Personeel MODEL KANTOOR
1
Personeel Uw medewerkers vormen de ruggengraat van uw kantoor. Kantoren verschillen in omvang, en dus zal het aantal personeelsleden ook variëren. Maar de volgende functies moeten in ieder geval zijn bekleed: 1. Kantoorleider – toezicht op en aansturing van alle aspecten van de kantoorwerkzaamheden. 2. Administratief medewerker – verricht werkzaamheden voor de kantoorleider, coördineert de publiciteit en de administratie. 3. (Assistent-)makelaar – zelfstandig genereren van omzet door het genereren en opvolgen van contacten, het verrichten van waardebepalingen en het omzetten hiervan in verkoopopdrachten, die succesvol worden afgesloten. 4. Receptioniste/telefoniste – afhandelen van inkomende gesprekken en doorspelen naar de buitendienstmedewerkers. Het opvolgen van leads die doorgespeeld zijn naar de (assistent)makelaars, om te waarborgen dat deze correct zijn behandeld. 5. Doorverwijzingscoördinator – behandelen van inkomende en uitgaande doorverwijzingen, via het ERA netwerk en samenwerken met zakelijke cliënten in de regio. Op de volgende pagina’s vindt u een functiebeschrijving voor elk van deze functies. In veel gevallen zal het niet noodzakelijk zijn dat elke functie fulltime wordt vervuld. Met name de telefonist zal zeker zijn of haar geld opbrengen in de vorm van inkomende gesprekken die tot transacties worden geconverteerd. Deze medewerker zal getraind worden om gesprekken door te spelen naar de buitendienstmedewerkers voor opvolging. Buitendienstmedewerkers hoeven niet langer zelf als receptionist te fungeren, en kunnen hun tijd productiever gebruiken.
2
Functiebeschrijving Kantoorleider
Toezicht op en aansturing van alle aspecten van de kantoorwerkzaamheden. Primaire taken en verantwoordelijkheden: 1. Jaarlijks strategische ondernemingsplannen opstellen omvattend: ♦ indirecte kosten ♦ directe kosten ♦ verkoopplan ♦ werving en selectie en human resource development ♦ training en ontwikkelingsplan 2. Operations – Het implementeren van ondernemingsplannen en voortgangsbewaking. Het behalen of overtreffen van doelen op het gebied van productiviteit en winst, marktpenetratie vergroten, kostenbewaking en budgetbewaking, benodigde rapporten schrijven, regelmatig kantoorvergaderingen en trainingen organiseren, de kantoormedewerkers motiveren en stimuleren hun potentieel ten volle te benutten en erop toezien dat het kantoor en de inventaris goed worden onderhouden. Het ontwikkelen en onderhouden van een effectieve verkoopstrategie voor panden in verkoop. Het opzetten en onderhouden van een effectieve klachtenprocedure. 3. Verkoop – Verkoop- en publiciteitsplannen implementeren en voortgangsbewaking. Het identificeren van nieuwe markten en doelmarkten, en manieren om deze ten volle te bewerken. Goed zicht houden op waar de opdrachten vandaan komen, statistische gegevens bijhouden omtrent het marktaandeel en zichtbaar en herkenbaar zijn in de gemeenschap. 4. Personeel – Het implementeren van plannen op het gebied van werving en selectie en persoonlijke ontwikkeling, en voortgangsbewaking. Op systematische wijze intern werkoverleg voeren. Het aantrekken, werven, ontwikkelen en ondersteunen van de verkoopmedewerkers, op regelmatige basis functioneringsgesprekken houden, medewerkers coachen en begeleiden om hun potentieel ten volle te kunnen benutten, corrigerend optreden indien nodig en een sfeer creëren waarin mensen een goed moreel en een positieve houding hebben.
3
Functiebeschrijving administratieve medewerk(st)er (werkzaamheden zullen per kantoor verschillen, afhankelijk van organisatiestructuur)
Transacties Voert alle transacties, zowel verkoopopdrachten als verkopen en aankopen in het systeem in. Boekt facturen in. Produceert een wekelijkse en maandelijkse rapportage. Voert nieuwe verkoopopdrachten in op teamera.nl. Produceert aan het eind van de maand overzichten van transacties en verkoopopdrachten ten behoeve van follow-up. Brengt kantoorleider op de hoogte van belangrijke informatie en controleert transportdata om na te gaan of deze veranderd moeten worden in de administratie. Publiciteit Regelt wekelijks de advertenties in opdracht van de manager. Houdt de kosten op weekbasis bij en geeft de overzichten aan de manager. Tikt kopij uit voor alle advertenties. Verzendt kopij ter goedkeuring aan opdrachtgevers via ERA voor Mij-accounts. Verzamelt de geplaatste advertenties en geeft ze aan de buitendienstmedewerkers. Doet de meest opvallende advertenties in voorbeeldenboek advertenties. Zorgt voor bewijskopie van advertentiemedium (bv. krant) aan opdrachtgever. Tikt indien nodig objectbeschrijvingen uit. De meest aansprekende advertenties in het voorbeeldenboek plaatsen, zodat dat kan worden gebruikt bij het binnenhalen van toekomstige verkoopopdrachten. Past de etalage aan als er nieuwe foto’s beschikbaar zijn. Probeert dit minstens een keer per maand te doen. Tekent aan dat er een advertentie is geplaatst in het dossier.
4
Diverse werkzaamheden Verwerkt facturen voor de fiattering en betaling door de kantoorleider. Beheert de kleine kas. Is verantwoordelijk voor de voorziening van koffie en thee op kantoor. Is verantwoordelijk voor alle administratieve taken. Verzorgt de uitgaande post. Algemene verantwoordelijkheden Het tijdig verzorgen van de maandelijkse omzet-aangifte aan ERA ServiCenter. De telefoon beantwoorden als de telefoniste bezig is met een ander gesprek of op verzoek van de manager. Dagelijks de post verspreiden. Facturen inboeken, kopieën maken voor de dossiers en laten fiatteren voor betaling. Het bijhouden van de verjaardagen en andere belangrijke feesten van kantoormedewerkers. Een kaart kopen en geven of opsturen. Correspondentie aan medewerkers bijhouden op verzoek van de kantoorleider. Namen toevoegen aan de mailinglist in de computer voor toekomstige mailings. Op tweewekelijkse basis kantoorartikelen bestellen. Verantwoordelijk voor het toezien op het vernieuwen van contracten en overeenkomsten. Gegevens Vervaardigt op maandbasis het overzicht van het marktaandeel, met gegevens die worden verstrekt door de manager. Typt kwartaalverslagen uit, zoals herkomst van telefoongesprekken, enzovoort, op verzoek van de manager.
5
Functiebeschrijving (assistent)-makelaar Maakt een gegevensbestand aan van zijn netwerk. Genereert zelfstandig leads, afspraken en presentaties met toekomstige opdrachtgevers. Is verantwoordelijk voor het scoren van een vooraf overeengekomen aantal waardebepalingen en verkoopopdrachten. Genereert zelfstandig doorverwijzingen door het structureel toepassen van de flipchart bij verkoopgesprekken en het zorgvuldig toepassen van de procedure bij doorverwijzingen. Is verantwoordelijk voor aanmaak van dossiers voor nieuwe verkoopopdrachten en nieuwe aankoopopdrachten Het beheren van de tuinborden. Deze moeten goed onderhouden worden en voldoende voorradig zijn. Onderhoudt contact met de collega die tuinborden moet plaatsen. Stelt Vergelijkende Markt Analyses op met daarin gepersonaliseerde verkoopactieplannen of diensten, naar gelang de behoefte van de opdrachtgever. Verricht bezichtigingen met woningzoekers bij in verkoop staande panden van het kantoor. Genereert doorverwijzingen uit bezichtigers zonder aankopend makelaar. Is mede-verantwoordelijk voor het structureel voeren van werkoverleg. Bereidt zich terdege voor door zijn scores nauwkeurig bij te houden en de actuele stand van zaken per dossier te kunnen rapporteren.
6
Functiebeschrijving telefonist/receptionist (werkzaamheden zullen per kantoor verschillen, afhankelijk van organisatiestructuur) Telefoongesprekken doorverbinden De telefonist/receptionist is verantwoordelijk voor het beantwoorden van de inkomende gesprekken. Als er een belangrijke prospect belt, moet de telefonist achterhalen wie de contactpersoon is. Als men vraagt naar een specifieke persoon, dan moet de beller met hem of haar of met de voice-mail worden doorverbonden, als de persoon in kwestie niet aanwezig is. 1. Gesprekken doorverbinden als de gevraagde persoon op kantoor is. 2. Zo niet, dan naam en telefoonnummer van de cliënt noteren. Uitleggen dat de makelaar snel contact zal opnemen, en de makelaar bellen of oppiepen zodat deze binnen tien minuten kan terugbellen. 3. Te allen tijde is het van belang om te achterhalen wat de naam en het telefoonnummer van de beller zijn en het doel van het telefoontje. 4. Als de makelaar binnen tien minuten terugbelt, dan krijgt hij of zij de prospect. Anders wordt deze doorverwezen naar de assistent-makelaar die op kantoor is. Algemene gesprekken 1. De makelaar die op kantoor is, ontvangt alle binnenlopers. 2. Alle gesprekken waarbij de telefonist geen naam en/of telefoonnummer kan achterhalen, gaan naar de buitendienstmedewerker die op kantoor is. 3. Alle prospects met een algemene vraag gaan naar de buitendienstmedewerker die op kantoor is. Herkomst van gesprekken De telefonist houdt de herkomst van gesprekken bij (naar aanleiding van advertenties, tuinborden, persoonlijke doorverwijzing naar een makelaar, enz.) en produceert hiervan maandelijks en per kwartaal een overzicht.
7
Functiebeschrijving doorverwijzingscoördinator (werkzaamheden zullen per kantoor verschillen, afhankelijk van organisatiestructuur) Afhandelen van alle inkomende doorverwijzingen, doorverwijzen naar de juiste makelaar en opvolgen bij makelaar, versturende makelaar en opdrachtgever om te controleren of de doorverwijzing correct is afgehandeld. Onderhouden van contacten met ERA ServiCenter in geval van twijfel (de doorverwezen opdrachtgever is een relatie uit het verleden of een persoonlijk contact van de makelaar). Overleggen met de opdrachtgever om een inschatting te maken van diens behoeften. Indien nodig een bezichtigingsschema opstellen. Samenwerken met makelaars en het belang van doorverwijzingen uitdragen. In overleg met (assistent)makelaar doorverwijzen naar het juiste kantoor en opvolgen om zeker te zijn van een correcte afhandeling. Contacten leggen en onderhouden met lokale organisaties, bedrijven en netwerken om nieuwe inwoners aan te brengen van buiten de regio, die als mogelijke opdrachtgevers zouden kunnen dienen voor ons kantoor en een ERAcollega in de huidige woonplaats. Afhandelen van doorverwijsprovisies door het tijdig insturen van de originele courtagenota aan ERA ServiCenter.
