PETUNJUK PENGGUNAAN MAIL KORPORAT PLN PT. PLN (Persero)
Daftar Isi Peraturan penggunaan Mail Korporat pln.co.id ........................................................................................... 2 Yang Berhak Memiliki Mail Korporat pln.co.id ............................................................................................. 2 Peraturan Penggunaan User Account Domain ............................................................................................. 3 Konfigurasi Akses Mail Korporat ................................................................................................................... 4 Panduan Konfigurasi Mail PLN pada Outlook (Melalui Jaringan PLN/Port RPC) ...................................... 4 Panduan Konfigurasi Mail PLN Pada Outlook (Melalui Jaringan Luar PLN/Port https) ............................ 7 Panduan Akses Mail PLN pada Web Browser ......................................................................................... 12 Panduan Konfigurasi Mail PLN pada Mobile Device ............................................................................... 14 Panduan Keamanan .................................................................................................................................... 16 Cara Mengganti Password Domain/Email .............................................................................................. 16 Cara Mengganti password Domain/Email Melalui computer yang join domain ................................ 16 Cara mengganti password domain/email melalui webmail ............................................................... 17 Apabila Mobile Device yang terset Mail Korporat Hilang ....................................................................... 18 Mengelola Group ........................................................................................................................................ 20 Mengubah member group ...................................................................................................................... 20
Petunjuk Teknis dalam dokumen ini adalah untuk pengguna yang telah berada di sistem Exchange Mail Terpusat 2010, webmail.pln.co.id Fasilitas Email adalah fasilitas berupa user account email Perseroan dengan menggunakan alamat email pln.co.id dan dikelola oleh Perseroan sebagai sarana komunikasi elektronik. Fasilitas Email dapat digunakan melalui jaringan lokal di kantor Perseroan maupun melalui jaringan internet dari luar Perseroan dengan menggunakan user account yang sudah didaftarkan sebelumnya. Penggunaan fasilitas Email Perseroan hanya diperbolehkan untuk tugas yang bersifat kedinasan, surat menyurat antar Unit Perseroan sendiri dan atau dengan perusahaan lain.
Peraturan penggunaan Mail Korporat pln.co.id Berdasarkan SK 196.K 2010 Kepdir Penggunaan Faslitas Komputer, berikut ini adalah peraturan penggunaan mail korporat pln.co.id: 1. Tidak menggunakan fasilitas email untuk melakukan kegiatan bisnis diluar Perseroan. 2. Tidak menggunakan fasilitas email untuk mengirimkan data atau informasi milik Perseroan kepada pihak lain yang tidak berhak. 3. Tidak menggunakan fasilitas email untuk menyimpan, mengirim atau meneruskan informasi yang mengandung pornografi, politik atau SARA. 4. Tidak menggunakan fasilitas email untuk mengirim atau meneruskan informasi yang bersifat intimidasi, menyesatkan atau dapat menyebabkan kesalahpahaman kepada pengguna fasilitas email yang lain. 5. Tidak mengirimkan atau meneruskan email berantai. 6. Tidak mengirimkan email dengan lampiran/attachment dengan ukuran melebihi batas yang diijinkan. 7. Segera menghapus email yang diterima dari pengirim yang tidak dikenal. 8. Tidak membuka file attachment atau mengakses link yang terkandung dalam email dari pengirim yang tidak dikenal atau dianggap berpotensi mengandung virus. 9. Tidak menggunakan alamat email Perseroan dalam forum atau milis pribadi yang tidak berhubungan dengan pekerjaan. 10. Tidak mengakses atau menggunakan email account orang lain tanpa seijin dari pemiliknya. 11. Tidak memberikan akses email kepada orang lain tanpa pengawasan secara langsung. 12. Pengguna melaporkan kepada Penanggung Jawab TI apabila ada dugaan penggunaan email secara tidak sah atau tidak sesuai dengan aturan yang berlaku.
