PHARMAPOLIS INNOVATÍV ÉLELMISZERIPARI KLASZTER Székhely: H-4032 Debrecen, Böszörményi út 138. Telefon: +36 (52) 508-434 Fax: +36 (52) 486-285 E-mail: já
[email protected] Web: www.agr.unideb.hu/PIEK
SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT 2009
KÉSZÍTETTE: DR. Prokisch József DÁTUM: 2009. május 10. ELLENŐRIZTE: DR. Jávor András DÁTUM: 2009. május 10. JÓVÁHAGYTA: KLASZTER TAGGYŰLÉS DÁTUM: 2009. május 19.
SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT PHARMAPOLIS INNOVATÍV ÉLELMISZERIPARI KLASZTER ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. A Szervezeti és Működési Szabályzat (SzMSz) célja a klaszter működési rendjének meghatározása. A klaszter alapításának módja: A klaszter a 2009. május 19-én tartott alakuló ülésen a tagok egyhangú szavazásával megalakult. Az alakuló közgyűlésen az alapító tagok mindegyike elfogadta az Alapító Együttműködési Megállapodást. 2. A KLASZTER CÉLJA, ALAPTEVÉKENYSÉGEI A klaszter olyan jogi és természetes személyek hálózata, akik profit-orientált, vagy non-profit alapon az élelmiszeripar és funkcionális élelmiszerek értéklánca mentén a hozzáadott érték növelésére törekszenek, vagy ezen iparághoz szorosan köthető, illetve ahhoz kapcsolódó kiegészítő tevékenységet végeznek. A klaszter egyenrangú tagok együttműködő és egymásban megbízó szervezetek tömörülése. Célja / alaptevékenységei / működési területei: a.
Élelmiszerfejlesztési feladatok megoldása
b.
A kutatásokhoz és fejlesztésekhez szükséges kémiai, mikrobiológiai, genetikai vizsgálatok, a termékek preklinikai, klinikai és népegészségügyi vizsgálatainak megszervezése, lebonyolítása és az eredmények kiértékelése;
c.
Élelmiszeripari kutatásokhoz szükséges anyagok és eszközök gyártása, a klaszter tagjai számára szükséges géppark megteremtése, biztosítása;
d.
Élelmiszer és táplálkozástudományi kutatások;
e.
A megfelelő hazai és nemzetközi szabványok szerinti munkakörülmények biztosítása, minőségbiztosítás;
f.
Innovatív kutatásokban való közös részvétel;
g.
A klaszter tevékenységeihez kapcsolódó, támogató szoftverek kifejlesztése;
h.
A klaszter céljait szolgáló közös pályázatok/projektek kidolgozása, melyek egyrészt a hazai programok elvárásainak megfelelően készülnek, valamint az Európai Unió keretprogramjaiban megadott ajánlásokat követik;
i.
Közös PR és Marketing tevékenység
j.
Egyéb élelmiszer-, gyógyszer- és gépipari, továbbá biotechnológiai klaszterekkel való együttműködés.