8
Positionering van uw kantoor Verkoop A. Adverteren 1. Het publiciteitsbudget van de organisatie bedraagt circa 7,5% van de bruto omzet. 2. Om maximale herkenning bij de consument te genereren, dient optimaal gebruik te worden gemaakt van de ERA middelen om het merk ERA te profileren. 3. De beste en kortste manier om de consument zich bij ons thuis te laten voelen is door het communiceren van de integrale website www.era.nl. Daar vindt de consument het allerbelangrijkste wat hij zoekt: woningen. Daarna vindt hij de makelaar die hem kan helpen bij het verkopen en kopen. B. Direct mail 1. (Assistent-)makelaars worden gestimuleerd om de marketing carrousel te gebruiken voor het onderhouden van contact met hun geografische doelmarkt en hun persoonlijke sociale en zakelijke netwerken. 2. De kantoorleider is tevens verantwoordelijk voor speciale projecten, zoals de Open Huizen Route, speciale themamailings, enzovoort. C. Public Relations 1. (Assistent-)makelaars worden gestimuleerd zoveel mogelijk met diverse media in contact te treden bij acties zoals de Open Huizen Route of andere publieksacties. 2. Assistent-makelaars moeten ervan bewust worden gemaakt dat de ERAorganisatie inspanningen verricht om persberichten te doen plaatsen in landelijke media, die mogelijk door regionale of lokale media worden opgepikt. D. Team Tuesday Op regelmatige basis is het van belang om alle contacten op te volgen die met iemand van het kantoor zijn gelegd. De telefoon is hiervoor het beste medium. Het kan hier gaan om mensen die een e-mail hebben gestuurd, via Internet een WoonWens hebben aangevraagd of een vrijblijvende waardebepaling hebben aangevraagd. Daarnaast moeten natuurlijk alle mensen die een pand hebben bezichtigd worden nagebeld, als ook de mensen die via Internet hebben aangegeven interesse te hebben in een bepaald object. Verder is er een groep mensen die op kantoor zijn binnengelopen voor informatie over woningen of een WoonWens. Ook deze mensen hebben een behoefte.
9
E. Brochures Het is belangrijk dat iedereen op kantoor de kantoorbrochures kent. De consument gebruikt deze folders om zich te oriënteren en vanzelfsprekend zullen zijn vragen dan ook gebaseerd zijn op de tekst van de folders. U wilt niet weten hoeveel medewerkers geen idee hebben wat er in de ERA-folders of uw eigen folders staat.
10
Kantoorartikelen/Inkoop Kantoorartikelen worden besteld door de administratief medewerker, bij een eigen leverancier of bij een via ERA onderhandelde leverancier. Dat is voor drukwerk ERA Facilitair en voor kantoorartikelen Lyreco. Kantoorartikelen zijn onder andere: briefpapier met briefhoofd, enveloppen, formulieren, visitekaartjes, dossiermappen, kopieer-, fax- en computerbenodigdheden, en andere zaken benodigd voor de dagelijkse gang van zaken op het kantoor. Juridische ondersteuning Er moet een goede relatie zijn met een notaris, zodat er juridische ondersteuning beschikbaar is voor diverse zaken rondom de woningmakelaardij. Dit is belangrijk voor makelaars, zodat transacties vlot kunnen verlopen en problemen over courtages voorkomen worden.
11
De kantooromgeving Het concept van de ideale kantooromgeving bestaat niet; de eigen smaak en visie op de toekomst van elk kantoor wegen zwaarder dan een ideaalconcept. Maar er is wel een aantal richtlijnen te geven, dat zal helpen bijdragen tot een krachtige organisatie. Locatie 1. Als het marktgebied eenmaal gekozen is, zijn de belangrijkste selectiecriteria voor het pand een goede zichtbaarheid en goede bewegwijzering uit alle richtingen. 2. Het pand is bij voorkeur gesitueerd aan een drukke, doorgaande weg, om de zichtbaarheid te vergroten. Met name een hoekpand (of vlakbij een hoek), waar het verkeer regelmatig moet stoppen, draagt hiertoe bij. 3. De cliënt moet vanuit alle richtingen gemakkelijk toegang hebben tot de ingang van het pand. 4. Het pand moet centraal liggen in het gekozen marktgebied. 5. Een locatie in het centrum of een winkelgebied, waar potentiële klanten komen en andere bedrijven gevestigd zijn, is gunstig voor ‘binnenlopers’. 6. Er moet ruim voldoende parkeergelegenheid zijn, en deze moet nabij de ingang van het pand zijn. Ruimte en indeling 1. Er moet voldoende ruimte zijn, zodat elke buitendienstmedewerker een eigen werkplek heeft. Er kunnen kantoorruimtes zijn voor één persoon, gedeelde kantoorruimtes of werkplekken. Het is belangrijk dat elke werkplek is uitgerust met een computer en andere communicatiebenodigdheden. 2. Er moet een aparte ruimte zijn, die gebruikt kan worden als spreekkamer of vergaderruimte. Deze algemene werkplek moet zich buiten het zicht van binnenlopers bevinden. 3. De werkplekken van de kantoormedewerkers moeten gemakkelijk te benaderen zijn voor de (assistent)makelaars. Medewerkers moeten kunnen beschikken over hun eigen computer, en de fax moet bij hen in de buurt zijn. 4. Er moet een kleine keuken zijn, uit het zicht van cliënten, bij voorkeur achter de werkruimte.
12
5. Tuinborden moeten worden opgeslagen in een grote kast of in een ruimte of kelder die niet gebruikt wordt, maar ook weer uit het zicht van de cliënt. Ze moeten niet worden opgeslagen bij de kantoorbenodigdheden. Zorg altijd voor voldoende voorraad van tuinborden. 6. Zelfs een ruime kast kan al uitstekend dienen als bibliotheek, waar dossiers, boeken en trainingsvideo’s worden bewaard. 7. De spreekkamer moet afgeschermd zijn, en bij voorkeur grotendeels geluidsdicht. Het is prettig als deze ruimte over een raam beschikt, zodat men kan zien wanneer deze bezet is. 8. De receptie moet er professioneel en uitnodigend uitzien. De eerste indruk is cruciaal. De receptie moet altijd bemand zijn. Denk aan verse bloemen. 9. Het kantoor van de manager moet zich in de buurt bevinden bij de andere medewerkers. Ramen met zicht op de werkplekken, en zonwering, zijn zinvol.
13
Het ondernemingsplan Een ondernemingsplan plaveit de weg naar succes. Het biedt een overzicht van de stappen en maatregelen die genomen moeten worden om de doelen van de organisatie te realiseren. Een organisatie kan overleven zonder ondernemingsplan, maar een goed plan helpt u gericht te blijven op wat er moet gebeuren, en wanneer. Een ondernemingsplan moet geen statisch document zijn; het moet meeveranderen met de organisatie naarmate deze groeit en bloeit. Er zullen zich nieuwe kansen voordoen die niet in het plan zijn opgenomen, maar waarop wel actie moet worden ondernomen. Deze kansen moeten dus deel gaan uitmaken van het plan. Een ondernemingsplan moet ook voorzien in alternatieve plannen, en zo een antwoord kunnen geven op de ‘wat als’ vragen die zich zeker zullen aandienen. De volgende elementen zijn noodzakelijk voor het ontwikkelen van een samenhangend ondernemingsplan: Analyse Voordat u een ondernemingsplan kunt maken, moet u de huidige situatie analyseren. U moet een beeld krijgen van het bedrijf op dit moment. Missie/visie Er moet een missie of visie voor de organisatie worden geschreven. Hierin moeten de hoe, waar en waarom-vragen van de organisatie worden beantwoord. Wie zijn we, wat doen we, hoe doen we het en waar doen we het? Deze mission statement moet in de tegenwoordige tijd worden geformuleerd, alsof de visie al gerealiseerd is. Hij moet zodanig geschreven zijn dat iedereen in de onderneming hem als missie kan en zal omarmen. Deze visie moet een echt beeld geven van wat u wilt realiseren. Doelstellingen Doelstellingen zijn doelen op de lange en korte termijn, die duidelijk omschreven moeten zijn, en de langetermijnvisie moeten onderschrijven. Om doelen te kunnen stellen, moet de huidige situatie worden vergeleken met de visie van de onderneming die u wilt creëren. De doelstellingen zijn dan de stappen die nodig zijn om van vandaag naar die visie te komen.
14
Strategieën Dit zijn de stappen en actiepunten die ondernomen moeten worden om de doelstellingen te kunnen realiseren. De strategieën moeten ook een tijdsplanning omvatten waarin de doelen gerealiseerd moeten worden, en door wie. Tactieken Tactieken zijn de dagelijkse taken die uitgevoerd moeten worden voor het implementeren van de strategieën. Begroting en verantwoording Een begroting heeft tot doel, de winstgevendheid van het plan aan te tonen. Er moeten methodes gedefinieerd zijn om verantwoording vast te leggen, om ervoor te zorgen dat degene die verantwoordelijk is voor de strategieën, ook werkelijk die verantwoordelijkheid neemt. Een ondernemingsplan is een zeer belangrijk en waardevol element van het succes van een organisatie. Trek er voldoende tijd voor uit, en denk er goed over na. Daarna moet het ondernemingsplan regelmatig worden geëvalueerd door het jaar heen, om te waarborgen dat de organisatie haar groeidoelen en gewenste winstniveau realiseert.
15
De kern van uw onderneming
Kosten
Inkomsten
Overhead
€
Verkoop
%=€
PR/Marketing
€
Aankoop
%=€
Management
€
Taxaties
%=€
Winst
€
B.o.g.
%=€
Agrarisch
%=€
Beheer
%=€
Assurantiën % = € Hypotheken % = € ___________ ___ €
______________ €
16
Prognose per onderdeel
Toegespitst op verwerving van verkoopopdrachten, maar dit rekensommetje kunt u natuurlijk ook voor aankoop maken.
Voorbeeld: Stad/dorp – aantal inwoners
50.000
Inwonersaantal per woning (gemiddeld)
/ 2,7
Aantal woningen
= 18.518
Eigen woningbezit
50% = 9.259
Mutatiegraad per jaar (gemiddeld)
6%
Aantal opdrachten per jaar
555
Benodigd aantal verkoopopdrachten per jaar
150
Benodigd marktaandeel
27%
U kunt dan verder gaan door het aantal benodigde verkoopopdrachten te delen door het aantal maanden en het aantal buitendienstmedewerkers. Hierdoor komt u aan persoonlijke doelstellingen voor al uw medewerkers.
