PETUNJUK PELAKSANAAN DIKLAT TEKNIS MANAJEMEN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TENGAH TAHUN 2016
I. P E N D A H U L U A N A. LATAR BELAKANG Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga
pendidikan,
negara,
pemerintahan
perusahaan,
kemasyarakatan,
dan
daerah,
organisasi
perseorangan
politik, dalam
lembaga organisasi
pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan
keadaan,
arsip/volume
maka
arsip
demikian
yang
juga
dihasilkan
dan
dengan
jumlah
diterima
oleh
organisasi ini. Kondisi demikian meniscayakan adanya sistem
Diknis Arsip_.2016
Hal : 1
kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem kearsipan yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan. Atas dasar pemikiran diatas Badan Pendidikan dan Pelatihan Daerah Provinsi Jawa Tengah memandang perlu menyelenggarakan
Diklat
Teknis
Manajemen
Arsip
di
lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah Tahun Anggaran 2016. B. DASAR HUKUM PELAKSANAAN 1. Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara; 2. Undang -
Undang
Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah, sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan UU Nomor 9 Tahun 2015; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil; 4. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 13 Tahun
2011
tentang
Pedoman
Umum
Pembinaan
Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Teknis.
Diknis Arsip_.2016
Hal : 2
II.
TUJUAN PEMBELAJARAN Diklat Teknis Manajemen Arsip bertujuan untuk memberikan pemahaman dasar dan keterampilan teknis mengenai sistem manajemen arsip yang baik dalam rangka menunjang terciptanya tertib administrasi.
III.
PROGRAM PELAKSANAAN A. Penyelenggara dan Panitia Penyelenggara Penyelenggaraan Diklat Teknis Manajemen Arsip adalah Badan DIKLAT Provinsi Jawa Tengah. B. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Diklat akan diselenggarakan tanggal 17 s/d 28 Oktober
selama 10 hari kerja, mulai 2016 bertempat di
Kampus
Diklat Sumbing (Unit II), Sasana Widya Praja Badan DIKLAT Provinsi Jawa Tengah Jl. Setiabudi 201 A Semarang. C. Target Peserta dan Sasaran Peserta Target peserta Diklat Teknis Pengelolaan Aset sebanyak 35 orang peserta yang menangani aset dari Kabupaten/Kota seJawa Tengah. IV. PROGRAM PEMBELAJARAN A. Kurikulum dan Tenaga Pengajar Jumlah kurikulum seluruhnya sebanyak 130 jam pelajaran dan
Diknis Arsip_.2016
Hal : 3
tiap
jam
pelajaran
selama
45
menit,
dengan
materi
pembelajaran sebagai berikut : NO
MATA PELAJARAN
A
MATERI UMUM
1
Kiat-kiat Mempertahankan WTP
2 3
Kebijakan Pemerintah tentang Pengelolaan Aset Kebijakan Pengelolaan Barang Milik Daerah
JAM PEL
PENGAJAR / INSTANSI
10 4 3 3
BPKP Perwakilan Jateng Badan Diklat Depdagri DPPAD Prov.Jateng
B
MATERI POKOK
1
Perencanaan, Pengadaan dan Status Penggunaan Aset
9
DPPAD Prov.Jateng
2
Penatausahaan Aset
24
DPPAD Prov.Jateng
3
Sensus dan Penilaian Barang Milik Daerah
9
DPPAD Prov.Jateng
4
Pengamanan dan Pemeliharaan Aset
8
DPPAD Prov.Jateng
5
Pemanfaatan dan Pengguaan Aset
8
DPPAD Prov.Jateng
6
Pemindahtanganan Aset
6
DPPAD Prov.Jateng
7
Sistem Akuntansi Aset Daerah
10
BPKP Perwakilan Jateng
8
Tuntutan Perbendaharaan dan Tuntutan Ganti Rugi
6
Inspektorat
9
Perikatan Hukum Pemanfaatan
4
Praktisi
Diknis Arsip_.2016
94
Hal : 4
10
Praktek
10
Tim
C
MATERI PENUNJANG
26
1
Pengarahan Program
2
Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah
2
Building Learning Commitment (BLC)
3
WI Badan Diklat Prov. Jateng
3
Penjelasan OL
2
Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah
4
Observasi Lapangan
10
Tim
5
Seminar
6
Tim
6
Ujian
3
Penyelenggara
130
Jumlah ...........