Yang Berhak Memiliki Mail Korporat pln.co.id Berdasarkan SK 196.K 2010 Kepdir Penggunaan Fasilitas Komputer (untuk informasi lebih detail silahkan merujuk ke SK tersebut) 1. 2. 3. 4.
Pegawai Tetap Calon Pegawai Pegawai Outsourcing Mitra Proyek
Peraturan Penggunaan User Account Domain Untuk dapat menggunakan fasilitas mail korporat pln.co.id, setiap pengguna akan memiliki user account domain, yang mana digunakan untuk login ke fasilitas mail, dan sumber daya IT lainnya seperti ESS, Knowledge Management, dan fasilitas lain yang menggunakan user account domain. Berdasarkan SK 196.K 2010 Kepdir Penggunaan Fasilitas Komputer, berikut adalah pengaturan user account: 1. User Account diberikan kepada pengguna yang berhak dan tidak dibenarkan untuk diberikan atau dipinjamkan kepada pihak lain. 2. User account dan password yang diberikan adalah bersifat rahasia dan harus dipelihara sesuai dengan ketentuan yang berlaku, baik dalam hal pembaharuan password maupun dalam hal penyimpanan. 3. Pengguna melaporkan kepada Penanggung Jawab TI apabila ada indikasi penyalahgunaan atau pemanfaatan hak akses oleh pihak lain. 4. Password harus dirahasiakan, tidak diinformasikan kepada orang lain, tidak ditulis dan ditempatkan di lokasi yang bisa dilihat orang lain, atau digunakan bersama sama dengan orang lain. Apabila user account tersebut digunakan oleh pihak lain yang tidak berhak maka segala risiko dan kerugian yang timbul menjadi tanggung jawab pemilik/Penanggung Jawab user account tersebut. 5. Gunakan password yang efektif, terdiri dari karakter dan dikombinasikan dengan symbol atau angka dan huruf besar atau huruf kecil, minimum 7 karakter. 6. Password baru tidak boleh sama dengan 13 password terakhir. 7. Password harus merupakan gabungan dari “Huruf besar, Huruf kecil, Angka, dan spesial Karakter”, Contoh : Adm1n1str@tor, J@k4rta.
8. User Account akan terkunci bila salah memasukkan password sebanyak 3 (tiga) kali. 9. Pengguna mengganti password secara periodik dan sistem akan diatur untuk melakukan proses permintaan pergantian password setiap 2 bulan (60 hari) tetapi pengguna dapat mengganti kapan saja apabila dianggap perlu. 10. Pengguna melaporkan kepada Penanggung Jawab TI apabila terjadi kesalahan pengisian password yang mengakibatkan user account menjadi terblok dan tidak dapat di gunakan.
Konfigurasi Akses Mail Korporat Panduan Konfigurasi Mail PLN pada Outlook (Melalui Jaringan PLN/Port RPC) Untuk dapat menggunakan mail PLN pada Outlook jaringan Kantor, dibutuhkan koneksi RPC ke server mail yang ada di PLN Pusat. Apabila kondisi jaringan di tempat Bapak/Ibu tidak memungkinkan menggunakan port RPC, silahkan menggunakan Panduan Konfigurasi Mail PLN Pada Outlook (Melalui Jaringan Luar PLN/Port https), atau menghubungi IT setempat untuk bantuan. Berikut adalah langkah-langkah konfigurasi mail PLN pada Outlook, melalui jaringan PLN/Port RPC: 1. Pada start menu windows, pilih control panel, kemudian pilih icon Mail
2. Pada Page Mail, klik tombol Add untuk membuat profile mail baru
3. Isikan profile name yang diinginkan, kemudian klik tombol Ok 4. Pilih manually configure server settings or additional server types, kemudian klik tombol next
5. Pilih Microsoft Exchange
6. Pada Microsoft Exchange Server, isikan webmail.pln.co.id, pada field user name, isikan user domain yang digunakan untuk login mail, kemudian klik tombol next
7. Saat muncul jendela windows security, masukkan username dan password domain, klik tombol Ok
8. Email korporat anda sudah terset dan siap digunakan, klik tombol Finish, dan buka Microsoft Outlook untuk mulai menggunakan mail korporat
Panduan Konfigurasi Mail PLN Pada Outlook (Melalui Jaringan Luar PLN/Port https) Cara ini dilakukan pada computer yang tidak terhubung langsung dengan jaringan kantor, atau melalui jaringan kantor yang tidak bisa terhubung dengan port RPC ke pln Pusat (untuk lebih jelasnya silahkan menghubungi IT setempat) Berikut adalah langkah-langkah konfigurasi mail PLN pada Outlook, melalui jaringan Luar PLN/Port https: 1. Pada start menu windows, pilih control panel, kemudian pilih icon Mail
