Pertemuan 4 Perancangan Sistem TIK : Menjelaskan konsep Perancangan dari sebuah Sistem
1. Pengembangan sistem Menurut Kendall (2006), kegiatan pengembangan sistem dapat diartikan sebagai kegiatan membangun sistem baru untuk menggantikan atau memperbaiki atau meningkatkan fungsi sistem yang lama/ada, dengan dasar pertimbangan antara lain : 1. Banyak timbul permasalahan. Sistem lama tidak sesuai lagi dengan kebutuhan Tidak efisien dalam operasinya. Kesalahan proses/hasil. Manfaat yang diperoleh berkurang. Perkembangan organisasi. Berhubungan dengan kebutuhan informasi yang lebih baik dan luas, jumlah data yang dioleh meningkat, dan perubahan prosedur. 2. Untuk meningkatkan kesempatan usaha. Kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana dalam meningkatkan peluang pasar, pelayanan, keuntungan dan proses pengambilan keputusan. 3. Adanya instruksi perubahan. Berasal dari dalam (pimpinan) atau luar organisasi (peraturan pemerintah) Sedangkan Pengembangan sistem harus memberikan peningkatan dalam aspek : a. Performance (hasil kerja) b. Information (kualitas) c. Economy (keuntungan, penurunan biaya) d. Control (pengendalian kesalahan) e. Efficiency (efisiensi operasi/sumber daya) f. Services (pelayanan) Beberapa Indikator sistem yang mengalami masalah meliputi: Keluhan pelangan terhadap pelayanan, Pelaporan yang salah / terlambat / sulit, Pembayaran yang terlambat, Biaya operasi yang tinggi, Investasi yang tidak efisien, Peramalan penjualan dan produksi yang salah, Waktu kerja yang berlebihan, Kesalahan manual yang tinggi, Pengolah file- file yang tidak teratur, dan lain- lain. Jadi prinsip pengembangan sistem harus mendukung kebutuhan informasi manajemen, memerlukan investasi modal yang besar, membutuhkan staff yang terlatih/terdidik, membutuhkan perencanaan, koordinasi dan tahapan kerja. Sasaran kriteria penilaian supaya sistem efektif dan efisien : 1. Relevance (sesuai kebutuhan). 2. Capacity (kapasitas sistem). 3. Efficiency (efisiensi sistem). 4. Timeliness (ketepatan waktu untuk menghasilkan informasi). 5. Accessibility(kemudahan akses). 6. Flexibility (keluwesan sistem). 7. Accuracy (ketepatan nilai dari informasi). 8. Reliability (keandalan sistem). 9. Security (keamanan sistem).
10.Economy 11.Simplicity
(nilai ekonomis sistem). (kemudahan sistem digunakan).
2. Penerapan tahapan pengembangan sistem Beberapa cara dapat ditempuh dalam penerapan tahapan pengembangan sistem informasi, yaitu secara berurut (watelfall), iterasi dan spiral. Waterfall, setiap tahapan harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh sebelum meneruskan ke tahapan berikutnya, dengan tujuan menghindari terjadinya pengulangan tahapan tersebut. Proses ini lebih cocok untuk diterapkan dalam pengembangan "Mass Product". Iterasi/spiral, tahapan-tahapan tersebut dilaksanakan dengan memakai teknik iteration/pengulangan di mana suatu proses dilaksanakan secara berulang-ulang sampai mendapatkan hasil yang diinginkan. Umumnya proses ini diaplikasikan untuk pembuatan "Tailor Made roduct". 3. Pendekatan pengembangan sistem Pengembangan sistem adalah metode / prosedur / konsep / aturan yang digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi atau pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama pengembangan sistem (algorithm). Metode adalah suatu cara, teknik sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Terdapat beberapa pendekatan, yaitu : a. Klasik lawan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan) b. Sepotong lawan sistem (dipandang dari sasaran yang akan dicapai) c. Bawah-naik lawan atas-turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan sistem) d. Sistem menyeluruh lawan moduler (dipandang dari cara mengembangkannya) e. Lompatan jauh lawan berkembang (dipandang dari teknologi yang akan digunakan) Secara detail diuraikan sebagai berikut : 3.a. Klasik (classical/traditional/conventional approach) Klasik adalah pendekatan yang mengikuti tahapan-tahapan System Life Cycle tanpa menggunakan alat / teknik.yang memadai dan tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang bagaimana melakukan tahapan-tahapan tersebut secara rinci. Permasalahan yang timbul (kelemahan) : a. Pengembangan perangkat lunak sulit dan tidak terarah b. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem mahal (dokumen tidak lengkap dan tidak terstruktur) c. Kesalahan sistem besar (tanpa pengetesan sistem) d. Keberhasilan sistem kurang terjamin (tidak melibatkan pemakai) e. Kesulitan implementasi sistem (pemakai kurang terlibat) f. Mengasumsikan analis sistem mengerti semua kebutuhan pemakai 3.b. Terstruktur (structure approach) Klasik adalah pendekatan yang mengikuti tahapan-tahapan System Life Cycle dengan menggunakan alat / teknik yang memadai (1970).Alat tersebut meliputi : diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data dictionary), tabel keputusan
