zameškané předměty příští semestr spolu s regulérním studijním plánem nebo budete prodlužovat celé studium? Ať budete patřit do první nebo druhé skupiny, buďte vždy připraveni na změnu. Po příjezdu na univerzitu je realita kolem předmětů jiná a některé předměty se mění. 1.krok “Paperwork” Obávané vyplňování dokumentů je velmi jednoduché a rychlé. Veškeré dokumenty jsou přístupné opět na www.tul.cz v sekci “Studenti”, odkaz “Programy výměn studentů". Potřebujete si vytisknout: Student application form (SAP) - "přihláška": 2x Learning agreement (LA)- "studijní smlouva": 2x Tyto dokumenty vyplníte a necháte potvrdit od fakultního koordinátora. Všechny informace potřebné k vyplnění formulářů (kontaktní údaje univerzitního koordinátora, děkana nebo kód školy pro program Erasmus) jsou uvedeny opět na webových stránkách FT TUL v sekci LLP/Erasmus. Na studijním oddělení dále vyzvednete Transcript of records (ToR) – Výpis předmětů v angličtině. S těmito třemi formuláři se dostavíte do požadovaného termínu do kanceláře Erasmus a od této chvíle jste v její péči. Dbejte na dodržování termínů. Sledujte důležitá data jak svojí, tak i zahraniční univerzity.
4
STAG Studijní oddělení zadá váš výjezd do STAGu. Budete mít tedy status studenta na výjezdu a přístup ke vkládání dokumentů a změně informací ve složce “Zahraniční výjezdy”. Pamatujte, že datum výjezdu musí být na všech dokumentech totožné, proto prostudujte důkladně akademický kalendář už předem. Úkolem studenta je vložit do STAGu předměty ze studijní smlouvy (LA) a vyplnit další požadované položky. Zobrazí se možnost přidat a odstranit předměty. Tímto se vytvoří LA i v elektronické podobě. Ujistěte se u vlastního koordinátora, že máte srávně nastavený přístup pro studenta na výjezdu. Při provádění změn předmětů v zahraničí musíte udělat Chanfes of Learning agreement (CHLA) nejen fyzicky papírově, ale i on-line. V nabídce se vám musí zobrazit přidat předmět a označit jako smazaný. Těmito změnami, nikoli odtraňováním, tvoříte CHLA. Kancelář Erasmus 2. krok “paperwork” Do uvedeného termínu odevzdáte LA, SAP a TOR. Pro případ ztráty nebo nedorozumění si všechny dokumenty oskenujte a okopírujte. LA a další potřebné dokumenty (individuální dle požadavků univerzity, musíte sami dodat) odešle kancelář poštou na univerzitu k podpisu. Jakmile přijde zpět podepsaná studijní smlouva od hostitelské univerzity, je to impuls k uzavření finanční dohody. Se studijní smlouvou (LA) můžete disponovat také v oskenované elektronické podobě. Pokud tedy hostitelská univerzita nepřistupuje na písemnou formu komunikace, vyzvěte ji k podepsání a naskenování vaší LA zpět. I na základě LA v takovéto podobě může být podepsána finanční dohoda. Dále budete vyzváni k vytištění a vyplnění následujících dokumentů: Evidenční list, Finanční dohoda. (Vždy 2x, jeden pro školu, jeden pro studenta). Evidenční list slouží ještě jednou k přesnému uvedení údajů o studentovi, vysílající a přijímající instituci a hlavně k uvedení platebních údajů. Studijní doba musí být shodná s dobou uvedenou ve STAGu a musí vycházet z akademického kalendáře. Bankovní účet Do evidenčního listu se vyplňují platební údaje, nebo-li údaje o účtu, na který bude převedeno stipendium. Stipendium se převádí ve měně Euro a je plně na vás, na jaký druh účtu si necháte peníze převést. Pokud například do evidenčního listu zvolíte bankovní účet s českou měnou, bude vám výchozí částka v měně Euro převedena dle aktuálního kurzu dne převodu. Konečná částka připsaná na účet s českou měnou bude dle tohoto kurzu znehodnocena (nebo zhodnocena). Zvažte tedy, jakou měnou budete disponovat v zemi výjezdu, zda budete potřebovat zřídit tamní bankovní účet a jaké jsou poplatky za transakce. Situace s výběrem bankovního účtu je velmi individuální, záleží na podmínkách vedení účtu konkrétní bankovní instituce, na zemi výjezdu i její měně. Může se stát, že si budete muset založit účet i v zahraničí. Některé instituce vyžadují k platebním transakcím místní bankovní účet (např.platba nájmu nebo internetu). Buďte na to připraveni a zjistěte si poplatky za transakce na zahraniční účet předem.