B. Jadwal Pembelajaran Susunan
kurikulum
tersebut
dijabarkan
dalam
jadwal
pembelajaran sebagaimana terlampir. C. Tenaga Pengajar Tenaga Pengajar terdiri dari para tenaga pengajar di lingkungan
Pemerintah
Provinsi
Jawa
Tengah
yang
berkompeten dalam memberikan materi pelajaran diklat antara lain :
Diknis Arsip_.2016
Hal : 5
1. BPKP Perwakilan Jateng; 2. Badan Diklat Depdagri; 3. Inspektorat Provinsi Jawa Tengah; 4. DPPAD Provinsi Jawa Tengah; 5. Widyaiswara Badan DIKLAT Provinsi Jawa Tengah. D. Metode Pembelajaran Untuk mencapai daya guna dan hasil guna diklat, proses belajar mengajar menggunakan metode andragogi dengan teknik : 1. Ceramah 2. Diskusi 3. Latihan/praktek E. Media Pembelajaran Sebagai alat bantu untuk mendukung kelancaran pelaksanaan proses pembelajaran dalam pendidikan dan pelatihan, maka disediakan : 1. Wireless microphone and sound system 2. LCD Projector dan komputer 3. OHP dan transparansi 4. White board, spidol dan penghapus 5. Flip chart dan kertas Plano
Diknis Arsip_.2016
Hal : 6
6. Modul dan hand out 7. Alat peraga
F. Ujian dan Penilaian Untuk mengetahui seberapa jauh daya serap peserta dalam mengakomodasi materi maka diadakan penilaian kemampuan prestasi (NPR) yang terdiri atas 3 (tiga) komponen sebagai berikut : 1. Disiplin, kehadiran, dan keaktifan di kelas (P) Penilaian terhadap komponen ini dilakukan langsung oleh pengajar selama pelajaran berlangsung dan menyerahkan hasil
penilaiannya
kepada
panitia
setelah
pelajaran
berakhir. Sistem penilaian dalam komponen ini sebagai berikut : a. Tidak hadir
:
0 (nihil)
b. Hadir tetapi tidak aktif
:
70
c. Hadir dan aktif
:
71-80
d. Hadir dan sangat aktif
:
81-90
Selanjutnya panitia penyelenggara merekap hasil penilaian tersebut
selama
kegiatan
pendidikan
dan
pelatihan
berlangsung untuk mendapatkan nilai bobot rata-rata komponen disiplin.
Bobot dari komponen penilaian ini
adalah 30%.
Diknis Arsip_.2016
Hal : 7
2. Tugas-tugas (Q) 1) Setiap pengajar diwajibkan memberi tugas kepada peserta pada saat pelajaran diberikan, baik secara perorangan maupun kelompok. Sistem penilaian dalam komponen ini adalah sebagai berikut: a. Tidak menyerahkan tugas : 0 (nihil) b. Menyerahkan tugas
: 70-90
2) Untuk tugas kelompok, nilai masing-masing anggota kelompok dalam 1 (satu) kelompok adalah sama. Hasil tugas kelompok dipresentasikan dalam kelas dan diberi nilai oleh instruktur yang bersangkutan. Tugas-tugas yang telah diberi nilai dikembalikan kepada peserta. 3) Tugas-tugas tersebut juga diberikan kepada peserta oleh para tenaga pengajar secara berkelompok atau perorangan. Hasilnya di diskusikan / diseminarkan dalam diskusi pleno atau kelompok. Bobot dari komponen penilaian ini adalah 20%. 3. Ujian tertulis (R) Setiap peserta wajib mengikuti ujian tertulis. Penilaian hasil ujian dilaksanakan berdasarkan kemampuan mengerjakan
Diknis Arsip_.2016
Hal : 8
soal ujian terhadap materi yang diujikan. Bobot dari komponen penilaian adalah 50%. Penilaian hasil ujian di atas dilakukan oleh pengajar dan dituliskan dalam Daftar Nilai yang dinyatakan dalam angka bulat dari 0 s/d 100. Panitia penyelenggara selanjutnya merekap hasil ujian tertulis tiap-tiap materi sehingga diperoleh nilai prestasi rata-rata atas materi yang diujikan. Dari hasil penilaian 3 (tiga) komponen tersebut di atas, selanjutnya dilakukan penghitungan Nilai Prestasi Rata-rata (NPR) setiap peserta, dengan rumus : NPR = (P X 30) + (Q X 20) + (R X 50) 100 4. Kategori kelulusan Peserta dapat dinyatakan lulus apabila mendapat NPR serendah-rendahnya = 65 atau > lebih 65. Kelulusan peserta dapat diklasifikasikan dalam tingkatan predikat yaitu : NO
NP
1
91-100
Sangat Memuaskan
2
81-90
Memuaskan
3
76-80
Cukup Memuaskan
Diknis Arsip_.2016
KETERANGAN
Hal : 9
4
71-75
Kurang Memuaskan
5
51-60
Tidak Lulus
Di samping ketentuan tersebut, peserta dapat dinyatakan tidak lulus apabila persentase kehadiran/mengikuti materi kurang 90% dari jumlah jam pelajaran yang ditentukan dalam kurikulum. V. TATA TERTIB A. TATA TERTIB ADMINISTRASI 1.
