Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése és folyamat felülvizsgálata

Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése és folyamat felülvizsgálata

A hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése

Budapest XX. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részére

Budapest, 2009. június 26. Verzió: 01

IFUA Horváth & Partners Kft. H-1119 Budapest Fehérvári út 79. Telefon: +36 (1) 382 88 88 Fax: +36 (1) 382 88 89 [email protected] http://www.ifua.hu A HORVÁTH & PARTNERS csoport tagja THE PERFORMANCE ARCHITECTS

Barcelona Berlin Boston Budapest Düsseldorf Madrid Munich Prague Stuttgart Vienna Zurich


2/17

Tartalom 1.

A KÉZIKÖNYV CÉLJA

3

2.

MŰKÖDÉST ÉS FELADATELLÁTÁS EREDMÉNYESSÉGÉT MÉRŐ MUTATÓSZÁMOK

4

3.

4.

2.1.

Önkormányzati feladatellátás

4

2.2.

Operatív kulcs-mutatószámok

5

MUTATÓSZÁM-RENDSZER KIALAKÍTÁSA

8

3.1.

Feladatlista összeállítása

8

3.2.

Mutatószámok kijelölése, szelektálása

9

3.3.

Mutatószámok tartalmának kialakítása

10

3.4.

Mutatószámrendszer véglegesítése

11

MUTATÓSZÁM-RENDSZER MŰKÖDTETÉSE 4.1.

Szervezeti felelősség, szerepek

4.2. Folyamat 4.2.1. Teljes mérési-beszámolási folyamat 4.2.2. Operatív teljesítményértékelés (havi, negyedéves beszámolás) 4.3.

Beillesztés az irányítási rendszerbe

Melléklet – Mutatószám űrlap minta

13 13 14 14 15 16 17


1.

3/17

A kézikönyv célja

Jelen dokumentum a helyi önkormányzat kötelező feladatainak, így a hivatal működésének, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességének visszaméréséhez ad módszertani és gyakorlati útmutatást. A közfeladat-ellátás, mint finanszírozott tevékenység visszamérésére olyan operatív teljesítménymutatókat javaslunk definiálni, amely a feladatellátás hatékonyságát és szakmai megfelelőségét egyaránt figyelembe veszi, sőt kiegyensúlyozza. A hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámokat a feladatlistából vezetjük le. A mutatószámok célja, hogy visszamérjék és kommunikálhatóvá tegyék a közszolgáltatások eredményességét, ráfordítás és minőségi jellemzőit.

Hatósági és közigazgatási feladatok

Államigazgatási feladatok



Területfejlesztési és területrendezési feladatok



Kereskedelemvendéglátás



Környezetvédelem



Kommunális igazgatás



Vízügy, villamosenergia, gáz

Lakásállomány /db

Lakossági szolgáltatások

Gazdálkodás



Építéshatóság



Szociális ellátás



Költségvetés, tervezés



Adóhatóság



Egészségügyi ellátás



Pénzügyi gazdálkodás



Okmányirodai feladatok



Oktatás-nevelés



Vagyongazdálkodás



Közigazgatási eljárások



Közművelődés és sport





Gyámügy és gyámhatósági feladatok



Tűzvédelem és katasztrófa-elhárítás

Adóbevételek (helyi és egyéb adók)



Bírságok, illetékek



Távhőszolgáltatás



Szociális támogatások



Közterületi rend és tisztaság védelme



Közbiztonság (?)



Lakás- és helyiségbérlet

2001

2002

2003

2004

2005

2006

28.345

28.466

28.898

29.129

29.636

29.895

Tulajdonviszonyok

Személyi tulajdon

Önkormányzati tulaj.

db

27.454

774

%

96,85

2,73

Kiadott építési engedélyek száma

egyéb

2004. jan. 01.

200

117

2005. jan. 01.

509

0,42

2006. jan. 01.

460

Eredményességi mutatószámok: A kijelölt feladatok jellemzői:  Kötelező önkormányzati feladatokat fed le.  Operatív működésben jellemzően megjelenő (gyakori, illetve hangsúlyos) feladatok.  Jelentős, külső és/vagy belső (befolyásolható) teljesítményeket tartalmaznak.* A feladatot mérő mutatószámok:  Rendszeresen mérhető szám legyen.  A feladat „tényleges” eredményét mérje (folyamatot vagy eredményességet).  Relatív (összehasonlítást tegyen lehetővé). Maximum 15-20 feladat, 30 mutató legyen!