17
Het ondernemingsplan Evaluatie WAARDE VAN HUIDIGE VERKOOPOPDRACHTEN Waarde van huidige verkoopopdrachten
€ ______________
Vermenigvuldigd met verkoopratio
X ______________ = ______________
Vermenigvuldigd met % van de vraagprijs
X ______________ = ______________
Vermenigvuldigd met courtagebedrag
X ______________ = ______________
Vermenigvuldigd met omloopsnelheid
X ______________ = ______________
Gedeeld door 12 maanden
/12 _____________
Begrote maandomzet uit verkoopopdrachten
Gedeeld door % opbrengst uit verkoopopdrachten
18
/= ______________
/=
______________
Begrote totale maanduitgaven
/= ______________
Maandelijkse winst (verlies)
/= ______________
Tijd in maanden voordat de omzet gerealiseerd is: (
)+(
)
Verwerkingstijd/30= ______
19
WERKBLAD Maandelijkse uitgaven
€
_____________ _
Gewenste winst
€
_____________ _
Vereiste maandomzet
€
_____________ _
Vermenigvuldigd met % van opbrengst uit verkoopopdrachten
x
_____________ _
=
___________ (B)
Vermenigvuldigd met 12 maanden
x12
_____________ _
Gedeeld door omloopsnelheid
/
_____________ _
=
_____________ _
/
___________ (A)
=
_____________ _
Gedeeld door courtage-bedrag
Gedeeld door % van vraagprijs
/ _____________ _ = _____________ _
Vereiste aantal verkoopopdrachten
=
_____________ _
Gedeeld door gemiddelde verkoopprijs
/
___________ (E)
=
_____________ _
/
_____________
Vereist aantal verkoopopdrachten
20
_ Vermenigvuldigd met omloopsnelheid
x
___________ (A)
=
_____________ _
Gedeeld door 12 maanden
/12
_____________ _
Benodigd aantal verkoopopdrachten per maand
=
_____________ _
Vermenigvuldigd met aantal presentaties nodig voor 1 verkoopopdracht
=
___________ (F)
Aantal benodigde presentaties per maand
=
_____________ _
Gedeeld door 4
/4
_____________ _
Benodigd aantal presentaties per week
=
_____________ _
Gedeeld door aantal (assistent-)makelaars
/
_____________ _
=
_____________ _
=
_____________ _
Benodigd aantal presentaties per (assistent)makelaar per week
21
PERFORMANCE IN HET KORT Omloopsnelheid
____________ (A)
% van opbrengst uit verkoopopdrachten
Courtage-percentage
____________% (B) ____________% (C)
% van verkoopprijs
____________% (D)
Gemiddelde verkoopprijs
€ ____________ (E)
Presentaties/verkoopopdrachten
____________ (F)
22
Essentiële managementcijfers
Percentage van vraagprijs ontvangen: a) Som van de verkoopprijzen (afgelopen 12 maanden) __________ b) Gedeeld door de som van de laatste vraagprijzen __________ c) Is percentage van vraagprijs ontvangen
__________
Kantoorcourtage: a) Totale kantooromzet (afgelopen 12 maanden)
__________
b) Gedeeld door som van de verkoopprijzen
__________
(afgelopen 12 maanden)
c) Is courtage percentage __________
Omloopsnelheid: a) 365 dagen gedeeld door
___365___
b) Gemiddeld aantal dagen te koop van alle verkochte panden
__________
(Aantal dagen van verkoopopdracht tot overdracht voor elke verkoop, gedeeld door het aantal woningen)
c) Is omzetsnelheid __________
Percentage inkomsten uit verkoopopdrachten: a) Totale kantooromzet uit verkoopopdrachten __________ b) Gedeeld door totale omzet uit alle transacties c) Is percentage van de inkomsten uit verkoopopdrachten __________
23
__________
Essentiële managementcijfers - Formules Formules:
Omloopsnelheid =
Aanbevolen ratios:
365
4-9 keer per jaar
gemiddeld aantal dagen te koop
% inkomsten uit verkoopopdrachten =
Courtage =
Totale omzet verkoopopdrachten Totale omzet
67%-75% uit
Totale kantooromzet
minimaal 2%
verkoopopdrachten
Som van de verkoopprijzen
% van vraagprijs ontvangen =
Som van de verkoopprijzen Som van de laatste vraagprijzen
Gemiddelde vraagprijs =
Som van de vraagprijzen Totaal aantal verkoopopdrachten
24
94-97% van laatste vraagprijs voor de verkoop
Omloopsnelheid • Geeft weer hoeveel keer per jaar u uw huidige woningbestand aan verkoopopdrachten vervangt. • Dit geeft de kwaliteit van uw bestand weer in vergelijking met dat van de concurrent. • En het is een weerspiegeling van hoe snel u actie onderneemt om zaken bij te stellen vanuit concurrentie-oogpunt. Formule Gem. aantal dagen te koop / 365
Aanbevolen ratio: 4 - 9 keer per jaar
“Wat ligt eraan ten grondslag?” Laag: 1. Vraagprijzen te hoog 2. Concentratie op trage markten 3. Te weinig training in • presenteren van de prijs • VMA 4. Geen analyse van bestand 5. Onvoldoende of geen gebruik van instrumenten, technieken en programma’s
Hoog: 1. Vraagprijzen te laag 2. Niet alle markten aangeboord
“Wat kan ik eraan doen?” Laag: 1. Verkoopbaarheidsbeoordeling 2. Verkocht-mailing 3. Marketing carrousel naar alle interessante marktgebieden 4. VMA’s 5. Systematische en geplande prijsverlaging 6. Analyse van doelmarkt 7. Training in • presenteren van de prijs 8. Slechte verkoopopdrachten annuleren
Hoog: 1. Training in • presenteren van de prijs • VMA 2. Extra doelmarkten aanboren 3. Prijsanalyse courtage 4. Nieuwe assistent-makelaars aantrekken 5. De productiviteitsnormen vaststellen op basis van ontvangen courtage, zodat makelaars geen courtage weggeven
25
Percentage van inkomsten uit verkoopopdrachten • Geeft weer hoe goed uw woningbestand voorziet in de behoeften van de kopers. • Kan een indicatie zijn van de verkoopbaarheid van uw bestand. • Geeft weer hoe u uw tijd besteedt. Formule Omzet verkoopopdrachten / totale omzet
Aanbevolen ratio: 67% - 75%
“Wat ligt eraan ten grondslag?”
1. 2. 3. 4. 5.
Laag:
Hoog:
Er wordt niet hard genoeg gewerkt Te lage score uit verkoopgesprekken Teveel nadruk op aankoop Onvoldoende prospecteren Te weinig gebruik van ERA middelen, zoals de flipchart
1. Alleen verkoopopdrachten 2. Gesprekken met potentiële kopers worden niet goed afgehandeld 3. Alleen werken met ‘kijkers’ in plaats van gekwalificeerde kopers, waardoor er geen aankoopopdrachten worden gescoord
26
“Wat kan ik eraan doen?” Laag: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Verkoopbaarheidsbeoordeling ERA’s Internet Service Verkocht-mailing VerkoopWijzer Team Tuesday Training AccellERAtion I AccellERAtion II conventie Franchiseraden 7. Koper Garantie Plan 8. Evaluatie service plan 9. Evaluatie van doelen 10. Makelaars aantrekken gespecialiseerd in het binnenhalen van verkoopopdrachten 11. Gerichte marketing carrousel
Hoog: 1. 2. 3. 4.
27
Doorverwijzingen (uitgaand) VerkoopWijzer Team Tuesday Training in Telefoontechniek Kwalificeren van kopers
Courtage • De courtage-omzet van de organisatie uitdrukken als percentage van de verkoopprijzen. • Geeft een beeld van de relatie tussen prijs, zoals vastgesteld door de makelaar op basis van de kantoor- en verkoopkosten, en waarde van de dienstverlening, beleefd door de consument en de mate waarin de medewerkers op het kantoor in staat zijn (geweest) om die twee met elkaar in overeenstemming te brengen.
Formule Verkoopprijzen / totale omzet
Aanbevolen ratio: 2%, exclusief BTW.
“Wat ligt eraan ten grondslag?” Laag:
Hoog:
1. Te lage courtage berekend aan de verkoper 2. Teveel onderhandelingsvrijheid bij (assistent)makelaars zonder sancties voor hen 3. Te weinig overtuiging van eigen waarde van dienstverlening bij (assistent-) makelaars
28
“Wat kan ik eraan doen?” Laag:
Hoog:
1. Inkomen (assistent-)makelaar afhankelijk maken van geïncasseerde courtage 2. Flipchart gebruiken 3. (Assistent-)makelaars training laten volgen 4. Binnendienst training laten volgen 5. Hogere courtage berekenen 6. Meer activiteiten ontplooien • Open Huizen Route • Woningvideo op Internet • ERA voor Mij-account aanmaken voor opdrachtgever • Marketing carrousel in de juiste wijken uitrollen • Genereren van waardebepalingen • Genereren van doorverwijzingen
29
Percentage van vraagprijs ontvangen • Een maatstaf voor de frequentie en doeltreffendheid van de vraagprijs bepaling. Formule Vraagprijzen / Verkoopprijzen
Aanbevolen ratio: 94% - 97%
“Wat ligt eraan ten grondslag?” Laag: 1. Vraagprijzen te hoog 2. Niet in staat vraagprijs goed te presenteren 3. Onvoldoende of geen gebruik van ERA instrumenten 4. Gebrek aan marktkennis 5. Gebrek aan zelfvertrouwen 6. Angst voor concurrentie
Hoog: 1. Alleen ‘het neusje van de zalm’ willen verkopen (zeer courante panden) 2. Vraagprijzen te laag
“Wat kan ik eraan doen?” Laag: 1. Verkoopbaarheidsbeoordeling 2. Betere flipchart presentatie 3. Analyse van verkochte soortgelijke panden 4. VMA onder begeleiding van ervaren makelaar 5. Systematische en geplande prijsverlaging als verkoper op hoge vraagprijs staat (schriftelijk vastleggen) 6. Publiciteitsbudget verbinden aan VMA en verkoopbaarheidsbeoordeling
Hoog: 1. Training in het uitvoeren van de VMA van uw Business Consultant 2. VMA onder begeleiding van ervaren makelaar 3. Begeleiding in het presenteren van de vraagprijs
30
Aanbevelingen voor het verhogen van de essentiële managementcijfers Omloopsnelheid: • Systematische prijsverlaging (30 dagen), bij opdrachten met een (te) hoge vraagprijs, die vooraf schriftelijk is overeengekomen. • Koper Garantie Plan® bij verkoopopdrachten. • Marktanalyse - selecteer markten waar veel doorstroming is. • Verkoopopdrachten aannemen in courante prijsklassen. • Publiciteit. • Slechte verkoopopdrachten annuleren. • Een makelaarsvergadering beleggen om alle verkoopopdrachten die langer dan zestig dagen lopen, te evalueren. • Overweeg om een hogere courtage overeen te komen gekoppeld aan een verkooptermijn. • Alleen objecten van gemotiveerde verkopers in verkoop nemen, geen gelukzoekers. • Zorgen dat bezichtigingen als hoge prioriteit binnen kantoor worden behandeld. • Verkoopbaarheidsbeoordeling gebruiken. • ERA’s Internet Service gebruiken en goede VMA’s uitvoeren. • De ERA flipchart gebruiken.
Percentage inkomsten uit verkoopopdrachten: • Productiviteit van huidige makelaars relateren aan courtage-inkomsten. • Portefeuille uitbreiden, kwantitatief en kwalitatief. • (Assistent)makelaars moeten het belang inzien van het verkopen van verkoopopdrachten, niet alleen het in verkoop nemen. • Bezoek uw opdrachtgevers regelmatig. • Vraag andere makelaars: “Wat is uw beste verkoopidee voor deze woning?” • Laat woningvideo’s van te koop staande woningen afspelen op kantoor en/of email de link naar uw prospects. • Omwonendenmailing naar potentiële kopers. • Verkoopopdrachten invoeren in ERA’s Internet Service.
31
Courtage • Inkomsten van uw (assistent-)makelaars afhankelijk maken van geïncasseerde courtage. • Marketing carrousel inzetten om waardebepalingen te genereren. • Doorverwijzingen genereren (en u ontvangt 20% van de courtage als doorverwijzend kantoor). • Assistent-makelaars zijn niet bevoegd een lagere courtage in rekening te brengen. • Verspreid maandelijks een lijst met alle verkoopopdrachten van uw kantoor. • Sluit een Koper Garantie Plan® op alle verkoopopdrachten.
