PETUNJUK TEKNIS ORGANISASI PERHIMPUNAN MAHASISWA HUKUM INDONESIA ( PERMAHI )
PENDAHULUAN Petunjuk Teknis PERMAHI adalah pengaturan terhadap tata kerja dalam menjalankan organisasi di tingkat cabang. Prosedur Teknis merupakan pedoman standar operasional organisasi, guna mewujudkan suatu organisasi yang tertib, kosisten, efektif, dan efisien. I. ADMINISTRASI Penjelasan Umum Yang dimaksud dengan administrasi adalah segala hal yang berhubungan dengan ; 1. SURAT a. Jenis Surat a.1. Surat Ketua DPC, adalah surat yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Ketua DPC dan Sekretaris DPC yang disertai stempel DPC PERMAHI. Untuk keperluan internal maupun eksternal. a.2. Surat Kepanitiaan, adalah surat yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Ketua Panitia, Sekretaris Panitia, dan diketahui oleh Ketua Cabang untuk keperluan pelaksanaan kegiatan dan disertai dengan stempel kepanitiaan & DPC Permahi. b. Penomoran Surat b.1. Surat Ketua Umum DPC Penomoran surat mengikuti tata cara sebagai berikut : Nomor : [A]/Ka.DPC [B]/[C]/[D]/[E] Penjelasan : [A] adalah “Nomor” yang dimulai dengan angka 0. [B] adalah ”Cabang” yang bersangkutan.(singkatan 3 hururf besar) lihat daftar singkatan. [C] adalah ”Tentang” dengan singkatan. [D] adalah ”Bulan” dengan angka romawi
[E] adalah ”Tahun” dikeluarkan. Untuk ”Tentang” terbagi sebagai berikut ; 1. Keputusan, disingkat : Kep. 2. Mandat, disingkat : Mdt. 3. Rekomendasi, disingkat : Rek. 4. Maperca, disingkat : Mpc. 5. Pelatihan Pimpinan Organisasi, disingkat PPO. 6. Pengangkatan Pengurus, disingkat : Khusus. 7. Peringatan dan teguran, disingkat : Spt. 8. Latihan Dasar Kepemimpinan, disingkat : LDK 9. Umum, disingkat : Umum Contoh : Nomor : 05/Ka.DPC PDG/Rek/III/2008 b.2. Surat Kepanitiaan Penomoran surat mengikuti tata cara sebagai berikut : Nomor : [A]/Permahi.[B]/[C]/[D]/[E] Penjelasan : [A] adalah “Nomor” yang dimulai dengan angka 0. [B] adalah ”Cabang PERMAHI” disingkat tiga huruf. [C] adalah bentuk kegiatan [D] adalah ”Bulan” yang ditulis dengan angka Romawi [E] adalah tahun dikeluarkan Contoh : Nomor :01/Permahi.PDG/Mpc/VI/2009 c. Format Surat c.1. Kop Surat Mengikuti format sebagai berikut :
DEWAN PIMPINAN CABANG PERHIMPUNAN MAHASISWA HUKUM INDONESIA
NAMA CABANG Sekretariat cabang, no telpon, & email
Keterangan :
:
c.2
Kertas A4 80 gram 1. Huruf Arial 16 2. Huruf Arial 14 3. Huruf Arial 16
Stempel (Kepanitian & DPC Permahi) Bentuk stempel berbentuk lingkaran yang berisi tulisan Lingkaran Atas PERHIMPUNAN MAHASISWA HUKUM INDONESIA. Disamping kanan-kiri lambang bintang. Di lengkungan ke bawah nama masing-masing DPC, ditengah-tengah lambang PERMAHI dan berwarna merah.Contohnya: *PERHIMPUNAN MAHASISWA HUKUM INDONESIA* DPC PALEMBANG
c.3 Surat Umum Mengikuti format sbb : Nomor Perihal Lamp.
:--------:--------:---------
Kota, Tanggal-
Kepada Yth ------------. ------------. Dengan Hormat, ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.