*A hagyományos leíró adatok (lakosság, foglalkoztatottság, stb.) beillesztését fontos elkerülni, mivel ezeket aktívan, közvetlenül az önkormányzat nem tudja befolyásolni.

Ez a dokumentáció az operatív teljesítménymutatók jellemzőit, kialakítását és beszámolásának működtetését mutatja be.


2. Működést mutatószámok

és

feladatellátás

eredményességét

4/17

mérő

A jelenlegi gyakorlatban a szakmai és fiskális szempontok számos ponton eltérnek. Míg az általános szakmai követelmények felügyelete megfelelően történik, a gazdálkodási hatékonyság már kevésbé érvényesül. Ezt jelzi az is, hogy az önkormányzatok beszámolási gyakorlatában többnyire külön válik a rendszeres, költségvetési szemléletű pénzügyi beszámolás és a közfeladatok-ellátásának minősítése.

2.1.

Önkormányzati feladatellátás

A közfeladatok több jellemzője is nehezíti a pénzfelhasználási és elosztási hatékonyság, átláthatóság megteremtését1. A közfeladatok főbb jellemzői: 

a kereslet és a fizetőképesség eltérése,



ellátási kényszer,



általános szakmai követelmények, garanciák,



rendszerek működése, feladatok tervezhetősége, mérhetősége, protokollja,



eredmények, ráfordítások értékelhetősége,



kalkulálható és előírható költség, költségelemek, bérpolitika,



átláthatóság igénye,



az állam forráshoz jutásának módja.

Éppen ezért fontos az egyes közszolgáltatások „szakmai és gazdasági elvárásoknak való megfeleltetése és ez által a költségvetési korlát és a közfeladat-ellátás, mint finanszírozandó reálfolyamat közötti rendszerbeli kapcsolat megteremtése”. A közfeladat-ellátás mint finanszírozott tevékenység visszamérésére olyan operatív teljesítménymutatókat javaslunk definiálni, amely a feladatellátás hatékonyságát és szakmai megfelelőségét egyaránt figyelembe veszi, sőt kiegyensúlyozza. Az operatív teljesítménymutatók kialakítása során négy típusba soroltuk az önkormányzat feladatellátását: 










Gazdálkodás

Az egyes típusokba tartozó feladatcsoportokat az alábbi ábrán foglaltuk össze:

1

Dr. Aradi Zsolt PM főosztályvezető, c. egyetemi tanár: Törvény a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról (előadás, MCE konferencia: A státusztörvény nyújtotta lehetőségek és a controlling kapcsolata, 2009. június 4.)








Területfejlesztési és területrendezési feladatok Kereskedelemvendéglátás



Környezetvédelem







5/17

Gazdálkodás



Építéshatóság









Adóhatóság












Oktatás-nevelés



Vagyongazdálkodás






























Közbiztonság





Az ábra egy szűkített, aggregált listát tartalmaz, annak érdekében, hogy a települési önkormányzatok szerteágazó feladatai között a valóban hangsúlyos, rendszeres és jelentős erőforrás-igényt (humán és dologi erőforrást) jelentő tevékenységek jelenjenek meg. A kijelölt feladatok jellemzői: 

Kötelező önkormányzati feladatokat fed le.



Operatív működésben jellemzően megjelenő (gyakori, illetve hangsúlyos) feladatok.



Jelentős, külső és/vagy belső (befolyásolható) teljesítményeket tartalmaznak.

Az operatív és a befolyásolhatóság szerinti megkülönböztetést, illetve az ezen bontás szerinti mutatószámok jellemzőit az alábbi fejezet tartalmazza.

2.2.

Operatív kulcs-mutatószámok

A szakmai és fiskális szempontok összehangolásának egyik, az Önkormányzat pénzügyi beszámolásnak kiegészítése a feladat-alapú mutatószámok – ennek többféle formája, tartalma lehet. A településfejlesztéshez kapcsolódó és más stratégiai jelentésekben már gyakran szerepelnek olyan adatok, amelyek a közfeladat-ellátás és a jóléti fejlesztések előrehaladását tükrözik vissza, ugyanakkor gyakran keverednek az Önkormányzat számára külső feltételként megjelenő és az általa befolyásolható, illetve befolyásolt tényezők. Szintén nem válnak el a napi, operatív munkavégzéshez kapcsolódó (azaz a Hivatal és a kötelező feladatokat ellátó intézményháló által ellátott) feladatok és a stratégiai-fejlesztési, azaz egyedi erőfeszítéseket és elkülönített forrásokat igénylő, ún. stratégiai akciók.