Percentage van vraagprijs ontvangen: • Bepaal een reële vraagprijs • VMA uitvoeren bij elke verkoopopdracht. • Koper Garantie Plan ® afsluiten op elke opdracht en dit ook duidelijk kenbaar maken in al uw promotie-activiteiten. • Analyseer uw markt en weet waar uw kansen liggen. • Het verbeteren van uw flipchartpresentatie. • Gebruik de verkoopbaarheidsbeoordeling bij elke verkoopopdracht. • Training voor (assistent)makelaars in het verkoopgesprek. • Er bij verkopers op aandringen hun woning in optimale conditie te brengen. Gebruik hiervoor de ERA BezoekWijzer.
32
Kwaliteit opdrachtenportefeuille: • Verplichte VMA bij elke verkoopopdracht. • Koper Garantie Plan®. • Neem alleen panden in verkoop met een reële vraagprijs. Indien de verkoper op een te hoge vraagprijs staat en u wilt toch met hem in zee gaan, leg dan schriftelijk en van tevoren vast wanneer u prijsverlagingen zult moeten gaan doorvoeren. • Open Huizen Route. • Niet-verkopende panden (winkeldochters!) uit het bestand halen. • Vermijd ongemotiveerde kopers. • Richt u op marktgebieden met een goede doorstroming. • Richt u op consumenten in regio’s met een goede verkoopbaarheid. • Eens per maand overleg met de verkoper over de verkoopopdracht. • Klachtenprocedure in geval van klachten van opdrachtgever. • Team Tuesday houden om afspraken voor waardebepalingen te scoren, waaruit nieuwe verkoopopdrachten kunnen ontstaan. • Voorkom ‘prijskopers’.
33
II. Missie en visie
ERA Mission Statement: ERA zal de makelaarskeuze van de consument en de makelaar zijn, omdat ERA makelaars ethische, vooruitdenkende en resultaatgerichte professionals zijn die de makelaardij pro-actief benaderen… De makelaar kan er dus op rekenen dat hij de beste instrumenten en training tot zijn beschikking heeft om zijn werk te doen. De consument kan er volledig op vertrouwen dat hij zaken doet met een ervaren professional, die hem integer benadert en service van het hoogste niveau biedt. Ontwikkel een mission statement dat een beeld creëert van wat u wilt bereiken. Uw visie moet gebaseerd zijn op een heldere, realistische inschatting van uw middelen, en daar niet juist door belemmerd worden. Bovendien kan uw visie niet het eigendom van één persoon zijn. Om van visie tot realiteit te komen, moeten alle betrokkenen de visie onderschrijven en omarmen. Doe uw ogen dicht en stel het perfecte kantoor voor. Hoe ziet het eruit? Hoe voelt het? Wat vindt u ervan? Hoe vinden uw medewerkers het? Heerst er energie, opwinding en enthousiasme? Als u een visie ontwikkelt voor uw bedrijf, sla dan geen acht op de huidige situatie. Laat u niet door de huidige realiteit belemmeren. En laat u nog niet leiden door hoe u het moet waarmaken. Als u eenmaal een visie heeft, dan komt de bewustwording. We worden ons bewust van zaken om ons heen die we eerder niet zagen. Er zullen zich kansen voordoen, die het realiseren van uw visie zullen voortstuwen.
34
Het creëren van een prettige en productieve werksfeer
Het vermogen van een onderneming om goede buitendienstmedewerkers vast te houden, ligt in het vermogen om een sfeer van succes te creëren en te handhaven… Een omgeving die elke medewerker stimuleert en steunt in zijn streven naar persoonlijk succes dat strookt met het succes van de onderneming. Daarbij moet de onderneming ruimte bieden voor groei en plezier, men moet een bijdrage kunnen leveren en er wat aan over houden. Het vasthouden van goede (assistent-)makelaars is essentieel voor de groei en de winst van een onderneming op lange termijn. Een goede beloningsstructuur is een incentive voor assistent-makelaars, maar het is niet het enige dat ze uit hun loopbaan willen halen. Omdat iedere medewerker weer door iets anders wordt gemotiveerd, is het ideale motivatieprogramma gevarieerd van opzet, zodat iedereen wordt aangesproken. Het is belangrijk om die verschillen te onderkennen. Wat zijn zoal manieren om de inspanningen van uw makelaars en medewerkers te belonen? • Deelname aan ERA activiteiten, zowel zakelijke als informele. • Laat mensen taken verrichten waar ze goed in zijn. Is iemand bijvoorbeeld een goede onderhandelaar gebleken, betrek hem dan bij de inkoop van zaken. • Geef een beloning aan degene die het meest heeft bijgedragen aan klanttevredenheid, ondersteuning van anderen in het kantoor, speciale verrichtingen die niemand hoeft te doen, maar toch gebeuren moeten (keuken bijhouden etc.) Soms doet een groot boeket bloemen meer dan een cadeaubon of een extra bedrag of de rekening. • Waardeer de inspanningen van uw nieuwe medewerkers, die misschien nog zo niet productief zijn als ervaren medewerkers, maar heel hard werken om dat niveau te halen. • Jaarlijkse feestelijke personeelsbijeenkomst. • Bonussen in de vorm van geld of tijd. Op kantoorniveau: •
Maandelijks in het werkoverleg stilstaan bij het behalen van het doel voor die maand.
35
• • • •
Maandelijks in het werkoverleg de ingevulde service toetsen en eventueel klachten doornemen. Maandelijks in het werkoverleg de lopende en afgewerkte doorverwijzingen doornemen en de stand. Een overzicht op het mededelingenbord waar melding wordt gemaakt van lopende en afgesloten transacties van de (assistent)makelaars. Een persoonlijk geschreven brief aan het eind van het jaar, waarin iedereen wordt bedankt voor zijn/haar inzet voor het team.
En vergeet niet ERA te gebruiken als extra erkenning voor uw medewerkers! De jaarlijkse ERA International Business Conference in de Verenigde Staten, de franchiseraden en andere bijeenkomsten kunnen ook dienen als incentives en blijken van waardering. Naast alle zakelijke blijken van waardering moet het management daadwerkelijk iets extra’s willen doen om alle medewerkers op regelmatige basis te bedanken voor hun inspanningen. Een compliment, een handgeschreven kaart of brief voor een verjaardag of een zieke, een felicitatie tijdens een teamvergadering; allemaal dingen die elk lid van het team het gevoel geven gewaardeerd te worden. Met een eenvoudig systeem in uw agenda kunt u ervoor zorgen dat u niemand vergeet of overslaat. Periodieke informele bijeenkomsten zijn ook belangrijk om medewerkers en (assistent-)makelaars tot een hecht team te smeden. ERA organiseert periodiek sociale evenementen, waar het hele kantoor aan kan deelnemen. Deze vormen uitstekende gelegenheden om de onderlinge banden te versterken, maar ook de banden met andere kantoren. Organiseer af en toe ook zelf een informele bijeenkomst, zoals een barbecue, een zeildag of een etentje op de verjaardag van het kantoor. Evenementen die geheel of gedeeltelijk door vrijwilligers van kantoor worden georganiseerd, blijken vaak het meest succesvol. (Assistent-)makelaars zullen zich veel meer betrokken voelen als zij zeggenschap hebben over de dagelijkse gang van zaken op kantoor. Denk daarom eens aan een kantoorcommissie, die bijvoorbeeld eens per maand vergadert over speciale ideeën of aandachtspunten. Deze groep moet niet alleen bestaan uit ‘toppers’, maar ook de nieuwelingen en andere buitendienstmedewerkers moeten vertegenwoordigd zijn. Dit is een prima manier om het management te helpen kleine knelpunten op te lossen voor ze uit de hand lopen, en de buitendienstmedewerkers zelf de ernst van kwesties te laten bepalen. Kantoren
36
met meerdere vestigingen zouden dit idee kunnen uitbreiden door van elke vestiging een vertegenwoordiger te sturen naar een gezamenlijk overleg. De beste assistent-makelaars kunt u extra waardering geven door een ‘top performers-club’ te formeren die maandelijks bijeenkomt. Er wordt veel energie gestoken in het trainen van de minder productieve buitendienstmedewerkers, en daarom is het een goed idee om juist de groep van topverkopers ideeën te laten bespreken op hun productiviteitsniveau, om de volgende stap naar het volgende productiviteitsniveau te kunnen zetten. Onderzoek heeft uitgewezen dat, naast een goede beloningsstructuur, een vriendelijke en informele onderlinge relatie tussen een (assistent-)makelaar en de kantoorleider de beste manier is om hem of haar te motiveren.
37
Verantwoording en begeleiding Het is de verantwoordelijkheid van de kantoorleider om ervoor te zorgen dat (assistent-)makelaars de onderneming als hun eigen bedrijf beschouwen, dat zij een ondernemingsplan maken, zich maandelijks verantwoorden en elk half jaar hun doelstellingen evalueren. Elke buitendienstmedewerker moet zich doorlopend concentreren op het volgende productiviteitsniveau. Deze doelstellingen moeten haalbaar zijn, en goede begeleiding en eventuele bijstelling naar aanleiding van de situatie in de markt, is belangrijk. Prognoses moeten op maandbasis geëvalueerd en eventueel bijgesteld worden, compleet met aangepaste begrotingen en alternatieve plannen. Bovendien moet er wekelijks gekeken worden naar de productiviteit en resultaten van elke buitendienstmedewerker. Via het gebruik van het ondernemingsplan, maandelijkse verantwoording en een halfjaarlijkse evaluatie blijft men op elk productiviteitsniveau gericht bezig. De kantoorleider moet minimaal elke maand een kwartier evalueren met elke (assistent-) makelaar, en minimaal een half uur per half jaar. Deze gesprekken helpen de (assistent-)makelaar gericht bezig te blijven maar werken ook ondersteunend, en zijn een gelegenheid om wederzijds waardering uit te spreken. Buitendienstmedewerkers kunnen hun resultaten bijhouden, zoals dat op organisatieniveau ook gebeurt. Een productiviteitsformulier is hiervoor een prima hulpmiddel.
38
Productiviteitsformulier voor de buitendienstmedewerker Naam:
__________________________________
Jaardoel:
_________ Gerealiseerd:
Huidige verkoopopdrachten:
Datum:
_________
_______________
Onderhanden:
_________
_________________________________
_________________________________________________________________ _________________________________________________________________
Informatie 4-wekelijks: Periode
Werkelijk
Jaardoel
Afspraken verkoopopdrachten
___________ ___________
___________
Gescoorde verkoopopdrachten
___________ ___________
___________
Verkochte verkoopopdrachten
___________ ___________
___________
Aankoopgesprekken
___________ ___________
___________
Aankopen
___________ ___________
___________
Totaal prospects (maand)
Naam verkoper:
________________________________
Naam verkoper:
________________________________
Naam verkoper:
________________________________
Naam koper:
________________________________
Naam koper:
________________________________
Naam koper:
________________________________
Totaal prospects (maand)
Werkuren (gem.)
_______________ Vrije dagen
Evaluatie huidige verkoopopdrachten (prijsverlagingen?)