1/6
3. A klaszter a tagjaira nézve jogi, vagy pénzügyi kötelezettséget nem állapít meg, de elvárja azon morális elvek, igazodási irányok és cselekvési vezérfonalak megtartását és követését, amelyeket állásfoglalásaiban fogalmaz meg. 4. A klaszter közössége demokratikus döntéshozatal szabályai szerint maga határozza meg a klaszter közösen vállalt céljait, működési szabályait, és azt, hogy kit fogad be a közösségbe, és kit tekint erre alkalmasnak. SZERVEZETI REND 5. A klaszter legfelsőbb döntéshozó szerve a klaszteralapítókból álló, bármely, a klasztert érintő kérdésben a Klaszter Közgyűlés. (Évente kétszer ülésezik.) A közgyűlésen minden tag részt vehet, véleményt nyilváníthat, és befolyásolhatja a klaszter állásfoglalását. A Klaszter Közgyűlés megtartható személyes részvétellel, illetve elektronikus támogatással. Két közgyűlés között a klaszter szakmai irányítását a klaszter elnöke látja el, akit a közgyűlés tagjai választanak meg. A klaszter elnöke egyszemélyben jogosult a klaszter stratégiai ügyeinek koordinálására, s feladata – szükség esetén az Igazgatótanáccsal (negyedévente ülésezik) együtt- két közgyűlés között a szükséges döntések meghozatala. 6. Az Igazgatótanács tagjai: A klaszter elnöke, valamint a KKV-k és kutatóintézetek képviseletében hét tag. Az Igazgatótanács a Klaszter Közgyűlés felhatalmazásával és a felhatalmazás keretein belül a Klaszter Közgyűlések között ellátja a közgyűlés funkcióit és állásfoglalásokat fogalmaz meg. 7. A klaszter szervezeti felépítése alapján a klaszter minden igazgatósági tagjának 1–1 szavazata van. Szavazategyenlőség esetén az Elnök szavazata dönt. 8. A klaszter operatív munkáját az Innovatív Élelmiszeripari Klaszter Kft. A klasztermenedzser irányításával szervezi és támogatja. A Klaszter Menedzser felelős a klaszter együttműködési szerződéseinek (azok másolatainak) megőrzéséért, nyilvántartásáért. Minden, a klaszter működését befolyásoló dokumentum, irat kezelése és a változatkövetés is az ő feladata. A dokumentumokat a Klaszter Elnök jóváhagyásával (aláírásával) kell ellátni, s azokat kétévente kötelesek felülvizsgálni, amennyiben szükséges módosítani. 9. A klaszter tagjai kötelezik magukat arra, hogy eljárásaik, munkáik során a Klaszter Etikai Kódexének előírásait és elveit követik. A Klaszter Etikai Kódex normáinak érvényesítésére és az etikai vétségek megállapítására a klaszter ad hoc Etikai Bizottságot hoz létre, melynek tagjait a klaszter tagjai választják meg. 10. Egyazon egyetemen belül a klaszterbe több különálló tanszék, illetve intézmény is beléphet. Egy egyetem különálló szervezeteit azonban a Klaszter Közgyűlésben és Szervezeti Felépítésében egyetlen, általuk egyhangúan megválasztott képviselő képviseli.
2/6
11. A tagok megállapodnak abban, hogy a Klaszter 2009. évi tagdíja, egységesen 25.000.- Ft. A 2008. évtől minden régi és újonnan belépett tag köteles az Innovatív Élelmiszeripari Klaszter Kft.-nek a tagdíjat megtéríteni, amit a közgyűlés, minden év elején meghatároz. Ezt az összeget az Innovatív Élelmiszeripari Klaszter Kft.-számlájára, minden év november 30.-ig a tagok kötelesek átutalással teljesíteni. A tagdíj megfizetésére a non-profit szervezetek nem kötelesek. Az a klaszter tag, aki tagdíjfizetési kötelezettségét 3 egymást követő évben elmulasztotta, illetve a tartozását felszólítás ellenére sem rendezte, a klaszterből azonnali hatállyal kizárandó. 12. A klaszter minden egyes tagjára vonatkozik a titoktartási kötelezettség, melynek megszegése a klaszter tagok közüli azonnali törlést von maga után. A Belépési nyilatkozat aláírásával minden klaszter-tag kötelezi magát az alábbiakban foglalt titoktartási kötelezettségek betartására.