Ketua
Sekretaris
Tembusan : 1.----------2.----------3. dst 4. Arsip c.4. Tata Tertib Surat A. Urutan nomor surat dikoordinir dan diatur oleh sekretaris cabang B. Penomoran dan penstempelan dilakukan oleh sekretaris cabang C. Setiap surat harus diberikan satu copy/asli kepada sekretaris cabang sebagai arsip c.5. Dokumentasi Keanggotaan a. Data setiap anggota dikumpulkan dalam sebuah buku daftar anggota yang berisikan informasi sbb : 1) No. Anggota : 2) Nama Lengkap : 3) Tempat & Tanggal Lahir : 4) Alamat : 5) Agama : 6) Angkatan di PERMAHI : 7) Asal Universitas : 8) Pengalaman Organisasi : 9) Pas Photo 3 x 4 : b. Pengelolaan data sekretaris cabang
anggota
dilakukan
oleh
c.6. Perpindahan Anggota Prosedur perpindahan anggota dari satu cabang ke cabang lain, mengikuti prosedur sebagai berikut : 1) Mengajukan pemberitahuan kepada ketua cabang di cabang asal dengan melampirkan : a) data keanggotaan, b) alasan, c) cabang baru yang dituju
2) Ketua cabang dimana pemohon berasal mengeluarkan rekomendasi kepindahan keanggotaan dengan mengeluarkan surat rekomendasi 3) Ketua cabang yang dituju akan mendaftarkan keanggotaan yang bersangkutan setelah melakukan konfirmasi kepada cabang asal dengan menyatakan kesediaan. Tembusan surat dimaksud disampaikan sebagai petikan kepada pemohon c.7. Pengunduran Diri Anggota Pengunduran diri sebagai anggota PERMAHI secara formal dilakukan dengan prosedur sebagai berikut : 1. Anggota yang bersangkutan mengajukan surat pengunduran diri kepada Ketua Cabang 2. Ketua Cabang mengeluarkan surat keputusan tentang pemberhentian sebagai anggota II. PROSEDUR KEUANGAN Yang dimaksud dengan prosedur keuangan adalah : pengaturan seluruh hal yang menyangkut dengan pemasukan, pengeluaran, dan laporan pertanggungjawaban terhadap keuangan. II.1. Penjelasan Umum Anggaran terbagi menjadi dua : A. Anggaran Tetap B. Angggaan kegiatan Tertentu (Proposal) Add.A ; Anggaran Tetap Adalah anggaran rutin yang dibutuhkan operasional harian organisasi, meliputi : a. Kebutuhan ATK b. Kebutuhan Komunikasi c. Kebutuhan Perjalanan d. Kebutuhan Konsumsi
untuk
kebutuhan
Add. B Anggaran Kegiatan Tertentu Adalah anggaran yang dibutuhkan untuk suatu kegiatan tertentu, di mana kegiatan tersebut didasari atas : a) Surat Ketua DPC atas kegiatan tersebut b) Proposal yang dibuat dan ditandatangani panitia yang dibentuk berdasarkan Surat Ketua DPC dimaksud. Untuk kebutuhan anggaran kegiatan tertentu, sumber anggaran berasal dari : a) bantuan keuangan DPC b) Sponsorship/sumbangan/hibah/donasi dari pihak tertentu yang tidak mengikat II.2. Pengaturan dan Tata Cara Pembuatan Anggaran II.2.1. Daftar anggaran tetap a) Setiap satu masa kepengurusan wajib membuat daftar anggaran tetap, yang dibentuk berdasarkan kebutuhan minimal yang diperlukan. b) Daftar anggaran tetap tersebut terdiri dari : 1. Sumber Pendanaan/Pendapatan 2. Kebutuhan/biaya c) Daftar anggaran tetap ditetapkan dalam suatu keputusan ketua DPC d) Daftar anggaran tetap merupakan pedoman dari bendahara untuk mengeluarkan anggaran tersebut e) Jika terdapat kebutuhan rutin yang tidak terdapat dalam daftar anggaran tetap yang telah ditandatangani oleh ketua, maka kebutuhan tersebut harus mendapat persetujuan tertulis dari Ketua dan sekretari cabang II.2.2 Anggaran kegiatan tertentu a) Kebutuhan anggaran dalam kegiatan tertentu dibuat berdasarkan proposal kegiatan yang telah ditandatangani oleh ketua panitia dengan sekretaris panitia dengan tandatangan ”Mengetahui” Ketua DPC. b) Daftar kebutuhan anggaran kegiatan tertentu, yang minimal terdiri dari : 1. Biaya Kesekretariatan 2. Biaya Pengadaan Barang 3. Biaya Operasional
c)
Daftar kebutuhan anggaran untuk kegiatan tertentu yang dilakukan oleh perorangan, diajukan dengan mengajukan surat permohonan dana kepada Ketua DPC, yang minimal berisikan hal : 1. Dasar pengajuan anggaran 2. Kebutuhan anggaran yang maksimal terdiri dari : a. Tempat dan tanggal kegiatan b. Tanggal dana dibutuhkan c. Jumlah anggota yang ikut d. Biaya Transportasi e. Biaya Penginapan f. Biaya Konsumsi
II.3. Sumber Pendanaan (Pendapatan) Jenis-jenis sumber pendanaan : a) Iuran tetap anggota b) Sumbangan/hibah/donasi dari pihak tidak mengikat c) Sponsorship yang tidak mengikat
tertentu
yang
Pengaturan Umum : a) Setiap anggota wajib membayar iuran tetap anggota yang besarnya ditentukan berdasarkan surat keputusan Ketua DPC b) Dana yang diperoleh dari iuran anggota dikelola oleh bendahara cabang c) Setiap sumbangan/hibah/donasi dari pihak tertentu, harus disetujui oleh Ketua DPC dan sekretaris cabang dan dikelola oleh bendahara cabang d) Setiap dana yang berasal dari sponsorship untuk suatu kepanitiaan kegiatan harus disertai kwitansi penerimaan dari ketua pelaksana atau penerima mandat kegiatan tersebut e) Setiap dana sisa dari suatu kegiatan harus dikembalikan kepada bendahara cabang f) Dana yang dikembalikan dimasukan kedalam mata anggaran g) Bendahara wajib memberikan kwitansi penerimaan uang dari setiap pihak yang memberikan dana kepada organisasi h) Bendahara wajib meminta kwitansi atas setiap dana yang telah dikeluarkan
i) Dilarang melakukan perjanjian keuangan kepada pihak ketiga
pinjam-meminjam
II.4. Pengeluaran Anggaran Setiap anggaran yang dikeluarkan prosedur sebagai berikut :
harus mengikuti
II.4.1 Pengaturan umum pngeluaran dana kebutuhan tetap 1. Anggaran yang dikeluarkan harus sesuai dengan mata anggaran tetap yang sudah ditetapkan oleh Ketua Umum DPC. 2. Mengisi form pengeluaran yang disediakan oleh bendahara. 3. Form pengeluaran ditandatangani oleh pemohon, Ketua Umum DPC dan Bendahara. II.4.2 Pengaturan umum pengeluaran dana untuk kebutuhan kegiatan tertentu 1. Pengeluaran dana dapat dilakukan setelah surat permohonan kebutuhan dana telah disetujui oleh Ketua Umum DPC dan Sekretaris Cabang 2. Pengeluaran tersebut harus sesuai dengan mata anggaran yang terdapat dalam daftar anggaran kebutuhan tetap yang telah ditetapkan oleh Ketua Umum DPC. II.5. Laporan Penggunaan
Dana
II.5.1 Penggunaan dana untuk kebutuhan tetap 1. Setiap penggunaan anggaran kebutuhan tetap harus dilaporkan dengan menyerahkan bukti penggunaan dana berupa kwitansi pembelian barang tersebut. 2. laporan dimaksud dilakukan paling lambat satu minggu setelah dana tersebut dikeluarkan. II.5.2 Penggunaan dan untuk kegiatan tertentu 1. Setiap penggunaan dana untuk kegiatan tertentu harus dilaporkan dengan menyerahkan bukti penggunaan dana berupa kwitansi penggunaan dana. 2. Laporan dilakukan paling lambat dua minggu setelah kegiatan tersebut dilakukan. 3. Laporan yang dimaksud bersamaan dengan laporan kegiatan yang telah dilakukan.