6/17

Az alábbi ábra ezen típusú csoportosítást foglalja össze:

nagy Befolyásolhatóság

Operatív teljesítménymutatók (KPI-k)

Napi információk

Stratégiai (BSC) mutatók

Külső adottságok, premisszák

kicsi stratégiai

operatív Egyedi cselekvés szükségessége

A stratégiai (BSC) mutatók az önkormányzati stratégia lebontása során kerülnek kialakításra, ezért jelen kézikönyvben az operatív teljesítménymutatók (más néven: KPI-k, azaz kulcsmutatószámok) bevezetésével foglalkozunk. A kulcs-mutatószámok (KPI-k) olyan összetett mutatószámok, amelyek kompakt, aggregált információt adnak az önkormányzat feladatellátásáról és előrejelzik annak jövőbeli helyzetét.

Input: Operatív adat 

A szervezeti „információs özönt” megszűrve mutatják az összes releváns információt.



Támogatják a vezetőket a döntéshozatalban.



A rendelkezésre álló adatok következetes és fókuszált összefoglalásával, elemzésével jár.

Output: Kulcsmutatók

A jó mutatószámok jellemzői, hogy … … felhívják a vezetők figyelmét az önkormányzati teljesítmény valóban fontos aspektusaira, … gyors áttekintést nyújtanak arról, hogy mi megy jól és mi nem, … hozzásegítik a vezetőket a releváns kérdések feltevésére, … korai előrejelző rendszerként működnek, … teljesítménymérési és ösztönzési rendszerként is szolgálnak. Ugyanakkor, a mutatószámok nem… … váltják ki a teljes beszámolási rendszert, … próbálják megmagyarázni az önkormányzati teljesítmény minden apró részletét,


7/17

… foglalkoznak a pozitív trendeket nem befolyásolható, nem kritikus teljesítményekkel, … fedik le minden vezetői szint információs igényét, … válhatnak túl bonyolult rendszerré, különben nem lesz kezelhető. Fontos kiemelni, hogy egy-egy mutatószám különböző dimenziók, értelmezési tartományok mentén definiálható. Például, az oktatás-nevelés területén a közfeladatot ellátó mutatószámok értelmezhetők intézményi szinten és aggregáltan, teljes önkormányzat szintjén is. Az utóbbi mutatószám értéke megegyezik az intézményi szintű értékek összegével, átlagával.

Az, hogy hány mutatót mérünk, milyen bontásban és milyen gyakorisággal a felhasználás célja, majd adat, informatika és kapacitás kérdése.

naponta

Feladattípus

hetente

tavalyi tény

Pl.: Lakossági szolgáltatások

havonta

negyedévente módosított előirányzat

idei terv

városrészenként

Pl.: Oktatás-nevelés

Mutató

Pl. 1 tanulóra jutó oktatók száma

évente idei tény

város szinten

regionálisan

intézményenként

Feladat

félévente

teljes intézményhálóra

Az adatokat feltehetően az alábbi bontásban szeretnénk látni

elemenként

csoportonként

aggregáltan

… Ugyanannak a teljesítménymutatónak az alábontása, intézményi bontása nem alkot önálló mutatószámot!

A mutatószámok kialakítása során az alábbi feltételeknek kell teljesülniük: Befolyásolhatóság: Az önkormányzatnak képesnek kell lennie befolyásolni a mutatót, ellenkező esetben kevés esély van az elvárt javulás teljesülésére. Teljeskörűség: Fedjék le a legfontosabb önkormányzati feladatokat. Kiegyensúlyozottság: A pénzügyi dimenzió mellett más típusú mutatók is jelenjenek meg benne (lakosság, folyamat, kockázat, személyzet). Mérhetőség: A jelenlegi rendszerekben meglévő, mért alapadatokból számítható legyen, illetve a mutató számításához szükséges alapadatok mérhetőségét lehetővé kell tenni. Egyszerűség: Könnyen kiszámítható, előállítható mutatókat alkalmazzunk. Az a megfelelő mutató, amely összehasonlítható, más szervezetek munkatársai számára is érthető, esetleg ők is használnak hasonlót. Összefoglalva, a feladatot mérő mutatószám: 

Rendszeresen mérhető szám legyen.



