PŘÍRUČKA PRO ŽADATELE A PŘÍJEMCE. v rámci INTEGROVANÉHO OPERAČNÍHO PROGRAMU

PŘÍRUČKA PRO ŽADATELE A PŘÍJEMCE finanční podpory v rámci INTEGROVANÉHO OPERAČNÍHO PROGRAMU pro prioritní osy 1a a 1b Výzva číslo 16 - kontinuální

Strategické projekty Smart Administration Verze příručky 1.1

Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1a, 1b; Oblast intervence 1.1 Výzva č. 16 Verze – 1.1; Platnost od: 13. 3. 2013

Strana 1 (celkem 40)

Obsah 1. 2. 3. 4. 5.

Základní legislativa .................................................................................................... 3 Pojmy ........................................................................................................................ 4 Úvod .......................................................................................................................... 5 Typy projektů a oprávnění žadatelé .......................................................................... 6 Co předchází žádosti o finanční podporu .................................................................. 6 5.1 Projektový záměr ............................................................................................................................ 6 5.2 Studie proveditelnosti a analýza nákladů a přínosů ....................................................................... 7 5.2 Monitorovací indikátory ................................................................................................................... 8

6. Rozpočet projektu ..................................................................................................... 8

6.1 Způsobilost výdajů - obecně ........................................................................................................... 9 6.2 Způsobilé výdaje v oblasti intervence 1.1 ....................................................................................... 9 6.3 Nezpůsobilé výdaje v oblasti intervence 1.1 ................................................................................. 10 6.4 Pořízená technika a technologie................................................................................................... 10 6.5 Minimální a maximální velikost projektu a doba trvání ................................................................. 11

7. Vyhlášení výzvy a předkládání žádostí o finanční podporu ..................................... 11

7.1 Forma žádosti ............................................................................................................................... 11 7.3 Seznam příloh ............................................................................................................................... 12 7.4 Způsob podání žádosti ................................................................................................................. 12

8. Příjem žádostí, jejich hodnocení a výběr projektů ................................................... 13

8.1 Hodnocení přijatelnosti a formálních náležitostí ........................................................................... 13 8.2 Hodnotící proces pro typové projekty ........................................................................................... 14

9. Vydání Řídícího dokumentu .................................................................................... 16 10. Financování projektů ............................................................................................... 17 11. Realizace projektu ................................................................................................... 18

11.1 Povinnosti příjemců .................................................................................................................... 18 11.2 Vedení účetnictví ........................................................................................................................ 20 11.3 Archivace .................................................................................................................................... 20 11.4 Informování o projektu, propagace projektu ............................................................................... 21 11.5 Výběr dodavatelů ........................................................................................................................ 21 11.6 Změny projektu ........................................................................................................................... 26 11.7 Monitorování postupu projektů ................................................................................................... 27 11.8 Způsob proplácení a žádosti o platbu ......................................................................................... 28

12. Kontroly projektu ..................................................................................................... 30

13. 14. 15. 16.

12.1 Práva kontrolované osoby .......................................................................................................... 33 12.2 Povinnosti kontrolované osoby ................................................................................................... 33 12.3 Práva kontrolních pracovníků ..................................................................................................... 34 12.4 Povinnosti kontrolních pracovníků .............................................................................................. 34

Odstoupení od projektu ........................................................................................... 35 Závěrečné vyhodnocení akce ................................................................................. 35 Nesrovnalosti .......................................................................................................... 36 Stížnosti a odvolání ................................................................................................. 37



1. Základní legislativa Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 ze dne 11. července 2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999, Nařízení Evropského parlamentu a rady (ES) č. 1080/2006 ze dne 5. července 2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj a o zrušení nařízení (ES) č. 1783/1999, Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 ze dne 8. prosince 2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních týkajících se Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu a Fondu soudržnosti a k Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 255/2012 Sb., o kontrole (– kontrolní řád), Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech ve znění pozdějších předpisů, Metodika finančních toků a kontroly programů spolufinancovaných ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti a Evropského rybářského fondu, Metodická příručka způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti na programové období 2007 - 2013, Vyhláška č. 560/2006 Sb., o účasti státního rozpočtu na financování programů reprodukce majetku, ve znění pozdějších předpisů (novela č. 11/2010 Sb.), Vyhláška MF č. 52/2008 Sb., kterou se stanoví zásady a termíny finančního vypořádání vztahů se státním rozpočtem, státními finančními aktivy nebo Národním fondem, Vyhláška MF č. 165/2008, kterou se stanoví rozsah a struktura údajů pro vypracování návrhu zákona o státním rozpočtu a termíny jejich předkládání, Usnesení vlády ČR č. 48/2009 o Závazných postupech pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů Evropské unie, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období let 2007 až 2013; bylo revidováno v únoru 2011 v souladu s usnesením vlády č. 745 ze dne 20. října 2010 Usnesení vlády České republiky ze dne 22. února 2010 č. 158 o opatřeních při zadávání veřejných zakázek, Usnesení vlády č. 536/2008 o strategických projektových záměrech pro čerpání finančních prostředků ze strukturálních fondů EU v rámci Smart Administration, Usnesení vlády č. 854/2008 ke Strategii rozvoje služeb pro informační společnost, Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1a, 1b; Oblast intervence 1.1 Výzva č. 16 Verze – 1.1; Platnost od: 13. 3. 2015


Usnesení vlády ČR č. 50/2012 o změně Koncepce rozvoje Komunikační infrastruktury veřejné správy, Usnesení vlády ČR č. 224/2012 k Informaci o zajištění vybraných služeb informačních a komunikačních technologií využívaných státní správou.

2. Pojmy Etapa: Etapou projektu se rozumí technicky, finančně a časově nezávislá fáze projektu, která je logicky kontrolovatelná. Projekt může, ale nemusí být rozdělen do jednotlivých etap. Kontrola: Kontrola je důležitou součástí řídící práce. Jde o činnost, při které se ověřuje, zda skutečný stav odpovídá stavu žádoucímu a zda existují (a jak se naplňují) opatření k dosažení souladu mezi skutečným stavem a stavem žádoucím. Směřuje k objektivnímu zajištění plnění závazků vyplývajících z řídícího dokumentu a k dodržování obecně závazných předpisů pro používání veřejných prostředků. Prověřuje účinnost, efektivnost, hospodárnost a účelovost použití veřejných prostředků a stav v nakládání s majetkem a závazky. Zajišťuje, že budou přijata opatření na odstranění zjištěných nedostatků a příčin jejich vzniku. Nesrovnalost: Pojem nesrovnalost („irregularity“) je pro účely ochrany finančních zájmů EK a zacházení s prostředky poskytnutými ze souhrnného rozpočtu Evropských společenství definován v Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti. Nesrovnalostí se rozumí opomenutí hospodářského Evropských společenství, Nesrovnalosti představují i z nedbalosti.

porušení právních předpisů Společenství vyplývající z jednání nebo subjektu, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu a to započtením neoprávněného výdaje do rozpočtu Společenství. porušení pravidel ES nebo českých právních norem, a to úmyslné

Řídící dokument: Jedná se o dokument poskytující peněžní prostředky příjemci. Je vydáván příslušným zprostředkujícím subjektem, do jehož působnosti spadá daný projekt a který rozhoduje o poskytnutí finančních prostředků. Je vydáván na celkovou dobu uskutečňování daného projektu a obsahuje zejména označení příjemce finančních prostředků, účel, na který jsou tyto finanční prostředky poskytovány, výši pomoci ze strukturálních fondů, popř. státního rozpočtu, časový harmonogram plnění projektu a podmínky užití finančních prostředků, resp. podmínky, které je nutné dodržet po jejich poskytnutí finančních. Další náležitosti řídícího dokumentu stanoví zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, v platném znění. Příkladem řídícího dokumentu v případě organizačních složek státu je Stanovení výdajů na financování akce OSS. Příjemce: Příjemci podpory jsou subjekty zodpovědné za zajištění realizace projektů. Příjemci připravují vlastní projekty, které realizují, a to buď vlastními silami nebo ve spolupráci s partnery či prostřednictvím externího dodavatele, případně kombinací těchto variant. Řídící orgán: Řídícím orgánem operačního programu je subjekt odpovědný za jeho řízení a implementaci. V případě IOP je jím Ministerstvo pro místní rozvoj ČR (dále také „MMR“). Řídící orgán může výkon některých činností delegovat na zprostředkující subjekty. Závěrečné vyhodnocení akce: Jedná se o pojem vycházející z paragrafu 6 vyhlášky č. 560/2006 Sb., o účasti státního rozpočtu na financování programů reprodukce majetku (ve znění pozdějších předpisů – novela č. 11/2010 Sb.). V termínu daném řídícím dokumentem předkládá příjemce Ministerstvu vnitra ČR příslušnému odboru poskytovatele dotace zprávu pro závěrečné vyhodnocení akce. ZVA zpracuje poskytovatel dotace. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1a, 1b; Oblast intervence 1.1 Výzva č. 16 Verze – 1.1; Platnost od: 13. 3. 2015


Zprostředkující subjekt: Zprostředkující subjekt je subjekt, na který Řídící orgán deleguje výkon některých svých činností. Rozsah delegovaných činností je stanoven formou písemné dohody mezi Řídícím orgánem a zprostředkujícím subjektem. Pro oblast intervence 1.1 „Rozvoj informační společnosti ve veřejné správě“ je zprostředkujícím subjektem Ministerstvo vnitra ČR. Žádost o finanční podporu: Žádost o finanční podporu je dokument, ať již v papírové či elektronické formě, který je předkládán v rámci vyhlášené výzvy. Žádost o platbu: Žádosti o provedení platby zasílá příjemce finančních prostředků příslušnému zprostředkujícímu subjektu. Žádosti jsou zasílány v intervalech, které stanoví řídící dokument. Žádost musí být doložena potřebnými doklady (zaplacené faktury, výpisy z účtů). Žadatel: Žadatel o finanční podporu je subjekt, který předkládá svou projektovou žádost k hodnocení za účelem získání podpory ze strukturálních fondů, resp. z IOP. Po vydání právního aktu se z žadatele stává příjemce.

3. Úvod Globálním cílem Integrovaného operačního programu (dále jen „IOP“) je prostřednictvím zefektivnění fungování veřejné správy a veřejných služeb podpořit socioekonomický růst ČR a zvýšit kvalitu života občanů. Splnění tohoto cíle je v programovém období 2007 – 2013 finančně podporováno z jednoho ze strukturálních fondů EU – Evropského fondu pro regionální rozvoj (ERDF), a to až do výše 85% z celkových způsobilých veřejných výdajů. Zbylých 15 % způsobilých veřejných výdajů je hrazeno z národních finančních zdrojů ČR. Za část implementace IOP odpovídá Ministerstvo vnitra ČR jako zprostředkující subjekt pro: -

Prioritní osu 1a - Modernizace veřejné správy v oblasti Cíle Konvergence, Prioritní osu 1b - Modernizace veřejné správy v oblasti konkurenceschopnost a zaměstnanost.

Cíle

Regionální

Výzva č. 16 podporuje v rámci oblasti intervence 1.1 aktivity: •

Vybudování přístupových míst pro komunikaci s informačními systémy veřejné správy.

•

Elektronizace služeb veřejné správy, a to zejména formou elektronizace procesních postupů u jednotlivých agend v oblasti justice, daňové a celní správy, kultury, vzdělávání, zdravotnictví, dopravy, zaměstnanosti, sociální péče, hospodářství a archivnictví.

Zdůvodnění podpory: • • • • • • • • •

nedostatečné využívání moderních ICT ústřední veřejnou správou, neefektivní investování do rozvoje ICT v ústřední státní správě, špatná infrastrukturní vybavenost pro šíření vysokorychlostního připojení k internetu, roztříštěné, nejednoznačné a nepopsané datové zdroje, nejednotné a izolované datové registry, chybějící definice podmínek a standardů pro sdílení dat mezi orgány veřejné správy, malá nabídka služeb na úrovni interakcí a transakcí, nedostatečné zabezpečení informačních sítí a služeb, funkce aplikačního SW nejsou dostatečně integrovány, malá typovost používaných produktů,



•

nedostatečná koordinace a standardizace rozvoje informatizace.

Globální cíl: •

modernizace ústřední státní správy prostřednictvím rozvoje informační společnosti.

Specifické cíle: • • •

zlepšit úroveň služeb elektronické veřejné správy, zvýšit využívání internetu občany pro komunikaci s veřejnou správou, snížit administrativní zatížení občanů, podnikatelů a veřejného sektoru.

Veřejná podpora Není poskytována veřejná podpora. Podpora je poskytována ústředním orgánům veřejné správy, které své služby neposkytují na ekonomické bázi; výkon veřejné činnosti nemá charakter ekonomické činnosti. Příjmy z projektu Budou podpořeny pouze projekty, které negenerují příjmy v průběhu realizace, udržitelnosti a referenčního období, tj. 15 let od zahájení realizace projektu. Typ podpory Individuální (strategické) projekty.

4. Typy projektů a oprávnění žadatelé Projekty podávané v této výzvě mají charakter tzv. strategických projektů.

4.1 Vymezení žadatelů o finanční podporu O finanční podporu v rámci oblastí intervence IOP implementovaných Ministerstvem vnitra mohou žádat výhradně subjekty, které jsou v Programovém dokumentu IOP uvedeny jako oprávnění žadatelé, a to na základě výzvy k předkládání žádostí o podporu, zpracované odborem strukturálních fondů a vyhlašované na webových stránkách www.strukturalni-fondy.cz/iop/vyzvy. Oprávněnými žadateli v rámci oblasti intervence 1.1 jsou ústřední orgány státní správy.