_______________
_________________________
_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Wat was uw grootste succes?
_________________________
_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Waarop wilt u zich de komende maand richten?
_________________________ ___ _________________________________________________________________
(Noteer prospecteeractiviteiten)
_________________________________________________________________
39
Halfjaarlijks plannings- en evaluatiegesprek buitendienstmedewerker Naam: ______________________________________________ Doelstellingen lopend jaar Courtage-omzet:
_____________________________ ___
Aantal transacties:
_____________________________ ___
Courtage-percentage:
_____________________________ ___ Tot heden gerealiseerd
Courtage-omzet:
_____________________________ ___
Aantal transacties:
_____________________________ ___
Courtage-percentage:
_____________________________ ___
Verkoopopdrachten gescoord:
_____________________________ ___
Verkocht:
_____________________________ ___
Verkoopratio:
_____________________________ ___ Momenteel in portefeuille
40
Actieve verkoopopdrachten:
____________________________ ____
Zoekersbestand:
____________________________ ____
Aantal verkoopgesprekken:
____________________________ ____
Aantal aankoopgesprekken:
____________________________ ____
Gem. aantal werkuren/week:
____________________________ ____
Gem. aantal uren prospecteren/week ____________________________ ____
41
Zelfevaluatie Geef uzelf punten op een schaal van 1 tot 10 (1 is heel slecht en 10 is bijna perfect) voor elk van de volgende gebieden: Administratie:
______________________
Delegeren:
______________________
Prospecteren:
______________________
Persoonlijke organisatie:
______________________
Opvolgen contacten:
______________________
Flipchartpresentatie - verkoper:
______________________
Flipchartpresentatie - koper:
______________________
Omgaan met bezwaren:
______________________
Afsluiten:
______________________
Onderhandelen:
______________________
42
Herkomst van opdrachtgevers
Aantal
Oorsprong
Verkoopopdrachten
Verkopen
Koud prospecteren Zakelijk netwerk Particuliere verkopers Privé-netwerk Voormalige klant Binnenloper Open Huis (deze woning verkocht) Open Huis (andere woning verkocht) Marketing Carrousel Omwonendenmailing Doorverwijzing Sponsoring Anders:
43
Totaal
Actieve klanten
1. Wat is uw definitie van een prospect? (Iemand die binnen welke tijd koopt of verkoopt: 7 dagen, een maand, een half jaar, een jaar, ooit?) ______________ ___________________________________________________________ 2. Hoeveel leads heeft u momenteel?________________________________ ___________________________________________________________ 3. Bent u dit jaar van uw doelen afgeraakt? (Zo ja, geef aan waar en wanneer) JA/NEE ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ 4. Vindt u, op basis van uw huidige productie en het aantal leads dat u momenteel hebt, dat uw jaardoelen bijgesteld moeten worden? JA/NEE Zo ja, hoe? ___________________________________________________ ___________________________________________________________ 5. Wat gaat u (eventueel) veranderen in de tweede helft van dit jaar? _______ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ 6. Wat kan de kantoorleider doen om u te helpen uw doelen te realiseren? Waar wilt u beter in worden en waar heeft u hulp bij nodig? ___________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________
44
Professionele ontwikkeling Noteer hier welke trainingen en/of seminars u heeft gevolgd sinds januari: ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________
Noteer hier welke trainingen en/of u wilt gaan volgen het komend half jaar: ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________
Noteer de naam van boeken die u gelezen hebt op het gebied van persoonlijke effectiviteit, verkoop, makelaardij, ondernemen of management sinds januari (en geef aan welke u anderen aanbevelt): ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________
45
Performanceplan (assistent-)makelaar Jaarlijks evaluatie- en planningsgesprek Naam: ______________________________________________________ 1.
Bruto inkomen dit jaar: ________________________
2.
Kwartaalinkomsten
1e kwartaal _________________ 2e kwartaal ________________ 3e kwartaal ________________ 4e kwartaal ________________
Wat was uw beste kwartaal? (Hoeft niet alleen financieel te zijn!) ___________________________________________________________ Hoe kunnen we ervoor zorgen dat volgend jaar alle kwartalen zo zijn? ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________
3.
Aantal gewerkte uren per week (gemiddeld).
_______________
4.
Aantal verkoopopdrachten gescoord.
_______________
5.
Totaal aantal verkopen.
_______________
6.
Gemiddelde verkoopprijs.
_______________
7.
Gemiddeld aantal verkoopopdrachten per maand.
_______________
8.
Gemiddeld aantal verkopen per maand.
_______________
9.
Gemiddelde bruto courtage per transactie.
_______________
46
10. Gemiddeld aantal uren per week pro-actief bezig zijn (met cliënten of met het vinden van cliënten).
_______________
11. Hoeveel uur per week spendeert u aan de volgende activiteiten? Koud bellen
_______________ Waardebepalingen __
________________ _
Zoekers bellen
_______________ Particuliere verkopers __
________________ _
Correspondentie
b ll /b k _______________ Kantoorwerk __
Verkoopgesprekken
_______________ Gesprekken kopers __
________________ _
Bezichtigingen
_______________ Bellen/bezoeken invloedskring __
________________ _
Netwerken
_______________ Verkooptraining __
________________ _
________________ _
Andere activiteiten:
___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ Denkvragen: Heeft u voldoende tijd besteed aan de dingen die direct tot omzet leiden? Als u uw productiviteitsdoel niet hebt gehaald, wat heeft u daar dan van weerhouden? ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________
47
48
Fase 3 doelstellingen
Fase 2 doelstellingen
Fase 1 doelstellingen
B aantal prospects 3 x C
___/225 =
_________ __ prospects per dag
A aantal contracten
10 x B
___/225 =
_________ __ contacten per dag
_________ __ kopers per week
___/45 =
C aantal aankoopopdrachten 2 x B*
D aantal bezichtigingen 5 x C
_________ __bezichtigingen per week
____/452
B* aantal aankooptransacties
Aankopen (30% van totaal aantal transacties)
_________ __ verkoopopdrachten
___/12 =
E aantal verkoopopdrachten 2 x C*
_________ __ presentaties per maand
___/12 =
2 x E
F aantal presentatie s
_________ __ prospects per week
___/45 =
3 x F
G aantal prospects
10 x G
H aantal contacten
_________ __ contacten per week
___/45 =
C* aantal woningen verkocht
Verkopen (70% van totaal aantal transacties)
Totaal aantal transacties
STREEFBEDRAG ____________ GEDEELD DOOR COURTAGE____________ = ____________ TRANSACTIES.
ONS KNATOOR WIL € _____________________ OMZETTEN KOMEND JAAR.
Actiepunten ons kantoor volgend jaar
14. Bekijk uw huidige positie in de markt eens... Wat zijn uw sterkste punten:
Wat kan er beter:
a.
a.
b.
b.
c.
c.
Kansen in de markt voor ons kantoor:
Bedreigingen in de markt voor ons kantoor:
a.
a.
b.
b.
c.
c.
15. Hoe kunt u uw sterke punten beter benutten in het komende jaar? ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________
16. Wat kunt u doen om meer en/of betere zaken te doen? ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________
49
17. DOEL: _______________ TRANSACTIES 18. Wat ziet u voor zich als u dat doel behaalt? ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________
19. Noteer onderstaand welke cursussen en seminars u het afgelopen jaar heeft gevolgd. ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________
20. Welke cursussen en/of seminars wilt u het komend jaar gaan volgen? ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________
21. Hoeveel afspraken heeft u nodig om uw doel wat betreft het aantal verkoopopdrachten te halen (uit actieplan): ___________________________________________________________
22. Hoeveel afspraken heeft u nodig om uw doel wat betreft het aantal transacties te behalen (uit actieplan): ___________________________________________________________
50
23. Als u elke dag maar één ding extra zou doen dat meer omzet zou opleveren, wat zou dat dan zijn? ___________________________________________________________
(Vul een voorbeelddagschema in!)
51
Denk terug aan de sterke en zwakke punten, de kansen en bedreigingen. Gebruik deze pagina om al uw ideeën (hoe wild ook!) om meer omzet te behalen, te noteren. ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________
52
Bekijk de lijst met ideeën nogmaals en zet een sterretje bij de beste ideeën. Noteer deze ideeën dan onderstaand bij de maand waarin u ze wilt uitvoeren, zodat u altijd pro-actief bezig bent. JANUARI
FEBRUARI
MAART
APRIL
MEI
53
JUNI
JULI
AUGUSTUS
SEPTEMBER
54
OKTOBER
NOVEMBER
DECEMBER
55
23. Hoeveel tijd moet u wekelijks aan de volgende activiteiten besteden in het komende jaar? (Bedenk dat u de resultaten van vorig jaar wilt verbeteren, maar ook een gevarieerde bron van inkomsten nodig hebt zodat de productiviteit er niet onder lijdt als één bron opdroogt!). Koud bellen
_______________ Waardebepalingen __
________________ _
Zoekers bellen
_______________ Particuliere verkopers __
________________ _
Correspondentie
b ll /b k _______________ Kantoorwerk __
Verkoopgesprekken
_______________ Gesprekken kopers __
________________ _
Bezichtigingen
_______________ Bellen/bezoeken invloedskring __
________________ _
Netwerken
_______________ Verkooptraining __
________________ _
________________ _
24. Wat wilt u (eventueel) het komende jaar anders gaan doen?
25. Wat kan de kantoorleider doen om u te helpen uw doelen te realiseren?
26. Welke (assistent)makelaars zou u graag aan ons team toegevoegd zien?
27. Als u een minimum prestatienorm zou moeten stellen voor kantoor (locatie), wat zou die dan zijn voor (assistent-)makelaars met twee of meer jaar ervaring?
56
TIJD
VOORBEELD WERKDAG
MIJN WERKDAG
8.00
Administratieve details – De dag voorbereiden
8.30
Kort werkoverleg – stand van zaken lopende opdrachten.
9.00
Agenda van vandaag inplannen
9.30 10.00
Bezichtigingen
10.30 11.00
Objectbeschrijvingen maken Waardebepalingen
11.30 12.30
Lunch/pauze
13.30 13.00 13.30
Bellen particuliere verkopers en zoekers
14.00
Bellen lopende opdrachtgevers
14.30 15.00
Afspraken/verkoopgesprekken met behulp van de flipchart
15.30 16.00 16.30
Telefoonnotities controleren, terugbellen
17.00 18.00
Thuis, avondeten
19.00 19.30
Nabellen telefoonnotities, e-mails behandelen
20.00
idem
21.00
idem
57
Inleiding op het ‘Resultatenformulier’ voor assistent-makelaars
Noteer bij transacties de onderhanden en gesloten transacties van deze maand. Als u een transactie heeft genoteerd als onderhanden en deze wordt later in de maand gesloten, dan kunt u daar in de betreffende kolom de verkoopdatum bijzetten. Onderaan de bladzijde kunt u nieuwe plannen voor het komend jaar noteren. Op de volgende bladzijde noteert u welke verkoopopdrachten u deze maand heeft binnengehaald (noteer alleen verkoopopdrachten van dit jaar). Als de woning verkocht wordt, brengt u de gegevens over naar transacties. Bij de afgeronde verkoopopdracht kunt u de datum in de betreffende kolom noteren. Zo ziet u hoeveel verkoopopdrachten gedurende het jaar zijn omgezet in verkopen. Onder doorverwijzingen uitgaand noteert u welke uitgaande doorverwijzingen u door het jaar heen heeft gedaan. Het minimale aantal voor buitendienstmedewerkers is twee doorverwijzingen per jaar. Bij aankoopopdrachten noteert u welke aankoopopdrachten u heeft binnengehaald. Behandel deze verder hetzelfde als de verkoopopdrachten, dus als een aankoopopdracht is afgerond, gaan de gegevens naar transacties. Achter de gegevens bij de aankoopopdracht noteert u de overdrachtsdatum. Dit formulier kunt u gedurende het hele jaar gebruiken. Noteer doorlopend uw resultaten op dit formulier, en lever elke maand een kopie van het ingevulde formulier in bij uw manager, ook als u geen nieuwe resultaten heeft behaald. Het doel van het formulier is, om in beeld te krijgen of u op het juiste spoor zit voor het behalen van uw persoonlijke succesdoelstellingen, en of de onderneming als geheel op koers ligt wat betreft de doelstellingen. Maak extra kopieën van het formulier als u meer schrijfruimte nodig heeft.
