PIP - Matchpoint - Manual NL - AX AXtension bv

PIP - Matchpoint - Manual NL - AX2009 © 2009 AXtension bv

PIP - Matchpoint - Manual NL - AX2009

© 2009 AXtension bv AXtension bv reserves the right to change and/or improve this publication and/or related products without notice at any time. This publication does not create any obligations unless specifically stated. No part of this publication may be reproduced in any form, by photocopy, microfilm or any other means, except with explicit written permission from:

AXtension bv Jan van Riebeeckweg 19 5928 LG Venlo Industrial number Venlo 9213 Tel. : +31 (0)77 3232622 Fax : +31 (0)88 3232627 E-mail : [email protected] Internet : http://www.axtension.com Trade register number Bank Bank account number IBAN number VAT number

: : : : :

12037027, Noord- en Midden Limburg Chamber of Commerce Rabobank Venlo e/o 1027.87.077 NL43RABO0102787077 NL80.69.69.349B01

Inhoud

1

Inhoudsopgave Hoofdstuk I Inleiding

3

Functie................................................................................................................................... afbakening 3

Hoofdstuk II Instellingen

4

Parameter ................................................................................................................................... instellingen 4 Algem een .......................................................................................................................................................... 4 OCR .......................................................................................................................................................... 8 Em ail .......................................................................................................................................................... 9 E-m ailparam eters .......................................................................................................................................................... 10

Workflow ................................................................................................................................... instellingen 11 Autorisatie ................................................................................................................................... gebruikers 14 Overzicht .......................................................................................................................................................... 14 Grootboekrekeningen ......................................................................................................................................................... per persoon 15 Algem een .......................................................................................................................................................... 15

Grootboekrekeningen ................................................................................................................................... per persoon 17 Leverancier ................................................................................................................................... (Aanvulling) 19 Leverancier ................................................................................................................................... parameters 20

Hoofdstuk III Proces beschrijving

22

Facturen ................................................................................................................................... inlezen 22 Factuurcontrole ................................................................................................................................... 23 Overzicht .......................................................................................................................................................... 25 Identificeren .......................................................................................................................................................... 29 Identificeren ......................................................................................................................................................... 33 Pakbonmatching ......................................................................................................................................................... 34 Registreren .......................................................................................................................................................... 35 Zet in w orkflow .......................................................................................................................................................... 37 Workflow aanpassen ......................................................................................................................................................... 38 Boekstuktransacties ......................................................................................................................................... 39 Fiatteren ......................................................................................................................................................... 39 Afkeuren ......................................................................................................................................................... 42 Annuleren ......................................................................................................................................................... 42 Handmatig ......................................................................................................................................................... verw erken 42 Goedkeuren .......................................................................................................................................................... 43 Facturenjournaal ......................................................................................................................................................... 43 Goedkeuringsjournaal .......................................................................................................................................................... 44 Overeenkom stige .......................................................................................................................................................... pakbonnen (aanvulling) 45 Overeenkomstige ......................................................................................................................................................... Pakbonnen 46 Diverse toeslagen ......................................................................................................................................... 47 Overzicht ................................................................................................................................... 48 Algemeen ................................................................................................................................... 49 Bijw erken ......................................................................................................................................... 51 OK ................................................................................................................................... 51 © 2009 AXtension bv

1

2


Annuleren .......................................................................................................................................................... 53 Opm erkingen.......................................................................................................................................................... 54 Logboek .......................................................................................................................................................... 55

Notificaties ................................................................................................................................... versturen 56 Factuurinformatie ................................................................................................................................... op openstaande posten 57 Factuurinformatie ................................................................................................................................... op betaalvoorstel 58

Hoofdstuk IV Transitorische inkoopfactuur kosten

60

Transitorisch ................................................................................................................................... kostenjournaal 60 Genereren ................................................................................................................................... transitorisch kostenjournaal 62 Algem een Journaal .......................................................................................................................................................... 63 Boeken van transitorische .......................................................................................................................................................... kosten 65 Om keren van.......................................................................................................................................................... transitorische kosten 66

© 2009 AXtension bv

Inleiding

1

3

Inleiding Op basis van de behoefte vanuit de markt is er een workflow management systeem ontwikkeld in Dynamics AX voor het fiatteren van inkoopfacturen. De workflow wordt volledig elektronisch ondersteund, waarbij de factuur verschillende fiatteringstappen doorloopt. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen facturen met een verwijzing naar een inkooporder en facturen zonder verwijzing naar een inkooporder.

Inkoopfacturen met een inkooporder die volledig overeenkomen met de inkooporder pakbon kunnen direct bij registratie volledig worden geboekt, hiervan wordt geen workflow aangemaakt.

1.1

Functie afbakening De functionaliteit van deze AXtension® is beperkt tot het proces van ontvangst van een inkoopfactuur tot en met de definitieve verwerking van de inkoopfactuur in de financiële administratie. De functie uitbreidingen en de aanpassingen op standaard Dynamics AX beperken zich tot het elektronisch toegankelijk maken van een gescande factuur, het gecontroleerd fiatteren van de factuur met behulp van een workflow, het matchen van de factuur met een specifieke pakbon(regel) en de mogelijkheid om verschillen na matchen weg te boeken naar een grootboekrekening of toeslagcode.