5. Co předchází žádosti o finanční podporu 5.1 Projektový záměr První a nejdůležitější věcí v celém procesu přípravy žádosti o finanční podporu je vždy kvalitní projektový záměr. Žadatel musí mít jasnou představu o tom, jaký projekt se má uskutečnit. Projekt musí být realizovatelný, odpovídat situaci a možnostem žadatele, být dostatečně efektivní a udržitelný. Žadatel musí vycházet z analýzy situace a na jejím základě definovat potřeby, jejichž naplnění je cílem projektu. Po stanovení cíle projektu, vstupů, nástrojů a aktivit projektu je nutné Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1a, 1b; Oblast intervence 1.1 Výzva č. 16 Verze – 1.1; Platnost od: 13. 3. 2015


zvážit technické, finanční, personální a časové požadavky pro úspěšnou realizaci projektu a srovnat je s možnostmi, kterými žadatel disponuje. Teprve poté, co má ujasněnou ucelenou strategii či záměr, by měl žadatel zjistit možnosti podpory svého potenciálního projektu. Za tímto účelem může žadatel hledat informace na webových stránkách a následně konzultovat svůj záměr s pracovníky odboru strukturálních fondů MV ČR. Důležitým faktorem je mít projektový záměr provázaný s příslušnou legislativou a se strategickými a metodickými dokumenty, z nichž výzva vychází: • • • • • • • •

Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, viz Podrobná uživatelská příručka, vč. návrhu postupů, https://www.sluzby-isvs.cz/ISoISVS/Applets/DefaultSSL.aspx, Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů, Integrovaný operační program – Programový dokument, Usnesení vlády ČR č. 757/2007, Strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby (verze 2010), Usnesení vlády ČR č. 536/2008, Strategické projekty pro čerpání prostředků ze Strukturálních fondů EU v rámci Smart Administration – příloha č. 8, Usnesení vlády ČR č. 854/2008, Strategie rozvoje služeb pro informační společnost v České republice na období 2008 - 2012, Usnesení vlády ČR č. 50/2012, o změně Koncepce rozvoje Komunikační infrastruktury veřejné správy, Usnesení vlády ČR č. 224/2012 k Informaci o zajištění vybraných služeb informačních a komunikačních technologií využívaných státní správou.

5.2 Studie proveditelnosti a analýza nákladů a přínosů Součástí přípravy projektu a následně povinnou přílohou žádostí o podporu musí být i studie proveditelnosti, která slouží jako nástroj ke zdůvodnění projektu z ekonomického, právního a technického hlediska ve vazbě na konkrétní cíle dané prioritní osy a oblasti intervence IOP. Součástí této studie bude rovněž Analýza nákladů a přínosů (tzv. CBA). Studie proveditelnosti slouží poskytovateli podpory jako podklad k posouzení realizovatelnosti projektu a ověření jeho smysluplnosti; pro žadatele o podporu představuje jeden z klíčových nástrojů samotného projektového řízení. Smyslem studie je provést všestrannou analýzu projektového investičního záměru, resp. jeho variant. Proto musí obsahovat analýzu současného stavu, odhad budoucího vývoje řešené oblasti a návrh možných věcných variant řešení (včetně varianty nulové – projekt se nebude realizovat) včetně analýzy případných změn parametrů projektu, stability cílů projektu a jeho následné udržitelnosti. Z pohledu žadatele o podporu je ve studii proveditelnosti důležitý i odhad možných rizik a jejich dopad na uvažované varianty. Analýza rizik a z ní vytvořená mapa rizik poslouží realizátorovi projektu také při sestavování a vedení projektového týmu. Studie proveditelnosti musí: • • • • • •

poskytnout hodnotitelům a poskytovateli finančních prostředků veškeré informace, které jsou nezbytné pro posouzení a ohodnocení projektu, zejména ve vazbě na všechna výběrová kritéria, informovat o záměru z hlediska stávajícího stavu řešené problematiky i jejího budoucího vývoje, prokázat, že pro samotný projekt, o jehož podporu se žádá, byla vybrána nejlepší a ekonomicky nejvýhodnější varianta, prokázat správnost odhadu a reálnost plánovaného rozpočtu, prokázat udržitelnost projektu a schopnost jeho financování ze strany žadatele po ukončení finanční podpory ze strukturálních fondů, popsat a zdůvodnit případné zapojení partnerů do realizace projektu.



Osnova studie proveditelnosti a CBA je uvedena v přílohách č. 1a a 1b této Příručky. Osnova studie proveditelnosti a CBA je závazná. Kontaktní osoby pro výzvu: Kontaktní adresa: Ministerstvo vnitra ČR Odbor strukturálních fondů Jindřišská 34, Praha 1 Kontakt na útvar hlavního architekta pro získání stanoviska: Ministerstvo vnitra ČR Odbor veřejné správy a eGovernmentu Nám. Hrdinů 1634/3 140 21 Praha 4

5.2 Monitorovací indikátory Při tvorbě žádosti o finanční podporu si musí žadatel také ujasnit cíle svého projektu – monitorovací indikátory. Měřitelným parametrem realizace projektů je plnění monitorovacích indikátorů výstupu. Vykazovat plnění indikátorů bude příjemce podpory v pravidelných hlášeních o pokroku a monitorovacích zprávách. Žadatel je povinen indikátory projektu dodržet, tzn. naplnit zvolenou cílovou hodnotu, ke které se zavázal. Pokud během realizace projektu nastane situace, kdy by mohlo dojít ke změnám projektu, které mohou ovlivnit výslednou hodnotu indikátoru, příjemce změnu neprodleně ohlásí OSF před jejím uskutečněním. Indikátory jsou zaneseny v systému Benefit. Žadatel při vyplňování žádosti vloží cílovou hodnotu indikátoru, který se týká jeho projektu. Indikátor výstupu: 150121 Počet registrů nově napojených na centrální registry

6. Rozpočet projektu Kromě výstižného slovního popisu projektu je nutné zaměřit se i na důslednou přípravu projektového rozpočtu, který musí být přiměřený plánovaným aktivitám, jasně a logicky strukturovaný a přehledný. Rozpočet musí odpovídat obsahové náplni a rozsahu projektu a respektovat případná omezení stanovená legislativními a metodickými dokumenty. Rozpočet musí mít takovou strukturu, aby bylo možné posoudit přiměřenost výdajů, úplnost a relevanci jednotlivých položek rozpočtu ve vztahu k aktivitám projektu i k rozpočtu jako celku. Rozpočet projektu uvedený ve studii proveditelnosti musí navazovat na záložku Potřeby EDS uvedenou v systému Benefit7 a nesmí být v rozporu. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1a, 1b; Oblast intervence 1.1 Výzva č. 16 Verze – 1.1; Platnost od: 13. 3. 2015


V záložce Potřeby EDS v Benefit7 se dále vyplňují sumarizované položky jednotlivých druhů způsobilých výdajů z rozpočtu a jejich vazba na rozlišení druhů výdajů programového financování EDS/SMVS. Rozpočet dle položek je povinnou součástí žádosti o podporu. Vzor rozpočtu je uveden v příloze Příručky č. 2. Žadatelé uvádějí výdaje včetně DPH. 6.1 Způsobilost výdajů - obecně Způsobilost výdajů projektu je podmíněna dodržením principů uvedených v této kapitole. Podrobná pravidla způsobilosti výdajů a příklady jejich aplikace jsou uvedeny v Pravidlech způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti na programové období 2007 – 2013, která byla schválena usnesením vlády ČR č. 61/2007, a v navazující Metodické příručce způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti na programové období 2007 – 2013. Aktualizované verze obou dokumentů jsou k dispozici na: http://www.strukturalni-fondy.cz/rps/pravidla-zpusobilosti-vydaju-pro-obdobi-20072013. Výdaje na realizaci projektu lze uhradit z přidělené podpory až do výše 85 % rozpočtu celkových způsobilých výdajů za předpokladu, že rozpočtované prostředky splňují následující principy: • hledisko hospodárnosti – výdaj musí odpovídat cenám v místě, čase a v daném oboru obvyklým. Výdaj musí být co nejnižší, vynaložen ve správné době a získané protihodnoty musejí být v přiměřené kvalitě a dostatečné kvantitě. • hledisko účelnosti – výdaj musí mít přímou vazbu na projekt a být pro jeho realizaci nezbytný, • hledisko efektivnosti – je nutné usilovat o maximalizaci poměru mezi vstupy a výstupy projektu, • hledisko časové – výdaj byl skutečně uhrazen nejdříve po 1. 1. 2007, přičemž projekty nesmějí být dokončeny před schválením prvního Stanovení výdajů na financování akce OSS, • dokladování a zaplacení výdaje - výdaje musí být identifikovatelné, prokazatelné (tzn. prokazatelně zaplaceny příjemcem), definitivní a příjemce podpory je musí kdykoliv doložit účetními doklady, které v souladu s požadavky legislativních předpisů musí být zachycené v účetnictví nebo v daňové evidenci příjemce. Plnění těchto základních principů je podmínkou tzv. způsobilosti výdajů, tj. pouze výdaje splňující podmínky způsobilosti mohou být proplaceny z finančních prostředků přidělených v rámci podpory. Výdaj, na který se vztahuje přiznaná podpora z této výzvy, nelze uplatnit v jiném dotačním programu financovaném z veřejných zdrojů EU a ČR. Výdaje pořízené před datem vyhlášení výzvy je možné financovat (viz způsobilost výdajů po 1. 1. 2007), avšak je nutné prokázat dodržení všech pravidel, která jsou součástí výzvy. Z tohoto důvodu lze doporučit financovat jen výdaje, které vzniknou až po vyhlášení výzvy. 6.2 Způsobilé výdaje v oblasti intervence 1.1 • • •

pořízení dlouhodobého nehmotného majetku, pořízení dlouhodobého hmotného majetku, pořízení drobného hmotného a nehmotného majetku,



výdaje na nákup služeb bezprostředně souvisejících s realizací projektu, projektová dokumentace, odborné studie, posudky a analýzy, jejichž vyhotovení je nezbytné pro realizaci projektu (vč. studie proveditelnosti) do 5 % celkových způsobilých výdajů projektu, • náklady na nezbytnou publicitu projektu nepřesáhnou 5 % z celkových způsobilých výdajů projektu, • daň z přidané hodnoty u neplátců DPH, • daň z přidané hodnoty u plátců DPH, pokud nemají nárok na odpočet DPH na vstupu. Výdaje musí souviset s pořizováním a rozšiřováním informačních systémů za použití informačních a komunikačních technologií. Informačními a komunikačními technologiemi (ICT) se rozumí hardwarové a softwarové prostředky pro sběr, přenos, ukládání, zpracování, distribuci a zabezpečení dat, včetně projektů pro jejich implementaci, resp. tvorbu. • •

Mezi hardwarové (technické) prostředky patří zejména servery, stacionární a přenosné personální počítače, tiskárny, komunikační a síťová zařízení (především vysílače, směrovače, přepínače) a další specializovaná koncová zařízení (myš, tablet, scanner, kamera, PDA, mobilní telefon apod.). Mezi softwarové (programové) prostředky patří základní software (operační systém, databázový systém, komunikační systém) a aplikační software. Způsobilost výdajů z hlediska místa realizace Podpora v rámci prioritní osy 1a, 1b se týká projektů s dopadem na celé území České republiky. 6.3 Nezpůsobilé výdaje v oblasti intervence 1.1 Jedná se o kategorie výdajů, které nelze hradit z přidělené podpory. Tyto výdaje, pokud vzniknou, musí být uhrazeny z vlastních zdrojů příjemce. • • • • • • • • • • •

výdaje bez přímého vztahu k projektu, výdaje nesplňující principy hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti, osobní náklady, úroky z úvěrů, výdaje partnerů, nákup staveb a použitého zařízení, daň z přidané hodnoty, pokud existuje zákonný nárok na její odpočet ve smyslu zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, a jiné daně, splátky půjček a úvěrů, sankce a penále, výdaje na záruky, výdaje na bankovní záruky, pojištění, úroky, bankovní poplatky, kursové ztráty, celní a správní poplatky, režijní výdaje.

Pokud budou v rámci projektu vynaloženy i nezpůsobilé výdaje, je nutné je v žádosti o podporu uvést a explicitně označit jako nezpůsobilé. Tyto výdaje nebudou zahrnuty do požadované výše podpory. Z těchto důvodů důrazně doporučujeme konzultovat Žádost o platbu před jejím oficiálním podáním se zprostředkujícím subjektem – Ministerstvo vnitra ČR – Odbor strukturálních fondů (dále také OSF). 6.4 Pořízená technika a technologie Vytváření, rozvoj a údržba celostátních základních a dalších relevantních registrů a agendových informačních systémů veřejné správy včetně systému bezpečného a chráněného přístupu.



6.5 Minimální a maximální velikost projektu a doba trvání Minimální ani maximální výše celkových způsobilých nákladů na jeden projekt není stanovena. Maximální délka realizace projektů je do 30. 11. 2015. Ukončení financování projektu – termín, do kterého budou ukončeny všechny platby spojené s realizací projektu, tzn. datum, do kterého musí příjemce proplatit všechny faktury. Následuje po termínu ukončení realizace projektu a předchází závěrečnému vyhodnocení akce. Maximální datum ukončení financování projektu je 31. 12. 2015

7. Vyhlášení výzvy a předkládání žádostí o finanční podporu Výzva bude zveřejněna na webových stránkách Ministerstva vnitra a na webu www.strukturalnifondy.cz. Výzva 16 je otevřena od 2. 5. 2013 do 6. 9. 2013 do 14,00 hodin. Projekty, které budou podány nad rámec stanovené alokace, budou zařazeny do zásobníku projektů. V případě, že by došlo k prodloužení výzvy, budou potenciální žadatelé 10 pracovní dnů před datem původně plánovaného ukončení výzvy informováni o jejím prodloužení prostřednictvím zprávy, která bude zveřejněna na webu OSF. 7.1 Forma žádosti Žádost o finanční podporu (žádost) se vyplňuje do standardního elektronického formuláře, který je dostupný na webových stránkách www.eu-zadost.cz. V případě dotazů k vyplňování žádosti se mohou žadatelé obracet na kontaktní osoby uvedené v této Příručce pro žadatele a příjemce. Postup pro zpracování a podání elektronické žádosti je podrobně uveden v příloze č. 9 této Příručky pro žadatele a příjemce. Žádost musí být odevzdána také v tištěné podobě, kterou žadatel získá výtiskem finalizované sestavy vyplněného formuláře projektové žádosti zpracované v aplikaci Benefit7. Tu musí podepsat statutární zástupce žadatele nebo osoba pověřená k tomuto úkonu (v takovém případě je třeba doložit i pověření pro tuto osobu k tomuto úkonu). Kromě tištěné žádosti předloží žadatel ještě dvakrát první dvě strany projektové žádosti, tj. po vytištění projektové žádosti ještě dvakrát vytiskne stránku č. 1 a 2 nebo je dvakrát okopíruje. 7.2 Přílohy žádosti o finanční podporu K tištěné žádosti musí být přiloženy všechny povinné přílohy, které jsou upřesněny v příloze č. 3 Příručky pro žadatele a příjemce. Listy výtisku žádosti a listy jednotlivých příloh je třeba pevně spojit, tj. podepsaná žádost musí být sešita a přelepena páskou v levém horním rohu nebo jiným obdobným způsobem zamezujícím neoprávněnému nakládání s žádostí. Páska musí být označena podpisem (případně podpisem a razítkem) představitele žadatele oprávněného jednat jeho jménem na první a/nebo poslední straně žádosti. Za pevné spojení není považována kroužková vazba či vazba do hřbetu. Přílohy žádosti o finanční podporu: •

se předkládají v jednom vyhotovení,



•

•

jsou originálem nebo úředně ověřenou kopií (s výjimkou dokumentace výběrových řízení, která postačí předložit v prosté kopii s čestným prohlášením žadatele/příjemce o tom, že kopie se shoduje s originálem), musí být očíslovány podle seznamu příloh uvedeného v žádosti Benefit7 a podle tohoto seznamu seřazené. Počet stran příloh musí souhlasit s údajem o počtu stran uvedeném v seznamu příloh.

