Příručka k klienta GFI. Uživatelská příručka

Příručka k klienta GFI

Uživatelská příručka

Informace a obsah v tomto dokumentu slouží jen pro informační účely a jsou poskytovány, tak jak jsou, bez jakýchkoli dalších záruk, výslovných či odvozených, mimo jiné implikovaných záruk obchodovatelnosti, vhodnosti pro určitý účel a neporušení zákona. Společnost GFI Software není zodpovědná za jakékoli škody, včetně jakýchkoli následných, které mohou být způsobeny použitím tohoto dokumentu. Informace jsou získávány z veřejně dostupných zdrojů. Přestože byla vyvinuta maximální snaha o zajištění přesnosti uvedených dat, společnost GFI nemůže poskytovat žádnou záruku na úplnost, přesnost, aktuálnost a adekvátnost informací v tomto dokumentu a není odpovědná za chyby tisku, neaktuálnost údajů ani chyby v textu. Společnost GFI neposkytuje žádnou výslovnou nebo odvozenou záruku a nepřebírá žádnou právní ani jinou odpovědnost za přesnost nebo úplnost informací obsažených v tomto dokumentu. Pokud se domníváte, že tento dokument obsahuje faktické chyby, kontaktujte nás. Vaše oznámení co nejdříve prověříme. Všechny názvy produktů a společností, které jsou zde uvedeny, mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků. Microsoft a Windows jsou buď registrované ochranné známky nebo ochranné známky společnosti Microsoft Corporation v USA a jiných zemích. Server GFI MailArchiver® je chráněn autorskými právy společnosti GFI SOFTWARE Ltd. - 1999-2014 GFI Software Ltd. Všechna práva vyhrazena. Verze dokumentu: 2.2.2 Datum poslední aktualizace (měsíc/den/rok): 1/15/2014

Obsah 1 Použití aplikace GFI MailArchiver

4

1.1 Přihlášení k aplikaci GFI MailArchiver 1.2 Procházení archivovaných položek 1.3 Práce s archivovanými položkami 1.4 Vyhledávání archivovaných e-mailů 1.5 Přístup k více e-mailovým schránkám 1.6 GFI MailInsights® 1.7 Změna předvoleb uživatele

4 5 6 9 16 17 38

2 Konfigurace přístupu k e-mailovému klientovi

39

2.1 Instalace softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 2.2 Konfigurace přístupu ke klientovi GFI MailArchiver IMAP

39 40

3 Glosář

50

4 Rejstřík

55

1 Použití aplikace GFI MailArchiver Aplikace GFI MailArchiver slouží ke snadnému procházení e-mailové komunikace, položek kalendáře a dokumentů, odstraňuje nutnost používání souborů PST a splňuje neustále rostoucí požadavky na soulad a požadavky eDiscovery. Díky možnosti vytváření sestav nástrojů obchodního zpravodajství MailInsights dokážete ze svých archivovaných položek získat skutečně maximum. Identifikujte právní rizika a spravujte produktivitu pomocí sestav založených na klíčových obchodních informacích ve vašem archivu. Související informace naleznete v částech: přihlášení do aplikace GFI MailArchiver, procházení archivovaných e-mailů, práce s e-maily, vyhledávání archivovaných e-mailů, přístup k více e-mailovým schránkám, Generování hlášení MailInsights Změna zobrazeného jazyka a další možnosti

1.1 Přihlášení k aplikaci GFI MailArchiver V aplikaci GFI MailArchiver vyberte jednu z následujících možností: Zvolte možnosti Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. Aplikace se načte ve výchozím internetovém prohlížeči. Po výzvě zadejte přihlašovací údaje k doméně (uživatelské jméno a heslo používané pro přihlášení do systému Windows®). Případně můžete do internetového prohlížeče zadat tuto adresu URL: http:/// Například: http://mydomain.com/MailArchiver Aplikace GFI MailArchiver ve výchozím nastavení nevyžaduje při přihlašování žádné přihlašovací údaje. Místo toho použije přihlašovací údaje aktuálně přihlášeného uživatele. Při ukončení prohlížeče dojde k odhlášení uživatele aktuálně přihlášeného k aplikaci GFI MailArchiver. POZNÁMKA Chcete-li se přihlásit jako jiný uživatel, odhlaste se ze svého profilu a přihlaste se jako jiný uživatel systému Windows®.

POZNÁMKA Pokud se přihlašujete z počítače, který není připojen k doméně, ve které je nainstalována aplikace GFI MailArchiver, budete vyzváni k zadání pověření pro přihlášení k doméně, ve které je aplikace GFI MailArchiver nainstalována.

GFI MailArchiver

1 Použití aplikace GFI MailArchiver | 4

1.2 Procházení archivovaných položek 1. Na serveru GFI MailArchiver vyberte kartu Archiv.

Snímek obrazovky 1: Procházení archivovaných e-mailů

2. Na kartě Archiv si můžete prohlížet položky archivované ve všech schránkách, k nimž máte přístup. Podle potřeby můžete provádět určité činnosti popsané níže v tabulce níže. MOŽNOST

POPIS Jak hledat e-maily s konkrétním předmětem. Zadejte hledaná slova nebo výrazy a klepněte na možnost. Výsledky se zobrazí panelu s emaily. Skrytí panelu s náhledem e-mailů. Zobrazení panelu s náhledem e-mailů. Přepínání panelu s náhledem e-mailů mezi zobrazením e-mailů ve spodní části a jejich zobrazením v boční části stránky se seznamem emailů. Zobrazuje e-maily v zobrazení zpráv. Zobrazuje e-maily v zobrazení poštovní schránky. Přepnutí na zobrazení kalendáře a zobrazení archivovaných položek kalendáře. Zobrazuje seznam poštovních schránek, k nimž má aktuálně přihlášený uživatel přístup. V seznamu účtů vyberte možnost Úložiště pro archivaci, abyste poštovní schránky zobrazili pomocí možnosti Zobrazit seznam účtů v archivu. Klepnutím na možnost Zavřít opustíte seznam účtů.

GFI MailArchiver


MOŽNOST

POPIS Jestliže váš správce systému povolil možnost Odstranění e-mailů, odstraní vybrané e-maily. V opačném případě se ikona nezobrazí. POZNÁMKA E-maily nelze odstranit z úložiště pro archivaci pouze ke čtení nebo v případě, že byla povolena možnost Zachovávat právní materiál.

POZNÁMKA Aplikace GFI MailArchiver ve výchozím nastavení zobrazuje 25 položek na stránku. Chcete-li tuto hodnotu změnit, Klikněte na uživatelské jméno zobrazené v pravém horním rohu obrazovky a změňte hodnotu v možnosti Počet e-mailů zobrazovaných na straně. Klepněte na možnost Uložit.

1.3 Práce s archivovanými položkami V aplikaci GFI MailArchivermůžete na kartě Archiv zobrazovat různé typy archivovaných položek a provádět s nimi jednotlivé činnosti. Mezi e-mailovými konverzacemi a položkami kalendáře lze přepínat pomocí dostupných ovládacích prvků na panelu úloh. Více informací najdete zde: Procházení archivovaných položek (page 5). Chcete-li e-mail nebo archivovaný soubor zobrazit, vyberte jej ve schránce nebo v zobrazení zpráv. Vybraná položka se zobrazí v podokně náhledu. Poklepáním e-mail nebo archivovaný soubor zobrazíte v okně zobrazení e-mailu.

GFI MailArchiver


Snímek obrazovky 2: Práce s archivovanými položkami v aplikaci GFI MailArchiver

Chcete-li zobrazit archivovanou položku kalendáře, přepněte na zobrazení kalendáře. Vyberte položku, kterou chcete zobrazit. Jedním kliknutím na položku zobrazíte podrobnosti v okně kalendáře. V závislosti na typu vybrané archivované položky lze během zobrazování obsahu archivovaných položek provádět následující činnosti: MOŽNOST

POPIS Zobrazit záhlaví e-mailu / položky kalendáře. Klepnutím zobrazíte záhlaví e-mailu či položky kalendáře. Zobrazují se v panelu. Panel zavřete opakovaným klepnutím na toto tlačítko nebo klepnutím na možnost Zavřít. Zobrazit vlákno konverzace Klepnutím na tlačítko zobrazíte celou konverzaci v okně zobrazení pošty. Zobrazí se všechny emaily, které jsou součástí konverzace. Panel zavřete opakovaným klepnutím na toto tlačítko nebo klepnutím na možnost Zavřít.

GFI MailArchiver


MOŽNOST

POPIS Upravit označení e-mailů nebo položek kalendáře (osobní a globální) Umožňuje kategorizovat e-maily a položky kalendáře pomocí štítků. Tato funkce je užitečná při hledání konkrétních typů archivovaných položek. Například lze hledat všechny položky označené jako „Důležité“. Postup přidání štítku: 1. U možnosti ‚Dostupné štítky‘ zadejte nový štítek nebo vyberte existující. 2. Klepnutím na možnost Označit e-mail označíte e-mail zadaným nebo vybraným štítkem. Postup odebrání dříve přiřazeného štítku: 1. Vyberte dříve přiřazený štítek. 2. Klikněte na možnost Odebrat štítek. Panel zavřete opakovaným klepnutím na toto tlačítko nebo klepnutím na možnost Zavřít. POZNÁMKA Štítky se v poli „Štítky“ zobrazují černě. Štítky přiřazené na úrovni organizace pomocí kategorizačních zásad jsou červené. Štítky kategorizačních zásad nelze z e-mailu odstranit. Obnovit e-mail / položku kalendáře Obnoví e-maily nebo položky kalendáře pomocí funkce OneClick Restore, která obnoví archivovanou položku do stanovené poštovní schránky nebo přepošle kopii na e-mailovou adresu. Na panelu pro obnovení e-mailů zadejte e-mailovou adresu, na kterou má být odeslána kopie aktuální položky, a klikněte na možnost Obnovit e-mail / položku kalendáře. Uložit e-mail na disk (formát EML) Stáhne celý e-mail na disk včetně všech příloh ve formátu .eml. Tento formát je kompatibilní s řadou e-mailových klientů, jako jsou například Microsoft Outlook® Express, Windows® Mail nebo Mozilla Thunderbird. V dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit. Poté vyberte místo, kam bude soubor uložen. Uložit e-mail na disk (formát MSG) Stáhne celý e-mail na disk včetně všech příloh ve formátu .msg, který je kompatibilní s aplikací Microsoft Outlook®. V dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit. Poté vyberte umístění, kam bude soubor uložen. Stáhnout položku kalendáře Stáhne celý e-mail na disk včetně všech příloh ve formátu .msg, který je kompatibilní s aplikací Microsoft Outlook®. V dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit. Poté vyberte umístění, kam bude soubor uložen. Vytisknout e-mail / položku kalendáře Zobrazí archivovanou položku v novém okně prohlížeče ve formátu pro tiskárnu. K tisku položky použijte funkci tisku prohlížeče. Zobrazit obrázky v e-mailech Toto tlačítko se používá k zobrazení připojených obrázků v zobrazeném e-mailu. Označit, že se nejedná o spam Toto tlačítko použijte u e-mailů, které byly antispamovým nástrojem označeny jako spam, k označení, že se o spam nejedná. Vyžaduje nastavení zásad pro blokování spamu. Odstranit e-mail / položku kalendáře Jestliže váš správce systému povolil možnost Odstranění e-mailů, odstraní aktuálně vybranou položku. V opačném případě se ikona nezobrazí. POZNÁMKA Archivované položky nelze odstranit z úložiště pro archivaci pouze ke čtení nebo v případě, že byla povolena možnost Právní držení. Zobrazit události položek kalendáře Klepnutím na tlačítko zobrazíte Události položek kalendáře v okně zobrazení pošty.

