Környezettudatos Technológiai Innovációs Klaszter Szervezeti és Működési Szabályzat
Dátum 2010-11-30 2011-02-28
Verzió 1. 2.
Leírás
Szerző
Szervezeti és működési szabályzat Szervezeti és működési szabályzat
Ferencz Zoltán Ferencz Zoltán
A Szervezeti és Működési Szabályzat fogalma, célja A Környezettudatos Technológiai Innovációs Klaszter (továbbiakban: KTIK) Szervezeti és Működési Szabályzata (továbbiakban: SZMSZ) meghatározza a klaszter szervezeti felépítését, a Klaszter Menedzsment Szervezet (KMSZ) működésének rendjét, valamint a belső- és külső kommunikáció módját. A KTIK Szervezeti és Működési Szabályzatának célja, hogy szabályozza a klaszter Alapító Okiratában, valamint a hosszú távú stratégiai tervében rögzített cél- és feladatrendszer racionális és hatékony megvalósítását, az operatív működést.
A szabályzat hatálya Az SZMSZ és a mellékletét képező egyéb szabályzatok (titoktartási kötelezettség, szellemi tulajdonjog és iratkezelési szabályzat) betartása kötelező érvényű a KTIK minden tagszervezetének, valamint a KTI Közhasznú Nonprofit Kft. minden munkatársa számára. Az SZMSZ-t a KTIK Irányító Bizottságának (KIB) Elnöke előterjesztése után a Közgyűlés fogadja el. A szabályzat az Elnök jóváhagyásával lép hatályba és határozatlan időre szól.
A Klaszter jogállása A KTIK-t az alapítók 2010. november 30-án elfogadott Alapító Okirat aláírásával hozták létre vállalati- és intézményközi együttműködési szándékkal. A KTIK nem jogi személy, minden alapító és csatlakozó együttműködő tagja önállóan saját nevében tett együttműködési vállalása alapján és tartalommal vesz részt a KTIK tevékenységében. A KTIK az Alapító Okirat aláírásával jött létre és az elsődleges alapítók szándéka szerint az alapítás időbeli hatálya határozatlan időre szól. A létrehozott együttműködés, klaszter nem más, mint független vállalatok, valamint a hozzájuk kapcsolódó gazdasági szereplők, és non-profit (oktatási, kutató) intézmények (a továbbiakban Tagok) halmaza, amelyek hasonló tudásbázisra és infrastruktúrára támaszkodnak, valamint hasonló innovációkat tudnak hasznosítani. A klaszter tagjai kötelezettséget vállalnak arra, hogy piaci jelenlétük erősítésére működésüket koordinálják, erőforrásaik közös használatára törekszenek a kölcsönös előnyök érdekében, fenntartva, hogy saját tevékenységéért ki-ki önállóan felel, és jelen megállapodás az aláíró felek önálló piaci tevékenységét semmiben nem korlátozza. A klaszter működéséből eredő kockázatot a mindenkori megbízott KMSZ viseli.
2.
A KTIK céljai, tevékenységi köre Küldetés Innovatív, környezettudatos technológiai eljárások, termékek, szolgáltatások kifejlesztésére, piacra jutására és a fogyasztói tudatformálás érdekében, hálózati együttműködés kialakítása a vállalkozói, intézményi szakmai és civil szervezetek körében.
Célok Tagok környezettudatos innovációs (környezetet kevésbé terhelő termékek, szolgáltatások kidolgozása) tevékenységének támogatása. A tagok együttműködésén alapuló, új projektek generálása, melyek jelentős előnyöket biztosítanak résztvevők számára. Olyan iparág specifikus megoldások és azok piacra vitelének kidolgozása, amelyre önállóan egyik terület képviselője sem lenne képes. Környezettudatos, technológiák piacra jutásának, elterjedésének támogatása. Klaszter keretein belül olyan szolgáltatás-portfólió kialakítása, melyben a tagok többsége bevonható, így új piaci lehetőségek nyílnak meg számukra. Klaszter-szintű szolgáltatás-portfólió kialakítás a cégek egyedi, vagy közösen nyújtott szolgáltatásainak beépítésével, illetve új, innovatív termékek létrehozása közös fejlesztések keretében. További cél a klaszter-szintű piaci jelenlét biztosítása, a „klaszter-termékek” értékesítése.
Tevékenységek Külső és belső kommunikáció tervezése, szervezése, fejlesztése, elemzése. Munkacsoportok létrehozása, munkaértekezletek, meetingek szervezése. Benchmarking klub működtetése. Pályázatfigyelés pályázatírás, projektmenedzsment feladatok ellátása. Piaci adatok, elemzések, begyűjtése, feldolgozása. Tanulmányok, elemzések készítése. Üzletviteli, jogi tanácsadás.
3.
A KTIK tagsága A KTIK alapvetően a Nyugat-dunántúl területén működő (bejegyzett, telephellyel rendelkező, vagy tevékenységet folytató) technológiai ágazatban működő vállalkozások gazdasági, piaci és egyéb területre, tevékenységre kiterjedő együttműködésének ad keretet. Az együttműködés az önkéntesség és a kölcsönös üzleti, szervezeti és tulajdonosi előnyökön alapul. Az együttműködésbe bekapcsolódhatnak a Nyugat-dunántúli Régió területén kívül működő vállalkozások, egyéb intézmények és szervezetek jogi formájuktól és tevékenységi körüktől függetlenül, amennyiben azok a Klaszter által kitűzött és felvállalt célokat elfogadják, illetve magukévá teszik. Valamennyi tag jogosult, de nem köteles a saját kivitelezésben vállalt munkáit, illetve azok részfeladatait a tagok felé felajánlani, tudomására jutott feladatokról a KIB-t, vagy a KTI-t (ezen keresztül a tagságot ) értesíteni.