Přílohy, které žadatel dodává nad rámec povinných příloh žádosti, připojí za poslední povinnou přílohu a při číslování bude pokračovat od posledního čísla povinné přílohy. Přílohy, u nichž je vyžadován podpis žadatele, musí být statutárním zástupcem žadatele nebo k úkonu pověřenou osobou řádně podepsány. Přílohy žadatel přikládá též v elektronické podobě k žádosti v IS Benefit7. Pokud je příloha příliš rozsáhlá (např. dokumentace k ukončeným, resp. probíhajícím VŘ), přikládá žadatel přílohy vypálené na nosiči CD k listinné verzi žádosti. Pokud charakter či rozsah příloh neumožňuje jejich pevné svázání v nerozebíratelném vyhotovení formátu A4, použije žadatel jiný obdobný postup odpovídající charakteru příloh a současně zamezující neoprávněnému nakládání s nimi. Pokud charakter či rozsah příloh neumožňuje přiložení totožných verzí příloh k elektronické i listinné podobě žádosti, přiloží tyto žadatel pouze k listinné formě žádosti, a to buď v tištěné podobě, nebo na nosiči dat. 7.3 Seznam příloh Přehled povinných příloh předkládaných spolu se žádostí o finanční podporu je uveden v příloze č. 3 této Příručky pro žadatele a příjemce a v IS Benefit7. Po vyplnění jej musí žadatel vytisknout. V případě, že některá příloha není relevantní, žadatel do formuláře v IS Benefit7 uvede k příslušné žádosti informaci, že tato příloha není pro daný projekt relevantní a proč.

7.4 Způsob podání žádosti Na obálku dále uveďte: 1. číslo výzvy ve formátu Výzva – 16, IOP - prioritní osa 1, oblast intervence 1.1; 2. název projektu; 3. na obálku uveďte „NEOTVÍRAT“ v levém horním rohu; 4. adresu vyhlašovatele; 5. plný název a adresu žadatele. Všechny uvedené náležitosti lze automaticky vygenerovat prostřednictvím aplikace Benefit7 – „Štítek na obálku“, který žadatel nalepí na obal, se tiskne jako samostatná poslední strana po finalizaci projektové žádosti. Rozhodným okamžikem je doručení, nikoli odeslání projektové žádosti. Rizika plynoucí ze zvoleného způsobu doručení nese žadatel. Příjem žádostí probíhá v pracovní dny po celou dobu od vyhlášení výzvy do konečného termínu uvedeného ve výzvě k předkládání projektů, a to vždy od 9 do 14 hodin na adrese Ministerstvo vnitra ČR – Odbor strukturálních fondů, Jindřišská 34, Praha 1.



Doporučujeme neodkládat odevzdání po stanoveném datu nebudou převzaty.

žádosti

na

poslední

dny

příjmu.

Žádosti

doručené

8. Příjem žádostí, jejich hodnocení a výběr projektů 8.1 Hodnocení přijatelnosti a formálních náležitostí Bezprostředně po odevzdání žádosti obdrží žadatel potvrzení o převzetí žádosti podepsané příslušným pracovníkem odboru strukturálních fondů (OSF). Po ukončení výzvy, případně od převzetí žádosti pracovníkem OSF, začíná běžet lhůta pro posouzení přijatelnosti a kontrolu formálních náležitostí, v rámci níž může být žadatel osloven pracovníkem OSF s požadavkem o doplnění žádosti tak, aby mohla být postoupena k dalšímu hodnocení. Posouzení přijatelnosti Žádost je posuzována z hlediska obecných a specifických kritérií přijatelnosti. Obecná kritéria přijatelnosti: • • • • • •

žádost se vztahuje pouze na jednu oblast intervence IOP, projekt je svým zaměřením v souladu s cíli a aktivitami příslušné oblasti intervence, projekt odpovídá pokynům nastaveným v příslušné výzvě, projekt respektuje minimální a maximální hranici celkových způsobilých výdajů a povolené období v případě, že tyto hranice byly pro danou oblast intervence případně příslušnou výzvu stanoveny, projekt nemá negativní vliv na žádnou z horizontálních priorit IOP, žadatel splňuje definici příjemce u příslušné oblasti intervence, vymezenou v příslušné výzvě.

Specifická kritéria přijatelnosti: • • • •

projekt je svým zaměřením v souladu s cíli Strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby (Smart Administration), požadovaná dotace se vztahuje pouze ke způsobilým výdajům stanoveným pro příslušnou oblast podpory, projekt je v souladu s pravidly veřejné podpory pro příslušnou oblast podpory, v projektu jsou popsána všechna zadávací řízení, pokud s nimi projekt počítá. Uvedený popis zadávacích řízení nevykazuje rozpor s příslušnou legislativou.

Kontrola formálních náležitostí: Pokud žádost splní všechna kritéria přijatelnosti, provede pracovník OSF kontrolu formálních náležitostí, při které se zjišťuje, zda: • • • • • •

žádost byla podána v předepsané formě (v elektronické podobě, vytištěná, počet výtisků), tištěná žádost je podepsána statutárním zástupcem žadatele, v žádosti jsou vyplněny všechny předepsané a požadované údaje, jsou doloženy všechny povinné přílohy a ty jsou v požadované formě (včetně očíslování), povinné přílohy obsahově splňují příslušné náležitosti, verze elektronické i tištěné žádosti jsou (dle kontrolního znaku) shodné.

V případě, že projekt nesplňuje všechny formální náležitosti nebo nelze vyhodnotit kritéria přijatelnosti (např. kvůli chybějícím dokumentům), vyzve pracovník OSF žadatele k doplnění nebo opravě chybějících náležitostí. Pracovník OSF může vyzvat žadatele k doplnění nejvýše dvakrát u kontroly přijatelnosti a nejvýše dvakrát u kontroly formálních náležitostí. Žadatel je povinen dodat nebo opravit Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1a, 1b; Oblast intervence 1.1 Výzva č. 16 Verze – 1.1; Platnost od: 13. 3. 2015


formální náležitosti a doplnění pro posouzení přijatelnosti do 5 pracovních dnů od potvrzení převzetí výzvy k doplnění. Pokud žadatel ve stanoveném termínu neprovede nápravu, je vyřazen z dalšího postupu administrace a je mu zaslán dopis s doručenkou, oznamující tuto skutečnost, s uvedením výčtu nesplněných kritérií přijatelnosti nebo formálních náležitostí včetně odůvodnění.

8.2 Hodnotící proces Po vyhodnocení kritérií přijatelnosti a formálních náležitostí je projekt předložen externím hodnotitelům, kteří provedou hodnocení kvality projektu na základě výběrových kritérií schválených Monitorovacím výborem IOP, která jsou uvedena v následující tabulce. SKUPINY A VÝBĚROVÁ KRITÉRIA

Maximální počet bodů

1. Zdůvodnění projektu

10

•

Zdůvodnění projektového záměru - jaké jsou cíle projektu, jak je doložena potřeba jejich plnění; posuzuje se analýza stávající situace, kterou projekt řeší, a cílový stav, kterého má být projektem dosaženo

5

•

Projektový tým a jeho začlenění v org. struktuře příjemce – posuzují se odborné kvality, profesní struktura, přiměřená velikost projektového týmu

5

2. Kvalita projektu

40

•

Vazba na tematickou strategii (SA) - posuzuje se, nakolik přispívá projekt k naplnění SA a na ni navazující strategické dokumenty a umístění projektu v Hexagonu (viz kapitola 4.1 – strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby, usnesení vlády 757/2007) – hodnotí se zakotvenost projektu v posledním vrcholu Hexagonu veřejné správy, kterým jsou technologie, a jeho vazba na ostatní související vrcholy; posuzuje se systematičnost přístupu projektu k řešené problematice

5

•

Volba klíčových aktivit - posuzuje se míra souladu obsahu a formy aktivit projektu s cíli Strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby

5

•

Provázanost projektu s OP LZZ - posuzuje se, zda realizace projektu IOP počítá s doplňkovým, navazujícím projektem podpořeným z OP LZZ a jaká je očekávaná synergie využití obou OP k dosažení cíle

5



•

Ekonomický dopad - posuzuje se přínos projektu k eG a jeho následný ekonomický dopad pro daný resort resp. pro řešenou problematiku

5

•

Technické parametry řešení – posuzuje se kvalita nabízeného technického řešení (na základě variantní SP), kompatibilita se souvisejícími stávajícími či plánovanými technologiemi

15

•

Projekt má systémovou, resp. národní povahu a týká se podpory na celém území státu, to je v rámci cíle Konvergence i RKaZ

5

3. Řešení realizace projektu

40

•

Kvantifikace cílových hodnot – hodnotí se výše a přiměřenost objemu plánovaných hodnot monitorovacích indikátorů a vhodnost/správnost zvolených procesů vedoucích k jejich dosažení a udržení

10

•

Finanční náročnost projektu – posuzuje se přiměřenost a transparentnost rozpočtu vzhledem k obsahu a rozsahu projektu

15

•

Identifikace rizik a návrhy opatření na jejich zmírnění, eliminaci či řešení

5

•

Udržitelnost projektu - posuzuje se navrhovaný postup vedoucí k udržení aktivit a výstupů i po skončení projektu (hledisko finanční a institucionální, příp. legislativní)

10

4. Horizontální kritéria

10

•

Rovné příležitosti – hodnotí se, zda má projekt pozitivní či neutrální dopad

5

•

Udržitelný rozvoj - hodnotí se zda má projekt pozitivní či neutrální dopad

5

C e l k e m: 5. Bodové zvýhodnění vyplývající z IPRM + 10 % z dosažených bodů

100 110

8.3 Ex-ante analýza rizik Po přidělení bodů externími hodnotiteli provede pracovník OSF ex-ante analýzu rizik projektu dle předem stanovených kritérií (viz níže). Při ex-ante analýze rizik jsou vyhodnocovány následující skupiny a podskupiny kritérií: 1) Technická rizika realizace Riziko technických problémů při realizaci projektu; Riziko nesprávnosti resp. nedosažitelnosti plánovaných indikátorů; Riziko nesouladu uskutečněného/probíhajícího zadávacího řízení s platným zákonem o veřejných zakázkách. 2) Finanční rizika realizace Riziko nedostatečného finančního krytí projektu; Riziko nezpůsobilosti výdajů; Riziko dvojího financování; Riziko nedovolené veřejné podpory; Riziko neplnění Podmínek právního aktu. 3) Dokladová rizika realizace Riziko neúplnosti dokladů. 4) Časová rizika realizace Riziko nezrealizování projektu v plánovaném termínu; Riziko změny projektu; Riziko ukončení projektu před vydáním právního aktu. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1a, 1b; Oblast intervence 1.1 Výzva č. 16 Verze – 1.1; Platnost od: 13. 3. 2015


5) Organizační rizika realizace Riziko organizačního nezvládnutí realizace projektu a nedostatečný projektový tým. 6) Rizika udržitelnosti Udržitelnost projektu vzhledem k poptávce po výstupu projektu; Finanční riziko udržitelnosti. 7) Jiná rizika. V případě, že analýza rizik poukáže na možné zvýšené riziko projektu, provede OSF kontrolu na místě. Výsledkem provedených ex-ante kontrol mohou být případná doporučení neposkytnout finanční podporu, případně sdělení o nenaplnění cíle projektu. V takovém případě obdrží žadatel do 5 pracovních dnů od obdržení výsledku kontrol oznámení o vyřazení z další administrace projektů na základě výsledků ex-ante kontroly. Na základě provedených ex-ante kontrol můžou být upraveny rovněž způsobilé výdaje projektu včetně krácení.

8.4 Další postup schvalování Následně je projekt předložen k posouzení výběrové komisi. Projekty, které dosáhly hranice 65 bodů včetně a více, jsou doporučeny výběrové komisi ke schválení. Projekty, které dosáhly hranice méně než 65 bodů, jsou doporučeny k zamítnutí. Po zasedání výběrové komise rozhodne ředitel OSF na základě jejích závěrů o konečném přidělení finančních prostředků. Žadatelům, jejichž projekt byl zamítnut, zašle OSF do dvou pracovních dnů od rozhodnutí o přidělení prostředků dopis o zamítnutí projektu. Žadatelům, jejichž projekt byl schválen, zašle OSF do dvou pracovních dnů od rozhodnutí o přidělení prostředků dopis o schválení projektu.

9. Vydání Řídicího dokumentu Projekty předložené OSS Obsah vzoru Podmínek Stanovení výdajů na financování akce OSS uvedený v příloze této příručky (příloha 12a) použije správce kapitoly.

V případě, že příjemcem je jiná OSS, OSF zašle Dopis ředitele OSF jako písemný právní akt o schválení projektu příjemce, v němž stanoví základní údaje o projektu, účel projektu, podmínky pro čerpání prostředků. Současně s Dopisem ředitele OSF jsou příjemci zaslána 3 paré Podmínek Stanovení výdajů na financování akce OSS, které musí příjemce splnit v průběhu realizace projektu a po dobu udržitelnosti projektu. V případě, že projekt je zařazen do programového financování (dle vyhlášky č. 560/2006 Sb., o účasti státního rozpočtu na financování programů reprodukce majetku, v platném znění), jiná OSS (příjemce) zajistí vydání řídicí dokumentace (Registrace akce a Stanovení výdajů) do 3 měsíců od schválení projektu. OSS může se souhlasem OSF Podmínky Stanovení výdajů doplnit o další povinnosti specifické pro danou OSS. Příjemce je povinen zaslat bezodkladně OSF schválené Stanovení výdajů.