Vanwege diverse rapportage momenten in de financiële administratie is het boeken van transitorische inkoopfacturen kosten als uitbreiding opgenomen in de module.


4


2

Instellingen

2.1

Parameter instellingen Voor een juiste afhandeling van facturen zijn een aantal instellingen noodzakelijk. Deze kunt u vinden via de menuoptie: Leveranciers/Instellen/Factuurcontrole/Parameters inkoopfacturen.

2.1.1

Algemeen

Veld

Omschrijving

Pad naar ingescande documenten

In dit veld wordt de verwijzing naar de directory opgenomen voor de gescande facturen.


Instellingen

Veld

Omschrijving

Pad naar werkfolder

In dit veld wordt de verwijzing naar de directory opgenomen voor de facturen die onderhanden zijn.

Pad naar archief

In dit veld wordt de verwijzing naar de directory opgenomen voor de facturen die geboekt zijn in Dynamics AX

Pad naar verwijderde facturen

In dit veld wordt de verwijzing naar de directory opgenomen voor de facturen die verwijderd zijn in Dynamics AX.

Bestandsformaat van inkoopfacturen

De gescande facturen hebben een standaard bestandsformaat. Voor het opvragen van een factuur is dit gegeven noodzakelijk.

Nummerreeks voor toewijzing batchnummer

Dit is het batchnummer van het batchproces voor het inlezen van facturen.

Inkoopfactuurdocument nummerreeks

Voor de nummering van de inkoopfacturen.

Jaarlijkse factuurnummerreeks

Aan de hand van de factuurdatum wordt bepaald welk jaar in de nummerreeks wordt gebruikt.


5

6


Veld

Omschrijving

Prefix jaarlijkse factuurnummerreeks

Voorloopcode voor de factuurnummerreeks.

Nummerreeks voor intern PDF nummering

Dit is het nummer van het pdf document in de bovengenoemde mappen.

Factuurgoedkeuringsjournaalnaam

Dit is het journaal waarmee de geregistreerde facturen administratief goedgekeurd worden.

Journaalnaam factuurjournaal

Dit is de journaalcode voor het facturenjournaal.

Journaalnaam facturenregister

Dit is het journaal waarin de facturen geregistreerd worden.

Journaalnaam transitorische kosten

Dit is het journaal waarin transitorische inkoopfactuur kosten geboekt kunnen worden.

Achtervoegsel journaalomschrijving

Scheidingsteken tussen journaalnaam en datum.

Datum opnemen in journaalnaamomschrijving

Indien de datum opgenomen dient te worden in de journaalomschrijving.

Oorsprong transactiedatum journaal

De datum die moet worden aangehouden voor de financiële transactie in het registratie journaal. Factuurdatum / datum binnenkomst / vervaldatum


Instellingen

Veld

Omschrijving

en betalingskorting data zijn afhankelijk van deze keuze.

Aantal dagen waarna gele kleur

Geel: als de factuur is vervallen minus aantal dagen waarop gele kleur.

Foutmeldingen bij matchen onderdrukken

Als er bij het matchen foutmeldingen ontstaan worden deze onderdrukt, dit kan ook per gebruiker worden ingesteld.

Handmatige invoer toegestaan

Hierbij wordt toegestaan dat matchpoint zonder het scannen van facturen wordt gebruikt als workflow management tool voor inkoopfacturen.

Automatisch aanpassen boekdatum als

Als de voorraad is afgesloten wordt de

voorraad afgesloten

boekdatum automatisch aangepast naar de eestvolgende datum na de voorraad aanpassing.

Kleur vervaldatum waarschuwing

Geef de kleur op voor de waarschuwing (geel).

Kleur vervaldatum verstreken

Geef de kleur op voor vervaldata die verstreken zijn.

Kleur Gefiatteerd


Geef de kleur op voor de gefiatteerde facturen.

7

8

2.1.2


OCR OCR

Veld

Omschrijving

Importtype OCR

Geef het bestandsformaat om de OCR berichten te importeren.


Instellingen

Pad importbestanden (OCR)

9

Geef het pad op waar de bestanden zich bevinden om te importeren.

Pad verwerkte importbestanden (OCR)

Geef het pad op waar de geïmporteerde bestanden worden gearchiveerd.

Voor de instellingen van de directories dient er rekening gehouden te worden met de autorisatie van de paden. Internet Explorer 7 is zodanig beveiligd dat netwerkschijven niet toegankelijk zijn. Aangeraden wordt dan ook om Internet Explorer 6 te gebruiken.

Internet Explorer 7 werkt wel samen met Acrobat Reader 7.

De Application Object Server dient toegang tot deze folders te hebben. Ook dient de AOS de volledige rechten te hebben.

2.1.3

Email


10


Veld

Omschrijving

Verzender e-mailadres

Hier wordt het e-mailadres van de verzender ingevuld.