Tagok kötelezettsége A tagok kötelesek a KMSZ részére, a pályázatok elkészítéséhez szükséges gazdálkodási adatok megadására. A tagok önkéntesen vállalhatnak klaszteren belül feladatokat, illetve részt vehetnek klaszter projektjeiben, az ezekben vállalt kötelezettségeiket külön megállapodásban kell rögzíteni.
A KTIK tagság formái: Alapító tagok (az Alapító Okirat szerint) Csatlakozó tagok Pártoló tagok
Általános csatlakozási jogok és kötelezettségek Az alapító tagok által létrehozott KTIK-hoz szabadon csatlakozhatnak újabb vállalkozások. Csatlakozás feltételeit a szmsz részletesen tartalmazza. 4.
A klaszter fejlődése érdekében szívesen fogadjuk pártoló tagok csatlakozását, akik termékeiket, szolgáltatásaikat kedvezményes formában kínálják, ezzel segítve a szakmai fejlődést és a költség hatékony működést.
A KTIK-hoz való csatlakozással a tagi státusz megszerzésének feltételei Alapfeltétel a Klaszter Alapító Okiratában, illetve SZMSZ-ben megfogalmazott szabályok elfogadása és betartása. Ezt a tényt az SZMSZ mellékletét képező Nyilatkozatban, a belépő szervezet aláírásával igazolja. A csatlakozáshoz bármely 3 tag vagy a KMSZ ajánlása, valamint az Irányító Bizottság jóváhagyása szükséges. A belépni szándékozó jelölt a csatlakozási nyilatkozat aláírásával kifejezi azon szándékát, hogy a Klaszter fő célkitűzéseit elfogadja és a közösséggel együtt kíván működni. A csatlakozó tag adatszolgáltatási kötelezettséget vállal a KMSZ felé. A csatlakozó tag titoktartási kötelezettséget vállal a klaszteren belüli közös projektekben való részvétel esetén az SZMSZ Titoktartási Nyilatkozat formanyomtatvány alapján. Új tag felvételéről visszaigazoló értesítést a KMSZ ad ki.
Pártoló tagság feltételei Alapfeltétel a Klaszter Alapító Okiratában megfogalmazott célok elfogadása, amit egy Nyilatkozatban, a belépő szervezet aláírásával igazol. A pártoló tagság elfogadásához valamely tag vagy a KMSZ ajánlása, valamint az Irányító Bizottság jóváhagyása szükséges. A pártoló tag kedvezményes termék/szolgáltatás ajánlását a KMSZ nyilatkozata alapján a Klaszter igénybe kívánja venni a szakmai fejlődés és a költség hatékony működés érdekében. A pártoló tag titoktartási kötelezettséget vállal a klaszteren belüli közös projektekben való részvétel esetén az SZMSZ Titoktartási Nyilatkozat formanyomtatvány alapján. Új pártoló tag felvételéről visszaigazoló értesítést a KMSZ ad ki.
5.
Tagsági és regisztrációs díj Az újonnan csatlakozó tagok belépéskor egyszeri, un. regisztrációs díj megfizetése után válhatnak a klaszter tagjává, aminek összege: 50.000 Ft. Regisztrációs díjat a KMSZ részére, számla ellenében, a kiállítástól számított 30 napon belül, egy összegben kell megfizetni. Az alapító és a csatlakozó tagok a klaszter menedzsment teendők finanszírozására, valamint a pályázatokhoz szükséges önerő biztosítására, számla ellenében, átutalással 12.500 Ft+ÁFA havi tagdíjat fizetnek a KMSZ részére. A tagdíjat havi, féléves és éves ütemezéssel fizethetik meg. Intézmények esetén eseti elbírálás alapján az intézmény tagdíj-kedvezményben részesülhet. Pártoló tagok számára nincs regisztrációs és tagsági díj. A tagok befizetéseinek nyilvántartását KMSZ vezeti, felhasználása az éves üzleti tervben kerül rögzítésre.
Klaszter tagság megszűnése A tagok saját döntésük szerint tagságukat bármikor a KMSZ részére küldött kilépő szándéklevéllel megszüntethetik. Legalább két tag egybehangzó javaslata esetén a tagság 75%-os többséggel kizárhat tagot. A kizárás oka a társaság alapító okiratában előírt kötelezettségek, az SZMSZ-ben foglaltak megsértése lehet. Tagdíj fizetési kötelezettség elmulasztása esetén, ha a határidő 3 hónappal lejárt és az KMSZ nem adott halasztást. A tagság megszűnéséről visszaigazoló értesítést a KMSZ ad ki.
6.
A KTIK szervezeti felépítése
A szervezeti egységek kapcsolattartási rendje A KIB, a KMSZ és a tagok közti kapcsolattartás rendjét a KMSZ éves üzleti tervében kell rögzíteni. A KMSZ a KIB számára szükség szerint, de legalább negyedévente köteles beszámolni (Beszámoló értekezlet). A KIB a tagságnak évente legalább egy alkalommal, a Taggyűlésen beszámol a tevékenységekről, értékeli a KMSZ és a KIB munkáját. A napi kapcsolattartás formája a KIB, a KMSZ és a tagság között az e-mail és a telefon. Szükség szerint bármely szervezet munkatársai, illetve a klaszter tagok kezdeményezhetnek személyes találkozókat, munkamegbeszéléseket.
7.
Klaszter Irányító Bizottság A KTIK legfelsőbb stratégiai irányító testülete a Klaszter tagok által kijelölt Klaszter Irányító Bizottság (rövidítve KIB). A bizottság tagjai a Klaszter tagjai által választott 3 fős testület. Tisztségviselőinek mandátuma 3 év időtartamra terjed, mely a tagság szavazata alapján meghosszabbítható.