2. Pada Page Mail, klik tombol Add untuk membuat profile mail baru
3. Isikan profile name yang diinginkan, kemudian klik tombol Ok 4. Pilih manually configure server settings or additional server types, kemudian klik tombol next
5. Pilih Microsoft Exchange
6. Pada Microsoft Exchange Server, isikan webmail.pln.co.id, pada field user name, isikan user domain yang digunakan untuk login mail, kemudian klik tombol More Settings
7. Setelah klik More Settings pada langkah 6, maka akan muncul login page. Isikan user name dan password domain yang digunakan untuk email. Username: namadomain\user Password: passworduserdomain Kemudian klik tombol Ok 8. Pada page Microsoft Exchange Setting, pilih tab Connection, kemudian pada pilihan Outlook Anywhere pilih option Connect to Microsoft Exchange using HTTP. Selanjutnya klik tombol Exchange Proxy Settings
9. Pada field URL, isikan webmail.pln.co.id. kemudian pilih option Only connect to proxy servers that have this principal name in their certificate, isikan msstd:webmail.pln.co.id. Pada proxy authentication settings, pilih Basic Authentication
10. Klik tombol OK dua kali untuk kembali ke halaman Add New E-mail Account 11. Klik tombol Finish, kemudian buka Outlook untuk mulai mengakses E-mail via Outlook.
Panduan Akses Mail PLN pada Web Browser Mail korporat PLN dapat diakses melalui web browser. Untuk mengakses melalui web browser, silahkan buka browser, dan masukkan alamat https://webmail.pln.co.id
Pisikan Domain\username dan password sesuai account anda. Pada bagian security, ada dua menu, yaitu public computer dan private computer. Apabila anda memilih public, maka webmail akan otomatis log out setelah antara 15 – 22 menit tidak ada aktivitas pada webmail. Untuk private, waktu log out otomatisnya adalah 8 – 12 jam. Setelah, klik tombol sign in, anda akan diarahkan ke halaman inbox sebagai berikut
Panduan Konfigurasi Mail PLN pada Mobile Device Mobile Device yang bisa digunakan untuk mengakses mail korporat adalah mobile device yang mensupport protocol activesync. Dengan mengkonfigurasi mail PLN pada Mobile Device, pengguna dapat menerima dan mengirimkan email melalui mobile device, mengakses calendar, termasuk control keamanan untuk melakukan remote wipe apabila mobile device hilang. Karena merek mobile device dan operating system yang sangat beranekaragam saat ini, untuk screenshot/langkah-langkah detilnya mungkin tidak akan sama persis sebagaimana yang tertera disini, namun, secara garis besar, variable yang perlu diisi saat konfigurasi akan sama. Variable umum yang perlu diisi saat konfigurasi mail PLN pada mobile device adalah: Tipe Mail Server Name username
Exchange/ActiveSync Webmail.pln.co.id User domain (user name yang digunakan untuk login webmail) password Password user domain domain Domain dari user domain (missal: pusat, jateng, jatim, dst) Email address Alamat email pln.co.id (tulis lengkap) Berikut adalah langkah untuk setting mail korporat pada mobile device: 1. Masuk ke bagian setting -> Mail, dan klik Add Account (untuk setiap mobile device mungkin akan memiliki jalur/langkah/tampilan yang berbeda dalam mengakses add account mail ini)
2. Isikan kolom mail address, password, dan tipe mail sesuai panduan pada table diatas. (mail pln, password domain, untuk tipe mail adalah Exchange) klik tombol sign in
[email protected]
3. Setelah konfigurasi selesai, mobile device akan menampilkan halaman account settings, untuk melakukan konfigurasi bagaimana mobile device mengakses mail pengguna. Klik next/ok
4. Pada halaman Email, yang berisi: The server webmail.pln.co.id requires that you allow it to remotely control some security features of your Android device, klik tombol activeate/allow
5. Setelah berhasil, mobile device akan mengarahkan tampilan ke halaman inbox. Proses penarikan mailbox pada saat pertama konfigurasi, membutuhkan waktu antara 1 – 15 menit.