Příjemce bez zbytečného odkladu zašle na OSF zpět jedno paré řídící dokumentace - Registrace akce, Stanovení výdajů na financování akce OSS a samotný Dopis ředitele OSF. Příjemce vygeneruje dávku EDS/SMVS a zašle jí elektronickou formou (e-mailem) na OSF. Je nanejvýš nutné, aby se žadatel seznámil důkladně s textem těchto Podmínek, neboť neplnění ustanovení Podmínek jde na vrub příjemce. Zaslané Podmínky příjemce použije jako Podmínky Stanovení výdajů na financování akce OSS. Podmínky Stanovení výdajů na financování akce OSS (Podmínky) jsou platné, i když je příjemce nepodepíše. Rámcový harmonogram administrace žádosti o financování projektu od příjmu projektu po vydání Stanovení výdajů na financování akce OSS Aktivita Příjem projektů Vystavení potvrzení o převzetí žádosti Posouzení přijatelnosti projektu* Kontrola formálních náležitostí* Hodnocení externích hodnotitelů Ex-ante analýza rizik Ex-ante kontrola Schvalování projektů – výběrovou komisí Zaslání Oznámení a Dopisu včetně Podmínek žadatelům Vystavení RA a návrhu Podmínek ke kontrole příjemci

Lhůta Příjem projektů probíhá v termínech stanovených výzvou Bezprostředně do 5 pracovních dnů od data uzavření výzvy nebo od převzetí projektu 2 pracovní dny od ukončení kontroly přijatelnosti projektu 15 pracovních dnů (v případě, že se shodnou) od ukončení kontroly formálních náležitostí 5 pracovních dnů po ukončení hodnocení projektu 10 pracovních dnů po ukončení ex-ante analýzy rizik výběrová komise zasedá co nejdříve po ukončení exante analýzy rizik, příp. ex-ante kontroly (VK zasedá minimálně 5x ročně) 2 pracovní dny od rozhodnutí o přidělení prostředků Zajišťuje příjemce sám do 3 měsíců od schválení projektu

Kontrola vystavených Podmínek příjemcem Vydání Stanovení výdajů na financování akce OSS *V případě, že je žadatel vyzván k doplnění informací, prodlužuje se lhůta o pět pracovních dní od potvrzení převzetí výzvy k doplnění. Pozn. V případě projektů, schvalovaných Ministerstvem financí ČR se může lhůta pro vydání Stanovení výdajů na financování akce OSS lišit.

V případě, že se bude v rámci výše uvedených kroků žádat o podklady k doplnění, lhůty se tímto prodlužují. V případě pozastavení administrace žádosti se běh jednotlivých lhůt pozastavuje. Realizace projektu nesmí být ukončená před schválením řídícího dokumentu.

10.

Financování projektů



OSS odpovědná za realizaci projektu (příjemce) zabezpečí narozpočtování prostředků odpovídajících podílu evropského spolufinancování (na příjmech a výdajích) ve své rozpočtové kapitole pro následující rozpočtový rok po schválení projektové žádosti a zároveň narozpočtuje podíl připadající na národní spolufinancování (výdajová strana rozpočtu). Mezitím je možné průběžné platby řešit rozpočtovým opatřením. Správce kapitoly si nechá prostřednictvím OSF od ŘO (dle vyhlášky č. 165/2008 Sb., kterou se stanoví rozsah a struktura údajů pro vypracování návrhu zákona o státním rozpočtu a termíny jejich předkládání) odsouhlasit výši výdajů, které mají být kryty z rozpočtu Evropské unie (přílohu č. 9 vyhlášky 165/2008 Sb.). Podíl SR musí být zajištěn v rámci výdajů kapitoly bez požadavků na navýšení výdajů.

Prostředky jsou čerpány vždy na základě vydaného Stanovení výdajů na financování akce OSS. Takto čerpané prostředky budou ze strany příjemce pravidelně vyúčtovávány (po ukončení etapy/ projektu) formou Zjednodušené žádosti o platbu a jejích příloh. Zjednodušená žádost o platbu bude předkládána vždy do dvaceti pracovních dnů po ukončení etapy/projektu. Způsob předkládání Zjednodušené žádosti o platbu a popis její administrace je uveden v kapitole 11.8.

11.

Realizace projektu

Podmínky poskytnutí finančních prostředků na realizaci projektu zavazují příjemce k řadě povinností, vyplývajících především z platné legislativy ES a ČR. Je vhodné, aby Podmínkám poskytnutí finančních prostředků věnoval žadatel zvýšenou pozornost již před přípravou projektu a neodkládal seznámení se s nimi na později, např. na realizaci projektu. 11.1 Povinnosti příjemců Příjemce finančních prostředků má povinnost realizovat projekt v souladu se schválenou verzí projektu a při dodržení příslušných právních předpisů EU a ČR a dále se musí řídit postupy uvedenými v Příručce pro žadatele a příjemce pro tuto výzvu. Příjemce musí: • • • •

zajišťovat řádnou realizaci projektu dle Stanovení výdajů na financování akce OSS; zajišťovat efektivní řízení projektu a jeho rizik v souladu s vydanou dokumentací; plně a prokazatelně naplnit účel projektu; naplnit monitorovací indikátory stanovené ve Stanovení výdajů;

•

zajistit spolufinancování projektu – tzn. 15% podíl z celkových způsobilých výdajů (podíl spolufinancování národních prostředků) a financování případných nezpůsobilých výdajů, pokud při realizaci projektu vzniknou; zajišťovat zavedení a udržování adekvátního vnitřního kontrolního systému včetně finanční kontroly po celou dobu realizace projektu; postupovat v souladu s vyhláškou č. 560/2006 Sb. v platném znění; na základě právního aktu zajistit registraci v EDS/SMVS a s tím související kroky; zamezit dvojímu financování projektu;

• • • •



•

nesmí majetek získaný z finančních prostředků projektu během realizace projektu ani po dobu pěti let po jeho ukončení bez písemného souhlasu – odboru strukturálních fondů MV ČR - prodat, převést či pronajmout jinému subjektu a k tomuto majetku nesmí být po tuto dobu zřízeno věcné břemeno, ani nesmí být předmětem zástavního práva;

•

zajišťovat přípravu zadávací dokumentace, zadávání veřejných zakázek v souladu s příslušnými právními předpisy, pravidly danými v této Příručce a realizaci smluv uzavřených s vybranými dodavateli;

•

vést příjmy a výdaje s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu zajišťovat zavedení a udržování adekvátního vnitřního kontrolního systému včetně finanční kontroly po celou dobu realizace projektu;

•

vést účetní evidenci o příjmech a výdajích s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu, v souladu se zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů). každý účetní doklad musí být označen číslem projektu a informací, že se jedná o projekt spolufinancovaný z IOP a ERDF. pokud je to možné, mělo by být účetnictví vedeno v elektronické formě;

• • • • • •

•

• • •

• •

•

•

ověřovat faktury a jejich proplácení dodavatelům, a požadovat, aby faktury obsahovaly dílčí rozpis položek, které jsou předmětem fakturace; zajistit včasné proplácení faktur dodavatelům; veškeré platební nároky musí být podloženy potvrzenými fakturami, nebo (pokud to nelze provést) účetními dokumenty rovnocenné důkazní hodnoty; zajišťovat neustálou dostupnost dokladů o projektu pro účely kontroly prováděné oprávněnými osobami a umožnit kontrolám vstup do svých objektů minimálně do 31. 12. 2021; předkládat odboru strukturálních fondů MV ČR žádosti o platby na standardních formulářích, přičemž musí doložit, že uváděné náklady odpovídají podmínkám, na které je poskytnutí finančních prostředků vázáno a které jsou uvedeny v Podmínkách Stanovení výdajů; veškeré platební nároky musí být podloženy potvrzenými fakturami, nebo pokud to nelze provést, účetními dokumenty rovnocenné důkazní hodnoty; plnit povinnosti spojené s monitorováním, tj. zejména podávat hlášení o pokroku a monitorovacích zpráv o realizaci projektu; předložit v termínu Zprávu o závěrečném vyhodnocení akce; oznamovat všechny změny a skutečnosti, které mají vliv nebo souvislost s plněním závazku plynoucího ze Stanovení výdajů, s předstihem, nepředvídatelné situace způsobených force majeure oznamovat neprodleně; písemně informovat OSF o všech zahájených, probíhajících či ukončených správních, daňových, trestních popř. dalších obdobných řízení vztahujících se k realizaci projektu; písemně informovat OSF o všech zahájených, probíhajících či ukončených auditech a kontrolách vztahujících se k realizaci projektu; uchovávat dokumentaci o výběrových řízeních a záznamy o elektronických úkonech souvisejících s realizací zakázky po dobu 10 let od finančního ukončení projektu za účelem ověřování plnění povinností vyplývajících ze Stanovení výdajů na financování akce OSS a těchto Podmínek a poskytovat požadované informace a dokumentaci zaměstnancům nebo zmocněncům pověřených orgánů, uchovávat veškerou dokumentaci související s realizací projektu včetně účetních dokladů v souladu s článkem 90 Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 minimálně do konce roku 2021, a pokud je v českých právních předpisech stanovena lhůta delší než v evropských předpisech, musí být použita pro úschovu delší lhůta,



• •

zajistit udržitelnost projektu po dobu 5 let od jeho ukončení; v průběhu realizace a v době udržitelnosti vést dokumentaci o projektu, která bude dostatečnou pomůckou pro audit zaměřený na finanční toky.

Doporučujeme příjemcům sjednat pojištění majetku pořízeného z finančních prostředků poskytnutých z IOP. Pojištění je vhodné zejména pro případ, kdy v průběhu realizace projektu nebo v období 5 let od ukončení jeho realizace dojde ke zničení nebo poškození majetku pořízeného z finančních prostředků. Pokud příjemce nebude schopen naplnit účel projektu a zachovat po stanovené období výsledky realizace projektu, bude povinen vyplacené finanční prostředky vrátit. Pojištění majetku však není povinné a výdaje na něj nejsou způsobilé. V rámci předkládání jednotlivých Žádostí o platbu bude probíhat ze strany poskytovatele finanční pomoci (OSF) kontrola souladu a porovnání skutečného věcného plnění s deklarovaným (v projektové žádosti a v dokumentaci ze zadávacího řízení) za účelem ověření technických a technologických parametrů dodávek a služeb, poskytnutých v rámci zadávacích řízení, včetně schopnosti poskytnutých dodávek a služeb naplnit požadované cíle projektu a výzvy. Bude kontrolována i adekvátnost a relevance použitých prací/dodávek/služeb ve vztahu k naplňování cíle projektu a výzvy. Poskytovatel finanční pomoci důrazně doporučuje nastavit parametry předávacích protokolů (včetně dílčích) tak, aby z nich bylo možno ověřit jednoznačně soulad poskytnutých dodávek a služeb s uzavřenou smlouvou o dílo. 11.2 Vedení účetnictví Příjemce je povinen v době realizace a udržitelnosti projektu vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s předpisy ČR. Příjemce, který vede účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, je povinen vést své příjmy a výdaje s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu, tzn., že musí jednotlivé účetní záznamy týkající se příjmů a výdajů vztahujících se k realizaci projektu identifikovat. Příjemci musí kontrolním orgánům poskytovat účetní a další údaje o projektu. Účetní doklady musí obsahovat informaci, že se jedná o projekt IOP a být označeny registračním číslem projektu. Účetní záznamy musí být chráněny a uchovány v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.

11.3 Archivace •

Příjemci jsou povinni uchovávat veškeré dokumenty související s projektem (účetní písemnosti, projektovou dokumentaci, inventurní soupisy hmotného majetku, veškeré související potvrzení a průvodní materiály, apod.) v písemné podobě, na technických nosičích dat anebo mikrografických záznamech. Příjemci jsou povinni uchovávat dokumentaci o výběrových řízeních a záznamy o elektronických úkonech souvisejících s realizací zakázky po dobu 10 let od finančního ukončení projektu za účelem ověřování plnění povinností vyplývajících ze Stanovení výdajů na financování akce OSS a těchto Podmínek a poskytovat požadované informace a dokumentaci zaměstnancům nebo zmocněncům pověřených orgánů,



•

Příjemci jsou povinni uchovávat veškerou dokumentaci související s realizací projektu včetně účetních dokladů v souladu s článkem 90 Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 minimálně do konce roku 2021, a pokud je v českých právních předpisech stanovena lhůta delší než v evropských předpisech, musí být použita pro úschovu delší lhůta,

Má-li příjemce vypracovány vnitřní předpisy v oblasti archivace a skartace, doporučujeme upravit lhůty pro archivaci dokumentace vztahující se k projektu v souladu s platnou legislativou. Originály všech dokladů souvisejících s příslušným projektem IOP budou uloženy u příjemce. V souladu s předpisy EU se účetní záznamy o operacích musí v co největší míře uchovávat v elektronické formě. Tyto záznamy musí být dány Komisi k dispozici na zvláštní žádost pro účely vykonání písemně doložených kontrol. Příjemci musí zajistit neustálou dostupnost dokladů o projektech pro účely kontroly prováděné oprávněnými osobami. 11.4 Informování o projektu, propagace projektu Povinnost příjemců provádět informační a propagační opatření vychází z Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 (tzv. Prováděcí nařízení) a č. 846/2009, kde je kromě jiného stanovena odpovědnost příjemců, pokud jde o informační a propagační opatření pro veřejnost. Závazná pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření, kterými se musí příjemci řídit, jsou uvedena v příloze č. 4 Příručky pro žadatele a příjemce. Součástí provádění propagačních aktivit je povinnost příjemce respektovat náležitosti vztahující se k předepsaným povinným logům Evropské unie a IOP. Tyto povinnosti jsou popsány rovněž ve zmíněné příručce, loga v různých formátech jsou k dispozici na www.strukturalni-fondy.cz/iop. Hlavními principy při realizaci propagace je povinnost použití loga IOP, loga EU (vlajky) s identifikací (nápisem) Evropské unie, fondu, z nějž je projekt hrazen (Evropský fond pro regionální rozvoj) a prohlášením Řídicího orgánu Integrovaného operačního programu „Šance pro Váš rozvoj“. Toto jsou povinné náležitosti dané nařízením Komise a jejich nedodržení má vliv na způsobilost výdajů a výstupy z kontrol na místě orgánů, které je vykonávají. Pravidla publicity stanovené v této kapitole a relevantních dokumentech (viz výše) jsou pro příjemce finančních prostředků závazná od okamžiku schválení Stanovení výdajů na financování akce OSS po celou dobu realizace projektu. Náklady na informační a propagační opatření nepřesáhnou 5 % z celkových způsobilých výdajů projektu. 11.5 Výběr dodavatelů