III. PROSEDUR KEGIATAN Kegiatan DPC terbagi dua, sbb : 1) Kegiatan Intern 2) Kegiatan Ekstern III.1. Prosedur Umum A) Setiap satu periode kepengurusan harus memuat daftar kegiatan yang terhimpun dalam suatu Rencana Kerja Pengurus (RKP). B) Ketua DPC berkewajiban mengadakan Rapat Kerja (Raker) untuk merumuskan Rencana Kerja Pengurus. C) Pengajuan rencana kegiatan dapat berasal dari Ketua DPC, pengurus, dan anggota. D) Setiap pengajuan rencana kegiatan harus disertai dengan ringkasan singkat, yang terdiri dari : 1) Tujuan dan sasaran 2) Bentuk dan waktu 3) Peserta E) dalam rencana kerja ditetapkan waktu pelaksanaan kegiatan, skala prioritas kegiatan, dan Standardisasi Keberhasilan Kepengurusan (SKK). F) Besar iuran anggota dibahas dalam rapat kerja dan ditetapkan dengan satu keputusan tersendiri. G) Hasil Raker menjadi pertimbangan Ketua Umum DPC untuk menetapkan rencana Kerja Pengurus yang ditetapkan dalam suatu surat keputusan Ketua DPC. Add.1 Kegiatan Intern Adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengurus atau anggota yang telah tercantum dalam program kerja, atau kegiatan yang secara insedentil diadakan dan telah disetujui oleh Ketua DPC, yang bertujuan untuk kebutuhan intern organisasi. Kegiatan tersebut dapat berupa : a) Rapat Kerja b) Rapat Pleno c) Maperca
d) e) f) g)
Pelatihan Pimpinan Organisasi Konferca Kunjungan-kunjungan ilmiah Diskusi Kelompok
Add.2 Kegiatan Ekstern Adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengurus atau anggota yang telah tercantum dalam program kerja, atau kegiatan yang secara insedentil diadakan dan telah disetujui oleh Ketua DPC, yang bertujuan untuk kepentingan organisasidan kepentingan umum. Kegiatan tersebut dapat berupa : a) Seminar, Simposium, dan sejenisnya b) Pengabdian masyarakat c) Keikutsertaan pada acara atau kegiatan yang diadakan oleh pihak ketiga III.2. Prosedur melaksanakan kegiatan Penjelasan umum : 1. Setiap bentuk kegiatan harus sesuai dengan Rencana Kerja Pengurus yang telah ditetapkan. 2. Setiap pelaksanaan kegiatan harus mengikuti tahapan persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan. A) Tahapan Persiapan 1. Penawaran kepada pengurus dan atau anggota untuk menjadi Ketua Pelaksana melalui mekanisme terbuka dengan membuka pendaftaran bagi anggota yang berminat, dengan menjelaskan ; Nama dan Bentuk Kegiatan, Tujuan dan Sasaran, serta waktu Pelaksanaan. 2. Dalam hal terdapat lebih dari satu orang peminat, maka ketua DPC membentuk panitia test kesanggupan. Mekanisme test kesanggupan dapat diatur secara mandiri oleh masing-masing DPC. 3. Surat keputusan penunjukan ketua pelaksana kegiatan harus mendapat SK Ketua DPC. 4. Ketua pelaksana membuka rekruitmen kepada anggota yang berminat menjadi panitia. 5. Jika tidak ada anggota yang berminat untuk menjadi ketua pelaksana, maka Ketua DPC dapat menunjuk Ketua Biro yang berhubungan dengan
kegiatan tersebut untuk menjadi pelaksana. 6. Ketua Panitia menyusun kepanitiaan 7. Rancangan Proposal 8. Pengesahan Proposal 9. Pencetakan Proposal 10. Penyebaran Proposal B) Tahap Pelaksanaan Prosedur standar yang harus pada waktu pelaksanaan acara :
ketua
dilaksanakan
1) Internal a) Sebelum kegiatan MAPERCA, KONFECA, dan PPO dibuka, wajib menyanyikan Lagu Kebangsaan Indonesia Raya. b) Laporan Ketua Pelaksana dan sambutan Ketua DPC. c) Back Drop/spanduk dalam ruangan yang menunjukan acara tersebut. d) Memberikan informasi dan undangan kepada seluruh DPC dan DPP. 2) Eksternal a) b) c) d)
Publikasi kepada seluruh anggota. Undangan kepada seluruh DPC. Undangan kepada pihak yang terkait Pemberitahuan dan undangan kepada massa setempat.
media
III.3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan (LPJ) Terbagi dua : 1. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Umum. 2. Laporan Pertanggungjawaban Ketua DPC pada KONFERCA. Add.1.