Setiap peserta yang baru datang harus melaporkan diri di Sekretriat penyelenggara dengan menunjukkan surat tugas dari pimpinan Instansi tempat bekerja.
2.
Penempatan
kamar
ditentukan
oleh
panitia
penyelenggara. 3.
Menjaga kebersihan, ketertiban dan ketenangan dalam kelas, asrama maupun dilingkungan kampus.
4.
Makan pagi, siang dan malam dilakukan bersama-sama di ruang makan sesuai dengan waktu
yang
telah
ditentukan. B. TATA TERTIB PESERTA
Diknis Arsip_.2016
Hal : 10
1.
Peserta
yang
ke kampus
keluar
harus
dari
melapor
kampus panitia
dan
kembali
penyelenggara/
security. 2.
Peserta
tidak
diperkenankan
meninggalkan diklat,
kecuali dalam hal-hal mendesak dan diizinkan oleh panitia penyelenggara 3.
Peserta
tidak diperkenankan menerima tamu pada
jam pelajaran berlangsung kecuali dan
hal-hal
penting
diizinkan oleh panitia penyelenggara namun tidak
boleh diterima di dalam kamar tidur. 4.
Peserta yang sakit atau karena sesuatu hal sehingga tidak dapat mengikuti pelajaran/kegiatan diklat, wajib memberitahukan kepada panitia penyelenggara lewat ketua
kelas disertai dengan surat keterangan dokter
atau surat resmi dari Instansi yang bersangkutan, namun apabila
selama
2
hari
berturut-turut
tidak
hadir
mengikuti diklat dapat dinyatakan gugur sebagai peserta. 5.
Peserta yang melalaikan kewajiban mengikuti diklat dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
6.
Dalam rangka menjamin keharmonisan kerjasama dan komunikasi antar peserta dan panitia dibentuk pengurus kelas, yang terdiri dari :
Diknis Arsip_.2016
Hal : 11
•
Ketua kelas
•
Ketua kelas harian yang setiap hari bergantian
•
Pengurus
lainnya
apabila
diperlukan
seperti
sekretaris atau bendahara C. TATA TERTIB PERKULIAHAN Setiap peserta diwajibkan : 1.
Mengikuti semua program diklat yang telah ditentukan.
2.
Hadir 5 menit sebelum pelajaran dimulai
3.
Menandatangani daftar hadir setiap mata pelajaran
4.
Menyerahkan kembali daftar hadir yang telah ditanda tangani kepada panitia penyelenggara melalui
ketua
harian. D. TATA TERTIB PERLENGKAPAN 1.
Menjaga agar tempat tidur, pakaian, peralatan tulis menulis serta peralatan lain yang dimiliki
tetap teratur
rapi. 2.
Kran air, skakelar listrik dan peralatan listrik lainnya apabila tidak dipakai supaya dimatikan .
3.
Berpakaian rapi, sopan,
layak dan lengkap apabila
keluar kamar.
Diknis Arsip_.2016
Hal : 12
VI. SERTIFIKAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Berdasarkan
hasil
penilaian
yang
dilakukan
dari
kehadiran dan keaktifan di kelas, kemampuan menyelesaikan tugas, apabila peserta Diklat Teknis Manajemen Arsip memenuhi standar berhak menerima sertifikat
Pendidikan dan Pelatihan
yang dikeluarkan oleh Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. VII. PEMBIAYAAN Segala
pengeluaran
pelaksanaan diklat ini
yang
berhubungan
dengan
dibiayai APBD Provinsi Jawa Tengah
Tahun Anggaran 2016. VIII. P E N U T U P Demikian panduan ini dibuat sebagai kerangka acuan pelaksanaan program Diklat Teknis Manajemen Arsip Tahun 2016, dengan harapan sasaran yang telah ditentukan dapat tercapai dengan berdayaguna dan berhasilguna. KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH
Diknis Arsip_.2016
Hal : 13
HERRU SETIADHIE, SH, M.Si Pembina Utama Madya NIP. 19601014 198903 1 002
Diknis Arsip_.2016
Hal : 14