5
Finanční dohoda Ve finanční dohodě jsou uvedeny podmínky obdržení stipendia, povinnosti studenta, vysílající instituce a dokumenty, které jsou potřeba k předložení po příjezdu. Do 15-ti dnů po návratu předložíte “Potvrzení o délce pobytu” a do 30-ti dnů po návratu vyplníte “Závěrečnou zprávu” na oficiálním webu http://erasmus-databaze.naep.cz. Heslo přijde e-mailem automaticky. Finanční dohodu si pozorně přečtěte, ať předcházíte případným nedorozuměním. Po podepsání finanční dohody můžete očekávat stipendium, které se na uvedený účet připíše ve dvou až čtyřech splátkách. A TO JE PROZATÍM VŠE. Je to jednoduché, hodně věcí však záleží na rychlosti a správnosti komunikace zahraniční univerzity se studentem. Snažte se proto být vstřícní, slušní, vždy připravení a hlavně pohotoví. Respektujte termíny jak zahraniční, tak vastní univerzity. Před odjezdem Informujte fakultního koordinátora o tom, jestli vše proběhlo v pořádku a kdy na univerzitu odjíždíte. Ujistěte se, že máte všechny dokumenty, které po vás univerzita požaduje. Vytiskněte si základní informace pro první dny, kdyby v místě vašeho ubytování nebyl ihned internet. Promluvte si s fakultním koordinátorem o předmětech, počtu potřebných kreditů a jaký typ předmětu si zvolit, když přijde ke změnám v LA. Buddy system Po celém světě je zřízena síť dobrovolníků, kteří se starají o přijíždějící erasmus-studenty. Zadejte jednoduše do vyhledávače hesla „buddy system“ nebo „erasmus + město“ a nabí;dne Už jsem tam Datum příjezdu je zřejmě přizpůsobeno organizačnímu meetingu pro přijíždějící studenty. Připravte si otázky, individuální problémy, a pokud nebudou zodpovězeny předem, neváhejte se zeptat! Na výjezdu nabývá české pořekadlo “Líná huba, holé neštěstí” toho nejsprávnějšího významu. Systém každé univerzity je velmi individuální, proto je těžké popsat vše objektivně. Nicméně několik kroků by mělo být společných pro všechny. Bude vám přidělen fakultní koordinátor, získáte přístup do univerzitního systému (pro zápis předmětů, tvorbu rozvrhu, pro zápis na zkoušky), identifikační kartu studenta nebo přístup do menzy.