Stáhnout

GFI MailArchiver

Při zobrazování archivovaných souborů se v textu zprávy nachází další odkaz pro Stažení. Kliknutím na tento odkaz stáhnete soubor a uložíte jej na disk.


1.4 Vyhledávání archivovaných e-mailů Při vyhledávání e-mailů aplikace GFI MailArchiver odešle dotaz na index e-mailů a odpovídající e-maily zobrazí spolu s případnými přílohami. V aplikaci GFI MailArchiver jsou k dispozici tyto možnosti vyhledávání e-mailů: MOŽNOST

POPIS

Rychlé hledání

Textové pole v panelu nástrojů, které slouží k prohledání všech archivovaných e-mailů pro vybraného uživatele a úložiště. V textovém poli Rychlé hledání lze rovněž použít tyto zástupné znaky: ? – Nahrazuje jakýkoli jeden znak. * – Nahrazuje jakýkoli řetězec znaků. Například: Slovu „Švýcar“ tak budou odpovídat výrazy „Švý??r“ i „Švý*r“.

Jednoduché hledání

Rozbalením možnosti Rychlé hledání zobrazíte seznam základních kritérií (např. odesílatel, příjemce, předmět, datum atd.), podle kterých lze hledat. Více informací najdete zde: Jednoduché hledání (page 9).

Pokročilé hledání

Pokud chcete hledat podle více kritérií, použijte rozšířené možnosti. Více informací najdete zde: Pokročilé hledání (page 11).

E-maily, které odpovídají vyhledávacímu kritériu, se zobrazí v panelu s e-maily. GFI MailArchiver zobrazuje až 25 e-mailů na stránku. Pokud dotazu odpovídá více než 25 e-mailů, aplikace GFI MailArchiver rozdělí výsledky hledání na několik stránek. Pomocí posuvníku nacházejícího se ve spodní části panelu s e-maily můžete přecházet z jedné stránky na další. 1.4.1 Jednoduché hledání Funkce Jednoduché hledání je rozšířením funkce Rychlé hledání a umožňuje vyhledávat e-maily, soubory, položky kalendáře a faxové/SMS zprávy v úložišti pro archivaci podle několika dalších vyhledávacích kritérií. Použití funkce Jednoduché hledání: 1. Na kartě Archiv klikněte na ikonu Hledání.

rozevíracího seznamu nacházející se vedle textového pole

Snímek obrazovky 3: Možnosti jednoduchého hledání

2. V oblasti Hledání volbou možnosti E-mail zapněte prohledávání e-mailů ve všech úložištích pro archivaci. Použít můžete tato kritéria: MOŽNOST

POPIS

Obsahuje

Zadejte hledané klíčové slovo. Použít lze i tyto zástupné znaky: ? – Nahrazuje jakýkoli jeden znak. * – Nahrazuje jakýkoli řetězec znaků.

Předmět

GFI MailArchiver

Hledání e-mailů s určitým předmětem.


MOŽNOST

POPIS

Datum odeslání

Určuje datum, kdy byl hledaný e-mail odeslán.

Odesílatel

Zadejte e-mailovou adresu nebo jméno odesílatele zobrazované ve službě Active Directory®, jehož e-maily chcete prohledat.

Příjemce

Zadejte e-mailovou adresu nebo jméno příjemce zobrazované ve službě Active Directory®, jehož e-maily chcete prohledat.

Příloha

Vyhledávání e-mailů s určitým obsahem v přílohách.

Pokročilé možnosti


Resetovat

Resetuje podmínky hledání a umožňuje začít hledat znovu.

Uložit

Umožňuje podmínky hledání uložit v podobě uloženého vyhledávacího dotazu, který můžete následně kdykoliv použít. Uložená vyhledávání jsou uvedena v okně Klasifikace na kartě Archiv.

Hledat

Slouží ke spuštění hledání archivovaných e-mailů. Výsledky jsou zobrazeny podle zadaných podmínek.

3. V oblasti Hledání volbou možnosti Soubor zapněte vyhledávání archivovaných souborů ve všech úložištích pro archivaci. Použít můžete tato kritéria: MOŽNOST

POPIS

Název souboru

Zadejte úplný název hledaného souboru nebo jeho část. Použít lze i tyto zástupné znaky: ? – Nahrazuje jakýkoli jeden znak. * – Nahrazuje jakýkoli řetězec znaků.

Typ souboru

Typ souboru můžete vybrat z dostupných možností nebo můžete zvolit možnost Jakýkoli (výchozí možnost).

Datum poslední změny

Zvolte jednu z dostupných možností nebo vyberte možnost Vlastní a pomocí kalendáře zadejte časové období.



Hledat


Resetovat


Uložit


4. V oblasti Hledání volbou možnosti Kalendář zapněte vyhledávání archivovaných položek kalendáře ve všech úložištích pro archivaci. Použít můžete tato kritéria: MOŽNOST

POPIS

Obsahuje


Organizátor

Zadejte název organizátoru událostí.

Předmět

Hledání položek kalendáře s určitým předmětem.

Pozvaní účastníci

Zadejte název osob pozvaných na událost.

Začátek události

Zvolte jednu z dostupných možností nebo vyberte možnost Vlastní a pomocí kalendáře zadejte časové období.

Místo

Zadejte název místa, kde se událost koná.



Hledat


GFI MailArchiver


MOŽNOST

POPIS

Resetovat


Uložit


5. V oblasti Hledání volbou možnosti Fax zapněte vyhledávání faxových a SMS zpráv ve všech úložištích pro archivaci. Použít můžete tato kritéria: MOŽNOST

POPIS

Obsahuje


Typ

Mezi faxovými a SMS zprávami lze přepínat pomocí rozevíracího seznamu.

Datum odeslání

Pomocí dostupného seznamu určete datum, kdy byla hledaná faxová či SMS zpráva odeslána.

Odesílatel

Zadejte adresu odesílatele, jehož e-maily chcete prohledat.

Příjemce

Zadejte adresu příjemce, jehož e-maily chcete prohledat.



Hledat


Resetovat


Uložit


POZNÁMKA Možnost Hledání faxu se zobrazí pouze tehdy, když volbu Karta hledání archivovaných faxů povolí administrátor aplikace GFI MailArchiver.

1.4.2 Pokročilé hledání Funkce Pokročilé hledání je rozšířením funkce Jednoduché hledání a umožňuje vyhledávat e-maily podle mnoha různých vyhledávacích kritérií. Použití funkce Pokročilé hledání: 1. Na kartě Archiv klikněte na ikonu rozevíracího seznamu nacházející se vedle textového pole Rychlé hledání a zvolte možnost Pokročilé možnosti.

Snímek obrazovky 4: Možnosti pokročilého hledání

2. V oblasti Možnosti pokročilého hledání můžete využít tyto funkce:

GFI MailArchiver


MOŽNOST

POPIS

Hledat e-maily pro

Výběr uživatele služby Active Directory ze seznamu.

Úložiště pro archivaci

Umožňuje určit úložiště k archivaci, ve kterém hledání proběhne. V zobrazeném seznamu Úložiště pro archivaci vyberte jedno nebo více úložišť.

Datum odeslání

Určuje datum, kdy byl hledaný e-mail odeslán.

Zahrnuje vše/některé

Určuje, zda mají být zobrazeny položky, které odpovídají všem podmínkám, nebo položky, které odpovídají kterékoli z podmínek. V rozevírací nabídce vyberte jednu z možností: Všechny – zobrazí archivované položky, které odpovídají všem uvedeným podmínkám. Libovolné – zobrazí archivované položky, které odpovídají alespoň jedné uvedené podmínce. Klepnutím na toto tlačítko přidejte podmínky. Dostupné jsou následující podmínky: Předmět – hledání e-mailů s určitým předmětem. Odesílatel – umožňuje určit e-mailovou adresu odesílatele nebo jeho zobrazované jméno na serveru Active Directory®, na základě kterého chcete e-maily vyhledat. Příjemce – umožňuje určit e-mailovou adresu příjemce nebo jeho zobrazované jméno na serveru Active Directory®, na základě kterého chcete e-maily vyhledat. BCC – zadejte e-mailovou adresu nebo jméno příjemce zobrazované ve službě Active Directory®, jehož adresa byla zadána do pole BCC. Datum odeslání – umožňuje vyhledat e-maily odeslané v určité datum, před ním nebo po něm. Zadejte nebo vyberte požadované datum a vyberte možnost Předchází, Následuje nebo Odpovídá. Datum přijetí – umožňuje vyhledat e-maily přijaté v určité datum, před ním nebo po něm. Zadejte nebo vyberte požadované datum a vyberte možnost Předchází, Následuje nebo Odpovídá. Datum zahájení – hledání položek kalendáře, které byly zahájeny před zadaným datem. Velikost (kB) – umožňuje vyhledat položky, jejichž velikost je větší, menší nebo rovna požadované velikosti. Zadejte velikost a vyberte jednu z následujících možností: Je větší než, Je menší než a Je přesně. ID zprávy – umožňuje vyhledávat pomocí pole „ID zprávy“ nacházejícího se v hlavičce emailu. Zadejte nebo vložte ID zprávy, který chcete vyhledat. Celý e-mail – vyhledávání e-mailů obsahujících konkrétní obsah kdekoli v e-mailu (včetně těla, hlaviček a příloh). Text – umožňuje hledat e-maily, jejichž text obsahuje konkrétní obsah. Příloha – umožňuje hledat e-maily, které mají konkrétní obsah kdekoli v přílohách. Obsahuje dokument – vyhledávání e-mailů, které mají přiložen nějaký dokument. Složka – umožňuje vyhledat položky, které se nacházejí v určité složce poštovní schránky. Složka/Podsložky – umožňuje vyhledat položky, které se nacházejí v určité podsložce ve složce poštovní schránky. Štítek – umožňuje hledat e-maily se specifickým štítkem. POZNÁMKA Kliknutím na tlačítko

Vyjma všech těchto podmínek

vedle podmínky hledání danou podmínku odeberete.