A klaszter közös projektjeibe bevitt tulajdonok és azok keretében megvalósult beszerzések szabályozása: A Klaszter tagjai megtartják mindazon saját eszközök tulajdonjogát, amelyeket a projekt megvalósítása érdekében használtak. A tagok - amennyiben másként nem rendelkeznek megtartják azoknak az eszközöknek a tulajdonjogát is, amelyeket saját forrásaikból szereztek be. A pályázati támogatási szerződésében meghatározott állami támogatásból vásárolt eszköz: • költségvetési szerv esetében kincstári vagyonnak minősül, e vagyon kezelője a támogatott, • más támogatott esetében a támogatott tulajdonába kerül, a támogatási szerződésben rögzített feltételek szerint. A szellemi termékekkel kapcsolatos kérdések kezelése a klaszteren belül: A jelen SZMSZ szempontjából szellemi terméknek tekintendő minden olyan kutatási és fejlesztési eredmény, találmányi bejelentés, elbírálás alatt lévő vagy megadott szabadalom, know-how, és a kutatás-fejlesztés eredményeként létrehozott ipari minta vagy egyéb közös innováció folytán megnövekedett értékű termék, mely szabadalmi vagy védjegy oltalom alá vonható, illetőleg értékesíthető vagy hasznosítható. A Klaszter bármely tagja kizárólagos joggal rendelkezik minden olyan szellemi termék felett, mely hitelt érdemlően dokumentálható módon a Klaszter megalakulás előtt vagy a tag belépése előtt közös fejlesztéstől függetlenül, illetőleg a Klaszter szerveződést megelőzően került birtokába. Az ilyen módon létrejött szellemi termékek védelmével kapcsolatos eljárások ill. iparjogi oltalom fenntartási költségei is kizárólag a tulajdonost terhelik és nem terhelhetőek a Klaszter más tagjaira, illetve az eljárási költségek nem fedezhetőek a közös forrásokból. A Klaszter tagok hitelt érdemlően dokumentált együttműködése során és/vagy a tagok által közösen elnyert pályázati források felhasználásával keletkező találmányok esetén a Klaszter 3/6
tagok közösen döntenek a találmányi bejelentések kérdésében, és részvételük arányában osztoznak az új szellemi termék létrehozásával, fenntartásával kapcsolatos költségeken, valamint tulajdonjogán (szabadalmas társak). Amennyiben a feltalálókat foglalkoztató Klaszter tagok nem értenek egyet a találmányi bejelentés szabadalmi oltalom iránti benyújtásának kérdésében, akkor a bejelentéshez ragaszkodó Klaszter tagnak lehetőséget kell teremteni a bejelentéshez azzal, hogy a költségeket viselni köteles. Ebben az esetben a szellemi termék hasznosításából eredő eredmény is a bejelentőt illeti kivéve, ha a szabadalmas társak ettől eltérően rendelkeznek. A közös fejlesztések megvalósítása során a szabadalmi bejelentések megtételéről a Klaszter azon és csak azon tagjai hivatottak döntetni, melyek a feltaláló tevékenységét munkáltatói, megbízói vagy más minőségükben felügyelik. A Klaszter tagok által bejelentett találmányok és megszerzett szabadalmi jogok átruházásáról, hasznosításáról vagy értékesítéséről a szabadalmasként érintett tagok együttesen döntenek. A Klaszter azon tagjai, amelyek nem szabadalmasok, nem vesznek részt a szellemi termékkel kapcsolatos döntésben és a továbbiakban nem osztoznak annak költségein és nem részesülnek annak hasznából. A Klaszter tagok közös szellemi termékeihez fűződő jogaikat egyenként vagy együttesen, részben vagy egészben egymásra vagy harmadik félre átruházhatják. Az átruházás csak írásos szerződés formájában