A Klaszter Irányító Bizottság hatásköre A KTIK fő működési, stratégiai céljainak kijelölése, Javaslat a KTIK Alapító Okirat (csatlakozási nyilatkozat) módosítására, kiegészítésére, Javaslat a Szervezeti és Működési Szabályzat (SZMSZ) módosításáról és elfogadásáról, (a Klaszter Közgyűlés döntése alapján) Döntés más szakirányú klaszterekkel kapcsolatos együttműködésről, (a Klaszter Közgyűlés döntése alapján) Döntés a Klaszter megszüntetéséről, vagy jogi formába történő átalakulásáról, (a Klaszter Közgyűlés döntése alapján) Döntés a tagfelvételről Döntés kizárásról (a Klaszter Közgyűlés döntése alapján) A KIB összehívását bármely Klaszter, vagy KIB tag, valamint a KMSZ kezdeményezheti. A kezdeményezéstől számított egy héten belül a KIB Elnöke a KMSZ-el együttműködve intézkedik az ülés összehívásáról. A KIB akkor határozatképes, ha a tagok minimum 2/3 megjelent az ülésen. Amennyiben az ülés határozatképtelen 1 héten belül a tagok írásos állásfoglalása alapján és szavazás keretében foglalnak állást.
8.
A KIB Elnöke Az elnök jogosult a KTIK képviseletében eljárni. Az Elnök feladatkörébe tartoznak az Irányító Bizottság és a KMSZ feladatainak kiosztása, azok elvégzésének koordinálása, ellenőrzése. Az Elnök jogosult a képviseleti jogköréből fakadó feladatokat és jogokat az Irányító Bizottság tagjára átruházni. Az átruházás az új elnök megbízásával egy időben megerősítést igényel, egyébként a jogosítványok az Elnökre szállnak vissza. Saját belső ügyrendje alapján a KIB tagjai között szakterületi munkamegosztást alakít ki.
Klaszter Menedzsment Szervezet A KMSZ a KTIK operatív feladatait lebonyolító önálló jogi személyiségű nonprofit szervezet. A klaszter menedzsment szervezet feladatait a KIB megbízásával 2011 január 1-től határozatlan ideig az KTI Közhasznú Nonprofit Kft. látja el.
A Klaszter Menedzsment Szervezet általános bemutatása Az KTI Közhasznú Nonprofit Kft 2010-ban jött létre, működési formáját tekintve közhasznú nonprofit Kft. A társaság rövid neve: KTI Közhasznú Nonprofit Kft Tulajdonosi körét a Nyugat-dunántúli Régióban működő KKV-k alkotják. A társaság székhelye: Szombathely, Hollán E. u. 13. A társaság központi ügyintézésének helye: Szombathely, Hollán E. u. 13. A társaság működésének időtartama: határozatlan A társaság adószáma: 23086597-2-18 A társaság ügyvezetőjének kinevezéséről, illetve visszavonásáról a tulajdonosok döntenek. Az ügyvezető jogosult a cég képviseletére, önálló aláírási joggal rendelkezik. A társaság bankszámlája felett egy személyben rendelkezik és az utalványozási jogkör is a hatáskörébe tartozik.
9.
A társaság által használt bélyegzők:
A bélyegzők használatára a következő beosztásban dolgozók jogosultak: Klaszter Menedzsment Szervezet munkatársai A gazdasági-, pénzügyi- és adózási tanácsadást, valamint a könyvelést a társaság számára alvállalkozói szerződés alapján külső tanácsadó cég végzi. A társaság fő tevékenysége: 9499 M.n.s. (egyéb közösségi társadalmi tevékenység). Üzletszerű gazdasági tevékenységet a társaság csak kiegészítő jelleggel folytat. Az ebből származó nyereség a gazdasági társaság infrastruktúráját gyarapítja, illetve folyamatos működésének a finanszírozását szolgálja.
Küldetés A KTI Közhasznú Nonprofit Kft küldetése, megbízói részére magas színvonalú, átlátható, teljes körű innovációs szolgáltatásokat nyújtson, és ezzel hozzájárul a versenyképesség és a foglalkoztatás növeléséhez.
Stratégiai célok Hálózati fejlesztés legfontosabb prioritásai: klaszter céljainak, a projektek megvalósítását segítő hálózati felépítés elérése, optimális létszám és szektorális- illetve tevékenységi kör szerinti tagozódás. Hatékony pályázati rendszer kialakítása, klaszter és a tagok céljainak leginkább megfelelő pályázati lehetőségek szűrése, pályázatok elkészítéséhez szakmai- pénzügyi anyagok készítése, lebonyolításához. Külső és belső kommunikációs rendszer kialakítása. Minőségi működtetés feltétel-rendszerének biztosítása Projekt generálás Üzleti tanácsadás Partnerközvetítés Rendezvényszervezés HR fejlesztés Fenti szolgáltatások értéktöbbletét az adja, hogy ügyfelek, partnerek és megrendelők igényeire közvetlenül reagál, azokat direkt módon szolgálja. A szolgáltatások kiterjednek az igényfelmérés, feladat azonosítástól kezdődően, a kompetenciaazonosítás és kezelésen keresztül egészen az utógondozásig. 10.
A költségek optimalizálására tevékenységet kis létszámú alkalmazotti kör végzi, az elnyert feladatok szerinti széleskörű szakértői hálózat igénybevételével. A KTI Közhasznú Nonprofit Kft szolgáltatásainak bővítésére a hazai és EU-s támogatási rendszerben elnyerhető pályázati lehetőségek adhatnak alapot. A Klaszter Menedzsment Szervezet jogosult (a KIB jóváhagyásával) a KTIK támogató szerepvállalásával pályázati anyagok elkészítésére és a pályázatok benyújtására a KTIK nevében. A Klaszter Menedzsment Szervezet a Szervezeti és Működési Szabályzatban foglaltak, és a Klaszter által képviselt stratégia figyelembe vételével végzi tevékenységét, gyakorolja mindazon jogokat, ellátja mindazon feladatokat, melyek a hatáskörébe tartoznak.