A feladat „tényleges” eredményét mérje (folyamatot vagy eredményességet).



Relatív (összehasonlítást tegyen lehetővé).

Maximum 15-20 feladat, és 30 mutató legyen!


3.

8/17

Mutatószám-rendszer kialakítása

Az operatív mutatószám-rendszer meghatározása során olyan rendszert kell kialakítani, amely az önkormányzati feladatellátás eredményességét és hatékonyságát egyaránt méri, és ezáltal egységes rendszerben kezeli a szakmai, gazdálkodási (pénzügyi) és irányítási (hatékonysági) elvárásokat. Az operatív mutatószám-rendszer kialakításának lépéseit az alábbi ábra foglalja össze: Feladatlista összeállítása



Mutatószám-rendszer véglegesítése

Mely közszolgáltatások és feladatok eredményességét kívánjuk mérni?

Milyen alapon ítéljük meg a megfelelő feladatellátást?

Mi lesz a mutatószám tartalma és adatforrása?

Ki és hogyan fogja működtetni a mutatószámrendszert?

?

Hivatal

?

?

Intézmények Civil és egyházi feladatátadások

? Beillesztés a beszámolásba

?

Önkormányzati vállalatok

Beillesztés a tervezésbe Adatszolgáltatás, informatika

Az egyes módszertani lépések leírását az alábbi fejezetek tartalmazzák.

3.1.

Feladatlista összeállítása

Az első lépésben a települési önkormányzat aggregált feladatkataszterét kell összeállítani, illetve áttekinteni. Fontos, hogy a települési önkormányzat kötelező feladatait olyan szintre összegezzük, amely 15-20 feladatból álló listára szűkíti le az egyébként meglehetősen szerteágazó feladatokat. A feladatlista összeállítását lehet alulról összegezni (bottom-up), és felülről lebontani (topdown). Fontos, hogy a feladatlista összeállítása során egyértelmű fókusz legyen. Ebben a jövőbeli mutatószám-rendszerrel szembeni elvárások, szabályozási környezet (szakmai kérdések) és az önkormányzat struktúrája (mely feladatokat lát el a Hivatal, milyen intézményi csoportok vannak stb.) jelentenek iránymutatást. Az IFUA ajánlását a 2.1. fejezetben bemutatott, négy feladattípusra felosztott bontás tartalmazza. Az önkormányzatok az alábbi közfeladat-csoportok ellátására fókuszálnak:








Területfejlesztési és területrendezési feladatok Kereskedelemvendéglátás



Környezetvédelem







9/17

Gazdálkodás



Építéshatóság









Adóhatóság












Oktatás-nevelés



Vagyongazdálkodás






























Közbiztonság





A feladatlista összeállítását követően lehet elkezdeni a mutatószámok kialakítását. A mutatószámok kialakítása három lépésben történik: 1. Első lépésben áttekintjük és megszűrjük az önkormányzati feladatlistát, és meghatározzuk a mérés outputját. 2. Második lépésben a mutatószámok részletes kidolgozásra kerülnek, meghatározásra kerül az egyes mutatók pontos számítási módja, adatgyűjtési igénye és ez alapján az automatizáltság vagy manuális adatrögzítés formája. 3. Harmadik lépésben a kialakított mutatószámok minta-számítása lehetőséget ad az adattartalom véglegesítésére, valamint a mutatószám-rendszer működtetésének erőforrás-igényének meghatározására.

3.2.


A mutatószámok „első körös” kijelöléséhez az aggregált feladatlistában szereplő feladatcsoportokat közösen áttekintjük és meghatározzuk azokat a kritikus pontokat, amelyek a feladatellátás teljesítményét és eredményét mérik. Az így összeállított mutatószám-listában hangsúly eltolódások lehetnek, ugyanakkor fontos, hogy lehetőleg mind a négy pillér megjelenjen az operatív mérőszámok között. A feladatok áttekintéséhez és a megfelelő mutatószámok megtalálásához az alábbi módszertani segédlet alkalmazását javasoljuk: Feladat megnevezése 1. 2. 3. 4. 5. …

Teljesítmény-javítás forrása (folyamat, eredmény)

Feladat eredménye (akkor jó, ha…)