történhet. A jogok átruházhatók a fejlesztés, értéknövelés és hasznosítás vagy értékesítés céljából létrehozott start-up vagy spin-off vállalkozásra is. A jogok átruházása kapcsán a Klaszter szabadalmas tagjait elővásárlási jog illeti meg. A Klaszter tagok megállapodnak abban, hogy közösen létrehozott szellemi termékeik értékesítése vagy hasznosítása esetén a szabadalom feltalálóival hasznosítási szerződést jogosultak – a hasznosító pedig köteles – kötni, melynek értelmében a hasznosításból illetőleg értékesítésből származó bruttó árbevétel meghatározott százalékát találmányi díjként a feltalálóknak kifizetik. A találmányi díjat a feltalálók részére a velük kötött díjazási szerződés feltételei alapján kell kifizetni. Amennyiben a Klaszter tagok közös projektjeiben olyan szellemi termék képződik, amelynek bejelentésével, fenntartásával, vagy hasznosításával illetőleg értékesítésével az arra jogosult tagok nem kívánnak élni, mindezen jogokat írásban fel kell kínálni a feltalálók számára. A felkínálás írásos nyilatkozat formájában történik, mely tartalmazza a szellemi termék pontos megnevezését, az átruházás ellenében esedékes költségtérítés mértékét és feltételeit illetőleg amennyiben a jogosult tagok egyhangúlag úgy döntenek - az átruházás ingyenes voltát. A kutatási program megvalósítása érdekében a Klaszter egy vagy több tagja együttműködhet Klaszter tagsággal nem rendelkező külső kutatóhelyekkel. A külső együttműködés megkezdését megelőzően, az annak feltételeit rögzítő írásos dokumentumban (pl. megbízási szerződés, együttműködési megállapodás), a szerződő feleknek rögzíteni kell az együttműködés során potenciálisan létrejövő új, vagy megnövekedett értékű szellemi termék feletti rendelkezési jog megosztásának vagy módosulásának szabályait, figyelembe véve a Klaszter egészének és tagjainak sajátos érdekeit, illetőleg a jelen Klaszter szerződésben foglaltakat. A Klaszter tagjai a Szervezeti és Működési Szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a saját, a szellemi termékek jogvédelmére vonatkozó szabályzatuk szerint járhatnak el.
4/6
A titoktartás szabályai: A Klaszter tagjai a belépési nyilatkozat aláírásával kötelezettséget vállalnak arra, hogy a projekt megvalósítása során tudomásukra jutott minden információt és adatot üzleti titokként kezelik és azokról kívülálló harmadik személyek részére semmilyen formában - beleértve a részadatot és részinformációt is - tájékoztatást nem adnak. A titoktartási kötelezettséget a Klaszter tagjai határidő nélkül tekintik kötelezettségüknek. A Klaszter projektjei és részprojektjei során olyan eredmények jöhetnek létre, amelyek érdemesek a széleskörű nyilvánosságra és nyilvánosságra hozataluk nem sérti a Klaszter egészének vagy egyes tagjainak az érdekeit. Az ilyen eredmények közléséhez a fentieken kívül a szerzők munkahelye szerint illetékes Klaszter-tag, írásbeli hozzájárulása szükséges. A tagok kötelezettséget vállalnak arra, hogy a K+F tevékenységek megvalósításában foglalkoztatott munkavállalóikkal, a résztvevő cégekkel vagy magánszemélyekkel – a velük kötött szerződésben - szintén határidő nélküli titoktartási kötelezettséget fogadtatnak el. 13. A klaszter gazdálkodását a három fős Ellenőrző Bizottság felügyeli és jelentéseit a közgyűlés elé terjeszti. Az Ellenőrző Bizottság tagjait a Klaszter Közgyűlés választja meg két évre.