A Klaszter Menedzsment Szervezet hatásköre Kidolgozza a klaszter regionális együttműködési politikáját. Összehangolja a közösségi együttműködéshez rendelkezésre álló források felhasználási céljait. Szükség szerint állást foglal a klaszter támogatásával készítendő tagi pályázatok ajánlásairól. Visszaigazolja az új tagok belépését és regisztrálja a kilépéseket, illetve általános érvényűen kezeli az együttműködő tagok adatbázisát és a KTIK dokumentumainak archívumát. Kialakítja és karbantartja a tagok elektronikus kapcsolattartásának módját és technikai hátterét. Hatáskörébe tartozik a tagok tagsági viszonyának igazolása, valamint a tagdíjak beszedése és nyilvántartása. Az Elnök jóváhagyásával jogosult nyilatkozni a KTIK nevében rendezvényeken és szakmai fórumokon is. A KMSZ konkrét, KTIK nevében megvalósuló szakmai projektek irányítására is kaphat eseti megbízást a KIB jóváhagyásával. Állandó feladata a KIB ülései közötti operatív tevékenységek szervezése, lebonyolítása, valamint a klaszter működésével kapcsolatos adminisztratív feladatok elvégzése. Az adminisztrációhoz kapcsolódó iratkezelést az SZMSZ Iratkezelési Szabályzata szerint végzi. Előkészíti az KIB üléseit és a taggyűléseket. Gondoskodik a KTIK honlapjának frissítéséről, karbantartásáról. Elkészíti az éves beszámolót és a következő évi üzleti tervet, azokat jóváhagyásra a KIB elé terjeszti minden év december 31-ig.
11.
Közgyűlés A klaszter legfelsőbb döntéshozó szerve a Közgyűlés. A Közgyűlésre minden tag egy szavati jogal rendelkező képviselőt delegálhat. A tagok képviselőinek joga és kötelessége az közgyűlés munkájában való részvétel, a Közgyűlésen véleményt nyilváníthatnak, minden szavazásra bocsátott kérdésben szavazhatnak. A tagok képviselői szavazatukat csak személyesen adhatják le. A Közgyűlés határozatképes, ha a szavazati joggal rendelkező tagok 50 %-a + 1 fő jelen van. Ha a közgyűlés nem volt határozatképes, akkor 20 napon belül ismét össze kell hívni. A megismételt közgyűlés akkor is határozatképes, ha a szavazati joggal rendelkező tagok 50 %-a + 1 fő nincs jelen. A Közgyűlést legalább évente egyszer össze kell hívni, de a tagok 1/3-ának kérésére 30 napon belül bármikor összehívható. Az ülések előkészítése a Klaszter Menedzsment Szervezet feladata. A Közgyűlés témája a klasztert érintő feladatok, lehetőségek megvitatása, valamint a Klaszter Menedzsment Szervezet, illetve a tagok projekt menedzsereinek beszámolója az érvényben lévő projektekről. A napirendi pontokat a KIB javaslata alapján a Közgyűlés határozza meg. A Közgyűlés az esetleges vitás kérdésekben konszenzusra törekszik, ha ez nem lehetséges, szavazással dönt, egyszerű többség alapján. A Közgyűlés állandó meghívottjai az Irányító Bizottság és a Klaszter Menedzsment Szervezet tagjai. Az Irányító Bizottság Elnöke a Közgyűlés levezető elnöke is egyben. A meghívók és a napirendekhez tartozó dokumentumok kiküldése a Klaszter Menedzsment Szervezet feladata. A Közgyűlésre szóló meghívók elküldése - a napirendi javaslattal, az előterjesztésekkel - és az ülések napja között legalább 8 napnak kell eltelnie. A dokumentumok kiküldése elektronikus formában (e-mail) is történhet.
Beszámoló Értekezlet A KMSZ szükség szerint, a KIB Elnökének kezdeményezésére, de minimum negyedévente köteles a KTIK-val kapcsolatos gazdasági- és pénzügyi tevékenységéről beszámolni. Értékeli a KIB által elfogadott üzleti terv időarányos megvalósítását, szükség szerint javaslatot tesz az üzleti terv módosítására. Indokolt esetben a KIB hozzájárul az üzleti terv változtatásához.
12.
KTIK külső kommunikációja KIB Elnöke, illetve felhatalmazása esetén a KIB tagok és a KMSZ munkatársai jogosultak a KTIK külső kommunikációjának, PR tevékenységének szervezésére és partnerkapcsolatainak fenntartására, bővítésére.
Felépítés, tagozódás A klaszter tagok szakmai tagozódás szerint szekciókat alakíthatnak, itt megjelenítve, illetve érvényesítve szakmai sajátosságaikból adódó speciális érdekeiket, szakma specifikus együttműködési elképzeléseiket .
Kooperáció lehetséges –tartalmi- lehetőségei Az egyes cégekben létező termékeket, szolgáltatásokat kölcsönösen (gyakorlatilag egymás viszonteladóiként) kínálják. Szerződéses feladataik teljesítése során egymás erőforrásait kiemelten igénybe veszik. Napi működésük során a megosztott erőforrás használatra törekszenek, amire néhány (lehetséges) példa: megosztott eszközhasználatra (pl. projektor, szoftver licence (a törvényes kereteken belül) összehangolt és megosztott irodahasználat, pl. közös bemutatóterem, közös, pesti iroda (tárgyaló, bemutató terem, oktató terem, …), közös külföldi iroda, tárgyaló, bemutató terem adminisztratív munkaerők esetleges megosztott használata (asszisztencia, kiemelten a klaszter közvetlen adminisztrációja) kereskedelmi információk összehangolt felhasználása (esetenként meghatározott konkrét ügyletek kapcsán) marketing tevékenység összehangolása (esetleg –szigorúan szabályozott feltételrendszer teljesítésével- közös védjegy használat) pályázati tevékenység szinkronizálása (pályázat figyelés, közös pályázatok) szakmai kompetenciáik, illetve gazdasági erejük eseti –például konzorciális formában történőegyesítése az összehangolt piaci megjelenés során 13.
