pertumbuhan anggaran dibuat lebih rendah untuk produk-produk yang memiliki pertumbuhan tinggi. One timer cost dalam anggaran sebelumnya tetap dimasukan kembali untuk anggaran berikutnya. g.
Dengan alasan seperti diatas, yang mana presiden direktur
mengetahui target atau anggaran yang seharusnya dapat dicapai oleh manajer departemen, maka sulit bagi manajer departemen untuk mendapatkan standar kinerja yang lebih rendah karena tidak adanya asimetris informasi dengan atasannya. Namun terdapat informasi yang asimetris antara manjemen PT ABC dan kantor pusat yang berada di Milan. Manfaat yang dapat diperoleh manajemen adalah alokasi anggaran, walaupun secara keseluruhan anggaran memiliki pedoman yang harus dicapai oleh manajemen karena telah ditetapkan sebelumnya oleh kantor pusat. h.
Sama halnya dengan alasan diatas, manajer departemen tidak
mampu memperoleh kelebihan sumberdaya untuk departemennya karena tidak adanya informasi yang tidak diperoleh atasannya. Presiden direktur memiliki informasi yang sama dengan manajer departemen. Sebagai contoh dalam hal data penjualan, sales manager menggunakan data ITMA (Indonesia Total Market Audit) demikian juga presiden direktur menggunakan data yang sama dan mampu untuk mengolah data tersebut. Seandainya ada potensi lain (misalnya adanya off label), maka presiden direktur juga akan mengetahui hal tersebut, sehingga manajer departemen tidak mampu memperoleh kelebihan sumberdaya. Tetapi untuk informasi yang asimetris antara manajemen PT ABC dan kantor pusat, manajemen dapat memanfaatkan dalam hal alokasi anggaran. Alokasi anggaran
61
dapat dibuat sesuai keingingan manajemen namun secara keseluruhan anggaran tetap harus berpedoman pada apa yang telah ditetapkan oleh kantor pusat sebelumnya. i.
Informasi pribadi yang menguntungkan bagi manajer departemen
merupakan sumber daya, namun karena sedikit atau hampir tidak adanya informasi pribadi manajer departemen sehingga tidak terlalu menguntungkan bagi manajer departemen. Informasi yang dimiliki manajemen hanya bermanfaat pada alokasi anggaran, tetapi tidak pada nilai anggaran secara keseluruhan karena adanya pedoman anggaran yang harus dicapai oleh manajemen telah ditetapkan sebelumnya oleh kantor pusat. j.
Manajer departemen akan memperoleh ucapan terima kasih dan
penghargaan bila mencapai anggaran. Setiap tahun, akan ada penilaian kinerja menajemen yang didasari atas pencapaian anggaran. Penilaian ini akan berdampak pada bonus yang akan diterima para manajer departemen. Dikatakan oleh sales dan product manager bahwa, ”ada MBO, management by objective”. k.
Walaupun manajer departemen mampu mencapai anggaran,
promosi bagi para manajer departemen sulit dilakukan karena skala perusahaan PT ABC masih kecil. Namun demikian, hal menarik bagi manajer departemen adalah bonus yang akan diperoleh bila mencapai anggaran. Dikatakan oleh sales manager, ”Sudah mentok tidak ada promosi lagi. Yang ada bonus tadi.”. l.
Kinerja manajer departemen pada PT ABC akan dipertimbangkan
dalam kenaikan benefit yang akan diterimanya namun tidak bagi karirnya karena skala perusaahan yang masih kecil. Dan dalam skala global induk dari PT ABC
62
masih dalam tahap perkembangan. Sales dan product manager sepakat mengatakan bahwa ada pengaruh dalam kenaikan gaji, tapi tidak dalam karir. m.
Penghargaan bagi para manajer departemen yang mencapai
anggaran berupa bonus yang tiap tahun diberikan berdasarkan kinerja para menajer dalam mencapai anggaran. Penghargaan yang bersifat lebih cepat karena mencapai anggaran tidak ada. Sama halnya dengan komentar di atas, bahwa sales manager dan product manager mengatakan tidak ada penghargaan yang dipercepat karena tercapainya anggaran, hanya ada bonus. n.
Anggaran yang lebih ketat akan diterima oleh para manajer bila
mereka mencapai anggaran dan disesuaikan dengan pertumbuhan perusahaan. Walaupun tidak mencapai anggaran, namun tetap dapat menerima anggaran yang lebih ketat karena disesuaikan dengan perkiraan atau asumsi pertumbuhan yang dipakai dalam anggaran. Selain itu anggaran yang lebih ketat juga karena pengaruh dari target anggaran yang ditetapkan oleh kantor pusat. Seperti dikatakan oleh sales manager bahwa, ”itu tergantung Italy, kenaikan yang diminta Italy tidak didasarkan pada pencapaian anggaran, tetapi tingkat pertumbuhan”. o.