Lehetséges mutatószám

Mutatószám definíciója, leírása


10/17

A táblázat egyes oszlopai mutatják a megfelelő mutatószám definiálásához vezető utat. Teljesítmény-javítás forrása:  Melyek az adott feladatcsoport kritikus elemei, az Önkormányzat számára javítható folyamatai?  Megfelelő minőségű eredménye van-e a munkának? Hogyan lehetne ezen javítani? Feladat eredménye:  Mi teszi kézzelfoghatóvá a feladat elvégzését?  Mikor „jó” a feladat-ellátás? Lehetséges mutatószám: Az előző kérdésekre adott válaszok alapján több mutatószám, adat is felmerülhet. A feladatellátás minősége, eredménye és kritikus pontjai mind mérhető mutatókat jelentenek. Mutatószám definíciója, leírása: Fontos, hogy minél pontosabb megfogalmazást kapjon a mutatószám. Ugyanitt érdemes rögzíteni, hogy mely tényezőket értjük bele, és melyek azok a hatások, amelyeket nem kívánunk beleszámítani. Fontos, hogy az első lépés inkább ötletelés jellegű legyen és inkább több mutatószámjavaslatot tartalmazzon a táblázat, a későbbi szűrésekhez.

3.3.


A mutatószámok tartalmának kialakításakor a részletes számítási mód, az egyes adatok forrása, adatrögzítés módja és gyakorisága kerül meghatározásra. A jelenlegi beszámolók és adatbázisok elemzésével lehet definiálni az alábbi adatokat. Az operatív mutatószámok definícióját, számítási módját és egyéb adatait a mutatószáműrlapon rögzítjük: Mutató specifikálása

Mutató kódja:

Mutató megnevezése:

Mutató leírása (számítási módja):

Mérés

 Mérhető

Adatforrás

Adatforrás:

Célérték

Mértékegység:

□ Nem mérhető

Mérés gyakorisága: Adatbetöltés:

2009

2010

2011

□ manuális

□ automatikus

2012

2013

Célérték Kapcsolódó mutató

Megnevezés:

Kód:

Megjegyzés:

Mutatószámok technikai feltételei:  mérés kialakítható,  célérték meghatározható legyen. Az adatok rendelkezésre állása és mérhetősége szempontjából szét kell választani a rövid távon és a hosszú távon bevezethető mutatókat.


1

Azonnal bevezetendő mutatók

2

Rövid távon bevezethető mutatók

3

Hosszú távon bevezethető mutatók

11/17

A jelenlegi beszámolók és adatbázisok elemzésével lehet definiálni az alábbi adatokat: pontos adatforrás, számítási metódus (kalkuláció), gyakoriság, adatrögzítő személye, felelős.

1

2

3

Mutatószám esetleges átsorolása lehetséges

A priorizálást a mutatók relevanciája határozza meg. Ugyanakkor az adatszolgáltatás és az informatika fejlettsége alapján egyes mutatókat át kell sorolni a bevezetés késlekedése miatt.

A mutatószámok második szűrése egyben a jövőbeli mutatószám-rendszer elemeinek megfelelő számosságra való csökkentését is jelenti. Érdemes már ebben az időszakban legfeljebb 30-40 mutatóra leszűkíteni a véglegesítésre szánt listát.

3.4.

Mutatószámrendszer véglegesítése

A mutatószámok harmadik szűrése a mutatószámok tesztelését, optimális (terv) értékek meghatározását és a mutatószám-rendszer struktúrájának véglegesítését tartalmazza. A mutatószámok tesztelésére és tervezett értékeinek (következő időszak terv) kialakítására egyaránt szolgál. A tesztértékek a mutatók validálását és egyben „valóssá” tételét is jelentik.

Több adatsor, adat is rendelkezésre állhat!

A mutatószám kalkulációját addig kell pontosítani, amíg egyértelmű lesz a tartalma (mi számít bele és mi nem), valamint a kiszámítás folyamata, módja.

Mintakalkulációk, tesztértékek készüljenek!

A korábbi időszakok tényértékei helyezik kontextusba a mutatót. Fontos, hogy összehasonlíthatók legyenek a különböző időszakok értékei és reális célértéket tűzzenek ki.

Külső szakértő támogassa a mérést!

A bevezetés első időszaka jelentős pluszfeladatot és tanulást jelent az érintetteknek. A tanácsadó segít a folyamat kialakításában és megválaszolja a kérdéseket (problem-solver & coach).