Umožňuje vytvořit seznam podmínek, které archivované položky NESMÍ splňovat, aby byly zobrazeny jako výsledek vyhledávání. Klikněte na tlačítko a vyberte podmínky, které mají být použity. Podmínky, které je možné určit, jsou podobné těm popsaným výše. POZNÁMKA Kliknutím na tlačítko

GFI MailArchiver

vedle kritéria hledání dané kritérium odeberete.


MOŽNOST

POPIS

Zpět na základní možnosti

Stisknutím tohoto tlačítka se vrátíte k funkcím jednoduchého hledání. Více informací najdete zde: Jednoduché hledání (page 9).

Resetovat


Uložit


Hledat

Slouží ke spuštění hledání archivovaných položek. Výsledky jsou zobrazeny podle zadaných podmínek.

1.4.3 Vyhledávání e-mailů v chytrých telefonech Aplikace GFI MailArchiver umožňuje vyhledávání e-mailů pomocí chytrých telefonů. POZNÁMKA Tuto funkci podporují následující mobilní operační systémy: Android 2.1+ Apple iPhone iOS 4 Blackberry OS5+

Postup jednoduchého hledání: 1. V chytrém telefonu spusťte internetový prohlížeč a zadejte adresu URL, kde se nachází server GFI MailArchiver, a to v následujícím formátu: http:/// Například: http://mojedoména.com/MailArchiver

GFI MailArchiver


Snímek obrazovky 5: Přihlašovací obrazovka inteligentního telefonu

2. Přihlaste se pomocí svých přihlašovacích údajů.

Snímek obrazovky 6: Domovská stránka serveru GFI MailArchiver pro chytré telefony

GFI MailArchiver


POZNÁMKA Rozhraní uživatele mobilu používá stejná nastavení jazyka jako ta, která uživatel nakonfiguroval v programu GFI MailArchiver. Více informací najdete zde: Změna předvoleb uživatele (page 38).

3. Zadejte hledaný text a klikněte na možnost Hledat.

Snímek obrazovky 7: Výsledek hledání v inteligentním telefonu

4. Pomocí nabízených ovládacích prvků procházejte zobrazenými výsledky. Výsledky jsou seřazené sestupně podle data. POZNÁMKA Funkce hledání v mobilu vrací 10 e-mailů na stránku. Pomocí nabízených ovládacích prvků můžete procházet i další stránky. Maximální počet výsledků je 5 000.

GFI MailArchiver


Snímek obrazovky 8: Zobrazení konverzace v inteligentním telefonu

5. Kliknutím na předmět e-mailu zobrazíte e-mail a kliknutím na možnost Zobrazit konverzaci zobrazíte související e-maily. POZNÁMKA Rozhraní uživatele mobilu se zaměřuje na hledání v e-mailových archivech. Pokročilé hledání a funkce procházení získáte pomocí programu GFI MailArchiver v počítači.

POZNÁMKA Rozhraní uživatele mobilu umožňuje uživatelům přístup POUZE k poštovní schránce.

1.5 Přístup k více e-mailovým schránkám Na kartě Archiv můžete procházet také archivované položky ve schránkách ostatních uživatelů – za předpokladu, že máte oprávnění k přístupu do jejich archivu. Uživatel s administrátorskými oprávněními může ostatním uživatelům přidělovat nebo naopak odebírat přístup do schránek ostatních uživatelů, a to pomocí funkce Řízení přístupu produktu GFI MailArchiver. POZNÁMKA Funkce Vyhledejte uživatele, kterého chcete přidat je zakázána, pokud aktuálně přihlášený uživatel nemá přístup k e-mailovým schránkám jiných uživatelů, nebo pokud nelze zobrazit žádné e-maily.

GFI MailArchiver


Snímek obrazovky 9: Přístup k více e-mailovým schránkám

Zobrazení archivovaných položek z různých schránek: 1. Do pole Vyhledejte uživatele, kterého chcete přidat zadejte název poštovní schránky, jejíž archivované položky chcete prohlížet. Zobrazí se seznam názvů schránek, které odpovídají zadanému výrazu (a k nimž máte přístup). 2. Vyberte uživatele a klepněte na tlačítko

vedle pole hledání.

3. Vyberte nově přidaného uživatele z pole Procházet konverzace pro:. 4. Pomocí dostupných možností si přečtěte nebo vyhledejte zobrazené archivované položky.

1.6 GFI MailInsights® Aplikace GFI MailInsights® vytváří sestavy z dat uložených na serveru GFI MailArchiver. Tento server slouží k poskytování informací o využití pošty a jejího vývoje na základě archivovaných e-mailů. Tato funkce slouží ke generování hlášení pro správu a řízení lidských zdrojů, která poskytují přehled o využívání či zneužívání e-mailu a zdrojů. POZNÁMKA Aplikace GFI MailInsights® je aktivní pouze u uživatelů s odpovídajícími přístupovými právy. Více informací vám sdělí správce systému.

Dostupná hlášení:

GFI MailArchiver


NÁZEV SESTAVY

POPIS

Komunikační tok

Sledování komunikačních vzorců uživatelů a skupin uvnitř organizace i mimo ni.

Použití webové e-mailové služby

Určení uživatelů s nejčastější výměnou e-mailů s webovými emailovými službami. Identifikace potenciálního úniku dat a nevhodného použití e-mailu.

Odezva na e-maily

Přehled o tom, kolik času uživateli průměrně zabere odpověď na interní a externí e-maily.

Využití úložiště

Vliv příloh na náklady na úložiště e-mailů. Vytváření příslušných pravidel pro uchovávání e-mailů, díky kterým budete mít kontrolu nad úložným prostorem pro e-maily.

Neaktivní účty

Seznam uživatelských účtů, které obdržely e-mail, ale neodpověděly ve stanovené době.

Nevhodná slova

Sledování nevhodného jazyka, který porušuje podnikové zásady, v emailech.

Interní spammeři

Seznam interních uživatelů uvádějících příliš mnoho příjemců do polí Příjemce / Kopie / Skrytá kopie.

Aktivita mimo pracovní dobu

Přehled e-mailů odeslaných z interních e-mailových účtů mimo pracovní dobu. Rozpoznávání chování, které může vyžadovat další šetření.

Detekce úniku dat

Rozpoznávání e-mailů obsahujících čísla kreditních karet, čísla amerického sociálního pojištění a jiné důvěrné dokumenty či informace.

Hledání pracovních pozic

Rozpoznávání odeslaných nebo přijatých e-mailů obsahujících životopisy nebo e-mailů adresovaných stránkám pro vyhledávání pracovních míst.

Hledání fráze

Vyhledávání konkrétních slov nebo frází v archivovaných e-mailech.

Uživatelský provoz

Sledování počtu e-mailů, které si vyměnili vybraní uživatelé nebo skupiny se svými kontakty.

Témata e-mailů

Seznam témat a častých slov v e-mailech, které si vyměnili vybraní uživatelé nebo skupiny se svými kontakty.

Indikátory výkonu při práci s e-maily

Analýza odeslaných a přijatých e-mailů z hlediska produktivity uživatelů na základě sady přednastavených ukazatelů.

Sestava velkých e-mailů

Identifikace velkých e-mailů, které by mohly zabírat nežádoucí prostor ve vašem archivu. Přílohy e-mailů jsou klasifikovány podle konkrétních kategorií.

1.6.1 Generování hlášení MailInsights Vygenerovaná hlášení se odešlou e-mailem přihlášenému uživateli nebo uživateli zadanému v poli Odeslat komu. Hlášení jsou zasílána ve formě přílohy se souborem formátu PDF. Postup generování hlášení: 1. Vyberte kartu MailInsights® a zvolte požadovanou sestavu. 2. Pomocí dostupných filtrů vyberte hodnotu, podle které chcete provést filtrování. 3. (Volitelné) V poli Předat komu zadejte e-mailovou adresu příjemce. POZNÁMKA Při použití možnosti předání e-mailu obdrží hlášení uživatel, který je vygeneroval a všichni uživatelé uvedení v poli Předat komu.

GFI MailArchiver


POZNÁMKA Podle potřeby můžete zadat více e-mailových adres oddělených středníkem (;)

4. Klepněte na možnost Odeslat hlášení ve spodní části jednotlivých stránek hlášení. 1.6.2 Plánování hlášení MailInsights Všechny sestavy lze v nástroji MailInsights® naplánovat tak, aby se spustily automaticky. Naplánování hlášení: 1. Vyberte kartu MailInsights® a zvolte požadovanou sestavu. 2. Pomocí dostupných filtrů vyberte hodnotu, podle které chcete provést filtrování. 3. Klepněte na tlačítko Naplánovat.

Snímek obrazovky 10: Plánování sestav v nástroji MailInsights®

4. Do pole Název hlášení zadejte smysluplný název vašeho hlášení. 5. (Volitelné) V poli Předat komu zadejte e-mailovou adresu příjemce nebo příjemců. 6. V rozevírací nabídce Naplánovat hlášení vyberte četnost vytváření hlášení. Dostupné možnosti jsou následující: Denně, Týdně nebo Měsíčně. 7. Do pole Kdy zadejte čas. 8. Klepněte na možnost Uložit a naplánovat hlášení. 1.6.3 Komunikační tok Graf Komunikační tok poskytuje přehled o e-mailech vyměněných mezi vybranými uživateli/skupinami a jejich kontakty.

GFI MailArchiver


Snímek obrazovky 11: Komunikační tok v nástroji MailInsights®

Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: MOŽNOST

POPIS

Rozsah

Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení. Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců.