Manajer departemen tentu memberikan anggaran yang dapat
dicapai, namun dalam penyusunan anggaran, manajer departemen bernegosiasi dan diskusi untuk mencapai kesepakatan. Anggaran yang disepakati merupakan anggaran yang dapat dicapai oleh manajer departemen namun dengan usaha yang tidak mudah dan tidak ada kepastian bahwa anggaran tersebut tercapai. Sales manager mengatakan, ”kalau untuk atasan di sini (Indonesia) kita tidak dapat mengurangi target anggaran. Tetapi untuk ke Italy sesuai persetujuan atasan kita
63
dapat mengurangi target per produk, hanya saja nanti secara total tidak berbeda jauh dengan yang diminta Italy”. p.
Hanya sales manager yang membuat dua level anggaran; satu
untuk atasan dan satu untuk level dibawah sales manager dan hal ini diketahui oleh atasannya. Alasan anggaran dibuat dua level ini karena berkaitan dengan sistem insentif. Insentif didapat bila pencapaian lebih atau sama dengan 95% (sembilan puluh lima persen), sehingga anggaran bagi level dibawah sales manager lebih besar daripada untuk atasannya. Pencapaian 95% ini dibuat dengan pertimbangan psikologis. Manajemen berpendapat bahwa karyawan akan lebih bersemangat dalam usaha mencapai anggaran, mengingat bahwa dengan 95% pencapaian sudah akan mendapat insentif. Sales manager mengatakan, ”itu untuk safety, mark up sekitar 20% untuk ke bawah (level dibawah manajer)”. q.
Manajemen mengantisipasi kondisi yang fluktuatif dengan
menciptakan slack, bukan untuk hal yang tidak disetujui secara resmi. Perusahaan memiliki slack yang dibuat untuk mengantisipasi hal yang tidak dapat diduga sebelumnya. Product manager mengatakan bahwa ”untuk biaya memang dinaikkan, biasanya sekitar 10%. Karena banyak biaya-biaya yang juga naik setiap tahunnya. Bahkan untuk kegiatan rutin yang selenggarakan tiap tahun, seperti partisipasi dalam simposium”. Sales manager juga mengatakan, ”kenaikkan biaya perjalanan dinas memang sekitar 10%, dan memang lebih baik lebih daripada kurang”. r.
Atasan dapat menerima anggaran dengan slack sepanjang dapat
dijelaskan bahwa slack tersebut untuk menghadapi risiko ketidakpastian dimasa
64
yang akan datang. Penerimaan tersebut tanpa harus menunggu dalam suasana atau saat yang baik. Sales manager mengatakan, ”untuk atasan disini iya menyetujui kelebihan biaya tersebut, tetapi tetap mengacu pada pedoman dari Italy. Dan itu oke-oke saja kan, karena untuk meng-absorb ketidakpastian”.
65
B AB 5 SIM PULAN DAN SAR AN
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan pembahasan penelitian yang telah dipaparkan pada bab 4, maka berikut ini adalah simpulan dan saran atas penelitian yang telah dilakukan. 5.1. Simpulan Simpulan dari penelitian atas proses anggaran pada PT ABC adalah: 1. Proses dokumentasi penyusunan anggaran yang dilakukan oleh PT ABC untuk tahun 2009-2011 secara umum konsisten tiap tahunnya dan sudah baik dalam beberapa hal antara lain, menyiapkan anggaran penjualan, menyiapkan laba rugi, laporan neraca dan anggaran pengeluaran biaya modal. Beberapa kekurangan dalam proses penyusunan anggaran pada PT ABC adalah: 1.1. PT ABC memiliki kas yang tersedia melebihi kebutuhan, sehingga tidak menyiapkan anggaran penerimaan dan pengeluaran kas. 1.2. Penyusunan anggaran pada PT ABC menggunakan metode top down sehingga mempunyai tingkat pertisipasi karyawan yang rendah dan manjemen tidak berusaha untuk menunjukkan bahwan anggaran tersebut membantu untuk mencapai hasil yang lebih baik. 2. Prosedur dalam menyusun anggaran pada PT ABC memiliki beberapa kelemahan antara lain: 2.1. PT ABC dalam persiapan penyusunan anggaran tidak memiliki prosedur dan formulir untuk persiapan anggaran karena proses
66
penyusunan anggaran dilakukan secara bersama-sama oleh beberapa manajer dan presiden direktur saja. 2.2. PT ABC tidak mempublikasikan asumsi yang dipakai karena asumsi yang dipakai dalam proses anggaran ditetapkan dari kantor pusat dan beberapa asumsi ditentukan secara bersama-sama dalam proses anggaran. 2.3. PT ABC tidak memastikan komunikasi diantara unit yang saling berhubungan karena dalam proses penyusunan anggaran dilakukan secara bersama-sama sehingga komunikasi dilakukan secara langsung pada saat penyusunan anggaran berlangsung. 2.4. PT ABC tidak memiliki departemen anggaran tersendiri, karena skala perusahaan yang masih kecil dan di dalam proses penyusunan anggaran dilakukan secara bersama-sama. 2.5. PT ABC tidak memiliki anggaran kontijensi, tetapi tiap semester awal dan kwartal ketiga PT ABC merevisi anggarannya. 3. Didalam penyusunan anggaran manajemen PT ABC memiliki perilaku antara lain: 3.1. Manajemen menerima tujuan dari kantor pusat untuk penyusunan anggaran dan para manajer bekerjasama dengan presiden direktur dalam menyusun anggaran. Dalam kerjasama tersebut presiden direktur selaku atasan mendengarkan ide-ide manajer dalam penyusunan anggaran.