Při zadávání veřejných zakázek souvisejících s realizací projektu je příjemce povinen postupovat v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále také „zákon o veřejných zakázkách“), a v případě zakázek nespadajících do režimu zákona o veřejných zakázkách se řídí Závaznými postupy pro zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, v programovém období 2007 – 2013. Tyto Závazné postupy byly schváleny usnesením vlády č. 48 ze dne 12. ledna 2009 ve znění pozdějších aktualizací. Závazné postupy jsou uvedeny v příloze č. 7 této Příručky pro žadatele a příjemce. Na vyžádání kontrolující osoby bude zadavatel povinen předložit relevantní písemné odůvodnění stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky. Dále pokud při hodnocení nabídek v zadávacím Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1a, 1b; Oblast intervence 1.1 Výzva č. 16 Verze – 1.1; Platnost od: 13. 3. 2015


řízení nebyla vybrána nabídka s nejnižší nabídkovou cenou (bez ohledu na stanovený způsob hodnocení), zadavatel předloží podrobné odůvodnění hodnocení, ze kterého bude jednoznačně vyplývat, že byly dodrženy zásady 3E – hospodárnost, efektivita a účelnost vynaložených prostředků. U veřejných zakázek, kde dílčí hodnotící kritérium „nabídková cena“ má menší váhu než 70 %, zadavatel rovněž bude povinen předložit podrobné odůvodnění zvoleného způsobu hodnocení z hlediska zásad 3E. Na vyžádání kontrolního orgánu je zadavatel povinen předložit obdobné odůvodnění jako u hodnocení, pokud ze zadávacího nebo výběrového řízení byl(i) vyloučen(i) uchazeč(i) s nejnižší nabídkovou cenou, ačkoli příslušné předpisy upravující zadávání zakázek zadavateli umožňovaly tohoto uchazeče (tyto uchazeče) vyzvat k doplnění nebo upřesnění nabídky o skutečnosti, které byly předmětem vyloučení. Poskytovatel finančních prostředků je povinen provést kontrolu správnosti postupu zadavatele při zadávání zakázky s předpokládanou hodnotou rovnou nebo vyšší než 500 000,- Kč bez daně z přidané hodnoty, a to ještě před uzavřením smlouvy s vybraným dodavatelem. Za tímto účelem je příjemce povinen zaslat poskytovateli finančních prostředků podklady. Upozornění: U zakázek v režimu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, vyhlášených před vyhlášením této výzvy k předkládání projektů, bude zejména posuzován soulad zadání se zákonem o veřejných zakázkách, platném v době vyhlášení. U zakázek mimo režim zákona o veřejných zakázkách vyhlášených před vyhlášením této výzvy k předkládání projektů bude zejména posuzován soulad zadání se Závaznými postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007–2013 (dále „Závazné postupy“), které jsou přílohou č. 7 této Příručky. Za zakázky realizované v souladu s touto Příručkou nebudou považovány zakázky, kde byly použity jako dílčí hodnotící kritérium smluvní podmínky, jejichž účelem je zajištění povinností dodavatele, (výše smluvní pokuty, výše bankovní záruky apod.) nebo kde bylo použito náhodného výběru provedeného losem za účelem omezení počtu zájemců v užším řízení dle zákona o veřejných zakázkách. Žadatelům se doporučuje realizovat zadávací/výběrová řízení až po schválení Stanovení výdajů na financování akce OSS. A) Postup pro zadávání veřejných zakázek dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách Při zadávání veřejných zakázek je žadatel/příjemce povinen při realizaci projektu uskutečňovat zadávání veřejných zakázek v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů. Žadatel/příjemce je povinen vybrat dodavatele pro realizaci projektu v souladu se zákonem o veřejných zakázkách a průběh výběru dodavatele náležitě dokladovat dle platného zákona. Každý zadavatel je povinen v souvislosti se zadáváním veřejné zakázky dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Žadatel/příjemce je povinen uzavírat smlouvy či objednávky s dodavateli zboží, prací a služeb výhradně v písemné podobě. Výdaje žadatele/příjemce uskutečněné bez písemné smlouvy nejsou způsobilé, s výjimkou případů, kdy takové písemné ujednání uzavřít nelze. Žadatel/příjemce je povinen zabezpečit (např. formou smluvního ustanovení), aby smluvní dodavatel vyhotovil a žadateli/příjemci odevzdal účetní doklady s dostatečně rozepsanými položkami za každou dodávku v potřebném počtu stejnopisů, aby žadatel/příjemce byl schopen splnit svoji povinnost prokázat způsobilé výdaje.



Zadavatel nesmí rozdělit předmět zakázky, aby došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod finanční limity stanovené v ustanovení § 12 zákona o veřejných zakázkách. OSF poskytuje při přípravě zadávací dokumentace odborné konzultace. Cílem spolupráce OSF s příjemcem je ověřit, že zadávací řízení proběhlo nebo proběhne v souladu s podmínkami programu a platnými předpisy. Pokud se bude jednat o zadávací řízení podle zákona o veřejných zakázkách a toto zadávací řízení bude zahájeno po vyhlášení výzvy k předkládání projektů, žadatel/příjemce finančních prostředků je povinen předložit zadávací dokumentaci ke schválení OSF 10 pracovních dní před zveřejněním zadávacího řízení. Zadavatel je povinen informovat OSF o změnách, které nastaly v průběhu zadávacího řízení nebo realizace zakázky, prostřednictvím hlášení o pokroku, resp. monitorovací zprávy. V rámci zadávacích řízení musí být dodržena pravidla publicity IOP, tj. písemné materiály (zejm. zadávací dokumentace u zadávacích řízení zahájených po vyhlášení výzvy) týkající se zadávacího řízení musí být označeny symbolem Evropské unie a informací o finanční spoluúčasti Evropského fondu pro regionální rozvoj v rámci Integrovaného operačního programu a prohlášením Řídícího orgánu IOP ve znění: „Šance pro Váš rozvoj“; blíže viz příloha č. 4 této Příručky pro žadatele a příjemce. Kontrolované části dokumentace před konáním zadávacího řízení: • formát, obsah předběžného oznámení, • způsob uveřejnění předběžného oznámení nebo výzvy z hlediska zákona o veřejných zakázkách, • odůvodnění veřejné zakázky dle § 156 zákona o veřejných zakázkách, • zvolený druh zadávacího řízení dle zákona o veřejných zakázkách, • zadávací dokumentace, • technické specifikace zadávací dokumentace s ohledem na zákaz uvádění konkrétních výrobků a výrobců apod., • formát a obsah předběžného oznámení.

Stanoviska OSF k zadávací dokumentaci nenahrazují případná rozhodnutí nebo stanoviska orgánu dohledu (ÚOHS) a nezbavují zadavatele odpovědnosti za dodržování zákona a dalších relevantních předpisů. Poskytovatel dotace je oprávněn požadovat předložení dokumentace k zadávacímu řízení před podpisem smlouvy s vybraným dodavatelem. Po podpisu smlouvy žadatel/příjemce předloží OSF podepsanou smlouvu a další doklady uvedené níže. Dokumentace kontrolovaná před podpisem smlouvy s dodavatelem: • • • •

oznámení nebo výzva o zahájení zadávacího řízení /včetně dokladů prokazujících její doručení zájemcům) dle § 26 zákona o veřejných zakázkách, dodatečné informace včetně dokladů o jejich odeslání, jmenování/rozhodnutí zadavatele o složení hodnotící komise (popř. komise pro otevírání obálek), zpráva o posouzení a hodnocení nabídek dle § 80 zákona, které budou doloženy: – protokol o otevírání obálek dle § 73 zákona o veřejných zakázkách, – protokol o posouzení kvalifikace dle § 59 odst. 5 zákona, – podepsaná prohlášení o nepodjatosti dle § 74 odst. 7 zákona o veřejných zakázkách a o mlčenlivosti všech členů komise, náhradníků a pozorovatelů (z dokumentace by mělo být zřejmé, že všichni členové komise a náhradníci byli seznámeni s povinností



•

• •

zachovávat mlčenlivost o věcech, o nichž se dozvěděli v souvislosti s výkonem své funkce dle § 75 odst. 6 zákona o veřejných zakázkách), – prezenční listiny a protokoly ze všech jednání komise, rozhodnutí zadavatele uchazečům (oznámení o vyloučení a výběru nejvhodnější nabídky apod.) veškerá korespondence zadavatele týkající se případných dotazů, odvolání a námitek účastníků zadávacího řízení, návrh smlouvy s vítězným uchazečem, vítězná nabídky uchazeče, který se v hodnocení umístil na druhém místě nabídky vyloučených/vyřazených uchazečů; nabídky uchazečů, jejichž námitka byla zamítnuta, resp. všech, kteří byli zamítnutou námitkou dotčeni.

Dokumentace kontrolovaná po podpisu smlouvy s dodavatelem: • • •

uzavařená smlouva s vítězným uchazečem včetně příloh, oznámení o uzavření smlouvy (§ 82 odst. 6 zákona) včetně dokladů o jeho odeslání uchazečům, písemná zpráva zadavatele (§ 85 zákona)

OSF si může kdykoliv vyžádat další doplňující dokumentaci ke kontrole. Finanční limity pro zadávání veřejných zakázek Finanční limity pro zadávání veřejných zakázek stanovuje Nařízení vlády č. 77/2008 Sb., o stanovení finančních limitů pro účely zákona veřejných zakázkách, o vymezení zboží pořizovaného Českou republikou – Ministerstvem obrany, pro které platí zvláštní finanční limit, a o přepočtech částek stanovených v zákoně o veřejných zakázkách v eurech na českou měnu, ve znění pozdějších předpisů. . Finanční limity (bez DPH) jsou uvedeny v následující tabulce

Nadlimitní VZ

Zadavatel

VZ na dodávky

VZ na služby

VZ na stavební práce

Česká republika a státní příspěvkové organizace územně samosprávné celky, příspěvkové organizace, jiné právnické osoby dle § 2 odst. 2 písm. d) zákona, a dotovaný zadavatel

3 395 000 Kč

3 395 000 Kč

131 402 000 Kč

5 244 000 Kč

5 244 000 Kč

131 402 000 Kč

sektorový zadavatel

10 489 000 Kč

10 489 000 Kč

131 402 000 Kč

zadavatelé uvedení v § 2 odst. 2 nebo § 2 odst. 6 zákona, v případě VZ v oblasti obrany nebo bezpečnosti

10 489 000 Kč

10 489 000 Kč

131 402 000 Kč

≥ 2 000 000

≥ 2 000 000

≥ 6 000 000

podlimitní VZ



VZ malého rozsahu

< 2 000 000

< 2 000 000

< 6 000 000

B) Zvláštní pravidla pro zadávání veřejných zakázek, které nespadají do režimu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů Žadatelé /příjemci, kteří nejsou zadavateli veřejných zakázek podle zákona o veřejných zakázkách, jsou povinni při výběru dodavatele pro realizaci projektu postupovat v souladu se Závaznými postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, v programovém období 2007-2013 (dále „Závazné postupy“), které byly schváleny usnesením vlády č. 48 ze dne 12. ledna 2009, ve znění pozdějších aktualizací. Závazné postupy (viz příloha č. 7) představují základní minimum v oblasti zadávání zakázek nespadajících pod působnost zákona č. 137/2006 Sb., které musí žadatelé/příjemci podpory plně respektovat. Limity a pravidla pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách Vymezení kategorií zakázek malého rozsahu a zakázek s vyšší hodnotou 1. Zakázky malého rozsahu 1. kategorie představují zakázky na služby a na dodávky, jejichž předpokládaná hodnota nedosahuje 200 000 Kč bez daně z přidané hodnoty, a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota nedosahuje 500 000 Kč bez daně z přidané hodnoty. Zakázky 1. kategorie lze realizovat formou přímého nákupu (dle bodu 12.1 Závazných postupů). 2. "Zakázkami malého rozsahu 2. kategorie (dle bodu 12.2 Závazných postupů) se rozumí zakázky na služby a na dodávky, jejichž předpokládaná hodnota se rovná nebo převyšuje 200 000 Kč bez daně z přidané hodnoty, a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota se rovná nebo převyšuje 500 000 Kč bez daně z přidané hodnoty, avšak nedosahuje finančního limitu, stanoveného v § 12 odst. 3 ZVZ.". 3. Zakázky s vyšší hodnotou 1. kategorie (dle bodu 13.1 Závazných postupů) představují zakázky, jejichž předpokládaná hodnota se rovná nebo převyšuje finanční limit k zakázkám malého rozsahu, stanovený v § 12 odst. 3 ZVZ, avšak nedosahuje finančního limitu stanoveného prováděcím právním předpisem k § 12 odst. 1 ZVZ pro veřejného zadavatele – Českou republiku. 4. Zakázkami s vyšší hodnotou 2. kategorie (dle bodu 13.2 Závazných postupů) se rozumí zakázky, jejichž předpokládaná hodnota se rovná nebo přesahuje finanční limit stanovený prováděcím právním předpisem k § 12 odst. 1 ZVZ pro veřejného zadavatele – Českou republiku. Postup zadávání zakázek Postup pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu v obou kategoriích je uveden v Závazných postupech pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikace zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007 – 2013. O průběhu výběrového řízení musí zadavatel uchovávat dokumentaci pro kontrolu ze strany OSF či dalšího orgánu, a to zejména (viz článek 14 Závazných postupů): • doklady o zahájení výběrového řízení – text výzvy, resp. oznámení o zahájení výběrového řízení; • zadávací dokumentace, pokud byla vypracována jako samostatný dokument • rozhodnutí zadavatele o složení hodnotící komise (komise pro otevírání obálek), resp. jmenování pověřené osoby zadavatele; • písemné prohlášení členů hodnotící komise o nepodjatosti ve vztahu k veřejné zakázce Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1a, 1b; Oblast intervence 1.1 Výzva č. 16 Verze – 1.1; Platnost od: 13. 3. 2015


• • • • •

text nabídek předložených uchazeči na základě výzvy či podaného oznámení; zápis (protokol) o posouzení a hodnocení podaných nabídek; rozhodnutí zadavatele o přidělení zakázky; smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem; text oznámení o výsledku výběrového řízení zaslaný všem uchazečům, kteří podali nabídku.