Onderwerp

Dit is de tekst voor het onderwerp van het e-mail bericht.

Sjabloon

Dit is het sjabloon van het e-mail bericht dat verzonden wordt.

2.1.4

E-mailparameters Met de knop E-mailparameters kunnen de SMTP instellingen voor het verzenden van e-mail


Instellingen

11

ingesteld worden voor Dynamics AX.

Voor verdere uitleg van deze parameters wordt verwezen naar de handleiding van Microsoft Dynamics AX2009.

2.2

Workflow instellingen WORKFLOW INSTELLINGEN

De instellingen voor de te volgen fiattering workflow kunnen worden onderhouden met behulp van de menuoptie: Leveranciers/Instellen/Factuurcontrole/Workflow.

In deze functie bepaalt u de volgorde en de autorisatie van de workflow voor de fiattering van de


12


inkoopfacturen.

Veld

Omschrijving

Workflow-stap

Dit is de volgorde waarin een workflow wordt doorlopen. Start altijd met (0).

Leveranciercode

Hiermee geeft u aan of de workflow betrekking heeft op een leverancier / een leveranciersgroep of alle leveranciers (Tabel/Groep/Alle).

Leverancier(sgroep)

Dit is de aanduiding van de leveranciersgroep of leverancier waarvoor de workflow wordt aangemaakt.

Dit veld is afhankelijk van het veld leveranciercode verplicht in te geven.


Instellingen

Veld

Omschrijving

Groep extern-artikelomschrijvingen

De workflow kan eventueel worden aangemaakt voor een specifieke groep artikelen. Deze groep kan op de leverancier worden aangegeven in het veld Artikel-leveranciersgroep.

Inkooppool

Het veld inkooppool kan eventueel gebruikt worden om de workflow per groep inkopers in te richten.

Minimaal bedrag

Gaat het factuur bedrag dit minimale bedrag te boven wordt de workflow stap aan de factuurworkflow toegevoegd.

Werknemer

Dit is de werknemer die de workflow stap voor inkoopfactuur moet fiatteren.

Notificatie

Indien dit veld is aangevinkt wordt er een e-mail verzonden aan de werknemer in kwestie.

Dagen

Dit is het aantal dagen dat de werknemer krijgt om de fiattering van de factuur uit te voeren.


13

14

2.3


Autorisatie gebruikers Deze functie autoriseert gebruikers voor de facturen in de functie factuurcontrole.

Leveranciers/Instellen/Factuurcontrole/Medewerkers.

2.3.1

Overzicht

Veld

Omschrijving

Werknemer

Dit is een werknemer gegeven in Dynamics AX.

Lid financiële administratie

De gebruikers van de financiële administratie


Instellingen

Veld

15

Omschrijving

mogen facturen inlezen, registreren en goedkeuren.

De werknemer moet gebonden zijn aan een gebruiker. Op basis hiervan worden de rechten bepaald.

2.3.1.1

Grootboekrekeningen per persoon Zie beschrijving in het hoofdstuk ‘Grootboekrekeningen per persoon’.

2.3.2

Algemeen Algemeen


16


Veld

Omschrijving

Werknemer


Lid financiële administratie

De gebruikers van de financiële administratie mogen facturen inlezen, registreren en goedkeuren.

FILTERWAARDEN

Alles weergeven

Geeft de gebruiker de selectie mogelijkheid om alle facturen weer te geven binnen de selectie.


Instellingen

Veld

Omschrijving

Filter werknemer

Dit is de filterwaarde voor de werknemer.

Filter leverancier

Dit is de filterwaarde voor de leverancier.

Factuurstatus

Dit is de filterwaarde voor de factuurstatus.

Aantal dagen oud

Filter de facturen op vandaag - aantal dagen.

Filteren toegestaan

Dit geeft een gebruiker de mogelijkheid om facturen te filteren.

2.4

Grootboekrekeningen per persoon Met deze functie kunnen de toegestane grootboekrekeningen per persoon ingesteld worden.

Alle grootboekrekeningen in de range zijn toegestaan in het gebruik door deze persoon in de factuurcontrole.

Het menupad is: Leveranciers/Instellen/Factuurcontrole/Grootboekrekeningen per medewerker.


17

18


Veld

Omschrijving

Werknemer


Grootboekrekening

Dit is de toegestane grootboekrekening waar vanaf .

T/m grootboekrekening

Dit is de toegestane grootboekrekening tot en met.


Instellingen

2.5

Leverancier (Aanvulling) Bij de leverancier zijn een aantal instellingen toegevoegd om de verwerking van facturen volgens de ingestelde wijze te laten verlopen. Menu: Leveranciers / Leveranciersdetails.

Veld

Omschrijving

Boekingswijze

Met deze keuze kan aangeven worden of een factuur gecontroleerd moet worden aan de hand van een inkooporder (Factuurregister) of dat het een kosten factuur betreft die met behulp van een workflow goedgekeurd moet gaan worden (Factuurjournaal).


19

20


Automatisch in workflow

Hiermee wordt bepaald of een leverancierfactuur na registratie automatisch in een workflow wordt opgenomen. Indien deze keuze niet wordt aangezet zal bij factuurregistratie de workflow handmatig aangemaakt moeten worden.