Adalah LPJ untuk setiap kegiatan yang dilaporkan oleh pemegang mandat atau ketua pelaksana kegiatan dengan prosedur sebagai berikut ; a)
Standar isi LPJ ; 1. Laporan Kondisi kegiatan
2. 3. 4. 5. b) c) d)
e)
f) Add.2.
hasil-hasil dari kegiatan Permasalahan dan saran Laporan keuanga Tandatangan Ketua dan sekretaris panitia
LPJ disampaikan kepada Ketua DPC LPJ dilakukan paling lambat dua minggu setelah kegiatan selesai dilaksanakan Jika LPJ tidak diserahkan sesuai dengan ketentuan huruf c maka Ketua DPC mengadakan rapat untuk meminta pertanggungjawaban secara langsung kepada ketua pelaksana Yang dimaksud dengan pertanggungjawaban langsung adalah, pemanggilan yang bersangkutan untuk dimintai pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan tersebut Sanksi dapat diberikan oleh ketua pelaksana jika tidak melakukan LPJ
Adalah LPJ yang disampaikan oleh Ketua DPC kepada ketua pelaksana diakhir masa jabatan yang disampaikan dalam KONFERCA, dengan prosedur sebagai berikut ; a)
Standar isi LPJ ; 1. Kegiatan yang sudah dilaksanakan yang sesuai dengan Rencana Kerja Pengurus (RKP) yang telah ditetapkan 2. Kegiatan insedential yang dilakukan 3. Hasil-hasil dari setiap kegiatan tersebut 4. Laporan Keuangan (Pendapatan dan pengeluaran) 5. Jumlah Anggota 6. Nama anggota yang sudah berakhir masa keanggotaan 7. Kendala-kendala 8. Usulan saran
b) c)
d)
LPJ disampaikan kepada seluruh anggota peserta KONFERCA dalam suatu KONFERCA yang khusu untuk itu. LPJ dibuat tertulis dan ditandatangani oleh Ketua DPC, diperbanyak dan dibagikan kepada seluruh anggota peserta KONFERCA. Ketua DPC wajib memberikan satu berkas LPJ yang telah disampaikan dalam KONFERCA kepada DPP paling lambat satu minggu setelah berakhirnya KONFERCA yang dilampiri surat keputusan KONFERCA tentang penerimaan atau penolakan atas LPJ tersebut.
IV. LAPORAN ORGANISASI Laporan organisasi terdiri dari : 1) Laporan rutin kepada DPP 2) Laporan rutin kepada anggota Add.1. Laporan rutin kepada DPP, dibuat oleh Ketua Umum DPC yang ditujukan kepada Ketua DPP secara berkala setiap enam bulan. Dalam bentuk surat resmi yang minimal memuat informasi tentang : a. susunan Kepengurusan b. Rencana Kerja Pengurus c. Laporan kegiatan yang akan dan sudah dilaksanakan d. Permasalahan dan kendala yang sedang dialami Add.2. Laporan rutin kepada anggota DPC dibuat oleh Ketua DPC dilakukan secara berkala setiap tiga bulan. Dalam format informatif. Laporan minimal memuat informasi tentang kegiatan yang akan dan telah dilakukan serta informasi keuangan terakhir. V. HUBUNGAN DENGAN PIHAK LUAR Yang dimaksud dengan hubungan dengan pihak luar adalah hubungan yang terjadi antara PERMAHI dengan organisasi kemasyarakatan, lembaga-lembaga pemerintah dan nonpemerintah dan organisasi dan lembaga lainnya. Hubungan
tersebut penting dibangun sebagai bagian dari aktualisasi PERMAHI dalam kehidupan sosial kemasyarakatan. Hubungan tersebut harus dibangun dalam dasar saling pengertian dan menghormati satu sama lain. Hubungan tersebut dibangun tanpa terikat dengan ketentuan ideologi atau aliran politik tertentu atau tidak menjadi afiliasi dari pihak tersebut. VI. PROSEDUR PEMBENTUKAN PENGURUS VI.1. Ketentuan Umum 1) Pengurus dapat dan diberhentikan oleh Ketua DPC 2) Kepengurusan dibentuk paling lambat satu bulan setelah terpilihnya Ketua DPC. 3) Kepengurusan dibentuk dengan memperhatikan asas profesionalisme dan proporsional. VI.2. Tahap Pembentukan Pengurus Prosedur pembentukan pengurus terdiri dari beberapa tahap sebagai berikut ; 1) Pra Rekruitmen a) Sebelum melakukan rekruitmen, Ketua DPC terpilih membuat pembagian kerja (Job Description) b) Job description ditetapkan melalui Surat Keputusan Ketua DPC terpilih c) Job description yang telah ditetapkan, dipublikasikan agar calon pengurus memahami tugas dan kewenangannya d) Mempublikasikan tahapan rekruitmen yang akan dilakukan, yaitu : Pendaftaran, wawancara, penetapan, dan pelantikan 2) Rekruitmen a) Rekruitman dilakukan secara terbuka dengan mencantumkan posisi yang tersedia dan batas waktu pengembalian formulir pengajuan rekruitmen yang telah disediakan sebelumnya, yang minimal berisikan : 1. Tanggal pengajuan 2. Nama 3. No. Anggota 4. Posisi yang diminati
b) c) d) e) f) g)