(decision table), diagam HIPO (HIPO diagram), dan bagan terstruktur (structured chart). Permasalahan yang kompleks dipecah menjadi modul- modul terstruktur dan terarah, fleksibel, dokumentasi yang baik, tepat waktu, sesuai rencana dan biaya, produktifitas, kualitas sistem baik, dan melibatkan pemakai sistem. 3.c. Sepotong (piecemeal approach) Pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan/aplikasi tertentu tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan sasaran organisasi secara global (memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja). 3.d. Sistem (systems approach) Memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masingmasing kegiatan/aplikasinya dan menekankan sasaran organisasi secara global. 3.e. Bawah-naik (bottom-up approach) Pendekatan dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan menangani transaksi (tingkat operasional) dan naik ke tingkat atas (perencanaan strategis) dengan merumuskan kebutuhan berdasarkan transaksi tersebut (ciri pendekatan klasik, dimana data akan akan diolah terlebih dahulu kemudian informasi yang dihasilkan mengikuti datanya. 3.f. Atas-turun (top-down approach) Pendekatan dimulai dari tingkat atas (perencanaan strategis) kemudian ke penanganan transaksi (tingkat operasional), yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol (ciri terstruktur, dimana menekankan informasi yang dibutuhkan kemudian data yang dibutuhkan). 3.g. Sistem menyeluruh (total-system approach) Pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh, sehingga menjadi sulit untuk dikembangkan (ciri klasik). 3.h. Moduler (modular approach) Pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang sederhana, sehingga sistem lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu, mudah dipelihara (ciri terstruktur. 3.i. Lompatan jauh (great loop approach) Pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih, sehingga mengandung resiko tinggi, ter lalu mahal, sulit dikembangkan karena terlalu komplek. 3.j. Berkembang (evolutionary approach) Pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk periode berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi yang ada.
Sedangkan Keuntungan pendekatan terstruktur dibandingkan dengan pendekatan yang lainnya, yaitu : 1. Mengurangi kerumitan masalah (reduction of complexity). 2. Konsep mengarah pada sistem yang ideal (focus on ideal). 3. Standarisasi (standardization). 4. Orientasi ke masa datang (future orientation). 5. Mengurangi ketergantungan pada designer (less reliance on artistry). 4. Alat dan teknik pengembangan sistem. Berdasarkan komponen dan pendekatan, alat dan teknik pengembangan system terbagi atas : a. Graphical tools. HIPO, Data Flow Diagram, Structure Chart, SADT, Warnier/Orr, Jakson's Diagram. b. Diagram Chart. ~ Activity Chart : ~ Systems Flowchart. ~ Program Flowchart (Program Logic Flowchart, Detailed Computer Program Flowchart). ~ Paperwork Flowchart / Form Flowchart. ~ Database Relationship Flowchart. ~ Process Flowchart. ~ Gantt Chart. ~ Layout Charting. ~ Personal Relationship Charting. ~ Working Distribution Chart. ~ Organization Chart. c. Technique Public ~ Teknik Manajemen Proyek (Penjadualan Proyek). ~ CPM (Critical Path Method). ~ PERT (Program Evalution and Review Technique). ~ Fact Finding Technique (Mengumpulkan data dan menemukan fakta). ~ Interview, Observation, Questionaires, Sampling. ~ Cost Effectiveness Analysis / Cost Benefit Analysis. ~ Inspection and Walkthrough. ~ Meeting. 5. Pengertian, Tujuan dan Sasaran dalam Tahap Pe rancangan Sistem Desain/perancangan sistem dapat diartikan Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem, Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional, Persiapan untuk rancanga bangun implementasi, Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk ; berupa penggambaran perencanaan, pembuatan sketsa, pengaturan dari bebarapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi dan Konfigurasi komponen sofware dan hardware sistem. Sedangkan tujuan tahap perancangan sistem : 1. Memenuhi kebutuhan pemakai sistem. 2. Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer dalam dan ahli-ahli teknik yang terlibat.