A mutatószámok véglegesítését képezi a beszámolási gyakoriságnak megfelelő bontású célértékek meghatározása és a beszámolásra való előkészítése. A célértékek kitűzésénél az alábbi szabályokat kell figyelembe venni: 

A célértékek konstans emelése kerülendő (pl. minden évben + 10%);


 

12/17

Ne alkalmazzunk „hokiütő”-módszert (pl. jelentős növekedés csak az utolsó évben); Ehelyett az egyes évek alakulását differenciáltan kell átgondolni: o Ábrázoljuk az időbeli késedelmeket; o Tervezzük be a különböző események bekövetkeztét; o Vegyük figyelembe a telítettségi hatásokat; o Integráljuk az intézkedések megvalósulásának hatásait (tervezés).

Gyakran előzetesen magasabb szinten határozzák meg a lényeges célérték-elképzeléseket. Ezt egy közös megbeszélés (workshop) keretében közzé kell tenni és meg kell vitatni. Célértékek keletkezhetnek spontán módon is, a workshop során történő vitából kiindulva. Ha a workshopon kell célértékeket meghatározni, akkor segít a kérdéslánc: “Mennyi a jelenlegi érték?” vagy “Becsülje meg, mennyi a mostani cél-érték!” “Ez az érték túl magas, túl alacsony vagy túl kevés?” “Mennyivel (%) kellene az értéknek (pl.) 3 év alatt változnia?” “Mennyivel (%) kellene az értéknek a jövő év végéig változnia?” De a célértékek rendszerint nem közvetlenül a workshop keretében kerülnek rögzítésre, hanem az ezt követő egyéni vagy csoportos beszélgetéseken és adott esetben ezeket az eredményeket egy újabb közös workshopon kell egyeztetni, jóváhagyni. A célértékek meghatározásához ezen felül segítenek: aktuális értékek, összehasonlítóadatok, külső felmérések, tanulmányok. A mutatószámok struktúrájának véglegesítése során még egy végső pillantást kell vetni a meghatározott mutatókra, azok egymásra hatására, a mutató-lista kiegyensúlyozottságára. Ugyanis elképzelhető, hogy az egyes szűrési lépésekben csak bizonyos mutatók szűrődnek ki, és a bent maradók csak egyoldalúan fogják mérni a feladatellátás eredményességét. Mutatószámok jellege

Csak pénzügyi mutatószámok

Nem a teljesítmények (eredmény) alapján kerül levezetésre

Túlzottan a pénzügyi célokra összpontosít, a nem pénzügyi célokat és a hosszú távon szükséges képességek kiépítését elhanyagolja.

Fennáll annak a veszélye, hogy az eredeti céloktól eltérő megoldás jön létre.

Mutatószám-rendszer

Túl sok mutatószám

Túl bonyolulttá válik a rendszer.

Nem mérhető mutatók

Nem mérhetőek a kiválasztott mutatók.

Mérés túl költséges

A mutatószámok értékeinek előállítása túl nagy munkát követel meg a munkatársaktól.

A mutatószám-rendszer tartalmának véglegesítése mellett el kell kezdeni előkészíteni a jövőbeli működtetést.


13/17

Mutatószám-rendszer működtetése

4.

Egy mutatószám-rendszer akkor fog működni, ha az elméleti síkon kiválasztott és mintakalkulációkkal számszerűsített KPI-k bekerülnek a Hivatal irányítási rendszerébe, és folyamatosan szem előtt vannak. Az irányítási rendszerbe történő beillesztés kulcsa a tervezéssel és beszámolással, valamint az operatív teljesítményértékeléssel való összekapcsolás. Az operatív mutatószám-rendszer (KPI-k) jelentős változást jelent a Hivatal irányítási gyakorlatához képest, emiatt fontos minél jobban előkészíteni a rendszer későbbi működtetését. Fontos, hogy amennyiben lehetséges, a mutatószám-rendszer ne képezzen önálló „sziget” megoldást, hanem integráltan kapcsolódjon össze a Hivatal korábban kialakított és működtetett irányítási folyamataival, felelősségeivel. Szemléltetőül, az alábbi ábrán egy működő operatív mutatószám-rendszer (MR) fő folyamatait és szerepköreit foglaltuk össze: 

MR szakmai felelős



MR informatikai felelős

Példa

Szakmai felügyelet

Adatbevitel

Működtetés

Felhasználás



MR adatrögzítő



MR koordinátor (helpdesk)



Felsővezetők



MR adatfelelős



MR rendszergazda



Központi folyamatvezető



MR adatbetöltő



MR fejlesztő



Folyamatvezetők



Folyamatgazdák



Egyéb felhasználók

A mutatószám-rendszer működtetésének előkészítése a szervezeti felelősségek és szerepek, a mérési-beszámolási folyamat, valamint az irányítási rendszerbe történő beillesztés meghatározását jelenti.