Sestava pro

Vyberte uživatele nebo skupinu služby Active Directory®.

Příjemci

Vyberte Interní, Externí nebo Vše.

Zahrnout

Zadejte počet výsledků – maximálně 1000 příjemců. Výchozí hodnota je Hlavních 20.

Vytvořená sestava zobrazuje vybraného uživatele či skupinu jako jednu entitu uprostřed grafu. Kontakty jsou odděleny podle domén. Jednotlivé doménové klastry jsou znázorněny různými barvami. Šířka okraje mezi uzly ukazuje sílu vztahu e-mailu mezi různými entitami. Tabulka pod grafem obsahuje následující informace: MOŽNOST

POPIS

Kontaktní e-mail

E-mailová adresa kontaktu

Odeslané e-maily

Celkový počet odeslaných e-mailů.

Přijaté e-maily

Celkový počet přijatých e-mailů.

Celkový počet e-mailů

Celkový počet odeslaných i přijatých e-mailů.

Poslední komunikace

Datum a čas posledního odeslaného/přijatého e-mailu.

1.6.4 Využití webové pošty Oblast Využití webové e-mailové služby umožňuje generování hlášení, které vykazuje interakce interních uživatelů s webovými e-mailovými účty.

GFI MailArchiver


Snímek obrazovky 12: Využití webové pošty MailInsights


POPIS

Rozsah


Sestava pro


Zahrnout

Zadejte počet výsledků – maximálně 1000 příjemců; výchozí hodnota je Hlavních 20.

Vytvořená sestava obsahuje graf, ve kterém je uveden celkový počet e-mailů odeslaných a přijatých v určitém období. Oblast Shrnutí v horní části hlášení uvádí nejčastější poskytovatele webových služeb s celkovým počtem odeslaných a přijatých e-mailů pro jednotlivé poskytovatele. Tabulka pod grafem obsahuje následující informace: MOŽNOST

POPIS

Uživatel

E-mailová adresa uživatele.

Celkový počet e-mailů

Celkový počet interních kontaktů.

Odeslané e-maily


Přijaté e-maily


Průměr/den

Průměrný počet odeslaných a přijatých e-mailů za den.

Celková procentuální hodnota

Procento z celkového počtu webových e-mailů.

GFI MailArchiver


POZNÁMKA Hlášení Využití webové pošty zahrnuje následující poskytovatele webových e-mailových služeb: Hotmail, Gmail, Yahoo!, Live, AOL, Facebook, Yandex.ru, Seznam.cz, Gawab.com, Gmx.com, Mail.ru, Hushmail.com, Rediff.com

1.6.5 Odezva na e-maily Hlášení Odezva na e-maily uvádí, jak dlouho průměrně trvá zaměstnancům odpovědět na e-maily.

Snímek obrazovky 13: Odezva na e-maily v nástroji MailInsights®


POPIS

Rozsah

Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Posledních 7 dnů). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců.

Sestava pro


Zahrnout

Zadejte počet výsledků – maximálně 1000 příjemců; výchozí hodnota je Všichni.

Řadit podle

Zadejte způsob řazení. Možnosti: Podle jména (výchozí) Podle odezvy

V rámci sestavy je vytvořen sloupcový graf znázorňující uživatele na ose y a odezvu v hodinách na ose x. Data jsou seřazena podle definovaných kritérií. Další data jsou uvedena v tabulce pod grafem s následujícími informacemi:

GFI MailArchiver


MOŽNOST

POPIS

Uživatel

Jméno nebo e-mailová adresa uživatele.

Průměrná odezva

Průměrná odezva na všechny e-maily (hodiny).

Průměrná interní odezva

Průměrná doba odpovědi interním uživatelům (hodiny).

Průměrná externí odezva

Průměrná doba odpovědi na externí e-maily (hodiny).

1.6.6 Využití úložiště Hlášení Využití úložiště uvádí, kolik místa je využito různými kategoriemi příloh.

Snímek obrazovky 14: Využití úložiště v nástroji MailInsights®


POPIS

Rozsah

Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Tento měsíc). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců.

Sestava pro

Vyberte možnost Všichni (výchozí) uživatelé nebo skupinu služby Active Directory®

Vytvořená sestava obsahuje graf se sloupci, které představují různé kategorie příloh. Osa x grafu představuje různá velikostní rozmezí a osa y představuje velikost přílohy. POZNÁMKA Kategorie příloh pro funkci Využití úložiště: Obrázky, Dokumenty, Hudba, Video a Jiné.

Tabulka pod grafem obsahuje následující doplňující informace:

GFI MailArchiver


MOŽNOST

POPIS

Datum

Datum přijetí e-mailu.

Celková velikost

Celková velikost přílohy.

Obrázky

Celková velikost přílohy kategorie Obrázky.

Dokumenty

Celková velikost přílohy kategorie Dokumenty.

Hudba

Celková velikost přílohy kategorie Hudba.

Videa

Celková velikost přílohy kategorie Videa.

Jiné

Celková velikost přílohy kategorie Jiné.

1.6.7 Neaktivní účty Oblast Neaktivní účty umožňuje generování hlášení o interních účtech, které již nejsou aktivní.

Snímek obrazovky 15: Neaktivní účty v nástroji MailInsights®


POPIS

Rozsah


POZNÁMKA Neaktivní účet je účet, který během daného datového rozsahu přijímal e-maily, ale žádné e-maily neodeslal.

Hlášení obsahuje seznam neaktivních účtů.

GFI MailArchiver


1.6.8 Nevhodná slova Oblast Nevhodná slova umožňuje generování hlášení, které zjišťuje použití nevhodných slov v emailech. Mezi nevhodná slova mohou patřit sexistická a rasistická označení či vulgární výrazy.

Snímek obrazovky 16: Nevhodná slova v nástroji MailInsights®


POPIS

Rozsah

Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Dnes). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců.

Příjemci

Vyberte možnost Všichni příjemci, Pouze interní, Pouze externí.

Vytvořená sestava zobrazuje data v tabulce následujícím způsobem: MOŽNOST

POPIS

Datum/čas

Datum a čas e-mailu

Odesílatel

E-mailová adresa odesílatele

Předmět

Předmět e-mailu

1.6.9 Interní spammeři Zpráva Interní spammeři vám umožňuje vytvořit seznam interních e-mailových účtů uživatelů, kteří ve svých e-mailech uvádějí velké množství příjemců. Tato zpráva bere v úvahu příjemce v polích Příjemce, Kopie a Skrytá kopie.

GFI MailArchiver


Snímek obrazovky 17: Interní spammeři v nástroji MailInsights®


POPIS

Rozsah


Zahrnout

Zadejte počet e-mailových účtů. Maximálně lze zahrnout 1000 uživatelů.

Data hlášení jsou uvedena v tabulce s následujícími informacemi: MOŽNOST

POPIS

Uživatelské jméno

Uživatelské jméno nebo e-mailová adresa uživatele.

Průměrný počet příjemců

Průměrný počet příjemců, kteří během zadaného časového období obdrželi e-mail od odesílatele.

1.6.10 Aktivita mimo pracovní dobu Pomocí této zprávy identifikujete interní uživatele, kteří odesílají e-maily mimo pracovní dobu.

GFI MailArchiver


Snímek obrazovky 18: Aktivita mimo pracovní dobu v nástroji MailInsights®


POPIS

Sestava pro

Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude zpráva vytvořena. Vytvořit zprávu pro všechny zaměstnance (výchozí) nebo pro skupinu služby Active Directory®.

Zahrnout

Zadejte počet výsledků, která se mají zobrazit (maximálně 1000). Výchozí hodnota = 50.

Rozsah


Pracovní doba

Zadejte pracovní rozsah, který odpovídá normální pracovní době vaší organizace.

Pracovní týden

Vyberte pracovní dny vaší organizace. Zaškrtnuté dny jsou považovány za součást normální pracovní doby.

GFI MailArchiver


MOŽNOST

POPIS

Nepracovní dny

Pomocí kalendáře určete nepracovní dny pro data v minulosti a v budoucnosti. Vybraná data jsou uvedena v zobrazeném okně. Nepracovní dny mohou zahrnovat svátky nebo přerušení provozu společnosti. DŮLEŽITÉ Nastavení budou uložena pouze po úspěšném vytvoření zprávy. Pokud stránku opustíte předtím, než se zpráva vytvoří, přijdete o veškerá nastavení. POZNÁMKA Pokud použijete tlačítko Zrušit zaškrtnutí všech dat, nakonfigurovaná data pro všechny roky budou smazána.

Následující příklady popisují, jak bude zpráva fungovat s typickými konfiguracemi: Scénář 1: Organizace pracující od pondělka do pátku, jejíž začátek a konec pracovní doby je ve stejný den, např. 9:00 – 18:00.

Zpráva bude vytvořena z e-mailů odeslaných v pondělí až pátek mezi 18:00 a 9:00 a z e-mailů odeslaných v sobotu a v neděli. Scénář 2: Organizace, která pracuje od pondělka do pátku. Začátek a konec pracovní doby není ve stejný den, např. 20:00 – 5:00.

V tomto případě bude zpráva vytvořena z e-mailů odeslaných od pondělka do pátku mezi 5:00 a 20:00 a z e-mailů odeslaných v sobotu a v neděli. E-maily odeslané o sobotách mezi půlnocí a 5:00 nebudou brány v úvahu, protože je tento čas považován za normální pracovní dobu. Scénář 3: Organizace, která pracuje od pondělka do pátku. Začátek a konec pracovní doby není ve stejný den a středa je svátek.

V tomto případě bude zpráva vytvořena z e-mailů odeslaných od pondělka do pátku mezi 5:00 a 20:00, z e-mailů odeslaných v sobotu a v neděli a z e-mailů odeslaných během středy od půlnoci do půlnoci. Výsledky vytvořené zprávy se zobrazí ve vodorovném pruhovém grafu. Ve shrnutí zprávy nad grafem budou uvedeni 3 uživatelé, kteří mimo pracovní dobu odeslali nejvíce e-mailů. Další data jsou uvedena v tabulce pod grafem s následujícími informacemi: MOŽNOST

POPIS

E-mail

E-mailová adresa uživatele

Počet odeslaných e-mailů

Počet e-mailů odeslaných mimo pracovní dobu

GFI MailArchiver


1.6.11 Detekce úniku dat Pomocí tohoto hlášení vyhledejte e-maily, které by mohly obsahovat citlivá data. Hlášení označí přijaté i odeslané e-maily, které obsahují: Čísla oblíbených kreditních karet (VISA, Mastercard, American Express, Diner’s Club, Discover) Čísla sociálního pojištění pro USA Důvěrné dokumenty a informace POZNÁMKA Hlášení prověří odeslané i přijaté e-maily vybraného uživatele.

