Spisová služba v podmínkách Úřadu městské části Praha-Petrovice Jana Dynybilová, DiS. tajemník Úřadu MČ Praha-Petrovice
Struktura úřadu MČ starostka MČ 1. místostarosta
finanční odbor odd. hlavní činnosti
2. místostarosta
občanskosprávní odbor odd. evidence obyvatel
tajemnice úřadu MČ
odbor výstavby a správy majetku správa polikliniky
odd. přestupků
odd. hospod. činnosti
Počet pracovníků úřadu 14
sekretariát starostky
místní knihovna
Rozhodování a příprava Nedostatečná a nepřesná původní
papírová evidence Soulad s legislativou dle zákona č.499/2004 Sb. Rozhodnutí o hledání vhodného nástroje Dotaz na MHMP o vhodném řešení v rámci Prahy Celoměstský projekt hl. m. Prahy – hosting pro „malé“ městské části
Proč zrovna toto řešení? Minimální náklady ¾ Investice do technologií ¾ Nulové požadavky na správu SW a HW ¾ Využití celoměstské licence ¾ Využití centrální podpory (outsourcing)
Možnost ovlivnění dalšího rozvoje aplikace Reference z realizovaných implementací
Spisová služba E-Spis
Evidence, zpracování a oběh písemností Možnost připojení elektronických příloh Požadavky na vybavení při zavádění spisové služby E-Spis: ¾ připojení úřadu do metropolitní sítě ¾ standardní vybavení PC ¾ sjednocení platformy operačních systémů ¾ skenování a čárové kódy ¾ standardní počítačová gramotnost uživatelů
¾Intuitivní ovládání
Časový harmonogram projektu
Konzultace s dodavatelem (06/2006) Rozhodnutí úřadu (09/2006) Příprava a implementace (10/2006) Školení a zkušební provoz (10/2006) Zahájení rutinního provozu (11/2006) Vyhodnocení a možnosti rozšíření (01/2007) Následná implementace dalších modulů (03/2007 – dosud)
Příprava a implementace
Vnitřní audit PC vybavení úřadu Ověření připojení do metropolitní sítě Konfigurační dotazníky dodavatele Konfigurace systému E-Spis
Školení a zkušební provoz Školení zaměstnanců úřadu Konzultace přímo při zavádění systému Zkušební provoz aplikace = 2 – 3 týdny
Zahájení rutinního provozu Listopad 2006 - oficiální spuštění elektronické
spisové služby Rozšíření o modul automatizovaného vstupu dokumentů na pracovišti podatelny Změna metodiky práce úřadu s dokumenty
Vyhodnocení a možnosti rozšíření Zvýšení efektivity vyřizování písemností Úspora nákladů spojených s kopírováním došlých materiálů. Sjednocení práce s dokumenty
Využití dalších modulů systému ¾ Smlouvy ¾ Elektronická podatelna ¾ Elektronická úřední deska ¾ Úkoly a usnesení ¾ CzechPoint
Následná implementace dalších modulů Modul smlouvy ¾ sledování oběhu smluv od založení až po podpis smlouvy ¾ evidence smluv včetně dodatků ¾ sledování platnosti smluv ¾ červen 2007
Zapojení do projektu MHMP Digitalizace ¾ převedení papírového archivu smluv do el. podoby ¾ červen 2007
Následná implementace dalších modulů E-úřední deska ¾ propojení spisové služby a elektronické úřední desky na webovém rozhraní www.prahapetrovice.cz ¾ automatizované vyvěšení a sejmutí z úřední desky ¾ září 2007
E-podatelna ¾ evidence podání opatřené elektronickým podpisem ¾ e-podatelna = kvalifikovaný systémový certifikát ¾ automatizovaná evidence podání ¾ září 2007
Úřední deska www.prahapetrovice.cz
Přínos a plán rozvoje Přínos ¾ Příprava úředníků na elektronizaci veřejné správy ¾ Zefektivnění chodu uvnitř úřadu ¾ Prohloubení uživatelských znalostí s PC ¾ E-Spis = efektivní vnitřní kontrolní systém
Plán rozvoje – 2008 ¾ Úkoly a Usnesení ¾ CzechPoint
Jak dál v elektronizaci úřadu Výhodnost řešení hostovaných aplikací ¾ Sjednocení standardů IT HMP ¾ Připojení k dalším projektům podobného charakteru
Zákaznická podpora ¾ Centrální HelpDesk ¾ Podpora produktu ¾ Pravidelné semináře a školení
Bezproblémová a profesionální spolupráce
Děkuji Vám za pozornost Jana Dynybilová, DiS. tajemnice Úřadu MČ Praha-Petrovice Městská část Praha-Petrovice Morseova 251 109 00 Praha 10 tel. 267 900 931 fax 271 960 713
http://www.prahapetrovice.cz