közös finanszírozású, és közös hasznosítású projektek indítása bizonyos tevékenységekre közös (megosztott) infrastruktúra használata (pl. közös web portál, helpdesk, „elektronikus irodai szolgáltatások, …) közös IT biztonsági megoldások kialakítása Kapacitás igény esetén egymás erőforrásait kiemelten igénybe veszik (pl. egymás rendelkezésére bocsátott kompetencia mátrixok alapján) Kapacitás felesleg esetén egymásnak –kölcsönös alapon, barter jelleggel- a „legkedvezőbb áron” erőforrást, szolgáltatást biztosítanak Egymás működését –a törvényes kereteken belül- a kölcsönös előnyök mentén minden szinten segítik A klaszteren belüli kommunikáció a – később kialakítandó klaszter portálon keresztül történik A klasztertagok (vagy klaszteren belüli szakmai csoportok) közös védjeggyel azonosíthatják magukat. A védjegy „használati jog” megadása, vagy visszavonása az Irányító Bizottság feladata és kompetenciája.
Gazdasági, pénzügyi alapelvek Klaszter tagok közti vállalkozói együttműködések A klaszter az alapítók és a csatlakozók együttműködésében rejlő üzleti előnyökre épül. A finanszírozási elvek is ennek tükrében kerülnek kialakításra. A vállalkozási és intézményi formában működő Klaszter tagok egyedi, vagy keretszerződésben rögzített tartalmi és pénzügyi feltételek mellett lépnek üzleti kapcsolatba egymással. A közösség egésze számára felajánlott üzleti szolgáltatás, vagy egyéb együttműködés lehet térítéses vagy térítésmentes is, de erről a szolgáltatást felajánló dönt és arról a tagokat írásban értesíti.
Klaszter tagok és a Klaszter Menedzsment Szervezet közti vállalkozói együttműködések A Klaszter működéséhez kapcsolódó alábbi feladatok finanszírozását célszerű elsődlegesen közösségi célnak tekinteni és a Klaszter Menedzsment Szervezet hatáskörébe helyezni:
14.
általános menedzsment szolgáltatások, a Klaszter versenystratégiájának kidolgozása és a megvalósítás támogatása, Klaszter fejlesztés akár a régió határain túl is közös marketing és értékesítési tevékenység bel- és külföldi koordinációja (piacelemzés, kiállítások, konferenciák szervezése) K+F+I tevékenységek koordinálása, együttműködések ösztönzése, projektgenerálás, a szakmai szövetségek, kamarák, civil szervezetek támogató szolgáltatásainak közvetítése, HR fejlesztés, regionális szakmai fórumok és szakirányú képzés, oktatás, ismertető anyagok és PR tevékenység, kiemelten közös web site (majd portál), a Klaszter tagjai számára pénzügyi, gazdasági tanácsadás és pályázat előkészítési tanácsadási tevékenység kialakítása. angol nyelvi szolgáltatás (fordítás, tolmácsolás, személyre szabott oktatás) egyéb menedzsment szolgáltatások (szabadidő-, sport- és kulturális rendezvények szervezése) Tervezett nonprofit szolgáltatások kiterjednek a klaszteren belüli igényfelmérésre, feladat meghatározásra, kompetenciaazonosításra és az utógondozásra. Ezzel kívánjuk biztosítani azt az értéktöbbletet, hogy szolgáltatásaink partnereink és megrendelőink igényeire közvetlenül reagál, azokat direkt módon szolgálja. A KMSZ ár-kalkulációja a klaszter tagok számára minden esetben nonprofit jellegű, eseti elbírálás szerint kerül kialakításra az KMSZ ügyvezetőjének jóváhagyásával. Az eseti finanszírozás módját egyedi szerződésben rögzíteni kell. A KMSZ szolgáltatásai piaci áron a nem klasztertag vállalkozások számára is elérhető.
Titoktartási kötelezettségek A KMSZ, a KIB és a klaszter tagszervezeteinek munkatársai általános kötelezettséget vállalnak a klaszter tevékenységével összefüggő együttműködések során tudomásukra jutó adatok és információk bizalmas kezelésére. A klaszter tevékenységével összefüggő projektekkel kapcsolatos írásban vagy egyéb módon rögzített dokumentumok, adatok és információk bizalmas jellegűek.
15.
Amennyiben a tagok érdekében közös vagy egyéni ügyekben eljár a menedzsment-szervezet, abban az esetben is az adott szervezetek adataira vonatkozóan a bizalmas információk tagok közötti, vagy külső harmadik fél számára való átadásához, nyilvánosságra hozatalához is, minden esetben az érintettek előzetes hozzájárulását kell kérnie. Konkrét együttműködések esetén az SZMSZ függelékét képző Titoktartási megállapodás minta kitöltésével és aláírásával ezt az általános kötelezettségvállalást az érintett felek megerősítik.
Szellemi tulajdon védelme A klaszter tagok és a KMSZ együttesen megállapodnak, hogy egymástól szerzett tudásukat harmadik fél előtt csak erre vonatkozó külön megállapodás mellett alkalmazhatják. A klaszter-tevékenység innovációs szakaszában az adott termék/szolgáltatás létrejötte érdekében a klasztertagok minden nemű tudása szabadon fölhasználható, melyet a jogtulajdonodok rendelkezésre bocsátanak. De ezt – a későbbi jogviták elkerülése érdekében az SZMSZ mellékletét képező „Szellemi tulajdon védelme” (minta) dokumentum kitöltésével a közreműködők szabályozzák. A klaszter működésének eredményeképp létrejövő és a tagok megállapodása alapján a klaszter (KTIK) tulajdonába kerülő szellemi tőke, a felhalmozott immateriális javak, szabadalmak, kiadói jogok és egyéb jogosultságok, védjegyek, tudás és tapasztalat (know-how) stb. összességére vonatkozóan a projektben résztvevőknek azonos használati joga van.
16.