Snímek obrazovky 19: Sestava detekce úniku dat v nástroji MailInsights®

Hlášení lze filtrovat pomocí následujících podmínek: MOŽNOST

POPIS

Rozsah

Je zadán rozsah dat nebo použito výchozí nastavení (poslední 3 měsíce). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců.

Hlášení pro

Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude hlášení vytvořeno. Je vytvořeno hlášení pro všechny zaměstnance (výchozí) nebo pro uživatele či skupinu služby Active Directory®.

Příjemci

Interní příjemci, externí příjemci, nebo obojí. Výchozí nastavení je obojí.

Výsledky vytvořeného hlášení se zobrazí v tabulce řazené podle data ve vzestupném pořadí. Ve shrnutí hlášení nad tabulkou budou uvedeni 3 nejčastější uživatelé. Tabulka obsahuje následující informace:

GFI MailArchiver


MOŽNOST

POPIS

Datum

Obsahuje datum a čas e-mailu.

Odesílatel

E-mailová adresa odesílatele.

Předmět

Předmět e-mailu. POZNÁMKA Údaje ve sloupci s předmětem obsahují odkaz umožňující nalezený e-mail zobrazit.

Typ úniku

Typ úniku může být následující: Číslo kreditní karty, číslo sociálního pojištění, důvěrná data, lékařské údaje... POZNÁMKA Pokud bylo zjištěno více druhů úniku, zobrazí se pouze první z nich.

1.6.12 Hledání pracovních pozic Pomocí tohoto hlášení identifikujete interní uživatele, kteří si vyměňují e-maily s weby pro vyhledávání pracovních pozic. Hlášení označí přijaté i odeslané e-maily, které obsahují životopisy. POZNÁMKA Hlášení dokáže odhalit odeslané i přijaté e-maily vybraného uživatele.

Snímek obrazovky 20: Hlášení hledání pracovní pozice MailInsights

Hlášení lze filtrovat pomocí následujících podmínek:

GFI MailArchiver


MOŽNOST

POPIS

Rozsah


Hlášení pro

Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude hlášení vytvořeno. Je vytvořeno hlášení pro všechny zaměstnance (výchozí) nebo pro uživatele či skupinu služby Active Directory®.

Domény

Mezi podmínky hledání v rámci hlášení se přidá seznam domén uvedený v této oblasti. Další domény přidáte zadáním adresy URL do dostupného pole a klepnutím na možnost

. Doménu odeberete klepnutím na

tlačítko . Pomocí možnosti Smazat vše odstraníte všechny uvedené adresy URL. Do výchozího seznamu webů pro hledání pracovní pozice patří: Monster.com; Jobster.com; jobcentral.com; hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk; jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com.

Výsledky vytvořeného hlášení se zobrazí v tabulce řazené podle data ve vzestupném pořadí. Ve shrnutí hlášení nad tabulkou budou uvedeni 3 nejčastější uživatelé, kteří si vyměňují e-maily s doménami webů pro vyhledávání pracovních pozic. Tabulka obsahuje následující informace: MOŽNOST

POPIS

Datum

Obsahuje datum a čas e-mailu.

Odesílatel


Předmět

Předmět e-mailu. POZNÁMKA Údaje ve sloupci s předmětem obsahují odkaz umožňující nalezený e-mail zobrazit.

1.6.13 Hledání fráze Umožňuje prostřednictvím zprávy Hledání fráze v archivovaných e-mailech vyhledávat konkrétní slova nebo fráze. Zpráva prověří celé texty e-mailů a jejich přílohy, vyhledá ty e-maily, které obsahují zadaná slova, a zobrazí výsledky ve formě výsečového nebo skládaného spojnicového grafu. POZNÁMKA Zpráva výskyt fráze prověří u odeslaných i přijatých e-mailů vybraného uživatele nebo skupiny.

GFI MailArchiver


Snímek obrazovky 21: Zpráva Hledání fráze MailInsights


POPIS

Rozsah


Sestava pro

Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude zpráva vytvořena. Je vytvořeno hlášení pro všechny zaměstnance (výchozí) nebo pro uživatele či skupinu služby Active Directory®.

Typ grafu

Vyberte výsečový graf nebo skládaný spojnicový graf. Výsečový graf obsahuje informaci o celkovém podílu e-mailů s odpovídajícím výsledkem, zatímco skládaný spojnicový graf obsahuje informaci o počtu e-mailů odesílaných během jednotlivých dní.

Fráze

Fráze mohou sestávat z 1 nebo více slov. Pomocí uvozovek (") můžete vyhledávat přesné fráze nebo uvozovky nepoužívejte a budou vyhledávána libovolná slova ze zadaných slov. Díky omezení na 10 frází je zajištěno, že zpráva nebude využívat příliš mnoho prostředků nebo její vytvoření nebude trvat příliš dlouhou dobu.

Výsledky vytvořeného hlášení se zobrazí v tabulce řazené podle data ve vzestupném pořadí. Ve shrnutí zprávy nad tabulkou bude uveden celkový počet e-mailů a celkový počet e-mailů odpovídajících zadané frázi. Tabulka obsahuje následující informace: MOŽNOST

POPIS

Datum

Obsahuje datum a čas odeslání e-mailu.

Odesílatel


Předmět

Obsahuje předmět e-mailu. Pokud máte oprávnění k zobrazení e-mailu, můžete kliknutím na údaje ve sloupci s předmětem zobrazit nalezený e-mail.

Fráze

Fráze, která byla v e-mailu nalezena.

GFI MailArchiver


1.6.14 Sestava uživatelského provozu Na grafu s uživatelským provozem můžete sledovat objem výměny e-mailů mezi vybranými uživateli nebo skupinami a jejich kontakty. Naleznete zde také jedinečný seznam e-mailových adres odesílaných a přijatých e-mailů.

Snímek obrazovky 22: Uživatelský provoz v nástroji MailInsights®


POPIS

Rozsah


Hlášení pro


Vytvořená sestava obsahuje komunikaci týkající se vybraného uživatele či skupiny. E-mailové adresy uvedené v tabulce zobrazují různou komunikaci mezi danou e-mailovou adresou a vybraným uživatelem či skupinou. Tabulka pod grafem obsahuje následující informace: MOŽNOST

POPIS

E-mailová adresa

E-mailová adresa kontaktu.

Odesláno


Přijaté


Interní

Celkový počet odeslaných i přijatých interních e-mailů.

Příchozí

Celkový počet příchozích e-mailů z adres mimo organizaci.

Odchozí

Celkový počet odchozích e-mailů odeslaných na adresy mimo organizaci.

GFI MailArchiver


1.6.15 Sestava Témata e-mailů Sestava Témata e-mailů obsahuje seznam témat e-mailů, které si vyměnili vybraní uživatelé nebo skupiny se svými kontakty. Obsahuje také častá slova vyskytující se v e-mailech. Tato sestava pomocí indexů hledání identifikuje nejčastěji používané termíny.

Snímek obrazovky 23: Témata e-mailů v nástroji MailInsights®


POPIS

Rozsah


Hlášení pro


Ve vytvořené sestavě se vybraná poštovní schránka zobrazuje v záhlaví (schránka může patřit uživateli nebo skupině). Sestava zobrazuje seznam 5 nejčastějších klíčových slov pro vybraného uživatele a celkový počet e-mailů odpovídající jednotlivým klíčovým slovům. Skládaný sloupcový graf zobrazuje 10 nejčastějších klíčových slov na ose x a počet výskytů těchto slov na ose y. Data jsou rozdělena do dvou tabulek pod grafem: TABULKA

POPIS

Hlavní klíčová slova organizace

Tabulka obsahující klíčová slova a celkový počet výskytů daného slova.

Témata e-mailů

Tabulka obsahující datum odeslání, odesílatele a předmět každého nalezeného e-mailu a hledanou frázi.

GFI MailArchiver


POZNÁMKA V tabulce Hlavní klíčová slova organizace jsou zobrazeny informace ze všech archivovaných e-mailů, které spadají do požadovaného období částečně nebo zcela. V tabulce Témata e-mailů jsou zobrazeny pouze informace z e-mailů přijatých během vybraného časového období.

1.6.16 Sestava Indikátory výkonu při práci s e-maily Sestava Indikátory výkonu při práci s e-maily analyzuje produktivitu uživatelů na základě sady přednastavených ukazatelů a porovnává vývoj využití e-mailů daným uživatelem v čase. Výsledky mají vypovídající hodnotu, pokud sestavu vytvoříte pro skupinu lidí se stejným pracovním zařazením, protože tito lidé by měli e-maily využívat podobně. Výkon je vypočítáván podle počtu odeslaných a přijatých e-mailů. Výsledky se zobrazují podle těchto ukazatelů: MOŽNOST

POPIS

Společenský

Přátelská osoba, která ochotně komunikuje a spolupracuje s ostatními.

Přebírá iniciativu

Osoba schopná samostatně vyhodnocovat a provádět věci.

Expresivní

Osoba schopná efektivně předat myšlenky a vyjádřit své pocity.

Organizovaný

Osoba se systematickým přístupem, která má ráda pořádek a je schopna se účinně vypořádat s přidělenými úkoly.

Odpovědný

Osoba plnící závazky spojené se svým pracovním zařazením.

Ze sestavy lze vyjmout konkrétní e-maily, které by znehodnocovaly výsledky (například oběžníky nebo automaticky vytvářené e-maily).

GFI MailArchiver


Snímek obrazovky 24: Sestava Indikátory výkonu při práci s e-maily v nástroji MailInsights®


POPIS

Rozsah

Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení. Vyberte Posledních 6 měsíců nebo Posledních 12 měsíců.

Hlášení pro


Vyloučené e-maily

Zadejte e-mailovou adresu, kterou chcete vyloučit ze sestavy. Takto můžete vyloučit například oběžníky nebo automatická upozornění zasílaná systémem. Příklad *@obezniky.cz.