Panduan Keamanan Adalah suatu hal yang penting untuk menjaga account domain dan mail korporat pengguna agar tetap aman, hal ini untuk menghindari terjadinya penyalah gunaan informasi/akses oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
Cara Mengganti Password Domain/Email Pada saat pengguna mendapatkan mail korporat dari pengelola IT, penting untuk mengganti password default yang diberikan oleh pengelola, agar tidak terjadi penyalah gunaan account. Selain itu, account domain yang digunakan untuk login mail korporat akan memforce user untuk mengganti password setiap dua bulan sekali. Apabila user tidak mengganti password setelah 2 bulan, maka account akan terkunci, dan pengguna harus menghubungi pengelola mail korporat untuk unlocking. Oleh karena itu, adalah penting untuk mengganti password mail korporat secara berkala.
Cara Mengganti password Domain/Email Melalui computer yang join domain Apabila computer anda join domain, berikut yang perlu dilakukan untuk mengganti password domain mail korporat 1. Pastikan anda telah login ke computer menggunakan account domain, dan anda terhubung dengan jaringan kantor 2. Tekan tombol ctrl + alt + del pada computer
3. Pilih change a password 4. Isikan password lama dan baru. Password baru harus sesuai policy agar bisa terganti dengan sukses.
Cara mengganti password domain/email melalui webmail 1. Buka browser anda, dan login ke https://webmail.pln.co.id
2. Pada bagian kanan atas, klik tombol options, change your password..
3. Pada halaman change password, masukan password lama dan password baru, klik tombol save
4. Password telah berhasil dirubah, silahkan tutup browser anda dan buka lagi untuk mengakses mail korporat via webmail dengan password baru
Apabila Mobile Device yang terset Mail Korporat Hilang Mail Korporat memiliki feature wipe device, apabila mail korporat telah di set di device tersebut. Wipe device adalah, semua data di dalam mobile device akan terhapus, apabila command ini dijalankan. Feature ini berguna saat mobile device hilang, sehingga data yang ada di dalam device bisa di wipe. Berikut adalah step yang perlu dilakukan: 1. Buka browser anda, dan masuk ke alamat https://webmail.pln.co.id 2. Pada halaman kanan atas, klik options, kemudian pilih see all options
3. Pada menu di kanan, pilih phone
4. Pada halaman mobile phones, pilih device yang hilang, kemudian klik wipe device
Mengelola Group Mengubah member group 1. Login ke https://webmail.pln.co.id 2. Setelah berhasil login, pada halaman kanan atas, pada menu options, pilih see all options
3. Pada options, pilih Groups. Pada Public Groups I Own, pilih group yang akan di rubah member groupnya, double click, atau klik tombol Details
4. Pada halaman Group, klik membership, kemudian klik add untuk menambah member, dan remove untuk mengurangi member.
5. Klik tombol save untuk menyimpan perubahan