Automatisch inkooporder matchen

Bij de registratie van een inkoopfactuur met inkooporder verwijzing wordt de factuur automatisch goedgekeurd met het totaal van de nog te factureren ontvangsten op pakbon voordat er een workflow wordt aangemaakt.

Dit goedkeuren vindt alleen plaats indien er geen afwijkingen op de totalen zijn geconstateerd.

2.6

Leverancier parameters

LEVERANCIER PARAMETERS

Het boeken van leveranciersfacturen met pakbon matching wordt ondersteund wanneer het pakbonnummer uniek is. Menuoptie: Leveranciers\Instellen\Parameters: tabblad ‘updates’.


Instellingen

Veld

Omschrijving

Pakbon in grootboek boeken

Deze dient aangevinkt te zijn.

Controleren op gebruikte pakbonnummer

Zet deze op duplicatie afwijzen.


21

22


3

Proces beschrijving

3.1

Facturen inlezen Voordat facturen verwerkt kunnen worden in Dynamics AX moeten de facturen gescand zijn. Het scannen van de facturen vindt buiten Dynamics AX plaats. Om de facturen te verwerken dient er een proces opgestart te worden waarbij de gescande inkoopfacturen, lees documentennamen, worden hernoemt naar een documentnummer dat door Dynamics AX wordt uitgegeven en waarbij de gescande documenten worden verplaatst van de gescande documenten directory naar de werk directory.

Menu: Leveranciers/Periodiek/Factuurcontrole/Facturen inlezen.

Dit is een batchfunctie en kan dus ingesteld worden om periodiek automatisch de gescande facturen op te nemen in te verwerken facturen van Dynamics AX.


Proces beschrijving

23

Facturen kunnen ook handmatig aangemaakt worden door middel van New of . Dit is slechts mogelijk indien dit in de Matchpoint paramaters is gedefinieerd (zie 3.1.1 Instellingen/Parameters instellingen/Algemeen).

3.2

Factuurcontrole FACTUURCONTROLE

Het proces van de factuurcontrole vindt plaats in de menufunctie: Leveranciers/Veel gebruikte formulieren\Factuurcontrole details.


24


In deze functie worden alle ingelezen facturen verwerkt.

In de functie ‘facturen inlezen’ is beschreven hoe de facturen automatisch kunnen worden ingelezen via een menuoptie. In dit scherm is de functie “Facturen inlezen” als functieknop opgenomen om de automatische functie handmatig te kunnen uitvoeren.

Met de filter velden kan de lijst van de getoonde facturen worden gefilterd op de volgende gezichtspunten:

Veld

Omschrijving

Alles Weergeven

Toont alle facturen in de lijst.

Status

Dit veld filtert de lijst met facturen voor de betreffende status.

Leeg geeft facturen voor alle statussen.

Werknemer

Dit veld filtert de lijst met facturen voor de betreffende werknemer die de volgende fiatteringstap moet uitvoeren.

Leeg geeft facturen voor alle werknemers.

Leverancier

Dit veld filtert de lijst met facturen voor de


Proces beschrijving

25

betreffende leverancier.

Leeg geeft facturen voor alle Leveranciers.

Vanaf datum

Facturen weergeven van af datum.

Verwijderde

Alleen de verwijderde facturen tonen.

Het veld ‘Workflow’ laat zien welke werknemers mogen fiatteren voor de actuele workflowstap. Dit is alleen van toepassing op facturen met de status “Onderhanden’.

3.2.1

Overzicht Dit overzicht wordt gebruikt ter informatie en voor selectie doeleinden.

Veld

Omschrijving

Gemarkeerd

Als dit veld in aangevinkt wordt de factuur opgenomen in de functie die kan worden aangeroepen met de gemarkeerde functieknoppen.

Opmerkingen aanwezig


Indicatie voor aanwezige opmerkingen.

26


Workflow-stap

Dit is het volgnummer van de workflow waarin de factuur zich bevindt.

Factuurnummer

Dit is het interne factuurnummer van de inkoopfactuur.

Factuurstatus

Dit is de status waarin zich de factuur bevindt

Datum binnenkomst

Dit is de datum waarom de factuur is ingelezen in Dynamics AX.

Leverancier

Dit is de leverancier van de factuur.

Transactietekst

Dit is de omschrijving van factuur.

Valuta

Dit is de valuta waarin de factuur is gesteld.

Debet / Credit

Dit is het bedrag van de creditnota of factuur.

Factuur

Dit is het factuurnummer van de leverancier.

Inkooporder

Dit is het inkoopordernummer van de factuur.

Vervaldatum

Dit is de datum waarop de factuur vervalt. Deze datum wordt berekend aan de hand van de betalingsconditie van de leverancier en de


Proces beschrijving

factuurdatum.

Knoppen

Omschrijving

Facturen inlezen

Deze functie leest de facturen in zoals beschreven in het hoofdstuk “Facturen inlezen”.

Import inkoopfacturen

Importeer facturen gebaseerd op OCR herkenning.