4.1.

Szervezeti felelősség, szerepek

Mivel az operatív mutatószám-rendszer számos, pénzügyi és nem-pénzügyi típusú adatot tartalmaz, ezért az adatok várhatóan különböző adatforrásokból és különböző szervezeti egységekből fognak származni. Ezzel párhuzamosan az összes mutatószám érték magyarázatát és annak teljesüléséért vállalt felelősségét nem lehet egy szervezeti egység hatáskörébe rendelni, hanem csak az egyes mutatók terén más-más személyek lesznek kompetensek. Megválaszolandó kérdések:  Milyen szerepeket definiálunk (ki rögzíti az adatot, ki magyarázza az értékeket és ki hoz döntést, intézkedést)?  Milyen szituációkban, döntési fórumokon kerülnek elő a mutatók (kik vesznek részt)?  Hány érintettje lesz a mutatószám-rendszernek?




14/17

Milyen szervezeti kultúra, külső és belső kommunikáció jellemzi az adott önkormányzatot? Milyen fórumokon, eszközökkel fogja felhasználni a közvélemény tájékoztatására a mutatószámokat?

Ennek érdekében, javasolt már az üzemeltetés megkezdése előtt (legkésőbb a mintakalkulációk kialakítása során) szabályozott felelősségeket, szerepköröket definiálni. Az operatív mutatószám-rendszer működésében az alábbi szerepkörök jelennek meg jellemzően: 

Az a szervezeti szereplő (személy vagy szervezeti egység), aki a mutatószám-rendszer felelőse, moderátora összvállalati szinten. Feladata a teljes MR mérési-beszámolási folyamat irányítása, az időszaki és éves értékelések moderálása, valamint az intézkedések dokumentálásának és visszamérésének biztosítása.



A mutatószámok tényértékének alakulását folyamatosan nyomon követő vezető, aki az időszaki értékek változását, célértéktől való eltérését validálni, értékelni és magyarázni tudja. Az adatgazda fontos szerepet tölt be a célérték kitűzésében is.



A mutatószámok kalkulációjához szükséges adatokat szolgáltató, illetve az informatikai támogatást biztosító munkatársak és további szervezeti érintettek.

MR* felelős

Adatgazda

Támogató szereplők

*MR: Mutatószám-rendszer

Természetesen ennél komplexebb szerepek definiálására is lehetőség van.

4.2.

Folyamat

A mutatószám-rendszer működtetéséhez kapcsolódó folyamat(ok) meghatározása során az alábbi kérdéseket kell megválaszolni:  Mi lesz az előállítás (adatrögzítés) folyamata?  Informatikailag támogatják, vagy manuális adatgyűjtés történik? (Esetleg vegyesen?)  Mi lesz az értékelés folyamata? (Csak papíron létezik vagy közös átbeszélés, intézkedések megfogalmazása is történik?)  Milyen típusú döntések születnek a mutatók alapján? 4.2.1.

Teljes mérési-beszámolási folyamat

A teljes mérési-beszámolási folyamat a teljes évet átfogja. Ennek három fő lépése van. Az előkészítés és a záró értékelés egyszeri esemény, amelyek között rendszeresen sor kerül az időközi mérésre és értékelésre. Az időközi mérés és értékelés gyakoriságát az alábbi szempontok határozzák meg:  Változások gyorsasága (amit a mutató mér);  A mért objektum, jelenség kritikussága;  Beavatkozás lehetősége, illetve intézkedések, döntések átfutási ideje;  Mérés költségei. Alapvetően negyedéves időközi mérést és értékelést javaslunk az Önkormányzat számára.


1. MR mérés-beszámolás előkészítése 

MR mérés, beszámolás folyamatának felülvizsgálata



Ütemterv készítése (határidők, felelősök frissítése)



Táblázatok frissítése, előkészítése



Feladatok lebontása és kommunikálása szervezeti egységekre

2. Havi, negyedéves beszámolás 

Havi emlékeztető levél kiküldése



MR input-adatainak rögzítése



Kitöltött adattáblák összegyűjtése



Beszámoló összeállítása



Szóbeli értékelés vezetői megbeszélés keretében



Értékelés írásos rögzítése



Beszámoló archiválása

15/17

3. Éves teljesítményértékelés 

Célértékek teljesülésének értékelése



Éves teljesítmény összefoglalása

A mérés-beszámolás előkészítése során nyílik lehetőség a mutatószámok felülvizsgálatára is. 4.2.2.