Vážená hodnota

Vážená hodnota odpovídající kategorii uživatelů. Běžně definuje chování uživatele podle pracovního zařazení. Například od prodejce se očekává, že odešle více e-mailů, než přijme. Oproti tomu manažer pro zákazníky více e-mailů obdrží, než odešle. Vybrat lze následující možnosti: Normální – běžný uživatel odešle i přijme přibližně stejný počet e-mailů. Odesílatel – uživatel, od něhož se očekává, že více e-mailů odešle, než přijme. Příjemce – uživatel, od něhož se očekává, že více e-mailů přijme, než odešle.

V rámci sestavy je vytvořen sloupcový graf s barevně odlišenými daty. Informace o zvolené poštovní schránce uživatele nebo skupiny se zobrazují ve dvou tabulkách pod grafem. Tabulky obsahují tyto informace: TABULKA

POPIS

Faktory

Obsahuje hodnotu jednotlivých ukazatelů výkonnosti podle měsíce (v případě vytvoření sestavy pro skupiny podle jednotlivých uživatelů).

GFI MailArchiver


TABULKA

POPIS

Shromážděné statistiky

Obsahuje počet e-mailů podle měsíců (v případě vytvoření sestavy pro skupiny podle jednotlivých uživatelů). E-mailová adresa (uživatel) / měsíc Celkem odesláno Celkem přijato Celkem odeslaných odpovědí Celkem přijatých e-mailů pro více příjemců Celkem odeslaných e-mailů pro více příjemců Odeslané přílohy Přijaté přílohy

1.6.17 Sestava velkých e-mailů Sestava Velký e-mail identifikuje e-maily, jež mají větší velikost, než je ta, kterou si vyměnili vybraní uživatelé nebo skupiny se svými kontakty. Rovněž uvádí kategorie příloh (například video, obrázky, hudba, dokumenty atd.).

Snímek obrazovky 25: Velké e-maily aplikace MailInsights®


POPIS

Rozsah


Hlášení pro


Velikost

Definujte celkovou velikost e-mailu v MB (zpráva a přílohy). E-maily větší než zadaná velikost se zobrazí v sestavě. Minimální velikost je 5 MB a tato hodnota je nastavena ve výchozím nastavení.

GFI MailArchiver


Ve vytvořené sestavě se zobrazuje poštovní schránka pro vybraného uživatele či skupinu v záhlaví sestavy. Sestava zobrazuje seznam 5 nejčastějších uživatelů a celkovou velikost e-mailů odeslaných během zadaného období. Dva grafy zobrazují grafické znázornění velikosti odeslaných e-mailů v procentech, jeden pro nejčastější uživatele a jeden pro kategorie příloh. Pokud například uživatel A odešle 5 e-mailů po 5 MB (celkem 25 MB) a uživatel B odešle 4 e-maily po 10 MB (celkem 40 MB), bude mít uživatel B v grafu více %a. Data jsou rozdělena do tabulky pod grafem: TABULKA

POPIS

Datum

Obsahuje datum a čas odeslání e-mailu.

Odesílatel


Předmět

Obsahuje předmět e-mailu. Pokud máte oprávnění k zobrazení e-mailu, můžete kliknutím na údaje ve sloupci s předmětem zobrazit nalezený e-mail.

Počet příjemců

Celkový počet příjemců, kteří během zadaného časového období obdrželi email od odesílatele.

Kategorie přílohy

Kategorie souborů příloh e-mailů (například video, obrázky, hudba, dokumenty atd.).

Velikost

Celková velikost e-mailu včetně příloh.

1.7 Změna předvoleb uživatele 1. Klikněte na uživatelské jméno zobrazené v pravém horním rohu obrazovky. 2. V rozevírací nabídce Možnosti nastavení jazyka vyberte jazyk, který má být zobrazen. 3. V oblasti Maximální velikost strany nastavte počet e-mailů zobrazovaných na straně. 4. V oblasti Formát data/času hlášení auditu (je dostupná pouze, pokud jste přihlášeni jako správce) změňte formát data a času, který má být zobrazen v hlášeních auditu. 5. V oblasti Nastavte svoje časové pásmo nastavte v rozevíracím seznamu správné časové pásmo. Datum a čas e-mailů v aplikaci GFI MailArchiver se zobrazí na základě tohoto nastavení. 6. Klikněte na tlačítko Uložit.

GFI MailArchiver


2 Konfigurace přístupu k e-mailovému klientovi Server GFI MailArchiver poskytuje možnost integrace s různými e-mailovými klienty a technologiemi, které může uživatel využít pro přístup k archivovaným položkám ze vzdáleného prostředí, ať již je v kanceláři nebo na cestách. Přístup k e-mailovému klientovi použijte k následujícímu: Stáhněte si software GFI MailArchiver Outlook Connector, který představuje doplněk pro aplikaci Microsoft Outlook® sloužící uživatelům jako prostředek k prohlížení archivovaných položek z klienta aplikace Microsoft Outlook. Stáhněte si software GFI MailArchiver Archive Assistant, který představuje nástroj sloužící uživatelům jako prostředek k ruční archivaci e-mailů, souborů a položek kalendáře v nainstalované aplikaci Microsoft Outlook®. Nakonfigurujte si účet IMAP ve vašem e-mailovém klientovi dle vašeho výběru a prohlížejte si archivované položky ve schránkách, ke kterým máte přístup.

2.1 Instalace softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector Software GFI MailArchiver Outlook Connector umožňuje uživatelům synchronizovat složky aplikace Microsoft Outlook® s daty archivovanými na serveru GFI MailArchiver. 1. Otevřete okno serveru GFI MailArchiver. 2. Otevřete kartu Přístup k e-mailovému klientovi. 3. Klepněte na kartu Outlook Connector. 4. Výběrem jedné z dostupných možností stáhněte software GFI MailArchiver Outlook Connector. Dostupné možnosti: MOŽNOST

POPIS

Outlook Connector (32bitová verze aplikace Outlook)

Stáhněte software GFI MailArchiver Outlook Connector pro 32bitovou verzi aplikace Microsoft Outlook.

Outlook Connector (64bitová verze aplikace Outlook)

Stáhněte software GFI MailArchiver Outlook Connector pro 64bitovou verzi aplikace Microsoft Outlook.

5. Poklepejte na soubor a pokračujte v instalaci dle pokynů uvedených v průvodci 6. Ověřte správnost instalace v aplikaci Microsoft Outlook tím, že zkontrolujete, zda byla vytvořena nová složka s názvem GFI MailArchiverSchránka. POZNÁMKA Další informace o použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector najdete v příručce k softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector na adrese: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation.

2.1.1 Stahování balíčku instalační služby MSI aplikace GFI MailArchiver Archive Assistant Aplikaci GFI MailArchiver Archive Assistant lze stáhnout ze serveru GFI MailArchiver.

GFI MailArchiver

2 Konfigurace přístupu k e-mailovému klientovi | 39

DŮLEŽITÉ Pokud není vybrána možnost Ruční archivace, doplněk GFI MailArchiver Archive Assistant nelze stáhnout.

1. Na serveru GFI MailArchiver otevřete instalační složku aplikace GFI MailArchiver. 2. Přejděte na položku MailArchiver > Outlook. 3. Najděte soubor gfimailarchiverarchiveassistant.msi a uložte balíček do sdílené složky v síti. Zkontrolujte, zda má sdílená složka správně nastavena oprávnění. Nezapomeňte si poznačit cestu k ní – budete ji potřebovat později.

2.2 Konfigurace přístupu ke klientovi GFI MailArchiver IMAP Server GFI MailArchiver podporuje řadu e-mailových klientů, které využívají IMAP k přenosu archivovaných e-mailových zpráv z úložiště pro archivaci do e-mailového klienta. Uživatelé mohou prostřednictvím jednoho z následujících podporovaných e-mailových klientů prohlížet své archivované e-maily ve verzi pouze pro čtení: E-mailová aplikace systému Android Apple Mail E-mailová aplikace systému iOS5 Microsoft Outlook® 2003 Microsoft Outlook® 2007 Microsoft Outlook® 2010 Microsoft Outlook® 2013 Microsoft Outlook® 2011 pro Mac Mozilla Thunderbird Windows® Live Mail POZNÁMKA IMAP (Internet Message Access Protocol) představuje Internetový protokol pro získávání e-mailů. Při první aktivaci protokolu IMAP můžete zaznamenat prodlevu, která ustoupí po synchronizaci poštovního klienta se serverem GFI MailArchiver a získání archivovaných e-mailů.

Prohlížení sdílených schránek Z pozice uživatele s přístupem ke schránkám ostatních uživatelů můžete protokol IMAP použít k prohlížení sdílených schránek, ke kterým máte přístup. Toho dosáhnete tak, že pro každou sdílenou schránku nakonfigurujete nový účet. Postupujte podle pokynů k vytvoření nového klientského účtu IMAP uvedených ve vámi vybraném e-mailovém klientovi. Jako uživatelské jméno však zadejte jméno v následujícím formátu: ¦ <e-mailová adresa uživatele> a použijte vaše vlastní heslo.

GFI MailArchiver


2.2.1 Konfigurace IMAP v systému Android Prostřednictvím těchto pokynů nakonfigurujete IMAP v zařízeních se systémem Android: POZNÁMKA Následující nastavení vyžaduje připojení k Internetu.

1. Spusťte e-mailového klienta a vyberte možnost pro vytvoření nového e-mailového účtu typu IMAP. 2. Nastavte následující údaje pro server příchozí pošty: MOŽNOST

HODNOTA

E-mailová adresa:

[úplná e-mailová adresa]

Heslo:

[vaše heslo]

3. V Manuálním režimu nastavení zadejte následující informace: MOŽNOST

HODNOTA

Přihlašovací jméno:


Heslo:

[vaše heslo]

Server IMAP:

[název serveru IMAP]

Port:

Využijte výchozí číslo portu 44143 nebo číslo portu uvedené vaším správcem systému.

Typ zabezpečení:

Použijte typ zabezpečení, který vám poskytl správce systému. POZNÁMKA Pokud je možnost Typ zabezpečení nastavena na hodnotu Žádné, připojení k serveru IMAP nebude šifrováno.

4. Po zadání konfiguračních údajů pro IMAP zkontroluje zařízení nastavení pro příchozí poštu. 5. Po výzvě zadejte údaje pro Nastavení serveru odchozí pošty, které vám poskytl správce systému. Zařízení zkontroluje nastavení pro odchozí poštu. POZNÁMKA Pokyny pro nastavení se mohou lišit v závislosti na verzi operačního systému Android. Více informací o postupu nastavení účtu IMAP naleznete v dokumentaci svého zařízení.