Identificeren

Met deze functie worden de gescande factuurdocumenten geïdentificeerd in Dynamics AX.

Registreren

Met deze functie worden de facturen geregistreerd in het factuurregister of in de facturenpool exclusief boeking, dit is afhankelijk van het gekozen boekingswijze.

Zet in workflow

Als bij de leverancier niet bepaald is dat er automatisch een workflow wordt aangemaakt, kan deze met deze knop worden gegenereerd.

Fiatteren


Met deze functie kunnen de medewerkers de

27

28


Knoppen

Omschrijving

factuur in de workflow fiatteren.

Afkeuren

Met de functie kunnen de medewerkers de factuur afkeuren

Goedkeuren

Met deze functie kunnen de administratiemedewerkers de factuur goedkeuren en boeken in Dynamics AX

Annuleren

Met deze functie wordt de registratie van de afgekeurde facturen geannuleerd in Dynamics AX.

Handmatig

Facturen kunnen middels deze functie handmatig geboekt worden via de standaard journalen van Dynamics Ax

Pakbonmatching

Matchen met pakbonnen

QUERY’s

Facturenworkflow

Met deze functie kan de status van de workflow opgeroepen worden en kan de workflow onderhouden worden.


Proces beschrijving

Knoppen

Omschrijving

Boekstuktransacties

Met deze functie kunnen de grootboektransacties van de factuur geraadpleegd worden.

Facturenjournaal

Met deze functie kan het factuurjournaal geraadpleegd worden.

FUNCTIES

Controleren/bijwerken status inkoopfactuur

Indien na handmatige boekingen de status niet automatisch wordt bijgewerkt.

3.2.2

Identificeren Identificeren

De identificatie van de factuur vindt plaats op het tabblad ‘Identificatie’.


29

30


Veld

Omschrijving

Leverancier

In dit veld worden de leverancier van de factuur ingegeven.

Naam

Naam leverancier wordt getoond.

Bankrekening

Bankrekening leverancier wordt getoond

Boekingswijze

Met deze keuze kan aangeven worden of een factuur geboekt wordt met behulp van het facturenregister of facturenjournaal. Indien wordt gekozen voor ‘facturenjournaal’ dan worden de


Proces beschrijving

Veld

Omschrijving

velden ‘Inkooporder’ en ‘Pakbonnen’ niet getoond.

Factuur

Dit is het factuurnummer van de leverancier

Gemarkeerd

Markeringsindicatie voor het boeken van de factuur.

Inkooporder

In dit veld kan een inkooporder geselecteerd worden voor factuurcontrole.

Pakbonnen

Pakbonnummer inkooporder. Dit nummer dient uniek te zijn, duplicaten zijn niet toegestaan. Er zijn meerdere pakbonnen mogelijk. Deze dienen gescheiden te worden door een komma.

Factuurdatum

De datum van de factuur.

Vervaldatum

De datum waarop de factuur betaald moet zijn. Deze vervaldatum wordt berekend aan de hand van de factuurdatum en de betalingsconditie van de leverancier.

Betalingskenmerk


Het kenmerk bij de betaling van de factuur.

31

32


Veld

Omschrijving

BTW groep

Dit is de BTW groep van de leverancier.

BTW groep voor artikel

Dit is de BTW tariefgroep die geldt voor dit artikel.

Facturen met meerdere BTW Tariefgroepen worden handmatig uitgesplitst in het factuurregister of het facturenjournaal.

BTW bedrag

Het berekende BTW bedrag (wordt bij identificatie berekend).

Gecorrigeerd BTW bedrag

Hier kan het gecorrigeerde BTW bedrag worden ingevoerd.

Tegenrekening

De kostensoort(grootboekrekening) van de factuur kan in dit veld ingegeven worden.

Indien de factuur betrekking heeft op meerdere kostensoorten kunnen deze via de knop handmatig gespecificeerd worden.

Transactietekst

Dit is de omschrijving van factuur / kostensoort.


Proces beschrijving

Veld

Omschrijving

Valuta

Dit is de valuta waarin de factuur is gesteld

Debet / Credit

Dit is het bedrag van de factuur of creditnota.

Wisselkoers

Dit is de wisselkoers van de valuta.

Dimensie

De Afdeling, Kostenplaats en de Kostendrager (Doel) kunnen hier gevuld worden.

3.2.2.1

Identificeren Na het invullen van de gegevens wordt de factuur geïdentificeerd met behulp van op de knop ‘Identificeren’. De status van de factuur verandert in ‘Geïdentificeerd’.


33

34


De BTW wordt na identificatie berekend.

3.2.2.2

Pakbonmatching Voorafgaand aan het registreren van de factuur, kunnen de pakbonregels geïdentificeerd worden door middel van de functieknop ‘Pakbonmatching’.


Proces beschrijving

Voor verdere uitleg over het matchen van pakbonnen met de factuur zie het hoofdstuk: 4.2.7 Overeenkomstige pakbonnen (aanvulling).

3.2.3

Registreren Registreren

Het registreren van de factuur vindt plaats met behulp van de functieknop ‘Registreren’.