Sasaran yang harus dicapai : a. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan digunakan, data harus mudah ditangkap, metode harus mudah diterapkan, informasi mudah dihasilkan, mudaj dipahamai. b. Desain sistem harus mendukung tujuan utama perusahaan. c. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk mendukung pengolahan transaksi, pelaporana manajemen dan keputusan. d. Desain sistem harus memberikan komponen sistem informasi secara rinci, meliputi data, informasi, media penyimpanan, prosedur yang digunakan, sumber daya manusia yang dibutuhkan, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendaliannya Beberapa design forces (tekanan desain) yang harus diperhatikan : a. Integrasi sistem b. Jalur pemakai / sistem (user interface : query, desain layar, umpan balik, batuan, pengendalian kesalahan, desain workstation). c. Tekanan dan persaingan d. Kualitas dan kegunaan informasi (tepat waktu, tepat guna, relecan). e. Kebutuhan sistem (keandalan, ketersediaan, keluwesan, skedul instalasi, berguna sesuai pertumbuhan organisasi, kemudahan dipelihara). f. Kebutuhan pengolahan data (volume, hambatan waktu pengolahan, permintaan perhitungan). g. Faktor-faktor organisasi (sifat organisasi, tipe, ukuran, struktur organisasi, gaya manajemen). h. Kebutuhan-kebutuhan biaya efektivitas i. Faktor-faktor manusia j. Kebutuhan dan kelayakan (kelayakan teknik, kelayakan ekonomi, hukum, operasi, dan kelayakan skedul). 6. Permasalahan Sistem Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena : a. Waktu (overtime). b. Lingkungan sistem yang berubah. c. Perubahan prosedur operasional. Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu : a. Relevansi (relevancy). b. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan (completeness), c. kebenaran (correctness), dan keamanan (security).
d. Ketepatan waktu (timeliness). e. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan biaya (cost). f. Efisiensi (eficiency). g. Dapat dipercaya (reliability). h. Kegunaan (usability). i. Relevansi (relevancy) Hasil dari software engineering harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi. Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain : a. Banyak laporan yang isinya terlalu panjang b. Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya. c. Permintaan informasi tidak tersedia dalam sistem d. Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan. e. Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan. 6.1 Kelengkapan (completeness) Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness), contohnya : a. Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap. b. Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan. c. Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya. 6.2 Kebenaran (correctness) Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain : a. Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya. b. Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan. Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan. c. Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan. Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan. 6.3 Keamanan (security) Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah. 6.4 Ketepatan waktu (timeliness) Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu : a. Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.
b.
c. d. e.
Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan. Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan. Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda). Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan. Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan. Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.
6.5 Ekonomi (economy) Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang didapat. 6.6 Efisiensi (eficiency) Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambaha n unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.Efisiensi dari sistem tersebut adalah : 100.000 ------- = 20% 500.000 Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain : a. Keluaran / nilai uang (trougput/dollar). b. Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked). c. Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours). d. Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar). e. Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers). f. Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction). 6.7 Dapat dipercaya (reliability) Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain : a. Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan. b. Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat ratarata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining. c. Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.
d. Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya. e. Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak. f. Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya. 6.8 Kegunaan (usability) Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem. Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain : a. Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula. b. Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi. c. Naiknya keluhan-keluhan pemakai. d. Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer. 7. Information Systems Back-log Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya.Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya (to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update) sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius. Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan (back-logs) dan masalah- masalah yang disebabkan systems backlogs. Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi : 1. Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase). 2. Penurunan kinerja (decreasing performance). 3. Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover). 4. System downtime. 5. Transaction variances. Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain : a. Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency). b. Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates). c. Kenaikan biaya (increased costs). d. Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover). Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi : a. Keluhan pemakai (user complaints). b. Perhatian top manajemen (top management concerns) c. Penunjuk jalan (scouting). d. Pengawas pemakai (user surveys). e. Pengawas (audits). f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems). Daftar Pustaka 1. Presman, Rouger S, Software Enigineering, 4th Edition, Mc. Graw Hill,1997. 2. Sommerville,Ian, Software Engineering, 7th Edition, Addison Wesley, 2004. 3. Kendall & Kendall, Systems Analysis and Design, 6th Edition, Prentice Hall,2006.