2.2.2 Konfigurace IMAP v systému Apple Mail 3.0 Prostřednictvím těchto pokynů nakonfigurujete server IMAP v aplikaci Apple Mail 3.0: POZNÁMKA Následující nastavení vyžaduje připojení k Internetu.

1. Klepněte na možnost Pošta > Předvolby.... 2. Na kartě Účty klepněte na tlačítko + a přidejte tak nový účet. 3. Zadejte následující údaje:

GFI MailArchiver


MOŽNOST

HODNOTA

Celé jméno:

[vaše jméno]

E-mailová adresa:


Heslo:

[vaše heslo]

4. Klepněte na možnost Pokračovat. 5. Zadejte následující údaje o serveru příchozí pošty: MOŽNOST

HODNOTA

Typ účtu:

Vyberte možnost IMAP

Popis

Zadejte popis účtu

Server příchozí pošty:

imap.gfi.com

Uživatelské jméno:


Heslo:

[vaše heslo]

6. Klepnutím na možnost Pokračovat otevřete obrazovku Zabezpečení příchozí pošty. 7. Výběrem možnost Použít protokol SSL (Secure Sockets Layer): se k serveru GFI MailArchiver připojte prostřednictvím šifrovaného spojení. POZNÁMKA Pokud protokol SSL není povolený, připojení nebude šifrováno.

8. Zadejte následující údaje o serveru odchozí pošty: MOŽNOST

HODNOTA

Server odchozí pošty:

smtp.gfi.com

Použít ověřování:

vybráno


[Uživatelské jméno]

Heslo:

[vaše heslo]

9. Klepněte na možnost Pokračovat. 10. Zkontrolujte souhrnné informace o účtu a klepněte na možnost Vytvořit. 11. Vyberte právě vytvořený účet. 12. Na kartě Pokročilé zadejte následující údaje: MOŽNOST

HODNOTA

Port


Použít SSL

Výběrem se k serveru GFI MailArchiver připojte prostřednictvím šifrovaného spojení.

2.2.3 Konfigurace IMAP v systému iOS5 Prostřednictvím těchto pokynů nakonfigurujete server IMAP v systému iOS5: POZNÁMKA Následující nastavení vyžaduje připojení k Internetu.

1. Klepněte na možnost Nastavení a vyberte možnost Pošta, kontakty, kalendáře. 2. V části Účty klepněte na možnost Přidat účet. GFI MailArchiver


3. V seznamu vyberte položku Jiný. 4. Vyberte možnost Přidat poštovní účet a zadejte následující údaje: MOŽNOST

HODNOTA

Jméno:

[vaše jméno]

Adresa:


Heslo:

[vaše heslo]

Popis:

[smysluplný popis]

5. Klepněte na tlačítko Další. Zařízení se připojí k Internetu a zkontroluje účet. 6. Vyberte možnost IMAP a zadejte následující údaje: PODROBNOSTI O SERVERU PŘÍCHOZÍ POŠTY:

HODNOTA

Název hostitele:




Heslo:

[vaše heslo]

PODROBNOSTI O SERVERU ODCHOZÍ POŠTY:

HODNOTA

Název hostitele:

[název serveru SMTP]


[Uživatelské jméno]

Heslo:

[vaše heslo]

POZNÁMKA Údaje o serveru odchozí pošty vám poskytne správce systému.

7. Klepněte na tlačítko Další. Pokud se zobrazí chyba nelze se připojit pomocí protokolu SSL, klepněte na možnost Ano, abyste pokračovali bez protokolu SSL, a poté klepněte na možnost Uložit. POZNÁMKA Protokol SSL lze nakonfigurovat poté, co nový e-mailový účet uložíte. Pokud protokol SSL není povolený, připojení nebude šifrováno.

8. V části Pošta, kontakty, kalendáře vyhledejte účet, který jste vytvořili v části Účty. 9. Klepněte na název účtu a přejděte na možnost Pokročilé. 10. V části Nastavení příchozí pošty změňte číslo portu serveru na výchozí číslo portu 44143 nebo číslo portu uvedené vaším správcem systému. 11. Klepnutím na možnost Použít SSL tento protokol aktivujete. 12. Klepněte na tlačítko Další. Zařízení ověří zadané údaje. 2.2.4 Konfigurace protokolu IMAP v aplikaci Microsoft Outlook® 2003 1. Spusťte aplikaci Outlook®. 2. V nabídce Nástroje klepněte na možnost E-mailové účty. 3. V části E-mailové účty klepněte na možnost Přidat nový e-mailový účet a poté na možnost Další. 4. Jako typ vytvářeného účtu vyberte možnost IMAP a poté klepněte na možnost Další.

GFI MailArchiver


5. V části Informace o uživateli zadejte následující údaje: MOŽNOST

HODNOTA

Vaše jméno:

[vaše jméno]

E-mailová adresa:


6. V části Informace o serveru zadejte následující údaje: MOŽNOST

HODNOTA

Server příchozí pošty (IMAP):


Server odchozí pošty (SMTP):

[Název serveru SMTP poskytnutý správcem systému]

7. V části Přihlašovací informace zadejte následující údaje: MOŽNOST

HODNOTA



Heslo:

[vaše heslo]

8. Klepněte na možnost Další nastavení > Pokročilé a zadejte následující údaje: MOŽNOST

HODNOTA



Tento server vyžaduje šifrované připojení

Výběrem této možnosti se k serveru připojte prostřednictvím šifrovaného spojení.

POZNÁMKA Pokud protokol SSL není povolený, připojení nebude šifrováno.

9. Jakmile zadáte tyto informace, klepněte na možnost Další a poté na tlačítko Dokončit. 2.2.5 Konfigurace protokolu IMAP v aplikaci Microsoft Outlook® 2007 1. Spusťte aplikaci Outlook®. 2. V nabídce Nástroje klepněte na možnost Možnosti. 3. Na kartě Nastavení pošty klepněte na možnost E-mailové účty. 4. Klepněte na možnost Nový. 5. V dialogovém okně Automatické nastavení účtu vyberte možnost Konfigurovat ručně nastavení serveru nebo další typy serveru a poté klepněte na možnost Další. 6. Klepněte na možnost E-mail v Internetu a poté na tlačítko Další. 7. V části Informace o uživateli zadejte následující údaje: MOŽNOST

HODNOTA

Vaše jméno:

[vaše jméno]

E-mailová adresa:



HODNOTA

Typ účtu:

IMAP





GFI MailArchiver



HODNOTA



Heslo:

[vaše heslo]


HODNOTA



Použít tento typ šifrovaného připojení:

Použijte způsob zabezpečení, který vám poskytl správce systému. POZNÁMKA Po zobrazení výzvy přijměte certifikát zabezpečení.

POZNÁMKA Pokud je jako typ šifrování vybrána možnost „ŽÁDNÉ“, připojení bude nešifrované.

11. Jakmile zadáte tyto informace, klepněte na možnost Další a poté na tlačítko Dokončit. 2.2.6 Konfigurace protokolu IMAP v aplikaci Microsoft Outlook® 2010 1. Spusťte aplikaci Outlook®. 2. V nabídce Soubor klepněte na položku Informace a poté na možnost Nastavení účtu. 3. V seznamu vyberte položku Nastavení účtu. 4. Na kartě E-mail klepněte na možnost Nový. 5. Zaškrtněte pole Konfigurovat ručně nastavení serveru nebo další typy serveru a poté klepněte na možnost Další. 6. Klepněte na možnost E-mail v Internetu a poté na tlačítko Další. 7. V části Informace o uživateli zadejte následující údaje: MOŽNOST

HODNOTA

Vaše jméno:

[vaše jméno]

E-mailová adresa:



HODNOTA

Typ účtu:

IMAP






HODNOTA



Heslo:

[vaše heslo]

10. Klepněte na možnost Další nastavení > Pokročilé a zadejte následující údaje:

GFI MailArchiver


MOŽNOST

HODNOTA






11. Jakmile zadáte tyto informace, klepněte na možnost Další a poté na tlačítko Dokončit. 2.2.7 Konfigurace protokolu IMAP v aplikaci Microsoft Outlook 2013 1. Spusťte aplikaci Outlook®. 2. V nabídce Soubor klepněte na položku Informace a poté na možnost Nastavení účtu. 3. V seznamu vyberte položku Nastavení účtu. 4. Na kartě E-mail klepněte na možnost Nový. 5. Zaškrtněte pole Konfigurovat ručně nastavení serveru nebo další typy serveru a poté klepněte na možnost Další. 6. Klepněte na možnost E-mail v Internetu a poté na tlačítko Další. 7. V části Informace o uživateli zadejte následující údaje: MOŽNOST

HODNOTA

Vaše jméno:

[vaše jméno]

E-mailová adresa:



HODNOTA

Typ účtu:

IMAP






HODNOTA



Heslo:

[vaše heslo]


HODNOTA





GFI MailArchiver



11. Jakmile zadáte tyto informace, klepněte na možnost Další a poté na tlačítko Dokončit. 2.2.8 Konfigurace protokolu IMAP v aplikaci Outlook® 2011 pro Mac Prostřednictvím těchto pokynů nakonfigurujete server IMAP v aplikaci Outlook® 2011 pro Mac: 1. Otevřete aplikaci Outlook® 2011. 2. Pokud se zobrazí uvítací obrazovka aplikace Outlook®, klepněte na možnost Přidat účet. V opačném případě klepněte na možnosti Nástroje > Účty a v panelu nabídek klepněte na tlačítko +. 3. Klepněte na možnost E-mailový účet. 4. Zadejte následující údaje: MOŽNOST

HODNOTA

E-mailová adresa:


Heslo:

[vaše heslo]



Typ:

Vyberte možnost IMAP



Vyberte možnost Přepsat výchozí port a zadejte číslo portu:


Použít k připojení protokol SSL (doporučeno)

Výběrem se k serveru GFI MailArchiver připojte prostřednictvím šifrovaného spojení. POZNÁMKA Pokud protokol SSL není povolený, připojení nebude šifrováno.

Server odchozí pošty:


POZNÁMKA Zrušte výběr možnosti Konfigurovat automaticky.