35

36


Voordat er geregistreerd kan worden moet het veld ‘Gemarkeerd’ aangevinkt worden.

De knoppen met een markering (zoals Registeren en Goedkeuren) zijn alleen te gebruiken als een of meerdere facturen gemarkeerd zijn.

Na het registreren wordt de factuurstatus gewijzigd in ‘Geregistreerd’.

Facturen met een inkooporder worden direct goedgekeurd in een goedkeuringsjournaal, mits er aan alle voorwaarden is voldaan. De volgende melding verschijnt dan in beeld.


Proces beschrijving

37

Als de factuur direct goedgekeurd wordt zal er een extra melding worden getoond, in deze extra melding wordt aangegeven of de facturen goedgekeurd zijn. Met goedkeuren wordt bedoeld het matchen van een inkoopfactuur met de nog te factureren ontvangsten van een inkooporder.

3.2.4

Zet in workflow Zet in workflow Na het registreren van de factuur kan de ‘workflow ‘geactiveerd worden met de functieknop ‘Zet in workflow’.

In de leverancier gegevens kan met een parameter bepaald worden dat de workflow automatisch gestart wordt als de pakbon niet overeenkomt met de factuur. Het is ook mogelijk om de factuur


38


handmatig goed te keuren, door middel van de functieknop ‘Handmatig’.

3.2.4.1

Workflow aanpassen

Na het aanmaken van de workflow heeft de factuur de status ‘Onderhanden’.

Via de functieknop ‘Query ‘s’ en vervolgens te kiezen voor ‘Facturenworkflow’ kan de fiattering workflow voor de inkoopfactuur opgevraagd of onderhouden worden. In dit overzicht wordt de standaard workflow zoals deze is ingesteld bij ‘Leveranciers/Instellen/Factuurcontrole/Workflow’ voor deze factuur getoond. Dit overzicht kan gewijzigd worden.


Proces beschrijving

39

3.2.4.1.1 Boekstuktransacties

Boekstuktransacties

Van de geboekte facturen kunnen de journaalpost transacties opgevraagd worden met behulp van deze functie.

3.2.4.2

Fiatteren

Fiatteren kan met behulp van de knop fiatteren. Alleen de personen die in de actuele workflow-stap (kolom) zijn opgenomen kunnen de factuur fiatteren.


40


Als alle stappen gefiatteerd zijn kan een factuur worden goedgekeurd door een medewerker van de administratie met behulp van het markeren van de facturen en de functieknop ‘Goedkeuren’.

De rode kleur geeft aan dat de factuur de vervaldatum van de workflow gepasseerd heeft voor fiattering en goedkeuring. De gele kleur geeft aan dat het aantal dagen toegestaan voor goedkeuring genaderd is tot het aantal dagen aangegeven in de parameters van de factuurcontrole.

Via het tabblad ‘Goedkeuringsjournaal’ kunnen de kostenboeking of handmatige wijzigingen in het goedkeuringsjournaal worden opgevraagd.


Proces beschrijving

Eventuele wijzigingen kunnen worden doorgevoerd op de tabbladen ‘Identificatie’ en ‘Dimensie’.

Eventuele opmerkingen kunnen via het tabblad ‘Opmerkingen’ geregistreerd worden.


41

42

3.2.4.3


Afkeuren Afkeuren

Als er een factuur afgekeurd is kan deze geannuleerd worden met behulp van de functieknop ‘Annuleren’. Na afkeuren kan een factuur opnieuw in een workflow worden opgenomen of geannuleerd worden.

3.2.4.4

Annuleren Markeer hiervoor de factuur en druk op ‘Annuleren’

Facturen met de status ‘Afgekeurd’ kunnen opnieuw in de workflow worden opgenomen door de factuur te selecteren en te klikken op ‘Zet in workflow’.

3.2.4.5

Handmatig verwerken Als een factuur in het facturenregister is verwerkt met een inkooporder en de factuur is in het registratieproces niet goedgekeurd, dan krijgt deze de status ‘Geregistreerd’, behalve als voor de leverancier een workflow automatisch gestart wordt, dan heeft de factuur de status ‘Onderhanden’.

De status ‘Geregistreerd’ maakt het mogelijk om de factuur handmatig goed te keuren met behulp van de functieknop ‘Handmatig’ in het goedkeuringsjournaal of in het facturenjournaal.


Proces beschrijving

43

Eventueel kan de factuur opnieuw in een workflow worden aangeboden.

3.2.5

Goedkeuren Na het afhandelen van de workflow kan de factuur goedgekeurd worden. Afhankelijk van de gekozen methode wordt de factuur goedgekeurd in het facturenjournaal of in het factuurgoedkeuringsjournaal.

3.2.5.1

Facturenjournaal Verwerken van de geregistreerde factuur volgens het facturenjournaal.

Er zijn een aantal tabbladen toegevoegd op de factuurregistratie. Deze tabbladen zijn dezelfde als in de functie ‘Facturengroep excl. boekingsdetails’.

Met deze tabbladen kan de factuur aangevuld worden door de administratie.