Upozornění: Níže uvedené postupy se vztahují na všechna zadávací/výběrová řízení a dle těchto postupů budou posuzována. POVINNOSTI DODAVATELE (ZHOTOVITELE) Následující povinnosti doporučujeme zakotvit ve smlouvě s dodavatelem nebo je zajistit formou čestného prohlášení: Zhotovitel je podle ustanovení § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, osobou povinou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů. Zhotovitel je povinen archivovat originální vyhotovení smlouvy včetně jejích dodatků, originály účetních dokladů a dalších dokladů vztahujících se k realizaci předmětu této smlouvy po dobu 10 let od zániku této smlouvy, minimálně však do roku 2021. Po tuto dobu je zhotovitel povinen umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektů provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním této smlouvy. Zhotovitel je povinen všechny písemné zprávy, písemné výstupy a prezentace opatřit vizuální identitou projektů dle Pravidel pro provádění informačních a propagačních opatření (viz příloha č. 4 této Příručky pro žadatele a příjemce). Zhotovitel prohlašuje, že ke dni nabytí účinnosti této smlouvy je s těmito pravidly seznámen. V případě, že v průběhu plnění této smlouvy dojde ke změně těchto pravidel, je zadavatel povinen o této skutečnosti zhotovitele bezodkladně informovat. V případě, že žadatel provede výběrové řízení v rámci projektu před schválením Stanovení výdajů je povinen dodat OSF dokumentaci ke kontrole. V případě provedení výběrových řízení po datu schválení Stanovení, předkládá tuto dokumentaci bezprostředně po ukončení výběrového řízení, nejpozději s monitorovací zprávou, resp. s hlášením o pokroku OSF. Stanoviska OSF k zadávacímu řízení však nenahrazují případná stanoviska orgánu dohledu (ÚOHS) a nezbavuje zadavatele zodpovědnosti za dodržování zákona. Zakázky musejí splňovat principy transparentnosti, nediskriminaci a rovného zacházení. Zadavatel musí při zadávání veřejných zakázek dodržovat také zásady hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti vynaložených prostředků dle (§2 písm. m), n) a o) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů). Uplatní-li příjemce vůči dodavateli smluvní pokuty či penále, je povinen o této skutečnosti informovat OSF prostřednictvím Oznámení o změně v projektu bezprostředně po jejich vzniku. 11.6 Změny projektu Příjemce je povinen neprodleně oznámit OSF všechny změny a skutečnosti, které mají vliv na plnění Stanovení výdajů na financování akce OSS a Podmínek, nebo skutečnosti s tím související. Příjemci – OSS nesmí provést změnu Stanovení výdajů bez předchozího souhlasu OSF.



Všechny změny musí příjemce písemně nahlásit před jejich samotnou realizací, s výjimkou nepředvídatelných situací způsobených force majeure, jako jsou povodně apod., které hlásí neprodleně. Pro žádost o změnu slouží formulář Oznámení o změnách v projektu, jenž je přílohou č. 6 této Příručky. Stručný popis změny uvede příjemce také v nejbližší monitorovací zprávě. Příjemce je povinen písemně nahlásit i plánované nepodstatné změny před jejich realizací. OSF navrhovanou změnu posoudí a případně schválí. Změnu Stanovení výdajů na financování akce OSS lze vydat do termínu stanoveného pro předložení Zprávy pro závěrečné vyhodnocení akce. Změnu hodnoty indikátoru je povinen oznámit před ukončením realizace, ne až při předložení závěrečné monitorovací zprávy. Za nepodstatné změny projektu se považuje např.: • •

•

změna manažera projektu, kontaktních údajů kromě názvu a adresy příjemce apod., nákladové a termínové změny etap projektu, pokud nezpůsobí přesun čerpání/vyúčtování nákladů mezi ročními alokacemi programu (přesun předložení žádosti o platbu nebo části plánované sumy platby přes 31. prosinec daného roku) a neovlivní délku realizace projektu, přesuny mezi rozpočtovými položkami do výše 20% výchozí položky při nepřekročení celkového rozpočtu projektu.

Za podstatné změny projektu se považují např.: • • • • • • • • • •

jakákoli změna, která má dopad do závazně stanovených termínů, parametrů a finanční bilance uvedených ve vydaném Stanovení výdajů na financování akce OSS, změny, které ovlivní výstupy, výsledky či dopady projektu a jeho indikátory, změny, které ovlivní cíle, obsah nebo zaměření projektu, změny termínů ukončení realizace projektu a závěrečného vyhodnocení akce, finanční a termínové změny, které způsobí změnu rozložení čerpání SR a SF v letech, přesuny mezi rozpočtovými položkami nad 20% výchozí položky při nepřekročení celkového rozpočtu projektu, změny struktury financování projektu z jednotlivých zdrojů, změny, které by ovlivnily hodnocení projektu, změny sídla nebo názvu příjemce, změna statutárního zástupce.

Na všechny tyto změny musí příjemce podat Oznámení o změně v projektu na OSF. V případě akceptace změny OSF bude vydána nová řídící dokumentace včetně Podmínek. OSF posoudí navrhovanou změnu a do 20 pracovních dnů od jejího obdržení vyrozumí písemně příjemce o výsledku posouzení návrhu změny. Po schválení podstatné změny požádá příjemce odbor rozpočtu OSS o vydání změnového Stanovení výdajů na financování akce OSS. Změnové Stanovení výdajů na financování akce OSS lze schválit až do doby vydání a schválení Závěrečného vyhodnocení akce v EDS/SMVS. 11.7 Monitorování postupu projektů Příjemce je povinen pravidelně předkládat informace o stavu realizace projektu. Děje se tak vždy po ukončení sledovaného období a projektu prostřednictvím hlášení o pokroku, etapových a závěrečných monitorovacích zpráv. A. Hlášení o pokroku (HoP)



slouží pro průběžné hlášení o postupu realizace projektu. Hlášení o pokroku jsou předkládána příjemcem do dvaceti pracovních dnů od ukončení sledovaného období, které trvá šest měsíců (viz. příloha č. 5b této PPŽP). Počátek sledovaného období je stanoven od prvního dne měsíce následujícího po vydání prvního Stanovení výdajů. Hlášení o pokroku se předkládá v pravidelných 6 měsíčních periodách; monitorovací zpráva se předkládá na konci konci etapy projektu. Pokud by měla monitorovací zpráva být vypracována za období, které končí jeden měsíc před/po obdobím, za které je vypracováno hlášení o pokroku, hlášení o pokroku se nepředkládá. B. Monitorovací zprávy (MZ) předkládá příjemce po ukončení etapy projektu (etapy nadefinuje žadatel při vkládání žádosti do IS Benefit7) a celkovém ukončení realizace projektu spolu se žádostí o platbu. Etapovou monitorovací zprávu příjemce předkládá OSF vždy do dvaceti pracovních dnů po ukončení etapy, Závěrečnou monitorovací zprávu příjemce předkládá do dvaceti pracovních dnů po ukončení realizace projektu. Vzor zprávy je přílohou č. 5a této PPŽP. Příjemce do MZ vyplňuje údaje potřebné ke zhodnocení pokroku projektu, tedy především číselné údaje o naplňování závazných monitorovacích indikátorů a stručný pokrok v implementaci projektu. Upozornění: Příjemce je povinen na žádost OSF poskytnout dodatečně požadované informace o průběhu realizace i po ukončení realizace projektu. Pokud není monitorovací zpráva schválena za etapu n a příjemce má povinnost předložit MZ za etapu n+1, nepředkládá ji přes Benefit7, ale pouze v papírové verzi. Zpětně ji do Benefit7 nezakládá. Stejný postup se aplikuje v případě předkládání hlášení o pokroku. Postup pro vyplnění MZ/HoP v IS Benefit7 naleznete v příloze příručky č. 10. Informace vyžadované v těchto zprávách naleznete v přílohách příručky č. 5a – 5f. Ukončení realizace projektu znamená prokazatelné uzavření všech aktivit projektu. Tuto skutečnost je třeba doložit kromě vlastních výstupů projektu ověřitelnými průkazy dosažení cílů projektu. Např. fotodokumentací či protokolem o předání a převzetí díla. Datum podepsání protokolu o předání a převzetí díla nesmí překročit termín ukončení realizace projektu uvedený ve Stanovení výdajů. C. Hlášení o udržitelnosti Pracovník OSF zašle 10 měsíců po ukončení realizace projektu příjemci dopis a bude vyžadovat vyplnění hlášení o udržitelnosti projektu do 20 pracovních dnů. Příjemce je povinen hlášení o udržitelnosti vyplnit a zaslat ho zpět OSF v požadované lhůtě. V hlášení o udržitelnosti je příjemce povinen prokázat dodržování dosažených cílových hodnot monitorovacích indikátorů a účelu projektu. Kontrolu hlášení o udržitelnosti provádí OSF. Pracovník OSF hlášení o udržitelnosti projektu zkontroluje a v případě potřeby vyzve příjemce k doplnění či opravě údajů ve stanovené lhůtě. V následujících letech, po celou dobu udržitelnosti, bude OSF každoročně ve stejném termínu vyzývat příjemce k vyplnění tohoto hlášení. Poslední výzva k vyplnění hlášení bude příjemci zaslána 4 roky a 10 měsíců po ukončení realizace projektu. 11.8 Způsob proplácení a žádosti o platbu



11.8.1 Předkládání Zjednodušené žádosti o platbu (ZŽoP) Oddělení EO MV, v jehož kompetenci je provedení přesunu finančních prostředků po odsouhlasení žádosti ze strany OFŘP provede požadovaný přesun prostředků a neprodleně o něm vyrozumí oddělení OFŘP, OSF a příjemce. Příjemce je ale nesmí čerpat před vydáním řídícího dokumentu. Zjednodušenou žádost o platbu zasílá příjemce na OSF vždy do 20 pracovních dnů od ukončení etapy nebo realizace projektu. Zjednodušenou žádost o platbu předkládá příjemce v elektronické a tištěné verzi. Elektronickou verzi vyplňuje v IS Benefit7 (viz příloha č. 11 této Příručky pro žadatele a příjemce). Žádost musí být doložena spolu s monitorovací zprávou a povinnými přílohami, jejich výčet je definován na konci vzoru monitorovací zprávy – (viz příloha č. 5a). Jako rozhodné pro tištěnou verzi se bere datum doručení na OSF. ŽoP se po finálním uložení do IS Benefit7 načte automaticky do IS MONIT7+. V případě, kdy nebude administrace ZŽoP za etapu n ukončena a příjemce je povinen předložit ZŽoP za etapu n+1, založí v Benefitu7 Zjednodušenou žádost o platbu za etapu n+1 a předloží ji na OSF pouze v pracovní tištěné verzi. Tím je splněna povinnost předložit ZŽoP do 20 pracovních dní od ukončení etapy/projektu. ZŽoP příjemce finálně uloží až po schválení žádosti o platbu za etapu n a předloží finální verzi tištěné ZŽoP. 11.8.2 Administrace plateb příjemcům V rámci této výzvy se jedná vždy o platby ex post. Příjemce finančních prostředků nejdříve uhradí veškeré náklady projektu z vlastních zdrojů, ale v rámci administrace žádosti o platbu nedochází k převodu peněz ze SF do kapitoly příjemce. K tomuto převodu dochází až po zahrnutí projektu do Souhrnné žádosti a při následné refundaci prostředků ze strany PCO do kapitoly poskytovatele. OSF provede dokladovou kontrolu předložené žádosti o platbu a jejích příloh (vč. monitorovací zprávy), která se zaměřuje zejména na: • • • • • •

• • • • •

kontrolu způsobilosti výdajů projektu, doložení povinných příloh k žádosti o platbu (včetně jejich správnosti), oprávněnost příjemce, oprávněnost dodavatele (v případě že bylo provedeno zadávací/výběrové řízení, tzn. soulad se zadávací dokumentací), náležitosti dokladů dle zákona o účetnictví, zákona o dani z příjmu, případně zákona o DPH, zda jsou fakturační podmínky dohodnuty a plněny tak, aby byla doložena účelovost faktur včetně specifikace jednotlivých způsobilých výdajů – tj. předmět fakturace je v souladu s projektem, z faktury je patrné, že se jedná o fakturaci vztahující se k projektu, předložené přílohy k účetním dokladům, předložený doklad o vedení příjmů a výdajů k projektu, úhrady faktur dle výpisu z bankovního účtu (datum, částka, účet), příp. jiných účtů dokládajících zaplacení předložených dokladů, věcnou a časovou způsobilost výdajů vzhledem k předmětu a termínům projektu, příp. jednotlivých etap, zda byla ve stanoveném termínu předložena všechna hlášení o pokroku za danou etapu/projekt.



V případě, že OSF zjistí v průběhu kontroly nedostatky v ŽoP, vyzve příjemce k odstranění nedostatků (elektronicky). OSF ve výzvě uvede lhůtu pro odstranění nedostatků (maximálně 10 pracovních dnů). Do doby odstranění nedostatků ze strany příjemce se pozastavují lhůty spojené s administrací žádosti o platbu. V případě, že OSF zjistí v žádosti o platbu nebo podpůrné dokumentaci nedostatky, které povedou ke krácení, vyznačí nezpůsobilé výdaje v Soupisce faktur a Kontrolním listu. Pokud má být na základě analýzy rizik v souladu s Metodikou pro výběr vzorku pro interní kontrolu na místě provedena v rámci kontroly žádosti o platbu kontrola na místě, je provedena po provedení dokladové kontroly po stránce věcné i finanční. OSF písemně informuje příjemce o výsledku kontroly žádosti o platbu až po dokončení kontroly ŽoP. Součástí dopisu je případně seznam výdajů, které byly posouzeny jako nezpůsobilé. Takové výdaje budou vyjmuty z režimu spolufinancování ze strukturálních fondů a budou hrazeny z vlastních zdrojů příjemce. Pokud byly realizovány výdaje hrazené z prostředků určených na předfinancování ze strukturálních fondů a tyto byly dodatečně označeny za nezpůsobilé, v případě OSS došlo ke zvýšení schodku státního rozpočtu. V případě, že příjemce uplatňoval pokutu vůči dodavateli za nedodržení dodacích lhůt, budou ovlivněny způsobilé výdaje: a) v případě, že se smluvní pokuta vztahuje pouze na způsobilé výdaje, sníží se celkové způsobilé výdaje o uplatněnou pokutu či penále; b) v případě, že se smluvní pokuta vztahuje i na nezpůsobilé výdaje, bude stanovena procentuálně část smluvní pokuty připadající na způsobilé výdaje. V případě oznámení smluvní pokuty před schválením ŽoP budou sníženy celkové způsobilé výdaje na základě výpočtu podle bodu a) nebo b). V případě oznámení o uplatnění smluvní pokuty po schválení ŽoP vyzve OSF Pokynem k vrácení prostředků příjemce k vrácení částky vypočítané podle bodu a), případně b) do 30 kalendářních dní od obdržení Pokynu k vrácení. V případě, že příjemce uplatňuje smluvní pokutu na základě vad a nedostatků dodávky, považuje se pokuta za zdroj financí na opravy a dokončení díla a neovlivňuje celkové způsobilé výdaje. O uplatnění pokut či penále vůči dodavateli je příjemce povinen informovat OSF prostřednictvím Oznámení o změnách v projektu bezprostředně po jejich vzniku. Příjemce předkládá Zprávu pro Závěrečné vyhodnocení akce (ZVA, viz příloha č. 16) dle termínu uvedeného ve Stanovení výdajů na financování akce OSS.