ÁLLÁSFOGLALÁSOK MEGHOZATALA 14. A Klaszter Közgyűlés összehívása kezdeményezhető az Igazgatótanács által, továbbá a tagok minimum tíz százalékának erre vonatkozó kérelmére illetve a klaszter-menedzser cég : az Innovatív Élelmiszeripari Klaszter Kft. kezdeményezésére. A közgyűlési meghívót a tagok postai,vagy e-mail kapcsolat útján a közgyűlés kitűzött dátumát megelőzően legalább 8 naptári nappal kell megkapják. A közgyűlés a tárgyalt témában vita után nyílt szavazáson a jelenlévők egyszerű többsége által megszavazott állásfoglalást hozza. A közgyűlést az elnök vagy a résztvevők többsége által megválasztott más klaszter tag vezeti le. A közgyűlés szervezése, a jegyzőkönyvvezetés, a technikai lebonyolítás a klaszter menedzser feladata. Az Igazgatótanács összehívását az elnök, bármely tanácstag, a klaszter tagok tíz százaléka, valamint a klaszter menedzser kezdeményezheti a téma megjelölésével. A kezdeményezőnek, illetve bármely más résztvevőnek joga van a tanács elé álláspontját írásban előterjeszteni. A tanács személyes részvétellel, vagy elektronikus úton, elektronikus szavazással is megtörténhet. A tanács a tárgyalt témában vita után nyílt szavazáson, a jelenlévők egyszerű többsége által megszavazott állásfoglalást hozza. A tanácsülést az elnök, vagy a résztvevők többsége által megválasztott más tanácstag vezeti le. A tanácsülés szervezése, a jegyzőkönyvvezetés, a technikai lebonyolítás a klaszter menedzser feladata. 15. A Klaszter Közgyűlés évente kétszer összehívásra kerül. Kétévente sor kerül az Igazgatótanács megújítására. A tisztújító Közgyűlés összehívását az Igazgatótanács elnöke kezdeményezheti. A közgyűlés a jelenlévők számától függetlenül tárgyaló képes. Határozatait írásbeli , internetes kapcsolat felhasználásával való szavazás útján hozza akként, hogy minden tag e-mail küldeményként a határozati javaslatot azonos időben megkapja a
5/6
közgyűlés tárgyalási napját követő munkanapon és köteles 2 munkanapon belül írásban válaszolni. A szavazás során a vélemény nyilvánítás igen,nem és tartózkodom kifejezéssel történik azzal, hogy a válasz elmaradását tartózkodásként kell számításba venni. A szavazás eredményét a Klaszter elnöke összesíti és az eredményről a tagokat kör e-mail formájában tájékoztatja. A szavazás során véleményt nyilvánítani , vagy módosító javaslatot tenni nem lehet, az ilyen eljárás érvénytelen szavazatot eredményez. 16. Minden közgyűlés vagy bizottsági állásfoglalás a tagok számára nyilvános és azt azonnal közzé kell tenni elektronikus úton. Az állásfoglalások meghozatalakor az állásfoglalók dönthetnek úgy is, hogy az a külvilág számára is nyilvános.
TAGFELVÉTEL 17. A klaszter tagja az a jogi vagy természetes személy lehet, aki vagy amely Belépési Szándéknyilatkozatát az Igazgatótanács elfogadja. 18. A felvételre jelentkezőt az Igazgatótanács vizsgálja. A belépni szándékozó partner tagsági viszonya a döntés időpontjára visszaható hatállyal, a Belépési Szándéknyilatkozat rávezetett Elfogadó Záradék aláírásával keletkezik. Ezáltal a klaszter teljes jogú tagjává válik. 19. A klaszter tagjai a tagjegyzékben és az adatbázisban róluk nyilvántartott információkban bekövetkezett változásokat, a változást követő 1 hónapon belül kötelesek írásban bejelenteni.
TAGSÁGI VISZONY MEGSZŰNÉSE 20. Ha a klaszter tag a klaszter alapértékei, illetve a klaszterbeli társai ellen súlyosan vét, azoknak kárt okoz, akkor az Etikai Bizottság kizáró állásfoglalást hozhat. A kizárás csak a klaszteren belül nyilvános. A kizárás ellen a közgyűlésnél lehet fellebbezni. 21. Kizárás esetén a tagot törlik a tagjegyzékből. Ha valamely kizárt tag a kizárás után visszaél a volt tagságával, akkor a kizárása nyilvánossá válik a külvilág számára is, amit hirdetéssel, az üzleti közvéleménnyel is tudatni kell. 22. Bármely klaszter tag jogosult kiválni a klaszterből a klaszter Igazgatótanácsához intézett nyilatkozattal.
6/6