Ketua DPC melakukan penyeleksian yang berdasarkan minat, bakat, kemampuan, dan pengakaman dari calon Ketua DPC wajib melakukan proses wawancara kepada calon Ketua DPC meminta persetujuan calon untuk jabatan yang ditawarkan Ketua DPC menetapkan susunan kepengurusan dalam bentuk Surat Keputusan tentang Susunan Kepengurusan yang ditandatangani sendiri Surat Keputusan diberikan kepada masingmasing pengurus dan dipublikasikan kepada anggota Surat Keputusan tentang susunan kepengurusan tersebut wajib disampaikan kepada DPP paling lambat satu minggu setelah ditandatangani
3) Pelantikan Pengurus a) Pengurus dilantik oleh Ketua DPC b) Pelantikan dilakukan paling lama dua minggu setelah ditetapkan c) Sebelum pelantikan Ketua DPC melakukan rapat pengurus pertama untuk menjelaskan job description dan prosedur teknis kepengurusan d) Sebelum pelantikan calon pengurus membacakan pernyataan sebagai berikut : Saya yang bertanda tangan di bawah ini ; Nama No. Anggota Jabatan
: : :
Dengan ini menyatakan ; 1) 2) 3) 4) 5)
Bersedia menjadi Pengurus DPC PERMAHI---untuk Periode------. Mematuhi AD/ART PERMAHI hasil Kongres IV Perhimpunan Mahasiswa Hukum Indonesia. Akan bekerja secara professional, bertanggung jawab, dan siap bekerjasama dengan seluruh pengurus dan anggota. Menjunjung tinggi nilai-nilai kekeluargaan antar sesama pengurus dan anggota. Bersedia diganti jika dikemudian hari dianggap tidak mematuhi aturan organisasi
dan atau tidak melaksanakan sebagaimana yang telah ditentukan. e)
tugas
Setelah dibacakan, Surat Pernyataan ditandatangani oleh masing-masing pengurus.
VII. PROSEDUR PELAKSANAAN DAN STANDARDISASI KONFERCA VII.1. Penjelasan Umum 1) Bahwa KONFERCA harus dilaksanakan sesuai dengan aturan AD/ART organisasi yang merupakan hasil Kongres Nasional PERMAHI terakhir yang dilaksanakan sesuai dengan AD/ART sebelumnya. 2) Prosedur ini adalah ketentuan teknis yang harus dilakukan agar tercapai hasil dan tujuan yang maksimal dari kegiatan KONFERCA tersebut. VII.2. Tahapan KONFERCA KONFERCA dilaksanakan sebagai berikut : 1) 2) 3)
dengan
mengikuti
tahapan
Pra-KONFERCA Acara KONFERCA Laporan KONFERCA
Add.1. Pra-KONFERCA Sebelum KONFERCA dilaksanakan, harus mengikuti tahapan sebagai berikut : 1) Dua bulan sebelum berakhirnya kepenngurusan, Ketua DPC menunjuk Paniti Pengarah dan Ketua Pelaksana KONFERCA sesuai prosedur rekruitmen yang telah ditentukan 2) Ketua DPC melaporkan rencana pelaksanaan kepada DPP yang berisikan ; a) Tanggal dan tempat pelaksanaan b) Ketua Panitia Pengarah c) Susunan Panitia Pelaksana 3) Panitia pengarah mempersiapkan materi KONFERCA yang berisikan minimal ; a) Tata tertib KONFERCA b) Tata tertib pemilihan Calon Ketua DPC c) Rekomendasi-rekomendasi terhadap kepengurusan yang akan datang
d) Pengaturan kepengurusan yang tidak bertentangan dengan AD/ART 4) Ketua pelaksana membentuk kepanitian, prosedur rekruitmen yang telah ditentukan 5) Hal-hal yang harus diperhatikan menyelenggarakan KONFERCA ; a) Materi KONFERCA b) Publikasi kepada seluruh anggota c) Publikasi kepada khalayak umum
sesuai dalam
Add.2. Acara KONFERCA A. Prosedur Umum : a) Pendaftaran peserta KONFERCA dimulai satu jam sebelum dilakukan acara pembukaan KONFERCA. b) Pendaftaran peserta KONFERCA ditutup setelah dimulainya RAPAT Pleno Pertama. B. Susunan Acara : a) Sebelum acara pembukaan KONFERCA dimulai seluruh peserta menyanyikan Lagu Kebangsaan Indonesia Raya dan menyanyikan mars Permahi yang dipimpin oleh satu orang anggota. b) Penyampaian Laporan Ketua Pelaksana. c) Sambutan Ketua DPC. d) Sambutan DPP dan/atau Pejabat Negara yang diundang untuk itu dan/atau sekaligu membuka KONFERCA. e) Ketua Panitia pengarah memimpin sidang sementara untuk memilih tiga orang presidium sidang. f) Presidium sidang terpilih memilih Ketua, Sekretaris dan Anggota. g) Sebelum Rapat Pleno Pertama dimulai, pimpinan sidang menyampaikan jumlah peserta sidang pleno yang bersangkutan dan menetapkan keabsahan KONFERCA tersebut. h) Jika sampai peserta KONFERCA tidak memenuhi kuorum pelaksanaan KONFERCA maka pimpinan sidang menunda sidang 2 X 10 menit dan selanjutnya KONFERCA secara sah dapat dilaksanakan. i) Tahapan Persidangan j) Ketua DPC terpilih dilantik oleh Ketua Umum DPP atau yang mewakili.