Changes of learning agreement (CHLA) Každému studentovi je přidělen Erasmus-koordinátor (dle fakulty nebo studijního programu). Vysvětlí vám aktuální situaci s předměty. Stává se, že studijní plán na internetu je v realitě pozměněn, předměty byly zrušeny nebo vznikly nové. Koordinátor nebo oddělení Erasmu vám sdělí, z jaké oblasti si nové předměty můžete vybrat (v rámci oboru, fakulty, celé univerzity). Po výběru předmětů (pokud došlo ke změnám) vyplníte tzv. Changes of learning agreement. Vytisknete si formulář na již známých stránkách, vyplníte a necháte podepsat koordinátorem. Takto vyplněný jej pošlete nebo oskenujete do kanceláře erasmu domácí univerzity. Vše vyplníte také na STAGu. Právě pro
6
tento krok je důležité mít nastavený správný přístup pro erasmus studenta tak, abyste byli schopní předměty “označit za smazané” (NE “odebrat”). Vybrané předměty a změny konzultujte s domácím fakultním koordinátorem, domluvte se na charakteru předmětu a počtu kreditů! Každá hostitelská univerzita má také své termíny a způsoby, jak zanést předměty do interního systému. Zjistěte je a respektujte. Pokud je situace s předměty nepřehledná, najděte si odpovědného pracovníka (garanta předmětu, sestavovatele plánu, schopného pracovníka kanceláře Erasmus), který vám vše vysvětlí a pomůže. Pamatujte, že osoba zodpovědná za schválení LA nemusí mít veškeré informace a nemusí vám nabídnout všechna řešení situace. Informujte se na všech stranách, kontaktujte samotné učitele. Zde platí víc než jinde “důvěřuj, ale prověřuj”. Další kroky potřebné udělat v úvodních dnech jsou individuální a záleží na konkrétní univerzitě. Obecná rada proto zní – čtěte, prověřujte, nebojte se zeptat a ptejte se, buďte připraveni na změny a informujte se na všech stranách! Studium a fámy o studentech Erasmu Každý už někdy určitě slyšel názor, že na Erasmu se do školy moc nechodí, je to “flákárna” a zkoušky se dávají “zadarmo”. Tohle je velký omyl a opět je vše individuální. Dobrá rada zní – nic nepodceňujte, učte se a plňte si všechny povinnosti. Dříve možná byli pedagogové shovívavější k zahraničním studentúm. Dnes však není vyměnný pobyt nic vyjímečného a podmínky studia jsou na stejné úrovni s regulérními studenty. Může nastat několik možností: jste erasmus student ve skupině, kde jsou ostatní regulérní studenti bakalářského nebo magisterského programu a studují v jíném, než místním jazyce. V případě, že jste jazykově zdatní, studujete v místním jazyce s místními studenty. Další možností je, že jste skupina pouze erasmus studentů. Ve všech případech záleží především na velikosti skupiny a přístupu kantora k erasmus studentům. Dobře zvažte situaci. Status erasmus vám může pomoct, uškodit nebo vám nebude k ničemu. V tomto bodě bych ráda uvedla výstižný příklad z vlastní zkušenosti, který by mohl vše lépe nastínit. Byla jsem ve skupině 20-ti studentů, kteří svůj magisterský program studovali v angličtině, z toho erasmus status jsme měly jen dvě. Pedagog byl externí profesor, který vůbec nerozlišoval statusy studentú, ani jejich úroveň znalostí z předchozích let. Pro všechny platily stejné podmínky a jakýkoliv požadavek podložený naším statusem byl spíše na škodu. Dalším případem byl předmět, který stále navštěvovalo obrovské množství studentů (cca 60-90, erasmus + regulérní studenti), pedagog komunikoval pouze prostřednictvím interní webové aplikace a o rozlišování erasmus studentů nebyla nikdy řeč ani náznak. Naopak znám případy, kdy pedagog pro studenty na erasmu snížil obsah učiva nebo všem, kteří neuspěli, dal minimální počet bodů pro úspěch. Zkoušky a počet kreditů Po zdárném studiu nastává zkouškové období. Každá škola má opět individuální způsob, jak se na zkoušky přihlašovat a kam si nechat zapsat potvrzení o provedení zkoušky a zápis výsledků. Zápisy
7