Záró rendelkezések Jelen dokumentum a 2010. november 30-án elfogadott, és 2011 február 28-án módosított Szervezeti és Működési Szabályzat egységes szerkezetbe foglalt változata. A Szervezeti és Működési Szabályzatot a KIB Elnökének előterjesztése alapján a 2011. február 28án megtartott Taggyűlésen a tagság jóváhagyásával elfogadta. Az SZMSZ 2011. március 1-től hatályos. A hatályos Szervezeti és Működési Szabályzatot meg kell küldeni a Klaszter tagjainak és a Klaszter Irányító Bizottság tagjainak, felelős a Klaszter Menedzsment Szervezet A Klaszter Menedzsment Szervezet gondoskodik arról, hogy e szabályzatot a KTIK tagjai megismerhessék. Ezért a Szabályzatot a Klaszter Menedzsment Szervezet irodájában az érdekeltek számára hozzáférhetővé teszi.
Szombathely 2011. február 28.
…………………………………………
17.
Alapítói névsor
…………………………………………………… Dekomark Kft.
…………………………………………………… Enterior Design Kkt.
…………………………………………………… ETMC Építőipari és Kereskedelmi Kft.
…………………………………………………… Gravitáció Kft
…………………………………………………… Greentech Innováció Zrt.
…………………………………………………… Györki és Társa Kft.
…………………………………………………… Hores Invest Kft.
…………………………………………………… HEZ 2008 Kft.
…………………………………………………… Kalkulus 2004 Kft.
…………………………………………………… Kapuvári Ipari Park Kft.
…………………………………………………… Molnár Lajos
…………………………………………………… Mészáros György
…………………………………………………… Néfa Bt
…………………………………………………… NymE Regionális Pedagógiai Szolgáltató és Kutató Központ 18.
…………………………………………………… Pannon Trade Bróker Kft.
…………………………………………………… Savaria Közlekedési Szakképző Iskola és Kollégium
…………………………………………………… S & M Kft.
…………………………………………………… Savaria Takarékszövetkezet
…………………………………………………… Szalai Építész Iroda Kft.
…………………………………………………… Tank -Ol Kft.
…………………………………………………… Vörös Szerviz Kft.
…………………………………………………… BME Információs Társadalom- és Trendkutató Központ
19.
Titoktartási megállapodás minta (melléklet)
Titoktartási megállapodás amely létrejött ………. Klasztertag(ok) (magánszemély vagy szervezet), valamint a Klaszter Menedzsment Szervezet továbbiakban együttesen felek között a mai napon, az alábbi feltételek szerint: A szerződés hatálya kiterjed minden olyan személyre, aki a klaszter és a klasztert alkotó tagszervezetek bármelyikéről információt birtokolhat Amennyiben a tagok érdekében közös vagy egyéni ügyekben eljár a menedzsment-szervezet, abban az esetben is az adott szervezetek adataira vonatkozóan a bizalmas információk tagok közötti, vagy külső harmadik fél számára való átadásához, nyilvánosságra hozatalához is, minden esetben az érintettek előzetes hozzájárulását kell kérnie. A klaszter tevékenységével összefüggő projektekkel kapcsolatos írásban vagy egyéb módon rögzített dokumentumok, adatok és információk bizalmas jellegűek. (A továbbiakban Bizalmas Információ) A Felek megállapodnak abban, hogy a Bizalmas Információkat teljes titoktartással kezelik, illetve nem bocsátják szóban vagy írásban harmadik fél rendelkezésére az adott tag tudta és hozzájárulása nélkül. A Felek az egymásnak kiszolgáltatott Bizalmas Információkhoz fűződő jogaik és érdekeik biztosítására az alábbi megállapodást kötik: Az információt nyújtó fél fenntartja összes, Bizalmas Információhoz fűződő jogát. Felek megegyeznek, hogy kifejezetten erre vonatkozó írásbeli engedély hiányában semmilyen információ nem hozható harmadik (természetes vagy jogi) személy tudomására. Az információt kapó fél a Bizalmas Információt titkosan kezeli, és szervezetén belül is csak azok számára teszi hozzáférhetővé, akiknek a klaszter működésével kapcsolatos tevékenységéhez van szüksége tagot, tagokat érintő információkra. Az információt nyújtó fél tulajdonában marad továbbra is minden általa szolgáltatott írásos anyag. A Felek megállapodnak, hogy az információt kapó fél köteles a megbízási szerződésben foglaltak teljesítését, vagy a jogviszony bármely okból történő megszűnését követően minden eredeti példányt és esetleges másolatot visszajuttatni az információt nyújtó fél számára, amennyiben az ilyen igénnyel lép fel. A szerződő Felek felelősséggel tartoznak mindazon érdekkörükbe tartozó jogi- és magánszemélyek magatartásáért, akiknek a Bizalmas Információt kiszolgáltatták, valamint akik tevékenységéért jogszabályi előírás, megállapodás vagy bármely más kötelezettségvállalás alapján felelnek.
20.
Egyik fél sem hivatkozhat az üzleti titokhoz fűződő jogainak és ezzel együtt a jelen Titoktartási Megállapodásban foglaltak megsértésére a másik féllel szemben olyan információ felhasználása vagy nyilvánosságra hozatala miatt, amely előzetesen már széleskörűen nyilvánosságra került, más módon és forrásból, de kizárólag jogszerűen már hozzáférhetővé vált bármely harmadik személy számára. A titoktartási kötelezettségek megszegésével a másik félnek okozott összes vagyoni és nem vagyoni károkért a szerződésszegő fél közvetlenül felel. Jelen Titoktartási Megállapodás bármely pontjának a megsértése nem mentesít ezen kitételek további alkalmazása alól. A titoktartási kötelezettség a Feleket valamint az érdekkörükbe tartozókat időkorlátozás nélkül terheli. Jelen Titoktartási Megállapodás rendelkezései kizárólag a Felek közös megegyezésével, írásban módosíthatók. Jelen Titoktartási Megállapodásban nem szabályozott kérdésekben a Polgári Törvénykönyv vonatkozó rendelkezései az irányadók. Alulírott Felek ezen Titoktartási Megállapodásukat mint akaratukkal mindenben megegyezőt, jóváhagyólag cégszerűen írták alá. Dátum:
21.