Add.3. Laporan KONFECA Laporan KONFERCA terdiri dari : a) Laporan Panitia Pelaksana. b) Laporan Presidium sidang. Add.a. Ketua panitia mlaporkan pertanggungjawaban sebagai pelaksana KONFERCA sesuai dengan aturannLaporan Pertanggungjawaban kegiatan yang telah ditentukan. Add.b. Presidium sidang melaporkan hasil KONFERCA yang terdiri dari ; 1. Susunan Presidium Sidang 2. Ketetapan-ketetapan KONFERCA 3. Risalah persidangan Laporan hasil KONFERCA disampaikan kepada Ketua DPC terpilih paling lambat dua minggu setelah KONFERCA dilaksanakan. VII.3. Keadaan Tertentu VII.3.1. Penjelasan Umum Yang dimaksud dengan keadaan tertentu adalah : a) Jika KONFERCA gagal memilih Ketua Umum DPC b) Jika Ketua Umum DPC tidak menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban c) Jika Laporan Pertanggungjawaban Ketua DPC ditolak VII.3.2. Prosedur Keadaan Tertentu Add.a. Jika KONFERCA gagal memilih Ketua DPC Jika keadaan ini terjadi, maka : 1. Pemberitahuan secara tertulis kepada Ketua Umum DPP bahwa KONFERCA telah gagal memilih Ketua DPC 2. Ketua DPP mengeluarkan surat penetapan penunjukan Ketua Presidium sidang sebagai Pejabat Sementara Ketua Umum DPC. 3. PJS wajib mengadakan KONFERCA luar biasa paling lambat tiga bulan setelah KONFERCA sebelumnya. 4. Pelaksanaan KONFERCA Luar Biasa sesuai dengan ketentuan kuorum pelaksanaan KONFERCA 5. KONFERCA Luar Biasa hanya melaksanakan pemilihan Ketua DPC sesuai dengan tata tertib yang telah ditetapkan dalam KONFERCA sebelumnya.
6.
7.
Jika PJS tidak melaksanakan KONFERCA Luar Biasa atau gagal memilih Ketua Umum DPC maka Ketua DPP akan mencabut penetapan Ketua Presidium Sidang sebagai PJS dan menunjuk Ketua DPC definitif yang memiliki tugas, fungsi, kewenangan, dan tanggung jawab sama dengan Ketua Umum DPC hasil KONFERCA Penunjukan Ketua DPC Definitif oleh Ketua Umum DPP dilakukan dengan memperhatikan nilai-nilai permusyawaratan, persatuan, dan kekeluargaan
Add.b. Jika Ketua DPC tidak menyampaikan 1. Presidium sidang memuat surat ketetapan KONFERCA yang berisikan : a) b)
Menyatakan bahwa Ketua DPC tidak bertanggung jawab sebagai Ketua DPC Menjatuhkan sanksi skorsing sebagai anggota selama satu tahun
2. Ketua DPC terpilih berdasarkan ketetapan angka (1) huruf (b), membuat surat keputusan sanksi terhadap yang bersangkutan 3. Dapat meminta pertanggungjawaban kepada masing-masing pengurus yang diberikan dalam bentuk tertulis dan tidak dibacakan Add.c. Jika LPJ ditolak Jika keadaan ini terjadi, maka Presidium sidang membuat surat ketetapan KONFERCA yang berisikan : a) Menyatakan bahwa LPJ Ketua DPC ditolak b) Meminta hal-hal yang diperlukan agar LPJ tersebut dapat diterima c) Hal-hal yang dimintakan tersebut harus dipenuhi paling lambat satu minggu setelah KONFERCA berakhir dan disampaikan Kepada Ketua DPC terpilih d) Menentukan sanksi e) Jika hal-hal yang dimaksud dalam angka (1) huruf (c) tidak dilaksanakan atau dilakukan maka Ketua DPC terpilih menetapkan sanksi berdasarkan rekomendasi dari KONFERCA.