probíhají, elektronicky, fyzicky nebo kombinovaně. Vaším úkolem je pak získat Transcript o records, nebo-li seznam předmětů, které jste zdárně absolvovali. Vybírejte si předměty chytře, abyste zkoušky zvládli a získali dostatečné množství kreditů. Nejlepší je však složit samozřejmě vše, protože dopředu nikdy nevíte, co se vám bude hodit a co vám bude uznáno. Úspěšné složení zkoušek – dokumenty před odjezdem Transcript of records Tento formulář (k nalezení mezi ostatními dokumenty) slouží k tomu, aby informoval o úspěšně zakončených předmětech. Vydává ho hostitelská univerzita a “doma” ho potřebujete k uzavření celého výjezdu. Opět záleží na individuálním systému školy a naskýtá se několik možností. Transcript vyplníte na předepsaný formulář od naší univerzity a necháte potvrdit hostující univerzitou. Dále univerzita sama může mít vlastní formulář pro transcript of records, který vám vystaví. V případě on-line zpracování vám musí pedagog nejdříve složenou zkoušku zanést do systému a potom vám univerzita může transcript vystavit (nebo jej rovnou poslat domovské univerzitě). V tomto případě záleží na ochotě, rychlosti a zodpovědnosti učitele. V případě on-line zaznamenávání je dobré po složení zkoušky pedagoga upozornit nebo se zeptat, kdy bude výsledky do systému zanášet. Udělejte to osobně a zajistěte si to, dokud jste na univerzitě ještě fyzicky přítomni. Prostřednictvím e-mailu nemusí být pedagog v době prázdnin nebo v době začátku nového semestru snadno k zastižení. Přestože byste tedy měli splněny předměty, nebudete je mít v systému, není z čeho sestavit transcript of records a nemůžou vám být uznány kredity z výjezdu. Znamenalo by to vrácení stipendia! Potvrzení o délce studia Tento druhý dokument, který potřebujete k uzavření výjezdu, je specifický pro naši univerzitu a po ostatních zahraničních studentech nemusí být vyžadován. Nenechte se proto nakonci zmást tím, že ostatní jej vyplňovat třeba nemusí (na rozdíl od ToR) nebo mají jinou formu oznáméní. Délka studia je vám stanovena na základě posledního dne, kdy navštívíte univerzitu nebo na základě poslední operace, která byla provedena v souvislosti s vykonáním a zaznamenáním zkoušky. Zde je důležité, aby tento poslední den byl stejný nebo pozdější, než datum ukončení výjezdu na formuláři “learning agreement”. (V opačném případě by mohlo dojít k vrácení části stipendia.) Oba dva formuláře musí být odeslány (poštou, e-mailem) do kanceláře erasmu do jednoho měsíce od ukončení výjezdu! Na co ještě před odjezdem nezapomenout Uzavřete své bankovní účty. Zajděte na pobočku několik týdnů před idjezdem a informujte se o tom, co je k uzavření účtu potřeba a kdy nejpozději před odjezdem se musíte do banky dostavit. Zrušte smlouvu s telefonním operátorem. Tento krok záleží na konkrétní společnosti a jejích tarifních podmínkách. Doplaťte poslední nájem a oficiálně ukončete všechny své zájmové activity. Raději se ještě zeptejte svého koordinátora nebo kanceláře Erasmus, zda máte všechno, co potřebujete, abyste případné nedostatky mohli vyřešit na univerzitě osobně a ne dodatečně přes e-maily.
8
Jsem doma! Po návratu odevzdejte Transcript of records, Potvrzení o délce studia a zažádejte formulářem “Doklad o uznání” o uznání předmětů z výjezdu. Pokud vám budou předměty uznány, na domácím studijním oddělení si nechte vystavit “Výpis ze STAGu po uznání”. Vše odevzdejte do kanceláře Erasmu. Před výjezdem vám byl přidělen přístup a heslo do databáze závěrečných zpráv z výjezdů. Na stránce erasmus-database.naep.cz tedy vyplňte závěrečnou zprávu. Pokud budete mít všechny dokumenty včas a vpořádku, bude váš výjezd uzavřen. Dobrých rad na závěr není nikdy dost Přestože můžete najít spoustu postupů krok po kroku, kde se dozvíte názvy formulářů a co s nimi. Nikdo vám však neřekne jejich úskalí. Co dělat, když s vámi nekomunikuje univerzita, co dělat když něco nemáte včas nebo na co si dát pozor. Tyto informace jsou také velmi důležité, mohou být k nezaplacení a to doslova. Měli bychom sdílet své zkušenosti, především ty, co jsou v pozadí, zkušenosti dobré i špatné, podstatné i zdánlivě banální. Každý průvodce postupem Erasmus bude vždy ovlivněný vlastními zkušenostmi, konkrétní univerzitou a zemí výjezdu. Proto bychom o nich měli psát, vytvořit síť rozmanitých informací z rozmanitých výjezdů a dát tak možnost svým následovníkům se dobře rozhodnout a bezchybně připravit.
Zdroje [1]
Erasmus [online]. [cit. 26.5.2012]. Dostupné z: < http://www.naep.cz/erasmus>
9