12.

Kontroly projektu

Povinností příjemce je poskytnout spolupráci při kontrolách, které jsou jednotlivé instituce povinny, respektive oprávněny, vykonávat. Jsou to: Ministerstvo vnitra ČR, Ministerstvo pro místní rozvoj – Řídící orgán IOP, Ministerstvo financí, Evropská komise, OLAF, Evropský účetní dvůr, Nejvyšší kontrolní úřad ČR. U příjemce může být dále proveden audit Ministerstva financí (od 1. 1. 2013 audit vykonává Auditní orgán Ministerstva financí). Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1a, 1b; Oblast intervence 1.1 Výzva č. 16 Verze – 1.1; Platnost od: 13. 3. 2015


V souladu s § 13a zákona o finanční kontrole č. 320/2001 Sb., provádějí tyto auditní subjekty následující kroky: • po vykonání auditu má příjemce právo být seznámen s návrhem zprávy, vypracované auditním subjektem, a zaujmout písemné stanovisko, které se stává součástí této zprávy; v souladu s § 5 a § 13 zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád): (dále v této kapitole jen „zákon“) • kontrolní orgán zahajuje kontrolu z moci úřední (§ 5 odst. 1 zákona); •

Námitky proti kontrolnímu zjištění uvedenému v protokolu o kontrole může kontrolovaná osoba podat kontrolnímu orgánu ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení protokolu o kontrole, není-li stanovena v protokolu o kontrole lhůta delší (§ 13 odst. 1 zákona).

Kontrolovaná osoba (příjemce) má dále povinnost informovat o přijatých nápravných opatřeních orgán veřejné správy, jehož zaměstnanec audit vykonal (§10 odst. 2 zákona). Kontrolní orgán může provádět před zahájením kontroly úkony, jejich účelem je opatření podkladů pro posouzení, zda zahájit kontrolu (ve smyslu § 3 odst. 1 zákona). Kontrolní orgán je oprávněn o úkonech, které prováděl podle § 3 odst. 1 zákona, pořídit záznam. Pokud bude na tento úkon navazovat kontrola, mohou skutečnosti takto získané sloužit jako podklad pro kontrolní zjištění (§ 3 odst. 2 zákona). Kontroly z hlediska realizace projektu Kontrola projektů na místě je realizována v režimu veřejnosprávní kontroly dle příslušných ustanovení zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a změně některých zákonů, resp. zákona (kontrolní řád). V rámci veřejnosprávní kontroly jsou realizovány následující typy kontrol na místě: Předběžná kontrola (ex-ante kontrola) je vykonávána před vydáním Stanovení výdajů na financování akce OSS v rámci procesu hodnocení na základě ex ante analýzy rizik projektu. Fyzická kontrola na místě je vykonávána za účelem ověření informací, uvedených v žádosti o podporu a ověření schopnosti žadatele realizovat projekt v souladu předloženou žádostí o podporu. Průběžná kontrola (interim kontrola) je vykonávána v období od vydání Stanovení výdajů na financování akce OSS do ukončení projektu. Kontrola na místě je vykonávána zejména za účelem ověření informací uvedených v monitorovacích zprávách, žádostech o platbu, zpravidla v rámci autorizace žádosti o platbu. Následná kontrola (ex-post kontrola) je vykonávána po ukončení projektu v monitorovacím období v rámci ex post monitoringu projektu. Tato kontrola je vykonávána za účelem ověření dodržování podmínek Stanovení výdajů na financování akce OSS po ukončení realizace projektu. Příjemce je seznámen s plánem uskutečnit u něj kontrolu nejpozději dva pracovní dny před zahájením kontroly. Za tímto účelem obdrží Oznámení o kontrole podepsané vedoucím kontrolní skupiny. Kontrolní skupina bude mít k provedení kontroly příslušné pověření. Realizace kontroly na místě Při zahájení kontroly na místě proběhne úvodní schůzka se statutárním zástupcem příjemce nebo jím písemně pověřenou osobou. Během ní seznámí vedoucí nebo člen kontrolní skupiny příjemce s předmětem kontroly, jejím průběhem a předloží příjemci Pověření všech členů kontrolní skupiny, požádá o vytvoření podmínek k provedení kontroly a předloží příjemci k podpisu Poučení kontrolované Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1a, 1b; Oblast intervence 1.1 Výzva č. 16 Verze – 1.1; Platnost od: 13. 3. 2015


osoby (ve dvou vyhotoveních, jedno vyhotovení si ponechává kontrolovaná osoba tzn. příjemce, druhé vedoucí kontrolní skupiny). Na závěr kontroly vyplní vedoucí kontrolní skupiny nebo pověřený člen Protokol. Protokol se vypracuje ve dvou číslovaných stejnopisech, z nichž č. 1 si ponechává vedoucí kontrolní skupiny, č. 2 obdrží příjemce. V případě, že kontrola na místě odhalí nedostatky, podá kontrolovaná osoba ve lhůtě určené kontrolujícím písemnou zprávu o odstranění nebo prevenci nedostatků zjištěných kontrolou, pokud o to kontrolující požádá (§ 10 odst. 2 zákona). Stejnopis protokolu o kontrole doručí kontrolní orgán kontrolované osobě. (§ 12 odst. 3 zákona)

Realizace administrativní veřejnosprávní kontroly Kontrola je zahájena prvním kontrolním úkonem, jímž je předložení pověření ke kontrole kontrolované osobě nebo jiné osobě, která kontrolované osobě dodává nebo dodala zboží nebo ho od ní odebrala či odebírá, koná nebo konala pro ni práce, anebo jí poskytuje nebo poskytovala služby nebo její služby využívala či využívá, případně se na této činnosti podílí nebo podílela (dále jen „povinná osoba“), jež je přítomna na místě kontroly (§ 5 odst. 2 písm. a) zákona). Dále je kontrola zahájena doručením oznámení o zahájení kontroly kontrolované osobě; součástí oznámení musí být pověření ke kontrole, anebo seznam kontrolujících, nebo první z kontrolních úkonů bezprostředně předcházejících předložení pověření ke kontrole kontrolované osobě nebo povinné osobě, jež je přítomna na místě kontroly, pokud je provedení takových kontrolních úkonů k výkonu kontroly třeba. (§ 5 odst. 2 písm. b) a c) zákona) Protokol o kontrole se vyhotoví ve lhůtě do 30 dnů ode dne provedení posledního kontrolního úkonu, ve zvláště složitých případech do 60 dnů. (§ 12 odst. 2 zákona) Námitky proti kontrolnímu zjištění uvedenému v protokolu o kontrole může kontrolovaná osoba podat kontrolnímu orgánu ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení protokolu o kontrole, není-li stanovena v protokolu o kontrole lhůta delší.(§ 13 odst. 1 zákona) Kontrolovaná osoba je oprávněna seznámit se s obsahem protokolu o kontrole (§ 10 odst. 1 písm. c) zákona). Hlavními oblastmi, na které se kontroly zaměřují, jsou: V případě ex-ante kontroly: • ověření realizovatelnosti projektu, • ověření udržitelnosti projektu, • ověření správnosti údajů v projektové žádosti, • kontrola dvojího financování, • ověření stavu realizace projektu, • kontrola výběrových řízení. • provádění výběrových řízení v souladu se zákonem 137/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, ; zvláštní důraz bude kladen na ta výběrová řízení, která již byla realizována před samotným vydáním Stanovení výdajů na financování akce OSS. Na základě provedených ex-ante kontrol můžou být upraveny způsobilé výdaje projektu.



V případě interim kontroly: • dvojí financování, • příjmy z projektu, • veřejnou podporu, • provádění výběrových řízení v souladu se zákonem 137/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, ; zvláštní důraz bude kladen na ta výběrová řízení, která byla realizována po vydání Stanovení výdajů na financování akce OSS, • skutečný stav projektu, • dodání služeb/zboží v souladu s právním aktem, • fyzický pokrok, • pravidla publicity, • kontrola účetnictví (účty související s projektem), • kontrola vedení účetní evidence o příjmech a výdajích s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu v souladu se zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů). V případě ex-post kontroly: • dvojí financování, • příjmy z projektu, • veřejnou podporu, • skutečný stav projektu, • dodání služeb/zboží v souladu s právním aktem, • fyzický pokrok, • pravidla publicity, • kontrola účetnictví (účty související s projektem), • kontrola vedení účetní evidence o příjmech a výdajích s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu v souladu se zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů).

12.1 Práva kontrolované osoby • Požadovat po kontrolujícím přeložení pověření ke kontrole a dalšího dokumentu, který dokládá, že se jedná o osobu uvedenou v pověření ke kontrole, (§ 10 odst. 1 písm. a) zákona). • namítat podjatost kontrolujícího nebo přizvané osoby (§ 10 odst. 1 písm. b) zákona), • seznámit se s obsahem protokolu o kontrole; (§ 10 odst. 1 písm. c) zákona), • podávat námitky proti kontrolním zjištěním uvedeným v protokolu o kontrole (§ 10 odst. 1 písm. d) zákona), • požadovat potvrzení o zajištěných originálních podkladech (§ 9 písm. d) zákona)

12.2 Povinnosti kontrolované osoby • Vytvořit podmínky pro výkon kontroly, umožnit kontrolujícímu výkon jeho oprávnění stanovených tímto zákonem a poskytovat k tomu potřebnou součinnost a podat ve lhůtě určené kontrolujícím písemnou zprávu o odstranění nebo prevenci nedostatků zjištěných kontrolou, pokud o to kontrolující požádá. (§ 10 odst. 2 zákona), • seznámit členy kontrolní skupiny s bezpečnostními předpisy, které se vztahují ke kontrolovaným objektům a které jsou tyto osoby povinny v průběhu kontroly dodržovat,



• uchovávat právní akt o poskytnutí podpory včetně Podmínek a veškeré účetní doklady týkající se poskytnuté pomoci v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění, spolu s veškerou projektovou dokumentací minimálně do roku 2021, • povinná osoba je povinna poskytnout kontrolujícímu součinnost potřebnou k výkonu kontroly, nelze-li tuto činnost zajistit prostřednictvím kontrolované osoby (§ 10 odst. 3 zákona). 12.3 Práva kontrolujícího Nestanoví-li zvláštní zákon jinak, je kontrolující oprávněn: • v souvislosti s výkonem kontroly vstupovat do staveb, dopravních prostředků, na pozemky a do dalších prostor s výjimkou obydlí, jež vlastní nebo užívá kontrolovaná osoba anebo jinak přímo souvisí s výkonem předmětné kontroly. Do obydlí je kontrolující oprávněn vstoupit jen tehdy, je-li obydlí užívané k podnikání nebo provozování jiné hospodářské činnosti nebo v případě, kdy se mají prostřednictvím kontroly odstranit pochybnosti o tom, zda je obydlí užívané k těmto účelům a nelze-li dosáhnout splnění účelu kontroly jinak. Vlastníci nebo uživatelé těchto prostor jsou povinni kontrolujícímu vstup umožnit.(§ 7 zákona) • požadovat poskytnutí údajů, dokumentů a věcí vztahujících se k předmětu kontroly nebo k činnosti kontrolované osoby (dále jen doklady) v odůvodněných případech může kontrolující zajišťovat originální podklady (§ 8 odst. c) zákona); • pořizovat obrazové nebo zvukové záznamy (§8 písm. d) zákona); • kontrolní orgán může provádět před zahájením kontroly úkony, jejichž účelem je opatření podkladů pro posouzení, zda zahájit kontrolu (§ 3 odst. 1 zákona); • vyžadovat od kontrolované osoby a povinné osoby další součinnost potřebnou k výkonu kontroly; (ve smyslu §8 písm. f) zákona); • požadovat prokázání totožnosti fyzické osoby, jež je přítomna na místě kontroly, jde-li o osobu, která plní úkoly kontrolované osoby, nebo osobu, která může přispět ke splnění účelu kontroly (ve smyslu § 8 písm. a) zákona); • kontrolní orgán může k účasti na kontrole v zájmu dosažení jejího účelu přizvat fyzickou osobu (dále jen „přizvaná osoba“) (ve smyslu § 6 odst. 1 zákona); 12.4 Povinnosti kontrolujícího Kontrolující je v souvislosti s výkonem kontroly povinen: a. zjistit stav věci v rozsahu nezbytném pro dosažení účelu kontroly a v závislosti na povaze kontroly doložit kontrolní zjištění potřebnými doklady, (§ 9 písm. a) zákona) b. šetřit práva a oprávněné zájmy kontrolované osoby, povinné osoby a třetí osoby (§ 9 písm. b) zákona), c. předložit kontrolované osobě nebo povinné osobě pověření ke kontrole, a požádá-li o to kontrolovaná osoba nebo povinná osoba, též další dokument, který dokládá, že se jedná o osobu uvedenou v pověření ke kontrole (§ 9 písm. c) zákona) d. vydat potvrzení o zajištěných originálních podkladech, a pominou-li důvody jejich zajištění, neprodleně je vrátit, (§ 9 písm. d) zákona) e. umožnit kontrolované osobě účastnit se kontrolních úkonů při výkonu kontroly na místě, nebrání-li to splnění účelu nebo provedení kontroly, (§ 9 písm. e) zákona), f. vyhotovit protokol o kontrole a doručit jeho stejnopis kontrolované osobě (§ 9 písm. f) zákona), Kontrolující je také povinen:



• kontrolující nebo přizvaná osoba má povinnost zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozvěděla v souvislosti s kontrolou nebo s úkony předcházejícími kontrole, a nezneužívat takto získaných informací. (§ 20 odst. 1 zákona); Uzavření kontroly na místě Kontrolovaná osoba může ve stanovené lhůtě uplatnit písemné a zdůvodněné námitky (§ 10 odst. 1 písm. d) zákona). Nevyhoví-li námitkám vedoucí kontrolní skupiny nebo kontrolující ve lhůtě 7 dnů ode dne jejich doručení, vyřídí je nadřízená osoba kontrolujícího ve lhůtě 30 dnů ode dne jejich doručení tak, že jim vyhoví, částečně vyhoví, nebo je zamítne. Ve zvlášť složitém případu se lhůta pro vyřízení námitek nadřízenou osobou kontrolujícího prodlužuje o 30 dnů. O tomto prodloužení lhůty nadřízená osoba kontrolujícího kontrolovanou osobu předem vyrozumí (§ 14 odst. 1 zákona). Námitky, z nichž není zřejmé, proti jakému kontrolnímu zjištění směřují, nebo námitky, u nich chybí odůvodnění, nadřízená osoba kontrolujícího zamítne jako nedůvodné. Nadřízená osoba kontrolujícího zamítne také námitky podané opožděně nebo neoprávněnou osobou (§ 14 odst. 2 zákona) Jestliže je do vyřízení námitek zahájeno kontrolovanou osobou správní řízení o uložení sankce nebo opatření k nápravě v přímé souvislosti se skutečností obsaženou v protokolu o kontrole, lze se souhlasem nadřízené osoby kontrolujícího, námitky vyřídit v rámci tohoto správního řízení. Vyřízení námitek se uvede v odůvodnění rozhodnutí vydaného v rámci tohoto správního řízení (§ 14 odst. 3 zákona). Kontrola je ukončena marným uplynutím lhůty pro podání námitek, nebo vzdáním se práva podat námitky, dnem doručení vyřízení námitek kontrolované osobě nebo dnem, ve kterém byly námitky předány k vyřízení správnímu orgánu (§ 18 zákona)

13.