VII.4. Kewenangan Pejabat Sementara Ketua DPC 1. Mempersiapkan dan melaksanakan KONFERCA Luar Biasa. 2. Mewakili organisasi untuk urusan intern dan ekstern. 3. Dilarang melakukan pengangkatan dan perberhentian anggota. 4. Dilarang membuat keputusan yang mengikat organisasi. VIII. PROSEDUR DAN STANDARDISASI MAPERCA VIII.1. Tujuan Maperca bertujuan untuk memperkenalkan organisasi PERMAHI kepada calon anggota. - Calon Anggota mengerti dasar-dasar suatu organisasi. - Calon anggota mengetahui sejarah PERMAHI - Calon anggota mengerti mekanisme kerja PERMAHI. VIII.2. Persyaratan Calon Anggota Syarat Konstitusional : 1. Mahasiswa hukum di wilayah cabang tersebut. Syarat administratif : 1. Tidak menjadi anggota DPC PERMAHI lain. 2. Tidak melanggar ketentuan hukum yang mengatur hak untuk menjadi anggota organisasi kemasyarakatan 3. Menyerahkan satu copy Kartu Tanda Mahasiswa atau surat lain yang menunjukan status sebagai mahasiswa hukum 4. Menyerahkan Pas Foto 3 X 4 sebanyak dua buah 5. Mengisi formulir pendaftran yang telah ditandatangani (lihat formulir pandaftaran anggota (dikondisikan) 6. Membayar biaya MAPERCA VIII.3. Teknis Pelaksanaan A. Materi MAPERCA - 30% Ilmu tentang organisasi : a. Ilmu Organisasi b. Leadership - 50% Tentang PERMAHI : a. Sejarah PERMAHI b. AD/ART PERMAHI c. Kegiatan-kegiatan dilaksanakan - 20% Pengetahuan Hukum
yang
sudah
dan
akan
B. Bentuk kegiatan a. Pelatihan Interaktif b. Simulasi Kelompok c. Test tertulis - Pengetahuan tentang organisasi - Tentang PERMAHI, dan - Ilmu Hukum VIII.4. Tata Tertib Peserta MAPERCA a) Berpakaian yang rapi dan sopan b) Memakai tanda nama yang telah diberikan c) Berperilaku yang sopan d) Dilarang keluar ruangan tanpa seizin Panitia e) Mengisi daftar hadir setiap acara f) Dilarang merokok selama acara berlangsung g) Danketentuan lain yang bertujuan untuk menjaga ketertiban dan kelancaran kegiatan VIII.5. Kelulusan MAPERCA Seorang calon anggota dinyatakan : A. LULUS Dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Mengikuti kegiatan MAPERCA dengan kehadiran minimal 80% 2. Mengikuti Test tertulis 3. Tidak melanggar tata tertib 4. Dinyatakan lulus MAPERCA dengan Surat Keputusan Ketua Panitia B. LULUS BERSYARAT 1. Jika peserta tidak mencukupi syarat kehadiran minimal 60% 2. Tidak melanggar tata tertib 3. Tidak mengikuti tes tertulis 4. Diwajibkan membuat makalah bebas tentang sesi/topik yang tidak diikutinya. Disampaikan kepada Ketua Umum DPC selambat-lambatnya dua minggu setelah pelaksanaan MAPERCA 5. Jika ketentuan angka (4) tidak dipenuhi maka peserta yang bersangkutan dinyatakan tidak lulus C. TIDAK LULUS Dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Kehadiran kurang dari 60% dan/atau 2. Tidak mengikuti tes tertulis
3. Melanggar tata tertib VIII.6. Follow Up VIII.6.1. Tujuan Follow Up bertujuan antara lain untuk : Menindaklanjuti Kegiatan MAPERCA Meningkatkan pengetahuan hukum dan KEPERMAHIAN Meningkatkan kedisipilan dan loyalitas calon anggota VIII.6.2. Persayaratan Follow Up Syarat yang dapat mengikuti Follow Up adalah setiap calaon anggota yang telah dinyatakan lulus MAPERCA berdasarkan SK Ketua Panitia VIII.6.3. Tekhnik Pelaksanaan Mekanisme pelaksanaan Follow Up akan tersendiri oleh masing-masing cabang
diatur
VIII.6.4 Stadarisasi Kelulusan sebagai Anggota PERMAHI terdiri dari: 1. MAPERCA 70% 2. Follow Up 30% Keentuan seorang calon anggota dinyatakan sah sebagai anggota Permahi minimal memenuhi 70% dari ketentuan kelulusan dan kemudian dinyatakan sah menjadi anggota PERMAHI dengan S.K Ketua DPC IX. PROSEDUR DAN STANDARDISASI PELATIHAN PIMPINAN ORGANISASI (PPO) IX.1.Tujuan PPO bertujuan : a) Memberikan pembekalan kepada anggota agar mengerti, memahami, dan mendalami makna dari suatu organisasi. b) Memberikan pembekalan kepada anggota agar mengetahui bagaimana mengelola suatu organisasi. c) Memberikan pembekalan kepada anggota bagaimana hubungan organisasi sengan organisasi lain. d) Menjawab permasalahan yang umum timbul dalam suatu organisasi Materi PPO ; - 30% Ilmu tentang organisasi, terdiri dari : 1. Pengetahuan tentang PERMAHI
2. 3. 4. 5. 6. 7.
Bentuk-bentuk organisasi Manajemen organisasi Manajemen konflik Hubungan antar organisasi Permasalahan dan solusi pelatihan teknik persidangan
- 30% Tentang Leadership, terdiri dari : 3. Ilmu dasar kepemimpinan 4. Permasalahan dan solusi - 15% Pengetahuan Hukum, terdiri dari : 1. Teknik dasar beracara 2. Teknik dasar mediasi 3. Teknik dasar advokasi - 15% Teknik Negosiasi : 1. Dasar-dasar negosiasi 2. Permasalahan dan solusi IX.2. Bentuk Kegiatan a) Kuliah Umum b) Simulasi c) Tugas Kelompok d) Test tertulis IX.3. Peserta PPO a) Anggota PERMAHI cabang yang bersangkutan b) Anggota cabang PERMAHI lainnya yang diundang IX.4. Waktu dan Lama Pelaksanaan PPO dilaksanakan paling lambat enam bulan setelah dilaksanakannya MAPERCA X. SANKSI-SANKSI Penjelasan Umum Sanksi adalah hukuman yang diberikan oleh organisasi terhadap anggota yang telah melanggar ketentuan organisasi dan norma-norma umum yang hidup di dalam masyarakat. A. Hak Menjatuhkan Sanksi 1. Ketua Umum DPP berhak menjatuhkan sanksi terhadap Ketua DPC dengan mengeluarkan surat yang ditandatangani oleh Ketua Umum DPP dan Sekretaris Jenderal.