44


De functionaliteit is hierbij gelijk aan de functionaliteit van standaard Dynamics AX.

Indien de factuur opgesplitst moet gaan worden vanwege de BTW, moet dit altijd met behulp van de functieknop ‘Handmatige boeking’ in het journaal worden uitgevoerd.

3.2.6

Goedkeuringsjournaal Goedkeuringsjournaal

Verwerken van de geregistreerde factuur volgens het factuurgoedkeuringsjournaal.

Het verwerken van de factuur in het factuurgoedkeuringsjournaal kan met behulp van de functieknop


Proces beschrijving

45

‘Goedkeuren’ en de functieknop ‘Handmatig’.

Voor het automatisch goedkeuren van de factuur dient u eerst de markeer checkbox aan te vinken en daarna op de functieknop ‘Goedkeuren’ te klikken. De factuur wordt direct geboekt en gematched met de inkooporder.

Indien er nog handmatig ingegrepen moet worden kan de factuur via de functieknop ‘Handmatig’ worden opgeroepen in het factuurgoedkeuringsjournaal en met behulp van deze functie geboekt worden. Een factuurlijn die goedgekeurd kan worden heeft een groene kleur en de status ‘Gefiatteerd’.

3.2.7

Overeenkomstige pakbonnen (aanvulling) Overeenkomstige pakbonnen (aanvulling)


46


In het factuurgoedkeuringsjournaal kunnen inkooporders met facturen gematched worden. Met behulp van de functie ‘Inkooporder’. Als er nu een van meerdere ontvangen pakbonnen betrekking heeft op de factuur is de matching van de factuur niet eenvoudig via de functie ‘Inkooporder’. Hiervoor is een extra functie gemaakt die het matchen van volledig ontvangen pakbonnen mogelijk maakt. Deze functie heet ‘Overeenkomstige pakbonnen’ (zie schermafbeelding).

Met deze functie is het mogelijk om een pakbon te selecteren voor het matchen van de inkoopfactuur.

3.2.7.1

Overeenkomstige Pakbonnen De te matchen pakbon(en) en of pakbonregel(s) kunnen door ze te markeren worden geselecteerd.


Proces beschrijving

47

Door in de bovenste lijst een pakbon te markeren worden alle pakbonregels gemarkeerd. In de onderste lijst staan alle pakbonregels, deze kunnen per regel gemarkeerd worden.

De

tekens geven de status aan of de regel wel of niet gematched is.

3.2.7.1.1 Diverse toeslagen

Met deze functie kunnen meerdere gecodeerde toeslagen op de factuur worden verwerkt.

De toeslagen moeten met tegenrekening type ‘Leverancier’ gedefinieerd zijn.


48


3.2.7.1.1.1 Overzicht

Veld

Omschrijving

Code voor diverse toeslagen

Hier kan een voorgedefinieerde toeslagcode met het tegenrekeningtype ‘leverancier’ worden geselecteerd.

Transactietekst

Dit is een omschrijving van deze transactie.

Categorie

De categorie van de toeslag voor de methode van berekening:


Proces beschrijving

Veld

Omschrijving

Vast Stuks Percentage

Waarde van diverse toeslagen

Het bedrag van de toeslag.

Valuta

Is de valuta van de factuur.

Behouden

Indien de toeslag is ingegeven op de inkooporder kan deze worden behouden voor eventuele volgende facturen. Indien dit veld niet wordt aangevinkt zal bij de volgende factuur geen toeslag worden voorgesteld.

3.2.7.1.1.2 Algemeen

Algemeen


49

50


Veld

Omschrijving

BTW-groep

Geef de BTW-groep van de leverancier voor berekening van de juiste BTW.

BTW-groep voor artikel

Geef de BTW-groep van het artikel voor juiste berekening van de BTW.


Proces beschrijving

51

3.2.7.1.2 Bijw erken

Hierna kan de factuur geboekt worden met behulp van de knop bijwerken.

Dit moet nog definitief bevestigd worden met behulp van het onderstaande boekingsscherm.

3.2.7.1.2.1 OK

Als er een verschil geconstateerd wordt tussen de factuur en de overeenkomstige pakbonnen kan het verschil op een grootboekrekening worden geboekt.


52


Hiervoor wordt het volgende scherm getoond waar het restant bedrag nog te boeken wordt voorgesteld:

Ook de financiële dimensies kunnen hierbij opgegeven worden.


Proces beschrijving

3.2.8

53

Annuleren Indien een factuur afgekeurd wordt kan de factuur definitief geannuleerd worden. De openstaande post wordt hierdoor tegen geboekt. Door de afgekeurde facturen te markeren kunnen met behulp van de functieknop ‘Annuleren’ de facturen geannuleerd worden.

Handmatig annuleren volgens het factuurgoedkeuringjournaal is ook mogelijk.


54

3.2.9


Opmerkingen Op het tabblad ‘Opmerkingen’ kunnen verschillende teksten worden geplaatst door het opmerkingen tekstblok te openen met behulp van de ‘+’ voor de tekst ‘Toevoegen’.