Odstoupení od projektu

Příjemce může odstoupit od projektu na základě svého písemného prohlášení. Toto prohlášení příjemce zasílá na stanovené kontaktní místo (podatelnu MV ČR) prostřednictvím formuláře Oznámení o změnách v projektu, který je přílohou této příručky č. 6. Pokud byly příjemci před odstoupením vyplaceny finanční prostředky, či jejich část, OSF vždy zasílá hlášení pro podezření na porušení rozpočtové kázně. OSF přijme od příjemce formulář Oznámení o změnách v projektu. Jestliže již byl schválen Řídící dokument a příjemci vyplacena dotace či její část, bude ŘO/ZS rozhodovat, zda se jedná o podezření na porušení rozpočtové kázně. Pokud ano, bude případ postoupen územně příslušnému orgánu finanční správy, v opačném případě poskytovatel dotace zahájí řízení o odnětí dotace dle § 15 zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, ve znění pozdějších předpisů. Na řízení o odnětí dotace se vztahují obecné předpisy o správním řízení. Během procesu hodnocení kvality projektu tj. před vydáním právního aktu, může na základě písemného oznámení svou žádost vzít zpět také žadatel. OSF v takovém případě hodnocení zastaví ke dni podání žádosti.

14.

Závěrečné vyhodnocení akce



Příjemce po dokončení projektu v termínu stanoveném ve Stanovení výdajů a v souladu s vyhláškou č. 560/2006 Sb. ve znění pozdějších předpisů předloží OSF vyplněný formulář „Zpráva pro závěrečné vyhodnocení akce“ (viz příloha č. 16). Po provedené kontrole a v případě, že uvedené údaje jsou v pořádku, je poskytovatelem finančních prostředků v EDS/SMVS vydána Zpráva pro závěrečné vyhodnocení akce, jejíž jedno paré příjemce obdrží.

15.

Nesrovnalosti

Nesrovnalostí se rozumí porušení předpisů EU nebo předpisů ČR, které upravují použití prostředků z rozpočtu EU nebo veřejných zdrojů ČR, v jehož důsledku jsou, nebo by mohly být dotčeny veřejné rozpočty ČR nebo rozpočet EU formou neoprávněné výdajové položky. Tzn. jedná se o každé porušení podmínek, za kterých byly prostředky z rozpočtu EU poskytnuty ČR, a každé porušení podmínek, za kterých byly tyto prostředky a prostředky národních veřejných rozpočtů převedeny dále příjemcům. Povinnost nahlásit jakékoli podezření na nesrovnalost se vztahuje na všechny pracovníky implementační struktury IOP. OSF je povinen bezodkladně oznámit ŘO IOP každou nesrovnalost typu podezření na porušení rozpočtové kázně, podezření na spáchání správního deliktu, podezření na podvod (bez ohledu na proplacení prostředků ze SR/SF EU) a systémovou nesrovnalost. V případě opodstatněné nesrovnalosti, resp. potvrzené nesrovnalosti, může ŘO/MV ČR na nezbytně nutnou dobu pozastavit administraci žádostí o platbu na daný projekt nebo oblast intervence, považuje-li to za nezbytně nutné k ochraně finančních zájmů EU a ČR. O pozastavení plateb je příjemce finančních prostředků informován. Na základě ukončených řízení podle zákona č. 320/2001 Sb. může kontrolní orgán MVČR dojít k závěru, že se: • nejedná o nesrovnalost (neopodstatněné podezření na nesrovnalost), • jedná o podezření na nesrovnalost v podobě: a) podezření na porušení rozpočtové kázně (dle zákona č. 218/2000 Sb.) na straně příjemce nebo na straně poskytovatele dotace, b) podezření na spáchání trestného činu, c) podezření na spáchání správního deliktu zadavatele či dodavatele ve smyslu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. d) podezření na nesrovnalost systémové povahy na úrovni ŘO, PCO, MV ČR. Pokud ŘO nezamítne podezření na nesrovnalost pro zřejmou neopodstatněnost, provede OSF MV ČR ověření skutečností zakládajících podezření na nesrovnalost (formou veřejnosprávní kontroly podle zákona č. 320/2001 Sb.).

Výsledek řízení oznámí ZS bezodkladně nejpozději do 10 PD ŘO. Pokud ŘO nesouhlasí se závěrem ZS, může sám zahájit řízení podle zákona č. 320/2001Sb., k ověření skutečností zakládajících podezření na nesrovnalost.



OSF MV ČR může zároveň s odkazem na MFTK neproplatit část výdajů, které považuje za nezpůsobilé, a to v případě, kdy podezření na nesrovnalost není potvrzeno ze strany OFS, (ÚOHS) či soudu. OSF MV ČR může trvat na svých zjištěních, resp. zjištěních jiných příslušných kontrolních či auditních orgánů, a stanovisku, že k nesrovnalosti došlo. Předmětné výdaje nejsou zahrnuty do souhrnných žádostí o platbu předkládaných na PCO. V případě nesrovnalosti, která vyplývá z vyčísleného zjištění finální zprávy AO, EK, EÚD či kontrolního protokolu PCO se vždy jedná o potvrzenou nesrovnalost. V případě auditních zpráv EK to platí poté, co je zpráva ze strany EK akceptována, u zpráv EÚD platí pro zjištění, která následně potvrdí EK a ČR zprávu akceptuje, v případě kontrolního protokolu PCO platí po ukončeném námitkovém řízení. Zjištění ve finální auditní zprávě či kontrolním protokolu včetně vyčíslení nezpůsobilých výdajů je finální, pokud ve stejné věci neodhalí další orgány (např. ÚOHS, OFS, soud, ŘO) zjištění, které by vedly k navýšení nezpůsobilých výdajů. Pokud se jedná o nesrovnalost, která není podezřením na porušení rozpočtové kázně, MV ČR vyčíslí částku, jež byla dotčena nesrovnalostí a vyzve příjemce k navrácení prostředků dotčených nesrovnalostí. Jedná se zejména o nesrovnalosti, které vycházejí z auditních nálezů AO, EK, EÚD a kontrolních zpráv PCO, u kterých OFS nekonstatuje porušení rozpočtové kázně nebo je nepotvrdí ve výši vyplývající z těchto závěrů auditních či kontrolních zpráv. V těchto případech ZS MV ČR není oprávněn vyčíslit částku, na níž se vztahuje tato nesrovnalost, v nižší výši, než jakou identifikoval AO, EK, EÚD a PCO. Obdobně postupuje MV ČR v případě, že OFS potvrdí porušení rozpočtové kázně v nižší výši, než kterou identifikovalo MV ČR přesto ZS na nesrovnalosti a její výši trvá.

16.

Stížnosti a odvolání

Zákonná úprava stížností je obsažena v § 175 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, v platném znění. Kdokoli může podat stížnost poukazující na nevhodné chování úředních osob nebo na nesprávný postup OSF, jestliže se ho toto jednání přímo dotýká. Jakýkoli podnět na ověření správného, objektivního, transparentního a nediskriminačního postupu musí vždy MV řádně prošetřit. Podá-li stížnost osoba, která nebyla předmětem stížnosti sama dotčena, bude takové podání OSF brát pouze jako podnět k výkonu dohledu či kontroly nebo jako podnět ke zlepšení činnosti a k odstranění nedostatků. Obdobným způsobem bude postupovat i v případě přijetí anonymního podání, tj. pokud stěžovatel zašle podání bez podpisu či s podpisem, ale bez uvedení adresy pro doručování. Stížnost lze podat písemně, ústně, prostřednictvím technických prostředků (např. fax) nebo elektronicky (např. datovou schránkou). Pokud nelze ústní stížnost vyřídit ihned, sepíše o ní OSF MV ČR písemný záznam. Stížnost musí obsahovat náležitosti, které jsou třeba pro její vyřízení. Jestliže tyto náležitosti postrádá, vyzve OSF MV ČR stěžovatele k jejich doplnění v přiměřené lhůtě. Současně stěžovatele poučí, že pokud nejasnosti, které by bránily dalšímu postupu neodstraní, stížností se dále nebude zabývat. OSF MV CŘ řádně prošetří všechny skutečnosti uvedené ve stížnosti a stížnost vyřídí do 60 dnů ode dne, kdy mu byla doručena. Stanovenou lhůtu lze překročit jen tehdy, nelze-li v jejím průběhu zajistit podklady potřebné pro vyřízení stížnosti. V této lhůtě také písemně vyrozumí stěžovatele o vyřízení stížnosti. Stížnost se považuje za vyřízenou dnem, kdy je vyrozumění o vyřízení stížnosti vypraveno či předáno k poštovní přepravě. Jestliže stěžovatel nesouhlasí se způsobem vyřízení stížnosti, může požádat o přešetření věci. Žádost o přešetření může stěžovatel podat: 1) orgánu, který vyřizoval stížnost, ten posoudí obsah po věcné a formální stránce a z hlediska nových skutečností. Shledá-li důvod ke změně svých předchozích závěrů, vyrozumí o tom Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Prioritní osa: 1a, 1b; Oblast intervence 1.1 Výzva č. 16 Verze – 1.1; Platnost od: 13. 3. 2015


stěžovatele. V opačném případě oznámí stěžovateli, že neshledal důvody ke změně již učiněných závěrů a předá stížnost k přešetření nadřízenému správnímu orgánu. V případě OSF MV ČR může stěžovatel podat žádost o prošetření na ŘO. 2) nadřízenému orgánu, ten je povinen řádně prošetřit všechny skutečnosti uvedené ve stížnosti, a to bez zbytečného odkladu. Způsob vyřízení stížnosti závisí na obsahu stížnosti. V případě, že stěžovatel poté, co nadřízený orgán stížnost prošetřil a potvrdil výsledky předchozího šetření, podá znovu stížnost shodného obsahu a nebudou-li shledány důvody ke změně výsledků předchozího vyřízení, bude stížnost založena bez dalšího šetření. Stěžovatel bude o tomto postupu informován.

Přílohy:

1a) 1b) 2. 3. 4. 5a) 5b) 5c) 5d) 5e) 5f) 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12a) 12b) 13. 14. 15. 16.

Analýza nákladů a výnosů Osnova studie proveditelnosti Formulář - rozpočet Seznam povinných příloh žádosti Pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření a manuál vizuální identity IOP Formulář – etapová, resp. závěrečná MZ Formulář – hlášení o pokroku Formulář – soupiska faktur Formulář – ŽoP Formulář – podpisové vzory Vzor – Seznam čísel účtů Formulář - Oznámení o změnách v projektu Závazné postupy pro zadávání veřejných zakázek nespadajících pod ZVZ Seznam strategických záměrů SA dle UV č. 536-2008 Příručka pro vyplnění žádosti v aplikaci Benefit7 Příručka pro vyplnění HoP, resp. MZ v aplikaci Benefit7 Příručka pro vyplnění Zjednodušené žádosti o platbu v aplikaci Benefit7 Podmínky Stanovení výdajů OSS Krácení peněžních prostředků při porušení podmínek SV OSS Metodika útvaru hlavního architekta eGovernment Zpráva pro závěrečné vyhodnocení akce Čestné prohlášení



Seznam zkratek Česká republika ČR Daň z přidané hodnoty DPH EDS/SMVS Evidenční dotační systém/Správa majetku ve vlastnictví státu EH EO ERDF ES EU FÚ HoP ICT IOP IS IZS MF MMR MV ČR MZ NPV NUTS OFŘP OLAF OPF OSF OSS PCO PDA PM PO PPŽP

Externí hodnotitel Ekonomický odbor Evropský fond pro regionální rozvoj Evropská společenství Evropská unie Finanční útvar Hlášení o pokroku Informační a komunikační technologie (angl. zkratka) Integrovaný operační program Informační systém Integrovaný záchranný systém Ministerstvo financí Ministerstvo pro místní rozvoj Ministerstvo vnitra České republiky Monitorovací zpráva Čistá současná hodnota (angl. zkratka) Klasifikace územních jednotek (franc. zkratka) Odbor finančního řízení programů Evropský úřad pro potírání podvodných jednáni Odbor programového financování MV Odbor strukturálních fondů MV Organizační složka státu Platební a certifikační orgán Personal Digital Assistant Projektový manažer Příspěvková organizace Příručka pro žadatele a příjemce



RA RPD ŘO SF SPO SR SW OFS ÚOHS ZŽoP ŽoP ZVA ZVZ

Registrace akce Rozpočtové položky druhové Řídící orgán Strukturální fondy Státní příspěvková organizace Státní rozpočet Software Orgán finanční správy Útvar na ochranu hospodářské soutěže Zjednodušená žádost o platbu Žádost o platbu Závěrečné vyhodnocení akce Zákon o veřejných zakázkách



PŘÍRUČKA PRO ŽADATELE A PŘÍJEMCE. v rámci INTEGROVANÉHO OPERAČNÍHO PROGRAMU

Recommend Documents