58
Transacties Naam
Adres
Datum
Overdracht
Prijs
_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
59
Verkoopopdrachten Naam
Adres
Datum
60
Overdrach t
Prijs
Uitgaande doorverwijzingen Naam
Adres
Datum
61
Overdrach t
Prijs
Aankoopopdrachten Naam
Adres
Datum
___________________________________ ___________________________________
naam
62
Overdrach t
datum
Prijs
Uw topdoelstellingen Vul dit formulier in, onderteken het en lever het zo snel mogelijk in. Noteer ook transacties bij uw vorige werkgever als de overdracht in dit jaar heeft plaatsgevonden of zal plaatsvinden. Deze informatie zal gebruikt worden voor het opstellen van organisatiebrede succesdoelstellingen. Dit jaar gerealiseerd
Doel volgend jaar
Aantal transacties
______________ ______________ _ _
Aantal aangenomen verkoopopdrachten
______________ ______________ _ _
Aantal Koper Garantie Plan®
______________ ______________ _ _
Totaalomzet
______________ ______________ _ _
Aantal doorverwijzingen uitgaand
______________ ______________ _ _
Uw succesdoelstellingen moeten natuurlijk een uitdaging vormen, maar ze moeten wel haalbaar zijn om bruikbaar te zijn voor het ondernemingsplan. (En onderschat uzelf ook niet, wees realistisch!) Wat kan het kantoor als geheel doen om meer transacties en verkoopopdrachten binnen te halen? Noteer uw suggesties onderstaand; deze zullen besproken worden tijdens een kantooroverleg. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
__________________________________ ___________________________________
naam
63
datum
64
TOTAAL
December
November
Oktober
September
Augustus
Juni
Mei
April
Maart
Februari
Januari
Maand – genoteerde aantallen
Vrijblijvende waardebepalingen Verkoopgesprekken
Gescoorde verkoopopdrachten
Afgesloten verkooptransacties
Productiviteitsschema
Training en opleiding Een compleet trainingsprogramma is belangrijk om nieuwe medewerkers goed op weg te helpen. Een integraal trainingsprogramma, dat op regelmatige basis wordt uitgevoerd, is niet alleen een goede basis, maar fungeert ook als “bindmiddel” om buitendienstmedewerkers te stimuleren zich langdurig te binden aan de onderneming. Training in vaardigheidsaspecten moet vooraf gaan aan, of gecombineerd worden met, attitudetraining. Het aanwijzen van een mentor, waarbij een ervaren buitendienstmedewerker een nieuwe collega begeleidt en daar een incentive voor ontvangt, is zeer succesvol gebleken. Met een goed trainingsprogramma zal het kantoor een goede reputatie krijgen, en dat werkt weer wervend naar toekomstige medewerkers toe. De training moet verplicht zijn voor iedereen die bij uw organisatie komen werken, zodat iedereen dezelfde mate van dienstverlening verleent. Ervaren buitendienstmedewerkers kunnen een verkorte versie van de training doorlopen. Een doorlopend trainingsprogramma is essentieel voor medewerkers op alle niveaus, en het moet daarom een integraal onderdeel zijn van elk kantooroverleg. Buitendienstmedewerkers die zichzelf graag willen verbeteren en/of buitendienstmedewerkers die momenteel onder de norm presteren, moeten aanvullende training aangeboden krijgen. De aandachtspunten zijn dan de flipchartpresentatie, omgaan met bezwaren en het uitleggen van de courtage. Assistent-makelaars die net hun opleiding hebben afgerond en zij die onder de norm presteren, moeten een wekelijks ‘verantwoordingsgesprek’ met hun manager hebben waarin zij bepaalde taken moeten uitvoeren en een formulier moeten invullen. Dat formulier kan er als volgt uitzien (zie volgende bladzijde). Maak gebruik van alle trainingsprogramma’s die ERAcademy biedt: u vindt hiervan een overzicht op teamera.nl onder het kopje ERAcademy. U kunt zich online inschrijven voor de training en ziet ook direct wat de kosten zijn, of er nog plaats is en eventueel alternatieve trainingsdata. Makelaars dienen landelijk erkende diploma’s en certificaten te behalen, en de verplichte NVM opleidingen te volgen.
65
Formulier wekelijks verantwoordingsgesprek Naam:
__________________________________ __
Uren nabellen:
__________________________________ __
Soort gesprekken:
__________________________________ __
Anders prospecteren:
__________________________________ __
Aantal afspraken:
_____________________________
Flipchartpresentatie _________________ s: __ Toegevoegd aan follow-up lijst: Hulp nodig:
Bezichtigingen: _____________________
_____________________________
_____________________________________________ ____
Ik wil € _______________ meer omzetten dit jaar. Ik ben bereid daarvoor te doen wat nodig is. Ik zal tenminste 45 uur per week werken. Ik zal dagelijks prospecteren. Ik zal dagelijks nieuwe materialen bestuderen en ontwikkelen. Ik geef mijn kantoorleider de bevoegdheid om mij op koers te houden. Naam:
_______________________________ ____
66
Datum:
_____________________ __
Tips voor interne training/overleg
Pas steeds de nieuwe, beproefde marketingtechnieken en -systemen toe die ERA biedt, en die steeds geïntroduceerd en verbeterd worden.
Teamoverleg – Schrijf verschillende scenario’s over uw huidige marktsituatie.
Deel de groep in teams in, en laat de teams het probleem bespreken en met een oplossing komen. Hier volgen een paar voorbeelden: 1. U krijgt iemand aan de telefoon over (object), waarop al een bod is gedaan. Hoe kunt u een afspraak maken met de beller en een aankoopgesprek plannen, mogelijk met een vrijblijvende waardebepaling? 2. U ontmoet een echtpaar die momenteel wonen in (straat) en die graag groter willen gaan wonen. U geeft de flipchartpresentatie maar… ze durven niet. Wat kunt u doen om ze ‘over de streep’ te trekken en de verkoopopdracht te plaatsen. 3. Goed… u heeft toegegeven en bent akkoord gegaan met ‘hun vraagprijs’. Na een paar weken blijken er weinig bezichtigingen te zijn, en de reacties luiden “Drukke straat”, “Maar twee slaapkamers” (het huis om de hoek heeft er drie) en “Te duur”. De eigenaren vinden het nog te vroeg om iets aan de prijs te doen. Hoe krijgt u ze zover dat ze de prijs verlagen? 4. U heeft contact opgenomen met een particuliere verkoper, uw VMA overhandigd en hij/zij is onder de indruk. Hoe krijgt u ze nu zover dat ze de verkoopopdracht bij u sluiten?
Praktijkervaring flipchartpresentatie – Laat de (assistent)makelaars allemaal om de beurt de flipchartpresentatie geven, waarbij u optreedt als een van hun prospects. Zet er een kookwekker bij, en als de tijd om is, gaat de presentatie door naar de volgende.
67
Omgaan met bezwaren – Maak een lijst van bezwaren die u regelmatig hoort van
kopers en verkopers, en deel deze uit aan het begin van het overleg. Vraag de buitendienstmedewerkers of zij er nog andere aan toe te voegen hebben. Kies er drie of vier om met de groep aan te werken. Ga de groep rond en laat elke buitendienstmedewerker reageren met het eerste wat hij of zij kan bedenken. Ga zo door tot er drie of vier reacties uitgekomen zijn die men kan gebruiken.
Verwachtingen van buitendienstmedewerkers in kaart brengen – (voor het
omgaan met controverse en gebrek aan harmonie). Hang grote vellen papier aan de muur, elk met een van de volgende koppen: “Wat zijn uw verwachtingen van…”
1. 3. 5.
ERA profilering Kantoorleider/medewerkers Bedrijfscultuur
2. 4. 6.
Doorverwijzingen Collega’s Jezelf
De buitendienstmedewerkers noteren hun ideeën op het desbetreffende vel papier, en vervolgens worden de resultaten opgeteld, en wordt er besproken wat de belangrijkste en minder belangrijke punten zijn.
Wat kost een verkoopopdracht – Vraag de (assistent)makelaars welke verkoop-
opdracht zij het langst in portefeuille hebben gehad. Vraag hen daarna om te noteren welke kosten daarmee gemoeid zijn – omwonendenmailings, advertenties, fotopresentaties, folders, foto’s, tuinborden, kosten NVM, funda, ERA’s Internet service, telefoongesprekken, mailings, enzovoort. Vraag hen dan om na te denken over de tijd die ze erin geïnvesteerd hebben – het opvolgen van leads, prospecteren, bezichtigingen, inspecties, het ontwerpen van fotopresentaties, folders, enzovoort. Vraag hen wat die tijd zou kosten (een assistent-makelaar die op jaarbasis € 50.000 verdient, kost per uur circa € 35). Had die tijd wellicht beter besteed kunnen worden aan een gemotiveerder verkoper of zouden we beter op de hoogte kunnen zijn van de woonwensen van de kijkers?
Workshop courtage – Alle waar naar zijn geld. Als uw medewerkers zich volledig
identificeren met uw standaard van dienstverlening en daarvoor hun hand in het vuur steken, dan hebben ze de juiste attitude om uw kantoor te mogen vertegenwoordigen. De consument die dat herkent, zal u uw courtage gunnen. U moet wel van tevoren duidelijk kunnen maken wat uw meerwaarde is en u moet gaandeweg de verkoop die meerwaarde dag in dag uit waarmaken. Denk daar niet te licht over! En dat geldt voor iedereen in uw team. 68
Maak gebruik van de bezwarenlijst van de vorige pagina. Hou op de bezwaren als belemmeringen te zien, maar zie ze als koopsignalen. Als iemand u niet wil inhuren, nodigen ze u niet eens uit. Ze willen dus wel, maar u moet ze duidelijk maken wat het verschil is tussen u als ERA-makelaar en al die anderen.
De juiste instelling – Vraag elke buitendienstmedewerker om over het volgende na te denken: U heeft zojuist de kans van uw leven aangeboden gekregen, maar….
1. U moet verhuizen naar een ander land en wel binnen drie maanden; 2. U wilt uw huis niet door uw eigen kantoor laten verkopen. Wie kiest u om uw huis te verkopen en waarom? Wat zijn de vijf beste kwaliteiten van die makelaar? Heeft u sommige of alle van deze kenmerken, of kunt u ze ontwikkelen, en hoe?