De ingevoerde teksten worden bewaard met de functieknop ‘Toevoegen’.


Proces beschrijving

3.2.10 Logboek Logboek

In het Logboek worden onder andere de volgende meldingen gelogd: -

Foutmeldingen van het matchen

-

Fiatteren van facturen

-

Annuleren van facturen

-

Goedkeuren van facturen


55

56

3.3


Notificaties versturen Voor het versturen van e-mail naar de gebruikers is een periodieke functie beschikbaar. Hierbij wordt een mailtje per werknemer verstuurd indien deze persoon minimaal één factuur te fiatteren heeft. Menu: Leveranciers/Periodiek/Factuurcontrole/Notificaties versturen.


Proces beschrijving

3.4

Factuurinformatie op openstaande posten FACTUURINFORMATIE OP OPENSTAANDE POSTEN

In de openstaande posten van een leverancier kan het document (pdf) opgevraagd worden.


57

58

3.5


Factuurinformatie op betaalvoorstel De functie voor het opvragen van het factuurdocument is ook beschikbaar in het betaalvoorstel.


Proces beschrijving


59

60

4


Transitorische inkoopfactuur kosten Het uitvoeren van een accurate periodieke financiële rapportage hangt nauw samen met de beschikbaarheid van betrouwbare financiële informatie. Voor een deel is deze informatie beschikbaar in Dynamics AX maar nog niet verwerkt in de financiële administratie. Hieronder vallen, in belangrijke mate, facturen die wel al geregistreerd zijn maar nog niet gefiatteerd en goedgekeurd zijn door de organisatie. Om deze beschikbare informatie financieel te maken is er een functie voor het boeken van transitorische kosten.

4.1

Transitorisch kostenjournaal Voor het boeken van transitorische kosten is een speciaal grootboek journaal noodzakelijk.


Transitorische inkoopfactuur kosten

De minimaal benodigde instellen voor het journaal staan hieronder beschreven:

Veld

Omschrijving

Naam

De naam van het journaal.

Omschrijving

De omschrijving van het journaal.

Type journaal

Dagelijks

Boekstuknummering

Het boekstuknummer moet gelijk zijn aan het boekstuknummer van het inkoopfacturen registratiejournaal uit de Matchpoint parameters.

Tegenrekeningtype

Grootboek

Tegenrekening

Dit moet gevuld zijn met een grootboekrekening voor de transitorische kosten.

Vaste tegenrekening

Dit veld moet actief zijn zodat deze rekening niet gewijzigd kan worden.


61

62

4.2


Genereren transitorisch kostenjournaal Voor het genereren van een journaal voor transitorische kosten is het noodzakelijk dat de nog te fiatteren facturen voorzien zijn van de nog te boeken kosten. Deze nog te boeken kosten moeten in het goedkeuringsjournaal worden aangemaakt als journaalpost regel.

De transitorische kosten worden gegenereerd aan de hand van de aangemaakte journaalregels uit het goedkeuringsjournaal. De tot en met datum is belangrijk als selectiedatum voor de te fiatteren facturen voor het boeken van transitorische kosten.

Menu: Leveranciers/Periodiek/Factuurcontrole/Genereren journaal transitorische kosten.

Na het ingeven van een datum en het bevestigen met OK wordt er een algemeen journaal aangemaakt.



4.2.1

Algemeen Journaal Algemeen Journaal

In het algemeen journaal is een journaal aangemaakt voor de transitorische kosten.


63

64


De regels van het algemeen journaal kunnen worden gewijzigd. Het boekstuk is gelijk aan het boekstuk van de inkoopfactuur. De boekdatum is de datum van het goedkeuringsjournaal.



4.2.2

65

Boeken van transitorische kosten Boeken van transitorische kosten

Het boeken van een transitorisch journaal gebeurt met behulp van een speciale methode waarbij de geboekte transitorische kosten worden tegengeboekt in de volgende periode.

Voordat het journaal geboekt wordt zal er gecontroleerd/gevalideerd worden of het factuurgoedkeuringsjournaal intussen niet is geboekt. Als dit toch het geval is zullen de kosten uit het transitorische journaal verwijderd worden.


66

4.2.3


Omkeren van transitorische kosten Omkeren van transitorische kosten

Bij het boeken van de transitorische kosten wordt er automatisch een omgekeerde boeking gegenereerd. De transactiedatum hiervoor moet worden opgegeven. Deze transactiedatum is de dag na de datum die is opgegeven als selectie datum voor het transitorische kosten journaal. De selectiedatum van het transitorische journaal is opgenomen in de omschrijving van het journaal.



67

Daarna worden er een aantal boekstukken geboekt in het transitorische journaal en in het omgekeerde journaal.


68


Er worden achtereenvolgens 2 journalen geboekt in het grootboek.

Alle facturen in het factuurgoedkeuringsjournaal worden voorzien van de nieuwe boekdatum.



69

Het boekstuk van de journalen is gelijk waardoor alle transitorische boekingen op te vragen zijn bij de inkoopfactuur.


PIP - Matchpoint - Manual NL - AX AXtension bv

Recommend Documents