Operatív teljesítményértékelés (havi, negyedéves beszámolás)

Az operatív mutatószám-rendszer (MR) mutatók értékeinek teljesülését az önkormányzat vezetői folyamatosan nyomon követik. Az éves teljesítményértékelésen túl javasoljuk, hogy az adott mutató alakulásában közvetlenül érintett vezetők negyedévente is kapjanak tájékoztatást a mutató értékének alakulásáról, illetve egy negyedévente megtartandó operatív MR értekezlet keretében a vezetők közösen tekintsék át az elmúlt negyedévi teljesítményt. A negyedéves megbeszélések célja a klasszikus egykörös visszacsatolás megvalósítása: e megbeszéléseken kell áttekinteni az elmúlt időszak eseményeit, teljesítményeit és az információk ismeretében dönteni a további lépésekről. A cél tehát elsősorban: 1. a teljesítményekkel kapcsolatos tényadatok áttekintése; 2. a teljesítmények operatív értékelése, ennek kapcsán: - az elvárttól való eltérések okainak magyarázata, - megoldási javaslatok kidolgozása, valamint - a célok, mutatók, elvárások megfelelősségének áttekintése. A rendszeres értékelő megbeszélések nem foglalkoznak a mutatószám-rendszer felülvizsgálatával; a párbeszéd, a megoldások keresése ezeken a megbeszéléseken az adott időszakban befolyásolható, kritikus feladatokra vonatkozóan történik. A negyedéves MR beszámolók, értékelések eredményei: 

kritikus feladatok tervtől való eltérései és



elfogadott javaslatok az eltérések megszüntetésére,



tervtől eltérő értékű mutatók és



elfogadott intézkedések az eltérések kezelésére,



személyes felelősök megnevezése a fentiek kapcsán.


4.3.

16/17

Beillesztés az irányítási rendszerbe

A korábbi pénzügyi tervezés és beszámolás, sőt a szervezeti teljesítményértékelés is átalakul az operatív mutatószámrendszer bevezetésével.

Tervezés

MR rendszer

Teljeítmény.értékelés

Beszámolás

Tervezéshez kapcsolódó kérdések:  Milyen mutatók legyenek összehasonlítás-alapúak? A tervezés alapja vagy eredménye lesz a feladat-alapú mutatószám-rendszer?  Hogyan változzon meg a tervezési folyamat / tervezési naptár?  Mit jelent a tervezést támogató informatikai rendszer szempontjából? Beszámoláshoz kapcsolódó kérdések:  Van-e kompetencia az új mutatók értelmezésére?  Hogyan és hol gyűjtsék a több forrásrendszerből adatokat  Több szervezettel kapcsolat milyen koordinációs feladatokat támaszt?  Riportok struktúrája, áttekinthetősége még kritikusabb! Teljesítményértékelés kapcsán kritikus témák:  Megbízható adatszolgáltatás kialakítása;  Kiemelkedő teljesítmények ösztönzése, motiválása;  Fejlesztési irányok meghatározása. Az irányítási rendszerbe való beillesztésen keresztül a mutatószám-rendszerek a szervezeti tanulást és a teljesítményekkel, közfeladatokkal kapcsolatos gondolkodásmód megváltozását is elősegítik. A mutatószám-rendszerek az egész szervezetre hatással vannak:

Előrejelzés

Ötletek, más gyakorlatok Racionalizálás

Javaslat Operatív mutatószámrendszer

Ellenőrzés, visszamérés Vezetés, irányítás

Koordináció, együttműködés

Információ Összehasonlítás


17/17

Melléklet – Mutatószám űrlap minta Mutató specifikálása

Mérés

Mutató kódja:

Mutató megnevezése:

Mutató leírása (számítási módja):

□ Mérhető

Adatforrás

Adatforrás:

Célérték

Mértékegység:

□ Nem mérhető

Mérés gyakorisága: Adatbetöltés:

2009

2010

2011

□ manuális 2012

Célérték Kapcsolódó mutató Megjegyzés:

Megnevezés:

Kód:

□ automatikus 2013

Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése és folyamat felülvizsgálata

Recommend Documents