Wie tekent de verkoopopdracht? – Rollenspel om de communicatieve
vaardigheden van de buitendienstmedewerker te versterken. Elke deelnemer mag steeds maar met één woord reageren in een bepaald scenario. Bijvoorbeeld: de koper aarzelt nog of hij de woning zal kopen. (Assistent)makelaar: Koop. Koper: Nee.
Schatgraven – Weten de (assistent)makelaars waar alles zich bevindt op
kantoor? Vraag de secretaresse om een lijst te maken van de meestgevraagde artikelen. Geef elk groepje twee of drie deelnemers een exemplaar van de lijst, en vraag hen de betreffende artikelen op te zoeken. De groep die het eerste alles heeft gevonden, wint.
Kantoorefficiency – Bereken de maandelijkse kantoorkosten en sla de kosten om
over de (assistent)makelaars. Geef iedere buitendienstmedewerker een ‘factuur’ waarop staat dat deze aan het begin van de bijeenkomst voldaan moet worden. Vraag dan: hoe kunnen we efficiënter worden?
69
Discussie-onderwerpen:
¾ Hoe kun je voorkomen dat woningen te lang te koop staan? ¾ Hoe maak je van een huurder een koper? ¾ Hoe kun je zorgen dat de koper een hypotheekberekening bij ons kantoor laat maken? ¾ Hoe kan het kantoor (assistent-)makelaars helpen meer om te zetten? En wat kan de (assistent-)makelaar zelf doen? ¾ Hoe kunnen we intrekkingen voorkomen? ¾ Wat is het grootste obstakel dat je onlangs hebt overwonnen? Hoe? ¾ Wat staat er bovenaan je ‘to do’-lijst? Wanneer ga je het doen? (toezegging verkrijgen) ¾ Wie op kantoor heeft zich onlangs uitzonderlijk ingespannen om je te helpen? ¾ Als je één ding anders kon doen in je carrière, wat zou dat dan zijn? ¾ Wat is de grootste fout die je nieuwe buitendienstmedewerkers ziet maken? ¾ Welke drie dingen doen topverkopers waardoor ze zo succesvol zijn? ¾ Wat onderscheidt ons kantoor van de concurrentie?
70
Werving en selectie Ieder makelaarskantoor is op zoek naar goede (assistent-)makelaars, om een bestaand team te versterken, een nieuw team op te bouwen of vertrekkende mensen te vervangen. Daarom moet een kantoor beschikken over een goed gepland en doorlopend wervings- en selectieprogramma. Dit programma fungeert bovendien als ‘screeningsinstrument’ bij het selecteren van doorgroeiers naar de functie van makelaar.
Wervingsprogramma 1. Begin met een zelfevaluatie – hoe graag wilt u groeien en meer winst realiseren? Hoe gemotiveerd bent u, hoe betrokken? Bent u bereid om de volledige verantwoording te dragen? A. Wat is uw visie op uw onderneming?
B. Analyseer uw huidige situatie, dus aanwezige buitendienstmedewerkers, binnendienst, de locatie, sfeer op kantoor en de markt (inclusief uw marktaandeel). Vraag de buitendienstmedewerkers u te vertellen wat zij zien als de sterke en zwakke punten van het kantoor.
2. Inzicht verkrijgen in wat er nodig is om uw visie waar te maken. Bent u bereid te doen wat nodig is? Het beantwoorden van de volgende vragen zal u helpen bepalen of een kandidaat gekwalificeerd is: A. Als u een (ander) makelaarskantoor zocht om voor te werken, zou u dan uw kantoor kiezen? Waarom of waarom niet?
71
B. Als uw buitendienstmedewerkers een (ander) makelaarskantoor zochten om voor te werken, zouden ze dan uw kantoor kiezen? Waarom of waarom niet?
C. Zou u uw buitendienstmedewerkers nu opnieuw aannemen?
3. Analyseer de concurrentie. Wie zijn het, wat hebben ze, wat zijn hun sterke en zwakke punten? Wat is hun marktaandeel? Wat hebben zij een ervaren buitendienstmedewerker te bieden? En nieuwe buitendienstmedewerkers?
4. Bepaal hoe uw wervingsbehoefte eruit ziet – zowel kwalitatief als kwantitatief.
A. Ervaren – zullen direct meer omzet genereren, maar kunnen de problematiek, ethiek of werkwijze van hun huidige kantoor meenemen.
B. Onervaren buitendienstmedewerkers – zij brengen enthousiasme en nieuwe ideeën, maar vergen veel meer investering in aandacht en training.
C. Parttime versus fulltime.
5. Ontwikkel een wervingspresentatie voor het selectiegesprek. Luister goed naar de kandidaat en wees bereid uit te leggen waarom uw kantoor hem ten bate kan zijn!
6. Zoek naar kandidaten. Creëer een netwerk van contacten houd dit doorlopend bij. Bepaal hoeveel kandidaten u in uw bestand wilt, en maak een lijst van contactpersonen. (Zo’n 10 tot 15 namen voor elke functie waarvoor u wilt werven.)
72
7. Ontwikkel een programma voor het leggen van het eerste contact – bellen, mailen en persoonlijk. A. Samenwerkende makelaars B. PR publicaties in lokale bladen C. Huidige medewerkers D. Bezichtigingen E. Marktverslagen F. Open Huizen Routes G. Open huis andere makelaarskantoren H. Bestuursfuncties in de afdeling I. Referenties van advocaten, hypotheekverstrekkers, enz. J. Te koop borden K. Advertenties in makelaarsbladen L. Voormalige opdrachtgevers M. Hogescholen in de regio N. Makelaarsopleidingen O. Clubs en verenigingen P. Loopbaanbeurzen Q. Studentenverenigingen in de regio R. Andere branches: • Leraren • Obers/serveersters • Verpleegkundigen • Detailhandel • Verzekeringsagenten • Hypotheekadviseurs • Maatschappelijk werkers • Reisbureaumedewerkers
Volg elk contact op met een handgeschreven brief! 8. Bepaal in hoeverre een buitendienstmedewerker bereid is van baan te veranderen en breng ze onder in categorieën: A. Onmiddellijk – actief op zoek naar andere baan. (Neem zo vaak als mogelijk contact op) B. Korte termijn – momenteel aan het denken over verandering, en binnen drie tot zes maanden gaan solliciteren (Elke maand contact opnemen.) C. Lange termijn – gaat nadenken over de mogelijkheden en binnen een half jaar tot een jaar solliciteren. (Eens per kwartaal contact opnemen.) D. Nu geen interesse. (Eens per half jaar contact opnemen.) Stel dan een bel- of contactschema op voor elke categorie. 10. Adverteer in regio’s waar eerdere assistent-makelaars vandaan kwamen.
73
11. Volg de resultaten en stel uw plannen bij waar en wanneer nodig. 12. Zorg dat u zich onderscheidt van de concurrentie tijdens het selectiegesprek: A. Leid de kandidaat rond op kantoor, wijs hem of haar op speciale kenmerken en de voordelen daarvan. B. Vraag de kandidaat een sollicitatieformulier in te vullen. C. Gebruik vraagtechnieken voor selectiegesprekken om een beeld te krijgen van de wensen en behoeften van de kandidaat, en gebruik dat beeld weer als basis voor uw presentatie van uw kantoor en de voordelen. D. Overweeg of een collega ook een gesprek met de kandidaat moet voeren, of een follow-up telefoontje. E. Schrijf een persoonlijk bedankbriefje na elk gesprek.
74
Ideeën voor doorlopend contact •
Felicitatiebrief naar iedereen die zijn makelaarsdiploma heeft gehaald.
•
Briefje naar samenwerkende makelaars na afloop van een transactie.
•
Nieuwsbrief van kantoor.
•
Nieuwjaarsbrief met overzicht van de prestaties van het kantoor in het afgelopen jaar.
•
Een mailing met een overzicht van de trainingsprogramma’s.
•
Persoonlijke brief na eerste contact en vervolggesprekken.
•
Kerstkaart.
•
Mailing met deel van het wervings- en selectiemateriaal dat tijdens selectiegesprekken wordt gebruikt, om de kandidaat nieuwsgierig te maken.
•
Kerst- of nieuwjaarsreceptie voor samenwerkende makelaars.
•
Nodig serieuze kandidaten uit bij kantoorevenementen.
•
Stuur een kopie van de jaarcijfers of het jaarverslag.
•
Stuur een artikel uit een vakblad over veranderen van kantoor, of dat uw kantoor in een gunstig daglicht plaatst ten opzichte van de concurrentie.
•
Stuur een nieuwsbrief, (krante)artikelen of bericht van speciale prestaties van het kantoor / de medewerkers.
•
Bied aan als gastspreker te fungeren bij de makelaarsopleiding, volwassenenonderwijs of lokale organisaties.
•
Stuur informatie over de incentives van de organisatie of de ERA evenementen.
75
Voorbeeld wervingspakket voor het eerste gesprek •
Geschiedenis van het kantoor en korte introductie van de medewerkers.
•
Informatie over ERA.
•
Kaart van kantoorindeling en marktgebied.
•
Overzicht van wat het kantoor te bieden heeft: ¾ ¾ ¾ ¾
Trainingsprogramma’s; inwerkprogramma’s en doorlopende training Hypotheekadvies Marketing-activiteiten/advertenties/pr Doorverwijzingen, speciale doelgroepbenadering (senioren, nieuwbouw), enz.
•
Voorbeelden van uw waardering voor speciale prestaties, bonussen, enz.
•
En alle andere zaken die u onderscheiden van uw concurrenten!
76
Uw logo
Sollicitatieformulier voor functie van assistent-makelaar
P E R S O O N L I J K
Achternaam
Voorna(a)m(en)
Datum
O
Vooropleiding
Diploma
Ja
Nee
Vervolgopleiding
Diploma
Ja
Nee
Adres
Telefoon privé
Referentie van:
Verwacht inkomen
P L E I D
Makelaardijcursussen gevolgd en afgerond
I N G
W E R K E R V A R I N G
Naam organisatie
Functie
Inkomen
Data van
tot
van
tot
van
tot
Ervaring in de makelaardij: Welke relevante certificaten en diploma’s heeft u? ___________________________ Bent u lid van service clubs? Welke? ______________________________________ Hoeveel transacties heeft u gesloten in het afgelopen jaar? ____________________ Hoeveel verkoopdrachten heeft u gescoord? ________________________________ Hoeveel daarvan zijn verkocht? __________________________________________
77
Wat was uw inkomen het afgelopen jaar? ___________________________________ Wat was uw belangrijkste bron van inkomsten?_______________________________ Zijn er omstandigheden waardoor u niet in staat bent fulltime te werken?___________ Zo ja, aub toelichten: _________________________________________________ _________________________________________________________________
Bent u bereid de benodigde tijd te investeren in de trainingen en opleidingen van onze organisatie? ________________________________________________________ _________________________________________________________________
Bent u in het bezit van een rijbewijs?
Ja
Nee
Heeft u in de afgelopen drie jaar een aanrijding gehad?