Szellemi tulajdon védelme minta (melléklet)
Szellemi tulajdon védelméről szóló megállapodás amely létrejött minden klasztertag (magánszemély vagy szervezet), másrészről a klasztermenedzsment szervezet továbbiakban együttesen felek között a mai napon, az alábbi feltételek szerint: A szerződés hatálya kiterjed minden olyan személyre, aki a klaszter és a klasztert alkotó tagszervezetek bármelyikével érdekviszonyban van (tulajdonos, alkalmazott, szerződéses partner, ügyfél). Jelen szabályozás a tagok korábban megszerzett szellemi tulajdonhoz fűződő jogaikat nem érinti. Jelen megállapodás keretszabályozás, a tagok egymástól szerzett tudásukat harmadik fél előtt erre vonatkozó külön megállapodás mellett alkalmazhatják. A klaszter-tevékenység innovációs szakaszában az adott termék/szolgáltatás létrejötte érdekében a klasztertagok minden nemű tudása szabadon fölhasználható, de ezt – a későbbi jogviták elkerülése érdekében - az SzMSz rögzítettek szerint szabályozni kell. A klaszter működésének eredményeképp létrejövő és a tagok megállapodása alapján a klaszter tulajdonába kerülő szellemi tőke, a felhalmozott immateriális javak, szabadalmak, kiadói jogok és egyéb jogosultságok, védjegyek, tudás és tapasztalat (know-how) stb. összességére vonatkozóan, minden klasztertagnak azonos használati joga van. A klaszter megalakulását követően bejegyzésre kerülő szabadalmak és a szerzői jogi védelemmel rendelkező „termékek” megalkotásában részvevő klasztertagok kötelesek megállapodást kötni. Ennek kötelező alaki megfelelője, hogy a klaszter hivatalos dokumentációjában megjelenő bármely szolgáltatás, termék, tevékenység előállítása, ill. befejezése előtt az érintett tagok írásban rögzítik a szellemi tulajdonhoz kapcsolódó jogaikat, és megállapodnak a további felhasználás módjáról. Jelen Szellemi tulajdon védelméről szóló megállapodás rendelkezései kizárólag a Felek közös megegyezésével, írásban módosíthatók. Jelen Szellemi tulajdon védelméről szóló megállapodásban nem szabályozott kérdésekben a Polgári Törvénykönyv vonatkozó rendelkezései az irányadók. Alulírott Felek ezen Szellemi tulajdon védelméről szóló megállapodást, mint akaratukkal mindenben megegyezőt, jóváhagyólag cégszerűen írták alá. Dátum:
22.
Iratkezelési Szabályzat (melléklet) A KTIK és a KMSZ iratkezelési rendjét a leltári anyag védelméről és levéltárakról szóló 1969. évi 27. számú törvényerejű rendelettel módosított 30/1969. /IX. 2./ Korm. rendelet alapján ezen szabályzat írja elő. Az Iratkezelési Szabályzat célja a klaszter menedzsment területén a kimenő és beérkező levelek, dokumentumok tekintetében illetve a keletkezett iratok, dokumentumok vonatkozásában biztosítva legyen a dokumentumok kezelése, az iratkezelés minősége.
Az iratkezelés rendszere Az iratkezelés körébe tartozik minden papíralapon vagy digitális formában készült anyag, amely jelenleg a klaszter tulajdonában van, valamint a KMSZ-hez bejövő vagy onnan kimenő levél, nyomtatott vagy elektronikus úton előállított ügyirat, az KMSZ működése során készült dokumentumok. Az elektronikus úton érkezett dokumentumok csak akkor tekinthetők hivatalosnak, ha azok mellékletben, fejléccel és iktatószámmal ellátott levélként érkeznek. (Ajánlatos pdf. formátum, amely nem módosítható!)
Alapfogalmak Irat: Iratnak kell tekinteni és ezen szabályzatban előírt módon kezelni minden olyan szöveget, számadatot, tervrajzot, térképet, amely az KMSZ-hez érkezett, valamint a működés során gépeléssel, kézírással, különböző gépi és sokszorosítási eljárással került előállításra. Iratként kell kezelni a fentiekhez kapcsolódó külső és belső levelezést, feljegyzést, az ezekhez csatolt mellékleteket, az ezekről készített nyilvántartásokat. Iratkezelés: Iratkezelés alatt az alábbi ügyviteli feladatok végzését kell érteni: iratok átvétele, illetve átadása, kiküldése iratok nyilvántartásba vétele iratok sokszorosítása iratok ügyintézésre való továbbítása iratok irattározása, irattári őrzése iratok selejtezése. Irattár: Az irattár az KMSZ működése és dolgozóinak tevékenysége során keletkezett iratok (elintézés utáni) rendszerezett gyűjtő- és megőrző helye. A KMSZ irattára a központi ügyintézés (Szombathely, Hollán E. u. 13.) helyszínén található. Szabályszerű és gondos kezeléséért az ügyvezető felelős. Munkáját segíti az adminisztrációs feladatokkal megbízott munkatárs.
23.
Irattári terv: az irattári terv az iratanyag tagolásának rendszere, kialakításáért az ügyvezető és az adminisztrációs munkatárs a felelős.