5. Klepněte na možnost Přidat účet. 6. V okně Účty klepněte na položku Další možnosti a nastavte možnost Ověřování na hodnotu Použít informace o serveru příchozí pošty. 7. Klepněte na možnost Pokročilé a vyberte možnost Použít funkci IMAP IDLE (pokud ji server podporuje). Budete tak upozorňováni na nové zprávy. 8. Klepněte na tlačítko OK. 2.2.9 Konfigurace IMAP v aplikaci Mozilla Thunderbird 10 Prostřednictvím těchto pokynů nakonfigurujete server IMAP v aplikaci Mozilla Thunderbird 10: 1. V aplikaci Thunderbird vyberte možnosti Soubor > Nový > Poštovní účet. 2. Na obrazovce Nastavení poštovního účtu zadejte následující údaje:

GFI MailArchiver


MOŽNOST

HODNOTA

Vaše jméno:

[jméno a příjmení]

E-mailová adresa:


Heslo:

[vaše heslo]

3. Klepněte na možnost Pokračovat. POZNÁMKA Klepněte na možnost Zastavit, aby aplikace Thunderbird automaticky nezjišťovala nastavení účtu, a poté klepněte na možnost Ruční konfigurace.

4. Na obrazovce Nastavení poštovního účtu zadejte následující údaje: MOŽNOST

HODNOTA

Příchozí:

V rozevírací nabídce vyberte položku IMAP.

Název hostitele serveru:


Port:

[použijte výchozí]

SSL:

Použijte typ zabezpečení, který vám poskytl správce systému. POZNÁMKA Pokud protokol SSL není povolený, připojení nebude šifrováno.

Ověřování:

[Normální heslo]

Odchozí:

[Použijte nastavení, která vám poskytl správce systému]

5. Klepněte na možnost Pokročilá konfigurace a pod názvem účtu vyhledejte položku Nastavení serveru. Zadejte následující údaje: MOŽNOST

HODNOTA

Port:


Přihlašovací jméno:


6. Jakmile aplikace Thunderbird ověří informace o účtu, klepněte na možnost Vytvořit účet. 7. Klepnutím na možnost Přijmout stáhněte přijaté e-maily. 2.2.10 Konfigurace protokolu IMAP v aplikaci Windows® Live Mail 1. Otevřete aplikaci Windows® Live Mail a na kartě Účty klepněte na možnost E-mail. 2. V okně Přidání e-mailových účtů zadejte následující údaje: MOŽNOST

HODNOTA

E-mailová adresa:


Heslo:

[vaše heslo]

Konfigurovat nastavení serveru ručně:

[Vybraná]

3. Klepněte na tlačítko Další. 4. V okně Konfigurace nastavení serveru zadejte následující údaje: MOŽNOST

HODNOTA

Informace o příchozím serveru: Typ serveru:

[číslo portu]

Adresa serveru:


GFI MailArchiver


MOŽNOST

HODNOTA

Port:


Vyžaduje zabezpečené připojení (SSL):

Výběrem se k serveru GFI MailArchiver připojte prostřednictvím šifrovaného spojení. POZNÁMKA Pokud protokol SSL není povolený, připojení nebude šifrováno.

Ověřit pomocí:

[Nešifrovaný text]

Informace o odchozím serveru:

[Použijte údaje, které vám poskytl správce systému]

5. Klepněte na možnost Další a poté na tlačítko Dokončit.

GFI MailArchiver


3 Glosář A Active Directory Technologie poskytující různé síťové služby, včetně adresářových služeb LDAP. AD Viz Služba Active Directory Aplikace Outlook Web Access Služba webové pošty serveru Microsoft Exchange Server. Umožňuje přístup například k emailům, kontaktům, úkolům atd. pomocí webového rozhraní, jestliže aplikace Microsoft Office Outlook není k dispozici. Audit aktivit databáze Systém, který využívá sledovací funkce serveru Microsoft SQL k záznamu veškeré činnosti v rámci archivační databáze. Audit interakce uživatelů Systém, který umožňuje záznam všech aktivit uživatelů v době, kdy používají webové rozhraní aplikace GFI MailArchiver.

D Databáze Firebird Relační databáze založená na otevřeném zdroji.

E ExOLEDB Viz Poskytovatel služeb Exchange OLE DB Exportér PST Nástroj založený na agentovi, který po nasazení do cílových počítačů extrahuje e-maily ze souborů PST ke zpracování službou importu aplikace GFI MailArchiver.

F Funkce OneClick Restore Snadný způsob obnovy archivovaných e-mailů do příchozí pošty uživatelů formou obnovy do stavu v době odstranění nebo zasláním v příloze e-mailu.

G GFI MailArchiver Outlook Connector Nástroj softwaru GFI MailArchiver, který umožňuje synchronizaci složek aplikace Microsoft Outlook s poštou archivovanou softwarem GFI MailArchiver.

GFI MailArchiver

3 Glosář | 50

GFI MailInsights Funkce pro generování hlášení v rámci aplikace GFI MailArchiver, která umožňuje využití archivovaných e-mailů k získávání informací souvisejících s využitím a trendy e-mailové komunikace. GPO Viz Objekty zásady skupiny (GPO)

H Hlavičky Informace před tělem e-mailové zprávy. Zahrnuje odesílatele, příjemce, předmět, dobu odeslání a příjmu a další informace.

I IMAP Viz Protokol IMAP

J Jediná instance v úložišti Bude uchována pouze jedna kopie e-mailu sdíleného více uživateli. Jedná se o způsob, kterým lze předcházet duplikaci dat, a zefektivnit tak využití prostoru potřebného k uložení e-mailů.

M MAIS Viz Služba importu aplikace GFI MailArchiver (MAIS) MAPI Viz Rozhraní MAPI Metadata Data poskytující informace o poště archivované v rámci serveru GFI MailArchiver. MIME Viz Typ MIME

N Načítání struktury složky schránky Funkce aplikace GFI MailArchiver pro synchronizaci struktury složek pošty v systému Microsoft Exchange s aplikací GFI MailArchiver

GFI MailArchiver

3 Glosář | 51

O Objekty zásady skupiny (GPO) Centralizovaná správa služby Active Directory a konfigurační systém určující, jakou činnost mohou uživatelé provádět v počítačích. OWA Viz Aplikace Outlook Web Access

P POP3 Viz Protokol POP3 Poskytovatel služeb Exchange OLE DB Metoda používaná pro přístup k místnímu úložišti Microsoft Exchange Server pomocí služeb OLE DB a Microsoft ADO. Přístupová práva Oprávnění udělená uživatelům nebo skupinám uživatelů k provádění různých akcí s e-maily. Protokol IMAP Jeden ze dvou nejpoužívanějších internetových protokolů pro načítání pošty, druhým protokolem je POP3. Protokol POP3 Protokol používaný místními poštovními klienty pro čtení pošty ve schránkách při použití připojení TCP/IP. Protokolování Funkce serveru Microsoft Exchange Server pro ukládání kopií e-mailů do centrální schránky pro různé účely, včetně archivace pošty.

R Rejstřík hledání Systém, který shromažďuje analýzy a ukládá data za účelem rychlého a přesného načtení informací. Rozhraní MAPI Architektura zasílání zpráv pro systém Microsoft Windows, která vám umožňuje odesílat emaily z aplikace systému Windows a připojovat k nim dokumenty.

S Schéma databáze Struktura databáze, která definuje tabulky, pole v tabulkách a vztahy mezi poli a tabulkami.

GFI MailArchiver

3 Glosář | 52

Schránka Adresář nebo složka pro příjem, správu a ukládání e-mailů. Služba importu aplikace GFI MailArchiver Nástroj aplikace GFI MailArchiver, který importuje data pošty ze souboru do aplikace GFI MailArchiver. Smíšený režim ověřování Metoda ověřování serveru SQL umožňující ověřování Windows a serveru SQL. Soubor PST Soubor používaný k ukládání místních kopií pošty, událostí kalendáře, kontaktů a jiných položek aplikace Microsoft Office Outlook. Správa úložiště pro archivaci Technologie GFI MailArchiver umožňující řazení úložišť pro archivaci a plánování jejich použití v různou dobu. Správce systému Exchange Speciální konzole MMC pro správu systému Exchange. Správci skupin Skupina uživatelů v rámci aplikace GFI MailArchiver, kterou mohou členové procházet a hledat v rámci všech uživatelů, kteří tvoří skupinu Active Directory. Systém Microsoft SQL Server Systém společnosti Microsoft pro správu relační databáze.

T Typ MIME Standard formátu e-mailů, který zajišťuje podporu jiných příloh než ASCII, netextových příloh, textů zpráv s více částmi a informací v záhlaví, které obsahují jiné znaky než ASCII.

Ú Úložiště pro archivaci Skupina e-mailových zdrojů, e-mailových metadat, indexů hledání v rámci aplikace GFI MailArchiver.

V Veřejné složky Společná složka sdílená uživateli aplikace Microsoft Exchange, která umožňuje sdílení informací. Vlákno konverzace Seznam e-mailů tvořící konverzaci mezi dvěma a více uživateli.

GFI MailArchiver

3 Glosář | 53

Z Zásady řazení do kategorií Systém řazení do kategorií v aplikaci GFI MailArchiver, která umožňuje řazení e-mailů podle štítků. Zásady uchovávání dat Systém, který určuje, jak dlouho jsou uchovávány určité e-maily v úložištích pro archivaci.

GFI MailArchiver

3 Glosář | 54

4 Rejstřík A Active Directory 10, 12, 20-23, 27, 29, 31-34, 36-37

Č Časové pásmo 38

G GFI MailInsights generování hlášení 17 Glosář 50

I IMAP 39-48

O OneClick Restore 8

P poštovní schránky 5, 12, 17 příjemce 9-10, 12, 18-19, 25, 36

Ř Řízení přístupu 16

GFI MailArchiver

Rejstřík | 55

USA, KANADA A STŘEDNÍ A JIŽNÍ AMERIKA 4309 Emperor Blvd, Suite 400, Durham, NC 27703, USA Telefon: +1 (888) 243-4329 Fax: +1 (919) 379-3402 [email protected] VELKÁ BRITÁNIE A IRSKÁ REPUBLIKA Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, VELKÁ BRITÁNIE Telefon: +44 (0) 870 770 5370 Fax: +44 (0) 870 770 5377 [email protected] EVROPA, BLÍZKÝ VÝCHOD A AFRIKA GFI House, Territorials Street, Mriehel BKR 3000, Malta Telefon: +356 2205 2000 Fax: +356 2138 2419 [email protected] AUSTRÁLIE A NOVÝ ZÉLAND 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telefon: +61 8 8273 3000 Fax: +61 8 8273 3099 [email protected]

Příručka k klienta GFI. Uživatelská příručka

Recommend Documents