67
3.2. Usulan dari manajer yang disetujui presiden direktur dimasukan dalam penyusunan anggaran, sehingga para manajer merasa puas dengan anggaran yang ditetapkan. 3.3. Informasi yang asimetris tidak terdapat diantara para manajer dan presiden direktur, tetapi ada informasi yang asimetris antara manajemen PT ABC dengan kantor pusat yang berada di Milan. Dan
informasi
yang asimetris
tersebut dimanfaatkan
oleh
manajemen PT ABC dalam hal pengalokasian anggaran. 3.4. Anggaran yang dicapai tidak berpengaruh pada promosi yang lebih cepat, karir, atau anggaran yang lebih ketat untuk periode berikutnya. Tetapi anggaran yang dicapai berpengaruh pada bonus yang akan diterima oleh menajemen PT ABC. 3.5. Anggaran yang ditetapkan bukan merupakan hal yang pasti dapat dicapai karena sudah ada target anggaran yang telah ditentukan sebelumnya oleh kantor pusat. Dua level anggaran hanya terjadi pada anggaran penjualan dikarenakan adanya sistem insentif yang menerapkan pencapaian 95% untuk memperoleh insentif. Adanya slack lebih dikarenakan untuk mengantisipasi hal yang tidak diduga pada saat penyusunan anggaran. Slack akan dapat diterima dengan dukungan alasan yang mencukupi.
68
5.2. Saran Saran yang dapat diberikan atas proses penyusunan anggaran pada PT ABC adalah: 1. Pada proses penyusunan PT ABC dapat menerapkan proses bottom up yang melibatkan level menengah, sehingga lebih memperoleh dukungan partisipasi karyawan secara lebih luas. 2. Beberapa hal yang dapat diperbaiki dalam proses penyusunan anggaran antara lain: a. Formulir, prosedur, serta asumsi dapat dibagikan kepada pihak-pihak yang terlibat dalam proses penyusunan anggaran bila ingin memperoleh partisipasi dari level menengah ke atas. Selain itu memastikan adanya komunikasi diantara bagian atau departemen yang saling berhubungan berjalan dengan baik. b. Anggaran kas, walaupun PT ABC memiliki kas yang besar dan lebih dari cukup tetapi anggaran kas tetap diperlukan. Dari anggaran kas dapat memanfaatkan kas yang menganggur untuk dipakai secara lebih efisien dibandingkan hanya disimpan dalam deposito bank. c. Pada tahap produksi, PT ABC dapat membuat anggaran produksi atau impor barang jadi yang disesuaikan dengan kebutuhan, sehingga tingkat persediaan dapat dijaga agar lebih efisien. Anggaran produksi yang dilakukan pihak ketiga juga dapat dijadwalkan, sehingga PT ABC dapat mengantisipasi bila kapasitas produksi pihak ketiga
69
tersebut sudah padat yang tidak dapat sewaktu-waktu PT ABC meminta untuk memproduksi produknya. 3. Untuk mengantisipasi perilaku anggaran yang tidak efisien, PT ABC dapat lebih menerapkan bonus yang menjadi target manajemen tidak hanya sebatas pada penjualan dan RoS (return on sales), tetapi juga dapat memberikan target beberapa rasio agar perusahaan berjalan secara lebih efisien. Contohnya dengan menerapkan rasio antara lain tingkat persediaan, days sales of inventory, selling out. Manajemen akan lebih berusaha efisien dalam mencapai target anggaran dikarenakan adanya ukuran-ukuran lain yang digunakan untuk menilai efisiensi.
70