2. Ketua DPC berhak menjatuhkan sanksi terhadap anggota dengan mengeluarkan Surat Keputusan Sanksi kepada anggota yang ditandatangani oleh Ketua Umum DPC dan Sekretaris Cabang. 3. Ketua DPC berhak menjatuhkan sanksi terhadap pengurus dengan mengeluarkan Surat Keputusan sanksi yang ditandatangani oleh Ketua Umum DPC. B. Prosedur Sanksi oleh DPP 1. Sebelum menjatuhkan sanksi, DPP mengeluarkan Surat Peringatan I yang mengingatkan Ketua DPC untuk tunduk pada peraturan organisasi. 2. Jika dalam waktu satu bulan setelah surat peringatan I diberikan, Ketua DPC tidak mengindahkan maka DPP mengeluarkan Surat Peringatan II. 3. Jika satu bulan sejak dikeluarkannya Surat Peringatan ke II, Ketua DPC tetap tidak mengindahakan, maka DPP mengeluarkan Surat Sanksi dan/atau pemecatan sebagai Ketua DPC. 4. Sebelum menjatuhkan sanksi, Ketua DPC berhak mengajukan pembelaan kepada DPP secara lisan dan/atau tulisan dalam waktu satu bulan terhitung sejak diterimanya Surat Peringatan ke II. 5. Prosedur huruf a, b, c, dan d tidak berlaku jika yang bersangkutan telah melanggar tindak pidana penjara minimal satu tahun dan telah memiliki kekuatan hukum tetap. 6. Tindak pidana yang dimaksud bukan dalam rangka menjalankan tugas sebagai pimpinan cabang. C. Prosedur Sanksi oleh DPC 1. Sebelum menjatuhkan sanksi kepada anggota, Ketua DPC mengeluarkan Surat Peringatan I yang mengingatkan untuk tunduk pada peraturan organisasi. 2. Jika dalam waktu satu bulan setelah Surat Peringatan I diberikan, yang bersangkutan tidak mengindahkan maka Ketua DPC mengeluarkan Surat Peringatan ke II. 3. Jika dalam waktu satu bulan sejak dikeluarkannya Surat Peringatan ke II yang bersangkutan tetap tidak mengindahkan maka Ketua DPC mengeluarkan Surat Sanksi dan/atau pemecatan sebagai anggota. 4. Sebelum menjatuhkan sanksi, anggota berhak mengajukan pembelaan kepada Ketua DPC secara lisan dan/atau tulisan dalam waktu satu bulan terhitung sejak diterimanya Surat Peringatan ke II 5. Prosedur huruf a, b, c, dan d tidak berlaku jika yang bersangkutan telah melanggar tindak pidana yang
diancam dengan hukuman pidana penjara minimal tahun dan telah memiliki kekuatan hukum tetap.
satu
D. Jenis Sanksi a) Skorsing 1. Skorsing diberikan kepada anggota jika dipandang tidak mengindahkan Surat Peringatan ke II dan pembelaannya ditolak, terhadap perbuatan yang tidak melanggar AD/ART. 2. Lamanya skorsing diberikan untuk jangka waktu minimal enam bulan dan maksimal delapan belas bulan 3. Skorsing diperberat dengan diberhentikan sebagai pengurus jika dilakukan oleh pengurus. b) Pemecatan Dipecat sebagai anggota jika dipandang tidak mengindahkan Surat Peringatan ke II dan/atau pembelaannya ditolak terhadap perbuatan yang melanggar AD/ART. c) Larangan, Hak dan Kewajiban Selama Masa Skorsing 1. Selama masa skorsing masih berhak atas status keanggotaan 2. Selama masa skorsing dilarang mengikuti seluruh kegiatan organisasi 3. Selam masa skorsing kewajiban anggota tetap dilaksanakan XI. ATURAN PERALIHAN 1. Hal-hal lain yang dipandang perlu untuk diatur guna memberikan jalan keluar bagi suatu permasalaha yang belum diatur, ditetapkan seperlunya oleh DPP. 2. DPC dapat meminta Fatwa Organisasi kepada DPP, terhadap suatu permasalahan atau pengertian dalam AD/ART dan/atau dalam prosedur teknis ini. 3. Fatwa dimaksud berlaku secara mutatis mutandis dan mengikat seluruh DPC terhadap permasalahan yang sama. 4. Untuk pertama kali pengangkatan anggota di cabang yang baru aktif dan/atau baru terbentuk dilakukan oleh DPP. 5. Untuk pertama kali, pelaksanaan KONFERCA dan MAPERCA berdasarkan Surat Keputusan DPP.
Prosedur Teknis ini berlaku sejak ditetapkan pada KONGRES NASIONAL PERHIMPUNAN MAHASISWA HUKUM INDONESIA Ditetapkan di Serang - Banten Pada Tanggal 22 Mei 2010 Pukul 03:49 w.i.b PIMPINAN SIDANG TETAP KONGRES IV PERMAHI Pimpinan I
(Limbel Seven Preydear Tamba, S.H)
Pimpinan II
(Kemas Abdul Rachman Muzad,S.H)
Pimpinan III
(Sarsil MR)
DAFTAR SINGKATAN CABANG : 1. Jakarta : JKT 2. Medan : MDN 3. Pekanbaru : PKB 4. Padang : PDG 5. Palembang : PLG 6. Jambi : JMB 7. Lampung : LMP 8. Yogyakarta : YKT 9. Surabaya : SBY 10.Semarang : SMG 11.Purwokerto : PWK 12.Bandung : BDG 13.Bogor : BGR 14.Makassar : MKS 15.Pare-Pare : PAR 16.Bau-Bau : BAU 17.Manado : MDO 18.Lamongan : LMG 19.Malang : MLG 20.Banten : BNT 21.Gorontalo : GTO 22.Kudus : KDS 23.Bali : BLI 24.Tanggerang : TGR 25.Papua : PPA