Ja
Nee
(indien ja, aub toelichten)
_________________________________________________________________ _________________________________________________________________
Noteer onderstaand naam en telefoonnummer van drie referenties: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
78
Waarom heeft u voor de makelaardij gekozen? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
Ik verklaar dat dit formulier volledig en naar waarheid is ingevuld. Datum: _______________________Handtekening: __________________________
79
VOORBEELDBRIEF Naam Organisatie Adres
Datum
Geachte _______________, Bedankt voor uw bezoek aan ons kantoor vandaag, en voor het prettige gesprek. Ik ben ervan overtuigd dat u uitstekende resultaten zult boeken in de makelaardij. De makelaardij biedt een interessante loopbaan, die voor iemand als u zeker lonend zal zijn, zowel in financiële als persoonlijke zin. Ik ben van mening dat er drie belangrijke voorwaarden zijn voor succes in de makelaardij: •
Ten eerste: de overtuiging dat u zult doen wat u zegt. U moet uw commitment uitspreken naar uzelf, uw toekomst en uw opdrachtgevers.
•
Ten tweede: de wens om het beste uit uzelf te halen. Hiervoor moet u zich open kunnen stellen en bereid zijn te leren. Hoge normen zijn essentieel bij (naam kantoor) en u moet middelmatigheid dus nooit accepteren.
•
Ten derde: dat u anderen behandelt zoals u zelf behandeld zou willen worden.
Als u denkt dat u hieraan voldoet, dan bent u misschien een van die bijzondere mensen die we zoeken hier bij (organisatie). Als kantoorleider van (naam kantoor) zou ik u graag nogmaals persoonlijk spreken, en eventuele vragen die u heeft over succesvol verkopen in de makelaardij beantwoorden. Tijdens dat gesprek kunnen we tevens bespreken wat ERA nieuwe en ervaren (assistent-)makelaars biedt om hun toekomstig succes te waarborgen. Ik neem binnenkort contact met u op om een afspraak te maken. Met vriendelijke groet, (Naam) Naam kantoorleider/makelaar/directeur/eigenaar 80
VOORBEELDBRIEF
Naam Organisatie Adres Datum
Geachte _______________, Bedankt voor uw interesse in de makelaardij; het doet ons deugd dat u ons kantoor heeft gebeld. Als u serieus plannen hebt voor een interessante loopbaan in de makelaardij, dan kunnen we u een van de meest complete en vernieuwende trainingsprogramma’s in de branche bieden. En als u eenmaal besloten heeft de makelaardij in te gaan, bedenk dan dat niet alle kantoren hetzelfde zijn! Welke organisatie u kiest om voor te gaan werken, zal van grote invloed zijn op uw succes. Ik ben bijzonder trots op (naam kantoor) en wat we bereikt hebben. En ik ben nog veel meer trots op de kwaliteit van onze assistent-makelaars. Ons succes is een direct gevolg van hun inspanningen. Het zijn allemaal buitengewoon goede buitendienstmedewerkers, en momenteel zijn we op zoek naar meer van zulke mensen. Ik zou u graag ontmoeten en het complete informatiepakket van (naam kantoor) bespreken, om te zien wat wij als organisatie kunnen doen om uw toekomstig succes als buitendienstmedewerker te waarborgen. Ik neem binnenkort contact met u op om een afspraak te maken. Met vriendelijke groet, (Naam) Naam kantoorleider/makelaar/directeur/eigenaar 81
VOORBEELDBRIEF
Naam Organisatie Adres
Datum
Geachte _______________, Misschien zijn we wel op zoek naar elkaar…. Veel succesvolle mensen als u zijn toe aan een verandering. Vindt u dat u uw top bereikt heeft bij uw huidige werkgever? Misschien bent ú dan toe aan een verandering. Ik werk voor een organisatie waar ik zeer trots op ben. Ik ben met name trots op de buitendienstmedewerkers die we hebben aangetrokken voor het (locatie) kantoor. (Naam kantoor) heeft een uitstekende reputatie verworven. Onze verbintenis met ERA garandeert de voortzetting van een financieel gezond bedrijf, met succesvolle en bijzonder goede buitendienstmedewerkers. Wilt u delen in ons succes? Ik kijk met belangstelling uit naar uw reactie. Met vriendelijke groet,
(Naam) Naam buitendienstmedewerker
82
VOORBEELDBRIEF
Naam Organisatie Adres
Datum
Geachte _______________, Nu de overdracht van het pand _______________ nadert, wil ik de gelegenheid benutten om u nogmaals te bedanken voor al uw inspanningen, uw harde werk en uw collegialiteit tijdens het verloop van deze transactie. Ik hoop dat we in de toekomst weer de gelegenheid zullen krijgen om samen aan een verkoop te werken! Met vriendelijke groet,
(Naam) Naam kantoorleider/makelaar/directeur/eigenaar
83
Loopbaantoets Helemaal waar
Bent u een assistentmakelaar? Omcirkel voor elke bewering het cijfer dat het best weergeeft in hoeverre de stelling op u van toepassing is.
Tel de omcirkelde getallen bij elkaar op. De hoogst mogelijke score is 90. Als u 65 of meer scoorde, is een loopbaan als assistent-makelaar zeker een goede mogelijkheid voor u. Om te slagen in de verkoop is het met name van belang dat u hoog scoorde bij stellingen 1, 8, 10, 12 en 18.
Assistent-makelaar is een zeer gevarieerd beroep. De buitendienstmedewerker doet zijn werk op kantoor of in de woning van de cliënt.. De werktijden kunnen variabel of juist strak georganiseerd zijn. Een buitendienstmedewerker kan zowel diensten als producten aanbieden. Het voordeel van deze loopbaan dat het meest wordt genoemd door assistent-makelaars, is de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op het eigen inkomen door verkoopvaardigheden te verbeteren en via goed persoonlijk tijdbeheer. Een buitendienstmedewerker hoeft niet te wachten op salarisverhoging, maar kan door extra persoonlijke inspanningen zelf zijn omzet verhogen. Het werken op commissiebasis brengt voor sommige mensen echter onzekerheid met zich mee. Een assistentmakelaar is in feite een ondernemer, en heeft dus hetzelfde uithoudingsvermogen nodig als de zaken even wat minder
Helemaal niet waar
1.
Ik ben een zelfstarter; ik neem zelf de verantwoording om mijn werk op schema af te krijgen
5
4
3
2
1
2.
Ik ben van nature enthousiast over mijn werk.
5
4
3
2
1
3.
Ik vind het prettig om de hele dag bezig en onderweg te zijn.
5
4
3
2
1
4.
Ik ontmoet graag nieuwe mensen.
5
4
3
2
1
5.
Ik kan mensen goed overtuigen om actie te ondernemen.
5
4
3
2
1
6.
Ik wil dat anderen baat hebben van mijn werk.
5
4
3
2
1
7.
Ik heb veel vertrouwen in mijn eigen vermogen om te slagen.
5
4
3
2
1
8.
Ik ben zeer actief.
5
4
3
2
1
9.
Ik vind het niet erg om op onregelmatige uren te werken indien nodig.
5
4
3
2
1
10. Ik heb graag zelf in de hand hoeveel inkomsten ik heb.
5
4
3
2
1
11. Ik wil een baan waarin ik snel moet denken, creatief moet zijn en veel moet communiceren.
5
4
3
2
1
12. Ik kan ertegen als mensen mijn suggesties verwerpen; mijn zelfvertrouwen lijdt daar niet onder.
5
4
3
2
1
13. Ik ga volgens een vastgesteld plan met mijn geld om.
5
4
3
2
1
14. Ik houd van competitie.
5
4
3
2
1
15. Ik kan een doel dat de moeite waard is, mijn onverdeelde aandacht geven.
5
4
3
2
1
16. Ik heb graag een flexibel werkschema.
5
4
3
2
1
84
gaan. Met voldoende zelfvertrouwen en extra inzet kan een goede buitendienstmedewerker elke storm doorstaan.
17. Ik sta open voor anderen en hun behoeften.
5
4
3
2
1
18. Ik besteed mijn tijd effectief.
5
4
3
2
1
85
Voorbeeldvragen selectiegesprek - onervaren buitendienstmedewerker Waar werkt u momenteel? Welke werkzaamheden verricht u daar? Hoe lang werkt u daar al? Bij welke andere organisaties heeft u gewerkt? Wat vindt u het leukst aan uw huidige baan? En wat het minst leuk? Waarom wilt u in de makelaardij gaan werken? Als u voor uzelf de perfecte baan kon creëren, hoe zou die er dan uitzien? Heeft u nog andere sollicitatiegesprekken lopen, en zo ja, waar? Op basis waarvan kiest u de ondernemingen waar u wilt solliciteren? Wat zoekt u in een organisatie? Wat beviel u wel en niet aan de organisaties waar u geweest bent? Welke makelaars kent u in deze regio? Hoe denkt u dat makelaars aan hun cliënten komen? Hoe bent u van plan om aan cliënten te komen? Hoeveel geld wilt u verdienen in de makelaardij? Wat is het hoogste jaarinkomen dat u ooit heeft verdiend? Wat voor werk deed u toen? Hoeveel mensen kent u in deze regio? Waarop bent u het meest trots?
86
Als ik drie van uw vrienden of collega’s vroeg u te beschrijven, wat zouden zij dan zeggen? Als u één ding van uzelf kon veranderen, wat zou dat dan zijn? Staat uw gezin achter de beslissing om de makelaardij in te gaan? Welke knelpunten ziet u in een functie in de makelaardij? Welke vragen heeft u? Wat motiveert u?
87
Voorbeeldvragen selectiegesprek - ervaren buitendienstmedewerker
Wanneer heeft u besloten een afspraak met mij te maken? Hoe lang werkt u al bij uw huidige werkgever? Bij welke andere makelaarskantoren heeft u gewerkt? Waarom bent u daar weggegaan? Wat vindt u het leukst aan de makelaardij? Wat vindt u er het minst leuk aan? Als u voor uzelf de perfecte baan kon creëren, hoe zou die er dan uitzien? Hoe zijn uw verkoopresultaten dit jaar? Ligt u op schema wat betreft het realiseren van uw doelen? Wat is uw doelstelling dit jaar? Hoe verhoudt zich dat tot afgelopen jaar? Wat is het beste jaar dat u ooit heeft gehad in de makelaardij? Waarom was dat uw beste jaar? Wat verwacht u op de lange termijn van een carrière in de makelaardij? Welke drie dingen kan een kantoorleider doen om het u gemakkelijker te maken uw doelen te realiseren? Heeft u een schema dat u volgt? Hoeveel uur werkt u gemiddeld per week? Wat is uw belangrijkste bron van cliënten?
88
Hoeveel mensen kent u in deze regio die u als contactpersoon kunt gebruiken? Wat is uw grootste frustratie bij het doen van uw werk? Als u het perfecte makelaarskantoor kon creëren, hoe zou dat er dan uitzien? Als u de kans had, welke drie veranderingen zou u dan doorvoeren bij uw huidige werkgever? Wat verwacht u van een manager? Wat voor soort kantoorondersteuning verwacht u? Heeft u nog andere sollicitatiegesprekken lopen, en zo ja, waar? Op basis waarvan kiest u de ondernemingen waar u wilt solliciteren? Wat beviel u wel en niet aan de organisaties waar u geweest bent? Wie kent u in dit kantoor? Hoe waren uw ervaringen met deze persoon/personen?
89