Levelezés A beérkezett küldeményeket a KMSZ bármely munkatársa átveheti, felbonthatja és továbbíthatja az KMSZ vezetőjéhez, az KMSZ vezetőjének intézkedése szerinti személyhez. A küldemények közül felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani: az KMSZ vezetője részére érkezett, valamint mindazokat a küldeményeket, amelynek a kizárólagos bontási jogát a gazdálkodó szervezet vezetője tartotta fenn. Amennyiben névre szólóan érkezett, felbontás nélkül a címzetthez továbbított iratról felbontás után kiderül, hogy hivatalos iratot tartalmaz, a címzett köteles haladéktalanul visszajuttatni a titkárságra, ahol utólagosan a hivatalos iratforgalomba kell utalni. A borítékot az irathoz kell csatolni és azzal együtt irattározni, ha az irat benyújtásának idejéhez jogkövetkezmények fűződnek a beküldő neve és pontos címe csak a borítékról állapítható meg a küldemény hiányosan érkezett A beérkező leveleket iktatni kell. Az iktatás a “beérkező” és “kimenő” iratok nyilvántartásba vételét jelenti. Az iktatás felelőse a KMSZ adminisztrációs munkatársa. Az iktatást sorszámos rendszerben kell végezni. A sorszámot évente 1-el kell kezdeni. Nem kell iktatni: a jogkövetkezménnyel nem járó (tömeges) értesítéseket a reklám és propaganda anyagokat a nyomtatványokat, folyóiratokat azokat a bizonylatokat, amelyek egyéb helyen kerülnek nyilvántartásba vételre számlákat
Beérkező és kimenő iratok kezelése A beérkező és kimenő iratokat az adminisztrációs munkatársnak kell átadni iktatásra, további iratkezelés céljából. A beérkező és kimenő iratok iktatására egy közös iktatókönyv alkalmazandó. Megkülönböztető jelzéssel kell ellátni az iratokat és e jelzést az iktatókönyvben az iktatószám mellett is fel kell tüntetni. Eltérő színnel a beérkező és kimenő jelzést. 24.
Az operatív teendők gyorsítása érdekében az Aláírandók dossziéba kerülnek átmenetileg az ügyvezető igazgató aláírására váró kimenő levelek.
Az elektronikus levelezés Az elektronikus levelek pdf formában nyomtatott változatai a levelezésben leírtak szerint kerülnek iktatásra. E-mail-ek küldése és fogadása esetén az alábbiak szerint kell eljárni.
Beérkezett levelek kezelése: A munkatársakhoz érkezett hivatalos leveleket továbbítani kell az ügyvezető igazgatónak és az illetékes szakmai munkatársaknak. A levéltovábbítás megnyitott levélnél a „Továbbítás” gomb megnyomásával, és a címzett kitöltésével történik. Ezután a levelet a szokott módon küldjük.
Elküldött levelek kezelése: Az KMSZ-el kapcsolatos kimenő levelek megírásakor a szakmai munkatársak megítélése szerint a „Másolatot kap” mezőbe be kell írni az ügyvezető igazgató címét is. Mindkét esetben az elektronikus leveleket papírra is ki kell nyomtatni és a titkárságon iktatni.
Faxok A szervezet bármely területét érintő bejövő és kimenő faxok iktatásra kerülnek és másolásra kerül annyi példányban, amely az iratkezelés biztonságához szükséges. A kimenő faxok iktatásra kerülnek, majd lefűzésre. Kimenő iratok tartalmi kellékei A kiküldő szervezet, szervezeti egység iktatószáma, címzett iktatószáma – visszahivatkozás esetén Címzett (pontos cím, irányítószám) Hivatkozás az előzményre
25.
Dokumentumok selejtezése
Az KMSZ-nél képződött dokumentumok selejtezése során kell dönteni azoknak az iratoknak a selejtezéséről, amelyek kiselejtezhetők illetve őrzésük ideje lejárt. Az őrzési idő lejárta előtt is ki lehet selejtezni az iratok között található érdemi, illetve ügyviteli szempontból felesleges - géppel, vagy kézzel írott - másolati és piszkozati példányokat.
A selejtezést bizottság folytatja le, amelyben részt vesz az ügyvezető igazgató valamint az érintett munkatársak. A selejtezésről három példányban jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell a) a selejtezés helyét és idejét, b) a selejtezésben résztvevők nevét és beosztását, c) a selejtezett iratok irattári számát vagy azonosítóját, d) az iratok keletkezésének évszámát és darabszámát. A selejtezési jegyzőkönyvet a résztvevők aláírják és lebélyegzik. A selejtezés megtörténtét a jegyzőkönyvnek az iktatókönyvben bejegyzésével kell feltüntetni. A selejtezés helyéről és idejéről - a selejtezés megkezdése előtt legalább 30 nappal - az illetékes munkatársakat írásban értesíteni kell és részükre a selejtezést követően a selejtezési jegyzőkönyv másolatát meg kell küldeni. Minden egyéb esetben a személyes-, illetve bizalmas adatokat tartalmazó adathordozót, amely feleslegessé vált zúzással, égetéssel, vagy az adat anyagától függő egyéb módszer alkalmazásával - felügyelet mellett - úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmát megállapítani ne lehessen. A kiselejtezett adatok megsemmisítésének megtörténtét a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni. Jelen szabályzat életbelépésének időpontja: 2011. február 28.
26.
melléklet
Csatlakozási szándéknyilatkozat Alulírott …………………………………………, mint a ………………………………………………. (szervezet) képviseletére jogosult, felelősségem tudatában kijelentem, hogy csatlakozó tagként részt szándékozok venni a „Környezettudatos Technológiai Innovációs Klaszter” munkájában, az SzMSz-ben és az alapító okiratban foglaltakat elfogadom és szervezetünkre nézve kötelező érvényünek tekintem.
Szombathely, 20………………………………………
……………………………………… ( cégszerű aláírás )
27.
melléklet
Pártoló tagság szándéknyilatkozat
Alulírott …………………………………………, mint a ………………………………………………. (szervezet) képviseletére jogosult, felelősségem tudatában kijelentem, hogy pártoló tagként részt szándékozok venni a „Környezettudatos Technológiai Innovációs Klaszter” munkájában, az SzMSz-ben és az alapító okiratban foglaltakat elfogadom és szervezetünkre nézve kötelező érvényünek tekintem.
Szombathely, 20………………………………………
……………………………………… ( cégszerű aláírás )
28.
